Kopiokoneet ja hinnat kirjastoissa sijaitsevissa asiakaspalvelupisteissä

Transkriptio

1 Kopiokoneet ja hinnat kirjastoissa sijaitsevissa asiakaspalvelupisteissä Nykytilanne kirjastoissa Kirjastoihin on hankittu vuoden 2013 lopulla kuntahankintojen sopimuksen kautta uudet kopiokoneet. Kopiokoneet ovat joko Konican Minolta Bizhub c224e tai Konica Minolta Bizhub C25 mallisia. Karjalohjan, Pusulan ja Ojamon kirjastoissa on piempi C25 mallinen ja muissa isompi kopiokone. Kopiokoneiden leasingmaksut ovat yhteensä 535 /kk eli 6418 vuodessa. tämän lisäksi tulee huoltosopimusmaksut, jotka määräytyvät otettavien kopioiden mukaan. Kirjastossa peritään kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan mukaisesti seuraavat taksat kopioista Pääkirjasto Itsepalvelukopio hinta alv 24% 5kpl kortti 2,00 10kpl kortti 3,00 50 kpl kortti 10,00 Palvelukopio -mv A4, mv A3, väri A4 1,00 -väri A3 2,00 Lähikirjastot Itsepalvelukopio mv A4 1-5 kpl 0,40 /kpl 6-10kpl 0,30 /kpl 11-50kpl 0,20 /kpl A3 kokoisesta peritään kaksinkertainen maksu Itsepalvelukopio väri A4 1-5kpl 0,80 /kpl 6-10kpl 0,60 /kpl 11-50kpl 0,40 /kpl A3 värikopiosta peritään kaksinkertainen maksu hinnoittelulla yhden kopion hinnaksi tulee halvimmillaan 0,20 ja kalleimmillaan 2,00. Kirjastot ovat yhteensä myyneet 2014 kopioita :lla, joista 72% tulee pääkirjaston kopiomyynnistä. Kopiomääristä ei ole käytettävissä tietoa, mutta olettamuksella, että 95% on itsepalvelukopioita ja toisaalta 90% on mustavalkokopiota voidaan arvioida kopiomääräksi vuositasolla kpl ja kopion keskihinnaksi 0,35 Nykytilanne asiakaspalvelupisteissä Ennen asiakaspalvelupisteiden muuttoa kirjastojen yhteyteen oli Karjalohjalla käytössä Canon IRC2380i A3 kokoinen värikopiokone ja Nummen asiakaspalvelupisteessä Canon IRC5185i A3

2 kokoinen värikopiokone. Asiakaspalvelupisteissä noudatetaan Kaupunginhallituksen mukaisesti seuraavia kopiomaksuja: Mustavalkokopio 0,10 alv 24 % Värikopio 1,55 alv 24 % Hinnoissa ei oteta huomioon kopion kokoa eikä kaksipuoleisuutta. Asiakaspalvelupisteissä asiakkaiden kopiot ovat pääsääntöisesti kaupungille tulevia asiakirjoja, jolloin niistä ei veloiteta kopiomaksuja. Asiakaspalvelupisteistä ei ole käytettävissä tietoa kopiomääristä eikä laskutetuista kopioista. Nummen asiakaspalvelupisteessä sijainneesta kopiokoneesta luovuttiin asiakaspalvelupisteen muuton yhteydessä. Saukkolan asiakaspalvelupisteessä käytetään kirjaston Konica Minolta C25 kopiokonetta, joka on A4 kokoinen kopiokone. Karjalohjan asiakaspalvelupisteen kopiokoneen leasingaika on asti. Leasingmaksu on 100e/kk. Kone on tällä hetkellä käyttämättömänä entisessä asiakaspalvelupisteessä. Karjalohjan kirjastossa asiakaspalvelupiste käyttää kirjaston kopiokonetta Konica Minolta C25, joka on A4 kokoinen kopiokone Ratkaisuehdotus toiminnaksi Kopiokoneet Palvelupisteiden käytössä on oltava A3 kokoiset värikopiokoneet. Karjalohjan asiakaspalvelupisteessä ollut kopiokone siirretään Karjalohjan kirjastoon ja sitä käytetään sopimuskauden loppuun asti, jonka jälkeen hankitaan A3 kokoinen värikopiokone kuntahankintojen sopimuksella. Kirjastolla olevalle kopiokoneelle pyritään löytämään käyttöä muualta kaupungin sisältä. Yhtenä vaihtoehtona on Karjalohjan päiväkoti. Leasingmaksu ko. koneesta on 17,43 /kk. Siirrettävän koneen leasinghinta on 100 /kk, jolloin lisäkustannus Karjalohjan kirjastolle on 82,57 /kk. Saukkolan kirjastolla olevasta kopiokoneesta luovutaan. Koneelle pyritään löytää käyttöä kaupungin sisältä. Ko. koneen leasingmaksu on 17,43 /kk. Tilalle hankitaan kuntahankintojen sopimuksen mukaisesti Konica Minoltan C224e kopiokone aluskaapilla ja nitovalla viimeistelijällä. Leasinghinta 43,2 /kk, jolloin lisäkustannus Saukkolan kirjastolle on 25,77 /kk. Kopiohinnat Kirjastojen kopiohinnat yhtenäistetään Lohjan kaupungin yleisien asiakirjojen lunastusmaksujen kanssa, jolloin hinnoittelumalli kirjastoilla selkiytyy merkittävästi, eikä tule ristiriitatilanteita, jolloin asiakas joutuu miettimään kannattaako hänen olla kirjaston asiakas vai asiakaspalvelupisteen asiakas kopioidessaan. Hinnassa ei oteta kantaa kopion kokoon eikä palvelukopio/itsepalvelukopioon. Kopiohintaan on laskettu mukaan palvelun osuus. Tulonmenetys vuositasolla kirjastoille laskettaessa aiemmilla ehdoilla (90 % mustavalkoisia) on 1677 (keskihinta kopiolle 0,245 ) Kustannusten jakaminen Kopioista tulevat suorat kustannukset ovat kopiokoneen leasingmaksut sekä huoltosopimuksen määrittämä kopion yksikköhinta. Kopiokoneisiin voidaan laatia tilit asiakaspalvelun ja kirjaston käyttöön, jolloin em. kulut voidaan jakaa suoraan käytön mukaisesti. Tämä edellyttää kirjautumista koneelle aina kopiota otettaessa ja hidastaa hieman käyttöä. Tällöin kopioita myytäessä olisi asiakaspalvelun ja kirjaston myynnit eriytettävä, joka vaatii lisätyötä kassan käyttäjältä.

3 Suoraviivaisempi tapa olisi määrittää jakoprosentti kustannuksille esim. 30% asiakaspalvelukeskukselle ja 70% kirjastolle ja kirjata kaikki tulot kirjastolle. Tulevaisuus Kopiohintoja on tarkistettu viimeksi Kopiohinnan määrittelyn pohjalla on käytetty Lohjan kaupungin keskusmonistamossa tehdyn kopion kokonaishintaa. Hintaan vaikuttaa mm. kopiokoneiden hankinta- ja huoltokustannukset, henkilöstömenot, kopiomäärä vuodessa jne. Viimeisten vuosien aikana koneiden huoltosopimuksissa on värikopioiden hinta kaupungille pienentynyt merkitsevästi. Toisaalta kopiomäärän laskiessa on mustavalkokopion yksikköhinnassa korotustarvetta kiinteiden kustannusten jakaantuessa pienempään kopiomäärään. Näistä syistä johtuen kopiohinta olisi tarkistettava. Uudessa hinnoittelussa eriytetään A4 ja A3 kokoiset kopiot sekä mustavalkoisen, että värillisenä. Lisäksi hinnastossa puhutaan kopiopinnasta, jolloin kaksipuoleinen kopion hinta tulee kaksinkertaisena. Sisäisen kopiohinnan laskenta Kopiohinnan määrittelyn pohjana käytetään kaupungin sisäisesti perittäviä kopiohintoja. Sisäiset kopiohinnat kaupungin keskusmonistamossa ovat seuraavat: Mustavalkokopio 0,06 Värikopio 0,15e Hinnat on tarkistettu edellisen kerran?????? Hinnassa ei ole huomioitu itsepalveluhintaa. Kokonaistaloudellisesti kopioinnin keskittäminen keskusmonistamoon ja isoille kopiokoneille on suositeltavaa. Nykyinen hinnoittelu ei kannusta kopiointityön tekemistä keskitetysti. Uudessa hinnoittelumallissa keskusmonistamossa itsepalveluna tehtävät kopiointityöt tehdään omakustannehintaan ja palvelukopioon otetaan huomioon toiminnan kaikki muut kulut. Menetelmä palvelee parhaiten Monkolassa ja sivistystalossa työskenteleviä, jotka pääsevät helposti itse tekemään kopiointityön. Tämä toisaalta vapauttaa monistamon työntekijöiden työaikaa muihin tehtäviin. A4 ja A3 kopion ainut muuttuva kustannus on paperin hinta, joka on A4 paperilla 0,4snt/kpl ja A3 paperilla 0,8snt. Näistä on laskettu keskiarvohinta paperille, joka on monistamon kulutuksen mukaisesti 0,51 snt/kpl. Keskihintaa käytetään ettei hinnoittelumalli tule liian monimutkaiseksi. Itsepalvelukopion hinta sisältää 1. Koneen lesing-maksun 2. Koneiden huoltosopimuksen 3. Paperin hinta Näistä huoltopimuksen ja paperin kustannukset ovat kiinteät ja leasing maksun suuruus per kopio riippuu kopiomääristä Palvelukopion hinta sisältää 1. Koneen lesing-maksun 2. Koneiden huoltosopimuksen 3. Paperin hinta 4. Monistamon muut kulut vähennettynä itsepalvelukopioiden tuloilla

4 Näistä huoltopimuksen ja paperin kustannukset ovat kiinteät ja leasing sekä muut kulut per kopio ovat riippuvaisia kopiomääristä. Lähtötietoina on arvioitu seuraavat: 1. Kopiomäärä vuodessa kpl 2. Mustavalkoisten tulosteiden osuus 75% 3. Palvelukopioiden osuus 70% Hinnat on tarkistettava vastaamaan todellista vuoden päästä. Teknisesti itsepalvelukopio erotetaan palvelukopiosta koneen tilitiedoilla. Asiakkailla tiedossa olevat tilinumerot ovat itsepalveluhintaisia. Monistamonhoitajan tehdessä kopiointitöitä käytetään palvelukopiohintaisia tilejä. Laskutettaessa nämä hinnat yhdistetään ja muodostetaan yksi lasku. Monistamossa järjestetään koulutus laitteiden käyttöön. Kopioiden hinnat snt/kopio Mustavalkoinen (vanha hinta) Värillinen (vanha hinta) Itsepalvelu 1,7 (6,0) 4,4 (15,0) Palvelukopio 11,3 (6,0) 14,0 (15,0) Hinnoittelumalli ohjaa itsepalvelukopioiden ottamiseen ja toisaalta kopioiden ottamista palveluna pyritään vähentämään. Värillisen kopion hinta on myös päivitetty vastaamaan todellisia kustannuksia. Esimerkkejä hinnoittelumallin käytännön vaikutuksista: Esim 1 Koulu haluaa jakaa 52 sivuisen A4-kokoisen mustavalkoisen vihon 500 oppilaalleen. Nykyisellä hinnoittelulla kopiointityön hinnaksi on tullut 390 (52 sivuisessa vihossa on 13kpl A3 kopiota) Uudella hinnoittelulla koulu tulee itse tekemään kopiointityön. Työn hinnaksi tulee 110,5 Esim 2 Kaupunginvaltuusto ei halua käyttää Ipadia vaan ottaa esityslistan liitteineen paperilla listalla on 116 sivua ja liitteitä sekä erikseen jaettavia asiakirjoja 397 sivua. Jakelu listalle on 54kpl. Kokonaan mustavalkoisena tulostettuna työn hinta nykyisellä hinnoittelulla on Uudella hinnoittelumallilla sama työ palvelukopioina on 3 130,3. Tällä hinnalla saa jo 8 valtuutettua uuden ipadin kannustaa siirtymään uusiin työvälineisiin Ulkoisen kopiohinnan laskenta Ulkoisen kopiohinnan määrittelyssä lähtötietona ovat sisäisen palvelukopion todelliset kustannukset, joita pienempi kopiohinta ei voi olla. Näin katsottuna mv A4 hinnan tulee olla vähintään 11,3snt alv 0% eli 14snt alv 24% ja värillisen A4 kopiopinnan hinta 14,0snt alv 0% eli 18snt alv 24%. Kaupungin kuntalaisille tuottamien toimintojen ei tule tuottaa voittoa, mutta toisaalta kopioiden myyminen ei ole kunnan ydintoimintaa eikä kunnan tule kilpailla kopiohintojen kanssa ulkopuolisten yritysten kanssa. 50 A4 sivun kopion kopiointikustannukset yrityksissä (hinnat alv 24%) Yritys mv kopiotyö hinta/kpl värikopiotyö hinta/kpl Lohjan kopio 6,5 13snt 10,0 20snt KL kopio 7,5 15snt 36 72snt Killin kopio 7,5 15snt 40 80snt Oasis media 10,0 20snt 47,5 95snt

5 A4 ja A3 kokoisten kopioiden hintavaikutus on ainoastaan paperikustannus, hinnastossa nämä kuitenkin on hyvä erottaa erillisiksi korottamalla A3 tulosteen hintaa 20% Hintatiedustelusta selviää, että yritykset arvottavat värikopion hinnan hyvin erilaisesti. Jottei kilpailua yritysten kanssa tule tulee värikopion hinta määritellä hinnaston yläpäähän. Tarkastelluista yrityksistä edullisin Lohjan kopio sijaitsee Lohjalla, kallein Oasis media Vihdissä. Omiin reunaehtoihin ja lähiyritysten hinnastoihin verraten kopiohinnoiksi tulevat seuraavat:

6 Mustavalkokopio A4 0,20 alv 24%/kopiopinta A3 0,24 alv 24%/kopiopinta Värikopio A4 0,60 alv 24%/kopiopinta A3 0,72 alv 24%/kopiopinta