TOIMINTAKERTOMUS 2013

Transkriptio

1 TOIMINTAKERTOMUS 2013 Yhteinen kirkkovaltuusto

2

3 Sisällysluettelo sivu Yleiskatsaus Seurakuntayhtymän yhteinen hallinto Yhteinen kirkkovaltuusto Yhteinen kirkkoneuvosto Yleishallinto/tavoitteet ja niiden toteutus Tilintarkastajat Vakuutukset Yhteisen kirkkoneuvoston edustajat seurakuntayhtymän johtokunnissa Porvoonseudun asuntosäätiö Suhteellisten vaalien vaalilautakunta Rannikon IT-keskus Kiinteistö- ja hautausmaajohtokunta Kiinteistötoimi Hautaustoimi Henkilökunta Henkilöstökertomus Henkilöstörakenne Henkilöstömenot Henkilöstön tila Investoinnit henkilökuntaan Yleinen henkilöstöhallinto Työterveydenhuolto Työympäristötoimikunta Väkiluvussa tapahtuneet muutokset Talousarvion toteutuminen Käyttötalousosa Tuloslaskelmaosa, verotulot Investointiosa Rahoitusosa Tilikauden tuloksen muodostuminen ja toiminnan rahoitus Tunnusluvut Tilikauden tuloksen käsittely Tilinpäätöslaskelmat Tuloslaskelma Rahoituslaskelma Tase... 61

4 9 Tilinpäätöksen liitetiedot Tilinpäätöksen laatimista koskevat liitetiedot Tuloslaskelman liitetiedot Taseen liitetiedot Vastuusitoumukset Hautainhoitorahasto Allekirjoitukset ja tilinpäätösmerkinnät Kirjanpitokirjoja ja tositteita koskevat luettelot Yhteisten kirkollisten työmuotojen toimintakertomukset Porvoonseudun perheasiain neuvottelukeskus Sairaalasielunhoito Porvoon suomalaisen seurakunnan toimintakertomus Borgå svenska domkyrkoförsamlingin toimintakertomus Numero-osa

5 1 Porvoon seurakuntayhtymä YLEISKATSAUS 2013 Vuoden 2013 julkisen talouden kehitys oli heikkoa, ja se supistui jo toista vuotta peräkkäin. Pitkään heikkona jatkunut suhdannetilanne heijastui myös työmarkkinoille. Maamme työllisyys heikkeni vuoden 2013 aikana. Tilastokeskuksen tietojen mukaan vuoden 2013 työttömyysaste oli 7,9 %. Uudenmaan alueella vastaava luku oli Ely-keskuksen laskelmien mukaan 9,6 % joulukuussa Porvoon seurakuntayhtymän talous kehittyi suotuisasti vuoden 2013 aikana. Vielä kesäkuussa arvioitiin seurakuntayhtymän talouden kehitys talousarviossa arvioitua heikommaksi. Näytti siltä, että seurakuntayhtymän kirkollisverokertymä olisi jäämässä reilusti arvioitua vähäisemmäksi. Yhteinen kirkkovaltuusto päättikin kesäkuussa 2013 kehottaa kaikkia yksiköitä säästämään tavoitteena saavuttaa yhteensä euron säästö. Säästötavoite saavutettiin reilusti ja myös kirkollisverokertymä tuotti seurakuntayhtymälle positiivisen yllätyksen. Osa verotulojen kasvusta johtuu verotilitysten muutoksesta jako-osuuksien muuttuessa ja yhden erän aikaistumisesta tämän vuoden tammikuulta viime vuoden joulukuulle. Saavutetut säästöt yhdessä ennakoitua suuremman verotulokertymän kanssa käänsivät seurakuntayhtymän tuloksen reilusti positiiviseksi. Tilikauden 2013 tulos on 1,6 M ylijäämäinen ( v. 2012). Verotulot kehittyivät 8,2 % vuoteen 2012 verrattuna. Verotuloja kokonaisuudessaan saatiin 11 M. Porvoon seurakuntayhtymän toimintamenot vähenivät 3,5 % verrattuna vuoteen Toimintakulut vuonna 2013 olivat yhteensä 8,4 M kun v olivat 9,2 M. Porvoon seurakuntayhtymän jäsenmäärä vuonna 2013 oli yhteensä jäsentä. Jäsenistöstä kuului Porvoon suomalaiseen seurakuntaan ja Borgå svenska domkyrkoförsamlingiin. Tilivuoden aikana yhtymän jäsenmäärä väheni 210 hengellä. Jäsenkehitys noudattaa edellisen vuoden 2012 kehityssuuntaa jolloin vähennys oli 245 jäsentä. Kaupungin väestöstä Porvoon seurakuntayhtymään kuului 76,5 % kun vuonna 2012 vastaava luku oli 77,2 %. Valtakunnan tasolla kirkkoon kuului vuonna 2013 vakinaisesta väestöstä 75,2 %, kun vastaava luku v oli 76,4 %. Porvoon seurakuntayhtymällä on tulevina vuosina mittava investointiohjelma. Seurakuntayhtymä käytti vuonna 2013 investointeihin yhteensä n euroa. Vuoden aikana Näsinmäen hautausmaan laajennusalueen II-vaiheen täyttötyöt saatiin valmiiksi ja hautausmaan vanhimpiin osiin rakennettiin hulevesiviemäri. Hankkeessa on vuonna 2014 tauko, mutta seuraavat vaiheet käynnistyvät v Pellingin kurssikeskuksen suunnittelutyöt saatiin valmiiksi vuoden 2013 lopulla ja työt käynnistyivät rakennuksen sisätilojen purkutöillä v alussa. Tuomiorovastin kiinteistön saneeraussuunnitelma saatiin v valmiiksi, mutta loppuvuodesta yhteinen kirkkoneuvosto teki päätöksen Tuomiorovastin talon käyttötarkoituksen muuttamisesta. Pitkään jatkunut keskustelu talon käytöstä päättyi, kun Borgå svenska domkyrkoförsamlingin seurakuntaneuvosto teki ratkaisuehdotuksen asiassa. Ratkaisuehdotuksen pohjalta suunnitelmia on tarkoitus muuttaa siten, että molempien seurakuntien toiminnan on mahdollista käyttää Tuomiorovastintalon tiloja. Lisäksi päärakennukseen tulee tuomiokirkkoseurakunnan papistolle työhuonetiloja. Suunnitelluista investoinneista siirtyivät vuodelle 2014 toteutettaviksi mm. Tuomiokirkon ja Pikkukirkon paanukattojen tervaus, Näsinmäen hautakappelin hissikuilun uusiminen, Sillanmäen tuvan kunnostus/huoltomaalaus ja Pannuhuonerakennuksen lämpöjärjestelmän suunnittelu ja huoltomaalaus. Keväällä 2013 saatiin päätökseen jo edellisvuoden syksyllä käynnistynyt seurakuntayhtymän strategian uudistustyö. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi toukokuussa seurakuntayhtymän

6 2 palveluiden painopisteet vuoteen Läpi organisaation painottuivat painopisteinä mm. viestinnän tehostaminen, yhteistyö sisäisesti ja sidosryhmiin nähden, johtokuntarakenteen kehittäminen ja hallinnon ketteryys sekä perhediakonian kehittäminen. Seurakunnallisessa työssä nähtiin tärkeäksi vapaaehtoistoiminnan kehittäminen. Viestintää kehittämään palkattiin vuoden alusta seurakuntayhtymään tiedottaja. Viestinnän tehostamistoimina käynnistettiin kotisivujen uudistaminen ja viestintähenkilöstön yhteistyön lisääminen seurakuntayhtymän hallinnon ja seurakuntien välillä. Kesällä seurakuntayhtymä sai uuden graafisen ilmeen sekä logon. Strategian uudistaminen jatkuu henkilöstösuunnitelmana, jonka laatiminen käynnistyy vuonna Vuoden 2013 helmikuussa seurakuntayhtymän hallinnossa käynnistyi projekti siirtymiseksi Kirkon palvelukeskuksen (Kipa) asiakkaaksi. Vuoden aikana Kirkon palvelukeskus koulutti palkka- ja taloushallinnon henkilöstöä uuden järjestelmän käyttäjiksi. Hallinnon henkilöstön kouluttautuminen on tapahtunut netin kautta viikoittaisissa työpalavereissa sekä palvelukeskuksen järjestämissä täsmäkoulutuksissa Vantaalla. Loppuvuodesta palkka- ja taloushallinnon henkilöstö alkoi kouluttaa seurakuntayhtymän henkilöstöä uuden järjestelmän käyttöön. Henkilöstön kouluttaminen jatkuu vuonna Vuoden 2013 alusta lähtien seurakuntayhtymän kiinteistötoimessa on ollut valmisteilla keittiöiden kehittäminen. Keväällä kehittämistyön keskiöön palkattiin ruokapalvelusta vastaava esimies. Keittiöiden kehittäminen on ollut seurakuntayhtymässä työn alla jo kahden vuoden ajan. Ratkaisua keittiötilakysymyksiin on etsitty seurakuntayhtymän oman ruokapalvelutuotannon toteuttamiseksi ja toisaalta yhdistysten yms. palvelemiseksi. Kehittämistyö jatkuu vuonna Porvoon seurakuntayhtymän vuoden 2013 ylijäämäinen tulos on miellyttävä yllätys. Seurakuntayhtymällä on kuitenkin käynnistynyt ja käynnistymässä useita investointihankkeita, joita kattamaan menneiden vuosien ylijäämät tarvitaan. Sari Mankinen hallintojohtaja

7 3 1 SEURAKUNTAYHTYMÄN YHTEINEN HALLINTO 1.1 YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Vuoden 2010 marraskuussa pidetyissä seurakuntavaaleissa yhteiseen kirkkovaltuustoon vaalikaudelle valittiin 41 jäsentä, joista 26 (v jäsentä) on valittu Porvoon suomalaisesta seurakunnasta ja 15 (v jäsentä) Borgå svenska domkyrkoförsamlingista. Vuonna 2013 on yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajana toiminut luokanopettaja Anna Talvitie ja varapuheenjohtajana hallintojohtaja Pehr Sveholm. Sihteerinä on toiminut hallintosihteeri Liisa Uussaari. Yhteisen kirkkovaltuuston jäsenet 2013: Porvoon suomalainen seurakunta: Ahti-Virtanen Jaana alkaen Hanni Jukka Ignatiew Doris Ikonen Raimo Järvinen Marja Kaasalainen Helena Kangas-Heiska Tapio Kohonen Eila alkaen Korpi Marianne Kupari Leila Lankia Outi Liikala Teemu Luoma Anja Malve Anne Marin Päivi asti Niekka Ilse Nurme Kirsi Nurme Marja Oikarinen Henna Pessala Juhani Pitkänen Liisa Reijonen Mikko Sainio Marja Sund Kirsti Talvitie Anna pj. Tenhonen Teemu asti Thesslund Keijo Westerlund Juha Borgå svenska domkyrkoförsamling: Ahlnäs Benita Aminoff Carl-Gustaf Andersson Jan Backman Ulf Blomqvist Ove alkaen Bäcklund Stig Forsblom Annette Henricson Marcus Högström Hans Karlsson Eyolf Lindén Ingolf Lund Bodil Nyback Virva asti Steffansson Rolf Sveholm Pehr vpj. Uddström-Kiiski Solveig Yhteisellä kirkkovaltuustolla oli vuonna 2013 viisi kokousta (2012 neljä), joissa kirjattiin 45 pykälää (34 vuonna 2012).

8 4 Porvoon seurakuntayhtymän yhteisessä kirkkovaltuustossa vuonna 2013 käsiteltyjä asioita: 01/ Porvoon seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan ja varapuheenjohtaja valinta vuosiksi Porvoon seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan valinta vuosiksi Varajäsenen valinta Porvoon seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajalle vuosiksi Kahdeksan jäsenen valinta Porvoon seurakuntayhtymän yhteiseen kirkkoneuvostoon vuosiksi Henkilökohtaisten varajäsenten valinta Porvoon seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille vuosiksi Eroanomus luottamustehtävistä (Marin) 009 Hautaustoimen maksut 2013 ( alkaen) 02/ Porvoon seurakuntayhtymän toimintakertomus ja tilinpäätös Talousarvion toteutuminen Vuoden 2013 talousarviomuutokset 016 Porvoon seurakuntayhtymän strategian 2015 päivitys palveluiden painopisteiden osalta 017 Porvoon seurakuntayhtymän omistaman omakotikiinteistön myynti/eestinmäki Hamppukuja Hallintosihteerin viran kelpoisuusehtojen muuttaminen koulutuksen osalta 019 Porvoon seurakuntayhtymän omistaman tuomiorovastin pappilakiinteistön saneeraushankkeen eteneminen 020 Muut asiat 1) Kirkon rakennemuutos 03/ Investointisuunnitelmassa olevan määrärahan siirtäminen 025 Ilmoitusasiat 1) Luottamushenkilöiden neuvottelupäivä ) Tutustuminen Tuomiorovastin talon saneeraussuunnitelmiin 04/ Luottamustoimien päättymisen toteaminen ja uusienluottamushenkilöiden nimeäminen (Tenhonen) 030 Eron myöntäminen luottamustoimista paikkakunnalta muuton vuoksi sekä uusien luottamushenkilöiden nimeäminen (Nyback) 031 Eron myöntäminen luottamustoimesta paikkakunnalta muuton vuoksi (Malmström) 032 Gammelbackan urkujen hankinta ja investointisuunnitelman mukaisten vuodelle 2013 suunniteltujen määrärahojen siirtäminen 033 Porvoon seurakuntayhtymän taloussääntö 034 Porvoon seurakuntayhtymän virkasäännön kumoaminen 035 Talousarvion toteutuminen Kirkollisveroprosentin vahvistaminen vuodelle 2014

9 5 05/ Porvoon seurakuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelma vuosille Hautaustoimen maksut Pysyvien vastaavien (investointien) aktivointirajan korottaminen 043 Luottamustoimi- ja kokouspalkkiot alkaen 044 Maa-alueen vuokrasopimus Samaria ry 1.2 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluvat Helsingin hiippakunnan tuomiokapitulin määräämänä puheenjohtajana kirkkoherra Heikki Hakamies vuosiksi , sekä yhteisen kirkkovaltuuston valitsema varapuheenjohtaja ja 8 jäsentä. Yhteisen kirkkoneuvoston kokoonpano 2013 on ollut seuraava: Jäsenet: Porvoon suomalainen seurakunta: Hanni Jukka Järvinen Marja Kangas-Heiska Tapio Kupari Leila Tenhonen Teemu asti Pessala Juhani alkaen Borgå svenska domkyrkoförsamling: Ahlnäs Benita Bäcklund Stig vpj. Lindén Ingolf Nyback Virva asti Björkbacka Marit alkaen Varajäsenet: Pitkänen Liisa Luosma Risto Nurme Kirsi Liikala Teemu Korpi Marianne Forsblom Annette Henricson Marcus Andersson Jan Hallintojohtaja Sari Mankinen on toiminut esittelijänä ja hallintosihteeri Liisa Uussaari sihteerinä. Lisäksi yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajalla Anna Talvitiellä, varapuheenjohtajalla Pehr Sveholmilla sekä Borgå svenska domkyrkoförsamlingin kirkkoherralla Mats Lindgårdilla on oikeus olla läsnä yhteisen kirkkoneuvoston kokouksissa. Yhteinen kirkkoneuvosto piti vuoden aikana 13 kokousta (13 vuonna 2012), joissa kirjattiin 209 pykälää (196 vuonna 2012).

10 6 Porvoon seurakuntayhtymän yhteisessä kirkkoneuvostossa vuonna 2013 käsiteltyjä asioita: 01/ Kerhotoimintatilojen uudelleenjärjestelyt läntisen Porvoon alueella 006 Kiinteistötoimen työnjohtajan viran haettavaksi julistaminen ja haastattelutyöryhmän valinta 007 Johtavan emännän palkkaaminen Porvoon seurakuntayhtymän kiinteistötoimeen ja haastattelutyöryhmän valinta 008 Suntion palkkaaminen Porvoon seurakuntayhtymän kiinteistötoimeen 010 Työloma-anomus 011 Peruspalkan vahvistaminen määräaikaisen seurakuntasihteeritiedotussihteerin viralle 012 Seurakuntayhtymän keittiöiden käyttö (kirjelmä suomalaiselta seurakuntaneuvostolta) 013 Porvoon seurakuntayhtymän valmiussuunnitelman hyväksyminen 015 Hautaamislupa-anomus 016 Eroanomus kirjanpitäjän virasta 02/ Mätäjärven entisen kaatopaikan kunnostamisvastuun selvittäminen/ympäristösuojelulain 92 :ssä tarkoitettu vireillepano 023 Hautausmaan laajennuksen III-vaiheen hallinnointi ja järjestely 024 Hautaamislupa-anomus 025 Vastine Porvoon seurakuntayhtymän keittiöiden käytön periaatteita koskeviin kirjeisiin 026 Pellingin kurssikeskuksen saneerauksen pääsuunnittelijan ja arkkitehdin valinta 027 Vastuuhenkilöiden nimeäminen vuodelle Paikallisen palkankorotuserän jakaminen 029 Porvoon seurakuntayhtymän kurssikeskuksen ohjausryhmän uuden jäsenen nimeäminen 032 Terveyspalvelujen hankkiminen Porvoon seurakuntayhtymän viran- ja toimenhaltijoille 033 Jäsenen vaihto suntion haastatteluryhmään 03/ Gammelbackan seurakuntakeskuksen urkujen vuokrasopimuksen jatkaminen 039 Sairaalaharjoittelija 040 Suntion palkkaaminen Porvoon seurakuntayhtymän kiinteistötoimeen 041 Työnjohtajan palkkaaminen Porvoon seurakuntayhtymän kiinteistötoimeen 042 Johtavan emännän palkkaaminen Porvoon seurakuntayhtymän kiinteistötoimeen 04/ Virkavapaa-anomus (kuntoutus) 052 Työloma-anomus (kuntoutus) 053 Anomus työlomasta (osittainen hoitovapaa)

11 7 05/ Huhtisen kerhotilan asettaminen myyntiin 062 Kirjallinen vahvistusilmoitus tilintarkastusta varten 063 Yhteisen kirkkoneuvoston syyskauden 2013 kokousaikataulu 064 Yhteisen kirkkovaltuuston päätökset Porvoon Saariston Vesihuoltolaitos -osuuskunnan ja Porvoon seurakuntayhtymän välinen maa-alueen käyttösopimus Pellingin kurssikeskuksen naapurikiinteistön runkovesijohtoasennusta varten 06/ Kerhotilan myynti (Rintamamiehentie 1 a) 077 Haudanpeittäjän valinta Näsinmäen hautausmaalle 079 Laskujen hyväksymisoikeus (työnjohtajat) 080 Hankintavaltuudet (työnjohto) 081 Seurakuntayhtymän koulutussuunnitelmat vuodelle Korttien ym materiaalin myynti tuomiokirkolla ja myyjien palkkaus 084 Maksumuistutusten lähettäminen ja perinnän tehostaminen 085 Porvoon kaupungin ja Porvoon seurakuntayhtymän koululaisten iltapäivätoiminnan järjestämissopimus 086 Muut asiat 1) Kellotapulin keskimmäinen soittokello 2) Tuomiokirkkoseurakunnan lausunto Tuomiorovastin kiinteistön edustustiloista 07/ Porvoon seurakuntayhtymässä vuonna 2014 perittävät tilavuokrat ja palvelumaksut 093 Sankarihautojen hoitokustannukset, Porvoon kaupungin maksuosuuden tarkistaminen 095 Hautausmaan laajennus 3. vaiheen rakennusurakoitsijan valitseminen 096 Vuosien kehysbudjetin hyväksyminen ja vuoden 2014 talousarvion määrärahojen määrittäminen 097 Ohjeita vuoden 2014 talousarvion ja vuosien toiminta- ja taloussuunnitelman laatimiseksi 098 Porvoon seurakuntayhtymän pankkitilien allekirjoitusoikeudet 099 Tiedottajan virkavapausanomus 100 Porvoon seurakuntayhtymän visuaalisen ilmeen ja verkkosivujen uudistaminen 101 Eroanomus 102 Porvoon seurakuntayhtymän hallintosihteerin viran aukijulistaminen ja haastattelutyöryhmän valinta 103 Sivutoimilupa 104 Näyttöpäätelasit 105 Lapsityönohjaajan virka 08/ Porvoon seurakuntayhtymän logon uusiminen 113 Hautausmaan laajennus 2. vaihe, toteutuminen ja taloudellinen loppuselvitys 114 Rajoituksia hautaamiselle ja hautalaitteiden asentamiselle 115 Porvoon seurakuntayhtymän keittiötoiminnan uudistaminen

12 8 116 Oikaisuvaatimus koskien Porvoon seurakuntayhtymän v perittäviä maksuja ja tilavuokria 117 Pellingin kurssikeskuksen peruskorjaushankkeen hallinnointi ja järjestely 118 Porvoon seurakuntayhtymän puhelinsopimuksen irtisanominen 119 Porvoon seurakuntayhtymän sitoumus teleoperaattoripalveluiden yhteishankintaan liittymisestä 120 Kirkon seurakuntarakenneuudistus ja Porvoon rovastikunnan rakenneuudistusselvitys 09/ Oikaisuvaatimus koskien yhteisen kirkkoneuvoston päätöstä Porvoon seurakuntayhtymän keittiötoiminnan uudistaminen 134 Pellingin kurssikeskuksen peruskorjaushankkeen suunnittelutyön päättäminen 141 Luottokorttien hankkiminen henkilökunnalle 142 Porvoon seurakuntayhtymän hallintosihteerin viran täyttäminen 10/ Hautainhoitorahaston hinnasto ja talousarvio vuodelle Oikaisuvaatimus, hautamuistomerkin asennuskielto 154 Haudan lunastusanomus 155 Honkalan maa-alueen vuokrasopimuksen jatkaminen 156 Asfalttiaseman vuokrasopimuksen jatkaminen/ncc Roads Oy 158 Kirkon palvelukeskuksen (KiPa) ja Porvoon seurakuntayhtymän välisen palvelusopimuksen solmiminen 160 Porvoon seurakuntayhtymän yleisen hankintaohjeen päivittäminen 161 Porvoon seurakuntayhtymän edustajien valinta Porvoon rovastikunnan rakenneuudistusselvityksen valmisteluun 162 Irtisanoutuminen vastaanottosihteerin virasta 166 Ilmoitusasiat 1) Sipoon kunta on irtisanonut sopimuksen perheneuvontapalvelujen tuottamisesta per ) Tuomiorovastin virka-asunnon käyttöä ja asumivelvollisuuden lakkauttamista koskeva aloite. 3) Uudenmaan ELY-keskus on antanut päätöksen Mätäjärven kunnostusvastuuasiassa. 167 Liikehuoneiston vuokrasopimuksen uusiminen 11/ Kokoustilojen luovuttamisen periaatteet ja tilojen luovuttaminen yhdistyksille vuonna Yhteisen kirkkoneuvoston kevätkauden 2014 kokousaikataulu sekä vuoden 2013 tilinpäätöksen aikataulu 176 Anomus työlomasta 177 Ilmoitusasiat 1) Karl-Johan Wickström on ilmoittanut ottavansa hallintosihteerin viran vastaan 179 Hauta-asia 180 Pellingin kurssikeskuksen saneeraushankkeen pääurakoitsijan sekä putki-, ilmanvaihto- ja sähköurakoitsijoiden valitseminen 181 Pellingin kurssikeskuksen peruskorjaushankkeen rakennusaikaisen työmaatoimikunnan valitseminen

13 9 12/ Kompromissiehdotus Tuomiorovastintalon kiinteistön päärakennuksen käytöstä 187 Luottamustoimien päättymisen toteaminen ja uusien luottamushenkilöiden nimeäminen (Tenhonen) 190 Työntekijöiden puhelinsopimusten yhtenäistäminen Kipaan siirryttäessä 13/ Vastuuhenkilöiden nimeäminen vuodelle Porvoon seurakuntayhtymän allekirjoitusoikeudet vuodelle Hankintavaltuudet vuodelle Koulutussuunnitelmat 199 Yhteistyötoimikunnan kokoonpano vuosille Aloite koskien äänentoiston parantamista Näsinmäen hautausmaan siunauskappelissa 204 Sopimus avioliittolain mukaisesta perheasioiden sovittelupalvelun myynnistä Porvoon kaupungille 205 Luottotappioiden kirjaaminen 206 Lastenohjaajan vaativuusryhmän tarkistaminen työn vaativuuden kasvaessa 207 Oppilaitospastorin tehtäväkohtaisen palkan tarkistaminen tehtävänkuvan muutoksen ja laajennuksen myötä 208 Tuomiokirkkoseurakunnan seurakuntapastorin tehtäväkohtaisen palkan vahvistaminen Seurakuntien jäsenten ja luottamushenkilöiden tekemät aloitteet ja yhteisen kirkkoneuvoston sekä yhteisen kirkkovaltuuston toimenpiteet niiden johdosta. Aloite asumisvelvollisuuden poistamisesta Tuomiorovastin pappilasta Ykn Tuomiorovastin talon käyttötarkoituksesta ja asumisvelvollisuudesta on tehty kaksi aloitetta. Yhteisen kirkkoneuvoston jäsen Marja Järvinen on jättänyt asumisvelvollisuuden purkamista koskevan aloitteen Lisäksi joukko yhteisen kirkkovaltuuston suomenkielisen ryhmän jäseniä on jättänyt aloitteen Tuomiorovastintalon pappilakiinteistön saattamisesta yhteiseen seurakunnalliseen käyttöön ja tuomiorovastin asumisvelvollisuuden purkamisesta. Yhteisen kirkkoneuvoston on käsiteltävä ensimmäisenä tuomiokirkkoseurakunnan seurakuntaneuvoston tekemä ratkaisuehdotus. Mikäli ratkaisuehdotusta ei hyväksyttäisi käsiteltäisiin tehdyt muut aloitteet mahdollisimman pikaisesti. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi Tuomiokirkkoseurakunnan seurakuntaneuvoston tekemän ratkaisuehdotuksen jonka mukaan Tuomiorovastintalon päärakennuksen saneeraus aloitetaan suunnitellun aikataulun mukaisesti (syyskuun alku 2014). Saneeratun päärakennuksen saleja käytetään molempien seurakuntien yhteisinä juhlaja kokoontumistiloina. Tilat varataan hyvässä yhteisymmärryksessä molempien seurakuntien kesken noudattaen normaalia varauskäytäntöä. Tuomiorovastintalon muita huoneita käytetään tuomiokirkkoseurakunnan pappien työhuoneina. Tuomiorovasti luopuu oikeudestaan asua Tuomiorovastintalossa anomalla henkilökohtaista vapautusta asumisvelvollisuudesta. Tuomiokirkkoseurakunnan seurakuntaneuvosto luopuu samalla vaatimuksestaan, että Tuomiorovastintalo on asetettava tuomiorovastin käyttöön.

14 10 Kaikkien yhteisen kirkkovaltuuston suomenkielisten jäsenten tekemät aloitteet itse virkaan liittyvän asumisvelvollisuuden purkamiseksi perutaan. Aloite Näsinmäen siunauskappelin äänentoiston parantamiseksi Ykn Yhteisen kirkkoneuvoston jäsen Benita Ahlnäs on jättänyt yhteiselle kirkkoneuvostolle päivätyn aloitteen koskien äänentoiston parantamista Näsinmäen hautausmaan siunauskappelissa. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti siirtää asian valmistelun kiinteistö- ja hankintapäällikölle ja päätöksenteon kiinteistö- ja hautausmaajohtokunnalle.

15 11 Toimintayksikkö/ tehtäväalue 1.3 Yleishallinto Toiminta-ajatus / tehtävä: Porvoon seurakuntayhtymän hallintovirasto tarjoaa seurakuntayhtymän seurakunnille laadukkaat tukipalvelut toimintansa hoitamiseen. Porvoon seurakuntayhtymän päätöksenteonjärjestelmä on toimiva, hallinto tehokasta, läpinäkyvää ja toimintaa tukevaa. Seurakuntayhtymän hallinnossa noudatetaan hyvän hallinnon periaatteita. Painopiste v on seurakuntayhtymän strategiatyössä, henkilöstösuunnittelussa ja valmistautumisessa siirtymään kirkon palvelukeskuksen asiakkaaksi. Lisäksi seurataan seurakuntien rakennekehityksen edistymistä. Kaudelle asetetut tavoitteet Keskeiset Talous: painopistealueet: - Seurakuntayhtymän talous on vakaa - Yhtymän strategian uudistaminen palveluiden painopisteiden osalta sekä henkilöstösuunnittelu Hallinto ja viestintä: - Ulkoisen ja sisäisen viestinnän kehittäminen (yhtymän uusi tiedottaja) - Ohjesääntöjen uudistustyö - Suunnitelmallinen henkilöstöpolitiikka Tietotekniikka: - Kustens-IT:n asiakkuus - Tietoturva-asiat Tavoitteiden toteutus Riittävä talouden seurannan järjestäminen Seminaariaineiston pohjalta tarkentava kysely luottamushenkilöille ja henkilöstön edustajille. Myöhemmin valmistellaan henkilöstösuunnitelma painopisteiden pohjalta. Viestinnän kehittämistoimet. Asiakkuuden vakiinnuttaminen ja huomio yhtymän tietoturvaan Toiminnalliset tavoitteet: Talous: - Taloustilanteen ja verotulojen kehityksen seuranta ja raportointi toimielimelle - Palveluiden painopisteiden siirtäminen strategiaan valtuustoseminaarissa 2012 sovitun mukaisesti ja toiminnallistaminen - Kiinteistöstrategian toiminnallistaminen ja myyntiin päätettyjen kohteiden myyntivalmistelut - Ruoka- ja puhdistuspalveluselvityksen pohjalta päätettyjen toimenpiteiden toiminnallistaminen - Henkilöstösuunnitelman valmistelu, Raportointi YKN ja YKV talouden toteutumasta ja Yhtymän strategia uudistettiin palveluiden painopisteiden osalta keväällä 2013 ja toiminnallistettiin viestinnän osalta. Myynnissä Braskiksen Torppa ja kerhotila Tapani Löfvingin kadulla. Pellingin saneeraushanke eteni v suunnittelutyönä strategian mukaisesti. Toteutus käynnistynyt 2014 alusta. Tuomiorovastintalon saneeraushanketta valmisteltu vuoden 2013 aikana. Molemmat hankkeet jatkuvat vuonna Seurakuntayhtymän keittiöiden käytön jo v alkanut valmistelu jatkui koko vuoden Valmistelu jatkuu edelleen vuonna Henkilöstösuunnitelman valmistelu siirtyi

16 12 henkilöstökulut 65 % toimintamenoista vuodelle Henkilöstökulut 65 % toimintamenoista tavoite saavutettiin. Hallinto ja viestintä: - Kotisivujen kehittäminen ja intranet sisäisen viestinnän välineenä - Yhteydenpito tiedotusvälineisiin ja viranomaistiedottaminen seurakuntayhtymän ajankohtaisista asioista esim. lehdistöinfot sekä kriisiviestintä - Henkilöstösuunnitelman laatiminen, - Valmistelut siirtymiseksi Kirkon palvelukeskuksen asiakkaaksi - Ohjesääntöjen päivitys Kotisivujen kehittäminen aloitettiin uuden tiedottajan otettua viran vastaan. Kotisivujen suunnittelu jatkuu vuonna V aikana saatiin seurakuntayhtymälle uusi graafinen ilme ja uusi kyyhkystä kuvaava logo. Toimielinten päätökset on tiedotettu medialle. Tilinpäätösinfo järjestettiin medialle maaliskuussa. Seurakuntayhtymän keittiöiden käyttöä koskeva aamukahvitilaisuus järjestettiin medialle huhtikuussa. Yhtymän tiedottaja osallistuu Helsingin hiippakunnan tuomiokapitulin kriisiviestintäkokouksiin. Henkilöstösuunnitelman laatiminen siirtyy vuoteen V valmistauduttiin siirtymään Kipan:n asiakkaaksi. Palvelut hankitaan v Kirkon palvelukeskukselta. Porvoon seurakuntayhtymän valmiussuunnitelma, taloussääntö ja hankintaohje uudistettiin v Tietotekniikka: - Asiakkuuden vakiinnuttaminen Rannikon IT:ssä - Henkilöstön kouluttaminen tietoturvaasioihin ja vaitiolositoumus Kustens-IT:n palvelu on toiminut hyvin ja yhtymän käyttöön asetettu IT-tukihenkilö. Kustens-IT:n toimesta seurakuntien ja hallinnon henkilöstö koulutettiin tietoturvaasioissa. Tietotekniikkaa käyttävä henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolositoumuksen. Tehtäväalueelle budjetoidut varat, ks. numero-osa

17 1.4 Tilintarkastajat 13 Kirkkojärjestyksen 15 luvun 10 pykälään on tullut muutos, jonka mukaan vain ammattitilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö hoitaa seurakuntien tilintarkastuksen valtuustokaudesta alkaen. Yhteinen kirkkovaltuusto päätti , että Tuokko Tilintarkastus Oy, valitaan Porvoon seurakuntayhtymän tilintarkastusyhteisöksi vuosille Päävastuulli-sena tilintarkastajana on toiminut Martin Slotte, JHTT, CIA 1.5 Vakuutukset Henkilöstöä varten on lakisääteinen tapaturmavakuutus, ryhmähenkivakuutus sekä palkansaajan ja työnantajan työttömyysvakuutukset. Ryhmätapaturmavakuutuksella on vakuutettu luottamushenkilöt, vapaaehtoiset työntekijät sekä seurakuntien toimintaan, kuten esim. kerhotoimintaan osallistuvat. Toiminnan ja kiinteistöjen toiselle aiheuttamien henkilö- ja esinevahinkojen sekä taloudellisten vahinkojen varalta on vastuuvakuutus. Palkansaajan ja työnantajan työttömyysvakuutukset hoidetaan Työttömyysvakuutusrahaston kautta. Muut vakuutukset on keskitetty If-vakuutusyhtiöön. Kiinteistöt on vakuutettu ns. Kuntasampo-vakuutuksella. Irtaimisto eri kiinteistöissä ja muissa toimipisteissä sisältyy myös Kuntasamposopimukseen. Kuntasampovakuutukseen kuuluvat myös liikenne- ja autovakuutukset. Metsät on vakuutettu Metsäsampo-vakuutuksella. Erittely vakuutuksista tilinpäätöksen liitetiedoissa. 1.6 Yhteisen kirkkoneuvoston edustajat seurakuntayhtymän johtokunnissa Yhteinen kirkkoneuvosto nimesi edustajansa yhteisen kirkkovaltuuston asettamiin johtokuntiin seuraavasti: Kiinteistö- ja hautausmaajohtokunta: Perheasiain neuvottelukeskuksen johtokunta: Sairaalasielunhoidon johtokunta: Tenhonen Teemu asti. Juhani Pessala alkaen. Lindén Ingolf Kupari Leila 1.7 Porvoonseudun asuntosäätiö Porvoon seurakuntayhtymä kuuluu yhdessä Porvoon kaupungin kanssa Porvoonseudun asuntosäätiöön, joka on perustettu Säätiön tarkoituksena on asuntojen hankkiminen pienituloisille henkilöille etenkin asunnottomille, lapsiperheille, vammaisille, vanhuksille tai muutoin sosiaalisesti erityisessä asunnontarpeessa oleville edullista vuokraa vastaan. Porvoon seurakuntayhtymällä on säätiössä yksi kolmasosa päätösvallasta. Säätiötä edustaa yhdeksänjäseninen hallitus, jossa Porvoon seurakuntayhtymällä on kolme jäsentä sekä heille henkilökohtaiset varajäsenet neljäksi kalenterivuodeksi kerrallaan. Yhteinen kirkkovaltuusto on valinnut Porvoon seurakuntayhtymän edustajiksi Porvoonseudun asuntosäätiö Borgånejdens bostadsstiftelse -nimisen säätiön

18 hallitukseen seuraavat henkilöt ja heille henkilökohtaiset varajäsenet vuosiksi : 14 Jäsen: Blomqvist Ove Piirainen Marko Tojkander Liisa Varajäsen: Busk Rainer Malve Anne Kangas-Heiska Tapio 1.8 Suhteellisten vaalien vaalilautakunta Yhteinen kirkkovaltuusto asetti keskuudestaan suhteellisten vaalien vaalilautakunnan, johon se valitsi seuraavat jäsenet ja heille varajäsenet: Jäsen: Henricson Marcus Kangas-Heiska Tapio Lund Bodil Pitkänen Liisa Thesslund Keijo Varajäsen: Högström Hans Nurme Kirsi Forsblom Annette Hanni Jukka Sund Kirsti 1.9 Rannikon IT-keskus Yhteinen kirkkovaltuusto päätti solmia IT-palveluita koskevan yhteistyösopimuksen Rannikon IT-keskuksen kanssa, jonka isäntäseurakunta on Pietarsaaren alueen seurakuntayhtymä, ja päätti nimittää hallintojohtaja Sari Mankisen IT-alueen johtokunnan jäseneksi. Yhteinen kirkkoneuvosto nimesi hänen henkilökohtaiseksi varajäseneksi tiedottaja Minna Kajasteen Kiinteistö- ja hautausmaajohtokunta Yhteisen kirkkovaltuuston asettamaan kiinteistö- ja hautausmaajohtokuntaan ovat kertomusvuonna kuuluneet: Varsinaiset jäsenet: Luosma Risto, puheenjohtaja Henricson Marcus, varapuheenjohtaja Ahlnäs Benita Johansson Benita Malve Anne Sund Kirsti Yli-Opas Keijo Varajäsenet: Järvinen Marja Metso Kim Sjöström Denice Virtanen Anita Kangas-Heiska Tapio Thesslund Keijo Turkki Terttu Johtokunta on kokoontunut vain kerran vuoden aikana (v kertaa) jolloin käsiteltiin - hautaustoimen maksut hautaus- ja kiinteistötoimen talousarviot 2014 ja investointisuunnitelma siunauskappelin hissin riskiarviota - hautaumaan hoitoon liittyvä kysymys Yllämainittuun kokoukseen osallistuvat myös yhteisen kirkkoneuvoston edustajana Marianne Korpi, suomalaisen seurakunnan kirkkoherra Hakamies Heikki, hallintojohtaja Sari Mankinen, kiinteistö- ja hankintapäällikkö Dan Tallberg ja hautaustoimen päällikkö Jan Sahlberg.

19 15 Yhteisen kirkkoneuvoston edustajana on alun perin toiminut Teemu Tenhonen. Hänen kuoltuaan yhteinen kirkkoneuvosto valitsi uudeksi edustajaksi Marianne Korven (ykn ) yhteinen kirkkoneuvosto perui tekemänsä päätöksen ja valitsi Juhani Pessalan yhteisen kirkkoneuvoston edustajaksi kiinteistö- ja hautausmaajohtokuntaan KIINTEISTÖTOIMI Kiinteistötoimessa on vuoden 2013 aikana valmisteltu yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymän seurakuntayhtymän kiinteistöstrategian mukaisia toimenpiteitä, kuten esimerkiksi omien kerhotilojen realisointivalmisteluja. Kerhotilojen realisointeja toteutui tarkastelujakson aikana yksi, Näsin alueen kerhotila. Lisäksi seurakuntayhtymän Huhtisen kerhotila ja vanhan kaupungin alueen Tomtebo -kerhotila ovat myynnissä. Kiinteistöstrategian lisäselvitystöiden yhteydessä todettiin, että seurakuntayhtymän molemmat kurssikeskukset vaativat perusteellisen peruskorjauksen niiden ollessa talotekniikaltaan elinkaarensa päässä. Samassa yhteydessä todettiin myös, ettei seurakuntayhtymällä tule olemaan taloudellisia resursseja peruskorjata molempia kurssikeskuksia. Lisäselvityksen taloudellisten ja tuotannollisten tarkastelujen päätelmistä poiketen yhteinen kirkkovaltuusto päätti säilyttää Pellingin kurssikeskuksen, jonka hankesuunnittelu käynnistettiin vuoden 2012 lopulla. Pellingin kurssikeskuksen peruskorjauksen hankesuunnittelu ja urakkakilpailutukset saatettiin valmiiksi tarkastelujakson aikana. Kiinteistöstrategian linjauksena oli myös periaatepäätös toisen kurssikeskuksen eli tässä tapauksessa Karijärven kurssikeskuksen realisoinnin valmistelun käynnistämisestä. Karijärven kurssikeskuksen realisointia ei kuitenkaan vielä 2013 aikana ole lähdetty toteuttamaan. Karijärven kurssikeskuksen realisointi on perusteltua vasta sitten kun Pellingin kurssikeskuksen saneeraus on valmistunut. Karijärven realisointiin tulee varata riittävästi aikaa. Alustavasti viranhaltijatasolla on arvioitu, että realisointi voi tapahtua aikaisintaan syksyllä 2015 rippileirien jälkeen. Suunnitelluista kiinteistöinvestoinneista toteutettiin lähinnä suunniteltujen peruskorjausten hankesuunnitteluihin liittyvät investoinnit, kuten Tuomiorovastintalon pää- ja sivurakennuksen uudiskorjaamista vastaavan peruskorjauksen hankesuunnittelu. Tuomiorovastintalon hankesuunnittelua jatketaan yhteisessä kirkkovaltuustossa päätetyn päärakennuksen uuden käyttötarkoituksen (työ- ja kokoontumistilat) mukaisesti vuoden 2014 puolella. Gammelbackan seurakuntakeskuksen kirkkosaliin hankittiin vuokraurkujen tilalle omat urut. Hankitut urut ovat olleet aikaisemmin käytössä Klaukkalassa seurakuntakeskuksessa. Kiinteistötoimen henkilöstön uudelleenorganisointia jatkettiin päätavoitteena oman henkilöstön osaamisen ja liikkuvuuden lisääminen. Kiinteistötoimeen palkattiin seurakuntayhtymän ruokapalveluista vastaava johtava emäntä. Johtava emäntä suunnittelee, koordinoi ja kehittää keittiötoimintaa koko seurakuntayhtymän tasolla yhdessä muiden johtavien viranhaltijoiden kanssa. Osa kiinteistötoimen tukipalveluista tuotetaan tarpeen mukaan ulkopuolisilla palveluntarjoajilla. Tällaisia palveluita ovat esim. vartiointipalvelut sekä puhtauspalvelut (molemmissa seurakuntakodeissa, Näsinmäen kiinteistöissä sekä omissa kerhotiloissa).

20 16 Toimintayksikkö/ tehtäväalue Kiinteistötoimi Toiminta-ajatus / tehtävä: Hallintoviraston johtosäännön mukaiset tehtävät. Talousarvion mukaisten hankkeiden toteuttaminen. Kiinteistöomistuksen ennakoiva sekä strateginen suunnittelu. Kiinteistöjen korjaustyöt. Keskeiset painopistealueet: Kaudelle asetetut tavoitteet Kiinteistöstrategian mukaiset toimenpiteet. Laajimmat valmistelutyöt koskevat kurssikeskustilojen saneeraamista. Lisäksi valmistellaan seurakuntayhtymän säilytettäviksi luokiteltujen, pääsääntöisesti kulttuurihistoriallisestikin korvaamattomien rakennuksien saneeraamistoimenpiteet. Ruoka- ja puhtauspalveluselvityksen johtopäätösten mukaiset toimenpiteet kuten ruokapalvelusta vastaavan esimiehen viran perustaminen. Tavoitteiden toteutus Kiinteistöjen realisoinneista on toteutunut Näsin kerhotilan realisointi. Pellingin kurssikeskuksen peruskorjauksen hankesuunnittelu valmistui. Sen pohjalta toteutettiin urakkakilpailutukset. Tuomiorovastintalon peruskorjauksen hankesuunnittelua päätettiin jatkaa uuden yhteisen kirkkovaltuuston linjaaman käyttötarkoituksen pohjalta. Tarkastelujakson toisella neljänneksellä rekrytoitiin ruokapalvelusta vastaava uusi viranhaltija, johtava emäntä. Toiminnalliset tavoitteet: Vuonna 2013 jatketaan kiinteistöstrategiatyön päätösten toteuttamista. Valmistellaan mm. Pellingin kurssikeskuksen peruskorjaus- /laajennussuunnittelutyöt. Tuomiorovastin kiinteistöjen saneerausten suunnittelu- ja saneeraustyöt. Kiinteistöstrategian toteuttamisesta ja ruoka- ja puhtauspalveluselvityksen johtopäätöksistä aiheutuvat tukipalveluiden tuottamisen uudelleenorganisoinnit suunnitellaan sekä toteutetaan pääosin työntekijöiden eläköitymisten yhteydessä. Tarkastelujakson aikana jatkettiin kiinteistöstrategiassa linjattujen omien kiinteistöjen realisointeja. Pellingin kurssikeskuksen peruskorjauksen hankesuunnittelu saatettiin valmiiksi sekä kilpailutettiin urakkatyöt julkisina hankintoina vuoden lopussa. Käynnistettiin uudestaan Tuomiorovastin pappilan peruskorjauksen hankesuunnittelu päärakennuksen osalta uuden käyttötarkoituksen pohjalta. Tukipalveluiden tuottamista uudelleenorganisoitiin tavoitteena tarjottavien salipalvelujen profiilin kohottaminen. Valmistuskeittiöiden käyttöä ulkopuolisten palveluyritysten osalta tarkennettiin pyrkien vähentämään käytön aiheuttamia riskejä. Tehtäväalueelle budjetoidut varat, ks. numero-osa