Kaupunginvaltuutettujen päätelaiteasiat / toimintamallin valitseminen

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto Kaupunginvaltuutettujen päätelaiteasiat / toimintamallin valitseminen 565/01.011/2016 KAUPHALL Päättymässä olevalla valtuustokaudella valtuutetuilla on ollut vuoden 2014 alusta lukien kaupungin luottamustehtävien hoitamista varten käytössään kaupungin ipad-leasinglaitteet sekä dataliittymät. ipadien valintaan päädyttiin syksyllä 2013 asiaa varten asetetun testiryhmän enemmistön suosituksesta (kehitys ja laskentapäällikön viranhaltijapäätös ). Alkuvuonna 2017 suoritettiin kaupunginvaltuutetuille kysely, jossa muun ohella tiedusteltiin sitä, kokevatko valtuutetut edelleen kaupungin leasing-laitteen luottamustehtävässään tarpeelliseksi ja minkä leasinglaitevaihtoehdon kukin valtuutettu katsoisi tehtävien hoitamisen kannalta parhaaksi vaihtoehdoksi. Vastaajista selkeä enemmistö katsoi leasinglaitteen jatkossakin tarpeelliseksi ja leasinglaitteesta parhaaksi vaihtoehdoksi vastaajien enemmistö katsoi ipadin. Valtuutettujen päätelaitevaihtoehdot voidaan jakaa karkeasti kolmeen eri kategoriaan, joiden eri puolia on kussakin kohdassa listattu: 1. Jatkaminen nykymallilla eli ipadien käyttöön antaminen valtuutetuille luottamustehtävien hoitamista varten + Vaihtoehto on kannettavia tietokoneita edullisempi vaihtoehto. Kustannusero valtuustokausitasolla näiden vaihtoehtojen välillä on karkeasti arvioituna yhteensä noin euroa. + Vaihtoehto ei aiheuta leasingkustannusten kasvua nykyiseen nähden. + Vaihtoehto on toiminnallisuudeltaan esimerkiksi kannettavien tietokoneiden leasingvaihtoehtoon nähden vähemmän työllistävä ja toimintavarmempi niin luottamushenkilöiden kuin kaupunkiorganisaation näkökulmasta tarkasteltuna. + Vaihtoehto ei aiheuta työmäärän lisäystä kaupungin jo muutenkin hyvin rajallisiin tietohallinnonresursseihin. + Saadun palautteen ja esimerkiksi kautensa päättävälle valtuustolle teetetyn kyselyn perusteella voidaan kaiken kaikkiaan todeta, että vuonna 2013 tehty laitevalintaratkaisu on ollut onnistunut. + Toimintamalli ja laite on uuden valtuuston enemmistölle jo

2 entuudestaan tuttu. -> sujuvoittaa uuden laitteen käyttöönottoa ja omaksumista sekä valtuutettujen että luottamushenkilöiden osalta. - Vaihtoehdon heikkoudeksi on ajoittain katsottu mm. se, että valtuutetuilla ei ole pääsyä tarkastelemaan asioita kaupungin asianhallintajärjestelmään. Tämän on katsottu heikentävän valtuutettujen tiedonsaantia. Kaiken kaikkiaan voidaan kuitenkin todeta, että tiedonsaanti ja riittävä asioihin liittyvien tausta- ym. tietojen esittely pyritään kunkin asian valmistelussa hyvän hallintotavan mukaisesti päätöksentekoa varten huomioimaan siten, että tarvittavat aineistot ja materiaalit otetaan pykälien liitteiksi tai oheismateriaaleiksi sekä sillä, että valtuutetuilla on mahdollisuus päästä kaupungintalon ATK-luokkaan tutustumaan asianhallintajärjestelmässä oleviin asiakirjoihin, kaupungintalon aukioloaikojen puitteissa ATK-luokan vapaana ollessa. Kaupungin toiminnassa kiinnitetään huomiota myös siihen, että kaupungin verkkosivuilla julkaistaisiin kokousten pöytäkirjojen yhteydessä liite- ja oheismateriaaliaineistot kattavasti ellei erityisistä syistä muuta johdu. - ipadilla pidempien tekstien tuottaminen kosketusnäytöllä voi olla ongelmallista. Asia on tiedostettu ja mahdollista on, että uuden valtuuston myötä ipadeihin hankintaan näppäimistöt ne haluaville. 2. Kannettavien tietokoneiden käyttöön antaminen valtuutetuille luottamustehtävien hoitamista varten + Pidempien tekstien tuottaminen tietokoneella kosketusnäyttölaitetta sujuvampaa. - Vaihtoehto on ipadeja noin valtuustokausitasolla noin euroa kalliimpi (ts. edellyttää määrärahojen lisäämistä nykyisestä). - Laitteiden hallinnointi ipadeja haasteellisempaa. kannettavien tietokoneiden sujuva ylläpito edellyttää selvästi enemmän perustietotekniikan ylläpitäjältä ostettavaa työtä ja lähitukipalvelua. 3. Omien päätelaitteiden toimintamalli + Valtuutettu voi tehtävässään käyttää itse hankkimaansa mieluista laitetta ja saa hallintosäännön mukaisen kokouskohtaisten korvauksen. + Kaupungille ei kustannuksia laitteiden hallinnoinnista. + Toimintamalli jo käytössä useassa kaupungin eri toimielimessä ja siitä saadut käytännön kokemukset ovat kaiken kaikkiaan olleet hyviä.

3 + Toimintamalli on kustannuksiltaan kohtuullinen. Sen piiriin voidaan saattaa myös varavaltuutetut, mikä osaltaan vahvistaa toiminnan paperittomuutta. Päätelaitevaihtoehtoja tarkasteltaessa voidaan todeta, että esimerkiksi kokonaishallinnoinnin ja käytettävissä olevat henkilöstöym. resurssit huomioiden valtuustolle valittavan vaihtoehdon tulisi olla selkeä ja yhdenmukainen ratkaisu, jossa kaikille valtuutetuille tarjottava leasinglaitevaihtoehto on sama. Mikäli päädytään ratkaisuun, jossa valtuutetut saavat valita useista eri leasinglaitevaihtoehdoista itselleen mieluisimman vaihtoehdon erilaisine ominaisuuksineen, ei tällaista ratkaisua ole mahdollista nykyisillä tietohallinnon resursseilla hallinnoida. Käytännössä tämä edellyttäisi karkeasti arvioiden puolikkaan henkilötyövuoden lisäystä, jonka kustannus sivukuluineen olisi koko valtuustokauden ajalta noin euroa. Edellä mainitun tarkastelun perusteella olisi tarkoituksenmukaista, että päätelaiteasiassa jatkettaisiin alkavalla valtuustokaudella vanhaa toimintamallia mukaillen. Kaiken kaikkiaan toimivaksi koettu omien päätelaitteiden vaihtoehto on kuitenkin perusteltua saattaa kattamaan myös kaupunginvaltuusto. Oheismateriaali - Valtuuston ict-laitekulujen vertailu Kaupunginjohtaja ehdottaa: Kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle että se päättää, että 1. valtuutetuille tilataan kaupungin kustannuksella Apple ipad Wi-Fi + Cellular 128 GB -leasinglaitteet ja dataliittymät. Valtuutetuilla on mahdollisuus saada leasinglaitteeseensa erillinen näppäimistö Ne valtuutetut, jotka eivät halua edellä mainittua leasinglaitetta käyttöönsä, voivat allekirjoittaa kaupungin hallintosäännön :ssä tarkoitetun sopimuksen oman päätelaitteen käytöstä ja saada tähän oikeuttavan korvauksen. Mahdollisuus allekirjoittaa oman päätelaitteen käyttöä koskeva sopimus koskee myös varavaltuutettuja 2. Valtuutetun tulee ilmoittaa mennessä haluaako hän käyttöönsä Apple ipad Wi-Fi + Cellular 128 GB -leasinglaitteen ja laitteeseensa irrallisen näppäimistön vai käyttääkö työskentelyssään omaa päätelaitetta ja allekirjoittaa oman päätelaitteen käyttöä koskevan sopimuksen. 3. Tarkastaa tämän pykälän kokouksessa. Päätös Keskustelun kuluessa Minna Sarvijärvi ehdotti, että jokaisella valtuutetulla niin halutessaan on oikeus saada käyttöönsä päätelaite, jossa on Dynastyn käyttömahdollisuus. Minna Sorsa kannatti

4 Sarvijärven ehdotusta. Koska oli tehty kaupunginjohtajan ehdotuksesta poikkeava kannatettu ehdotus, puheenjohtaja esitti suoritettavaksi äänestyksen kädennostolla siten, että ne, jotka kannattavat kaupunginjohtajan ehdotusta, äänestävät jaa. Mikäli ei voittaa, Sarvijärven ehdotus tulee kaupunginhallituksen päätökseksi. Äänestysesitys ja -tapa hyväksyttiin yksimielisesti. Suoritetussa kädennostoäänestyksessä annettiin 7 jaa-ääntä (Heiska, Kallio, Luojus, Mustakallio-Sorvari, Saaristo, Teivaala, Virtanen) ja 4 ei-ääntä (Arola, Haukka, Sarvijärvi, Sorsa), joten puheenjohtaja totesi kaupunginjohtajan ehdotuksen tulleen kaupunginhallituksen päätökseksi KAUPVALT Oheismateriaali - Valtuuston ict-laitekulujen vertailu Kaupunginhallitus ehdottaa Kaupunginvaltuusto päättää, että 1. valtuutetuille tilataan kaupungin kustannuksella Apple ipad Wi-Fi + Cellular 128 GB -leasinglaitteet ja dataliittymät. Valtuutetuilla on mahdollisuus saada leasinglaitteeseensa erillinen näppäimistö Ne valtuutetut, jotka eivät halua edellä mainittua leasinglaitetta käyttöönsä, voivat allekirjoittaa kaupungin hallintosäännön :ssä tarkoitetun sopimuksen oman päätelaitteen käytöstä ja saada tähän oikeuttavan korvauksen. Mahdollisuus allekirjoittaa oman päätelaitteen käyttöä koskeva sopimus koskee myös varavaltuutettuja 2. Valtuutetun tulee ilmoittaa mennessä haluaako hän käyttöönsä Apple ipad Wi-Fi + Cellular 128 GB -leasinglaitteen ja laitteeseensa irrallisen näppäimistön vai käyttääkö työskentelyssään omaa päätelaitetta ja allekirjoittaa oman päätelaitteen käyttöä koskevan sopimuksen. 3. Tarkastaa tämän pykälän kokouksessa. Päätös Keskustelun kuluessa Jussi Kytömäki teki seuraavan muutosehdotuksen: Lisätään päätökseen uusi kohta 3. ja muutetaan alkuperäinen kohta 3. kohdaksi 4. seuraavasti: 3. Valtuutettu voi valita päätelaitteekseen myös seutukunnassa

5 kilpailutetun vakioidun kannettavan. Kannettavaan on asennettu perustyövälineohjelmisto. Lisäksi laitteeseen on asennettu Dynasty-asiakasohjelma ja tietoturvallinen VPN-yhteys kaupungin verkkoon niin, että valtuutetun on mahdollista käyttää asianhallintajärjestelmää ajasta ja paikasta riippumatta. VPN-yhteys mahdollistaa sen, että sopimuskumppani Tieto voi tarpeen mukaan ylläpitää ja huoltaa laitetta etäyhteyden avulla. Valittavaksi tulee täsmälleen yksi vakioitu kannettavamalli. Valtuutetun tulee ilmoittaa mennessä haluaako hän käyttöönsä edellä kuvatulla tavalla varustellun kannettavan tietokoneen. Samalla hän sitoutuu tyytymään normaaliin seutukunnassa määritellyn tason mukaiseen tukipalveluun. 4. Tarkastaa tämän pykälän kokouksessa Riitta Koskinen, Minna Sorsa ja Pekka Hietaniemi kannattivat Kytömäen ehdotusta. Koska oli tehty kaupunginhallituksen ehdotuksesta poikkeava kannatettu ehdotus, puheenjohtaja esitti suoritettavaksi äänestyksen äänestyskoneella siten, että ne, jotka kannattavat kaupunginhallituksen ehdotusta, äänestävät jaa. Jos ei voittaa, tulee valtuutettu Jussi Kytömäen ehdotus kaupunginvaltuuston päätökseksi. Äänestysesitys ja -tapa hyväksyttiin yksimielisesti. Suoritetussa äänestyskoneäänestyksessä annettiin 35 jaa-ääntä (Alanen, Antila, Haataja, Heiska, Itäpää, Jukantupa, Järvinen, Kaasalainen, Kesseli, Kiviniemi, Koivisto, Kolehmainen, Kotiranta, Lamminen, Landgren-Mäkkylä, Leppänen, Luojus, Mankkinen, Mustakallio-Sorvari, Nevala, Ojares, Pajunen, Pelkonen, Peltola, Ruuska, Saaristo, Salakari, Savio, Sippola, Sorvanto, Tienari, Törmä, Uusikartano, Vilén, Virtanen) ja 14 ei-ääntä (Halttula, Hietaniemi, Itvola, Kiiskinen, Konttinen, Koskinen, Kytömäki J., Kytömäki O., Lehtonen, Mäki-Ventelä, Sarvijärvi, Sorsa, Tahlo, Toivonen), kahden (Hakanen, Tiura) äänestäessä tyhjää, joten puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen ehdotuksen tulleen kaupunginvaltuuston päätökseksi. ----