KILPAILUTUSPROSESSIN HALLINTA HANKKIJAN NÄKÖKULMASTA JUSSI OKSA, SEUTUKESKUS OY HÄME

Transkriptio

1 KILPAILUTUSPROSESSIN HALLINTA HANKKIJAN NÄKÖKULMASTA JUSSI OKSA, SEUTUKESKUS OY HÄME Hyvästä maksajasta osaavaksi ostajaksi! Kustannukset Palvelutaso Hankinta- ja

2 SEUTUKESKUS OY HÄME HÄMEENLINNAN SEUDULLA TOIMIVA JULKISOMISTEINEN OSAKEYHTIÖ Hankintatoimen palvelut Talous- ja palkkahallinnon palvelut ICT-palvelut SK HÄME TOIMII HANKINTOJEN OSALTA YHTEISHANKINTAYKSIKKÖNÄ ALUEELLAAN N. 80 HENKILÖÄ, JOISTA HANKINTATOIMESSA 4 HLÖÄ LV N. 5,7 M Hankinta- ja

3 1)YHTEISHANKINTAPALVELUT Yhteishankintayksikön PALVELUT - Yhteishankintatuoteryhmien (ns. seudulliset tuoteryhmät) hankintaprosessien ja sopimusten hallinnointi - Palvelua tarjotaan Hämeenlinnan seudulla ja sen lähialueella - Sisältäen ns. volyymituotteet, jotka ovat ajasta ja paikasta riippumattomia - Puhelinneuvonta yhteishankittaviin tuoteryhmiin liittyen - Lyhytaikainen puhelinneuvonta ja koulutus asiakkaiden omissa hankintaprosesseissa Hankinta- ja

4 Yhteishankintayksikön PALVELUT 2)KILPAILUTUSPALVELUT ASIAKKAIDEN OMISSA HANKINNOISSA, MUUT ASIANTUNTIJAPALVELUT - Hankintatoimen asiantuntijapalvelu 79 /h (alv 0 %) + matkakustannukset (hankintajohtaja) - Hankintatoimen asiantuntijapalvelu 59 /h (alv 0 %) + matkakustannukset (tuotepäällikkö) - Asiakkaan toimeksiannon mukaisesti - Minimilaskutus 30 minuuttia, laskutus 30 minuutin jaksoissa - Laskutus kerran kuukaudessa tai toimeksiannon jälkeen Hankinta- ja

5 ASIAKASRAJAPINNAT JA ASIOINTIKANAVAT 1. WIKI Ensisijainen asiakasinformaation kanava 2. INTERNET Ensisijainen toimittajainformaation kanava 3. MAIL 4. PUHELIN Korte Aapo Storgård Sikke Tuomola Johanna Oksa Jussi Hankinta- ja

6 KUMPPANIVALINTAAN TÄHTÄÄVÄ TOIMINTA ASIAKAS Tarve ja määrätieto Tuotteistus Kommentit PALVELU 1: HANKINTAPROSESSI, seudullisesti hankittavat tuoteryhmät Asiakkaan nimeämä (t) yhteyshenkilö (t) Tilaajat Tilaukset SOPIMUSAIKAINEN TOIMINTA Sopimuksen noudattaminen ja sopimuksen seuranta Toimituksen hyväksyntä Tiedotus asiakkaan päätöksentekojärjestelmään Taloushallinnon prosessit Laadunvalvonta Reklamaatiot HANKINTA- JA KILPAILUTTAMISYKSIKKÖ Hankintapaikoista ja -ehdoista tiedottaminen Tuotteistus Tarjouspyyntö Ilmoitus hankinnasta Tarjousten käsittely Hankintapäätös Sopimus Seuranta ja raportointi Tiedottaminen TOIMITTAJAT Tarve ja määrätieto Tilauksen vastaanotto Toimitus Tuotteistus Kommentit Tarjous Kaikki tarjouksen jättäneet Laskutus Raportointi Valittu sopimuskumppani Hankinta- ja

7 TARJOUSKILPAILUN ETENEMINEN PÄÄPIIRTEISSÄÄN KUVAUS: Tarjouskilpailuprosessi.doc Hankinta- ja

8 50 % Vuotuisista toimintakuluista Hankinnoista aiheutuvien prosessien kustannukset % vuotuisista hankintakustannuksista YHTEENSÄ % TUNNE OMA ASEMA MARKKINOILLA pyri vahvistamaan sitä Aineet, tarvikkeet ja tavarat; 23,2 M ; 10 % HANKINNAT KUNNAT YHTEENSÄ 233 M Muiden palvelujen ostot; 64,1 M ; 28 % Asiakaspalvelujen ostot; 145,7 M ; 62 % USEIN HANKINTOJEN OSUUS LIIKEVAIHDOSTA ON YLI 50% MYÖS PALVELUYRITYKSISSÄ TEOLLISUUDESSA YLI 70% VÄHITTÄISKAUPASSA JA MYYNTIYHTIÖISSÄ JOPA 80-90% Hankinta- ja

9 HANKINTAVOLYYMIT 2007 MARKKINOILTA HANKINNAT KUNNAT YHTEENSÄ 117 M Aineet, tarvikkeet ja tavarat; 23,2 M ; 20 % Asiakaspalvelujen ostot; 29,2 M ; 25 % Muiden palvelujen ostot; 64,1 M ; 55 % Hankinta- ja

10 KUMPPANUUSSUHTEEN SYVYYS Suhteen luonne Sopimuksen jänne ja kohde Asiakas- /toimittajarooli Prosessien integrointi Informaation jakaminen Osapuolten investoinnit suhteeseen TASO 1 TASO 2 TASO 3 TASO 4 Strateginen Satunnainen toimittaja Toimittaja Yhteistyökumppani Yhteistyökumppani Tapahtumapohjainen suhde Lyhytjänteiset kertasopimukset: suoritteet Tilauspiste Vähäinen; rajapinta määritetty Vähäinen Tavoitteiden yhteinen Ei, osaoptimointi linjaus Keskinäinen luottamus ja riskinotto Sopimuksellinen suhde Raamisopimukset; osaratkaisut Kilpailuttaminen pidemmällä aikajänteellä Joillakin alueilla prosessit kytketty Jonkin verran Yhteistyösuhde Pitkäjänteiset sopimukset; kokonaisratkaisut Vähemmän suoraa kilpailuttamista; yhteistyö Keskeisillä alueilla prosessit kytketty Keskeisen informaation jakaminen Syvällinen ja aito kumppanuussuhde Ei Vähäiset kohtalaiset / kasvava Merkittävät Ei, osaoptimointi Vähäinen Kohtalainen Melko suuri Tavoitteet osittain linjattu / kasvava Pitkäjänteiset sopimukset; yhteinen liiketoiminta Pitkäjänteinen ja aito win/win -yhteistyö Prosessit nivottu yhteen ja uudistettu Yhteinen, jaettu avaintieto, oppiminen Kokonaisoptimointi ja hyödyn jakaminen Suuri, 'avoimet kirjat', riskin jako Toimittajien määrä Paljon toimittajia Useita toimittajia Muutamia toimittajia Harvoja toimittajia Ostot 5%, pieniä ostoja 15%, isompia eriä 30%, kokonaisuuksia 50%, osaamista ja jatkuvaa parantamista Hankinta- ja

11 SUUNNITELMA - HANKINTATOIMEN PRINSIIPIT 1. USKOTTAVUUS KATSE SOPIMUSAIKAISEEN TOIMINTAAN Hankintatoimi on vain ja ainoastaan uskottavuuslaji, jossa kentän arvostus takaa hyvät onnistumisen edellytykset. Hankintoja ei hoideta vain neljän seinän sisältä tietoja pimittämällä tai yrittämällä miellyttää kaikkia. Uskottavuuden saavuttaminen vaatii uskomattoman määrän sisäistä ja ulkoista markkinointityötä, mutta sen menettäminen tapahtuu kertarysäyksellä. Tiedä mitä ostat ja sitoudu siihen. Sitoutumisessa on kysymys myös juridisista asioista (vrt. sopimusoikeus). Muista, että uusi kierros on aina edessä. Hankinta- ja

12 HANKINTATOIMEN PRINSIIPIT 2. VOLYYMIN JOHTAMINEN JA PITKÄT SOPIMUSAJAT Tarkoituksenmukainen tilanteeseen sopiva keskittäminen takaa hyvät hankintaehdot, mutta ennen kaikkea laadukkaan palvelun silloin, kun on saavutettu merkittävän asiakkaan asema. Sopimusaikojen pituuden kasvattaminen on omiaan tukemaan kumppanuutta sekä vähentämään turhaa työtä. Tällöin on kuitenkin muistettava panostaa sopimusten seurantaan. Karsi toimittajamääriä ja päällekkäisiä tuotteita. Jos sinulla on liian monta toimittajaa, et ehdi hoitaa töitäsi tai teet vääriä töitä. Hankinta- ja

13 HANKINTATOIMEN PRINSIIPIT 3. MARKKINOINTI Myös hankintatoimi on jatkuvaa markkinointityötä. Markkinointi kohdistuu paitsi sisäisiin asiakkaisiin, niin erityisesti myös toimittajakenttään. Jos odotat toimistossa kädet ristissä, tuskin löydät uusia mahdollisuuksia tai uusia toimittajia. Tärkeintä on tässäkin asiassa oppia pois vanhasta. Muutos on annettu vakio joten menestystä ei edistä se, että teet asioita aina samalla tavalla. Ei riitä, että tehdään asioita oikein, vaan on tehtävä oikeita asioita. Markkinoimalla pienempikin voi tehdä itsestään tärkeän asiakkaan. Hankinta- ja

14 HANKINTOJEN VALMISTELU (1) 1. On hyväksyttävä, että julkishankinnassa myynnin etupainotteisuus korostuu Tekninen vuoropuhelu on toimittajan työkalu pyrkiä vaikuttamaan tarjouspyynnön sisältöön tästä hyötyvät molemmat osapuolet, koska myyjä on useimmiten paremmin perillä toimialansa valtavirroista Hyvät hankkijat rakentavat pyynnön yhdessä myyjäosapuolten kanssa, objektiivisuus säilyttäen: tämä vaatii kuitenkin myyjältäkin tietyn hygieniatason säilyttämistä (tekninen vuoropuhelu) Tarjouspyynnön valmistelu on hankintayksikölle tiedon ostamisprosessi, josta he eivät kenellekään maksa mitään pailut/ Avoin valmistelu on ainoa tie hyvään lopputulokseen hankinnoissa 2. Tuotteistaminen Tarkoittaa muutakin kuin vain tuotteen määrittämistä Usein mahdoton tehdä ilman toimittajaverkoston konsultointia Helpompaa palveluissa kuin tavarahankinnoissa! (pl. vastuu ja vaikutukset) Tärkein hankinnan vaihe tavallaan koko tarjouspyyntö on se tuote, johon ratkaisua haetaan Hankinta- ja

15 HANKINTOJEN VALMISTELU (2) 1. Prosessin pituus ja raadollisuus Tyypillisesti prosessi kestää kuukausia ja vaatii ostajalta monen viikon sekä myyjältä usean työpäivän sitomista prosessiin Juridiikka korostaa tarjouskilpailun etupainotteisuutta: tarjouspyyntö määrittää sen, mitä tuleman pitää ja tarjousvertailussa/toimittajavalinnassa ei ole varaa kikkailulle Prosessi ei juurikaan kestä edes muodollisia virheitä tarjoajalta 2. Tarjottavan tuotteen tai palvelun räätälöitävyys Usein liiaksi vakioitu tuote heikentää myyjän menestymismahdollisuuksia, ellei ole onnistunut tarjouspyynnön valmisteluprosessissa tavoitteidensa läpiviennissä Tämä johtuu siitä, että hankintayksiköillä on tarve tuotteistaa itse tarjouspyyntönsä tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi: koska hankintayksikkö itse tuotteistaa eli vakioi palvelun, vaatii se myyjän tuotteelta muuntautumiskykyä ja kustannustuntemusta, jotta hinnoittelu ja palvelutaso saadaan kohdalleen Hankinta- ja

16 HANKINTOJEN VALMISTELU (3) 1. Hankintayksikön ammattitaito asilmäkirurgista ei tule ammattilaista, jos hän leikkaa yhden silmän vuodessa Hankkijoiden ammattitaito on viime vuosina kasvanut, mutta vieläkin liian usein törmätään kerran vuodessa kilpailuttajiin Valitettavan usein laiminlyödään myös tekninen vuoropuhelu, mikä johtaa huonoon lopputulokseen hankinnassa Kilpailutetaan kilpailuttamisen ilosta (tai surusta), eikä taloudellisten tavoitteiden takia 2. Luovuus Korostunut juridiikka on johtanut siihen, että luovuus on kaukana julkisista hankinnoista: prosessissa korostetaan tasapäistämistä määrittämällä tuote etukäteen tiukasti Tällä on hyvät ja huonot puolensa Toimii hyvin jos hankintayksikkö tekee valmistelutyönsä kunnolla Voi johtaa siihen, että innovaatiot eivät tule hyödynnetyksi (myös liiallinen julkisuus) Hankinta- ja

17 RISKIEN HALLINTA Sopimuskausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman Ei hyvitysmaksuongelmaa Toimittajan oman alan ehtojen kieltäminen Koska johtaa tarjouspyynnön vastaiseen tarjoukseen Tarjouslomake ja hinnoitteluliite Vakiomuotoinen tarjouspyyntö Tarjouksen saa tehdä vain vakiomuotoisella lomakkeella Täytä kaikki kohdat ja vain ne kohdat, joita on pyydetty täyttämään. Sopimusehdot Erityisesti osatarjoukset/tarjouksen tekeminen tarkasti määriteltyinä Painoarvot ja pisteytys Jo tarjouspyynnössä valmiiksi suunniteltuna Soveltuvuusehdot mietittävä etukäteen Älä tee sopimusta, jos valitettu MAO tee vain väliaikainen sopimus, ei hyvitysmaksuongelmaa Hankinta- ja

18 SOPIMUSTEN JALKAUTTAMINEN Hankintapäätös ja sopimus on vasta myyntilupa myyjälle Sopimusten toteuttaminen ja saavutettujen hyötyjen lunastaminen on kiinni sekä ostajasta että myyjästä Vaatii myyjältä jatkuvaa liikettä (sopimuksen jalkauttaminen) Liike tulee kohdistua tilaaviin tahoihin, ei sopimuksen hallinnoijiin Vaatii resurssia, koska julkishallinnossa tilausoikeudet on hajautettu kohtuuttomalle määrälle henkilökuntaa Myyntiä ei kuitenkaan tule konttorilla istumalla Vaatii avoimuutta ja rehellistä hinnoittelua sopimuskauden aikana Sopimuksen toetutumisen seuranta muistettava sopimuksen auditointi vähintään kerran vuodessa on molempien etu Tavoitteena sopimuskaudella edullisin ratkaisu (ei tarjousvertailuhetkellä edullisin ratkaisu) Hankinta- ja

19 FAQ Millainen on hyvä koko hankintayksikölle? Mitä ero on palveluiden ja materiaalien hankinnalla? Miten hankintalaki näyttäytyy pienyrityksen näkökulmasta? Onko päätöksentekopaikalle merkitystä? Miten voidaan vaikuttaa pienyritysten mahdollisuuksiin osallistua tarjouskilpailuihin Miten tulisi menetellä taloudellisen paineen ja yrittäjyyden edellytysten tukemisen ristiaallokossa? Millaisia muutoksi kaivataan hankintayksiköiden toimintaan? Suunnitelmat julki Tarjouskilpailut verkkoon Yhteyshenkilöt Hankinta- ja