PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/

Transkriptio

1 PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tarkastuslautakunta AIKA klo 15:16-18:45 PAIKKA Kaupungintalo, kokoushuone Kotka KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 36 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjantarkastajien valinta Tilintarkastuspalvelun hankinta vuodelle Arviointikertomus vuodelta Puheenjohtaja Juha Heikkilä Pöytäkirjanpitäjä Pekka Timonen-Nissi Pöytäkirjantarkastajat:

2 PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tarkastuslautakunta Aika klo 15:16-18:45 Paikka Kaupungintalo, kokoushuone Kotka OSALLISTUJAT Nimi Klo Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Heikkilä Juha 15:16-18:45 Puheenjohtaja Pohjanvesi Päivi 15:16-18:45 Varapuheenjohtaja Ollila Alpo 15:16-18:45 Jäsen Komulainen Erja 15:16-18:45 Jäsen Vainio Taina 15:16-18:45 Jäsen Timonen-Nissi Pekka 15:16-15:23 Pöytäkirjanpitäjä POISSA Seppälä Panu Jäsen Hokkanen Katri Tilintarkastaja ALLEKIRJOITUKSET Juha Heikkilä Puheenjohtaja Pekka Timonen-Nissi Pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJA ON TARKASTETTU Pudasjärvi Alpo Ollila Taina Vainio PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ kaupunginvirastossa keskustoimistossa klo Pekka Timonen-Nissi, pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjantarkastajat:

3 PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKA 36 Tarkastuslautakunta toteaa kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin. Pöytäkirjantarkastajat:

4 PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjantarkastajien valinta TARKA 37 Tarkastuslautakunta valitsee kokoukselle kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Alpo Ollila ja Taina Vainio. Pöytäkirjantarkastajat:

5 PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Valtuusto Tarkastuslautakunta Tilintarkastuspalvelun hankinta vuodelle 2018 TARKA 110 Tarkastuslautakunnan valtuustolle valmisteltaviin asioihin kuuluu tilintarkastajan valinta. Ehdotuksen kaupungin tilintarkastajista tekee vuosiksi valittu tarkastuslautakunta, joka valmistelee myös tarjouspyynnön. Menettely on yleistä, koska nykyinen tarkastuslautakunta pystyy hankkimansa kokemuksen perusteella paremmin arvioimaan tarvittavien tarkastuspäivien määrän ja tarkastuspalvelujen laatua koskevat vaatimukset. Valtuusto valitsee Kuntalain 72 :n mukaan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan. Vuonna 2012 valittu valtuusto valitsee em. mukaisesti kaupungille uuden tilintarkastajan vuosiksi Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT-tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja. Varatilintarkastajaan sovelletaan, mitä tilintarkastajasta on säädetty. Käytännössä kaupungin tilintarkastaja valitaan valtuuston toisessa kokouksessa tarkastuslautakunnan tekemän esityksen pohjalta. Vuosille valittu tilintarkastaja tarkastaa vuoden 2017 tilinpäätöksen ja antaa siitä tilintarkastuskertomuksen. Nykyisen tarkastuslautakunnan tehtävä jatkuu siihen saakka, kunnes toimikauden viimeisen tilinkauden tilintarkastus on suoritettu (2016). Valtuustokaudelle valittu tarkastuslautakunta vastaa vuoden 2017 tilinpäätöksen laatimisesta. Tilintarkastuspalvelujen hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/07) ja valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/07). Hankintalain mukaan kunnan ja kuntayhtymän tulee kilpailuttaa ns. kynnysarvot ylittävien tilintarkastuspalvelujen hankinta sen mukaan, miten hankinnan arvo ylittää kynnysarvon (kansallinen kynnysarvo ja EU). Hankinnan arvo määräytyy vuosien ja mahdollisen optiokauden 2018 tarkastuspalveluista. Kynnysarvot ylittäviin hankintoihin sovelletaan hankintalakia. Kynnysarvot alittaviin tulee soveltaa hyvää hankintamenettelyä ja kuntien omia hankintaohjeita. Kunnan tai kuntayhtymän ja sen tytäryhteistöjen tarkastuspalveluja käsitellään erillisinä hankintoina kynnysarvon ylittymistä arvioitaessa. Kynnysarvon ylittävät hankinnat on ilmoitettava työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä HILMA ilmoituskanavassa. Tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisessa on perusteltua noudattaa avointa hankintamenettelyä johtuen siitä, että kunta-alan tilintarkastuspalveluissa tarjoajien lukumäärä on pieni. Hankintalaki antaa mahdollisuuden soveltaa myös rajoitettua menettelyä. Pöytäkirjantarkastajat:

6 PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Valtuusto Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta päättää pyytää tarjoukset tilintarkastuspalvelujen suorittamiseksi toimikaudeksi JHTT-yhteisöiltä. Samalla tarjouspyynnössä varataan mahdollisuuteen jatkaa sopimuskautta vuodelle Arviointikriteereiksi tarkastuslautakunta päättää: A. Kokonaishinta sopimuskaudelle 40 pistettä B. Laatu 60 pistettä - Tarkastukseen osallistuvien vastuullisten ja avustavien tarkastajien koulutusta ja kokemus sekä vastaavaa kokemusta kunta-konsernien yhteisöjen tarkastamisesta enintään 20 pistettä. - Ajankäyttösuunnitelma ja organisointitapa (esim. resurssit ja vastuullisten tilintarkastajien osuus tarkastuksesta), enintään 10 pistettä. - Tilintarkastuksen raportointi ja sen laajuus, enintään 10 pistettä. - Tilintarkastukseen liittyvän neuvontatyön laajuus, enintään 10 pistettä. - Tarjoajan tilintarkastusjärjestelmä sekä tilintarkastuspalvelun toteutus- ja toimintamenetelmä, enintään 5 pistettä. (esim. käytettävät atk-perusteiset tilintarkastustyövälineet ja dokumentointi, tilintarkastusta ja tilintarkastuksen laadunvarmistusta koskevien standardien noudattaminen, asiakasextranetti) - Muiden asiantuntijapalveluiden monipuolisuus ja erityisosaaminen, enintään 5 pistettä. Lautakunta hyväksyi esityksen yksimielisesti. --- Merkitään pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Jouni Piri esitteli asiaa kokouksessa. TARKA 3 Tarjouspyyntö on toimitettu BDO Audiator Oy:lle, PwC Julkistarkastus Oy:lle sekä KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:lle. Tarjouspyyntö julkaistiin myös Hilmassa. Pöytäkirjantarkastajat:

7 PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Valtuusto Tarkastuslautakunta Tarjoukset tuli toimittaa tarkastuslautakunnalle klo mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät - KPMG Julkishallinnon palvelut Oy - BDO Audiator Oy Tarjoukset avattiin (hankintapäällikkö Jouni Piri, palvelusihteeri Pekka Timonen-Nissi ja palvelusihteeri Mirja Moilanen). Hankintapäällikkö Jouni Piri on valmistellut tarjouksista vertailun, joka esiteltiin lautakunnalle kokouksessa. VALT 6 Tarkastuslautakunnan esitys: Valtuusto valitsee toimikauden (optio vuodelle 2018) tilintarkastusyhteisöksi KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:n tarjouksen mukaisesti kokonaisvertailussa parhaimpana. Tarkastuslautakunta hyväksyi esityksen yksimielisesti. Valtuutetuille toimitetaan tarjousvertailu esityslistan mukana. Tarkastuslautakunnan esitys: Valtuusto valitsee toimikauden (optio vuodelle 2018) tilintarkastusyhteisöksi KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:n tarjouksen mukaisesti kokonaisvertailussa parhaimpana. TARKA 38 Valtuusto hyväksyi esityksen yksimielisesti. Pudasjärven kaupungin tarkastuslautakunta on kokouksissaan ja käsitellyt kaupungin tilintarkastusyhteisön valintaa toimikaudeksi Tarkastuslautakunta esitti valtuustolle, että se valitsee toimikaudeksi tilintarkastusyhteisöksi KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:n, tarjouksen mukaisesti kokonaisvertailussa parhaimpana. Valtuusto päätöksellään hyväksyi tarkastuslautakunnan esityksen. Tarjouspyynnön mukaan ilman erillistä hankintamenettelyä voidaan palveluhankintaa jatkaa vuodelle Option käytöstä sovitaan puolta vuotta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Vuoden 2018 tilintarkastuskustannuksissa noudatetaan samaa hintojen korotusprosenttia, kuin vuodelle 2017 oli esitetty (2 %). Palveluntuottajan Tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet on Pöytäkirjantarkastajat:

8 PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Valtuusto Tarkastuslautakunta tarkistettu kaupungin käyttämästä Tilaajavastuu.fi palvelusta eikä niissä ollut huomautettavaa. Asian on valmistellut hankintapäällikkö Jouni Piri, puh Tarkastuslautakunnan esitys: Valtuusto päättää käyttää tarjouspyynnössä olevan option ja hankkia Pudasjärven kaupungin tilintarkastuspalvelut vuodelle 2018 KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:ltä. Lautakunta hyväksyi esityksen yksimielisesti. Pöytäkirjantarkastajat:

9 PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Arviointikertomus vuodelta /02.60/2017 TARKA 20 Tarkastuslautakunnan on KuntaL 121 :n mukaan valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää, tarkastuslautakunnan on arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyyttä. Tarkastuslautakunnan keskeisenä tehtävänä on arvioida, miten valtuuston tilikaudelle asetetut tavoitteet ovat toteutuneet. Tavoitteiden asettamis- ja seurantaprosessi tapahtuu seuraavasti: - valtuuston on talousarviossa ja -suunnitelmassa hyväksyttävä toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet; - kunnanhallituksen on toimintakertomuksessa esitettävä selvitys valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumisesta; sekä - tarkastuslautakunnan on tehtävä valtuustolle oma arvionsa valtuuston tilikaudelle asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Arviointikertomukselle ei ole asetettu määrämuotoa. Jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää, toimintakertomuksessa on tehtävä selkoa talouden tasapainotuksen toteutumisesta tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyydestä talouden tasapainottamiseksi. Kunnanhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelystä. Tarkastuslautakunnan laatima ja allekirjoittama arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä. Hallintosäännön 28 :n mukaan tarkastuslautakunta antaa arviointikertomuksensa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä. Tarkastuslautakunta keskustelee arviointikertomuksen laatimisesta. Lautakunta keskusteli arviointikertomuksen laatimisesta. Pöytäkirjantarkastajat:

10 PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta TARKA 27 TARKA 35 TARKA 39 Tarkastuslautakunta aloittaa arviointikertomuksen laatimisen. Tarkastuslautakunta aloitti arviointikertomuksen laatimisen. Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen laatimista. Tarkastuslautakunta jatkoi arviointikertomuksen laatimista. Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen laatimista. Tarkastuslautakunta jatkoi arviointikertomuksen laatimista. Pöytäkirjantarkastajat:

11 PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS MUUTOKSENHAKU- KIELTO Seuraavista päätöksistä, jotka koskevat vain valmistelua tai täytäntöönpanoa, ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta (KuntaL 91 ): Pykälät Jäljempänä mainittuihin päätöksiin, joista voidaan tehdä kirjallinen oikaisuvaatimus, ei saa hakea muutosta valittamalla (KuntaL 89 :n 1 mom.). Seuraaviin päätöksiin muutoksen hakeminen valittamalla on muutoin kielletty (pykälä ja peruste): EtuostoL 22 2 mom. OIKAISUVAATIMUS Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen: Pykälät Oikaisuvaatimusviranomainen: Pudasjärven kaupunki Tarkastuslautakunta Varsitie 7 PL 10, Pudasjärvi kirjaamo@pudasjarvi.fi Oikaisuvaatimus tulee tehdä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Yksityiskohtainen oikaisuvaatimusohje liitetään pöytäkirjanotteeseen. MARKKINAOIKEUS * Päätökseen ei saa hakea muutosta Kuntalain (356/1995) eikä hallintokäyttölain (586/1996) nojal la sillä perusteella, että päätös on julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) vastainen. Asia voidaan siltä osin saat taa markkinaoikeuden käsiteltäväksi. - Ohjeet ovat oikaisuvaatimusoh jeita ja valitusosoituksen liitteenä. MARKKINAOIKEUS 14 päivää Postiosoite: PL 118, HELSINKI Käyntiosoite: Erottajankatu 1-3 Puh Faksi markkinaoikeus@oikeus.fi Pöytäkirjantarkastajat:

12 PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ VALITUSOSOITUS Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksella vai se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksella myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Hallintovalituksella muutosta voi hakea vain asianosainen. Valitusviranomainen: POHJOIS-SUOMEN HALLINTO-OIKEUS Isokatu 4, OULU PL 189, OULU Puh Faksi Kunnallisvalitus: pykälät Hallintovalitus: pykälät Valitusaika 30 päivää Valitusaika 30 päivää Muu valitusviranomainen, osoite, postiosoite, pykälät, valitusaika Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista (kun pöytäkirja on asetettu nähtäväksi tai päätös saatettu asianosaiselle tiedoksi). Valitusaikaa laskettaessa tiedoksisaantipäivää ei oteta lukuun. Valituskirjassa on ilmoitettava valittajan tai muun valituskirjelmän laatijan nimi, ammatti, asuinkunta, postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa päätös, johon haetaan muutosta miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi muutosvaatimuksen perusteet. Valittajan laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisesta. Valituskirjelmään on liitettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle. Asiamiehen on liitettävä tarvittaessa valtakirja (HLL 21 ). Valituskirjat on toimitettava yllä mainitulle valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä. Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa 250 euroa. Yksityiskohtainen oikaisuvaatimusohje/valitusosoitus liitetään pöytäkirjanotteeseen. Pöytäkirjantarkastajat: