INTRANET- SIVUSTON OHJEISTUS. Suomalais-Venäläinen kauppakamari

Transkriptio

1 INTRANET- SIVUSTON OHJEISTUS Suomalais-Venäläinen kauppakamari Minna Kakko

2 Sisältö: Suomalais-Venäläinen kauppakamari Kirjautuminen SVKK:n intranet-sivustolle... 4 Intran aloitussivu... 6 Sisäisen uutisen syöttäminen etusivun uutispalstalle (pääkäyttäjät / ylläpitäjät)... 7 Linkin, liitetiedoston ja kuvan lisääminen sisältöön... 9 Linkit... 9 Ulkoiset linkit... 9 Sisäiset linkit Linkin lisääminen sisältöön Liitetiedostot Kuva Asiakasrekisteri Vasemman reunan valikko Tarkennettu haku Hakuvaihtoehdot Hakutulos Joukkoluokitus CSV-tiedoston tekeminen (= raportin tekeminen) Yritystietosivu Yritykselle syötettävät tiedot Yrityksen jäsenyys Jäsenten käyttäjätunnukset ja salasanat Tarjoukset-välilehti Uuden tarjouksen syöttäminen Tarjouksen tila Tarjousten hakeminen Yrityksen henkilöt Uuden henkilön lisääminen Yrityksen muistio Kalenteri Tapahtumien haku Tapahtumaluokat Toimisto-valintaruudut Hakutulos Uuden merkinnän syöttäminen kalenteriin Pitkäkestoiset tapahtumat SVKK:n materiaalipankki Kansioiden ja tiedostojen lisääminen Mainoskirjeen lähettäminen Sivun tekeminen Sisällön lisääminen mainoskirjeeseen Tekstin lisääminen Linkin lisääminen Kuvien lisääminen Sivun ja sisällön julkaiseminen Postituslistan tekeminen Testilähetys Sivu 2/113

3 Tapahtumakalenteri Tapahtumapaikat Uuden tapahtumapaikan lisääminen Lomakkeet Luokitukset Kieliversio / язык сайта Tapahtumatyyppi / Вид мероприятии Seminaarit / Тема семинара Esiintyjät Uuden henkilön lisääminen Uuden tapahtuman lisääminen Tapahtuman muokkaaminen Vihreän palkin Tapahtumakalenteri: Eri sivuilla olevat tapahtumalistaukset Ilmoittautumiset Vihreän palkin Tapahtumakalenteri: Eri sivuilla olevat tapahtumalistaukset CSV-tiedosto ilmoittautumisista Intran materiaalipankin rakenne Valittavissa olevat yritysluokat Valittavissa olevat henkilöluokat Sivu 3/113

4 KIRJAUTUMINEN SVKK:N INTRANET-SIVUSTOLLE Kirjautuminen SVKK:n intranet-sivustolle tapahtuu SVKK:n julkisen nettisivuston etusivulta. Syötä tähän saamasi tunnus ja salasana. Jos sinulla ei ole tunnuksia, ota yhteyttä Minna Kakkoon, Sivu 4/113

5 Kirjautumisen jälkeen sivusto aukeaa tunnuksistasi riippuen joko ylläpitotilassa, jolloin sivustolla näkyy paljon kirkkaanvihreitä ylläpito-osioita (ylläpito- ja pääkäyttäjätunnuksilla) tai ohjelma siirtää sinut suoraan intranet-sivustolle. Ylläpito voidaan aloittaa linkistä Aloita ylläpito. Intranetiin pääset aina tästä linkistä: Tästä voit aloittaa ylläpidon (vaaditaan uutiskirjeitä varten, sekä tapahtuman syöttämistä varten) Sivu 5/113

6 INTRAN ALOITUSSIVU Tämä on SVKK Intran aloitussivu: tästä pääsee sekä asiakasrekisteriin, kalenteriin että materiaalipankkiin. Asiakasrekisteri Kalenteri Materiaalipankki www-linkistä pääset SVKK nettisivun etusivulle Linkit toimistojen sähköpostin etälukuosoitteisiin Uutispalsta (sisäiset uutiset) Aloitussivulla on uutispalsta, jonne voidaan syöttää sisäisiä uutisia ja tiedotteita. Uutisten syöttöön tarvitset pääkäyttäjä- tai ylläpitotunnukset. Oikeassa reunassa löytyvät linkit eri toimistojen sähköpostin etälukuohjelmiin. Sivu 6/113

7 SISÄISEN UUTISEN SYÖTTÄMINEN ETUSIVUN UUTISPALSTALLE (PÄÄKÄYTTÄJÄT / YLLÄPITÄJÄT) Pääkäyttäjä- ja ylläpitotunnuksilla voidaan syöttää uutisia etusivun uutispalstalle. Pääkäyttäjän ja ylläpitäjän tunnukset erotat siitä, että näkyvissä on vihreitä ylläpitopalkkeja. Valitse Lisää uusi uutinen. Aukeaa uutisen syöttöikkuna: Lisää kuva Lisää liitetiedosto Lisää linkki Uutiselle syötetään otsikko, päivämäärä, ingressi ja varsinainen teksti. Uutiseen voi liittää liitetiedostoja, kuvia ja linkkejä. Liitetiedoston liittämistä varten merkitään sana, ja valitaan Lisää liitetiedosto. Valitaan liitetiedoston sijaintipaikka, valitaan haluttu tiedosto ja tallennetaan. Jos tiedostoa ei ole vielä tiedostopankissa, se voidaan lisätä sinne tässä vaiheessa. Kuva liitetään vastaavasti kuvakkeesta Lisää kuva. Linkit (sisäinen= SVKK nettisivuille/ulkoinen) lisätään kuvakkeesta Lisää linkki. Sivu 7/113

8 Kun uutinen on valmis, tallenna. Uutinen ilmestyy uutispalstalle. Uutisen tila Uutinen on tässä vaiheessa tilassa Kesken, ja se täytyy vielä julkaista. Paina vihreästä -merkistä, ja uutisen tilaksi vaihtuu Julkinen. Sivu 8/113

9 LINKIN, LIITETIEDOSTON JA KUVAN LISÄÄMINEN SISÄLTÖÖN Perussisältöön voidaan lisätä linkkejä (sisäisiä = SVKK:n nettisivuille ohjaavia tai ulkoisia = muille nettisivuille ohjaavia), liitetiedostoja ja kuvia. Linkki, liitetiedosto ja kuva kannattaa ensin lisätä vihreän valikon vastaavaan pankkiin, että se on helppo lisätä sisältöön. Linkit Kuvat Tiedostot Linkit Avaa Resurssit Linkit. Ulkoiset linkit Ulkoiset linkit ovat muille internet-sivuille ohjaavia linkkejä. Sivu 9/113

10 Valitse linkillesi sopiva kansio, klikkaa kansiota ja oikean puolen palstalla valitse Uusi linkki. Valittu kansio Valitse Uusi linkki Anna linkille osoite (alkaen ja nimi. Halutessasi voit syöttää myös lyhyen kuvauksen linkistä. Sivu 10/113

11 Osoite Nimi Sivu 11/113

12 Lopuksi valitse oikeasta alakulmasta Tallenna. Tallenna Sisäiset linkit Sisäiset linkit ohjaavat toiseen paikkaan SVKK:n nettisivuilla. Linkin lisääminen sisältöön Valitse sisällössäsi sana/lause, johon haluat tallentaa linkin. Sivu 12/113

13 Sisäisten linkkien valikkorakenne on sama kuin SVKK:n nettisivujen rakenne. Jos haluat esimerkiksi tehdä linkin SVKK:n koulutussivustolle, valitse kansio (= valikko) Palvelut vasemmasta reunasta, ja klikkaa oikealla palstalla ko. valikon alasivua (=Koulutus ja seminaarit) ja valitse Lisää linkki tai Lisää linkki aukeamaan uuteen ikkunaan. Sivu 13/113

14 Valitse oikea linkki, klikkaa ja valitse Lisää linkki. Valikon yläsivu Samalla tavalla voit lisätä ulkoisen linkin; etsi haluamasi/lisäämäsi linkki Ulkoiset linkit valikosta. Liitetiedostot Tallenna tiedostosi tiedostopankkiin. Avaa Resurssit Tiedostot. Tiedostot Valitse vasemman reunan kansioista haluamasi kansio, ja oikean puolen palstalla valitse Uusi tiedosto Sivu 14/113

15 Kansio Valitse Uusi tiedosto Lataa tiedosto omalta koneeltasi ja anna tiedostolle nimi. Etsi tiedosto omalta koneeltasi Muista tallentaa! Sivu 15/113

16 Liitetiedosto lisätään sanaan/lauseeseen samalla tavalla kuin linkki (kts. edellä). Valitse Lisää liitetiedosto Kuva Kuva lisätään vastaavalla tavalla kuvapankkiin (Resurssit Kuvat) ja lisätään sisältöön hakemalla se sisältöön muokkausmerkistä. Huom! Käytettävät kansiot ovat kansion SVKK 2013 alla. Valitse Lisää kuva Sivu 16/113

17 Etsi haluamasi kuva ja valitse Lisää kuva Suomalais-Venäläinen kauppakamari Avautuvasta kuvavalikosta voit valita kuvan asetukset. Kuvan koko (useimmiten palstalle sopiva) Kuvan sijoittelu Muista tallentaa Kuvaan voi lisätä linkin samalla tavalla kuin linkin lisääminen, kts. aikaisempi teksti Kuvateksti (ei pakollinen) Kuvaa voit myös muokata (vaihtaa kokoa, lisätä linkin tai kuvatekstin) avaamalla kuva muokkaustilaan. Sivu 17/113

18 Valitse Muokkaa kuvaa. Muokkaa kuvaa Kuva aukeaa muokkaustilaan. Kuvan koko (useimmiten palstalle sopiva) Kuvan sijoittelu Muista tallentaa Kuvaan voi lisätä linkin samalla tavalla kuin linkin lisääminen, kts. aikaisempi teksti Kuvateksti (ei pakollinen) Sivu 18/113

19 ASIAKASREKISTERI Tämä on asiakasrekisterin aloitussivu. Suomalais-Venäläinen kauppakamari Asiakasrekisterin otsikot ovat suomeksi, mutta sisältöä voi syöttää myös venäjäksi; myös haku toimii venäjäksi. VASEMMAN REUNAN VALIKKO - Luokkien hallinta o tässä lisätään/poistetaan luokkia sekä asiakasrekisterissä että kalenterissa. Haku toimii jaoperaattorilla, eli o luokkien tekemisessä kannattaa käyttää harkintaa, ettei määrä kasva liian suureksi kaikki ruksatut - Haku ehdot on o Tästä pääsee takaisin tehtyyn hakuun ja täytyttävä hakutulokseen - Uusi haku (puhdistaa edellisen haun tulokset ja määritykset) o Tästä aloitetaan uusi haku - Uusi yritys o Tästä avataan tyhjä yritystietoruutu uuden yrityksen syöttämistä varten. o Tarkista aina ennen uuden yrityksen syöttämistä, onko yritys jo rekisterissä Sivu 19/113

20 o o Suomalais-Venäläinen kauppakamari yrityksestä syötetään mahdollisimman paljon tietoa yrityksen toimiala syötetään TOL2002 muodossa. Fonectan Profinder palvelu käyttää TOL2008 luokitusta. Asiakasrekisterin etusivulla on taulukko, jonka mukaisesti TOL2008 luokka voidaan muuttaa TOL2002-luokaksi - Tietojen tuonti o Ei käytössä TARKENNETTU HAKU Hakuvaihtoehdot - Toimisto o tästä valitaan toimisto, joka syöttää asiakkaan rekisteriin (huom. poikkeuksena suomalaiset jäsenet, kts. seuraava) o kaikissa suomalaisissa jäsenissä vastuullinen toimisto on Helsinki - Yrityksen nimi o haku yrityksen nimellä, nimenosalla tai merkkijonolla - Jäsenyys o haku jäsen/ei-jäsen -kriteerillä - Toimiala (suomalainen Tilastokeskuksen toimialaluokitus TOL2002) o ylin kenttä: ylätason toimiala (päätoimialat A-X; aina valittava ensin) o kaksi alempaa kenttää tarkentavat haluttua toimialaa - Yrityksen luokitukset o luokkina esimerkiksi oman pääoman suuruus (jäsenmaksuun vaikuttava tekijä), yritysmuoto (yritys/järjestö/ministeriö/oppilaitos), liikevaihto, henkilökunnan suuruus jne o tarkka listaus olemassa olevista luokista on tämän ohjeistuksen lopussa o venäläisille yrityksille on myös oma toimialaluokitus Сфера деятельности:другие/ Muut (A,B,CA-CB,E,N,P,Q,X) Сфера деятельности:промышленность/ Teollisuus (DA-DN) Сфера деятельности:строительство/ Rakentamiinen (F) Сфера деятельности:торговля/ Kauppa (G) Сфера деятельности:услуги/ Palvelut (H-M,O) Nämä luokkien tunnukset (isot kirjaimet) viittaavat suomalaisten jäsenten luokittelussa käytettävään Tilastokeskuksen toimialaluokitukseen - Sukunimi o haku sukunimellä tai sen alkuosalla - Henkilön luokitukset o luokkina ovat postitusluokat, eli henkilölle menevät postit (jäsentiedote, pikatiedote, uutisposti, mainosposti jne) o tarkka listaus olemassa olevista luokista on tämän ohjeistuksen lopussa Sivu 20/113

21 Hakutulos Suomalais-Venäläinen kauppakamari Haun tulokset esitetään sivun alareunassa. Hakutulokset Hakutuloksessa esitetään yrityksestä nimi, postitoimipaikka, jäsenyyden tila (rasti tarkoittaa että yritys on jäsen) ja vastuullinen toimisto. Hakutulosta voi lajitella otsikoita klikkaamalla (Nimi / postitoimipaikka / jäsenyys / vastuullinen toimisto) nousevaan ja laskevaan järjestykseen. Yksittäisen yrityksen tietoja pääsee tarkastelemaan klikkaamalla yrityksen nimeä, jolloin aukeaa yritystietoikkuna. Sivu 21/113

22 Joukkoluokitus Saadut hakutulokset voidaan nopeasti luokitella kaikki uuteen luokkaan. Joukkoluokitus tarkoittaa sitä, että joillakin tietyillä kriteereillä haetulle joukolle (esimerkiksi HEL + potentiaalinen jäsen 2006) lisätään samalla kertaa kaikille uusi luokka (esimerkiksi markkinointitarkoitusta varten, vaikkapa potentiaalinen jäsen 2008). Lisää hakutuloksiin uusia luokkia painamalla Lisää tuloksiin luokituksia Lisää tulokseen luokituksia Aukeaa uusi ikkuna, josta voidaan valita mihin luokkiin hakutuloksen yritykset tai henkilöt lisätään. Luokka pitää olla valmiina. Hakutuloksen yritykset voidaan luokitella yritysluokkiin ja henkilöt henkilöluokkiin. Valitse halutut luokat ja paina alareunasta Lisää luokitukset. Sivu 22/113

23 CSV-tiedoston tekeminen (= raportin tekeminen) Tallenna hakutulos csv-muodossa - Hakutuloksesta voi tehdä csv-tiedoston (comma separated values), joka voidaan avata Excelissä ja muokata siitä haluttu raportti. - csv-tiedoston avulla luodaan taulukko, jossa on rivillä kaikki tiedot, joita yrityksestä on rekisterissä. Yrityksen nimi on taulukossa niin monta kertaa, kuin sillä on henkilöitä rekisterissä. - Tee näin: o Paina Tallenna CSV-muodossa o Aukeaa pieni ikkuna Opening searchresults.txt o Valitse Save to disk voit myös vaihtaa tiedoston nimen että löydät sen helpommin. o o Avaa Excel Avaa tiedosto sieltä, mihin olet sen tallentanut (Open -> alareunan Files of Type valikosta valitse All files ) Sivu 23/113

24 o Aukeaa Text Import Wizard Step 1 of 3 - Valitse Delimited - File origin: Unicode (UTF-8) - o o o o Valitse Delimited ja File origin Unicode (UTF-8) Paina Next Valitse Delimiters Comma Delimiters: Comma o Paina Next Sivu 24/113

25 o Paina Finish Finish Tätä tiedostoa voit vapaasti muokata Excelissä haluamaasi/tarvitsemaasi muotoon. Sivu 25/113

26 Yritystietosivu (Liite 4) Tietoa yrityksestä löytyy neljältä eri välilehdeltä: Yritys (yrityksen tiedot ja luokitukset), Tarjoukset Henkilöluettelo (yrityksen liitetyt henkilöt) ja Yrityksen muistio (yritykseen liitetyt muistiot). Laskutusosoite Toimialat Yritystietosivulla ovat näkyvissä kaikki yrityksen tiedot, jotka rekisterissä on. Laskutusosoitekenttä: tässä on suomalaisilla yrityksillä varsinaisesta osoitteesta eroava laskutusosoite. Yritystietojen muokkaus: tietoa muokataan kentässä ja painetaan alareunasta tallenna. Poikkeuksena luokitusten poisto; luokat poistetaan valintaruutujen avulla ja painetaan tallenna. Toimialojen lisäys: toimiala valitaan luettelosta, se muuttuu siniseksi ja painetaan tallenna. Jos halutaan valita useita toimialoja, valitaan ensimmäinen klikkaamalla ja muut samalla painaen control-näppäintä. Tämän jälkeen painetaan tallenna. Asiakasnumero-kenttä ei ole toistaiseksi käytössä. Joillakin yrityksillä se saattaa olla, mutta sillä ei ole yhteyttä taloushallinnon asiakasnumeroihin eikä jäsennumeroihin (jäsennumerot eivät ole käytössä). Sivu 26/113

27 Yritykselle syötettävät tiedot Suomalais-Venäläinen kauppakamari Yritystiedot: nimi yhteystiedot toimiala seuraavat luokat: yritys/oppilaitos/järjestö/viranomainen onko yritys suspekti (kohderyhmään kuuluva mahdollinen asiakas) liikevaihto henkilöstömäärä potentiaalinen jäsen (uusimpaan vuoteen) Henkilöt: nimi titteli puhelin sähköposti luokat: mainosposti ylin johto toimitusjohtajille Yrityksen jäsenyys Asiakasrekisterissä on sekä jäsenyrityksiä (suomalaiset ja venäläiset jäsenet) että eijäseniä. Kaikkien suomalaisten jäsenten vastuutoimisto on Helsinki. Venäläisiä jäseniä on Pietarilla, Moskovalla, Ufalla ja Jekaterinburgilla. Yrityksen tilaa Jäsen/ ei Jäsen ja jäsenyrityksen nimeä saavat muuttaa ainoastaan jäsenyydestä vastaavat henkilöt. Helsinki: Natalia Shen / Minna Kakko Moskova: Sergei Usoltsev Pietari: Natalia Bolshevikova Ekaterinburg: Ljudmila Safina Sivu 27/113

28 Toimialakuvaus Toimialakuvaus 2 Toimialakuvaus: vapaamuotoinen yrityksen toimialan kuvaus suomeksi. Tähän voidaan syöttää tietoa yrityksen toiminnasta, tuotteista yms. Virallinen toimialaluokitus ei aina kerro kovinkaan tarkasti yrityksen toiminnasta, joten kun saamme tietoa mitä yritys tekee ja mitä tuotteita se myy, on tärkeää että se tieto syötetään tähän kenttään. Toimialakuvaus 2: tähän syötetään yrityksen toimialan vapaamuotoinen kuvaus venäjäksi. Sivu 28/113

29 Jäsenten käyttäjätunnukset ja salasanat Jäsenten käyttäjätunnus ja salasana Kun yritys liittyy jäseneksi, sille annetaan tunnukset nettisivujen lukemista varten. Käyttäjätunnus ja salasana syötetään yritystietosivulle vastaaviin kenttiin. Kun Helsingin toimistolle (vastuutoimisto KAIKISSA suomalaisissa jäsenissä) merkitylle yritykselle annetaan salasanat, pääsee jäsenyritys lukemaan suomenkielisiä nettisivujamme. Kun Moskovan, Pietarin, Ufan tai Ekan toimistolle merkitylle jäsenelle annetaan salasana, pääsee jäsenyritys lukemaan venäjänkielisiä nettisivujamme. Suomalaisille jäsenille annetaan pääsy ainoastaan suomenkielisille sivuille ja venäläisille jäsenille venäjänkielisille sivuille. Käyttäjätunnus tehdään yrityksen nimestä (kuusi kirjainta isoin kirjaimin); salasanaksi voidaan merkitä vapaasti valittava merkkijono, jossa on kirjaimia ja numeroita (5 merkkiä, kirjaimet isoin kirjaimin). Käyttäjätunnuksen tekee jäsenasioita hoitava henkilö (Helsingissä Natalia Shen, Pietarissa Natalia Bolshevikova, Moskovassa Maria Kazakova, ja Jekaterinburgissa Ludmila Safina). Samalla yrityksen perustiedot (yrityksen nimi, toimiala, yhteystiedot, sis. osoite, puhelin ja internet) nousevat SVKK:n www-sivulla olevaan Liikeyhteyspalveluun toimialaluokituksensa perusteella. Yritystietosivulla alareunassa on Yrityksen tietojen tila ; vaihtoehto julkinen tarkoittaa että tiedot nousevat SVKK jäsenluetteloon Sivu 29/113

30 aakkosittain ja/tai toimialoittain, ei-julkinen tarkoittaa että yritys ei halua että tiedot nousevat palstalle. Yritykseltä kysytään tästä jäseneksi liittymisen yhteydessä. Tälle palstalle jäsen voi täydentää omaa ilmoitustaan vapaamuotoisella ilmoituksella (katso seuraava kohta). Sivu 30/113

31 Myynti-ilmoitus suomenkielisille sivuille / venäjänkielisille sivuille (SVKK:n kautta): Näissä kentissä näkyvät jäsenyrityksen itse syöttämät ilmoitukset liikeyhteyspalveluun, joka sijaitsee www-sivulla. Näihin kenttiin SVKK ei syötä mitään. Jos näissä kentissä havaitaan asiatonta tekstiä, pyydämme ottamaan yhteyttä jäsenvastuuhenkilöön ko. toimistossa. Myynti-ilmoitus suomenkielisille sivuile Myynti-ilmoitus venäjänkielisille sivuile Sivu 31/113

32 Ilmoitus näkyy SVKK jäsenet -palvelussa seuraavasti: Jäsenyrityksen itse syöttämä esittelyteksti Yhteystiedot nousevat automaattisesti rekisteristä Sivu 32/113

33 TARJOUKSET-VÄLILEHTI Suomalais-Venäläinen kauppakamari Yritystietosivusta seuraavalta välilehdeltä löytyvät yritykseen kiinnitetyt (=yritykselle tehdyt) tarjoukset. Tarjoukset Tarjouksesta näkyy tällä sivulla tarjouksen otsikko, eli sen nimi ja numero, jolla se tallennetaan materiaalipankkiin (tarjouksen syöttämisestä tuonnempana). Lisäksi tarjouksesta näkyy sen tila (uusi, odottaa, hyväksytty, hylätty), viimeisin muokkauspäivämäärä ja muokkaaja. Muokkaaja on yleensä tallentaja, joka on myös tarjouksen tekijä. Tarjouksen tallentaminen tapahtuu jatkossa ainoastaan tätä kautta eli kaikki tarjoukset on tallennettava yritysten alle. Näin ollen takaamme myös sen, että yritykset löytyvät rekisteristämme. Aina ennen uuden yrityksen syöttämistä on ehdottomasti tarkistettava, että yritystä ei vielä löydy rekisteristä. Vuoden 2007 tarjousten kohdalla muokkaajana on Nataliya Shen, koska Nataliya on vienyt keskitetysti vanhat tarjoukset yritysten alle materiaalipankista. Vuoden 2006 aikana tehdyistä tarjouksista on merkintä yrityksen muistiossa Sivu 33/113

34 Uuden tarjouksen syöttäminen Valitse Lisää uusi tarjous. Suomalais-Venäläinen kauppakamari Lisää uusi tarjous Sivu 34/113

35 Aukeaa seuraavanlainen ikkuna: Suomalais-Venäläinen kauppakamari Valitse tiedosto Seuraavaksi paina Valitse tiedosto, jolloin aukeaa tiedostopankki. Etsi tarjousten tallennuspaikka ( = sama kuin aikaisemminkin, eli Materiaalipankki Asiakashallinta Tarjoukset, sekä valitse oikea toimisto ja vuosi). Jos tarjous on jo materiaalipankissa, valitse oikea tarjous klikkaamalla sitä kerran, ja avautuvasta valikosta valitse vaihtoehto Lisää tiedosto. Jos tarjousta ei vielä ole tiedostopankissa, ota normaaliin tapaan vaihtoehto Uusi tiedosto ja tallenna tarjous kansioon. Sivu 35/113

36 Tämän jälkeen klikkaa tallennettua tarjousta kerran, ja avautuvasta valikosta ota vaihtoehto Lisää tiedosto. Tällöin ohjelma siirtyy takaisin tarjouksen lisääminen sivulle, ja näyttää tältä: Tarjouksen tila Sivu 36/113

37 Juuri lisätyn tarjouksen tila on aina Uusi. Tarjoukset-välilehdelle. Valitse Tallenna ja ohjelma siirtyy Tarjouksen nimi Tarjouksen tila Tarjouksen saa auki näytölle klikkaamalla tarjouksen nimeä. Jos tarjousta tai sen tilaa halutaan muokata, onnistuu se klikkaamalla kyseistä Tila -linkkiä, tekemällä haluttu muutos, ja tallentamalla se. Jokainen tarjouksen tehnyt henkilö on velvollinen pitämään huolta, että tieto tarjouksen tilasta (uusi/odottaa/hyväksytty/hylätty) on ajan tasalla. Sivu 37/113

38 Tarjouksen tila Tarjouksen tilan muuttaminen Muuta tarjouksen tilaa valitsemalla alasvetovalikosta sopiva vaihtoehto (odottaa/hyväksytty/hylätty), ja paina Tallenna. Tässä ikkunassa tarjous voidaan myös poistaa valitsemalla Poista. Sivu 38/113

39 Tarjousten hakeminen Tehtyjä tarjouksia voidaan hakea asiakasrekisteristä tarjouksen nimen, tallentajan (= oletusarvoisesti tekijä) ja tarjouksen tilan perusteella. Asiakasrekisterin etusivulla on hakua varten oma osio. Tarjoushaku Kuten aikaisemmin on jo mainittu, vuoden 2006 tarjoukset löytyvät yritysten muistioiden alta, vuoden 2007 tarjousten tekijänä on Nataliya Shen, koska hän on vienyt tarjoukset keskitetysti yritysten alle. Jokainen tarjouksen tehnyt henkilö on velvollinen tallentamaan tarjoukset yritysten tarjoukset-välilehden kautta. Sivu 39/113

40 YRITYKSEN HENKILÖT Uusi henkilö Yrityksen henkilöluettelo Henkilötietosivulla löytyvät kaikki yritykseen kiinnitetyt henkilöt. Henkilöluetteloa voi lajitella otsikoiden mukaan (nimi / titteli / sähköposti). Henkilön tarkempia tietoja pääsee tarkastelemaan klikkaamalla nimeä. Sivu 40/113

41 Uuden henkilön lisääminen Suomalais-Venäläinen kauppakamari Uusi henkilö lisätään linkistä Uusi henkilö. Henkilön tietojen muokkaaminen tapahtuu vastaavasti kuin yrityksen tietojen muokkaaminen. Muokkaa tieto kentässä ja valitse tai poista henkilölle halutut luokitukset. Muista lopuksi tallentaa tehdyt muutokset. Sivu 41/113

42 YRITYKSEN MUISTIO Yrityksen muistio (tietoa tapaamisista, kontakteista, jäseneksi liittymisestä, eron syistä yms.) löytyy omalta välilehdeltään. Muistiotekstiin liittyy myös muistion tallentajan nimi (käyttäjätunnuksen perusteella). Muistioon voidaan syöttää taustatietoa yritykseen liittyvistä tärkeistä kontakteista, tapaamisista jne. Muistiolle valitaan lisäksi tyyppi ja painetaan tallenna. Muistion tyypiksi on oletusarvoisesti valittu Memo, mutta se kannattaa vaihtaa vastaamaan tehtävän muistiotekstin sisältöä (esimerkiksi jäsenyyteen liittyvien merkintöjen tyypiksi Jäsenyys jne.) Muistio voidaan lisätä myös Yritys-välilehden alareunasta. Sivu 42/113

43 KALENTERI Kalenteri aukeaa ensimmäisen kerran avattaessa aina kuluvan kuukauden kohdalta. Oletuksena näkyvät kaikkien toimistojen kaikki tapahtumat. Tapahtumaluokat Toimistot Tapahtumien haku Valitaan vasemman reunan rastitettavista ruuduista halutut kriteerit. Jokaisesta kolmesta ryhmästä on valittava ainakin yksi vaihtoehto, jotta hakutuloksia voidaan saada. Tapahtumaluokat - Jäsentilaisuus / Для членов o Jäsenille järjestettävät tilaisuudet, yleiskokoukset, jäsenaamiaiset, jäsentapaamiset jne. - Kampanja / Кампания o Kansainvälistymiskampanjat ja niihin liittyvät tilaisuudet ja tapahtumat - Palaveri / Собрание o (Sisäiset) palaverit, mahdolliset kokoukset yms. - Poissaolo / Отсутствие o Lomat, työmatkat jne.: kaikki poissaolot omasta toimistosta - Seminaari / Семинар o koulutustilaisuudet - Tiedotus / Информация o Jäsentiedotteiden deadlinet o Toimistokohtaisia tiedotuksia Sivu 43/113

44 - Tilavaraus / Бронь зала o Salin/auditorion varaus Suomalais-Venäläinen kauppakamari Toimisto-valintaruudut - valitaan se toimisto/ne toimistot, joiden tapahtumia haetaan (värikoodit). Esimerkiksi haetaan näkyville Helsingin toimiston seminaarit toukokuussa Tehdään valinnat valintaruutujen avulla ja painetaan Hae tapahtumat. Hakutulos Tarkemmat tiedot tapahtumasta saat klikkaamalla tapahtumaa; tällöin tapahtuman tiedot aukeavat erilliseen ikkunaan, ja ovat myös muokattavissa. Merkinnöistä olisi hyvä kirjoittaa lisätietoa ingressi-kenttään, koska tämä tieto näkyy kalenterin kuukausinäkymässä, kun hiiri viedään merkinnän kohdalle. Tällöin ei tarvitse erikseen avata merkintää tarkemman infon saamiseksi. Sivu 44/113

45 Uuden merkinnän syöttäminen kalenteriin Paina Lisää tapahtuma. Lisää tapahtuma Sivu 45/113

46 Aukeaa syöttöruutu: Tapahtuman alkuja loppupvm Tekstieditorikenttä Toimisto Tapahtumaluokitus Tapahtuman nimi kohtaan kirjoitetaan mistä tapahtumasta / merkinnästä tms. on kysymys, sekä merkinnän tekijän ja/tai osallistujien nimet (tapaamiset). Tilavarauksesta kannattaa laittaa rastin lisäksi merkintä ingressi-kenttään, jolloin tieto näkyy kalenterissa kun hiiri viedään merkinnän kohdalle. Tekstieditorikenttään voidaan syöttää lisätietoa tapahtumasta. Tapahtuman aikatiedot (sekä alkamis- että loppumisaika) syötetään vastaavissa kentissä, tapahtumatoimisto (järjestävä vastuutoimisto) valitaan alasvetovalikosta ja tapahtuma liitetään siihen luokitukseen, johon se kuuluu. Jos tapahtuma kestää koko päivän/useita päiviä, kannattaa laittaa rasti ruutuun Tapahtuma kestää koko päivän (esimerkiksi lomat, markkinointimatkat yms.) Sivu 46/113

47 Pitkäkestoiset tapahtumat Pitkäkestoiset tapahtumat (=yli 5 päivää) näkyvät kalenterinäkymän yläpuolella. Pitkäkestoiset (yli 5 pv) tapahtumat Sivu 47/113

48 SVKK:n materiaalipankki Suomalais-Venäläinen kauppakamari Materiaalipankkiin tallennetaan yhteisessä käytössä olevia tiedostoja. Uusi kansio Lisää tiedosto Materiaalipankin kansioluettelo on tämän ohjeistuksen lopussa. Sivu 48/113

49 KANSIOIDEN JA TIEDOSTOJEN LISÄÄMINEN Materiaalipankkiin lisätään kansioita valitsemalla Uusi kansio ja tiedostoja valitsemalla Lisää tiedosto.kansioiden ja tiedostojen poistaminen materiaalipankista tapahtuu rastista. Poista Sivu 49/113

50 MAINOSKIRJEEN LÄHETTÄMINEN Mainoskirjeen tekeminen ja lähettäminen vaativat pääkäyttäjätunnukset. SIVUN TEKEMINEN Valitse suomenkieliset mainoskirjeet: Etusivu Uutishuone Uutiskirjeet (ei julkaista!!) venäjänkieliset mainoskirjeet: Главная Новости Письмо-реклама Aukeaa sivu, jolla ei ole sisältöä. Sivu 50/113

51 Uutta mainoskirjettä varten pitää tehdä uusi sivu. Yläreunan vihreästä palkista valitaan Sivu Luo uusi. Valitaan suomi Sivu 51/113

52 Valitaan suomi ja annetaan mainoskirjeelle nimi. Nimeksi kannattaa antaa mainoskirjeen aihe ja lähetyspäivämäärä. Valitse Seuraava. Sivu 52/113

53 Valitaan vaihtoehto Julkaisematon ja painetaan Seuraava. Toistaiseksi valitaan vaihtoehto julkaisematon. Sivu julkaistaan vasta kun se on valmis. Sivu 53/113

54 Seuraavalla sivulla valitaan sivulla käytettävä sivupohja. Mainoskirjeissä käytetään sivupohjaa 2013 Uutiskirje. Tässä voidaan valita myös uuden mainoskirjeen paikka valikossa. Valitse listasta 2013 Uutiskirje Mainoskirjeen paikka valikossa Valitse Seuraava ja seuraavilta sivuilta myös ilman muutoksia Seuraava ja viimeiseltä sivulta Valmis. Sivu uutta mainoskirjettä varten on valmis. Tässä vaiheessa ohjelma palaa takaisin siihen sivulle, mistä aloitimme. Etusivu Uutishuone Uutiskirjeet (ei julkaista!!) Главная Новости Письмо-реклама SISÄLLÖN LISÄÄMINEN MAINOSKIRJEESEEN Seuraavaksi siirrytään juuri tehdylle uudelle sivulle, joka löytyy vasemman reunan valikosta. Sivu 54/113

55 Sivu 55/113

56 Aukeaa tyhjä sivu, jossa on SVKK:n logo. Suomalais-Venäläinen kauppakamari Kirjeessä on erilaisia sisältöpaikkoja eri tarpeisiin Valitse «Lisää uusi sisältö Valitse Lisää uusi sisältö --> Perussisältö Sivu 56/113

57 Aukeaa tekstieditorikenttä. Suomalais-Venäläinen kauppakamari Tekstikenttään lisätään sisältöä AINA Notepadohjelman kautta tai suoraan kirjoittamalla tähän ikkunaan. Tekstin lisääminen Mainostekstit ovat yleisimmin laadittu Word-muotoon. Wordista ei kuitenkaan saa siirtää tekstiä suoraan copy-paste toiminnolla tekstikenttään, koska Wordin taustamuotoilut saattavat häiritä ohjelmaa. Wordista teksti on kopioitava ensin Notepad-ohjelmaan, josta sitten copy-paste toiminnolla siirretään tähän tekstieditoriin. Tekstiä voidaan muokata ikkunassa käyttäen ikkunassa olevia työkaluja (lihavointi, alleviivaus yms) ja tyylejä kuten pääotsikko, alaotsikko, palstaotsikko, jotka tulevat mainoskirjeeseen eri otsikkotyyleillä. Teksti tallennetaan oikeasta alareunasta, jolloin voi katsoa mainoskirjesivulta miltä teksti näyttää. Julkaisuaikoihin ei tehdä muutoksia. Linkin lisääminen Linkki tehdään joko SVKK:n omille nettisivuille (sisäiset linkit) tai ulkopuoliselle sivulle (ulkoiset linkit). Mainoksen loppuun tehdään aina linkki SVKK:n yleiset toimitusehdot sivulle. Ensiksi valitaan sanat: SVKK:n yleisiä toimitusehtoja, ja valitaan ikkunasta linkkikuvake. Sivu 57/113

58 Lisää linkki Sivu 58/113

59 Aukeaa ikkuna, josta valitaan tässä yhteydessä Sisäiset linkit vaihtoehto. Sisäiset linkit Sivu 59/113

60 SVKK:n toimitusehdot ovat Palvelut-valikossa, joten avataan valikkopuu, ja etsitään kansio Palvelut. Sivu 60/113

61 Oikealle puolelle avautuvat kaikki valikon sivut, joista valitaan SVKK:n yleiset toimitusehdot, painetaan sitä kerran ja avautuvasta valikosta Lisää linkki. Valitaan kansio Palvelut Ohjelma palaa teksti-ikkunaan, paina jälleen tallenna. Sivu 61/113

62 Kuvien lisääminen Kuva kannattaa ensin lisätä kuvapankkiin. Yläreunan vihreästä palkista valitaan Resurssit Kuvat, jolloin kuvapankki aukeaa. Valitaan kansio Tapahtumat ja painetaan Uusi tiedosto. Tapahtumiin liittyvät kuvat kannattaa laittaa sopivaan kansioon SVKK 2013 kansion alle Valitse Uusi tiedosto Sivu 62/113

63 Etsi haluamasi kuva omalta koneelta tai verkkosijainnista, anna haluamasi nimi ja paina Tallenna. Paina Browse etsiäksesi haluamasi kuvan omalta koneeltasi tai verkkosijainnista Kuvan nimi suomeksi ja venäjäksi (näkyy näytöllä kun hiiri viedään kuvan kohdalle) Tallenna Nyt kuva on tallennettu kuvapankkiin. Palaa takaisin teksti-ikkunaan. Sivu 63/113

64 Valitse tekstikentässä kohta, johon haluat lisätä kuvan. Laita kursori siihen kohtaan, ja paina Lisää kuva. Lisää kuva Sivu 64/113

65 Seuraavaksi aukeaa ikkuna, josta kuva valitaan siitä kansiosta, johon olet äsken sen tallentanut. Valitse kuva Sivu 65/113

66 Paina Valitse kuva jolloin ohjelma avaa kuvapankin. Etsi oikea kansio Valitse oikea kuva ja klikkaa sitä hiirellä Valitse kansio, johon tallensit kuvan. Oikealle puolelle tulevat näkyviin kaikki kuvat, jotka on tallennettu tähän kansioon. Sivu 66/113

67 Valitse oikea kuva, klikkaa hiirellä ja valitse avautuvasta valikosta Lisää kuva. Lisää kuva Sivu 67/113

68 Seuraavassa ikkunassa voidaan määritellä tarkemmin kuvan koko ja sijainti tekstiin nähden. Koko; yleensä käytetään palstalle sopiva Kuvan sijainti tekstiin nähden (oikea/vasen reuna, keskitetty) Linkki: kuvaan voidaan lisätä myös joko sisäinen tai ulkoinen linkki. Kuvateksti Huom! Kuvan kokoa ei saa käsin muuttaa mainoskirjeessä; kuvan koko määritellään ainoastaan tässä ikkunassa (pikkukuva, normaalikokoinen, palstalle sopiva) Kun nämä asetukset on valittu, paina Lisää kuva sisältöön. Sivu 68/113

69 Sivun ja sisällön julkaiseminen Kun mainos on valmis, on se vielä julkaistava. Tässä on kaksi vaihetta: ensin julkaistaan juuri tehty sisältö vihreästä merkistä ja sitten julkaistaan vielä sivu valitsemalla yläreunan vihreästä palkista sivu asetukset julkaisuaika julkaistu. Sivun julkaiseminen Tämä antaa kirjeen vastaanottajille pääsyn tälle sivulle, jos he eivät pysty lukemaan sähköpostimainostamme html-muodossa. Sivu 69/113

70 Postituslistan tekeminen Mainoskirjeen lähettämistä varten tehdään ensin SVKK:n jäsenrekisterissä kohderyhmän haku. Yleensä Suomessa lähetettäviin mainoskirjeisiin haku tehdään kriteereillä HEL + mainosposti. Kun haku on tehty, valitaan hakutuloksen alapuolelta Luo postituslista. Luo postituslista Sivu 70/113

71 Ohjelma kysyy postituslistan nimeä; suositellaan käytettäväksi mainoskirjeen nimeä ja päivämäärää, että tiedetään koska lista on tehty 1. Nimen alkuun kannattaa laittaa omat nimikirjaimet, että tiedetään kenen tekemä lista on. Vanhat listat pitää poistaa osoitelistoista. Samalla valitaan osoitelistan kieliversio (eli lähetetäänkö suomenkieliseltä sivustolta vai venäjänkieliseltä sivustolta). 1 Asiakasrekisteriin tulee jatkuvasti muutoksia, siksi postituslista kannattaa tehdä joka kerta uudelleen. Vastaavasti vanhoja listoja kannattaa poistaa. Sivu 71/113

72 Esimerkiksi: Anna nimi ja valitse «Luo lista». Sivu 72/113

73 Testilähetys Suomalais-Venäläinen kauppakamari Suositellaan, että mainoskirje lähetetään aina ensin pelkästään itselle, että voidaan varmistua sen ulkonäöstä ja linkkien yms. toimivuudesta. Tätä varten kannattaa tehdä postituslista, jossa on vain oma osoitteesi. Tällaisen postituslistan voi tehdä yläreunan vihreästä palkista Resurssit Postituslistat Listojen hallinnointi. Tällöin aukeaa näytölle kaikki tallennetut listat. Valitse alareunasta Luo uusi lista. Sivu 73/113

74 Tässä myös kysytään listan nimeä. Kannattaa antaa oma nimi, että tietää kenen testilistasta on kysymys. Anna listalle nimi ja valitse Tallenna. Sivu 74/113

75 Ohjelma palaa listojen hallinnointiin. Oman listan saa auki näytölle klikkaamalla sitä hiirellä. Klikkaa hiirellä postituslistaasi Sivu 75/113

76 Lista aukeaa ylläpitotilaan. Suomalais-Venäläinen kauppakamari Sivu 76/113

77 Tässä vaiheessa lista on tyhjä, joten kirjoita oma osoite tyhjään kenttään ja paina Lisää. Lisää useampia osoitteita erotellen ne pilkulla toisistaan. Osoitteet tallentuvat listaan kun valitset Lisää. Paina lopuksi tallenna. Sivu 77/113

78 Kun olet painanut lisää, osoite ilmestyy postituslistaan. Paina tallenna ja ohjelma siirtyy postituslistojen hallinnointiin. Nyt voit sulkea ikkunan. Sivu 78/113

79 Siirry tekemällesi mainoskirjesivulle. Suomalais-Venäläinen kauppakamari Onhan sivu julkaistu (= julkinen)? Tarkista Sivu Asetukset Julkaisuaika Onhan sisältö julkaistu (= julkinen)? Sivu 79/113

80 Yläreunan vihreästä palkista valitaan Sivu Lähetä postituslistalle. Viestin aiheeksi annetaan esimerkiksi SVKK järjestää: tapahtuman nimi ja päivämäärä. Lisää oma osoitteesi lähettäjäksi ja vastausosoitteeksi (ellei muuta ole sovittu vastausten ohjaamisesta). Aina ensimmäiseksi kirje lähetetään siis omalle testilistalle. Kun saapuneen mainoksen ulkoasu ja linkkien ja mahdollisten liitetiedostojen toimivuus on tarkistettu, se voidaan lähettää tätä tarkoitusta varten tehdylle postituslistalle. Sivu 80/113

81 TAPAHTUMAKALENTERI Suomalais-Venäläinen kauppakamari SVKK:n järjestämät tapahtumat syötetään vihreän palkin hallinnointityökalun kautta; valikko Tapahtumakalenteri. Tapahtuman syöttämiseen tarvitaan pääkäyttäjätunnukset. Tapahtumien hallinnointi Sivu 81/113

82 TAPAHTUMAPAIKAT Tänne tallennetaan tapahtumien pitopaikat. Paikkapankissa ovat valmiina mm. SVKK:n toimistojen tiedot. Mikäli tapahtumapaikkaa ei löydy pankista, se pitää lisätä sinne. Huom! Kaikkia tapahtumapaikkoja, joissa järjestetään vain lyhyt, kertaluonteinen tilaisuus, ei ehkä kannata lisätä pankkiin, vaan tiedon tapahtumapaikasta voi tallentaa tapahtuman kohdalle myös tapahtuman kuvaukseen. Tässä kannattaa käyttää harkintaa, kun olet tutustunut koko tapahtumakalenterin toimintaan. Jos lisäät kertaluonteisen tapahtuman pitopaikan pankkiin, se kannattaa poistaa kun tilaisuus on pidetty. Sivu 82/113

83 Uuden tapahtumapaikan lisääminen Suomalais-Venäläinen kauppakamari Valitse Lisää uusi tapahtumapaikka Seuraavaksi anna tapahtumapaikan nimi ja paikkakunta. Isoon kenttään voit lisätä esimerkiksi saapumisohjeita yms. Sivu 83/113

84 Muista tallentaa tapahtumapaikka. Lisäämäsi tapahtumapaikka löytyy tämän jälkeen luettelosta. LOMAKKEET Tässä ikkunassa ovat erilaiset ilmoittautumislomakkeet, joita käytetään erilaisien tapahtumien yhteydessä. Lomakepankissa ovat lomakkeet sekä suomen- että venäjänkielisenä maksullisiin ja maksuttomiin tapahtumiin erikseen. Mikäli lomake ei sovellu lisäämääsi tapahtumaan, ota yhteyttä Minnaan. Sivu 84/113

85 LUOKITUKSET Kaikille tapahtumille annetaan luokituksia, joiden avulla tapahtumat esitetään erilaisissa tapahtumakalenteriversioissa sivustolla (tapahtumatyyppi, suomenkielinen / venäjänkielinen sivusto), seminaarien/koulutusten osalta myös seminaarin aihepiiri. Uusi etusivu > Tapahtumat Uusi etusivu > Palvelut > Koulutus ja seminaarit > Koulutuskalenteri kevät 2011 Uusi etusivu > Palvelut > Markkinapalvelut ja kansainvälistyminen > Matkat ja hankkeet > Matkakalenteri 2011 Myös etusivulla on tapahtumalistauksia, joissa tapahtumat esitetään niille annettujen luokitusten perusteella. Tapahtumien luokitukset on jaettu kolmeen luokkaan. 1 Kieliversio / язык сайта (tarkoittaa tapahtuman julkistamista suomen- tai venäjänkielisellä sivustolla) suomenkielinen sivu/на финском venäjänkielinen sivu/на русском 2 Tapahtumatyyppi / Вид мероприятии Aamukahvitilaisuus/Утренний кофе Bisnes-forum/Бизнес-форум Jäsentilaisuus/мероприятие для фирм-членов Kontaktimatkat ja hankkeet/маркетинговая поездка Koulutus/Обучение Muiden järjestämät tilaisuudet/мероприятия других организаторов Muut hankkeet/другие проекты Road-show Seminaari / Семинар Tietoisku/Информационное мероприятие 3 Seminaarit / Тема семинара Ajankohtaiskatsaus Erityisteemat HR Juridiikka Liiketoiminnan kehittäminen Logistiikka Sertifiointi Taloushallinto Tullaus Vienti Sivu 85/113

86 4 Ratkaisumme / Наши решения go local grow learn&know start Suomalais-Venäläinen kauppakamari Kaikille tapahtumille on valittava sekä kieli että tapahtumatyyppi. Luokka 3 seminaarit koskee vain Helsingissä järjestettäviä seminaareja ja koulutuksia. Mielellään valitaan myös sopiva palvelukokonaisuus/kokonaisuudet ryhmästä 4. ESIINTYJÄT Tilaisuuksien esiintyjät tallennetaan esiintyjäpankkiin. Samoin kuin tapahtumapaikkojen kohdalla, lyhyiden kertaluonteisten tilaisuuksien kohdalla kannattaa käyttää harkintaa lisätäänkö esiintyjä pankkiin vai esitetäänkö tieto vain tekstissä. Henkilöpankkiin on lisätty valmiiksi suurin osa SVKK:n omista henkilöistä, jotka luennoivat, sekä paljon muita, jotka ovat luennoineet tilaisuuksissa. Sivu 86/113

87 Uuden henkilön lisääminen Suomalais-Venäläinen kauppakamari Mikäli esiintyjää ei ole listassa, on hänet lisättävä henkilöpankkiin. Ikkunan alareunassa on nappi Uusi henkilö Valitse Uusi henkilö Uuden henkilön lisäämistä varten aukeaa ikkuna: Täydennä lomakkeeseen tarvittavat tiedot. Henkilöstä voi lisätä myös taustatietoa sekä halutessasi myös kuvan. Sivu 87/113

88 Muista tallentaa henkilö lopuksi: Suomalais-Venäläinen kauppakamari Paina Tallenna Henkilö lisätään henkilöpankin listaukseen. Sivu 88/113

89 UUDEN TAPAHTUMAN LISÄÄMINEN Valitse Tapahtumat Aukeaa ikkuna Tapahtumakalenteri : Sivu 89/113

90 Uuden tapahtuman lisääminen aloitetaan valitsemalla Lisää uusi tapahtuma. Valitse Lisää uusi tapahtuma Sivu 90/113

91 Aukeaa ikkuna tapahtuman tietojen syöttämistä varten. Tämä kenttä jätetään tyhjäksi Tapahtuman nimi kohtaan syötetään tapahtuman nimi. Tämä nimi nousee nettisivuille tapahtumakalenteriin. Nimi kannattaa pitää mahdollisimman lyhyenä. Hinnat: Nimi-kohtaan kirjoitetaan Osallistumishinta, perushinnaksi laitetaan normaalihinta ja jäsenhinnaksi jäsenhinta. Hinnat syötetään ilman arvonlisäveroa ja ei laiteta rastia ruutuun Alv sis?. Venäjän puolella järjestettäviin tapahtumiin ei laiteta hintatietoja tähän kenttään, vaan oikealla puolella olevassa valikossa laitetaan rasti ruutuun Piilota hinnat ja täydennetään tiedot kenttiin Näytä teksti hinnan tilalla, jolloin kenttään voidaan laittaa ruplahinta (muista lisätä valuutta). Lisätietoja-kenttään lisätään tapahtumasta vastaavan henkilön sähköpostiosoite. Tapahtuma-ajankohta: kenttiin kirjoitetaan alkamis- ja päättymispäivämäärä. Ne voidaan myös valita kalenterista, joka on kenttien oikealla puolella. Kellonajat kirjoitetaan käsin (esimerkiksi 9 16). Sivu 91/113

92 Tapahtumapaikka valitaan alasvetovalikosta, mikäli paikka on lisätty tapahtumapaikkapankkiin. Mikäli paikkaa ei ole tallennettu pankkiin, tapahtumapaikka voidaan lisätä tekstikenttään seuraavalla välilehdellä. Lisätunniste- ja pikaosoitekenttiin ei lisätä mitään. Viimeinen ilmoittautumispäivä kenttään lisätään viimeinen päivä, jolloin ilmoittautumisia otetaan vastaan. Paikkojen lukumäärä kenttään kannattaa laittaa mahdollisimman suuri lukumäärä (maksimiosallistujamäärä), koska mikäli järjestelmän kautta tulee ilmoittautumisia paikkojen lukumäärän verran, järjestelmä ilmoittaa asiakkaalle tilaisuuden olevan täynnä. Tapahtuma pitää myös julkaista kohdassa Näkyvyys : paina Vaihda ja avaa oikealla puolella oleva kalenteri, ja valitse milloin tapahtuma julkaistaan ja milloin se poistetaan näkymästä. Paina Vaihda Sivu 92/113

93 Kun ensimmäisen välilehden tiedot on tallennettu, voit siirtyä seuraavalle välilehdelle painamalla oikeasta alareunasta Seuraava. Paina Seuraava Seuraavalla välilehdellä lisätään tapahtuman tarkempi kuvaus. Tekstiä ei saa suoraan kopioida esimerkiksi Wordista, vaan teksti on aina ensin liitettävä Notepadiin (Muistio) ja siitä kopioitava tekstikenttään. Muotoilut on tehtävä ohjelman omilla työkaluilla. Tekstin muotoilutyökalut ovat samat kuin ennenkin, ja tapahtumiin voi lisätä kuvia ja liitetiedostoja. Sivu 93/113

94 Perustiedot ja Kuvaus -välilehdille syötetyt tiedot tulevat näkyviin tapahtumakalenteriin tapahtuman perustieto-välilehdelle. Tapahtuman perustiedot Kun olet syöttänyt tapahtuman kuvauksen, paina jälleen oikeasta alareunasta Seuraava. Luokittelut-välilehdellä valitaan tapahtuman luokitukset, joiden perusteella tapahtuma nousee nettisivuille eri tapahtumakalentereihin. Kaikille tapahtumille on siis valittava sekä kieli että tapahtumatyyppi. Luokka 3 koskee Helsingin järjestämiä seminaareja. Sivu 94/113

95 Luokitteluiden valinnan jälkeen paina jälleen oikeasta alareunasta Seuraava. Jos tilaisuuden esiintyjä on syötetty esiintyjäpankkiin, voidaan esiintyjä valita alasvetovalikosta. Mikäli esiintyjää ei ole laitettu esiintyjäpankkiin, tiedot puhujasta/luennoitsijasta/esiintyjästä voidaan esittää joko Kuvaus-välilehdellä aikaisemmin tai seuraavaksi tulevalla Ohjelma-välilehdellä. Kun olet valinnut esiintyjät pankista, tai jos esiintyjiä ei ole pankissa, vaan tieto esitetään muulla tavoin, paina jälleen oikeasta alakulmasta Seuraava. Tähän syötetään tapahtuman ohjelma (ja niin halutessasi myös tieto esiintyjästä). Tekstin muotoilutyökalut ovat samat kuin aikaisemminkin. Sivu 95/113

96 Tekstiä ei saa suoraan kopioida esimerkiksi Wordista, vaan teksti on aina ensin liitettävä Notepadiin (Muistio) ja siitä kopioitava tekstikenttään. Muotoilut on tehtävä ohjelman omilla työkaluilla. Kun ohjelma on lisätty, paina jälleen oikeasta alakulmasta Seuraava. Viimeisellä välilehdellä valitaan tilaisuuden ilmoittautumisessa käytettävä ilmoittautumislomake sekä kenelle ilmoittautumiset lähetetään. Ilmoittautumiset tulevat meille osoitteesta Syötetty tapahtuma nousee nettisivuille luokitusten mukaisesti. Sekä suomen- että venäjänkielisellä puolella on tapahtumakalenteri, jonne nousevat vastaavasti kaikki suomen- tai venäjänkieliset tapahtumat. Sivu 96/113

97 Yksittäisen tapahtuman kohdalla näkyvät omilla välilehdillään ne tiedot, jotka järjestelmään on syötetty. Mikäli jollekin välilehdelle ei ole tietoa tallennettu, ei sitä välilehteä näy julkisessa palvelussa. Tässä tapahtumassa on tieto syötetty kaikille välilehdille. Tässä tapahtumassa on tietoa syötetty ainoastaan Perustiedot (tapahtumien syöttämisen välilehdet Perustiedot ja Kuvaus ), Paikka- ja Ilmoittaudu-välilehdelle. Sivu 97/113

98 TAPAHTUMAN MUOKKAAMINEN Suomalais-Venäläinen kauppakamari Tapahtuman muokkaamiseen on kaksi vaihtoehtoa: Vihreän palkin Tapahtumakalenteri: Avaa vihreästä palkista Tapahtumakalenteri Tapahtumat. Etsi muokattava tapahtuma ja klikkaa sitä. Tapahtuma aukeaa näytölle muokkaustilaan. Äsken syötetyt tiedot löytyvät vastaavista välilehdiltä. Eri sivuilla olevat tapahtumalistaukset esimerkiksi Etusivu Tapahtumat Etusivu Tapahtumat Seminaarit ja koulutukset Etusivu Tapahtumat Matkat ja hankkeet Tapahtumalistauksessa jokaisen tapahtuman vasemmalla puolella on yksi tai kaksi nappia tästä napista saat avattua tapahtuman suoraan muokkaustilaan mikäli tämä nappi on näkyvissä, on tilaisuuteen tullut ilmoittautumisia järjestelmän kautta. Nappia painamalla pääset katsomaan tulleita ilmoittautumisia. Sivu 98/113

99 ILMOITTAUTUMISET Ilmoittautumiset tulevat sähköpostilla sille henkilölle, jonka sähköpostiosoite on annettu Ilmoittautumiset-välilehdellä. Ilmoittautumiset tulevat meille osoitteesta Vihreän palkin Tapahtumakalenteri: Ilmoittautumisia voi tarkastella myös vihreän valikon Tapahtumakalenteri Ilmoittautumiset ikkunassa. Ilmoittautumiset Kun valitset Ilmoittautumiset, aukeaa ikkuna, jossa ovat tapahtumakalenterin kaikki tapahtumat, niiden ajankohta, ilmoittautuneiden määrä ja paikkamäärä. Tässä näkyvät ainoastaan ne ilmoittautumiset, jotka ovat tulleet nettisivujen järjestelmän kautta. Sivu 99/113

100 Oman tapahtuman ilmoittautumisia pääset tarkastelemaan klikkaamalla tapahtumaa. Ohjelma antaa listauksen ilmoittautuneista. Tästä voit tallentaa myös csv-tiedoston omalle koneellesi. Katso myöhempänä kohta CSV-tiedosto ilmoittautumisista. Henkilöä klikkaamalla pääset tarkastelemaan tarkemmin henkilön ilmoittamia tietoja. Sivu 100/113

101 Sivu 101/113

102 Eri sivuilla olevat tapahtumalistaukset Suomalais-Venäläinen kauppakamari Toinen vaihtoehto tarkastella ilmoittautumisia on nettisivujen tapahtumalistausten kautta. Tapahtumalistauksessa jokaisen tapahtuman vasemmalla puolella on yksi tai kaksi nappia tästä napista saat avattua tapahtuman suoraan muokkaustilaan mikäli tämä nappi on näkyvissä, on tilaisuuteen tullut ilmoittautumisia järjestelmän kautta. Nappia painamalla pääset katsomaan tulleita ilmoittautumisia. Sivu 102/113

103 CSV-tiedosto ilmoittautumisista Suomalais-Venäläinen kauppakamari Kaikki ilmoittautumiset voidaan siirtää muokattavaksi excelissä. Valitse Lataa CSV Avautuvasta ikkunasta tallenna tiedosto koneellesi. Sivu 103/113

104 (Tarkista Firefoxin asetuksista, että oletuksena Firefox kysyy mihin tiedostot tallennetaan; Tools Options ). Valitse Always ask me where to save files Valitse Save File. Valitse Save File ja etsi haluamasi kansio. Sivu 104/113

105 Etsi haluamasi kansio ja tallenna tiedosto. Suomalais-Venäläinen kauppakamari Etsi haluamasikansio, ja tallenna tiedosto. Kun olet tallentanut tiedoston, avaa Excel. Excelin välilehdeltä Data valitse vaihtoehto From Text. Valitse From Text Sivu 105/113

106 Etsi tiedosto kansiosta, johon sen äsken tallensit. Valitse Import Valitse Import, jolloin aukeaa Text Import Wizard Step 1 of 3 - Valitse Delimited - File origin: Unicode (UTF-8) - o o o Valitse Delimited ja File origin Unicode (UTF-8) Paina Next Valitse Delimiters Comma ja Semicolon Sivu 106/113

107 o Delimiters: Comma ja Semicolon o o Paina Next Paina Finish Finish Tätä tiedostoa voit vapaasti muokata Excelissä haluamaasi/tarvitsemaasi muotoon. Sivu 107/113