Tarvepohjainen toimintamalli, resursointilaskelmat sekä tiedolla johtaminen

Transkriptio

1 Tarvepohjainen toimintamalli, resursointilaskelmat sekä tiedolla johtaminen Keski-Suomen perusturvajohtajien kokous & hankkeen ohjausryhmän kokous Johan Groop, TkT

2 Sisältö 1 Tarvepohjaisen toimintamallin periaatteet 2 Resursointilaskelmat 3 Tiedolla johtaminen: verkkopohjaisen raportointityökalun esittely

3 Sisältö 1 Tarvepohjaisen toimintamallin periaatteet 2 Resursointilaskelmat 3 Tiedolla johtaminen: verkkopohjaisen raportointityökalun esittely

4 Tarvepohjaisella toimintamallilla parannetaan kotihoidon kykyä vastata kasvaan kysyntään rajallisilla resursseilla Painopisteenä on prosessien ja johtamisen kehittäminen Tarvepohjaisen toimintamallin tavoitteena on parantaa..: 1. kykyä hyödyntää rajallinen henkilöstömäärä joustavasti ja täysimääräisesti (välittömän työajan osuuden lisääminen) 2. hoidon laatua (hoidon jatkuvuuden parantaminen, aikaa asiakkaan kohtaamiseen) 3. työhyvinvointia (esim. työn sujuvoittaminen ja rauhoittaminen) Keski-Suomen kotihoidon kilpailukyky paranee 4

5 Mistä kotihoidon krooninen vajaamiehitys johtuu? Taustalla on kaksi toisistaan riippuuvaa ongelmaa 1 2 Väärä määrä hoitajia ovat väärässä paikassa väärään aikaan Ruuhkahuiput lisäävät tiimien hetkellistä hoitajatarvetta ja sitoo hoitajat tiimeihinsä Yhden tiimin työvoiman kysyntä ja tarjonta, vuorojen lkm 1 Välittömät asiakastunnit ja työtunnit päivän eri kellonaikoina (% aamuvuoron kapasiteetista) Ylimiehitys Suunniteltu tarjonta: Titaniaan suunnitellut työvuorot 100% Ruuhkahuippu määrittää kapasiteetintarpeen koko vuorolle Työaika Siirtymä Asiakasaika 7 6 Toteutunut tarjonta Titanian toteutuneet työvuorot 80% Äkillinen vajaamiehitys poissaolojen takia Vajaamiehitys suunnitteluvaiheessa: onko kysyntä kasvanut? Tarvittavat työtunnit Kuinka paljon työvoimaa olisi pitänyt olla, jotta suunniteltu palveluaika olisi toteutunut 55% välittömällä työajan osuudella? Tämä kuvaa tarvittavaa työpanosta vuoroina, jos välittömän työajan osuus olisi 55% ja yksi vuoro 7h 39min. 60% 40% 20% 0 5

6 Perinteisessä toimintamallissa yritetään saavuttaa ennalta suunniteltu vuorovahvuus Vuorovahvuus (tunneissa) Työvuoron suunniteltu vuorovahvuus Työvoimapuskuri jolla tiimi varautuu kiireisiin päiviin Suunniteltu vuorovahvuus ei aina toteudu poissaolojen takia Vajaamiehitys sairauspoissaolojen takia Ylimiehitys (välittömän työajan osuus jää tavoitteesta) Todellinen työvoimatarve Tällä vuorovahvuudella tavoiteltu välittömän työajan osuus toteutuisi Työvoimatarpeen vaihtelu samassa työvuorossa eri päivinä (Eri viikkoja, päiviä tai työvuoroja) 7

7 Esimerkki n työvoima ei vastaa tarvetta: suunnitellun, toteutuneen ja tarvittavan työvoima vaihtelu Yhden tiimin työvoiman kysyntä ja tarjonta, vuorojen lkm Ylimiehitys Suunniteltu tarjonta: Titaniaan suunnitellut työvuorot 7 6 Toteutunut tarjonta Titanian toteutuneet työvuorot Äkillinen vajaamiehitys poissaolojen takia Vajaamiehitys suunnitteluvaiheessa: onko kysyntä kasvanut? Tarvittavat työtunnit Kuinka paljon työvoimaa olisi pitänyt olla, jotta suunniteltu palveluaika olisi toteutunut 55% välittömällä työajan osuudella? Tämä kuvaa tarvittavaa työpanosta vuoroina, jos välittömän työajan osuus olisi 55% ja yksi vuoro 7h 39min. 0 8

8 Esimerkki Alimiehitystä voi esiintyä tiimeissä, vaikka aluetasolla työvoimaa olisi riittävästi Krooninen vajaamiehitys johtuu kysynnän ja tarjonnan yhteen sovittamisen vaikeudesta vuorotasolla Suunniteltu tarjonta Yksikön kaikki neljä tiimiä yhteensä Vuorojen lukumäärä Toteutunut tarjonta tasolla on päiviä jolloin hoitajia on töissä liian vähän sekä päiviä, jolloin heitä on liikaa suhteessa kysyntään Kysyntä Kun tarkastellaan neljän tiimin tilannetta yhteenlaskettuna, jokaisena elokuun päivänä oli riittävästi henkilöstöä töissä Elokuun arkipäivät Elokuun arkipäivät 9

9 Esimerkki Kotihoitoyksikössä hoitajia oli aina riittävästi, mutta väärässä paikassa väärään aikaan Tarvepohjaista resursointia on vaikeaa toteuttaa ilman resurssipoolia tai liikkuvan hoitajan toimintamallia Vuorojen lukumäärä 1 1 (edellisen sivun esimerkki) Kysyntä Suunniteltu tarjonta Toteutunut tarjonta n 2 alimiehitystilanne olisi saatu tasattua, jos tiimien 1 ja 4 hoitajat olisivat liikkuneet yli tiimirajojen tai jos käytössä olisi ollut resurssipooli 0 0 Elokuun 2016 arkipäivät

10 Johdanto: 3. Tarvepohjainen toimintamalli Tarvepohjaisessa toimintamallissa ns. mitoitus-ajattelusta luovutaan ja siirrytään tarvepohjaiseen resursointiin Tasainen kuormitus on välttämättömyys tasaiselle palvelun laadulle ja kiireen vähentämiselle Vuorovahvuus (tunneissa) Alueen oman henkilöstön suunniteltu vuorovahvuus Työvoiman tarve (välittömän työajan tavoite toteutuu) Tarpeen mukaan vaihteleva määrä liikkuvia hoitajia Useimmissa työvuoroissa apua tarvitaan alueen ulkopuolelta Omat hoitajat riittävät kattamaan asiakastarpeen 20%-30% työvuoroista Alueen omat hoitajat Alueen vakituiset työntekijät hoitavat suuremman osan asiakkaiden käynneistä, vähentäen asiakkaiden hoitajien vaihtelua Ylimiehitys (välittömän työajan osuus jää tavoitteesta) Työvoimatarpeen vaihtelu samassa työvuorossa eri päivinä (Eri viikkoja, päiviä tai työvuoroja) 11

11 Miten tarvepohjainen malli eroaa varahenkilöstöjärjestelmästä? Vaikka toimintamalleissa on monia yhtäläisyyksiä, taustalla piilee hyvin perustavanlaatuisia eroja Keskitetty varahenkilöstöjärjestelmä Varahenkilöstöjärjestelmä lähtökohtana on nykytarjonta, eli alueen vakanssit: suunnitellun vuorovahvuuden tulisi toteutua.. Hoitajien määrä perustuu esimerkiksi äkillisten sairauspoissaolojen määrän. Kysymyksen asettelu kuuluu: kuinka monta hoitajaa tarvitaan poissaolojen paikkaamiseen? Alueiden mahdollinen varahenkilöstötarve määritetään suhteessa suunniteltuun vuorovahvuuteen Koska suunniteltu vuorovahvuus harvoin vastaa todellista työvoimatarvetta* varahenkilöillä saatetaan korvata poissaoloja, myös silloin kun alueella on ylimiehitystä. Varahenkilöt voivat jäädä alueille, jolloin heistä saattaa vaivihkaa muodostua vakiotyöntekijöitä, joille aina suunnitellaan lista. Tarvepohjainen toimintamalli (pooli/liikkuvan hoitajan malli) Tarvepohjaisessa toimintamallissa lähtökohtana on todellinen työvoimatarve, joka puolestaan perustuu asiakastarpeen ja hoitajien poissaolojen vaihteluun. Alueille määritetään minimivahvuus eli oman henkilöstön määrä: kuinka monta hoitajaa alueilla vähintään tarvitaan, hiljaisimpina päivinä tai silloin, kun kaikki hoitajat ovat paikalla? Nykyhenkilöstön ja minimihenkilöstön erotus siirretään resurssipooliin. Alueiden hoitajien määrää säädetään työvuorokohtaisesti vastaamaan työvoimatarvetta. Näin hoitajien kuormitus pysyy tasaisena työvuorosta toiseen, eikä hoitajia sidota väärään paikkaan väärään aikaan. Parkinsonin laki: Työ vie sille varatun ajan välilliset tehtävät ei pääse paisumaan, koska niihin käytettävissä oleva aika pysyy aina sopivalla tasolla. Vuorovahvuus (tunneissa) Suunniteltu vuorovahvuus tulee aina toteutua mutta koska suunniteltua vuorovahvuus ei aina vastaa tarvetta Vuorovahvuus (tunneissa) Ei sido hoitajia väärään paikkaan väärään aikaan Vuorovahvuus säädetään vastaamaan tarvetta Minimivuorovahvuus riittää vain osan ajasta Todellinen työvoimatarve niin korvataan poissaoloja vaikka alueella todellisuudessa olisi ylimiehitys Lähipalvelualueen omat hoitajat (minimivuorovahvuus) Työvoimatarpeen vaihtelu samassa työvuorossa eri päivinä (esim. aamuvuorossa) Työvoimatarpeen vaihtelu samassa työvuorossa eri päivinä (esim. aamuvuorossa) *Vuorovahuus ei ole suunniteltu niin että välittömän työajan tavoite voisi toteutua. 12

12 Kaksi vaihtoehtoista ratkaisua joustavaan tarvepohjaiseen resursointiin 1. Liikkuvan hoitajan malli: osa hoitajista liikkuu laajemmilla alueilla 2. Keskitetty resurssipooli Resurssi -pooli Kaikille hoitajille jaetaan oma käyntilista, mutta osa hoitajista toimii laajemmilla alueilla Lähempänä perinteistä toimintamallia Haasteena mm. että kukaan ei ole vapaana vastaamaan äkilliseen tarpeeseen. Perinteisestä toimintakulttuurista poisoppiminen vaikeutuu. Sopii erityisesti pieniin yksiköihin Tiimeihin/aluielle kohdennetaan hoitajia tarpeen mukaan: tavoitteena on ylläpitää hoitajapuskuria Kyky vastata äkilliseen tarpeeseen paranee Käsitys työvoiman kokonaistarpeesta paranee Hoitajien kuormitus pysyy tasaisempana (kiire vähenee) Haasteena mm. merkittävä muutos toimintakulttuurissa ( mitä jos joku jää ilman listaa?) Sopii suuriin ja keskisuuriin yksiköihin 13

13 Tarvepohjaisen toimintamallin ydin: resursointi perustuu lähes reaaliaikaisiin toteutuviin tarpeisiin, huonosti toteutuvien ennusteiden sijaan.

14 Mitä muutoksia kotihoidon arkeen tulisi tehdä, jotta tehokkuuden, laadun ja työhyvinvoinnin tavoitteet voidaan saavuttaa? 1. Suunnitelmat ajantasalle ja hoitoa vain tarpeen mukaan 2. Prosessien kehittäminen 3. Resurssipoolin käyttöönotto Mahdollistetaan ruuhkahuippujen tasaamista Määritellään aikakriittisten tehtävien kriteerit Asiakkaiden suunnitelmien päivittäminen, siten että ne vastaavat aikakriittisyyden kriteereitä Aikakriittisyyskriteerien käyttöönotto asiakas-/palveluohjauksessa uusien asiakkaiden kotihoidon alkaessa Aikakriittisyyksistä viestiminen lääkäreille (esim. aamulääkkeet) Varmistetaan, että hoitajatarpeen viime hetken muutoksiin voidaan reagoida pikaisesti Prosessien kuvaaminen ja kipupisteiden määrittely Käyntilistasuunnittelun kehittäminen: tavoitteena että kotihoidossa suunnitellaan vain täysiä (lh 60%) käyntilistoja Työvuorosuunnittelu: vuorovahvuus vastaamaan asiakaskysyntää Arvioidaan kuinka paljon hoitajia tulisi olla eri vuoroissa Välillisen työajan tarkastelu Hukan poisto Asiakkaan itsemääräämisoikeuden lisääminen (kokeiluna?) Varmistetaan, että hoitaja on saatavilla kun tarve ilmenee Optimaalisen alue- ja tiimirakenteen selvittäminen Resurssipoolin tai liikkuvien hoitajien mallin perustaminen Yhteistyömahdollisuudet kuntien välillä uudessa sotessa Sijaisten tilaamisen ja rekrytoinnin keskittäminen pooliin 17

15 Sisältö 1 Tarvepohjaisen toimintamallin periaatteet 2 Resursointilaskelmat 3 Tiedolla johtaminen: verkkopohjaisen raportointityökalun esittely

16 Resursointilaskelmien periaatteet Kysyntä: Kuinka paljon kotihoidon asiakkaat tarvitsevat palveluaikaa? Tarjonta: Kuinka paljon palveluajan toteuttaminen vaatii henkilöstöä? Tarvepohjainen toimintamalli: Miten huomioidaan kysynnän ja tarjonnan vaihtelu? Palveluaika: Säännöllisen ja tilapäisen kotihoidon sekä tukipalveluiden asiakastunnit Lasketaan kysynnän kehitys vuoden 2016 aikana ja arvioidaan kysynnän taso syyskuussa 2017 Lasketaan, kuinka monta lh- ja shvakanssia tarvittaisiin toteuttamaan kysynnän mukaiset asiakastunnit Tarvittavien vakanssien määrään vaikuttavat kysynnän ja välittömän työajan tavoitteen lisäksi poissaolot (sairauslomat ja vuosilomat) Resurssit Alueille määritetään minimivahvuus eli oman henkilöstön määrä Nykyhenkilöstön ja minimihenkilöstön erotus siirretään resurssipooliin tai liikkuviksi hoitajiksi Alueiden hoitajien määrää säädetään työvuorokohtaisesti vastaamaan työvoimatarvetta Säännöllinen kh Tilapäinen kh ja tukipalvelut 1 Poissaolot ja muu työaika 2 3 Resurssipooli / Liikkuvat hoitajat Asiakastunteja Alueen 1 minimivahvuus Alueen 2 minimivahvuus Alueen 3 minimivahvuus Historiatiedot Tilanne 9/

17 -15-16E -17E E -17E Kysynnän kehitys Esimerkki kysynnän kehityksestä: Jyväskylä ja Jämsä Jyväskylä Palvelutuntien ennustettu kasvu 11/2016-9/2017E +2,9% Jämsä Palvelutuntien ennustettu kasvu 11/2016-9/2017E +4,7% 0 1/2016 6/ /2016 9/2017E 0 1/2016 6/ /2016 9/2017E Säännöllisen kh:n asiakkaiden pitkän aikavälin trendi E ,7% Säännöllisen kh:n asiakkaiden pitkän aikavälin trendi E ,2% Analyyseissä käytetty kysynnän kasvun ennuste 11/2016-9/2017: +2,9% Analyyseissä käytetty kysynnän kasvun ennuste 11/2016-9/2017: +0,0% Lähde: Effica-, Pegasos-, ja Nursebuddy toteumatiedot 2016, palvelu- ja hoitosuunnitelmat, Titania- ja työvuorovelho työvuorotiedot, NHG analyysi 23

18 NHG suosittelee, että tarvepohjainen toimintamalli järjestetään nykyisten kotihoitoyksiköiden yhteistyönä Osa yksiköistä ovat liian pieniä toimintamallin järjestämiseen itsenäisesti Keski-Suomen kotihoidon yksiköiden ja alueiden sijoittuminen Hoitotyöhön käytettävissä oleva työpanos* yksiköittäin Jyväskylä Jämsä Äänekoski Laukaa Keuruu Saarikka Hankasalmi Joutsa Viitasaari Konnevesi Pihtipudas Petäjävesi Muurame Multia Toivakka Uurainen Kinnula Luhanka *Varsinaiseen päiväajan hoitotyöhön käytettävissä oleva resurssi henkilötyövuosina (esim. yötyö ja hallinnollinen työ poistettu), sisältää varahenkilöstön. Lähde: Yksiköiden toimittamat vakanssitiedot, NHG analyysi LH 74 SH 252 Yksiköiden koko ja maantieteellinen sijainti vaikuttavat siihen, miten tarvepohjainen toimintamalli tulisi alueella järjestää Tietyt yksiköt voivat järjestää toimintansa itsenäisesti, osa yksiköistä toimii yhteistyössä muiden yksiköiden kanssa Yhteistyöalueille muodostuvien kotihoitoyksiköiden koko antaa raamit tarvepohjaisen toimintamallin toteutusmuodolle: Pienemmillä yhteistyöalueilla suositellaan liikkuvan hoitajan mallia Suuremmilla alueilla suositellaan käytettäväksi keskitettyä resurssipoolia, joilla voi tarvittaessa olla oma esimies 25

19 Yhteistyöalueet NHG:n ehdotus pooleista ja liikkuvien hoitajien malleista 1/2 Pohjoinen Keski-Suomi 1. Pihtipudas ja Viitasaari 2 1 Yhteinen liikkuvien hoitajien malli eli hoitajia lainataan tarvittaessa kuntien välillä Liikkuvien hoitajien kotipesät ovat sekä Pihtiputaalla että Viitasaarella 2. Saarikka, Kinnula 2a) Kivijärvellä ja Kinnulassa yhteinen liikkuvien hoitajien malli 2b) Saarijärvellä liikkuvien hoitajien malli joka palvelee myös Karstulaa, Kannonkoskea ja Kyyjärveä. Hoitajien kotipesänä on Saarijärvi (uudistettu varahenkilöstömalli) min min min 40+ min * Matka-ajat on arvioitu Google Mapsin avulla. Copyright Google Äänekoski ja Konnevesi Yhteinen resurssipooli, jonka kotipesänä on Äänekoski. Nykyisiä Konneveden hoitajia tulee laskelmien tuloksena siirtymään Äänekoskelle. Haaste: Kaksi eri asiakastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmää (Nursebuddy ja Mediatri) 26

20 Yhteistyöalueet NHG:n ehdotus pooleista ja liikkuvien hoitajien malleista 2/2 Eteläinen Keski-Suomi 4. Multia, Petäjävesi ja Uurainen 2 3 Yhteinen liikkuvien hoitajien malli eli hoitajia lainataan tarvittaessa kuntien välillä Jyväskylä ja Muurame Yhteinen resurssipooli, jolla on oma esimies. Hoitajien kotipesänä on Jyväskylä, mutta hoitajat liikkuvat tarvittaessa kuntien välillä Joutsa, Toivakka ja Luhanka Yhteinen liikkuvien hoitajien malli eli hoitajia lainataan tarvittaessa kuntien välillä käytännössä vain Joutsan ja Toivakan sekä Joutsan ja Luhangan välillä ennalta tiedossa olevaan tarpeeseen min min min 40+ min 7 Keuruu, Jämsä, Laukaa ja Hankasalmi ovat pooli- / liikkuvien hoitajien mallien osalta itsenäisiä yksikköjä * Matka-ajat on arvioitu Google Mapsin avulla. Copyright Google. 27

21 Yhteenveto suosituksista: Lähihoitajat Laskelma on tehty yksiköiden asettamilla välittömän työajan osuuden tavoitteilla Yhteistyöalue Yhteistyöalue 1 Yhteistyöalue 2 Yhteistyöalue 3 Yhteistyöalue 4 Yhteistyöalue 5 Yhteistyöalue 6 Yksikkö Kaikki alueen LH htv:t As.työ LH htv:t Alueille jäävät LH htv:t Alueilta siirtyvät LH vakanssit Nykyinen LH varahenkilöstö Liikkuvat hoitajat yhteensä (LH) Pihtipudas 17,0 15,1 15, Viitasaari 22,8 20,3 17, ,0 Yhteensä 39,8 35,3 32, ,0 Kinnula 5,5 4,4 3, ,0 Saarikka 26,1 22,7 21,7 1 5,0 6,0 Yhteensä 31,6 27,1 25,1 2 5,0 7,0 Konnevesi 19,7 17,3 8,3 9 2,0 11,0 Äänekoski 35,5 35,5 28, ,0 Yhteensä 55,2 52,8 36,8 16 2,0 18,0 Multia 9,2 8,2 5, ,0 Uurainen 14,7 4,8 4,8 0 0,5 0,5 Petäjävesi 18,7 15,3 12, ,0 Yhteensä 42,6 28,3 22,3 6 0,5 6,5 Muurame 14,3 8,7 5, ,0 Jyväskylä 185,3 184,3 151, ,5 60,5 Yhteensä 199,6 193,0 157, ,5 63,5 Joutsa 25,4 21,2 17,2 4 1,0 5,0 Luhanka 5,0 4,4 3, ,0 Toivakka 8,0 7,4 6, ,0 Yhteensä 38,4 33,0 26,0 7 1,0 8,0 Hankasalmi Hankasalmi 25,2 22,7 19, ,0 Jämsä Jämsä 98,7 62,9 51, ,0 Keuruu Keuruu 31,4 27,2 18,2 9 3,3 12,3 Laukaa Laukaa 33,6 31,6 26,6 5 3,8 8,8 Lähde: Yksiköiden toimittamat vakanssitiedot, Effica-, Pegasos-, ja Nursebuddy toteumatiedot 2016, palvelu- ja hoitosuunnitelmat, Titania- ja työvuorovelho työvuorotiedot, NHG analyysi 29

22 Sisältö 1 Tarvepohjaisen toimintamallin periaatteet 2 Resursointilaskelmat 3 Tiedolla johtaminen: verkkopohjaisen raportointityökalun esittely

23 Tiedolla johtaminen Kukoistava kotihoito -hankkeessa Lähtötilannekartoitus Perusmittareiden säännöllinen verkkopohjainen raportointi Loppuarviointi Huhti 2017 Loka-/marras > Syys-/loka

24 Tavoitteena on perusmittariston säännöllinen seuranta (jopa kuukausittain) verkkopohjaisen raportointityökalun avulla Tiheämpi seuranta edellyttää tiedonkeruun automatisointia Esimerkkejä Kotihoidon vertaiskehittämisestä Verkkopohjaisen ratkaisun hyödyt 1. Tiheämpi seurantaväli parantaa toiminnan kehityksen seurattavuutta, mikä edistää niin tietoon pohjautuvaa johtamista. Valtaosa mittareista päivitetään kerran kuussa. Ruhkahuiput kotihoitoyksiköittäin Välittömän työajan osuus nähtävissä kotihoitoyksiköittäin ja alueittain 2. Ratkaisu helpottaa tiedon levittämistä ja hyödyntämistä. Tieto on aina mukana. 3. Osallistujien manuaalisen seurannan tarve vähenee. Luotettavien mittareiden laskeminen on työlästä. 4. Työkalu mahdollistaa tarkempaa porautumista esim. eri asiakasryhmiin liittyviin tuloksiin sekä tarkasteluaikavälin vaihtamisen 35

25 Verkkopohjainen raportointi: sopiiko että Keski-Suomen tulokset yhdistetään kotihoidon vertaiskehittämisen tuloksiin? Tämä mahdollistaisi laajemman vertailupohjan Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Kainuu (ilman Puolankaa ja Vaalaa) Peruspalvelukuntayhtymä Kallio Siilinjärvi Peruspalvelukuntayhtymä Selänne Essote Päijät-Häme (ilman Sysmää ja Heinolaa) Heinola Riihimäki Eksote Espoo Karviainen (Karkkila ja Vihti) 36

26 Kiitos!