Pysyvien vastaavien laskentaohje ja suunnitelmapoistojen perusteet, luonnos (7)

Transkriptio

1 Pysyvien vastaavien laskentaohje ja suunnitelmapoistojen perusteet, luonnos (7) KEMIN KAUPUNGIN PYSYVIEN VASTAAVIEN LASKENTAOHJE JA SUUNNITELMA- POISTOJEN PERUSTEET Konserni- ja suunnittelujaosto xxx Kaupunginhallitus xx.xx.2017 xxx Kaupunginvaltuusto xx.xx.2017 xxx. Voimaan LUKU OHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMISALA 1 Tämän ohjeen tarkoituksena on antaa tarkentavat ohjeet kirjanpitolainsäädännön sekä kirjanpitolautakunnan ja sen kuntajaoston ohjeiden soveltamisesta siltä osin kuin ne koskevat pysyvien vastaavien erien käsittelyä ja suunnitelman mukaisia poistoja. Lisäksi ohjeessa määritellään yhtenäiset periaatteet omaisuuserien hallinnalle huomioiden myös vuosikuluksi kirjattavat irtaimistohankinnat. Tämä ohje koskee kaikkia Kemin kaupungin toimintayksiköitä sekä soveltuvin osin kaupungin määräysvallassa olevia yhteisöjä. Konserniyhteisöjen on tärkeää huomioida pysyvien vastaavien erien käsittelyssä ja poistolaskennassa myös verolainsäädäntö. Olennaiset muutokset yhtiöiden suunnitelmapoistojen perusteissa tulee saattaa konsernijohdon tietoon. 2 LUKU KESKEISET KÄSITTEET JA PERIAATTEET 2 Pysyvät vastaavat Pysyviä vastaavia ovat aineettomat ja aineelliset hyödykkeet sekä sijoitukset, jotka on tarkoitettu tuottamaan tuloa tai vaikuttamaan tuotannontekijöinä palvelutuotannossa jatkuvasti vähintään kolmen vuoden ajan. Tällaisten hankintojen menot kirjataan taseeseen pysyvien vastaavien erään ja sieltä tuloslaskelmaan kuluksi vaikutusaikanaan poistomenettelyn avulla. Poikkeuksen muodostavat alle euron pitkävaikutteiset menot, jotka kirjataan suoraan vuosikuluksi (ks. jäljempänä pienhankinnan määritelmä). Maa- ja vesialueet sekä kaupungin tehtäviä tukevat sijoitukset (mm. pysyvään käyttöön hankitut osakkeet) kirjataan aina pysyviin vastaaviin niiden hankintamenon suuruudesta riippumatta. Pysyvät vastaavat rahoitetaan talousarvion investointiosan määrärahoilla. 3 Pienhankinnat Pienhankintoja ovat hyödykkeet, jotka pysyvien vastaavien tavoin vaikuttavat tuotannontekijöinä usean tilikauden ajan mutta jotka vähäisen arvonsa vuoksi kirjataan kokonaisuudessaan hankintatilikauden kuluksi. Kemin kaupungin pienhankintaraja on euroa. Mikäli hyödyke on useasta osasta koostuva toiminnallinen kokonaisuus ja osien yhteenlaskettu hankintameno ylittää pienhankintarajan, merkitään se taseen pysyviin vastaaviin (esim. ensikertainen kalustaminen). Tilikauden aikaisia yksittäisiä pienhankintoja ei saa perusteettomasti niputtaa yhdeksi kokonaisuudeksi. Kulutustavaroiden hankinnat (esim. toimisto- ja

2 Pysyvien vastaavien laskentaohje ja suunnitelmapoistojen perusteet, luonnos (7) koulutarvikkeet) ovat aina vuosikuluja. Pienhankinnat rahoitetaan talousarvion käyttötalousosan määrärahoilla. 4 Perusparannus- ja korjausmenot Perusparannuksella tarkoitetaan pysyviin vastaaviin kuuluvan omaisuuden laajennus-, muutos- ja uudistustyötä tai sellaista hankintaa, jolla omaisuus saatetaan vastaamaan muuttuneita olosuhteita ja nykyajan vaatimuksia. Perusparannus lisää omaisuuden alkuperäistä arvoa tai palveluntuottamiskykyä (esim. rakennuksen käyttötarkoituksen muuttaminen). Perusparannukset sekä omaisuuden jäljellä olevaa taloudellista pitoaikaa olennaisesti lisäävät peruskorjaukset (esim. kadun pinnoitteen uusiminen tai rakennuksen lämmitysjärjestelmän uusiminen) rahoitetaan talousarvion investointiosan määrärahoilla. Kunnossapito- ja huoltomenot, joiden seurauksena omaisuuden käyttö voidaan säilyttää ennallaan (esim. asfaltoinnin paikkaus tai rakennuksen huoltomaalaus), kirjataan menon suuruudesta riippumatta vuosikuluksi. 5 Taloudellinen pitoaika Taloudellinen pitoaika on ajanjakso, jolloin omaisuuden katsotaan tuottavan tuloa tai vaikuttavan tuotannontekijänä palvelutuotannossa ja sitä on tarkoituksenmukaista pitää käyttökunnossa. Yksittäisen hyödykkeen taloudellinen pitoaika on kirjanpidon varovaisuuden periaatteen vuoksi yleensä lyhyempi kuin sen todellinen käyttöaika, joka riippuu hyödykkeen teknisestä käyttökelpoisuudesta. 6 Suunnitelman mukaiset poistot Suunnitelman mukaisilla poistoilla (myös suunnitelmapoistot) tarkoitetaan pysyvien vastaavien aineettomien ja aineellisten hyödykkeiden hankintamenon kirjaamista kuluksi järjestelmällisesti niiden taloudellisen pitoajan kuluessa (ts. vuosittain kirjattava omaisuuden arvonvähennys). 7 Investointien suunnittelu Kirjanpidon lisäksi myös talousarvion laadinnassa noudatetaan tässä ohjeessa määriteltyjä periaatteita rajanvedossa käyttötalous- ja investointimäärärahan välillä. Talousarvioon budjetoidut määrärahat eivät kuitenkaan määrittele lopullisesti, merkitäänkö hankintameno taseen pysyviin vastaaviin vai vuosikuluksi, vaan kirjaus ratkaistaan aina kirjanpitolainsäädännön pohjalta. Investointien suunnittelussa on huomioitava myös investointihankkeiden vaikutukset käyttötalouden menoihin (tavoiteltavat säästöt ja/tai aiheutuvat lisämenot) sekä tuloslaskelman poistoihin ja arvonalennuksiin. 3 LUKU OMAISUUSERIEN HALLINTA 8 Käyttöomaisuuskirjanpito

3 Pysyvien vastaavien laskentaohje ja suunnitelmapoistojen perusteet, luonnos (7) Poistonalaisista pysyvien vastaavien hyödykkeistä ylläpidetään omaisuusluetteloa kirjanpitojärjestelmässä (käyttöomaisuuskirjanpito). Käyttöomaisuuskirjanpito mahdollistaa poistolaskennan ja muodostaa samalla perustan omaisuuserien seurannalle. Hankinnan hyväksynyt viranhaltija vastaa hyödykkeen perustietojen ilmoittamisesta kirjanpitoon (lomake Intrassa). Myös hyödykkeen omistuksessa tai arvossa tapahtuvista muutoksista tulee ilmoittaa kirjanpitoon. Muiden kuin poistonalaisten pysyvien vastaavien (maa-alueet, sijoitukset, arvo- ja taideesineet) hyödykekohtaisten arvojen seuranta voidaan toteuttaa kirjanpitojärjestelmästä erillisenä. Hyödykekohtaiset erittelyt tulee täsmäyttää vuosittain taseen osoittamien kirjanpitoarvojen kanssa. 9 Irtaimistokirjanpito Toimintayksikön hankintojen hyväksyjä on vastuussa omaisuuden valvonnasta ja säännöllisestä inventoinnista oman yksikkönsä osalta. Myös käyttötalousmenoksi kirjattava omaisuuserä voi edellyttää erityistä seurantaa (esim. omaisuudella on merkittävä arvo yksityisessä kulutuksessa, halutaan varmistaa takuuajan hyödyntäminen tai välttää omaisuuden hankintaan saadun ulkopuolisen rahoituksen takaisinperintä). Mikäli vastuunalainen viranhaltija katsoo, että käyttötalouden määrärahoilla hankittu omaisuuserä on tarkoituksenmukaista luetteloida, voidaan luettelointi toteuttaa kyseisessä toimintayksikössä tai osana kaupungin keskitettyä omaisuusluetteloa (irtaimistokirjanpito). Irtaimistokirjanpitoon merkittävän omaisuuden perustietojen ja niissä myöhemmin mahdollisesti tapahtuvien muutosten ilmoittamista koskevat samat ohjeet kuin käyttöomaisuuskirjanpitoa. 10 Omaisuuden hallinnasta luopuminen Toimintayksikölle tarpeettomaksi käyneen omaisuuden hallinta voidaan siirtää kaupungin toiselle yksikölle. Irtain omaisuus, jolle ei ole lainkaan käyttöä kaupungin omassa toiminnassa, voidaan myydä tai romuttaa. Myyntihinnan määrittämisessä tulee huomioida mahdollinen arvonlisävero. Jos omaisuudella on huomattavaa jälleenmyyntiarvoa, myynnistä päättää kaupunginhallitus. Muun kuin irtaimen omaisuuden hallinnasta luopumisen osalta noudatetaan, mitä on erikseen määrätty. 4 LUKU HANKINTAMENON MÄÄRÄYTYMINEN 11 Ostettu omaisuus Ostetun pysyvien vastaavien hyödykkeen hankintamenoon luetaan varsinaisen ostohinnan lisäksi kuljetuksista, asennuksista ja muista hyödykkeen käyttöönoton edellyttämistä toimenpiteistä aiheutuneet menot. Sen sijaan esimerkiksi laitteen tai ohjelmiston loppukäyttäjien kouluttaminen sekä ylläpito ja huolto käsitellään käyttötalouden menona. 12 Valmistus omaan käyttöön Kaupungin itse valmistaman pysyvien vastaavien hyödykkeen hankintamenoon luetaan valmistuksessa käytettyjen aineiden, tarvikkeiden ja palvelujen ostomenot sekä kaupungin

4 Pysyvien vastaavien laskentaohje ja suunnitelmapoistojen perusteet, luonnos (7) oman henkilöstön palkat sivukuluineen siltä osin kuin niiden yhteys valmistettavaan hyödykkeeseen on osoitettavissa kirjanpidon avulla. 13 Hankintamenosta tehtävät vähennykset Sekä ostetun että itse valmistetun pysyvien vastaavien hyödykkeen hankintamenon vähennykseksi luetaan mahdollisesti saadut alennukset ja hyvitykset, valtionosuudet ja muut rahoitusosuudet sekä toimeksiantojen pääomien (esim. testamenttilahjoitukset) käyttö investoinnin rahoitukseen. Myöskään ostohintoihin sisältyvää vähennys- tai palautuskelpoista arvonlisäveroa ei sisällytetä hankintamenoon. Investointien rahoitusosuudet tulee jaksottaa eri vuosille investointimenojen kertymisen mukaisesti. 14 Vastikkeetta saatu omaisuus Lahjoituksena tai testamenttina saatu palvelutuotannossa käytettävä omaisuus, johon ei liity käyttörajoituksia, kirjataan taseen pysyviin vastaaviin. Omaisuuden hankintamenoksi määritellään korkeintaan sen todennäköinen luovutushinta. Mikäli saatuun omaisuuteen liittyy käyttörajoituksia, merkitään se pysyvien vastaavien sijaan toimeksiantojen varoihin. 15 Kiinteistöt ja liittymismaksut Kiinteistön siirtyessä kaupungin omistukseen rakennuksineen tulee hankintameno jakaa erikseen maa- ja vesialueisiin sekä rakennuksiin. Ei-palautuskelpoiset liittymismaksut kirjataan maa- ja vesialueisiin. Palautuskelpoisia liittymismaksuja ei sen sijaan sisällytetä omaisuuden hankintamenoon, vaan ne kirjataan omana eränään pysyvien vastaavien sijoituksien kohtaan muut saamiset. 16 Muut investointiin liittyvät menot Pysyvien vastaavien hyödykkeen hankintaa tai valmistusta edeltävien toimenpiteiden menoja ei pääsääntöisesti sisällytetä hyödykkeen hankintamenoon, vaan ne käsitellään käyttötalouden menona. Ratkaisevaa on, vaikuttaako meno hankittavan tai valmistettavan omaisuuden arvoon. Käyttötalouden menoja ovat muun muassa kilpailuttamisesta, esiselvityksistä ja toteutusvaihtoehtojen vertailusta aiheutuvat menot (vrt. valitun toteutusvaihtoehdon suunnittelumenot ovat osa investointia). Myös käytöstä poistettavan rakennuksen purkamiskustannukset kirjataan käyttötalouden menoksi, vaikka puretun tilalle rakennettaisiinkin uusi rakennus. 5 LUKU SUUNNITELMAN MUKAISET POISTOT 17 Poistoperusta Suunnitelman mukaisten poistojen laskennan perustan muodostaa pysyvien vastaavan hyödykkeen koko hankintameno, jolloin poistoajan päätyttyä hyödykkeellä ei ole kirjanpitoarvoa taseessa. Hyödykkeen jäännösarvo voidaan poikkeuksellisesti huomioida poistoperustaa pienentävänä tekijänä, mikäli se on hankintamenoon nähden olennainen ja luotettavasti ennakoitavissa.

5 Pysyvien vastaavien laskentaohje ja suunnitelmapoistojen perusteet, luonnos (7) Hyödykkeen pitoajan päätyttyä sen käytöstä poistamisesta aiheutuvia menoja (esim. purkumenot) ei sisällytetä poistoperustaan, vaan ne on kirjattava vuosikuluksi. 18 Poistosuunnitelma Poistosuunnitelma koostuu poistomenetelmästä ja poistoajasta. Omaisuusluokittain määritellyt sitovat poistomenetelmät ja poistoajat on esitetty tämän ohjeen liitteenä. Mikäli poistonalainen hyödyke edellyttää erän olennaisuuden vuoksi erillisen, omaisuusluokasta poikkeavan poistosuunnitelman laadintaa, poistomenetelmästä ja poistoajasta päättää kaupunginhallitus (esim. arvoltaan merkittävä käytettynä hankittu omaisuus). Rakennusten perusparannus- ja peruskorjausmenojen poistamisessa sovelletaan joko liitteessä esitettyä poistosuunnitelmaa tai investoinnin kohteena olevan hyödykkeen alkuperäistä poistosuunnitelmaa riippuen siitä, kumpi vastaa paremmin investoinnin taloudellista vaikutusaikaa. Perusparannuksen/-korjauksen merkittävyys suhteessa hyödykkeen alkuperäiseen hankintamenoon ja jäljellä olevaan taloudelliseen pitoaikaan arvioidaan investoinnin suunnittelun yhteydessä. Mikäli hyödykkeen käytössä olon aikana havaitaan, että sen tulontuottamis- tai palvelutuotantokyky on olennaisesti heikentynyt (esim. rakennuksen kosteusvauriot), tulee jäljellä oleva poistoaika arvioida uudelleen ja tarvittaessa lyhentää sitä (ks. myös 22 Arvonalennus). Poistosuunnitelmaan tehtävistä muutoksista päättää se toimielin, jonka alaisen yksikön hallinnassa kyseinen omaisuus on. Muutoksista, joilla on olennainen vaikutus kaupungin tilikauden tuloksen muodostumiseen, päättää kaupunginhallitus. 19 Poistolaskenta Poistolaskenta aloitetaan sinä vuonna, kun hankittu tai valmistettu hyödyke on otettu käyttöön. Poistot lasketaan kuukauden tarkkuudella. Tilikauden aikana käyttöön otettujen hyödykkeiden osalta poistolaskenta voidaan suorittaa käyttöönottokuukaudesta riippumatta puolen vuoden osalta, ellei tämä yksinkertaistettu menettely vääristä olennaisesti tilikauden suunnitelmapoistojen kokonaismäärää. Konsernin sisäisessä investoinnissa poistosuunnitelmassa huomioidaan vähennyksenä se aika, joka on jo poistettu konsernin omistusaikana. Sovellettaessa menojäännöspoistomenetelmää hyödykkeen poistamaton arvo (menojäännös) poistetaan kertapoistona sinä vuonna, kun menojäännös alittaa euroa. Pysyvien vastaavien hyödykkeet, joiden hankintameno on kokonaan poistettu, säilytetään omaisuusluettelossa (käyttöomaisuuskirjanpito) niin kauan kuin ne ovat käytössä palvelutuotannossa tai niihin liittyy tulonodotuksia. 20 Ei-poistonalainen omaisuus Maa- ja vesialueiden, kaupungin palvelujen tuottamista varten hankittujen osakkeiden ja osuuksien ja palautuskelpoisten liittymismaksujen sekä arvo- ja taide-esineiden hankintamenosta ei tehdä suunnitelman mukaisia poistoja. Tarvittaessa tulee kuitenkin kirjata omaisuuden arvonalennus.

6 Pysyvien vastaavien laskentaohje ja suunnitelmapoistojen perusteet, luonnos (7) 6 LUKU MUUT ARVONMUUTOKSET 21 Arvonkorotus Arvonkorotuksella tarkoitetaan taseeseen merkityn omaisuuden arvon tarkistamista alkuperäistä hankintamenoa suuremmaksi. Kirjanpitolaissa mahdolliset arvonkorotuskohteet on rajattu pysyviin vastaaviin kuuluviin maa- ja vesialueisiin sekä arvopapereihin. Arvonkorotuksen edellytyksenä on, että arvonkorotuskohteen todennäköinen luovutushinta on tilinpäätöspäivänä pysyväisluonteisesti alkuperäistä hankintamenoa olennaisesti suurempi. Kaupungin maa- ja vesialueisiin on kohdistettu arvonkorotuksia liikekirjanpitoon siirtymisen yhteydessä. Kaupungin maa- ja vesialueiden hallinnasta vastaavan viranhaltijan tulee arvioida tehtyjen arvonkorotusten edellytysten täyttymistä vuosittain. Arvonkorotus on peruutettava, jos se osoittautuu aiheettomaksi tai omaisuus luovutetaan. Uusia arvonkorotuksia ei kirjata Kemi-konsernissa. 22 Arvonalennus Jos pysyviin vastaaviin kuuluvan hyödykkeen tai sijoituksen tulevaisuudessa todennäköisesti kerryttämän tulon tai sen arvon palvelutuotannossa arvioidaan olevan pysyväisluonteisesti vielä poistamatonta hankintamenoa pienempi, erotus on kirjattava arvonalennuksena tilikauden kuluksi. Omaisuuden hallinnasta vastaavan yksikön tulee ilmoittaa omaisuuden arvossa tapahtuneista ennakoimattomista muutoksista kirjanpitoon (esim. omaisuuden tuhoutuminen osittain tai kokonaan). Poistonalaisen hyödykkeiden osalta ensisijainen tapa huomioida arvonmuutokset on poistosuunnitelman muutos. Mikäli hyödykkeellä ei kuitenkaan ole tulevia tulonodotuksia tai palvelutuotantokykyä enää lainkaan, kirjataan koko poistamaton hankintameno arvonalennuksena tilikauden kuluksi. Ei-poistonalaisten hyödykkeiden osalta heikentynyt tulontuottamis- tai palvelutuotantokyky käsitellään aina arvonalennuksena. Huomioitavaa on, että pysyvien vastaavien hyödykkeen arvo palvelutuotannossa voi olla suurempi kuin sen todennäköinen luovutushinta erillisenä myytäessä. Myös keskeneräiset hankinnat käsitellään arvonalennuksina, jos hanke ei etene tai siinä tapahtuu olennaisia muutoksia (esim. rakennushankkeen suunnitelma vanhentuu). Mikäli arvonalennus osoittautuu myöhemmin aiheettomaksi, palautetaan hyödykkeen arvo taseeseen. 7 LUKU OMAISUUDEN MYYNTI, VAIHTO, KÄYTÖSTÄ POISTO JA SIIRTO 23 Myynti

7 Pysyvien vastaavien laskentaohje ja suunnitelmapoistojen perusteet, luonnos (7) Pysyviin vastaaviin kuuluvan omaisuuden myyntihinnasta kirjataan investointituloksi myydyn hyödykkeen poistamaton hankintameno eli kirjanpitoarvo. Toteutunut myyntivoitto tai - tappio eli myyntihinnan ja kirjanpitoarvon välinen erotus kirjataan omaisuuden hallinnasta vastanneen yksikön käyttötaloustuloksi tai -menoksi. Merkittävät toiminnan lopettamisen tai luovutuksen johdosta aiheutuneet myyntivoitot tai -tappiot esitetään kaupungin tuloslaskelmassa satunnaisissa erissä (käytännössä hyvin harvinaista). 24 Vaihto Vaihtokaupoissa luovutettava omaisuus käsitellään myyntinä ja vastaanotettava omaisuus ostona (ns. netottamiskielto). Mikäli vaihdossa käytetään välirahaa, katsotaan vastaanotetun omaisuuden arvoksi luovutetun hyödykkeen arvo vähennettynä saadulla tai lisättynä maksetulla välirahalla. 25 Käytöstä poisto Jos pysyvien vastaavien hyödyke puretaan tai se tuhoutuu, katoaa tai muusta syystä poistetaan käytöstä muutoin kuin tilapäisesti (tilapäisenä voidaan pitää korkeintaan kolmea vuotta), kirjataan omaisuuden poistamaton hankintameno arvonalentumisena kuluksi viimeistään tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä. Mikäli omaisuuden vahingoittumiseen saadaan korvausta ja vahingoittunut omaisuus luovutetaan korvauksen maksajalle (esim. vakuutusyhtiön lunastama ajoneuvo), käsitellään arvonmenetys korvaussumman osalta myyntinä ja muilta osin arvonalentumisena. 26 Siirto Pysyviin vastaaviin kuuluvan omaisuuden siirtämisestä kaupungin toisen yksikön hallintaan (sama y-tunnus) ei aiheudu kirjanpidon kirjauksia (vrt. myynti esim. henkilöstölle tai konserniyhteisölle). Omaisuuden sijainnin ja vastuuhenkilön muutoksesta on kuitenkin ilmoitettava kirjanpitoon. Mikäli siirrettävällä omaisuudella on kirjanpidossa poistamatonta hankintamenoa, poistot kohdistetaan vastaanottavan yksikön kustannuspaikalle ilmoituskuukaudesta alkaen. 8 LUKU ERITYISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ 27 Kaupunginhallituksen päätöksellä voidaan erityisestä syystä poiketa tämän ohjeen määräyksistä kuntalain ja kirjanpitolain määräysten sekä kirjanpitolautakunnan kuntajaoston ohjeiden ja suositusten puitteissa. Pysyvien vastaavien kirjanpidon järjestämisestä vastaa kehittämis- ja talousosasto, joka antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita tämän ohjeen soveltamisesta.