E-työn hyvät. käytännöt 13/07. Hyvät. käytännöt

Transkriptio

1 E-työn hyvät käytännöt Minna Harju Päivi Tiihonen Marja Salonen Timo Ovaskainen Riikka Ahlgren Selvitys työhallinnon työttömille suunnattujen ESR-projektien yksilöpohjaisesta työllisyysvaikuttavuudesta 13/07 Net Effect Oy Timo Aro Nina von Hertzen Janne Jalava Petri Virtanen Jaana Valkokallio Hyvät käytännöt

2 E-työn hyvät käytännöt Minna Harju Päivi Tiihonen Marja Salonen Timo Ovaskainen Riikka Ahlgren Jyväskylän yliopisto, Tietotekniikan tutkimusinstituutti Työministeriö Euroopan sosiaalirahasto

3 ESR-Hyvät käytännöt -sarja Päätoimittaja - Editor in Chief Eeva-Liisa Koivuneva Toimitussihteerit - Editor Uskelin Leena Vehkaperä Jaakko Toimituksen osoite - Address Työministeriö - Ministry of Labour PL - P.O. Box VALTIONEUVOSTO puh. - tel ISBN ISSN Taitto: Proinno Design Oy

4 Esipuhe Tämä julkaisu on tarkoitettu opasmateriaaliksi työn organisoinnista ja e-työn hyvistä käytännöistä kiinnostuneille. Tässä yhteydessä hyvällä käytännöllä tarkoitetaan hanketoiminnassa luotuja, uudenlaisia ja innovatiivisia toimintatapoja ja -malleja, joilla voidaan tukea e-työn käyttöönottoa ja edistämistä. Julkaisussa esitellään ESRrahoitteisten projektien lisäksi toimintamalleja ja kokemuksia muista e-työteemaan soveltuvista kehittämishankkeista. Suurimmat kehittämishaasteet e-työn soveltamisessa liittyvät yhä työn organisoinnin kehittämiseen ja luottamusta tukevan organisaatiokulttuurin edistämiseen. Tavoitteena on, että nyt esitellyt käytännöt ja kokemukset innoittaisivat organisaatioita soveltamaan e-työtä omia tarpeita vastaavalla tavalla. Hyvien käytäntöjen toivotaan tukevan myös projektitoimijoita työstämään malleja edelleen arjen käytännöiksi. Tämän julkaisun on tuottanut ESR-rahoitteinen e-työ-tuotekehityshanke. E- työ on yksi työministeriön keväällä 2003 käynnistämien valtakunnallisten tuotekehityshankkeiden teemoista. Valtakunnallisten tuotekehityshankkeiden avulla on nostettu ESR-toiminnan vaikutuksia esille entistä paremmin ja levitetty alueellisissa hankkeissa kehitettyjä hyviä käytäntöjä. E-työn hyvät käytännöt on yksi e-työhankkeen tuotteista Etätyöopas työnantajille ohella. Käsikirjoituksen ovat laatineet Jyväskylän yliopiston Tietotekniikan tutkimusinstituutissa Minna Harju, Päivi Tiihonen, Marja Salonen, Timo Ovaskainen ja Riikka Ahlgren. Päivi Tirkkonen on avustanut kirjoitusasun viimeistelyssä. Helsingissä joulukuussa 2007 Eeva-Liisa Koivuneva Hallitusneuvos 5

5 Sisällys SISÄLLYS ESIPUHE 5 1. JOHDANTO 8 2. E-TYÖN NYKYTILA PK-YRITYKSISSÄ E-TYÖN TEEMAT JA HYVÄT KÄYTÄNNÖT Hyvien käytäntöjen kartoittaminen E-työteemat ja niitä edustavat hankkeet Hyvien käytäntöjen mallintaminen ORGANISAATIOIDEN KEHITTÄMINEN Pilot-hanke: Hajautettu työ Kanta-Hämeessä Täsmäkonsultointeja sähköisten liiketoimintasovellusten käyttöönottoon Hajautetun työn kehittäminen IT-alalla ja taloushallinnossa Etätyön taitojen edistäminen koulutuksella Pk-yritysten kehittämispalvelukonsepti menestykseen - Pk-yritysten johtamis- ja kehittämistyökalupakki Yritysten oppiva verkosto E-TYÖN TARJOAMAT MAHDOLLISUUDET HAASTEELLISELLA ALUEELLA E-työ aluekehittämisen välineenä Etelä-Savossa Strategisella kehitystyöllä e-työn uusia työpaikkoja yhteyspalvelukeskuksiin SÄHKÖISTEN PALVELUIDEN KEHITTÄMINEN TYÖHALLINNOSSA Pilot-hanke: JobEnter Tietoverkkojen käytön tehostaminen työvoimatoimistoissa Kokemuksia etätyöstä työhallinnossa Pirkanmaalla 52 6

6 7. JOUSTOTYÖN MAHDOLLISUUDET ALUEKEHITYKSEN VÄLINEENÄ Pilot-hanke: Joustotyön alueellinen toimintamalli Pohjanmaan maakunnassa Pienen kunnan asukkaille tietoyhteiskuntataidot E-OPPIMINEN AMMATILLISESSA KOULUTUKSESSA JA LIIKETOIMINNASSA Pilot-hanke: Verkossa kokien Valmiuksia e-oppimisen hyödyntämiseen liiketoiminnassa E-TYÖ TERVEYDENHOITOPALVELUISSA Pilot-hanke: Työterveyshuollon verkkopalvelu - ehealth JOHTOPÄÄTÖKSET 75 LÄHTEET 79 7

7 1. Johdanto LUKU 1. Yhä useammalla työntekijällä työ on siirtynyt tietoverkkoihin. Toimivan infrastruktuurin ja teknologian kehittämisen lisäksi edellytetään panostusta työn organisoinnin ja tuottavuuden kehittämiseen. Tuottavuus ei kuitenkaan parane teknologian käyttöönoton seurauksena ilman, että toimintatapoja ja osaamista kehitetään samanaikaisesti. Kun työskentelyn riippuvuus tietystä paikasta ja ajasta on vähentynyt, on tarjoutunut mahdollisuus ottaa käyttöön työjärjestelyjä, joissa työn tekemisen paikka on valittavissa aiempaa vapaammin. Joustavien työjärjestelyiden määrittelemiseksi on olemassa useita käsitteitä. Kokoavana käsitteenä käytetään nykyisin e-työtä (ework), joka tarkoittaa laajasti ymmärtäen työn ja liiketoiminnan organisointia tietoja viestintäteknologiaa hyödyntäen. Muita e-työn teemaan liittyviä käsitteitä ovat etätyö, mobiili työ ja hajautettu työ. E-työlle on ominaista, että työ tehdään tietotekniikan avulla siellä, missä se on työntekijän ja työnantajan kannalta kulloinkin tarkoituksenmukaisinta (Salmenperä 2005, 3). E-työ tarjoaa mahdollisuuksia sekä työn tuottavuuden että työtyytyväisyyden samanaikaiseen edistämiseen. E-työn käyttöönotosta on havaittavissa hyötyä paitsi työnantajan ja työntekijän myös aluekehityksen ja ympäristönkin kannalta. E-työ tarjoaa mahdollisuuksia (Pekkola ja Uskelin 2005): työn tuottavuuden ja työelämän laadun lisäämiseen työn ja perheen yhteensovittamiseen työssä jaksamiseen työ- ja asuinpaikan joustavampaan sijoittumiseen työmatkakustannusten ja työmatkoihin käytettävän ajan vähenemiseen Vaikka joustavat työjärjestelyt mahdollistavat työn organisoinnin kehittämisen sekä työnantajan että työntekijän näkökulmasta, siihen liittyy myös haasteita ja riskejä. Työskentelyn tehokkuuden ja joustavuuden lisäksi e-työssä korostuu henkilökohtaisen ajankäytön hallinta. Joustavien työjärjestelyjen tarjoamat mahdollisuudet vaikuttaa omaan työskentelyyn lisäävät osaltaan työssä viihtymistä ja hyvinvointia. Olennaista on, että työskentelyn joustavuutta haetaan molempien osapuolten, sekä työnantajan että työntekijän ehdoilla ja mahdollisimman suurta tasapuolisuutta tavoitellen (Salmenperä 2005, 4). 8

8 Suomessa on haluttu edistää e-työn mahdollisuuksia muun muassa työllisyyden näkökulmasta. Lisäksi etenkin harvaan asutuilla alueilla haasteita ovat väestön ikääntyminen, väestön ja elinkeinotoiminnan keskittyminen kasvukeskuksiin sekä pitkät etäisyydet. E-työn ja sähköisten palvelujen kehittyminen tarjoavat mahdollisuuksia edistää alueellista tasa-arvoa parantaen työllisyyttä, palveluiden saatavuutta ja palveluiden kehittämistä. Tietoverkkojen hyödyntäminen myös oppimisen tukena tarjoaa aiempaa joustavampia mahdollisuuksia opiskella riippumatta omasta asuinpaikasta ja lähialueen koulutustarjonnasta. (Vrt. E-työ toimeksi. E-työn yhteistoimintaryhmän ehdotus valtioneuvoston periaatepäätökseksi 2006). E-työn edistämisessä on kyse uusien työn organisointitapojen yleistymisen tukemisesta. Suurimmat kehittämishaasteet e-työn soveltamisessa liittyvät työn organisoinnin kehittämiseen ja luottamusta tukevan organisaatiokulttuurin edistämiseen (Pekkola ja Uskelin 2006). Tämä käsikirja on tarkoitettu opasmateriaaliksi työn organisoinnista ja e-työn hyvistä käytännöistä kiinnostuneille. Tarkoituksena on herättää keskustelua uusista tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntävistä työn organisointimalleista ja aktivoida työpaikkoja soveltamaan e-työtä omia tarpeitaan vastaavalla tavalla. Käsikirjassa tarkastellaan sitä mistä e-työjärjestelyissä on kysymys. Työministeriön E-työ tuotekehityshankkeen tavoitteena on edistää uusien tietoja viestintäteknologioiden hyödyntämiseen perustuvien työn organisointitapojen yleistymistä erityisesti pk-sektorilla ja lisäksi koota yhteen ja levittää e-työn hyviä käytäntöjä. Hanke on tuottanut tämän julkaisun. Hankkeessa toteutettiin keväällä 2006 selvitys e-työn nykytilasta ja kehittämistarpeista pk-yrityksissä. Käsikirjassa luodaan katsaus e-työkyselyn tuloksiin. Luvuissa 4-9 esitellään e-työn eri teemoihin liittyviä alueellisten e-työhankkeiden kehittämiä hyviä käytäntöjä. Tässä yhteydessä hyvällä käytännöllä tarkoitetaan hanketoiminnassa luotuja, uudenlaisia ja innovatiivisia toimintatapoja ja -malleja, joilla voidaan tukea e-työn käyttöönottoa ja edistämistä. Julkaisussa esitellään ESR-rahoitteisten projektien lisäksi toimintamalleja ja kokemuksia muista e-työteemaan soveltuvista kehittämishankkeista. E-työ tuotekehityshanke pyrkii edistämään alueellisissa e-työhankkeissa syntyneiden hyvien toimintatapojen levittämistä. Levittämisellä tarkoitetaan toiminnan tulosten siirtämistä projektitoimintaa laajemmiksi ja yleisemmiksi toimintatavoiksi. Tarkoituksena on kokemusten ja hyvien käytäntöjen levittäminen sekä niiden sisällyttäminen kansallisiin ja alueellisiin strategioihin. Tuotekehityshanke on tarjonnut alueellisille e-työhankkeille tukea hyvien käytäntöjen tunnistamiseen ja mallintamiseen. Mallintamisella tarkoitetaan hyvän käytännön kuvaamista ja havainnollistamista mahdollisimman selkeällä ja yksiselitteisellä tavalla. Käsikirjoituksen ovat laatineet Jyväskylän yliopiston Tietotekniikan tutkimusinstituutissa Minna Harju, Päivi Tiihonen, Marja Salonen, Timo Ovaskainen ja Riikka Ahlgren. Päivi Tirkkonen on avustanut kirjoitusasun viimeistelyssä. Johdanto 9

9 LUKU 1. E-työn käsitteet E-työ (electronic work) on laajasti ymmärtäen työn ja liiketoiminnan organisointia tieto- ja viestintäteknologiaa hyödyntäen. E-työ on osa työn sisällön ja työskentelyedellytysten muutosta, jonka seurauksena työtä tehdään aiempaa yleisemmin tietoverkkojen välityksellä. Tieto- ja viestintäteknologian käyttö vähentää työn sidonnaisuutta tiettyyn aikaan ja paikkaan tarjoamalla välineitä viestintään sekä virtuaaliseen vuorovaikutukseen. Teknologian kehitys on näin mahdollistanut sen, että työympäristöissä esiintyy aiempaa monipuolisempia ja vaihtelevia työaikoja ja työskentelypaikkoja. Uusien työn organisointitapojen yleistyminen kuitenkin vaatii teknologisten edellytysten lisäksi organisatorisia muutoksia. Etätyöllä on perinteisesti viitattu työhön, jota tehdään varsinaisen työpisteen ulkopuolella, työyhteisöstä erillään. Perinteiselle etätyölle on tyypillistä, että sitä tehdään kiinteässä, ennalta sovitussa paikassa kuten kotona, vapaa-ajan asunnolla tai etätyökeskuksessa. Etätyön käsite ei ota varsinaisesti kantaa siihen käytetäänkö työssä tietotekniikkaa. Etätyön käsite on sittemmin sulautunut osaksi e-työtä, joka on käsitteenä laajempi kuin etätyö. Tieto- ja viestintäteknologian kehitys on mahdollistanut sen, että työtä voidaan tehdä yhä enemmän varsinaisen työpaikan ulkopuolella. Etätyön lisäksi e-työteemaan sulautuneita työn uusia organisointitapoja kattavia käsitteitä ovat mm. hajautettu ja mobiili työ (Uhmavaara ym. 2005, 1). Hajautetulla työllä tarkoitetaan työn joustavaa organisointia, jossa työtä voidaan tehdä tietotekniikan avulla varsinaisen työpaikan ulkopuolella esimerkiksi organisaation sivutoimipisteessä tai toisen organisaation tiloissa. Hajautetun työn määritelmään sisältyy myös etätyö ja työskentely työmatkoilla. Työssä hyödynnetään tällöin tietoverkkoja ja ryhmätyöteknologiaa (Lahtinen 2002, 14). Tämän määritelmän mukaisesti hajautettu työ kattaa etätyö-termiä laajemmin organisaatiotasolla tapahtuvan työn hajauttamisen. Liikkuvaa työtä tehdään vaihtelevissa työntekopaikoissa, kuten eri työkohteissa, asiakkaan luona tai matkoilla. Mobiililla työllä tarkoitetaan liikkuvaa työtä, jossa hyödynnetään langatonta tieto- ja viestintäteknologiaa. Siinä fyysisesti paikasta toiseen liikkuva työntekijä työskentelee jossain työkohteessa paikan päällä tai matkalla hyödyntäen mobiilia teknologiaa. Mobiilia työtä tekevien osuus työvoimasta kasvaa jatkuvasti (Uhmavaara ym. 2005, 27; Hyrkkänen ja Vartiainen 2005, 18; Vartiainen ym. 2005, 28). 10

10 2. E-työn nykytila pk-yrityksissä E-työn nykytila pk-yrityksissä Työministeriön E-työ tuotekehityshankkeessa toteutettiin vuonna 2006 selvitys, jolla kartoitettiin e-työn tilaa pk-yrityksissä. Myöhemmin tässä käsikirjassa selvityksestä käytetään nimeä e-työkysely. Selvitys kartoitti e-työjärjestelyjä pk-yrityksissä sekä työnantajien kokemuksia niistä. Selvitystä suunniteltaessa e-työkäsitteen arvioitiin olevan kohderyhmälle vieras, joten kysymyksissä e-työstä käytettiin ilmaisua työnteon paikan suhteen joustavat työjärjestelyt. Selvityksen kohteeksi rajattiin e-työ, joka määriteltiin varsinaisen toimipaikan ulkopuolella tapahtuvaksi työksi, jossa käytetään tieto- ja viestintätekniikkaa, eli tietoliikenneyhteyttä ja matkapuhelinta tai tietokonetta. Kysymykset kohdentuivat e-työn osa-alueista erityisesti etätyöhön, joka oli määritelty varsinaisen työpaikan ulkopuolella, jossain vakiintuneessa paikassa (esim. kotona) tehtäväksi työksi sekä mobiiliin työhön, jota tehdään varsinaisen työpaikan ulkopuolella vaihtelevissa työskentelypaikoissa (esim. työmatkalla, hotellissa tai asiakkaan luona). Selvityksen tiedot kerättiin Tilastokeskuksen satunnaisotannalla poimimista pk-yrityksistä puhelinkyselyin keväällä Kyselyn toteutti Tutkimusmixi Oy. Otantaa painotettiin siten, että runsas neljännes yrityksistä valittiin ryhmästä alle 10 henkilöä työllistävät mikroyritykset ja loput kolmeneljännestä valittiin ryhmästä henkilöä työllistävät pienet ja keskisuuret yritykset. Kyselyn ensisijaisena kohderyhmänä olivat pk-yritysten toimitusjohtajat ja heidän lisäkseen yritysten henkiöstö- tai tietohallinnosta vastaavat henkilöt. Vastaajat Kyselyyn vastasi yritystä, vastausprosentin ollessa 42. Suurin vastaajaryhmä, yli puolet kaikista kyselyyn vastanneista yrityksistä, oli henkilöä työllistävät pienyritykset. Edellä esitettyjen otantaperiaatteiden mukaisesti neljännes vastaajista edusti alle 10 henkilöä työllistäviä mikroyrityksiä. Loput eli vajaa viidennes vastaajista toimii henkilöä työllistävissä keskisuurissa yrityksissä. 11

11 LUKU 2. Noin neljänneksellä kyselyyn vastanneista yrityksistä on useampi kuin yksi toimipiste. Näissä yrityksissä tehdään hajautettua työtä käytännössä osana yrityksen jokapäiväistä toimintaa. Vastaajayritykset jakautuivat neljään toimialaryhmään: teollisuus (33 %), rakentaminen (19 %), palvelut (46 %) ja kauppa (2 %). Kaupan alan vähäinen edustus muihin toimialoihin verrattuna on syytä huomioida tuloksia tulkittaessa. Hieman yli puolet vastaajista oli yritysten toimitusjohtajia. Vastanneiden yritysten maantieteellinen painopiste oli Etelä-Suomessa. E-työn yleisyys E-työn nykytilaa kartoitettiin selvittämällä e-työtä soveltavien yritysten ja työpaikkojen osuutta pk-yrityksistä. Tulosten perusteella huomattavan suuri osa työpaikoista pk-yrityksissä soveltaa nykyisin työn organisoinnissa e-työjärjestelyjä. Hieman alle puolet kaikista kyselyyn vastanneista (47 %) ilmoitti yrityksessä tehtävän e-työtä nykyisin. E-työn osuus kaikesta yrityksessä tehtävästä työstä on kuitenkin melko vähäinen. Runsas kolmannes (38 %) vastaajista ilmoitti e-työn osuudeksi alle 40 prosenttia ja ainoastaan vajaa kymmenesosa (8 %) vastaajista ilmoitti osuuden ylittävän 40 prosenttia. (Kuvio 1). Noin puolet (53 %) kyselyyn vastanneista yrityksistä ei hyödynnä lainkaan e-työtä. 60 % 50 % 53 % 40 % 30 % 20 % 19 % 19 % 10 % 0 % 1 % 2 % Lähes kaikki, yli 90% suuri osa työstä, 60-89% 5 % noin puolet työstä, 40-59% pieni osa työstä, 10-39% (edellistä) vähemmnän, alle 10% ei lainkaan,0% KUVIO 1. Nykyisin tehtävän e-työn osuus kaikissa selvitykseen osallistuneissa yrityksissä. Tuloksista voitiin havaita, että e-työ on huomattavasti yleisempää hajautettua työtä hyödyntävissä, useamman toimipisteen yrityksissä (66 %) kuin yrityksissä, joissa on vain yksi toimipiste (41 %). Tulosten perusteella yrityksen henkilöstömäärä ja e-työn yleisyys ovat yhteydessä toisiinsa. Kun noin 40 prosenttia pienimmistä, alle kymmenen työntekijän mikroyrityksistä hyödyntää etyöjärjestelyjä, niin keskisuurten yritysten joukossa vastaava osuus on lähes 70 prosenttia (Kuvio 2). Henkilöstömäärältään suuremmissa yrityksissä tehdään yleisemmin e-työtä. 12

12 E-työn nykytila pk-yrityksissä KUVIO 2. E-työn hyödyntäminen yrityksen henkilöstömäärän mukaan. Yrityksen toimialalla ei ole tulosten perusteella merkittävää yhteyttä e-työn yleisyyteen. Ainoastaan rakennusalalla e-työn hyödyntäminen on muihin aloihin verrattuna hieman harvinaisempaa: rakennusalan yrityksistä runsas kolmannes hyödyntää e-työtä, muiden toimialojen yritysten vastaava osuus on noin puolet yrityksistä. Rakentamisen toimialalla tulosta selittää työn luonne, jolle on tyypillistä työskentely paikan päällä työkohteessa ja työn tulokset ovat aineellisia. Syyt olla hyödyntämättä e-työtä Työtehtävien luonne sekä työn tekemisen paikan että tietotekniikan hyödynnettävyyden suhteen on keskeinen tekijä e-työn käyttöönoton mahdollistajana. Vastaajia pyydettiin arvioimaan, kuinka suuri osa yrityksessä tehtävästä työstä on mahdollista tehdä varsinaisen työpisteen ulkopuolella. Kaikista vastanneista kolmeneljännestä ilmoitti, että vähintäänkin pieni osa yrityksessä tehtävästä työstä on mahdollista tehdä varsinaisen työpisteen ulkopuolella. Yli puolet (60 %) tästä vastaajaryhmästä arvioi, että työpisteen ulkopuolella olisi mahdollista tehdä pieni osa työstä ja jopa 10 prosenttia samasta vastaajaryhmästä piti mahdollisena, että yrityksessä voitaisiin tehdä lähes kaikki työt varsinaisen toimipisteen ulkopuolella. Useamman toimipisteen yrityksistä jopa 90 prosenttia ilmoitti, että osa työstä olisi mahdollista tehdä työpisteen ulkopuolella, mikä poikkeaa huomattavasti kaikkien vastanneiden keskimääräisestä arviosta. Kuten edellä esitettiin hieman vajaassa puolessa kyselyyn osallistuneista yrityksistä tehdään nykyisin e-työtä eli työtä varsinaisen työpisteen ulkopuolella tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntäen. Hieman yli puolessa yrityksistä ei nykyisin tehdä lainkaan e-työtä. Vajaa neljännes (23 %) kaikista kyselyyn vastanneista katsoi, ettei työtä olisi lainkaan mahdollista tehdä varsinaisen työpisteen ulkopuolella. Näin ollen tämän vastaajajoukon ulkopuolelle jäävä neljännes yrityksistä onkin potentiaalinen e-työn kehittämistoimenpiteiden kohderyhmä: yrityksen työtehtävien luonne 13

13 LUKU 2. mahdollistaa e-työn, mutta tehtävissä ei kuitenkaan vielä nykyisin hyödynnetä e- työtä. Vastaajille, joiden yrityksissä ei hyödynnetä nykyisin e-työtä, esitettiin väittämiä syistä olla hyödyntämättä paikan suhteen joustavia työjärjestelyjä. Vastausten perusteella yleisin syy tähän on se, etteivät e-työjärjestelyt ole liiketoiminnan ja sen tuloksellisuuden kannalta tarkoituksenmukaisia. Toiseksi yleisin syy on se, että työn tapahtuessa toimipisteen ulkopuolella työskentelyn etenemistä ei ole mahdollista ohjata ja valvoa. Samasta vastaajajoukosta ne yritykset, joilla on vain yksi toimipaikka, kokivat e-työn esteet keskimäärin suurempina kuin useassa toimipaikassa toimivat yritykset. Mahdollisesti useampaan toimipisteeseen hajautetussa työssä e-työn hyödyntämisen edut työyhteisön toimintaan ovat havaittavissa yhden toimipisteen yrityksiä selvemmin ja kynnys e-työn käyttöönottoon on sen myötä pienempi. Sen sijaan joustavien työjärjestelyjen edellyttämien muutosten kalleus, tiedon puute käytännön järjestelyistä tai tietoturvaan liittyvät syyt eivät olleet vastaajien mielestä yritykselle syitä olla hyödyntämättä paikan suhteen joustavia työjärjestelyjä. Tuloksista ilmenee, että yritykset, joissa ei tällä hetkellä hyödynnetä e-työjärjestelyjä, eivät ole erityisen innostuneita niitä edistämäänkään. Kyselyssä esitettiin vaihtoehtoja e-työn käyttöönottoa edistävistä toimenpiteistä. Vastaajat pitivät keskimäärin kaikkia esitettyjä vaihtoehtoja enintään vähän kiinnostavina, kun asteikko oli kuvion 3 mukaisesti neliportainen. Tulosta voidaan selittää edellä esitetyillä tuloksilla: neljänneksessä yrityksistä työn luonne ei lainkaan mahdollista työskentelyä toimipisteen ulkopuolella. E-työn hyödyntämisen edellytyksenä on liiketoiminnallisten perusteiden täyttyminen kyseisessä yrityksessä. Työn uudelleen organisoinnin tulee tarjota jotain lisäarvoa liiketoimintaan, sillä e-työn edistäminen ei ole itseisarvo. Lisäksi työnantajalla tulee olla valmiudet ratkaista työn uudelleen organisoinnissa ja hajautetun työn johtamisessa kohdattavat haasteet. Tulokset osoittavat myös, että useamman toimipisteen omaavat yritykset ja kaupan alan yritykset olivat hiukan kiinnostuneempia e-työn edistämistoimenpiteistä kuin muut yritykset keskimäärin. Esitetyistä vaihtoehdoista kiinnostavimpina e-työn edistämisen toimenpiteinä pidettiin esimerkkejä hyvistä käytännöistä ja tietoa muiden yritysten kokemuksista paikan suhteen joustavista työjärjestelyistä. Tämä ilmeni myös avoimista vastauksista. Käytännön esimerkkejä kaivattiin erityisesti vastaajan omalla toimialalla toteutetuista e-työjärjestelyistä. Nämä tulokset liittyvät edellä esitettyihin yritysten syihin olla nykyisin hyödyntämättä e-työtä. Tulosten perusteella voidaan olettaa, että yritykset haluavat saada ensin näyttöä muissa yrityksissä havaituista e-työn liiketoiminnallisista hyödyistä oman e-työjärjestelyjä koskevan päätöksentekonsa tueksi. Lisäksi yrityksissä halutaan saada tietoa kokemuksista ja niistä käytännöistä, joilla työn johtamiseen ja valvontaan liittyvät haasteet on e-työtä soveltavissa yrityksissä ratkaistu. 14

14 Kiinnostavuus E-TYÖN EDISTÄMISTOIMENPITEIDEN KIINNOSTAVUUS Esimerkkejä hyvistä käytännöistä Tietoa mobiilien tieto- ja viestintätekniikan ratkaisuista Oppaat työnantajille ja työntekijöille Koulutustilaisuudet ja seminaarit Yrityskohtainen koulutus ja kehittämispalvelut Kaikki vastaajat Useita toimipisteitä Kaupan ala Sopimusmallit KUVIO 3. E-työn edistämistoimenpiteiden kiinnostavuus asteikolla 1-4, jossa 1=ei lainkaan kiinnostava, 2=vähän kiinnostava, 3=jonkin verran kiinnostava ja 4=erittäin paljon kiinnostava. E-työn nykytila pk-yrityksissä Etätyö ja mobiili työ Tietoliikenneyhteyksien ja muun IT-teknologian kehittymisen johdosta tulevaisuudessa e-työ on yhä liikkuvampaa ja työskentely on mahdollista aiempaa useammassa paikassa, myös matkoilla. Työn lisääntyvä liikkuvuus vaikuttaa työntekijän työskentelyolosuhteisiin ja hyvinvointiin eri tavalla kuin työskentely vakiintuneessa paikassa. Tästä johtuen kyselyssä päädyttiin kartoittamaan erikseen vakiintuneessa paikassa tehtävää etätyötä sekä erikseen tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntävää liikkuvaa eli mobiilia työtä. Hieman alle puolessa (42 %) kaikista kyselyyn vastanneista yrityksistä osa henkilöstöstä tekee etätyötä. Etätyön soveltaminen on yrityksen koosta riippumatta lähes yhtä yleistä, etätyötä tehdään pääosin kotona ja se on yhtä usein säännöllistä kuin satunnaistakin. Etätyön määrä on kuitenkin vielä pieni sekä etätyöntekijöiden osuudella että etätyötunneissa mitattuna. Suurimmalla osalla (80 %) etätyötä hyödyntävistä yrityksistä pieni osa yrityksen henkilöstöstä tekee etätyötä. Lähes kaikissa (90 %) tapauksissa etätyötä tehdään pääosin kotona. Yrityksen koko on yhteydessä etätyöntekijöiden suhteelliseen osuuteen. Suurimmissa yrityksissä etätyön tekeminen on rajoittunut pääasiassa pieneen työntekijäjoukkoon. Pienemmissä yrityksissä puolestaan etätyötä tekee tyypillisesti suurempi osa työntekijöistä ja etätyöntekijöiden osuus vaihtelee enemmän. Etätyön viikoittaisen määrän osalta vastaukset jakautuvat kahteen lähes yhtä suureen ryhmään. Suuremmassa ryhmässä (40 %) yrityksen työntekijät tekevät etätyötä keskimäärin alle 5 tuntia viikossa ja pienemmässä ryhmässä (37 %) työntekijät tekevät sitä keskimäärin yli 10 tuntia viikossa. Suuremmissa yrityksissä etätyöntekijät puolestaan tekevät enemmän etätyötunteja viikossa. Tulosta voi osaltaan selittää sillä, että suurten yritysten eriytyneemmät työtehtävät ovat soveltuvampia etätyöhön kuin pienten yritysten työntekijöiden tyypillisesti laaja-alaisemmat tehtäväalueet. 15

15 LUKU 2. E-työkyselyssä etätyön ja mobiilin työn yleisyyttä selvitettiin e-työtä soveltavien työpaikkojen osuudella pk-yrityksistä. Tuloksia tarkasteltaessa kannattaa huomioida, että muissa tutkimuksissa on yleensä selvitetty etätyöntekijöiden ja mobiilityöntekijöiden osuutta kokonaistyövoimasta, jolloin kyseiset työjärjestelyt vaikuttavat tulosten perusteella harvinaisemmilta. Tutkimuksissa arviot näiden työntekijöiden osuudesta kokonaistyövoimasta vaihtelevat 1-10 prosentin välillä (Vartiainen ym. 2005, 38-39). Vaihtelua selittää osaksi eri tutkimusten erilainen kysymystenasettelu ja käsitteiden määrittelyyn sisältyneet rajaukset. Vuonna 2006 valmistunut tutkimus yritysten ja työntekijöiden joustaviin työjärjestelyihin liittyvistä kokemuksista toteaa etätyön olevan vielä harvinaista (Mamia ja Melin 2006, 39). Siinä etätyö oli määritelty työksi, jota tehdään vähintään kokonainen päivä viikossa kotona tai jossakin muualla työntekijän valitsemassa paikassa kuin varsinaisella työpaikalla. Määritelmän mukaista sopimukseen perustuvaa etätyötä tekee kaikista palkansaajista vain noin yksi prosentti. Kyseisen tutkimuksen mukaan etätyöpotentiaali on kuitenkin sekä henkilöstön että työpaikan johdon näkökulmasta moninkertainen. Esimerkiksi ylemmistä toimihenkilöistä periaatteessa jopa kolmannes voisi tehdä etätyötä. Tutkimuksen mukaan työpaikkojen johdolla ei ole suurta kiinnostusta etätyön lisäämiseen, koska siitä ei koeta olevan organisaatiolle merkittävää hyötyä. Näin ollen tutkimuksen tulokset ovat etätyöpotentiaalin ja etätyön hyödyntämättömyyden syiden osalta samansuuntaisia e-työkyselyn tulosten kanssa. Kaikista e-työkyselyyn vastanneista yrityksistä 40 prosenttia hyödyntää mobiilia työtä. Etätyötä ja mobiilia työtä hyödyntävien työnantajien osuudet kaikista kyselyyn vastanneista yrityksistä ovat näin ollen lähes yhtä suuret. Samoin mobiilin työn kokonaismäärä on mobiilityöntekijöiden suhteellisella osuudella ja työtunneilla mitattuna vielä vähäinen. Yleisimmin (32 %) mobiilin työn tekijöitä on pieni osa yrityksen henkilöstöstä. Muissa erityisesti mobiilin työn nykytilaa kartoittaneissa tutkimuksissa on esitetty mobiilityöntekijöiden osuudeksi 6-7 prosenttia kokonaistyövoimasta (Vartiainen ym. 2005, 38-39). Vastaajia pyydettiin nimeämään, missä paikoissa mobiilia työtä tehdään. Kolme useimmin mainittua työskentelypaikkaa olivat asiakastapaamiset, kenttätyö ja työmatkat. Näiden lisäksi mainittiin myös mm. seminaarit, hotellit, autot ja lentoasemat. Suuressa osassa mobiilia työtä hyödyntävistä yrityksistä toteutetaan mobiilia työtä keskimäärin alle 5 tuntia viikossa toimipisteen ulkopuolella. Kuitenkin vajaassa kolmanneksessa (31 %) yrityksistä mobiilityön määrä ylittää 10 tuntia viikossa. Pienimmät yritykset ovat aktiivisimpia mobiilin työn hyödyntäjiä, mikä edesauttaa niiden toimintaa liiketoimintaverkostoissa ja tarvittaessa myös globaaleilla markkinoilla. Useamman toimipisteen yrityksissä mobiiliin työhön käytetään aikaa noin 5 10 tuntia viikossa eli enemmän kuin kaikissa yrityksissä keskimäärin. Toimialoittain tarkasteltuna mobiili työ on yleisintä palvelusektorilla (45 % yrityksistä). 16

16 Syyt hyödyntää e-työtä ja e-työssä havaittuja ongelmia E-työtä nykyisin toteuttavat yritykset pitävät e-työn suurimpana etuna ajankäytön ja työnteon tehostumista, jota suurin osa (86 %) vastaajista piti melko tai erittäin tärkeänä syynä e-työn hyödyntämiseen. Myös joustavien työjärjestelyjen mahdollistama toiminta markkinoiden ja asiakkaiden läheisyydessä sekä niiden tuki yrityksen toimintaan yhteistyöverkostoissa koettiin vastaajajoukossa keskimääräisesti tärkeiksi syiksi hyödyntää e-työtä. Työn tekeminen hajautetusti ja joustavasti useissa paikoissa vähentää työmatkojen määrää, jolloin varsinaisten työtehtävien tekemiseen jää enemmän aikaa. Mobiilit tietoliikenneratkaisut mahdollistavat myös matka-ajan tehokkaamman hyödyntämisen. Avoimissa vastauksissa tuotiin esiin, että joustavilla työjärjestelyillä on havaittu olevan myönteisiä vaikutuksia työmotivaatioon. Tuloksia tarkasteltaessa kannattaa muistaa, että e-työkysely kartoitti e-työn hyödyntämistä työnantajien näkökulmasta. Kyselyyn vastanneet yritykset olivat keskimäärin havainneet varsin vähän ongelmia soveltaessaan paikan suhteen joustavia työjärjestelyjä. Työntekijän työn ja vapaa-ajan rajanvetoon liittyvät ongelmat olivat useimmin mainittuja ongelmia. Niitä oli kuitenkin havaittu keskimäärin vähän. Muita vähäisessä määrin havaittuja ongelmia olivat teknologian toimimattomuus sekä työtoverin poissaolosta johtuva toimipisteessä työskentelevien kuormittuneisuus. Joustavat työjärjestelyt edellyttävät onnistuakseen luottamusta niin työnantajan, työtekijän kuin muun työyhteisön välillä. Työnantajan ja työntekijän välinen luottamuspula ja työyhteisön varauksellinen suhtautuminen näihin työjärjestelyihin olivat annetuista vastausvaihtoehdoista keskimäärin vähiten kohdattuja ongelmia. Valtaosa annettuihin vaihtoehtoihin vastanneista e-työtä toteuttavista yrityksistä ei ollut havainnut lainkaan luottamukseen liittyviä ongelmia. Tulosten perusteella työnantajan ja työntekijän välinen luottamuspula ja muun työyhteisön varauksellinen suhtautuminen ovat vain harvoin havaittuja ongelmia. Kyselyn tulosten perusteella yrityksen henkilöstömäärällä ei näyttänyt olevan yhteyttä havaittuihin ongelmiin. Kohdatut ongelmat olivat pääosin erisuuruisille yrityksille yhteisiä ja yhtä yleisiä. Sen sijaan huomion arvoinen tulos on se, että joustavia työjärjestelyjä hyödyntävät yritykset olivat havainneet huomattavan vähän työn seuranta- ja arviointiongelmia, joita taas niitä hyödyntämättömät yritykset pitivät varsin tärkeänä syynä siihen, miksi yrityksessä ei nykyisin hyödynnetä paikan suhteen joustavia työjärjestelyjä. Mahdollisesti osalla työnantajista on ennakkoluuloja e-työtä kohtaan, jotka perustuvat osittain aiheettomiin epäilyksiin e-työn toimivuudesta. Siihen miten paikan suhteen joustavissa työjärjestelyissä havaitut ongelmatilanteet on ratkaistu, avoimissa vastauksissa tuotiin esiin lähinnä tietotekniikkaan liittyviä ratkaisuja, kuten mobiilipalvelujen hyödyntäminen, tilannekohtaisesti valitut tietotekniikkaratkaisut ja niihin liittyvien ongelmien ennaltaehkäisy. Etätyöhön ja E-työn nykytila pk-yrityksissä 17

17 LUKU 2. mobiiliin työhön yrityksissä valmistaudutaan muun muassa kouluttamalla työntekijöitä ja varmistamalla, että henkilöstöllä on riittävä osaaminen käyttää itsenäisesti työssä tarvitsemiaan tieto- ja viestintätekniikan välineitä. E-työn pelisäännöt ja edellytyksistä huolehtiminen Käytännössä vajaalla puolella (40 %) kaikista e-työtä hyödyntävistä yrityksistä toimipisteen ulkopuolella tehtävä työ on vakiintunut käytännöksi ilman erillisiä sopimuksia. Neljännes (25 %) e-työtä hyödyntävistä yrityksistä on sopinut e-työjärjestelyistä työntekijöiden kanssa suullisesti. Lähes yhtä suuri osa (23 %) yrityksistä on laatinut asiasta kirjallisen sopimuksen. Lisäksi lähes yhtä suuri osa e-työtä hyödyntävistä yrityksistä pitää kirjallisia sopimuskäytäntöjä tarpeellisena kehittämiskohteena. Suurimmassa osassa (72 %) e-työtä toteuttavista yrityksistä työnantaja vastaa kokonaan työpisteen ulkopuolella työssä tarvittavien kalusteiden, laitteiden ja tietoliikenneyhteyden kustannuksista. Vastaajia pyydettiin valitsemaan annetuista vaihtoehdoista tavat, joilla yrityksessä on tuettu etä- ja mobiilityöjärjestelyjä. Vastausten perusteella yleisimmin sovelletut e-työn tukijärjestelyt ovat lähes kaikilla e-työtä toteuttavilla yrityksillä työssä tarvittavien tietotekniikkaratkaisujen hankinta, ylläpito ja käytön tukipalvelut sekä e-työntekijöiden työsuojeluun liittyvistä erityiskysymyksistä kuten vakuutuksista, työergonomiasta ja työterveyshuollosta huolehtiminen (Kuvio 4). Toimialoittain tarkasteltuna eniten hajontaa on joustavan työn pelisääntöjen tiedottamisessa yrityksen sisällä. Tiedotus on tulosten perusteella hoidettu parhaiten teollisuudessa, kun taas eniten kehitettävää on rakentamisen toimialalla. ONKO PAIKAN SUHTEEN JOUSTAVIA TYÖJÄRJESTELYJÄ TUETTU KYLLÄ / EI -VASTAUSTEN JAKAUMA KUVIO 4. E-työn tukitoimenpiteet yrityksissä. 18

18 Samojen vaihtoehtojen osalta vastaajia pyydettiin valitsemaan ne toimenpiteet, joiden osalta yritysten olisi tarvetta kehittää käytäntöjä tulevaisuudessa. Jatkossa yritysten kehittämistarpeet e-työn tukitoimien vahvistamiseksi kohdentuvat tarvittavien tietotekniikkaratkaisujen hankintaan, ylläpitoon ja käytön tukipalveluihin (38 %). Myös joustavan työn pelisäännöistä tiedottamisen (30 %) sekä yhteydenpitokäytännöistä sopimisen (28 %) koettiin vaativan kehittämistä. E-työn nykytila pk-yrityksissä 19

19 3. E-työn teemat ja hyvät käytännöt LUKU 3. Tässä luvussa kuvataan, miten e-työn hyvät käytännöt on koottu ja kuvattu tähän käsikirjaan Hyvien käytäntöjen kartoittaminen ESR E-työ tuotekehityshanke on osa työministeriössä keväällä 2003 käynnistettyä tuotekehityshankekokonaisuutta, jota Euroopan sosiaalirahasto osarahoittaa. Tuotekehityshankkeiden tarkoituksena on tukea työllisyysstrategian toimeenpanossa rakenteellisen työttömyyden purkamista, työssä olevan työvoiman kehittämistä sekä uuden yritystoiminnan laajentamista. Tarkoituksena on ollut luoda eri teemoista valtakunnan tasoisia hankkeita, jotka toimivat alueellisia hankkeita kokoavina ja hyödyntävät ympärilleen kootun kehittämisryhmän asiantuntemusta. Tuotekehityshanketoiminta aloitettiin kolmen teeman pilottihankkeilla, joita olivat monikulttuurisuuden tukeminen, vaihtovalmennus työssä osaamisen ja jaksamisen kehittämiseksi sekä e-työ. Lisäksi vuonna 2005 käynnistettiin yrittäjyyden tuotekehityshanke. E-työ tuotekehityshanke on e-työteeman edistämiseen keskittyvä valtakunnallinen koordinointihanke, jota on toteutettu vuosina Hankkeen tavoitteena on ollut edistää uusien tieto- ja viestintäteknologiaa hyödyntävien työn organisointimallien yleistymistä työpaikoilla, erityisesti pk-yrityksissä. Pyrkimyksenä on ollut lisätä tietämystä uusien työn organisointitapojen mahdollisuuksista sekä kannustaa alueellisia kehittäjätahoja käynnistään työn organisoinnin kehittymiseen tähtääviä hankkeita. E-työtä soveltavien toimintamallien ja käytäntöjen kehittämisestä ja pilotoinnista ovat vastanneet alueelliset kehitys- ja koulutushankkeita toteuttavat organisaatiot hakemaansa hankerahoitukseen perustuen. E-työteeman mukaisissa alueellisissa hankkeissa on hyödynnetty ESR-rahoituksen lisäksi myös muita ulkopuolisia rahoituslähteitä. E-työ tuotekehityshankkeen välillisenä tavoitteena on ollut tukea organisaatioita soveltamaan työn tuottavuutta ja työelämän laatua edistäviä uusia työn or- 20

20 ganisointimalleja. E-työ tuotekehityshanke on koonnut alueellisissa e-työteeman mukaisissa hankkeissa syntyneitä hyviä käytäntöjä ja pyrkii levittämään niitä hyödynnettäväksi laajemmin työpaikoilla osana työn uudelleen organisointia. Hyvien käytäntöjen levittäminen ja jalostaminen edellyttää toimintamallien kuvaamista ja dokumentointia. E-työ tuotekehityshanke on tarjonnut hankkeille käytännön tukea mallintamiseen ja mahdollisuuden mallien levittämiseen tässä käsikirjassa. Käsikirjan tarkoituksena on herättää keskustelua uusista tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntävistä työn organisointimalleista ja aktivoida työpaikkoja soveltamaan e- työtä omia tarpeitaan vastaavalla tavalla. E-työ tuotekehityshankkeen kohderyhmänä ovat TE-keskukset, työvoimatoimistot sekä muut alueelliset toimijat, jotka ovat kiinnostuneita uusien työn organisointimuotojen edistämisestä erityisesti tavoite 3 -ohjelman alueella. Välillisenä kohderyhmänä ovat pk-yritykset. Hankkeen toiminta on organisoitu työministeriön tuotekehityshankkeille asettaman hallintomallin mukaisesti. E-työ tuotekehityshankkeelle nimetty tuotekehityskoordinaattori vastaa hankkeen toteuttamisesta ja tuloksista tiedottamisesta tavoitteiden mukaisesti. Hänen toimintaansa ohjaa ohjausryhmä. Toiminnan levittämistä varten perustettiin alueellisen kiinnostuksen mukaisesti alueelliset kehittämisryhmät, joiden tehtävänä on linkittää alueelliset organisaatiot ja e-työn kehittäjät mukaan hankkeeseen. Koordinointihankkeen toiminnan aikana on järjestetty lähes 30 alueellista työseminaaria ja kolme valtakunnallista seminaaria, joissa on jaettu tietoa eri alueiden haasteista, hyviksi koetuista ratkaisumalleista sekä suunnitteilla olevista hankeaihioista. Hanke on tuottanut e- työn esite- ja opasmateriaalia, kuten esimerkiksi Etätyöopas työnantajille (Pekkola ja Uskelin 2005). Projektia varten kehitetty Internet-palvelu löytyy osoitteesta E-työn teemat ja hyvät käytännöt 3.2. E-työteemat ja niitä edustavat hankkeet E-työ tuotekehityshanke on koonnut alueelliset e-työteeman mukaiset hankkeet osaksi tuotekehityshankeverkostoa. Verkostoon on liitetty vuosina neljä varsinaista tuotekehityshanketta: Hajautettu työ Kanta-Hämeessä, JobEnter sähköisten palveluiden kehittäminen työhallinnossa, Tutkimus e-työn tilasta ja e-työhankkeiden toteutusmahdollisuuksista Etelä-Savossa sekä Joustotyö Pohjanmaalla. Lisäksi verkostoon on valittu kaksi muuta hanketta, Verkossa kokien ja ehealth -hankkeet. E-työ tuotekehityshanke on tunnistanut tuotekehityshankeverkostoon liitettyjen hankkeiden toiminnasta e-työn eri osa-alueita kuvaavia teemoja. Niihin liittyviä kokemuksia ja toimintamalleja on hyödyllistä levittää kattavasti kehittämistyöhön. Verkostoon liitetyissä hankkeissa kehitetyt mallit on jaoteltu seuraaviin kuuteen e-työteemaan: 21