Kaupungin merkitys edelläkävijämarkkinoiden synnyttäjänä ja innovatiivisten hankintojen edistäjänä Case Oulu

Transkriptio

1 Kaupungin merkitys edelläkävijämarkkinoiden synnyttäjänä ja innovatiivisten hankintojen edistäjänä Case Oulu Marjukka Manninen, kehittämispäällikkö, strateginen hankintatoimi

2 Miksi hankintoja pitäisi johtaa? Käytännössä hankinnat yhteensä n. 500 M Puolet kaupungin koko budjetista Saman kokoinen kuin soten budjetti Toimittajia noin 7000 (keskitettyjä sopimustoimittajia noin 150) Visio: Suomen paras hankintatoiminta tukemassa ja edistämässä Oulun elinvoimaisuutta, kestävää kehitystä ja asiakaslähtöisyyttä.

3 Oulun kaupungin hankintapoliittisen ohjelman (KH ) päämäärät: Selkeyttää ja vahvistaa Oulun kaupungin hankintatoiminnan johtamismallia. Edistää Oulun kaupungin talouden kannalta laadukasta ja tehokasta hankintaa ja siihen liittyvää logistiikkaa sekä hyödyntää toimivia ja monipuolisia toimittajamarkkinoita. Nostaa hankintatoiminnan osaamista ja toteutuksen tehokkuutta kaikissa Oulun kaupungin hallintokunnissa. Hankkia tavarat ja palvelut riittävän laadukkaasti ja kokonaistaloudellisesti kustannustehokkaimmalla tavalla siten, että Oulun kaupungin etu, sosiaaliset ja ekologiset näkökulmat sekä asiakaslähtöisyys on huomioitu.

4 Oulun kaupungin hankintapoliittinen ohjelma (KH ) määrittelee Oulun kaupungin hankintatoiminnan tavoitteet seuraavasti: Hankintojen hallinnassa siirrytään reagoivasta toimintamallista ennakoivaan toimintamalliin, jossa hankinnan näkökulma ja määritelmä painottaa kokonaisvaltaista näkemystä. Vaikuttavuuden parantamiseksi ennakoivassa toimintamallissa painopistettä on siirrettävä punaisen viivan vasemmalla puolella oleviin vaiheisiin sekä sopimuksen elinkaarenhallintaan.

5 Asiakastarve Halutun lopputuloksen mahdollistaminen Menettelysäännökset Lopputuloksen varmistaminen Strategia, Hankintojen suunnittelu, tarve, rahoitus ja budjetointi Kilpailutuksen suunnittelu, sopimuksen sisältö ja tarjouspyyntö Juridinen, määrämuotoinen prosessi Sopimuksen elinkaaren hallinta Onnistumisen arviointi ja jatkuva kehittäminen Ideointi, valmistelu, toteutustavan valinta Osana talouden ja toiminnan suunnittelua Sopimus loppuu, uusi hankinta, projekti, lakimuutos, innovaatio jne Hankinnan kohteen määrittely, sopimusehdot, hankintamenettelyn valinta Hankinnasta ilmoittaminen, tarjouspyynnön julkaisu, Tarjousten käsittely, päätöksenteko ja tiedotus Sopimuksen allekirjoittaminen Sopimusehtojen ylläpitäminen sopimusasiakirjoissa Sopimuksen toteutumisen valvonta ja riskien hallinta Sopimusosapuolten yhteistyön hallinta Kuluneen sopimuskauden analysointi ja opiksi ottaminen Sopimusajan jälkeinen valvonta Palaute: edellisen sopimuskauden puutteiden huomioiminen ja jatkokehitys

6 (HANKINNAN) STRATEGINEN SUUNNITTELU JA ENNAKOINTI Kysyntäsignaalien antaminen yrityksille-kannuste investoida tuotekehitykseen 1. Oman tarpeen selvittely 2. Rahoitus ja budjetointi 3. Toteuttamistavan valinta: KILPAILUTUKSEN VALMISTELU Riskien hallintaa välttämisen sijaan Markkinoilta ei löydy valmista ratkaisua: T&K&I-projekti vai Innovatiivinen hankinta? Innovatiiviset hankinnat PPI, PCP jne T&K&I kumppanuus ei hankinta : T&K toiminnan rahoituksen haasteet julkisella sektorilla? T&K&I kumppanuus ei hankinta vaan elinvoimaa? Omatyö In-house hankinta Ei kilpailutusta Suorahankinta Ostetaan markkinoilta Aito markkinatilanteen ja kilpailuolosuhteiden kartoitus, vuoropuhelu markkinatoimijoiden kanssa Hankinnan määrittely: Innovatiivisten elementtien sisällyttäminen tarjouskilpailuihin Esim. toiminnalliset vaatimusmäärittelyt tuotteen/palvelun ominaisuuksien sijaan, vertailtavat arviointikriteerit HANKINTAMENETTELY kilpailullinen neuvottelumenettely, puitesopimukset, suunnittelukilpailut Konsernipalvelut, strateginen hankintatoimi/mm&a-m.l SOPIMUKSEN TOTEUTTAMINEN Innovatiivisten elementtien sisällyttäminen sopimuksiin: kannusteet ja sanktiot, elinkaarimallit, omistusoikeuksien jakaminen SOPIMUKSEN VALVONTA OSAAMISEN SYSTEMAATTINEN VAHVISTAMINEN T&K toiminnan rahoittamisesta sen tarvepohjaiseen hankkimiseen.

7 INNOVAATIOT ELINVOIMAMYLLY Tutkimuslaitokset, yliopistot: Innovaatioiden johtaminen ja kaupallistaminen ELINVOIMA Julkiset hankinnat/hankintojen johtaminen Case-esimerkit, pilotointialustat Siku, Hyve, Y&y Kontinkangas Ritaharju Silver Virpiniemi Hiukkavaara Avaus Osaaminen Organisaatio Prosessit Raportointi Hankintamenelmien kehittäminen (elinkaari-, neuvottelu- ja kumppanuusmallit, esikaupalliset, T&K&I, vastuulliset hankinnat) YRITYSTOIMINNAN KEHITTYMINEN TYÖPAIKAT ALUEEN /MARKKINOIDEN KEHITTYMINEN KAUPALLISTAMINEN JA KUMPPANUUS LAADUKKAAT JA KYSYNTÄÄ VASTAAVAT TUOTTEET JA PALVELUT VAIKUTTAVUUS, TEHOKKUUS, ELINKAARITARKASTELU VALINNAN VAPAUS JA ASIAKASLÄHTÖISYYS BENCHMARKKAUS JA SPARRAUS PALVELUSETELI, -LUPAUS YRITYSVAIKUTUSTEN ARVIOINTI VIENTI (ALUEEN ULKOPUOLELLE ULKOMAILLE) Konsernipalvelut, strateginen hankintatoimi/mm&a-m.l

8 Kysyntälähtöinen innovaatiotoiminta innovatiiviset julkiset hankinnat todettu tuottavan kysyntää ja kasvua strategiset kumppanuudet Public-Private-yhteistyö => win-win tilanteita pilotointialustat =>yhteinen R&D&I, asiantuntijasparraus (julk/yks) =>laadukkaampia ja paremmin julkiselle sektorille sopivia palveluja ja tuotteita => tehokkuus, vaikuttavuus, kustannussäästöt => referenssit => kasvu, vienti pitkäaikaiset yhteistyösuhteet => investoinnit, tuotekehitys hankintamenettelyjen monipuolinen käyttö tarkoituksenmukainen menettely (kilpailulliset neuvottelumenettelyt, markkinavuoropuhelu, esikaupalliset hankinnat, katalyyttihankinnat, forward commitment, innovaatiokumppanuus jne) vastuulliset hankinnat (energia, ympäristö, T&K, yritysvaikutukset, sosiaaliset kriteerit) tulevan, uuden direktiivin innovaatiokumppanuus, osittaminen, innovaatio, vastuullisuus, yritysvaikutukset kaupungin rooli elinvoiman tuottamisessa työpaikat verotulot yritysten kasvu laadukkaat ja älykkäät ympäristöt

9 Strateginen hankintatoimi -ryhmä, päätehtävät 2013 Elinvoima monituottajamalli, palvelujen järjestämisohjelma markkina-analyysit markkinoiden kehittäminen verkostojen rakentaminen ja yhteistyö Innovatiiviset hankintamenettelyt osaaminen ja prosessien tuki pilotoinnit ja kestävä kehitys Toimintamalli ja osaamisen kehittäminen hankintojen suunnittelu, seuranta ja raportointi / portfoliotyö kokonaistaloudellisuus ohjeistus (hankintakäsikirja) mittareiden kehittäminen

10 ORGANISOINTI, RAJAPINNAT OSAAMINEN Organisointi ohjaus ja työnjako selkeä Tavoitteiden aikajana Yhteistoiminta tukipalveluissa PPSHP:n kanssa : Linjausten mukaiset jatkotoimenpiteet: hankinta, varasto, kuljetus, välinehuolto, apteekki Osaamisen systemaattinen jatkokehittäminen: koulutus, verkostoyhteistyö sisäisten ja ulkoisten toimijoiden kanssa Hankinta, kuljetus- ja varastovälinehuolto- ja apteekkitoiminta tavoitteen mukainen INNOVATIIVISUUS, TIETO- JÄRJESTELMÄT MONITUOTTAJAMALLIN HALLINTA SUUNNITELMALLISUUS, SEURANTA, Hankintakategoriat/suurtutotyö, hankintasuunnitelma, hankintatoiminnan tietopohjan ja raportoinnin rakentaminen: mittarit, tunnusluvut, järjestelmät, analysointi ja arviointi Toteutumisen aikajänne suoraan riippuvainen resursoinnista Selvitys markkinoiden hallinnan toimintamalleista Monituottajamallin vahvistaminen (UO toimintamallityö: hankintasuunnittelijat) Innovatiivisuutta tukevien hankintamenettelyiden ja toimintamallien kehittäminen Yhteiskuntavastuuseen ja kestävään kehitykseen liittyvien valintojen edistäminen Järjestelmäkokonaisuuden uudelleen tarkastelu, tietotekniikan hyödyntämisen kehittäminen Hankintojen kokonaiskuva, suunnitelmallisuus ja tuottavuuden seuranta täydessä toiminnassa Markkinoiden hallinnan toimintamallit selvillä ja käytössä Innovatiivisuus ja yhteiskuntavastuu konkretisoitu Toimintaa tukevat tietojärjestelmät Tammi 2013 Tammi 2014 Tammi

11 Hankintasuunnittelijoiden pääasiallinen tehtäväkenttä = vastaa/ohjaa hankintaprosessia, substanssiosaaminen prosesseissa, tekeminen painottuu tilannekohtaisesti Hankinnan strategiat Konsernin hankintapoliittinen ohjelma/ strategia Hankinnan rooli/ tavoitteet Make or buy analyysit Toimittajastrategiat Hankintatoimen johtaminen Organisointi, resurssit Hankintalaki Hankinnan mittarit Järjestelmät, raportointi Toimittajakentän hallinta Asiakkaan sisäiset toimintatavat toimittajien hallintaan Toimittajaluokittelut Toimittajien mittaaminen Markkina-analyysit, Markkinatietous Ulkoistusprosessit Sopimuskäytäntö Kilpailutus, hintavertailut, koko tarjontaketju Toimittajayhteistyö Asiakkaan ja toimittajan väliset toimintatavat ja rutiinit Toimittajasuhteen kehitys Toimittajien tavoiteasetanta Laadun varmistus, riskien hallinta Palaute ja tiedonvaihto Toimittaja-benchmark Jatkuva parantaminen Logistiikka Kuljetukset, varastot, koko tarjontaketju Operatiivinen ostaminen / materiaaliprosessi Kotiinkutsut Vastaanottoprosessi Toimitusvalvonta Tilaustoiminnot Varastojen tehokkuus Ostolaskujen hallinta Konsernipalvelut strateginen hankintatoimi/m.m&a-m.l

12 Resurssien sijoittuminen keskitetyssä vaihtoehdossa sekä strategisen hankintatoimen ja keskitettyjen hankintapalveluiden rooli: Konsernipalvelut: strateginen hankintatoimi Hankintalakimies Kehittämispäällikkö (johtaa yksikköä) Asiantuntija, strateginen hankintatoimi Hyve Siku ja yleishallinto ICT Hankintasuunnittelija Hankintasuunnittelija Hankintasuunnittelija Hankintasuunnittelija Yhdyskunta ja ympäristö Logistiikka kuljetus, varastot, tarjontaketju Substanssiohjaus Oulun Konttori: hankintapalvelut 6-8 hankinta-asiantuntijaa, keskitetyksi päätetyt kilpailutukset Yhteishankinnat, erillishankinnat Prosessi: Hankintavastaava: asiakastarve, substanssiosaaminen Konsernipalvelut strateginen hankintatoimi/m.m&a-m.l

13 Osaamisen systemaattinen kehittäminen koulutuksen, käytännön toteutusten ja verkostojen avulla Hankintasuunnittelijoiden rekrytoiminen Osaamisohjelma: ulkoa ostettu koulutuskokonaisuus => mitä enemmän osaaminen tukee, sitä enemmän saadaan hankintacaseja toteutettua. Kokeilujen kautta kehittäminen: Oulun kaupungin hankintacaset (alla tiedossa olevia esimerkkejä) Vanhusten asumispalvelut Silver Oulu Health: Avaus ja Kontinkangas Hiukkavaara Energiaratkaisut Lastensuojelu palvelut Valaistus Henkilölogistiikka Virpiniemi Älykkäät urheilu- ja vapaa-ajanympäristöt jne Yhteistyöverkostot, tutkimus, tiedon ja osaamisen jakaminen Tammi 2013 Tammi 2014 Tammi 2015

14 Tavoitteet Pilotointialustat pelisäännöt rahoitusmallit sopimuskäytännöt, bonus-sanktiomenettelyt asiantuntijapanos/näkemys kehittäjänä, innovaatioiden arviointi ja sparraus T&K vai/ja hankinta Organisaation osaamistason nousu fiksumpia tapoja toimia koko hankintaprosessin ajalle työkalupakki vaikuttavuus ja sen mittaaminen hankintatoiminnan jatkokehittäminen Valmiita toimintamalleja pilotoituna mallit ohjeet neuvonta Osaamisen levittäminen Lainsäädännön testaaminen, siihen vaikuttaminen ja menettelytapojen luominen Verkostot => jatkokehittäminen, hiljaiset signaalit, tulevat uutuudet käyttöön Johdon tuki ja osaamisen jääminen organisaatioon tahtotila riskinotto, vapausasteet itse ei ulkoistettuna Erottautuminen Yhteydet muihin ohjelmiin INKA, Smart Cities, EU Konsernipalvelut, strateginen hankintatoimi/mm&a-m.l

15 Ammattimainen, osaamiseen perustuva, keskitetty ja kurinalainen hankintatoimi suunnitelmallisuus ja ennakointi => vaikuttavuus säästöpotentiaali tutkimusten mukaan 2-10 % hankintojen arvosta =>10-50 M vähemmällä enemmän ja kustannuskehityksen taittuminen tarkoituksenmukaiset hankintamenettelyt (perinteiset, neuvottelumenettelyt, elinkaariratkaisut, esikaupalliset, dynaamiset/huutokaupat, sähköisyys jne ) riskienhallinta (imago ja taloudelliset riskit) Innovatiiviset hankinnat elinvoiman lisääminen markkinoiden kehittäminen yhteiskehittämismahdollisuudet ja kumppanuusajattelu parempia palveluja/tavaroita kaupungille, referenssejä yrityksille, työllisyyttä ja verotuloja OULU 2020 strategia: Kaupunki toimii osaavana ostajana ja terveiden markkinoiden kehittäjänä hankinnoista 20 % on tehty käyttäen innovatiivisia/fiksuja hankintamenettelyjä

16 Kysyntälähtöiset ja innovatiiviset hankinnat, caset Strateginen hankintatoimi tarjoaa asiantuntija-apua hankintacaseissa, joissa on seuraavia elementtejä : toiminnallisesti tai arvoltaan strategisesti merkittävät hankinnat poikkeuksellisen monimutkaiset tai monimutkaisia hankintamenettelyjä vaativat caset strategiset kumppanuudet Public-Private-yhteistyö (elinkaarimallit, leasing jne) yhteiskehittäminen (T&K:n osto) kilpailulliset neuvottelumenettelyt, markkinavuoropuhelun kehittäminen uudet/fiksut hankintamallit: esim. esikaupalliset hankinnat, katalyyttihankinnat, forward commitment, innovaatiokumppanuus vastuulliset hankinnat (energia, ympäristö, T&K, yritysvaikutukset, sosiaaliset kriteerit, työllisyys) älykkään kaupungin kokonaisuutta tukevat (INKA jne) markkina-alue selkeästi kansainvälinen tukee startup:ien pääsyä markkinoille paikallinen vaikuttavuus Strateginen hankintatoimi toimii kehittäjäkumppanina, hankintaosaamisen kerryttäjänä ja jakajana sparraten palvelualueen asiantuntijoita niin, että hankinnassa tarvittava substanssiosaaminen, määrittelyt ja määrärahat tulevat palvelualueelta

17 Tiedossa olevia caseja Haukiputaan elinkaarimalli kumppanuusmallit, yhteiskehittäminen, käyttäjän osallistaminen Kastellin kalustohankinnat leasingvaihtoehdon selvittäminen, muuntojoustavuus Turvallisen kotona asumisen ratkaisut markkinavuoropuhelu, kokonaisratkaisut, tuotetestaus osana hankintaprosessia Lääkejakelu toiminnan muutos, lakimuutos, logistiikka, shp-yhteistyö SHP-yhteistyö, erityisesti tukipalvelukokonaisuus yhteinen tukipalvelukokonaisuus osana tulevaisuuden sairaalaa Avaus/INKA palvelutarjotin, virtuaalinen olohuone, ekosysteemin hankintanäkökulma, hankintojen competence center INKA / Arctic Smart City Suunnittelu monitoimitalo, infra valaistus Silver EU-tasoinen esikaupallinen hankintamenettely/vanhustyön robotiikka Lastensuojelupalvelut moni tahoinen, summaltaan strategisesti merkittävä ja kasvava kenttä, vaikuttavuuden hankkiminen Kuljetuksen kokonaisratkaisut joukkoliikenne, koulukuljetukset, HYVEn kuljetukset, tavaralogistiikka Vastuulliset hankinnat projekti yhteistyössä työllisyyden hoidon tiimin kanssa Tilaajavastuu, harmaan talouden torjunta Vakuutusmeklaripalvelut hinnoittelumallit Hankinnasta maksuun prosessin sähköistäminen kokonaisuus, prosessikulut, direktiivin vaatimukset

18 Konkreettiset, saavutetut stepit Hankintapoliittinen ohjelma Palvelujen järjestämisohjelma Nosto strategiaan 2020 Hankintakäsikirja Toimintamalli, rekryt tiedonohjaussuunnitelma tilausprosessin kokonaisselvitys (hankinnasta maksuun) Ouka-DW => tiedolla johtaminen, toimittaja-analyysi, luokittelut, oma/ostopalvelut tilaajavastuu.fi Cloudia innovatiivisia caseja mm. elinkaarimallit, Sotefinn, Silver, Avaus, ASC, INKA Tekesin Huippuostajat-hanke Tutkimushankeideointi ja yliopistoyhteistyö SHP-yhteistyö Yritysvaikutusten arviointi Yhteistyö Kauppakamarin ja Yrittäjien kanssa

19 OULU2020-strategialuonnos / KAUPUNKITALOUDEN KESTÄVYYS JA TASAPAINO Strategiset linjaukset Indikaattorit, jotka täsmentävät strategisen linjauksen tavoitetilaa (nykytila / tavoitetila 2016/2020 ) Toimeenpanoohjelmat Vuosikate ja nettoinvestoinnit ovat tasapainossa keskipitkällä aikavälillä Toimintakate/Vuosikate; Velka/asukas Kaupunkitalouden kestävyys ja tasapaino Kaupunki asettaa omistuksilleen selkeät sekä mitattavat tavoitteet ja valvoo niiden toteutumista Kaupunki toimii osaavana ostajana ja terveiden markkinoiden kehittäjänä Omistajapoliittisen ohjelman toteutumisaste Tarjousten määrä kasvaa Oman tuotannon tavoiteosuudet on määritetty Valtuustosopimus, omistajapoliittinen ja hankintapoliittinen ohjelma Hankinnoista 20 % on tehty käyttäen innovatiivisia/fiksuja hankintamenettelyjä

20 Edellytykset muutokselle... (?) Tarve ja tahtotila Riskinottokyky ja halu Johdon sitoutuminen, oltava strategiassa Riittävät vapausasteet ajatella, toteuttaa ja tehdä toisin Luottamus ja kumppanuus Innovaatiolle pitää jättää tilaa Ennakkoluulottomuus, uskallus kyseenalaistaa oma ja muiden tekeminen Tavoite ja motivoituneet toteuttajat Resurssit Apua tarvitaan, mutta osaamisen pitää jäädä taloon Yksinkertainen on kaunista ja loppupelissä myös tehokkainta Viestintä Tuuriakin tarvitaan ;) Konsernipalvelut, strateginen hankintatoimi/mm&a-m.l

21 KIITOS