TALOUSARVION 2016 TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE

Transkriptio

1 TALOUSARVION 2016 TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE Valtuusto on kokouksessaan hyväksynyt vuoden 2016 talousarvion ja valtuuttanut kunnanhallituksen antamaan täytäntöönpano-ohjeet hallintokunnille. Talousarvion käyttösuunnitelman hyväksyminen Lautakuntien tulee käsitellä vuoden 2016 talousarvion käyttösuunnitelmat tiistaihin mennessä. Kunnanhallitus vahvistaa hallintokuntien käyttösuunnitelmat helmikuun kokouksessaan. Talousarvion sitovuus ja raportointi Vuoden 2016 talousarvion sitovuustasot määräytyvät seuraavasti: käyttötalousosan sitovuustaso on lautakuntatason toimintakate investointiosan sitovuustaso on hankekohtainen toimintakate tuloslaskelman sitovuustaso on tiliryhmätaso rahoitusosan sitovuustaso on rahavirtataso Vuoden 2016 talousarvion määrärahat ja tuloarviot on pääsääntöisesti säilytetty vuoden 2015 tasossa. Toteutuminen tässä muodossa edellyttää hallintokunnilta erittäin huolellista määrärahojen seurantaa sekä välitöntä reagointia tapauksissa, missä havaitaan, että määrärahat eivät riitä kattamaan koko talousarviovuoden toimintaa tai tuloarvion mukaisia tuloja ei oleteta kertyvän. Taloussuunnitelmakaudella ( ) on edelleen pyrkimys eroon alijäämäisistä talousarvioista, niin että viimeistään vuoden 2018 talousarvio laaditaan ylijäämäisenä. Hallintokuntien tulee huolehtia siitä, että lautakuntatason toimintakate ei alene talousarviossa hyväksytystä. Kaikki vahvistettuun talousarvioon tehtävät lautakuntatasoisen toimintakatteen aleneman aiheuttavat muutokset päätetään valtuustossa. Taloussäännön täytäntöönpano-ohjeen mukaiset lautakuntatasoiset osavuosikatsaukset talousarvion toteutumasta esitetään valtuustolle huhtikuun ja elokuun lopun tilanteista.

2 Toiminnan tuloksellisuuden valvonta Henkilöstö Hallintokuntien tulee määrärahojen seurannan lisäksi seurata talousarviossa ja käyttösuunnitelmassa asetettujen toiminnallisten tavoitteiden toteutumista. Vuoden 2016 raportoinnissa (osavuosi- ja tilinpäätösraportointi) kiinnitetään erityistä huomiota toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen raportointiin. Asetetut tavoitteet raportoidaan osavuosikatsauksissa sekä tilikaudelta laadittavassa tilinpäätöksessä. Vuoden 2016 talousarviossa henkilöstökulut ovat 22,59 % toimintakuluista, joten henkilöstökuluihin tulee talousarviovuoden aikana kiinnittää erityistä huomiota. Muutostilanteissa, mikäli vapautuneen viran/toimen tehtäviä ei ole mahdollista hoitaa jäljellejäävän henkilöstön avulla, tehtävien uusjaolla tai sisäisin siirroin, tulee hallintokunnan tehdä kunnanhallitukselle perusteltu esitys vapautuneen viran/toimen täyttämisestä. Kunnanhallitus myöntää kaikkien kunnassa vapautuvien virkojen/toimien täyttöluvat. Sijaisten palkkaamisessa tulee noudattaa seuraavia ohjeita: Pääsääntöisesti lyhytaikaisia sijaisia ei palkata Mikäli sijaisuuden täyttämättä jättäminen vaarantaa peruspalveluihin luettavan toiminnan ylläpitämisen, hallintokunnalla on oikeus sijaisen palkkaamiseen talousarviossa varattujen määrärahojen puitteissa. Maksuliikenne Laskujen hyväksyminen ja tiliöinti Laskujen hyväksyjän tulee huomioida taloussäännön täytäntöönpanomääräykset (khall ) ja varmistua tilitapahtuman tosiasiallisesta ja muodollisesta oikeellisuudesta. Valtuustokaudelle valittujen lautakuntien tulee päättää oman toimialansa laskujen hyväksyjät ja heille varahenkilöt. Hyväksyjinä voivat toimia tilivelvolliset toimistopäälliköt sekä itsenäisestä tehtäväkokonaisuudesta vastaavat viranhaltijat (=esittelijät), jotka voivat halutessaan delegoida hyväksymisvaltuuksia edelleen alaisilleen viranhaltijoille. Tieto laskujen hyväksyjistä, heidän varahenkilöistään sekä mahdollisesti delegoiduista hyväksymisvaltuuksista tulee toimittaa tiedoksi taloustoimistoon päätöksenteon jälkeen. Laskut tulee tarkastaa ja hyväksyä mahdollisimman pian niiden saavuttua, viimeistään viikon kuluessa laskun päiväyksestä.

3 Menotositteiden käsittelyvaiheet ja merkinnät Tavaraa tai palvelua tilattaessa laskun viitteeksi merkitään tavaran/ palvelun tosiasiallinen käyttäjä. Tavaran tai palvelun tilaaja tai vastaanottaja tarkistaa, että laskun tarkoittama tavara, työsuoritus tai palvelu on saatu ja että hinta ym. kauppaehdot ovat sovitun mukaiset. Tarvittaessa järjestelmän kommenttiosioon täydennetään tositetta niin, että tavaran/palvelun käyttäjä/käyttötarkoitus selviää. Tarkastettuaan tositteen tilaaja/vastaanottaja tiliöi sen. Hyväksyjä tarkastaa, että lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tositteeseen on tehty vastaanottomerkintä, tositteessa on oikea tiliöintimerkintä ja menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha tai asianmukainen päätös. Hyväksyttäessä tulee huomioida, että laskuihin merkittyjä laskutus-, toimitusja/tai postituskuluja on asiakas velvollinen maksamaan vain silloin, kun niistä on sovittu tilausta tehtäessä. Vastaanottaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö. Täytäntöönpanoohjeen liitteenä luettelo tilivelvollisista tehtäväalueittain. Laskujen maksatus Laskut tulee tiliöidä ja hyväksyä mahdollisimman nopeasti niiden saavuttua, Tällöin laskujen maksatus kyetään tekemään laskussa määritellyn maksuajan puitteissa. Kunnan oma laskutus ja perintä Kunnan maksuvalmiuden säilyttämiseksi on tärkeää, että hallintokunnat hoitavat laskutuksensa viivytyksettä. Laskut kunnalta saadusta palvelusta toimitetaan asiakkaalle mahdollisimman pian laskutustapahtuman jälkeen. Laskutuksessa noudatetaan 14 päivän maksuehtoa, ellei ole perusteltua syytä poiketa siitä. Myös muut hallintokuntien tulosaatavat (mm. valtionosuus- ja vahingonkorvaushakemukset) tulee hoitaa viivytyksettä ja toimittaa hakemuksista kopiot kirjanpitoon pääkirjanpitäjälle. Kunnan saatavien perintä on ulkoistettu perintätoimisto Intrum Justitia Oy:lle. Taloustoimistosta sekä asuntotoimistosta lähetetään vuokrien osalta erääntyneistä saatavista yksi muistutuskirje, jonka jälkeen saatava siirretään Intrum Justitialle perittäväksi. Viivästyskorkona käytetään Suomen Pankin kulloinkin vahvistamaa korkolain mukaista viivästyskorkoa.

4 Kassatilitykset Kaikkien tulojen kanto perustuu juoksevasti ja aukottomasti numeroituiin tositteisiin, käytettävät lippuvihkot annetaan taloustoimistosta kuittausta vastaan. Tilivelvolliset viranhaltijat ovat itse vastuussa tulonkantonsa oikeista menettelytavoista. Palkkojen ja palkkioiden maksu Kunnan palveluksessa olevan henkilöstön palkat maksetaan seuraavasti: vakinaiset kuukausipalkkaiset viran- ja toimenhaltijat sekä perhepäivähoitajat kuukauden 15. päivänä viransijaiset ja tilapäiset toimenhaltijat, kunkin kuukauden lopussa luottamustoimipalkkiot maksetaan voimassaolevan luottamushenkilöiden palkkiosäännön mukaisesti. Palkkiolistat tulee toimittaa palkanlaskentaan heti kokouksen jälkeen. Vuodenvaihteen luottamustoimipalkkioiden maksatuksesta tiedotetaan erikseen. Kunnassa on otettu käyttöön uusi palkanlaskentajärjestelmä alkaen. Toistaiseksi edelleen henkilöstön palkanmaksua varten tulee palkanlaskentaan toimittaa työsopimus/viranhaltijapäätös palkkauksesta, työntekijän verotus- ja maksatustiedot sekä tiedot palkkakirjauksen kustannuspaikasta/-paikoista. Myöhemmin tänä vuonna otetaan käyttöön järjestelmäosio, missä em. tiedot tallennetaan toimipaikoissa suoraan järjestelmään. Tästä tiedotetaan erikseen. Matkalaskut Matkakustannusten korvaukset ovat alkaen seuraavat: autolla kunkin 1.1. alkavan vuoden pituisen ajanjakson 5000 ensimmäiseltä kilometriltä 0,43 /km seuraavilta kilometreiltä mukana seuraavista henkilöistä tai vähintään 80 kg painavista koneista/laitteista 0,38 /km 0,03 /km Päiväraha osapäiväraha jokaiselta ao. päivärahaan oikeuttavalta matkavuorokaudelta 19 kokopäiväraha jokaiselta päivärahaan oikeuttavalta matkavuorokaudelta 40 Majoittumiskorvaus

5 Majoittumisvaihtoehdon valinta suoritetaan ottaen huomioon matkakustannusliitteen momentin määräys. Majoitusvaihtoehdon tulee olla kohtuullinen. Sitä valittaessa tulee ottaa huomioon matkan pituus ja matkan tarkoitus. Matkalasku tulee esittää viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä laskun hyväksyjälle. Yleisellä kulkuneuvolla suoritettuihin matkoihin liittyvät kuitit tulee liittää matkalaskuun, jolloin kunta voi saada niihin liittyvät arvonlisäveropalautukset. Myöhästyneinä toimitettuja matkalaskuja ei käsitellä eikä makseta. Ennakonpidätysmenettely Mikäli työstä maksettava korvaus ei ole palkkaa, josta suoritetaan normaali verokortin mukainen ennakonpidätys, on kyseessä työkorvaus, josta ei tarvitse suorittaa ennakonpidätystä, jos suorituksen saava yritys/henkilö/yhteisö on merkitty ennakkoperintärekisteriin tulee suorittaa ennakonpidätys, mikäli suorituksen saava yritys/henkilö/yhteisö ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin tai se on poistettu ko. rekisteristä. Ennakkoperintärekisterimerkinnät tulee selvittää jo palvelua tilattaessa. On tärkeää, että asiakas toimittaa kunnalle laskumerkintävaatimukset täyttävän laskun, josta tällöin selviää mm. tarvittava ennakonpidätysmenettely. Mikäli toimittajan/tuottajan ennakkoperintärekisterimerkinnät eivät ole ennestään tiedossa, ne tulee ehdottomasti tarkistaa yritystietojärjestelmän (YTJ) julkisesta tietopalvelusta Ennakonpidätysmenettely on valtion toimesta sanktioitu. Valtion viranomainen voi takautuvasti periä korotettuna saamatta jääneet verot kunnalta, mikäli verovelvollisen verotarkastuksessa havaitaan vakavia puutteita. Eläkevakuutus Työeläketurva on kaikille palkollinen. Jos henkilö tekee ansiotyötä, mutta ei ole työ- tai virkasuhteessa kuntaan eikä ole tehnyt eri lakien mukaista toimeksiantosopimusta, hänen on pääsääntöisesti otettava itselleen yrittäjäeläkelain mukainen vakuutus. Hallintokuntien tulee ennen maksatusta tarkistaa, että henkilöllä on voimassa oleva yrittäjäeläkevakuutus (esim. YEL, MYEL). Keva edellyttää, että kaikki jotka palkkaavat työntekijöitä tai ostavat työsuorituksia, noudattava eläkelaitoksen ohjeita. Epäselvissä tapauksissa lisätietoja saa palkanlaskennasta eläkeasiamies Merja Pukilta.

6 Arvonlisäveromenettely Arvonlisäverokannat alkaen ovat seuraavat: yleinen arvolisäverokanta 24 % elintarvikkeet ja rehut 14 % ravintola- ja ateriapalvelut 14 % (ei alkoholi- tai tupakkatuotteiden myynti ja tarjoilu) henkilökuljetus 10 % palvelu, jolla annetaan mahdollisuus liikunnan harjoittamiseen 10 % museoiden ja muiden vastaavien kulttuurija viihdetilaisuuksien laitosten pääsymaksut 10 % lääkkeet 10 % kirjat 10 % tilatut lehdet 10 % Palautuskelpoiset alv-saamiset pitää erotella kirjanpidossa vähennyskelpoisista alv-saamisista kunnalle tilitettävien yhteisöverojen määräytymisen takia. Näin ollen toiminnoissa, joissa sovelletaan rinnakkain arvonlisäveron jakamista palautukseen oikeuttava toiminta vähennykseen oikeuttava toiminta oma toiminta tulee vuosittain muistaa tarkistaa ja dokumentoida jako-osuudet ajan tasalle. Arvonlisämenettelyssä sovelletaan verotuksen yleistä viiden vuoden vanhenemisaikaa. Avustukset yhteisöille Hallintokunnilla tulee olla käytössä tai niiden tulee laatia ennen vuoden 2016 avustusten myöntämistä avustusten jakoperusteet. Ennen avustusten jakoa on tarkistettava, onko hakija saanut avustusta jo joltain toiselta hallintokunnalta. Avustuspäätöstä tehtäessä on avustusten kokonaismäärä huomioitava. Ennen avustusten maksatusta on varmistettava, että edellisenä vuonna mahdollisesti myönnetystä avustuksesta on annettu vaadittava selvitys.

7 EU-hankkeiden organisointi, kirjanpito ja tilitykset Tällä hetkellä on meneillään Eu-ohjelmakausi Jokaisesta EU-rahoituksella toteutettavasta projektista tai hankkeesta tulee mahdollisimman aikaisessa vaiheessa toimittaa taloustoimistoon päätös tai tieto siitä, kuka on hankkeen virallinen toteuttaja ja/tai kuka Luumäen kunnan organisaatiossa vastaa hankkeen toteuttamisesta (vrt. tilivelvollisen vastuu). Menettely koskee myös hankkeita, joissa Luumäen kunta ei ole itse varsinainen toteuttaja, mutta osallistuu muiden ensisijaisesti vetämiin hankkeisiin. Kaikille näille hankkeille avataan kustannusseurantaa varten kirjanpitoon erillinen kustannuspaikka, josta toteutusaikaiset kustannukset ovat selvitettävissä. Seurantaa (ja mahdollisia tarkastuksia) varten tulee myös Luumäen kunnassa olla reaaliaikainen tieto siitä, missä kaikissa EU-hankkeissa kunta on tai on ollut mukana ja millaisella panostuksella. Hankinnat Hankinnoissa noudatetaan toistaiseksi kunnanhallituksen hyväksymiä hankintaohjeita. Palveluja hankittaessa tulee, ennen hankintasopimuksen laadintaa, tarkistaa, että tilaajavastuulain (mukaan lukien voimaanastuneet muutokset) mukaiset edellytykset täyttyvät. TALOUSARVION SITOVUUSTASOT Käyttötalousosa 100 Kunnanhallitus 100 Vaalit hallintojohtaja 120 Tilintarkastus hallintojohtaja 130 Yleishallinto kunnanjohtaja, hallintojohtaja 140 Työllistäminen hallintojohtaja 160 Elinkeinotoimi kunnanjohtaja 200 Perusturva 200 Perusturva palvelujohtaja 400 Koululautakunta 320 Lasten päivähoito varhaiskasvatuspäällikkö 400 Perusopetus sivistystoimenjohtaja

8 420 Keskiasteen koulutus sivistystoimenjohtaja 440 Aikuiskoulutus sivistystoimenjohtaja 500 Vapaa-aikalautakunta 510 Kirjasto kirjastotoimen johtaja 520 Kulttuuritoimi sivistystoimenjohtaja 600 Nuorisotoimi vapaa-aikasihteeri 630 Liikuntatoimi liikunnanohjaaja 700 Tekninen lautakunta 700 Tekninen ltk/hallinto tekninen johtaja 720 Liikenneväylät/yleiset alueet tekninen johtaja 740 Kiinteistötoimi tekninen johtaja 760 Maa- ja metsätilat tekninen johtaja 772 Vesilaitos tekninen johtaja 800 Ympäristölautakunta 810 Rakennusvalvonta rakennustarkastaja 820 Pelastustoimi tekninen johtaja 830 Ympäristöterveydenhuolto tekninen johtaja Investointiosa Kiinteä omaisuus Perusturvan kiinteistöt Sivistystoimen kiinteistöt Muut kiinteistöt Julkinen käyttöomaisuus Yleiset alueet Irtain omaisuus Irtaimisto tekninen johtaja tekninen johtaja/varhaiskasvatuspääll. tekninen johtaja tekninen johtaja tekninen johtaja/sivistystoimenjohtaja/atk-suunnittelija Liikelaitokset Rahoitusosa Vesilaitos tulos- ja rahoituslaskelma tekninen johtaja hallintojohtaja