LASKUTUS SAA UROT LIIKKEELLE

Transkriptio

1 MPC-TESTI LASKUTUSOHJELMAT Pieninkin yritys hoitaa laskutuksen mielellään itse, sillä se saa euron liikkumaan. Laskutusohjelmia saa edullisesti eikä monipuolinenkaan tuote välttämättä maksa paljon. VERTAILUSSA Balanssi Billeri 2.0 Bookmaster Laskutus 2002 Compact Dirika First Office Henix Laskutusohjelma MLK 9 for Windows Nova Standard Reimari 2000 TEKSTI: ARI HAAPALAINEN PIIRROS: ERIC LERAILLEZ LASKUTUS SAA UROT LIIKKEELLE Taloushallinnon ohjelmilla tehdään samoja asioita, mutta silti tuotteissa on suuria eroja. Selkeä ja looginen liittymä helpottaa käyttöönottoa. 40 MikroPC 12 / 2002 W W W. M I K R O P C. N E T

2 > Pienen yrityksen ainoalla työntekijällä on harvoin aikaa paneutua taloushallintoon. Niin kauan kun tilillä on katetta ja kassassa euroja, kirjanpidon voi ulkoistaa tilitoimistoon ja keskittyä siihen, minkä osaa itse parhaiten. Vaatimukset muuttuvat kun yrityskoko kasvaa ja joku alkaa hoitaa talousasioita työkseen. Silloin on voitava hakea tuotteet ja asiakkaat nopeasti tietokannasta ja raportoida myynnistä, ostoista ja varastotilanteesta liki tosiaikaisesti. Muita tehtäviä voivat olla palkanlaskenta ja jopa kirjanpito. Useimmat laskutusohjelmat ovat helppoja käyttää ja laitteistoksi riittää pentium-mikro. MikroPC vertaili kymmentä pienen yrityksen windows-pohjaista laskutusohjelmaa, jotka valittiin internetistä löytyneiden tietojen perusteella. Jo 200 eurolla valikoima kattaa kymmeniä vähimmäisvaatimukset täyttäviä tuotteita. Kevyttä sarjaa edustavat Reimari, MLK 9 sekä Billeri ja seuraavaa porrasta Dirika sekä FirstOffice, joihin löytyy tarvittaessa jo taloushallinnon kaikki keskeiset osat. Vertailun monipuolisimmat ohjelmat ovat Balanssi, BookMaster ja Henix, Compact ja Nova Standard. RAUHA MAASSA Pari vuotta sitten vuosituhannen vaihtuminen ja vuotta myöhemmin eurokonversio teettivät töitä taloushallinnon ohjelmistotaloille. Ohjelmistot selvisivät valuutanvaihdoksesta yleensä hyvin, mutta kaksoiskonvertointi teetti töitä monissa yrityksissä. Tähän verrattuna kuluva vuosi on rauhallinen. Suurten muutosten sijasta päivitykset ovat viilailua ja bugikorjauksia. Mutta samalla kaupankäynti on hidastunut ja uusia asiakkaita löytyy lähinnä uusista yrityksistä. Vertailussa pienelle yritykselle sopivat ratkaisut HAE ENSIN DEMO NETISTÄ Useimmista ohjelmista voi hakea valmistajan kotisivuilta pari viikkoa toimivan esittelyversion. Muut rajoitukset, kuten tulostamisen esto, vaikeuttavat kokeilemista. Alle kymmenen megatavun kokoisen tuotteen voi ostaa modeemillakin netin kautta, varsinkin kun harvaan ohjelmaan enää kuuluu painettua käyttöohjetta, mikä on sääli sillä pdf-tiedosto ja avusteet eivät korvaa paperia alussa. Aluksi laskutusohjelmaan täytyy tallettaa oman yrityksen tiedot, jotka tulostuvat mukaan laskuun. Ohjelmat valvovat tietojen virheettömyyttä minkä pystyvät ja havaitsevat esimerkiksi virheellinen pankkitilinumeron. REKISTERIT HALLINTAAN Jatkuva käyttö paljastaa tuote- ja asiakasrekistereiden toimivuuden. Useimmiten tuote löytyy valmiiksi tietokannasta, mutta joskus se täytyy perustaa laskua tehtäessä. Parhaimmillaan jo uusi tuotenumero laskun kentässä avaa tietokannan täydennettäväksi, mutta usein tietokanta täytyy avata erikseen. Aina nimikettä ei edes haluta rekisteriin. Esimerkiksi satunnais- tai poistotuotteita myytäessä riittää, että tuotteen voi lisätä tekeillä olevaan laskuun ilman rekisteripäivitystä. Tämä onnistuu useimmilla pikkuohjelmilla, mutta ei tietokantaan perustuvilla järjestelmillä. Tuotekoodissa voi yleensä käyttää sekä numeroita että kirjaimia. Tavarantoimittajan koodi käy yleensä sellaisenaan. Omien tuotteiden koodit kannattaa valita siten, että ne kertovat suoraan tavaran laadun. Erikoismerkkejä pitää välttää, jos tuotekoodista luodaan viivakoodi. Asiakastunnukset ovat yleensä vain numeroita, mutta joskus kirjaimilla voi luoda ryhmiä ja liittää niihin omia hinnastoja tai alennuksia. Valitettavan monen ohjelman vakio- W W W. M I K R O P C. N E T MikroPC 12 /

3 MPC-TESTI LASKUTUSOHJELMAT NÄIN TESTATTIIN asiakastiedot ovat liian suppeita. Joskus puuttuu tila esimerkiksi eri toimitus- ja laskutusosoitteille ja vielä useammin www- ja sähköpostiosoitteelle. Ne kuuluvat nykyaikaiseen asiakasrekisteriin, vaikka päätyvätkin vain harvoin laskuun. Joskus sähköpostiosoitteen voi lisätä yhteyshenkilön tietoihin ja www-osoitteen kakkososoitteeksi. RAPORTIT JA TULOSTEET Myös raportointiominaisuudet vaihtelevat. Jotkut ohjelmat osaavat katetuottolaskennan, mutta yleensä tarjolla on vain reskontrista laskettavia asiakas-, myyjä- tai tuotekohtaisia myyntitilastoja. Graafit ovat pelkkiä numeroita havainnollisempia. Tärkeintä on kuitenkin kirjoittaa ja tulostaa laskuja. Sähköinen laskutus on vasta alussa, joten useimmat laskut päätyvät lopulta paperille ja postiin. Yksinkertaisimmillaan riittää yksi - viitenumerolla ja ehkä viivakoodilla - varustettu tilisiirtolomake. Kaikki ohjelmat osaavat tulostaa esitäytetyille lomakkeille ja jotkut erikoisempiakin kuitteja ja lomakkeita, jopa postin ja matkahuollon vakiolomakkeita. Lomakemuotoilijoina ohjelmat ovat kömpelöitä eikä windowsin graafisuutta käytetä täysin hyväksi. Ohjelman toimintaa ja käytettävyyttä selvitettiin luomalla tuotetietokanta ja asiakasrekisteri ja tekemällä useita mallilaskuja. Sovelluksia käytettiin ja arvioitiin pääasiassa sellaisenaan valmiina työkaluna, joita ei ole tarkoitus muokata lukuunottamatta tietokannan kenttiä, tulostuslomakkeita ja raportteja. Testilaite oli tehokas Windows pc. Suorituskykymittauksia ei tehty, sillä toimintojen sujuvuus, käytön helppous ja komentorakenteiden loogisuus ratkaisevat tehon. TUOTEARVIOT MIKROPC VALINTA on suositeltava tuote tai palvelu, joka nousee vertailussa ryhmänsä kärkijoukkoon. MIKROPC VOITTAJA on tuote, joka on MPC-testissä osoittautunut selvästi vertailuryhmänsä parhaaksi. BALANSSI Balanssin laskutus-myyntireskontra ovat erillisiä ohjelmia, mutta tarpeen vaatiessa löytyy myös suora linkitys kirjanpitoon. Perusversiota laajemmassa Balanssi Plussassa toimii myös suoriteperustainen kirjanpito, jossa osasuorituksetkin hyväksytään. Plussalla onnistuvat myös viivakoodit, käteislaskun ja maksumuistutuksen tulostus sekä tuotekohtainen verokanta. Balanssin perusasetukset on koottu samaan ikkunaan välilehdille ja esimerkiksi uuden asiakkaan Balanssi näyttää laskussa vain asiakkaan tunnuksen, nimen ja osoitteen. Puhelinnumero, webja sähköpostiosoite jäävät pois, erillisestä toimitusosoitteesta puhumattakaan. luominen aloitetaan yksinkertaisesti painamalla isosta plussa-napista. Myös asiakas- ja tuotetietoja, maksuehtoja ja yksiköitä on helppo muokata, mutta täytettäviin tietoihin ei voi tehdä itse lisäkenttiä. Perustiedot ovat täydellisemmät. Tuotetiedoissa on annettava myös myyntitilin numero ja sen voi valita nopeasti tilikartan luettelosta. Laskun eräpäivä määräytyy erikseen pikkukalenterista asetettavan laskutuspäivän mukaan ja myös toimituspäivän voi valita erikseen kalenterista. Asiakastiedoissa alunperin annettu maksuehto istuu melko tiukassa, sillä suoraan laskuun vaihdettu maksuehto ei vaikuttanut eräpäivän laskentaan. Laskun tuotetiedot lisätään tuoterekisteristä ja uuden tuotteen voi lisätä laskua tehtäessä. Perustietojen kautta tuoterekisteriin meno vaatisi hylkäämään keskeneräisen laskun, sillä aktiiviseksi saa vain yhden ikkunan, mikä on puute muuten selkeässä ohjelmassa. Lomakesuunnittelu puuttuu ja mukana tulee vain Suomen Pankkiyhdistyksen lomake SPY 4410 ja ilman tilisiirtoa tulostuva tyhjä laskupohja. Logoksi käy enintään 16 x 88 millin kokoinen bmp-tiedosto. Balanssi on siistin näköinen. Värit ja kuvakkeet elävöittävät ulkoasua, mutta toiminnallisuudessa on pieniä puutteita ja välineet tietokannan muokkaamiseen puuttuvat. Varmuuskopiointi on toteutettu erillisellä ohjelmalla. + PERUSTIETOJEN TÄYTTÖ IKKUNOINTITEKNIIKKA BILLERI 2.0 Billeri 2.0 on mukavan selkeä laskutusohjelma. Mukana on myyntireskontra, muttei muuta, esimerkiksi varastovalvontaa tai laajennusta kirjanpitoon. Laskupohjalla ja rekistereissäkin tiedot esitetään valkealla pohjalla ilmaan apuviivoitusta, mikä saa ohjelman näyttämään hiukan ankealta ja keskentekoiselta. Perustietoja täytettäessä Billeri osaa huomauttaa virheellisestä pankkitilinumerosta ja antaa jatkaa vastaa, kun virhe on korjattu. Perustiedot kattavat yleisimmät tarpeet internet-yhteystietoineen. Satunnaisen asiakkaan tiedot voi kirjoittaa suoraan laskuun ja halutessaan tämän jälkeen tallettaa tiedot myös asiakasrekisteriin. Vakioasiakkaat ja -tuotteet saa nopeasti valittua pudotusvalikosta. Uuden tuotteen voi myös kirjoittaa suoraan kenttään. Valmiita laskupohjia ei ole, mutta vanha lasku voi toimia uuden pohjana. Billeri tekee myös maksumuistutukset eli karhut, mutta erillistä tietokantaa niille ei ole. Maksuehtoja Billerissä voi muokata vapaasti, toimitusehtoa tai toimitustapaa laskuun sen sijaan ei saa. Arvonlisävero ilmoitetaan las- 42 MikroPC 12 / 2002 W W W. M I K R O P C. N E T

4 > kussa myös tuoterivikohtaisesti, mikä puuttuu joistain ohjelmista. Sen sijaan koko laskun summa ja verotiedot puuttuvat näytöltä vaikka tulostuvatkin paperille. Tuoteriveille voi vapaasti kirjoittaa tuotteen hintatiedon joko verollisen tai verottoman hinnan sarakkeeseen ja ohjelma laskee toisen. Tämäkin yksinkertainen mahdollisuus puuttuu yllättävän monesta ohjelmasta. Billeri antaa automaattisesti asiakas- ja tuotenumeron, jotka voi muuttaa ja laskee viite- sekä laskunumeron. Keskeneräisiä laskuja ei voi hakea laskunumeron perusteella. Myyntireskontrassa voi seurata laskujen muutoksia halutulta ajanjaksolta myös graafisesti. Vuosijaksotus löytyy ja aikajana voi olla jopa viisi vuotta. Lasku siirtyy tulostamisen jälkeen automaattisesti myyntireskontraan. + HELPPOKÄYTTÖINEN LASKUPOHJAT BOOKMASTER LASKUTUS 2002 Bookmasterista on tarjolla laskutuksen lisäksi koko taloushallinnon paketti aina kirjanpitoa ja palkanlaskentaa myöten. Testissä kokeiltiin laajinta 2002-versiota, mutta alkuun pääsee myös halvemmalla Lite-versiolla. Bookmasterissa tilinumeroa ei voi valita tilikartan luettelosta, vaan se täytyy kirjoittaa käsin. Perustiedoissa voi myös valita käyttääkö Billeri osaa lisätä laskuun bittikartan tai tekstilogon ja muokkaukseen on näppärät välineet. Käytössä ovat kaikki windowsin fontit väreineen sekä tekstien sijoitusta logoruudussa ohjaavat nuolet. asiakas- ja tuotenumeroautomaattia vai omia numeroita tai koodeja. Tuotteisiin voi liittää myös EANkoodin. Vain Bookmaster ja Compact osaavat tarkistaa pankkitilin numeron suomalaisen standardin perusteella. Bookmaster osaa laskea ostohinnasta ja kateprosentista myyntihinnan tai vaihtoehtoisesti osto- ja myyntihinnasta kateprosentin, mutta yksikkötiedot puuttuvat. Bookmasters yrittää tarjota kaikki mahdolliset järkevät käyttötavat ja sen vuoksi valintoja on jopa sekavuuteen asti. Esimerkiksi tuote- tai asiakastietoja voi hakea eri tavoin. Yleensä tuote haetaan koodin tai nimen ja asiakas nimen perusteella. Tietokantakenttiä on paljon, mikä on hyvä, sillä niitä ei voi lisätä itse. Myös valmiin laskun tulostamiseen on monta vaihtoehtoa: tulostin, sähköposti, html, pdf, rtf. Bookmaster antaa muokata valmiiden raporttien kenttiä, viivoja ja bittikarttakuvia, mutta työskentely Bookmaster aukeaa täyden ruudun näkymään, jossa riittää kenttiä ja valintalistoja. Itse asiassa valinnat näkyvät kahteen kertaan: tekstimuotoisessa listassa eli toimintopuussa kuvaruudun reunassa ja toisen kerran taulukkokentän välilehdillä. Puutteelliset verotiedot hämmentävät laskun täyttäjää Compactissa. Yksikköhinta näkyy samassa sarakkeessa olipa se tuotetiedoissa verollinen tai veroton eikä alv-prosenttia näy missään. Laskutuksesta puuttuu esikatselu, vaikka kirjanpidossa se on. on hieman tukkoista tarkallakin näytöllä, koska sitä ei voi käyttää täysin hyödyksi. Ohjelma antoi ajoittain virheilmoituksen ja kaatui. + PALJON TOIMINTOJA PIENTÄ EPÄVAKAUTTA COMPACT Compact sisältää kaikki taloushallinnon osat tiiviissä paketissa, josta voi tunnusnumerolla aktivoida sen mitä tarvitsee - esimerkiksi pelkän laskutuksen myyntireskontrineen. Rekisterit eivät ole täydellisiä, mutta pääosin selkeitä, vaikka osa tallennettavista tiedoista piiloutuukin lisänäppäilyjen taakse. Kenttätietoja voi muokata eikä esimerkiksi yksikkö-, toimitus- ja maksuehtotiedoissa tarvitse tyytyä oletuksiin. Lisäykset ja muutokset vakioteksteihin tehdään erillisen tekstirekisterin kautta. Compactin rekisterit avautuvat yksi kerrallaan staattisen kokoisina eikä ikkunoita voi vetää hiirellä suuremmaksi. Asiakastietoihin voi tallentaa lähes kaiken muun paitsi kotisivu- tai sähköpostitietoja. Toimitusosoitteen voi lisätä itse laskun lisätietoihin. Asiakastietojen tekstejä voi W W W. M I K R O P C. N E T MikroPC 12 /

5 MPC-TESTI WINDOWS-POHJAISET LASKUTUSOHJELMAT Ohjelma Balanssi taloushallinto Billeri BookMaster 2002 Compact Dirika Versio v Valmistaja / maahantuoja Suonentieto Oy Datapaja SeBitti Oy / BookMaster Oy XOR Softlane Oy Datecno Oy Puhelin / www (017) (08) (08) (06) (09) Hinnoittelu, euroa Kirjanpito / laskutus 426 / 316 ei / / 207 (Lite) 488 / / 133 Myynti- / ostoreskontra sis. laskutukseen / 206 sis. laskutukseen / ei 610 / 975 mol. sis. laskutukseen 100 / 170 Varastovalvonta / palkanlaskenta ei / tulossa 2003 ei / ei sisältyy / ei 427 / 718 sis. laskutukseen / 610 Ylläpitosopimus / vuosi alk. 67 ei maksua alk. 141 Lask. 207, kp 124, var. 103 ei pakollista yp-maksua Ohjeistus ohje, paperimoniste avuste, opasvihko kirja, avuste kirja, ohje avuste, kirja, pikaohje Perustiedot Samanaik.käyttäjiä / yrityksiä ei raj. / perusversio 1 yr. 3 yritystä 1 (tai lisälisenssit) / ei rajaa 5 käyt. / yrityksiä rajatta max. 50 Jakelutapa / mistä demo (www) cd, internet / suonentieto.fi p-enn. / datapaja.fi jälleenmyyjät / sebitti.fi cd / myynnistä (xor.fi) cd, /netlife.fi/datecno Tietokanta / ohj.kieli, sov.kehitin Paradox / Deplhi - / Delphi Access / Visual Basic Xorbase / C++ Paradox, sql / Delphi Raporttigeneraattori / graaf. raportit - / ei Quick Report / on Active Reports / Excel ei / on QR, ReportBuilder / ei Budjetointi / pankkiyhteys sis. kirjanpitoon / on ei / ei on / on on / on ei / on Laskutus tarkemmin Yrityksiä max. / valm. laskupohjia Perusversiossa 1 / 2 3 / 1 tilitsto.versio ei rajaa / 2+omat rajatta / 3 ei teknistä ylärajaa / >10 Käteis-, joukko-, vastalasku on / on / ei on / ei / ei on / on / on on / on / on on / on / ei Korkolasku autom. / käsin ei ei autom käsin myyntires. moduuli Koontilaskutus / kust.paikat ei / on ei / ei on / on on / ei tila.käs mod. / ei Alennukset kassa / määrä ei / ei ei / ei on / ei on / on on / ei Sähköinen laskutus / viitelasku ei / on ei / on on / on ei / on ei / on Viivakoodi / varmuuuskopiointi on / on on / ei on, ostoissa viivakoodiluku / on ei / on on / on Kirjaustapa kassa / suoriteperusteinen molemmat suorite kassa molemmat kassa Linkitys kirjanpitoon / muihin ohj. on / tall. esim. rtf, xls, htm ei / ei on / MS Office on / asciin kautta optio / optio Tietokentät Vap. maksuehdot / tuoteyksiköt on / on on / on (6 merkkiä) on / on on / on on / on (3 mrk) Vap. laskunrointi / tuoteryhmänrot on / ei juokseva / ei juokseva, al. voi määrätä / on juokseva / on asetukset / txti, nro+tyyppi Omat tuotenumerot / kirjaimet 1-10 merkkiä / on on / on on / on 1-15 merkkiä / on 1-15 / on Hinta verollisena / tuotekoht. verottomuus on / tilien perusteella on / laskuun on / on on / rekisterissä koko laskulle / on Alv-% vap. muunnos / as.per. lask. yht:ssä ei / on on / on on / väliaikainen on / on on / on Valuutat (lop.summa mk) eur (on) ei (ei) eur, mk (on) on (ei) eur, mk (on) As:n www / / eri laskutus/toim.osoite on / on / ei tekstinä / on / ei on / on / on ei / on / on ei / yhteyshenkilö / on As.tunnus (kirjaimet) / as.ryhmät 10 mrk (ei) / on 9 mrk (ei) / on on (on) / on 10 mrk (on) / on 10 mrk (ei) / on Laskutuskielet / var:n päiv. laskutuksesta su (ru lomakekentät) / ei su / ei su / on su, ru, eng / on su, eng, optio viro, ru / on Muokkaus + tulostus Omat kentät tkantaan / lom.muotoilu ei / ei ei / logomuokkaus ei / on ei / on ei / ei Laskun esikatselu / korjaus tul:n jälkeen on / on on / on on / on ei / on on / on Väritulostus / osoitetarrat on / on on / ei on / on on / on on / on Logon / tekstin lisäys laskuun on / on on / on on / on on / on on / on Tuotekohtainen Hintaryhmät / katelaskenta / viivakoodi ei / ei / ei ei / ei / on on / on / on 5 / on / ei 6 / on / on Hälytysraja (var.tuotteille) / kok.panotuotteet ei / ei ei / ei on / on (välisumma) on / on on / tuoterak. moduulissa Asiakaskohtainen Hinnasto / hintaluokka / al-% / maksuehto ei / ei / laskurivillä / on ei / ei / ei / laskuun on / on (hinnastotun.) / on / on on / ei / on / on 6 hintaryhmää / ei / ei / on Toim.ehto / -tapa / -osoite ei / ei / ei ei / ei / ei ei / ei / on on / on / on ei / on / on Luottoraja / kieli / myyjä ei / ei / ei ei / ei / ei on / ei / on on / on / on ei / ei / on Tuki ja sen hinta Balanssi: Puhelinneuvonnan käyttöoikeus sisältyy ylläpitosopimukseen. Uusi asiakas voi käyttää puhelinneuvontaa vuoden ostohetkestä ilman ylläpitoa. Sen jälkeen vuosisopimus maksaa alkaen 67 euroa. Billeri: tuote sisältää helpdesk-palvelun puhelimitse ja sähköpostitse. Päivitykset haettavissa internetistä, koulutusta annetaan sopimuksen mukaan hintaan 39 /h + matkakulut. Ei maksullista vuosisopimusta. BookMaster: ylläpitosopimukset alkaen 141 euroa vuodessa. Compact: ylläpitosopimus sisältää helpdesk-puhelut. Ilman ylläpitosopimusta ne maksavat 2,5 euroa minuutilta. Ylläpitosopimusten vuosihinnat: laskutus 207 euroa, kirjanpito 124 euroa, varastokirjanpito 103 euroa. Taulukon tiedot perustuvat valmistajien ilmoitukseen. 44 MikroPC 12 / 2002 W W W. M I K R O P C. N E T

6 > FirstOffice Taloushallinto Henix MLK 9 for Windows Nova Reimari p 9.0i Standard Hansa Business Solutons Helsingin ATK-Palvelu Oy PR-Soft XOR Softlane Oy Datasailor Timo Jortikka (09) (06) (06) / / 290 ei / / 305 ei / 61 sis. laskutukseen sis. laskutukseen / 290lisäosa 22 / ei sis. laskutukseen / 305 sis. laskutukseen / ei ei / ei sis. laskutukseen / 650ei / ei ei / 305 ei / ei ei 104 / moduuli ei pdf / manuaali kansio. popup, avuste avuste, pikaohje kirja, avuste avuste 1 käyttäjä / 99 yritystä 1 käytt./ 999 yr. 1 1 käytt. / 5 yr. 1 cd / hansaworld.com cd / henix.fi cd / pr-soft.fi cd / myynnistä (xor.fi) internet / datasailor.net oma oliokanta / C++, oma kieli Access / Visual Basic oma / Visual Basic 6 Access, SQL-server / VB 6 Access / Visual Basic ei / vienti esim. Excelliin on / on ei / ei Crystal Reports 8.0 / on Crystal Reports / ei ei / on on / on ei / on on / on ei / ei 99 / / 201 / 4 5 / 6 + muokkaus 1 / 2 + oma on / ei / ei on / ei / ei on / ei (tilisiirrot) / ei on / ei (pro) / on kuitti / ei (laskukop.) / ei ei, muistutus autom. ei on ei ei / ei ei / on ei / ei on / on ei / ei on / ei on / ei ei / ei on / on ei / ei ei / on ei / on perus, factoring / on Pro-versiossa / on ei / ei optio / on ei / on on / on on / windowsin ei / ei kassa molemmat kassa molemmat molemmat on / tiedoston kautta on / ei ei / Excel, html on / Word, Excel ei / ei on / on on / on (5 nro/kirj.) on / on on (tkantaan) / on (5 nroa/kirj) on / ei on / ei ei / on / teksti tai nro juokseva, alun voi määr. / on SetupWizard / ei 1-12 merkkiä / on 1-15 merkkiä / on ei / ei 1-30 merkkiä / on on / on on / on on / on ei / on koko laskulle / tilien per:lla on / ei on / on on / on on on / väliaikainen on / väliaikainen eur, 2-valuutta mahd. (on) on (on) eur, vientilasku kaikki (ei) monivaluutta (on) eur, mk (ei) versiossa 4 / ei on / on / on ei / on / ei ei / yhteyshenkilö / on muistioon / on / ei 8 mrk (ei) / on 4 mrk (ei) / on ei / ei ei / on 15 mrk (on) / ei su / ei su, eng / on su (ru / eng) / ei useita / ei su / ei ei / on tietokannan muokkaus / on ei / ei on / on ei / ei on / on on / on on / on on / on (lukitus lopullinen) on / on on / on on / on + muokkaus on / on on / on ei / ei on / on on / on on / on on (Crystal / palveluna) /on ei / on ei / ei / ei on / on / on ei / ei / ei ei / ei / ei (Pro) ei / ei / ei ei / on / on ei / ei ei (Pro) / ei (Pro) ei / ei on / ei / laskurivillä / on on / on / on / on ei / ei / ei / väliaikainen ei / on (ryhmä) / on / on ei / ei / ei / ei ei / ei / ei on / on / on ei / on / ei ei / lasku / on ei / ei / ei ei / ei / ei ei / laskun kieli / on ei / ei / ei ei / on / lasku ei / ei / ei Tuki ja sen hinta Dirika: Maksuton puhelintuki kuukauden ostosta, ei pakollista ylläpitomaksua. FirstOffice: Ylläpitosopimus (134 euroa vuodesssa) sisältää päivitykset ja puhelintuen. Henix: tuote sisältää vuoden ylläpitosopimuksen, jatkossa hinta 134 euroa moduulilta. MLK 9: puhelintuki sisältyy hintaan, ei erillisiä ylläpitosopimuksia. Nova: Helpdesk-puhelinpalvelu sisältyy ylläpitoon, joka maksaa 104 euroa moduulilta vuodessa. Ilman ylläpitosopimusta helpdesk-puhelut maksavat 2,5 euroa minuutilta. Reimari: Sähköpostituki sisältyy hintaan, ei erillisiä ylläpitosopimuksia. W W W. M I K R O P C. N E T MikroPC 12 /

7 MPC-TESTI LASKUTUSOHJELMAT TUOTEARVIOT muokata tekstirekisterin avulla, mutta muutokset täytyy laittaa jonkun vakiotekstin paikalle. Tuoterekisterissä tavaran verollisuus määräytyy tilikartan tilitietojen perusteella, tilin voi valita nopeasti valikosta. Tuoterekisteri kytkeytyy varastokirjanpito, jossa tuote voi olla osa isompaa kokonaisuutta eli kokoonpanotuote, mutta hälytysrajat puuttuvat. Vakioraportteja on runsaasti ja niiden tekstejä voi muokata, mutta sarakkeiden sisältöä ei voi muuttaa. Graafinen raportointi ja tilastointi ovat rajoituksistaan huolimatta hienoja verrattuna muihin laskutusohjelmiin. Lomakkeisiin voi lisätä kenttiä, tekstejä ja logoja. Muokattu laskupohja korvaa aina olemassaolevan, joten varovaisuutta ja koetulosteita tarvitaan ennen tallentamista. Lisäksi työtila on rajattu niin pieneksi, että koko lomaketta ei saa kerralla näkyviin. Compactissa on paljon veikeitä ominaisuuksia, joiden oppimista ja käyttämistä hyvät käyttöoppaat ja ohje jouduttavat. Toisaalta ikkunoinnin ja muotoilujen tallentamisen rajoitukset tuntuvat turhilta. + KÄYTTÖOPPAAT LOMAKEMUOTOILU Dirikan osasovellukset käynnistetään selkeistä pikkukuvakkeista. Laskutus, laskujen selaus, varasto, raportit, asiakkaat ja tavaran toimittajat on jaettu omiin rekistereihin, joista kerrallaan voi käyttää vain yhtä, mikä hidastaa työtä. voi lisätä suoraan laskunkin kautta käynnistämällä kyseisen rekisterin. Laskulomakkeelle asiakkaat ja tuotteet valitaan normaaliin tapaan luettelosta. Tuotteiden verollisuus tai verottomuus valitaan alussa koko laskulle. Tuotekohtaisestikin alv:n voi muuttaa, mutta samalle laskulle saa vain kolme verokantaa, mikä yleensä riittää. Alv:n osuus tuotekohtaisesti ei näy tekeillä olevasta laskusta, mutta tulosteisiin saa sekä verollisen että verottoman à-hinnan. Dirikassa perustiedot talletetaan tekstimuotoisena omiin kenttiinsä. Esimerkiksi toimitustavoissa ja maksuehdoissa on kymmenen kenttää, joihin sopii valmiiden perusasetusten lisäksi riittävästi myös omia määrityksiä. Valmiitakin voi toki editoida. Tuotetiedoissa ovat mukana varastotiedot sekä katelaskenta. Varastoontulojen kirjauksessa tuoteerän yhteishankintahinta kirjataan käsin. Ohjelma laskee tästä keskihinnan ja huomauttaa jos se poikkeaa yli 40 prosenttia aiemmasta. Tuotteille saa vapaamuotoiset tuoteryhmätiedot sekä tyyppimerkinnän ja myös kolmimerkkisiä yksikkötietoja voi lisätä valmiiden rinnalle. Kaikkiaan rekisterit ovat riittävän monipuolisia ja helppoja käyttää, mutta omia tietokenttiä ei voi luoda eikä laskulomakkeita muotoilla. Tarjolla on muutama yleislomake ja kuitti sekä matkahuollon laskulomake ja postin osoitekortti. Blanko-lomakkeen ja lähetteen saa myös englanninkielisenä. Kieliversiot ja muunnelmat nostavat lomakemäärän yli kymmenen. Mukana tulee parin sivun mittainen Word-muotoinen pikaohje ja normaali avuste. Käyttövinkkejä saa hiirikursorin viereen avautuvista tilannekohtaisista aputeksteistä. Ohjelmapaketin tilaaja saa myös painetun oppaan. + SELKEÄT REKISTERIT RÄÄTÄLÖINTI FIRST OFFICE FirstOfficessa laskutettava asiakas ja tuote valitaan kirjoittamalla asiakasnumero, tai nokkelasti vetämällä hiirellä kyseinen numero suoraan rekisteristä laskuun. Kaikki ikkunat voivat olla auki yhtä aikaa. Asiakaskortistoa voi täyttää laskua tehdessään omaan rekisteriinsä ja laskuja voi olla tekeillä useampikin yhtä aikaa, mutta silloin ikkunoita aukeaa tungokseen asti. Ohjelmassa on myös kalenteri. Laskupohjia on useita ja niitä voi muokata: lisätä kehyksiä ja tekstejä, mutta tekstien muotomääritykset on tehtävä ja talletettava ennalta. Kuvat valitaan vanhanaikaisesti kirjoittamalla tiedostonimi polkuineen kenttään, ei valikosta. Useimat käyttänevät ohjelman valmiita lomakkeita sellaisenaan tai korkeintaan firman logolla höystettynä. Yritystiedoista ei löydy paikkaa sähköposti- tai, kotisivuosoitteelle tai edes kännykkänumerolle. Muutenkin kenttiä on niukasti. Perustietoja on helppo muuttaa: asetusvalikon kautta haetaan esiin esimerkiksi maksuehdot-ikkuna ja lisätään tiedot luetteloon. Itse laskussa käytetään turhaan koodeja, kun vaikkapa maksuehto voisi näkyä kokonaisena. First Office tarjoaa kutakuinkin kaikki laskutuksessa tarvittavat toiminnot kortistoineen ja muotoiluineen. Ikkunointi toimii rutiinihommissa asiallisesti ja kalenteri on hyvä lisä. First Office toimii niin Windows- Linux- kuin Mac-ympäristössäkin ja tekstimuotoinen tietokanta siirtyy ympäristöstä toiseen. Tuoteperheeseen kuuluu myös kirjanpito sekä integroitu paketti, jossa kirjanpidon sekä laskutus/myyntireskontran lisäksi on myös ostoreskontra. FirstOffice sopii pikkuyritykselle ja myös pienehkölle tilitoimistoille, sillä yritysmäärän voi nostaa 99:ään. Isoveli Office/2 tarjoaa enemmän toimintoja. + NOPEA RUTIINIKÄYTTÖ VAJAASTI KENTTIÄ HENIX LASKUTUSOHJELMA DIRIKA Datecnon kotisivuilta voi imuroida viisi viikkoa toimivan Dirika-demon (2 x 1 Mt), jonka rekisteröimällä pääsee jatkamaan laskutusta ja varastovalvontaa suoraan. Reskontrat ja kirjanpito ovat eri sovelluksia. Uuden tuotteen tai asiakkaan FirstOfficen käyttö alkaa perusikkunasta, josta tarpeen mukaan klikataan omiin ikkunoihinsa asiakas- tai tuoterekisterit. Henixin laskutuspaketti sisältää myyntireskontran ja hälyttävän varastovalvonnan - kunhan tuotetietoihin kirjaa hälytysrajat. Liittymä perustuu pikakuvakkeisiin ja alasvetovalikoihin. Parametritietojen syöttämisessä auttavat painetun ohjekansion lisäksi hiiren kakkospainikkeesta aukeava inforuutu ja joissain kentissä aputeksti ruudun alareunassa. 46 MikroPC 12 / 2002 W W W. M I K R O P C. N E T

8 > Omia ja asiakkaan tietoja ei voi Henixissä lisätä suoraan laskuun vaan ne täytyy tallentaa ensin rekisteriin. Toimitusosoitteen voi vaihtaa laskua tehtäessä, mutta laskutusosoitteen vain rekisterin kautta. Ohjelma hakee kuntanimen postinumeron perusteella ja osaa siksi hälyttää väärästä postinumerosta. Tilinumeroita voi olla kolme ja ohjelma hälyttää väärin syötetystä tilinumerosta. Käytössä on joko tuote- tai asiakaskohtainen tai vaihtoehtoisesti viisiportainen hintaryhmä. Hinnan voi syöttää verottomana tai verollisena, sillä Henix osaa vähentää alvin. Katteen Henix laskee keskihankintahinnasta, mutta tuotteelle voi myös asettaa oletuskateprosentin. Myyntireskontran parametritietoja täytettäessä tilinumeroita ei voi valita tilikartasta, vaan ne täytyy muistaa tai tarkistaa erikseen. Laskulomakkeen muokkaukseen on pääosin hyvä välineet; omia erityyppisiä kenttiä voi sijoittaa blankolle lomakkeelle tai valmiille laskupohjalle, joka näkyy zoomauksen ansiosta riittävän isona. Bittikarttakuvankin voi sijoittaa laskuun, mutta tiedostonimi täytyy kirjoittaa Salasanan antamisen jälkeen MLK:n näyttöön aukeaa laskulomake, johon asiakas ja tuotteet haetaan pikanapin takaa rekistereistä. Rekisterit voi tehdä myös Excelissä, johon on suorat linkitykset tietojen siirtoa varten. Myös html-muoto on mahdollinen. hakupolkuineen suoraan lomakemuokkaimen kenttään. Raporttipohjat ja muut raportointityökalut ovat asialliset, grafiikkakin on käytössä. Henixissä on työkalu, jolla voi muokata tietokannan kenttiä, mutta kokeiltaessa osa lisäyksistä jäi pois. Tietokantakyselyt voi tehdä standardi sql:llä. Henix pakkaa tietokannan varmuuskopion zip-tiedostoksi. + RAPORTOINTI PIENIÄ TOIMINTAHÄIRIÖITÄ MLK 9 FOR WINDOWS MLK on myyntilaskun kirjoitusohjelmaa ja se sisältää reskontratoiminnot, muttei varastovalvontaa eikä linkitystä kirjanpitoon. MLK:n rekisterit ovat yksinkertaisia taulukoita, jonka sarakkeisiin tiedot täydennetään. Tuoterekisterissä on vain välttämättömät nimike- ja hintakentät, mutta asiakasrekisteristä sarakkeita löytyy kymmenittäin. Kenttiä ei voi lisätä, mutta laskulomakkeen sarakeotsikoita ja - leveyttä voi tarvittaessa muuttaa. Tuoterekisterissä on erikseen huomioitu urakoiden laskuttaminen urakkaerärekisterillä. Tuotteiden verollisia yksikköhintoja käytettäessä à-hinta voidaan lukita haluttuun verokantaan, esimerkiksi 22 prosenttiin. Tällöin hinta syötetään verollisena ja ohjelma laskee verottoman hinnan. Useimmiten hinnat annetaan verottomina ja alv lasketaan yksikköhinnan päälle. Maksuehtoja voi olla kerrallaan luettelossa valittavissa vain yksi, mutta ohjelma osaa laskea oikean maksuehdon, jos käyttäjä valitseekin ensin eräpäivän. Maksuehdon voi kirjoittaa myös vapaamuotoisesti. Tilaa erilliselle toimitusosoitteelle tai asiakkaan kotisivulle ei ole. MLK:lla voi kirjoittaa laskuja kuin kirjoituskoneella ilman rekistereitä. Valikoista löytyy jonkin verran vaihtoehtoja, jopa laskun lähettäminen sähköpostina. Myös englanninkielisen Invoicen oletusarvot löytyvät tekstinä, jota voi muokata vaikka Windowsin Muistiolla. Neljän valmiin laskulomakkeen lisäksi mukana on muun muassa postiennakkokortin, marginaaliverolaskun ja lähetyslistan tulostus. Lomakkeisiin ei voi tehdä varsinaisia kenttämuutoksia, mutta ylänurkkaan voi sijoittaa wmf- tai bmp-muotoisen bittikarttalogon ja tuotetietojen alle 200 x 25 millin kokoisen taustakuvan. Lomakkeet voi halutessaan tulostaa värillisinä. MLK:n ohjeistus nojaa helpteksteihin kuten useimmilla muillakin. Painettuna saa suppean pikaohjeen. Ohjeita tarvitaan lähinnä näppäinyhdistelmien opetteluun. + NOPEAKÄYTTÖINEN RAJOITTUNEET TOIMINNOT NOVA STANDARD Nova rakentuu osista, joista voi valita aluksi laskutuksen reskontrineen ja aktivoida puhelinsoitolla tarvittaessa vaikka kirjanpidon. Vaativampaan käyttöön on tarjolla erilaisia tuotepaketteja. Osat ovat erillisiä ohjelmia, mutta käyttävät yhteisiä muokattavia tietokantoja. Käyttöönottoa ja perustietojen täydentämistä helpottaa ohjattu toiminto, mutta ilmankin pääsee käyntiin. Laskussa voi muiden tapaan käsitellä useita alv-kantoja, mutta verokanta riip- Novassa laskun loppusumman voi pyöristää ja näin tasata viimeisen rivin sopivaksi ja samalla haluttaessa esittää alennus tuotekohtaisena prosenttialennuksena. W W W. M I K R O P C. N E T MikroPC 12 /