Nykyaikaisen tilitoimiston viisi tehokkainta keinoa säästää yrityksesi aikaa ja rahaa HUOLETONTA TALOUSHALLINTOA

Transkriptio

1 Nykyaikaisen tilitoimiston viisi tehokkainta keinoa säästää yrityksesi aikaa ja rahaa 1 HUOLETONTA TALOUSHALLINTOA

2 Tiivistelmä tehokkaimmista keinoista rahan ja ajan säästämiseksi Sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen säästää 2-20 työtuntia yritykseltäsi joka kuukausi #1 #4 #2 Kun siirrät taloushallintosi sähköiseen ympäristöön, teet yrityksesi koosta riippuen itsellesi 2-20 tuntia lisää tehokasta työaikaa joka kuukausi Ihmisten tekemien virheiden minimointi Lopputulos: Mahdollinen virhemarginaali kapenee, toiminta tehostuu ja stressisi talousasioista vähenee. Tiedät, että tulos on jokaisen kuukauden lopussa oikein. Kirjanpitoon tehdyt kirjaukset on oikein. Tulot ja menot on kohdistettu oikeaan ajankohtaan. #5 Yrityksen ja sen omistajien verotuksen optimointi Optimoimalla verotuksen itsellesi suotuisalla tavalla, voit säästää yrityksen koosta riippuen esimerkiksi kuukausipalkan tai vuoden kirjanpitäjäkustannusten verran. Säästät paitsi rahaa, myös aikaa, kun kirjanpitäjäsi tietää verotuksen viimeisimmät muutokset. Taloushallinnon prosessien optimointi vapauttaa työaikaa tehokkaampaan käyttöön Prosessien optimointityö lisää tehokasta työaikaa. Esimerkiksi 20 työntekijää työllistävässä yrityksessä ajallinen säästö on jopa kokonainen tunti päivässä ja 20 tuntia kuussa. #3 Totuudenmukainen kuva yrityksesi taloustilanteesta reaaliajassa Reaaliaikainen talousseuranta minimoi päätöksentekoon liittyvät riskit ja pitää huolen, että talouteen liittyviä yllätyksiä ei koskaan tule. 2

3 Kirjanpitäjän valinta on yrittäjän tärkeimpiä päätöksiä - näin onnistut valinnassa Kirjanpitäjän valinta on yrittäjän yksi tärkeimmistä päätöksistä. Miksi? Vastaus on yksinkertainen. Huolimaton ja epäpätevä kirjanpitäjä voi osaamattomuudellaan tuottaa toiminnallesi kohtuuttoman suurta haittaa. Huolellinen ja asiantunteva kirjanpitäjä taas on hereillä talousasioistasi, ja kertoo havainnoistaan säännöllisesti myös sinulle. Vaikka kyse on liike-elämästä, budjetit, raportit tai laskutukset eivät keskustele keskenään. Ihmiset keskustelevat. Yrityksen johdon ja tilitoimiston välinen työ on ihmisten välistä kanssakäymistä, joka vaatii tilitoimistolta myös vuorovaikutustaitoja. Kirjanpitäjäsi on paitsi laskentatoimen ja talousprosessien ammattilainen, myös huolehtiva luottohenkilö, joka kantaa vastuunsa yrityksesi talousasioiden hoitamisesta. Kirjanpitäjältä voit odottaa taitoa analysoida taloutesi kehittymistä ja muutoksia sekä säännöllistä tarpeisiisi sopivaa raportointia. Tästä lyhyestä oppaasta löydät viisi tehokkainta tilitoimistojen käytössä olevaa keinoa yrityksesi ajan ja rahan säästämiseksi. Oppaan luettuasi tiedät tarkalleen, mitä sinun on täysin kohtuullista ja oikein vaatia tilitoimistoltasi vuonna Ystävällisin terveisin, Tiina Raatikainen, toimitusjohtaja, Aldia Oy Ratkaisevaa on... Kuinka oma-aloitteisesti tilitoimisto seuraa yrityksesi taloutta? Kuinka aktiivinen tilitoimisto on epäkohtiin puuttumisessa? Kuinka syvällisesti tilitoimisto ymmärtää liiketoimintaasi ja tukee tavoitteitasi? HUOLETONTA TALOUSHALLINTOA 3

4 #1 Sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen säästää 2-20 työtuntia yritykseltäsi joka kuukausi Kun siirrät taloushallintosi sähköiseen ympäristöön, teet yrityksesi koosta riippuen itsellesi 2-20 tuntia lisää tehokasta työaikaa joka kuukausi. Mistä sähköisessä kirjanpidossa on kyse? Sähköisen järjestelmän avulla voit seurata ja hoitaa yrityksesi talousasioita reaaliaikaisesti ja paikkariippumattomasti netin välityksellä. Sähköistämisen myötä saat unohtaa rutiinityöt, kuten kirjekuorien avaamiset, laskujen ja kuittien skannaamiset ja mapittamiset. Järjestelmä automatisoi kokonaisia työvaiheita. Esimerkiksi automatisoidut verkkolaskut pienentävät käsittelykustannuksia ja ovat nopeammin perillä paperilaskuihin verrattuna. Pankkiyhteys on integroitu suoraan järjestelmään, joten voit unohtaa pankkitunnusten näpyttämiset. Samoilla klikkauksilla pääset tarkastelemaan kaikkia yrityksesi raha-asioita. Saapuva verkkolasku tallentuu automaattisesti kaikkine tietoineen sähköisen järjestelmän ostoreskontraan ja hyväksyntäsi jälkeen kirjanpitoon, joten manuaalitallennusta ei enää tarvita. Käsittelyvirheet vähenevät ja tiedon hallinta on helppoa Sähköinen taloushallintojärjestelmä on paljon muutakin, kuin verkkopankkiin napsahtelevia laskuja tai tietokoneen ruudulta heijastuvaa kirjanpitoa. Parhaimmillaan sähköinen järjestelmä on yhteinen työpöytä yrittäjän ja tilitoimiston välillä. Sen avulla yrityksen toimitusjohtaja, omistaja sekä tilitoimiston kirjanpitäjä voivat tarkkailla tiedon kulkua ja käsittelyä reaaliajassa. Eri tahojen välinen tiedonkulku helpottuu, jolloin aikaa jää myös muuhun, kun asioita ei tarvitse tehdä kahteen kertaan. Päätöksenteko helpottuu Kun yrityksen johto näkee tarkkoja lukuja yrityksen talouden tilasta, sen on helppo tehdä talouteen liittyviä päätöksiä milloin ja mistä tahansa, kunhan vain internet-yhteys löytyy. Vältyt turhilta raporttien tilaamisilta, kun haet tarvitsemasi tiedot taloushallinnosta silloin, kun niitä tarvitset. Sähköisessä kirjanpidossa tieto ei huku, vanhene tai katoa. Sen hallinta on helppoa. Vastuullesi jää vain myyntilaskutus, ostolaskujen tarkastaminen, maksaminen ja kirjanpitoraporttien läpikäyminen ohjatusti henkilökohtaisen kirjanpitäjäsi kanssa. Sähköisessä ympäristössä tieto ei kerää pölyä tai hautaudu mappikasan uumeniin. 4

5 Sähköiseen järjestelmään siirtymisen viisi vaihetta Hyvin suunniteltu siirtymäprosessi on vaivaton, sillä kaikki mahdolliset ongelmat on pureskeltu valmiiksi puolestasi. Tarvitset vain tietokoneen, internet-yhteyden ja tilitoimiston, joka ottaa toimeksiantosi vastaan. Vaihe 1. Ota yhteys tilitoimistoon, joka tarjoaa sähköisen taloushallinnon palveluja. Vaihe 4. Osallistu 1-3 tuntia kestävään koulutukseen, jonka jälkeen osaat ottaa kaiken hyödyn irti uudesta sähköisestä järjestelmästäsi. Sähköisen taloushallinnon parhaat puolet pähkinänkuoressa Ei paperiroskaa, mapitusta tai postiluukusta kolahtelevia laskuja. Ei tarvitse syöttää tunnuslukuja verkkopankkiin tai kantaa laskuja postiin. Aiemmin tehtyjen tarjousten tarkastaminen on helppoa, sähköisessä järjestelmässä pääset kiinni tietoihin, jotka jo luulit kadottaneesi. Kassaseuranta ja raportointi helpottuvat, kun näet kaikki tiedot reaaliajassa. Ei enää välikäsiä, tieto on aina saatavillasi, kun kytket koneesi verkkoon. Vaihe 2. Toimita yrityksesi tiedot, kuten asiakas- ja tuoterekisterit, toimittajat ja palkkojenmaksuasiat tilitoimistoon. Vaihe 3. Tilitoimisto tekee puolestasi valtuutuksen pankkiin ja laskutusmuutoksiesi päivityksen tavarantoimittajillesi. Vaihe 5. Siirtyminen kestää 1-3 päivää yrityksesi koosta riippuen. 5

6 #2 Ihmisten tekemien virheiden minimointi Lopputulos: Mahdollinen virhemarginaali kapenee, toiminta tehostuu ja stressisi talousasioista vähenee. Tiedät, että tulos on jokaisen kuukauden lopussa oikein. Kirjanpitoon tehdyt kirjaukset on oikein. Tulot ja menot on kohdistettu oikeaan ajankohtaan. Lähtevätkö laskusi ajallaan, maksetaanko ALVit oikein ja saavatko työntekijäsi palkkansa niin kuin kuuluu? Voi olla, että et ihan täysin luota tilitoimistosi tekemisiin ja tulet käyttäneeksi huomaamatta tunnin tai kaksi työaikaasi joka kuukausi tarkistustyöhön? Epäluottamus on ehkä saanut alkunsa tilitoimistosi aiemmin tekemistä virheistä, jotka kenties itse oman tarkistustyösi kautta huomasit. Niin kauan, kun tilitoimistossa työskentelee ihmisiä, virheiden mahdollisuus on aina olemassa. Fakta on kuitenkin myös se, että jotkut tilitoimistot tekevät virheitä huomattavasti enemmän kuin toiset. Tilitoimistolla on mielestäni kaksi erittäin tehokasta tapaa ihmisten tekemien virheiden minimointiin: Siellä missä virheiden merkitys korostuu, siellä tarvitaan tarkistuslistoja Matkustajalentokoneen pilotti on vastuussa satojen ihmisten hengissä pysymisestä joka päivä. Siksi lentäjien yksi tärkeimmistä työkaluista on tarkistuslista, joka on erehtymätön ja käytännössä estää huolimattomuusvirheet. Myös huippukirurgit luottavat tunnollisesti tarkistuslistoihin, vaikka yllättävissä tilanteissa oma järki sanoisikin toisin. Ihmisten tekemät virheet yrityksen kirjanpidossa voivat aiheuttaa mittavaa vahinkoa. Siksi nykyaikaisessa tilitoimistossa kriittisiin työvaiheisiin on suunniteltu tarkistuslistoja, joilla virhemahdollisuudet minimoidaan. Kriittisiä työvaiheita ovat mm. sähköisen taloushallinnon käyttöönotto tilinpäätös kausi-ilmoittaminen palkanlaskenta veroilmoitus Lomakkeilla on yksityiskohtaisesti mainittuna kaikki prosessiin liittyvät työvaiheet ja tehtävät. 6

7 Oma henkilökohtainen kirjanpitäjä, jolla on päävastuu yrityksesi kirjanpidosta Toisin kuin yleisesti kuvitellaan, pk-yrityksen taloushallinto ei ole pelkkää lukiotason matematiikkaa. Jokainen yritys on oma ainutlaatuinen kokonaisuus ja vaatii siksi huolellisen perehtymisen. Otetaan pieni ajatusleikki. Mitä siitä seuraisi, jos yrityksesi myynti- tai markkinointipäällikkö vaihtuisi joka viikko? Edes perehdytystä ei saataisi vietyä onnistuneesti loppuun. Myyntisi ja markkinointisi taso pysyisi ikuisesti lapsen kengissä, kun kukaan ei ottaisi siitä päävastuuta. Yhteinen koira kuolee nälkään Usko tai älä, mutta monissa tilitoimistoissa yksittäisen asiakkaan kirjanpidosta huolehtii lähes joka viikko aina eri henkilö. Kun kenelläkään yksittäisellä henkilöllä tilitoimistossa ei ole aikaa perehtyä riittävän syvällisesti yrityksesi taloushallintoon ja liiketoimintaan, kenelläkään ei ole myöskään riittävän kattavaa kokonaiskuvaa taloutesi nykytilasta. Kun vastuu on kaikilla, vastuu ei lopulta ole kenelläkään. Virheitä syntyy, kun kirjanpitäjä ei ole perehtynyt yrityksesi taloushallintoon riittävän syvällisesti. Tämä on sulaa hulluutta, sillä taloushallinto on yksinkertaisesti liian tärkeä osa-alue jätettäväksi ilman riittävää huomiota. Eikä aikasi yksinkertaisesti riitä jatkuvaan tarkistustyöhön. 7

8 #3 Totuudenmukainen kuva yrityksesi taloustilanteesta reaaliajassa Reaaliaikainen talousseuranta minimoi päätöksentekoon liittyvät riskit ja pitää huolen, että talouteen liittyviä yllätyksiä ei koskaan tule. Epätietoisuus taloudellisesta tilasta lisää epävarmuutta Taloudellisten päätösten ja uusien investointien tekeminen on vaikeaa, ellet tiedä, mitä yrityksesi taloudelle milloinkin kuuluu. 8 Kun käytössäsi on oikeat työkalut, yrityksesi kustannusten ja kannattavuuden tarkistamiseen tarvitset vain tietokoneen ja internet-yhteyden. Loppu käy leikiten, kun muutamassa minuutissa näet reaaliaikaiset taloustiedot tietokoneesi näytöltä. Tarkka tieto helpottaa päätösten tekemistä Oikeaa, tarkkaa ja täsmällistä tietoa tarvitaan, kun suunnittelet yrityksesi tulevaisuutta. Kun taloushallintosi on sähköistetty ja tieto saatavilla pelkän nettiyhteyden avulla, saat selville silmänräpäyksessä ainakin nämä asiat: Tekeekö yritys tulosta vai ei, kuinka paljon? Pitääkö johonkin asiaan reagoida, miten? Onko varaa uusiin investointeihin? Onko taloudellisesti mahdollista rekrytä lisää työvoimaa? Paljonko rahaa on tulossa yritykseen? Paljonko rahaa on lähdössä yrityksestä? Vain murto-osalla yrittäjistä on totuudenmukainen kuva oman yrityksen taloudesta Pienyrityksissä pelkillä arvioillakin pääsee jo eteenpäin, mutta kirjanpitäjille ja ulkopuolisille tahoille arviot eivät riitä. Paitsi rekrypäätökset ja investoinnit, myös pankin myöntämät lainat sekä muut rahoittajat kuten Tekes ja Finnvera vaativat ennen rahoituspäätöstään nähtäville oikeita lukuja ja konkreettista tietoa yrityksesi taloudesta. Reaaliaikaisen taloustiedon toimittaminen on yksi toimitusjohtajan tärkeimmistä tehtävistä Myös yrityksen omistajat ovat kiinnostuneita siitä, miten heidän yritystään on johdettu. Jos olet toimitusjohtaja, tehtäväsi on tuottaa tämä tieto omistajille. On kaikkien kannalta noloa, jos antamasi tieto ei ole täsmällistä, vaan myöhästynyttä ja epävarmaa mututietoa. Pähkinänkuoressa: Kun käytössäsi on sähköinen taloudenhallintojärjestelmä, taloustilanteesi tarkastaminen onnistuu vaikka päivittäin. Jokaisen tilauksen, ostolaskun tai vaikkapa palkanmaksun suorittaminen näkyy reaaliajassa niin kirjanpitäjällä kuin yrityksen omistajalla tai toimitusjohtajalla.

9 #4 Yrityksen ja sen omistajien verotuksen optimointi Optimoimalla verotuksen itsellesi suotuisalla tavalla, voit säästää yrityksen koosta riippuen esimerkiksi kuukausipalkan tai vuoden kirjanpitäjäkustannusten verran. Säästät paitsi rahaa, myös aikaa, kun kirjanpitäjäsi tietää verotuksen viimeisimmät muutokset. Tilitoimiston pitää huomioida verotuksessa jokainen yritys omana yksittäistapauksenaan, sillä vain näin onnistutaan löytämään juuri sinun tuloillesi vaivattomin, edullisin ja käytännöllisin verotusmalli. Palkka voi olla sinulle osinkoa edullisempaa liiketoimintaan ontuu. Oma-aloitteinen tilitoimisto seuraa veromuutoksia ja antaa sinulle säännöllisesti tuoretta tietoa niistä. Lisäksi yrityksesi talousasioista huolehtiva toimisto tarjoaa käyttöösi uusia toimintatapoja, joilla yritystoimintasi ja tulosi saadaan soittamaan samaa säveltä. Jääkö sinulle käteen se, mitä haluaisit? Rahansäästöön vaikuttavat sekä yrityksen koko että omat tavoitteesi, eli paljonko yrittäjänä haluat saada työstäsi palkkaa. Kun optimoit verotuksen huolellisesti asiantuntijan kanssa, olet askeleen lähempänä tavoitettasi. Yrityksen tulo = omistajan tulo? Oikein optimoidulla verotuksella voit säästää jopa tuhansia euroja Tiedätko ansaintamallin, joka sopii parhaiten juuri sinun yrityksesi kassavirtaan? Ei ole sama, nostatko yrityksestäsi palkkaa vai osinkoa. Verotus muuttuu jatkuvasti. Osingonmaksun verotusta kiristettiin jälleen vuoden 2014 alussa. Näin ollen osingonsaaja maksaa saamastaan osingostaan pidätettävää veroa, joka tilitetään ennakkopidätyksenä verohallinnolle. Osinkoverotus voi tuntua vaikealta, joten älä epäröi kääntyä asiantuntevan tilitoimiston puoleen. Sillä on väliä, kuka raha-asioitasi käsittelee Tilitoimistoissa tiedon taso vaihtelee ja asioita hoidetaan pinnallisesti, kun tuntuma asiakkaan 9

10 #5 Taloushallinnon prosessien optimointi vapauttaa työaikaa tehokkaampaan käyttöön Esimerkkiprosessi 1.) Laskut eivät kolahtele postilaatikkoon, vaan sähköiseen järjestelmään, josta sinun tarvitsee vain hyväksyä ne hiiren klikkauksella. Esimerkkiprosessi 4.) Koko yrityksesi taloushallinto on yhdessä järjestelmässä. Sinun ei tarvitse kirjautua kuin yhteen paikkaan ja pääset käsiksi niin reskontriin, kirjanpitoon, palkanlaskentaan kuin yrityksesi pankkitapahtumiin. Prosessien optimointityö lisää tehokasta työaikaa. Esimerkiksi 20 työntekijää työllistävässä yrityksessä ajallinen säästö on jopa kokonainen tunti päivässä ja 20 tuntia kuussa. Ammattitaitoisen tilitoimiston tehtävä ei ole enää vain vastata kirjanpidostasi, vaan myös vaikuttaa kokonaisvaltaisesti yrityksesi arjen sujuvoittamiseen. Esimerkkiprosessi 2.) Ei yrityksesi menneiden kuukausien tulosraporttien etsimistä ja tulkitsemista sähköpostista, kun tiedot ovat jo historiaa. Voit tarkastella yrityksesi talousasioita reaaliajassa sähköisestä järjestelmästä, ja tarvittaessa esittelemään tarkkoja lukemia yrityksen omistajille ja rahoittajille. Esimerkkiprosessi 3.) Työntekijäsi pääsevät itse syöttämään työaikatiedot ja matkalaskut suoraan järjestelmään internet-yhteyden päässä. Sen jälkeen hyväksyntä ja maksatus on helppoa ja vaivatonta. Esimerkkiprosessi 5.) Voit ottaa pienimmässäkin asiassa yhteyttä omaan henkilökohtaiseen kirjanpitäjääsi, jolla on hyvin todennäköisesti ratkaisu ongelmaasi. 10

11 Poista taloushallintosi pahimmat pullonkaulat - varaa ilmainen Aldian Tehostustuokio HUOLETONTA TALOUSHALLINTOA Tämä maksuton n. 30 minuutin mittainen tuokio toteutetaan virtuaalisesti, joten voit osallistua suoraan kotikoneeltasi pelkän nettiyhteyden avulla. Aldian Tehostustuokiossa paikallistamme ne taloushallinnon ongelmat ja pullonkaulat, jotka vievät turhaa aikaa ja rahaa ydinliiketoiminnastasi. Tuokion aikana saat yksityiskohtaiset ratkaisut ongelmiisi. Kerromme myös muutaman nykyaikaisen toimintamallin, joilla olemme nykyisten asiakkaidemme kohdalla eliminoineet kokonaisia työvaiheita. Tehostustuokio sopii sinulle erityisen hyvin, jos Yrityksesi sijaitsee Pirkanmaan ja Pääkaupunkiseudun välillä Liikevaihtosi on välillä Yrityksesi on kasvuhaluinen Et pelkää kehitystä ja olet halukas käyttämään tietokoneita ja ohjelmia Päätitpä sitten tulla asiakkaaksemme tai et, ilmaisesta Tehostustuokiosta sinulle jää käteen konkreettisia rahaa ja aikaa säästäviä toimenpide-ehdotuksia. Aldia Oy Aldia on perustettu Teemme sähköistä taloushallintoa PK-yrityksille. Missiomme on tehdä taloushallinnosta helppoa ja hyödyllistä asiakkaillemme. Palvelumme on paitsi kirjanpitoa, myös huolenpitoa. Varaa tuokio osoitteesta tai lähetä sähköpostia minulle osoitteeseen tiina.raatikainen@aldia.fi 11