Ovi kansainvälisille markkinoille

Transkriptio

1

2 Ovi kansainvälisille markkinoille Entre Marketing Oy on Suomen johtava kansainvälisten markkinointipalvelujen tuottamiseen erikoistunut projektitoimisto. Toteutamme vuosittain noin 130 yritysten kansainvälistymistä edistävää tapahtumaa eri puolilla maailmaa. Palvelujamme on jo käyttänyt yli 2000 yritystä. Messut ja näyttelyt: yhteisosastot ja yrityskohtaiset osastot, suunnittelu, rakentaminen, tilavaraukset, yhteydet messujärjestäjiin, järjestelyt avaimet käteen -ratkaisuna tai tarpeen mukaan. Viestintäohjelmat Vientijulkaisut Markkinointitapahtumat Rahoituspalvelut, hallinnointi ja haku. Ota yhteyttä, suunnitellaan yhdessä yrityksellenne sopiva tapa osallistua kansainvälisiin näyttelyihimme. Lisätietoja saat soittamalla numeroon , sähköpostitse ja Internet-sivuiltamme osoitteesta 2

3 Menestyvien BRANDIEN RAKENTAJA Hermannin rantatien varrella Helsingissä liehuvat valkovihreät liput merkiksi siitä, missä yritysten brandeja hiotaan huippuunsa. Planex Groupin ovien takana tapahtuu enemmän kuin moni tietääkään. Finnforestin näyttelykonseptina toimii Planexin suunnittelema ja valmistama kaksikerroksinen talo. Markkinointituotantoyritys Planex on niittänyt mainetta näyttelyrakentajana jo vuodesta 1990, mutta monelle ulkopuoliselle on jäänyt hämäräksi mitä kaikkea konserni oikeastaan asiakkaalleen tarjoaa. Planex Group on ollut jo vuosia pitkäjännitteisesti mukana monien asiakkaidensa menestyvien brandien esiintuomisessa. Planexin konsepti on ainutlaatuinen Suomessa monella tavalla. Siinä, missä useammat haalivat haltuunsa mahdollisimman paljon asiakkaita, Planex keskittyy avainasiakkaiden kokonaisvaltaiseen palveluun. Saman katon alta löytyykin kaikki tarvittava nimilapuista toimitilasisustukseen tai globaaleihin näyttelykonsepteihin. Graafisen ilmeen viimeistelee kaiken kokoisista kuvatulostuksista vastaava Planex Foto. Ajatuksesta ja toiveesta on pitkä matka kuningasideaan ja varsinaiseen lopputulokseen oli se sitten tarra tai omakotitalon verran puutavaraa sisältävä näyttelytila. Matkalla viimeisteltyyn tuotteeseen tarvitaan rautaisia ammattilaisia. Planexin asiantuntevaan kaartiin kuuluu markkinointiviestinnän ja graafisen alan ammattilaisia, näyttelyja sisustussuunnittelijoita, puuseppiä, rakentajia sekä asiakkaista vastaavia projektipäälliköitä. Planex toimii myös usein asiakkaidensa markkinointiviestintäosastojen ja mainostoimistojen kanssa tiiviissä yhteistyössä. Kaiken kattavan palvelunsa vuoksi Planexilla ei voi laskea olevan kilpailijoita. Toisaalta taas kaikki tapahtuma-, suunnittelu- ja viestintätoimistot sekä erilaiset messurakentajat toimivat sellaisina myös maailmalla. Planexin avainasiakkaisiin kuuluvat monet suuret monikansalliset yhtiöt, ja myös puolet Planexin liikevaihdosta koostuu Suomen rajojen ulkopuolisista projekteista. Pitkä kansainvälinen kokemus on maailmalla tarpeen. Kun tuntee paikalliset mahdollisuudet ja rajoitukset, tuotannot pysyvät aikataulussa ja budjetissa kaikkialla maailmassa. Planex antaa asiakkaalleen mahdollisuuden keskittyä omaan bisnekseensä. Helsingin MM-kisojen pääyhteistyökumppani Toyotan VIP-asiakkaat pääsivät nauttimaan isäntänsä vieraanvaraisuudesta Planexin toteuttamassa loungessa. Planexin tuotantopalvelut: näyttelykonseptien ja tapahtumien kokonaisvaltainen suunnittelu ja toteutus 40 % toimitilasisustukset 30 % kuvatulostuspalvelut 20 % promootiot ja lehdistötilaisuudet 10 % PLANEX GROUP Hermannin rantatie 4 FI Helsinki, Finland Tel ILMOITUS 3

4 messujen ja tapahtumien ammattilehti Kauppurienkatu 10, Oulu Puh , Fax (08) Toimitusjohtaja Matti Välimaa Puh Päätoimittaja Jukka Hurskainen Puh Ilmoitusmyynti Juha Näppä Puh Tekniset tiedot Lehden koko 230 x 300 mm Paperi Gallerie Fine Gloss 80 g/m2 Kannet Multiart Gloss 170 g/m2 Jälkikäsittely Liimanidottu Värillisyys 4/4 Painopaikka PunaMusta Oy Suunnittelu ja taitto A5 Plate Media/Tutta Westerlund Kansi A5 Plate Media/Riikka Huoman Levikki Lehden levikki on noin kpl. Ensimmäinen lehti ilmestyy 12/2005 ja toinen 5/2006. Lehti jaetaan osoitteellisena; potentiaalisille näytteilleasettajille, kuntien elinkeinoasiamiehille, yliopistojen tiedekunnille, seurakunnille, ammattiliitoille, messujen-, tapahtumien- ja kongressien järjestäjille ja sponsoroinnista vastaaville. Lisäksi lehteä jaetaan messutapahtumissa. Ilmoitushinnat 2. kansi 3100 e + alv 3. kansi 2800 e + alv 4. kansi 3100 e + alv 1/1 sivu 2300 e + alv 1/2 sivu 1350 e + alv 1/4 sivu 750 e + alv 1/8 sivu 450 e + alv logoilmoitus 100 e + alv Vastuu virheistä Lehden vastuu virheistä rajoittuu enintään ilmoitushintaan. Reklamaatio virheellisestä ilmoituksesta on tehtävä viikon kuluessa lehden ilmestymisestä. Pääkirjoitus Puuttuva lenkki Messu- ja tapahtumasektorin puuttuva lenkki on ollut oma ammattilehti. Watch Me, messujen ja tapahtumien ammattilehti, on tehty yhdistämään tämän alan toimijat katkeamattomaksi ketjuksi. Watch Me yhdistää messujen, kongressien ja tapahtumien eri sidosryhmät; näytteilleasettajat, järjestäjät ja messupalveluiden tuottajat. Watch Me helpottaa näiden toimijoiden saumatonta yhteistyötä, joka luo näytteilleasettaville yrityksille pohjan valmistautumiseen, osallistumiseen ja jälkimarkkinoinnin täysimääräiseen hyödyntämiseen messuilla ja erilaisissa tapahtumissa. Lehden sisältö koostuu alan ammattilaisten ja toimittajiemme artikkeleista, joiden tehtävänä on tehdä lehdestä erinomainen apuväline kaikille messujen ja tapahtumien osapuolille. Lehden sisältö rakennetaan myös tulevaisuudessa interaktiivisesti. Toimituksemme on yhteydessä kaikkiin messu- ja ohjelmatarjonnan osapuoliin, joiden ammattitaidolla, kokemuksella ja näkemyksellä tehdään artikkeleita sekä helpottamaan että tukemaan yritysten päätöstä osallistua messuille ja tapahtumiin. Lisäksi artikkelit tulevat esittelemään messut ja tapahtumat monimuotoisena mahdollisuutena, tärkeänä osana yritysten markkinointia. Watch Me on saanut erittäin positiivisen vastaanoton jo ennen ensimmäisen numeron ilmestymistä ja lehti on koettu tarpeelliseksi työkaluksi kaikilla messujen ja tapahtumien sektoreilla. Tämän johdosta kiitämme kaikkia osapuolia, joilta sekä toimituksemme että lehden johto on saanut mittaamattoman arvokasta tietoa lehden kehittämiseksi ja sisällön luomiseksi. Erityisen kiitoksen haluamme osoittaa Entre Marketingille, joka yhteistyökumppaninamme huolehtii valtaosasta lehden levikkiä ja mahdollistaa näin lehden parhaan mahdollisen jakelun. Olemmekin varmoja, että hyvien yhteistyökumppaniemme ja ammattitaitoisten toimittajiemme ansiosta Watch Me:stä tulee tärkeä apuväline eri messu- ja tapahtumajärjestäjien sidosryhmien tiivistäjänä ja näiden toimialojen mediatunnettavuuden ja kiinnostavuuden nostajana. Jukka Hurskainen päätoimittaja Mainosmateriaali Mainosmateriaali tulee toimittaa täysin painovalmiina osoitteeseen: watchme.messutjatapahtumat@gmail.com Painovalmis PDF -dokumentti resoluutio 2400 dpi kuvien resoluutio 300 dpi värit CMYK -muodossa 4

5 SISÄLLYS- LUETTELO Pääkirjoitus...4 Jukka Hurskainen Watch Me:n kaltaiselle ammattilehdelle oli tilaus... 5 Messumies kiireestä kantapäähän...6 Hannu Ranta MTL yhteistyöverkko ja taustavaikuttaja...7 Muistilista käyttöön...8 Muistilista...9 Onnistuneen tapahtuman takana on paljon suunnittelua...11 Riikka Mari Muhonen Maailman luokan viihdekeskus...12 Messujärjestäjä vastaa paljosta...14 Juha Näppä Ulkopuolisella avulla lisäpotkua messuilla näkyvyyteen...16 Kirsti Karlsson Liikesuhteita saa hoitaa, lahjoa ei...18 Pirkko Koivu Turvallinen kummisetä...19 Ari Stenius Kuntaliitolta suositus kunnan henkilöstölle...21 ja luottamushenkilöille tarjottavien etuuksien hyväksymisestä Tapahtumista potkua messumarkkinointiin...22 Wilma Juusonen Työturvallisuus tapahtumissa...23 Päivi Rauramo Keskiaikainen Eurooppa on Viron pääkaupingissa Messut ja tapahtumat...28 Toni Tamminen/Linkor Oy Eesti Näituste Viron vanhin ja suurin...32 messujärjestäjä uudistuksien tiellä Siimu Loogma Tampereen messukeskus Pirkkahalli laajenee...36 Messurakentamisen trendi on kevyt ja kannettava...38 Turvallisuus luo pohjan onnistuneelle tapahtumalle...40 Eelis Tuisku Mallitoimisto, oiva apulainen...43 Juha Näppä Pohjanmaalla tapahtuu...44 Tuhat kontaktia viidessä päivässä...46 Tapahtuman järjestäminen vaatii taitoa...49 Tarja Sanila Torilla kauppa käy ja markkinoilla menestytään...52 Oulun kaupunginorkesterin uudet kasvot...55 Hevosvoimissa on vetovoimaa...56 Levikintarkastus takaa faktat...57 Club Teatria Oulussa taipuu moneen...58 Juha Näppä Finnair messut osana markkinointiviestintää...60 Jarkko Konttinen Suomen kaikkien aikojen suurin tapahtuma...62 Matin kannanotto Watch Me:n kaltaiselle ammattilehdelle oli tilaus Watch Me lehden toimitusjohtaja Matti Välimaalla on jo kymmenien vuosien kokemus messujen ja tapahtumien maailmassa, moninaisissa vastuullisissa tehtävissä. Hän havaitsi jo jokin aika sitten, että alalta puuttuu kaikille yhteinen, puolueeton tiedotuskanava. Siitä alkoi Watch Me lehden toiminta-ajatus kehittyä ja nyt käsissämme ja arvioitavanamme on lehden ensimmäinen numero. Välimaa kuvaa messujen ja tapahtumien maailmaa kolmikentän avulla. Siihen kuuluvat järjestäjät, rakentajat ja tietysti näytteilleasettajat sekä tapahtumia markkinoinnissaan hyödyntävät yritykset. Jokaisen tarkoitus on eri osapuolten kanssa yhteistyössä luoda menestystä kaikkien liiketoiminnalle. Yksinkertaista, mutta yhteistyö vaatii kunnollisia yhteydenpidon välineitä. Yhteydenpito tarkoittaa pitkälti myös sitä, että kaikilla on oltava tehokkaasti kohdistettu kanava, jonka avulla viesti omasta toiminnasta saadaan vietyä juuri oikeille kohdeyrityksille. Siksi tarvittiin ammattilehti, joka tarjoaa osanottajayrityksille runsaasti hyödyllistä informaatiota, kertoo erilaisista tapahtumista pintaa syvemmältä sekä tietysti antaa alan yrityksille mahdollisuuden kertoa mainonnan avulla tuotteistaan ja palveluistaan kaikille osapuolille. Messujen ja tapahtumien maailmasta kertoo jo ennen Watch Me:n ilmestymistä moni säännöllisesti tai epäsäännöllisesti ilmestyvä julkaisu. Tärkeä idea Watch Me:n takana on kuitenkin puolueeton asema tässä liike-elämän kentässä. Yritysten markkinoinnissa näkee usein ilmaisun päämiehistä riippumaton. Watch Me:n kohdalla tämä toteutuu ensimmäisenä alan ammattilehtenä Suomessa. Luonnollisesti lehtemme asema pysyy tai horjuu lukijoiden ja mainostajien päätösten mukaan. Sehän koskee kaikkia muitakin julkaisuja. Mutta Watch Me aikoo lunastaa olemassaolonsa tarjoamalla täysin omanlaisensa lukuelämyksen ja tietopaketin ammattilaisille, tekemällä aihepiireiltään mahdollisimman laaja-alaisen lehden kerta toisensa jälkeen. Emme koe kilpailevamme kenenkään kanssa, koska vastaava julkaisua ei ole Suomessa aiemmin ilmestynyt. Me täydennämme tarjontaa uudella tavalla, kaikkien eduksi, kertoo Välimaa. 5

6 Messumies kiireestä kantapäähän Kuva: Suomen messut/markku Ojala Hannu Ranta Suomen Messujen varatoimitusjohtaja Bror Felixson on pesunkestävä messumies. Hänen uransa Suomen Messuilla alkoi jo vuonna Aloitin Messuhallissa viestintäassistenttina, kyseessä oli aluksi parin viikon sijaisuus, Felixson sanoo. Felixsonin ensimmäisenä työvuotena Messuhallissa oli vain neljä tapahtumaa. Nyt toimintaympäristönä on Helsingin Messukeskus ja messujen määrä tyystin toinen. Messukeskuksen katon alla on tänä vuonna järjestetty yli 70 messutapahtumaa, joista nelisenkymmentä Suomen Messujen itse järjestämiä ammatti- ja yleisömessuja. - Hallien ja kokoustilojemme käyttöaste on korkea, hiljaisempaa Messukeskuksessa on ainoastaan keskikesällä ja joulun tienoilla, Felixson sanoo. Messukeskuksen näyttelyt ovat usein pinta-alaltaan ja kävijämäärältään mittavia ja varsin kansainvälisiä. Viime vuosina Messukeskuksessa on vieraillut vuosittain noin miljoona messu- ja kokouskävijää. Eniten kävijöitä Messukeskus kerää luonnollisesti pääkaupunkiseudulta. Toisaalta on jo nähtävissä, että ulkomaisten kävijöiden messumatkat Suomeen lisääntyvät lähitulevaisuudessa. Ponnisteluitta ei ulkomaisia vieraita Suomeen kuitenkaan houkutella. - Olemme panostaneet vahvaan ja näkyvään lähialuemarkkinointiin. Painopistealueitamme ovat Baltian maat, Luoteis-Venäjä ja Pohjoismaat, Felixson kertoo. Myös muualta Euroopasta lennetään yhä useammin Helsingin Messukeskuksessa järjestettäviin näyttelyihin ja kongresseihin. Messukeskuksen katon alla on vireillä kymmeniä messuprojekteja samanaikaisesti. - Suunnittelemme ja työstämme tällä hetkellä jo kolmen,neljän vuoden päästä järjestettäviä tapahtumia. Messujen tekeminen on pitkäjänteistä työtä - on elettävä samanaikaisesti sekä tätä hetkeä että tulevaa, Felixson sanoo. Messukeskus on saanut myönteistä palautetta järjestämistään tapahtumista. - Keräämme sekä näytteilleasettajilta että kävijöiltä systemaattisesti palautetta järjestä- 6 mistämme tapahtumista. Saamamme palautteen mukaan järjestelykykymme, osaamisemme ja innovaatiomme ovat huippuluokkaa ja tapahtumamme ovatkin tasoltaan täysin verrattavissa maailman huippukeskuksissa järjestettäviin messutapahtumiin. Suomen Messujen asema suomalaisessa messukentässä on vankka. Viime vuoden päätteeksi Suomen Messut osti Helsingin Katajanokalla sijaitsevan Wanhan Sataman kiinteistön ja Helsingin Messut Oy:n liiketoiminnan. Omalla työurallaan Felixson on nähnyt muutakin kuin pohjoista ulottuvuutta: - Messumatkoja on tainnut kertyä vuosien mittaan noin kuuteenkymmeneen maahan, hän laskeskelee. Tutuksi ovat tulleet paitsi Euroopan maat, myös muun muassa Lähi- Idän valtiot Irakista Iraniin ja Libanonista Saudi-Arabiaan. Bror Felixson on otteikas ja moneen ehtivä mies, mutta messujen tekemisessä hän uskoo tiimityöhön ja kiittää osaavaa henkilöstöään: - Suomen Messuilla on palveluksessaan noin 180 vakituista työntekijää ja lisäksi muutama sata näyttelyaikaista, ainoastaan messupäivinä Messukeskuksessa työskentelevää henkilöä, Felixson kertoo. Kulutusta ja vapaa-aikaa Monet vapaa-aikaan ja harrastuksiin liittyvät messutapahtumat ovat viime aikoina nopeasti kasvattaneet suosiotaan. Tällaisia messutapahtumia ovat muun muassa Matka- ja Venemessut sekä Habitare ja Skiexpo. - Ei pidä unohtaa myöskään lokakuussa 2001 ensimmäistä kertaa järjestettyjä Helsingin kirjamessuja, joiden kävijämäärä kasvoi tänä syksynä lähes kymmenen prosenttia edellisvuodesta. Vuosittain järjestettävät kirjamessut ovat ottaneet nopeasti oman paikkansa laajassa messutarjonnassamme, Felixson kertoo. Vaikka näyttelytoiminnan johtajan työ on vaativaa ja aikaa vievää, riittää Bror Felixsonilla virtaa myös monenlaiseen vapaa-ajan toimintaan: - Mökkeilen, hiihdän, kalastan ja golfaan..., Felixson kertoo omista vapaa-ajan aktiviteeteistaan.

7 MTL - yhteistyöverkko ja taustavaikuttaja Markkinointiviestinnän Toimistojen Liitto MTL ( on yhteistyöverkko, jonka tarkoituksena on jäsentensä yleisten taloudellisten ja ammatillisten toimintaedellytysten edistäminen, alan yleisten yhteisten etujen edistäminen, mainonnan tason ja arvostuksen kohottaminen alan yhteistoiminnan avulla, suhteiden hoitaminen viranomaisiin, järjestöihin, mainosvälineisiin ja mainostajiin sekä tarvittaessa työmarkkinaedustajana toimiminen jäsentensä edustajana. Tarkoituksensa toteuttamiseksi liitto harjoittaa kokous-, tutkimus-, tiedotus-, julkaisu-, neuvonta-, ja koulutustoimintaa, tekee esityksiä ja antaa lausuntoja sekä ottaa tarvittaessa osaa työehtosopimusneuvotteluihin jäsentensä edustajana. Jäseniä voivat olla mainostoimistot, mediatoimistot, viestintätoimistot, suoramainostoimistot, graafisen muotoilun toimistot, uusmediatoimistot ym. markkinointiviestintää suunnittelevat ja toteuttavat yritykset. MTL:n tutkimuspalvelut Jäsentoimistojensa piirissä MTL tekee neljä kertaa vuodessa Ennustetutkimuksen sekä vuosittain Palkkatutkimuksen ja Rakennetutkimuksen, jotka ovat vain jäsentoimistojen käyttöön tarkoitettuja. Näiden avulla seurataan alan yleistä kehitystä sekä arvioidaan tulevaisuuden suuntaviivoja. Yhteistyössä useiden muiden tahojen kanssa (Mainonnan neuvottelukunta) MTL hankkii vuosittain jäsentoimistojensa käyttöön Mainonnan määrä -tutkimuksen ja joka toinen vuosi Yleisön suhtautuminen mainontaan -tutkimuksen. Lisäksi MTL ostaa kuukausittain Mediamainonnan määrän muutokset -selvityksen. MTL on yksi tilaajataho mm. seuraavissa tutkimuksissa: Kansallinen Mediatutkimus KMT, TV-mittaritutkimus, Kansallinen Radiotutkimus KRT. MTL on taustalla Suomea koskevissa toimialaa käsittelevissä tai sivuavissa tutkimuksissa. MTL toimii MTL:n toiminta perustuu laajaan työryhmätyöskentelyyn. Työryhmien jäsenet tulevat MTL-toimistoista ja ovat paneutuneita mm. koulutukseen, uusmediaan, teknologiaan, laatuun tai kansainvälisyyteen. Ryhmät toimivat tavoitteellisesti ja pyrkivät kehittämään MTL:n sisäisiä tai alan yleisiä painopistealueita mm. ideoimalla ja toteuttamalla erityyppisiä ajankohtaisseminaareja ja kannanottoja. Työryhmiä muodostetaan kulloisenkin tarpeen ja painopistealueiden mukaisesti ja vuosittain niitä on yli 10. MTL vaikuttaa myös alan koulutuksen kehittämiseen ja räätälöi jäsentoimistoille laajoja täydennyskoulutusprojekteja. Yhteistyötä tehdään sekä yliopistojen, korkeakoulujen että ammattikorkeakoulujen kanssa ja mm. Markkinointiinstituutin kanssa. Toimiala on edustettuna MTL:n kautta mm. Opetushallituksen nimittämissä tutkintotoimikunnissa ja kehitysryhmissä. Lisäksi MTL on mukana yksittäisissä koulutusprojekteissa ja järjestää seminaareja. MTL:n on jäsenenä mm. seuraavissa muissa yhteisöissä: The European Association of Communications Agencies, European Advertising Standards Alliance/Keskuskauppakamarin Liiketapalautakunta, Keskuskauppakamarin yhteydessä toimiva Mainonnan eettinen neuvosto, Kansainvälinen kauppakamari/icc markkinointivaliokunta, Keskuskauppakamarin palvelualojen neuvottelukunta, Mainonnan neuvottelukunta, Markkinointi-instituutin kannatusyhdistys, Yhteiskuntaviestinnän yhdistys sekä Suomen Levikintarkastus Oy. Lisäksi muita yhteistyötahoja ovat mm. muiden toimialojen liitot ja monet muut tahot. MTL on monessa mukana: Oiva-mainoselokuvakoulu, MTL-info, Kultasulka-kirjoituskilpailu, Matti Larres-stipendi, Vuoden mediainnovaatio, New York Festivals, Clio Awards, Effie Finland, Kuukauden parhaat sekunnit, radiomainoskilpailu Kaiku, Pahvi -ilmoituskilpailu, AdProfit, Mainonnanviikko (Lähde: 7

8 magenta p Muistilista käyttöön! - Messuesiintymisen onnistumisen takaa järjestelmällinen toiminta Kun päätös messuille tai tapahtumaan osallistumisesta tai kokouksen, konferenssin, asiakastilaisuuden tai vastaavan järjestämisestä on tehty, on tärkeää määritellä operaation tavoitteet ja sen jälkeen toimia aikataulussa ja järjestelmällisesti. Alla oleva muistilista on laadittu messujen tai tapahtuman näytteilleasettajille, mutta siitä on hyötyä myös muiden tapahtumien järjestäjän muistin virkistäjänä. Olennaista on, että messuesiintyminen tai tapahtuma ymmärretään kokonaisuutena. Se vaatii valmistelua monen eri yhteiskumppanin kanssa ja antaa jo ennen tapahtumaa hienon mahdollisuuden uutisoida osallistumisesta paitsi asiakkaille, myös omalle henkilökunnalle ja päämiehille. Tapahtuman alettua on olennaista, että esiintyvä henkilöstö on tehtäviensä tasalla, koska yrityksenne on kaikkien nähtävillä ja tämä näkyminen muokkaa vahvasti asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja kilpailijoidenkin mielikuvaa yrityksestänne. Näytteille ei siis kannata mennä hutiloiden, vaan miettiä etukäteen tarkkaan, mitä haluamme ihmisten meistä näkevän ja toisaalta, mitä he toivovat ja odottavat näkevänsä. Kun tapahtuma on ohi, työ jatkuu vielä. On ehkä kerätty asiakaspalautetta kävijöiltä, on saatettu saada tarjouspyyntöjäkin. Nämä kaikki tulee käydä läpi ja reagoida niihin oikealla tavalla. Vasta tämä viimeistelee näytteillä olon onnistuneeksi. Samoin on viisasta muistaa vielä kerran tiedottaminen kerrotaan tapahtuman kulusta, saadusta palautteesta ja sen vaikutuksesta yrityksen tulevaan toimintaan. Ja kerrotaan se jälleen asiakkaiden ja ns. suuren yleisön lisäksi myös omalle henkilökunnalle ja päämiehille. Kun ollaan lähdössä esiintymään, pitää muistaa paljon asioita. Ajoissa ja oikeassa järjestyksessä tehtyinä ne eivät kuitenkaan ole ylivoimainen rasite, vaan järkevä panostus yrityksenne markkinointiviestintään. Siinä työssä tämä listaus pyrkii auttamaan. > > > > > > 8

9 9

10 10

11 Onnistuneen tapahtuman takana on paljon suunnittelua Riikka Mari Muhonen yhteysjohtaja/toivo Oy Kun yritys on päättänyt järjestää tapahtuman, sen täytyy heti aluksi tehdä valintoja, miten toimitaan ja kenen kanssa. Ideaalitilanne olisi, että yhteistyökumppaneina olisivat alusta saakka mukana yrityksen mainostoimisto, tapahtumamarkkinointitoimisto ja viestintätoimisto. Yritysten tulisi sopia sisäisesti peruslinjauksista ja antaa sitten neuvotteluvaltuudet markkinoinnin ja myynnin edustajille, jotka tekevät tarkemmat suunnitelmat. Suuret sisäiset työryhmät ovat kaikille osapuolille iso investointi ajankäytöllisesti. Kaikilla ihmisillä on jonkunlaista kokemusta tapahtumien järjestämisestä, joten tuntemukset ovat hyvin yksilöllisiä ja pitkälti makuasioita. Mitä suurempi ryhmä on hämmentämässä tapahtumaa, sitä varmemmin tulee tehtyä liian monia kompromisseja. Kaikki tiedämme, mitä tapahtuu, kun kokonaisuus koostuu pelkistä kompromisseista, jotka on tehty työryhmän jäsenten pitämiseksi onnellisina. Siitä syntyy kunnon soppa. Suunnitellaan, tutkitaan ja asetetaan tavoitteet Vanha suomalainen sanalasku hyvin suunniteltu on puoliksi tehty osuu täydellisesti kohdalleen tapahtumia toteutettaessa. Suunnittelutyön pohjana ja oletusarvona on, että kaikki suunnittelutyöhön osallistuvat ymmärtävät yrityksen markkinointistrategian, kulttuurin, arvot, etiikan sekä taloudelliset resurssit. Tapahtumassa yrityksellä on mahdollisuus lunastaa imagolle asetetut lupaukset ja odotukset. Tai jopa muuttaa imagoa. Luonnollisesti myös kohderyhmän ja sen käyttäytymismallien tulee olla selvillä. Tapahtumamarkkinointi on oma markkinointiviestintävälineensä, joka toimii parhaiten pitkän aikavälin tavoitteisiin pyrittäessä. Yrityksen ei tulisi lähteä suunnittelemaan ja toteuttamaan mitään tapahtumia, jos niille ei pystytä selkeästi määrittelemään tavoitteita, joihin pyritään. Aluksi tapahtuman suunnittelijoiden pitää vastata perustavaan kysymykseen: miksi järjestämme tapahtuman ja mihin tarvitsemme sitä? Kun tähän kysymykseen on löydetty vastaus, pystytään asettamaan tapahtumalle tavoitteet. Tavoitteet tulisi asettaa niin, että niitä voidaan mitata ja siten arvioida niiden onnistumista tapahtumien jälkeen. Lähtökohtatilanne täytyy olla selvillä, jotta tiedetään, mitä tapahtumalla saatiin aikaiseksi ja mikä tilanne olisi, jos tapahtumaa ei olisi järjestetty. Minkä tahansa asiakkaille ja sidosryhmille järjestettävän businessto-business -tapahtuman isännille voidaan asettaa selkeät tavoitteet. Tavoitteiden asettaminen on tärkeää myös kuluttajille suunnatuissa tapahtumissa. Myynnin kehityksen kautta on helppo seurata, oliko järjestetyillä tapahtumilla myönteistä vaikutusta myynnin kehitykseen tapahtumien aikana, pitkällä aikavälillä tai ollenkaan. Konkreettisten tavoitteiden kautta on helppo seurata tavoitteiden toteutumista ja myös isäntien työskentelyä. Yritysten sisäisille tapahtumille tulee asettaa samanlaiset tavoitteet kuin muillekin. Yhdysvalloissa käytetään paljon sisäisiä tapahtumia henkilökunnan kiittämiseen, motivointiin ja sitouttamiseen. Suomalaisten ja amerikkalaisten yritysten organisaatiot ovat hyvin erilaiset, eivätkä kaikki amerikkalaisyritysten toimintatavat sovellu Suomen tai muun Euroopan oloihin. Siitä ei liene kuitenkaan epäilystä, etteivätkö hyvin suunnitellut tilaisuudet ilahduttaisi ja motivoisi myös vanhan mantereen työntekijöitä. Yrityksen sisäinen hyvinvointi heijastuu aina ulospäin. Erimerkiksi myyntityössä onnistuneiden vuosittainen palkitsemistilaisuus olisi kunnianosoitus, joka nostattaisi palkittujen itsetuntoa ja motivoisi myös muita entistä parempiin suorituksiin. Henkilöstöä tulisi kohdella samalla tavalla kuin asiakkaita. Heidän motivointiinsa ja kiittämiseensä sijoitetut pääomat jäävät varmasti yrityksen voimavaraksi ja tulevat moninkertaisesti takaisin. Kaikki ulkoiset markkinoinnin toimenpiteet tulee ensin myydä sisäisesti omalle henkilökunnalle: sehän ne lupaukset ja mielikuvat tulee viime kädessä lunastamaan. Tavoitteiden täytyy olla alusta asti selkeästi määriteltyjä, jotta kaikki tapahtuman tuottamiseen osallistuvat tahot ne ymmärtävät ja sisäistävät. Tavoitteisiin tulisi palata tapahtuman tuottamisprosessin eri vaiheissa ja analysoida, onko suunnitelluilla elementeillä mahdollista päästä asetettuihin tavoitteisiin. Mitattavat tavoitteet takaavat tiedon siitä, onko tapahtuma onnistunut vai ei. 11

12 Watch Me Suurten tapahtumien näyttämöt, osa 1, Hartwall Areena Maailmanluokan viihdekeskus Ensinnäkin sijaintimme on loistava. Pasilan juna-asemalta kävelymatkaa tulee 300 metriä ja lentokenttä on vartin ajomatkan päässä, aloittaa Hartwall Areenan myynti- ja markkinointipäällikkö Henrik Thelen. Asialla on merkitystä, sillä jääkiekkotapahtumista parhaiten tunnetulla Areenalla tapahtuu paljon muutakin ja tapahtumien osanottajat osaavat arvostaa helppoa tavoitettavuutta. Harva tuleekin ajatelleeksi, että Hartwall Areena on itse asiassa yksi Euroopan vilkkaimpia viihdekeskuksia, jossa jääkiekolle on pyhitetty vain noin kolmannes käyttöajasta. Thelen jatkaa kertomalla Areenan teknisistä ominaisuuksista, jotka usein ratkaisevat tapahtumien onnistumisen. Hän kertoo että Areenaan mahtuu enimmillään jopa ihmistä. Siellä on 86 aitiota ja yli ravintolapaikkaa. Samaan kompleksiin kuuluvat vielä kallioon louhitut Lapin Kulta ravintola ja harjoitushalli. Toinen vahvuus on Thelenin mukaan Areenan muunneltavuus. Hallimme on kuin rakennussarja, jossa on nopeasti ja helposti muunneltavia elementtejä. Kaukalon laidat irtoavat, istuimet ovat sisään vedettäviä, hallin ilme muuttuu päivästä toiseen, sillä siellä tapahtuu satana päivänä vuodessa. Käytännössä Areenalla yksi päivä rakennetaan, toisena vietetään tilaisuus ja kolmantena jo puretaan ja huolletaan. Siinä vuosi vierähtääkin, kun tehdään sata tapahtumaa. Jää sulatetaan vain pari kertaa vuodessa. Tapahtuman vaatiessa jää peitetään levyillä, jotka eristävät kylmyyden. Yritystapahtumia joka lähtöön Yritystapahtumat ovat iso osa Areenan arkea. Kokoukset, yritysten vuosijuhlat, seminaarit, pikkujoulut, cocktail-tilaisuudet, tuotteiden lanseeraukset ja vastaavat tapahtumat lisääntyvät koko ajan. Yritystapahtumia järjestetään myös erilaisten muiden tapahtumien kuten esim. konserttien tai jääkiekko-otteluiden yhteydessä. Thelenin mukaan yritysasiakkaat osaavat vaatia ja Areena vastaa toiveisiin muuntumalla kuin kameleontti. Erilaiset tilat voidaan helposti muokata tapahtuman, teeman tai lanseerattavan tuotteen mukaan. Areenalta löytyy viihtyisät ja toimivat tilat myös pienille ryhmille. Erityisesti yritysasiakkaamme arvostavat hyviä tietoliikenneyhteyksiä, paikoitusjärjestelyjä sekä Areenan kykyä mukautua erilaisten tilaisuuksien järjestämiseen Thelen sanoo. Uusi tapahtumaravintola Platinum Hartwall Areenan uutuus on tapahtumaravintola Platinum, joka tarjoaa saman katon alla tasokkaita ravintolapalveluita Jokereiden otteluiden sekä konserttien tai muiden korkeatasoisten tapahtumien yhteydessä. Platinumiin sopii jopa 700 vierasta cocktailtilaisuuteen ja istuvalle illalliselle noin 500 henkilöä. Ravintolan tilat ovat jaettavissa kahteen osaan tapahtumien luonteen mukaisesti. Platinumissa on korkealuokkainen äänentoisto- ja valaistustekniikka, joka soveltuu erinomaisesti erityyppisten tilaisuuksien järjestämiseen. Palvelu toimii Hartwall Areenan oheispuitteet ja -palvelut ovat tärkeä osa elämysten tarjoamisessa. Tämän Elämysten näyttämön perusideaan kuuluvatkin kattavat palvelut: 86 aitiota, parikymmentä ravintolaa, ravintolapaikkaa ja noin miljoonan vuosittaisen kävijän oloa helpottaa 412 vessaa. Korkeatasoiset esiintymis- ja kokoontumistilat ovat myös edellytys tapahtumien onnistumiselle. Konserttisalina Hartwall Areena tarjoaa järjestäjille suuret puitteet, johon mahtuu ääntä ja valoa. Hartwall Areenassa on tilaa, jolloin voi käyttää suuriakin lavasteita, ja akustiikka toimii yläkatsomoita myöten. Areenan voi myös jakaa siirrettävien rakenteiden avulla esimerkiksi seminaaritilaksi ja sen vieressä sijaitsevaksi, omaksi ravintolaksi, jonne päivän päätteeksi on mukava siirtyä nauttimaan hyvästä ruoasta. Hartwall Areena on teknisesti eräs maailman edistyksellisimmistä ja sitä voidaan aiheellisesti kutsua älyhalliksi. Tietoliikenneverkot on ulotettu kaikkialle rakennuksessa, mikä mahdollistaa Internet-yhteydet, elävän kuvan ja äänen lähettämisen ja vastaanottamisen sekä huippunopeat ATM-yhteydet. Tavoitteena unohtumaton elämys Tavoitteemme on, ettei asiakkaamme tarvitse kantaa huolta juhlistaan vaan hän voi luottaa siihen, että tilaisuus onnistuu, Thelen linjaa. Hän kertoo, että yleensä yritykset etsivät uudenlaisia, tuoreita tapoja yhdistää huvi ja hyöty. Hyvin tavallinen ohjelmarunko koostuu palaverista tai kokouksesta, jonka aikana tarjoillaan lounas. Illalla on sitten odotettu viihde- tai kulttuuritapahtuma, mutta sitä ennen yritykset usein lämmittelevät omien aktiviteettiensa parissa. Tyypillinen asiakkaamme haluaa yllättää vieraansa jollakin erilaisella, tarjoamalla kokemisen arvoisen elämyksen ainutlaatuisessa miljöössä, Thelen kertoo. On helppo uskoa, että Hartwall Areenalla osaava tapahtumajärjestäjä siinä onnistuukin. Watch Me raportoi jatkossakin erilaisista, eri puolilla Suomea sijaitsevista tapahtumien toteutusympäristöistä ja alan yrityksistä. Tarkoituksemme on tehdä tunnetuksi laadukkaita, asiansa osaavia ja vireästi toimivia kohteita ja yrityksiä sekä auttaa lukijoitamme löytämään yhteistyökumppaneikseen tahoja, joiden kanssa tapahtumien järjestäminen onnistuu ammattimaisesti. 12

13 Paljetie 10, Oulu, puh. (08) , fax (08) , MESSU- JA NÄYTTELYPALVELUT KYMENLAAKSOSTA! Messuosaston suunnittelu, rakentaminen ja urakointi Rakenteiden ja kalusteiden vuokraus Somistus, kuva- /tekstitaulut, otsalautatekstit yms..fi puh

14 Messujärjestäjä vastaa paljosta Messut on merkittävä media. Messut on myös varsin monimutkainen media, ainakin järjestäjän kannalta. Kun isoille messuille kokoontuu kymmeniä tuhansia ihmisiä kerralla useammaksi päiväksi, se on kuin äkkiä synnytettäisiin uusi pieni kaupunki, jonka kaikkien toimijoiden kaikki tarpeet pitää messujärjestäjän täyttää. Sen vuoksi messujärjestäjän on toimittava erittäin kurinalaisesti, suunnitelmallisesti ja tarkoin sääntöjä, lakeja ja asetuksia noudattaen. Vasta silloin kävijät saavat nauttia onnistuneesta tapahtumasta ja näytteilleasettajat, messurakentajat ja messujärjestäjäkin saavat toivomaansa tulosta tapahtuman järjestämisestä ja siihen osallistumisesta. Messuilla tuotteita tai palveluja tarjoava yritys ja niitä tarvitsevat asiakkaat pääsevät suoraan vuorovaikutukseen, mikä on messujen vahvuus mediana. Tehoa lisää se, että asiakkaat tulevat itse paikan päälle messuille nähdäkseen tarjonnan. Siihen eivät muut mediat kykene, vaan kohtaavat helposti torjuntaa yrittäessään tunkea viestiään ihmisten tietoisuuteen. Messuesiintymisen tuloksena ei synny ainoastaan kauppaa, vaan myös yrityksen brandi vahvistuu. Mutta mitä kaikkea piilee onnistuneen messutapahtuman taustalla? Haastateltavaksi tavoittamamme Finn-Nolia Oy:n toimitusjohtaja Jukka Hakala valaisee asiaa pitkällä luettelolla. Ensinnäkin messujärjestäjän pitää osata valita messuille hyvä ajankohta. Hän myös vastaa siitä, että messuilla on riittävän hyvät puitteet, vaatimukset infrastruktuurin suhteen kasvavat koko ajan. Messujärjestäjä vaatii varaukset kirjallisesti, vastaa osastojen hyvästä sijoittelusta ja siitä, että ne eivät vaihda paikkaa kesken suunnittelun, huolehtii rakentamistoiminnan järjestyksestä, asettaa rajat osastoille, toimittaa messupiirustukset hyväksyttäviksi rakennusvalvontaan, teettää palotarkastuksen ja varmistaa, ettei näytteille tuoda mitään vahinkoa aiheuttavia tuotteita tai asioita, Hakala luettelee ja jatkaa: Myös muiden viranomaisten kanssa tehdään yhteistyötä ja järjestäjä tilaa mm. sähkö- ja teleliikennetyöt aina luotettavaksi tiedetyiltä asiantuntijoilta. Palovaroittimet, sammutuspeitteet, 14

15 Kuva Jukka Uotila avotulen käsittelyn säännöt, yleinen järjestys ja turvallisuus, pysäköinti, vartiointi, siivous ja jätehuolto teettävät myös työtä. Lisäksi pitää muistaa kattavat vastuuvakuutukset. Lisäksi Hakala vielä mainitsee, että järjestäjä vastaa tapahtuman yleisistä Teosto- ja Gramex maksuista ja näytteilleasettajat omilla osastoillaan tarvittavista tekijänoikeusmaksuista. Järjestäjä myös tekee henkilökohtaiset rakennus-, purku- ja näytteilleasettajakortit toimijoiden käyttöön sekä toimittaa ne ajoissa oikeille tahoille. Mikäli tapahtuma on avoin myös sunnuntaina, sille pitää järjestäjän hakea erikseen myyntilupa, jotta kauppaa voidaan laillisesti käydä. Messujärjestäjä tietysti hoitaa myös yhteydet mediaan, ilmoittelee tapahtumasta mediassa ja markkinoi sitä muutoinkin. Sekä hankkii osaavat alihankkijat tarvittaviin töihin, huolehtii turvallisuudesta, ensiavusta, liputuksista, kuljetuksista, ravintolatarjonnasta, vessoista, aitaamisesta Hengästyttävä luettelo, mutta kaikki täysin ymmärrettävästi ehdottomia edellytyksiä hyvän ja turvallisen tapahtuman järjestämiselle. Investoinnit jo etukäteen Isot tapahtumat vaativat isot puitteet monessa mielessä. Tuhansien kävijöiden tapahtumissa pelkästään tapahtumatila on kallis investointi, olipa se järjestäjän omistuksessa tai vuokrattu. Tapahtumatilojen infrastruktuuri on mutkikas asia, johon kohdistuvat vaatimukset kasvavat koko ajan ja sen modernina pitäminen maksaa. Kun paljon ihmisiä saapuu yhteen paikkaan kerralla, ovat pysäköinti, turvallisuus, sosiaalitilat ja ruokailumahdollisuudet keskeisen tärkeitä. Nälkäinen asiakas wc-jonossa ei ole hyvä merkki tapahtuman järjestäjälle. Kävijä, joka joutuu kävelemään autoltaan kilometrejä, ei ehkä tule koskaan uudelleen samaan tapahtumaan. Ja jos jotakin yllättävää tapahtuu, on oltava olemassa tarkka turvallisuussuunnitelma ja sen tunteva riittävä henkilökunta, jotta vältetään vaikkapa väkijoukon paniikin aiheuttamat lisävahingot. Ulkotapahtuma-alue joudutaan usein myös aitaamaan, jotta sen pakollinen vartiointi olisi edes jotenkin järjestettävissä ja näytteilleasettajat uskaltaisivat tuoda kalliit tuotteensa esille. Vartiointia tarvitaan toki sisätiloissakin, samoin siivousta jo ennen tapahtuman alkua, rakentamisen jäljiltä. Kävijöitä tai edes näytteilleasettajia tapahtumaan ei tule, jos he eivät tapahtumasta tiedä. Tiedon levittäminen tapahtuu tehokkaasti ainoastaan riittävin panostuksin markkinointiviestintään. Nämä kulut tietysti suhteutetaan realistisiin tavoitteisiin, mutta koskaan markkinointi ei ole ilmaista, kuten kaikki tiedämme. Tämä kaikki maksaa järjestäjälle, mutta ilman näitä sijoituksia ei tapahtuma myöskään tuota toivotulla tavalla. Näin siksi, ettei se voi toimia ilman näiden osasten muodostamaa kokonaisuutta ja niin näytteilleasettajat kuin vieraatkin äänestävät helposti jaloillaan, ainakin seuraavaan vastaavan tapahtuman kohdalla. Näytteilleasettajaltakin odotetaan paljon Toisaalla tässä lehdessä on eräänlainen muistilista näytteilleasettajien käyttöön. Muistilistan sisällöstä ja pituudesta näkee, ettei oman osaston ja henkilökunnan onnistunut vieminen tapahtumaan ole aivan yksinkertainen asia. Se onnistuu kyllä, mutta paras teho saavutetaan vain toimimalla tarkan suunnitellusti, huomioimalla kaikki tärkeät pikkuseikatkin. Jukka Hakala haluaa kiinnittää huomiota pariin toisiinsa liittyvään näytteilleasettajan tehtävään, jotka hänen mukaansa viimeistelevät onnistuneen esiintymisen messuilla tai tapahtumassa. Nimittäin asiakkuuden hyvään hoitamiseen ja monipuoliseen viestintään. On keskeistä, että näytteilleasettaja keskittyy koko ajan asiakkaaseen, Hakala muistuttaa ja jatkaa: Päätetään ajoissa osallistumisesta ja tiedotetaan siitä niin ulkoisesti kuin sisäisestikin. Yhteyttä täytyy pitää omiin asiakkaisiin, päämiehiin, yhteistyökumppaneihin, tiedotusvälineisiin ja tietysti omaan henkilökuntaan. Hakala kertoo, että jo ennen tapahtumaa on tarjolla runsaasti hyviä uutisaiheita eri sidosryhmille. Päämiesten kanssa keskustellaan yhteisestä esiintymisestä. Sitä kautta löytyy usein myös kaikkia sidosryhmiä kiinnostavia uutisia uutuuksista, jotka sitten tapahtumassa tullaan esittelemään. Tiedotusvälineet saattavat olla kiinnostuneita uutuuksien ohella myös ylipäätään yrityksen aktiivisuudesta. Potentiaalisia uusia asiakkaita saatetaan tavoittaa edullisesti lehdistötiedotteiden kautta ja saada heidät osastolle vieraaksi. Omat jo olemassa olevat asiakkaat pitää kutsua ajoissa mukaan messuille tai tapahtumaan, viikkoja tai jopa kuukausia etukäteen. Oma henkilökunta pitää valmentaa esiintymiseen, mutta on tärkeää yrityksen hengen kannalta tiedottaa aktiivisesti koko henkilökunnalle, että taas mennään ja tehdään kauppaa. Messujen ja tapahtuman järjestäjä tekee puitteet ja pitää asiat kunnossa, se on heidän työtään. Mutta vain näytteilleasettajien ammattitaitoinen toiminta luo onnistuneen kokonaisuuden, Hakala muotoilee. Kuten kaikessa kaupanteossa, vasta tyytyväinen asiakas takaa menestyksen. Ja messuilla ja tapahtumissa tämä tavoite saavutetaan näytteilleasettajien omalla työllä, kuten heidän muussakin myyntityössään, Hakala vielä muistuttaa. Sekin kannattaa muistaa, että kotikentällä kauppaa tehtäessä ollaan omillaan, messuilla ja tapahtumissa oma työ on osa muidenkin menestystä. Ja sitä arvioivat niin asiakkaat, yhteiskumppanit kuin kilpailijatkin, kun esillä kerran ollaan. 15

16 Ulkopuolisella avulla lisäpotkua messuilla näkyvyyteen! Kirsti Karlsson Markkinointipäällikkö Ålandsresor/Eckerö Linjen Travel Group Ålandsresor on matkailualan yritys, joka markkinoi sekä myy kaikkea matkailuun liittyvää kohteenaan Ahvenanmaa. Käytämme Suomen markkinoilla nimeä Ålandsresor/Eckerö Linjen Travel Group ja olemme osa Eckerö Linjenin markkinointiosastoa Maarianhaminassa. Messuille osallistuminen on tärkeä osa markkinointiamme. Olemme mukana vuosittain Matkamessuilla, Venemessuilla, Kongressimessuilla, Erämessuilla, Sihteeri & assistentti messuilla sekä Naisday messuilla. Tavoitteenamme messuilla on olla näkyvillä ja saada aikaan messuvierailijoiden keskuudessa positiivinen kuva Ahvenanmaasta sekä herättää halu lähteä matkalle ja käyttää palvelujamme. Lisäksi haluamme tavata vanhoja asiakkaitamme sekä tutustua uusiin asiakkaisiin. Toiveenamme on saada tarjouspyyntöjä ja varauksia jo messuilla ollessamme. Kuten varmasti moni muukin näytteilleasettaja olemme usein pohtineet, kuinka messujen ihmispaljoudesta löydetään juuri ne oikeat potentiaaliset asiakkaat ja kuinka heidät saadaan itse osastolle. Asiakkaita on helpompi saada pysähtymään osastolle, jos siellä tapahtuu jotain mielenkiintoista, esimerkiksi kilpailu tai jokin muu vetonaula. Sihteeri & assistentti 2005 tapahtumaan löysimme kuin sattuman kaupalta avuksemme yrityksen, joka vastasi tarpeisiimme. Saimme sähköpostia yritykseltä nimeltä M-Help, joka on erikoistunut PR-toimintaan sekä erityisesti erilaisiin asiakaskartoituksiin ja analyyseihin messujen aikana ja jälkeen. Ulkopuolinen näkee asiat laajemmalti kuin me. Lisäksi meidän kohdallamme on huomattava, että Suomessa mantereella asuva on paremmin perillä kulloinkin meneillään olevista trendeistä ja muiden näytteilleasettajien tarjonnasta kuin me, jotka vain käymme messuilla näytteilleasettajina. Ulkopuolisen on myös helpompi asettua asiakkaan asemaan ja nähdä toimintamme asiakkaidemme silmin. Mielestämme myös jälkihoito on tärkeä osa messuja ja usein sen hoitaminen messujen jälkeen tuntuu raskaalta, joten apu siinäkin voi olla tarpeen. Ennen messutapahtumaa M-Help laati asiakkaille kilpailun yhteistyössä kanssamme ja oli myös mukana osastollamme jonkin aikaa, näyttäen mallia henkilöstöllemme ja haalien vierailijoita osastollemme osallistumaan kilpailuun. Osaavan asiantuntijan mukanaolo osastolla antoi myös intoa omalle henkilökunnallemme. Messutapahtuman jälkeen M- Help analysoi vastaukset, laati rekisterin asiakkaista ja heidän vastauksistaan sekä mallin asiakkaille lähetettävistä kirjeistä. Koko henkilökuntamme koki ulkopuolisen avun käytön hyvin positiivisesti. Voin suositella ulkopuolisen avun käyttöä kaikille yrityksille, jotka haluavat lisäpotkua näkyvyyteensä messuilla ja varsinkin messujen jälkihoitoon tehokkuutta. Itse tulemme jatkossakin käyttämään ulkopuolista apua messuesiintymistemme yhteydessä. Messut Opasteet Teippaukset Mainostarvikkeet Suurkuvatulosteet SUUNNITTELUSTA TOTEUTUKSEEN Puh , 16

17 17

18 Liikesuhteita saa hoitaa, lahjoa ei Pirkko Koivu Yritysten edustajien lahjontaa koskee sama perussääntö kuin virkamiesten ja luottamusmiesten: lahjonta on kiellettyä. Eduskunnan käsittelyssä on lakiesitys, joka toisi myös yrityksissä tehdyn lahjonnan virallisen syytteen piiriin. Iso urheiluseura tarvitsi toimintansa rahoittamiseksi sponsoritukea yksityisiltä yrityksiltä. Muun muassa yksityinen koneurakoitsija ja suuren yrityksen myyntipäällikkö lähtivät seuran tarjoamalle laskettelureissulle Lappiin. Nämä yritykset osallistuivat sittemmin tapahtumien sponsorointiin ja saivat satsaustaan vastaan mainostilaa ja lippuja otteluihin. Oliko tässä tapauksessa kysymyksessä lahjonta? Lain mukaan oli, jos matkan tarkoituksena oli saada yrityksen edustaja suosimaan ratkaisuissaan matkan tarjoajaa tai palkita jälkikäteen suosimisesta. Esimerkkitapauksessa laki olisi kuitenkin erilainen koneurakoitsijalle ja ison yrityksen myyntipäällikölle. Koneurakoitsija on yksityinen elinkeinonharjoittaja, ja hänelle saa antaa ja hän saa ottaa vastaan omaan toimintaansa vaikuttavia etuuksia. Tosin elinkeinonharjoittajan on tuloutettava saadut edut kirjanpidossaan ja ilmoitettava ne verotuksessa. Palkollinen eri asemassa Jos taas henkilö on yksityisen elinkeinonharjoittajan palveluksessa, siis vaikkapa yrityksen myyntipäällikkönä, hallituksen jäsenenä tai toimitusjohtajana, hän ei lain mukaan saa ottaa vastaan lahjuksia. Sittenkään asia ei ole yksiselitteinen. Jos yrityksen edustajalla on johdon lupa osallistua esimerkissä kuvattuun matkaan, ongelmaa ei ole, sanoo professori, oikeustieteen tohtori Asko Lehtonen Vaasan yliopistosta. Myös matkan sisällöllä on merkitystä; ei pelkästään kohteella. Jos siellä esimerkiksi neuvotellaan sponsoroinnin ehdoista ja ohjelma on ammatillista, silloin matkalla on asiallinen tarkoitus. Jos kyseessä on vain toisen tarjoama loma ylellisissä puitteissa tai jos siellä jaetaan ylenpalttisia lahjoja, joista yrityksen johto ei tiedä, voidaan tulla kielletylle puolelle, Lehtonen kuvailee. Myös yrityksissä tehty lahjonta tulee virallisen syyttäjän harkintavaltaan, jos eduskunta hyväksyy sille 18. marraskuuta esitellyn YK:n korruption vastaisen yleissopimuksen. Tähän saakka vain virkamiesten ja luottamushenkilöiden lahjontatapaukset ovat olleet virallisen syyttäjän harkintavallassa. Yritysten lahjontatapaukset ovat olleet asianomistajarikoksia. Muutoksen tarkoitus on laskea kynnystä rikosilmoitusten tekoon myös yrityksiä koskevassa lahjonnassa. Lain käytännön tulkintaa ja seurauksia voidaan vielä vain arvailla. Suomessa lahjontarikokset ovat harvinaisia, joten en usko lakimuutoksella olevan suurta käytännön merkitystä, Lehtonen sanoo. Tähänkin saakka yksityisten yritysten lahjontatapaukset ovat kuuluneet virallisen syyttäjän alaisuuteen silloin, kun kyse on yleisen edun kannalta erittäin merkittävistä tapauksista. Kilpailijakin voi nostaa jutun Myyntipäällikön Lapin matkasta voisi periaatteessa nostaa syytteen, jos pystyttäisiin osoittamaan, että tapaus täyttää lahjonnan tunnusmerkit ja matkalla ei olisi johdon siunausta. Tapauksen asianomistaja olisi työnantajayritys. Se voisi nostaa tapauksesta oikeusjutun, jos myyntipäällikön vastaan ottama matka ja urheilutapahtuman sponsorointi olivat yrityksen edun vastaisia. Käytännössä yksityisten yritysten lahjontatapauksista nostetaan juttuja hyvin harvoin, sanoo professori, oikeustieteen tohtori Pekka Viljanen Turun yliopistosta. Yritykset katsovat usein, etteivät liikekumppanien työntekijöille tarjoamat kohtuulliset lahjat tai matkat ole ristiriidassa yrityksen edun kanssa. Lain mukaan saadun edun suuruus ei ole ratkaisevaa, vaan lahjomistarkoitus. Periaatteessa vaikkapa tarjotut pullakahvit voitaisiin katsoa lahjonnaksi, jos niiden tarkoitus on vaikuttaa ratkaisuihin, Pekka Viljanen sanoo. Klassinen esimerkki on, että yrityksen hankintavastaava ottaa tavarantoimittajalta rahallista provisiota ostoista. Tämähän ei ole yrityksen edun mukaista, yrityksen intressinä ovat tietysti edulliset hankinnat. Useinkaan yritykset eivät imagosyistä halua tällaisia tapauksia julkisuuteen, vaan ne hoitavat ne sisäisesti ja purkavat lahjuksen ottaneen työntekijän työsuhteen, Asko Lehtonen sanoo. Myös kilpailevat yritykset voisivat tehdä lahjonnan johdosta ilmiannon, jos tapaus tulisi heidän tietoonsa. 18

19 Turvallinen kummisetä - Daifu Ari Stenius Normaalia liikesuhteiden hoitoa Laskettelumatkat ja muut yhteiset retket, illalliset sekä tarjotut konsertti- tai jääkiekkootteluliput ovat yritysten välisessä kanssakäymisessä tavallisia. Niiden katsotaan olevan osa normaalia verkostojen ja liikesuhteiden hoitoa yleisellä tasolla; esimerkiksi matkoilla saatetaan jakaa tietoa yrityksen toiminnasta ja neuvotella ammatillisista asioista. Lakikaan ei tällaista kiellä silloin, jos retkillä ja illallisilla ei pyritä epäasiallisesti vaikuttamaan etuuden vastaanottajaan niin, että hän alkaisi suosia edun tarjoajaa. Yritysten kohdalla rajanveto ei ole niin tiukkaa kuin virkamiesten. Normaalin terveen järjen käyttö lienee tässä sallittua. Asiakkaiden käyttäminen jääkiekko-ottelussa tai konsertissa kuulunee tavanomaisen edustamisen piiriin. Kohtuus on hyvä muistaa. Jos kahden hengen illallinen maksaa tuhansia euroja, raja on ehkä ylitetty, Asko Lehtonen sanoo. Esimerkiksi kulttuuritapahtuman tai hyväntekeväisyyskonsertin sponsoroiminen voi yritykselle olla myös imagokysymys. Tällaisessa tapauksessa yritys voi olla nimenomaan kiinnostunut olemaan esillä tapahtuman sponsorina, ja se kenelle lippuja jaetaan ei välttämättä edes ole tärkeintä, Pekka Viljanen muistuttaa. Veroviranomaisilla ei ilmoitusvelvollisuutta Lahjoilla ja eduilla on myös verotuksellinen puolensa. Veroviranomaisilla ei ainakaan nykyisin ole velvollisuutta ilmoittaa havaitsemistaan lahjomistapauksista muille viranomaisille, mutta tulevaisuudessa laki saattaa muuttua, sillä OECD ja Euroopan Neuvosto ovat suosittaneet sitä. Lahjukset eivät ole verotuksessa vähennyskelpoisia, ja vastaanottajalle ne saattavat olla verotettavaa etua. Projektipäällikkö, harmaan talouden tutkija Markku Hirvonen ei näe merkittäviä ongelmia tapahtumien ja messujen järjestelyissä ja niihin liittyvissä lahjoissa ja etuuksissa. Hankalia lieveilmiöitä esiintyy enemmän esimerkiksi idänkaupassa tai lääketeollisuuden lääkäreille tarjoamissa lahjoissa. Kaikki riippuu siitä, mitä tehdään ja mitä tarjotaan, ja missä, Hirvonen sanoo. Turvallisuus. Sitä on suomalaisessa yhteiskunnassa pidetty lähes itsestään selvyytenä. Isompien urheilu- ja musiikkitapahtumien tai vaikkapa tanssi-iltamien yhteydessä on ollut järjestysmiehensä, jotka ovat nostelleen väsyneitä ylös ja talutelleet juopuneita ulos. Nykyaikana ei elämä ole yhtä sööttiä. Missä tahansa voi tapahtua mitä tahansa. Suomessa varmasti harvemmin ja pienemmällä todennäköisyydellä, mutta yhteenkään ei olisi varaa. Entisaikojen iltamissa ja vielä viime vuosikymmenienkin urheilutapahtumissa riitti, että seurojen vapaaehtoisvoimat ja lasten vanhemmat lupasivat hoitaa järjestyksen pidon. Seuraava vaihe oli kamppailulajeja harrastavien isokokoisten lähinnä miesten - vuoro seistä baarien ja ravintoloiden ovella sekä olla kädet ristissä rinnalla kun nuoriso juhli festareilla. Tänä päivänä turvallisuus on täysin jotain muuta. Mitä isompi tapahtuma, sen vaativammat ovat järjestelyt eikä vapaaehtoistoiminta enää täytä vaatimuksia. Ammattimaisuus ja ammattilaisuus ovat tulleet peruuttamattomasti mukaan, sanoo Kim Isaksson, entinen karateka, nykyinen turvallisuusalan huippuammattilainen Daifu oy:stä. Turvallisuus on hyvin monen eri elementin kokonaisuus. Ei enää riitä pelkästään ihmisten rauhoittaminen. Mitä isompi tapahtuma, sen vaativampi ja perusteellisempi turvallisuussuunnitelma, sanoo Isaksson, joka aluksi toimi mm. turva-alan aikuiskouluttajana. Alkuun tuli monen näköistä tehtävää ja se oli paljolti sitä ns. järkkäripohjaista valvontaa, mutta nopeasti tämä kaikki on muuttunut ja ammattimaistunut. Toiminta ja tehtävät laajenivat. Talkootyön muuttuessa vaatimusten sanelemana palkkatyöksi siirryimme jo vuonna 1995 osakeyhtiömuotoon, kelaa Isaksson kymmenen vuoden takaista isoa muutosta. Näin syntyi kolmen miehen (Isaksson, Björn Åkerblom, Ari Grönholm) yritys Daifu oy. Daifu on japania ja tarkoittaa aika sopivasti kummisetää. Huolenpitoa ja valvontaa tarjoaa Daifukin. Pieniä ja isoja juhlia. Konsertteja, maaotteluita ja ties mitä. Muutamien kymmenien ihmisten tai tuhansien massatapahtumia. Kaikkea on ollut. Isoin kaikista on ollut suurin koskaan Suomessa järjestetty tapahtuma yleisurheilun MM-kisat Helsingissä kesällä Daifu vastasi kisojen turvallisuudesta. Miten meni? Olemme silloin hyviä, kun jälkikäteen ei juurikaan puhuta tapahtuneista ongelmista. Käykö vastauksesta, hymyilee Isaksson. Toisin sanoen: Mukavasti meni, sillä julkinen sana ei moittinut ja järjestäjät olivat palautteenkin jälkeen tyytyväisiä, sanoo Isaksson. Pienemmissä tapahtumissa palaute on usein välitöntä ja käsin kosketeltavaa. Pienemmät juhlajärjestäjät tulevat kädestä kiittämään ja ovat tyytyväisiä. Usein hyvä suunnittelu siistii mahdolliset ongelmat alkuunsa, tietää Isaksson kokemuksesta. Mihinkään työtehtävään ei sovi lähteä soitellen sotaan. Ammattimaisuus on valmistautumista. Meillä on isot mapit tekemisistämme ja niissä on tarkat raamit, joista rakentaa ennakkoanalyysit mitä missäkin ja minkälaisessa tapahtumassa tarvitaan, sanoo Isaksson. Turvallisuuden ammattilaisten työhön ei kuulu pelkästään hankalien ihmisten seuraaminen, turvallisuus on paljon muuta. Henkilökunnan ammattitaito on meidän perusjuttumme. Tilaisuuksien suunnittelussa osansa on myös rakenteiden suunnittelussa ja hätäreittien seurannassa. Teemme hyvää yhteistyötä viranomaistahojen, pelastuslaitosten ja poliisien kanssa. Yhteistyö antaa asioille oikeat lähtökohdat, painottaa Isaksson. Kun kontakti tapahtumaa järjestävältä asiakkaalta tulee... Siinä on kolme asiaa. Yhteys, jossa asiakas raamittaa tarpeitaan. Sen jälkeen me teemme tarjouksemme. Mikäli sävel löytyy, ryhdymme tarkempaan kartoitukseen, pelkistää Isaksson yhteistyön starttiperiaatteita. Turvallisuussuunnitelmaa tehtäessä on alkuunsa valtavasti kysymyksiä ja ajateltavia asioita. Aiempien kokemuksien ja perusteellisen suunnittelun sekä hyvän ammattiryhmän avulla strategia kuitenkin aina syntyy, vakuuttaa Isaksson. Näin siis Daifu, turvallinen kummisetä. 19

20 WAASAN SIJOITUS Kaupungintalo Sijoittamisen ja säästämisen ammattitapahtuma. ELVIIRA '06 Rakennusmessut Kokkolassa Urheilutalo Rakennusalan ammattitapahtuma Keski-Pohjanmaalla. LVIS ja rakentaminen Rakennusalan palvelut Työkalut ja kodin turvallisuus Keittiöt, kylpyhuoneet ja saunat Sisustaminen Kodintekniikka ja digiaika Mökit ja vapaa-ajan rakentaminen Piharakentaminen ja puutarhatuotteet & Botniahalli, Vaasa/Mustasaari Pohjanmaan suurin messutapahtuma. Matkailu, koti ja mökki Kodintekniikka, digiaika ja media Moottoriajoneuvot ja veneet Voi hyvin (kauneus, terveys, hyvinvointi, muoti), ruoka ja kädentaidot Erä, kalastus ja urheilu Piha ja puutarha KAUPPIASMESSUT Tellushalli, Pietarsaari Pietarsaarenseudun suurin messutapahtuma. Veneet, moottoriajoneuvot, koneet Koulutus, palvelut Tietotekniikka ja media Säästä ja sijoita - pankki- ja vakuutuspalvelut Ruoka Lahjatavarat, käsityöt Matkailu, vapaa-aika Voi Hyvin! Rakentaminen, sisustaminen, kodintekniikka Koulutus- ja työelämämessut knowhow Botniahalli, Vaasa/Mustasaari Messuilla esillä eri ammattialoja, opiskeluvaihtoehtoja sekä laajasti tietoa työelämän tarjonnasta. Kohtaamisia kasvokkain. Hietasaarenkatu 6, Vaasa puh fax info@finn-nolia.fi 20