Ensiaskeleet verkkolaskutukseen. Ohjeistus verkkolaskun käyttöönottoa suunnitteleville yrityksille. TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry

Transkriptio

1 Ensiaskeleet verkkolaskutukseen Ohjeistus verkkolaskun käyttöönottoa suunnitteleville yrityksille TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 VALMISTAUTUMINEN VERKKOLASKUTUKSEEN YRITYKSEN NYKYTILAN KARTOITUS VERKKOLASKUTUSRATKAISUJEN ESITTELY VERKKOLASKUN TIEDOT JA VERKKOLASKUTUSRATKAISUN VALINTA OPERAATTORIN VALINTA TOIMINNAN TESTAUS VERKKOLASKUJEN VASTAANOTON ALOITTAMINEN VERKKOLASKUJA LÄHETTÄVIEN KUMPPANIEN ETSIMINEN JA AKTIVOINTI YHTEENVETO JA TARKASTUSLISTA TARKASTUSLISTA VERKKOLASKUJEN LÄHETTÄMISESSÄ TARKASTUSLISTA VERKKOLASKUJEN VASTAANOTON ALOITTAMISESSA MUUTA HUOMIOITAVAA LIITE 1 - SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN KÄSITTEISTÖÄ... I LIITE 2 LUOTTOKORTTILASKUT...VI LIITE 3 - KOKEMUKSIA VERKKOLASKUTUKSESTA... VII KOKEMUKSIA TOIMINNAN TEHOSTUMISESTA...VII ESIIN TULLEITA KEHITYSKOHTEITA...XI

3 1 Valmistautuminen verkkolaskutukseen Yhä useammat yritykset lähettävät ja vastaanottavat laskunsa sähköisinä. Verkkolasku tehostaa ja nopeuttaa laskujen käsittelyä sekä tuo kustannussäästöjä ja luo mahdollisuuksia lisäinformaation jakamiseen perinteiseen paperilaskutukseen verrattuna. Osa yrityksistä suosii verkkolaskuja toimittavia kumppaneita. Lähettämällä verkkolaskuja pk-yritys saa kilpailuetua. Verkkolaskutus on suosittua erityisesti Suomessa. Kansainvälisesti se ei vielä ole levinnyt laajasti, mutta Pohjoismaissa kiinnostus on kasvamassa ja verkkolaskutus on vähitellen lisääntymässä. Ensiaskeleet verkkolaskutukseen on tarkoitettu kaikille verkkolaskutuksesta kiinnostuneille. Ohjeistuksessa kerrotaan tämän laskutuskäytännön perusperiaatteet ja käyttöönottotavat niin laskun lähettäjän kuin vastaanottajankin näkökulmasta. Ohjeistuksessa on sanastoliite, josta selviää yleisimmät verkkolaskutuksen termit. Sivuilta saa lukea myös kokemuksista, joita organisaatioilla on verkkolaskutuksesta. Aineisto on koottu eri kirjoittajilta, jotka edustavat niitä suuryrityksiä, jotka ovat olleet mukana verkkolaskutuksen kehittämisessä sen alkuvaiheista asti. Aineistoa on muokattu pk-yrittäjille sopivaksi. Ohjeistuksen laatimiseen ovat osallistuneet: Ari Airaksinen Mia Kauhanen Marko Kolkka Kari Korpela Jukka Niemistö Sari Pauna Juha Penttinen Pirjo Tahvanainen Ilona Vallenius Liisa Väisänen Kai Wasström Satu Willgren Yleisradio Oy Luottokunta Elisa Oyj Teknologiakeskus Kareltek Oy TeliaSonera Finland Oyj Edimaster Oy Valtiokonttori VR-Yhtymä Oy TIEKE ry Fortum Oyj SOK Helsingin Energia (puheenjohtaja) Huomautus: Tässä ohjeistuksessa operaattorilla tarkoitetaan sekä perinteisiä verkkolaskuoperaattoreita että pankkeja. Verkkolaskujen välityksessä pankit eivät muunna laskuaineistoa eri laskutusformaatteihin, eivät muodosta tai välitä erillistä laskukuvaa eivätkä liitetiedostoja kuten muut verkkolaskuoperaattorit. 1

4 2 Yrityksen nykytilan kartoitus Verkkolaskun käyttöönottoprojektia aloitettaessa on ensin selvitettävä yrityksen nykyiset toimintatavat ja järjestelmät taloushallinnossa sekä verkkolaskutuksen aloittamisen vaikutukset työprosesseihin. Perinteisiä työprosesseja voidaan muuttaa, ja henkilöstölle on hyvä kertoa muutoksista ja niiden vaikutuksista mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Yrityksen toiminnalliset valmiudet, laskutusvolyymit ja tekniset valmiudet Teknisillä valmiuksilla tarkoitetaan taloushallinnon- ja laskutusohjelmistojen mahdollisuuksia tuottaa laskujen siirtotiedoston muodostamiseen tarvittavat tiedot. Verkkolaskutukseen siirryttäessä on ohjelmiston ja/tai partnerin hankinnassa huomioitava yrityksen tarpeita vastaava ratkaisu. Aloitusvaiheessa on hyvä selvittää: Miten laskut jakautuvat lähetettäviin ja vastaanotettaviin? Aloitetaanko toiminta verkkolaskujen vastaanotolla vai lähetyksellä? (Projektit voivat olla kokoluokiltaan erilaisia.) Onko yhteistyökumppaneilla mahdollisuus verkkolaskutukseen? Kuinka moni asiakkaista ja/tai kumppaneista haluaa verkkolaskun ja minkä operaattorin kautta? Haluavatko asiakkaat myös laskujen kuvat? Jos haluavat, niin millaisessa muodossa? Onko tarpeen tuottaa erimuotoisia kuvia vai pystyykö oma operaattori tai vastaanottajan operaattori tuottamaan nämä kuvat? Pankkien asiakkaille laskun kuvia ei voida toimittaa. Tänä päivänä verkkolaskuista suurimmassa osassa on laskun kuva. Tämän vuoksi asian selvittäminen on ajankohtainen, vaikka käytännön toimenpiteistä vastaavat operaattorit. Verkkolaskujen vastaanottajalle ja laskuttajalle yhteisiä kysymyksiä ovat: Oman organisaation laskutusjärjestelmät ja niiden mahdollisuudet, rajoitukset ja vaatimukset - onko liittymä valmiina, saatavilla tai räätälöitävä? Ovatko sähköisen laskutuksen piirteet mukana nykyisissä ohjelmistoissa, saadaanko ne version päivityksellä vai onko vaihdettava ohjelmistoa/ohjelmiston toimittajaa? Kuinka suuren osan ostolaskuista yritys voi heti saada/lähettää verkkolaskuina? Näin tiedetään, ovatko verkkolaskut alussa vain rinnakkainen prosessi vai voiko vastaanotossa tai laskujen lähetyksessä siirtyä suurelta osin sähköiseen toimintatapaan. Verkkolaskujen vastaanotossa on huomioitava: Rajoittaako käytössä oleva taloushallinnon ohjelmisto operaattorivalintaa? Jos rajoittaa, niin miten ja voidaanko rajoitukset ohittaa esim. esijärjestelmällä, joka muuntaa saapuvaa dataa. Mitkä ovat mahdollisen esijärjestelmän kustannukset? Hallitsevatko ohjelmiston piirteet myös ostotilauslaskujen käsittelyn vai onko niille olemassa oma järjestelmänsä? Hyödyntääkö ohjelmisto myös verkkolaskun mukana tulevat tiliöintitiedot, vaikka ne olisivatkin puutteellisia? Mitkä kuvamuodot ohjelmisto hallitsee? Hallitseeko järjestelmä myös ne sähköiset laskut, joista ei ole tietoa etukäteen, ja toimittajat, jotka eivät ole vielä reskontran toimittajarekisterissä? 2

5 Mikäli verkkolaskuja aiotaan lähettää asiakkaille, jotka ottavat niitä vastaan useilla eri tavoilla, tällöin määrittely ja asiakaskartoitus ovat tärkeitä. Asiakas voi ottaa verkkolaskun vastaan esimerkiksi seuraavilla tavoille: 1. Yritysten/yhteisöjen välinen (B-to-B) lasku verkkolaskujen vastaanottojärjestelmään 2. Yritysten/yhteistöjen välinen (B-to-B) lasku pankin eräsiirtoliittymään 3. Yrityksen ja kuluttajan välinen (B-to-C) suoralasku verkkopankkiin 4. Yrityksen ja kuluttajan välinen (B-to-C) suoraveloituslasku verkkopankkiin 5. Muiden kanavien kautta (esim. ohjauksia ulkomailta ) Verkkolaskujen lähettämisessä on huomioitava: Mitä formaattia nykyinen ohjelmisto pystyy tuottamaan ja millaisella tietosisällöllä? Selvitä ohjelmiston tarjoajalta, tuottaako ohjelmistosi päivityksen jälkeen vähintään minimitietosisällön mukaisia verkkolaskuja (tästä tarkemmin kappaleessa 4). Eri järjestelmät on hyvä kartoittaa ja vertailla tarkasti. Asiantuntijoita käyttämällä voi tehdä suuria säästöjä. Kannattaa kysyä neuvoa ja kokemuksia toisilta. Ohjelmistotalolta on hyvä kysyä TYVI- ja verkkolaskuvalmiuksia. Verkkokaverista ( löytyy Pk-yrittäjän IT-kokemukset tietopankki, jossa on useita sähköiseen taloushallintoon liittyviä esimerkkejä, joissa yrittäjät itse kertovat kokemuksistaan. Henkilöstölle opastusta Jotta verkkolaskutukseen siirtyminen onnistuisi hyvin, on tärkeää tiedottaa henkilöstölle avoimesti ja tarpeeksi usein muutoksista. Näin henkilöstö saadaan mukaan muutokseen ja verkkolaskutus saadaan kokonaisvaltaiseen käyttöön. Henkilöstön on tärkeä sisäistää, että verkkolaskutukseen siirtyminen vaatii toimintaprosessin muutoksia. Pelkät taloushallinnon ohjelmistot ja uudet ratkaisut eivät tuo hyötyjä, vaan niiden aktiivinen hyödyntäminen. Muutokset näkyvät jokapäiväisessä työssä mm. laskujen käsittelynä sähköisessä muodossa, tietoja tarkastellaan näytöltä paperitulosteen sijaan. Verkkolaskujen vastaanotto ei juuri poikkea skannatun ostolaskun käsittelystä sähköisillä välineillä, mutta sähköisten laskujen vastaanottaminen ja niiden täysi hyödyntäminen vaatii uusien asioiden huomioimista. Osana nykytilan kartoitusta on selvitettävä yrityksen henkilöstön valmiudet siirtyä uuteen toimintatapaan. Tärkeää on saada jo hankkeen alkuvaiheessa koko yritys projektin kannattajaksi. Esimerkiksi tilaamisen ja pitkien hankintasopimusten yhteydessä suositaan sähköisesti laskuttavia yrityksiä, koska ne tuovat kumppanille taloudellisia säästöjä sähköisiä toimintatapoja hyödyntämällä. Verkkolaskujen lähettäminen edellyttää, että laskuttajat opastetaan uuteen laskujen lähetystapaan ja sen erityispiirteisiin. Myyjien on myös hyvä tietää, miten sähköinen laskutus toimii, jotta he voivat kertoa siitä asiakkaille. 3

6 3 Verkkolaskutusratkaisujen esittely Verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottoon tarvitaan ohjelmisto ja operaattori. Mikroyritykset Pienille eli alle 10 hengen yrityksille ja vähän laskuttaville yrityksille sopiva vaihtoehto voi olla verkkolaskujen yksinkertainen lähetys ja vastaanotto operaattorin välityksellä niin, että laskut lähetetään syöttämällä tiedot (operaattorin) lomakkeelle. Yrittäjän ostolaskut saapuvat samaa kanavaa pitkin odottamaan maksamista. Tässä vaihtoehdossa tarjotaan ohjelmisto ja aineistojen välityspalvelu. Ratkaisu on yleensä hyvin edullinen ja soveltuu pienten laskumäärien käsittelyyn ja satunnaiseen laskuttamiseen. Tämä ratkaisu vaatii kuitenkin laskujen kaksinkertaisen kirjaamisen, sekä laskutusjärjestelmään että pankin järjestelmään. Muut pk-yritykset Taloushallinnon rutiineista huolehtiva tilitoimisto voi tarjota käytännössä internet-pohjaisen ohjelmiston laskujen vastaanottoon, lähetykseen, kierrätykseen ja hyväksyntään. Jos taloushallinto hoidetaan kokonaisuudessaan omassa yrityksessä, voi taloushallinnon ohjelmistoon tarvittaessa päivittää verkkolaskuvalmiuden. Päivitetyn ohjelmiston käytettävyyden selvittäminen vaatii yleensä hieman enemmän paneutumista verkkolaskutukseen. On syytä varmistaa, että päivityksen jälkeen pystytään toimittamaan aineistoja yleisesti hyväksytyssä laskuformaatissa ja täyttämään minimitietosisällön vaatimukset. Osa taloushallinnon sovelluksista on vuokrattavissa ASP-palveluna. Palvelun toimittajana voi olla operaattori tai joku muu taho, jolla on verkkolaskuratkaisu ja sopimus laskuoperaattorin kanssa. Ratkaisujen hinnat vaihtelevat merkittävästi, mutta eri ratkaisujen kapasiteetti riittää yleensä suurtenkin laskumäärien käsittelyyn. Suuryritykset Suurimmille yrityksille voi olla tarkoituksenmukaista räätälöidä verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottovalmiudet suoraan laskutus- tai reskontraohjelmistoihin. Lisäksi yritys tarvitsee operaattorin aineistojen siirtämiseen ja tiedostojen konvertointiin. Verkkolaskun lähettäjän on sovittava operaattorin kanssa laskutusaineiston muokkaamisesta verkkolaskuaineistoksi ja toimittamisesta edelleen asiakkaille tai asiakkaiden operaattoreille. Jotkut laskutusjärjestelmät pystyvät jo nykyään tuottamaan verkkolaskuaineistoa jossakin esitystavassa. Verkkolaskujen vastaanotto edellyttää, että yritys sopii operaattorin kanssa laskujen vastaanottamisesta sähköisesti. Välittävä operaattori tekee laskun vastaanottajalle tarvittavat muutokset aineistoon. Helpoimmillaan kyse on laskujen vastaanotto-osoitteen muuttamisesta verkkolaskuosoitteeksi ja sen tiedottamisesta laskuttaville yrityksille. Verkkolaskuratkaisua valitessa ei ainakaan aluksi kannata valita monimutkaisinta ratkaisua ja olettaa, että muut yritykset muokkaavat järjestelmänsä kyseisen yrityksen tarpeita vastaavaksi. Järjestelmämuutosten aiheuttamat kustannukset voivat olla korkeita. Lisäksi kuluja tuovat esimerkiksi verkkolaskuoperaattoriin luotava tietoliikenneyhteys sekä laskukohtaiset lähetys- ja vastaanottokulut Laskukohtaisia hintoja pitää vertailla paperilaskuun: verkkolaskun välityshinnan tulee olla keskipitkällä aikavälillä paperilaskua edullisempaa. 4

7 5

8 4 Verkkolaskun tiedot ja verkkolaskutusratkaisun valinta Verkkolaskujen esittämiseen on käytössä kolme vallitsevaa tapaa: Finvoice, einvoice ja TEAPPS. Laskun minimitietoihin kuuluu pakollisina kenttinä: 1. Laskuerän tiedot (operaattorit täydentävät osan tiedoista: erän lähettäjän tunnus, erän vastaanottajan tunnus, lähetyserän tunnus, vastaanottajan tunnus, lähettäjän tunnus) 2. Laskun otsikkotiedot (laskun tyyppi, laskun numero, laskun päivämäärä) 3. Laskun maksatus- ja viitetiedot (hyvityslaskulla hyvitettävän laskun numero) 4. Laskuttajan tiedot (laskuttajan tunnus, laskuttajan Y-tunnus, laskuttajan nimi1, pankkitilin numero1) 5. Laskutettavan tiedot (laskutettavan tunnus, laskutettavan nimi1) 6. Laskun summatiedot (maksettava määrä verollisena/verottomana, veron määrä) 7. Rivin otsikkotiedot (tuotteen nimi) 8. Laskurivin hinnoitteluperusteet (laskutettava määrä1, luettelohinta) 9. Laskurivin summatiedot (rivin veroton summa, rivin verollinen nettosumma, veroprosentti) Poikkeustapauksen muodostavat rahoituspalveluista laaditut luottokorttilaskut (LIITE 2). Yrityksessä on tarpeen tarkistaa, riittävätkö yllä olevat tiedot laskun käsittelyyn. Jos ei, niin verkkolaskulla on mahdollista lähettää täydentäviä lisätietoja. Verkkolaskulle tarvitaan muutamia tietoja, joita perinteisellä paperilaskulla ei esiinny. Nämä tiedot liittyvät laskutustapahtuman osapuoliin ja verkkolaskuosoitteisiin. Laskutusaineisto Laskutusaineisto voi olla eri muodoissa ja sisältää liitteitä ja kuvia. Operaattoria valittaessa verkkolaskuja lähettävän yrityksen on tärkeää ottaa selvää: Miten yhteistyö järjestelmätoimittajan ja operaattorien välillä toimii? Kuinka operaattorit pystyvät muuntamaan laskutusaineiston verkkolaskutukseen sopivaksi laskutusformaatiksi? Puuttuuko laskuaineistosta jotain verkkolaskutuksessa olennaisia tietoja tai tietokenttiä? Sisältävätkö eri operaattoreiden verkkolaskustandardit laskulla vaadittavat tiedot? Tarvitseeko vastaanottaja laskun kuvaa vai riittääkö pelkkä XML aineisto? Pystyykö laskun vastaanottaja asiatarkastamaan ja hyväksymään laskun ilman laskun kuvaa? Ennen verkkolaskuratkaisun tekemistä ja/tai operaattoreiden kilpailuttamista täytyy omat vaatimukset määritellä mahdollisimman tarkasti. Verkkolaskuihin saattaa palveluntarjoajien ohjelmistotalojen ja operaattoreiden puolelta liittyä lisävaatimuksia. Ota selvää seuraavista asioista: Myyntilaskut Lähetetäänkö verkkolaskuja sekä yritysasiakkaille että kuluttaja-asiakkaille? Onko verkkolaskuasiakkaita ulkomailla? 6

9 Huolehtiiko operaattori kaikkien myyntilaskujen muunnospalvelusta ja toimittamisesta asiakkaille (EDI -lasku, verkkolasku, paperilasku)? Halutaanko operaattorin muodostavan laskuista kuvat (myynti- tai ostolaskuista)? Onko laskuliitteiden välittämisestä erityisvaatimuksia ja tulevatko ne samasta järjestelmästä kuin laskut? Jos laskutusaineistoa täytyy täydentää, tekeekö sen operaattori vai tehdäänkö se laskuttavaan taloushallintojärjestelmään? Entä mitä se maksaa? Halutaanko laskujen selailu- ja uudelleentulostuspalvelua. Kauanko palvelussa säilytetään laskuja? Edellytetäänkö operaattorilta verkkolaskuosoitteiden ylläpito vai hoidetaanko se omassa asiakasjärjestelmässä? Halutaanko arkistointipalvelua? Edellytetäänkö operaattorilta kokemusta käytössä olevista tietojärjestelmistä? Mitä erityisvaatimuksia verkkolaskuja vastaanottavilla asiakkailla on tietosisällön suhteen? (esimerkiksi tiliöintitiedot ja / tai kustannuspaikkatiedot sekä sähköpostiosoite). Löytyykö näille paikka laskutusjärjestelmästä ja kuinka vaihtuvia tietoja päivitetään? Ostolaskut: Mitä tietoja sähköisistä ostolaskuista halutaan tuoda ostolaskujen käsittelyjärjestelmään, (esim. oletustiliöinti)? Onko laskuttajilla mahdollisuus tallentaa erilaista verkkolaskutuksessa käytettävää lisätietoa laskutusjärjestelmään (esimerkiksi verkkolaskuosoite)? Mitä viitetietoja laskuilla pitää olla? Pitääkö laskulla olla sopimus-/tilausnumero, jotta lasku voidaan hyväksyä tilausjärjestelmässä? Miten toimittajan tunnistus aiotaan tehdä? (OVT tunnus, pankkitili, IBAN -tunnus) Edellyttääkö ostolaskujen käsittelyjärjestelmä kuvan saamista, mitkä kuvamuodot ohjelmisto hallitsee ja miten ohjelmisto käyttäytyy, jos operaattorilta ei tule kuvaa? Hallitseeko järjestelmä myös kululaskut? Tuleeko laskujen mukana arkaluontoisia liitteitä, joiden käsittely ei ole sallittu kaikille laskujen käsittelijöille? Tarjousten vertailua helpottaa, jos laskuvolyymit on kuvattu tarkasti (EDI-laskujen lukumäärä, verkkolaskujen lukumäärä, paperitulosteiden lukumäärä). 7

10 5 Operaattorin valinta Operaattoreiden toimintaan voi tutustua esimerkiksi ottamalla yhteyttä heidän asiakkaisiinsa. Tietoyhteyksistä ja eri toimijoiden välisen yhteistyön toimivuudesta kannattaa kysyä asiakasreferenssejä, sillä laskuformaattien väliset muunnokset ja verkkolaskujen esitystapojen erot saattavat tuoda ongelmia. Verkkolaskuoperaattoreiden kustannuksia pitää vertailla ottamalla erikseen huomioon palvelun perustamiskustannukset, palvelun ylläpitokustannukset ja palvelun lasku- tai sivukohtaiset välityskustannukset. Operaattoria valittaessa on tärkeää ottaa huomioon: Operaattorin tekninen osaaminen ja luotettavuus Laskuttajan oman asiakaskunnan sijoittuminen operaattoreiden markkinaosuuksissa Operaattoriin liittyvät aiemmat kokemukset tai sitoumukset Oman laskutus- tai reskontrajärjestelmän vaikutus Palvelun ylläpitoon liittyvät tekniset asiat, käyttöönotto ja käyttökustannukset Perustamiskustannukset, palvelun hinnoittelu ja kehityskustannukset Projektimenetelmistä tulee ehdottomasti sopia etukäteen ja on tehtävä selväksi myös se, mihin sitoudutaan niin teknisesti, sopimuksellisesti kuin ohjelmistollisestikin. Operaattoria valittaessa on tärkeää ottaa selvää operaattorien toimiviin yhteyksiin liittyen: Kuinka operaattorin rajapinnat muihin verkkolaskutuksessa toimiviin organisaatioihin ja yhteydet laskuttajiesi tai asiakkaidesi operaattoreihin toimivat? Saako valitun operaattorin kautta kaikkien toimittajien laskut riippumatta siitä, minkä operaattorin asiakas toimittaja on (ellet aio tehdä sopimuksia usean operaattorin kanssa)? Voiko valitun operaattorin kautta toimittaa kaikkien tai edes mahdollisimman monien asiakkaidein laskut riippumatta siitä, minkä operaattorin asiakkaita omat asiakkaat ovat (ellet aio tehdä sopimuksia usean operaattorin kanssa)? Teknisten ominaisuuksien lisäksi on hyvä varmistaa, että operaattorilla on nimetty yhteyshenkilö, johon voi ottaa yhteyttä ensikertalaiselle vieraissa asioissa. Kysyä kannattaa aina, jos on vähänkin epäselvyyttä. 5.1 Toiminnan testaus Ennen verkkolaskutuksen aloitusta verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto on syytä testata valitun operaattorin kanssa. Testauksen laajuuteen ja kestoon vaikuttavat yrityksen taloushallinnon järjestelmät sekä valittu ratkaisu. Osa vastaanottajista haluaa testiaineistoa erityyppisistä laskuista ennen tuotantoon siirtymistä, jotta voi varmistua tietosisällön riittävyydestä. Kaikki operaattorit eivät pysty välittämään testiaineistoja. Tuolloin pitää tuotannossa tehtävissä testilaskuissa olla merkintä testi, etteivät laskut päädy normaaliin laskujen hyväksymiskiertoon. Testaus- ja käyttöönottoaikataulut tulee sopia kumppaneiden kesken. 8

11 Verkkolaskujen vastaanottoa on suositeltavaa testata ensin oman operaattorin kanssa, sen jälkeen luotettavan laskuttajan kanssa ja vasta sen jälkeen muiden operaattoreiden toimittajien kanssa. Tärkeää on, että aikataulusta sovitaan ja operaattorit pitävät kiinni sovituista aikatauluista. Testauksen etenemisestä on myös tiedotettava koko ajan eri osapuolia, sillä testit eivät saa jäädä "makaamaan" matkalle. Ensimmäisten testikumppanien valinnassa on: Vältettävä molemminpuolista pilotointia Testattava erilaisia laskutyyppejä ja tapahtumia Päätettävä, aloitetaanko vaikeimmasta tapauksesta vai "keskivertotapauksesta" Hyvä saada aluksi verkkolaskuja useamman operaattorin asiakkailta Muistettavaa: Määrittelyihin kannattaa käyttää aikaa. Aineiston monipuolisuuteen kannattaa kiinnittää huomiota, sillä testausta ei voi koskaan tehdä liian varmasti. Alkuvaiheen tarkistukset ja testaukset ovat tärkeitä. 9

12 6 Verkkolaskujen vastaanoton aloittaminen Kun operaattorin valinnasta on päätetty ja taloushallinnon järjestelmä on asennettu verkkolaskutusta tukevaksi, voidaan varsinainen verkkolaskujen vastaanotto aloittaa. Aloitettaessa verkkolaskun vastaanottoa on tärkeää valita kumppani, jolta tulee paljon laskuja tasaisena virtana ja joka laskuttaa muita sähköisesti. Tällöin verkkolaskun tieto on varmasti virheetöntä ja jo aikaisemmin testattua. Sopivaa laskuttajaa voi kysyä operaattorilta. On varmistettava, että laskun lähettävä yritys huomioi arvonlisäverolain vaatimukset laskusisällöstä. Verkkolaskuja vastaanottavan tulisi tietää, missä tietoformaateissa laskuja välitetään ja mitkä formaatit ovat heille mahdollisia. Laskuttajasta ja laskuttajan operaattorista riippuen tiedot ovat olennaisia perustietoja, kun määritellään voidaanko verkkolaskutus aloittaa. Verkkolaskujen vastaanottajalla tulee olla (laskuttajiin ja omaan organisaatioon nähden) selkeä yhteyshenkilö, joka tuntee oman järjestelmän ja siihen liittyvät tarvittavat tiedot. Osa tarpeellisista reititystiedoista on kirjattu organisaation tietoihin Verkkolaskuosoitteistossa, mutta koska verkkolaskutusta ohjaa laskun vastaanottaja, on selkeämpää että reititystiedot annetaan täydellisinä laskuttajalle. Vastaanottajan on saatava tiedettävä oma sähköinen laskuosoitteensa ja OVT tunnuksensa. Luettelo tärkeimmistä laskuttajalle ilmoitettavista tiedoista siirryttäessä verkkolaskujen vastaanottoon: Organisaatio Sähköisen laskun vastaanoton tunteva yhteyshenkilö Y-tunnus OVT -tunnus tai yrityksen organisaatioyksikkö Verkkolaskuosoite (Nimetty operaattorikohtaisesti, on joku seuraavista: Verkkolaskutili, IBAN - tunnus, Verkkopalvelutunnus, OVT tunnus) Laskuttajan antama asiakasnumero tai numerot Milloin ko. laskuttajan laskujen sähköinen vastaanotto halutaan aloittaa Miten kauan mahdollinen rinnakkaistestaus kestää (vastaanotetaan verkko- ja paperilaskuja). asiakkaan käyttämä operaattori, mihin toimittajan tunnistus perustuu (OVT -tunnus, pankkitili), operaattorien yhteystiedot, tuotantotestaukseen liittyvät testilaskujen tiedot. Laskuttajaa voidaan ohjeistaa myös muiden toivottavien tietojen esim. viitteiden käytössä. Tämä ei johdu verkkolaskuttamisesta, mutta koska keskustelu laskuttajan kanssa on nyt avattu, voi olla hyvä tarkastaa vastaako aiemmin paperisena saatujen laskujen tietosisältö nykyistä tietotarvetta tai rakennetta. Kirjanpitokäytäntö ja sähköinen laskujen käsittely Käsittelyä nopeuttaa tilausjärjestelmä, mihin sopimukset/tilaukset kirjataan tiliöintitietoineen. Yksinkertaistettu kirjanpidon tilikartta Laskun hyväksyntätapa: onko jokainen lasku hyväksyttävä järjestelmässä vai onko hyväksyntä vanhaa perimää? Päätös, jatketaanko koontilaskutuksen käyttöä vai puretaanko se 10

13 Valinnalla voi olla merkitystä käsittelyprosessin automatisointiin. Tavaran- ja palvelutoimittajien kanssa toimivien tahojen on hyvä tietää, mitä tietoja verkkolaskuun tallennettaan ja millaisilla osoitetiedoilla varustettuna ne vastaanotetaan. On hyvä tarkistaa asiakastietojen ajantasaisuus (yritysten nimet, Y-tunnukset ja osoitetiedot) Suurasiakkailla laskutus voidaan haluta jaettavan liiketoimintayksiköittäin On varmistettava mahdollisuus, että verkkolaskuille voi saada tilaajan/viitehenkilön nimen tai sähköpostiosoitteen. 6.1 Verkkolaskuja lähettävien kumppanien etsiminen ja aktivointi Jo ennen ostolaskujen käsittelyjärjestelmän käyttöönottoa voidaan verkkolaskuttajia aktiivisesti etsiä ja muita laskuttajia valmistella verkkolaskutukseen siirtymiseen. Kun yritys on valmis vastaanottamaan verkkolaskuja, tieto valmiudesta sekä tarvittavat reititystiedot voivat sisältyä esimerkiksi toimittajien aktivointikirjeisiin ja viesteihin mahdollisimman selvästi. Verkkolaskuja lähettävistä yrityksistä kattavimman listauksen saa Verkkolaskuosoitteistosta ( Operaattorit ilmoittavat tähän osoitteistoon ne asiakkaansa, joilla on valmius laskuttaa ja/tai vastaanottaa verkkolaskuja. Jos yritys on aloittamassa verkkolaskujen vastaanoton, on operaattoriehdokkaalta pyydettävä lista asiakkaista, jotka toimittavat verkkolaskuja. Laskuttajien aktivoinnin voi aloittaa toimittajarekisterin perusteella tai toimittajarekisterin ja verkkolaskuosoitteiston tietoja yhdistelemällä. Yhteydenotot kumppaneihin ovat tärkeitä, sillä tällöin tietoa tulevista verkkolaskuvalmiuksista voidaan jakaa joko kaikille aktiivisille toimittajille tai vain valikoidulle joukolle. Valinnan perusteena voi olla esimerkiksi laskujen lukumäärä tai niiden käsittelyn työläys. Usein valtaosa laskuista tulee vain kouralliselta laskuttajia, joten nopeimmin hyviin tuloksiin päästään volyymitoimittajien laskujen sähköistämisellä, usein tällainen suuri laskuttaja pystyy jo lähettämään verkkolaskuja. Kampanjoinnissa ja tiedottamisessa voi käyttää suoria infokirjeitä toimittajille joko postitse tai sähköpostilla sekä tilausten yhteydessä tapahtuva viestiminen. Yksi tehokkaimmista tavoista edistää verkkolaskujen vastaanottoa on asettaa sen painoarvo riittävän korkealle hankintasopimusten teon yhteydessä. Hankintapolitiikkaa on syytä miettiä uudelleen. Pystytäänkö hankintoja keskittämään ja näin vähentämään toimittajien määrää? Suositaanko niitä, joilta saadaan laskut sähköisesti ja voidaanko sähköinen laskutus sitoa hankintojen kilpailuttamiseen ainakin puitesopimuksissa? Laskuttajien aktivoinnissa ja tiedottamisessa ensisijaisen tärkeää on välittää viestiä laskuttajalle mahdollisimman usean tahon ja kanavan kautta. Mikäli laskuja ei toiveista huolimatta saada heti sähköisesti, syy voi olla joko väärille henkilöille esitetyistä pyynnöistä (huono sisäinen tiedotus) tai verkkolaskutushankkeen alkuvaiheen väistyvistä teknisistä haasteista. Esimerkiksi tytäryrityksien omat OVT-tunnukset on ilmoitettava laskuttajalle, jotta lasku osoitetaan oikealle juridiselle yhtiölle. (Osa yrityksistä haluaa ostolaskut liiketoimintayksiköittäin, jolloin näillä on omat OVT-tunnukset tai jokin muu verkkolaskuosoite.) Verkkolaskun käyttöönotto voidaan tehdä rinnan paperi- tai ekirje-laskutuksen kanssa. Tällöin on sovittava toimittajan kanssa, lähetetäänkö lasku aluksi myös kirjeitse, ja milloin lopetetaan ja milloin luovutaan kokonaan paperilaskuista. Ensimmäisten laskujen kulkua on hyvä seurata. Tärkeintä ensimmäisten verkkolaskujen vastaanotossa on todeta, että kaikki tarvittavat tiedot ovat mukana verkkolaskuissa laskun tietosisällön osalta. Mahdollisissa ongelmatilanteissa on tärkeää kommunikoida tarpeen mukaan nopeasti kaikille osapuolille virhetilanteesta ja kuten myös siirtymisestä verkkolaskujen tuotantoon. Laskun lähettäjän tunnistus toimittajarekisteriin vertaamalla kannattaa tehdä lähettäjän OVT-tunnuksen tai laskun pankkitilin perusteella. Y-tunnuksen perusteella tehtävä tunnistus ei ole 11

14 suositeltava, sillä lähettäjällä saattaa saman Y-tunnuksen alla olla useita myyntireskontria (eri laskuilla eri pankkitilit). Jos lasku ei tule perille (maksukehotus saatu/lähetetty), on operaattorien avulla selvitettävä, mihin lähetys keskeytynyt/pysähtynyt. Ostolaskujen käsittelijöiden valmistaminen uuteen toimintatapaan Yrityksessä on informoitava ja koulutettava mitä verkkolaskutus on riippuen yrityksen koosta, oikean tietoisuuden jakaminen voi olla pitkäkin prosessi. On myös hyvä sopia organisaatiossa vastuunjaosta, esimerkiksi kuka aktivoi uusia verkkolaskun lähettäjiä ja kuka testaa. Laskun käsittelijät on koulutettava uuteen laskujen käsittelytapaan ja valmistettava organisaatio muutokseen. Toiminnan sähköistäminen vaatii yleensä prosessien uudelleenjärjestelyä, joten laskujen käsittelyn sähköistämisen lisäksi on syytä uudistaa toimintatapoja kokonaisuudessaan. 12

15 7 Yhteenveto ja tarkistuslista 7.1 Tarkastuslista verkkolaskujen lähettämisessä 1. Selvitä, onko tarvetta siirtyä verkkolaskutukseen Kenelle lähetämme laskuja? Ketkä laskujemme vastaanottajista toivovat verkkolaskuja? 2. Käy läpi yrityksesi nykyiset järjestelmät sekä laskutusprosessit Voiko laskutusohjelmistoa päivittää vai onko tehokkaampaa vaihtaa koko ohjelmisto? Vaihdettaessa taloushallinnonohjelmistoa, valitse ohjelmisto, jossa on verkkolaskun vastaanotto- ja lähetysominaisuus. Pk-yritykselle helpoin tapa on sovellusvuokraus. 3. Selvitä, missä muodossa asiakkaat haluavat verkkolaskut Selvitä, miten laskutusjärjestelmästä saadaan verkkolaskutuksessa käytettävää aineistoa; joko suoraan ohjelmasta tai operaattorin muokkaamana. (Pankit eivät muokkaa aineistoja). Liikkeellelähdössä voi olla eduksi, jos pystytään lähettämään verkkolaskut suoraan asiakkaan toivomassa muodossa, mutta verkkolaskutuksen laajentuessa yrityksen on kyettävä lähettämään verkkolaskuja kaikille. Kykeneekö operaattori siihen? 4. Valitse yrityksellesi sopivin verkkolaskuratkaisu Valintaan vaikuttaa mm. verkkolaskutuksen määrä, sen vaatimukset sekä toiminnan aiheuttamat kustannukset. Valinta kannattaa tehdä harkiten, sillä vaihtoehtoja on useita. 5. Operaattorin valinnassa on selvitettävä, pystyvätkö operaattorit tuottamaan laskutusaineistoon sopivaa verkkolaskuaineistoa ja millä hinnalla Tarvitaanko operaattoria laskujen välitykseen vai myös aineiston muokkaamiseen? Eri operaattoreilla ja pankeilla on erilaiset toimivat yhteydet toisiin operaattoreihin ja pankkeihin. Selvitä, mikä näistä sopii sinun yrityksellesi parhaiten. Myös hinnoissa on eroa. 6. Ota yhteys asiakkaisiin ja heidän operaattoreihin Varmista, että ratkaisusi sopii myös asiakkaiden järjestelmiin. Selvitä, tarvitseeko tehdä asiakaskohtaisia muutoksia lähetettävään aineistoon 7. Tee sopimus valitsemasi operaattorin kanssa. Muista tarkat sopimussäännöt! 13

16 7.2 Tarkastuslista verkkolaskujen vastaanoton aloittamisessa 1. Selvitä, onko tarvetta siirtyä verkkolaskutukseen Ketkä ovat toimittajianne? Ketkä toimittajat ovat jo verkkolaskujen lähettäjiä ja ketkä toivovat verkkolaskuja? Onko laskuttajilla erityisiä vaatimuksia tai erityispiirteitä laskutuksessa? 2. Käy läpi yrityksen nykyiset järjestelmät sekä laskutusprosessit Onko nykyisessä taloushallinnon järjestelmässä valmius verkkolaskujen vastaanottoon tarvittaessa hanki uusi ostolaskujen käsittelyjärjestelmä, mikä on oma projektinsa Vaihdettaessa taloushallinnonohjelmistoa, valitse ohjelmisto, jossa on verkkolaskun vastaanotto- ja lähetysominaisuus. Pk-yritykselle helpoin tapa on sovellusvuokraus (ASP). 3. Pyydä tarjous verkkolaskuista useammalta operaattorilta Selvitä operaattoreiden toimintaa referenssien kautta Tee operaattorivertailu verraten tarjouksia tarvemäärittelyyn sekä vertaillen tarjouksia laadullisesti ja hinnallisesti toisiinsa. Vertailutaulukot on hyvä tehdä jo tarvemäärittelyn yhteydessä. 4. Valitse operaattori, joka vastaa laatu- ja hintatavoitteita Tee operaattorin kanssa tarkka sopimus, jossa vastuut, toiminta ongelmatilanteissa ja sanktiot on huolella kirjattu. 5. Käynnistä operaattorin kanssa soveltamisanalyysivaihe, jolloin tarvemäärittely käydään tarkasti läpi ja tehdään projektisuunnitelma verkkolaskujen vastaanottoon siirtymisestä. 6. Testaus Testaa ostolaskujärjestelmän muutokset. Testaa operaattorin kanssa laskujen siirto ostolaskujärjestelmään: data ja kuva ja mahdolliset päättelylogiikat, joita liittymään on rakennettu Valitse muutama testikumppani ja sovi tietojen päivityksestä ja testauksesta. Pyydä testikumppania toimittamaan testiaineistoa, jonka käsittelyn testaavat ensin operaattori ja ohjelmistotoimittaja ja sen jälkeen laskun vastaanottaja. 7. Tee infopaketti ja jaa se mahdollisimman laajasti. Määrittele, millainen prosessi verkkolaskun toimittajien hankkiminen on. 7.3 Muuta huomioitavaa Edellytetäänkö yrityksen käyttöön erillisiä testi- ja tuotantoympäristöjä? Millaista valvontaa ja palvelun hallintaa tarvitaan? Miten tiedonsiirtoa kontrolloidaan ja raportoidaan? Miten tapahtuu muutosten, ongelmien ja laatupoikkeamien hallinta? Miten toteutetaan HelpDesk -palvelu? Millaisia dokumentointeja kehitysvaiheessa edellytetään? Selvitä, miten taataan palvelun laatu ja tietoturva? 14