TIETOJÄRJESTELMÄRYHMÄ

Transkriptio

1 ESISELVITYS TIETOJÄRJESTELMÄRYHMÄ ESISELVITYS Versio Kuvaus Muutos/pvm Laatija 0.1 Tietojärjestelmät alatyöryhmän loppuraportin Sirpa Mäntynen/työryhmä ensimmäinen versio LUONNOS 1.0 ESISELVITYS Sirpa Mäntynen/työryhmä Muutoksia kautta asiakirjan (kirjoitusvirheiden korjauksia, kuvat lisätty mutta varsinainen asiasisältö ennallaan). Lähetetään sekä KoTePan projektitiimille että työryhmälle. 1.1 ESISELVITYS, Sirpa Mäntynen, Marko Kaukonen, lisätty s. 23 lähetekäytäntöihin liittyvää tekstiä Jaakko Vuolasto lisätty kuvat lisätty tekstiä kappaleeseen 7 lisätty 8.2 toimenpide ehdotuksiin ensimmäinen kpl

2 ESISELVITYS Sisältö JOHDANTO JA TIIVISTELMÄ KoTePa HANKE /Tietojärjestelmä ryhmä Tietojärjestelmäryhmän tehtävät: Esiselvityksen organisoituminen ja aikataulu Esiselvityksen taustalla olevat muutostrendit ja skenaariot Valtakunnalliset Seudulliset Alueelliset, paikalliset Kokonaisarkkitehtuuri viitekehyksenä Kokonaisarkkitehtuuri Viitearkkitehtuuri Kohdearkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuurimalli Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä Nykytila Toiminta arkkitehtuuri (Palvelut ja asiakkuudet) ja järjestelmäarkkitehtuuri Talous ja henkilöstöhallinnon järjestelmät Yleistä Nykytila Toimenpide ehdotukset Asiakastietojärjestelmät Yleistä Nykytila Toimenpide ehdotukset Tukipalvelut Yleistä Nykytila... 28

3 ESISELVITYS Toimenpide ehdotukset Informaatioarkkitehtuuri (Sisäinen toiminta ja tieto) Yleistä Nykytila Toimenpide ehdotukset Teknologia arkkitehtuuri Yleistä Nykytila Toimenpide ehdotukset Tietoturva arkkitehtuuri Yleistä Nykytila Toimenpide ehdotukset Sähköisen asioinnin arkkitehtuuri Yleistä Toimenpide ehdotukset Hanke ja projektiarkkitehtuuri Toimenpide ehdotukset Riskienhallinta näkökulma Tunnistetut riskit, ja hallintaehdotukset... 46

4 Kuvaluettelo ESISELVITYS KUVA 1 Työryhmän yleinen työprosessi... 6 KUVA 2 Liiketoiminnan arkkitehtuuri ja teknologiavalintaohjaus... 8 KUVA 3 Tietojärjestelmiin vaikuttavat hankkeet ja projektit KUVA 4 Kokonaisarkkitehtuuri KUVA 5 Kokonaisarkkitehtuuri Archimate notaatiolla KUVA 6 Kohdearkkitehtuuria Archimate notaatiolla KUVA 7 Harjoitus vastaanottopalvelun arkkitehtuurista KUVA 8 9 Talous ja henkilöpalveluihin liittyvät tietojärjestelmien kehitystyö KUVA 10 Historiatietojen katselukeskiarvot viikolla KUVA 11 Vaihtoehdon 1 tietokantamalli KUVA 12 Vaihtoehdon 2 tietokantamalli KUVA 13 Vaihtoehtojen 1 2 yhdistyminen KANTA palveluihin KUVA 14 Vaihtoehdon 3 tietokantamalli KUVA 15 Vaihtoehdon 3 innovaatiomalli KUVA 16 Etelä Savon ja Kaakkois Suomen terveydenhuollon tietoliikenneverkosto KUVA 17 Kymshp yhteyksien periaatekuva KUVA 18 Tietoturva arkkitehtuuri KUVA 19 Sähköisen asioinnin käsiteet Kuva 20 Sähköisen asioinnin arkkitehtuuriperiaatteet Kuva 21 Sähköisen asioinnin sidosarkkitehtuurit Kuva 22 Sähköisen asioinnin arkkitehtuurin kehittäminen... 45

5 JOHDANTO JA TIIVISTELMÄ Kaupunginvaltuusto hyväksyi yksimielisesti ( ) Brommels Elonheimo asiantuntijaselvityksen Kouvolan kaupungin terveydenhuollon strategia ja sen toimenpidesuositukset jatkotyöskentelyn pohjaksi. Kaupunginhallitus toimii jatkovalmistelun ohjausryhmänä ja kaupunginjohtaja johtaa virkamiesvalmistelua. Jatkovalmistelua työstetään työryhmissä jotka raportoivat vuoden 2009 loppuun mennessä. Raportit käsitellään valtuustoseminaarissa Kouvolan terveyspalvelut järjestetään niin, että ne tukevat kaupungin hyvinvointi ja elinkeinopoliittisia tavoitteita. Mikäli tulevan terveydenhuoltolain laajaa väestöpohjaa edellyttävien palvelujen järjestämistä koskevissa säädöksissä väestömäärän alarajaksi päätetään asukasta, Kymenlaakson sairaanhoitopiirin jäsenkuntien on etsittävä uusia ratkaisuja varmistaakseen nämä palvelut väestöilleen. Toiminta järjestetään suurten potilasryhmien tarvitsemien palveluprosessien mukaisesti. Määritellään potilasryhmät, kuvataan palveluprosessit tarvittavine tutkimus ja hoitotoimenpiteineen, hoiva ja kuntoutuspalveluineen, arviointi ja seurantatoimintoineen, sekä sovitaan toimintayksiköiden ja asiantuntijoiden tehtävät ja työnjako. Kaikki terveyspalvelujen tuotanto kattaen lähipalvelut ja sairaalatoiminnan on saman johdon alaista. Tavoitteena on, että Kouvolan terveydenhuolto muodostaa täyden palvelun verkoston, jonka osat ovat monipuolisia perus ja erikoispalveluja tarjoavat lähipalveluyksiköt sekä päivystys ja toimenpidekeskuksena toimiva sairaala. Kaupungin välitön järjestämisvastuu kattaa noin 90 % asukkaiden tarvitsemista terveyspalveluista, jotka järjestetään omana toimintana, yhteistyössä sopimuskumppaneiden kanssa tai teetetään alihankintoina. Ns. vaativan erityistason palvelut hankitaan sairaanhoitopiirin välityksellä voittopuolisesti Helsingin yliopistollisesta keskussairaalasta. Tietojärjestelmät työryhmä on ollut yksi KoTePan työryhmistä ja tässä raportissa käsitellään tämän ryhmän selvitystyön tuloksia. Tietojärjestelmät työryhmän selvityksen kohteena oli muutoksen vaikutusten selvittäminen ja arviointi koko tietojärjestelmä kokonaisuuteen. Työryhmä totesi useaan otteeseen annetun toimeksiannon haasteelliseksi johtuen eri syistä. Merkittävimpinä haasteina pidettiin esiselvitykseen käytettävää aikaa, toiminnallisten linjausten abstraktia tasoa sekä palveluorganisaation puuttumista. Silloin kun tavoitetila on määrittelemättä, niin kehittämistarpeita ei saa tarpeeksi selkeästi esiin. Tiivistettynä yhteenvetona ja yleisinä toimenpide ehdotuksina työryhmän näkemys on, että tietojärjestelmien yhteensovittamiseksi ja käyttöönottoihin on varattava riittävästi resursseja. Toimenpiteenä esitetään tietojärjestelmäkokonaisuudesta vastaavan projektipäällikön nimeämistä (työaika varattu kokonaisuudessaan projektiin) sekä varautumista projektiin osallistuvien työntekijöiden vapauttamiseen omasta toimestaan. Aikataulu on haasteellinen ohjelmistojen sekä tietotekniikan näkökulmista, koska valmisteluaikaa jää niukasti. Toivottavaa on, että päätös saadaan jo tammikuussa, sillä toimittajien resurssivaraukset tulee tehdä heti alkuvuodesta tai niin aikaisin kuin mahdollista. Henkilöstön jaksaminen tulee huomioida huolellisella suunnittelulla, riittävällä resursoinnilla sekä koulutuksella. Onnistuneen lopputuloksen ehdoton edellytys on, että palvelut ja toimintamallit kuvataan ja mallinnetaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Työryhmä ansaitsee kiitokset sitoutuneesta työotteestaan ja työryhmässä vallinneesta positiivisesta hengestä. 5

6 2 KoTePa HANKE /Tietojärjestelmä ryhmä 2.1 Tietojärjestelmäryhmän tehtävät: - selvittää ja suunnitella strategian mukaisesti tietojärjestelmien integrointi ja käyttöönotto siten, että palvelut turvataan ja tilastoinnin ja laskutuksen oikeellisuus taataan tietojärjestelmien osalta (huomioidaan sopimukset ja lisenssit) - selvittää ja suunnitella tavoitteiden mukaisen tietotekninen infrastruktuuri (työasemat, tietoverkot ja palvelimet) - selvittää alueelliset ja valtakunnalliset tämän työryhmän tehtäviin vaikuttavat hankkeet (esim. KANTA) - selvittää ja suunnitella rekisterinpitäjän tehtävät ja velvollisuudet 2.2 Esiselvityksen organisoituminen ja aikataulu Työtä ohjaaviksi periaatteiksi sovittiin projektimainen työtapa ja KuntaIT:n kokonaisarkkitehtuuriin pohjautuva viitekehys. Työryhmien yleisenä työprosessina ja toimeksiannon ohjeistuksena oli alla oleva malli. Tehtävän ulkopuolelle rajattiin toimeenpanon suunnittelu. KUVA 1 Työryhmän yleinen työprosessi Tietojärjestelmäryhmän kokoonpano ja kokoukset on kuvattu taulukkoon. Osallistuja rooli Sirpa Mäntynen puheenjohtaja x x x x Anne Tillström sihteeri x x x x x= läsnä p= poissa = ei kutsua Pekka Jaatinen jäsen x x p x Kimmo Salmio jäsen x x x x Merja Käyhty jäsen x x x x Sari Mattsson jäsen x x p p Mari Mustamäki jäsen x x x x Irma Suonoja jäsen x x x p 6

7 Osallistuja rooli x= läsnä Mika Lyytikäinen jäsen x x p x Lari Nuotio jäsen x x x x p= poissa = ei kutsua Annukka Lahdenpää henkilöstön edustaja x x p x Riitta Kalve henkilöstön edustaja x x x x Timo Koivu asiantuntija/kymshp p p x p Tiina Herttuainen asiantuntija/medi IT x x p p Marko Kaukonen asiantuntija/medi IT x x Jaakko Vuolasto asiantuntija/medi IT x Tarja Hanninen yleishallinto tr pj. x Tietojärjestelmäryhmälle muodostettiin kolme alatyöryhmää: Tietotekniikka ja tietoliikenne työryhmän koollekutsujana ja puheenjohtajana toimi Lari Nuotio (Pohjois Kymen Tieto). Tietojen keruuta oli työstämässä ryhmä, joka koostui Pohjois Kymen Tiedon, perusturvan, Medi IT:n, Kymshp:n, Kastek Oy ja Tiedon asiantuntijoista. Asiakastietojärjestelmä työryhmän koollekutsujana ja puheenjohtajana toimi Mari Mustamäki. Työryhmä kokoontui kolme kertaa (7.10, , ). Työryhmään kuuluivat puheenjohtajan lisäksi Sari Mattsson (Kouvolan kaupunki), Kirsi Henttonen (Kouvolan kaupunki), Tuula Salo (KAS), Kimmo Salmio (KAS), Merja Salminen (KAS), Kari Hyötyläinen (Medi IT). Työryhmä keskittyi terveydenhuollon Efficaan ja siihen integroituihin ohjelmiin ja niiden rajapintoihin. Effican versio 4.0 on käytössä erikoissairaanhoidossa ja perusterveydenhuollossa 12/2009. Tukipalvelut työryhmän koollekutsujana ja puheenjohtajan toimi Merja Käyhty. Työryhmään kuuluiva, Kari Toivonen (Kouvolan kaupunki), Veli Pekka Polkko (Kouvolan kaupunki), Sirpa Senne (Kouvolan kaupunki), Pirkko Kotro (Kouvolan kaupunki), Merja Saarinen (Kouvolan kaupunki), Martti Rastas (Pohjois Kymen Tieto), Merja Tiainen (Kymshp), Pekka Hermonen (Kymshp), Annukka Lahdenpää (Kymshp), Hannu Korjus (Kastek Oy), Timo Lassila (Kymen Tekstiilihuolto), Lasse Äijö (Sairaala Logistiikka). Talous ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät työryhmän koollekutsujana ja puheenjohtajan toimi Tarja Hanninen. Työryhmään kuuluivat Pirjo Piippo Pukki (Kouvolan kaupunki), Asko Rautala (Kouvolan kaupunki), Helena Kinnunen (Kymshp), Tiina Häyhä (Kymshp), Marja Merovuo (Seutulaskenta Oy). Tällä työryhmällä oli lisäksi alatyöryhmänä asiakirjahallinto ja arkistointityöryhmä. Asiakirjahallinto työryhmän koollekutsujana ja puheenjohtaja toimi Tuija Rinne (Kouvolan kaupunki) ja arkistotyöryhmän koollekutsujana ja puheenjohtajana toimi Marketta Aarnio (Kouvolan kaupunki). Viestinnän näkökulma selvitettiin viestinnän (Heli Veripää) ja tietohallintopäällikön välisissä keskusteluissa. 7

8 2.3 Esiselvityksen taustalla olevat muutostrendit ja skenaariot Valtakunnalliset Sosiaali ja terveydenhuollon palvelujen lähivuosien kehittämistavoitteet ja toimenpiteet määritellään hallitusohjelmassa, sosiaali ja terveysministeriön strategiassa ja Kaste ohjelmassa Brommels, Elonheimo raportin mukaan kansainväliset terveydenhuoltotutkijat ovat erittäin yksimielisiä siitä, että tehokkain terveyspalvelujen järjestämismuoto on ns. vertikaalisesti integroitu järjestelmä, millä tarkoitetaan laajaa palvelukirjoa tarjoava ja sairauden koko hoitoketjun kattavaa järjestelmää. Paras lainsäädännön vaatimukset ovat Pohjois Kymenlaakson osalta täyttyneet vuodenvaihteessa tapahtuneet kuntauudistuksen myötä. Uusi terveydenhuoltolaki säilyttää kuntien ensisijaisen terveyspalvelujen järjestämisvastuun. Voimassa olevan valtionosuuslainsäädännön mukaan kunnilla on vapaus järjestää väestönsä tarvitsemat terveyspalvelut omana toimintana, kuntien välisenä yhteistyönä tai hankkimalla ne yksityisiltä palvelujentuottajilta. Merkittävimpiä lähivuosien muutoshankkeita sosiaali ja terveyspalvelujen sektorilla on valmisteilla oleva kansallinen terveysarkisto. KanTa on tarkoitettu palvelemaan sekä terveydenhuollon ammattilaisia että kansalaisia. KanTa palveluihin kuuluvat sähköinen resepti, potilastietoarkisto sekä mahdollisuus katsoa omia terveystietojaan netin kautta. KuntaIT on asettanut palvelukeskeisen arkkitehtuurin (SOA) edistämisen yhdeksi tärkeimmäksi tulevaisuuden tavoitteeksi. Palvelukeskeisen arkkitehtuurin merkityksen ja vaikutusten ymmärtäminen edellyttää kuitenkin laajemman näkökulman tarkastelua. Arkkitehtuurin valintaa pitäisi ohjata aina liiketoimintatavoitteet ja strategia. Valittu arkkitehtuuri ohjaa puolestaan teknologiavalintoja. Liiketoiminta Arkkitehtuuri Teknologiat KUVA 2 Liiketoiminnan arkkitehtuuri ja teknologiavalintaohjaus KuntaIT käyttää seuraavaa määritelmää palvelukeskeisestä arkkitehtuurista: Palvelukeskeinen arkkitehtuuri (SOA) on joukko suunnitteluperiaatteita, käytäntöjä, menetelmiä, kehyksiä ja tekniikoita, jotka mahdollistavat sovellustoiminnallisuuksien tarjoamisen ja pyytämisen joukkona jaettuja liiketoimintalähtöisiä sovelluspalveluita. SOA muodostaa ajattelutavan asioiden suunnittelemiseksi ja hahmottamiseksi palveluiden kautta. SOA ympäristössä ohjelmistojen toiminnallisuus ja sovelluslogiikka toteutetaan jaettujen uudelleenkäytettävien palveluiden avulla. Palvelut toimivat toiminnallisuuden ja sovellus 8

9 logiikan rakennusosina. Palvelut sisältävät palvelurajapinnan ja niitä kutsutaan tietoverkossa välitettävien viestien välityksellä. Palvelukeskeisestä arkkitehtuurista on useita muitakin määritelmiä. Määritelmät ovat kuitenkin harvoin keskenään ristiriitaisia, vaan määritykset painottavat eri asioita ja näkökulmia Seudulliset Merkittävimmät seudulliset hankkeet ovat KEKSI sähköiseen asiointiin liittyvä hanke sekä eresepti ja KanTa hankkeet. Vuona 2008 aloitettiin Medi IT Oy:n ja Itä Savon sairaanhoitopiirin yhteinen selvitystyö, jonka tehtävänä oli etsiä visioita ja ideamallia sosiaali ja terveydenhuollon palvelutuotannon kehittämisestä alueellisten toimintamallien ja siihen liittyvien sähköisten palveluiden kehittämiseen. Piirien tarpeiden ja läpikäytyjen tavoitteiden pohjalta syntyi KEKSI hanke, joka on Kymenlaakson sairaanhoitopiirin, Etelä Karjalan sosiaali ja terveyspiirin, Itä Savon sairaanhoitopiirin sekä Etelä Savon sairaanhoitopiirin yhteinen lähtö kohti monikanavaista asiointia. Tavoitteena on luoda alueille laajennettavissa oleva yleinen ja yhteinen toimintamalli sähköisten palveluiden hyödyntämiseksi sosiaali ja terveydenhuollon tarpeisiin. Yhteensopivat ja yhteentoimivat palvelut tukevat piiri ja organisaatiorajat ylittävän hoitokokonaisuuden hallintaa ja omahoitoa, terveydenhuollon rakenteiden ja prosessien uudistamista ja laadun parantamista. Hankkeella on organisaatioiden johdon tuki ja näiden strategiat ohjaavat toimintaa vahvasti. Hankkeen tuloksena syntyy yhteinen alueellinen toimintamalli ja palvelujärjestelmä kansalaisen sähköisten palveluiden osalta. Perinteisestihän tämän tyyppisten hankkeiden osalta on saatettu tehdä yhteistyötä piiritasolla, mutta toimintamallien ja järjestelmien toteutus on jätetty piirien omalle vastuulle ja yhtenäistä kokonaisuutta ei ole välttämättä saatu luotua. Hankkeessa on tavoitteena laajentaa osana ekat hanketta kehitetty Etelä Savossa käytettävä Hyvis.fi kansalaisportaali kaikkien piirien alueelliseksi hyvinvoinnin ikkunaksi. Tämä mahdollistaa kansalaisille yhteismitallisen monikanavaisen asiointimallin sosiaali ja terveydenhuollon asiakkaille Kaakkois Suomessa, Itä Savossa ja Etelä Savossa. Kansalainen ottaminen osaksi hoitotiimiä tarkoittaa merkittäviä muutoksia terveydenhuollon ammattilaisten toimintaan ja kokonaisuuden toiminnanohjaukseen. Tämän hankkeen osalta ainutlaatuinen asia on toimijoiden erilaisuus ja niiden väliset suhteen. Mukana on kuntia, sairaanhoitopiirejä ja sosiaali ja terveyspiirejä erilaisilla palvelualueilla ja vastuilla. Tunnistettuja ylätason toimialueita, ovat sosiaalihuolto, perusterveydenhuolto ja erikoissairaanhoito. Uudistus mahdollistaa organisaatioiden ja piirien välisten toimintamallien yhdenmukaistamisen ja ammattilaisen välisen yhteistoiminnan lisäämisen. 9

10 2.3.3 Alueelliset, paikalliset Organisaatiorakenne muuttuu (tilirakenne)=> merkittäviä muutoksia tietojärjestelmiin KoTePa Toimikortti VOPA erec (lakisääteinen) KEKSI KANTA (lakisääteinen) Organisaatiomuutos Muut hankkeet ja projektit KASTE, SOTE INTO ym. KUVA 3 Tietojärjestelmiin vaikuttavat hankkeet ja projektit 3 Kokonaisarkkitehtuuri viitekehyksenä KoTePa työssä ja projektin eri vaiheessa yhteen sovitetaan ja sovelletaan Kouvolan kaupungin tietohallinto ohjelman kokonaisarkkitehtuurin ja IT Governancen kehittämislinjauksia. Integroidulle terveydenhuollolle laaditaan kohdearkkitehtuuri ja sen hallintamalli. 3.1 Kokonaisarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuurilla (KA) tarkoitetaan toiminnan, tietotarpeiden, tietojärjestelmien ja teknologiaratkaisujen mallintamista, kuvaamista ja suunnittelemista yhtenäisen mallin mukaisesti. Kokonaisarkkitehtuuri varmistaa eri osa alueiden ja erityisesti toiminnan tarpeiden yhdenmukaisen huomioimisen kaikessa toiminnan ja IT ratkaisujen kehittämisessä. Käytännössä kokonaisarkkitehtuuri koostuu jäsennyksestä, kuvauspohjista ja näiden avulla toteutetuista nykytai tavoitetilan arkkitehtuurilinjauksista. 10

11 KUVA 4 Kokonaisarkkitehtuuri Toimenpide ehdotuksena on toimintalähtöinen suunnittelu. Esiselvitysvaiheessa näkökulmana on painottunut enemmän tietojärjestelmälähtöinen lähestyminen, koska tässä vaiheessa ydintoiminnan tavoitteet, tarpeet ja palvelut ovat suunnitteluvaiheessa. Tavoitetilan kirkastuttua voidaan tarkemmin suunnitella KoTePan järjestelmäkehitystä. Arkkitehtuurisuunnittelun lähtökohdaksi tarvitaan ydintoiminnan strategiset tavoitteet. Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta nykytilan (esiselvitys) ja tavoitetilan kuvausten pitäisi olla suhteessa toisiinsa. KUVA 5 Kokonaisarkkitehtuuri Archimate notaatiolla 11

12 KUVA 6 Kohdearkkitehtuuria Archimate notaatiolla Viitearkkitehtuuri Viitearkkitehtuuri on organisaation koko tieto, järjestelmä ja teknologiaympäristöä rajatumpi osakokonaisuus, jossa keskitytään jonkun tietyn haasteen, osa alueen tai toiminnon ratkaisun kuvaamiseen. Viitearkkitehtuuri on yleensä abstrakti, toimittajaneutraali ja yleinen esitys tietojärjestelmän tai esimerkiksi tietoarkkitehtuurin jäsennyksestä, toiminnoista ja sen loogisista komponenteista varsinaisen toteuttamisen tueksi. Viitearkkitehtuuri kuvaa kokonaisarkkitehtuurimenetelmällä kuvattua tavoitetilaa kyseisellä rajatulla osa alueella. Viitearkkitehtuurista voi olla useita eri toteutuksia. Esimerkiksi useat eri kunnat voivat toteuttaa hiukan toisistaan poikkeavia paikallisia sähköisen asioinnin ratkaisuja siten, että nämä kaikki noudattelevat kuntasektorin sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuria Kohdearkkitehtuuri Kohdearkkitehtuuri on kuten viitearkkitehtuuri, mutta konkreettisempi ja täsmällisempi. Se kuvaa tyypillisesti yhden toteutettavan rajatun alueenarkkitehtuurin. Kohdearkkitehtuuri poikkeaa viitearkkitehtuurista siten, että sen mukaisia toteutuksia tehdään vain yksi eikä useita, kuten viitearkkitehtuureissa. 12

13 KUVA 7 Harjoitus vastaanottopalvelun arkkitehtuurista Kokonaisarkkitehtuurimalli Arkkitehtuurimalli on kattotermi kokonaisarkkitehtuurikehikolle, joka koostuu arkkitehtuurimenetelmästä, arkkitehtuurin hallintamallista sekä arkkitehtuurin kypsyystasomallista Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä Arkkitehtuurimenetelmä on keskeisin kokonaisarkkitehtuurimallin osakokonaisuus. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä on jäsentynyt rakenne ja joukko tähän rakenteeseen sijoitettuja kuvauspohjia, joiden avulla voidaan kuvata kokonais arkkitehtuurinäkökulmasta erilaisten kohdeympäristöjen nyky ja tavoitetiloja. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä ulottaa näkökulmansa pelkkien tietojärjestelmien ulkopuolelle kuvatakseen myös ne substanssitoiminnan syyt ja tarpeet, joita varten tietojärjestelmiä tehdään sekä tässä tarvittavat tiedot. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä jäsentyy näkökulmiin ja käsitteellisiin tasoihin (abstraktiotasoihin) ja näiden muodostamaan rakenteeseen sijoitettuihin, valmiisiin kuvauspohjiin sekä näiden kuvauspohjienhyödyntämiseen. 3.2 Nykytila Kouvolan kaupungin tietohallinto yhdessä Salivirta & Partnersin, Conceptia Oy:n sekä Medi IT:n kanssa on käynnistänyt kokonaisarkkitehtuuri viitekehyksen mukaisen osaamisen kehittämisen ja arkkitehtuurin hallintamallin laatimisen. Työ toteutetaan pilottina ja se päättyy joulukuussa Kokonaisarkkitehtuuri työlle tehdään erillinen toimenpidesuunnitelma osana tietohallinto ohjelmaa. 13

14 4 Toiminta arkkitehtuuri (Palvelut ja asiakkuudet) ja järjestelmäarkkitehtuuri 4.1 Talous ja henkilöstöhallinnon järjestelmät Yleistä Työryhmän työn teki haasteelliseksi annetun selvitystyön tiukka aikataulu. Käytettävissä olevien taloudellisten ja henkilöresurssien lisäksi talous ja henkilöstöpalvelujen tietojärjestelmien toteutusesitykseen vaikuttavat toimintamallit, käytössä olevat tuotantojärjestelmät sekä hankkeen suunniteltu toteutusaikataulu. Tietojärjestelmä työryhmän tiedossa on Kymenlaakson sairaanhoitopiirin kuntayhtymän ja Seutulaskenta Oy:n käytössä olevat sovellukset (Kuusankoskella ja myös Kouvolan kaupungin yksiköiden yhteydessä), joten alatyöryhmässä ei koottu tietojärjestelmäluetteloa eikä sovelluksia, jotka kytkeytyvät talous ja henkilöstöpalvelujen tietojärjestelmiin Nykytila Sairaanhoitopiirin talous ja palkanlaskentapalvelut Kuusankosken aluesairaalassa tuotetaan samoin periaattein kuin muuallakin Kymenlaakson sairaanhoitopiirissä. Palveluja tuottaa Seutulaskenta Oy. Seutulaskenta Oy toimii seudullisena julkisen hallinnon tukipalveluja tuottavana palvelukeskuksena. Seutulaskennan palvelut ovat taloushallinto, palkkahallinto, rekrytointi ja hankintapalvelut. Seutulaskenta tuottaa palveluja omistajilleen, joista yksi on Kymenlaakson sairaanhoitopiiri. Tarvittavasta Seutulaskennan asiakaskunnan ja omistajuuden laajennuksesta tulee käydä omistajien kanssa neuvottelu. Kuusankosken aluesairaala on osa sairaanhoitopiirin toimintaa. Seutulaskenta maksaa henkilökunnan palkat (järjestelmänä Prima ja työvuorosuunnittelussa Titania). Seutulaskennan taloushallinto huolehtii ostolaskut maksuun ( kierrätysjärjestelmänä SAP:n Workflow), palkkojen ja laskujen maksatuksen (BasWare) ja kirjanpidon (SAP). Erikoissairaanhoidon Efficasta siirretään potilaslaskutuksen ja kuntalaskutuksen laskutettava aineisto SAP:n myyntilaskutukseen, josta laskutus lähtee e kirjeenä tai verkkolaskuna. Seutulaskenta tuottaa palkkahallinnon palvelut työntekijälle/vuosi, palkkalaskelmia tuotetaan noin kpl/vuosi. Myyntilaskuja lähetetään kpl/vuosi ja ostolaskuja otetaan vastaan kpl. Seutulaskennan henkilökunta on nyt noin 100 työntekijää, joista palkkahallinnossa 29 henkilöä ja taloushallinnossa 37 työntekijää. Kuusankosken Aluesairaalan osuus resursseista; - palkanlaskenta 495 (sis. Kastek Oy:n ja liikelaitokset Sairaala apteekki ja Sairaalapalvelut) - myyntilaskutus noin kpl:tta (Effica), - ostolaskut noin kpl:tta (sis. varaston ostolaskut) Sairaanhoitopiirin (myös aluesairaalan) budjetointi, hoitopalvelujen tuotteistus ja kustannuslaskenta sekä toiminnan ja talouden raportointi hoidetaan keskitetysti shp konsernin palveluna. Budjetoinnissa ja raportoinnissa on käytössä Cognos tuotteet. Tuotteistuksessa käytetään Ecomed IC ohjelmistoa sekä osittain myös excel taulukkolaskentaa. SAP järjestelmästä on rakennettu liittymät sekä raportointi että budjetointijärjestelmään. 14

15 Raportointijärjestelmän tietoja päivitetään kerran vuorokaudessa (talous, projektit, materiaalit, investoinnit) tai kerran kuukaudessa (myynti kunnille). Konsernin keskitetyssä taloushallinnossa tehtäviä hoitaa 3 henkilöä. Tietojärjestelmiin liittyvä käytön tuki ja hallinta on ostettu Medi IT:ltä. Medi IT:n hallussa on myös näihin liittyvä lisenssi ja hintatieto. v KUVA 8 9 Talous ja henkilöpalveluihin liittyvät tietojärjestelmien kehitystyö 15

16 Palvelujen tuottamisvaihtoehdot Seutulaskenta on strategiassaan määritellyt tavoitteeksi avata yhteistyötä sekä koko Kymenlaaksoon että Etelä Karjalan suuntaan. Tavoitteena on saada aikaan molempia hyödyttävää yhteistyötä ja mahdollisesti työnjakoa. Kotka ja Hamina ovat selvittäneet tietotekniikkapalveluiden yhteistyötä ja selvityksissä on todettu, että yhteinen toimintakokonaisuus koko Kymenlaakson alueella toisi todennäköisesti pienemmät kustannukset ja paremman laadun nykyiseen verrattuna kaikille mukana oleville toimijoille. Myös tavaralogistiikan selvitys on työn alla. Jos Kouvola siirtää aluesairaalan toiminnan omaksi toiminnaksi, voi Seutulaskenta tuottaa tarvittaessa em. palveluja myös Kouvolalle. Esim. myyntilaskutuksen järjestelmä on valmiina erikoissairaanhoidon Efficasta ja myös perusterveydenhuollon Efficasta. Kirjanpidon liittymä on mahdollista tehdä myyntilaskutuksesta Kouvolan käyttämään järjestelmään. Palkkahallinnon palvelut on myös jatkossa mahdollista tuottaa, vaikka useamman järjestelmän käyttäminen yhden työnantajan henkilökunnalle ei ehkä ole järkevää. Seutulaskenta tuottaa osan em. palveluista Kouvolan toimistossa, os. Sairaalanmäki. Mikäli toiminnan siirtymisiä tulee, Seutulaskenta on halukas neuvottelemaan henkilöstön siirtymisistä. Kouvolan kaupungin konsernihallintoon kuuluva talouspalvelukeskus (TaPa) tuottaa kaupungin talous ja henkilöstöhallinnon palvelut: kirjanpito, tilinpäätös, myyntilaskutus, ostolaskut, maksuliikenne ja palkkahallinto. Ohjelmat: - Kirjanpito Logican Raindance, - Tilinpäätös Baswaren GC - Myyntilaskut Logican PROE - Ostolaskut Baswaren IP Palkat Aditron Personec FK - Kassat Baswaren CPU - Työvuorosuunnittelu Titania - Matkalaskut: Adiron Travel (pilottikäytössä, tuotantoon keväällä 2010) - Tietojen ilmoitus (mm. työsopimukset, henkilötiedot): Aditron ESS - Perusturva, Kaapo Effica - Rekrytointiohjelma Artist, pääkäyttäjä henkilöstöyksiköstä Talouspalvelukeskuksen tietojärjestelmistä on rakennettu liittymiä muihin operatiivisiin sovelluksiin. Tietojärjestelmiin liittyvä käytön tuki ja hallinta on ostettu Pohjois Kymen Tiedolta. Volyymit Talouspalvelukeskuksen tämän hetken vuosi volyymi on kirjanpito riviä, myyntilaskutus laskua, ostolaskut laskut ja palkat palkkapussia. Talouspalvelukeskuksen menot ovat 4,3 Me, henkilötyövuodet 78 v 2010 (tavoite )). Kirjanpidon rivin hinta 0,38 e/rivi, myyntilasku 2,50 e/lasku (tavoitehinta 1,50 e), ostolasku 5,90 e/lasku /tavoite 4,70 e/lasku ja palkka 15,10 e/ palkkapussi (tavoite 10,10 e). Yksikköhinnat ovat keskimääräisiä hintoja ja vaihtelevat toimialoittain. Vaikutukset henkilöstöhallintoon - Paikalliset sopimukset - Sopimusneuvonta - Henkilöstön rekrytointi 16

17 - Päätökset palveluaikojen perusteella myönnettävistä lisistä - Tietojen konvertointi FK:hon Talous ja henkilöpalveluihin liittyvät tietojärjestelmien kehitystyö Henkilöstö ja palkkahallinnon järjestelmä Aditron FortimeK on ollut Kouvolan kaupungilla käytössä vuodesta 2004 lähtien. FK:n kantaan on konvertoitu uuden Kouvolan kaupungin palveluksessa oleva henkilöstö. Palvelussuhteen historiatiedot muiden järjestelmien piirissä olleilta on lähestulkoon kokonaan konvertoimatta. Puuttuvien tietojen siirtoa suunniteltiin tälle vuodelle. Uusien liikelaitosten perustaminen alkaen omaksi palkanlaskentayksiköksi vie kaikki resurssit, joten konversio siirtyy vuodelle Samoin uuden arkistolain määräys palkkakorttien sisällöstä ja tulostamisesta vuosittain syntymäajan mukaisesti aakkosjärjestykseen on ensi vuoden alun työlistalla. Arkisto ei tulevaisuudessa enää ota maksupäivittäin tulostettavia palkkaluetteloja. Personec F.K. ESS moduuliin liittyvät henkilöstöhallinnon prosessit ja Travelmatkustuksenhallintajärjestelmän prosessit on läpikäyty. Prosessien täytäntöönpano ajoittuu vuodelle 2010 sitä mukaa kun tekniset valmiudet on olemassa. Tavoitetilan saavuttaminen vaatii myös paljon sisäistä ja ulkoista kouluttamista. Travel matkustuksenhallinnan ohjelmisto: Travelin käyttäjäksi lähti pilottina Liikelaitos Kouvolan Vesi. Keskiviikkona klo 12. mennessä hyväksytyt laskut menevät perjantaina maksuun. Käyttöönottoaikataulu tarkentuu ohjausryhmän kokouksessa Pohjois Kymen Tiedon aikataulun pohjalta. Muuta huomioitavaa Fortime FK:n piiriin mahdollisesti tulevan henkilökunnan Primassa olevien tietojen konversioon on panostettava. Jotta tiedonsiirto onnistuisi, vaatii se henkilöresursseja sekä euroja. Palvelujen tuottamisvaihtoehdot Kaupungin talouspalvelukeskuksella on mahdollisuus tuottaa KoTePa hankkeessa kaupungille siirtyvät talous ja henkilöstöhallintoon liittyvät palvelut. Tehtävien siirron valmisteluun ja siirtoon tarvitaan aikaan noin 10 kk. Siirtyvien tehtävien vaikutus palvelukeskuksen nykyvolyymiin on noin + 5 %, henkilötyövuosina noin 3 htv ja e/v. Talouspalvelukeskuksen htv arvio perustuu siihen, että aluesairaalan volyymi on noin 5 6 % kaupungin toiminnasta. Rajahinnoilla laskettuna kustannusvaikutus on noin e eli noin 0,6 % aluesairaalan 30 milj. euron menoista. Pelkän henkilötyön vuosikustannus on noin e/v. Lisävolyymin laskee keskimääräistä yksikköhinta noin 2 3 %, vaikka menolisäys otetaan huomioon. Aluesairaalalta tultaneen laskuttamaan noin e/v, eli 0,8 % menoista. Arvion mukaan htv:t jakautuvat laskennallisesti: Kirjanpito/laskenta 1 ja laskut/laskutus 0,8 ja palkat 1, Toimenpide ehdotukset Sairaanhoitopiiri ja Kouvolan kaupunki ovat luoneet omiin tarpeisiinsa ja toimintamalleihinsa pohjautuvan ohjelmistokokonaisuudet. Hallintomallin ja toimintamallin selvittyä Kouvolan on haettava ratkaisut, joilla se pystyy eri tekijät huomioiden parhaiten tuottamaan talous ja henkilöstöpalvelut uudelle isommalle organisaatiolle. 17

18 Terveydenhuollon tukipalveluissa valintaa sitoo haluttu alueellisuus potilastietojärjestelmissä. Tämä on jo nyt otettu toimintamalleissa huomioon. Talous ja henkilöstöpalveluissa seurataan aktiivisesti myös valtakunnallisia kuntien yhteisiä hankkeita. Alatyöryhmän totesi, että Kouvolan kaupungin tulee päättää, mitkä palvelut se pystyy tuottamaan välittömästi itse ja/tai onko tarvetta ostaa lähtötilanteessa joitakin palveluja (esimerkiksi Seutulaskennalta). Ensisijaisesti palvelut pyritään tuottamaan itse ja Kouvolan talouspalvelukeskuksen mukaan Tapa pystyy tuottamaan talous ja henkilöstöpalvelut nykyisillä olemassa olevilla järjestelmillä jo lähtötilanteessa, mikäli palvelukeskukselle on riittävät resurssit ja osaaminen käytettävissään tietojärjestelmien käyttöönotto ja muutostehtäviin. Kouvolan talouspalvelukeskuksen tietojärjestelmistä on osa vasta hankittu tai tehty olemassa oleviin versiopäivitykset, joten olisi luontevaa rakentaa toiminta olemassa olevien tietojärjestelmien varaan. Toisaalta järjestelmät kehittyvät nopeasti eikä käytössä olevien järjestelmien elinkaari välttämättä ole kovin pitkä. Ohjelmistovaihtojen perusteena tulee olla, että ne soveltuvat nykyistä paremmin valittuihin toimintaprosesseihin. Kouvolan talouspalvelukeskuksen tietojärjestelmistä on tällä hetkellä osa vuokrattuna (ns. aspattuna) ja osa lisenssihankittuja. Käytössä olevat lisenssimäärät eivät tule riittämään, mutta tämän päivän lisenssien hintataso ei kuvaa huomisen hinnoittelua johtuen hinnoittelun lähtökohtien muuttumisesta. Seutulaskenta voi tarvittaessa tuottaa osan tai kaikki talous ja henkilöstöhallinnon palveluista tietyin edellytyksin, mikäli Kouvola siirtää aluesairaalan toiminnan omaksi toiminnaksi ja sen oma talouspalvelukeskus ei pysty esim. nopeasta aikataulusta johtuen tuottamaan palveluita lähtötilanteessa. Alatyöryhmän näkemyksen mukaan kustannusarvion antaminen on tässä vaiheessa vaikeata. Työryhmä muistuttaa, että alkuvaiheessa tulee merkittäviä kertaluontoisia kustannuksia mahdollisista lisenssien hankkimisista, tietokantojen yhdistämisistä, asiantuntijatyöstä, koulutuksista, laitehankinnoista jne. Edellä mainittujen lisäksi kustannuslaskelmiin tulee huomioida henkilöstön oman työn osuus ja mahdolliset ylityökorvaukset. Työryhmän toimenpide ehdotus: - Selvitettävä mahdollisimman pian organisaatiorakenne kirjaustunnisteen (laskentatunnisteen) valmistelua varten. - Päätettävä, mitä tuotantojärjestelmiä tullaan käyttämään. - Selvitettävä ja päätettävä, mitä talous ja henkilöstöpalveluja tuotetaan Kouvolan talouspalvelukeskuksessa ja/tai kaupungin muissa yksiköissä ja mitä ostetaan ulkopuolelta. - Selvitettävä, mitä tietojärjestelmäsopimuksia voidaan ja halutaan laajentaa/siirtää ja mitä on kilpailutettava. - Käynnistettävä neuvottelut tietojärjestelmätoimittajien ja Pohjois Kymen Tiedon kanssa projektihenkilöstön resursseista. 18

19 Asianhallintajärjestelmän toimenpiteet Tehtävät Nykytila Miten tehdään Toimenpide ehdotus Diaari, kirjaus Noin 50 kirjausta/vuosi, potilasvahinkoilmoituksia, ei muita toimenpiteitä, vain asian kulku ja vaihemerkinnät diaariin. Triplan KuntaToimisto 2011 otetaan käyttöön Dynasty asianhallintajärjestelmä. Keskeneräisiä potilasvahinko ilmoituksia ei ole niin paljoa, ettei niitä voisi siirtää manuaalisesti muutosvaiheessa uuteen järjestelmään. Viranhaltijapäätökset Esityslistat ja pöytäkirjat Määrää ei pystytty arvioimaan Manuaalisesti, päätösluettelot Triplan KuntaToimisto/SHP tekee esityslista ja pöytäkirjat Sopimukset Diaarissa katseluoikeus Triplan Kunta Toimisto Dynasty asianhallintajärjestelmään tai muuhun esim. henkilöstöjärjestelmään henkilöstöpäätökset, työsopimukset jne. Hallinto siirtyy Kouvolan kaupungille ja esityslistat ja pöytäkirjat tehdään siellä Dynastialla Dynastiaan ollaan hankkimassa erillistä sopimusten hallintaa tai vaihtoehtoisesti sopimukset hallitaan Therefore dokumenttien hallintajärjestelmällä asia on kesken. Hankintapäätökset Hankinnat Sapalla Riippuu siitä mistä palvelut hankitaan. Henkilöstöpäätökset Kartoitettava minkälaisia päätöksiä tehdään ja mihin ohjelmaan? Dokumenttien hallinttelmässä Ei dokumentteja järjes Dynastia tai Therefore Arkistohallinta Ei käytössä Kuuluu arkistotoimelle. Muut havainnot: Kuusankosken aluesairaalassa ei ole otettu Triplanin KuntaToimisto ohjelmaa kunnolla käyttöön. Ohjelman sisäänajo on ollut puutteellista ja koulutus vähäistä, josta johtuen ohjelman hyödyt ovat jääneet suurelta osin hyödyntämättä. Kuusankosken aluesairaalassa on 2 4 käyttäjää. Toimenpiteet: Nimetään yksi henkilö perusturvan toimialalta pääkäyttäjiksi (päävastuun kantajat) ja 3 pääkäyttäjää Kuusankosken aluesairaalasta. Pääkäyttäjät ja työryhmän jäsenet tekevät tarvekartoituksen. Pääkäyttäjät koulutetaan ensin. Voidaan olettaa, että Kuusankosken aluesairaalan noin 200 henkilöstä aktiivisia Dynastyn käyttäjiä tulee alkutilanteessa olemaan ja kaikkiaan ehkä 30. Käytettäviä osioita olisivat diaari, viranhaltijapäätökset ja sopimukset. Otetaan käyttöön Kouvolan kaupungilla voimassa olevat toimintaohjeet. Käyttöönotossa tarvitaan johdon sitoutumista. 19

20 Alustava arvio henkilötyöpäivistä: Alku kartoitus: Tunnukset, salasanat ja oikeudet Koulutus pääkäyttäjille Koulutus varsinaisille käyttäjille Yhteensä 1 1/2 pv ½ pv 1 pv 1 pv (jaettuna kahteen ryhmään) 4 pv. Arkistointi suunnitellaan ja toteutetaan osana KoTePa projektia arkistopäällikön ohjeiden ja AMSin mukaisesti. Huomioitava tarvittavien tiedostojen siirto/tulostaminen (esim. henkilökohtaiset tiedostot). Viestinnän edellyttämät toimenpiteet ovat sähköpostitunnusten hankinta siirtyvälle henkilöstölle sekä intran ylläpidon tehtävät/tunnukset. Koulutus sähköpostijärjestelmään ja intraan. 4.2 Asiakastietojärjestelmät Yleistä Työryhmän keskittyi terveydenhuollon Efficaan ja siihen integroituihin ohjelmiin ja niiden rajapintoihin. Sama Efficaversio 4.0 käytössä molemmilla 12/ Nykytila Lisenssit /käyttäjät/henkilökunta/ Effica - Lisenssit KouvolaEffica Käyttäjätunnukset Kouvola: 2840 käyttäjätunnusta ja 36 käyttäjäryhmää (tieto Effican seurannasta). Käyttäjätunnusten luku on suurempi kuin hk:n oikea lkm, koska mukana on anonyymejä resurssikäyttäjiä esim. ajanvarauskirjoja varten. 20