Kokkolan kaupungin organisaation ja johtamisen kehittäminen

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Kokkolan kaupungin organisaation ja johtamisen kehittäminen 845/00/01/05/2010 KH 431 Valmistelija: Suunnittelujohtaja Seppo Kässi, puh ja kaupunginlakimies Ben Weizmann, puh Kuntien toimintaympäristö on nopeasti muuttunut Kuntien toiminnalle asetetut taloudelliset ja muut vaatimukset ovat kasvaneet. Kuntien rooli ja tehtävät sekä kuntalaisten vaatimukset ovat muuttuneet. Kuntien luottamushenkilötyön vaativuus on kasvanut. Kuntien organisaatioita on muutettu paloittain, mm. kuntien liikelaitokset, erilaiset yhtiön ym. vastaavat ovat lisääntyneet. Kuntien yhteistoiminta on laajentunut. Kunnat ovat muodostuneet konserneiksi. Kaupunginhallitusten tulisi toimia todellisina konsernihallituksina. Kunnat ovat m. vaikuttavuuden ja tuottavuuden kehittämiseksi eri puolilla Suomen ottaneet käyttöön erilaisia tilaaja-tuottaja -malleja, toimintaa on organisoitu elinkaarimallin mukaisesti, on kehitetty prosessimaista toimintamallia, palvelumuotoilua asiakkaiden kanssa, kuntalaisten osallistumista ja kuulemista on kehitetty. On myös pohdittu ja otettu käyttöön poliittisen ohjauksen vahvistamiseen liittyviä organisaatiomalleja ja toimintamalleja. Myös Kokkolassa on viime vuosina toteutettu monia muutoksia, mutta esim. kaikilla edellä todetuissa asioissa on edelleen kehittämistarvetta. Kokkolan kaupungin strategiassa on mm. seuraavat tähän kokonaisuuteen kuuluvat asiat: - Toimiva organisaatio- ja johtamisrakenne - Konserni- ja omistajaohjauksen toimivuus - Vallan ja vastuun tasapaino - Palvelujen tehokkaat järjestämis- ja tuotantotavat sekä toimivat palveluprosessit - Oikeiden tuotantotapojen valinta palvelujen järjestämisessä sekä palvelujen saumattomuus ja työtapojen tehokkuus - Laaja-alainen sidosryhmien kanssa toteutettava hyvinvointipolitiikka sekä hyvinvointia edistävien palveluiden kehittäminen ja palveluprosessien toimivuus asiakaslähtöisesti - Osallistuva ja vastuullinen kuntalainen (asiakastyytyväisyyskyselyt) Kokkolassa valtuustoryhmien puheenjohtajista koostunut hallintosääntötyöryhmä puheenjohtajanaan Anne Mäkelä on selvittänyt hallintosäännön uudistamista. Kaupunginhallitus päätti syksyllä 2010, että kaupunki osallistuu Kuntaliiton ja Audiapron verkostohankkeeseen USO -uuden sukupolven organisaatio ja johtaminen hankkeeseen. Tähän liittyen toteutettiin aluksi kysely johtaville luottamushenkilöille

2 ja virkamiehille. Kyselyn ja siihen liittyneen seminaarin pohjalta kaupunginhallitus hyväksyi tammikuussa 2011 suunnitelman kaupungin konsernin johtamisen ja organisaation kehittäminen Kehitettävät kohteiksi Kokkolassa määriteltiin: erityisesti USO:n puitteissa konsernijohtaminen - poliittinen ja ammatillinen johtaminen, palvelujen järjestämisen organisointi. USO:n liittyen on järjestetty seminaareja osallistuttu valtakunnallisiin teema- ja vertaisseminaareihin. Kaupunginhallitus alkukesällä 2011 asetti USO -ohjausryhmän, jossa jäseninä ovat olleet kaupunginhallituksen kokouksiin osallistuvat, valtuustoryhmien puheenjohtajat ja johtavia viranhaltijoita. Valmistelua on tehty prosessina USO -ohjausryhmässä. Uudistuksen lähtökohdiksi hyväksyttiin: - Asiakaslähtöisyyden korostaminen ja kuntalaisen omatoimisuuden ja ennaltaehkäisevyyden vahvistaminen - Organisaatiorakenteen yksinkertaistaminen - Poliittisen ohjauksen turvaaminen - Vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden edistäminen - Konsernijohtamisen ja -hallinnon sekä omistajaohjauksen kehittäminen Lähtökohtien pohjalta Kokkolan kaupungin organisaation ja johtamisen periaatteiksi hyväksyttiin: Asiakaslähtöinen, prosessimaista toimintatapaa soveltava palveluorganisaatio. Asiakaslähtöinen, prosessimainen lähtökohta tarkoittaa sitä,että toiminta organisoidaan asiakkaan ja kuntalaisen kokeman palvelukokonaisuuden tai prosessin näkökulmasta eikä perinteisen sektoroituneen hallinnon näkökulmasta ja tarpeista. Asiakaslähtöisyys tarkoittaa myös sitä, että asiakas ja kuntalainen riippuen kulloisestakin kuntalaisen roolista ja mahdollisuuksista on mukana palvelun muotoilussa ja palvelun tuottamisessa - palvelut tuotetaan asiakkaiden kanssa. Palvelujen ja toiminnan järjestäminen kuuluu toiminnan johtamista varten valituille poliittisille luottamushenkilöelimille. Tavoitteena tässä on poliittisen johtamisen vaikuttavuuden vahvistaminen, tuloksellisuuden parantaminen ja vaikuttavuuden parantuminen asiakkaan näkökulmasta. Kuntalain määräykset kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksista osaltaan velvoittavat edellä todettuun. Kunnan tehtävä on edistää kuntalaisten hyvinvointia. Elinvoimaisella kunnalla on mahdollisuuksia hyvinvoinnin edistämiseen. Kunnalla on toimintoja ja tehtäviä, joihin on syytä tavoitella mahdollisimman paljon asiakkaita - esim. rakentajat, yritysten perustajat, yritystonttien hakijat, kuntoratojen käyttäjät. Toisessa päässä ovat palvelut, jotka ovat yksilökohtaisia ja yleensä kalliita. Väliin jäävät esim. monet sivistystoimen palvelut, joilla luodaan edellytyksiä ja mahdollisuuksia yksilötason hyvinvoinnille ja joilla voidaan vähentää raskaimpien palvelujen tarvetta ja niiden piirissä pysymistä. Kuntien

3 johtamisen, toiminnan organisoinnin ja taloudellisten selviytymismahdollisuuksien kannalta on tärkeää tunnistaa näiden kaikkien "suppilon" osien merkitys ja niiden toimintalogiikka sekä niihin liittyvät ydinprosessikokonaisuudet. USO -ohjausryhmässä käsiteltiin Kokkolan kaupungin ydinprosessit ja niistä vastaava organisaatiorakenne. Liitteenä tähän liittyvä kaavio. Jatkokäsittelyssä kaaviosta poiketen päädyttiin kuitenkin siihen, että kasvu, oppiminen, kulttuuri ja omaehtoinen hyvinvointi -ydinprosessia johtaa kaksi lautakuntaa eikä yksi kuten kaaviossa esitetään. Organisaation rakentaminen ja lautakuntarakenteen muodostaminen ydinprosessien pohjalta antaa mahdollisuuden poliittisen ohjauksen vahvistumiselle, tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden parantamiselle. LIITE A 431 Ydinprosessit ja organisaatiorakenne Loppuvaiheessa hallintosääntötyöryhmä ja USO -ohjausryhmä ovat kokoontuneet yhdessä. Esitys Kokkolan kaupungin hallinto- ja palveluorganisaatioksi ja erikseen kaupungin luottamushenkilöorganisaatio alkaen liitteenä LIITE B 431 LIITE C 431 hallinto- ja palveluorganisaatio luottamushenkilöorganisaatio Joidenkin osa-alueiden osalta - mm. lautakuntien määrä ja esittely - on kokouksissa esitetty joiltakin osin erilaisia näkemyksiä. Hallinto- ja palveluorganisaatiokaaviossa on oleellista nähdä, että palvelut tuotetaan yhdessä asiakkaiden, kuntalaisten ja sidosryhmien kanssa näiden kulloistenkin mahdollisuuksien mukaan. Konserni- ja omistajaohjauksen tehostamiseksi ja sen järjestelmällisyyden parantamiseksi esityksessä on kaupunginhallituksen konserni- ja kaupunkikehitysjaosto. Sille kuuluu esityksen mukaan myös yleiskaavoituksen ja merkittävien maankäyttöhankkeiden ohjaus. Kun kaupungin elinkeinopolitiikkaa pitkälti toteutetaan konserniyhtiöiden toimesta, on jaoston rooli myös siltä osin elinkeinopolitiikkaan liittyvä. Kaupunginhallituksen roolin vahvistamiseksi ja selkeyttämiseksi henkilöstöpolitiikan ja -strategian linjauksessa, esityksessä on kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto. Henkilöstöasiat eivät muodosta omaa toimialaa kuten esimerkiksi sivistystoimi vaan ovat kaikkeen hallintoon liittyvää kuten talousasiat. Niinpä Suomen kunnissa, suurimmissakaan, ei enää käytännössä ole erillisiä henkilöstölautakuntia Maaseutulautakunnan toiminnan esitetään jatkuvan laajennetulla

4 tehtäväkuvalla. Teknisen lautakunnan nimi on esityksessä muutettu kaupunkirakennelautakunnaksi. Rakennus- ja ympäristölautakunta jatkaa lupa- ja valvontalautakuntana. Kaavoitus asiat siirtyvät kaupunkirakennelautakunnalle. Kaupungin muuttuminen aiempaa selvemmin konserniksi ja kaupungin elinvoiman vahvistamistehtävien muuttuminen enemmän verkostomaiseksi, on keskushallinto muuttunut enemmän konsernijohdon esikunta- ja valmisteluorganisaatioksi. Samalla tavalla kuin tarvitaan kaupunginhallituksen roolin vahvistamista konsernihallituksena täytyy konsernijohdon esikunta- ja valmisteluorganisaation toimivuutta ja tarkoituksenmukaisuutta sekä voimavaroja tarkastella. Lisäksihän keskushallintoon kuuluu konserni tukipalveluja. Valmistelutyössä on kartoitettu konsernihallinnon ja -palvelujen keskeisiä tehtäviä vastuualueittain. LIITE D 431 Tehtävät vastuualueittain Kaupunginhallituksen ja konsernihallinnon johtosäännössä esitetään, että yhdistymispalvelut yhdistetään osaksi kaupunginkansliaa. Tässä vaiheessa ei ole esitetty muita muutoksia vastuualuejakoon. Tukipalvelujen järjestämisenvaihtoehdoista on erikseen meneillään selvitystyö yhdessä kuntayhtymien kanssa. Toimintaympäristön muutokset, konserni- ja omistajaohjuksen tehostamisen tarve sekä tulevat henkilöstömuutokset mm. aiheuttavat syyn tarkastella konsernihallinnon painopistetehtäviä ja eri kokonaisuuksien yhteyksiä. Tämän pohjalta voidaan konserniesikunnan/ asiantuntijoiden organisaatiota ja johtamista tarkistaa. Tämä työn kaupunginhallituksen on tarpeen käynnistää ja tehdä niin, että päätökset on tehty ennen lähivuosina avautuvien vakanssien jatkosta päätettäessä. Edellä todetun lisäksi poliittisen ohjauksen ja valtuuston/valtuutettujen vahvistamiseksi on USO -ohjausryhmässä ollut esillä seuraavia periaatteita, joista puolueet voisivat keskenään neuvotella. Valtuuston ja valtuutettujen asemaa vahvistetaan lisäämällä heidän osuuttaan luottamushenkilöelimissä ja nimeämällä lautakuntien puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat valtuutetuista ja liikelaitosten johtokuntien puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat ensisijaisesti valtuutetuista. Kaupunginhallituksen jäsenet valitaan ensisijaisesti valtuutetuista. Konserni- ja omistajaohjauksen ja strategisen maankäytön ohjauksen vahvistamiseksi perustettavan jaoston jäsenet pyritään valitsemaan kaupunginhallituksen varsinaisista jäsenistä. Nämä periaatteet jäävät poliittisten ryhmien harkittaviksi. Lisäksi palkkiosääntöä tarkistettaessa on syytä harkita

5 keskeisten luottamushenkilöiden toimintaedellytysten parantamismahdollisuuksia. Luottamushenkilöelinten roolien, tehtävien ja toimintatapojen selkeyttäminen parantaa hallintoa. Toimenpiteinä toteutetaan mm. nykyisen kauden työn arviointi. Eri pykälässä käsitellään tässä esitetyn pohjalta valmistellut johtosäännöt ja hallintosääntö. Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus päättää 1 esittää valtuustolle, että a b Kokkolan kaupungin organisaation ja johtamisen periaatteiksi hyväksytään Asiakaslähtöinen, prosessimaista toimintatapaa soveltava organisaatio se hyväksyy voimaan tuleviksi määriteltyihin ydinprosesseihin pohjautuvan liitteiden B ja C mukaisen Kokkolan kaupungin hallinto- ja palveluorganisaation ja Kokkolan kaupungin luottamushenkilöorganisaation 2 että kaupunginhallitus käynnistää konsernihallinnon ja -palvelujen keskeisten tehtävien ja niiden organisointia koskevan selvitystyön. Päätös Kaupunginhallitus päätti jättää asian pöydälle. KH 442 Pöydältä Liite A 442 Liite B 442 Liite C 442 Liite D 442 Ydinprosessit ja organisaatiorakenne Hallinto- ja palveluorganisaatio Luottamushenkilöorganisaatio Tehtävät vastuualueittain Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus päättää 1 esittää valtuustolle, että a b Kokkolan kaupungin organisaation ja johtamisen periaatteiksi hyväk sytään Asiakaslähtöinen, prosessimaista toimintatapaa soveltava or ganisaatio se hyväksyy voimaan tuleviksi määriteltyihin ydinprosessei hin pohjautuvan liitteiden B ja C mukaisen Kokkolan kaupungin hal linto- ja palveluorganisaa tion ja Kokkolan kaupungin luottamushenki löorganisaation

6 2 käynnistää konsernihallinnon ja -palvelujen keskeisten tehtävien ja niiden organisointia koskevan selvitystyön. Käsittely Kaupunginhallituksen II vpj Pentti Haimakainen esitti, että asia palautetaan uuteen valmiste luun. Esitys raukesi kannattamattomana. Kaupunginhallituksen I vpj Kari Urpilainen esitti jäsen Palosaaren, Herlevin, Andersonin se kä Nevasaaren kannattamana, että liikuntalautakuntaa ei tule lak kauttaa. Äänestys: Urpilaisen esityksen puolesta äänesti 10 jäsentä ja kaupunginjohtajan päätösesi tyksen puolesta kolme jäsentä (Tastula, Ojala sekä Häli) Kaupunginhallituksen I vpj Kari Urpilainen esitti jäsen Haapalehdon kannattamana, että hen kilöstölautakuntaa ei tule lakkauttaa. Äänestys: Urpilaisen esityksen puolesta äänesti 2 jäsentä (Urpilainen sekä Haapalehto) ja kaupunginjohtajan päätösesityksen puolesta 11 jäsentä. Kaupunginhallituksen puheenjohtaja Kauko Ojala esitti, että päätösesityksen kohtaan 2. lisä tään teksti "ottaen huomioon hallintosääntötyöryhmän esityksen se kä muun aikaisemman valmistelutyön". Äänestys: Ojalan esityksen puolesta äänesti 9 jäsentä ja kaupunginjohtajan päätösesityksen puolesta 4 jäsentä (Häli, Palosaari, Anderson sekä Kouvo) Päätös Kaupunginhallitus päättää 1 esittää valtuustolle, että a. Kokkolan kaupungin organisaation ja johta misen periaatteiksi hyväksytään Asiakaslähtöinen, pro sessimaista toimintata paa soveltava organisaatio b. se hyväksyy voimaan tuleviksi määriteltyihin ydinprosesseihin pohjautuvan liitteiden B ja C mukaisen Kokkolan kaupungin hallinto- ja palveluorganisaation ja Kokkolan kaupungin luottamushenkilöorganisaation kuitenkin siten, että liikuntalautakuntaa ei tule lakkauttaa 2 käynnistää konsernihallinnon ja -palvelujen keskeisten tehtävien ja niiden organisointia koskevan selvitystyön ottaen huomioon hallintosääntö työryhmän esityksen sekä muun aikaisemman valmiste lutyön.