TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTISUUNNITELMA Tarkastuslautakunta ja sen tehtävät

Transkriptio

1 TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTISUUNNITELMA ja sen tehtävät on kaupunginvaltuuston alainen muusta organisaatiosta riippumaton lakisääteinen toimielin, jonka tehtäviä ja toimintaa säätelevät kuntalaki ja Kouvolan kaupungin hallintosääntö. Tarkastuslautakunnan keskeinen tehtävä on arvioida kaupunginvaltuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista sekä toiminnan tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. tuottaa tietoa kaupunginvaltuustolle, mutta myös kuntalaisille ja henkilöstölle siitä, miten valtuuston tahtoa on toiminnassa noudatettu. Muita tarkastuslautakunnan tehtäviä ovat hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestäminen sekä alkaen sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamisen valvonta. Tarkastuslautakunnan kokoonpano pj. Pekka Korpivaara KOK vj. Harri Niemelä KOK vpj. Topi Seppälä KESK vj. Seppo Hyökki KESK j. Marja-Leena Heimonen SDP vj. Pirjo Konttinen SDP j. Risto Parviainen SDP vj. Markku Ruotsalainen SDP j. Ismo Karstinen SDP vj. Urpo Kunnasluoto SDP j. Milla Raunio KOK vj. Jenni Kosonen KOK j. Teija Vanhala KESK vj. Sini Niemelä KESK j. Jaana Lehtilä VIHR vj. Karolina Eklund-Vuore VIHR j. Seppo Nikkanen PS vj. Petri Saloranta PS Tarkastuslautakunnan asioiden valmistelusta ja käytännön tehtävistä huolehtii ulkoinen tarkastus; tarkastuslautakunnan esittelijänä toimiva tarkastuspäällikkö Sirkku Ahvo-Lehtinen ja sihteerinä toimiva tarkastussihteeri Katriina Lankinen. Arviointityön suunnittelu ja painopistealueet Tarkastuslautakunnan arviointityön pohjaksi on aiemmin laadittu valtuustokauden käsittävä arviointisuunnitelma. Meneillään olevien isojen valtakunnallisten uudistusten vuoksi suunnitelma on tällä kertaa laadittu vain vuosille Suunnitelmaa tarkennetaan ja täsmennetään tilikauden työohjelmalla. Suunnitelmassa esitetään ne asiat, jotka otetaan kunakin vuonna syvällisemmän arvioinnin kohteeksi. Arviointisuunnitelma vuosille sekä työohjelma vuoden 2017 arvioimiseksi löytyvät tämän asiakirjan lopusta. Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma pyritään sovittamaan tarkoituksenmukaisella tavalla yhteen tilintarkastajan ja sisäisen tarkastajan tarkastussuunnitelmien kanssa. Arviointisuunnitelma saatetaan tiedoksi valtuustolle.

2 2 Arviointityön perusteet ja toimintatavat Lähtökohtana arvioinnissa tulee olla päätöksenteon tukeminen ja toiminnan kehittäminen. Arvioinnin tulisi keskittyä tuloksellisuuden kannalta keskeisiin tavoitteisiin ja toimintoihin. Sen tulee olla suunnitelmallista, objektiivista ja luotettavaa. Haasteena on arviointimenetelmien kehittäminen. Lautakunnan jäsenten valmiuksia arviointityöhön tuetaan alan koulutuksin ja seminaarein. Uusi lautakunta pyritään tutustuttamaan koko kaupunkiorganisaatioon ja sen toimintaan mahdollisimman laajasti. Tarkastuslautakunnan tehtävät ovat luonteeltaan sellaisia, että ne edellyttävät koko lautakunnan yhteistä päätöksentekoa. Toiminnan seurantaa ja arvioinnin valmistelua varten lautakunta voi halutessaan jakaantua jaostoihin. Tarkastuslautakunnalla on kuntalain (KuntaL ) mukaan oikeus saada tietoja salassa pidettävistä kunnan hallussa olevista asiakirjoista arviointitehtävän hoitamiseksi. Salassa pidettävien tietojen tietojensaantioikeus on vain koko lautakunnalla. Tietojen pyytämisestä tehdään erillinen päätös tarkastuslautakunnassa. Arviointityössään lautakunta käyttää muun muassa seuraavia toimintatapoja: 1. Tilikauden tilinpäätös toimintakertomuksineen on asiakirja, jonka pohjalta kaupungille ja konsernille asetettujen taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisen arviointi tehdään. Arvioinnissa keskitytään erityisesti niihin tavoitteisiin, jotka eivät ole toteutuneet. Lautakunta arvioi myös sitä, antaako toimintakertomuksessa esitetty selvitys riittävät tiedot valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumisesta. 2. Toiminnan tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden sekä kuntastrategian arvioimiseksi lautakunta kerää tietoja palvelutoiminnan toimivuudesta ja seuraa toimielinten toimintaa sekä kuulee johtavia viranhaltijoita. Lautakunta pyytää johdolta/palvelualueilta/ palveluyksiköiltä tarvittaessa selvityksiä, vertailutietoja, hoitotakuiden ja palvelulupausten toteutumistietoja sekä asiakaspalautteita arviointinsa pohjaksi. Tuloksellisuuden kehittämisen tarkoituksena on kunnallisten palvelujen parantaminen niin, että kuntalainen saa tarpeen mukaiset palvelut. Tuloksellisuuden arviointi voidaan nähdä myös yhdeksi välineeksi arvioitaessa vaihtoehtoisia palveluntuotantotapoja ja tehtäessä johtopäätöksiä aikaansaannoksista. Tuloksellisuuden arviointiin sisältyvät taloudellisuus eli pyrkimystä tuottaa suoritteet mahdollisimman alhaisin kustannuksin tai tietyillä kustannuksilla mahdollisimman paljon suoritteita. tuottavuus eli suoritteiden ja tuotannontekijöiden suhde sisältäen vertailua eri ajanjaksojen, yksiköiden tai toimintojen välillä. vaikuttavuus eli palvelutuotannon kyky tyydyttää kuntalaisten tarpeet. Vaikuttavuutta on myös organisaation itselleen asettamien tavoitteiden saavuttaminen. Valtuuston tavoiteasettelussa lähtökohtana on se, miten palvelut tyydyttävät kuntalaisten tarpeet. Tarkoituksenmukaisuuden arvioinnilla tarkoitetaan yleensä arviointia, jossa ei ole ennakolta asetettua tai sitovaa päätöstä, vaan asioiden tilaa arvioidaan tarkastuslautakunnan itsensä asettaman krieerin perusteella. esim. lainsäädännön perusteella. Kriteerit ja arviointimenetelmät esitetään tällöin arviointikertomuksessa.

3 3 3. Kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen toimintaa ja taloutta seurataan ja tytäryhteisöille asetettujen sitovien tavoitteiden toteutumista sekä kaupungin konserniohjauksen ja omistajapolitiikan onnistumista arvioidaan. Tarkastuslautakunnan tiedonsaantioikeus tytäryhteisöihin rajoittuu kaupungin hallussa olevaan materiaaliin. 4. Toiminnan ja talouden tasapaino on palvelutuotannon edellytys. Kaupungin talouden tasapainotuksen toteutumisen ja taloussuunnitelman riittävyyden arviointi kuuluu tarkastuslautakunnan jatkuvaan toimintaan. Arviointi pohjautuu tilinpäätöksen, talousarvion ja suunnitelmavuosien seurantaan sekä muihin mahdollisiin kaupungin taloudellista asemaa kuvaaviin tietoihin. 5. Kokouksiin voidaan kutsua arvioitavan kohteen viranhaltijoiden lisäksi luottamushenkilöitä ja henkilöstön edustajia selvittämään arviointikohteen toimintaa ja tavoitteiden toteutumista. Arviointikohteelle voidaan toimittaa ennakkokysymyksiä palvelualueen/palveluyksikön toiminnasta ja taloudesta. Tietoja lautakunta käyttää vain omassa arviointityössään. Lautakunta tekee tutustumiskäyntejä kaupungin eri yksiköihin ja muihin toimipisteisiin työohjelman mukaisesti. 6. Tarkastuslautakunnan arvioinnin tulokset raportoidaan valtuustolle osoitetussa arviointikertomuksessa sekä mahdollisissa väliraporteissa. 7. Kaupunginhallituksen tulee antaa valtuustolle lausunto toimenpiteistä, joihin se on ryhtynyt tai aikoo ryhtyä arviontikertomuksessa esitettyjen havaintojen johdosta. seuraa toimenpiteiden toteutumista. Hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestäminen Kunnanhallituksen sijaan tarkastuslautakunta valmistelee valtuuston päätettäväksi hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. tekee ehdotuksen tilintarkastajan valinnasta ja ohjeistaa kunnan ja sen tytäryhteisöjen tilintarkastuksen yhteensovittamista. Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan sekä sisäisen tarkastuksen vuosittaiset työohjelmat laaditaan siten, että ne mahdollisuuksien mukaan tukevat toisiaan. valvoo tilintarkastussopimuksen noudattamista. Tilintarkastaja antaa tilikautta koskevan työohjelman ja raportoi vuoden aikana sopimuksen mukaisesti työohjelman toteutumisesta sekä olennaisista havainnoista tarkastuslautakunnalle. Yhteenveto tilikauden tarkastuksista annetaan lautakunnalle viimeistään tilintarkastuskertomuksen yhteydessä. tekee valtuustolle ehdotuksen tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille. Lisäksi lautakunta hankkii tilintarkastuskertomuksessa esitetyistä muistutuksista asianomaisen selityksen ja kunnanhallituksen lausunnon. Arviointisuunnitelman ja vuotuisten työohjelmien käsittelyn yhteydessä tarkastuslautakunta arvioi myös tarkastukseen käytössä olevien resurssien (tarkastuspäivien) riittävyyttä. Työohjelman käsittelyn yhteydessä sovitaan tarvittaessa tilintarkastuksen toteuttamiseen liittyvistä yksittäisistä, tarkastuslautakunnan esille nostamista asioista. Tilintarkastajan velvollisuudesta osallistua tarkastuslautakunnan kokouksiin on maininta tarjouspyynnössä. Kaupunginvaltuusto (Kv ) on valinnut tilintarkastusyhteisöksi BDO Oy:n tilikausille (+optiovuodet 1+1). Vastuunalaisena tilintarkastajana toimii JHT, KHT Ulla-Maija Tuomela.

4 4 Muut tehtävät Ulkoinen tarkastus ylläpitää sidonnaisuusrekisteriä, johon ilmoitusvelvolliset luottamushenkilöt ja viranhaltijat ilmoittavat sidonnaisuutensa. Tarkastuslautakunnan käsittelyn jälkeen, tiedot viedään tiedoksi kaupunginvaltuustolle ja julkaistaan kaupungin nettisivuilla. ARVIOINTISUUNNITELMA Vuosien arvioinnin painopisteet ovat seuraavat: Toimiala Palveluketju Arvioinnin kohde Tilikausi 2017 Talous ja omistajaohjaus Tasapainoisen talouden toteutuminen ja tulevaisuuteen varautuminen Investoinnit Elinvoima/kärkihankkeet Strategian arviointi suunnitelma 2018 suunnitelma Palvelumalli Demokratia ja osallistaminen Kaupunkikonserni Osakeyhtiöt Konserni- /hyvinvointipalvelut Konserniohjaus- ja omistajapolitiikka KSS Energia Oyj Kouvolan Vesi Oy Sote- ja maakuntauudistuksen seuranta kaupungin näkökulmasta Lasten ja nuorten palvelut Varhaiskasvatus Lasten ja nuorten Perusopetus palvelut Aikuisväestönpalvelut Terveydenedistäminen/ Liikuntapalvelut Kouvolan Vesi Oy Valtuusto Puheenjohtajisto ja Yhteistyö ryhmäpuheenjohtajat Lautakunta Koulutus Seminaarit

5 5 Tarkastuslautakunnan työohjelma Kuntalain ja tarkastuslautakunnan tehtävien lisäksi tarkastuslautakunnan työohjelmaan sisältyvät seuraavat painopistealueet ja erityiskohteet. Talouden tasapainottaminen on lautakunnan jatkuvan erityisseurannan kohteena koko suunnittelukauden ajan. Toimiala Kuultavana Aika ke klo Talous ja omistajaohjaus Kaupungin taloustilanne Strategia ja kehittäminen Kouvolan kaupungin sisäinen tarkastus Sisäisen tarkastuksen tehtävä ja rooli Raportointi Ulkoinen valvonta Tilintarkastus Kouvolan kaupungin tilintarkastuksen työohjelma tilikaudelle 2017 Arviointisuunnitelma ja työohjelma Tarkastuslautakunnan toiminta ja talous Arviointikertomuksen 2016 keskeiset havainnot Strategia ja kehittäminen Kaupunkiorganisaatio ja kaupungin strategiset tavoitteet Ikääntyneiden palvelut Kotihoito Kotihoito ja kotihoidon tukipalvelut Ulkoinen tarkastus Sisäinen tarkastaja Karoliina Kanerva Vastuunalainen tilintarkastaja Ulla-Maija Tuomela Tarkastuspäällikkö Sirkku Ahvo-Lehtinen Kaupunginjohtaja Marita Toikka Strategiajohtaja Jyrki Harjula Ikääntyneiden palvelujen johtaja Tuula Jaakkola Asiakkuuspäällikkö Mervi Takala Vastuunalainen tilintarkastaja ke ke

6 6 Tilintarkastus I väliraportti Lasten ja nuorten palvelut Varhaiskasvatus Päivähoito Kouvolan kaupungin sisäinen tarkastus Sisäisen tarkastuksen työohjelma Talous ja omistajaohjaus Tilinpäätösennuste 2017 Kaupungin talousarvio 2018 Kouvolan kaupunginvaltuusto Puheenjohtajisto ja ryhmäpuheenjohtajat Yhteistyö Ulkoinen tarkastus Tarkennettu työohjelma 2018/kevät Saadut vastineet vuoden 2016 arviointikertomukseen Arviointikertomuksen 2017 sisältörunko Kaupunkikonserni Osakeyhtiöt Konserniohjaus ja omistajapolitiikka KSS Energia Oy Taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen Ulkoinen valvonta Tilintarkastus Väliraportti II Aikuisväestön palvelut Terveyden edistäminen Liikuntapalvelut Ulla-Maija Tuomela Palvelupäällikkö Helena Kuusisto Sisäinen tarkastaja Karoliina Kanerva SDP, KOK, KESK, PS, KD, VIHR. VS, SIT. Toimitusjohtaja Kyösti Jääskeläinen Vastuunalainen tilintarkastaja Ulla-Maija Tuomela Palvelupäällikkö Kirsi-Marja Karjalainen Terveyden edistämisen ke Tammikuu 2018 Helmikuu 2018 Maaliskuu 2018

7 7 Talous ja omistajuus TP 2016 Hallinto ja viestintä Kouvolan kaupungin markkinointi Arviointikertomuksen eteneminen Kouvolan kaupunki Soteuudistus Seuranta kaupungin näkökulmasta Lasten ja nuorten palvelut Perusopetus Ulkoinen tarkastus Arviointikertomuksen eteneminen Ulkoinen valvonta Arviointikertomuksen hyväksyminen ja allekirjoitus Tilinpäätös 2017 kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi Tilintarkastusyhteisön työohjelma 2018 Sisäisen tarkastuksen työohjelma 2018 Tarkastuslautakunnan työohjelma syksy 2018 Arviointikertomuksen 2017 luovuttaminen koordinaattori Sanna Koste Hyvinvointisuunnittelija Tarja Alamattila Hallintojohtaja Katja Tommiska Viestintäpäällikkö Anne Käki Kaupunginjohtaja Marita Toikka Palvelupäällikkö Kim Strömmer Maaliskuu 2018 Huhtikuu 2018 Toukokuu 2018 Hyväksytty tarkastuslautakunnassa