JOHTORYHMÄN KEHITTÄMINEN

Transkriptio

1 JOHTORYHMÄN KEHITTÄMINEN

2 Tehtävien priorisointi Johtoryhmän tavoitteet ja tehtävät Missä kohdassa ollaan nyt Johtoryhmien kehittäminen Kokonaiskuva 1. Johtoryhmäkysely Johtoryhmän tavoitteiden ja tarkoituksen jäsentäminen sekä yhteisestä työskentelytavasta sopiminen 2. Johtoryhmä toiminnan ohjaajana ja muutoksen johtajana Millaista toimintaa ja muutosta johtoryhmä on yhdessä viemässä läpi? Johtoryhmän työskentelyn kohdistaminen Prioriteetti 1 Prioriteetti 2 Prioriteetti 3 Prioriteetti 4 Prioriteetti 5 3. Johtoryhmä toiminnan ohjaajana ja muutoksen läpiviejänä Millä tavalla käytännössä toimintaa ja muutosta ollaan johtoryhmänä viemässä läpi? Tavoitteiden ja tehtävien konkretisoiminen ja vastuuttaminen Toteutuksen seuranta johtoryhmän kokouksissa

3 Johtoryhmien kehittämisen kannalta oleellista on Miten johtoryhmä toimii? Miten johtoryhmä vie läpi strategiaa ja toivottua muutosta? Onko johtoryhmällä selkeät tavoitteet ja tehtävät? Onko johtoryhmän roolit ja vastuut selkeät? onko johtoryhmällä yhdessä sovitut ja tehokkaat toimintatavat? Onko johtoryhmäläisten sisäiset suhteet toimintaa edistävät? Onko jokaisella johtoryhmäläisellä käsitys omasta roolistaan ja vastuistaan johtoryhmäläisenä? Miten selkeästi johtoryhmässä on sovittu sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä? 2. Mitä johtoryhmän pitää saada aikaan? Onko johtoryhmä omalle toiminnalleen: laatinut selkeät tavoitteet, listannut tehtäväkokonaisuuksia, joilla tavoitteet saavutetaan, vastuuttanut tehtävät asettanut tehtävien suorittamiselle selkeän aikataulutuksen sekä seurannut tavoitteiden saavuttamista

4 1. Miten johtoryhmä toimii Johtoryhmän toimintaa tutkitaan johtoryhmäkyselyn avulla Kyselystä saadaan tietoa, miten johtoryhmä toimii ja mitä työtapoja pitäisi kehittää Johtoryhmäkyselyn pohjalta tehdään johtoryhmälle huoneentaulu, joka ohjaa jatkossa sen toimintaa. Huoneentaulun toteutumista arvioidaan johtoryhmässä säännöllisesti.

5 2. Mitä johtoryhmän pitäisi saada aikaan Johtoryhmän työ jäntevöityy kun sen toiminnalle yhdessä asetetaan selkeät tavoitteet, vastuutetaan ja aikataulutetaan tehtävät sekä seurataan tavoitteiden toteutumista

6 RAPORTIN LUKUOHJE

7 Raportin tulkintaohjeet Mikä on ZEFmenetelmä ja miksi sitä käytetään? ZEFmenetelmän avulla muutetaan absoluuttiset arviointitulokset suhteellisiksi. Suhteelliset vastauspisteet lasketaan siten, että kaikkien arvioijien kohdalta vastauspisteiden keskiarvo siirretään taulun keskelle ja vastaukset hajotetaan koko taulun alueelle. Tällä tavalla normitetuista tuloksista päästään tarkastelemaan vastausten suhteita toisiinsa. Menetelmän avulla käsiteltävät asiat voidaan asettaa tehokkaasti keskinäiseen tärkeysjärjestykseen ja arvioida niitä suhteessa toisiinsa. Esimiesarvioinnissa: Pystyakselilla kerrotaan asian merkittävyyttä itselle (Merkitys itselle pieni suuri) Vaakaakselilla kerrotaan asian toteutumista johtoryhmässä (Toteutuu tällä hetkellä työyhteisön toiminnassa hyvin huonosti)

8 Raportissa kaikki vastaukset on suhteutettuna toisiinsa Numero on kysymyksen numero. Ympyrä (ellipsi) numeron ympärillä kertoo keskihajonnan, ts. miten paljon vastaukset ovat hajonneet vastaajien kesken taululla. Suuri ympyrä kertoo suuresta keskihajonnasta, pieni pienestä keskihajonnasta. Esim. Tässä kysymysryhmässä tämä asia on kaikkien tärkein asia, joka toteutuu heikoiten. Miksi tämä on meille niin tärkeä asia Mitä ja miten meidän tulisi tehdä paremmin, tai muuttaa nykyisiä toimintatapojamme, jotta johtoryhmä kokisi asian toteutuvan käytännössä (eli miten saisimme siirrettyä tämän oikeaan ylänurkkaan)? Keskipiste on kohta, josta lähtien tuloksia suhteutetaan toisiinsa

9 Raportin lukuohje Vasen ylänurkka: asiat ovat tärkeitä, mutta eivät toteudu käytännössä. Tästä osiosta löytyvät keskeiset kehittämiskohteet. Osio sisältää myös estäviä tekijöitä, jotka eivät mahdollista mm. alempana olevien asioiden nousemasta tärkeämmäksi asioiksi. Oikea ylänurkka (tärkeys itselle suuri, asia ei toteudu käytännössä Tästä osiosta löytyvät johtoryhmän vahvuudet. Näitä kannattaa vahvistaa edelleen. Vasen alanurkka (Tärkeys itselle vähäinen, asia ei toteudu käytännössä) Tähän osioon voidaan oma vastaus sijoittaa myös silloin kun asiaa tai sen merkityksellisyyttä ei tunneta Oikea alanurkka (tärkeys itselle vähäinen, toteutuu käytännössä hyvin) Tähän osioon voidaan sijoittaa itsestään selviä asioita tai esim. asioita, joihin käytetään liikaa resursseja (pitäisikö kohdistaa työtä enemmän vasemman ylänurkan lisäresursointiin).

10 Mihin osaan johtoryhmän kannattaa omia raportissa keskittyä? Johtoryhmän kehittämisalueet Tärkeät asiat, joihin johtoryhmän tulisi panostaa enemmän Johtoryhmän vahvuudet Tärkeät asiat, jotka johtoryhmä hoitaa hyvin, ja joihin panostamista kannattaa jatkaa

11 JOHTORYHMÄKYSELYN RAPORTTI

12 1. Johtoryhmä strategian läpiviejänä 1. Johtoryhmän tekemät päätökset ovat linjassa strategian kanssa. 2. Johtoryhmä ohjaa strategian käytännöllistämistä ja toimeenpanoa. 3. Johtoryhmä edistää kaupungin arvojen toteutumista. 4. Johtoryhmä edistää kuntalaisten hyvinvoinnin toteutumista. 5. Johtoryhmä edistää kaupungin toiminnan tehokkuutta, tuottavuutta ja taloudellisuutta. 6. Johtoryhmä edistää ekologisesti, sosiaalisesti ja taloudellisesti kestävää kehitystä. 7. Johtoryhmä pohtii systemaattisesti, millä keinolla tulevaisuuden haasteisiin voidaan vastata. 8. Johtoryhmä edistää elinvoimaisuutta. Mitkä tämän osion asiat hoidetaan/toimii johtoryhmässä hyvin mielestänne hyvin? Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla johtoryhmä voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla?

13 2. Johtoryhmätyöskentelyn tavoitteet ja tehtävät 1. Johtoryhmällä on selkeä tavoite ja tehtävät. 2. Johtoryhmä johtaa toimintaa asiakaslähtöisesti. 3. Johtoryhmä johtaa toimintaa kustannustehokkaasti. 4. Johtoryhmä mahdollistaa henkilöstön onnistumista tehtävissään. 5. Johtoryhmä johtaa toimintaa kokonaisuuden näkökulmasta osaoptimoinnin sijasta. 6. Johtoryhmä käsittelee säännöllisesti riskienhallintaa. 7. Johtoryhmä luo yhtenäistä johtamiskulttuuria omalla toiminnallaan. 8. Johtoryhmä itsearvioi vuotuisten tavoitteiden saavuttamista ja käsittelyprosessia (vuosikelloa). Mitkä tämän osion asiat hoidetaan/toimii johtoryhmässä hyvin mielestänne hyvin? Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla johtoryhmä voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla?

14 3. Johtoryhmän roolit ja vastuut 1. Ryhmämme jäsenillä on yhteinen käsitys johtoryhmätyöskentelyn tavoitteista 2. Johtoryhmän jäsenillä on yhteinen käsitys johtoryhmän roolista organisaatiossa 3. Johtoryhmän tavoitteet ja rooli käydään läpi säännöllisesti 4. Johtoryhmän koko on riittävän kompakti toimiakseen tehokkaasti. 5. Johtoryhmän kokoonpano on mielekäs suhteessa sen rooliin ja vastuisiin. 6. Johtoryhmä hyödyntää asiantuntijoita näkemystensä laajentamiseksi. Mitkä tämän osion asiat hoidetaan/toimii johtoryhmässä hyvin mielestänne hyvin? Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla johtoryhmä voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla?

15 4. Johtoryhmän työskentelytavat 1. Kokoukset toteutetaan säännöllisesti ja ne sovitaan riittävän pitkäksi aikaa kerrallaan. 2. Johtoryhmän jäsenet saavat esityslistan ja materiaalin hyvissä ajoin. 3. Sähköistä työtilaa ja välineitä hyödynnetään johtoryhmän materiaalien työstämisessä ja jakelussa 4. Asiat esivalmistellaan hyvin johtoryhmää varten 5. Kokousten sisältöjä on jäsennelty niin, että aikaa jää laajempien etukäteen sovittujen teemojen käsittelyyn. 6. Kokouspöytäkirjaan merkitään selkeät päätökset sekä vastuut kyseisestä asiasta (kuka tekee, mitä tekee ja mihin mennessä) 7. Johtoryhmä pitää huolta sovittujen asioiden toimeenpanosta ja seurannasta. 8. Päätöksentekoa ei siirretä seuraaviin kokouksiin, ellei siihen ole erityisen painavaa syytä. 9. Johtoryhmän jäsenet osallistuvat intensiivisesti yhteiseen työskentelyyn olemalla läsnä, eivätkä vain paikalla (esim. sähköpostit kokouksen aikana) 10. Johtoryhmätyöskentely on riittävän ketterää, muttei toimi ulkopuolisten impulssien ohjaamana 11. Kokouksissa keskitytään olennaisiin asioihin pienet käytännölliset asiat eivät vie tilaa keskeisimmiltä asioilta Mitkä tämän osion asiat hoidetaan/toimii johtoryhmässä hyvin mielestänne hyvin? Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla johtoryhmä voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla?

16 5. Johtoryhmän sisäiset suhteet 1. Johtoryhmän jäsenet sparraavat ja tukevat toisiaan tavoitteiden saavuttamisessa. 2. Johtoryhmä toimii vuorovaikutteisesti. Kaikkien näkemykset tulevat kuulluiksi. 3. Johtoryhmän hyvä sisäinen yhteistyö pohjautuu keskinäiseen luottamukseen ja sitoutumiseen. 4. Johtoryhmä hyödyntää jäsentensä vahvuudet ja osaamisen. 5. Johtoryhmässämme jokaisen on helppo tuoda esiin omia mielipiteitä ja ryhmässä on lupa kyseenalaistaa asioita. 6. Johtoryhmässä on hyväksyvä ja rakentava ilmapiiri. 7. Erimielisyydet käsitellään ja ratkaistaan. Mitkä tämän osion asiat hoidetaan/toimii johtoryhmässä hyvin mielestänne hyvin? Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla johtoryhmä voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla?

17 6. Johtoryhmäläisen rooli ja vastuu 1. Johtoryhmän jäsenenä valmistaudun kokoukseen hyvin. 2. Pidän huolta siitä, että johtoryhmän kokousaikataulussa pysytään. 3. Keskityn kokouksissa käsiteltäviin aiheisiin, enkä tee muiden puheenvuorojen aikana muita tehtäviä (esim. vastaa kännykkään tai lue sähköpostia) 4. Toteutan sovitut toimenpiteet omassa organisaatiossani ja olen johtoryhmän päätösten takana. 5. Kuuntelen ja sparraan muita onnistumaan tehtävissään. 6. Aidosti kuuntelemalla pyrin ymmärtämään käsiteltävää asiaa eri näkökulmista 7. Tiedän johtoryhmän perustehtävän ja tuen sen toteutumista Mitkä tämän osion asiat hoidetaan/toimii johtoryhmässä hyvin mielestänne hyvin? Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla johtoryhmä voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla?

18 7. Johtoryhmän viestintä 1. Johtoryhmän jäsenten vastuut ja toimintatavat johtoryhmän sisäisessä viestinnässä ovat selkeät 2. Johtoryhmällä on käytettävissä ja osaa hyödyntää sähköisiä sisäistä viestintää tukevia työkaluja 3. Johtoryhmän muistiot palvelevat johtamista 4. Johtoryhmän jäsenten vastuut ja toimintatavat johtoryhmän päätösten ulkoisessa viestinnässä ovat selkeät 5. Johtoryhmässä sovitaan, miten kokouksessa päätetyt asiat viestitään organisaatiossa 6. Johtoryhmä tuntee ja osaa tarvittaessa hyödyntää sosiaalisen median kanavia (Facebook, Twitter, blogit, otakantaa.fi,) Mitkä tämän osion asiat hoidetaan/toimii johtoryhmässä hyvin mielestänne hyvin? Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla johtoryhmä voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla?

19 Yhteenveto johtoryhmän vahvuuksista sekä kehittämiskohteista Johtoryhmän yhteinen koonti tehdyistä huomioista: 35 asiaa, jotka ovat tällä hetkellä selkeimpiä ja tärkeimpiä johtoryhmän vahvuuksia, joiden ylläpitämistä kannattaa jatkaa: Johtoryhmän koonti tehdyistä huomioista: 35 tärkeintä muutosta ja kehittämistä vaativaa asiaa johtoryhmän toiminnassa, ja joiden edistämiseen koko johtoryhmä ja jokainen johtoryhmäläinen on valmis sitoutumaan omassa toiminnassaan: Tulosten käsittelyajankohta johtoryhmässä: Pvm. /.20 Tulosten seurantapalaveri pidetään: Käsittelyajankohta: Pvm. /.20