Pienhankintaohje. Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy

Transkriptio

1 1 Pienhankintaohje Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy Ohjeen nimi Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n pienhankintojen hankintaohje Vastuuhenkilö Talous- ja hallintojohtaja Tero Tallinen Voimaantulo 18 / Päätös Johtoryhmä Päivitetty Päivittäjä Merja Kokko Päivitetty Päätös Päivitetty Päätös

2 2 Sisällys 1 YLEISTÄ KANSALLISET KYNNYSARVOT ALITTAVISTA PIENHANKINNOISTA Kansalliset kynnysarvot Pienhankinnoissa noudatettavat yleiset periaatteet ja suunnittelu Puitesopimusten hyödyntäminen PIENHANKINNAN TARJOUSKILPAILU SUORAHANKINTAPERUSTEET PIENHANKINNOISSA Suorahankinnan käyttöperusteita: Suorahankinnan käytön perustelu TARJOUKSET HANKINTAPÄÄTÖS JA HYVÄKSYMINEN Hankintapäätös Hyväksyminen Hankintaoikaisu TILAUS JA SOPIMUS Tilaus Sopimus pienhankinnoissa HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS ASIAKIRJOJEN DOKUMENTOINTI JA SÄILYTYS PIENHANKINNAN VALVONTA Tavaran vastaanotto Reklamaatio Palvelutoimitus Takuun valvonta ERINÄISET MÄÄRÄYKSET Esteellisyys ja kilpailuneutraalisuus PIENHANKINTOJEN MUISTILISTA... 12

3 3 1 Yleistä kansalliset kynnysarvot alittavista pienhankinnoista Pienhankinnalla tarkoitetaan hankintalain mukaisen kansallisen kynnysarvon alle jääviä hankintoja ilman arvonlisäveroa. 1.1 Kansalliset kynnysarvot Hankinta Kansallinen kynnysarvo ilman arvonlisäveroa Tavara- ja palveluhankinnat (muut kuin sosiaali- ja terveyspalvelut ja ns. muut erityiset palvelut) Rakennusurakat Sosiaali- ja terveyspalvelut Käyttöoikeussopimukset Muut erityiset palveluhankinnat (hankintalain liite E) Pienhankinnat ovat pääsääntöisesti hankintalain menettelysäännösten ulkopuolella. Tästä on kolme poikkeusta: jos pienhankinnan tarjouskilpailussa on tehty hankintapäätös, on päätökseen liitettävä oikaisuohje DPS:ään (= dynamic purchasing system) perustuvat hankinnat on kilpailutettava arvosta riippumatta DPS:ään perustuvista hankinnoista on tehtävä hankintapäätös, johon liitetään oikaisuohje. DPS ei toistaiseksi ole käytössä Xamkissa. Hankinta on pienhankinta kun seuraavat ehdot täyttyvät: Hankinnan kohdetta ei voida hankkia jo olemassa olevien puitesopimusten puitteissa tilaamalla Hankinta ei toistu useampaan kertaan talousarviovuoden aikana Hankinnan kohde ei ole osa suurempaa hankintakokonaisuutta Hankinnan ennakoidun arvon laskemisella on selvitetty, soveltuvatko kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskevat säännökset kyseiseen hankintaan Ennakoitu arvo tarkoittaa hankintamenettelyn alkamisajankohtana suurinta hankinnasta mahdollisesti maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Hankintoja ei tule pilkkoa eli jakaa pienempiin osiin hankintalain kiertämiseksi. 1.2 Pienhankinnoissa noudatettavat yleiset periaatteet ja suunnittelu Pienhankinnoissa tavoitteena ovat taloudelliset hankinnat ja Xamkin varojen järkevä käyttö ja sujuvat hankintamenettelyt. Pienhankintoja tehtäessä tulee pyrkiä noudattamaan EU:n perustamissopimuksen mukaisia yleisiä periaatteita: tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu avoimuus ja suhteellisuus hyvän hallinnon periaatteet

4 4 Esimerkkejä periaatteiden sisällöstä: Avoimuus Tasapuolisuus ja syrjimättömyys Suhteellisuus Suunnitelmallisuus ja tarkoituksenmukainen kokonaisuus Hankintaprosessi on toteutettu annettujen ohjeiden mukaisesti. Hankinnasta voidaan tarvittaessa julkaista hankintailmoitus tai tiedottaa Xamkin wwwsivulla jos hankinnan arvo ja luonne puoltavat sitä eikä ole olemassa puitesopimusta tai muuta tietoa hintatasosta. Jokaisessa hankinnan vaiheessa tulee kaikkia tarjoajia kohdella tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Hankinnan vaatimukset ja toimintamallit suhteutetaan pienhankinnan arvoon ja luonteeseen. Pienhankinnan perusedellytys on, että Xamkissa on tavaran tai palvelun tarve ja että hankintaan on olemassa määrärahat hankintasuunnitelmassa ainakin yleisellä tasolla. Hankintasuunnitelman merkitys korostuu erityisesti pienhankinnoissa. Hankintasuunnitelmien avulla on mahdollisuus saada riittävän ajoissa selville Xamkin kaikki yksittäiset samaa tuoteryhmää koskevat vuoden aikana toistuvat hankinnat sekä hankintojen ennakoidun arvon määrittämiseksi että puitejärjestelyjen kilpailuttamisen pohjaksi. Tavoitteena on mahdollisimman kustannustehokas, joustava, yksinkertainen ja sujuva hankintamenettely. 1.3 Puitesopimusten hyödyntäminen Pienhankinnat tulee ensisijaisesti toteuttaa käyttämällä Xamkin puitesopimuksia. Jos soveltuvaa puitesopimusta ei ole, hankinta toteutetaan omana hankintana. Omana hankintana toteutettavat pienhankinnat tulee pääsääntöisesti kilpailuttaa. 2 Pienhankinnan tarjouskilpailu Jos ei ole olemassa hankintaan soveltuvaa Xamkin puitesopimusta tai jos hankintaan ei sovellu jokin kohdan 3. suorahankintaperusteista, selvitetään markkinatarjontaa ja tilannetta esimerkiksi internetin välityksellä tai tehdään sähköpostilla alustavia tuote- ja hintatiedusteluja. Esimerkkejä tarjouskilpailun tai hintatiedustelun tekemisestä: pyydetään sähköpostilla muutamalta tarjoajalta vastauksia hintatiedusteluun tuote-, hinta- ja saatavuustietoja varten pyydetään sähköpostilla muutamalta tarjoajalta tarjouksia tuote-, hinta- ja saatavuustietoja varten pyydetään Xamkin hankinta-asiantuntijaa julkaisemaan hankinnasta hankintailmoitus Hilma-ilmoituskanavassa tai Xamkin verkkosivuilla. Pienhankinnoissa ei ole säädeltyjä hankintamenettelyjä, joten tarjouskilpailu voidaan toteuttaa kevyesti. Hankintamenettely suhteutetaan hankinnan suuruuteen ja kilpailuttamisen kautta saavutettavissa olevaan hyötyyn.

5 5 Pienhankinnoissa on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan kestävä kehitys, tuotteiden ja niiden pakkausmateriaalien ympäristövaikutukset ja kuormitukset sekä kierrätysmahdollisuudet tavaran tai rakennusmateriaalin koko elinkaaren aikana. Tavara- ja palveluhankinnat kohdistetaan yleisesti saatavilla oleviin malleihin ja laatuihin. Hankinnoissa on vältettävä tarpeettomia rinnakkaistuotteita. Tarjouskilpailun tekemiseen voidaan käyttää Xamkin sähköistä kilpailutusjärjestelmää tai tarjouskilpailu voidaan toteuttaa tämän ohjeen mukaan. Hankinta-asiantuntijat ohjaavat tarvittaessa pienhankintojen kilpailutusprosessin toteuttamisessa. Tarjouspyynnössä tai hintatiedustelussa tarjoajia pyydetään ilmoittamaan kaikki ne tiedot, joilla on merkitystä hankinnassa. Tarjoajalle voidaan tarvittaessa asettaa soveltuvuusvaatimuksia, esimerkiksi tarjoajan luottoluokitusta tai kokemusta aiemmista vastaavista hankinnoista koskevia vaatimuksia. Tilaajavastuulaki voi soveltua myös pienhankintaan, jos hankinnan arvo ylittää Tilaajavastuulain soveltamisrajan eli euroa ilman arvonlisäveroa tai jos palvelu on kestoltaan 10 päivän työsuoritus ja työ on tavanomaisesti Xamkin tiloissa tehtävä työsuoritus tai palvelu. Tilaajavastuulain selvitykset on pyydettävä viimeistään ennen kuin hankinnasta tehdään tilaus tai sopimus. Tarjousten valintaperusteena käytetään halvinta hintaa tai kokonaistaloudellista edullisuutta. Tarjouspyyntöön voi liittää soveltuvat vakiosopimusehdot (sopimusehdot löytyvät Staffin Hankinnat -sivulta) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa eli JYSE Tavarat Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa eli JYSE Palvelut Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot eli JIT 2015 yleiset ehdot ja niitä täydentävä soveltuva erityisehto Rakennusurakan yleiset sopimusehdot eli YSE 1998 Tarjoukset tulee pyytää jättämään sovitussa määräajassa. Tarjousajan tulee olla hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden kohtuullinen. Kohtuullisena tarjousaikana pidetään yleensä kahdesta kolmeen viikkoon. Tarjoukset pyydetään toimittamaan sähköpostilla kirjaamo@xamk.fi tai kun kilpailutus on toteutettu sähköistä kilpailutusjärjestelmää käyttäen, voidaan tarjoukset jättää sitä kautta. Hankkeissa, joihin saadaan ulkopuolista rahoitusta, noudatetaan myös rahoittajien määräyksiä. 3 Suorahankintaperusteet pienhankinnoissa Pienhankinnoissa suorahankinnalla tarkoitetaan pääsääntöisesti sitä, että pienhankinta tehdään suoraan yhdeltä toimittajalta ilman kilpailutusta. Hankinta ilman kilpailua on mahdollista pienhankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Suorahankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- ja muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia. Suorahankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa.

6 6 3.1 Suorahankinnan käyttöperusteita: Tavara- tai palveluhankinta on arvoltaan vähäinen: o euron tavarahankinta o muut palveluhankinnat (lukuun ottamatta yksittäisiä sosiaali-, terveys- ja työvoimapalveluihin liittyviä koulutuspalveluja), joiden arvo euroa. rakentamishankkeissa kilpailuttamistarve on arvioitava tapauskohtaisesti kiinnittäen huomiota hankkeen luonteeseen, suunnittelutarpeeseen, toimintaympäristöön jne. hankinnalla on hankintayksiköstä riippumaton, ennalta arvaamaton kiire tarjouskilpailun kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn vastaavaa tuotetta on hankittu lähiaikoina ja hintataso on selvillä muita toimittajia ei ole tiedossa hankinta tehdään avoimesta sähköisestä kauppapaikasta Vähäisenä hankintana ei koskaan pidetä sellaisen tuotteen tai palvelun hankintaa, josta Xamkilla on keskitetty hankintasopimus tai puitesopimus. 3.2 Suorahankinnan käytön perustelu Suorahankinnan käytön syy perustellaan tilaajalle jäävään tilauskappaleeseen, tietojärjestelmään tai muistioon. Jos suorahankinnasta tehdään hankintapäätös, tulee suorahankinnan käytön syy perustella hankintapäätökseen. Asiakirjat tulee säilyttää Xamkin tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Projektien/hankkeiden hankintojen osalta noudatetaan myös rahoittajan antamia ohjeita sekä euromääräisten rajojen että päätösten suhteen. 4 Tarjoukset Tarjoukset avataan yhtä aikaa tarjousten jättöajan jälkeen, ja tarjoukset käsitellään noudattaen tarjoajien tasapuolisten ja syrjimättömän kohtelun periaatteita. Tarjoajia voidaan pyytää tarvittaessa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tarjouksissa olevia tietoja ja asiakirjoja. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta. Poissulkuperusteita voidaan käyttää. Tarjoukset ja muut hankinta-asiakirjat taltioidaan ja tarjousten käsittelytiedot kirjataan Xamkin ohjeistuksen mukaisesti. 5 Hankintapäätös ja hyväksyminen 5.1 Hankintapäätös Hankinnoista tehdään hankintapäätös kun hankinnan arvo on 5000 euroa hankinnasta on järjestetty tarjouskilpailu.

7 7 5.2 Hyväksyminen Hankintapäätöksen hyväksyy se toimenhaltija, jolla Xamkin taloussäännön tai päätösmatriisin mukaan on päätösvalta. Hankintapäätökseen on liitettävä ohjeet hankintaoikaisua koskevan oikaisuvaatimuksen tekemisestä hankintayksikölle. Esimerkkejä eri hyväksymistilanteista: Arvoltaan vähäinen suorahankinta, tilaus - Arvoltaan vähäisestä pienhankinnasta (< 5000 euroa), joka toteutetaan suorahankintana, ei tehdä erillistä kirjallista hankintapäätöstä. Tilaus hyväksytään päätösmatriisin mukaisesti. - Suorahankinnan peruste näkyy ko. yksikköön jäävässä tilausdokumentissa tai tilaus- tai muussa tietojärjestelmässä, joten suorahankinnan perustetta ei tarvitse erikseen kirjata. - Suorahankintaa koskevaan tilaukseen ei koskaan liitetä oikaisuohjetta. Vähäistä suurempaa suorahankintaa koskeva päätös - Arvoltaan vähäistä suuremmasta suorahankinnasta ( ) tehdään hankintapäätös. - Suorahankinnan peruste kirjataan päätökseen. - Suorahankintaa koskevaan tilaukseen ei liitetä oikaisuohjetta. Tarjouskilpailu ja hankintapäätös - Jos hankinnasta on järjestetty tarjouskilpailu, hankinnasta tehdään hankintapäätös. - Hankintapäätökseen on liitettävä oikaisuohje eli ohjeet hankintaoikaisua koskevan oikaisuvaatimuksen tekemisestä hankintayksikölle, ja päätös on annettava tiedoksi tarjoajille. - Määräaika hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen tekemiseen on tarjoajalla 14 päivää päätöksen tiedoksisaannista. - Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun oikaistavakseen 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty. Hankintaoikaisu voidaan tehdä, vaikka sopimus olisi tehty. - Tilaukseen ei koskaan liitetä oikaisuohjetta. - Tilausta tai sopimusta ei suositella tehtäväksi ennen oikaisuajan päättymistä. - Kansallisen kynnysarvon alittavasta hankinnasta ei voida valittaa hankintalain perusteella markkinaoikeuteen. Kevennetty kilpailutus ja sitä koskeva ratkaisu - Puitejärjestelyn sisäisessä kevennetyssä kilpailutuksessa ei hankintalain mukaan edellytetä hankintapäätöstä, jos kyse on EU-kynnysarvon alittavasta hankinnasta. Projektien/hankkeiden osalta tulee noudattaa rahoittajan ohjeita. DPS:ään perustuva hankinta (ei toistaiseksi käytössä Xamkissa) - DPS:ään perustuvasta hankinnasta tehdään hankintapäätös ja siihen liitetään oikaisuohje. Laskun hyväksyminen menopäätöksenä - Jos hankinnasta ei ole lainkaan tehty tilausta, hankinta hyväksytään ns. menopäätöksenä, kun lasku tulee yksikköön hyväksyttäväksi.

8 8 5.3 Hankintaoikaisu Asianosaisella on mahdollisuus hakea muutosta hankintalain mukaisella hankintaoikaisulla myös kansallisen kynnysarvon alittavissa ns. pienhankinnoissa siitä huolimatta, että hankintalain kilpailuttamissäännöksiä ei sovelleta näihin hankintoihin (HankL 135 ). Hallinnon yleiset hyvät periaatteet koskevat pieniäkin hankintoja. Nämä hankintapäätökset tulee kumota, mikäli päätöksenteossa on syyllistytty esimerkiksi selkeään harkintavallan väärinkäyttöön tai rikotaan olennaisesti tasapuolisuus- ja syrjimättömyysperiaatetta. Hankintaoikaisulla hankintayksikkö voi poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tilanteita, jossa hankintayksikkö havaitsee tarjousten vertailussa pisteytysvirheen tai vertailuperusteita on muutoin sovellettu virheellisesti. Hankintaoikaisulla voidaan puuttua myös hankintamenettelyn mahdollisiin esteellisyysvirheisiin. Hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen (ehdokas tai tarjoaja) vaatimuksesta. 6 Tilaus ja sopimus 6.1 Tilaus Tilaukseen kirjataan pienhankintaa koskevat keskeiset ehdot. Esimerkkejä keskeisistä tilaustiedoista: Hankintayksikkö Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy Yhteystiedot: PL 68, Mikkeli Tilattavat tuotteet ja/tai palvelut, tuotekoodit ja määrät Hinta- ja alv-tiedot Maksuehto: 21 pv netto hyväksyttävän laskun saapumisesta Toimitusaika:Tarjouksen tai sopimuksen mukaan Toimitusehto: yleensä TOP = toimitettuna perille, ao. paikkakunta Toimitusosoite ja muut toimitusta koskevat tiedot Laskutusta koskevat tiedot (ml. verkkolaskutusta sekä mahdollista sopimuskohdistusta tai tiliöintikoodia varten tarvittavat tiedot) Viitetiedot: Kustannuspaikan numero ja esim. tilaajan tai laskun hyväksyjän nimi Muut tarvittavat tiedot, esim. yleiset sopimusehdot (Tilausvahvistus; tarvittaessa toimittajaa voidaan pyytää vahvistamaan ehdot tilausvahvistuksessa, joka lähetetään sähköpostilla tilauksesta vastaavalle) Yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot Allekirjoitus: Xamkin ohjeen mukaan Tilaus katsotaan kirjalliseksi, jos tietojärjestelmään jää tilauksesta tulostettava tieto. Arvoltaan vähäisissä tai kiireellisissä hankinnoissa tilaus on mahdollista tehdä suullisesti. Tällöin tilauksen tiedot kirjataan seurantajärjestelmään. Kirjanpitosäännökset edellyttävät, että tilaukset dokumentoidaan. 6.2 Sopimus pienhankinnoissa Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa sopimus syntyy oikeustoimilain mukaan tilaajan ja tarjouksen tekijän välille välittömästi sen jälkeen, kun tarjouksen tekijä on saanut todisteellisesti tiedon tehdystä päätöksestä ja ottanut siitä selon.

9 9 Pienhankinnoissa erillisen sopimuksen tekemisen tarkoituksenmukaisuus harkitaan tapauskohtaisesti. Hankinnasta laaditaan pääsääntöisesti kirjallinen sopimus vähintään silloin, kun hankinta sisältää määräaikaisia tai toistaiseksi voimassaolevia palveluja, jotka ovat toistuvia. Näitä voivat olla myös tavarahankinnoissa erilaiset huoltopalvelut, joiden sisällöstä ja ehdoista tulee sopia. Koulutuspalveluja (esim. luentoja) ostettaessa tulee sopimus tehdä henkilöstöhallinnon ostopalvelusopimusta käyttäen ( Sopimuksen sisällöstä ja valvonnasta vastaa hankinnan vastuuyksikkö. 7 Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat tulevat julkisiksi julkisuuslain mukaisesti hankinnan arvosta riippumatta. Esimerkkejä hankinta-asiakirjojen julkiseksi tulemisen ajankohdista: Asiakirjatyyppi Tarjouspyyntö tai hintatiedustelu Hankintapäätös Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat Julkiseksi tulemisen ajankohta Tarjouspyyntö tulee julkiseksi kun se on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Asianosaisilla eli mm. tarjouskilpailuun osallistuneilla on kuitenkin oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä liike- ja ammattisalaisuustietoja lukuun ottamatta, kun hankintapäätös on tehty. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat pääsääntöisesti julkisiksi vasta, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty lukuun ottamatta tarjoajan liike- ja ammattisalaisuuksia koskevia tietoja. Kokonaishinta on kuitenkin annettava. 8 Asiakirjojen dokumentointi ja säilytys Kaikki hankintoihin liittyvät asiakirjat tulee säilyttää käsittelyn aikana huolellisesti siten, ettei niistä joudu tietoja sivullisille eivätkä asiakirjat joudu kadoksiin. Käsittelyn päätyttyä asiakirjat arkistoidaan. Hankinta-asiantuntijat vastaavat niiden asiakirjojen arkistoinnista, joissa he ovat vastanneet hankinnan toteutuksesta ja toimiala tai muu yksikkö itsenäisesti suorittamiensa hankintojen osalta. Hankinta-asiakirjojen säilytyksessä noudatetaan Xamkin tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelmia. Hankkeissa, joihin saadaan ulkopuolista rahoitusta, noudatetaan myös rahoittajien määräyksiä. 9 Pienhankinnan valvonta 9.1 Tavaran vastaanotto Hankintojen toteutumista on valvottava. Tavara tai palvelu on merkittävä vastaanotetuksi asiaa koskevaan tietojärjestelmään tai vastaavaan dokumenttiin. Laskun hyväksyjä vastaa siitä, että tavara on tarkastettu.

10 Reklamaatio Toimituksen myöhästyessä tai ollessa sopimuksen vastainen on siitä viipymättä ilmoitettava toimittajalle. Reklamaation on oltava kirjallinen ja se on tehtävä todisteellisesti. Reklamaatiossa selvitetään, miten toimitus on ollut virheellinen ja mitä vaatimuksia tilaajalla on. Jos virhe on sellainen, ettei heti tiedetä millaisia vaatimuksia toimittajalle esitetään, tehdään ns. neutraali reklamaatio. Siinä kuvataan virhe ja ilmoitetaan, että yksilöidyt vaatimukset esitetään myöhemmin. Virheellisessä toimituksessa tullut tavara on toimittajan omaisuutta, eikä sitä saa esimerkiksi lähettää takaisin sopimatta toimittajan kanssa. Virheen tai puutteen vuoksi voidaan ensisijaisesti vaatia toimittajalta uutta sopimuksen mukaista toimitusta tai jos se ei onnistu, virheellisen toimituksen korjaamista. Määrällisesti puutteellinen toimitus vaaditaan täydentämään välittömästi. Toissijaisesti voidaan sopia hinnan alentamisesta. Sopimus voidaan purkaa vain jos virheellä on olennainen merkitys. Henkilö, joka on ollut vastuussa oston neuvottelusta, tekee reklamoinnin ja käy sen edellyttämät neuvottelut. Reklamointiin johtaneessa toimituksessa tulee huolehtia, että laskua ei makseta ennen asian selvittämistä. Reklamaatiosta tiedotetaan laskujen käsittelijälle. Tilaukseen mahdollisesti liittyneiden vakuuksien osalta tulee huolehtia, että vakuudet pysyvät voimassa. Laskun käsittelyssä tulee toimia siten, että voidaan hyödyntää kassa-alennukset ja myöhästymislisistä ei jouduta maksamaan korkoja. Tilauksen tehnyt henkilö tarkastaa, että lasku on tilauksen mukainen. 9.3 Palvelutoimitus Palvelutoimituksen valvontaan kuuluu seurantajärjestelmän luominen ja ylläpito, palvelukokouksiin osallistuminen, palvelutuotannon sisällön ja laadun seuranta tai muu yhteydenpito ja viestintä sopimuksessa sovitulla tavalla. Palvelutoimituksen sisällön ja laadun seurannasta vastuullisen on seurattava hankinnan edistymistä ja ennustetta sisällön ja aikataulun osalta joko toimittajan raporttien pohjalta tai palvelun seurantakokouksissa. Puutteista huomautetaan välittömästi. Jos toimittaja on sitoutunut laatujärjestelmään, laatusuunnitelmaan tai muuhun laadunvarmistusmenettelyyn, on palvelutuotannon laadun seurannasta vastaavan edellytettävä toimimista niiden mukaan sekä asianmukaista raportointia. Laatu on lupausten lunastamista tarjouspyynnössä edellytetty laatu lunastetaan sitovalla tarjouksella toiminnan tarjouspyynnön mukaisuudesta. Valvonta- ja seurantajärjestelmän luonti ja ylläpito kuuluu sen yksikön johtajalle/päällikölle, jonka budjetista hankinta maksetaan. 9.4 Takuun valvonta Jokaisessa hankinnassa on järjestettävä tuotteen takuuajan valvonta siten, että tavarassa tai palvelussa takuuaikana ilmenevät viat tulevat korjatuiksi takuun perusteella. Takuun valvonnan järjestäminen kuuluu sen yksikön johtajalle/päällikölle, jonka budjetista hankinta maksetaan.

11 11 10 Erinäiset määräykset 10.1 Esteellisyys ja kilpailuneutraalisuus Hankinta-asian valmisteluun ja päätöksentekoon osallistuva henkilö ei saa olla esteellinen. Vastaavasti hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn tai tavaran tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty hallintolaissa. Asian käsittelyä koskevasta esteellisyydestä on erotettava perinteinen kilpailuneutraalisuus, johon on pyrittävä hankinnoissa hankintaprosessin alkuvaiheesta sen päättymiseen. Hankintalain edellyttämä tasapuolisuus ja syrjimättömyys merkitsevät jo sellaisenaan kilpailuneutraliteettia. Tähän tulee pyrkiä jo tehtävän määrittelyssä niin, että tavara, palvelu tai rakennustyön kohde määritellään tasapuolisesti ja syrjimättömästi suhteessa potentiaalisiin tarjouksen tekijöihin.

12 Pienhankintojen muistilista Pienhankintoja koskevat periaatteet Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, avoimuus ja suhteellisuus sekä hyvän hallinnon periaatteet. Suunnitelmallisuus ja tarkoituksenmukainen kokonaisuus Hankintayksiköllä (= Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy) on tavaran tai palvelun tarve, hankintaan on tarvittavat määrärahat ja hankinnat toteutetaan tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Puitejärjestelyjen hyödyntäminen Pienhankinnat tulee ensisijaisesti toteuttaa käyttämällä keskitetysti kilpailutettuja puitejärjestelyjä ja sopimuksia. Toimittajavalinta ja tilaustietojen selvittäminen tehdään ennen pienhankinnan tilauksen tekemistä puitejärjestelyn toimintamallin mukaisesti. Pienhankinnan tarjouskilpailu Pienhankinnan tarjouskilpailussa selvitetään tilausta varten tarvittavat tiedot joko pyytämällä tarjouksia muutamalta tarjoajalta, julkaisemalla hankinnasta hankintailmoitus tai kilpailuttamalla hankinta. Tarjouksista ilmoitetaan valittavaksi pääsääntöisesti hinnaltaan halvin, myös kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous voidaan valita. Pienhankintojen suorahankintaperusteet Hankinta voidaan toteuttaa suorahankintana käyttäen ohjeen kohdassa 3. määriteltyjä pienhankintojen suorahankintaperusteita. Tarjousten käsittely Tarjoukset käsitellään noudattaen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteita ja tarjouspyynnön ehtoja. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajia toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Hankinnan hyväksyminen Jos kilpailutetusta pienhankinnasta on tehty hankintapäätös, se on annettava tiedoksi kaikille tarjouksen jättäneille. Tällöin hankintapäätökseen liitetään oikaisuohje. Hankinnan hyväksyjät päätöksentekomatriisin mukaan. Pienhankinnan tilaus tai sopimus Pienhankinnan tilaukseen tai sopimukseen kirjataan kaikki hankinnan edellyttämät tiedot. Tilaukseen tai sopimukseen suositellaan liitettäväksi vakiosopimusehdot (JYSE-, JIT- tai YSE-ehdot) Hankintojen julkisuus Tarjouspyyntö ja hankintapäätös tulevat julkisiksi jo asiakirjan allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat sääsääntöisesti julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty lukuun ottamatta tarjoajan liike- ja ammattisalaisuuksia koskevia tietoja. Kokonaishintaa koskeva tieto on kuitenkin annettava. Pienhankinnan valvonta Hankintojen toteutumista on valvottava. Tavaraa vastaanotettaessa on sen määrä ja kunto viipymättä tarkastettava. Laitteen saa hyväksyä vasta, kun sille on suoritettu käyttöönottotarkastus. Palvelutoimituksen valvontaan kuuluu mm. laadun seuranta ja muu yhteydenpito ja viestintä sopimuksessa sovitulla tavalla. Toimituksen myöhästyessä tai ollessa sopimuksen vastainen on siitä viipymättä ilmoitettava toimittajalle. Lomakkeet ja lisätietoja

13 13 Pvm. Muutetut luvut /sivut Kuvaus xx.xx.xxxx