SYDÄNYHDISTYKSEN SIHTEERIN OPAS avuksi asiakirjojen laadintaan

Transkriptio

1 avuksi asiakirjojen laadintaan Sydänyhdistyksen sihteerin tehtävät 4 Kokousten valmistelu ja kokousasiakirjat Taustaa kokousvalmisteluille 6 Kokouskutsu 7 Esityslista 9 Pöytäkirja 11 Kokouksen käytännön järjestelyt 15 Toimintasuunnitelma ja toimintakertomus 16 Yhdistysrekisteriasiakirjat 20 Yhdistyksen nimen kirjoittaminen 21 Arkistointi 22 Asiaa sieltä ja täältä 23 Järjestötiedote Ansiomerkkiesitykset Toimintatilasto Sydän-lehden nipputilaukset Jäsenten osoitetarrat Esimerkit 25 Muistilista yhdistyksen kokouksen järjestelyistä Yhdistyksen kokouksen kokouskutsu Yhdistyksen syyskokouksen esityslista Yhdistyksen kevätkokouksen esityslista Yhdistyksen kevätkokouksen pöytäkirja Yhdistyksen kokouksen osanottajalista Hallituksen kokouksen pöytäkirja Pöytäkirjan ote Tapahtuman toteutussuunnitelman runko Toimintapäiväkirja Versio päivitetty 2006, muutokset tehnyt Marika Rosenborg Alkuperäinen teksti Ritva Viljanen 2004

2 Kesäkuu

3 Kesäkuu Sydänyhdistyksen sihteerin opas pohjautuu vuoden 1994 mallisääntöihin Opas ja esimerkit pohjautuvat Sydänliiton hyväksymiin sydänyhdistyksen mallisääntöihin, joista tässä käytän lyhennettä MS94. Yhdistyslaista käytän lyhennettä YhdL. Onko yhdistyksesi säännöt mallisääntöjen 1994 mukaiset? Tarkista, ovatko yhdistyksesi säännöt vuoden 1994 mallisääntöjen mukaiset vai noudattavatko ne vanhempia, esimerkiksi vuoden 1981 mallisääntöjä. Jos et jostain syystä löydä yhdistysrekisteriin merkittyjä yhdistyksesi sääntöjä, voit pyytää säännöt yhdistysrekisteristä. Jokainen sydänyhdistys toimii aina omien sääntöjensä mukaan, jotka yhdistyksen kokous on hyväksynyt ja jotka on merkitty yhdistysrekisteriin, vaikka säännöt poikkeaisivatkin mallisäännöistä. Tästä on hyvä aloittaa Kun aloitat tärkeän ja mielenkiintoisen työsi sydänyhdistyksen sihteerinä, perehdy yhdistyksesi voimassa oleviin sääntöihin. Säännöistä löydät muun muassa, miten yhdistyksen kevät- ja syyskokoukset on kutsuttava koolle ja mitä asioita niissä on käsiteltävä. Yhdistyslain ja kokousmenettelyn perusteista tietoja kaipaaville suosittelen Heikki Halilan ja Risto Riitesuon Yhdistystoiminnan perusteet -opasta (Helsinki 1999, Yliopistopaino, 3. painos). Yhdistystoimintaan löytyy tietoa ja virikkeitä myös Opintotoiminnan Keskusliitto OK ry:n alkuvuonna 2004 julkaisemasta Vaikuttava yhdistys -oppaasta. Ota yhteyttä, jos kaipaat lisätietoa Sydänyhdistyksen sihteerin oppaasta on toivottavasti apua kokousten valmistelussa, kokousasiakirjojen laatimisessa ja muissa sihteerin "paperitöissä". Voit kääntyä järjestötiedottaja Cecilia Bergströmin puoleen, jos kaipaat lisätietoja. Hänet tavoittaa Sydänliiton toimistosta, puhelin sähköposti cecilia.bergstrom@sydanliitto.fi Sydäntyön iloa!

4 Kesäkuu Sydänyhdistyksen sihteerin tehtävät Sääntöjen (MS94, 17 ) mukaan sydänyhdistyksen hallitus ottaa itselleen sihteerin ja muut tarvitsemansa toimihenkilöt. Sihteerin ei siis tarvitse olla hallituksen jäsen. Useimmissa sydänyhdistyksissä sihteeri kuitenkin kuuluu hallitukseen ja osallistuu siten myös päätöksentekoon. Säännöissä on lueteltu hallituksen tehtävät, mutta sihteerin tehtäviä ei ole erikseen määritelty. Niistä sovitaan hallituksessa, esimerkiksi syyskokouksen jälkeisessä järjestäytymiskokouksessa, jossa muutenkin sovitaan hallituksen jäsenten työnjaosta. Sihteerin tehtävät vaihtelevat eri sydänyhdistyksissä, mutta tavallisimmin "sydänyhdistyksensihteerin salkku" sisältää seuraavaa: Valmistelee hallituksen kokoukset puheenjohtajan kanssa ja toimii niissä sihteerinä. Osallistuu yhdistyksen kokousten valmisteluun ja hoitaa käytännön järjestelyt. Yleensä sihteeri myös toimii yhdistyksen kokousten sihteerinä, mutta sihteeriksi voidaan valita joku kokouksen osanottajistakin. Laatii toimintakertomuksen ja saattaa hallituksen suunnitelmat kirjalliseen muotoon - toimintasuunnitelmaksi. Hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihdon ja laatii yhdistyksen tarvitsemat asiakirjat: muutosilmoitukset yhdistysrekisteriin, ansiomerkkiesitykset, lupahakemukset ym. Hoitaa sisäisen tiedottamisen: laatii jäsenkirjeet ja tapahtumakalenterit, ellei se ole tiedotussihteerin tai jäsensihteerin tehtävänä. Tiedottaa yhdistykselle saapuneista tiedotteista ja kirjeistä hallituksen jäsenille sekä tarpeen mukaan sydänkerhoille, sydännaisille, ryhmien vetäjille ym. Laatii yhdistystä koskevat tilastot, mm. vuosittaiset toimintatilastot Sydänliittoon. Pitää yhdistyslain edellyttämää jäsenluetteloa, ellei se ole jäsensihteerin, taloudenhoitajan tai jonkun muun tehtävänä. Hoitaa yhdistyksen arkiston. Toimii useimmiten yhdistyksen yhteyshenkilönä eli "postiosoitteena". Edellä lueteltujen tehtävien lisäksi yhdistyksen sihteeri voi hoitaa muitakin "tehtäväsalkkuja", kuten jäsensihteerin tai tiedotussihteerin tehtäviä, jos se on toiminnan kannalta tarkoituksenmukaista ja sihteerin voimavarat riittävät. On kuitenkin hyvä varoa, ettei sihteerin salkku ala varkain pullistella kaikenlaisista tehtävistä. Kun tehtävät jaetaan kaikkien hallituksen jäsenten kesken, ei kukaan liiaksi kuormitu. Näin kaikki ovat myös jakamassa sydäntyön iloa.

5 Kesäkuu Sydänyhdistyksen sihteerin vuosittaisia vakiotehtäviä Tammi-kesäkuu Hallituksen kokoukset: valmistelu puheenjohtajan kanssa, kutsut, esityslistat, pöytäkirjat... Toimintatilasto: edellisen vuoden toimintatiedot Sydänliiton lähettämällä lomakkeella sydänpiiriin (tammikuu) Toimintakertomus: sihteerin luonnos käsittely hallituksessa kevätkokous Toimintakertomus ja pöytäkirjat tilintarkastajille tiliasiakirjojen kanssa (MS94, 17. ) Kevätkokouksen järjestelyt: tilavaraukset, kokouskutsu lehteen, esityslistat... Kevätkokouksen jälkeen - toimintakertomus ja tilinpäätös sydänpiiriin (MS94, 17. ) - muu toimintakertomuksen jakelu: jäsenet (pääkohdat jäsenkirjeeseen), toimintaa tukeneet, yhteistyökumppanit... Ansiomerkkiesitykset piirin kautta Sydänliitolle mennessä. Esityslomakkeet lähetetään sydänpiiriin, joka antaa niistä lausuntonsa ja lähettää ne liittoon. Elo-joulukuu Hallituksen kokoukset Yhdistyksen syyskokouksen järjestelyt. Kokous suositellaan pidettäväksi liiton ja piirin syyskokousten jälkeen, jotta yhdistys voi ottaa huomioon niiden päätökset mm. jäsenmaksusta. Toimintasuunnitelma: hallituksen suunnittelukokous sihteerin laatima luonnos suunnittelukokouksen pohjalta käsittely hallituksessa syyskokous Syyskokouksen jälkeen - sydänpiiriin toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä yhteyshenkilöt - Sydänliittoon puheenjohtajan ja sihteerin yhteystiedot mm. järjestötiedotteiden postitusta varten, jos niissä on tapahtunut muutoksia Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin: hallituksen järjestäytymiskokouksen jälkeen, jos nimenkirjoittajissa on tapahtunut muutoksia Ansiomerkkiesitykset piirin kautta Sydänliittoon mennessä

6 Kesäkuu Kokousvalmistelujen taustaa Yhdistyksen päätösvalta on jäsenillä Yhdistyslain mukaan päätösvalta yhdistyksissä kuuluu sen jäsenille (YhdL, 16 ), ellei säännöissä ole muuta määrätty. Sydänyhdistyksen sääntöjen mukaan jäsenet käyttävät päätösvaltaansa yhdistyksen kokouksessa (MS94, 8 ). Kokouksessa läsnä olevat jäsenet päättävät yhdistyksen asioista. Poissa olevien on tyydyttävä läsnä olleiden päätöksiin, jotka on tehty laillisesti koolle kutsutussa kokouksessa. Tämän vuoksi kokouskutsulle asetetaan jo yhdistyslaissa erityisiä vaatimuksia. Laki ja yhdistyksen säännöt turvaavat jäsenten mahdollisuudet käyttää päätösvaltaansa yhdistyksen kokouksessa. Varsinaisia eli sääntöjen määräämiä sydänyhdistyksen kokouksia on kaksi: kevätkokous ja syyskokous. Ylimääräisiä kokouksia pidetään, kun hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai se muutoin on sääntöjen (MS94, 8 ) tai lain mukaan pidettävä. Hallitus valmistelee yhdistyksen kokouksessa käsiteltävät asiat (MS94, 17 ). Hallituksella on toimeenpanovalta Hallitus edustaa yhdistystä sekä käyttää sen toimeenpanovaltaa ja hoitaa yhdistyksen asioita (MS94, 16 ). Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen kokousten päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita (YhdL, 35 ). Sydänyhdistyksen hallituksen tehtävät on lueteltu säännöissä (MS94, 17 ). Hallitus on vastuussa toiminnastaan yhdistyksen kokoukselle. Kevätkokouksessa jäsenet arvioivat toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen pohjalta yhdistyksen toimintaa ja päättävät vastuuvapaudesta. Hallitus kokoontuu tarvittaessa. Kokouksessa käsiteltävät asiat valmistelee yleensä puheenjohtaja ja sihteeri. Hallituksen apuna voi olla toimikuntia ja työryhmiä, jotka omalta toimintalohkoltaan valmistelevat asioita ja tekevät esityksiä. Toimikuntiin ja työryhmiin voidaan ottaa jäseniä hallituksen ja yhdistyksenkin ulkopuolelta, esimerkiksi yhteistyökumppaneiden edustajia. Koska yhdistyksen kokous ja hallituksen kokous ovat luonteeltaan erilaisia, niiden valmistelutkin eroavat toisistaan. Yhdistyksen säännöt määräävät, miten yhdistyksen kokoukset on kutsuttava koolle ja mitä asioita sääntömääräisissä kevät- ja syyskokouksissa on käsiteltävä. Sitä vastoin hallituksen kokouksista todetaan vain, että hallitus kokoontuu puheenjohtajan (tai varapuheenjohtajan) kutsusta. Hallitus voi siten toimia joustavasti tilanteiden mukaan ja kokoontua tarvittaessa nopeastikin.

7 Kesäkuu Kokouskutsu Yhdistyksen kokouksen koolle kutsuminen Kokouksen päätösvaltaisuus perustuu kutsuun. Laillisesti eli sääntöjen mukaan koolle kutsuttu kokous on päätösvaltainen. Yhdistyksen kokouksen kutsuu koolle hallitus. Säännöissä on määräykset, milloin kokoukset on pidettävä ja miten ne on kutsuttava koolle. Tapa Aika Kutsu yhdistyksen kokoukseen on lähetettävä säännöissä määrätyllä tavalla. Sydänyhdistyksen kokouskutsu on toimitettava kirjallisesti kullekin jäsenelle tai julkaistava paikkakunnalla ilmestyvässä lehdessä (MS94, 9 ). Yhdistyksen syyskokous päättää, missä lehdessä kokouskutsut julkaistaan, ellei kutsua toimiteta kirjallisesti (MS94, 15 ). Kutsu on lähetettävä säännöissä määrätyssä ennakkoajassa. Sydänyhdistyksen kokouskutsu on toimitettava kirjallisesti jäsenille tai julkaistava lehdessä vähintään viikkoa ennen kokousta (MS94, 9 ). Sisältö Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat (MS94, 9 ). Sydänyhdistyksen kokouksessa ei voida päättää muista kuin kokouskutsussa mainituista asioista. Yhdistyksen kevät- ja syyskokousten kutsussa on oltava vähintään viittaus sääntöjen siihen pykälään, jossa määrätään kokouksessa käsiteltävät asiat (MS94, 14 ja 15 ). Esimerkiksi kevätkokouksen kutsussa: Kokouksessa käsitellään sääntöjen 14 :n määräämät asiat. Jos kokouksessa käsitellään sääntöjen määräämien asioiden lisäksi muita asioita, ne on mainittava kutsussa erikseen, esimerkiksi: Kokouksessa käsitellään sääntöjen 14 :n määräämät asiat sekä päätetään yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta. Vaikka käsiteltävien asioiden osalta riittääkin viittaus sääntöihin, olisi kuitenkin hyvä luetella tärkeimmät kokouksessa käsiteltävät asiat, sillä jäsenet tuskin muistavat tai edes tietävät, mitkä sääntöjen määräämät asiat ovat. Lehti-ilmoituksissa tämä ei useinkaan ole tilan ja kustannusten vuoksi mahdollista. Kokouskutsu liitetään pöytäkirjaan. Jos kutsu on julkaistu lehdessä, liitetään pöytäkirjaan lehden sivu tai kokousilmoitus liimattuna paperille, johon on merkitään myös lehden nimi ja ilmestymispäivä.

8 Kesäkuu Muistilista kokouskutsun sisällöstä (esimerkki 2) Kokouskutsun tarkoituksena on ilmoittaa jäsenille, milloin ja missä kokous pidetään ja mitä asioita kokouksessa käsitellään, jotta jäsenet voivat harkita osallistumistaan ja valmistautua ottamaan kantaa kokouksessa käsiteltäviin asioihin. Kokouskutsusta tulisi ilmetä seuraavat asiat: Yhdistyksen täydellinen nimi (niin kuin se on yhdistysrekisteriin merkitty) Kokouksen laatu (esim. sääntömääräinen kevätkokous) Aika (päivämäärä ja kelloaika) Paikka (tarkka osoite) Käsiteltävät asiat (ainakin viittaus sääntöjen kyseiseen pykälään) Päiväys (milloin kutsu on annettu) Kutsun antaja (hallitus) Hallituksen koolle kutsuminen Hallituksen kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja (MS94, 18 ). Käytännön kokoonkutsumistoimet hoitaa yleensä sihteeri. Säännöissä ei ole määräyksiä hallituksen kokoon kutsumisesta. Hallitus voidaan kutsua koolle puhelimitse, sähköpostitse, kännykän tekstiviestein, kirjeitse. Hallitus sopii kutsutavasta esim. syyskokouksen jälkeisessä järjestäytymiskokouksessaan. Kutsun ei siis tarvitse olla kirjallinen, mutta asioiden käsittelyä helpottaa, jos hallituksen jäsenet saavat jo kutsussa listan käsiteltävistä asioista. Näin kutsu toimii myös kokouksen esityslistana. Hallituksen kokouksessa voidaan päättää muistakin asioista kuin vain kokouskutsussa mainituista. Kokouskutsussa on kuitenkin pyrittävä aina ilmoittamaan kaikki käsiteltävät asiat, jotta hallituksen jäsenillä on mahdollisuus valmistautua niiden käsittelyyn.

9 Kesäkuu Esityslista Yhdistyksen kokouksen esityslista (esimerkit 3 ja 4) Yhdistyksen kokousten esityslista on yleensä pelkkä asialista ilman päätösehdotuksia. Hallituksen päätösehdotus saattaa olla paikallaan silloin, kun päätettävänä on jokin muu kuin sääntömääräinen asia tai hanke, esim. sääntöjen muuttaminen, kiinteän omaisuuden ostaminen tms. Päätösehdotuksen voi tarvittaessa tarkistuttaa asiantuntijalla ennen kokousta sen varmistamiseksi, että päätöksestä tulee muodollisesti oikeanlainen kyseisen asian hoitamista varten. Sääntömääräisten kevät- ja syyskokousten esityslistan päätösasiat saat siitä sääntöjen pykälästä (MS94, 14 ja 15 ), jossa on lueteltu kokouksessa käsiteltävät asiat. Yhdistyksen varsinaisten kokousten esityslistaan asiat ryhmitellään seuraavasti: Alkutoimet Kokouksen avaus Kokousvirkailijoiden valitseminen: puheenjohtaja, sihteeri, kaksi ääntenlaskijaa ja kaksi pöytäkirjan tarkastajaa Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokouksen esityslistan hyväksyminen Päätösasiat (joita varten kokous on kutsuttu koolle) Luetellaan asiat, jotka säännöt määräävät kokouksessa käsiteltäviksi. Lisäksi luetellaan asiat, jotka on kirjallisesti säännöissä määrätyllä tavalla esitetty kokouksen käsiteltäväksi (MS94, 11 ) tai jotka hallitus esittää kokouksessa käsiteltäviksi ja jotka on mainittu kokouskutsussa. Ilmoitusasiat Ilmoitusasiat ovat tiedonantoja, joista ei tehdä päätöksiä. Ilmoitusasioissa voidaan myös esitellä esimerkiksi yhdistyksen tulevia tapahtumia, kursseja, uusia toimintamuotoja, Sydänliiton uutta aineistoa yms. (Ilmoitusasiat voidaan sijoittaa esityslistalle myös alkutoimien jälkeen ennen päätösasioita.) Lopputoimet Kokouksen päättäminen Kokouksen yhteydessä pidettävä luento tai muu ohjelma voidaan myös merkitä esityslistaan kokouksen päättämisen jälkeen. Kokouksessa toki voidaan keskustella muistakin kuin kokouskutsussa mainituista asioista ja ne voidaan antaa hallitukselle evästyksin valmisteltavaksi, mutta niistä ei sääntöjen mukaan voida tehdä päätöksiä. Jos kokous tekee niistä päätöksiä, ovat päätökset moitteenvaraisia. Kokouskutsua koskevilla sääntöjen määräyksillä turvataan, että jokaisella jäsenellä on mahdollisuus etukäteen saada tieto kaikista kokouksessa käsiteltävistä asioista ja osallistua - niin harkittuaan - myös päätöksentekoon. Yhdistyksen kokouksen esityslistaan ei kannata laittaa Muut asiat -kohtaa, jotta se ei houkuttele päättämään asioista, joita ei ole mainittu kokouskutsussa.

10 Kesäkuu Hallituksen kokouksen esityslista Esityslista (asialista) on hyvä sisällyttää jo kokouskutsuun. Asiat voidaan myös lyhyesti esitellä, mikä jouduttaa niihin perehtymistä ja käsittelyä. Asioiden käsittelyjärjestykseen vaikuttaa mm. niiden vaatima aika ja tärkeys. Nopeasti käsiteltävät ilmoitusasiat sijoitetaan useimmiten esityslistalle alkutoimien jälkeen ennen päätösasioita. Jos ilmoitusasiaa käsiteltäessä huomataan, että se vaatiikin päätöksen, siirretään sen käsittely muihin asioihin. On pitkälti makuasia, missä järjestyksessä päätösasiat käsitellään. Otetaanko enemmän pohdintaa ja aikaa vaativat asiat alkuun? Vai käsitelläänkö rutiiniluonteiset asiat ensin alta pois ja niiden jälkeen pohdintaa vaativat asiat? Keskustelukysymykset, joista ei ole tarkoitus vielä tehdä päätöksiä, kannattaa kuitenkin sijoittaa kokouksen loppuun. Hallituksen kokouksen asiat voit ryhmitellä esityslistaan esimerkiksi näin: Avaus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajien valinta Esityslistan hyväksyminen Ilmoitusasiat Päätösasiat (kulloinkin tarkoituksenmukaisimmassa järjestyksessä) Muut asiat Kokouksen päättäminen Hallituksen kokouksen esityslistaan voidaan laittaa Muut asiat -kohta kokouksessa mahdollisesti esille tulevia asioita varten, koska hallitus voi tehdä päätöksiä muistakin kuin kokouskutsussa mainituista asioista. Kokouskutsuun/esityslistaan pyritään kuitenkin aina laittamaan kaikki käsiteltävät asiat, jotta hallituksen jäsenillä on mahdollisuus valmistautua niihin.

11 Kesäkuu Pöytäkirja Sydänyhdistyksen kokouksista ja hallituksen kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa (MS94, 12 ja 18 :t). Pöytäkirjasta vastaa viime kädessä kokouksen puheenjohtaja. Sääntöjen mukaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan. Pöytäkirja on selonteko kokouksesta. Se on myös oikeudellinen todiste, joka osoittaa kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden, tehdyt päätökset ja päätösten tekijät. Pöytäkirjasta ilmenevät myös mahdolliset eriävät mielipiteet ja jääviydet. Historiikin kirjoittajille pöytäkirjat ovat tärkeitä tietolähteitä. Pöytäkirjan lajit Päätöspöytäkirja on suppein. Siihen kirjataan vain tehdyt päätökset, määräenemmistöä vaativien äänestysten tulokset ja muut tärkeimmät äänestystulokset. Päätöspöytäkirjaa laajempi on selostuspöytäkirja, jossa lisäksi selostetaan lyhyesti päätösten taustoja, kuten tehtyjä ehdotuksia perusteluineen ja käytyjä keskusteluja. Keskustelupöytäkirjaan kirjataan myös kaikki käytetyt puheenvuorot. Päätöspöytäkirja on lain mukaan riittävä (YhdL). Yhdistyksen kokouksen pöytäkirja onkin useimmiten päätöspöytäkirja. Hallituksen kokousten pöytäkirjat saattavat olla osaksi päätös- ja osaksi selostuspöytäkirjoja asiasta riippuen. Päätösten taustaa ja perusteluja sisältävä selostuspöytäkirja on oiva jatkotyöskentelyn apuväline, josta kokouksesta poissa olleetkin saavat hyvän kuvan asioista.

12 Kesäkuu Pöytäkirjan rakenne (esimerkit 5 ja 7) Pöytäkirjassa voidaan katsoa olevan kolme osaa: 1. otsikko-osa, 2. asiaosa (pykälät) ja 3. varmennusosa (allekirjoitukset ja tarkastuslausunto). 1. Otsikko-osa Yhdistyksen täydellinen nimi Kokouksen laatu (sääntömääräinen kevätkokous, hallituksen kokous yms.) Kokouksen numero (hallituksen kokouksen pöytäkirjoissa) Kokouksen päivämäärä ja kelloaika Kokouksen paikka Läsnäolijat (luettelo pöytäkirjaan tai nimiluettelo liitteeksi) Puheenjohtajan ja sihteerin nimet Yhdistyksen kokouksen pöytäkirjan otsikkoon merkitään läsnä olleiden jäsenten lukumäärä ja pöytäkirjaan liitetään nimiluettelo. Jos kokouksessa on ollut läsnä myös muita kuin jäseniä (esimerkiksi piirin edustaja), on heidätkin hyvä luetella. Hallituksen kokousten pöytäkirjan otsikossa luetellaan läsnä olleet ja mielellään myös poissa olleet hallituksen jäsenet. Jos hallituksen jäsen ei ole ollut läsnä jonkin asian käsittelyn aikana, laitetaan siitä merkintä hänen nimensä kohdalle. Otsikkoon merkitään myös muut kokouksessa läsnä olleet (lisäksi läsnä). Hallituksen kokouksen pöytäkirjat on hyvä numeroida, vaikka säännöt (MS94) eivät sitä enää edellytäkään. 2. Asiaosa eli pykälät Kussakin pykälässä käsitellään vain yhtä asiaa tai asiakokonaisuutta. Pykäläjako on hyvä pitää samana kuin esityslistassa. Otsikot helpottavat tietojen löytämistä jälkeenpäin. Yhdistyksen kokouksen laillisuutta ja päätösvaltaisuutta koskevassa pöytäkirjan pykälässä on hyvä osoittaa, että päätösvaltaisuuden ehdot ovat täytetty. Esimerkiksi: "Kokouksesta on ilmoitettu sääntöjen 9 :n määräämällä tavalla Sydänmaan Sanomissa (liite 2). Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi". Ilmoitusasiat merkitään pöytäkirjaan tiedoksi, niistä ei tehdä päätöksiä. Kaikki ilmoitusasiat voi sijoittaa samaan pykälään kukin omana kohtanaan, joka merkitään esimerkiksi luetelmaviivalla. Päätösasiat kirjataan niin täsmällisesti ja yksiselitteisesti, että ulkopuolisetkin saavat asioista oikean käsityksen. Erityisen huolellinen on oltava taloutta ja henkilöiden työsuhteita koskevien päätösten kirjaamisessa.

13 Kesäkuu Hallituksen kokouksissa käsitellään ainakin tärkeimmät taloudenhoitoon liittyvät asiat ja ne merkitään pöytäkirjaan. Tällaisia asioita ovat mm. - pankkitilien avaaminen ja lopettaminen - tilille käyttöoikeuden myöntäminen ja peruuttaminen - saadut lahjoitukset ja testamentit (myös tavaralahjoitukset) - keräysten ja arpajaisten tuotto - hankinnat (ainakin huomattavimmat) - sopimukset - lainanotto - palkat, palkkiot jne. (muutokset) - poistot, varaukset, ylijäämän/alijäämän kirjaaminen. Hallitus hyväksyy uudet jäsenet ja erottaa tai katsoo eronneeksi muun muassa jäsenmaksunsa laiminlyöneet (MS94, 6 ). Päätökset merkitään pöytäkirjaan. Jäsenasioiden käsittely käy jäsenrekisterilistojen avulla. Yhdistys saa sydänpiirin kautta neljästi vuodessa jäsenrekisterin muutosluettelot, josta ilmenevät uudet jäsenet (avaukset). Hallituksen kokouksessa hyväksytään uudet jäsenet ja kopio muutosluettelon kyseisestä sivusta liitetään pöytäkirjaan, ellei uusia jäseniä luetella pöytäkirjassa. Maksamattomista jäsenistä yhdistys saa luettelon kerran vuodessa. Sen pohjalta hallitus päättää poistoista ja ilmoittaa päätöksestään Sydänliittoon. Hallitus vastaa myös sen alaisten toimikuntien, jaostojen ja toimintayksiköiden, esimerkiksi sydänkerhojen ja sydännaisten, toiminnasta. Hallituksessa käsitellään ja pöytäkirjaan merkitään tärkeimmät niiden toimintaa ja taloutta koskevat asiat. 3. Varmennusosa Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja sihteeri (MS94, 12 ja 18 :t). Pöytäkirja on todistusvoimainen asiakirja vasta sen jälkeen, kun se on tarkistettu. Yhdistyksen ja hallituksen kokouksissa valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa (MS94, 12 j a 18 :t). Pöytäkirjan tarkastajat eivät voi ilman puheenjohtajan suostumusta muuttaa pöytäkirjaa. Kiireellisissä asioissa voidaan hallituksen pöytäkirja tai sen pykälä tarkastaa samassa kokouksessa, jolloin pykälä luetaan ja sen loppuun merkitään "Tämä pykälä tarkastettiin ja hyväksyttiin heti". Huom. Vaikka hallituksen kokouksissa valitaan pöytäkirjan tarkastajat, on pöytäkirjat hyvä käydä läpi seuraavassa kokouksessa. Samalla tulee tarkistettua, miten esimerkiksi päätetyt asiat ovat edenneet. Jos suinkin mahdollista, olisi hyvä kopioida pöytäkirjat hallituksen jäsenille.

14 Kesäkuu Pöytäkirjan liitteet Pöytäkirjan liitteet numeroidaan pöytäkirjassa olevan esiintymisjärjestyksen mukaan. Liitteisiin merkitään, mihin kokoukseen ne kuuluvat, esimerkiksi "Liite 1, hallitus 1/2004". Itse pykälään, johon liite kuuluu, merkitään sulkeisiin numero (liite 1). Pöytäkirjan loppuun kirjataan liiteluettelo. Pöytäkirjat ja tilintarkastus Pöytäkirjat ovat oleellinen osa tilintarkastusaineistoa, sillä tilintarkastajat tarkastavat yhdistyksen hallintoa ja tilejä. Allekirjoitetut ja tarkastetut pöytäkirjat toimitetaan tilintarkastajille muun tilintarkastusaineiston mukana. Pöytäkirjan jakelu Sihteeri huolehtii, että asianomaiset saavat tiedon päätöksistä, tarvittaessa pöytäkirjan otteella. Yhdistyksen taloudenhoitajalle on kirjanpitoa varten toimitettava jäljennökset tai otteet taloutta koskevista päätöksistä. Päätökset liitetään tarvittaessa tositteisiin. Jos mahdollista, hallituksen jäsenille jaetaan pöytäkirjoista kopiot. Pöytäkirjojen julkisuus Yhdistyksen jäsenellä on oikeus saada pyynnöstä yhdistyksen kokouksen pöytäkirjat nähtäväkseen (YhdL 31 ). Yhdistyksellä ei ole kuitenkaan velvollisuutta antaa jäljennöksiä tai otteita pöytäkirjasta. Yhdistyksen ulkopuolisilla ei ole oikeutta vaatia yhdistyksen pöytäkirjoja nähtäväkseen. Hallituksen kokouksen pöytäkirjat eivät ole jäsenillekään julkisia. Hallitus voi kuitenkin halutessaan antaa jäsenille tietoja päätöksistään. Pöytäkirjan ote (esimerkki 8) Pöytäkirjan otteessa on oltava merkintä pöytäkirjan hyväksymisestä. Siksi ote voidaan ottaa vain tarkastetusta pöytäkirjasta, ellei kyseistä pykälää ole tarkastettu ja hyväksytty samassa kokouksessa. Kahden henkilön on todistettava ote oikeaksi. Otteeseen pöytäkirjasta jäljennetään - otsikko-osa kokonaan - kokouksen laillisuutta ja päätösvaltaisuutta koskeva pykälä - kokousvirkailijoiden vaalia koskeva pykälä - otteen tarkoittamaa asiaa koskeva pykälä - allekirjoitukset - tarkastusmerkintä. Tarpeettomien pykälien paikalle merkitään katkoviivat.

15 Kesäkuu Kokouksen käytännön järjestelyt Muistilista (esimerkki 1) helpottaa kokouksen käytännön järjestelyjä; mitään ei kiireessäkään unohdu. Listaa voit kokous kokoukselta täydentää. Kun kokouksesta aiheutuvat tehtävät on luetteloitu, on työnjaostakin helpompi sopia. Sihteeri huolehtii yleensä kokouskutsusta, tilojen varaamisesta ja kokousasiakirjojen toimittamisesta kokouspaikalle. Puheenjohtaja tai joku muu hallituksen jäsen on hyvissä ajoin toivottamassa jäsenet tervetulleeksi. Muita kokouksesta aiheutuvia tehtäviä voi hyvin jakaa: esimerkiksi joku muu kuin sihteeri huolehtii kokoustilan järjestelyistä ja tarjoilusta. Opasteet. Sydänjärjestön juliste ulko-ovessa toivottaa jäsenet jo kaukaa tervetulleeksi ja ohjaa oikeaan paikkaan. Esitysvälineet. Asioiden käsittelyä helpottaa, jos käytettävissä on tietokone (tykkiin liitetty), piirtoheitin tai lehtiötaulu (fläppi). Niiden avulla saa nähtäväksi ehdotukset, aikamäärät yms. Aineiston esittely. Hyvää jäsenpalvelua on, että kokouksissa on näytekappaleet Sydänliiton uusista aineistoista. Vielä parempaa palvelua on, jos jäsenet voivat kokouksessa myös ostaa oppaita ja lehtisiä tai ainakin jättää tilauksensa. He säästyvät tilaamisen vaivalta ja toimituskuluilta (yhteistilaus). Tietolähteistä hyvin perillä olevat jäsenet voivat kertoa niistä myös lähipiirissään. Tietoa toiminnasta. Kokouksen alkuun tai loppuun taikka ilmoitusasioihin tietoa ajankohtaisista asioista: yhdistyksen tulevat tapahtumat (tapahtumakalenteri), uusien toimintojen esittely, kerhojen, ITE-ryhmien, sydänkerhon, syli-intranetin, ym. ohjaajien ja tukihenkiöiden esittäytyminen. Uudet jäsenet. Jäsensihteeri varaa uusille jäsenille Sydän-lehtiä ja muuta aineistoa. Kokouksissa kannattaa aina olla myös liittymislomakkeita jaettavaksi jäsenille jäsenhankintaa varten. Oheisohjelmaa. Kokousten yhteyteen kannattaa järjestää ohjelmaa, tulevathan osanottajat usein matkan takaa: esimerkiksi asiantuntijaluento, alustus ja keskustelu, mittauksia ja neuvontaa. Silloin tällöin voi järjestää tietovisan sydänasioista ja arpoa sydäntuotteita palkinnoksi. Jotkut yhdistykset "iskevät kaksi kärpästä yhdellä iskulla" ja pitävät syyskokouksen ja pikkujoulun samaan aikaan. Kun kokousasiat on hoidettu, jatketaan yhdessäoloa vapaammissa merkeissä. Tarjoilu. Sydänyhdistyksen kokouksen tarjoilu on tietysti sydänystävällistä. Makean tilalla maistuu joskus voileipä tai täytetty sämpylä. Jos päädyt makeaan kahvileipään, valitse rasvaisen viinerin sijasta kotipulla tai pullataikinapohjainen marjapiirakka. Raikkaat kotimaiset mehut, tuoreet marjat ja hedelmät virkistävät. Osanottajilta voi periä tarjoilusta maksun tai vapaaehtoista kahvirahaa. Kokoukseen leivottuja sydänystävällisiä leivonnaisia voi olla myytävänäkin. Kahvirahasta ja myynnistä tehdään tosite yhdistyksen kirjanpitoa varten.

16 Kesäkuu Toimintasuunnitelma ja toimintakertomus Toimintasuunnitelma ja toimintakertomus kertovat, miten sydänyhdistys kunakin vuonna toteuttaa tarkoitustaan (sääntöjen 2 ja 3 ). Suunnitteluvaihe Seurantavaihe Toimintasuunnitelma Toimintakertomus Talousarvio Tuloslaskelma Toimintasuunnitelmassa on tavoitteet tulevalle toimintavuodelle. Toimintakertomuksessa selostetaan, miten suunnitelmat ovat toteutuneet ja mitä muuta mahdollisesti on saatu aikaan. Sivulla 18 on esimerkki toiminnan jäsentelystä ja vinkkejä eri toimintojen ryhmittämisestä pääotsikoiden alle. Toimintojen määrä saattaa tuntua paljolta, mutta mikään yhdistys ei toki toteuta kaikkia toimintoja samanaikaisesti. Toisaalta esimerkistä saattaa puuttua toimintoja, joita yhdistykselläsi on. Toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen sekä talousarvion ja tuloslaskelman tulee olla helposti toisiinsa verrattavissa. Siksi niiden jäsentelyn tulisi olla mahdollisimman samanlainen. Yhdistyksen tulee lähettää toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä toimintakertomus ja tilinpäätös sydänpiiriin (MS94, 17 ). Toimintasuunnitelma Hallitus laatii esityksen yhdistyksen seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaksi syyskokoukselle. Syyskokous käsittelee suunnitelman ja päättää sen hyväksymisestä. Toiminnan suunnittelu on koko hallituksen yhteistyötä. Sihteeri vain saattaa suunnitelmat kirjalliseen muotoon, toimintasuunnitelmaksi. Suunnittelussa otetaan huomioon mm. säännöt (tarkoitus 2 ja toimintamuodot 3 ) paikalliset olot ja tarpeet sekä yhdistyksen voimavarat (yhteistyö) piirin toimintasuunnitelma ja suositukset järjestömme valtakunnalliset painopisteet ja kampanjat (mm. Sydänviikko) yhdistyksen toiminnan arviointi ja sen kehittämistarpeet.

17 Kesäkuu Toimintaa suunniteltaessa on hyvä selvittää, mitä kannattaa tehdä yhteistyössä terveydenhuollon, muiden yhdistysten, kansalais- ja työväenopiston, terveydenhuoltooppilaitoksen, päiväkodin, koulun ym. kanssa. Yhteistyöllä saadaan lisää voimavaroja ja asiantuntemusta ja tavoitetaan paremmin niitä, joille toiminta tai tapahtuma on tarkoitettu. Yhteistyö on myös parhaita vaikuttamisen keinoja. Sydänyhdistyksen toimintatapoja ovat omin voimin toteuttavat toiminnot (esim. erilaiset jäsentilaisuudet) yhteistyö muiden kanssa (esim. terveyskurssit, liikuntatapahtumat) muiden aktivointi (esim. innostaa muita yhteisöjä viettämään Sydänviikkoa) Toimintasuunnitelman kanssa laaditaan talousarvio, jossa suunnitelmat ovat "markkoina". Tapahtumakalenteri / toimintatiedote Toimintasuunnitelman lisäksi laaditaan tapahtumakalenteri, jossa on luentotilaisuudet, kerhoillat, kokoukset ja muut tapahtumat mielellään päivämäärineen. Tapahtumakalenterilla on helppo tiedottaa toiminnasta jäsenille kokouksissa ja jäsenkirjeissä sekä muille paikkakuntalaisille esim. Sydänviikon tietopisteissä ja tapahtumissa. Tapahtumakalenteri on hyvä liittää uusille jäsenille lähetettävään tervetulo-kirjeeseen. Tapahtumien lisäksi tapahtumakalenterissa on yhdistyksen yhteyshenkilöt, miten voi liittyä jäseneksi, jäsenmaksu, mistä saa sydänadresseja, paikalliset jäsenedut yms. tietoja. Toteutussuunnitelma Toimintasuunnitelmassa asiat ovat suppeasti. Sydänviikosta, Sydänretkestä ja muista tapahtumista kannattaa työryhmissä laatia toteutussuunnitelma (esimerkki 9), josta ilmenee myös työnjako.

18 Kesäkuu Toimintakertomus Toimintakertomus on hallituksen selvitys yhdistyksen toiminnasta ja taloudellisesta tilanteesta. Sen perusteella arvioidaan yhdistyksen toimintaa. Toimintakertomukseen liittyy tuloslaskelma, tase ja tilintarkastuskertomus. Kevätkokous käsittelee toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen ja päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. Sihteeri laatii toimintakertomuksen luonnoksen, jonka hallitus käsittelee ja päättää sen esittämisestä kevätkokoukselle. Hallituksen puheenjohtaja tai joku muu hallituksen jäsen esittelee kertomuksen kevätkokoukselle. Toimintakertomus on tilintarkastusaineistoa. Toimintakertomus toimitetaan muun aineiston kanssa tilintarkastajille helmikuun 15. päivään mennessä (MS94, 23 ). Vinkkejä toimintakertomuksen laatijalle Käytä tietolähteenä toimintasuunnitelmaa, pöytäkirjoja, jäsenkirjeitä ja muita tiedotteita, tapahtumien ohjelmia, lehtileikkeitä ym. Ala kerätä tietoja heti vuoden alussa toimintapäiväkirjaan (esimerkki 10). Kopioi lomaketta sydänkerhoja, liikuntaryhmiä ja muita toimintaryhmiä varten, jotta myös eri toiminnoista vastaavat voivat kerätä tietoja toimintakertomukseen. Tuo toimintakertomuksessa erityisesti esiin yhdistyksen toiminnassa tapahtuneet muutokset, kuten uudet toimintamuodot, vakiintuneiden toimintojen kehittäminen ja muut olennaiset muutokset. Muista aloitteet ja muut toimenpiteet, joilla yhdistyksesi on aktivoinut tai tukenut muita: esim. aloitteet sydänpotilaiden kuntoutuksen järjestämisestä, terveellisen kouluruokailun puolesta yms. Kirjaa myös aineistolahjoitukset terveyskeskukselle, päiväkotiin, kouluun, kirjastoon yms. Otsikot selkeyttävät kertomusta ja nopeuttavat tietojen löytämistä. Otsikoiksi voit laittaa päätoiminnanalat jäsentelyesimerkin tapaan (s. 18). Kertomusta voit kuvittaa esim. kyseisen vuoden Sydänviikon tunnuksilla.

19 Kesäkuu Toiminnan jäsentely (esimerkki) Toimintavuoden pääpiirteitä Suppea yleiskatsaus: toiminnan painopisteet ja olennaiset muutokset, esimerkiksi mitä uutta aloitetaan/on aloitettu tai mitä erityisesti kehitetään /on kehitetty. Järjestötoiminta - Jäsenpalvelut, jäsenedut ja jäsenhankinta - Edunvalvonta: aloitteet, lausunnot - Sydänviikko, Maailman Sydänpäivä ja Sydänretki: teemat, toimintamuodot (voivat olla myös sydänterveyden edistämisen alla) - Järjestökoulutus: osallistuminen piirin koulutuspäiviin ym. - Hallinto: yhdistyksen kokoukset, hallituksen kokoukset Sydänterveyden edistäminen (sydän- ja verisuonitautien ehkäisy) - ITE-ryhmät, laihdutus-, ruoanvalmistus-, tupakasta irti- yms. terveysryhmät - Yleisöluennot, terveysneuvonta- ja mittaustilaisuudet, tietopisteet, terveyskampanjat - Koulutus: yhdistyksen kustantama ITE- ja muiden ryhmien ohjaajien koulutus yms. - Muu toiminta sydän- ja verisuonitautien ehkäisemiseksi, esim. Sydänmerkkijärjestelmän tunnetuksi tekeminen, päiväkotien aktivoiminen aineistotuella sydänterveyden edistämiseen yms. Potilastoiminta - Tukihenkilötoiminta - Kuntoutuskurssit, muut sydänpotilaille ja omaisille tarkoitetut ryhmät - Luentotilaisuudet sydänpotilaille ja omaisille - Liikunnallisen kuntoutuksen ryhmät (SV3-lähetteellä) -Muut erityisesti potilaille tarkoitetut liikuntaryhmät (ilman lääkärin lähetettä) - Koulutus: yhdistyksen järjestämä tai kustantama ryhmien ohjaajien koulutus yms. - Muu toiminta potilaiden hyväksi: esim. oppaiden lainaus potilaille, potilasoppaiden lahjoittaminen terveyskeskukseen, kirjastoon yms. Virkistystoiminta - Lomatoiminta, matkat, teatteriretket, sydäniltamat, pikkujoulut Sydänkerhojen ja sydännaisten toiminta - Jos ei sisälly edellä mainittuihin, voidaan niiden toiminta esittää omina kohtinaan. Viestintä Ulkoinen - Tiedotteet, juttu- ja haastatteluvinkit ja kokousuutiset paikallislehdille - Radio- ja televisio-ohjelmat - Yhdistyksen toimintatiedotteet/tapahtumakalenterit - Sydänliiton aineistoluettelon jakelu terveyskeskuksiin ym. Sisäinen - Jäsenkirjeet - Sydänliiton aineiston esittely ja muu tiedotus jäsenille Talous ja varainhankinta - Pääasialliset tulonlähteet, esimerkiksi jäsenmaksut, adressivälitys ja sydäntuotteiden myynti, arpajaiset, myyjäiset ym.

20 Kesäkuu Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin Yhdistyksestä tulee oikeuskelpoinen, kun yhdistys merkitään yhdistysrekisteriin. Siitä merkiksi yhdistys liittää nimensä perään lyhenteen ry (rekisteröity yhdistys). Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisterissä tarkastetaan yhdistyksen perus-, muutos- ja purkautumisilmoitukset sekä suoritetaan sääntöjen ennakkotarkastuksia (sydänyhdistyksen mallisäännöt vuodelta 1994 on ennakkotarkastettu). Yhdistysrekisteri on julkinen rekisteri, johon on merkitty yli rekisteröityä yhdistystä. Muutosilmoituslomakkeita saa ainakin yhdistysrekisteritoimistosta ja paikalliselta rekisteriviranomaiselta (kihlakunnan rekisteritoimisto). Yhdistysrekisteriin tehtävien ilmoitusten rekisteröinti on maksullista. Maksu suoritetaan etukäteen ja kuitti liitetään muutosilmoituslomakkeeseen. Esipainettuja maksulomakkeita saa samoista paikoista kuin muutosilmoituslomakkeita. Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin tehdään (YhdL 52 ), kun yhdistyksen sääntöjä on muutettu hallituksen puheenjohtaja on vaihtunut nimenkirjoittaja on vaihtunut. Sääntöjen muutos tulee voimaan, kun se on merkitty rekisteriin. Muutosilmoitus liitteineen tehdään kolmena kappaleena. Muutosilmoituksen allekirjoittaa ilmoituksentekohetkellä toimessa oleva hallituksen puheenjohtaja yksin. Nimenkirjoittajista ilmoitetaan täydellinen nimi, postiosoite, kotikunta sekä henkilötunnus tai syntymäaika. Muutosilmoitukseen ei liitetä pöytäkirjan otteita eikä virkatodistuksia. Jos ilmenee, että yhdistys ei ole aikoihin tehnyt muutosilmoituksia nimenkirjoittajista, riittää että yhdistys ilmoittaa nykyiset nimenkirjoittajat. Yhdistyksen ei siis tarvitse selvittää kaikkia edellisen muutosilmoituksen jälkeisiä vaiheita. Muutosilmoitus voidaan toimittaa paikallisviranomaiselle (kihlakunnan rekisteritoimisto) tai suoraan yhdistysrekisteritoimistoon, jonka osoite on PL 1150, Helsinki, puhelin (09) Lisätietoja ja lomakkeita saa myös Internetistä Käsittelyn jälkeen yhdistysrekisteritoimisto palauttaa muutosilmoituksista yhden kappaleen yhdistykselle ja yhden paikallisviranomaiselle. Kolmas kappale jää yhdistysrekisteriin.

21 Kesäkuu Ote yhdistysrekisteristä Yhdistysrekisteritoimisto antaa otteita yhdistysrekisteristä ja jäljennöksiä siihen liittyvistä asiakirjoista säädettyä maksua vastaan. Yhdistysrekisteriotteita tarvitaan muun muassa lupahakemusten liitteeksi. Rekisteriotteen voi tilata yhdistysrekisteritoimistosta tai paikallisviranomaiselta. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen Sääntöjen mukaan sydänyhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa (MS94, 22 ). Yhdistyksen nimenkirjoittajilla on oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi yhdistystä sitovasti esimerkiksi sopimuksiin. Yhdistyksen allekirjoituksessa tulee olla yhdistyksen nimi ja nimenkirjoittajien omakätinen allekirjoitus (YhdL 36 ). SYDÄNMAAN SYDÄNYHDISTYS RY Raimo Rivakka puheenjohtaja Taimi Tarmokas sihteeri Nimenkirjoittajien muutoksista ilmoitetaan yhdistysrekisteriin. Uudet nimenkirjoittajat ovat kuitenkin toimivaltaisia edustamaan yhdistystä heti valinnan tultua voimaan. He voivat tarvittaessa osoittaa pöytäkirjanotteella nimenkirjoitusoikeutensa. Haaste ja muu tiedoksianto katsotaan yhdistykselle toimitetuksi, kun se on annettu tiedoksi Henkilölle, jolla on oikeus yksin tai yhdessä toisen kanssa kirjoittaa yhdistyksen nimi (YhdL 36 ). Huom. esimerkiksi pankki- ja postiasioissa hallitus voi oikeuttaa tietyt henkilöt asioimaan yhdistyksen puolesta. Tästä ilmoitetaan asianomaiselle laitokselle. Tällöin on kyse valtuutuksesta, ei yhdistyksen nimenkirjoitusoikeudesta. Juoksevia ja tiedotusasioita koskevat kirjeet voi allekirjoittaa esim. puheenjohtaja tai sihteeri yksinkin.

22 Kesäkuu Arkistointi Järjestöjen arkistot ovat yksityisiä arkistoja, joita eivät virallisen arkistohallinnon ohjeet ja määräykset suoranaisesti koske. Yhdistys voi kuitenkin soveltaa arkistokaavoja oman arkistoaineistonsa järjestämisessä. Arkistoinnin yleisenä periaatteena on, että asiakirjan tuottaja huolehtii asiakirjan arkistoimisesta. Yhdistyksen ei siis tarvitse pysyvästi arkistoida muiden tuottamia asiakirjoja, esim. Sydänliiton, piirin ja muiden tiedotteita. Pysyvästi säilytettäviä Asiakirjat, jotka valaisevat yhdistyksen historiaa ja toimintaa tai joilla on merkitystä tutkimuksen kannalta, on pyrittävä säilyttämään pysyvästi. Tällaisia asiakirjoja ovat yhdistyksen perustamisasiakirjat, pöytäkirjat liitteineen, toimintakertomukset ja historiikit, säännöt ja ohjesäännöt, yhdistyksen julkaisut (lehdet, ohjelehtiset), tuotetut video-ohjelmat ja ääninauhat, ainakin merkittävimpien tilaisuuksien ohjelmat, jäsenkirjeet, lehtileike- ja valokuvakokoelmat. Yhdistys voi tiedustella esim. maakunta-arkistosta sen mahdollisuutta ottaa arkistoonsa yhdistyksen vanhempaa aineistoa. Määräajan säilytettäviä Kirjanpitolaissa on määräykset kirjanpitoaineiston säilyttämisestä: tilinpäätösasiakirjat on säilytettävä 10 vuotta ja tositeaineisto vähintään 6 vuotta. Sydänliiton järjestötiedotteita, sydänpiirin tiedotteita, ohjeita ja suosituksia säilytetään niin kauan, kun niissä olevat tiedot ovat tarpeen. Myös Sydän-lehtiä kannattaa säilyttää jonkin aikaa "tietopankkina". Lehtileikkeet Sanoma- ja aikakauslehdistä leikataan kirjoitukset ja kuvat, jotka koskevat yhdistystä tai joissa on läheisesti toimintaan liittyviä asioita. Jokaiseen leikkeeseen merkitään - mistä lehdestä leike tai kuva on otettu - lehden ilmestymisaika ja numero. Leikkeet voi liimata erityiseen leikekirjaan tai paperiarkeille, jotka mapitetaan. Valokuvakokoelma Valokuviin on muistettava liittää tunnistetiedot, muuten kuvat ovat jälkipolville arvottomia. Kuvan suojukseen tai kuvan taakse merkitään - mitä kuva esittää (tapahtuma, henkilöiden nimet yms.) - milloin kuva on otettu - kuka kuvan on ottanut. Kuvat voi arkistoida kirjekuorissa. Kuoren päälle merkitään, mistä tilaisuudesta kuvat on otettu.

23 Kesäkuu Asiaa sieltä ja täältä Järjestötiedote-Uutiskirje Järjestötiedote on viidesti vuodessa ilmestyvä sähköinen uutiskirje, jonka voi lukea Syli-intranetissä (tunnuksia saa järjestötiedottaja Marika Rosenborgilta) tai sen voi tilata omaan sähköpostiinsa. Lisäksi siitä lähetetään printtiversio henkilölle, joka on ilmoitettu yhdistyksen ykköspostin saajaksi. Kahdesti vuodessa järjestötiedotteen mukana lähetetään liitteitä, kuten mallit uusista oppaista ym. Yhteyshenkilö hoitaa tiedot yhdistyksen sisällä mm. hallituksen jäsenille, kerhoille, sydännaisille, ryhmien vetäjille. Järjestötiedotteessa on tähdellistä tietoa myös yhdistyksen ulkopuolisille avainhenkilöille kuten koulutustiedotteita. Ansiomerkit ja kunniastandaarit Sydänliiton hallitus myöntää liiton ansiomerkkejä ja kunniastandaareja kaksi kertaa vuodessa. Ansiomerkki- ja kunniastandaariesitykset tulee tehdä liittohallituksen vahvistamalle lomakkeelle ja niiden tulee olla liitossa ja mennessä. Yhdistyksen esityksissä tulee olla myös piirin lausunto. Lomakkeita saa liitosta. Hinnat: kultainen ansiomerkki 84 euroa, hopeinen 50 euroa ja pronssinen 25 euroa, kunniastandaari 170 euroa. Hintoihin sisältyy merkkeihin ja standaariin liittyvä kunniakirja. Ansiomerkit ja kunniastandaarin maksaa merkin esittäjä. Toimintatiedot Sydänliittoon Sydänliitto kokoaa toimintakertomukseensa yhteenvedon sydänpiirien ja sydänyhdistysten toiminnasta. Tietojenkeruuta varten liitto lähettää vuoden lopussa Toimintatiedustelu-lomakkeen, jonka yhdistys lähettää täytettynä piiriin. Piiri kokoaa yhdistystensä lomakkeista yhteenvedon ja toimittaa sen liittoon. Vastaamista helpottaa, jos tapahtumista on pitkin vuotta koottu tiedot toimintapäiväkirjaan (esimerkki 10). Toimintapäiväkirjalomakkeita saa Sydänliiton intranetistä Sylistä ( Sylitunnukset saat järjestötiedottaja Marika Rosenborgilta. Sydän-lehden nipputilaukset Sydänyhdistys saa Sydän-lehtiä ilmaiseksi (enintään 20 kpl) yleisötapahtumiin tai jaettavaksi terveyskeskuksen, Kelan ym. asiakastiloihin. Ylimääräiset lehdet maksavat yhdistyksille 0,35 euroa/kpl. Sydänviikon ja muiden erikoisnumerojen ilmaismääristä sovitaan erikseen ja niistä ilmoitetaan järjestötiedotteessa. Tilaukset: jäsenrekisterin hoitaja Irma Hakala, puhelin (09) , faksi (09) , sähköposti Jäsenten osoitetarrat Jäsenkirjeitään varten yhdistykset voivat tilata jäsentensä osoitetarrat Sydänliiton kautta. Tarrat ovat maksullisia. Hintatiedot saat Irma Hakalalta, jolta myös tilataan tarrat hyvissä ajoin ennen jäsenkirjeiden postitusta. Yhdistys voi printata tarrat myös itse OpenPoint.-rekisteristä ja silloin hintaa tulee vain tarroille. Tunnuksia saa Sydänliitosta Kristiina Jokiselta.

24 Kesäkuu Graafiset ohjeet Suomen Sydänliiton graafiset ohjeet löytyvät kirjautumalla extranetiin osoitteesa osoitteessa: Esimerkit 1. Muistilista yhdistyksen kokouksen järjestelyistä 2. Sääntömääräisen yhdistyksen kokouksen kokouskutsu 3. Syyskokouksen esityslista 4. Kevätkokouksen esityslista 5. Kevätkokouksen pöytäkirja 6. Yhdistyksen kokouksen osanottajaluettelo 7. Hallituksen kokouksen pöytäkirja 8. Pöytäkirjan ote 9. Toimintapäiväkirja 10. Tapahtuman toteutussuunnitelman runko

25 . MUISTILISTA Esimerkki 1 Ritva Viljanen RV Yhdistyksen kokouksen järjestelyt Ennen kokousta Kokouspaikan varaus Kokouskutsun julkaiseminen sääntöjen mukaan Muu ilmoittelu: ilmoitustaulut, jäsenkirje Kutsu toimittajille Hoitaa Kokouspaikalle Kokouskutsu (lehti, jossa kutsu on julkaistu) Yhdistyksen säännöt Yhdistyslaki Esityslista (kopioidaan osanottajille tai heijastetaan piirtoheittimellä) Kevätkokous: toimintakertomus, tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto Syyskokous: toimintasuunnitelma ja talousarvio Äänestysliput (Jos lippuja ei tarvita, säästä kirjekuoressa seuraavaan kertaan.) ja äänestyslipas Osanottajaluettelo, johon kerätään osanottajien nimet Puheenjohtajan nuija Paperia ja kyniä Kokoustilan järjestelyt: puheenjohtajan ja sihteerin pöytä, tietopiste yms. Esityslaitteet: tietokone, tykki, piirtoheitin, lehtiötaulu yms. tarpeen mukaan Opasteet ulko-oveen ja kokoushuoneen oveen (juliste) Valokuvaus Yhdistyksen toimintakalenteri ja liittymislomakkeita jaettavaksi osanottajille Sydän-lehtiä ym. aineistoa uusille jäsenille Näytekappaleet Sydänliiton (uusista) aineistoista ja sydänadresseista tutustumista varten Aineiston ja sydäntuotteiden mahdollinen myynti/yhteistilaus Tarjoilu, kahvikassa (jos peritään maksu) Osanottajien vastaanottaminen: hallituksen puheenjohtaja tai hallituksen jäsen Kokouksen jälkeen Siivous Kahvikassan ym. tilitys Kokousuutinen lehteen, jos toimittaja ei ollut paikalla Pöytäkirja mahdollisimman pian Kevätkokouksen jälkeen Toimintakertomus ja tilinpäätös piiriin Syyskokouksen jälkeen Toimintasuunnitelma, talousarvio ja jäsenmaksutiedot piiriin Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin Puheenjohtajan ja sihteerin yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti) Sydänliittoon, jos niihin on tullut muutoksia Hallituksen jäsenet, vastuualueet ja yhteyshenkilö piiriin Lehtileikkeiden ja valokuvien arkistoiminen Muistilistan täydentäminen: merkitään mitä unohtui, eipä unohdu seuraavalla kerralla

26 Esimerkki 2 Ritva Viljanen RV Esimerkki kokouskutsusta Yhdistyksen sääntömääräisen kokouksen kutsun voi lyhyimmillään laatia esimerkin tapaan. "Lyhyimmän kaavan" kutsu vie vähän kallista ilmoitustilaa. Jos yhdistyksen kokous on päättänyt, että kutsu toimitetaan kirjallisesti jäsenille (MS94, 9 ), kannattaa kirjeessä luetella kokouksessa käsiteltävät asiat. Sydänmaan Sydänyhdistys ry:n SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN KEVÄTKOKOUS on torstaina 4. maaliskuuta 2004 kello 18 Sydänmaan Pankin kerhohuoneessa, Kauppakatu 5, Sydänmaa. Kokouksessa käsitellään sääntöjen 14 :n määräämät asiat. Sydämellisesti tervetuloa! Sydänmaalla Hallitus Muista! Jos kokouksessa käsitellään myös muita kuin sääntöjen määräämiä asioita, esimerkiksi sääntöjen muuttamista, on ne mainittava kokouskutsussa. Sydänyhdistyksen kokouksessa voidaan tehdä päätöksiä vain asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa (MS94, 9 ). Ilmoita kokouksista myös jäsenkirjeissä ja toimintakalentereissa. Menopalstalle. Monissa lehdissä on päivän tapahtumista menopalsta. Virallisen kokousilmoituksen lisäksi kannattaa tarjota tiedot kokouksesta ja oheisohjelmasta menopalstalle muistutukseksi. Oheisohjelma. Useimmiten kokouksen jälkeen on luentotilaisuus tai muuta ohjelmaa, voit ilmoittaa siitä kokouskutsun yhteydessä. Jos oheisohjelmaan ovat tervetulleita muutkin kuin jäsenet, mainitse siitä ja ilmoita myös ohjelman arvioitu alkamisaika.

27 SYDÄNMAAN SYDÄNYHDISTYS RY ESITYSLISTA Esimerkki 3 RV SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN SYYSKOKOUS Avataan kokous 2 Valitaan kokousvirkailijat Puheenjohtaja Sihteeri Kaksi pöytäkirjan tarkastajaa Ääntenlaskijat 3 Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 Hyväksytään kokouksen esityslista 5 Valitaan hallituksen puheenjohtaja (joka toinen vuosi) 6 Valitaan tarvittavat hallituksen jäsenet (tässä voidaan luetella erovuoroiset ja ne, joita ei enää voida valita uudelleen) 7 Hyväksytään vuoden 2004 toimintasuunnitelma 8 Vahvistetaan varsinaisten jäsenten ja kannattavien jäsenten vuoden 2004 jäsenmaksun suuruus 9 Päätetään tilintarkastajien palkkiosta 10 Hyväksytään vuoden 2004 talousarvio 11 Valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille henkilökohtaiset varamiehet tarkastaman yhdistyksen vuoden 2004 tilejä ja hallintoa 12 Valitaan edustajat ja heidän varaedustajansa piirin kokouksiin vuodeksi Päätetään kokouskutsujen julkaisemisesta (Jos kutsua ei toimiteta jäsenille kirjallisesti, päätetään myös lehdestä, jossa kutsut julkaistaan.) 14 Ilmoitusasiat * Sydänpotilaiden tukihenkilöt esittäytyvät * Sydänliiton uudet oppaat ja ohjelehtiset * Muut ilmoitusasiat 15 Päätetään kokous Kokouksen jälkeen Sydänmaan terveyskeskuslääkäri Taija Tohtori alustaa aiheesta Nainen ja sepelvaltimotauti. Kuulijoiden kesken arvotaan Nainen ja sepelvaltimotauti -oppaita.

28 SYDÄNMAAN SYDÄNYHDISTYS RY ESITYSLISTA Esimerkki 4 RV SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN KEVÄTKOKOUS Avataan kokous 2 Valitaan kokousvirkailijat Puheenjohtaja Sihteeri Kaksi pöytäkirjan tarkastajaa Ääntenlaskijat 3 Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 Hyväksytään kokouksen esityslista 5 Käsitellään vuoden 2003 toimintakertomus 6 Käsitellään vuoden 2003 tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto 7 Päätetään vuoden 2003 tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä 8 Ilmoitusasiat * Sydänviikko Odotettavissa hyvää sydämelle * ITE-ryhmätoiminnan esittely * Sydänmerkki - parempi valinta * Sydänliiton uudet ohjelehtiset ja oppaat * Muut ilmoitusasiat 9 Päätetään kokous Kokouksen jälkeen proviisori Pirkko Pilleri kertoo lääkkeiden oikeasta käytöstä. Kotitalousopettaja Kaija Kauhanen antaa vinkkejä Sydänmerkin käyttöoikeuden saaneiden tuotteiden käytöstä: maistiaiset ja tuotekassien arvonta.

29 SYDÄNMAAN SYDÄNYHDISTYS RY PÖYTÄKIRJA Esimerkki 5 RV (2) SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN KEVÄTKOKOUS Aika torstaina kello Paikka Sydänmaan Pankin kerhohuone, Pankkikatu 5, Sydänmaa Läsnä Pentti Peltonen puheenjohtaja 32 yhdistyksen jäsentä liite 1 Taimi Tarmokas sihteeri 1 Avaus Hallituksen puheenjohtaja Raimo Rivakka toivotti jäsenet tervetulleiksi ja avasi kokouksen kello Kokousvirkailijoiden valitseminen 3 Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4 Esityslistan hyväksyminen 5 Vuoden 2003 toimintakertomus Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Pentti Peltonen, sihteeri Taimi Tarmokas, pöytäkirjan tarkastajiksi Terttu Tarkka ja Topi Terävä sekä ääntenlaskijoiksi Lauri Lasku ja Maija Mallikas. Kokouksesta on ilmoitettu sääntöjen 9 :n määräämällä tavalla Sydänmaan Sanomissa (liite 2). Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Esityslista hyväksyttiin (liite 3). 6 Vuoden 2003 tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto Hallituksen puheenjohtaja Raimo Rivakka esitteli hallituksen kertomuksen (liite 4) yhdistyksen vuoden 2003 toiminnasta. Toimintakertomus käsiteltiin. Taloudenhoitaja Liisa Markkanen esitteli yhdistyksen vuoden 2003 tilinpäätöksen (liite 5) ja kokouksen puheenjohtajaksi luki tilintarkastajien lausunnon (liite 6). Tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto käsiteltiin.