TIEDON TARPEET, PÄÄTÖKSENTEKO JA TOIMINNANOHJAUS - JOHTAMISEN HAASTEITA TULEVAISUUDESSA

Transkriptio

1 TIEDON TARPEET, PÄÄTÖKSENTEKO JA TOIMINNANOHJAUS - JOHTAMISEN HAASTEITA TULEVAISUUDESSA TtM Elina Kontio TtM Heljä Lundgrén-Laine Professori Sanna Salanterä Tiedolla johtamista näyttöä ja arviointia osastonjohtajan työhön, Terveydenhuollon osastonjohtajat ry:n valtakunnalliset opintopäivät

2 ESITYKSEMME SISÄLTÖ Päätöksenteko Tiedon tarpeet Toiminnanohjaus Tulevaisuuden haasteet

3 PÄÄTÖKSENTEKO Mistä tieto päätöksenteon tueksi tulee? Kenen kuuluu tehdä päätökset? Päätöksentekoon liittyvät: Nopeasti muuttuvat tilanteet, vaillinaisen tiedon varassa tehdyt päätökset Monimuotoiset ongelmat Rajalliset resurssit Oma eritystieto Prosessien päällekkäisyys ja subjektiivinen tulkinta

4 Osastonhoitaja ja päätöksenteko Millä tavoin päätöksiä tehdään: Itsenäisesti, käskystä, yhdessä, jakamalla vastuuta tahtovaikuttaja esimerkkivaikuttaja toimeenpanija tukija kehittäjä ymmärtäjä

5 Ihmisten johtamiseen liittyvä päätöksenteko Itsetuntemus, itsensä johtaminen, omat vahvuusalueet, ja resurssit tietoisuus myönteisyys vastuullisuus selkeys luovuus

6 Päätöksenteon kaksi ulottuvuutta Päätöksentekijän kognitiivinen toiminta Tilanteiden arviointi Ongelmanratkaisu Priorisointi Ajatteluprosessit Miksi? Päötöksenteko Päätöksentekijän näkyvä toiminta on tavoitteellista ja tietyssä toimintaympäristössä tapahtuvaa Mitä ja miten? Tuloksellisuus

7 Päätöksenteko Rationaalinen päätöksenteko Informaation prosessointiin perustuva päätöksenteko Intuitiivinen päätöksenteko Tiedon konstruointiin perustuva päätöksenteko (tietoista)

8 Rationaalinen päätöksentekoteoria 1) Analyyttinen ajatteluprosessi edeltää päätöksentekoa. 2) Päätös voidaan saavuttaa tilanteen analysoinnin kautta. 3) On olemassa teoreettisesti määriteltyjä ajattelumalleja, joita voidaan käyttää päätöksenteossa. 4) Kaikki tärkeä tieto voidaan ilmaista sanallisessa muodossa.

9 Informaation prosessoinnin teoria 1) Hankitaan tietoja ja vihjeitä ratkaistavissa olevasta ongelmasta. 2) Vertaillaan saatuja tietoja ja vihjeitä aikaisempaan tietoon samanlaisista ongelmista. 3) Tehdään olettamuksia mahdollisista ratkaisuvaihtoehdoista. 4) Tarkennetaan, varmistetaan ja tulkitaan olettamuksia. 5) Hyväksytään tai hylätään olettamuksia. 6) Tehdään päätös. 7) Suunnitellaan toiminnat päätöksen toteuttamiseksi ja toteutetaan päätös.

10 Intuitiivinen päätöksentekoteoria 1) Päätös perustuu kokonaistilanteeseen, ei tilanteen yksittäisiä osiin. 2) Päätös tapahtuu nopeasti ja se johtaa suoraan toimintaan. 3) Päätöksentekoon liittyy erilaisia vaiheita, joita päätöksentekijä ei välttämättä pysty sanallisesti kuvaamaan.

11 Analyyttis-intuitiivinen päätöksentekoteoria, kognitiivisen jatkumon teoria 1) Inhimillinen päätöksentekokyky on rajallista, samoin tiedon saatavuus ja hallittavuus. 2) Ihmiseen liittyvien ongelmien ratkaisemiseen liittyy aina epävarmuutta. 3) Päätöksentekotilanteet ovat hyvin erilaisia ja harvoin täysin selkeitä. 4) Ongelman luonne ja ongelmaympäristö ovat yhteydessä päätöksenteossa käytettävään ajatteluprosessiin.

12 Kognitiivisen jatkumon teoria (Hammond) Kognitiiviset ajatteluprosessit vaihtelevat täysin analyyttisestä täysin intuitiiviseen Malleja käytetään joustavasti riippuen mm. käytettävissä olevan tiedon jäsentyneisyydestä, tilanteen kompleksisuudesta ja käytettävissä olevasta ajasta Mitä enemmän käytetään analyyttista ajatteluprosessia, sitä täsmällisempi, harkitumpi ja ristiriidattomampi päätös saadaan aikaan Mitä enemmän käytetään intuitiivista ajatteluprosessia, sitä todennäköisemmin päätös on epätäsmällinen ja siihen liittyy ja ristiriitaisuutta

13 Hoitotyön päätöksenteon teoria Lauri, Salanterä, 2002 Jäsentymätön Tietorakenne Jäsentynyt Tavoitteellinen Pysyvä määrittely Analyyttinen päätöksenteko Tiedon hankinta Tiedon käsittely Ongelman Suunnittelu Ongelmatilanne Analyyttisintuitiivinen Intuitiivisanalyyttinen Hoitotyön toiminta Intuitiivinen Akuutti toteutus Vaihteleva Toiminnan

14 Tuloksellisuus Potilaslähtöisyys, potilaan hyvä Turvallisuus, luotettavuus, jatkuvuus, laatu Henkilöstön kehittäminen, hyvinvointi ja työn ilo Tuloksenteko (kunnianhimo, haasteellisuus, kustannustehokkuus, kasvu, menestys, töiden loppuunsaattaminen) Yhteiskunnallinen vastuullisuus (ympäristövastuu, sosiaalinen vastuu, taloudellinen vastuu, osallistuminen hyvinvoinnin tuottamiseen) Uudistuminen ja kehittyminen

15 Balanced Scorecard

16

17 TIEDON TARPEET Mitä ovat hoitotyön käytännön johtamisen tiedon tarpeet? Tarvitaanko hoitotyön johtamisen tietoa päätöksenteon tueksi? Käytetäänkö hoitotyön johtamisen tietoa? Tiedon tarpeet koostuvat: Yksilöllistä ja yhteisöllisestä tiedoista Osaamisesta ja taidoista Hiljaisesta tiedosta Tärkein resurssi! Vai onko?

18 Tieto TAUSTAA Data - Tieto - Informaatio - Tietämys/Tosiasia Henkilökohtaisuus ja tulkinnallisuus Tieto terveydenhuollossa on sijoittunut useinmiten ihmisiin ja yhteisöihin Hiljainen tieto Ongelmia? Tiedon kääntäminen sanalliseen muotoon Tiedon sidonnaisuus vuorovaikutukseen Mestari-oppipoika Valta ja valtasuhteet eivät ole selvät terveydenhuollossa vaikuttaa tiedon kulkuun, hyödyntämiseen jne.

19 HOITOTYÖN JOHTAMISEN YDINTEHTÄVÄT Osastonhoitajan päätehtävä: on henkilöstön työn johtaminen ja suunnittelu sekä omaa yksikköä koskeva päätöksenteko ja päätöksenteon valmistelu (KVTES ) Hoitotyön johtamisen ydintehtävä on luoda edellytykset hoitotyölle siten, että hoitotyö on vaikuttavaa, laadukasta ja tuloksellista. (STM 2009)

20 HOITOTYÖN JOHTAMISEN YDINTEHTÄVÄT Osallistuu toimialueensa kokonaisstrategian laatimiseen ja oman yksikkönsä toiminnan ohjaamiseen Vastaa toiminnasta, taloudesta ja henkilöstöhallinnosta sekä kehittämisestä Huolehtii, että hoitotyössä on aineelliset ja aineettomat voimavarat perustehtävän toteuttamiseksi STM Johtamisella vaikuttavuutta ja vetovoimaa hoitotyöhön.

21 Hoitohenkilöstö työaikajärjestelyt, palkkaus, työtehtävien sisältö ja jakautuminen, ihmissuhdeongelmien selvittely... osaaminen, koulutus, urakehitys NP:ien ja hyvien käytäntöjen kehittäminen Moniammatillinen tiimi yhteensovittaminen: asiat-henkilöt Toiminnan kehittäminen Asiakkaat/potilaat asiakastyytyväisyys, turvallisuus Organisatorinen Henkilöstön rekrytointi ja saatavuus Vaikuttavuuden, laadun ja tuloksellisuuden seuranta Maine, imago, vetovoimaisuus Hallinnolliset vaateet: seuranta, raportointi

22 TIEDON TARPEET LIITTYVÄT SIIS... Johtamiseen: ihmisten & asioiden Perustehtävän tuntemiseen Tutkimuksen tuntemiseen Käytännön kokemukseen Toimintaympäristön tuntemiseen Tietojärjestelmien hyödyntämiseen?

23 tieto potilaan eristämistarpeesta tieto eristämismuodosta mekaanisen ventilaation tarve tehohoidon kriteerit Tehohoitoprosessi tieto sisäänkirjatuista potilaista tieto eristyshoidon lopetuksesta tieto erityishoidoista 3.5 km/2.7 km tieto merkitsevästä muutoksesta pt:n terveydentilassa tieto potilaiden lukumäärä os:lla tieto potilaan kuolemasta tieto suunnitelluista erityistoimenpiteistä tieto sovituista leikkaus- ja toimenpideajoista Ka > 9 (Asteikko 0-10) Kriittisiä tiedontarpeita AD HOC -päätöksenteolle, ESITYS: HTTS KUOPIO

24 TIEDON TARPEET Mitä ovat hoitotyön käytännön johtamisen tiedon tarpeet? Tarvitaanko hoitotyön johtamisen tietoa päätöksenteon tueksi? Käytetäänkö hoitotyön johtamisen tietoa? Tiedon tarpeet koostuvat: Yksilöllistä ja yhteisöllisestä tiedoista Osaamisesta ja taidoista Hiljaisesta tiedosta Tärkein resurssi! Vai onko?

25 KYLLÄ TARVITAAN!

26 Hoitotyön toiminnan vaikuttavuus ja asiakaslähtöisyys Hoitohenkilöstön voimavarat, hyvinvointi Hoitohenkilöstön osaaminen, resurssit, toiminta Hoitotyön kehittäminen ja kehittyminen Hoitotyön toiminnan seuranta, tulevaisuuden suunnan näyttäminen SUORITUS OSAAMINEN - TIETO

27 TIEDON TARPEET Mitä ovat hoitotyön käytännön johtamisen tiedon tarpeet? Tarvitaanko hoitotyön johtamisen tietoa päätöksenteon tueksi? Käytetäänkö hoitotyön johtamisen tietoa? Tiedon tarpeet koostuvat: Yksilöllistä ja yhteisöllisestä tiedoista Osaamisesta ja taidoista Hiljaisesta tiedosta Tärkein resurssi! Vai onko?

28 Tiedolla on merkitystä vain jos sitä käytetään ja joka tasolla! Toimiva tietotuotanto - sisäinen ja ulkoinen - kirjaamisen laatu ja reaaliaikaisuus Luotettavat tiedot Tietojen tuoreus ja oikea-aikaisuus Käytettävyys, saatavuus, joustavuus ja kattavuus Vaikuttavuus ja tehokkuus Avoimuus ja läpinäkyvyys Everything that can be counted does not necessarily count; everything that counts cannot necessarily be counted. Albert Einstein Taloudelliset reaaliteetit vaiko oikeat reaaliteetit Älykkäät tietopalvelut myös terveydenhuoltoon

29 TOIMINNANOHJAUS Mitä on toiminnanohjaus? Kenen toimintaa ohjataan ja kuka ohjaa? Toiminnanohjaus on: Organisaation tietojärjestelmä, joka integroi eri toimintoja esimerkiksi tuotantoa, jakelua, varastonhallintaa, laskutusta, kirjanpitoa, henkilöstöresursseja, projektien hallintaa ja asiakasinformaatiota (Boykin 2001; Chen 2001). Työkalu, jota hyödyntämällä organisaatiolla on mahdollisuus sekä vähentää kustannuksia että toimia tehokkaammin, koska tietoa saadaan kaikista organisaation prosesseista (Zheng, Yen ym. 2000).

30 TAUSTAA Sairaalat ovat toimineet funktionaalisesti, mutta ovat tulevaisuudessa siirtymässä prosessinomaiseen organisointiin. Vsshp

31 31 TAUSTAA HIS ICT kehitys Kustannuskehitys Reaaliaikainen toiminnanohjaus

32 32 PROSESSIORGANISAATIO Asiat ryhmitellään niiden prosessien ympärille, jotka tuottavat potilaille arvoa. Painopiste on kokonaisuuden sujumisessa, ei yksittäisen operaation tehokkaassa tai teknisesti etevimmässä suoritustavassa. (Lillrank & Parvinen 2004, Parvinen ym. 2005) Onnistumisen mittareina toimivat: asiakastyytyväisyys, joustavuus ja läpimenoajat. Prosessit voivat edetä: sekventiaalisesti, jolloin tehdään yksi asia kerrallaan, tai rinnakkaisesti, jolloin asia etenee kahta tai useampaa reittiä yhtä aikaa. (Lillrank ym. 2004)

33 33 JATKUU Prosessiorganisaatiossa on ydinprosesseja ja tukiprosesseja. Ydinprosessi tuottaa organisaation ensisijaisen arvon ja tukiprosessi tuottaa ydinprosessin käyttöön erilaisia osasuoritteita. Esimerkiksi terveydenhuollossa ydinprosessin muodostaa potilaan hoitoprosessi ja tukiprosesseja ovat kiinteistö- ja ruokahuolto. (Lillrank ym. 2004)

34 34 TOIMINTAMALLIA TUETAAN Tilojen sijoittelulla Resurssien ohjauksella Toiminnantukijärjestelmillä hoidon tuottamisen ohjaus ja johtamisen hallinta IT Henkilöstörakenteen uudistamisella Toiminnan uudenlaisella organisoinnilla Hoitolinjat Tulospalkkiojärjestelmä - kokonaistulos

35 35 PROSESSIORGANISAATION HYÖTYJÄ Palvelujen uusi tuottamistapa parantaa laatua, terveyshyötyjä, toiminnallisuutta ja kustannustehokkuutta Potilaslähtöiset palvelut saavutetaan siirtymällä toimintojen johtamisesta hoidon tuottamisen johtamiseen, jota tietojärjestelmien parempi hyödyntäminen tukee Prosessijohdettu hoitolinjaorganisaatio parantaa hoidon laatua, lyhentää tutkimusten ja hoitojen sisäisiä viiveitä, hallitsee toiminnan pullonkauloja, tehostaa resurssien joustavaa käyttöä ja työkuormituksen hallintaa Hyvät tilaratkaisut ja kehittynyt toimitusketjulogistiikka nopeuttavat läpimenoaikoja ja parantavat kustannustehokkuutta Päivystys ohjaavana toimintana vähentää viiveitä ja tehostaa resurssien käyttöä Potilaan osallistuminen yhä enemmän hoitoonsa parantaa laatua, tuloksia, vaikuttavuutta ja kustannustehokkuutta

36 36 TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ PÄÄTÖKSENTEON TUKENA Hoitoketjun johtamista tukeva tietojärjestelmä tuottaa tietoa hoitolinjan omistajalle päätöksenteon tueksi Organisaatio ja johtaminen Asiakastarve Hoitolinjan omistaja Hoitolinjan omistaja Hoitolinjan omistaja Asiakastarve Asiakastarve Prosessi 1 Prosessi 2 Prosessi n Hoitolinja 1 Oikein resursoitu hoitolinja (ml osaaminen) Hoitolinja 2 Hoitolinja n Asiakkaalle tuotettava mitattava lisäarvo Vsshp

37 37 TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ Organisaation tietojärjestelmä, joka integroi eri toimintoja esimerkiksi tuotantoa, jakelua, varastonhallintaa, laskutusta, kirjanpitoa, henkilöstöresursseja, projektien hallintaa ja asiakasinformaatiota (Boykin 2001; Chen 2001). Työkalu, jota hyödyntämällä organisaatiolla on mahdollisuus sekä: vähentää kustannuksia että toimia tehokkaammin, koska tietoa saadaan kaikista organisaation prosesseista (Zheng, Yen ym. 2000). Toiminnanohjausjärjestelmien on todettu myös tukevan päätöksentekoa (Zheng, Yen ym. 2000; Mabert, Soni ym. 2001; Harper 2002; Bose 2003; van Merode, Groothuis ym. 2004)

38 TULEVAISUUDEN HAASTEET Päätöksenteon haasteet tulevaisuudessa Tulevaisuuden haasteet tiedon tarpeiden osalta? Tulevaisuuden toiminnanohjaus Tulevaisuuden haasteet?

39 Mitä tulevaisuudessa pitäisi kehittää? Oman päätöksenteon tiedostamista Tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden arviointi-instrumentteja Hoitotyön sisältöjen kuvauksia Kirjaamista kuvaamaan paremmin hoitotyön toimintaa Tietojärjestelmiä ja toiminnanohjausta Halua tarttua asioihin ja puuttua epäkohtiin

40 LÄHTEET Moisalo Veli-Pekka (2010): Arjen johtaminen Käytännön esimiestyöt Vallimies-Patomäki Marjukka. Workshop esitys Terveyttä ja hyvinvointia näyttöön perustuvalla hoitotyöllä. STM JOHTAMISELLA VAIKUTTAVUUTTA JA VETOVOIMAA HOITOTYÖHÖN, Toimintaohjelma , Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 2009:18 KVTES JOHTAJANA SAIRAALASSA. Johtajan toimintakenttä julkisessa erikoissairaalassa keskijohtoon ja ylimpään johtoon kuuluvien lääkäri- ja hoitajataustaisten johtajien näkökulmasta. Juha V. Virtanen. Väitöskirja, TKK. Sarja A-2:2010. van Merode, G. G., Groothuis, S., ym. (2004). "Enterprise resource planning for hospitals." International Journal of Medical Informatics 2004(73): Harper, P. R. (2002). "A Framework for Operational Modelling of Hospital Resources." Health Care Management Science 2002(5): Bose, R. (2003). "Knowledge management-enabled health care management systems: capabilities, infrastructure, and decision-support." Expert Systems with Applications 24: Zheng, S., Yen, D. C., ym. (2000). "The new spectrum of the cross enterprise resources planning systems." Journal of Computer Information Systems 41(1): Mabert, V. A., Soni, A., ym. (2001). "Enterprise Resource Planning: Common Myths Versus Evolving Reality." Business Horizons 44(2001): Chen, I. J. (2001). "Planning for ERP systems: analysis and future trend." Business Process Management Journal 7(5): Boykin, R. F. (2001). "Enterprise resource-planning software: a solution to the return material authorization problem." Computers in Industry 45:

41 KIITOS MIELENKIINNOSTANNE! KYSYMYKSIÄ? Elina Kontio, Heljä Lundgrén-Laine, Sanna Salanterä,