Työkalupakki. ohjeita ja työkaluja Ohjaamon toiminnan esittelemiseen 02 / 2017

Transkriptio

1 Työkalupakki ohjeita ja työkaluja Ohjaamon toiminnan esittelemiseen 02 /

2 Sisältö Lukijalle 1 Ohjaamo-visualisointi 1.1. Ohjaamo-visualisointi kuvaa toimintaa 1.2. Ohjaamo-visualisoinnin tiedostomuodot ja käyttö 1.3. Ohjaamo-visualisoinnin muokkaaminen 2 Ohjaamon esittely päättäjille ja sidosryhmille - Powerpoint-esitys 2.1. Ohjaamon Powerpoint-esitys 2.2. Näin käytät Powerpoint-esitystä 3 Näin esittelet ja teet tutuksi Ohjaamoa 3.1. Näin teet Ohjaamoa tutuksi 3.2. Hyvän presentaation muistilista 3.3. Ohjaamon esittelyn perusrunko 4 Esittelytekstit ja sanasto Tämä työkalupakki on suunniteltu Ohjaamojen käyttöön. Pakki sisältää ohjeita Ohjaamo-visualisoinnin käyttöön ja muokkaamiseen, Powerpoint-esityksen käyttöön ja työkaluja Ohjaamon tutuksi tekemiseen. Materiaali suunniteltiin yhteistyössä Kohtaamon ja Ohjaamojen kanssa. Yhteissuunnittelua toteutettiin työpajojen (2 kpl Kohtaamon ja TEM:n kanssa), Ohjaamoille suunnatun web-kyselyn (vastauksia 32 taholta) ja Ohjaamoille tehtyjen puhelinhaastatteluiden (8 Ohjaamoa) avulla. Prosessista ja visuaalisista lopputuloksista vastasi palvelumuotoiluun ja tiedon visualisoimiseen erikoistunut muotoilutoimisto ABCC. Kiitos yhteistyöstä ja työniloa Ohjaamon parissa! Elina Järvinen Palvelumuotoilija Ananas, Bananas & Cucumber Creative Oy 4.1. Yleisimmät esittelytekstit 4.2. Ohjaamojen sanasto 2 Kohtaamo - Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen

3 1 Ohjaamo-visualisointi

4 1.1. OHJAAMO-VISUALISOINTI KUVAA TOIMINTAA 1.2. OHJAAMO-VISUALISOINNIN TIEDOSTOMUODOT JA KÄYTTÖ Ohjaamojen toimintaa kuvantaa puu-visualisointi (kuva seuraavalla aukeamalla). Puuta ruokkii ja ravitsee ministeriöt. Puun juuret (Yhdistävät tekijät) muodostavat yhtenäisen kasvualustan, josta kukin Ohjaamo on kasvanut omaan ympäristöönsä sopivaksi. Puun rungossa (Toteutus) esitellään Ohjaamon toimintamuodot - paikka, aukioloajat, ja viestintäkanavat. Ylälehvästö (Palvelut) kuvastaa palveluita, joita Ohjaamo tarjoaa. Nuorelle merkityksellistä ja näkyvää on puu, eivät maan alla tapahtuvat strategiset asiat. Kullekin puulle maan ravinteisuus ja juuriston toimivuus ovat tärkeitä - ilman niitä ei puu kasva tukevaksi. Visualisointi on saatavilla kahtena erilaisena tiedostomuotona. Valitse tiedostomuoto käyttötilanteen mukaan ja -tarpeen mukaan. TIEDOSTOMUODOT: PNG sähköinen voidaan käyttää esim. Word- ja käyttö Powerpoint- ohjelmissa PDF paino- voidaan muokata ja skaalata tuotteet suureksi, käyttö esim. rollupissa Visualisointi on esitystyökalu ja sen tehtävä on auttaa hahmottamaan Ohjaamon toimintamallia. Visualisointi toimii apuna, kun Ohjaamosta kerrotaan sidosryhmille ja päättäjille. Visualisointi helpottaa hahmottamaan laajaa kokonaisuutta. Kuva jää helpommin mieleen kuin esittelyteksti. 4 Kohtaamo - Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen

5 OHJAAMO Tieto-, neuvonta- ja ohjauspalvelu vuotiaille nuorille YRITYKSET OPINTO- OHJAUS TYÖHÖN VALMENNUS NUORTEN TIETO- JA NEUVONTA- NUORISO- ETSIVÄ NUORISO- TYÖ TE- TERVEYS- SOSIAALI- MIELEN- TERVEYS- KELA PÄIHDE- TOTEUTUS YHDISTÄVÄT TEKIJÄT NOPEASTI JA TARPEEN MUKAAN HELPPO TULLA YKSI OVI, MONTA PALVELUA MONIAMMA- TILLLINEN TYÖ NUORI ELÄMÄNSÄ TUNTIJANA JATKUVA KEHITTÄMINEN OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖ SOSIAALI- JA TERVEYSMINISTERIÖ TYÖ- JA ELINKEINOMINISTERIÖ 5 Kohtaamo - Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen

6 1.3. OHJAAMO-VISUALISOINNIN MUOKKAAMINEN Kukin Ohjaamo voi muokata visualisoinnin kuvaamaan heidän yksilöllistä Ohjaamoaan. Visualisointia muokataan Powerpoint-ohjelmalla. Lehvästöstä voidaan muokata tekstejä ja lehvästön osion sijainteja sekä kokoja vastaamaan kunkin Ohjaamon toimintaa ja palvelutarjoaamaa. Koon avulla voidaan esimerkiksi kuvata kuinka toiset palvelut ovat laajemmin ja kattavammin saataville (iso koko) ja toiset palvelut suppeammin (pieni koko). Myös sijoittelulla voidaan osoittaa yhteistyökuvioita ja merkityksellisyyttä (ydinpalvelut esim. keskellä lehvästöä). Runkoon merkitään kunkin Ohjaamon sijainti, aukioloajat ja saavutettavuuskanavat (viestintäkanavat). Mikäli näitä tietoja ei haluta käyttää, voidaan pinkillä olevat tekstilaatikot poistaa. Juuristo on kaikilla Ohjaamoilla yhtenäinen. Visualisoinnin avulla voidaan Ohjaamon toimintaa myös analysoida: Onko lehvästö tasapainoinen vai toispuoleinen? Onko palveluita kattavasti vai liian suppeasti? 6 Kohtaamo - Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen

7 2 Ohjaamon esittely päättäjille ja sidosryhmille - Powerpoint-esitys

8 1 2 TOTEUTUS Ohjaamo esittely Ohjaamo esittely YHDISTÄVÄT TEKIJÄT 3 Ohjaamo esittely 5 Ohjaamo esittely NOPEASTI JA TARPEEN MUKAAN TYÖHÖN VALMENNUS NUORISO- YRITYKSET NUORTEN TIETO- JA NEUVONTA- HELPPO TULLA OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖ TERVEYS- MIELEN- TERVEYS- PÄIHDE- KELA Sijainti Aukioloajat Viestintäkanavat YKSI OVI, MONIALAINEN PALVELU TYÖ- JA ELINKEINOMINISTERIÖ OPINTO- OHJAUS NUORI ELÄMÄNSÄ TUNTIJANA Lähde: Tilastokeskus / Työvoimatutkimus joulukuu 2016 JATKUVA KEHITTÄMINEN SOSIAALI- JA TERVEYSMINISTERIÖ 6 Ohjaamo esittely 7 Ohjaamo esittely 8 Ohjaamo esittely 9 Ohjaamo esittely 10 Ohjaamo esittely Lähde: Kohtaamo / Toiminnan lukuja vuodelta 2016 Lähde: Kohtaamo / Toiminnan lukuja vuodelta Ohjaamo esittely 12 Ohjaamo esittely 13 Ohjaamo esittely 14 Ohjaamo esittely Moniammatillinen yhteistyön toimintamalli 2.1. OHJAAMON POWERPOINT-ESITYS 0 Ohjaamo X Etunimi Sukunimi 4 Valtakunnallinen katsaus Ohjaamojen toiminta valtakunnallisesti vuonna Miten sisäinen yhteistyö on toimii? Miten yhteistyö muiden toimijoiden kanssa toimii? yms. Nuorten tilanne nyt Ohjaamojen palvelut valtakunnallisesti Haasteet ja ratkaisut niihin Ohjaamon esittelyyn päättäjille ja sidosryhmille on tehty Powerpoint-esitys. Tiedostossa on valmiit yleiset materiaalit, mutta kukin Ohjaamo täydentää esityksen omilla materiaaleillaan ja sisällöillään. Näin viesti on yhtenäinen, mutta samalla paikallinen vuotiaita nuoria oli joulukuussa 2016 yhteensä Heistä työllisiä oli ja työttömiä Nuorten vuotiaiden työttömyysaste, eli työttömien osuus työvoimasta, oli marraskuussa ,7 prosenttia. 4 Perustuen ensimmäisellä vuosineljänneksellä kerättyyn tietoon, puolivuosiarvioon sekä elolokakuun tiedonkeruuseen arvioin, että koko vuoden 2016 aikana Ohjaamot ovat tarjonneet yksilöohjausta noin kertaa. Ryhmissä nuoria ja nuoria aikuisia on kohdattu hieman tätä enemmän, noin kertaa. Vuoden 2016 elo-lokakuussa, kolmen kuukauden aikana Ohjaamojen palveluja käytettiin kasvokkain yli kertaa. Näistä hieman alle puolet (49 %) kohtaamisista toteutui henkilökohtaisena ohjauksena, yleensä Ohjaamossa paikan päällä mutta myös jalkautuen. Muut kohtaamiset tapahtuivat ryhmissä. Luvuissa ei ole mukana puhelimitse, sähköpostitse tai chatissa toteutettuja ohjauksia. Ohjaamojen palvelut valtakunnallisesti 6 Mitä seuraavaksi? Esitys rakentuu seuraavista osa-alueista: Aloitus 1 Viitekehys - Nuorten tilanne 2 Ratkaisu - Ohjaamot 3 Ratkaisu - Paikallinen Ohjaamo 4 Mitä on tähän mennessä tehty? 5 Moniammatillinen yhteistyö 6 Haasteet ja ratkaisut niihin 7 Seuraavaksi 8 Visio 9 Lopetus 2 3 OHJAAMO Tieto-, neuvonta- ja ohjauspalvelu vuotiaille nuorille SOSIAALI- ETSIVÄ NUORISO- TYÖ TE- Ohjaamo X Palvelut (henkilökohtainen ohjaus, ryhmäohjaus, tapahtumat ) Tilat Aukioloajat Lukujärjestys 4 4 Ohjaamo X Ohjaamo X toiminta vuonna 2016 Mitä meillä on tähän mennessä tehty? Tulokset Palvelutarjooma Tapahtumakonseptit Kokeilut Kehitystyö ja osallistaminen yms 8 9 VISIO Kiitos! Ajatuksia? Etunimi Sukunimi Esimerkkejä pp-esityksen sivuista 8 Kohtaamo - Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen

9 2.2. NÄIN KÄYTÄT POWERPOINT-ESITYSTÄ Sivupohjan valitseminen: Powerpoint-templatessa on 7 erilaista sivupohjaa. Nämä ohjeet ovat Powerpoint versiolle. välilehti Aloitus > kohta Asettelu > valitse haluamasi sivupohja Näin otat Powerpoint-esityksen käyttöön: - Avaa tiedosto. - Täydennä tarvittavat slidet oman Ohjaamosi tiedoilla. - Tallenna muokattu tiedosto uudella nimellä. - Säilytä myös alkuperäinen template-pohja. PERUSSIVU KANSI VÄLIOTSIKKO Rahoituslogon lisääminen: 1. Siirry Dian perustyyli -osioon: välilehti Näytä > kohta Dian perustyylinäkymä > valitse vasemmasta reunasta KANSI- tai LOPETUSSIVU-sivupohja. OHJAAMO-PUU KOROSTUSSIVU VAIN OTSIKKO 2. Tuo kuva: välilehti Lisää > kohta Kuvat > kohta Kuva tiedostosta Asemoi logo haluamaasi kohtaan. 3. Poistu Dian perustyyli -osiosta: välilehti Dian perustyyli > kohta Sulje perustyyli LOPETUSSIVU Alatunnisteen tietojen muuttaminen : (dianumerointi, alatunniste ja päivämäärä) yläpalkin kohta Näytä > kohta Ylä- ja alatunniste > merkitse tarvittavat tiedot 9 Kohtaamo - Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen

10 3 Näin esittelet ja teet tutuksi Ohjaamoa

11 3.1. NÄIN TEET OHJAAMOA TUTUKSI Ohjaamon toimintaa voidaan tehdä monella tapaa tutuksi. Hyväksi todettuja keinoja ovat: - ESITTELYTILANTEET - YHDESSÄ TEKEMINEN JA - VIESTINTÄTOIMENPITEET Tutuksi tekemisessä on tärkeää ymmärtää kuulijan näkökulma ja muistaa selventää myös itselle jo itsestään selvältä tuntuvat asiat. Seuraavalla sivulla on esitelty tarkemmin tutuksi tekemisen keinoja ja miten niitä voidaan toteuttaa. Kuinka monta keinoa teidän Ohjaamossanne on käytössä? Ohjaamojen kohtaamia kysymyksiä / epäilyjä: - Syrjäyttääkö Ohjaamo muita palveluita? - Tehdäänkö päällekkäistä työtä? - Mitä konkreettisesti uutta ja erilaista Ohjaamon toiminnassa on verrattuna olemassa oleviin palveluihin? - Miksi toimittaisiin uudella tavalla? - Onko mitattua näyttöä / tuloksia, että Ohjaamon toimintamalli toimii? - Milloin nuori ohjataan Ohjaamoon? - Muuttaako Ohjaamo työnkuvaani? - Kuormittaako Ohjaamo työtäni entisestään? - Mitä päivystysvuoro konkreettisesti tarkoittaa? Muista puhua näistä avoimesti, selkeästi ja konkreettisten esimerkkien kautta. 11 Kohtaamo - Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen

12 ESITTELYT & TUTUSTUMISET YHDESSÄ TEKEMINEN VIESTINTÄ & KOMMUNIKOINTI ESITTELE OHJAAMOA KIINNOSTAVASTI JA SELKEÄSTI Puhu selkeästi, ymmärrettävästi mutta myös kiinnostavasti Perustele kuulijan näkökulman mukaisesti Kerro tuloksista ja hyödyistä numeerisesti Keskustele avoimesti, ole avoin myös eriäville mielipiteille Kerro mikä muuttuu ja mikä ei muutu Kerro päämäärästä, tavoitteista ja visiota Kerro haasteista ja ratkaisuista niihin TEE KONKREETTISTA YHTEISTYÖTÄ Tehkää yhteisiä asiakascaseja toimijoiden kesken Omaksu kokeilukulttuuri - ketterä ideoiden kokeilu ja toimivien ideoiden jatkokehittäminen Opi ja ymmärrä toisten työstä, kehitä itseäsi ammattilaisena ja yhteistyön tekijänä Tunnista päällekkäisyydet - todennäköisesti niissä voisi ongelman sijasta ollakin synergiaa TEE JATKUVAA VIESTINTÄÄ JA TIEDOTTAMISTA Tee jatkuvaa ja pitkäjänteistä viestintää Pidä sidosryhmät ajan tasalla Ohjaamon toiminnasta esim. uutiskirjeiden avulla Ole aktiivinen sosiaalisessa mediassa Huolehdi, että Ohjaamon www-läsnäolo on selkeää ja ymmärrettävää Muista, että viestintä on maratoni, ei pikajuoksu - tulokset näkyvät pitkällä aikavälillä TEE TUTUKSI & TULE TUTUKSI Tee lobbaus- ja vaikuttamistyötä Kutsu toimijoita Ohjaamoon kylään Kerro Ohjaamon toiminnasta myös muiden tilaisuuksissa Tutustuta eri toimijoiden työntekijöitä vapaamuotoisemman yhdessäolon kautta OSALLISTU AKTIIVISESTI Osallistu aktiivisesti muihin hankkeisiin ja tapahtumiin Tee yhteistyötä muiden proseseissa - auta ja tue toisia Jaa toimivia käytänteitä - tieto ei ole nykyään valtaa - yhteistyö on Ole edelläkävijä - näytä muille tietä PIDÄ HUOLI OHJAAMOLAISISTA Jokainen työntekijä tekee huomaamattansakin viestintää - varmistakaa että jokainen tietää mitä kertoa Ohjaamosta Pitäkää tehokkaita palavereja Vahvistakaa yhdessä hyvää työilmapiiriä Luokaa yhdessä selkeät roolit Kehittäkää toimintaa yhdessä 12 Kohtaamo - Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen

13 3.2. HYVÄN PRESENTAATION MUISTILISTA HYVÄ PRESENTAATIO SYNTYY NÄILLÄ KEINOILLA: HUOMIOI KUULIJA Muokkaa esityksen sisältö kuulijan mukaan - mikä kiinnostaa kuulijaa? Varaudu etukäteen miten kohtaat kuulijan epäilyt ja kysymykset KERRO TARINA - SE JÄÄ PAREMMIN MIELEEN Kerro asiakascasein kautta konkreettisesti miten Ohjaamo toimii ja palvelee asiakkaitaan TAKLAA EPÄILYT Kerro avoimesti myös riskeistä ja haasteista - ja miten aiotte kohdata tai ratkaista niitä VÄHEMMÄN ON ENEMMÄN Jäsentele esityksen sisältö selkeiksi kokonaisuuksiksi Nyrkkisääntö "1 asia / esitysdia" on hyvä pitää mielessä Panosta graafiseen esillepanoon: muista selkeys, informatiivisuus ja kiinnostavuus PERUSTELE JA OSOITA TULOKSET Kerro Ohjaamon toiminnasta, tuloksista ja hyödyistä numeerisesti Käytä esityksessä suoria lainauksia esim. nuorilta, jotka ovat asioineet Ohjaamossa OLE AVOIN KESKUSTELULLE Ymmärrä kuulijaa ja hänen näkökulmaansa Pyri löytämään kuulijan kanssa yhteinen näkemys - älä liikaa tuputa omaa ideaasi 13 Kohtaamo - Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen

14 3.3. OHJAAMON ESITTELYN PERUSRUNKO 0 / Aloitus Esittäydy Kerro mistä aiot puhua 1 / Viitekehys - Nuorten tilanne Kerro viitekehyksestä ja nuorten tilanteesta numeerisesti 2 / Ratkaisu - Ohjaamot 4 / Mitä on tähän mennessä tehty? Kerro mitä olette saavuttaneet ja miten ne ovat saavutettu Kerro hyödyistä ja tuloksista numeerisesti, kaavioiden ja asiakastarinoiden avulla 5 / Moniammatillinen yhteistyö 6 / Haasteet ja ratkaisut niihin Kerro avoimesti haasteistanne ja ratkaisuista niihin Esittele konkreettinen ehdotus / suunnitelma, miten ratkaisuihin päästään Kerro selkeästi, millaista osallistumista toivotte kuulijalta 8 / Visio Kerro visiosta - päämäärä, tavoite, unelma Kannusta yhteistyöhön 9 / Lopetus Kiitä yleisöä Kannusta keskusteluun - kuuntele, ymmärrä ja keskustele Kerro Ohjaamon perustoimintaideasta Kerro mitä uutta ja mitä vanhaa toimintamallissa on 3 / Ratkaisu - Paikallinen Ohjaamo Kerro miten teidän Ohjaamo toimii Kerro mitä moniammatillinen yhteistyö tarkoittaa ja millaisen toimintamallin olette kehittäneet Kerro yhteistyön hyödyistä (hyödyt prosessissa ja hyödyt lopputuloksissa) 7 / Seuraavaksi Kerro mitä seuraavaksi Ohjaamossa tapahtuu Kerro ajankohtaisista ja tulevista tilaisuuksista ja tapahtumista 14 Kohtaamo - Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen

15 4 Esittelytekstit ja sanasto

16 4.1. YLEISIMMÄT ESITTELYTEKSTIT Ohjaamojen ominaisuudet: HELPPO TULLA Ohjaamon palvelut ovat helposti saavutettavia. Ohjaamoon voi tulla päivystysaikoina tai ajanvarauksella. YKSI OVI, MONIALAINEN PALVELU Ohjaamosta saa työllisyyteen, koulutukseen ja osallisuuteen liittyviä tieto-, neuvonta- ja ohjauspalveluita. NOPEASTI JA TARPEEN MUKAAN Ohjaamo tarjoaa nopeaa palvelua ja yhdessä sovittuja nuoren tarpeeseen kartoitettuja palvelukokonaisuuksia. NUORI ELÄMÄNSÄ ASIANTUNTIJANA Nuori on oman elämänsä asiantuntija ja rakentaa omaa tulevaisuuttaan yhdessä ammattilaisten kanssa. Ohjaamon tehtävä on auttaa nuorta eteenpäin. Ohjaamojen visio Täydennetään myöhemmin. Ohjaamojen palvelulupaus Täydennetään myöhemmin. Ohjaamojen slogan Täydennetään myöhemmin. JATKUVA KEHITTÄMINEN Uusia toimintatapoja ja palveluita kehitetään jatkuvasti nuorten ja sidosryhmien kanssa yhdessä. 16 Kohtaamo - Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen

17 4.2. OHJAAMOJEN SANASTO kun puhut näistä asioista... Ohjaamon paikkaa kuvaava sana Ohjaamon palvelua kuvaava sana Asiakasta / asiakkaita kuvaava sana Palveluihin ohjaaminen Nuorelle annettava ohjaus / ohjaajan kanssa tapahtuva vuorovaikutus Yhteiskunnassa osallisena oleminen tarkoittaa jokaisen mahdollisuutta terveyteen, koulutukseen, työhön, toimeentuloon, asuntoon ja sosiaalisiin suhteisiin....käytä näitä sanoja Palvelupaikka Paikka - käytetään lauseissa esim. Ohjaamo on paikka, jossa Tieto-, neuvonta- ja ohjauspalvelu Nuori / Nuoret Alle 30-vuotiaat - käytä ikähaarukkaa, (esim vuotiaat) vain virallisissa yhteyksissä - kuulijat saattavat mieltää nuori-sanan merkityksen vuotiaiksi Palveluohjaus Poluttaminen Ohjaus Ohjauspalvelu Osallisuus 17 Kohtaamo - Työkalupakki Ohjaamon toiminnan esittelemiseen

18 Lisätiedot visualisoinnista ja esittelymateriaaleista: Kohtaamo Merja Tiittanen Työkalupakin ja visualisoinnit Kohtaamolle on suunnitellut Ananas, Bananas & Cucumber Creative Oy