Kirjoita asiaa. Arkisen asiakirjoittamisen opas.

Transkriptio

1 Kirjoita asiaa. Arkisen asiakirjoittamisen opas. Jukka "Yucca" Korpela

2 Sisältö Esipuhe... 3 Tämän oppaan tarkoitus... 3 Keille opas on tarkoitettu... 3 Tiivistelmä oppaan sisällöstä... 3 Mitä on asiateksti?... 4 Tämä ei ole kielenopas... 4 Oppaan rakenteesta... 4 Tämän oppaan käytettävyys... 5 Miksi kirjoitan... 5 Miksi kirjoitustaitoa kannattaa kehittää?... 5 Välttämättömyydestä iloon... 6 Kirjoittaminen on palvelemista... 7 Harkitse, paljonko panostat kirjoittamiseen... 8 Keille kirjoitat?... 9 Motivoi lukemiseen Miten kirjoitan Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta Kirjoittamisen vaikeudesta ja helppoudesta Sääntö 1: riko sääntöjä Saat tehdä virheitä Vältä kuitenkin vahingollisia virheitä Miten kirjoitan sujuvasti Tao, kun rauta on kuumaa Olennainen ensin Kirjoita lyhyesti Kirjoituksen rakentaminen Jäsentämisen salaisuus: seitsemän Monitulkintaisuuden välttäminen Lauseenvastikkeet Lieneekö potentiaalikaan tarpeellinen? Kielikuvat ja vertaukset Ajatusviivat, sulut, alaviitteet ja kirjallisuusviitteet Korostukset ja kirjasinlajit Kuuntele toimittajaa Kirjoittamisen kymmenen käskyä Vähä katekismus: käskyt ja lyhyet selitykset

3 Mitä se on? Yksinkertaisuus on parasta Käytä substantiiveja mahdollisimman vähän Käytä kuvioita harkiten Pidä jalat maassa Ajattele asiaa ja lukijaa, älä itseäsi Jokaisen lauseen tulee sanoa jotakin Lyhennä puoleen Pääasia päälauseessa, sivuasia sivulauseessa Älä piilota tekijää Kirjoittamisen tekniikkaa Noudata normeja Nussitaanko pilkkuja? Hakemiston tekeminen Kirjoittamisen välineistä Sivistyssanat Lyhentämisen niksejä Toistoa, toistoa Lyhenteet Ohjeita eri kirjoitustilanteisiin Kirjeen kirjoittaminen Tiedotteen tekeminen Kääntäminen Opinnäytetyön kirjoittaminen Arvostelun kirjoittaminen Tiivistelmän tekeminen Ohjeen kirjoittaminen

4 Esipuhe Tämän oppaan tarkoitus Tämä opas auttaa kirjoittamaan luettavia, ymmärrettäviä asiatekstejä. Ryhdyin kirjoittamaan tätä, koska olin huomannut asiatekstien yleisen laadun surkeaksi. Lisäksi olin huomannut, että yleisesti kirjoittamista pidetään vaikeana ja vastenmielisenä. Sen takia monet, joilla olisi tärkeää asiaa, ryhtyvät kirjoittamiseen vain harvoin ja tuskallisesti. Kirjoittaminen toki onkin usein vaikeaa, mutta syynä on paljolti se, että siitä on tehty vaikeaa: yritetään tietoisesti tai tiedostamattomasti noudattaa esimerkiksi tieteen tai hallinnon tekstien yleistä käytäntöä. Pohjan kirjoittamisen vaikeuttamiselle luo tietenkin kouluopetus, jossa ei suinkaan harjaannuta kirjoittamaan todellisia viestejä todellisille lukijoille vaan osoittamaan omaa osaamista opettajalle. Keille opas on tarkoitettu Kaikki joutuvat kirjoittamaan asiatekstejä joko työkseen tai muutoin. Siksi uskon tämän oppaan olevan hyödyksi kaikille, mutta varsinkin niille, jotka tähän asti ovat kokeneet kirjoittamisen ikäväksi ja hankalaksi tehtäväksi. Ammatikseen tai muusta syystä paljon kirjoittaville monet tämän oppaan asiat saattavat olla hyvinkin tuttuja. Uskon heidänkin silti hyötyvän tämän lukemisesta. Kannattaa myös muistaa, että monet hyvän kirjoittamisen opit ovat sellaisia, että ne on helppo myöntää oikeiksi mutta niitä on vaikea muistaa ja noudattaa. Kertaus ei siis ehkä ole pahaksi. Olen pyrkinyt esittämään asiani niin, että esitietoja ei tarvittaisi. Suomen kieliopin peruskäsitteistä kuten "subjekti" ja "verbi" olisi lukijan kuitenkin hyvä olla jyvällä. Niitä voi tarvittaessa kerrata esimerkiksi aineistosta Pedagogisen kieliopin perusteita. Tiivistelmä oppaan sisällöstä Kirjoittaminen, kuten kaikki työ, on ihmisten palvelemista. Kirjoittamisen suuria ja pieniä ongelmia tulee tarkastella siltä kannalta, miten kirjoitus palvelisi mahdollisimman hyvin. Tämä koskee myös sitä, kuinka paljon aikaa ja vaivaa kirjoitukseen kannattaa uhrata. Kirjoituksella ei ole mitään itseisarvoa, joka olisi riippumaton palvelutavoitteesta. Jotta kirjoitus voisi palvella, sen tulee saada lukijoita, ja tämä on mahdollista vain, jos kirjoitus innostaa lukemaan eli motivoi. Tähän ei riitä erillinen motivoiva osuus alussa, vaan lukijan motivaatiota on koko ajan pidettävä yllä. Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta. Siksi on paljon tärkeämpää ajatella viestin kulkua kirjoittajalta lukijalle kuin esitystekniikan tai kieliasun yksityiskohtia. Kirjoittamista vaikeuttavat ennen muuta täydellisyyden tavoittelu kuten liiallinen virheiden pelkääminen sekä sääntöjen ja mallien noudattaminen. Kirjoittamisen ensimmäinen sääntö onkin: riko sääntöjä. Toisaalta on tärkeää oppia oivaltamaan, millaiset säännöt ja normit ovat tarpeellisia ja viestintää helpottavia. On myös tärkeää ymmärtää, millaiset virheet ovat todella vahingollisia lukijoille. Esimerkkejä vahingollisuudesta ovat vakavien asiavirheiden ohella monitulkintaisuudet eli se, että lause voidaan ymmärtää useilla vastakkaisilla tavoilla. Kirjoituksessa pitää esittää vain olennainen ja olennaisin ensin. Tämä ei koske vain kokonaisjäsennystä, vaan myös luvun, kappaleen, virkkeen ja jopa lauseen sisällä pitää sanoa tärkeimmät asiat ensin. 3

5 Asioiden selkeä esittäminen on ennen muuta yksinkertaisuutta. Virkkeiden tasolla tämä merkitsee, että virke koostuu muutamista lauseista, joissa lähtökohtana on lauseen perusmuoto: subjekti, predikaatti objekti. Selkeä kieli on tyyliltään ja rytmiltään lähellä puhekieltä. Asiat tulee esittää seitsenjäsennyksen mukaisesti: kullakin rakennetasolla on enintään seitsemisen asiaa, joskus hiukan enemmän, mutta yleensä vähemmän. Rakennetasoja ovat mm. koko kirjoituksen jako lukuihin, näiden jako alalukuihin ja kappaleen jako virkkeisiin. Seuraavia asioita käyttöä kannattaa yleensä välttää: substantiivien käyttö verbien asemesta, lauseenvastikkeet, potentiaali, ns. passiivimuodot, sivistyssanat, oman alan slangi, lyhenteet, kielikuvat ja vertaukset, ajatusviivat, sulut, alaviitteet, monien kirjasinlajien käyttö, monimutkaiset kaaviot, kuvien käyttö koristeina. Mitä on asiateksti? Asiatekstejä on hyvin monenlaisia, koska asioita on niin monenlaisia ja on monia syitä ja tapoja esittää asia. Asiateksti voi olla esimerkiksi lyhyt uutinen tai tiedonanto, hakemus tai muu lyhyt asiakirja, tekninen raportti, mietintö, selvitys, lausunto, mielipidekirjoitus, essee, käyttöohje tai kokonainen kirja. Teksti voi olla kirjoittajan täysin yksin tekemää tai eri lähteistä yhdistettyä ja muokattua tai käännös. Erilaiset kirjoitustehtävät vaativat hyvinkin erilaisia lähestymistapoja ja menetelmiä. Pyrin keskittymään asiakirjoittamisen eri muodoille yhteisiin seikkoihin, mutta tarkastelen varsinkin oppaan lopussa myös eräiden kirjoituslajien erityiskysymyksiä. Asiatekstillä tarkoitan lähinnä tietoja antavaa tekstiä, mutta sellaisen tekstin ja mielipiteisiin tai asenteisiin vaikuttavan tekstin välinen raja on epämääräinen. Asiateksteissä on hyvin usein mukana arvostuksia, ja toisaalta aatteellisiakin kannanottoja voidaan perustella asiatyylisesti. Aiheena on siis asiateksti, ei kaunokirjallisuus. (Kaunokirjallisuuden - draaman ja proosan - luomisesta kertoo esimerkiksi Jyrki Tuularin Kirjoittamisen opas.) Asiatekstilläkin voi olla taiteellisia ansioita, mutta sen päätarkoitus on viestiä asia. Jos lukijat ymmärtävät asian mahdollisimman helposti ja oikein, teksti on tehnyt tehtävänsä. Jos joku silti arvostelee kirjoitusta, arvostelusta ei tarvitse välittää. Tietysti jos arvostelija on opettajasi tai esimiehesi, joudut ehkä hiukan välittämään, mutta kirjoituksesi arvo ei siitä laske. Tämä ei ole kielenopas Oletan, että kirjoitat suomeksi. Oppaan periaatteet ovat yleispäteviä, mutta osittain niiden soveltaminen riippuu käytettävästä kielestä. Jos kirjoitat muulla kuin äidinkielelläsi, täytyy kieliasuun kiinnittää paljon huomiota. Muista kuitenkin, että silloinkin tärkeintä on ymmärrettävyys, ei kielivirheiden välttäminen. Kirjoittamisen oppaita on kyllä paljonkin, mutta useimmat niistä käsittelevät pieniä kielenkäytön yksityiskohtia kuten pilkutusta ja oikeinkirjoitusta, ja lopuista useimmat ovat luullakseni turhan korkealentoisia kirjoittamisen teoreettisia analyyseja. Yritän esittää jotain siltä väliltä. En tavoittele kattavuutta, koska on parempi tarjota epätäydellistä nyt kuin täydellistä äärettömän kaukaisessa tulevaisuudessa. Olen kirjoittanut myös laajan kielenoppaan, joka on luettavissa verkosta: Nykyajan kielenopas. Oppaan rakenteesta Olen koonnut asiani oppikirjamaiseen muotoon siten, että kukin luku sopii yhdellä kertaa luettavaksi. Luulen kuitenkin, että useat asiat avautuvat lukijalle vasta toisella tai kolmannella lukemisella. Tätä lausumaani ei pidä tulkita lukijan väheksymiseksi; pikemminkin epäilen, että osaan itse noudattaa omia selkeän kirjoittamisen ohjeitani vielä varsin puutteellisesti. 4

6 Esitän paljon lyhyehköjä esimerkkejä siitä, miten asiatekstejä voi parantaa. Suurimman osan esimerkeistä olen poiminut suoraan muiden teksteistä, joitakin olen hiukan muunnellut ja muutamia sepittänyt itse saadakseni jonkin asian havainnollistettua lyhyellä esimerkillä. Voit testata, olenko saanut sanomani sinulle perille, ja samalla harjoitella kieliasun parantamista siten, että luet kustakin esimerkistäni ensin vain alkuperäisen, huonon muotoilun, yrität itse parannella sitä ja sitten vertaat sitä minun ehdotukseeni. Sinun tuloksesi voi olla erilainen kuin minun - hyvin mahdollisesti parempi. Suosittelen, että ennen kuin rupeat lukemaan tätä opasta, kaivat esiin jonkin oman lyhyehkön, noin kolmisivuisen asiatekstisi myöhempää tutkimistasi ja harjoitteluasi varten. Lyhyemmät eivät ehkä ole riittäviä tekstin rakenteen tutkimiseen, pitempiä taas et ehkä jaksa tutkia tarpeeksi monipuolisesti. Voit myös erikseen kirjoittaa sopivanmittaisen tekstin jotakin järkevää tarkoitusta varten. Kirjoita se nyt, koska silloin nykyiset kirjoitustottumuksesi tulevat esiin, ja voit oppia paljonkin tutkimalla myöhemmin tekstiäsi tämän oppaan ohjeiden valossa. Tämän oppaan käytettävyys Tämän teoksen ajantasaisin versio on Internetissä, tarkemmin sanoen Webissä luettavissa seuraavasti: Osiin jaettuna HTML-dokumenttina siten, että osoitteessa on sisällysluettelo, josta voi valita haluamansa osan. Yhtenä HTML-dokumenttina osoitteessa Tämän teoksen tekijänä annan luvan valmistaa teoksesta kappaleita ja saattaa se yleisön saataviin. Tekijänoikeuslain mukaisesti on tällöin tekijä ilmoitettava sillä tavoin kuin hyvä tapa vaatii. Otan mielelläni vastaan korjausehdotuksia ja muuta palautetta. Tähän mennessä tulleesta palautteesta on jo ilmennyt, että oppaassa on toimittu vastoin sen oppeja, ja näiden kommenttien tarkastelu voi olla varsin valaisevaa. Miksi kirjoitan Miksi kirjoitustaitoa kannattaa kehittää? Nyky-yhteiskunnassa keskeinen taito Kirjoitus on ihmiskunnan tärkeimpiä keksintöjä, eikä sen yleistä merkitystä tarvitse erityisesti perustella. Olennaista on ymmärtää, että kirjoitustaito on meistä jokaiselle keskeinen taito. Lukemattomat asiat maailmassamme hoidetaan nimenomaan kirjallisesti. Kirjoituksella on puheeseen verrattuna sekä etuja että haittoja, mutta yksi tärkeä ja kiistaton etu on se, että puhutut sanat ovat vain värinää ilmassa ja katoavat nopeasti, kun taas kirjoitetut sanat pysyvät. Esimerkiksi suullinen sopimus on kyllä lähes kaikissa tilanteissa oikeudellisesti aivan yhtä pätevä kuin kirjallinen. Kuitenkin sen todistaminen, että sopimus on tehty ja että sen sisältö oli juuri se, mitä väitetään, voi olla paljon vaikeampaa suullisen kuin kirjallisen sopimuksen tapauksessa. Jos suullisella sopimuksella ei ollut todistajia tai tilanne oli jotenkin epämääräinen, sopimuksen olemassaoloa ei ehkä voida todistaa. Sen sijaan kirjallisten asiakirjojen osalta on oikeuskäytännössä voimassa ns. oikeaperäisyysolettama: lähtökohtana on, että asiakirjaa pidetään oikeana, ja sillä, joka muuta väittää, on velvollisuus todistaa 5

7 väitteensä. Se, että tällainen periaate on nähty välttämättömäksi, kuvastaa sitä, miten tärkeitä kirjalliset asiakirjat ovat nykymaailmassa. Kirjoitettu on täsmällisempää ja usein tehokkaampaa Kirjoitetut tekstit ovat yleensä täsmällisempiä kuin puheet. Kun asiat on pantu paperille, ihmisillä on yleensä paljon selvempi käsitys siitä, mistä tarkkaan ottaen on kyse, esimerkiksi mikä on sopimuksen tarkka sisältö. Kirjoitetulla viestinnällä on monia rajoituksia, mutta hyvin usein se on tehokkaampaa kuin suullinen. Jos joku kysyy sinulta vaikeita asioita, joudut yleensä miettimään sekä asioita että niiden muotoiluja pitkäänkin. Lopuksi ehkä sanot olennaisen parilla lauseella, mutta kuulijan aikaa on saattanut kulua paljonkin hänen odotellessaan, että päädyt pohdinnoissasi johonkin. Vielä paljon tärkeämpää on, että jos samoja asioita kysytään sinulta useasti, voit kylläkin vastata nopeammin mutta sinun aikaasi kuluu vastailuun. Olisi paljon tehokkaampaa, jos kirjoittaisit asiasta ja monistaisit tekstin tarvitsijoiden saatavaksi. Kirjoitustaito tuo valtaa ja arvostusta Jos osaat kirjoittaa niin, että viestisi menee perille, saat myös todennäköisesti enemmän aikaan. Lisäksi kirjoittamisen osaamista arvostetaan - ehkäpä joskus enemmän kuin olisi aihettakaan. Tokkopa on mitenkään harvinaista, että esimerkiksi opinnäytetyön kirjallinen asu vaikuttaa työn arvosteluun enemmän kuin sisältö. Ei myöskään ole harvinaista, että asioista jaaritellaan työryhmissä ja kokouksissa saamatta mitään selkeää aikaiseksi - kunnes joku ottaa tehdäkseen keskustelun pohjalta kirjallisen ehdotuksen. Silloin hän käytännössä saa itselleen valmistelijan valtaa usein paljonkin: hän voi ajaa tärkeinä pitämiään asioita ottamalla ne mukaan ehdotukseen, joka saatetaan hyväksyä suunnilleen sellaisenaan, vain joitakin kohtia muuttaen. Kehittyneissä maissa emme enää elä sellaista aikaa, jolloin kirjoitustaito sanan teknisessä mielessä oli hyvin harvinainen ja sen hallitsevilla siten korkea asema ja suuri valta. Sen sijaan kirjoitustaito sanan syvemmässä merkityksessä, siis kyky viestiä ajatuksensa kirjoituksen kautta, on melko harvinainen ja senkin takia arvokas. Välttämättömyydestä iloon Yksi onnellisen elämän salaisuuksista on se, että tekee välttämättömyyksistä iloisia asioita, jopa nautintoja. Koska kirjoittaminen on välttämätöntä, kannattaa siis pyrkiä siihen, että osaa kirjoittaa niin, että se tuntuu haastavalta ja mukavalta hommalta. Ihminen tekee parhaiten sellaisia töitä, joista pitää. Kirjoittamisesta saattaa saada palkkaa, kirjoittaminen voi olla velvollisuus tai kirjoittamisella voidaan pyrkiä saavuttamaan joitakin hyvin käytännöllisiä päämääriä. Mutta jos kirjoittamisen motivaatio on vain tällaisten ulkoisten seikkojen varassa, se tuntuu raskaalta ja tylsältä eikä tulos ole kovin hyvä. On parempi, jos rakastaa kirjoittamista ja myös sitä kieltä, jolla kirjoittaa. Kirjoittamisen rakastaminen ja kirjoittamisen osaaminen ovat asioita, jotka vahvistavat toisiaan: jos rakastat, haluat oppia lisää, ja jos osaat, on helpompi rakastaa. Tähän kierteeseen kannattaa hankkiutua. Valitettavasti monet ovat vastakkaisessa kierteessä: kirjoittaminen koetaan ikäväksi velvollisuudeksi, joten hyvän kirjoitustaidon oppiminen ei kiinnosta, ja kun taito on huono, ikävä velvollisuus muuttuu vielä ikävämmäksi. Maailmassa on toki paljon sellaista kirjoittamisen velvollisuutta, jolla ei ole mitään todellista tarkoitusta. Varsinkin hallinnollisissa tehtävissä toimivat tietävät tämän hyvin. Jokin suunnitelma, raportti tai lausunto vain pitää kirjoittaa, jotta jokin muotomääräys tai säädös täyttyisi, vaikka on selvää, että sitä tekstiä ei kukaan lue. Silloin kirjoittamisella ei ole viestimisen tarkoitusta, ja kirjoitusta arvioidaan sen mukaan, että 6

8 se valmistuu ajoissa, täyttää jotkin muotovaatimukset ja näyttää ulkonaisesti hyvältä. Toivon, että et joudu kovin usein sellaisiin hommiin. Mutta jos joudut, niin todellisesta kirjoittamisen taidosta voi olla silloinkin hyötyä. Ensinnäkin sinulla on kirjoittamisen rutiinia, ja rutiinihommistahan on kyse. Toiseksikin voit soveltaa useita tässä oppaassa esitettyjä ohjeita käänteisesti. Kun oppaassa esimerkiksi annetaan ohjeita siitä, miten tekstiä voi tehdä lyhyemmäksi, nasevammaksi ja ymmärrettävämmäksi, voit tehdä täsmälleen päinvastoin kuin ohjeet sanovat. Kirjoittaminen on palvelemista Miten asennoidut, miten lähdet liikkeelle? Asenteet ovat mielestäni tärkein kirjoittamisen laatuun ja sen kehittymiseen vaikuttava asia. Kirjoittaminen on henkistä työtä, jossa ihmisen suhtautuminen väkisinkin vaikuttaa tulokseen. Toisaalta ihmiset kovin usein lopettavat jonkin ongelman tarkastelun toteamalla, että "se on asenteista kiinni". Asenneriippuvuuden toteamisen pitäisi olla ongelmien ratkomisen lähtökohta, ei mikään loppukaneetti, jolla ongelma ohitetaan. On syytä kysyä, mitkä käytännön seikat vahvistavat tai muuttavat asenteita. Aina silloin tällöin kannattaa myös mietiskellä hetki. Jos esimerkiksi työn vaatima kirjoittaminen tuntuu pakkopullalta, on syytä kysyä, miksi sitä työtä oikeastaan tehdään. Siitä voi avautua oivallus: kirjoittaminen voi olla aivan olennainen osa itse työtä, ei mikään pakollinen oheiskuvio tai huitaisten tehtävä loppuhomma. Miksi asennoidut, niin kuin asennoidut? Asenteiden takana ovat arvot, ja arvojen muuttaminen on vielä vaikeampaa kuin asenteiden. Jos esimerkiksi tietokoneohjelmien tekijä pitää ohjelmien dokumenttien kirjoittamista inhottavana pakkona, josta lintsataan aina kun se on mahdollista, niin syynä voi olla se, että hänen arvomaailmassaan ohjelmien tekeminen on tärkeää, ei niiden käyttö. Hänellä siis on taiteilijan eikä käsityöläisen asenne. Eihän taiteilijakaan yleensä halua kirjoittaa selostuksia omista teoksistaan vaan tehdä niitä teoksia. Työkseen ihmisiä opastava ja neuvova voi pitää tärkeänä ja arvokkaana sen, että saa olla välittömästi tekemisissä ihmisten kanssa, ja siksi antaa jokaiselle asiakkaalle erikseen saman neuvon sen sijaan, että kirjoittaisi asian paperille. Toiminta voi silloin olla tehotonta, koska sekä asiakkaalta että neuvojalta kuluu enemmän aikaa, ja lisäksi suullinen neuvo on helppo unohtaa tai ymmärtää alun perinkin väärin. Mutta mitäpä näille asioille voisi tehdä, jos työntekijän arvomaailmassa korostuu taiteellisuus tai ihmisten kohtaaminen eikä se, että ihmiset saavat tuotteita ja palveluita siten kuin he tarvitsevat? Raha ratkaisee? Raaka tosiasia onkin, että arvoja usein muuttaa vasta raha. Jos ihmiselle ei maksetakaan taiteellisesta luovuudesta eikä inhimillisistä kontakteista vaan sellaisesta, josta asiakkaat ovat valmiit maksamaan, hänen on pakko muuttaa arvomaailmaansa. Hän voi joko ruveta arvostamaan asioita eri tavoin tehdäkseen työnsä siten, kuin edellytetään, taikka olla tekemättä työtä, mikä yleensä merkitsee tulotason alenemista. Rahatulot taas ovat asia, jota lähes kaikki ihmiset arvostavat suuresti, vaikka ehkä puhuvatkin muuta, koska useimpiin ihmisten tärkeinä pitämiin asioihin tarvitaan rahaa. Mukavampi tie: palvelemisen ilo Arvojen muuttaminen pakon edessä ei ole miellyttävää. Koska arvoja kuitenkin täytyy muuttaa, kannattaa tehdä se toista, miellyttävämpää tietä. Tämä tie on oivallus siitä, että kaikki työ on ihmisten palvelemista. Vain teoreettiselta kannalta voidaan lisätä, että poikkeuksena on tilanne, jossa ihminen ihan itse tuottaa kaiken elämässään tarvitsemansa. Nyky-yhteiskunnassahan hankimme lähes kaiken tarvitsemamme vaihdannan kautta, siis tuottamalla hyödykkeitä, joita muut tarvitsevat, ja saamalla vastineeksi heidän 7

9 tuottamiaan hyödykkeitä. Tilannetta hämärtää se, että vaihdanta tapahtuu käytännössä rahatalouden kautta eikä siten, että minä vaihtaisin vaikkapa minun tuottamaani viljaa sinun tuottamiisi vihanneksiin. Mutta vaikka rahatalous jossakin mielessä kätkee vaihdannan todellisuuden, se on toisaalta osoitus vaihdannan hallitsevasta asemasta. Työstä maksetaan viime kädessä sen takia, että se tuottaa jotakin, jota muut ihmiset pitävät arvokkaana. Myös tavaroiden tuottaminen on palvelemista, koska eihän tavaroita tehdä niiden itsensä takia vaan siksi, että muut ihmiset haluavat niitä. Tähän palvelemisen näkökulmaan kannattaa sovittaa myös kirjoittaminen. Kirjoitukset ovat tärkeitä sikäli kuin ne jossakin mielessä palvelevat muita ihmisiä. Erikoistapauksena täytynee mainita, että myös vain ihmistä itseään palveleva kirjoittaminen voi olla hyödyksi, jos se auttaa häntä muistamaan asioita, ymmärtämään niitä paremmin tai jotenkin käsittelemään henkisiä ongelmiaan. Kirjoittaminen palvelemisena antaa myös eväitä sen arvioimiselle, mitä, miten ja millä panostuksella kannattaa kirjoittaa. Jos kirjoituksen tarkoitus on palvella yhtä ihmistä yhdessä asiassa, niin ratkaisevaa on tietysti se, miten tärkeää tämän ihmisen palveleminen tässä asiassa on. Jos kirjoitetaan hyvin monille lukijoille, joille kullekin kirjoitus tuottaa pienen palveluksen, kokonaistuotos voi olla varsin suuri. Jätän tässä tarkoituksella käsittelemättä sen, ovatko ihmiset käytännössä valmiit maksamaan palveluksista. Maksaminenhan on hyvin usein varsin epäsuoraa. Kun kirjoitat vaikkapa työnantajasi tuotteiden teknisiä esitteitä, niin esitteiden laadukkuus on yksi niistä monista asioista, joiden perusteella ihmiset päättävät, mistä ostavat. Tuskinpa koskaan on mahdollista osoittaa, että jokin liikevaihdon kasvu johtuu siitä, että kirjoitit laadukkaan esitteen uudesta hilavitkuttimesta. Käytännössä siis tekstejäsi usein arvioi työnantajasi, joka enemmän tai vähemmän oikeaan osuvasti arvioi, mitä ne vaikuttavat yrityksen toimintaan kokonaisuutena. Siksi on viisaampaa suuntautua työssään ihmisten palvelemiseen yleensä kuin yrittää yksityiskohtaisesti arvioida, millaisella palvelemisella on rahallista arvoa. Irti kirjoitusten itseisarvosta Palvelemisnäkemys toivottavasti auttaa myös ymmärtämään, että kirjoituksella ei ole itseisarvoa, joka olisi riippumaton siitä, miten hyvin se palvelee. Kirjoitusta ei kannata hioa eikä kehitellä yhtään enempää kuin hiominen tai kehittäminen lisää sen palvelevuutta. Tekstien kieliasun viimeistely, ulkoasun parantelu ja tekstin muokkaaminen joidenkin normien mukaiseksi saattavat edistää palvelua - tai saattavat olla edistämättä, jolloin sellaiset toiminnat ovat hyödyttömiä. Toki ihmiselle pitää sallia myös hyödyttömien asioiden harrastaminen. Elämän ehdottomia perusvälttämättömyyksiä lukuun ottamatta pätee, että hyödyllisiä, välineellisiä asioita tehdään yksinomaan hyödyttömien asioiden saavuttamiseksi. Välineellinen asia voi tuottaa jotakin, joka on itse puolestaan väline, mutta välineiden ja arvojen verkossa täytyy jossakin olla niitä asioita, jotka ovat perimmäisiä tavoitteita - jotakin joka tuottaa mielihyvää ja iloa - eivätkä enää välineitä mitään varten. Niinpä jos luonteeseesi kuuluu huolehtia omien tekstiesi laadukkuudesta yli senkin, mitä hyötynäkökohdat vaativat, niin nauti toki kohtuudella - niin minäkin teen. Pitää vain muistaa, että esimerkiksi työnantaja ei maksa hyödyttömien vaan hyödyllisten asioiden tekemisestä. Kirjoittaminen palvelemisena merkitsee myös sitä, että ei pidä nähdä tehtäväkseen "kirjoittaa tästä asiasta juttu" vaan saada perille viesti. Se, mitä paperilla on, ei ole itsessään tärkeää. Tärkeää on se, mitä toisen ihmisen mieleen syntyy. Vain ihmisen mielessä voi olla tietoa ja ymmärrystä. Vaikka paperilla olevaa tekstiä tai kuvia usein sanotaankin tiedoksi, ne ovat vain tietojen esityksiä, ja ratkaisevaa on, edistävätkö ne se sitä, että muiden ihmisten tiedot ja ymmärrys lisääntyvät. Harkitse, paljonko panostat kirjoittamiseen Monet ihmiset eivät pysty erottelemaan erilaisia kirjoitustehtäviä; he eivät esimerkiksi pysty nopeasti tuottamaan muutamia riviä tai yhtä paperiarkkia tilapäiseen tai kiireelliseen tarpeeseen. Suureksi osaksi tämä johtuu täydellisyyden tavoittelusta. On toki tehtäviä, joissa pitääkin pyrkiä hyvin hiottuun tulokseen. 8

10 Suurin osa tehtävistä on toisenlaisia. Siksi kannattaa jo ennen kirjoittamaan ryhtymistä kysyä itseltään: miten paljon minun on syytä panostaa aikaani ja vaivaani, ehkä muidenkin aikaa, tähän juttuun? Panostuksen on tietysti oltava järkevässä suhteessa hyötyyn, joka kirjoituksesta uskotaan olevan. Tähän vaikuttavat muun muassa seuraavat seikat: mitä tarkoitusta varten kirjoitetaan ja mitä vaatimuksia tämä asettaa kirjoituksen tietojen oikeellisuudelle, kattavuudelle ja ymmärrettävyydelle miten laajalle lukijakunnalle kirjoitetaan miten pitkäaikaiseen käyttöön kirjoitus tulee eli onko se luonteeltaan päivänkohtainen tiedonanto, pysyvää tietoa vai jotain siltä väliltä. Jos tämäntapaisten seikkojen arviointi johtaa siihen, että kannattaa panostaa mahdollisimman vähän, niin tärkeintä on saada asiat oikein. Mutta jos sopivaksi arvioitu panostus on pieni, kannattaa harkita, onko tehtävä niin vähäpätöinen, että on parempi jättää se tekemättä. Jos tällöin kirjoittamiseen kuitenkin on jokin ulkonainen pakko kuten esimiehen määräys, hoida se mahdollisimman pikaisesti. Vastenmieliset tehtävät eivät yleensä muutu ajan myötä miellyttävämmiksi, päinvastoin, ja mieltä kalvava tietoisuus ikävästä hommasta haittaa kykyäsi keskittyä järkevämpiin asioihin. Vähäpätöisissä kirjoitustehtävissä aloitetaan jäsennyksen suunnittelun asemesta suora kirjoittaminen, välittämättä siitä, että asiat eivät tule hienoon järjestykseen. Oikoluvun ja kieliasun tarkistaminen jätetään sikseen. Kun juttu on yhdeltä istumalta kirjoitettu, se lukaistaan läpi mutta sillä silmällä, että siinä ei ole asiavirheitä ja että mitään kovin olennaista ei puutu. Sitten juttu pannaan jakeluun sopivalla tavalla ja unohdetaan. Ei siis jäädä märehtimään, että olisi pitänyt tarkistaa jokin pilkkusääntö, vaan unohdetaan asia ja ruvetaan seuraavaan hommaan. Tärkeissä kirjoitustehtävissä toimitaan järjestelmällisemmin. Tehdään karkea jäsennys, kirjoitetaan luetelmanomaisia muistiinpanoja siitä, mitä kaikkea on syytä käsitellä, pohditaan oikeaa esitysjärjestystä, kerätään aineistoa ja niin edelleen. Sitten kun juttu alkaa tuntua valmiilta, sitä ei suinkaan panna ihan heti jakeluun, vaan jos aikataulu suinkin antaa myöten, nukutaan yön yli ja katsotaan juttua uudestaan uusin silmin. Korjattavaa löytyy lähes varmasti. Jos juttu on tärkeä, kannattaa ehdottomasti yrittää saada joku sopiva henkilö lukemaan se läpi. Vielä parempi on, jos löydät useita koelukijoita, jotka arvioivat tekstiäsi eri kannoilta, esimerkiksi yksi asiasisällön oikeellisuuden, yksi ymmärrettävyyden ja yksi kielenkäytön normienmukaisuuden kannalta. Kun pikku hommiin ei uhrata liikaa aikaa, voidaan paremmin tehdä isot asiat kunnolla ja ajoissa. Yksi töiden järjestelyn kysymys, johon jokaisen täytyy löytää omaan persoonallisuuteensa sopiva ratkaisu, on se, tehdäänkö pienet asiat saman tien pois tieltä vai pinotaanko ne odottamaan sellaisia aikoja, että isoja töitä ei ole tekeillä. Oma ratkaisuni on yleensä ensin mainittu, muun muassa siitä syystä, että minulla on huono muisti. Keille kirjoitat? Kun hahmotat, miksi kirjoitat ja miten tärkeä kirjoituksesi on, on syytä myös harkita, keille kirjoitat. Tämä ei ole kirjoittamisen tavoitteista erillinen asia, sillä tavoitteenahan yleisesti ottaen on palvella ihmisiä, ja silloin on tärkeää kysyä, keitä ihmisiä. Kirjoittajilla on yleensä taipumus ajatella lukijakunta yhtenäisemmäksi kuin se on. Kun esimerkiksi kirjoitin ATK-asioista Teknillisen korkeakoulun tietokoneiden käytöstä, niin lukijakuntani tietysti koostui niiden käyttäjistä. Mutta tällainen lukijakunnan luonnehtiminen tai nimeäminen voi johtaa pahasti harhaan. Lukijakuntaani voi kuulua hyvin monenlaisia ihmisiä, esimerkiksi opiskelijoita, opettajia, tutkijoita ja 9

11 hallintohenkilöstöä. Nämä ryhmätkään eivät suinkaan ole yhtenäisiä kiinnostuksiltaan ja esitiedoiltaan. Ensimmäisen vuoden arkkitehtiopiskelijan valmiudet sulattaa ATK-alan tietoa voivat olla hyvin erilaiset kuin tietojenkäsittelyopista väitöskirjaa tekevän jatko-opiskelijan. Kirjoituksen alussa, ehkä jo otsikossa, on syytä tuoda esiin, keille se on tarkoitettu ja mitä esitietoja heillä oletetaan olevan. Parasta tietysti on, jos voit kuvata täsmällisesti, mitä lukijan täytyy tietää ja osata, jotta jutusta olisi hänelle hyötyä. Kurssivaatimuksissa esitetään usein, että esitietoina vaaditaan niiden-ja-niiden muiden kurssien aiempi suorittaminen tai vastaavat tiedot. Niin tarkkojen esitietovaatimusten esittäminen on kuitenkin vaarallista, koska ilmaisu "vastaavat tiedot" voidaan tulkita hyvin monella tavoin. Kokemus osoittaa, että ihmiset saattavat arvioida omia tietojaan ihan väärin, joskus pahasti yläkanttiin, mutta useammin aliarvioiden. Mitä tärkeämmästä kirjoituksesta on kyse, sitä perustellumpaa on yrittää eläytyä lukijoiden tilanteeseen: mitä he osaavat, mitä he tarvitsevat, mitä ymmärtämisen tai oppimisen esteitä on ja mistä he ovat kiinnostuneita? Motivoi lukemiseen Kirjoitat sitä varten, että kirjoituksesi luettaisiin ja mielellään myös ymmärrettäisiin. Tietysti taustalla on jokin syvällisempikin tarkoitus, mutta jos et saa ihmisiä lukemaan juttuasi, ei sitä syvempääkään tarkoitusta voi saavuttaa. Miten erottua tietotulvasta: kerro lukijalle tärkeä asia Maailmassa on valtava määrä tekstejä, ja uusia syntyy koko ajan kiihtyvään tahtiin. Sinun itsesi, kuten jokaisen meistä, ulottuvilla on lukemattomia kirjoja, lehtiä ja muita kirjoituksia. Kaikkea ei ehdi lukea. Miksi kukaan lukisi juuri sinun juttusi? Sinun omasta mielestäsi kirjoitus varmaankin on tärkeä - et kai muuten kirjoittaisikaan sitä. Mutta mahdolliset lukijasi eivät yleensä tiedä tekstiäsi tärkeäksi ainakaan ennen kuin he ovat lukeneet sitä, eikä ole mitään takeita siitä, että he edes alkaisivat lukea sitä. Tietysti on mahdollista, että olet oman alasi tunnettu ja tunnustettu guru, jonka jokaiseen sanaan suhtaudutaan kuin kultahippusiin. Useimmat meistä eivät ole guruja, ja jotta pääsisit guruksi, sinun on saatava ihmisiä lukemaan juttujasi. Lukijan motivointi eli innostaminen lukemaan ei saa olla joidenkin ovelien temppujen tekemistä. Olennaista on, että mietit sekä kirjoittamaan ryhtyessäsi että kirjoittamisen aikana, miksi kirjoituksesi on tärkeä lukijoille. Motivointi on sitä, että tuodaan sujuvasti ja luontevasti esille tärkeyden syitä. Otsikko on olennainen Motivoinnissa aivan keskeisessä asemassa on koko tekstin otsikon muotoilu, toissijaisesti myös alaotsikoiden ja alussa ehkä olevan johdattelun (ingressin) kirjoittaminen houkutteleviksi. Useimmat ihmiset vilkaisevat vain otsikot ja jättävät lopun lukematta, jos otsikko ei kiinnosta. Ne, jotka otsikko on houkutellut lukemaan, lukevat vain niin pitkälle, kuin juttu heitä kiinnostaa. Useimmissa tapauksissa et pysty mitenkään pakottamaan ihmisiä kahlaamaan tekstiäsi läpi. On aivan yhdentekevää, mitä hienoja helmiä juttusi lopussa on, jos yksikään lukija ei jaksa sinne asti. Otsikko ei saa olla liian pitkä. Otsikko ei saa olla yritys jutun tiivistelmäksi, eikä siinä pidä yrittää ehdottoman täsmällisesti rajata, mitä juttu käsittelee. Väitöskirja tai vastaava tieteellinen raportti saattaa olla poikkeus, koska sille on voitu asettaa määrättyjä vaatimuksia. Toisaalta otsikko ei saa olla liian ylimalkainen. Otsikon ei pidä sanoa ympäripyöreästi, mitä juttu käsittelee, vaan sen tulee tuoda esiin, mikä on jutun todellinen anti lukijalle. 10

12 Otsikkoa ei useinkaan kannata muotoilla heti aluksi. Jos aloitat kirjoittamisen otsikon miettimisestä, voi helposti käydä niin, että et pidemmälle pääsekään. Otsikon laadinta on vaikeaa, ja usein siihen kannattaa ryhtyä vasta, kun teksti on muutoin valmis. Siihen asti voit antaa jutun kulkea jollakin tylsällä työnimellä. Mutta muista varata otsikon miettimiseen runsaasti aikaa, sillä jos ajanpuutteen takia työnimi jääkin lopulliseksi, tämä virhe yksinään voi pilata koko tekstin viestintäarvon. Puhu lukijalle Kirjoittamisessa yleensäkin pitää ajatella lukijaa, mutta aivan erityisesti otsikoiden kirjoittamisessa. Otsikko on puhuttelu, jossa lähestyt lukijaa ja tarjoat hänelle jotakin - kirjoitustasi. Kuvittele mielessäsi haluamasi tyypillinen lukija, asetu hänen asemaansa ja kysy: miksi minä lukisin jutun? Tai rennommin näin: miks mä lukisin tämmöstä roskaa? Sinun täytyy tuoda esiin, mitä kirjoituksesi voi antaa lukijalle, oli se sitten apua hänen omaan työhönsä tai harrastukseensa, yleissivistystä sinun alaltasi tai mielenvirkistystä. Karkota "väärät" lukijat Lukijoiden houkuttelemisen ohella myös lukijoiden karkottaminen on tärkeää. Kun kirjoittamiseen suhtaudutaan palvelemisena, on tärkeää palvella myös niitä ihmisiä, joiden ei ole syytä lukea kirjoitustasi. Jos he heti näkevät, että tämä juttusi ei ole heille, he voivat oppia pitämään sinua kirjoittajana, joka tekee selväksi, keille kirjoittaa. Ja siksi he vilkaisevat myös muita juttujasi nähdäkseen, olisivatko ne heille sopivia. Otsikko voi palvella tätä päämäärää. Otsikon pitää ensisijaisesti antaa riittävästi tietoja sitä varten, että mahdollinen lukija tekee järkevän päätöksen siitä, ryhtyykö hän lukemaan juttua. Jos näin on ja jos jonkun lukijan päätös on kielteinen, olet tehnyt hänelle parhaan mahdollisen palveluksen, jonka jutullasi voit tehdä: säästänyt hänen aikaansa muuhun. Jos otsikko on vaikkapa "TCP/IP:n etuja", niin sellainen lukija, joka ei ole koskaan kuullutkaan TCP/IP:stä, varmaankin ymmärtää, että juttu ei ole häntä varten. Jos tarkoititkin juttusi myös sellaisille lukijoille, otsikon olisi pitänyt olla ihan toisenlainen: sen olisi pitänyt tuoda esille jotakin keskeistä niistä eduista. Otsikon ja itse tekstin tulee toki vastata toisiaan: yleistajuiselle tekstille yleistajuinen otsikko, asiantuntijoille tarkoitetulle tekstille erikoisalan termejä käyttävä otsikko. Erillinen motivaatio-osa? Usein on aiheellista kirjoittaa jutun alkuun erillinen lyhyt motivoiva osuus. Se voi olla asemaltaan ingressi, esipuhe tai yksinkertaisesti tekstin ensimmäinen kappale. Jos teet motivoivasta osuudesta esipuheen, muista, että juuri kukaan ei lue esipuhetta, jos sen otsikkona on "Esipuhe". Käytä mieluummin vaikka hiukan naiivia otsikkoa, joka on muotoa "Miksi XXX on tärkeä". Motivoivassa osuudessa voit käsitellä sekä aiheesi tärkeyttä että juttusi tärkeyttä eli sitä, miksi juuri sinun jutussasi olevat asiat ovat tärkeitä. Näiden asioiden painotus vaihtelee tilanteen mukaan. Ihmiset tuskin ovat kiinnostuneita lukemaan perusteluja syövän torjunnan tärkeydelle, koska se on itsestään selvä asia; sen sijaan voidaan tarvita perusteluja sille, miksi juuri sinun jutussasi käsiteltävät syövän torjunnan keinot voivat olla tärkeitä. Motivaatiota ei pidä jättää vain erillisen motivoivan osuuden varaan varsinkaan, jos juttu on pitkä. Koko kirjoituksen rakenteen ja erityisesti otsikoiden tulee palvella motivointia. Älä anna kirjoittamistekniikkasi näkyä Usein kirjoittajat otsikoivat juttunsa sen pohjalta, miten ovat itse suunnitelleet jutun rakenteen ryhtyessään kirjoittamaan sitä. Seuraavassa on esimerkki tällaisesta otsikoinnista: 11

13 Tutkijakoulu on aloittanut toimintansa Taustaa Tutkijakoulun tarve Osallistuvat yksiköt Toiminta Oppilaiden valinta Tulevaisuus Jäsennykseksi tämä on luultavasti varsin hyvä. Otsikko on kuitenkin aivan eri asia kuin jäsennyksen kohta. Jäsennyksen kirjoitat itsellesi, otsikko pitää kirjoittaa lukijalle. Jäsennyksen kohtien käyttö otsikoina merkitsee tyypillisesti sitä, että juttu voisi käsitellä miltei mitä hyvänsä ja sisältää miltei mitä tahansa. Tietysti jos lukijalla on valmiiksi kuva siitä, mikä tutkijakoulu on ja miksi se on tärkeä, hän ehkä on motivoitunut lukemaan jutun. Tosin hän ehkä siinä tapauksessa ajattelee jo tietävänsä tutkijakoulusta kaiken tietämisen arvoisen ja siirtyy seuraavaan juttuun. Herätä, havainnollista Otsikointiin pitää nostaa kaikkein keskeisimmät asiat ja nimenomaan sellaiset, jotka kiinnittävät lukijan huomion. Otsikoinnin pitää olla havainnollinen, konkreettinen. Siinä pitää mieluummin olla verbejä, adjektiiveja ja lukusanoja kuin substantiiveja. Oppilaiden valintaa koskevan kohdan otsikon voisi aloittaa sanoilla "Oppilaat valitaan" ja sitten miettiä jatkoksi hyvin lyhyen kuvauksen siitä, mikä valintatavassa on olennaisinta. Otsikoiden pitää kertoa, kuka teki tai tekee ja mitä, ei nimetä ja luokitella asioita. Esimerkiksi otsikko "Mukana viisi yksikköä", joka ei sinänsä ole kovinkaan repäisevä, olisi sentään konkreettisempi kuin "Osallistuvat yksiköt". Muodollinen, jäsennyksenomainen otsikointi saattaa joskus olla välttämätön esimerkiksi silloin, kun asiakirja on kerta kaikkiaan pakko kirjoittaa säädetyn kaavan mukaan. Älä pidä sellaista kirjoittamisen yleisenä tyylinä vaan kahleina, joihin ehkä joskus täytyy sopeutua. Sinun ehkä täytyy kirjoittaa toimintasuunnitelmaan kohta "Hankinnat", vaikka siinä olisi vain yksi merkittävä hankinta, jonka haluaisit tuoda esiin. Muutoinhan joku voisi valittaa, että käsittelet otsikon "Ostamme supertietokoneen" alla myös monistuspaperien hankintaa. Tutkimusraporttiin ehkä vaaditaan kohta, jonka otsikkona on "Tutkimuksen tavoite", vaikka mielesi palaisi halusta räväyttää otsikkoon, mikä se tavoite oikein oli. Jäsennyksenomaista otsikointia perustellaan joskus sillä, että asiasisältöhän löytyy itse tekstistä. Löytyvät, löytyvät, jos joku viitsii etsiä. Mitä iloa on siitä, että asia on tekstissä, jos sitä tekstiä ei lue kukaan? Pidä kiinni lukijastasi Ei riitä, että saat houkuteltua lukijan aloittamaan lukemisen. Sinun on myös pidettävä yllä motivaatiota. Kun alat käsitellä uutta asiakokonaisuutta, kyseessä on ikään kuin teos teoksen sisällä. Sinun on perusteltava lukijalle, miksi hänen on syytä lukea kyseinen osateos. Motivointia ei tietenkään pidä tehdä lapsellisella tavalla. Ei motivoivaa virkettä tai kappaletta yleensä ole syytä aloittaa tyyliin "Tämä aihepiiri on sinulle tärkeä, koska - -". Motivoinnissakin kannattaa yleensä mennä suoraan asiaan: selosta lyhyesti, miten aloitettava uusi aihe liittyy kirjoituksesi kokonaisuuteen ja lukijalle tärkeisiin asioihin. Älä siis aloita uuden asian käsittelyä ruohonjuuritasolta ja tekniikasta, vastaten kysymykseen "miten", vaan vastaamalla kysymyksiin "miksi" ja "mitä". Vältä kuitenkin itsestäänselvyyksiä ja liian käsitteellisiä ja yleisiä tarkasteluja. Jos kirjoitat hyperventilaatiosta, älä aloita tarkastelemalla 12

14 lääketieteen merkitystä ihmiskunnalle vaan selosta aivan lyhyesti, mitä hyperventilaatio on ja miten yleistä se on. Esimerkkinä huonosta uuden asian aloittamisesta, joka ei lainkaan motivoi lukijaa, on seuraava: Kermit on Columbian yliopistossa (New York, NY, USA) kehitetty protokolla. Siihen liittyviä ohjelmia saa vapaasti levittää (mutta ei myydä). Siksi Kermit on erittäin laajalti käytössä ympäri maailmaa. Tässä aloituskappaleessa ei lainkaan sanota, mitä Kermit on käyttäjän kannalta - mitä sillä tehdään. Kirjoittaja on myös tehnyt ATK-asiantuntijan tavallisen virheen: koska hän tietää, että tarkkaan ottaen Kermit-protokolla on aivan eri tason asia kuin sitä noudattavat ohjelmat, hän tuntee sisäistä pakkoa tehdä tämän eron myös yleistajuiseksi tarkoitetussa käytännöllisessä ohjeessa. Hän myös aloittaa hänelle tutuista ja tärkeistä asioista kuten Kermitin alkuperästä, joka on kuitenkin lukijalle aivan epäolennainen ja kuuluisi tekstiin aivan loppupuolelle tai alaviitteeseen, jos sinnekään. Kappale on kielellisesti ja tyylillisesti aivan kohtuullinen - lyhyitä, rakenteeltaan kevyitä virkkeitä. Niinpä tällaisen kappaleen korjaaminen ei olekaan mitään kielenhuoltoa vaan vaatii itse aihepiirin tuntemista. Kappaletta ei kannata varsinaisesti korjata, vaan se on heitettävä roskikseen, ja tilalle on kirjoitettava jotain seuraavanlaista: Kermit on ohjelma, jolla voidaan ottaa pääteyhteys tietokoneesta toiseen ja siirtää tiedostoja koneiden välillä. Kermit on maksuton, ja se on hyvin laajalti käytössä. Tämän tarkoitus on motivoida sellaista lukijaa, jolla on tarvetta pääteyhteyksiin ja tiedostonsiirtoon. Ei ole syytä ruveta lepertelemään siitä, miten tärkeitä asioita ne ovat, koska teksti on kirjassa, jonka lukijan oletetaan ainakin tässä vaiheessa ymmärtävän, mistä on kyse. Ei myöskään kannata aloittaa lavertelevaan tyyliin "Usein tulee tarvetta ottaa pääteyhteys - -". Motivointi on siis aina suhteutettava lukijoiden tilanteeseen, heidän tarpeisiinsa ja tietoihinsa. Ei pidä esittää lukijalle sellaisia asioita, joiden merkitystä hänellä ei ole edellytyksiä oivaltaa, mutta ei myöskään motivoida häntä sellaiseen, johon hän jo on motivoitunut. Molemmat virheet aiheuttavat turhautumista ja ärtymystä. Miten kirjoitan Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta Ennen kuin tarkastelen kirjoittamisen vaikeutta ja helppoutta kirjoittajan kannalta, on syytä käsitellä sitä, mistä asiakirjoittamisessa kokonaisuutena ottaen on kyse: viestintää. Smurffaa mitä smurffaat, tulos on kuitenkin smurffaava Ensimmäinen niin kutsutuista Wiion laeista sanoo, että viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta. Tämä on tietysti varsin masentava toteamus, mutta se on elämän todellisuutta, ja sen ymmärtäminen ja muistaminen on rakentavampaa kuin yritykset viestiä väkisin. Viestintä ei ole ensisijaisesti tekninen asia, vaan se on mitä suurimmassa määrin inhimillinen asia. Viestin lähettäjällä on mielessään tietoa, ja tavoitteena on, että jossakin mielessä vastaava tieto muodostuisi myös viestin vastaanottajan mieleen. Tähän sisältyy ainakin se, että lähettäjän on muunnettava mielessään olevat ajatukset aineelliseen muotoon, esimerkiksi kirjoitukseksi, puheeksi tai kuvaksi. Vastaanottajan puolestaan täytyy tehdä käänteinen muunnos. Tähän tapahtumaketjuun sisältyy väistämättä se, että tietoa katoaa tai tieto vääristyy. Vaikka lähettäjä ja vastaanottaja puhuisivat samaa kieltä, sanat silti tarkoittavat heille ainakin hiukan eri asioita, ja he tulkitsevat lauseita ja kuvia eri tavoin. Niinpä vastaanottajan mieleen 13

15 muodostuva käsitys tuskin koskaan voi olla sama kuin lähettäjän mielessä ollut. Parhaimmillaankin se on vain tarpeeksi samanlainen. Onko viestintä lainkaan mahdollista? Viestinnän perusasetelma on siis vaikea, ja pessimisti voisi sanoa, että se on mahdoton. Vaikeudet moninkertaistuvat, jos viestin lähettäjä ja vastaanottaja ovat kulttuuritaustaltaan, asenteiltaan ja tiedoiltaan hyvin erilaiset. Jos käytetty kieli ei ole kummankaan äidinkieli, mikä on hyvin tavallinen tilanne kansainvälisessä viestinnässä, viestinnän ketjussa on yksi lenkki lisää. Usein ketjussa on mukana erillinen kääntäminen ja sen tekijä, kääntäjä, joka toimii eräänlaisena välittäjänä, jonka tietojen ja taitojen rajoitukset, ennakkokäsitykset ja kulttuuritausta väistämättä vääristävät viestiä jossain määrin. On lukemattomia eri asioita, jotka voivat mennä pieleen viestinnässä. Vaikka kirjoittajan ajatukset olisivat kristallinkirkkaat, mitä ne yleensä eivät ole, hän enemmän tai vähemmän epäonnistuu niiden esittämisessä. Ennen kuin teksti saavuttaa vastaanottajan, sen sisältö voi vääristyä esimerkiksi latojan tekemien virheiden takia tai toimittajan tekemien lyhennysten ja "korjausten" takia. Kuitenkin ketjun heikoimman lenkin yleensä muodostaa se tapahtuma, jossa lukija muodostaa mieleensä kuvaa asioista. Sanat tarkoittavat hänelle eri asioita kuin kirjoittajalle. Pahimmillaan ne tarkoittavat aivan eri asioita, mutta vaikka sanojen perusmerkitys olisi sama, niiden tarkat merkitykset vaihtelevat, samoin ne mielleyhtymät, joita sanoihin liittyy. Kun joku esimerkiksi kirjoittaa sanan "demokratia" ja joku toinen lukee sen, niin on erittäin harvinainen sattuma, että sana tarkoittaa edes osapuilleen samaa kummallekin. Teknisiä sanoja voisi luulla yksiselitteisemmiksi. Mutta ajatellaanpa vaikka sanaa "suodatin". Tekniikan alan ihminen yleensä ajattelee sitä sen pohjalta, millaisia suodattimia hänen omalla erikoisalallaan käytetään. Teoreettisesti asioihin suhtautuva ihminen voi yrittää ajatella suodatinta hyvin yleisenä, abstraktisena käsitteenä - laitteena tai muuna välineenä, joka päästää lävitseen vain osan siihen tulevasta aineesta, energiasta tai informaatiosta. Mutta useimmille ehkä mieleen tulee yksinkertaisesti kahvinsuodatin. Tiedottaja: tiedon välittäjä vai sotkija? Usein kirjoittaja ei ole kirjoituksen aihepiirin erikoisasiantuntija vaan esimerkiksi tiedottaja, joka muotoilee viestin asiantuntijoilta saamiensa tietojen perusteella. Tällöin ketjussa on mukana yksi lenkki lisää, ja asiantuntijan sanat yleensä ymmärretään enemmän tai vähemmän väärin. On valitettavan tavallista, että asiantuntija ei näe metsää puilta eikä osaa itse tiivistää asioita ja tuoda esiin olennaisinta. Tällöin tiedottaja joutuu tekemään paljonkin valikointia, ja hän saattaa esimerkiksi korostaa voimakkaasti sellaisia seikkoja, jotka ovat mitättömiä yksityiskohtia. Myönteinen lähestymistapa: lisää onnellisia sattumia Vaikka viestintä onnistuukin vain sattumalta, siis monien suotuisien sattumusten yhteisvaikutuksesta, niin tämän asian ymmärtäminen voi edistää viestintää. Kun ymmärrämme, mikä kaikki voi mennä pieleen ja yleensä meneekin pieleen, osaamme ehkä toimia tavalla, joka lisää suotuisien sattumien todennäköisyyttä. Emme esimerkiksi voi mitenkään taata, että lukija tulkitsee käyttämämme sanat oikein, mutta voimme ehkä tehdä sen todennäköisemmäksi valitsemalla sanamme niin, että ne on vaikeampi tulkita väärin. Viestinnän näkeminen prosessina, tapahtumakulkuna, jossa viesti joskus sattumalta siirtyy lähettäjän mielestä vastaanottajan mieleen, voi myös edistää suhteellisuudentajua. Koska niin moni asia voi mennä pieleen, ei kannata käyttää suhteettomasti vaivaa prosessin jonkin osan edistämiseen, esimerkiksi sananvalintojen loputtomaan hiomiseen. Ketju ei kuitenkaan voi olla vahvempi kuin sen heikoin lenkki. Viestinnän tehoa lisää eniten se, että parannetaan ketjun heikointa osaa. Tämä on henkisesti vaikeaa, koska se usein merkitsee sitä, että sinun on keskityttävä tekemään mahdollisimman hyvin se, minkä osaat huonoimmin. 14

16 Monilla ihmisillä on sellainen harhakäsitys, että kunhan vain esitetään viesti tarpeeksi usein, painokkaasti ja laajasti, viesti menee perille. Niinpä esiintyykin paljon sellaista viestintää, tai oikeammin sanottuna viestimisen yrittämistä, jossa tietoa tuputetaan ihmisille. Wiio sanoo: "Mitä enemmän viestitään, sitä nopeammin väärinkäsitykset lisääntyvät." Tiedon tulvassa lyhyyden vaatimus on järkevä Nykyajan ihmiset elävät viestien tulvassa, ja heillä - siis meillä - on kyky sulkea tajuntansa epäolennaisiksi kokemiltaan viesteiltä. Tekstien laajuus on itsessään viestien perillemenoa haittaavaa, ei sitä edistävä seikka. Oikea sääntö tekstin pituudelle on seuraava: niin pitkä kuin olennaisen asiasisällön kannalta on välttämätöntä, mutta niin lyhyt kuin mahdollista. Kirjoittamisen vaikeudesta ja helppoudesta Kirjoittamisen vaikeuksia on monia, mutta suuri osa niistä johtuu vain huonoista tottumuksista ja asenteista. Jos onnistumme raivaamaan nämä pois, voi kirjoittaminen muuttua paljon miellyttävämmäksi. Aina kuitenkin jää jäljelle ymmärtämisen ja ajattelemisen vaikeus: ennen kuin kannattaa kirjoittaa jostakin asiasta, on ensin saavutettava tietoa ja ymmärrystä siitä sekä lisäksi ajateltava, miten sen parhaiten esittäisi lukijoille. Eräs vanha ohje sanoo: pidä kiinni asiasta, niin sanat seuraavat perässä. Aina kirjoittaminen ei ole ihan niin helppoa, mutta ohje on silti hyvä. Jos itse hukkaat esityksesi juonen, niin ei lukijakaan pysy kärryillä. Säännöt: avuksi vai haitaksi? Edellä olen jo viitannut siihen, että yksi hyvin tärkeä kirjoittamista vaikeuttava asia on se, että kirjoittajalla on mielessään kaavamaisia sääntöjä. Usein säännöt ovat tiedostamattomia ja perustuvat mielikuviin siitä, miten muut ovat samantapaisia juttuja kirjoittaneet. Tieteellistä raporttia tai komiteanmietintöä kirjoittava on lukenut monia raportteja tai mietintöjä ja noudattaa yleensä samantapaista tyyliä. Vallitsevat tyylit voivat kuitenkin olla aivan vääriä ja epätarkoituksenmukaisia. Ei ole pitkääkään aikaa siitä, kun lainoppineet vakaasti uskoivat, että tuomioistuimen päätös pitää ehdottomasti kirjoittaa yhdeksi virkkeeksi, vaikka siitä tulisi monta sivua pitkä ja ainakin maallikolle täysin käsittämätön. Ajatteletko parhaiten kirjoittamalla? Kirjoittamisessa on myös sellaisia vaikeuksia, jotka eivät johdu vääristä opeista vaan asioiden ja niiden ajattelemisen vaikeudesta. Harva meistä osaa kirjoittaa selkeämmin kuin ajattelee. Toisaalta kirjoittaminen voi olla tehokas ajattelun väline: kun panee asiat paperille sellaisina, kuin ne nyt ymmärtää, voi paremmin nähdä, missä on epäselvyyttä ja sekavuutta. Monimutkaisia asioita voi usein miettiä paremmin, kun ne on kirjoitettu mahdollisimman selkeästi, koska silloin muisti saa apua kirjoituksesta. Muuan nyrkkisääntö sanoo, että ihminen voi pitää hetkellisesti mielessään enintään noin seitsemän asiaa. Tämä tarkoittaa, että ilman kirjoituksen apua voimme samanaikaisesti tarkastella vain seitsemää näkökulmaa, piirrettä tai osaaluetta. Tämä on usein aivan liian vähän, ja ne seitsemän, jotka pidämme mielessämme, eivät välttämättä ole ne tärkeimmät. Kun asiat on listattu paperille, niistä voi paremmin pyrkiä poimimaan olennaisimmat. Kirjoittaminen on taito, joka paranee harjaannuksen myötä, usein aika hitaasti. Ei siis pidä masentua siitä, että kirjoittaminen tuntuu aluksi vaikealta, jopa ylivoimaiselta. Kirjoittaminen on kuitenkin vain kielen käyttöä, ja ihmisellä on synnynnäinen, "sisäänrakennettu" kyky oppia kielen käyttö. Ei kukaan meistä osaa heti synnyttyään kävellä, ja kuitenkin lähes kaikki oppivat kävelemään. Kirjoittaminen on vähän samanlainen asia; se vain vaatii pitemmän opettelun. 15

17 Lyhyt on vaikeampi kuin pitkä On melko yleisesti tunnettua, että on paljon vaikeampaa ja hitaampaa kirjoittaa lyhyt ohje kuin pitkä. Syynä on ennen muuta se, että lyhyttä ohjetta kirjoitettaessa pitää ajatella enemmän - sekä asiaa että lukijaa. Siinä täytyy päättää, mikä on todella tärkeää ja miten se sanotaan lyhyesti mutta ymmärrettävästi. Pitkän jutun kirjoittaja voi panna mukaan kaiken mitä asiasta tietää ja vähän muutakin. Pitkää juttua voi toki lyhentää, mutta tulos on lähes aina huonompi kuin jos olisi alun perin suunniteltu ja tehty lyhyt juttu. Vielä hassummin käy, jos juttu annetaan toisen ihmisen lyhennettäväksi. Tosin tulos voi olla kohtuullinen, jos lyhentäjä tuntee erittäin hyvin jutun aihetta ja osaa kirjoittaa, mutta silloinhan hänen kai olisi alun perinkin pitänyt olla jutun kirjoittaja. Jälkikäteen tehtävän lyhentämisen vaikeuksia on monia, mutta mainittakoon tässä se, joka on henkisesti ehkä rasittavin: jos on käyttänyt aikaa ja nähnyt vaivaa kirjoittaakseen jotakin, on vaikeaa pyyhkiä se pois, vaikka se olisi miten tarpeeton. Voipa käydä niinkin, että omaa tekstiään lyhentäessään tekee valinnan mukaan ottamisen tai pois jättämisen välillä sen mukaan, miten hyvin on mielestään asian ilmaissut, eikä asian tärkeyden mukaan. Kirjoittamisen harjoittelu kannattaakin ehkä aloittaa pitkistä jutuista. Pitkä juttu on yleensä mielekäs vain silloin, kun se on tarkoitettu aihepiiristä erityisesti kiinnostuneille ja sitä jo ainakin jossain määrin tunteville ihmisille. Silloin viestinnän perustilanne on mahdollisimman edullinen: kirjoittaja ja lukija ovat - kirjoituksen aihepiirin kannalta - samoissa sfääreissä, vertaisia, ehkäpä hengenheimolaisiakin, ja kaltaisilleen on paljon helpompi kirjoittaa kuin joukolle mitä erilaisimpia ihmisiä. Sääntö 1: riko sääntöjä Yleisesti sääntöjen tarkoitus on parantaa elämän laatua esimerkiksi tekemällä asioita mukavammiksi tai luotettavammiksi taikka lisäämällä työn tuottavuutta. Jos säännöt eivät palvele tarkoitustaan, niitä on rikottava. Kannattaa kuitenkin olla varovainen sääntöjä rikkoessaan: sääntö voi olla hyväksi, vaikka minä en sitä nyt näekään. Lisäksi sääntöjen rikkomisesta voi saada rangaistuksen. Heilahtaako häkki? Kirjoittamisen säännöt ovat harvoin sellaisia lakeja, joiden rikkomisesta joutuu vankilaan. Koulussa kirjoittamissääntöjen rikkomisesta voi saada rangaistuksen huonon numeron muodossa. Elämässä tilanne on toinen. Jos kirjoituksellasi saat viestin välitetyksi lukijoille, ei yleensä kuulu kellekään muulle arvostella tekstiäsi. Arvostelua voi tulla, mutta siitä ei tarvitse välittää. Poikkeuksia toki on, mutta ne ovat harvinaisia. Kirjoittajan kannattaa siis yrittää päästä eroon siitä omaan mieleen sisäistetystä äidinkielenopettajasta, joka jakelee virhepisteitä. Jos ymmärrät säännön, voit rikkoa sitä Sääntöjen harkittu ja huolellinen rikkominen voi olla hyvä tehokeino kaunokirjallisuudessa, mutta myös asiakirjoittamisessa, jossa tosin teho ei tarkoita taiteellista vaikutelmaa vaan viestin perillemenon tehostamista. Esimerkiksi se sääntö, että kovin lyhyitä virkkeitä pitäisi välttää, on useimmiten ihan hyvä. Sama koskee sääntöä, jonka mukaan sanojen pitäisi muodostaa kunnollisia kieliopillisia lauseita. Joskus kumminkin kannattaa rikkoa näitä sääntöjä. Harkitusti. Hyvä nyrkkisääntö on, että jos ymmärrät, miksi sääntö on annettu, voit myös arvioida, pätevätkö sen perustelut omassa kirjoittamistilanteessasi. Jos et ymmärrä, on viisainta olettaa, että tilanne kuuluu siihen enemmistöön, jossa sääntö on noudattamisen arvoinen, perusteltu. Sääntöjä ovat myös erilaiset opit kirjallisten esitysten rakenteesta. Oppeihin kannattaa suhtautua vakavasti, mutta ei liian vakavasti. Monet vielä muistavat sellaisen ainekirjoitussäännön, että aineessa pitää olla 16

18 aloitus ja lopetus, ja ihmiset saattavat hikoilla ankarasti vääntäessään väkisin aloitusta ja lopetusta juttuun, joka ei sellaisia tarvitse. Asiatekstin voi hyvin usein aloittaa menemällä suoraan asiaan ilman mitään johdatteluja ja selittelyjä, jotka saattavat vain ärsyttää lukijaa. Jutun voi myös lopettaa ilman loppulausetta: juttu loppuu, kun asiat loppuvat. Asiassa asiallinen - mutta kohtuuvella, kohtuuvella Asiatekstin kirjoittamisen tehtävä ei ole viihdyttää kirjoittajaa eikä oikeastaan lukijaakaan vaan välittää viesti kirjoittajalta lukijalle. Siksi asiatekstin pitää olla asiallista, ei siis tunnepitoista, ei kirjoittajan persoonaa korostavaa, ei kovin tuttavallista eikä humoristista. Tämä on hyvä sääntö, mutta joskus sitä pitää rikkoa. Viestin saattaa saada paremmin perille rikkomalla harkitusti tyylisääntöjä. Jos kuivakkaan asiallisen tekstin virrasta yhtäkkiä hyppää lukijan silmille lause "Äläkä urvelo unohda kirjoitussuojata levykettä", viesti jäänee paremmin mieleen. Eri asia on, millaisissa yhteyksissä tällaisia tehokeinoja kannattaa käyttää. Huumoriakin voi joskus viljellä, kunhan siinä on tyyliä ja kunhan tyhmällekin lukijalle on ilmeistä, mikä on asiaa ja mikä vitsi. Erityisesti kannattaa muistaa, että ironia hyvin harvoin sopii asiatyyliin ja että ne, jotka ironiaa harrastavat, ovat yleensä niitä, jotka eivät tätä vaikeaa taiteen lajia hallitse. Tunne tunteesi Kirjoittamisessa, kuten kaikessa ihmisen toiminnassa, on kyllä aina tunteita mukana. Tunteita ei pidä tukahduttaa, mutta kaikkia tunteita ei tarvitse joka tilanteessa näyttää. Jos asiaa kirjoittaessasi annat tunteidesi näkyä, lukija voi häiriintyä, koska hänen tunteensa ovat toiset ja koska hän on kiinnostunut asiastasi, ei tunteistasi. Jos vaikkapa esittelet kolmea vaihtoehtoista laitetta tai ohjelmaa, kerro niiden ominaisuuksista sen sijaan, että kertoisit tunnepitoisesti, mistä vaihtoehdosta itse pidät. Lukijalla voi olla erilaiset tarpeet ja arviointiperusteet kuin sinulla. Erityisesti jos sinulla on kielteisiä tunteita asiaa tai lukijakuntaa kohtaan, älä kirjoita, ellei ole aivan pakko. Seuraavana päivänä tunteesi saattavat olla kirjoittamiselle suotuisammat. Saat tehdä virheitä Elämässä yleensäkin on tärkeää hyväksyä se, että ihminen tekee virheitä. Liiallinen virheiden pelko ajaa toimimattomuuteen, pahimmillaan sellaiseen, jota sanotaan vanhanaikaiseksi virkamiehen perusasenteeksi: kun ei tee mitään, ei tee virkavirhettäkään. On paljon ihmisiä, jotka ovat omalla alallaan erittäin päteviä mutta joille oman alan asioistakin kirjoittaminen on tavattoman vaikeaa. Yksi syy tähän on täydellisyyden tavoittelu, perfektionismi. Ei osata nopeasti kirjoittaa pientä juttua, koska ihminen ei halua päästää käsistään mitään, mikä ei ole valmista, täydellistä ja ehdottoman virheetöntä. Jos oman alan osaaminen on huippuluokkaa, halutaan, että kirjoituksetkin ovat - vaikka se, mitä muut ihmiset tarvitsisivat, olisivat hiomattomia kirjoituksia nyt eikä loppuun asti hiottuja juttuja ensi vuonna. Täydellisyyden tavoittelun yksi syy on arvostelun pelko, ja usein pelätään nimenomaan oman alan asiantuntijoiden arvostelua. Jos haluan käydä oman alani gurusta, niin yritän yli kaiken välttää sitä, että teksteissäni olisi pienikään virhe, josta kollegat huomauttavat - ehkä jopa nauravat sille ja minulle. Virheiden pelkoa ruokkii aiemmin tehtyjen virheiden muistelu. Tähän ongelmaan voi auttaa se, että sallii itsensä iloita onnistumisistaan ja myönteisestä palautteesta. Kiitokset kannattaa ottaa vastaan kiitoksina sen sijaan, että vähättelisi tyyliin "sehän oli vain sellainen kiireessä tehty juttu". Jos kiireessä tehty juttu ajoi asiansa, niin sehän on mainiota. Kielteiseen palautteeseen ja itse havaittuihin virheisiin ja puutteisiin kannattaa ehkä suhtautua siten, että kirjoittaa niiden ydinkohdat ja niistä oppimansa asiat muistiin. Syynä 17

19 ei ole vain se, että niitä voi käyttää rakentavasti myöhemmin, vaan myös se, että muistiin kirjoitettu on poissa muistia rasittamasta - ja ehkä mieltä kaivelemastakin. Kritiikkiin suhtautumisessa kannattaa myös muistaa, että monet ihmiset esittävät kielteisemmältä kuuluvia kommentteja kuin on tarkoitus. Hyvistä puolista ei viitsitä mainita, vaan huomio kiinnittyy huonoihin. Omaa suhtautumista muiden juttuihin kannattaa toki kehittää siten, että tuo esiin myös hyviksi kokemiaan puolia; usein kritiikki menee paremmin perille, kun aloittaa myönteisellä palautteella. Mutta voimme yleensä muuttaa vain itseämme, emme muita, ja on hyväksi sallia myös muille virheiden tekeminen kuten kielteisten asioiden korostaminen. Täydellisyyden tavoittelun perimmäiset syyt voivat olla hyvin syvällä ihmisen mielessä ja menneisyydessä. Taustalla voi olla esimerkiksi se, että on lapsena joutunut kokemaan liiallista ja kylmää arvostelua, väheksyntää, naureskelua ja kohtuuttomia vaatimuksia - eikä sitten isonakaan uskalla tehdä mitään, mikä ei ole täydellistä. Siksi ei pidä liiaksi pelätä liiallista pelkoakaan. Jos et heti onnistu selviämään vääränlaisesta virheiden pelosta, salli itsellesi virheitä tässäkin asiassa. Vältä kuitenkin vahingollisia virheitä On toki sellaisiakin virheitä, joiden tekemistä on syytä pelätä. Osittain tämä johtuu kirjoitusten luonteesta. Opinnäytteeksi tarkoitetussa kirjoitelmassa ei saisi olla ainakaan pahoja asiavirheitä. Kouluaineessa ei saisi olla selviä kielivirheitä, koska aineen kirjoittamisen tarkoitus on osoittaa kielitaitoa siinä kielessä, jolla kirjoitetaan. Kuitenkin yleisesti ottaen on syytä pelätä nimenomaan sellaisia virheitä, jotka voivat aiheuttaa todellista vahinkoa. Tämä on aivan eri asia kuin kielellisten tai tyylillisten virheiden taikka kritiikin pelko. Jos pesukoneen käyttöohjeen suomentaja on kirjoittanut "tällainen menettely ei voi vahingoittaa vaatteita" vaikka alkutekstissä varoitetaan, että se voi, hän voi aiheuttaa hyvin kouriintuntuvaa vahinkoa: vaatteiden pilalle menemistä. (Valitettavasti tämä virhe ei ole kuviteltu, vaan olen havainnut sen erään tunnetun valmistajan koneen käyttöohjeessa.) Tämän rinnalla on epäolennaista, onko tekstissä kielivirheitä. Oikeastaan voisi sanoa, että jos tekstissä on virheellisiä tietoja, on parempi, että sen kieliasu on huono, koska huono kieliasu voi synnyttää sellaisen epäluulon, että asiassakin voi olla virheitä! Virheiden vahingollisuus riippuu asian ja kirjoituksen luonteesta sekä tietysti virheen laadusta. Asiatiedoissa olevat pienet virheet tai epätarkkuudet eivät välttämättä aiheuta vahinkoja. Olennaista on, onko kyseessä sellainen tieto tai ohje, johon ihmiset saattavat perustaa oman toimintansa. Asiatekstin virheethän aiheuttavat vahinkoja vain ihmisten toiminnan kautta, eivät vain sillä, että ne virheet ovat paperilla olevassa tekstissä. Järkevä virheiden pelko kohdistuukin niihin kirjoituksen kohtiin, joissa annetaan ohjeita taikka olennaisia taustatietoja ohjeille taikka sellaisia tietoja, joihin ihmiset muutoin saattavat perustaa omat tekonsa. Selvää on, että esimerkiksi hakuteoksissa olevat virheet ovat vakavampia kuin yleistajuisissa kirjoitelmissa olevat. Hakuteoksiahan käytetään nimenomaan asioiden tarkistamiseen. Yleistajuiset kirjoitelmat taas saattavat olla luonteeltaan yhdenlaista viihdettä, vaikka ne osaltaan luovatkin ihmisten maailmankuvaa. Asiatekstiin voi tulla vahingollisia virheitä monista eri syistä. Yksi tavallinen syy on laiskuus: kirjoittaja ei viitsi tarkistaa tietoja luotettavista lähteistä. Kirjoitusvirheetkin ovat mahdollisia, koska kirjoittaja on usein sokea omalle tekstilleen, varsinkin jos hän sitä tarkistaessaan ajattelee enemmän oikeakielisyyttä, tyyliseikkoja ja näyttävyyttä kuin asian oikeellisuutta. Näiltä osin virheiden välttäminen riippuu enemmän asennoitumisesta ja huolellisuudesta kuin jonkin oppaan ohjeiden tuntemisesta. 18

20 Jos tekstissä on paljon asiavirheitä ja jos tekstin ulkoasu on kieleltään, taitoltaan tai muutoin hiomatonta, saattaa viestin perillemeno häiriytyä enemmän, kuin virheistä suoranaisesti aiheutuu. Viestin perillemenossa on nimittäin tärkeää myös se, luottaako lukija kirjoittajan asiantuntemukseen. Ne virheet, joita lukija havaitsee joko lukiessaan tai myöhemmin, nakertavat luottamusta. Voi käydä niin, että lukija kyllä ymmärtää hyvin, mitä tarkoitat, mutta ei usko sitä, ja silloin viesti tietenkään ei mene perille. Miten kirjoitan sujuvasti Tao, kun rauta on kuumaa Yleensä kirjoitustyöhön kannattaa käydä käsiksi silloin, kun tarve siihen on havaittu. Jos olet tullut matkalta ja sinun täytyy tehdä matkalasku ja matkakertomus, tee ne heti, kun muistikuvat ja vaikutelmat ovat vielä tuoreita. Muutaman päivän kuluttua et ehkä itsekään saa selvää lyhyistä muistiinpanoistasi. Aluksi käsitys tarpeesta on yleensä jäsentymätön ja epävarma. Ei kannatakaan ruveta käyttämään aikaa tekstin tuottamiseen vaan vain ajatusten nopeaan muistiin merkitsemiseen. Kun siihen ryhdytään heti, kun tarve on ilmennyt tai epäilys siitä herännyt, voi myöhemmin tarkastella, miksi hommaan ryhdyttiin. Varsinaisen kirjoitustyön aikana tämä kysymys nimittäin helposti hämärtyy. Lisäksi voi olla mielenkiintoista seurata, miten ajatukset kirjoituksen tarpeesta ja tavoitteista muuttuvat. Aina ei tietenkään voi ruveta kirjoittamaan heti, kun kirjoittamistarve on syntynyt, koska on muita, vielä kiireellisempiä asioita hoidettavana. Yritä kuitenkin heti varata omasta aikataulustasi tilaa asian ajattelemiselle ja kirjoittamiselle. Älä pyörittele asiaa liian kauaa vain mielessäsi. Vaikka asia tuntuisi vielä sekavalta, ajattelusi on kuitenkin tuonut esille jotakin tärkeää. Kun kirjoitat sen näkyviin, on helpompi myöhemmin jatkaa. Laajat, selvityksiä ja ajattelua vaativat kirjoitustehtävät vaativat osittain erilaista asennoitumista kuin suppeammat. Mitä yksinkertaisemmasta kirjoittamistehtävästä on kyse, sitä parempi on yrittää saada se yhdellä istumalla valmiiksi. Silloin mieli ei rasitu monien asioiden samanaikaisesta murehtimisesta. Mutta laajoissa tehtävissä on kyse ennen kaikkea innoituksesta, inspiraatiosta. Innoitus ei suinkaan ole vain suuren taiteen tekemiseen kuuluva asia. Jos tehtävä vaatii luovaa ajattelua, sitä on turhaa, jopa vahingollista, yrittää tehdä silloin, kun se ei innosta. Toisaalta, jos tehtävä on sekä laaja että tärkeä, kannattaa käyttää innostuksen hetket tarkoin, vaikkapa jättäen kiireellisiäkin muita asioita hoitamatta sillä erää. Innostuksen ylläpitämiselle on tärkeää, että lopettaa kirjoittamisen, kun innostus loppuu. Kun sinulla on laaja kirjoitustehtävä, pidä aina mukana muistiinpanovälineitä. Pieni lehtiö ja kynä eivät paljoa paina. Lukemastasi, kuulemastasi tai näkemästä saattaa tulla mieleesi tehtävän kannalta tärkeitä ajatuksia, jotka on hyvä kirjoittaa muistiin. Pienet mutta tärkeät asiat unohtuvat helposti. Lisäksi pienten asioiden mielessä pitäminen rasittaa muistia. Olennainen ensin Mene suoraan asiaan, älä lavertele. Mutta asiaan meneminen ei yleensä tarkoita yksityiskohdista aloittamista. Kirjoituksen kaikilla tasoilla tulee esittää olennainen ensin: koko tekstin alussa sen tärkein sanoma, kunkin luvun alussa sen olennaisimmat asiat, kunkin kappaleen alussa ydinvirke, kunkin virkkeen sisällä ensin pääasia ja sitten sivuasia ja lauseen sisällä ensin painokkaimmat sanat. Tämä on tärkeä yleissääntö, josta joskus täytyy poiketa. On vaikeaa asennoitua niin, että sanoo olennaisimman ensin. Useinhan olennaisin näkemys, tulos tai mielipide kiteytyy kirjoittajan mielessä vasta hänen luomistyönsä lopuksi. Eihän esimerkiksi tutkija voi etukäteen sanoa, mikä on hänen tutkimuksensa olennaisin tulos; jos tulos tiedetään ennalta, kyseessä ei 19