1 Sisällysluettelo 25. marraskuuta 2010

Transkriptio

1 1 1 Sisällysluettelo 25. marraskuuta 2010 Sisällysluettelo Sivu Sisällys toiminnot työntekijöille 2 Kalenteri ja tapahtumien merkitseminen 4 Ajanvarausten tarkastelunäkymä 5 Varauspalvelun käyttö asiakkaalle toiminnot Ylläpitäjälle 6 Uuden palvelun lisääminen 7 Ajanvarausmahdollisuudet 8 Uuden työntekijän lisääminen 9 Asiakaskortisto varauspalvelun asetukset 10 Ajanvarauksen yleiset asetukset 11 Varaussivujen asetukset 12 Muutos ja peruutuspalvelun asetukset

2 2 1 Kalenteri ja tapahtumien merkitseminen Sisäänkirjautuminen Kirjaudu sisään työyhteisöösi aloitussivulta: Jos kirjaudut ensimmäistä kertaa, valitse työyhteisöksi yrityksesi nimi ja kirjaudu sisään saamillasi käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Kalenteri ja merkinnät Sivulla työtunnit kuukausinäkymä näet oman kalenterisi, johon asiakkaiden internetissä tekemät varaukset ja peruutukset päivittyvät automaattisesti. Kalenteriin on mahdollista tehdä poissaolomerkintöjä (kuten ruokatunti, poissaolo tai vuosiloma). Työntekijän merkitsemien poissaolojen aikavälillä häneltä ei voi varata aikoja. Ennakkoon tiedossa olevat poissaolot kuten kesälomat kannattaa merkitä hyvissä ajoin, jotta asiakkaat eivät voi tehdä virheellisiä varauksia. Varauksen tekeminen kalenteriin käynnin tai soiton yhteydessä Kaikki varaukset kannattaa merkitä kalenteriin, jotta varaustilanne internetissä on ajantasainen ja päällekkäisyyksiä ei synny. Tällä tavalla myös näet ajanvaraukset selkeästi aikajärjestyksessä. Aloita kalenterissa napsauttamalla haluttua päivämäärää. Valitse kellonajat ja valitse tapahtuman tyypiksi varaus. Poimi haluttu palvelu varauksen tyyppi pudotusvalikosta. Jos asiakaalla on jo olemassa asiakaskortti [ks. luku 6] hänen nimensä löytyy valitse asiakas valikosta. Asiakkaan valitseminen noutaa lomakkeelle olemassaolevat yhteystiedot ja varaus merkitään asiakkaan asiakaskortille. Varauksen tiedot löytyvät myöhemmin helposti tarkastelemalla asiakaskortistosta. Vahvista varaus napsauttamalla tallenna. Puhelinperuutuksia saadessasi voit peruuttaa varauksia kalenterista. Etsi oikealta päivältä peruttava aika ja napsauta se auki. Varauksen tiedot avautuvat uuteen ikkunaan. Napsauta peru varaus painiketta, ja vahvista painamalla OK. Varaus perutaan välittömästi ja aika vapautuu internetissä. Kalenteriin jää punainen merkintä peruutetusta varauksesta. Napsauttamalla peruutusmerkintää voit merkitä samalle ajalle uuden varauksen. Jos haluat poistaa peruutusajan kokonaan, voit poistaa varatun ajan poista painikkeesta samassa ikkunassa. arkipyhät ja kiinniolot Kun yritys on suljettuna arkipyhien tai muiden syiden takia, varausten tekeminen internetissä kannattaa estää merkitsemällä kaikkien työntekijöiden kalentereihin poissolomerkintä. Poissaolon tai arkipyhän merkitseminen kaikille työntekijöille on helpointa massakirjauksella. Massakirjauksen suorittamiseen tarvitset ylläpitäjän oikeudet. Aloita napsauttamalla työtunnit massakirjaus. Valitse kirjauksen tyyppi, esimerkiksi arkipyhä tai poissaolo. Valitse yksittäinen merkintä tietylle päivälle tai tarpeen mukaan useamman päivän ajanjakso. Lopuksi valitse rastittamalla haluamasi työntekijät, tai kaikki ryhmitellyt käyttäjät. Päätä poissaolokirjausten kirjaus napsauttamalla suorita massakirjaus. ajanvarausraportti Ajanvarausraportti sivulla varaus ajanvarausraportti noutaa ajanvarausten tiedot haluamaltasi aikaväliltä. Raportti näyttää päivämäärät, varatun ajan ja palvelun, sekä asiakkaan täydelliset yhteystiedot. kalenteri ja tapahtumien merkitseminen Kuva 1 Uuden tapahtuman lisääminen kalenterissa. Napsauta päivämäärää, jolle haluat luoda uuden tapahtuman. Valitse tapahtuman tyypiksi Varaus. Valikossa listataan kaikki palvelunne

3 3 värien lyhyt oppimäärä Varausten tila on kalenterissa merkitty eri väreillä, joiden tarkoitus on antaa nopealla tarkastelulla selkeä käsitys varauksista ja peruutuksista. Vihreällä merkitty varaus on aika, johon on varauksia ja kaikki vapaat paikat on varattu. Jos otatte vastaan vain yhden asiakkaan kerralla, näette varauksenne aina vihreinä. Varauksen tiedot avautuvat napsauttamalla asiakkaan nimeä. Varaus näkyy keltaisessa tilassa kun samalle varaukselle otetaan useita asiakkaita ryhmänä, mutta kaikkia paikkoja ei ole vielä varattu. Nykyinen varaustilanne näytetään palvelun nimen lopussa, esimerkiksi [4/10], kun neljä paikkaa kymmenestä on Varattu palvelu, varausajan paikkatilanne ja kellonaika. Näet asiakkaan yhteystiedot napsauttamalla nimeä. kalenteri ja tapahtumien merkitseminen varattu. Punaisessa tilassa oleva varaus on peruutettu aika. Napsauttamalla linkkiä [Asiakas on perunut varauksen] näet peru- Peruttu aika. Napsauta tekstistä esiin peruneen asiakkaan tiedot. neen asiakkaan tiedot. Voit siirtää perutun ajan toiselle asiakkaalle tai poistaa merkinnän kokonaan. Ajalle on varauksia, mutta paikkoja on vielä vapaana.

4 4 2 Ajanvarausten tarkastelunäkymä Ajanvarausten tarkastelunäkymä on vaihtoehtoinen tapa tarkastella ja merkitä ajanvarauksia. Tarkastelunäkymä näyttää kalenterin merkinnät tuntitaulukkona, josta on nopea hahmottaa vapaana olevat ajat. Avaa tarkastelunäkymä napsauttamalla varaus varausten tarkastelunäkymä. Kun tarkastelunäkymää käytetään ylläpitäjän oikeuksilla, kaikkien työntekijöiden käytettävyys on nähtävissä kerralla. Tarkastelunäkymä soveltuu käyttöön tilanteessa jossa kaikkien työntekijöiden saatavuus pitää nähdä nopeasti, esimerkiksi yrityksen vastaanottopisteessä. Varauksen tekeminen tarkastelunäkymässä Uusi varaus on mahdollista merkitä tarkastelunäkymässä napsauttamalla luo halutun kellonajan ja työntekijän kohdalta. Varauksen tyyppi on oletuksena varaus. Palvelun tyyppi ja asiakas ovat valittavissa pudotusvalikoista samoin kuin kalenteria käytettäessä. Tarkastelunäkymästä merkityt varaukset näkyvät työntekijöiden kalentereissa. Näkymässä näytetään oletuksena yhden päivän ajanjakso. Voit valita tarkasteluun useamman päivän ajanjakson, jolloin päivät näytetään peräkkäin. Kuten kalenterissa, siniset nuolet siirtyvät tuleviin tai menneisiin päiviin. Valitun aikavälin tarkkuus määrittää, onko tarkasteluväli 15, 25, 30 vai 60 minuuttia. Jos esimerkiksi etsit asiakkalle puolen tunnin aikaa, 30 minuutin tarkasteluväli helpottaa sopivien aukkojen löytämistä ja nopeuttaa sopivan ajan valitsemista. Valittu ajanjakso määrittää, miltä kellonajoilta varauksia tarkastellaan. AjanVarausten tarkastelunäkymä Kuva 2 Varausten tarkastelunäkymä Valittu ajanjakso on yksi päivä Valittu aikaväli on kello 08:00 18:00 Työntekijöiden ajat listataan riveittäin. Vapaat ja varatut ajat on eritelty näkymässä selkeästi

5 5 3 Varauspalvelun käyttö asiakkaalle Asiakkaalle näkyvän varauspalvelun osoite löytyy asetusisivun työyhteisö Asiakas voi tarkastella kaikkia varauskirjoja tai valita pudotusvalikosta yksittäisen palveluntarjoajan ajanvaraus yleiset asetukset kohdasta (esimerkiksi tutun hierojan) varauspalvelun verkko-osoite. Tämän osoitteen linkität yrityksesi verkkosivulle. Ensin asiakas valitsee ohjeen mukaisesti listalta haluamansa palvelun napsauttamalla palvelun nimeä. Seuraavaksi aukeaa kalenterinäkymä, jossa näkyvät seuraavien viikkojen vapaat ajat. Asiakas valitsee mieleisensä päivän varauskirjan. Seuraavalla sivulla kerätään asiakkaan yhteystiedot ja pyydetään vahvistamaan varaus. Kenttiä voidaan asettaa pakollisiksi, kuten nimi, puhelinnumero tai sähköposti. Kun asiakas painaa VARAA-painiketta, varaus kirjautuu järjestelmään ja näytölle tulee varauksen yhteenveto. ja napsauttaa päivämäärää. Avautuvasta Sivun voi tulostaa tulostin painikkeesta. päivänäkymästä hän klikkaa haluamaansa Lisää varauksia voi tehdä uusi kellonaikaa. varaus painikkeesta. Asiakkaalle näkyvän muutos/peruutuspalvelun osoite löytyy asetusisivun yleiset asetukset kohdasta muutospalvelun verkko-osoite. Linkittäkää tämä osoite yrityksenne verkkosivulle jos haluatte ottaa palvelun käyttöön. Antamalla varausnumeron ja sähköpostiosoitteen (saman kuin varausta tehdessä) asiakas pääsee vaihtamaan aikaa tai perumaan varauksensa. Varauspalvelun käyttö asiakkaalle Kuva 3 Varauksen vaiheet internetpalvelussa. Palvelun valinta Päivän ja ajan valinta Varauksen täyttäminen Vahvistus varauksesta

6 6 4 Uuden palvelun lisääminen Normaalit päivittäiset palvelut ovat varaustyyppejä, joita on mahdollista varata milloin tahansa viikolle määriteltyinä kellonaikoina. Palvelujen lisääminen Asiakkaiden internetissä näkemät palvelut luodaan ylläpitosivulla. Siirry sivulle ylläpito Työyhteisö Työyhteisön asetukset Ajanvaraus Varaustyypit. Jokainen uusi palvelu luodaan uutena varaustyyppinä. Nepton asettaa Ajanvarauksen käyttöönotossa sovitun määrän palveluita valmiiksi. Voit lisätä uusia palveluita napsauttamalla listan seuraavaa tyhjää kohtaa, esimerkiksi Aikataulutettu palvelu 6. Palvelulle pitää merkitä tiettyjä perustietoja, jotta asiakkaat voivat tehdä varauksia. Anna Nimi-kenttään palvelun nimi, jonka asiakkaat näkevät internetissä. Kirjoita Kuvaus kenttään palvelun kuvaus asiakkaille. Määrittele Oletuskesto kohtaan palvelun kesto. Jos haluat erimittaisia palveluita, tulee ne määritellä erillisinä varaustyyppeinä. Oletuskesto vaikuttaa siihen, miten paljon vapaita aikoja päivälle näytetään. Paikkojen määrä kertoo kuinka monta yhtäaikaista asiakasta työntekijä ottaa vastaan. Esimerkiksi liikuntaryhmäpaikkoja voi olla 20, kun taas hieronnassa on vain yksi asiakas kerrallaan. Uuden palvelun lisääminen työajat ja poikkeukset Jokaisen palvelun kohdalla on mahdollista määritellä, minä viikonpäivinä ja kellonaikoina asiakkaanne voivat varata aikoja. Useimmissa tapauksissa nämä ovat yrityksen aukioloajat, mutta poikkeuksia on mahdollista merkitä tarvittaessa. Jos palvelua ei tarjota tiettynä päivänä, täytä kellonajoiksi 00:00 00:00. Uusi palvelu tulee heti käyttöön internetissä, kun olet tallentanut muutokset tallenna-painikkeesta. Kuva 4 Varaustyypin asetussivulla määritellään yksittäisen palvelun tiedot. Sivulla kiirjoitetaan asiakkaille näkyvä nimi ja kuvaus, palvelun kesto ja hinta sekä internetissä näkyvät työajat viikonpäivittäin.

7 7 5 Ajanvarausmahdollisuudet Ajanvarausmahdollisuus eroaa varaustyypeistä siten, että se järjestetään vain kerran tiettynä päivänä ja tiettyyn aikaan. Ajanvarausmahdollisuus voi olla esimerkiksi asiakkaille järjestettävä tapahtuma, johon otetaan tietty määrä osallistujia. Toisin kuin varaustyypit (ks. luku 2) ajanvarausmahdollisuus merkitään aina kalenterista. Siirry luomaan ajanvarausmahdollisuus valitsemalla työtunnit kuukausinäkymä. Luo uusi tapahtuma napsauttamalla sopivaa päivämäärää kalenterissa. Valitse tapahtuman tyypiksi Ajanvarausmahdollisuus. Valitse suurin mahdollinen osallistujamäärä (enintään 50), hinta ja määräytyykö hinnoittelu osallistujien vai ilmoittautumisten määrän perusteella. Kuvaus-kenttään kirjoitettu kuvaus näkyy kalenterissa. Kenttään HTML-kuvaus kirjoitettu teksti näkyy asiakkaille internetissä. Uusi ajanvarausmahdollisuus näkyy heti internetissä uutena palveluna ajanvarauksen aloitussivulla. Jos et näe lisättyjä ajanvarausmahdollisuuksia, tarkasta ylläpito-osiosta, että ajanvarausmahdollisuudet näytetään asiakkaille. Avaa sivu Ylläpito Työyhteisö Työyhteisön asetukset Ajanvaraus Varaustyypit. Varmista, että asetus Näytä myös ajanvarausmahdollisuudet varaussivulla on valittu aktiiviseksi. Suosittelemme asettamaan ajanvarausmahdollisuuksien näytön pois päältä aina kun se on mahdollista. Tämä nopeuttaa sivujen latautumista asiakkaillenne. Kuva 5 Ajanvarausmahdollisuus merkintään kalenteriin napsauttamalla päivämäärää. Kuva 6 Ajanvarausmahdollisuus näytetään erillisenä palveluna valitun nimen ja kuvauksen kanssa Ajanvarausmahdollisuudet Kuva 7 Tarkista asetuksista, että ajanvarausmahdollisuuksien näyttäminen on käytössä.

8 8 6 Uuden työntekijän lisääminen Uusi työntekijä luodaan valikosta YLLÄ- luotu varaustyyppeihin. Valitse ensin käyttäjä, PITO KÄYTTÄJÄT Luo uusi käyttäjä. esimerkiksi Heli. Napsauta ajanva- Kullekin käyttäjälle tulee antaa salasana raus ja valitse kaikki ne palvelut joita Heli ja kirjoittaa sama salasana uudelleen. tarjoaa, esimerkiksi Miesten hiusten Lisäksi tulee kirjoittaa Etunimi ja Sukunimi. leikkuu, Naisten hiusten leikkuu ja Muut tiedot eivät ole pakollisia. Kun uusi työntekijä on luotu, hänet voi yhdistää niihin palveluihin joita hän tarjoaa. Yhdistäminen Naisten hiusten leikkuu ja värjäys. Paina lopuksi TALLENNA. Halutessasi voit merkitä kullekin työntejän tapahtuu sivulla käyttäjät Käyttäkijäle yksilölliset ajat. Tämä sopii erityisesti, asetukset ajanvaraus. jos joku toimii esimerkiksi osa-aikaisena Listalla näkyvät kaikki palvelut, jotka on tehden aina lyhyempää päivää, tai mikäli henkilö työskentelee tiettyinä päivinä viikossa. Poikkeussääntö korvaa työntekijän kohdalla työyhteisötason säännön. Poikkeussääntö pitää tehdä erikseen kaikissa niissä aikataulutetuissa palveluissa, joihin poikkeus halutaan. Merkitse poikkeus napsauttamalla aikataulutettua palvelua ja valitsemalla käyttöön asetus Aktivoi käyttäjäkohtaiset asetukset. Valitse kaikille viikonpäivälle mihin aikaan varaukset ovat mahdollisia. Uuden työntekijän lisääminen Kuva 8 Uuden käyttäjän luominen järjestelmään. Avaa sivu Ylläpito Käyttäjät ja valitse Luo uusi käyttäjä. Kuva 9 Käyttäjän asetuksista määritetään mitä palveluita häneltä voidaan tilata. Kuvassa valittu käyttäjä on Heli Karhu ja hänet on liitetty kahteen palveluun. Asiakkaat voivat internetissä varata Heliltä aikoja aikoja näihin palveluihin.

9 9 7 Asiakaskortisto Sähköinen asiakaskortisto on osa ajanvarausjärjestelmää. Jos et näe ylävalikossa Asiakaskortit-välilehteä, ota toiminto käyttöön ylläpitosivulla työyhteisö työyhteisön asetukset asiakaskortit valitsemalla palvelu käytössä. Internetin kautta ajan varanneet asiakkaat tallentuvat automaattisesti uusille asiakaskorteille, jos asiakas on käyttänyt varauksessa etunimeä ja sukunimeä. Jotta asiakkaan myöhemmät varaukset tallentuisivat samalle kortille, on hänen käytettävä lisäksi joko sähköpostiosoitetta tai puhelinumeroa. Pelkällä etunimellä tehdyt varaukset eivät luo uutta asiakasta kortistoon. Asiakaskortille tallentuu historiatieto asiakkaan tekemistä ajanvarauksista. Jos yrityksenne on ennestään kerännyt asiakkaiden tietoja, voitte täyttää niiden pohjalta uudet kortit Nepton Ajanvarauksen asiakaskortteihin. Näin esimerkiksi varaus-merkintää tehtäessä tiedot löytyvät nopeasti. Muokkaaminen ja lisääminen Valitse asiakaskorteissa välilehti asiakkaan tiedot. Tällä sivulla voit katsella asiakkaiden yhteystietoja tai luoda uusia asiakkaita. Olemassaolevia asiakkaita voit katsella valitsemalla valittu henkilö -valikosta asiakkaan nimen. Uusi asiakas lisätään valitsemalla valittu toiminto -valikosta vaihtoehto luo uusi asiakas. Asiakkaan ajanvaraukset Nepton Ajanvaraus kerää asiakaskorteille tiedot ajanvarauksista. Näin esim. unohtuneen ajan tarkastaminen onnistuu helposti tarkastamalla asiakkaan tiedot. Voit tarkastella asiakkaan ajanvarauksia asiakaskortiston välilehdellä asiakkaan ajanvaraukset. Oletuksena varauksia etsitään nykyiseltä kuukaudelta. Voit selata vanhoja tai tulevia varauksia vaihtamalla valitun ajanjakson päivämäärät tai tarkastelemalla menneitä tai tulevia ajanjaksoja sinisistä nuolipainikkeista. Asiakaskortisto Kuva 10 Asiakkaan tietojen tarkastelu Asiakaskorteissa. Tulostusnäkymästä tiedot voi tulostaa, Luo uusi asiakas luo uuden asiakaskortin. Valitse henkilö pudotusvalikosta

10 10 8 Ajanvarauksen yleiset asetukset Palvelun tärkeimmät asetukset on yleensä kartoitettu ja asetettu valmiiksi Nepton Ajanvarauksen toimituksessa. Asetuksia voit muokata jälkikäteen ylläpitosivulla lun linkittämiseen. Jos haluatte mukauttaa varauskirjan ulkoasua CSS-tyylitiedostolla, määrittäkää se kohdasta ulkoisen tyylisivun URL. Normaalisti Nepton toteuttaa ylläpito työyhteisö työyhteisön varauskirjan ulkoasun yrityksenne omissa asetukset ajanvaraus. väreissä, joten tämä on harvoin tarpeen. Varauspalvelun verkko-osoite on se internet-osoite, josta asiakkaat varaavat aikoja. Muutospalvelun verkko-osoite on se internet-osoite, josta asiakkaanne voivat muuttaa ja perua aikoja. Kotisivunne ylläpitäjä voi käyttää näitä osoitetta palve- Kaikkien sivujen otsikko on teksti, joka toistuu jokaisella asiakkaille näkyvällä sivulla yläotsikkona. Varaaminen mahdollista kohtaan voitte määritellä kuinka paljon aikaisemmin vähintään varaus on tehtävä (yleisesti tuntia ennen varattavaa aikaa). Näytä tätä ennen olevat ajat kohtaan suosittelemme valinnaksi Ei. Varaaminen sallittua kohtaan voit valita monenko vuorokauden päähän nykyhetkestä asiakkaat pystyvät tekemään varauksia internetissä, enintään 360 vuorokauden päähän. Suosittelemme kuitenkin enintään vuorokauden ajanjaksoa. Pidemmän jakson käyttäminen hidastaa sivujen toimintaa erityisesti jos käytössä on useita varauskirjoja. ajanvarauksen yleiset asetukset Kuva 11 Ajanvaraukset yleiset asetukset ylläpitosivuilla. Valitse Työyhteisön asetukset pudotusvalikosta. Napsauta auki ajanvaraus ja yleiset asetukset. Kaikkien sivujen otsikko on asiakkaillenne näkyvien sivujen yläotsikko. Vapaiden aikojen näkymiseen vaikuttavat asetukset.

11 11 9 Varaussivujen asetukset Varaussivujen asetukset on asetettu toimituksessa valmiiksi. Tarvittaessa asetuksia on mahdollista muuttaa ylläpidon sivulla ylläpito työyhteisö työyhteisön asetukset ajanvaraus. Varaussivu 1 Varaussivu 1 tarkoittaa ensimmäistä sivua jonka asiakas näkee tehdessään varausta. Palvelun valinta otsikko tarkoittaa ohjetta palvelun valintaan esimerkiksi Valitse haluamasi palvelu. Sivun teksti kohtaan kirjoitettu teksti tulee palvelun valintaotsikon ja sivun pääotsikon väliin. Kentän voi myös jättää tyhjäksi. Varaussivu 2 Varaussivu 2 tarkoittaa seuraavaa sivua jonne asiakas siirtyy valittuaan haluamansa palvelun. Tällä sivulla asiakas valitsee itselleen sopivan ajan ja tekijän. Ajankohdan valinta otsikko tarkoittaa ajankohdan valintaan liittyvää ohjetta esim. valitse haluamasi päivä ja aika. Varauskirja avonaisena tarkoittaa, seuravasti: nimi pakollinen Suositellaan valittavaksi Kyllä. Osoite pakollinen Postinumero pakollinen Kaupunki pakollinen Kysy maata Maa pakollinen Puhelinnumero pakollinen Suositellaan valittavaksi Kyllä. Sähköposti pakollinen Suositellaan valittavaksi Kyllä. Kenttään Näytä kokonaishinta merkitsemällä kyllä palvelu laskee asiakkaalle tulevan hinnan, mikäli kullekin palvelulle on varaustyypit kohdassa määritelty hinta. Kohdassa Vapaasti määritettävä monivalintakysymys voidaan laatia vapaavalintainen monivalintakysymys. Kysymys voidaan merkitä asiakkaalle pakolliseksi valitsemalla monivalinta pakollinen. Tekstikenttään monivalintakysymyksen kuvaus voidaan tarkentaa kuvaukseen voi tarkentaa minkä tyyppisestä yhteydenotosta on kysymys. Valinta markkinointiluvan oletusvalinta tarkoittaa näkyykö Kyllä vai Ei oletusvalintana asiakkaalle. Kysy erityistoiveita kohdassa valitaan voiko asiakas kirjoittaa internetissä lisätoiveita ajan varaamisen yhteydessä. Kun asiakas on täyttänyt pakolliset kentät ja painaa VARAA AIKA, hän siirtyy vahvistussivulle ja saa sähköpostivahvistuksen varauksesta. Varaussivu 4 Varauksen viimeisellä sivulla asiakas näkee yhteenvedon varauksestaan. Ylläpitosivulla varaussivu 4 voit kirjoittaa vahvistussivulle tekstin, joka näytetään otsikon ja varauksen yhteenvedon välissä. Asetus Lähetä vahvistus sähköpostitse asiakkaalle määrittää lähetetäänkö varauksesta vahvistus asiakkaan antamaan sähköpostiin. Suositellaan valittavaksi Kyllä. Asetus Lähetä vahvistus sähköpostitse ylläpitäjälle määrittää lähetetään- varaussivujen asetukset näkyvätkö kaikki henkilöt/ajat joille voi tehdä varauksen heti. Avonaisessa varauskirjassa asiakas näkee pitkän listauksen kaikis- kysymystä, esimerkiksi kertoa ohjeita. Monivalintakysymyksellä voidaan tiedustella esimerkiksi mitä kautta asiakas kö varauksista ilmoitus ylläpitäjän sähköpostiin. Kirjoita ylläpitäjän sähköpostiosoite alla olevaan kenttään. ta vapaista ajoista. Jos valitset varauskirja avonaisena, asiakas voi katsella vapaita aikoja napsauttamalla kalenterin päivämääriä. Kalenterisivun pudotusvalikosta asiakas voi valita KAIKKI VARAUSKIRJAT tai juuri sen henkilön varauskirjan, jolle haluaa varauksen tehdä. Näkymä päivittyy valinnan mukaisesti. varaussivu 3 Kun asiakas on valinnut haluamansa palveluntarjoajan, päivän ja ajan, hän pääsee täyttämään yhteystietonsa. Nimi pakollinen asetus on oletuksena asetettu valintaan kyllä. Seuraavaksi määritellään muut pakolliset tai vapaaehtoiset kentät. Suosittelemme niiden asettamista on kuullut yrityksestä. Monivalintakysymyksen vastausvaihtoehdot kohtaan kirjoitetaan omille riveilleen halutut vaihtoehdot. Ohjetekstin voit rivittää normaalisti kuten tekstinkäsittelyohjelmassa, esimerkiksi: Lehti Radio TV Kaveri Markinointilupa määrittää kysytäänkö asiakkaalta, saako häneen ottaa yhteyttä esimerkiksi lähettämällä suoramarkkinointia. Markkinointilupakysymyksen Asetus lähetä vahvistus sähköpostitse varauksen kohteelle määrittää, lähetetäänkö internetissä tehdyistä varauksista sähköposti-ilmoitus sille työntekijälle, jonka varauskirjaan varaus tehdään. Varaus lähetetään siihen sähköpostiin, joka on asetettu työntekijän tietoihin. Sähköpostiosoitteen voit asettaa sivulla Ylläpito käyttäjät käyttäjän tiedot. Kenttään Sähköposti lähetetään osoitteesta määritellään lähetys/vastausosoite asiakkaalle lähtevään varausvahvistukseen. Aseta kenttään sähköpostiosoite, johon haluat vastaanottaa asiakkailta sähköpostia.

12 12 10 Muutos ja peruutuspalvelun asetukset Asiakkaanne voivat peruuttaa tai muuttaa varauksiaan internetissä muutos/peruutuspalvelussa. ti kenttään kirjoitettu teksti näytetään otsikon ja varaustietojen välissä. Muutos- ja peruutuspalveluun liittyvät tekstit ja asetukset ovat muokattavissa Peruutus/muokkaus sivu 2 asetussivulla Ylläpito työyhteisö Tämä sivu aukeaa kun asiakas on tunnis- työyhteisön asetukset ajanvaraus. tautunut antamalla sähköpostiosoitteensa ja varausnumeronsa. Sivun teksti kenttään peruutuspalvelun osoite Saat peruutuspalvelun linkin verkkosivulle ylläpidosta ajanvarauksen yleiset asetukset-sivulta voi kirjoittaa vapaasti tekstiä, kuten varauksen muuttamiseen tai peruuttamiseen liittyviä ohjeita. napsauttamalla ja kopioimalla linkin kohdasta muutospalvelun verkko-osoite. Varauksen muokkaus Muokkauksen aikaraja määrittää takarajan varauksen muuttamiselle ja peruutuksille Peruutus/muokkaus sivu 1 Tämä on peruutuspalvelun ensimmäinen sivu, jossa asiakas tunnistautuu sähköpostiosoitteella ja varausnumerolla. Sivun tekspäivä internetissä. Esimerkiksi oletusasetus 1 määrittää, että että 24 tunnin varoajalla ennen varattua aikaa asiakas ei voi enää muuttaa varaustaan. Vahvistuksen otsikko on asiakkaalle lähtevän sähköpostin otsikko. Tekstikenttään Vahvistusviesti asiakkaalle voi kirjoittaa varauksesta lähetettävän sähköpostivahvistuksen. Tekstikenttään vahvistusviesti ylläpitäjälle voit muotoilla sähköpostiviestin, joka lähetetään ylläpitäjän sähköpostiin. Älä poista tekstitageja (esimerkiksi SERVICE_NAME tai EXACT_START_TIME), joilla merkitään mihin kohtiin muutoksen tiedot tulostuvat sähköpostissa. Aseta viesteihin liittyvät sähköpostiosoitteet sivulla varaussivu 4, vahvistus [ks. luku 7]. Varauksen peruutus Valikko on toiminnaltaan samankaltainen kuin varauksen muokkaus kohta. muutos ja peruutuspalvelun asetukset Kuva 12 Muutos- ja peruutuspalvelun asetukset sisältävät pääasiassa vapaasti muokattavia tekstisisältöjä. Täällä asetetaan myös takaraja varauksen muokkaamiselle, esimerkiksi vuorokausi ennen varattua aikaa.