YHTYMÄHALLITUKSEN SELVITYS TARKASTUSLAUTAKUNNAN VUO- DEN 2014 ARVIOINTIKERTOMUKSEEN LIITTYVISTÄ HAVAINNOISTA

Transkriptio

1 YHTYMÄHALLITUKSEN SELVITYS TARKASTUSLAUTAKUNNAN VUO- DEN 2014 ARVIOINTIKERTOMUKSEEN LIITTYVISTÄ HAVAINNOISTA Savon koulutuskuntayhtymän yhtymävaltuusto edellytti pitämässään tilinpäätöskokouksessa ( 8), että yhtymähallitus antaa vuoden 2014 arviointikertomukseen liittyvän selvityksen tarkastuslautakunnalle ja edelleen yhtymävaltuustolle elokuun loppuun mennessä. Koska toisen asteen ammatilliseen koulutukseen ja lukiokoulutukseen on tulossa suuria muutoksia, todetaan yhtymävaltuuston Savon koulutuskuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelmassa , että suunnitelmakauden tärkeimmäksi tehtäväksi tulee sopeuttaa kuntayhtymän toiminta vakaalle pohjalle tulorahoituksen vähentymisen edellyttämällä tavalla siten, että se turvaa jatkossakin kuntayhtymän perustehtävän Pohjois-Savossa ja luo myös edellytykset toiminnan kehittämiselle. Keskiössä tulee olla opiskelijan ja alueen työelämän ammattitaidon ja osaamisen kehittyminen. Tulorahoituksen väheneminen ja muut toimintaympäristön muutokset edellyttävät, että on tehtävä entistä tarkempia valintoja siitä, mitä koulutetaan (koulutus- ja opintoalat), missä koulutetaan (paikkakunnat ja toimipisteet), miten koulutetaan (pedagogiset järjestelyt) ja milloin koulutetaan (opiskelija- ja työelämätarpeet, tilojen käyttöaste). Niukkeneva resurssi tulee kohdistaa parhaalla mahdollisella tavalla oppimiseen ja opetukseen. Päätökset vaikuttavat kuntayhtymän strategisiin kehittämistoimenpiteisiin, organisaatioon ja investointeihin. Savon koulutuskuntayhtymän tulevaisuus rakennetaan yhteistyössä omistajien, henkilöstön, opiskelijoiden, työelämän ja sidosryhmien kanssa. Kuntayhtymässä käynnistettiin vuoden 2013 lopulla strategiaprosessi, johon kevään 2014 aikana em. tahojen oli mahdollisuus laajasti osallistua. Prosessin tavoitteena oli valmistautua toimintaympäristössä tapahtuviin merkittäviin muutoksiin kuvaamalla kuntayhtymän toimintaympäristö, päivittämällä perustehtävä, visio ja arvot, määrittelemällä keskeiset strategiset toimenpiteet ja uudistamalla organisaatio tukemaan perustehtävää. Yhtymähallitus hyväksyi prosessissa syntyneen strategia-asiakirjan kokouksessaan ( 46). Selvitys arviointikertomuksen kohdan 3 havaintoihin liittyen taulukkoon 5: Viestinnän ja tiedonkulun parantaminen Kuntayhtymän johtoryhmään, tulosalueiden johtotiimeihin ja kaikkiin kuntayhtymätasoisiin kehittämistiimeihin on lisätty opiskelijoiden ja henkilöstön keskuudestaan valitsema edustaja. Kuntayhtymän johtaja on pitänyt koko henkilöstölle avoimia LYNC-keskusteluja kuukausittain ajankohtaisista asioista. Johto on vieraillut säännöllisesti opiskelijakunnan tilaisuuksissa. 1

2 Virka- ja vakanssiluettelon saattaminen ajan tasalle Virka- ja vakanssiluettelo on päivitetty uutta organisaatiorakennetta vastaavaksi. Kuntayhtymän virat ja toimet on luetteloitu ja esimiehet tarkastavat vielä omalta osaltaan luettelon sisällön mennessä. Päivityttyä virka- ja vakanssiluetteloa ylläpidetään jatkossa Populus-järjestelmässä. Asunto-osakeyhtiö Siilinjärven Haaparinne Kuusi huoneistoa on edelleen myymättä, mutta ovat aktiivisessa myynnissä koko ajan. Hankintaosaaminen ja hankintarajojen täsmentäminen Hankintastrategiaa on valmisteltu hankintatoimen kehityshankkeessa syksystä 2014 lähtien ja sen perusteella valmistuu hankintastrategia ja hankintaohje vuoden 2015 aikana. Työturvallisuus opetustilanteissa Työturvallisuus sisältyy opintoihin ja niillä aloilla, joilla käytetään vaarallisia koneita tai laitteita, käydään koneiden ja laitteiden turvallinen käyttö opiskelijoiden kanssa läpi. Opettajat on ohjeistettu kuittaamaan, että tämä on jokaisen opiskelijan kanssa tehty. Aloilla on korostettu opettajan vastuuta tilanteissa, joissa nuoret työntekijät osallistuvat työssäoppimispaikoissa vaarallisiin töihin. Opettajan vastuulla on huolehtia siitä, että työssäoppimispaikoissa on huomioitu työturvallisuusmääräykset. Opettajien työelämäjaksot Työelämäjaksojen tavoitteet on kohdennettu osaamisalueille ja opettajat on velvoitettu käymään työelämäjaksolla kerran neljässä vuodessa. Näillä toimenpiteillä tullaan saavuttamaan tavoitteet. Opettajien työelämäjaksojen tavoitemäärää on lisätty vuodelle Työpaikkakiusaaminen Savon koulutuskuntayhtymän Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma perustuu yhdenvertaisuuslakiin ja lakiin naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta. Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman tavoitteena on edistää tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta Savon koulutuskuntayhtymän henkilöstön keskuudessa. Lain ohjeistuksen perusteella on tehty tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusselvitys Selvitykseen kerättiin tietoa vuoden 2013 henkilöstökertomuksesta, keväällä 2014 toteutetusta työolobarometrikyselystä (TOB) ja sen yhteydessä toteutetusta tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskyselystä. Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskyselyssä kartoitettiin eriarvoista ja syrjivää kohtelua, sukupuolista häirintää ja ahdistelua sekä häirintää ja epäasiallista käytöstä. Näihin sisältyi työpaikkakiusaaminen. Kyselyn tulokset toimitettiin esimiesten käyttöön ja heidät perehdytettiin tulosten analysointiin ja käsittelyyn työyhteisöissä. Esimiehiä muistutettiin häirinnän estämisen toimintamallista ja Aluehallintoviraston ohjeesta Epäasiallinen kohtelu - ohjeita häirinnän ja muun epäasiallisen kohtelun ehkäisyyn ja käsittelyyn työpaikoilla. Kyselyn tulosten perusteella on puututtu havaittuihin epäkohtiin. Tilannetta arvioidaan vuosittain tehtävän työyhteisökyselyn tulosten perusteella ja laajempi tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusselvitys tehdään kolmen vuoden välein. 2

3 Opiskelijoiden läpäisyaste Opiskelijoiden hyvinvoinnin tukemiseen ja opintojen läpäisyn paranemiseen on haettu ja saatu hankerahoitusta. Hankerahoituksella on järjestetty opettajien ja ohjaajien osaamisen parantamiseen liittyviä koulutuksia. Tavoitteena on mm. nopeuttaa ongelmien tunnistamista ja tehostaa varhaista puuttumista ja sitä kautta parantaa läpäisyä. Selvitys arviointikertomuksen kohdan 4.1 havaintoihin: Perustehtävä, visio ja arvot sekä kehitysohjelmat Perustehtävä, visio ja arvot päivitettiin kuntayhtymän strategia-asiakirjaan, jonka yhtymähallitus hyväksyi kokouksessaan ( 46). Samassa asiakirjassa määritettiin strategiset toimenpiteet , jotka korvasivat toimintasuunnitelmaan määritellyt kehitysohjelmat. Uuden strategia-asiakirjan mukainen toiminta käynnistettiin jo vuoden 2014 aikana, koska toiminnan sopeuttaminen oli aloitettava merkittävien toimintaympäristömuutosten takia mahdollisimman pian. Strategia on hyväksytty yhtymävaltuustossa syksyllä Henkilöstösuunnittelu Toiminta- ja taloussuunnitelman kappale Henkilöstösuunnittelu on raportoitu vuoden 2014 henkilöstökertomuksessa, joka on Toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen 2014 liitteenä. Toimintakertomuksessa on jäänyt viittausmerkintä em. liitteeseen tekemättä. Taloussuunnittelu Tuloksellisuusrahan saaminen ei ollut tiedossa taloussuunnitelmaa laadittaessa. Tuloksellisuusrahaa kuitenkin saatiin vuoden 2014 aikana yhteensä n. 1,6 milj. euroa. Varovaisuusperiaatteen mukaisesti tuloksellisuusrahasta vuoden 2014 budjettiin oli huomioitu vain n. 0,8 milj. euroa. Hankkeiden tukien ja avustusten määrää on vaikea arvioida talousarviota laadittaessa, koska päätökset projektien rahoituksesta saattavat tulla kesken tilikautta. Koulutuksen myyntitulot ovat joiltakin osin toteutuneet suunniteltua suurempina. Vyörytyserätulojen budjetointi on perustunut arvioituihin tukipalvelujen kustannuksiin. Toimintaa tehostamalla kustannuksia on saatu karsittua, minkä seurauksena koulutusaloille kohdentuvia vyörytyserämenoja on saatu pienennettyä. Tukipalvelujen toiminnan tehostamisen vuoksi perustehtävän toteuttamiseen tarvittavat resurssit eivät ole jääneet käyttämättä, vaan päinvastoin toiminnan tehostaminen on vapauttanut resursseja opetuksen käyttöön. Sisäinen valvonta ja riskien hallinta / Sivutoimiluvat ja -ilmoitukset Kuntayhtymän henkilöstöllä olevat sivutoimi-ilmoitukset ja sivutoimiluvat on viimeksi irtisanottu päättymään Kuntayhtymän johtaja on pyytänyt kaikkia niitä kuntayhtymän työntekijöitä / viranhaltijoita, jotka harjoittavat sivutointa, varmistamaan osaltaan, että heillä on asianmukainen sivutoimilupa tai sivutoimi-ilmoitus on tehty. Jos sivutoimilupa tai sivutoimi-ilmoitus puuttuu tai ne eivät muutoin ole asianmukaisessa kunnossa, täytyy lupahakemus tai ilmoitus saattaa kuntoon viipymättä. Lisäksi kuntayhtymässä on voimassa 3

4 oleva sivutoimiohje, joka löytyy Intrassa olevasta henkilöstöoppaasta. Kaikki esimiehet varmistavat kehityskeskustelujen yhteydessä omien alaistensa sivutoimilupien / ilmoitusten ajantasaisuuden. Selvitys arviointikertomuksen kohdan 4.2 havaintoihin: Kuntayhtymän ja tulosalueiden tuloskortit Tulosalueiden (koulutuspalvelut, oppisopimuskeskus, hallinto- ja tukipalvelut sekä tilapalvelut) tuloskortit on johdettu kuntayhtymän tavoitteista. Koska kaikilla tulosalueilla ei mittarin laskennassa ole ollut käytössä samanlainen asteikko (esimerkiksi koulutuspalveluiden opiskelijapalautteen arviointiasteikko on 1-5 ja oppisopimuskeskuksen opiskelijapalautteen arviointiasteikko on 1-4) ei kuntayhtymän tuloskorttiin ole voitu suoraan vetää yhteen tulosalueiden tavoitteita ja toteumia. Yhdenmukaisten mittareiden osalta kuntayhtymän tuloskortti kertoo koko kuntayhtymän toiminnasta. Sekä kuntayhtymän että tulosalueiden tuloskortti on näkymä eri järjestelmistä saataviin tietoihin ja siksi tuloskortissa näytettävien lukujen oikeellisuus on aina todennettavissa perusjärjestelmistä (taloushallinto-, opiskelijahallinto- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät). Kaikki toimintakertomuksessa esitetyt luvut ovat oikeita ja luotettavia. Tuloskortti on kehitetty erityisesti johtamisen välineeksi. Lisäksi se antaa informaatiota koko kuntayhtymän henkilöstölle ja tarvittaessa sidosryhmille. Kuntayhtymän tuloskortin mittareiden laskentaperusteet on kuvattu toimintakertomuksessa olevassa tuloskortin mittariselosteessa. Kaikki mittarit eivät mittaa täsmälleen samaa tietoa esimerkiksi opetushallitukselle toimitettavien tietojen kanssa, jos johtamisen näkökulmasta muu sisältö antaa enemmän lisäarvoa. Henkilöstön kehittämismenot -mittarilla halutaan mitata myös henkilöstön liikunta-, virkistäytymis- ja työkyvyn ylläpitomenoja, joita ei voida huomioida opetushallituksen tuloksellisuusrahan laskennassa käytettävässä mittarissa. Molemmat tiedot ovat kuitenkin samasta järjestelmästä erilaisin kriteerein saatavissa. Koulutuspalveluiden toiminnalliset tavoitteet Koulutustarjonnan määrälliset tavoitteet jäivät 10 opiskelijan verran tavoitteesta. Toiselle asteelle siirtyvät ikäluokat ovat pienentyneet Pohjois-Savossa ja koulutustarjontaa suhteessa 9. luokan päättävään ikäluokkaan on runsaasti. Opiskelijamäärätavoitteen saavuttamiseksi yhteishakua koskevaa markkinointia on tehostettu ja mahdollistettu aikaisemmassa vaiheessa myös jo aikaisemman tutkinnon suorittaneille hakeutuminen ammatilliseen koulutukseen. Läpäisyn parantamiseen ja keskeyttämisen ehkäisyyn on panostettu. Aikuiskoulutuksen määrällisten tavoitteiden toteutumiseen ovat vaikuttaneet työvoimahallinnon rahoituksen supistuminen, joidenkin koulutusryhmien toteutuminen suunniteltua pienempänä ja ammatilliseen lisäkoulutukseen saadun valtionosuusrahoituksen kohdentuminen yksikköhinnaltaan keskimääräistä kalliimpiin aloihin. Koulutusten myyntiin on panostettu perustamalla myynti- ja markkinointipalvelupäällikön virka, neljä kumppanuusvastaavan toimea ja solmimalla kumppanuussopimuksia (tavoite 50 uutta sopimusta vuodessa). 4

5 Kumppanuussopimukset Kumppanuussopimuksessa sovitaan keskinäisestä, pitkäjänteisestä ja tavoitteellisesta yhteistyöstä ammattitaidon ja osaamisen ylläpitämisessä. Kumppanuussopimuksen myötä kumppaniyritys/-yhteisö saa tarvittaessa kaikki kuntayhtymän tuottamat koulutus- ja kehityspalvelut laajana kokonaisuutena. Kumppanuussopimukset edistävät kuntayhtymän perustehtävää. Kumppanuussopimuksien avulla opiskelijat hyötyvät uusista työssäoppimispaikoista ja niiden tarjoamista monipuolisista oppimismahdollisuuksista. Opiskelijoille tarjoutuu entistä enemmän mahdollisuuksia valmentautua oikeaan työelämään ja näin heidän työllistymismahdollisuutensa paranevat. Yritykset hyötyvät kumppanuussopimuksista siten, että niiden henkilöstön osaaminen varmistetaan ja osaamista lisätään koulutuksella ja muilla kumppanuussopimukseen sisältyvillä kehittämistoimenpiteillä. Työssäoppiminen on myös tehokas rekrytointikanava yrityksille silloin, kun ne tarvitsevat osaavaa työvoimaa. Opettajien ammattitaito kehittyy ja sitä ylläpidetään, kun he työskentelevät kumppaniyritysten kanssa. Kumppaniyrityksiltä saadaan ajankohtaista tietoa alueen työelämän osaamistarpeista. Keväällä 2015 toteutetun työelämäpalautekyselyn tulosten perusteella kumppanuustoiminta on lisännyt kuntayhtymän ja sen palvelujen tunnettuutta alueella. Varkauden lukio ja aikuislinja Varkauden lukion toimintasuunnitelma vuodelle 2014 on valtuuston kokouksessa hyväksytty ja toimintakertomus on kirjoitettu vastaamaan toimintasuunnitelmaan. Jälkikäteen toimintasuunnitelman laajentaminen ei ole mahdollista. Asia otetaan huomioon seuraavia toimintasuunnitelmia laadittaessa. Pedagogiikka Opetussuunnitelmatyöhön on osallistunut koko opettajakunta ja työn edetessä uudistuksen vaatimukset ovat konkretisoituneet. Muutoksesta on tiedotettu myös työssäoppimispaikkoja ja opiskelijoita. Osaamisperusteisuuteen, osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen sekä arviointiin osaamisperusteisuudessa on järjestetty ja järjestetään edelleen koulutuksia henkilökunnalle. Selvitys arviointikertomuksen kohdan 6 havaintoihin: Tuloskortit Toimintakertomuksessa esitettävien tuloskorttien tuloksia tullaan jatkossa analysoimaan laajemmin. Tuloskortit ovat näkymä kuntayhtymän perusjärjestelmien tuottamiin tietoihin ja siten mittaritietojen oikeellisuus on aina todennettavissa. Intrassa näytettävien tuloskorttien automaattista päivittymistä kehitetään vuoden 2015 aikana. Tuloskorttien avulla ajantasainen tieto on esimiesten ja henkilöstön johtamisen välineenä. 5

6 Taloussuunnittelun valmisteluprosessi Savon koulutuskuntayhtymän taloussuunnitelman laadinnassa noudatetaan Kuntalain 13 luvun 110 :n määräyksiä Talousarvio- ja taloussuunnitelma, kuntayhtymän perussopimusta sekä soveltuvin osin Kuntaliiton suositusta Kunnan ja kuntayhtymän talousarvio- ja suunnitelma (Helsinki 2011). Kuntayhtymän kunkin toimintakauden toiminta- ja taloussuunnitelma perustuu yhtymävaltuuston määrittelemään perustehtävään, visioon, arvoihin sekä strategisiin tavoitteisiin. Asetettujen strategisten tavoitteiden pohjalta yhtymähallitus käsittelee taloussuunnitteluseminaarissaan tarkemmat toiminnan kehittämistavoitteet huomioon ottaen toimintaympäristön, valtakunnalliset koulutuspoliittiset kehittämistavoitteet, yleisen taloudellisen kehityksen ja kuntayhtymän talousnäkymät. Edelleen yhtymähallitus tekee kokouksessaan päätöksen talousarvion laadintaohjeista. Ohje määrittelee laadittavan talousarvion sitovuustason ja tavoitteen (esim. vuosikatetavoite, nettoinvestoinnit), talousarvion laadinnassa käytettävät opiskelijamääräarviot, yksikköhintarahoituksen ja muiden tulojen määräytymisperusteet, talousarvion laadinnassa käytettävät palkankorotusvaraus- sekä henkilöstösivukulujen prosentit, kuntayhtymän sisäisessä laskennassa käytettävät erien perusteet (sisäiset vuokrat ja vyörytyserät) sekä investointimenojen kokonaisraamin. Taloussuunnitelma laaditaan tulosalueilla tulosaluejohtajan johdolla. Taloussuunnitelman asiakkaaseen kohdistuvat vaikuttavuustavoitteet ja palvelutoiminnan tavoitteet esitetään tuloskortin talous-, asiakas-, prosessi- ja henkilöstönäkökulmien muodossa, joille kullekin asetetaan mittari ja tavoitearvo. Tulosalueiden euromääräisistä taloussuunnitelmaesityksistä kootaan talouspalveluissa kuntayhtymän talousarvioesitys, jota tulosalueet kuntayhtymän johtajan johdolla tarvittaessa tasapainottavat asetettuihin taloussuunnitelman tavoitteisiin pääsemiseksi. Kuntayhtymän johtaja esittelee taloussuunnitelman yhtymähallituksen hyväksyttäväksi. Yhtymävaltuusto hyväksyy lopullisen taloussuunnitelman marraskuun kokouksessaan. Tulosaluekohtaiset talousarviot jaetaan osaamisalueiden käyttösuunnitelmiksi, jotka yhtymähallitus hyväksyy ja samalla antaa yleisohjeet talousarvion täytäntöönpanosta. Taloussuunnittelun prosessikaavio on selvityksen liitteenä (LIITE 1). 6