Määräaikaan mennessä klo15.00 saapuneet kysymykset, koskien Liikelaitos Oulun Serviisin tuotannonohjausjärjestelmän hankintaa.

Transkriptio

1 Sivu 1/8 Määräaikaan mennessä klo15.00 saapuneet kysymykset, koskien n tuotannonohjausjärjestelmän hankintaa. Kysymys 1 Onko liite 8 ohje tarjoajalle saatavissa? Liite 8 (ohje tarjoajalle) on jäänyt epähuomiossa lopullisen kutsun tekstiin, liitettä ei ole olemassa. Kysymys 2 Onko projektikokoukset mahdollisia toteuttaa livemeeting tyylisinä? Osin voidaan toteuttaa livemeeting tyylisinä. Kysymys 3 Liite 5e, onko sisältö oikein, dokumentissa on yläviitteessä numeroitu liite 5d? Liite 5e (käyttötapauskuvaukset, puhtauspalveluiden lisäpalvelut) sisältö on oikein, dokumentoinnin yläviite 5d on virheellinen. Kysymys 4 On voitava perustaa useita tuoteryhmiä ja useita tasoja, ei tasomäärän rajoitusta. Voitava määritellä esim paprikaton, kalaton jne. => Mitä tarkoitetaan tuoteryhmien tasoilla ja tasomäärän rajoituksella? Esim. tuoteryhmä: Taso 1 leipä / Taso 2 ruokaleipä, kahvileipä / Taso 3 ruokaleipä rieska. Tasoja ei ole rajoitettu.

2 Sivu 2/8 Kysymys 5 Pakkauksen jaettavuus (ei näy asiakkaalle) => Mitä pakkauksen jaettavuudella tarkoitetaan? Esim. Asiakas tilaa 1 kg sokeria. Serviisin oma tilaus tavarantoimittajilta on 1 myyntierä joka on yhteensä 12 x 1 kg. Asiakas voi tilata 100 g kalaa, serviisin oma tilaus tavarantoimittajalta on 1 kg. Kysymys 6 Minimitilausmäärän määrittäminen => Tarkoitetaanko tällä osto- vai myyntitilauksen minimäärää? Minimitilauksen määrittäminen tulee olla tilaaja-asiakkaan näkymässä heidän tehdessään tilausta. Esim. ei voi tilata yhtä nakkia vaan määritelty paketin koko. Kysymys 7 Järjestelmässä tulee voida tehdä ns. automaattilaskutus eli tilausmuutokset eivät vaikuta laskutukseen. => mitä tarkoitetaan automaattilaskutuksella? Sopimuksen mukaista laskutusta esim. sopimuksessa määritetty laskutettavat ateriat, tilausmuutokset eivät vaikuta laskutukseen. Kysymys 8 Aineistoa on pystyttävä liittämään järjestelmään Office 2007 sekä 2010 ympäristöistä. => Tarkoittaako, että aineistoa tuotetaan em. sovelluksiin, muttei em. sovelluksista Aromiin? Tiedostoja tulee pysytä siirtämään molempiin suuntiin. Kysymys 9 Käyttäjäasiakkaalle annetaan yksilöintitunnus (Unique ID/tilaaja-asiakasnumero). => Tarkoittaako sekä henkilöasiakkaita että yhteisöasiakkaita?

3 Sivu 3/8 vastaus: Sekä että. Kysymys 10 Lomakepohjainen tilaus: tekstikentät otsikoille, ingresseille - vapaan tekstikentän lisäämisen lomakkeelle on oltava mahdollista. => Mitä tarkoitetaan lomakepohjaisella tilauksella? Tilausta varten on käytettävissä tilauslomake, johon tilaaja kirjaa tilauksen oheistietoineen. Huom: tilaustietojen siirtyminen tietokantaan. Kysymys 11 Järjestelmän toteutuksessa täytyy turvata sähköisen viestinnän luottamuksellisuus ja yksityisyyden suojan toteutuminen. => Vaatii tarkennusta yksityisyyden suojan toteutumisen osalta, mitä tarkoitetaan? Tarkoitetaanko tässä liittymissä välitettävää aineistoa? Tarkoitetaanko tällä sitä, mitä eri käyttäjät näkevät sovellukseen tallennettujen tietojen osalta? Tällä tarkoitetaan sitä, että eri käyttäjät näkevät sovelluksen tallennettujen tietojen osalta rajoitettuja näkymiä. Kysymys 12 Palveluun liittyvät järjestelmät tulee sijoittaa turvalliseen verkkoon. Mitä tässä tapauksessa turvallisella verkolla tarkoitetaan? Vahti 1/2002 suojaustaso 2 infrastruktuurin osalta. Järjestelmässä käsiteltäviin tietoihin eli lokitietojen käsittelyyn VAHTI 3/2009 kohta 1.3. Ulkoisen palvelun osalta VAHTI 5/2004.

4 Sivu 4/8 Kysymys 13 Palvelun tulee olla käytössä 7/24, kriittinen aika on klo Tarkoitetaanko edellä mainituilla ajoilla palveluaikaa, jota käytetään SLA:n laskennassa? Lasketaanko SLA 7/24 vai klo 6-20 perusteella? Onko Kriittinen aika voimassa myös viikonloppuisin lauantaina ja sunnuntain? Palvelun tulee olla käytössä 7/24 ja kriittinen aika klo Kysymys 14 Halutaanko eriytetty testi/koulutus ympäristö? Kuinka paljon käyttäjiä tulossa karkealla tasolla? Liite 1 sivu 6/7: järjestelmän käyttöönottoon tulee sisältyä käyttöönottokoulutus. Koulutus järjestetään siten, että toimittaja kouluttaa tilaajien pääkäyttäjät ja kouluttajat, jotka kouluttavat muut käyttäjät. Koulutustilat järjestää tilaaja. Käyttäjämäärä tarkentuu hinnoittelulomakkeella, joka tulee lopullisen tarjouspyynnön yhteydessä. Arvio käyttäjistä on noin 60 henkilöä. Kysymys 15 Liite 1. sivu 6/7: toimittajan tulee esittää alustava projektisuunnitelma Esitetäänkö tämä neuvottelumenettelyn aikana vai jo osallistumishakemuksessa? Lopullisessa tarjouspyynnössä neuvottelujen jälkeen. Kysymys 16 Liite 1. sivu 3: Järjestelmästä saatavan informaation ja raportoinnin tarvitsijoita ovat: Mitä segmentit tässä yhteydessä tarkoittaa? Millaisia raportteja pitää syntyä? Segmentillä tarkoitetaan asiakasryhmiä. Raportit: katso liite 6 tuotannonohjausjärjestelmän raportit.

5 Sivu 5/8 Kysymys 17 Liite 1. sivu 5: Integroinnin ja arkkitehtuurin sekä tietosisältöjen tarkemmat määritelmät annetaan valituille toimittajille sopimusvaiheessa Onko tällainen kuvaus saatavilla jo ennen neuvottelumenettelyä tai sen aikana? Saatavilla sopimusvaiheessa. Kysymys 18 Liite 1. Metatieto: Voisimmeko saada tarkennuksen, minkä tyyppisestä tiedosta on kyse? vastaus: Metatiedolla tarkoitetaan asiakkaita koskevia tietoja että hallinnollisia tietoja (viimeksi tallennettu tarkastaja) Katso raportointi liite 6. Käyttöönottovaiheessa käytetään Oulun Serviisin käsitteistöä. Kysymys 19 Liite 1. Käyttöpalvelu: Ymmärtääksemme Vahti 1/2002 on hieman vanhahtava. Mikäli toimittajakandidaatilla on mahdollisuus esittää tilaajalle nykyaikaisempaa turvallisuusauditoimintimenettelyä ja kriteeristöä, niin missä vaiheessa nämä tulee kertoa? Osallistumishakemus- vai neuvottelumenettelyvaiheessa? Neuvottelumenettelyvaiheessa. Kysymys 20 Liite 2. Mitä tarkoitetaan termillä Talokohtaiset reseptiikat? Tarkoittaako se eri reseptejä eri toimittaville yksiköille? Kyllä tarkoittaa.

6 Sivu 6/8 Kysymys 21 Liite 2. Tarkoitetaanko toimittajien tuotekatalogien lisäämisellä toimittajan tuotetietojen sisäänlukua järjestelmään vai joidenkin tiedostojen (esim. pdf-katalogi) linkitystä järjestelmään? Linkitys järjestelmään. Kysymys 22 Liite 2. Tarkoittaako automaattilaskutus, että jos esim. tilattu määrä pienenee, laskutus tapahtuu kuitenkin alkuperäisen määrän mukaan (esim. tilauspohjan mukaan)? Kyllä mikäli sopimuksessa on näin sovittu. Kysymys 23 Liite 5. D: Mitä tarkoitetaan termillä dokumenttipankki? Eikö tavoitetilassanne asiakkaanne tilausportaaliin syöttämä tilaus ole automaattisesti tuotannonohjauksessa, jolloin erillisiä dokumentteja ei tarvitse vaihtaa? Tällä tarkoitetaan tilausten käsittelynäkymää. Kysymys 24 Puhtaanapitopalveluiden (siivous) töiden ohjaamisesta emme löytäneet tarkempaa kuvasta. Kutsu_osallistumishakemusten_jättämiseen.pdf on mainittu sivulla 3 seuraavasti: Mitoituksessa käytetään erillistä tietojärjestelmää, jolla tehdään myös puhtauspalvelun, sekä osin ateriapalvelun kustannuslaskentaa. Työmäärämitoituksen perusteella laaditaan varsinaiset työohjeet puhtauspalvelutyön suorittamiseksi. Tiedon tallentaminen ja siirtäminen on manuaalista. Palvelun toimittamisen jälkeen laskutustiedot kirjataan lomakkeelle ja lomakkeelta tietojärjestelmään. Tietojärjestelmä muodostaa asiakasrekisterin/ tallennettujen tietojen perusteella laskun, jotka tulostetaan ja lähetetään manuaalisesti asiakkaille kuukausittain. Onko tavoitetilassanne tarkoitus ohjata puhtauspalvelun työt tuotannonohjauksesta esimerkiksi siivoojien matkapuhelimiin, jonka jälkeen siivooja pystyisi nämä raportoi-

7 Sivu 7/8 maan ilman lomakkeiden käyttämistä? Mikäli on, niin onko teidän mahdollista toimittaa alustaa tarvemäärittelyä ja prosessikuvausta? Tähän tulee tarkennus neuvottelumenettelyvaiheessa. Kysymys 25 Liite 6. Kohta 5: tallentaja, tallentajaryhmä, tallennuspäivä(t) Mitä tarkoittaa? Metatietoja. Kysymys 26 Liite 7. Effica-tilauksista ei ollut mainittu tekstissä mitään mutta integraatiokaaviossa näkyy Effica. Mitä tilauksia Effican kautta tulee? Kotiateriatilaukset. Kysymys 27 Ketkä tilaavat Effican kautta? Tällä hetkellä effican kautta ei tehdä tilauksia, mutta tilaustiedot siirretään efficasta esim. exeliin. Tavoitteena on saada tämä automatisoitua. Kysymys 28 Kuinka tällä hetkellä Efficasta otetaan tilaukset vastaan? Vastaus kohdassa 27.

8 Sivu 8/8 Kysymys 29 Onko ateriatilauksissakin pohjalla vakiotilauspohjat? Kyllä on. Kysymys 30 Perustuvatko ateriatilaukset ruokalistoihin? Miten erityisruokavaliotilaukset käsitellään? Kyllä perustuu ruokalistoihin, mutta myös sopimuksiin. Tilaus voidaan tehdä ruokavalioittain esim. laktoositon tai henkilöittäin. Kysymys 31 Tuleeko Effican kautta sekä ateria- että tuotetilauksia? Katso kohta 27. Effican kautta ei tehdä myöskään tuotetilauksia. Kysymys 32 Liite 12: mikäli toimittajakandidaatilla on referenssejä yrityspuolelta ja näiden kanssa tehtyjen sopimusten sopimusarvot ovat salaisia, niin voidaanko tällaisia referenssiä käyttää siten että sopimusarvokenttä jätetään tyhjäksi? Voidaan käyttää.