Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto

Transkriptio

1 Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto Saimia Pasi Mantila Sofigate on tietohallinnon suunnittelutoimisto, joka elää ja uudistaa tietohallinnon arkea.

2 Asiantuntijana Pasi Mantila Historia Nyt Toiminut talousjohdon tehtävissä Johtanut itse ERP-hankkeita Rakentanut ylläpito- ja tukiorganisaatioita IT-palvelutalossa palveluita kehittämässä Tuntee käyttöönottavan organisaation vastuut ja tehtävät Johtaa Sofigaten ERP-johtamiskeskusta Käytettävissä kokemus kymmenistä ERPkäyttäjäorganisaatioista 2

3 Sofigate tietohallinnon suunnittelutoimisto TIETOHALLINNON PAINOPISTEET Tietohallinnon johtaminen demand supply Sovellusten hallinta Perustietotekniikan hallinta Tietohallintopalvelut Tietotekniikkapalvelut Tieto, TeliaSonera, Elisa, Hewlett-Packard, DNA, IBM, Siemens, Fujitsu Services, Logica, Accenture, Atea, 3 Step It, Digia, Aina, Enfo, Affecto, Canon, F-Secure, Itella Information, SAP, TDC, Capgemini, Aldata, Basware, Ixonos, Xerox, Microsoft, Oracle, Plenware, jne 3

4 Johdamme tietohallintoa kaikilla mittareilla. KASVU Ensimmäinen tietohallinnon suunnittelutoimisto ja Suomen suurin tietohallintopalveluita tarjoava yritys. Nopeimmin kasvavia ICT-alan yrityksiä; yritys on itsenäinen ja kannattava. OSAAMINEN Osaamisen perustana on tietohallinnon aitojen osaajien johtamistaito. 90% työntekijöistä on toiminut esimiehenä, 40% johtajana, 20% ylimmässä johdossa. ASIAKKAAT Neljännes TOP50 yrityksistä Suomessa käyttää Sofigaten tietohallintopalveluita. Toimimme asiakkaidemme edustajina vastuutehtävissä tai olemme asiakkaamme täyden palvelun tietohallinto.

5 Esityksen sisältö 1. Ennen hanketta 2. Hankkeen aikana 3. Hankkeen jälkeen Käyttöönotto Käynnistys Idea Suunnittelu 5

6 Mistä keskustelemme tänään? > Käyttöönottavan organisaation rooli ja vastuut toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa > Sofigaten käytännön kokemuksia ERP-käyttöönotoista Sudenkuopat Selviytymistarinat > Järjestelmähanke vai toiminnan muutos? 6

7 1. Ennen hanketta 2. Hankkeen aikana 3. Hankkeen jälkeen > Miksi suunnitteluun tulisi panostaa? > Hankkeen tavoitteet > Käyttöönottavan organisaation roolit ja vastuut > Osaamistarpeet ja niiden kehittäminen > Kumppanin valinta > Case Käynnistys Käyttöönotto Idea Suunnittelu 7

8 Miksi suunnitteluun tulisi panostaa? 5 x 5 x Suunnittelu Testaus Tuotanto 8

9 Tavoitteet > Miksi lähdemme hankkeeseen? > Milloin olemme onnistuneet? Miten mittaamme onnistumisen? > Sitoudummeko yhteiseen tavoitteeseen? 9

10 Tyypillisiä tavoitteita ja mittareita Tavoite Mittari Tehokkuuden parantaminen Prosessin läpimenoaika Tilinpäätöksen valmistuminen - 5 vrk Toimituskyvyn ja laadun parantaminen Toimitukset perille 25 % varmemmin Myynnin virheiden korjausmäärä Hävikki -15 % Käyttäjäystävällisyyden parantaminen Työ-/ asiakastyytyväisyys Organisaatiomuutoksen tukeminen Liiketoimintayksiköissä käytössä yhtenäiset toimintatavat 10

11 Yli 70% ERP-hankkeen resurssi- ja osaamistarpeesta kohdistuu asiakkaan vastuulla oleviin tehtäviin 26% 74% Projektin ohjaaminen Prosessirajaus Käytännön prosessien määrittäminen Liittymät kolmansiin osapuoliin Muutokset liitännäisjärjestelmiin Loppukäyttäjäkoulutukset Käyttöönoton jälkeinen lähituki Prosessikoulutukset Datan tuominen vanhoista järjestelmistä Tarvittavat datan harmonisoinnit & siivoukset Raporttien määrittely Testaukset ja testaussuunnitelmien tekeminen Muutosjohtaminen ja jalkauttaminen Koulutusmateriaalien luominen Dokumentoinnin ohjaaminen Source: Study by SAP AG in 2004 Based on ASAP Implementations

12 ERP-toimittajan näkemys käyttöönottopalveluista Yhdessä suunniteltavia työvaiheita järjestelmän käyttöönotossa ovat mm.: kartoitus- ja määrittely mahdolliset konversiot yhteydet kolmansiin osapuoliin (pankit, toimittajat, jne.) tekniikan toimivuuden varmistaminen ohjelmistojen asennus ohjelmistojen testaus ohjelmiston käyttökoulutus jatkokoulutuksen suunnittelu ja aikataulutus

13 Roolit ja vastuut Projekti hoitaa ei riitä! > Ymmärrä mitä vastuita jaettavana > Määrittele vastuut selkeästi Liiketoiminta / IT Projekti / linjaorganisaatio Sovellustoimittaja / käyttäjäorganisaatio > Jos haluat jonkun osallistuvan nimeä projektiorganisaatioon > Vaikka henkilöitä olisi vähän, tietyt projektiroolit tiedostettava ja jaettava > Tiimiytä projektiorganisaatio 13

14 Rooleja voi yhdistää, mutta ne on oltava > Projektipäällikkö > Testauskoordinaattori > Koulutusvastaava > Viestintävastaava > Prosessien jalkauttaja = Process implementation > Liittymävastaava > Pääkäyttäjä > Käyttöoikeusvastaava > Infravastaava/tekninen projektipäällikkö 14

15 Osaamistarpeet ja niiden kehittäminen Idea > Resursoi hanke osaamistarvelähtöisesti, mieti tarvetta tuotannon aikana > Valitse huolella kenelle haluat kerryttää osaamista, ja suunnittele kehityspolku > ERP-hanke on erinomainen mahdollisuus kasvaa ja kehittyä! Suunnittelu Käynnistys Käyttöönotto Varastotyöntekijä Määrittelytiimin jäsen Käyttöönottopäällikkö - varasto Logistiikan prosessien kehittäjä 15

16 Muista realismi resurssoinnissa!!! Projektityötä ei tehdä OTO:na > Onko taloudellisesti järkevää tehdä perustyötä heikosti? > Osaaminen, jota ei hankkeen jälkeen tarvita kannattaa ostaa ulkopuolelta > Nyrkkisääntönä 2:1 Oma työntekijä:konsultti 16

17 Kumppanin valinta > Asiakaslähtöinen sopimus ja selkeät vastuut luovat pohjan menestykselle > Osaamiset on tarkistettava henkilötasolla. Suhtaudu yksittäisen osaajan valintaan kuin oman työntekijän valintaan. 17

18 Kumppanin ohjaus > Varo piilotehtäviä, joista ei puhuta tarjouksessa > Tarkasta konsulttien osaaminen itse > Sido ko. konsultit > Varmista konsulttien välinen kommunikointikyky > Tutustu projektipäällikköön > Sitouta kumppanin johto > Avaa metodologiat käytännön tasolle 18

19 Case 1: Kriisistä uuteen nousuun... Tausta: > Kansainvälinen perheyritys > Logistiikka merkittävässä roolissa > Takana yksi epäonnistunut ERP-hanke 19

20 Kriisin synnyttivät puutteet alkuvalmisteluissa > Ei projektiorganisaatiota tyranni johdossa > Liiketoiminta ei mukana ohjauksessa > Toimittajan ja asiakkaan vastuumatriisi puutteellinen > Projektisuunnitelma heitetty kaappiin pölyttymään > Ei tuotosten eikä vaiheiden seurantaa > Prosessien omistajat hukassa > Testivaiheessa tehtiin koko ajan määrittelyä ja toteutusta > Toimittaja vei

21 Nousuun päästiin tekemällä projektin asetanta uudestaan: > Jäädytys > Tilanneselvitys > Hankejohdon vaihto > Uudelleen suunnittelu sitouttaen > Johdon sitoutus > Organisaation kokoaminen > Vastuutus 21

22 Case 2: Kriisistä uuteen nousuun... > Elintarvikealan yhtiö > ERP migraatioita takana > Suunta yhteen ympäristöön PITI olla selvä > Käynnistettiin kuitenkin kaksi erillistä ERP-projektia > Löyhä projektisalkkuhallinta sidoksena PROJEKTIT JÄMÄHTIVÄT SUUNNAN OLLESSA HUKASSA 22

23 Ennen hankkeen käynnistystä ToDo Business case / tavoitteet Projektisuunnitelma Ohjaus- ja projektiorganisaatio Kommunikointisuunnitelma Sopimukset n. 3 kpl Projektikäytäntöjen kuvaus 23

24 1. Ennen hanketta 2. Hankkeen aikana 3. Hankkeen jälkeen > Hankkeen ohjaus > Määrittely > Toteutus > Laadun varmistus > Muutokseen valmentaminen > H-hetki (Go Live) > Case Käyttöönotto Käynnistys Idea Suunnittelu 24

25 Rakennuttaja: White Star Lines Laivaliikenteen suuryritys ja markkinajohtaja Mikä on maailman tunnetuin hanke, joka päätyi täydelliseen Rakentaja: haaksirikkoon? Harland & Wolff Aikansa suurimpia laivanrakentajia

26 1. Hankesuunnittelu/ strategia 2. Rakennesuunnittelu 5. Business Case 3. Testaus 4. Prosessit

27 Hankkeen ohjaus Ohjausryhmä Toimitusjohtaja HankejohtajaProjektipäällikkö Projektityöryhmä > Käyttöönottavan organisaation on johdettava hanketta! > Toimittaja lupaa tehdä tarvittaessa lähes kaiken, mutta fokus kääntyy silloin toimittajalähtöiseksi 27

28 Järjestelmän määrittely Kerää tiimi 1 2 Luo määrittely Mieluummin vähän ja oikeita henkilöitä. Kahden pizzan sääntö Keskeisiä valintoja: As-Is vai To-Be? Järjestelmän prosessit vai räätälöinti? Huomioi end-to-end prosessit ja kaikki osapuolet Ei teknologiajargonia! 4 Sulje määrittely 3 Ymmärrä määrittely 28 Tiukka muutoksen hallinta menettely Vaadi prototyyppi Vaadi toimittajalta näyte Älä anna toimittajan rakentaa järjestelmää ennen kuin ymmärrät mitä olet saamassa Proof of Concept Prosessipeli

29 Toteutus > Kyseenalaista muutokset > Vaadi dokumentaatio heti > Vastaanota vain testattuna > Aloita prosessien jalkautus > Seuraa valmistumisastetta 29

30 Toteutuksessa huomioitavaa > Jahti kaikilla herkuilla heti VAI hyvä runko ensin? > Aloita Master Datan valmistelu heti > Aloita integraatioiden rakentaminen ajoissa > Varmista tiedonsiirto tukikumppanille 30

31 Muutokseen valmentaminen nopeuttaa muutosta > Käyttäjät tulevat aina perässä valmenna heidän lähtökohdistaan > Vain pala kakkua kerralla kertaa ennen Go Liveä > Epävarmuutta kunnes uusi työpäivä koittaa > Liiketoiminnan tulee ymmärtää, että viestikapula siirtyy kohta! 31

32 Toimintatapaan ja järjestelmään kouluttaminen maksaa itsensä takaisin > Aloita prosesseista > Näytä järjestelmäkokonaisuus ja riippuvuudet Kerro mihin toimenpide vaikuttaa > Pääkäyttäjä ei yleensä valmis kouluttamaan > Pienet ryhmät ja harjoittelua Vaiheista ja kertaa 32

33 Laadun varmistus > Kokonaisuuden testaaminen on käyttöönottajan vastuulla. > Vaadi infratoimittajalta palautussuunnitelmat > Arvioi tavoitteiden toteutumista ohjausryhmäraportoinnissa > Ei pelkästään tekninen testaus, vaan uuden toimintamallin testaus. > Käyttöönotto epäonnistuu yleensä toiminnan muutoksen kohdalla. 33

34 Testaamisesta tinkiminen on kallis uhkapeli > Testaa vähintään ne asiat, joiden haluat ehdottomasti toimivan! Priorisoi > Keskitä testaus > Testitapaukset prosessin tuntijoiden kanssa (to be-asenteella) > Oikealla Master Datalla > Tyypillinen vaiheistus Yksikkötestaus Integraatiotestaus Hyväksyntätestaus 34

35 Testaamisen ohjaamisesta > Raportoi testin tulokset > Varmista korjaus systemaattisesti ja testaa uudelleen! > Käytä testauksen ammattilaisia > Ota mukaan kaikki prosessin osapuolet 35

36 Go Live H-hetki ei ole T-hetki... > Go Liven aikaan ei lomailla. Piste. > Onko liiketoiminta valmis vastaanottamaan? Päätöspiste liiketoiminnalle > Suunnittele edeltävät päivät huolella (cut-over checklist) > Pidä Pizzataxin ja TJ:n numero saatavilla 36

37 Go Live H-hetki ei ole T-hetki... > Ajoita Go Live realistisesti liiketoiminta ja taloushallinto huomioiden > Tee suunnitelma B Roll back-plan > Kevennä kuormaa Laskuta etukäteen etc. > Varaudu tuen tarpeeseen 37

38 38 Case Käyttöönotto

39 Hankkeen aikana To Do Cut over-suunnitelma Roll back-suunnitelma Toimittaja- ja asiakastiedotus End-to-end-testaus Master Data-kuvaukset Arkkitehtuurikuvaus Sanomien kuvaus 39

40 1. Ennen hanketta 2. Hankkeen aikana 3. Hankkeen jälkeen Käyttöönotto Käynnistys Idea Suunnittelu 40

41 3 tärkeää tehtävää Hankkeen jälkeen 1. Käynnistä jatkokehitys ja ylläpito systemaattisesti 2. Varmista osaamisen pysyminen 3. Seuraa tavoitteiden saavuttamista Raportoi johdolle Anna palautetta projektilaisille 41

42 Kotiin vietäväksi... Käyttöönotto Käynnistys Idea Suunnittelu 42

43 ERP käyttöönotto kannattaa mutta... > Palapelissä on monta osaa, jolloin oma ajattelu ja johtamisvastuu korostuu. 74% ERP-käyttöönoton tehtävistä on käyttöönottavan organisaation puolella Tiedosta oma roolisi, vastuusi ja tehtäväsi > Toimittaja ei tee kaikkea, vaikka sellaisen kuvan antaisikin 43 > Jos oma osaamisesi ei riitä, niin apua löytyy: Kaikkea ei tarvitse oppia kantapään kautta Lähtisitkö valloittamaan etelänapamannerta ilman jäätikkökokemusta?

44 ERP käyttöönoton hyödyt > Hankkeen avulla voidaan ajaa sellaisia muutoksia läpi, jotka eivät muuten onnistuisi > Ainutlaatuinen mahdollisuus opetella projektityöskentelyä > Onnistuminen ruokkii onnistumisia. Käyttövoimaa seuraavaan muutoshankkeeseen 44

45 Lisätietoja Pasi Mantila / Senior Executive pasi.mantila@sofigate.com Sofigate on tietohallinnon suunnittelutoimisto, joka elää ja uudistaa tietohallinnon arkea