LIITE 1. KAJAANIN KAUPUNGIN JA KRV 2018:N YHTEISTYÖSOPIMUKSEEN

Transkriptio

1 LIITE 1. KAJAANIN KAUPUNGIN JA KRV 2018:N YHTEISTYÖSOPIMUKSEEN Sopimuksen taustaa Kainuun rastiviikko (KRV) on lomaviikko-tyyppisistä suunnistustapahtumista toiseksi vanhin maailmassa ja se on järjestetään 2018 kesänä jo 51. kerran. Viime vuosina osallistujamäärä on vaihdellut eri osallistujan välillä, kun osallistujaksi on laskettu vain rekisteröityneet suunnistajat. Tämän lisäksi tapahtuma houkuttaa vuosittain yleisöä eri henkilöä (katsojia, huoltajia, yhteistyökumppaneita jne). KRV on yksi Suomen suunnistuksen päätapahtumista Jukolan Viestin ja FIN5-suunnistusviikon ohella. KRV kuuluu Kainuun liikuntamatkailun kärkitapahtumiin. Kävijämäärällä mitattuna KRV on vuosittain Suomessa järjestettävistä massaliikaupunkitapahtumista suurin ja osallistujien suorituskertojen ja alueella viipymän mukaan laskettuna parhaimmillaan suurin. KRV on tapahtumana Kainuun kannalta poikkeuksellisen hyvä, koska alueen ulkopuolelta tulevat osallistujat viipyvät paikkakunnalla keskimäärin 4-5 päivää ja suuri osa 6-7 päivää käyttäen paikallisia majoitus-, ravitsemus- ja matkailupalveluja. Suunnistajat ovat kaikista ikäluokista ja tyypilliset rastiviikko-osallistujat ovat perheitä. Rastiviikon kävijöiden alueelle suoraan jättämä matkailutulo on vuodesta ja osallistujamäärästä riippuen 1-2 milj. euroa. Keskimäärin yksi Rastiviikolle osallistuva henkilö jättää alueelle noin 300 euroa viikon aikana (Järviluoma 2016). Suunnistuskilpailun järjestäminen on muihin urheilumuotoihin verrattuna runsaasti talkootyötä vaativaa. Useimmista lajeista poiketen kilpailupaikka (kartta+radat+infra) joudutaan suunnittelemaan ja rakentamaan jokaista tapahtumaa varten erikseen. Kuntien ja kaupunkien tuki on luontevimmin ja perinteisesti kanavoitunut kartoitukseen, markkinointiin ja kilpailukeskusrakentamiseen. 1. KARTOITUS-, RATA- JA TULOSTUSKUSTANNUKSET 1.1 KRV-maaston kartoitus vuonna 2017 Perustelu: KRV:n on täytettävä kansainvälisen kisan laatuvaatimukset karttojen, ratojen ja muiden kisajärjestelyjen osalta. Kartoitustyö hankitaan ammattiosaajilta ostopalveluna. KRV 2018:n tapauksessa ei pystytä hyödyntämään kilpailualueen (Jormua, Pahavaara-Leihu) vanhaa karttaaineistoa, koska tätä ei ole olemassa, joten kartoitus pitää tehdä alusta lähtien täysin alusta. Pohjaaineiston eli laserkeilauksen ja kuvatulkintojen kustannuksilta ei säästytä. Kilpailualueeksi kartoitettavan maaston pinta-ala on 14 km 2. Kartoitustyön kustannusarvio (tarjous ): - Maastokartoitus 2017 ja OCAD-piirustus euroa + alv. Sopimukseen sisältyy: Kajaanin kaupunki tukee vuonna 2017 max euroa + alv kartoitustyön kustannuksia ; kartoituksen tekevä yhtiö laskuttaa kaupunkia Kajaanin Suunnistajat vastaavat jäljelle jäävästä osasta euroa + alv Kartan käyttöoikeus tulee Kajaanin kaupungille ja Kajaanin Suunnistajille

2 1.2 Kartoitus-, ratamestari- ja tulostustyöt vuonna 2018 Maaston kartoitustyöt Lopullisen kartan viimeistely- ja päivitystyöt tehdään vuoden 2018 kevään ja kesän aikana kartoitustyöstä vastaavan yhtiön toimesta. Arvio maaston kartoitustyön kustannuksista vuodelle 2018 on 5000 euroa + alv. Ratamestarityöt Perustelu: Suunnistusviikolle osallistuu eritasoisia ja kaikenikäisiä suunnistajia (sarjat alle 8- vuotiaista yli 85-vuotiaisiin). Kaikkiaan rastiviikolle suunnitellaan kuhunkin osakilpailuun yli 80 erilaista suunnistusrataa käyttäen maastossa eri rastipistettä. Rastiviikko on suunnistustapahtumista rata-/sarjatarjonnaltaan monipuolisin ja siksi ratojen suunnittelutyön tarve on suuri. Eliittisarjojen osalta on täytettävä kansainvälisten kilpailujen laatutaso. Ratamestarityö tehdään osin ostopalveluna ja osin järjestävän seuran (ratamestarikelpoisuuden omaavien) talkoolaisten (suunnittelussa 2-5 ja maastoon rakentamisessa 5-10 hengen) voimin. Ratasuunnittelutyö alkaa kilpailua edeltävänä syksynä. KaSu vastaa - ratojen rakentamiseen käytettävien tarvikkeiden hankinnasta. Kaluston yhteenlaskettu arvo on lähes euroa: - rastiliput 400 kpl á 3,80 yht elektroniset rastileimasimet 600 kpl á 84 yht kertakäyttöiset viitoitus ym. tarvikkeet Rastikalusto on hankittu KRV-seurojen yhteishankintana ja vuosittain kalustoa joudutaan uusimaan tarvikkeiden kulumisen ja hävikin vuoksi. Kymmenen vuoden käyttöiällä laskettuna rastikaluston uusinvestointitarve vuosittain on noin Talkootyönä tehtävistä ratamestaritöistä (ratojen suunnittelu 500 h) - KaSu vastaa ratakaluston ylläpidosta ja päivityksestä sekä talkoina tehtävästä rtm-työstä Tilaustyönä tehtävästä ratamestarityöstä vastaa palvelun toimittava yhtiö. - Kilpailukarttojen rajaus ja viimeistely 36 x 65h = Ratatiedoston perustaminen 36 x 20h = Työhön liittyvä yhteydenpito ja avustaminen sekä tarkastukset 36 x 100h = Ratapiirrosten viimeistely ja tulostustiedostojen valmistaminen 36 x 60h = Muut karttatyöt esim. opaskartat, mainokset, muksulan rastirallin kartat 36 x 20h = 720 Arvio tilaustyönä tehtävien ratamestaritöiden kustannuksista vuodelle 2018 on euroa + alv (tarjous ). Tulostustyöt Perustelu: Suunnistusviikon neljään osakilpailuun tarvitaan yhteensä vähintään karttaa, kun oletetaan, että tapahtumaan odotetaan 5000 eri osallistujaa. Tarkat kustannukset riippuvat toteutuvasta osallistujamäärästä ja tiedetään tarkoin vasta juuri ennen tapahtumaa. Suunnistajat säilyttävät käyttämiään karttoja, siksi kartta on hyvä mainospaikka pitkävaikutteisille ilmoituksille. Arvio kartojen tulostustöiden kustannuksista vuodelle 2018 on euroa + alv. Arvio kohdan 1.2. kartoitus-, ratamestari- ja tulostustöiden kokonaiskustannuksista vuonna 2018 on 5000 euroa (+alv) euroa (+alv) euroa (+alv) = euroa + alv.

3 Sopimukseen sisältyy: Kajaanin Kaupunki tukee vuonna 2018 max alv euroa kartoitus-, ratamestari- ja tulostustöiden kustannuksia; työt tekevä yhtiö laskuttaa kaupunkia Kajaanin Suunnistajat vastaavat jäljelle jäävästä osasta euroa + alv Sopimukseen sisältyy karttoihin kunnan vaakuna sekä teksti Kajaanin kaupunki on tukenut tämän kartan valmistusta ja painatusta Kartan käyttöoikeus tulee Kajaanin kaupungille ja KaSulle 2. KILPAILUKESKUKSEN RAKENTAMINEN Perustelu: KRV-kilpailutapahtumien järjestämispaikka on rakennettava kutakin tilaisuutta varten erikseen ja kustannukset tältä osin riippuvat paikkakunnan ja järjestämispaikan mukaan. Täysin uusi kilpailukeskus on talouden kannalta haastava paikka, koska valmista infraa (tiet, pysäköintialueet, sähkö-, vesi- ja viemäriverkostot ei juurikaan ole lähellä. Kustannustehokkain ratkaisu on järjestää kilpailukeskus- ja sen huoltopalvelut tukeutuviksi kunnan teknisen ja liikaupunkitoimen palveluihin yhteistyösopimuksella, jossa kaupunki tarjoaa sovitut palvelut. Kustannuksien arvioitu jakaantuminen (summat ilman alv:a) Ulkop. hankinnnat ja palvelut: Siirrettävän WC-kaluston vuokraus tarjouskilpailun perusteella arviolta 3000 euroa kilpailukeskuksen teltat; vuokra 5000 euroa Osallistujien kotimaiden lippujen vuokraus, 10 kpl, 10*70 eur = 700 euroa, Sähkön toimittaminen ja kulutus (tilapäissähkö, kaapelointi, varavoima) 5000 euroa Jätehuolto (WC ja muut jätteet) 3500 euroa Valvonta 1000 euroa, mikäli joudutaan vartiointi ottamaan euroa Tulospalvelulaitteiden vuokraus (tietokoneet, tulostimet, lähtökellot (5+1 kpl, joista 2 kpl Sotkamon kunnalta), ups-varavoimageneraattorit) ; 3500 euroa Kilpailukeskuksen rakentamisen matkakorvauksia (arvio) 1000 euroa Ravintolan ja kahvilan kylmäkontti; 1500 euroa Kilpailukeskuksen verkkoyhteydet: 2000 euroa P-alueiden ja kilpailukeskuksen peltojen valmistelutyöt (tilapäisten liittymien sorakuormat sekä mahdolliset hakekuormat yms): 2000 euroa Arvio ulkopuolisista hankinnoista ja palveluista yhteensä: euroa + alv Kajaanin kaupungin palvelut: Kilpailukeskuskaluston siirto varastosta kilpailukeskukseen ja muut kaupungin kuormaautolla tapahtuvat siirrot K-auto 30 h x 50e/h = 1500 euroa Mahdollisesti traktori + kuski käyttöön tapahtumaan Muut kaupungin hoitamat työt ja palvelut esim. kuljetustyöt = 2000 euroa Opastekyltit, ilmoitustaulut, yms. rakentelut Puutavaraa yms. tarvikkeita rakennelmiin 1500 euroa Lämpimän veden osto ja kuljetuskustannukset 3000 euroa Suihkuvesi Kajaanin kaupungin vesiliittymästä valmiiksi lämmitettynä, kuljetuskustannukset kisakeskukseen, vedenkulutuksen arvio noin 10 m3 / kilpailupäivä Juomaveden johdot ja vesimaksut ja/tai juomaveden kuljetuskustannukset 2000 euroa Juomaveden kuljetus kisakeskukseen, käytössä KRV ry:n 1000 litran vesisäiliöt (4 kpl) ja mahdollisesti Kajaanin kaupungin vesisäiliöt. Juomaveden kuljetus kisakeskukseen kaupungin vesisäiliöillä ja kaupungin tekemänä työnä. Arvio juomavedenkulutuksesta on noin 4-5 m3 / kilpailupäivä. Kajaanin kaupungin kuulutusvaunu veloituksetta

4 KRV 2018 osalta kilpailukeskuksen rakentamisesta vastaa KaSu ja suurin osa rakentamistyöstä tapahtuu talkootyönä (maalialue, lähdöt, muksula, suihkut, telttakalustot jne). Sopimukseen sisältyy: Kaupunki avustaa vuonna 2018 kilpailukeskuksen rakentamista euroa + alv, joka laskutetaan palvelun toimittajien lähettämillä laskuilla ja tämän lisäksi euroa kaupungin työtä/palvelua/tarvikkeita (Kaupungin sisäisenä laskutuksena). Kajaanin Suunnistajat vastaavat kustannuksista tältä yli menevältä osalta 3. TAPAHTUMAN MARKKINOINTI Perustelu: Tapahtuman tuotto järjestäville seuroille sekä hyöty alueen matkailu- ja muulle elinkeinotoiminnalle riippuu suoraan tapahtumaan osallistuvien määrästä. Tapahtumaan osallistuvat jättävät viikon aikana tehdyn selvityksen mukaan (Järviluoma 2016) alueelle käyttämiensä palvelujen kautta rahaa keskimäärin 300 euroa/kävijä/viikko. Kokonaisuudessaan tapahtuman aluetaloudelliset vaikutukset vaihtelevat vuodesta riippuen 1-2 milj välissä. Odotetulla 5000 osallistujan ja yleisömäärillä aluetaloudellinen vaikutus Kajaanin tapauksessa on noin 1,5-2 milj. euroa. Tapahtuman ennakkomarkkinointi alkaa 1,5 vuotta ennen rastiviikkoa (keväällä 2017). Kajaanin Suunnistajat ry vastaa markkinoinnista. Käytännön markkinointityö toteutetaan järjestävän seuran talkootyönä (suoramarkkinointia suurissa suunnistuskilpailuissa), palkatun KRV-pääsihteerin ja Suomen Suunnistusliiton markkinointipäällikön työpanoksella, hyödyntäen ammattiorganisaatioiden osaamista sekä yhteistyöllä suunnistuksen päätapahtumien kesken. Markkinoinnin kustannusarvioita: Markkinointi- ja kehittämistyö KRV ry:n kautta 4000 Esitemateriaalin tuottaminen 1500 Suoramarkkinoinnin matka-, majoitus- ja materiaalikustannukset Kilpailukutsut ja ilmoitukset alan lehdissä 3300 Internet-sivuston ylläpito ja kehittäminen (erityisesti kansainväliset sivut) Internet-sivustojen mainosbannerit (eritoten kv.markkinointi) Sosiaalisen median markkinointi (facebook, twitter, instagram) KRV 2018-käsiohjelman taitto ja painaminen 5000 Kustannukset yhteensä Markkinoinnin kustannukset katetaan ilmoitusmyynnillä ja yhteistyösopimuksilla seuraavasti: KaSu ja KRV ry: KRV2018 käsiohjelma kustannetaan ilmoitustuloilla KaSu ja KRV ry: KRV-markkinointimateriaalit (esim. KRV2018 esite FIN, ENG, RUS, jonka painos kpl) KaSu vastaa + osin ilmoitustuloin Sopimukseen sisältyy: Kajaanin kaupunki tekee yhteistyössä Kainuun Rastiviikko 2018 organisaation kanssa tapahtuman ja Kajaanin markkinointia. Koko Kajaanin kaupungin ja Kainuun Rastiviikon 2018 yhteistyösopimuksen vastineeksi KaSu/KRV 2018 tarjoaa Kajaanin kaupungille maksimaalisen eli pääyhteistyökumppanitason näkyvyyden kaikissa medioissaan; á arvo näkyvyyshinnaston mukaan 6000 euroa. Kajaanin Kaupunkia ja sen matkailu-, yms. mahdollisuuksia on markkinoitu ja markkinoidaan ennakkoon sovitulla tavalla keväällä 2017 ja vuoden 2018 aikana valmistuvissa esitteissä, KRV 2018-verkkosivuilla ja -käsiohjelmassa. KRV-esitteitä jaetaan kaikissa merkittävissä suunnistustapahtumissa vuosina keskeisimpinä Jukolan Viesti (yli suunnistajaa ja kävijää) ja KRV- ja FIN5 -Rastiviikot 2018 (yhteensä suunnistajaa ja kävijää). Kajaanin kaupunginjohtajan tervehdys ja kaupungin ilmoitus julkaistaan käsiohjelmassa.

5 Alla on tarkempi erittely näkyvyydestä eri medioittain (ml näkyvyyden yksikköhinta): Kainuun Rastiviikon 2018 Pääyhteistyökumppani (pakettihinta á 6000 ) Yksikköhinta á Sisältö: Täysi näkyvyys kaikessa Yksikkö ja määrä / kk (3000 /vuosi) Media (tarkennuksia) 1) KRV-esite, Eng., Rus., suomi 2) KRVnettisivut, suomi ja eng 3) KRVkäsiohjelma 4) Kilpailukartat Optioita - Logo kilpailunumeron yläosassa (maali 5) - Banneri ko. maalin maaliportissa (kennolevy) - Kilp.kesk maalisuoran mainostila (kennolevy) - Lähtö- ja maaliviitoitusnauha (muovinauha) - Logo lähtöpaikkojen opas- ja mainostaulussa - Esittely- ja myyntipiste - Käsiohjelmaan kaupunginjohtajan tervehdys - Haastattelu- ja palkintojenjakoseinä - Käsiohjelmailmoitus - KRV 2018-esite - Logo -sivustolla osiossa Pääyhteistyökumppanit / Main partners - Verkkosivumainos -sivustolla paikka 5 tai paikka 1. - Kainuun Rastiviikko uutiskirje (logo) - Facebook: Kajaanin kaupunki linkitetään KRV facebook-sivuilla tykätyksi linkiksi ja oikeus julkaisuihin KRV:n facebook-sivuille - Kilpailukeskuksen äänimainonta - Avoimien sarjojen (ent. kuntosuunnistus) viikkoliput, - Kutsuvieraat (Kajaanin kaupunin edustajat) - Kilpailukartan logonäkyvyys + teksti Kajaanin kaupunki on tukenut tämän kartan valmistusta Ajankohta, hinta, kohderyhmä Kesä 2017; kpl; kunnan esittelysivu + logo, á 400 Vuodet Pääyhteistyökumppani logobanneri (24 kk) näkyy kaikilla selattavilla sivuilla, á / vuosi - Verkkosivumainos -sivustolla paikka 5 tai paikka 1. - Lisäksi sivustolla esitellään Kajaanin nähtävyyksiä, oheisohjelmaa, palveluita sekä majoitusmahdollisuuksia Jaetaan kisaviikolla; 4000 kpl; á 600 / 1 sivu, 4-v 1000kpl, KRV valmistaa (2m x 1m), kaupunki valmistaa (3m x 1m) x 3 kpl, kaupunki valmistaa 2,5km, kaupunki valmistaa A4 logo, KRV valmistaa 10m (leveys) x 5m (syvyys) (ks. kohta 3) 0,5m x 0,5m, KRV valmistaa 1 sivu (ks. kohta 3) Kajaanin esittely + logo (ks. kohta 1) (Vuodet ) (ks. kohta 2) koko: 150px x 200px Uutiskirje ilmestyy 6 kertaa vuodessa KRV:n facebook-sivun käyttöoikeus annetaan kaupungin markkinointivastaavalle 20s x 5 krt/pv, kaupunki valmistaa 20kpl, Kaupungin vapaaseen käyttöön kaupungin kutsumat henkilöt (ks. kohta 4) Kajaanin kaupunki Kaupungin esittely (sis. Näyttäviä kuvia Kajaanista) Nähtävyydet, majoitus, palvelut, opiskelumahdollisuudet, Rastiviikon aikainen oheisohjelma Kajaanissa Rastiviikon oheis- ja välipäiväohjelmat; kaupunginjohtajan tervehdys + kaupungin ilmoitus (1 sivu) kpl; Kaupungin logo ja teksti, á Kajaanin kaupunki on tukenut tämän kartan valmistusta ja painatusta - Suunnistuksen Starttikurssi veloituksetta Kajaanin kaupungin henkilöstölle, 3-4 tunnin kokonaisuus, max 20 osallistujaa 4. TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMISEN KUSTANNUKSET 4.1. PALKKA-, VUOKRA- JA TOIMISTOKUSTANNUKSET Pääsihteerin ja kilpailutoimiston sihteerin palkkakustannukset Perustelu: Kainuun Rastiviikko tarvitsee osa-aikaisen pääsihteerin ja päätoimisen toimistosihteerin väliseksi ajaksi. Avustajan (toimistosihteerin) vastuulla on kilpailutoimiston kaikki juoksevat asiat, paikallinen mökki- ja muu yksityinen majoitusvälitys sekä paikallisen talkootyön organisoinnissa avustaminen.

6 Kustannusarvio: Pääsihteerin työpanosta yhteensä 8 htkk á 3500 /kk (sis. Kaikki työnantajamaksut), yhteensä euroa. Kilpailutoimiston sihteerin tehtävään voidaan palkata joko Kajaanin ammattikorkeakoulun opiskelija työharjoittelujakson jälkeen tai sitten sopiva henkilö palkkatuettuna; työpanosta yhteensä 8 httk á 2000 /kk (sis. Kaikki työnantajamaksut) kustannusarvio euroa. Toimistotilat ja -palvelut Perustelu: Kainuun Rastiviikko tarvitsee pääsihteerin ja kilpailutoimiston sihteerin käyttöön kaksi noin 10 m 2 :n suuruista toimistotilaa Kainuun Liikunnan tiloista. Kustannusarvio: Toimistotilojen vuokrat yhteensä 16 kk x á 240 euroa/kk = euroa. Puhelinliittymien kustannukset arvioilta 500 euroa. Kohdan 4.1. palkka-, vuokra- ja toimistokustannusten kokonaisarvio yhteensä euroa. Sopimukseen sisältyy: Kaupunki tukee järjestelyorganisaation palkka-, vuokra- ja toimistokustannuksia eurolla ( euroa vuonna 2018); KaSu tämän yli menevältä osalta MUISTO- JA KUNNIAPALKINNOT SEKÄ TIEDONSIIRTO- JA VIP-TILAISUUS Kustannuksia: Muistopalkintojen arvo euroa (kun osallistujaa ja jokaisen palkinnon arvo á 2 euroa). Tiedonsiirto- ja VIP-tilaisuuden kustannukset ja tilat sekä muistoesineet arviolta euroa. Sopimukseen sisältyy: Kaupunki tarjoaa KRV2018 muistopalkinnoksi Kaukaveden uimarannekkeen jokaiselle osallistujalle kpl, käyttöaika (su-su) KAUPUNGIN TILAT JA PALVELUT KAINUUN RASTIVIIKON KÄYTTÖÖN Kainuun Rastiviikon kisakylä ja koulumajoitus on suunniteltu Kaukaveden/Kaukametsän sekä Teppanan koulun alueelle, jotta tapahtumaan tulevia osallistuja ja matkailijoita saataisiin mahdollisimman paljon käyttämään Kaukaveden ja täten myös Kajaanin keskustan ja sen lähialueiden monipuolisia palveluita. Ehdotamme, että seuraavat (tai näitä vastaavat) kilpailuun tarvittavat kaupungin omistamat tilat ja palvelut ovat veloituksetta KRV:n käytössä tapahtumaa varten. Käyttöoikeuteen sisältyvät vesi, sähkö, alku- ja loppusiivous. Tarkemmin käytettävissä olevista tiloista sovitaan Kajaanin kaupungin kanssa tämän yhteistyösopimuksen suunnittelun yhteydessä. Kainuun Rastiviikko vastaa käytössä olleiden tilojen yleisestä siistimisestä tapahtuman jälkeen: Teppanan koulun oppilaille tarkoitetut luokat ja sosiaalitilat sekä tarvittaessa Kaukaveden aula/neuvottelutila ajalle Kainuun Rastiviikon mahdollisen kisakylän/kilpailutoimiston tilat (Kaukaveden aula/neuvottelutila) ajalle Kainuun Rastiviikon kilpailukarttojen pussitukseen vaadittavat luokkatilat (Teppanan koulu) ajalle Tapahtuman koulumajoitukseen (lattiamajoitus) soveltuvat tilat (Teppanan koulu) ajalle Mahdolliset kaupungin omistamat maa-alueet ovat käytettävissä kilpailu-, pysäköinti- ja majoitusalueena (esim. välipäivän sprintti Kajaanin keskustassa, mahdollinen KRV:n järjestämä teltta-, asuntovaunu ja -automajoitus Vimpelinlaakson urheilukeskuksen alueella tms.). Alueiden tarkemmasta käytöstä sovitaan myöhemmin kaupungin vastaavien tahojen kanssa. Alueilla olevat mahdolliset suojeltavat/suojattavat kohteet KRV eristää nauhoituksilla. KRV vastaa alueiden jälkisiivouksesta kilpailun jälkeen.