TESTAA REKRYTOINTIKÄYTÄNTÖSI

Transkriptio

1 TESTAA REKRYTOINTIKÄYTÄNTÖSI Tässä esitteessä kerrotaan valtion työnantajakuvan ja rekrytoinnin kehittämisestä, jotka pohjautuvat valtion henkilöstöpoliittisiin linjauksiin. Tämä esite on tarkoitettu valtion virastojen ja laitosten sisäiseen käyttöön. Samalla teemalla on saatavissa opiskelijoille suunnattua "Valtio - hyvä työnantaja" -esitettä.

2 VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtion työmarkkinalaitos Postiosoite: PL Valtioneuvosto Katuosoite: Mariankatu Helsinki Puhelin (09) Faksi (09) AC-tiedotus & AC-mainos 2005

3 "EI MEILLÄ OLE REKRYTOINTIVAIKEUKSIA!"? Puhe valtion rekrytointivaikeuksista saattaa tuntua liioitellulta monien valtion laitosten näkökulmasta, kun katsotaan menneitä vuosia ja osittain myös tämän päivän tilannetta. Joillain virastoilla rekrytointihaasteet ovat kuitenkin jo arkipäivää. Joidenkin vuosien kuluttua on Suomen työmarkkinoilla tarjolla huomattavasti nykyistä vähemmän työvoimaa nuorten aikuisten ikäluokassa. Sen todellisuuden joutuvat kohtaamaan kaikki työnantajasektorit. Ja vaikka suoranaista pulaa työntekijöistä ei kaikille toimialueille tulisikaan, oikeanlaisista osaajista ei yleensä ole ylitarjontaa. Menestyvä organisaatio investoi henkiseen pääomaan jo ennakolta sekä pohtii omia strategioitaan osaavan henkilöstön hankkimiseksi. Työvoimakilpailun kiristyessä on myös valtion toimintayksiköiden työnantajina tarpeen tehostaa ponnisteluja oikean, hahmotettavissa olevan ja ajantasaisen kuvan välittämiseksi itsestään. Työnantajakuvaan voidaan vaikuttaa sekä toimintaa kehittämällä että siitä viestimällä. Paras tulos saavutetaan, kun sanoma on yhteneväinen sekä työnantajakuvaviestinnässä että käytännön rekrytoinneissa. Tähän tarvitaan valtion organisaatioiden omia toimenpiteitä, mutta myös virastojen ja Valtion työmarkkinalaitoksen yhteistyötä. Vaikka valtion laitosten palvelukseen rekrytoitumisella on omat erityispiirteensä jatkossakin, valtiosektori ei voi omilta rekrytointitavoiltaan poiketa liian paljon muista työnantajista ilman negatiivisia mielikuvavaikutuksia. Valtiosektorin kilpailukyvyn takaamiseksi on harjoitettava entistä avoimempaa rekrytointipolitiikkaa, johon liittyy myös toiminnasta, henkilöstöstä ja rekrytointikäytännöistä tiedottaminen. Modernien välineiden hyväksikäyttö ja tietoisesti valtion palvelukseen hakeutumista kannustava arkiviestintä ovat tärkeitä työnantajakuvaa edistäviä toimia. Keskeinen osa uuden, osaavan henkilöstön houkuttelemisessa on virastojen omalla henkilöstöllä. Jokainen valtion palveluksessa oleva viestii ympäristöönsä käsitystään työnantajastaan. Näin tapahtuu niin käytännön työssä kuin yksityiselämässäkin. On tärkeää, että asiakaskontakteissa onnistutaan ja että myös työn ulkopuoliset viestit ovat pääosin myönteisiä. Tähän tavoitteeseen pyritään mm. harjoittamalla hyvää henkilöstöpolitiikkaa. Tärkeitä taustatekijöitä onnistuneelle rekrytointipolitiikalle ovat myös huomion kiinnittäminen palkkausjärjestelmien toimivuuteen, toistaiseksi voimassaolevien palvelussuhteiden periaatteen noudattamiseen sekä johtamisen ja työilmapiirin kehittämiseen.

4 REKRYTOINNIN EDISTÄMINEN ON PITKÄJÄNTEISTÄ TOIMINTAA Valtion työmarkkinalaitos on esiintynyt vuodesta 2000 alkaen rekrytointimessuilla "Valtio - hyvä työnantaja" -teemalla sekä pitänyt mm. omia korkeakouluopiskelijoille suunnattuja tiedotustilaisuuksia. Näitä esiintymisiä järjestetään jatkossakin, ja kiinnostuneilla virastoilla on mahdollisuus tulla mukaan kertomaan omasta toiminnastaan ja rekrytoinnistaan. Eri virastojen tiedotusmateriaaleja ja erityisesti rekrytointiesitteitä jaetaan mielellään työmarkkinalaitoksen messuosastolta. Nuorten osaajien rekrytoinnissa tulee ottaa huomioon uusien sukupolvien arvot ja arvostukset, jotka myös työelämäasioissa ovat osittain toisenlaisia kuin jo pitkän virkauran tehneillä. Mistä tekijöistä syntyy haluttu työpaikka? Nuoret ihmiset mainitsevat työpaikan valintaan vaikuttavina tärkeinä tekijöinä erityisesti kannustavan ilmapiirin, työntekijän aidon arvostamisen, työn vaihtelevuuden, haastavuuden ja itsenäisyyden sekä mahdollisuuden vaikuttaa ja itse kehittyä asiantuntijuudessa. Myös työsuhteen pysyvyys ja omaan elämäntapaan sopivat työajat ja työnteon muodot, sekä riittävä vapaa-aika perhe-elämään ja vapaa-ajanharrastuksiin, korostuvat nuorilla aikuisilla. Näissä toiveissa ja arvostuksissa on tietysti osittain kyse eräänlaisesta ihannetilasta. Kuitenkin arvostukset näyttävät selkeästi muuttuneen yksilökeskeisempään suuntaan, ja tämä asettaa haasteita virastojen henkilöstöpolitiikan joustavuudelle. Organisaatiokulttuuri kertoo organisaation toimintatavoista, työyhteisön arvoista ja asenteista. Se määrittelee johtamis- ja vuorovaikutustavat, vaikutusmahdollisuudet sekä suhtautumisen yksilön tarpeisiin. Organisaatiokulttuuri voi sekä houkutella että vieraannuttaa organisaation kannalta oikeanlaisia osaajia. Se voi myös estää pätevän henkilön talossa pysymisen tai etenemisen. Vastattaessa rekrytoinnin haasteisiin on tärkeää analysoida oman organisaatiokulttuurin piirteet sekä osaamisen siirron ja henkilöstön pysyvyyden kannalta keskeiset henkilöstöstrategiset toimet. Ennakoiva rekrytointi, osaamisen siirto, potentiaaliajattelu sekä panostus johtamiseen, työkulttuuriin ja ilmapiiriin ovat menestyvälle organisaatiolle luonnollisia investointeja henkiseen pääomaan.

5 Kun rekrytointi nyt väistämättä lisääntyy, myös rekrytointiin liittyvä osaaminen korostuu. TESTAA KÄYTÄNTÖSI: 1. Meillä on selkeästi määritelty rekrytointiprosessi, jotta kaikki rekrytoinnit tulee lain mukaisesti, tehokkaasti ja tasalaatuisesti hoidetuiksi. Rekrytointiprosessimme pohjautuu mm. henkilöstöstrategiaamme. Rekrytointiprosessi tukee organisaation strategian toteuttamista ja se perustuu organisaation tavoitteisiin, arvoihin ja pitkän tähtäimen voimavarojen suunnitteluun. 2. Järjestämme rekrytointikoulutusta yksiköiden esimiehille, jotka mm. vastaavat yksikköjensä henkilöstöresursseista. Rekrytoinnin ja henkilöstöpolitiikan osaaminen ovat johtamisen keskeisiä työkaluja. 3. Organisaatiollamme on informatiiviset, toiminnastamme ja henkilöstöstämme kertovat kotisivut. Internet-sivut ovat nuorten keskuudessa kaikkein suosituin tiedonlähde etsittäessä tietoa mahdollisista työnantajista. 4. Ilmoitamme avoimista paikoista muiden medioiden lisäksi myös työhallinnon -sivuilla, joilta käyttäjän on mahdollista hakea erityisesti valtion avoimia paikkoja. Avoimet työpaikkamme löytyvät tietysti myös kotisivuiltamme. Työnhaku on voimakkaasti siirtynyt nettiin. Valtion laaja näkyvyys mol-sivustolla auttaa hahmottamaan valtion toiminnan kokonaisuutta sekä profiloi valtiota työnantajana. Mitä enemmän ja monipuolisempia paikkoja sivuilla tarjotaan, sitä parempia hakijoita niiden kautta tulee. 5. Käytämme ilmeeltään yhdenmukaisia työpaikkailmoituksia, joissa on selkeä kuvaus sekä työtehtävästä että siitä mitä työ tarjoaa. Työpaikkailmoitus rakentaa kokonaismielikuvaa työnantajasta ja organisaatiossa vallitsevasta työilmapiiristä. 6. Kotisivuillamme kerrotaan kehen kiinnostunut henkilö voi ottaa yhteyttä keskustellakseen organisaatiomme rekrytointinäkymistä, osaamistarpeista, harjoittelupaikoista tai opinnäyteyhteistyöstä. Olemme luoneet myös linkin valtiosta työnantajana nuorille kertoville sivuille (Valtio-hyvä työnantaja). Toiminnan avoimuus viestii hyvästä hallinnosta ja dynaamisesta organisaatiosta. 7. Meillä on oma rekrytointiesite ja esim. tehtävistä kertovia caseja www-sivuillamme. Kootut tiedot ja caset ovat kättä pidempää sekä työnantajalle että potentiaaliselle työnhakijalle. 8. Otamme vastaan avoimia hakemuksia ja meillä on toimiva käytäntö niiden käsittelyyn. Kiinnostus organisaatiota kohtaan on avainasemassa, kun työvoimasta kilpaillaan. 9. Panostamme koko rekrytointiprosessiin ja erityisesti sen haastatteluvaiheeseen. Haastattelu on rekrytointiprosessin keskeinen työkalu. Onnistunut haastattelu vaatii etukäteistyötä, mutta antaa arvokkaimman lisän valintapäätöksen tueksi. (kts. esim. Valtion työmarkkinalaitoksen laatima opas Miten johtaja valitaan ja valitsee, Edita 1998) 10. Tiedotamme ystävällisesti ja ripeästi kaikille hakijoille haun etenemisestä, mahdollisista viivytyksistä sekä rekrytointien tuloksista. Moderni rekrytointi on vuorovaikutusta hakijakunnan kanssa. Myös jokainen työnhakija investoi hakuprosessiin omaa aikaansa ja energiaansa. 11. Rekrytoinneissamme valitsematta jääneille jää mielikuva organisaatiosta, johon voisi hakea toistekin. Mekin pidämme valinnoissamme sivuun jääneitä potentiaalisina hakijoina muihin tehtäviin. Rekrytoinnin tyylikäs hoito viestii ihmistä arvostavasta organisaatiokulttuurista ja luo positiivista työnantajakuvaa. Organisaatiota ja sen toimialaa kohtaan osoitettu kiinnostus kannattaa hyödyntää aktiivisesti. 12. Panostamme uusien työntekijöiden perehdyttämiseen ja alkuun pääsemiseen. Alkuvaiheen innostusta on helppo lisätä ja se on myös helppo sammuttaa. 13. Jalkaudumme silloin tällöin opiskelijatilaisuuksiin ja oppilaitosten työelämäpalautetilaisuuksiin. Tilaisuudet toimivat molemminpuolisen oppimisen foorumeita, joilla on mahdollisuus aktiivisesti rakentaa organisaatiokuvaa. 14. Suhtaudumme organisaatiomme harjoittelijoihin tulevaisuuden potentiaalisena työvoimana. Meillä on oma harjoittelijaohjelma tai panostamme opiskelijoiden harjoitteluun niin aikaa, rahaa kuin ohjaustakin. Hyvä harjoittelujakso toimii myös perehdytysjaksona hallinnonalaan ja mahdolliseen pitempään työsuhteeseen. Harjoittelijoista kilpaillaan. Työnantaja, joka ei panosta harjoitteluun jää paikkatarjousjonon hännille. 15. Henkilöstöpolitiikkamme mahdollistaa yksilölliset ratkaisut, esim. töiden järjestelyssä ja työaikakäytännöissä. Hyvä henkilöstöpolitiikka edistää työntekijöiden mahdollisuuksia uran- ja elämänhallintaan. Omaan elämäntilanteeseen sopivilla työaikaratkaisuilla on merkittävä vaikutus työtyytyväisyyteen ja työn tuloksellisuuteen. 16. Pystymme tarjoamaan tehtäviä, joissa on motivoivat ura- ja kehittymismahdollisuudet. Tämänhetkisten haastavien työtehtävien lisäksi yksilö tarvitsee itseään motivoivat tulevaisuudennäkymät. Tulevaisuuden suunnittelu yhdessä työnantajan kanssa kantaa molempien kannalta hyvää hedelmää. 17. Rekrytointi- ja palkitsemiskäytännöissämme suosimme myös liikkuvuutta muista organisaatioista ja muilta sektoreilta. Henkilöstön, osaamisen, uusien toimintatapojen ja innovaatioiden liikkuminen organisaatioiden rajojen ja tasojen yli on ratkaisevan tärkeää hyvälle toiminta- ja palvelukyvylle. 18. Otamme palkkauksen määrittelyssä ja palkitsemisessa huomioon henkilön tehtävässä tarvitseman osaamisen ja kokemuksen laajasti, emme vain virkavuosia julkisella puolella. Eri yksiköt, jopa eri henkilöstöryhmät saman yksikön sisällä saattavat tarvita omat palkintastrategiansa. 19. Meillä nimikkeet ja työtehtävät vastaavat toisiaan. Nimikkeiden tehtävä on myös kertoa itsenäisestä vastuusta ja osaamisesta. 20. Käytämme pysyväisluonteisissa tehtävissä toistaiseksi voimassa olevia palvelussuhteita. Valtionhallinnon palvelussuhteen ehtojen on oltava houkuttelevia ja selvitysten mukaan nuoret(kin) osaajat arvostavat työsuhteen pysyvyyttä.

6 HARJOITTELUUN KANNATTAA PANOSTAA Yliopisto-opiskelijoiden harjoittelupaikkoja on nykyään kaikilla työnantajasektoreilla eikä valtiolla ole enää automaattista suosituimmuusasemaa. Valtion yksiköiden ja organisaatioiden onkin syytä olla itse aktiivisia harjoittelupaikkojen tarjoajia ja osallistua harjoittelijan palkkakustannusten kattamiseen. Varmin tapa saada hyvä harjoittelija halutulta opintoalalta, on tarjota työnantajan itse rahoittama harjoittelupaikka. Kun kilpaillaan opiskelijoista, joilla on käytössään oppilaitoksen antamaa tukirahaa harjoittelukuukausien palkkaan, harjoittelupaikkatarjouksia tulee säännönmukaisesti enemmän kuin on harjoitteluun tulevia opiskelijoita. Yliopistot arvioivat harjoittelupaikkatarjouksia paitsi työtehtävien soveltuvuuden myös työnantajan palkkakustannuksiin osallistumisen perustella. Harjoittelupaikka, joka ei ole valmis lainkaan osallistumaan harjoittelijan palkanmaksuun tai korottamaan harjoittelijapalkkaa lisäpalkalla, jää herkästi paikkatarjouksensa kanssa sivuun. Oppilaitokset pitävät tärkeänä kaikkien työnantajien osallistumista palkkakustannuksiin, jotta harjoittelumahdollisuus avautuisi mahdollisimman monelle opiskelijalle ja useampi työnantaja saisi toivomansa harjoittelijan. Harjoittelijalle maksettava euromääräinen minimikorvaus vaihtelee oppilaitoksittain ja ammattikorkeakouluissa myös aloittain. Pääsääntöisesti harjoittelijan palkkaus määräytyy alan sopimusten mukaisesti. Osa valtion virastoista osallistuu jo huomattavallakin panoksella harjoittelijoiden palkkakustannuksiin, ja ero muihin työnantajiin on siten kapenemassa. Vaikka "ilmaisten" harjoittelijoiden aika on siis ohi, harjoittelijan palkkaaminen tarjoaa silti työnantajalle erittäin edullisen tavan saada motivoitunut ja uusinta tietoa omaava työntekijä organisaationsa. Harjoittelu voi toimia erinomaisena rekrytointikanavana. Valtiolla harjoittelussa olleille opiskelijoille suunnatussa kyselyssä (syksy 2004) tuli ilmi, että harjoittelu oli onnistunut suurimmalla osalla vastanneista hyvin. Tärkein syy tähän oli, että opiskelijat katsoivat saaneensa arvokasta työkokemusta usein juuri omalta alaltaan. Jokainen harjoittelu on kuitenkin ainutkertainen ja monisäikeinen tapahtuma, ja vaatii onnistuakseen poikkeuksetta kaikkien osapuolten panostuksen. Työnantajan panostus erityisesti perusasioihin, kuten ohjaukseen ja työtehtävien suunnitteluun, tuottaa edelleenkin parhaimman tuloksen.

7 OPINNÄYTE- JA PROJEKTIYHTEISTYÖ OPPILAITOSTEN KANSSA Harjoittelun ohella opinnäyteyhteistyö ja työelämälähtöiset projektit tarjoavat mahdollisuuksia tehdä ennakoivaa yhteistyötä eri alojen opiskelijoiden ja oppilaitosten kanssa. Ammattikorkeakoulut suosivat työelämälähtöisiä lopputöitä ja tiedekorkeakouluillakin on tähän yhteistyöhön toimivat käytännöt. Ammattikorkeakouluissa on käytössä kahden ohjaajan järjestelmä, jossa toinen ohjaaja on oppilaitoksesta ja toinen työelämästä. Elinkeinoelämän tilaajat korvaavat lopputyön tekemisen yleisimmin stipendillä, mutta valtion virastoille ja laitoksille tämä on mahdollista vain poikkeustapauksissa. Niinpä parhaimmat tavat opinnäyteyhteistyön toteuttamiseen valtiolla ovat: a) ottaa lopputyöntekijä määräaikaiseen palvelussuhteeseen tai b) tehdä lopputyöntekijän kanssa sopimus, jossa sovitaan aineiston käytöstä, annettavasta ohjauksesta, työn loppuun saattamisesta, mahdollisesta palkkiosta, paino- ja muiden kulujen korvaamisesta ja/tai työtilasta. Työstä saatava palkkio on opiskelijalle veronalaista tuloa. Sopimuksen ei aina tarvitse sisältää rahallista korvausta, muu tuki ja apu lopputyötä tekevälle opiskelijalle voivat myös olla arvokasta yhteistyötä. Kaikki oppilaitokset ottavat mielellään vastaan ilmoituksia opinnäyte- ja lopputyöpaikoista. Yliopistojen rekrytointipalvelut ja ammattikorkeakoulujen jobstepjärjestelmä välittävät niitä, ja joillain laitoksilla ja ainejärjestöillä on omat gradupörssinsä. PROJEKTIMUOTOINEN YHTEISTYÖ SOVELTUU KEHITTÄMIS- JA SUUNNITTELUTEHTÄVIIN SEKÄ TOIMINNAN ARVIOINTIIN. Projektitöitä tekevät opiskelijaryhmät opettajan johdolla ja niissä harjoitellaan opintojen soveltamista käytäntöön, vuorovaikutus- ja tiimityötaitoja sekä projektinhallintaa. Pro gradu -työstä projekti eroaa siten, että se on yleensä tiimityönä tehty ja sen teoreettinen osa on kevyempi. Ammattikorkeakouluissa työskennellään paljon projekteissa ja yhteydenotot sekä projektien aiheet tulevat pääsääntöisesti työnantajien aloitteesta. Oppilaitokset rajaavat toteutettavia projekteja ensisijaisesti oppilaitoksen opetussuunnitelmaa tukeviin hankkeisiin. Projektityöstä tehdään sopimus oppilaitoksen ja työnantajapuolen välillä. Projektit toteutetaan joko maksullisena palvelutoimintana tai opetusyhteistyönä, jossa työn tilaajaosapuoli korvaa kulut. Yhteistyön alkuun päästään, kun tilaava organisaatio lähettää oppilaitokselle tarjouksensa alustavan projektisuunnitelman muodossa. Oppilaitos etsii sopivat tekijät opiskelijoiden keskuudesta. Opinnäytetyön tai projektin vaatima aineistonkeruu voidaan integroida harjoitteluun. Lisätietoja opinnäyte- ja projektiyhteistyöstä ja niihin liittyvistä käytännöistä saa mm. oppilaitosten kotisivuilta sekä osoitteiden ja kautta.

8 MIKSI VALTIO ON HYVÄ TYÖNANTAJA? Julkinen toiminta on arvolähtöistä ja eettisesti korkeatasoista. Valtio tarjoaa mielekkäitä, haastavia ja yhteiskunnallisesti merkittäviä työtehtäviä. Tehtävät ovat usein myös kansainvälisiä. Valtio on aktiivisesti mukana työelämän kehittämisessä. Valtio on koulutus- ja kehittämismyönteinen työnantaja. Valtio on suuri työnantaja, joka suosii henkilöstön liikkuvuutta ja työkiertoa. Valtio kannustaa perhevapaiden tasa-arvoiseen käyttöön. Valtio huolehtii henkilöstönsä työturvallisuudesta ja terveydestä. Valtiolla on yksityistä sektoria paremmat lomaedut. Toimiva valtionhallinto on kansallinen menestystekijä. Lisätietoa osoitteesta