KOTKA - KYMIN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 2/2014 KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 1 (8) Kari Hentunen jäsen

Transkriptio

1 KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 1 (8) Aika: kello Johtokunnan jäsenet paikalle kello Paikka: Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1 Läsnä: Kai Holmberg puheenjohtaja Aimo Ilomäki varapuheenjohtaja Kari Hentunen jäsen Riku Pirinen jäsen Marja-Leena Saastamoinen varajäsen Reino Korhonen varajäsen Eeva-Liisa Matikainen varajäsen Päivi Tuomala sihteeri Läsnäolo- ja puheoikeutetut: Jorma Korpela Pirkko Itälä Raimo Heikkinen hallintojohtaja kiinteistöpalvelupäällikkö hautaustoimenpäällikkö Poissa: Eine Hänninen jäsen Seppo Karjalainen jäsen Nina Johanna Rask jäsen Jukka Lopperi kirkkoherra Hannu Marttila kirkkoherra Juha Tanska kirkkoherra 15 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Puheenjohtaja avasi kokouksen. 16 Laillisuus ja päätösvaltaisuus ja esityslistan hyväksyminen Ehdotus: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hyväksytään jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 17 Pöytäkirjan tarkastajat Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallintotoimistossa 14 päivän ajan toimiston aukioloaikoina. Ehdotus: Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Nina Rask ja Aimo Ilomäki. Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Eeva-Liisa Matikainen ja Aimo Ilomäki.

2 KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 2 (8) 18 Kymin kirkon julkisivujen korjaussuunnitelmat valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, gsm Kymin kirkon julkisivujen korjaustöiden suunnittelusta vastaa Arkkitehtitoimisto Havas Rosberg Oy. Kymin kirkko on uusklassista tyyliä edustava rakennus. Se on valmistunut 1850 C.L. Engelin johtaman intendenttikonttorin tyyppipiirustusten pohjalta. Rakennus on osittain puu- ja osittain kivirakenteinen. Rakennus on ulkopäin varsin hyvin alkuperäisessä asussa. Merkittävinä muutoksina: - kellotapulin luukkujen tummanruskea väritys poikkeaa alkuperäisestä vaaleasta siniharmaasta - kirkkosalin vesikate on uusittu vanhan peltikaton päälle tiilestä. Suunnitelma / Vesikatto Tapulin vanha kuparikate on hyvässä kunnossa ja säilyy sellaisenaan ennallaan. Muualla rakennuksessa oleva nykyinen tiilikate ja sen alla oleva vanha peltikate ja muut alusrakenteet kiinnikkeineen puretaan aluslankkuihin asti. Vanhan kunnostetun laudoituksen päälle tehdään uusi konesaumattu peltikatto (RT ). KL 14 luku 2 2 momentti: Kirkon käyttämättä jättämistä sekä kirkollisen rakennuksen purkamista tai sellaista korjaamista, joka olennaisesti muuttaa sen ulko- tai sisäasua, koskeva päätös on alistettava kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Vesikattomuutos edellyttää asian alistamista kirkkohallitukselle. Suunnitelmien tekstiosa toimitetaan kokouskutsun yhteydessä. Investointiohjelmassa on varattu vuodelle 2014 yhteensä euroa Kymin kirkon julkisivutöille. Ehdotus, hallintojohtaja Johtokunta käsittelee ja hyväksyy Kymin kirkon julkisivujen korjaussuunnitelmat ja päättää pyytää niistä museoviraston lausunnon. Mikäli museovirasto puoltaa suunnitelmien hyväksymistä, suunnitelmat esitetään ilman uutta käsittelyä yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäviksi. Arkkitehti Sauli Havas esitteli johtokunnalle julkisivujen korjauksen luonnossuunnitelmat.

3 KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 3 (8) Johtokunta käsitteli ja hyväksyi Kymin kirkon julkisivujen korjauksen luonnossuunnitelmat ja päätti pyytää niistä museoviraston lausunnon. Johtokunta esittää, että nykyinen tiilikate puretaan ja vanhan kunnostetun laudoituksen päälle tehdään uusi peltikatto. Jatkovalmistelussa tutkitaan mahdollisuudet saada korjaustöille ulkopuolista rahoitusta. Mikäli museovirasto puoltaa suunnitelmien hyväksymistä, suunnitelmat esitetään ilman uutta käsittely yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäviksi. Johtokunta esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että kiinteistö- ja hautaustoimenjohtokunnalle annettaisiin oikeus päättää luonnossuunnitelmiin tulevista teknisistä tarkistuksista ja täydennyksistä. 19 Kerrostalo tapulin kiinteistöselvitys valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, gsm Kotka-Kymin seurakuntayhtymälle v laaditussa kiinteistöselvityksessä Helilän kerrostalo Tapuli on luokiteltu seurakuntayhtymän omistuksessa jatkossakin pidettäväksi kiinteistöksi. Kiinteistöselvityksessä pidettävien kohteiden luokkaan on arvostettu kohteet, joilla on keskeinen merkitys seurakuntatyössä ja joiden kunnossapidosta ei voida tinkiä. Luokkaan kuuluvat myös kohteet, joiden taloudellinen tuotto on seurakuntayhtymän talouden kannalta merkittävä. Kiinteistöselvitystä täydentämään valmistelussa on tarkempi selvitys Tapulin peruskorjaustarpeista ja niiden vaikutuksista kiinteistöomistukseen. Tapulin kiinteistöselvitys on tilattu Itä- Suomen Controlteam Oy:ltä. Selvityksen kohde Selvityksen kohteena on Kotkan kaupungin Karhulan kaupunginosan keskustassa sijaitseva ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymän omistama asuin- ja liikekiinteistö. Kiinteistötiedot: rakennusvuosi 1957 asunhuoneistot 2280 m2 liiketilat 598 m2 tilavuus m3 kiinteistön pinta-ala 4500 m2 Helilän kaupunginosa kortteli 3 tontti 16 energiatehokkuusluku 203 Keskeinen kiinteistönkorjaushistoria v Kiinteistön liittäminen kaukovalvontaan 2010 Automatiikka, sähkön ja pumppauksen hälytysjärjestelmä 2005

4 KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 4 (8) Parvekkeiden ja julkisivujen korjaus 2005 Lämmitysjärjestelmän perusparannustyö 2003 Käyttöveden paineenkorotusjärjestelmän uusiminen 2003 Saunan kunnostus 2000 Päätyseinien rappaus- ja lisäeristäminen Asuinhuoneistojen keittiöiden uusiminen Vesi- ja viemärijohtojen uusiminen 1989 Hissien peruskorjaus 1985 Kellari- ja 1. kerroksen vesi- ja viemärijohtojen uusiminen 1984 Patteritermostaattien uusiminen Ikkunajulkisivujen lisälämmöneristys Ikkunoiden ja parvekeovien uusiminen Kaukolämpöön liittyminen 1982 Kokonaisselvitys edellyttää rakennustekniikan, sähkö- ja LVIA tekniikan kuntoarviota. Tarkoitukseen on euron määrärahaa investointiohjelmassa. Kuntoarviosta pyydetyt tarjoukset esitellään johtokunnalle kokouksessa. Ehdotus, hallintojohtaja Käsitellään tarjoukset ja päätetään tilata Tapulin kuntoarviot saatujen tarjousten perusteella. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti tilata Tapulin kuntoarvion Itä-Suomen Controlteam Oy:ltä hintaan 7 750, sis. alv 24 %. 20 Kiinteistöselvityksen arviointi ja päivittäminen valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, gsm Yhteinen kirkkoneuvosto : Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi Vesa Moisio Oy:n tarjouksen. Yhteinen kirkkoneuvosto nimesi kiinteistöstrategian valmistelun ohjaavaan ohjausryhmään jäseniksi yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajat, kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan puheenjohtajat, rakennuspäällikön, kiinteistöpalvelupäällikön ja hallintojohtajan. Hallintojohtajalle myönnettiin oikeus palkata osa-aikainen sihteeri ohjausryhmälle, sihteeri avustaa kiinteistöselvityksen dokumentoinnissa, toimii ohjausryhmän sihteerinä ja avustaa hallintojohtajan ohjeiden mukaisesti kiinteistöstrategian valmistelussa. Talousarvion täytäntöönpano-ohje: - Kiinteistötoimen taloutta vahvistavia toimenpiteitä ohjaa yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymä kiinteistöselvitys. Ehdotus, hallintojohtaja Johtokunta päättää esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että asettaisi kiinteistöselvityksen ohjausryhmän ja sen jäseniksi yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajat, Kymin ja Langinkosken seurakuntien kirkkoherrat, kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan puheenjohtajat, kiinteistöpalvelupäällikön, hautaustoimenpäällikön ja hallintojohtajan.

5 KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 5 (8) Ohjausryhmä arvioi kiinteistöselvityksen toteutumista ja päivittää sen. Ohjausryhmä esittää kiinteistöselvityksen raportin edelleen johtokunnan, yhteisen kirkkoneuvoston ja yhteisen kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Valmistelutyössä asiantuntijana on Vesa Moisio. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti. 21 Talousarvio-ohje 2014 valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, gsm Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee kokouksessaan vuoden 2014 talousarvioohjeen. Ohje toimitetaan johtokunnan jäsenille kokouskutsun yhteydessä. Ehdotus, hallintojohtaja Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 22 Asuntojen ja liiketilojen vuokraus Valmistelija kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh Seurakuntayhtymällä on vuokrattavia asuntoja 110 kpl - Mariankadulla 35 kpl - Tapulissa 49 kpl - seurakuntataloilla 17 kpl - yksittäisiä osakehuoneistoja 7 kpl - kurssikeskuksissa 2 kpl ja liiketiloja 35 kpl - Mariankadulla 28 kpl - Tapulissa 4 kpl - Hovinsaarella 3 kpl. Seurakuntayhtymän ja seurakuntien työntekijöille on em. asunnoista vuokrattuna 10. Vuokraustoimintaa ovat hoitaneet kiinteistöpalvelupäällikkö ja toimistonhoitaja. Toimistonhoitajan tehtäviin on kuulunut mm. - asuntohakemusten vastaanottaminen ja jonotuslistan ylläpitäminen - kyselyihin vastaaminen= asiakaspalvelu puhelut ja sähköpostikyselyt sekä toimistossa asioivat asiakkaat - vuokralaisehdokkaiden hakeminen jonotuslistalta ja esittely kiinteistöpalvelupäällikölle - asuntojen esittely yhteistyössä kiinteistönhoitajien kanssa - vuokrasopimusten tekeminen - päätöspöytäkirjojen valmistelu

6 KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 6 (8) - avainhallinta - asukastiedotteet valmistelu - vuokralaskutus laskut, vuokravalvonta, maksumuistutukset, ilmoitukset perintään siirtämisestä - vuokran korotusilmoitukset - vuokraustietojen ylläpitäminen Haahtelassa - vesi- ja sähkölaskutukset - autohalli- ja tallipaikkojen sopimusten valmistelu Kiinteistöpalvelupäällikkö on hoitanut mm. - asukkaiden valinta toimistonhoitajan esityksen perusteella - vuokrauspäätökset - päätöspöytäkirjat - varoitukset - vuokran korotusten valmistelu Muutostarve Toimistonhoitaja on jäänyt vuosilomalle ja jää eläkkeelle alkaen ja toimistotyöntekijöitä koskevan henkilöstösuunnitelman mukaisesti paikkaa ei täytetä. Asuntojen ja liiketilojen vuokrauksen tehtävien hoitaminen tulee ratkaista. Käytännössä vaihtoehdot ovat, että tehtävät jäävät kiinteistöpalvelupäällikön hoidettaviksi tai että vuokravälityspalvelu hankitaan alan yrittäjältä. Toimistonhoitajan em. tehtävistä vuokralaskutukset ja niihin liittyvät tehtävät ovat siirtyneet osa-aikaisen (18 h/vko) toimistosihteerin tehtäviksi. Toimistosihteerin työaika on jaettu keskusrekisterin ja hallinto- ja kiinteistötoimiston kesken (6/12). Haasteet Vuokrausten valmistelun haasteena on löytää sopivat maksukykyiset vuokralaiset oikeaaikaisesti. Mm. hakemusten läpikäynti, luottotietojen tarkistaminen, asuntojen näytöt, vie melko paljon työaikaa. Sopivat vuokralaiset tulee löytää niin, etteivät asunnot ole tyhjinä, vaan vuokratuloa saadaan jatkuvasti. Asuntoja ja liiketiloja vapautuu vaihtelevasti eikä vuokralaisten hankintaan tarvittavaa työaikaa eikä ajankohtaa pysty ennakoimaan. Vuoden 2013 aikana tehtiin 17 asunnon vuokrasopimusta. Vuokravälityspalvelu Vuokravälityksen palvelun hinnoittelussa sekä sisällössä on eroja palvelun tuottajasta riippuen. Palveluprosesseissa palvelun tarjoajilla on eroja palkkion sisältämän palvelun laajuudessa.

7 KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 7 (8) Vuokranvälityspalvelun hinnoittelun pääperiaatteena on kuukauden vuokra + alv 24 %/sopimus. Vuosikustannus vuokrauspalvelusta riippuu siis vuokralaisten vaihtumisen määrästä. Esityslistan mukana toimitetaan kuvaus vuokrausprosessista ja sen tehtäväjaosta sekä vuokrausperusteista. Ehdotus, kiinteistöpalvelupäällikkö Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää, että asuntojen ja liiketilojen vuokraus hankitaan jatkossa vuokravälityspalveluna esityslistan mukana toimitettavan tehtäväluettelon ja vuokrausperiaatteiden mukaisesti. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti, että asuntojen ja liiketilojen vuokraus hankitaan jatkossa vuokravälityspalveluna esityslistan mukana toimitettavan tehtäväluettelon ja vuokrausperiaatteiden mukaisesti kahden vuoden ajan kokeiluluontoisesti. Palveluntuottaja valinnasta tehdään tarjousten perusteella viranhaltijapäätös. 23 Oman toiminnan kurssikeskushinnasto 2015 Valmistelija kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti kurssikeskusten käytön vuoden 2014 hinnoista kokouksessaan 12/2013, Seurakuntien leiritoimintaa erityisesti rippikoulutoimintaa suunnitellaan pitkällä aikavälillä. Kurssikeskusten oman toiminnan hinnat vuodelle 2015 tulisi päättää jo nyt. Esityslistan mukana toimitetaan esitys kurssikeskusten vuoden 2015 oman toiminnan hinnastoksi. Ehdotus, kiinteistöpalvelupäällikkö: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää kurssikeskusten oman toiminnan hinnoista vuodelle Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti ehdotuksen mukaan. Hinnasto on liitteenä pöytäkirjassa ( liite n:o 1). 24 Muita asioita - Ruonalan kirkon tarjouksista käytiin keskustelua ja todettiin, että tarjousten viimeinen jättämispäivä on Hovinsaaren seurakuntatalon myynti aloitetaan, kun Ruonala on tehty myyntipäätös. Hovinsaaren uudet tilat otetaan käyttöön johtokunnan 1/ kokouksen pöytäkirja tarkistettiin tässä kokouksessa.

8 KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 8 (8) 25 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen kello Kai Holmberg puheenjohtaja Päivi Tuomala sihteeri Pöytäkirja todettu kokouksen kulun ja siinä tehtyjen päätösten mukaiseksi. Kotkassa 5. päivänä helmikuuta 2014 Eeva-Liisa Matikainen Aimo Ilomäki