Tukipalveluselvitys Nousiaisten kunta. Minna Dammert ja Matti Nikkonen. Toimeksianto

Transkriptio

1 Tukipalveluselvitys Nousiaisten kunta Minna Dammert ja Matti Nikkonen Toimeksianto Valtuuston hyväksymän talouden tasapainottamissuunnitelman toimenpidesuunnitelmasta: Ruoka- ja puhdistuspalvelujen tuottamista koskeva kokonaisselvitys, jonka tavoitteena on kustannustehokkaampien palvelujen tuottaminen joko itse tai ulkoistamisen kautta. 1

2 Pohjatiedot: Ateriamäärät ja työtunnit Kohde asiakasmäärä ruokapalvelun työtunnit nyt/pvä Lukio + Henrikin auditorio (auditorio siivotaan käytön muk, ei tehossa) Henrikin koulu ,9 Kirkonpiirin koulu Nummen ala-aste 245 7,65 Paijulan ala-aste 77 4 Valpperin ala-aste 62 4,19 YHTEENSÄ Valmistusta Henrikin koulun keskuskeittiössä, Valpperin koululla ja Moisiokodissa PK Nuppula 60 7,65 PK Vappula 52 6 PK Koljola 30 YHTEENSÄ MISI N. 70/ Pohjatiedot Ruokapalvelun toimipisteet Henrikin koulun Keskuskeittiö hyvä, kylmätilaa naftisti, erityisruokavaliouuni uupuu 2

3 Pohjatiedot Ruokapalvelun toimipisteet Moisiokodin keittiö turhankin tilava, astiahuoltolaite liian pieni, ei huuvaa päällä Vain kuumana pitävät osastovaunut Pohjatiedot Ruokapalvelun toimipisteet Nummen koululla nykyisellä oppilasmäärällä kaikki hyvin, astianpalautusyksikkö tosin vaatii ruokailun ajan miehityksen 3

4 Pohjatiedot Ruokapalvelun toimipisteet Kirkonpiirin koululla suurin haaste on astiahuollon kupukone Pohjatiedot Ruokapalvelun toimipisteet Paijulan koulun keittiö on elinkaarensa päässä Logistiikka erittäin hankala Luokkaruokailu, noutopiste ilman kylmäsäilytystä Astiahuolto: Erittäin vanha luukkukone, ei huuvaa 4

5 Pohjatiedot Ruokapalvelun toimipisteet Valpperin koulun keittiö ylittänyt elinkaarensa Luokkaruokailu, noutopiste ilman kylmä- ja kuumasäilytystä Astiahuolto: Erittäin vanha luukkukone, ei huuvaa Pohjatiedot: Henkilöstöasioita Moisiokodin keittiöllä jaksotyöaika, muualla yleistyöaika Kaikilla keittiötyöntekijöillä luontaisetuateria, hyvä! Ruokahuoltopäälliköllä virka Ruokahuoltopäällikkö ja siivoustyönohjaaja osallistuvat operatiiviseen työhön, hyvä! Työajanlyhennys-käytäntö Muista kohteista ei sijaisteta Moisiokodissa Sairaslomapäivien määrä valtaisa, vaikka karsitaan laskelmista pitkät eläkkeelle johtaneet sairaslomat Sijaiskustannuksia on ruoka- ja puhtauspalveluissa ollut vuonna 2012 n Keskuskeittiössä vastuutehtävät, hyvä! Jonkin verran siirtymiä, esim. keskuskeittiöltä Nummen koululle Muutamia yhdistelmätehtävänkuvauksia 5

6 Pohjatiedot: Taloudenhallinta Hinnoitteluun käytetty suoritelaskentaa Palvelukuvaus vain Akselin osuudesta, sekin melko suurpiirteinen, välitystuotteista valtaosa kuuluu ateriapakettiin Tasahinta kaikkiin kunkin segmentin kohteeseen Kouluja laskutetaan kokonaispotentiaalin mukaan Päivähoito tilaa ateriat Taloushallinnon raportit saadaan tällä hetkellä jaolla Keskuskeittiö ja Moisiokoti Henkilöstökustannukset muodostavat n. 50 % Keskuskeittiön (muut paitsi Moisokoti)ja 57 % Moisiokodin keittiön kustannuksista, ainekäytön osuus on n. 30 % 6

7 Pohjatiedot: Ruokalista Koulut ja päiväkodit 10 viikon kierto Moisiokoti 8 viikon kierto Melko homogeeniset listat Koulut ja päiväkodit Pitkästä kierrosta johtuen hiukan toistoa Perjantaisin on aina keitto, keitto saattaa olla tarjoilla kahdesti viikossa. Keiton kanssa ei tarjota leikkelettä tai juustoa silloin, kun keitossa on proteiinilisäke, tämä on hyvä asia Paneerattuja tuotteita listalla on ainakin yksi Kappaleruokia on enemmän kuin yksi viikossa Moisiokoti Ruokalajien nimikkeet eivät aina kerro, mistä kysymys, esim. Rautainen perunavuoka Asiakaskunta on iäkästä, ruokalista on myös perinteikäs Kokoliharuokia on melko palon, viikolla 1 ja 8 perättäisinä päivinäkin Kappaleruokia on enemmän kuin 1-2 viikossa Päivällinen on useimmiten keittoa, pari kertaa viikossa vuokaruokaa, 1-2 kertaa viikossa puuroa Lisäkesalaatti on nimetty ruokalistalle Viikonlopun ruuat eivät eroa juurikaan arkipäivien ruuista Pohjatiedot: staminen Elintarvikkeita ostetaan KesProlta, Kimmon Vihannekselta, Chipsteriltä, Atrialta ja Veraisen leipomolta Kukin toimipaikka ostaa eri valikoimaa, samaankin toimipaikkaan samasta tuotteesta eri hinta- ja laatuvariaatioita Artikkelimäärä erittäin suuri Laktoositonta maitojuomaa ostettu erittäin paljon, puolet kalliimpaa kuin tavallinen maito Palvelukuvausten puute tai sen ylimalkaisuus näkyy mm. näin: stettu kalliita puolukka-, mustaherukka- ja karpalomehuja, äidinmaidonkorviketta, virvoitusjuomia stettu melko paljon Findus- ja Apetit tuotemerkeillä, vaikka edullisempiakin tuotteita ostolistauksessa Kastike-, kiisseli- ja keittojauheita 7

8 Tuote /kg 4221 Atria 4kg Nauta E kuutio (16x16) 7, Atria 2kg N kuutio SV (16x16) 7, Atria 2kg N suikale SV 7, Atria 4kg Nauta E kuutio (16x16) 7, Atria 2kg NE viipale Sous Vide 8, Atria 2kg NE kuutio Sous Vide 8, Atria 2kg NE suikale SV 8, Atria 2kg Nautalastu Sous Vide 8, Atria 4kg Nauta E suik (55x9x9mm) 7, Atria 2kg Br paistisuikale SV 5, Atria 2kg Kalk paistikuutio SV 7, Atria 2kg Br fileesuikale SV 7, Atria Pt n3kg Br ohut f nat n120g 6, Atria 2kg Br fileesuik SV 5, Atria n1,6kg Suomal Kalk filee leik 8, Atria 2kg Br fileesuikale SV 7, Atria n1,6kg Suomal Br filee leik 8,16 Pohjatietoja: Prosessit Raaka-aineiden jalostusasteet vaihtelevat Palvelukeittiöihin osa kappaletuotteista ja energialisäkkeistä toimitetaan Keskuskeittiöstä kuumana, osa kylmänä Paijulan kouluun ei mene tukkukuormaa, muihin koulukohteisiin tilataan suoraan Paijulan koululta ei haeta gn-astioita samana päivänä pois, muualta noudetaan Astiahuolto on useassa kohteessa prosesseja hidastava pullonkaula Moisiokodissa ei juurikaan valmistella iltapäivisin seuraava päivää tai tehdä viikonlopuiksi esivalmisteluja Kahvi keitetään osastoilla Voileivät tehdään menekin mukaan osastoilla Ruokailuastiat tuodaan keittiöön pestäväksi 8

9 Pohjatietoja: Kotiateriat Kuumatoimitukset viikolla, viikonloput jäähdytettyinä perjantaisin Kodinhoitaja kuljettaa Pakataan kertakäyttöastioihin ja styrokseihin Maantaisin, keskiviikkoisin, perjantaisin suurempi määrä tilauksia Eli haaleana toimitettuja aterioita jaetaan useille päiville Toimenpide-ehdotukset: tilat Jos Nummen koulun ateriamäärät kasvavat, tarvitaan uuni-, tarjoilu- ja pakastekapasiteettia lisää. Ilmanvaihdon riittävyys tulee tarkastaa Jos Kirkonpiirin koulun ateriamäärät kasvavat, tarvitaan astiahuoltoon pieni korikuljetinkone ja lisäuuni. (Palautusyksikkö ei ole tarpeen pienessä kohteessa, sitoo liikaa käsipareja astiahuoltoon lounaan aikana.) Henrikin koululla oppilasmäärän kasvaminen ei aiheuttane ongelmia Moisiokodin tilat mahdollistaisivat suuremmat tuotantomäärät, astiahuolto ei Moisiokodin mahdollista toimia myös palvelukeittiönä Kylmätilaa vapautuu Keskuskeittiöltä, jos kappale-, energialisäke- ja välitystuotevälitys jää pois 9

10 Laitehankintatarpeet vuoteen 2018 mennessä ARVIIDUT LAITETARPEET vuoteen 2018 mennessä Nousiainen KEITTIÖ Yhd.uuni pieni Jäähdytyskaappi Jääkaappi Kylmiö Pakastin Tarjoilulinjasto Astianpesukone Novoannostelija sastovaunut Kustannusarvio Paijulan koulu Nummen koulu Kirkonpiirin koulu Valpperin koulu Henrikin keskuskeittiö Moisiokoti Yhteensä Toimenpide-ehdotukset: tilat Heti: Paijulan ja Valpperin koulujen tarjoiluun kylmä- ja kuumakalustoa Paijulan koulun astianpesukone Keskuskeittiölle dieettiuuni Moisiokodin astiahuoltoasia ratkaistava ja mahdolliset kosteusongelmat kartoitettava 10

11 Toimenpide-ehdotukset: Henkilöstöasioita Sairaslomat saatava vähenemään sa-aikatyö, työpisteen vaihdokset Yleistyöaika Ruokatauko työajan ulkopuolella Kaikille tukipalvelutyöntekijöille luontaisetuateria? Työajantasoittumisjärjestelmä Toimipaikkakohtaiset tukipalvelutiimit Ei työkiertoa toimipaikan sisällä vastuutehtävissä nopealla syklillä Sen sijaan toimipaikkojen välillä rotaatiota Lomasuunnittelu vuodeksi kerrallaan, sijaistetaan Moisiokodissa, jossa myös tehdään päiväkotien ateriat loma-aikoina Loma-aikoina todennäköisesti lomautustarpeita Viikonlopputyön vähentäminen Moisiokodissa Työvaatteiden yhdenmukaistaminen Toimenpide-ehdotuksia: Taloudenhallinta Tuotteistaminen Palvelukuvaukset Toimipaikkakohtaiset ateriahinnat Laskutus tilatun mukaan, kouluissa mahdollisesti syötyjen annoksien mukaan Ateria-, menekki- ja hävikkiseuranta palvelukeittiöissä Toimipaikkakohtaiset budjetit arvioitujen ateriamäärien mukaan Pakettihinnoittelun purkaminen Moisiokodissa, kaikki välitystuotteet laskutetaan erikseen Raportointi kuukausittain Vuoden 2012 raportissa ehkä oudonkin suuria kulueriä, selvitettävä taustat 11

12 Hinnoittelusta Suoritekertoimilla laskenta on monimutkaista, eikä Kuntaliiton aiemmin esittämillä suoritekertoimilla useimmiten saada oikeaa hintaa lasketuksi kullekin palvelulle Tasahintajärjestelmä ei anna riittävää tietoa päätöksenteon tueksi, esim. kaikilla kouluilla sama lounashinta Maksimipääluku ruokailijamääränä laskee yksittäisen tuotteen hintaa imagovaikutus? Ateriapäiväpakettihinnoittelu lisää hävikkiä, väärinkäytösmahdollisuuksia ja kokonaispalvelun hintaa nostava vaikutus Kenelle Mitä Kuinka paljon Miten Milloin Vastuurajat Paljonko maksaa Mitä lisäosuuksia Miten varioitavissa 12

13 Kenelle Mitä Kuinka usein Miten Milloin Vastuurajat Paljonko maksaa Mitä lisäosuuksia Miten varioitavissa Tuotteistamiseen liittyy aina kehittämisaspekti Tarkastellaan onko ko. työ tarpeellinen ollenkaan Viime kädessä tilaaja päättää, asiantuntijan rooli on ehdottaa järkeviä leikkauksia Ei mitoiteta nykyistä prosessia, vaan tavoitteena tutkia, miten tulevaisuudessa työ voidaan tehdä joutuisammin työ voidaan tehdä työergonomisesti kevyemmin työn aiheuttamaa ympäristörasitusta voidaan vähentää palvelun vaikuttavuutta voidaan lisätä teknologialla voidaan korvata työtunteja Jne Ei siis lähtökohtaisesti ongelmatilanteessa vaadita lisää työtunteja 13

14 Toimenpide-ehdotuksia: Ruokalista Ruokalista yhdistetään esim. viiden viikon listaksi, jossa pääkomponentti tuotenumerotasolla määritetty Kallein raaka-aine tulee ostetuksi tarkoituksenmukaisella laatutasolla ja hinnalla Ikäihmisillä Päivällisellä keitto Selkeästi arjesta eroavat viikonloppuruuat Selkeät ruokalistanimikkeet Vähennetään kappale- ja naudanliharuokia Halutaanko kouluilla perjantaisin keittoruokaa? Lisäkesalaatti tehdään kausihinnaston edullisimmista sesonkituotteista, ei ilmoiteta ruokalistalla Kouluilla ainakin kaksi vaihtoehtoa Kasvisruoka vapaasti otettavaksi vaihtoehdoksi ainakin Henrikin koululla Toimenpide-ehdotuksia: staminen Alle 500 tuotteen ostovalikoima, jonka toteutumista valvotaan Tarkoituksenmukainen laatutaso ja hinta Jalostusasteisiin pelisääntö Yksi toimittaja, vähemmän toimituskertoja Astioiden ja pientarvikkeiden hankinta kerran vuodessa keskitetysti 14

15 Toimenpide-ehdotuksia: Prosessit Moisiokoti Ruokailuastioiden astiahuolto osastoille? Reseptit käyttöön Palvelukeittiö tilaa ruuat kiloina keskuskeittiöltä, jotka lähetettäessä punnitaan Erityisruokavaliokäytänteet vaatinevat vielä tarkentamista, mm. laktoositon maito Tilaustarjoiluihin selkeä listaus Yhdistelmätyö kouluilla ja päiväkodeilla mahdollistaa jouhevat palveluajat Iltapäivät tehokäyttöön Cook and Chill ratkaisu vain kotiaterioihin Toimenpide-ehdotuksia: Kotiateriat Sekä valmistuksen että kuljetuksen ulkoistaminen tehokkain ja turvallisin toimintamalli Tuotteet tulee toimittaa jäähdytettyinä 2*viikossa Tuotteiden etiketöinti? Kuntalaisilla ei subjektiivista oikeutta kotiateriaan, miten vähittäiskauppa voisi korvata nykyisen palvelun? 15

16 Tehostaminen pähkinänkuoressa Sijaiskustannusten minimointi Tarkoituksenmukaiset palvelukuvaukset tuotteistamisen avulla Iltapäivät tehokäyttöön Vakiointi Ruokalista, tilaustarjoilut, ostaminen, ervit ja reseptit Tarkoituksenmukaiset raaka-aineiden jalostusasteet Vastuutehtävät - rutiini Teknologian hyödyntäminen sastovaunut, astiahuoltolaitteet Yhdistelmätyö Työnantajalähtöinen lomasuunnittelu Siirtymien ja moninkertaisen pakkaustyön vähentäminen, energialisäkkeet ja kappaletuotteet palvelukeittiöissä (vähentää myös logistiikkaa) Kotiateriapalvelun uudet ratkaisut ja astiahuolto Moisiokodissa (ei huomioitu vielä mitoituksessa) Siivouksen pohjatietoja Vuonna 2009 tehty mitoitus pyydetty tekemään silloiseen tilanteeseen realistiseksi, ei tiukka Mitoitus viety käytäntöön, hyvä! Ympäristöä huomioivat siivousmetodit käytössä, hyvä! Koneellisia menetelmiä tehdään 1-2 * kuukaudessa Kirkonpiirin, Valpperin ja Paijulan kouluilla on huonot siivousolosuhteet, muualla kohtuullisen hyvät lukuun ottamatta Nummen koulun pihan hiekan kulkeutumista sisätiloihin Perussiivouksesta annetaan työntekijöille suulliset ohjeet. Toteutusta ei ole käyty paikan päällä valvomassa. Ei yhteistyötä tilojen käyttäjien kanssa Moisiokodissa vain Henriikan siivous kunnan vastuulla 16

17 Siivouksen pohjatietoja Ei kirjattu palvelukuvauksia Johtanut erilaisiin ei siivoukseen kuuluviin tehtäviin Kunnantalolla eniten haasteita Siivottavuus yleisesti ottaen melko hyvä, vaikka pelisääntöjä ei ole asiakkaiden kanssa kirjattu Kesän aikana tehtävistä remonteista ei tiedoteta, tästä syystä tiloja siivotaan joskus useaan kertaan. Saniteettipaperit, saippuat ja matot siivouksen kustannus Nousiaisissa siivottavia neliöitä on ollut vuonna 2012 n Se tarkoittaa 30,31 /m²/vuosi kustannusta keskiarvoksi laskettuna. Kustannukset on jaettu tähän saakka neliöihin suhteutettuna. Todellisuudessa kustannukset vaihtelevat kohteittain. 17

18 Toimenpide-ehdotukset: siivous Kohdekohtainen budjetointi ja palvelukuvaukset Siivous erikseen Ylläpito- ja perussiivoushinta erikseen Lisäpalveluille eri hinta Saniteettipaperit ja saippuat tulee irrottaa siivouksen hinnasta ja veloittaa toteumaperusteisesti kiinteistöittäin menekin mukaan vimatot voi olla jatkossakin siivouksen kustannus Laadunseurantaa asiakkaankin kanssa Toimenpide-ehdotukset: siivous Siirtymien minimointi Kohdekohtaiset tiimit, aidot yhdistelmätehtävänkuvaukset Iltapäiväpainotteisuus Koneellisten menetelmien lisääminen Moisiokodin kokonaisuuden tarkastelu ei jatkossa kahta eri toimijaa Perussiivousmäärä pidetään nykyisellä tasolla, ohjeistetaan ja valvotaan, osallistetaan tilaajia 18

19 Kokonaisuus Moisiokodissa suurin muutos, -2,5 työntekijää Lomat koulujen loma-aikoina, jotta tuuraukset oman henkilökunnan voimin Viikonloppuina yksi työntekijä (työpäivä mahdollisesti hiukan pidempi kuin 7,65 h) Suosituksena modernit osastovaunut Keskuskeittiö -1 työntekijää Pikkukouluilla aidot yhdistelmätehtävänkuvaukset, yhteensä 5 h Vappula ja Nuppula hoituu pääosin kahden työntekijän tiimin toteuttamana Siivous kokonaisuutena n. -1 mitoituksen työtunnit työtunnit nyt uusi mitoitus työtunnit asiakasmäärä ruokapalvelun työtunnit nyt uusi työtuntimäärä tukipalvelu- työtunnit/ pvä yht. hlöä Kohde m² teho teho Lukio + Henrikin auditorio (auditorio siivotaan käytön muk, ei tehossa) 1157,9 6,13 6,15 188,28 5, laskettu Henrikin kouluun Henrikin koulu 4621,7 21,79 22,38 206,56 20, ,25 24,95 51,00 6,67 Kirkonpiirin koulu 1918,1 10,77 10,25 187,13 9, ,84 1,94 Nummen ala-aste 3045,2 13,94 13,65 223,09 13, , ,24 2,52 Paijulan ala-aste 798,9 3,71 3,75 213,04 3, ,5 7,30 0,95 Valpperin ala-aste 625,8 3,2 3,46 180,87 3, ,19 3,25 6,45 0,84 YHTEENSÄ 12167,60 59,54 59,64 204,03 56, PK Nuppula ,00 5, ,65 4 9,09 1,19 PK Vappula 450, ,03 2, ,75 6,48 0,85 PK Koljola 30 YHTEENSÄ 1290, ,03 7, ,04 MISIKTI N. 70/ ,3 3,00 Kunnanvirasto 1018,8 2,89 Nuorisotila 165,6 0,61 YHTEENSÄ 1184,4 3,5 3,5 338,40 2, ,31 KIRJAST 548, ,25 1, ,19 HENRIIKKA 1084,2 3,49 4,5 240,93 3, ,46 Viikossa: KAIKKI YHTEENSÄ 16274,80 79,64 204,37 71,26 228,40 564,08 151,76 18,91 Lisäksi siivoustyönohjaa puolikas työpanos ja ruokahuoltopäällikkö 20,41 19

20 Mahdollisuus Säästöpotentiaali Säästömahdollisuudet Ruoka Siivous Henkilötyövuodet Sijaiskustannukset Erilliskustannukset Elintarvikkeet Kuljetuspalvelut 4500 Kotiaterioiden kuljetus Muut Yhteensä % kokonaiskustannuksista 25 13,73 Halutaanko saavuttaa yksityissektorin tehokkuus? Sitoutuvatko henkilöstö ja asiakkaat? Ulkoistamisen uhkat ja haasteet: Muutamien keittiöiden huono kunto ulkoiset palvelutuottajat eivät hyväksy keittiöitä Vaatii tilaajataholla ostamisosaamista ja resursseja Vaatii tilaajataholta ruoka- (ja siivous)palveluihin perehtyneen yhteyshenkilön ulkoisen toimittajan kanssa tehtävään yhteistyöhön Vastustus todennäköisesti äänekästä kuntalaisten keskuudessa Koko palveluhenkilöstöä ei pystytä siirtämään ulkoiselle toimijalle o Tai jos siirretään, ei saada tavoiteltua kustannusetua Kouluruokailun arvonlisäverokohtelu 20

21 Miksi ulkoistamisella ei saavuteta haluttua kustannusetua? Ulkoistetaan kerrallaan liian pieni kokonaisuus, ei ulkoisteta tehokkuutta mahdollistavaa kokonaisuutta (ilman muuta ruoka-, siivous- ja laitoshuoltopalvelut yhdessä) Paketoidut palvelut nostavat hintaa Liikkeenluovutukset man toiminnan kustannuksia ei tunneta, tuotteistamista ei ole tehty Ulkoiselta toimijalta vaaditaan enemmän ja parempaa kuin omalta toiminnalta on vaadittu Toimitilavuokrat siirtyvät palvelutuottajalle, joka laskee katteen myös tästä kulusta Ulkoistaminen, edut ja mahdollisuudet Voidaan keskittyä kunnan ydintehtäviin Toiminta ammattimaistuu, kun toimija toimii ydinosaamisalueellaan ja yrittäjävastuulla Valmiit reseptit, ravitsemusasiantuntija käytössä tarvittaessa Valmiit konseptit käytössä ilman omaa satsausta kehittämiseen Hyvät ostosopimukset, kilpailuttamisen vaiva jää pois Investointitarpeiden pieneneminen tai poistuminen joissakin tapauksissa (ainakin astiat) Juhlapalveluiden aktivointi saattaa kasvattaa tilaajan vuokratuottoja Informointi, tiedottaminen ja markkinointi tehokasta Kulurakenne on läpinäkyvä, raportointi todennäköisesti selkeää ja oikea-aikaista Maksetaan vain tilatuista ja syödyistä aterioista Kokonaiskustannus pienenee, tosin kunnassa pystytään samaan, jos löydetään yhteinen tahtotila 21

22 Damicon suositus Jatketaan toistaiseksi omana toimintana Esim. vuodeksi 2014 kehittämissuunnitelma, joka toteutuessaan tarkoittaa, ettei palveluita kilpailuteta Perusturvakuntayhtymän kanssa rajapintojen tarkastelu Ennen kilpailuttamista on joka tapauksessa tuotteistettava omat palvelut, jotta tiedetään Mitä halutaan ostaa Mitä oma toiminta maksaa 22