VALTIONEUVOSTON HANKETYÖN TIETOJÄRJESTELMÄTUEN KEHITTÄMINEN VALTIONEUVOSTON HANKEREKISTERIN (HARE) UUDISTAMINEN -HANKE. Esiselvitysraportti 31.3.

Transkriptio

1 VALTIOVARAINMINISTERIÖ LOPPURAPORTTI VM086:01/2008 VALTIONEUVOSTON HANKETYÖN TIETOJÄRJESTELMÄTUEN KEHITTÄMINEN VALTIONEUVOSTON HANKEREKISTERIN (HARE) UUDISTAMINEN -HANKE Esiselvitysraportti id VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001

2 2 (22) Sisällys TIIVISTELMÄ JOHDANTO HAREN NYKYTILA JA KEHITTÄMISTARPEET HAREn nykytila Hallitusohjelman toteuttamisen seuranta Lainvalmistelun kehittämisohjelman seuranta Hallinnon raporttien laatimisen tukeminen Hanketyön tukeminen Hallinnon avoimuuden lisääminen Rekisteröinnin päällekkäisyyksien poistaminen Tunnistetut kehittämistarpeet Muiden hankkeiden HAREn kehittämisehdotuksia HAREN KEHITTÄMISEN VAIHTOEHDOT Nykyisen HAREn säilyttäminen ja kehittäminen HAREn uusi konsepti HAREn käytöstä luopuminen ja alasajo HAREN OMISTAJUUS ESISELVITYSHANKKEEN ESITYKSET DOKUMENTAATIO TOTEUTUNEET KUSTANNUKSET JA HYÖDYT MUUT JOHTOPÄÄTÖKSET Osaamis- ja koulutustarpeet Työmenetelmien ja organisoinnin kehitystarpeet JATKOTOIMET Liittymät muihin hankkeisiin Esitykset hankkeen jatkosta... 21

3 3 (22) TIIVISTELMÄ HAREn uudistamistarpeen selvittämiseksi asetettiin valtioneuvoston hanketyön tietojärjestelmätuen kehittäminen - HAREn uudistaminen -hankkeen (VM086:00/2008) esiselvitysvaihe (VM086:01/2008). Hankerekisteri (HARE) on ainoa valtioneuvoston tietojärjestelmä, jossa kaikkien ministeriöiden hankkeet ovat kootusti, yhdenmukaisesti esitettyinä. HARE on erillisrekisteri, jota täytyy pääosin ylläpitää erikseen. HARE on todettu yleishyödylliseksi järjestelmäksi, mutta kaikki asetetut tavoitteet eivät ole toteutuneet käytännössä. Nykyinen versio hankerekisteristä otettiin käyttöön v Hankerekisterin tavoitteena on tukea hallitusohjelman toteuttamisen seurannassa, tukea lainvalmistelun kehittämisohjelman toteuttamisessa, lisätä hallinnon avoimuutta sekä valtioneuvoston sisällä että kansalaisiin päin, helpottaa ministeriöiden työtä hallinnon vaatimien raporttien laadinnassa ja poistaa päällekkäisyyksiä rekisteröinnissä. Hankerekisteristä on sekä kansalaisille tarkoitettu internet-versio ( että valtioneuvostossa ja eduskunnassa käytössä oleva intranet-versio (hare.vn.fi). Valtioneuvoston hanketyön tietojärjestelmätuen kehittäminen - HAREn uudistaminen - hankkeen (VM086:00/2008) esiselvitysvaiheen (VM086:01/2008) tehtäviä olivat: HAREn tavoitteiden (uudelleen)määrittely HAREn kehittämisen linjaukset niin, että se toteuttaa tavoitteita Ministeriöiden parempi sitoutuminen tavoitteiden toteuttamiseen (toimenpiteet) HAREn kehittämisen linjaukset osana ministeriöiden ja valtioneuvoston informaatio- ja tietojärjestelmäarkkitehtuuria. HAREn omistajuuden ja käyttäjäroolien selkiyttäminen Selvitettävät vaihtoehdot HARE -järjestelmän osalta olivat: 0. Nykyisen HARE:n kehittäminen 1. HAREn uusi konsepti 2. HAREn käytöstä luopuminen ja alasajo Hankkeen (VM086:00/2008) esiselvitysvaiheen (VM086:01/2008) projektiorganisaatio on esitelty liitteessä 8.

4 4 (22) TULOKSET JA JOHTOPÄÄTÖKSET HARE on ainoa valtioneuvoston tietojärjestelmä, jossa ovat kaikkien ministeriöiden hankkeet kootusti, yhdenmukaisesti esitettyinä. HARE ei ole ainoastaan hankerekisteri, huolimatta järjestelmän nimestä: neuvottelukuntien ja työryhmien kokoonpanot eivät ole hankkeita, mutta niiden jäsenyystietojen julkistamista HAREssa on pidetty tarkoituksenmukaisena. Nykyinen hankerekisteri ei mahdollista valmisteltavien asioiden seuraamista ministeriöiden, eduskunnan ja kansalaisyhteiskunnan edellyttämällä tavalla. HAREa ei ole käytetty hallitusohjelman toteuttamisen seurannan välineenä (HAREssa on käytettävissä hallitusohjelman seurantaraportti, joka ei nykyisellään vastaa hallitusohjelman seurannasta vastaavien (VNK) tarpeita). HAREa käytetään lainvalmistelun kehittämisohjelman seurannan välineenä. Seuranta tapahtuu HAREn lainsäädäntöraportin (Lainsäädäntösuunnitelman seurantaraportti) avulla. Prosessien omistajuudet, joita HAREn edellytetään tukevan, on ratkaistava valtioneuvoston johdon tasolla. Prosessin omistaja vastaa prosessista ja toimintatavasta, jolla tiedot saadaan tietojärjestelmään. Tunnistettiin valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuuri (toiminta-, informaatio- ja järjestelmäarkkitehtuuri) -selvitystarve nykyisten tietojärjestelmien (ministeriöiden ja eduskunnan asianhallintajärjestelmät, EUTORI, HARE, PTJ, Senaattori, työryhmätyön tukijärjestelmät) välisen työnjaon ja yhteentoimivuuden aikaan saamiseksi. Esiselvitysvaiheen ohjausryhmä esittää: 1. Käynnistetään valtioneuvoston (ministeriöt) asioiden seurannan järjestelmän, HAREn uuden konseptin (kts. s. 14) kehittäminen osana valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuuria. Järjestelmä sisältäisi laajasti yhteiskunnallisesti merkittävät asiat, joita valtioneuvostotasolla halutaan seurata ja joista halutaan tiedottaa 2. Nykyistä HAREa kehitetään ja ministeriöt tehostavat sen käyttöä, kunnes uusi järjestelmä saadaan käyttöön. HAREn nykyistä versiota kehitetään tarkentuvilla toiminnallisuuksilla, jotka parantavat nykyisen HAREn käytettävyyttä 3. HAREn omistajuuden siirtämistä valtioneuvoston kansliaan (kts. s. 18).

5 5 (22) 1. JOHDANTO Hankerekisteri (HARE) on ministeriöiden ylläpitämä julkinen verkkopalvelu. Siinä on tietoja valtioneuvoston ja ministeriöiden hankkeista ja niiden asettamista komiteoista, toimikunnista, neuvottelukunnista, lautakunnista, selvitysmiestöistä, työryhmistä sekä valtion virastojen, laitosten ja liikelaitosten johtoelimistä. Rekisterissä on myös tietoja ministeriöissä virkamiestyönä valmisteltavista lainsäädäntöhankkeista. Kukin ministeriö vastaa omista hanketiedoistaan. Myös eduskunnalle on tarjottu mahdollisuus viedä hankkeitaan hankerekisteriin. Käytännössä eduskunta ei ylläpidä hanketietojaan HAREssa. HARE on ainoa valtioneuvoston tietojärjestelmä, jossa ovat kaikkien ministeriöiden hankkeet kootusti, yhdenmukaisesti esitettyinä. HARE ei ole ainoastaan hankerekisteri, huolimatta järjestelmän nimestä: neuvottelukuntien ja työryhmien kokoonpanot eivät ole hankkeita, mutta niiden jäsenyystietojen julkistamista HAREssa on pidetty tarkoituksenmukaisena. HAREn tavoitteena on tukea hallitusohjelman toteuttamisen seurantaa, tukea lainvalmistelun kehittämisohjelman toteuttamisessa, lisätä hallinnon avoimuutta sekä valtioneuvoston sisällä että kansalaisiin päin, helpottaa ministeriöiden työtä hallinnon vaatimien raporttien laadinnassa ja poistaa päällekkäisyyksiä rekisteröinnissä. Nykyinen HARE on otettu käyttöön v HAREssa on sekä kansalaisille tarkoitettu internet-versio että valtioneuvostossa ja eduskunnassa käytössä oleva intranet-versio. HARE on erillisrekisteri, jota täytyy pääosin ylläpitää erikseen (poikkeuksena opetusministeriön hankerekisteristä siirretään hanketiedot ja oikeusministeriön asiankäsittelyjärjestelmästä Oskarista siirretään sekä hanketiedot että hankkeiden asiakirjat automaattisesti hankerekisteriin). Kaikki HAREn tavoitteet eivät ole toteutuneet käytännössä (kts.luku 2.1). HARE palvelee sekä valtioneuvoston sisäistä, yhteistä hankkeiden seurantaa, että valtioneuvoston ulkopuolisten käyttäjien tarpeita. Internet- ja intranet -HAREn käyttö on kasvanut nykyisen järjestelmän käytön aikana vuodesta 2001 (LIITE 1). VM:n määräyksen (VM596/02/02/1999, liitteenä) mukaisesti nykyiseen hankerekisteriin sisällytetään: tiedot säädösvalmisteluhankkeista, olivatpa ne ilman asettamista, virkatyönä tehtävää tai asettamispäätöksellä tehtävää selvitys-, komitea-, toimikunta- tai työryhmätyötä (hallituksen esitysten ja asetusten valmistelu) (HAREssa tehtävä: Lainsäädäntöhanke) tiedot uudistamis- ja kehittämishankkeista, olivatpa ne ilman asettamista, virkatyönä tehtävää tai asettamispäätöksellä tehtävää selvitys-, komitea-, toimikunta- tai työryhmätyötä (HAREssa tehtävä: Kehittämis- ja uudistamishanke) politiikkaohjelmat (HAREssa tehtävä: Johtotehtävä) ja muut ohjelmat, esim. lainsäädäntöohjelma (HAREssa tehtävä: Lainsäädäntöhanke), Hallituksen tasa-arvo-ohjelma (HAREssa tehtävä: Kehittämis- ja uudistamishanke) erilaiset tutkimuksille puitteita luovat hankkeet (HAREssa tehtävä: Tutkimushanke) valtion virastojen, laitosten ja liikelaitosten johtoelinten kokoonpanot (HAREssa tehtävä yleensä: Johtotehtävä) neuvottelukuntien, neuvostojen tai lautakuntien kokoonpanot (HAREssa tehtävä: Muu).

6 6 (22) Hankerekisteriin EI sisällytetä: ministeriön vuosittain toistuvia sisäisiä hallintotoimia (esim. vuosi- tai toimintakertomuksen tekeminen, tulossuunnitelma tai tilinpäätöksen valmistelu ei ole hanke) määrärahapäätöksiä ulkopuolisilla teetettäviä tilaustutkimuksia. HARE ei ole tutkimusrekisteri salaisia hankkeita ministerityöryhmiä (ne ovat hallituksen asioita ja arkistoidaan hallituksen aineistojen yhteyteen). HAREn käyttöä eri ministeriöiden hanketiedottamisessa kansalaisille on selvitetty valtiovarainministeriön hallinnon kehittämisosaston kyselyssä kansalaisten kuulemisesta ( ) 1. Suurin osa ministeriöistä vastasi kyselyyn, että kaikki tai lähes kaikki käynnistyneet hankkeet löytyvät HAREsta. On kuitenkin myös ministeriöitä, joiden hankkeita HAREsta löytyy ministeriön oman käsityksen mukaan alle puolet. Suurin ongelma on, että hankkeiden tietoja ei ylläpidetä. Asiakirjoja hankkeisiin viedään rajoitetusti. Ylläpidon taso vaihtelee suuresti sekä ministeriöittäin, ministeriön osastoittain että hankkeittain. Tilastoja HAREn hankkeiden lukumäärästä ministeriöittäin ja hanketyypeittäin on liitteissä 1a ja 1b. HAREn käyttötilastoja on liitteessä 1c. 1 Yhteenveto on julkaistu myös Sähköisen kuulemisen kehittäminen valtionhallinnossa, II - vaiheen väliraportissa

7 7 (22) 2. HAREN NYKYTILA JA KEHITTÄMISTARPEET HAREn tehtävien toteutumista/tavoitteita sekä HAREn roolia/asemaa selvitettiin neljässä työpajassa ja HARE-pääkäyttäjien haastattelussa. Valmistelutyö tehtiin projektiryhmän toimesta. Työpajoissa arvioitiin sekä nykyisten tavoitteiden toteutumista että suunniteltiin tulevaa. Työpajojen tarkoituksena oli selvittää ministeriöiden, erityisesti prosessien omistajien, sitoutuminen HAREen. Työpajatyöskentelyn lisäksi hanke on neuvotellut HAREn asemasta ja kehittämisestä eduskunnan asiakirjatoimiston ja valtioneuvoston kanslian istuntoyksikön sekä politiikkaanalyysiyksikön edustajien kanssa. Työpajoissa käsiteltiin seuraavia toimintaprosesseja: 1. Hallitusohjelman seuranta 2. Säädösvalmistelu 3. Hanketyö ministeriöissä 4. Kansalaisen kuuleminen ja viestintä Liitteessä 2 on luettelo työpajoihin, haastatteluihin ja neuvotteluihin osallistuneista. Työpajojen ja haastattelun tavoitteet ja tehtävät: Tarkentaa hallitusohjelman seurannan prosessia sekä ministeriöiden, VNK:n, eduskunnan että kansalaisten näkökulmasta Koota työpajaan osallistuvien kannanotot hallitusohjelman seurannan informaatioprosessin kehittämisestä/nykytilasta Arvioida tietojärjestelmätuen tarve ja koota parannusehdotukset (HAREn ylläpitämisen ja hyödyntämisen nykytila ministeriöissä) Koota kannanotot HAREn omistajuuteen ja asemaan liittyen. Arvioida/tarkentaa hanketyön prosessia ministeriöiden näkökulmasta Koota työpajaan osallistuvien kannanotot hanketyön informaatioprosessin kehittämisestä/nykytilasta Selvittää tietojärjestelmien rooli, tarpeen arviointi ja parannusehdotukset hankeprosessissa Arvioida/tarkentaa säädösvalmistelun prosessia ministeriöiden näkökulmasta Koota työpajaan osallistuvien kannanotot säädösvalmistelun tietojärjestelmätuen nykytilasta/kehittämisestä Arvioida/tarkentaa tietojärjestelmätuen tarvetta säädösvalmistelun seurannassa. Selvittää valmisteilla olevien asioiden/hankkeiden viestintä (sisäinen ja ulkoinen) Miten toimitaan nyt ja mitkä ovat kehittämisen painopistealueet Linjata välineiden kehittäminen niin, että varmistetaan laadukas lopputulos ja vältetään päällekkäistä työtä. Kartoittaa nykyisen HAREn ongelmat ja kehittämisen tarpeen ylläpidon näkökulmasta. Työpajoissa tarkistettiin HSA-, säädösvalmistelu- ja hanketyön prosesseja (prosessikaaviot liitteenä).

8 8 (22) 2.1 HAREn nykytila Hallitusohjelman toteuttamisen seuranta HAREa ei ole käytetty hallitusohjelman toteuttamisen seurannan välineenä. HAREssa on käytettävissä hallitusohjelman seurantaraportti, mutta raportti ei vastaa hallitusohjelman seurannasta vastaavien (VNK) tarpeita. Kukin hallitus määrittelee hallituskautensa alussa hallitusohjelman seurannan tavat ja menetelmät. Seuranta on moniulotteinen ja muuttuva menettely, jota ei ole tarkkaan säännelty. Nykyinen hallituksen strategia-asiakirja (HSA) - prosessi on raskas prosessi, jota ei kannata rakentaa raskaammaksi ja monimutkaisemmaksi. HAREn tapaisella järjestelmällä ei nähty roolia HSA-prosessissa, vaan tunnistettiin esim. Senaattori joustavampana järjestelmänä julkaista mm. indikaattori-muotoista seurantatietoa. HAREsta on vaikea tunnistaa hallitusohjelman ja yksittäisten hankkeiden välistä kytkentää. Hallitusohjelma, säädösvalmistelu ja valtion talousarvion valmistelu liittyvät yhteen. Työpajoissa esitettiin, että hallitusohjelma rakenteistettaisiin, kuhunkin lukuun linkitettäisiin ohjelmat, hankkeet ja muut toimenpiteet, jotka toteuttavat ao. lukua. Ongelmaksi saattaa kuitenkin muodostua, ettei ole selvästi tunnistettavissa, mitkä kaikki hankkeet tai toimenpiteet toteuttavat hallitusohjelmaa. Kokonaisuuden seuranta on haasteellista. Ohjelmiin, myös muihin kuin hallitusohjelmaan, kuuluvien hankkeiden ja alahankkeiden kokonaisuus pitäisi saada näkyviin. Lainsäädäntö- ja muiden hankkeiden strategiakytkentä pitäisi tulla esille ja kokonaisuutta pitäisi voida seurata. HAREn rooli kokonaisuudessa olisi linjattava ja kirkastettava Lainvalmistelun kehittämisohjelman seuranta HAREa on käytetty lainvalmistelun kehittämisohjelman seurannan välineenä. OM edellyttää ministeriöiden ylläpitävän hallitusohjelman lainsäädäntösuunnitelmaan sisältyvien hankkeiden tietoja HAREssa. Seuranta tapahtuu HAREn avulla lainsäädäntöraportin (Lainsäädäntösuunnitelman seurantaraportti) avulla. Kansainvälinen, etenkin EU-valmistelussa olevien säädösvalmisteluhankkeiden seuranta on olennaista. Säädösvalmistelu pitäisi nähdä kokonaisvaltaisesti ja laaja-alaisesti. Järjestelmätasolla EUTORI, HARE ja PTJ ei ole nykyisin yhteyttä. Sama asia on todettu mm. lainsäädäntöprosessin sähköistä tiedonhallintaa selvittäneessä Raske2-hankkeessa Hallinnon raporttien laatimisen tukeminen Ministeriöt käyttävät vaihtelevasti HAREa raportoidessaan hankkeiden (erityisesti lainsäädäntöhankkeiden) tilanteesta ministeriön johdolle. STM käyttää systemaattisimmin HAREa tähän tarkoitukseen. Ministeriön johdolle tuotetaan HAREsta raportteja (mm. Lainsäädäntöraportti: Eduskunnalle annettavat HE:t). Ministeriön johto edellyttää, että ko. hankkeista vastaavat ylläpitävät tietoja HAREssa. Useissa ministeriöissä HAREn käyttämisessä

9 9 (22) raportoinnissa ilmenee puutteita, raportointi koetaan osin ylimääräiseksi, tarpeettomaksi tehtäväksi. Raporttien käytöstä ei ole saatavilla tilastotietoja. Valistuneen arvion mukaan lainsäädäntöraporteilla, perustietoraporteilla, päättyneiden hankkeiden raporteilla sekä henkilöjäsenyysraporteilla on eniten käyttöä. Arkistolaitos edellyttää arkistoraportteja. Tasaarvoviranomaiset ja tutkijat tarvitsevat tasa-arvoraportteja, mutta nykyisellään HAREn raportit eivät täytä kaikkia käyttäjien tarpeita. Julkaisuluettelo on epäluotettava, koska hankkeet eivät välttämättä ole ylläpitäneet julkaisutietoja. Sen vuoksi julkaisuluettelo lienee hallitusohjelman seurantaraportin ohella vähiten käytettyjä raportteja Hanketyön tukeminen Ministeriöillä ei ole käytössä yhteisiä hanketyön menetelmiä eikä mikään taho vastaa hanketyön menetelmien kehittämisestä. HARE ei tue selkeästi hanketyön prosesseja. Esitettiin kysymys, mikä on HAREn rooli hanketyössä, kun työryhmätyön tuen välineitä ollaan kehittämässä ja ottamassa käyttöön. Samantyyppiset hankkeet toimivat eri ministeriöissä samalla tavalla, mutta hanketyyppejä on useita Hallinnon avoimuuden lisääminen HAREn rooli ministeriöissä valmisteilla olevien asioiden viestinnässä kansalaisille on ollut esillä mm. OM:n hankkeessa, Sähköisen kuulemisen kehittäminen valtionhallinnossa, II vaihe (OM021:00/2007) ja SAG-yhteistyöryhmässä, jonka tavoitteena oli parantaa kansalaisjärjestöjen ja ministeriöiden välistä yhteistyötä. 2 Kansalaisten on vaikea hahmottaa HAREn sisältöä. Merkittävät hankkeet eivät erotu pienemmistä hankkeista. HAREssa ei ole hanketietoja kattavasti. Esimerkiksi EU-valmistelussa olevista hankkeista ei ole tietoja saatavissa. Hankkeita ei ole kuvattu kansalaisille avautuvalla kielellä, vaan hankekuvaukset on tehty hallinnollisia tarpeita varten (hankkeen asettamiskirje). Edellä mainituista syistä johtuen ministeriöiden internet-sivuille on koottu tietoja hankkeista, osassa käytetään HAREn tietoja hyväksi. Kansalaiset ja muut sidosryhmät tarvitsevat tietoa sekä yksittäisen asian elinkaaresta että asioiden elinkaaresta yleisesti (työpajoissa esitettiin kysymys, onko mahdollista, että sama järjestelmä palvelisi sekä hallinnollisia tarpeita, että kansalaistiedottamista) Rekisteröinnin päällekkäisyyksien poistaminen Tietojen kirjaaminen useaan järjestelmään ei ole tarkoituksenmukaista. HAREa käyttöön otettaessa sovittiin pelisäännöistä, joiden tarkoituksena oli poistaa hankkeiden kirjaaminen useaan järjestelmään. Valtioneuvoston ja ministeriöiden tietojärjestelmäkirjon lisääntyessä 2 Ks. VM:n julkaisu Parempaa vuorovaikutusta Parempaa valmistelua

10 10 (22) päällekkäisyys on lisääntynyt. Nykyisellään HARE on erikseen ylläpidettävä järjestelmä, ja hankkeista vastaavat kokevat HAREn ylläpitämisen ylimääräiseksi tehtäväksi. Kokemukset tiedonsiirrosta OM:n Oskari- asiankäsittelyjärjestelmästä ja OPM:n hankerekisteristä HAREen ovat pääosin myönteisiä. Hankkeista vastaavat käyttävät vain yhtä järjestelmää eikä usean järjestelmän käyttöä tarvitse opetella eikä päällekkäistä työtä tehdä. Hankkeiden tietojen ylläpidon laatua on näin ollen mahdollista parantaa. Tiedonsiirrot muista järjestelmistä tai muu integrointi edellyttää yhteisiä tietorakenteita ja yhteisiä käytäntöjä, erittäin kurinalaista toimintaa. Kaikkien järjestelmien pitää noudattaa yhteisesti hyväksyttyjä metatietomäärityksiä ja sovittuja käytäntöjä. Muutoksista pitää tiedottaa kaikkia osapuolia. Osapuolten lisääntyessä haasteet kasvavat. HAREn metatiedot eivät ole nykyisellään standardien mukaisia (mm. asiakirjatyypit, valtioneuvoston asiasanastosta on käytössä vain osajoukko). Toisaalta ministeriöiden järjestelmistä saattaa siirtyä sovituista käytännöistä poikkeavan muotoista tietoa (esim. HAREn henkilörekisteri ei ole tästä syystä luotettava). Ministeriöiden yhteishankkeiden ylläpito on ongelmallista. Tällöin joudutaan tekemään ylimääräistä manuaalista työtä, jos hankkeessa on osallisena sellaisia ministeriöitä, jotka päivittävät suoraan HAREen ja sellaisia, jotka siirtävät tiedot automaattisesti omasta järjestelmästään. 2.2 Tunnistetut kehittämistarpeet Esiselvityksessä tunnistettiin yhteinen tarve valmisteltavien asioiden seuraamiseksi valtioneuvostossa ja eduskunnassa. Nykyinen hankerekisteri ei mahdollista valmisteltavien asioiden seuraamista ministeriöiden ja eduskunnan edellyttämällä tavalla. Tunnistettiin tarve nykyisen HAREn tietosisällön kehittämiseksi. Tunnistettiin tarve seurata säädösvalmistelun prosessia, lähtien EU-valmistelusta. Hanketyön prosessin kehittäminen, yhdenmukaistaminen ja yhtenäisten käytäntöjen kehittäminen ministeriöiden kesken on edellytyksenä sille, että yhteinen järjestelmä voi tukea hanketyön prosessia tehokkaasti. EU:n hankemalli, joka on eräissä ministeriöissä (mm. VM) käytössä on hyvä lähtökohta yhteisen mallin kehittämiselle. Hanketyön prosessille on nimettävä omistaja, joka vastaa prosessin kehittämisestä. Tunnistettiin tarve valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuurin (toiminta-, informaatio- ja järjestelmäarkkitehtuuri) kuvaamiseksi, nykyisten tietojärjestelmien (ministeriöiden asianhallintajärjestelmät, EUTORI, HARE, PTJ, työryhmätyön tukijärjestelmät) välisen työnjaon ja yhteentoimivuuden aikaan saamiseksi. HARE ei täytä nykyisellään kielilain vaatimuksia. Kielilaki edellyttää myös ruotsinkielistä käyttöliittymää. HAREn vanhentuneeseen käyttöliittymään ja puutteisiin toiminnallisuudessa on kiinnitetty huomiota (esim. RSS-syötteitä ei voi lähettää tai muuten tiedottaa aktiivisesti uusista tapahtumista järjestelmässä). Vanhentunut käyttöliittymä ei houkuttele käyttämään järjestelmää.

11 11 (22) Hakutoiminnot ovat hankalia käyttää. Raportteja hakumahdollisuutena ei tunneta eikä käytetä, mikä ilmenee HAREn käyttötilastoista (LIITE 1d). HAREen on myös toivottu näkymää, joka palvelisi paremmin ministeriöiden ulkoista viestintää ja jonka voisi suoraan linkittää ministeriön internet-sivuille (toteuttaminen jo nykyisessä HAREssa on parhaillaan selvitettävänä). HAREn kehittämistä pidettiin kiireellisenä. Sähköisen kuulemisen hankkeessa todettiin, että tarvitaan vahvaa sitoutumista kehittämiseen hallinnollis-poliittisilta toimijoilta. Palvelun säilyttämistä maksuttomana pidettiin tärkeänä. Yhteistyökäytäntöjä kansalaisyhteiskunnan edustajien kanssa tarvitaan. Teknistä yhteentoimivuutta muiden relevanttien järjestelmien kanssa tarvitaan. 2.3 Muiden hankkeiden HAREn kehittämisehdotuksia HAREn potentiaali on tunnistettu erilaisissa kansalaisen kuulemisen ja osallistumisen hankkeissa. Sähköisen kuulemisen kehittäminen valtionhallinnossa, II vaiheen (OM021:00/2007) raportissa 3 esitetään HAREen liittyen: Hankerekisterin kehittäminen ja asianhallintajärjestelmien yhteentoimivuus Työryhmän esitys 4: Laajennetaan ja kehitetään hallinnon ja eduskunnan asiakirjojen julkaisemista sähköisessä muodossa noudattaen yhteistä asiasanastoa ja muita yhteisesti sovittuja metatietoja sekä standardeja. Julkishallinnon tietojärjestelmien informaation tulee olla mahdollisimman laajasti yhteiskunnan käytettävissä. Toteutuksissa huomioidaan yhteentoimivuus julkisten verkkopalveluiden sekä valtion ja kuntien tietotekniikkainfrastruktuurien kanssa. On tarpeen luoda osallistumisen tekninen arkkitehtuuri. Nykysuuntaukista ehdotettuun malliin sopisi perusajatukseksi mahdollisimman avointen ja yhteensopivien ohjelmistojen käyttöönotto. Vastuu: ministeriöt ja eduskunta Työryhmän esitys 5 Kehitetään valmistelussa ja päätettävänä olevien asioiden seurantamahdollisuuksia ja tiedon tarjoamista niistä. Valtioneuvoston hankerekisterin HAREn käytettävyyttä ja sisältöä kehitetään kattamaan mahdollisimman laajasti kaikki käynnistyvät hankkeet. Painopisteenä on myös saada laajemmin hankkeiden asiakirjoja HAREen saataville. Osallistumisympäristön, hankerekisterin, eduskunnan asianhallintajärjestelmien ja muiden tähän kokonaisuuteen kuuluvien tietolähteiden yhteentoimivuutta viedään eteenpäin yhteistyössä. Toteutuksissa huomioidaan yhteentoimivuus julkisten verkkopalveluiden sekä valtion ja kuntien tietotekniikkainfrastruktuurin kanssa Vastuu: VM+muut ministeriöt, hankeryhmä Omistajuus: VM Budjetointi: VM/VNTHY budjetoi HAREn kehittämistä. SAG-yhteistyöryhmä, jonka tavoitteena oli parantaa kansalaisjärjestöjen ja ministeriöiden 4 välistä yhteistyötä esitti loppuraportissaan HAREen liittyen: 3 Sähköisen kuulemisen kehittäminen valtionhallinnossa. II vaihe. 2008:8 4 Parempaa vuorovaikutusta Parempaa valmistelua (2008):

12 12 (22) Valtioneuvoston hankerekisteriä (HARE) tulee kehittää tiedonlähteenä. Tietoa ajankohtaisista kuulemistilaisuuksista voitaisiin koota HAREn aloitussivuille. Rekisterin päivitysjärjestelmää ja hakuominaisuuksia tulee kehittää, ja sen tulee toimia ruotsin kielellä. Lainsäädäntöprosessin sähköistä tiedonhallintaa selvittänyt Raske2-hanke liittyy myös kiinteästi HAREn kehittämiseen. Raske2-projektin tavoitteena oli kehittää menetelmiä, joilla voidaan integroida organisaatioverkostojen tietovarantoja ja joissa keskeistä on metatietojen standardointi. Erityisesti tarkastelun kohteena olivat suomalaisen lainsäädäntötyön tarpeet ja semanttisen webin teknologioiden soveltuvuus näihin tarpeisiin. Projektissa analysoitiin suomalaisen lainsäädäntöprosessin tiedonhallintaa erityisesti sisällönhallinnan näkökulmasta ja tehtiin ehdotuksia uusiksi metatietoratkaisuiksi. Rakenne työryhmän mietintö (Ehdotus yhteistyöksi valtioneuvoston ja eduskunnan asiakirjojen tuottamisen ja julkaisemisen uudistamiseksi, VNK007:00/2008) liittyy myös HAREn kehittämiseen, vaikka työryhmän mietinnössä ei ole tehty suoranaisia ehdotuksia HARE:n suhteen. Mietinnössä esitetään valtioneuvoston ja eduskunnan keskeisten asiakirjojen rakenteistamista ja julkaisemisen uudistamista. Rakenteistettavia asiakirjoja olisivat mm. hallituksen esitys, tasavallan presidentin asetus, valtioneuvoston asetus ja ministeriön asetus, jotka ovat HAREen sisältyvien lainsäädäntöhankkeiden tuotoksia. Rakenne 2008 esittää ministeriöiden yhteisen asiakirjojen rakenteista tuottamista tukevan työvälineen valmistelua ja toteutusta siten, että työväline voitaisiin ottaa käyttöön viimeistään vuonna Työväline korvaisi aikanaan nykyiset PTJ-asiakirjapohjat. Asiakirjojen valmisteluvastuu on ministeriöissä, jolloin suhde ministeriöiden asiankäsittelyjärjestelmiin tullee Rakenne hankkeen jatkossa tarkasteltavaksi. Valtioneuvoston konserniohjauksen johtoryhmä on kokouksessaan käsitellyt valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuurin tarvetta ja antanut työryhmälle alustavan projektisuunnitelman valmistelutehtävän. Valtioneuvoston tietohallintoyksikön valtioneuvoston tieto- ja järjestelmäarkkitehtuurihanke sisältyisi valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuurihankkeeseen Raske2 oli Jyväskylän yliopiston toteuttama ja eduskunnan, valtiovarainministeriön ja oikeusministeriön rahoittama 3-vuotinen hanke. Loppuraportti (2006): Suomalaisen lainsäädäntötyön tiedonhallinta. Suuntana semanttinen web Reija Nurmeksela Maiju Virtanen Antti Lehtinen Matti Järvenpää Airi Salminen Metatiedot suomalaisen lainsäädäntöprosessin tiedonhallinnassa Raske-projektin 2 väliraportti (2005):

13 13 (22) 3. HAREN KEHITTÄMISEN VAIHTOEHDOT Tässä luvussa tarkastellaan kolmea kehittämisvaihtoehtoa: 1) nykyisen HAREn kehittäminen, 2) uusi HAREn konsepti ja 3) HAREn käytöstä luopuminen ja alasajo. 3.1 Nykyisen HAREn säilyttäminen ja kehittäminen Nykyisen HAREn käyttöä on mahdollista tehostaa. Hyötynä olisi ministeriöissä tehtävän päällekkäisen työn vähentäminen ja HAREn laadun ja sitä kautta käyttökelpoisuuden parantaminen. HAREn parempi hyödyntäminen toisi selkeitä tuottavuushyötyjä. HARE on valtioneuvoston yhteinen järjestelmä, jonka käytössä pitäisi noudattaa yhtenäisiä käytäntöjä. VM on antanut määräyksen HAREsta ja HARE-ylläpitäjät ovat tehneet HARE - ylläpito-ohjeita sekä ministeriökohtaisia ohjeita. Määräystä ja ohjeita ei noudateta kattavasti. HARE -pääkäyttäjien esimiesten sekä erityisesti ylemmän johdon tukea tarvitaan HAREn sisällöllisen laadun ja kattavuuden parantamiseksi. Ylemmän johdon tukea tarvitaan, jotta hankkeissa ymmärrettäisiin tietojen ylläpitämisen tärkeys, sekä hallinnon että kansalaisten näkökulmasta. Eräiden ministeriöiden HARE -pääkäyttäjät kokevat, etteivät heidän esimiehensä tue heidän ponnistelujaan HAREn laadukkaassa ylläpitämisessä. Ministeriön johto voisi hyödyntää HAREa hankkeiden seurannassa. Tällainen menettely on käytössä STM:ssä, jossa ministeriön johdolle tuotetaan HAREn avulla raportteja (mm. Lainsäädäntöraportti: Eduskunnalle annettavat HE:t). Jos ministeriöt ylläpitäisivät hanketietoja kattavasti, valtioneuvoston kanslia voisi hyödyntää Hallitusohjelman seuranta-raporttimallia Luettelon eduskunnalle annettavista hallituksen esityksistä (istuntokausittain) kokoamisessa. Eduskuntatyön suunnittelun kannalta säännöllisesti julkaistava Luettelo eduskunnalle annettavista hallituksen esityksistä (istuntokausittain) on tärkeä työväline. HAREa voitaisiin jo nyt hyödyntää viestinnässä paremmin. Ministeriöt voisivat verkkosivuillaan tiedottaa vireillä olevista hankkeista. LIITE 13, HARE/VN-Asioiden Seurannan järjestelmän hyödyntämismahdollisuudet viestinnässä (OM). Nykyisen HAREn tekninen ratkaisu voi elää vielä joitakin vuosia. HAREa voidaan kehittää uusilla toiminnallisuuksilla, jotka parantavat nykyisen HAREn käytettävyyttä, mutta saattavat aiheuttaa merkittäviä ja kalliita muutoksia varsinaiseen HARE -järjestelmään/tietokantaan. Jotkut muutokset saattavat edellyttää myös toimintatapojen muuttamista (selvitettävänä on toiminnallisuus jossa HAREn tietoja voisi linkittää paremmin ministeriöiden internet-sivuille).

14 14 (22) 3.2 HAREn uusi konsepti Uuden järjestelmän tarkoituksena olisi mahdollistaa valtioneuvostossa (ministeriöt) valmisteltavien asioiden seuranta (ei vain hankkeiden seuranta). Tiedon käyttäjät/kohderyhmät: Valtioneuvosto: valtioneuvostossa on tarve seurata kaikissa ministeriöissä valmisteilla olevia asioita. Ministeriöt: ministeriöissä on tarve seurata muissa ministeriöissä olevia asioita. Eduskunta: eduskunnassa on ryhmiä, joilla on tarve seurata ministeriöissä valmisteilla olevia asioita: yksittäiset kansanedustajat, erityisesti oppositiossa olevat edustajat, eduskuntaryhmät, valiokunnat (joskin valiokunnat käyttävät paljon myös henkilökohtaisia yhteyksiä ministeriöihin), virkamiehet, erityisesti keskuskanslia ja asiakirjatoimisto, viestintä, kirjasto ja tietopalvelut. Muu hallinto: hallinnonalan virastot, kunnat Etujärjestöt: sekä yritysmaailman että muuntyyppiset etujärjestöt Kansalaiset: kansalaisjärjestöt, yksittäiset kansalaiset Tiedotusvälineet ja tutkimus Järjestelmän tuottamisen tapa Uusi järjestelmä on suunniteltava osaksi valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuuria (toiminta-, informaatio- ja tietojärjestelmäarkkitehtuuri). Kuva 1. Uuden HAREn tuottamisen tapa Järjestelmä olisi mahdollisesti kaksitasoinen: yhteisen hakupalvelun toimintaperiaatteena olisi yhteisen käyttöliittymäkerroksen (sisältää mm. tehokkaan hakutoiminnon) ja organisaatioiden sisäisten tuotantojärjestelmien erottaminen toisistaan. Sen kehittämisen mahdollistaa yhteensopivien standardien ja käytäntöjen noudattaminen sekä rajapintojen rakentaminen eri järjestelmien välille. Ministeriöiden hankkeita koskevaa tietoa voitaisiin jakaa aiempaa monipuolisemmin järjestelmän kautta siten, että hanketietoja ylläpidettäisiin ministeriön omassa asianhallintajärjestelmässä ja tiedot julkaistaisiin uudistetussa HAREssa. Tiedonsiirto nykyisen HAREn osalta on suunnitteilla MAHTI-asiankäsittelyjärjestelmästä MAHTI-organisaatioiden

15 15 (22) (VNK, VM, TEM, LVM, OKV) asiakirjojen, mutta ei hanketietojen osalta (tiedonsiirto on toteutettu OM:n Oskari -asiankäsittelyjärjestelmästä ja suunnitteilla OPM:n hankerekisteristä. Toteuttamisen lähtökohtana olisi, että nykyisiin ministeriöiden asianhallintajärjestelmiin tarvittavien muutosten määrän tulisi olla minimaalinen. Näin ollen pitäisi joko hyödyntää nykyisiä tiedonsiirtokeinoja tai rakentaa käyttöliittymän käsittelysäännöt, joiden avulla se pystyisi hakemaan tiedot itse suoraan kohdejärjestelmistä. Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteiset metatiedot ja tietorakenteet on määritelty. Määrittelyyn sisältyvät sekä asiakirjojen että asioiden metatiedot eivät välttämättä ole riittäviä uuden järjestelmän toteutuksen kannalta. Järjestelmätoteutuksen yksi edellytys on, että tuotantojärjestelmissä (ministeriöiden asiankäsittelyjärjestelmät) on uudistetun HAREn kannalta välttämättömät metatiedot. Asioiden seuraaminen edellyttää mm. yhteistä asioiden ryhmittelyä (tehtäväryhmittelyä). Kansallisarkisto on suunnittelemassa valtionhallinnon yhteistä tehtäväluokitusta yhteistyössä ministeriöiden kanssa. Hankkeeseen on syytä vaikuttaa, jotta luokitus palvelisi ministeriöitä ja laajemminkin valtion hallintoa. Teknisen toteutuksen vaihtoehtoja 1. Palvelupohjainen arkkitehtuuri, jossa toimintaperiaatteena on, että tietoja haetaan tarvittaessa siitä järjestelmästä, joka on kunkin tiedon ensisijainen lähde. Tässä tapauksessa kukin asiakasjärjestelmä rakentaisi kyselyrajapinnan, (jolle käyttäjä voisi lähettää kyselysanoman) joka palauttaisi kysyjälle tämän haluaman tiedon. 2. Erillinen sovellus, joka automaattisesti muuntaa yleisen tason haun kunkin kohdejärjestemän mukaiseksi kyselyksi. Toimintamallin etuna on, että se ei edellytä kohdejärjestelmiin muutoksia. Haittapuolena on, että mitä monipuolisempia hakuja kohdejärjestelmiin halutaan tehdä, sitä mutkikkaampaa ja työläämpää on määritellä säännöt, miten haut muunnetaan kunkin kohdejärjestelmän konkreettisiksi hakulauseiksi. 3. HARE -siirtotiedoston hyödyntäminen. Hankkeiden kuvausten yms. tietojen siirto voitaisiin hoitaa automaattisesti XML-muotoisen siirtotiedoston avulla. Perusjärjestelmästä poimitaan uuden hankkeen tiedot tietokannasta. Tiedoista muodostetaan sovitun formaatin mukainen XML-tiedosto. Tämä tiedosto lähetetään, luetaan tiedostosta ja tallennetaan HARE - järjestelmään. Järjestelmän tietosisältö Uuden järjestelmän sisältö on linjattava. Järjestelmän sisältö voi olla eri laajuinen. Seuraavassa vaihtoehtoja: Sisältövaihtoehto 1. Järjestelmä sisältäisi vain säädösvalmisteluhankkeet Jos tämä vaihtoehto valitaan, on päätettävä, sisällytetäänkö järjestelmään kaikki vai vain suuret (poliittisesti tai yhteiskunnallisesti merkittävät) hankkeet ja miten (kuka)/suuruuden/merkittävyyden määrittelee sekä sisällytetäänkö järjestelmään vain hallituksen esitykset vai myös asetusten valmistelut. Säädösten EU-valmisteluvaiheen pitäisi sisältyä järjestelmään.

16 16 (22) Sisältövaihtoehto 2. Järjestelmä sisältäisi vain hallitusohjelmaan liittyvät asiat (säädösvalmisteluhankkeet, muut hankkeet ja toimenpiteet). Ongelmaksi saattaa muodostua, että kukin hallitus päättää hallitusohjelmastaan ja sen seurannan tavasta kunkin hallituskauden alussa. Muuttuviin tarpeisiin mukautuvaa tietojärjestelmää saattaa olla vaikea toteuttaa. Sisältövaihtoehto 3. Järjestelmä sisältäisi laajasti asiat, joita valtioneuvostotasolla halutaan seurata ja joista halutaan tiedottaa (säädösvalmisteluhankkeet ml. EU-vaihe, kehittämis- ja uudistushankkeet, neuvottelukunnat ja lautakunnat, kansainvälisten järjestöjen asiat...). Esiselvitysvaiheessa ministeriöille kohdistetun kyselyn perusteella pidettiin tärkeänä yhteiskunnallisesti merkittävistä hankkeista ajantasaisen ja riittävän kattavan tiedon saatavuutta. Kyselyssä ei selvinnyt yksityiskohtaisella tasolla mitä asioiden seuranta sisältää ministeriöiden johdon näkökulmasta. Erityisesti hallitusohjelmatyön seurantatyön tarpeet olisi huomioitava. Prosessien omistajuudet, joita HAREn edellytetään tukevan, on ratkaistava valtioneuvoston johdon tasolla. Prosessin omistaja vastaa prosessista ja toimintatavasta, jolla tiedot saadaan tietojärjestelmään. Tietojärjestelmä ei voi ratkaista prosessin sisältämiä ongelmia. Vaihtoehdossa 3. järjestelmä kattaisi lähes kaikki HAREn nykyisellään sisältyvät hankkeet/asiat (HAREssa noudatetaan hankejaottelua: Lainsäädäntöhanke, kehittämis-ja uudistushanke, tutkimushanke, johtotehtävä, muu) ja lisäksi muut asiat, joiden seuraamiseen ja tiedottamiseen on tarvetta. Jos päädytään vaihtoehtoihin 1 tai 2, on selvitettävä, miten uuden järjestelmän ulkopuolelle jääviä hankkeita ja asioita seurataan ja niistä tiedotetaan kansalaisille ja muille sidosryhmille. Hankkeen ohjausryhmä esittää uuden järjestelmän sisällön linjaukseksi vaihtoehtoa 3. Määrittelyvaiheessa huomioon otettavia seikkoja 1. Yhteentoimivuus edellyttää yhteisten standardien noudattamista rajapinnoissa ministeriöiden tuotantojärjestelmien (asiankäsittelyjärjestelmät) ja esityskerroksen välillä. Sähke2-normin mukaiset pakolliset metatiedot eivät ole riittäviä, jotta asioiden seuranta ministeriöiden ja eduskunnan edellyttämällä tavalla olisi mahdollista. Normi mahdollistaa kuitenkin organisaatiokohtaisten lisäkenttien käytön. Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteiset metatiedot ja tietorakenteet on määritelty ja niiden käyttöä valvoo valtioneuvoston metatietoryhmä (VM115:00/2008). Metatietoryhmä käsittelee tarvittaessa uusien metatietojen liittämisen organisaatiokohtaisiin määrityksiin. Hankkeiden metatietojen saanti ministeriöiden asiankäsittelyjärjestelmistä on selvitettävä (esim. työryhmän jäsentiedot eivät välttämättä ole asianhallintajärjestelmien perusmetatietoja). Henkilötietoja tarvitaan nykyisellään myös raporttien tuottamiseen (mm. henkilötietoraportti, tasa-arvoraportti). 2. Yhteiskunnallisesti merkittävistä kehittämis- ja uudistamishankkeista osa johtaa säädösvalmisteluun, osa ei. Kehittämis- ja uudistamishankkeiden kirjoa ja julkistamista HAREssa on syytä pohtia tarkemmin. Missä laajuudessa esim. tietohallintohankkeet julkistetaan HAREssa (tietohallintohankkeiden seuranta on tarpeen mm. kokemusten vaihtamisen mahdollistamiseksi sekä päällekkäisten hankkeiden välttämiseksi). 3. Säädösvalmisteluhankkeiden tulisi kattaa myös EU-valmisteluvaihe. Säädösvalmistelu voi olla seurauksena jostain muusta kehittämishankkeesta, joka päätyy esittämään erilaisia

17 17 (22) toimenpiteitä, HE laiksi/laeiksi, asetuksia ym. Asetuksia ei siis kannata rajata kokonaan ulkopuolelle. Ministeriöissä on kuitenkin paljon myös sellaista asetusten valmistelua, joilla ei ole laajempaa mielenkiintoa ja joita ei kannattaisi julkaista HAREssa. Linjanveto HAREssa julkaistavista ja julkaisematta jätettävistä asetuksista on mahdollista tehdä. 4. Rajanveto EU-asioihin kaipaa selvennystä. EUTORI ei ole kansalaisille avoin, joten sitä ei voi käyttää suoraan hyväksi tiedotettaessa kansalaisille EU-hankkeista. On tarpeen linjata, mitä EU-asioita on tarpeen julkistaa kansalaisille ja muille sidosryhmille. Äskettäin käynnistyneen Eutori3- hankkeen tehtävänä on mm. tuottaa tarvittavat lisäintegraatiot muihin järjestelmiin, erityisesti eduskunnan järjestelmiin. Tavoitteena on kaksisuuntainen tiedonvaihto EU-säädösasioihin liittyen. Hankkeessa näyttää siltä, että EU-säädösasioiden kokonaiselinkaari tulee tällä tavoin hoidettua osana EUTORI:n toiminnallisuutta. Virkamiesten tarpeet tyydyttynevät tätä kautta, mutta eivät kansalaisten. Eutori3 - hankkeessa ei ole toistaiseksi HAREn ja EUTORIn välille suunnitteilla liittymää. HAREssa on jo nyt kenttiä, joilla ilmaistaan lainsäädäntöhankkeen suhde EU:n lainsäädäntöön. Tietoja ylläpidetään HAREssa manuaalisti, ilman linkitystä EUTORIin. EUTORIsta on tarve saada EU-hanketietoja, jotta tiedot voitaisiin julkistaa ministeriöiden internet-sivuilla (erityisesti OM on esittänyt edellä mainittuja tarpeita). Tavoitteena on linkitys erikseen määriteltävien EU-hanketietojen osalta. 5. Neuvottelukunnat, lautakunnat ovat kansalaisia ja muita sidosryhmiä kiinnostavia asioita. 6. Hankkeiden arkistointi on linjattava (mikä järjestelmä hoitaa asiakirjojen pysyvän säilyttämisen ja siirron Kansallisarkistolle). Hankkeen arkiston on pysyttävä yhtenäisenä. Jos tiedot siirtyvät ministeriön asiankäsittelyjärjestelmästä uudistettuun HAREen, joka on vain julkaisupaikka, asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä huolehtii ministeriö asiankäsittelyjärjestelmässään. Mikäli hankkeella on ulkopuolinen sihteeri, jolla ei ole pääsyä ministeriön asiankäsittelyjärjestelmään, sihteeri välittää asiakirjat ministeriön yhteyshenkilölle, joka tallentaa asiakirjat ministeriön asiankäsittelyjärjestelmään. Jos työryhmä työskentelee esim. työryhmätyön järjestelmää hyväksi käyttäen, työryhmäohjelmistossa julkaistavat asiakirjat pitää tallentaa ministeriön asiankäsittelyjärjestelmään. 7. Eduskunta ei todennäköisesti julkaise hankkeitaan uudessa järjestelmässä. Eduskunnan hankkeita on ollut HAREssa rajallisesti ja satunnaisesti. 8. Sosiaalisen median teknisten työvälineiden (RSS-syöte, jne.) mahdollisuudet tulisi ottaa huomioon. 3.3 HAREn käytöstä luopuminen ja alasajo Ministeriöt järjestävät hankkeiden seurannan haluamallaan tavalla, esim. työryhmätyön tukivälineitä, asianhallintajärjestelmiä, Senaattoria, ministeriöiden intranet- ja internet-sivuja sekä vn.fi-sivuja hyväksi käyttäen. HAREn käytöstä luovutaan ja nykyinen järjestelmä ajetaan hallitusti alas, jos ministeriöiden johto ei halua sitoutua HAREn kehittämiseen.

18 18 (22) 4. HAREN OMISTAJUUS HAREn omistajuus on selvitettävä VNTHY:n siirryttyä Valtiokonttoriin. Nykyisen HAREn omistajuus voitaneen toistaiseksi säilyttää ennallaan VM:ssa. Uudistetun HAREn omistajuutta on syytä tarkastella uuden järjestelmän tarkoituksen ja sisällön kautta. Jos järjestelmä olisi pelkästään säädösvalmistelua tukeva järjestelmä, luontevat omistajavaihtoehdot olisivat OM tai VNK, jotka omistavat säädösvalmisteluprosessin. Jos järjestelmä olisi keskeisesti hallitusohjelman seurantajärjestelmä, luonteva omistaja olisi VNK, koska hallitusohjelman seurantaprosessin omistaa VNK. Jos järjestelmä sisältäisi yhteiskunnallisesti merkittävät asiat, omistajina voisivat olla VNK tai VM. VM:ssä potentiaalinen osasto olisi hallinnon kehittämisosasto. Uudistetun HAREn omistajana VNK voisi olla luonteva vaihtoehto, koska VNK:lla on keskeisiä valtioneuvoston yhteisten prosessien omistajuuksia ja niitä tukevien tietojärjestelmien omistajuuksia. VNTHY:llä (Valtiokonttori/VIP) voisi säilyä palveluntuottajan rooli.

19 19 (22) 5. ESISELVITYSHANKKEEN ESITYKSET Hankkeen ohjausryhmä esittää : 1. Käynnistetään HAREn uuden konseptin kehittäminen osana valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuuria (tietosisältönä vaihtoehto 3. s.16). 2. Nykyistä HAREa kehitetään ja ministeriöt tehostavat sen käyttöä, kunnes uusi järjestelmä saadaan käyttöön. HAREn nykyistä versiota kehitetään tarkentuvilla toiminnallisuuksilla, jotka parantavat nykyisen HAREn käytettävyyttä. 3. HAREn omistajuuden siirtämistä valtioneuvoston kansliaan. VNK:n edustajan eriävä kanta: Kannatan esiselvityshankkeen ehdotusta siitä, että uudistettava hankerekisteri perustuu jatkossa ministeriöiden asianhallintajärjestelmiin, jotka siis tulevat olemaan ensisijaisia myös hanketietojen osalta. Tämä linjaus vaikuttaa myös HAREn sisältörajaukseen; julkaistaviksi voivat pääsääntöisesti tulla sellaiset asiat, joiden valmistelussa hyödynnetään asianhallintajärjestelmien palveluita. Sisältörajauksen tulisi selkeästi painottua säädösvalmisteluhankkeisiin (vrt. julkisuuslain 19 ). Tiedottaminen muista yhteiskunnallisesti merkittävistä asioista ja hankkeista tulee huomioiduksi valtioneuvoston, ministeriöiden ja eduskunnan verkkopalveluissa, jolloin HARE-julkaisemisen tuoma lisäarvo jäisi vähäiseksi. Esiselvityshankkeen kuluessa ei ole tullut esille riittäviä perusteita järjestelmän omistajuuden siirtämiseksi valtioneuvoston kansliaan. 6. DOKUMENTAATIO Materiaalin julkaisemisessa käytetyt tietojärjestelmät: HARE, VM:n asiankäsittelyjärjestelmä. 7. TOTEUTUNEET KUSTANNUKSET JA HYÖDYT Esiselvitysvaihe toteutettiin virkatyönä. Taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt konkretisoituvat mm. HAREn käytön tehostuessa ja päällekkäisten tehtävien poistuessa.

20 20 (22) 8. MUUT JOHTOPÄÄTÖKSET 8.1 Osaamis- ja koulutustarpeet Esiselvitysvaiheen kuluessa on valtioneuvoston tietojohtamisen ja valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuurin tarve tullut ilmeiseksi. HAREn merkitys pitäisi tuoda esille ministeriöissä ja järjestää HAREn ylläpitokoulutusta. Ylläpidon organisointi vaihtelee ministeriöissä. Hyviä käytäntöjä on jaettu HAREpääkäyttäjäkokouksissa, mutta mm. tiedonkulun puutteista johtuen, niitä ei välttämättä ole omaksuttu kaikissa ministeriöissä. 8.2 Työmenetelmien ja organisoinnin kehitystarpeet Tavoitteena on kehittää konkreettisesti julkisen toiminnan sähköistä hallintaa 6. Neljännen sukupolven verkottuneessa sähköisessä hallinnassa tietojohtaminen on keskiössä. Tietojohtaminen toimii viranomaisten välillä sekä suhteessa kansalaisiin. Asiaan liittyvät myös valtioneuvoston ja eduskunnan väliset tietovirrat. Sisällönhallinta ja informaatio- ja toimintaprosessien määrittely rinnakkain on tärkeä osa johtamista. Jotta asiassa päästäisiin eteenpäin, on valtioneuvoston tietojohtaminen järjestettävä ja vastuutettava. Tämä edellyttää selkeää johtajuutta ja vuorovaikutteisia toimintatapoja. 6 Valtiontalouden tarkastusviraston pääjohtaja Tuomas Pöysti, VTV:n IT-päivä : (

21 21 (22) 9. JATKOTOIMET 9.1 Liittymät muihin hankkeisiin Hankkeita, jotka liittyvät HAREn uudistamishankkeeseen: Valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuuri -hanke (jonka osana valtioneuvoston tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuuri-hanke) Rakenne työryhmän (VNK007:00/2008) esitysten jatkotyö (ks. Ehdotus yhteistyöksi valtioneuvoston ja eduskunnan asiakirjojen tuottamisen ja julkaisemisen uudistamiseksi, Rakenne 2008-työryhmän mietintä, Valtioneuvoston kanslian raporttisarja 6/2008). SADe -hankkeen (sähköinen asiointi ja demokratia) esitykset sähköisen asioinnin keskeisistä linjauksista ja toimenpiteistä vuosina julkisen hallinnon tietoyhteiskuntakehityksen vauhdittamiseksi. Kansainvälisen tiedon ja asiakirjojen käytön tehostaminen eri ministeriöissä ja niiden välillä (asettamispäätös HEL / ). Työryhmän loppuraportin (UM013:00/ ) esitys tietojen keruun lomakkeesta (Liite 12). VASKI -projekti (eduskunta), jonka tavoitteena on mm. määritellä valiokuntien asian- ja asiakirjojen hallintaa tukevan Vaski-järjestelmän perustoiminnot, linjata sähköisiin asiakirjoihin liittyvät toimintaperiaatteet, kuvata valiokuntajärjestelmän intranet- ja internetpalvelut ja määritellä siirtymäpolku sekä suunnitella alustavasti suunnittelu- ja toteutusvaiheen tehtäviä. Ministeriöiden asianhallintajärjestelmien ja muut valtioneuvoston yhteisten järjestelmien kehittämishankkeet/vast. 9.2 Esitykset hankkeen jatkosta Ohjausryhmä pyytää esiselvitysraportista lausuntoja ministeriöiltä, eduskunnalta ja muilta tahoilta kuten VN-SÄKE, VALTTI, VALTIPA, VIESTINTÄ, Konserniohjauksen johtoryhmä. Hankkeen jatkosta päätetään lausuntomenettelyn jälkeen.

22 22 (22) LIITTEET LIITE 1. HARE-tilastoja: Liite 1 a: HAREn sisältötilastoja Liite 1 b: HAREn vuositilasto 2008 Liite 1 c: HAREn käyttötilastoja Liite 1 d: Internet HAREn käyttö sisällön mukaan LIITE 2. Työpaja-osallistujat LIITE 3. Hallitusohjelman seuranta, Taina Kulmala, VNK LIITE 4. Hanketyön kehittäminen, Virpi Einola-Pekkinen, VM LIITE 5. Säädöshankkeiden seuranta osana parempaa sääntelyä, Eija Koivuranta, STM LIITE 6. Ajankohtaista sähköisen kuulemisen kehittämisestä, Oili Salminen, OM LIITE 7. Valtioneuvoston hankerekisterin kehittämisehdotus, OM LIITE 8. Projektiorganisaatio LIITE 9. Hallitusohjelman seuranta (prosessikaavio) LIITE 10. Hankeprosessi (prosessikaavio) LIITE 11. Säädösvalmistelu (prosessikaavio) LIITE 12. Lomake (tiedon kerääminen, Kansainvälisen tiedon käsittelyn tehostaminen, loppuraportti). LIITE 13. HARE/VN-ASEn hyödyntämismahdollisuudet viestinnässä, OM