Verkkolaskutus. yleistyy hotelleissa s.4. Kokonaisratkaisulla merkittäviä etuja s. 6. Hotellinx Finland in asiakaslehti

Transkriptio

1 Syyskuu 2005 HotellinxNews Hotellinx Finland in asiakaslehti Verkkolaskutus yleistyy hotelleissa s.4 Etenkin suuret ja keskisuuret yritykset toivovat tai jopa edellyttävät että saapuvat laskut tulevat sähköisessä muodossa. Tekstiviesteillä voi vahvistaa varauksia ja informoida palveluista Mobiili-toiminnoilla lisäpalveluita ja tehokkuutta Kännykkä muuttuu myös kassapäätteeksi Nimilistojen syöttöön kätevä apuväline Kokonaisratkaisulla merkittäviä etuja s. 6 Käyntihistoria kohdistetun markkinoinnin perusta Lipuketulostuksella apu lippulappu rumbaan Ennakkojen seuranta hallintaan viitemaksuilla Onko väliä miten myydään Internetissä?

2 2 Mobiili-toiminnoilla lisäpalveluita ja tehokkuutta Mobiili-palvelut ovat tulossa myös hotellien käyttöön monellakin eri tavalla. Hotellinx- Net Internet-varaus voidaan nyt laajentaa käsittämään myös langattomat laitteet kuten puhelimet. Kaikilla GPRS-yhteydellä varustetuilla kännyköillä voidaan tehdä varauksia HotellinxNet-varauspalvelimelle. Käyttöliittymä on yksinkertainen, selkeä ja käyttäjää ohjaava. Kirjoitettavan tekstin määrä on minimaalinen: oma nimi. Hotellin kannalta toiminnon käyttöönotto on myös yksinkertaista jos HotellinxNet on käytössä. Mobiili-varaus saadaan käyttöön muutamalla parametrilla ja muuten käytetään samoja asetuksia kuin HotellinxNet kin käyttää. Kännykkä muuttuu myös kassapäätteeksi Kännykällä hotellin henkilökunta voi tehdä myös veloituksia hotellihuoneille, ryhmälaskuille ja asiakastileille. Jos halutaan maksimaalista liikkumavapautta ja pientä päätelaitetta veloitustentekoon, niin kännykkä on hyvä ja edullinen ratkaisu. Hotellinx Suiteen on saatavissa palvelu, jolla kännykästä tulee kassapääte. Kännykkään kirjoitetaan huonenumero tai asiakastili ja Hotellinx näyttää asiakkaan tiedot puhelimen näytöllä. Tämän jälkeen valitaan valikosta myytävä tuote sekä määrä. Hinnat tulevat automaattisesti tuotemäärityksistä. Uusi palvelu soveltuu erityisen hyvin yksiköihin, joiden palveluita voidaan ostaa monesta, joskus jopa liikkuvasta paikasta. Minibar-tuotteiden kirjaus ja siivoustietojen välitys ovat tavanomaisimpia sovellutuksia. Jos kassakone on liian raskas kuljettaa, niin kännykkä on hyvä vaihtoehto. Käyttökohteita löytyy paljon, esimerkiksi golf-kentällä kiertävä kioskiauto voi tehdä hotelliasiakkaan ja tiliasiakkaan viennit saman tien kun tuote luovutetaan. Hotellinx News Julkaisija: Hotellinx Finland Applico Oy Uudenmaankatu 6 A TURKU Puh Fax Päätoimittaja: Ilkka Paloheimo ilkka.paloheimo@hotellinx.com Ulkoasu ja taitto: ArtMaker Käsityöläiskatu 8a TURKU Painosmäärä: kpl. Paino: Paino-Kaarina Oy ISSN Hotelliketjuille toimiva tiedonhallintaratkaisu Toiminnan tehostamistarpeet ovat tuttuja niin hotelliyrityksissä kuin muissakin yrityksissä. Yksi uuden tekniikan tarjoama malli on hajautettujen toimintojen tiedonhallinnan kehittäminen. Hotellinx Suite tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet hotelliketjuille toiminnan tehostamiseen keskittämällä tiedonhallintaa. Vaihtoehtoina on kaksi eritasoista ratkaisumallia. Ensimmäisessä vaihtoehdossa kaikkien yksiköiden tiedot keskitetään tehokkaalle tietokantapalvelimelle tai palvelinryhmälle. Nimilistojen syöttöön kätevä apuväline Hyvä esimerkki siitä, miten pienet yksityiskohdat voivat merkittävästi nopeuttaa työtä, on yksi Hotellinx Suiten uusista toiminnoista. Vaikka hotelli saa ryhmien nimilistat usein sähköpostiinsa, on tietojen siirtäminen varaukseen ollut aikaa vievää, koska nimet on jouduttu siirtämään käsin varauksen nimilistalle. Hotellinx on kehittänyt tähän kätevän apuvälineen, jolla nimilista siirtyy hetkessä Tekstiviesteillä voi vahvistaa varauksia Sähköpostivahvistusten lisäksi Hotellinx muodostaa myös tekstiviestivahvistuksia, jotka lähtevät Hotellinx-ohjelmasta suoraan asiakkaan kännykkään. Tekstiviestin eli SMS viestin lähetys tapahtuu samalla tavalla kuin sähköpostinkin lähetys eli valikosta valitaan joko toiminto Lähetä SMS tai Lähetä SMS vahvistus. Toinen vaihtoehto on säilyttää hotellikohtaiset tietokantapalvelimet, mutta keskittää asiakasrekisteri ja myynnin raportointijärjestelmä. Hotelleissa syntyvät tiedot päivittyvät automaattisesti keskuspalvelimeen, josta yksikkökohtaiset tiedot ja kokonaistilanne ovat hallinnon ja johdon käytettävissä. Jos valitaan täysin keskitetty järjestelmäratkaisu, saavutetaan vielä muutamia lisäetuja kuten ylläpidon yksinkertaistuminen ja esimerkiksi yhteisen myyntipalvelun toimintojen joustava toteutus. Internet-kauppapaikassa hotellit ovat tällöin myös myytävissä kiinteämpänä kokonaisuutena ja integroitavissa yhdellä yhteydellä esimerkiksi GDS-järjestelmiin. Hotellinx Suiten käyttämä Microsoft SQL Server tietokanta ja tarjolla olevat tehokkaat tietoliikennepalvelut luovat turvallisen ja toimivan teknisen perustan tällaisille ratkaisuille. Koska Hotellinx Suite on aito monihotelliohjelmisto, on tällaisten ratkaisujen käytännön toteuttaminen ja ylläpito suoraviivaista ja nopeaa. varaukseen. Kun aiemmin 50 hengen nimilistan syöttöön meni aikaa 20 minuuttia, nyt sama työ on tehty 20 sekunnissa. Hotellinx Suite asiakkaat saavat ominaisuuden seuraavassa ohjelmapäivityksessä ja ominaisuus löytyy Front Officen Luo nimirivit -toiminnosta. Hotellinx muotoilee ehdotuksen viestistä ja käyttäjä voi vielä muokata sitä manuaalisesti. Viesti lähetetään klikkaamalla Lähetä -nappia. Varausvahvistusten lisäksi tekstiviesteillä voidaan myös informoida asiakkaita monenlaisista asioista. Käyttöönotto tapahtuu rekisteröitymällä välityspalvelimelle, josta saadaan käyttäjätunnus ja salasana. Kun parametrit on asetettu, aktivoituu palvelu kaikille Hotellinx-käyttäjille ilman eri toimenpiteitä.

3 Tyynenmeren alueellakin Hotellinxin käyttäjiä JOHN STANLEY ON USEIMPIEN AUSTRALIASSA JA TYYNENMEREN ALUEELLE ASENNETTUJEN HOTELLINX-JÄRJESTELMÄTOIMITUSTEN TAUSTALLA. JOHN ALOITTI YHTEISTYÖN HOTELLINXIN KANSSA MUUTAMA VUOSI SITTEN OLLESSAAN MUKANA PROJEKTISSA, JOSSA PERUSTETTIIN HOTELLIRYHMÄN MANAGEMENT-YHTIÖTÄ. HOTELLIEN VARAUSJÄRJESTELMÄÄ VALITTAESSA HOTELLINX TULI KUVAAN MUKAAN. TÄMÄN JÄLKEEN JOHNIN YHTIÖ ON VUOSI VUODELTA SIIRTÄNYT YHÄ ENEMMÄN TOIMINTAANSA HOTELLINX- JÄRJESTELMIEN MYYNNIN JA TUKIPALVELUIDEN SUUNTAAN. Juuri nyt John on saanut valmiiksi toimitukset Salomo-saarilla, jossa Pacific Casino Hotel otti Hotellinxin käyttöön. Toimitus oli siksikin mielenkiintoinen, että nyt Pacific Casino Hotel issa kaikki toiminnot hotellista ravintoloihin hoidetaan Hotellinx Suitella. Aiemmin hotellilla oli erillinen ravintolajärjestelmä ja hotelliohjelmisto, jolla voitiin hoitaa vain huonevaraukset. Kaikki vanhat järjestelmät ajettiin kerralla alas ja korvattiin Hotellinxillä. Yhden järjestelmän Hotellinx käyttäjäpäivä Vanajanlinnassa Hotelli Vanajanlinnaan kokoontui huhtikuun 19. päivä 90 hotelliammattilaista kuulemaan ja vaihtamaan mielipiteitä hotellien atk-järjestelmien ajankohtaisista asioista. Pääaiheena käyttäjäpäivällä oli verkkolaskujen käyttöönotto. Verkkolaskuista kerrotaan lisää toisaalla tässä lehdessä. Muita aiheita olivat ketjujen integroidut järjestelmät, asiakasrekisterien hallinta, hotellin ja ravintolan hallinta yhdellä järjestelmällä, tietoturva-asiat sekä Hotellinx Suite ohjelmiston uudet ominaisuudet. Aamupäivän aikana kaikilla oli mahdollisuus kuulla yleisellä tasolla päivän aiheista ja lounaan jälkeen jatkettiin kolmessa eri ryhmässä yksityiskohtaisemmalla tasolla. ja ohjelmiston strategia toi omistajille monia etuja, muun muassa kustannusten säästönä ja parantuneena yhteistyönä osastojen välillä. Hotellin sijainti keskellä Tyyntämerta asettaa tiettyjä erityisvaatimuksia järjestelmille. Harvaan asutuilla saarilla ei atk-toimittaja voi pitää paikallisia tukipalveluita vaan lähin apu on usein tuhansien kilometrien päässä. Käytössä pitääkin olla hyvin toimivia ratkaisuja, joiden ylläpidon voi hoitaa vaikka asiakas itse. Ja näin usein tapahtuukin kun asiakas saa Hotelli Vanajanlinna tarjosi hyvät puitteet käyttäjäpäivän onnistumiselle ja tilaisuus päättyi opastettuun kiertokäyntiin Vanajanlinnan historiallisissa maisemissa. Osanottajien antaman palautteen mukaan käyttäjäpäivät koetaan tarpeellisiksi jatkossakin. Käyttäjäpäivien tärkeimpänä tehtävänä tullee olemaan jatkossakin tiedonvälitys käyttäjille nopeasti kehittyvistä tietotekniikan hyödyntämismahdollisuuksista sekä käyttäjien kokemusten ja toisaalta käyttäjien tarpeiden välittäminen ohjelmistojen ja järjestelmien kehittäjille. mm. ohjelmistopäivitykset ladattua suoraan suomalaisen valmistajan palvelimelta. Ohjelmiston automatisoitu päivitys vie hotellilta vain muutaman minuutin ja käyttökatkoksia asiakkailla ei ole ollut, kertoo John. John Stanleyn toimisto on Melbournessa, josta hän matkustaa tuhansienkin kilometrien päähän hoitamaan toimituksia. Vaikka monet asiakkaat ovatkin pitkien lentojen takana, John sanoo nauttivan työstään, jossa saa tutustua moniin erilaisiin ihmisiin ja kulttuureihin. Tyynenmeren saarilla ihmiset ovat erittäin vieraanvaraisia eivätkä työmatkat tunnu raskailta kun määränpäässä odottaa paratiisilliset olosuhteet ja ystävälliset ihmiset. Uutta joustavuutta pakettien hinnoitteluun Hotellinx Suitessa on laajennettu pakettien hinnoittelua monellakin uudella ominaisuudella, joista tässä vain muutama esimerkki. Päivä-, viikko- ja kuukausihintoja voidaan sisällyttää jopa samaan pakettihintaan. Kuukausihintaa voidaan käyttää nyt minkä tahansa pituisen varauksen myyntiin ja Hotellinx laskee tarkan hinnan vaikka yhdelle päivälle. Valituista veloituksista voidaan muodostaa paketteja myös laskutuksen yhteydessä ja lisälaskujen teko valituista veloitusriveistä on entistäkin nopeampaa. Oikea hinta oikeaan aikaan oikealle asiakkaalle saadaan kuin itsestään käyttämällä Hotellinxin Profit Engine -toimintoa. Profit Engine on ainutlaatuinen ohjelma, joka väsymättä valvoo, että hinnoittelu toteutuu sinun antamiesi ohjeiden mukaan, vaikka itse olisit lomalla. Hyvin myyvillä jaksoilla erikois- ja tarjoushinnat sulkeutuvat pois ja tulevat taas esille niille päiville, joilla kysyntä on heikompaa. Profit Enginen hienous piilee myös siinä että se ei vaadi käyttöönoton jälkeen paljoakaan henkilöresursseja vaan hoitaa tehtävänsä huomaamattomasti mutta tehokkaasti. 3

4 Verkkolaskut muodostetaan. Verkkolasku päätetään vastaanotossa kuten tavallinenkin lasku. Verkkolaskuja voidaan katsella selaimella. Asiakas saa laskun verkkolaskuna jos hänellä on verkkolaskutunnus. Ja muuten paperilaskuna. Verkkolaskut sisältävä xml-tiedosto poimitaan pankkiyhteysohjelmalla. Kaikki verkkolaskut ovat yhdessä xml-tiedostossa. Verkkolaskun välittäjä toimittaa laskun asiakkaalle. Verkkolaskutus yleistyy hotelleissa 4 Finvoice on Suomen Pankkiyhdistyksen kehittämä ja hyväksymä verkkolaskustandardi. Finvoice verkkolaskumääritys kertoo tarkasti millainen verkkolaskun pitää olla. Finvoice määrittelee että verkkolasku on XML-tiedosto, joka noudattaa annettua esitysmuotoa. Vaikka verkkolasku onkin sähköinen tiedosto, on se milloin tahansa avattavissa katseltavaan muotoon tietokoneen näytölle ja tulostettavissa kirjoittimelle. Eli käytännössä verkkolasku on verrattavissa tavalliseen laskuun, jolla on tarkasti määritelty Verkkolaskutusominaisuus on saatavissa Hotellinx Suite -ohjelmistoon syksystä 2005 lähtien. muoto ja joka on paperitulostuksen lisäksi myös sähköisessä muodossa. Koska verkkolaskun rakenne on aina sama, osaavat myös tietokoneohjelmat käsitellä sitä. Verkkolaskujen lähetystapa takaa laskujen varman perillemenon. Useimmat suuret pankkiryhmät välittävät Finvoice-laskuja. Tämän lisäksi on muitakin verkkolaskuja välittäviä yrityksiä. Eli verkkolaskujen lähettämiselle ulkoiset edellytykset ovat kunnossa. Jotta verkkolaskutus voidaan aloittaa, hotelli tietysti tarvitsee verkkolaskujen muodostamisen osaavan laskutusohjelman. Verkkolaskuja voi muodostaa muun muassa MONET YRITYKSET OVAT SIIRTYMÄSSÄ LASKU- TUKSESSAAN VERKKOLASKUTUKSEEN JA MYÖS VERKKOLASKUJEN VASTAANOTTOON. HOTELLIT SAAVATKIN YHÄ USEAMMALTA ASIAKKAALTAAN KIRJEEN, JOSSA KERROTAAN ASIAKASYRITYKSEN SIIRTYVÄN SÄHKÖISEEN LASKUJEN KÄSITTELYYN. ETENKIN SUURET JA KESKISUURET YRITYKSET TOIVOVAT TAI JOPA EDELLYTTÄVÄT ETTÄ SAAPUVAT LASKUT TULEVAT SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA. NÄIN OLLEN HOTELLIT OVAT NYT SELVITTÄMÄSSÄ MITEN VERKKOLASKUTUS ON KÄYTÄNNÖSSÄ MAHDOLLISTA TOTEUTTAA. FINVOICE-STANDARDI ANTAA TÄHÄN HYVÄT EDELLYTYKSET. pankkien pankkiyhteysohjelmilla sekä useilla laskutus- ja kirjanpito-ohjelmilla. Näitä käytettäessä joudutaan kuitenkin laskutukseen liittyvä tieto siirtämään tai huonoimmassa tapauksessa syöttämään uudelleen laskutusohjelmaan ja käsittelemään laskua vielä uudelleen laskutusohjelmassa. Jotta tältä vältytään, tarvitaan itse hotelliohjelmistoon verkkolaskutusominaisuus. Verkkolaskutusominaisuus on saatavissa Hotellinx Suite -ohjelmistoon syksystä 2005 lähtien. Verkkolaskutusohjelma tulee hotelliin normaalien Hotellinx-päivitysrutiinien mukana ja ominaisuus otetaan käyttöön tilaamalla ominaisuuden aktivoiva Hotellinx-lisenssinumero. Mitä verkkolaskutukseen siirtyminen käytännössä tarkoittaa ja mitä käyttöönottoa Verkkolaskutusasiakkaiden ja muiden asiakkaiden laskut käsitellään vastaanotossa täsmälleen samalla tavalla. ennen on tehtävä? Kun ohjelmisto on päivitetty, tehdään verkkolaskutussopimus esimerkiksi oman pankin kanssa. Pankki antaa hotellille verkkolaskutunnuksen, joka talletetaan Hotellinx-ohjelmiston parametreihin. Tämän jälkeen ollaankin valmiita käyttöönottoon. Oheisessa kuvassa näytetään verkkolaskujen käsittelyn eri vaiheet käytettäessä Hotellinx-ohjelmistoa. Verkkolaskutusasiakkaiden ja muiden asiakkaiden laskut käsitellään vastaanotossa täsmälleen samalla tavalla. Jos asiakkaalla on Hotellinxin asiakasrekisterissä verkkolaskutustunnus, voidaan lasku välittää loppuun asti sähköisesti. Jos tunnusta ei ole, voi hotelli joko huolehtia laskun tulostuksesta ja lähettämisestä itse tai toimittaa tällaisen laskun eteenpäin verkkolaskuoperaattorilleen, joka huolehtii tulostuksesta ja postituksesta. Reskontraan kaikki laskut siirtyvät automaattisesti. Verkkolaskujen maksut saapuvat samalla tavalla kuin muidenkin laskujen maksut eli yleisimmin viitemaksuina suoraan reskontraan. Verkkolaskutukseen siirtyminen tuo hotellille merkittäviä säästöjä niin työmäärässä kuin suorissa kustannuksissakin. Koko laskutusprosessi on valmis samalla kun asiakas

5 kirjoittaa itsensä ulos hotellista. Jo aiemmin luottokorttimaksut on hoidettu täysin automaattisesti ja nyt myös laskutus tapahtuu yhtä vaivattomasti. Jo tässä vaiheessa kustannussäästöt ovat hotellille melkoiset verrattuna paperilaskujen lähetysprosessiin. Verkkolaskujen käytöstä saatava hyöty hotellin omassa toiminnassa riippuu paljolti siitä miten laskutus on käytännössä järjestetty. Jos verkkolaskua ei voida tuottaa suoraan hotellin atk-järjestelmästä, voi työmäärä jopa lisääntyä verrattuna paperilaskuihin. Verkkolaskut siirtyvät suojatusti sähköisessä muodossa avoimessa verkossa. Ne ovat asiakkaan yrityksessä jo seuraavana työpäivänä ja siirtyvät siellä automaattisesti Kustannussyistäkin on ymmärrettävää, että yritykset laskujen hyväksy- ostoreskontraan ja haluavat käyttää tysjärjestelmään. Eli vain sellaisten asiakasyritys hyötyy verkkolaskusta hotellien palveluita, joista laskut säästymällä laskun tulevat sähköisessä muodossa. manuaaliselta syöt- skannaukselta tai tämiseltä ostoreskontrajärjestelmään. Kun lasku saadaan nopeasti asiakkaan järjestelmään, tulee myös maksu todennäköisemmin tapahtumaan ajallaan. Kustannussyistäkin on ymmärrettävää, että yritykset haluavat käyttää vain sellaisten hotellien palveluita, joista laskut tulevat sähköisessä muodossa. Verkkolaskujen muodostamisessa hotelliympäristössä on erityisesti huomioitava liitteiden käsittely. Yleisimmät laskujen liitteet ovat nimilistat ja kuitit ostoksista eri osastoilta kuten ravintolasta. Hotellinx sisällyttää nimilistan huone- ja asumisaikatiedoilla automaattisesti osaksi sähköistä laskua. Kun samalla laskulla laskutetaan sekä hotellissa että ravintolassa syntyneitä ostotapahtumia, on näiden tapahtuminen siirtyminen rivikohtaisesti verkkolaskulle järjestettävä. Verkkolaskun mukana ei voi lähettää kuittinippua kuten tehtiin paperilaskulla. Verkkolaskustandardi sinällään on joustava sen suhteen miten tarkasti laskulla ostokset eritellään. Esimerkiksi verkkolaskulla voidaan paketti laskuttaa yhtenä rivinä vaikka siihen kuuluisi useita palveluita. Kirjanpitolaki ja arvonlisäverolaki ensisijaisesti määrittää sen miten käytännössä tulee toimia. EU:n laskutus-direktiivin astuttua voimaan , on verkkolaskutus mahdollista, ainakin teoriassa, koko EU:n alueella. Koska direktiivi sallii maakohtaisia poikkeamia, niin käytännössä ei rajojen yli tapahtuva sähköinen laskutus ole yleistynyt juuri ollenkaan. Koko EU:n kattavaa standardia ei ole näköpiirissä ja siksi tarvitaan erityisjärjestelyjä kun laskutetaan maasta toiseen. Myös maiden sisällä on käytössä erilaisia, joskus jopa yrityskohtaisia laskutusmuotoja. Ennen kuin eri muotojen väliset muunnokset tapahtuvat sujuvasti on paperilasku yleisin vaihtoehto ulkomaan laskutukseen. Onko väliä miten myydään Internetissä? HotellinxNet Internetvarauksista provisiot ovat 0% VUONNA 2004 HOTELLIVARAUKSISTA TEHTIIN 16 % INTERNETIN VÄLITYK- SELLÄ. ENSI VUODEN AIKANA MÄÄRÄ TULEE NOUSEMAAN 25 %:IIN KAIKISTA VARAUKSISTA. PUOLET NÄISTÄ VARAUKSISTA TEKE- VÄT LOPPUASIAKKAAT ITSE. Hotellihuoneita myyviä välittäjiä ja hotellien omia varauspalvelimia on Internetissä tuhansia ja hotellit saavat niiden kautta jo merkittävän osaan myynnistään. Välittävillä palveluilla on kuitenkin myös haitallisia vaikutuksia hotellien toimintaan ja kannattavuuteen: asiakassuhde siirtyy pois hotellilta, hinnasta tulee asiakkaan tärkein päätöskriteeri sekä varausten jakelusta joudutaan maksamaan. Eurohostelilla oli käytössä jo Hotellinxin ensimmäisen sukupolven Internet-kauppapaikka Weblinx. Kun HotellinxNet julkaistiin, oli Eurohostel sen ensimmäisiä käyttöönottajia. Eurohostelin toimitusjohtaja Kyösti Karjarinta kertoo että Internetmyynnillä on merkittävä rooli hotellin markkinoinnissa. Jo vuosia Internetin kautta on tullut parikymmentä prosenttia myynnistä ja tämä osuus on kokoajan selvässä kasvussa. Kyösti korostaa myös Internet-myynnin vähäisiä kustannuksia. Lisäksi hinnoittelu voidaan tehdä hyvin suunnitelmallisesti ja tarkkaan kohdistetusti eri asiakasryhmille. Halutessaan pitää asiakassuhteen itsellä ja välttyäkseen kalliilta välitysmaksuilta, hotellin on perustettava oma myyntipaikka, joka on integroitu hotellin varausjärjestelmään ja hinnoitteluun, parhaassa tapauksessa myös Yield Management -järjestelmään. Sadan huoneen hotelli joutuu myydessään 15 % kapasiteetistaan Internetin kautta maksamaan pelkkiä välityskuluja kymmeniä tuhansia euroa vuodessa. Kun tähän lisätään tarjoushintojen lisääntyvästä käytöstä tulevat menetykset, nousevat kustannukset vielä tästäkin huomattavasti. Hotellin tulevaisuuden ja kannattavuuden kannalta on tärkeää pitää asiakassuhteet itsellä ja myydä huoneet suoraan asiakkaille ilman välityskuluja. Hotellinx Suitella varmistat kannattavuuden myös tulevaisuudessa. Hotellinx mahdollistaa hotellihuoneiden myynnin ilman välikäsiä ja kustannuksia Eurohostel ja Hesehotelli osaavat myydä Internetissä Myyntiin ei sitoudu juurikaan omia resursseja ja myyntiä voidaan jatkaa viimeiseen huoneeseen asti ilman ylibookkausvaaraa. Ja ehkä kaikkein merkittävin asia on, että omalta Internet-kauppapaikalta tehdystä myynnistä ei synny kustannuksia: ei provisioita eikä välityskuluja. Jo yksin tällä on monien prosenttien vaikutus huonemyynnin katteeseen. Tiesitkö että Hesburger-pikaruokaketjulla on myös hotelli. Kesällä 2004 avattiin Turun keskustassa Hesehotelli hienosti restauroituun funkkistaloon. 15 huoneen jatkuu sivulla 7 5

6 Monet osajärjestelmät ovat täysin erillisiä ja useiden eri yritysten toimittamia. Näiden välisten yhteyksien rakentamisesta ja ylläpitämisestä aiheutuu ylimääräisiä kuluja niin hankinta- kuin ylläpitokus- Kokonaisratkaisulla merkittäviä etuja Kokonaisratkaisu yksinkertaistaa järjestelmää HOTELLIEN TIETOJÄRJESTELMÄT MUODOSTUVAT USEISTA ERILLISISTÄ OSAJÄRJESTELMISTÄ JA MONIEN OSAJÄRJESTEL- MIEN VÄLILLE ON RAKENNETTU LINKKEJÄ TIEDONSIIRTOA NOPEUTTAMAAN JA HELPOTTAMAAN. VASEMMALLA OLEVASSA PIIRROKSESSA ON KUVATTU NYKYÄÄN MELKO TYYPILLINEN HOTELLIN TIETOJÄRJESTELMÄ. 6 Lapin Urheiluopisto on laaja palvelukokonaisuus, joka käsittää majoitustoimintaa kahdessa yksikössä, ravintoloita, koulutusta, kuntoutusta, valmennusta, seikkailuja, kylpyläpalveluita ja ohjattua liikuntaa. Kun palvelut vielä sijaitsevat laajalla alueella, oli välttämätöntä kehittää keskuksen atk-järjestelmää niin että tällaisen monipuolisen kokonaisuuden resurssit saadaan tehokkaasti hyödynnettyä, kertoo markkinointisuunnittelija Mika Laurell. Mika Laurell piti myynnin ja markkinoinnin kannalta välttämättömänä, että myyntipalvelulla on samassa järjestelmässä tilanne kaikilta osastoilta. Nyt meillä on Lapin Urheiluopisto päätyi laajaan kokonaisratkaisuun kaikkien yksiköiden tiedot keskitetty samalle palvelimelle. Riippumatta siitä, mistä yksiköstä asiakkaan palveluvaraukset tehdään, näkyvät hänen varauksensa heti kaikkialla missä hän asioi. Samalla tavalla myös laskutukseen liittyvät asiat kertyvät selkeäksi kokonaisuudeksi. Ryhmälasku ja henkilökohtaiset laskut on tehtävissä kaikilla osastoilla lähtöselvityksen yhteydessä. Erillisiä järjestelmiä integroimalla emme olisi saaneet riittävän joustavaa ratkaisua vaan päädyimme Hotellinxin tarjoamaan kokonaisuuteen, jossa on kaikki mitä tällaiselta järjestelmältä odotimme, jopa kassapäätteet. tannuksinakin. On tietysti selvää ettei tällaisten monimutkaisten järjestelmien rakentaminen ole tarkoituksenmukaista itse asioiden toimimisen kannalta. Tällaiseen tilanteeseen on jouduttu pakosta kun tarjolla ei ole ollut hotelleille tarkoitettuja laajempia kokonaisjärjestelmiä. Vaikka erimerkiksi hotellissa operatiivisen toiminnan hotellijärjestelmä eli huoneiden varaus- ja laskutusjärjestelmä on toiminnallisesti hyvin kiinteästi yhteydessä ravintolan laskutusjärjestelmään, toimivat hotellit useimmiten erillisillä järjestelmillä. Vaikka nämä järjestelmät olisikin yhdistetty toisiinsa veloitusten siirtotoiminnon osalta, aiheutuu erillisistä järjestelmistä vielä paljon päällekkäistä työtä. Tilanne on samankaltainen eräiden muidenkin osajärjestelmien kohdalla. Tällaiseen tilanteeseen ei varmaankaan ole jouduttu siitä syystä, että hotellit nimenomaan haluaisivat erillisiä järjestelmiä, vaan koska kokonaisjärjestelmiä ei yksinkertaisesti ole aiemmin ollut tarjolla. Kokonaisjärjestelmä tietysti minimoi erillisten tiedonsiirtolinkkien rakentamistarpeen, mutta kokonaisjärjestelmällä saavutetaan myös monia muita jopa vieläkin merkittävämpiä etuja. Kun yksi ja sama järjestelmä kattaa esimerkiksi hotellin ja ravintolan toiminnot varauksista laskutukseen, saavutetuilla eduilla on merkittävä vaikutus yrityksen toiminnan tehokkuuteen ja sitä kautta myös tulokseen. Päivittäiset rutiinit yksinkertaistuvat kun kaikki laskut hoidetaan samalla ohjelmistolla ja myyntiin liittyvä kokonaisraportointi on heti valmis. Myös henkilökunta voi hoitaa useampia tehtäviä kun eri osastojen tehtävät voidaan tehdä samalla ohjelmalla. Myös uusien työntekijöiden koulutus on edullisempaa ja nopeampaa, kun on opittavana vain yksi ohjelmisto. Merkittäviä säästöjä saavutetaan myös ohjelmistohankinnoissa ja ohjelmistojen ylläpitokuluissa.

7 jatkuu sivulta 5 Eurohostel ja Hesehotelli osaavat myydä Internetissä hotellilla on ainutlaatuinen toimintakonsepti. Ensinnäkin hotellin huoneet myydään Internetin välityksellä. Varatessaan asiakas myös maksaa huoneen ja mahdolliset lisäpalvelut kuten aamiaisen ja autopaikan. Saapuessaan asiakas on valmiiksi tuloselvitetty ja lähtiessään hänen ei tarvitse edes käydä vastaanoton kautta. Kaikissa Hotellinx Suomen suosituin hotelliohjelmisto Hotellien operatiivista toimintaa hoidetaan atk:n avulla jo lähes kaikissa hotelleissa. Atk:sta on muutamassa vuodessa tullut selkeästi osa hotellien kehitysstrategiaa. Kun aiemmin atk:n tehtävänä oli tietojen rekisteröinti ja raportointi, on nyt huoneissa on nykyaikaiset PC-tietokoneet Internet-yhteyksineen. Tietokoneet toimivat myös televisioina. Muutenkin huoneet ovat hyvin varusteltuja ja tilavia. Samassa rakennuksessa oleva Hesburger-ravintola palvelee myös aamiaisravintolana. Järjestelmä perustuu HotellinxNet Internet -varausohjelmistoon. Majoitusliikkeiden johdon yhdeksi tärkeäksi tehtäväksi onkin muodostunut toimivan tietotekniikkastrategian luominen. atk:lla merkittävä rooli myös markkinoinnissa ja liiketoiminnan suunnittelussa. Kaiken kaikkiaan atkjärjestelmät ovat jo mukana miltei kaikilla toiminnan osa-alueilla. Majoitusliikkeiden johdon yhdeksi tärkeäksi tehtäväksi onkin muodostunut toimivan tietotekniikkastrategian luominen. Hotellinx Finlandin vuoden 2005 talvella teettämän selvityksen mukaan Suomessa suurin osa yli 20 huoneen majoitusliikkeistä käyttää varta vasten majoitusalalle kehitettyjä atk-järjestelmiä. Suomessa on 1860 majoitusliikettä. Yli 20 huoneen majoitusliikkeitä on 700 kpl. Näistä 84 % on hankkinut alalle Asiakkaiden käyntihistoria kohdistetun markkinoinnin perusta Hotellinx Suite tallentaa nyt myös ketjujen asiakkaiden käynnit keskitetysti. Tämä mahdollistaa monipuolisten kanta-asiakasohjelmien toteuttamisen ja kohdistetut markkinointikampanjat vanhoille asiakkaille. Jokaiseen varaukseen voidaan liittää myös kampanjakoodi tai varauksen lähde. Jälkikäteen voidaan analysoida eri kampanjoiden tuomaa myyntiä yleisellä tasolla sekä asiakaskohtaisesti. Näin saadaan palautetta eri kanavien ja kampanjoiden toiminnasta ja tehokkuudesta eri aikoina ja eri asiakassegmenteissä. Muut kotimaiset ohjelmat 16 % Tuontiohjelmat 36 % Hotellinx 48 % suunnitellun varaus-, asiakashallinta- ja laskutusjärjestelmän. Hotellinx-ohjelmistoja on 48 % Suomessa käytössä olevista hotellien atk-järjestelmistä. Muiden kotimaisten toimittajien osuus on 16 % ja tuontiohjelmistojen osuus 36 %. Jos suljetaan pois yli kymmenen vuotta vanhat merkkipohjaisiin käyttöliittymiin perustuvat atk-järjestelmät, niin Hotellinxin osuus käyttäjistä nousee yli 70 %:n. Lipuke-tulostuksella apu lippulappu rumbaan Hotellinx Suitella saa kätevästi tehtyä hintapaketin kupongit jokaiselle päivälle ja henkilölle. Jokainen kuponki voi sisältää yksilöllisen graafisen kuvan, jolloin kuponkien tunnistaminen on helppoa. Ennakkojen seuranta hallintaan viitemaksuilla Hotellinx Suiteen on nyt toteutettu monien myyntipalveluiden ykköstoive: ennakkomaksujen automaattinen seuranta. Yhä useammin varauksista lähetetään asiakkaille ennakkolasku. Näille laskuille Hotellinxissä on nyt oma seurantansa. Jos ennakkomaksua ei ole saapunut sovittuun päivään mennessä, voidaan Hotellinx jopa määrätä peruuttamaan varaus automaattisesti. Ennakkolaskussa olevalla viitenumerolla saapunut maksu kohdistetaan laskun lisäksi myös varaukselle. Saapuneesta maksusta tehdään kirjaus valmiiksi asiakkaan laskulle, jotta se tulee huomioitua vähennyksenä kun asiakas maksaa loppulaskun. Sähköpostilla uusia käyttökohteita Sähköpostilla voidaan nyt automaattisesti lähettää informaatiota esimerkiksi tiettynä päivänä saapuville tai lähettää tyytyväisyyskysely juuri lähteneille vieraille. Asiakastietokannasta voidaan tehdä otantoja monien eri kriteerien mukaan ja esimerkiksi lähettää yksilöllisiä tarjouskirjeitä. Uusia Hotellinx Suite asennuksia on tehty ennätysmäärä Hotellinx Suite ohjelmiston ovat ottaneet käyttöön viimeisen vuoden aikana muun muassa Palace Hotelli, Hotelli Linna, Hotelli Vanajanlinna ja Linna Golf Oy, Tahko Spa hotelli, kylpylä ja ravintolamaailma, Kruunupuisto Punkaharjun kuntoutuskeskus, Hopeaniemen kuntoutuskeskus, Kokkolan Seurahuone, Hotelli Onnentähti, Hotelli Ellivuori, Hotel Astor, Aurora Chalets ja Snow Games Safaris, Syötteen Eräpalvelut, Hotelli Aakenus, Lepaan Matkailu, Hotelli Kalatori, Tammisaaren Kaupunginhotelli, Lärkkulla, Basecamp Oulanka, Kurssikeskus Metsäkartano, Saimaan Sydän yritysverkosto, Liinamaa Palvelut, Lomakylä Santalahti, Lönnrot Opisto, Katajiston Kartano, Hotelli Milton, Hotelli Haapalinna, Retkipalvelu Stella Polaris, Särkänniemi, Hesburger Hotelli, Kuntoranta, Anttolanhovi, Hotelli Kuninkaantie 7

8 Hotellinx Finland Puh