Ikäihmisten määrä tulee ennusteiden mukaan kasvamaan alueella voimakkaasti

Transkriptio

1 1 LIITE 1 Hankinnan kohteen/palvelun kuvaus KOTIATERIAPALVELUIDEN HANKINTA JA KOTIINKULJETUSPALVELUT 1. Taustaa Perusturvakuntayhtymä Akseli on perustettu vuonna 2010, ja se vastaa Maskun, Mynämäen ja Nousiaisten kuntien sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottamisesta. Kuntayhtymän toiminta alkoi Väestöpohja alueella on noin asukasta. Perusturvakuntayhtymä Akselin ikäihmisten palvelulinja vastaa iäkkäiden avohuollosta ja ympärivuorokautisesta hoivasta. Kotihoito kuuluu iäkkäiden avohuollon palveluihin. Kotihoito sisältää kotipalvelun, kotisairaanhoidon ja erilaiset tukipalvelut. Perusturvakuntayhtymä Akselin kotihoito järjestää kotiateriapalveluja asiakkaille, jotka eivät itse kykene suoriutumaan ruuanlaitosta. Kotihoidon asiakkaat ovat ikääntyneitä, joilla on alentunut fyysinen toimintakyky ja/tai he ovat muistisairaita, jotka vielä pärjäävät omassa tutussa elinympäristössään mm. ateriapalvelujen ja/tai kotihoidon avulla. Kotihoito on jaettu kahteen alueeseen, joista alue 1 pitää sisällään Maskun ja Nousiaisen kuntien alueet ja alue 2 Mynämäen alueen. Tällä hetkellä Maskun ja Nousiaisten kuntien alueen kotiin kuljetettavista aterioista vastaa Nousiaisten kunta ja Mynämäen alueen aterioista Mynämäen kunta. Perusturvakuntayhtymä Akseli on kokouksessaan päättänyt, että kotihoidossa siirrytään Maskussa ja Nousiaisissa kylmiin aterioihin viimeistään ja että kotihoidon ateriat ja kuljetukset kilpailutetaan. Lisätietoja Perusturvakuntayhtymä Akselista saa osoitteesta Tällä hetkellä ateriapalveluasiakkaita on Maskussa 39 (170 ateriaa/viikko) ja Nousiaisissa 45 (177 ateriaa/viikko). Kuljetusten määrät vaihtelevat päivittäin eli esimerkiksi tiistaina kuljetetaan yhteensä 50 ateriaa, perjantaina 99 ateriaa. Avaimella mennään Maskussa 9 asiakkaan luokse ja Nousiaisissa 11 asiakkaan luokse (asiakkaat eivät itse pääse avaamaan ovea). Ateriakuljetusten päivittäiset kilometrimäärät vaihtelevat seuraavasti: Masku km, Nousiainen km. Ikäihmisten määrä tulee ennusteiden mukaan kasvamaan alueella voimakkaasti v v Hankinnan kohde

2 2 Perusturvakuntayhtymä Akseli pyytää tarjousta kotihoidon asiakkaille kaksi kertaa viikossa kylmänä toimitettavista kotiaterioista Maskun ja Nousiaisten kuntien alueella. Sopimuskausi on (tavoite) Lisäksi hankintaan sisältyy mahdollisuus enintään 24 kuukauden optioon (12 kuukautta kerrallaan). Ateria toimitetaan asiakkaan kotiin tilaajan määrittämänä ajankohtana. Palvelu kuuluu kunnan lakisääteisiin tehtäviin ja perustuu sosiaalihuoltolakiin. Hankinnan kohteena ovat kylmät kotiateriat. Perusturvakuntayhtymä Akseli pyytää tarjousta kylmistä kotiaterioista (pääruoka + jälkiruoka), n. 350 ateriaa / viikko, ja niiden kotiinkuljetuspalveluista asiakkaiden kotiin. Tarjouksen tekemistä varten ilmoitetut ateriamäärät ovat arvioita ja lopullisten tilausten määrä voi olla suurempi tai pienempi. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyihin hankintamääriin, vaan annetut volyymitiedot ovat tilaajaa sitomattomia arvioita. Hankintayksikkö pidättää oikeuden hankkia valitulta toimittajalta myös muita kuin hinnoitteluliitteessä mainittuja tuotteita tai palveluita (esim. muita aterioita). Muutoksien vaikutuksesta palveluiden hintaan neuvotellaan ja sovitaan erikseen sopimuskaudella palveluntuottajan kanssa. 3. Palvelun laatua koskevat vaatimukset 3.1. Kotiaterioiden laatuvaatimukset Toimitettavien aterioiden tulee täyttää kansalliset ravitsemussuositukset viikko- tai kuukausitasolla. Ruuan maukkaus on tärkeä tekijä taistelussa ikäihmisten aliravitsemusta vastaan. Useista ruokavaihtoehdoista valitseminen lisää ikäihmisen oman elämän hallinnantunnetta. Palvelun tuottajan tulee laatia kiertävä ruokalista riittävän vaihtelun aikaansaamiseksi sekä tasapainoisen energian ja ravintoaineiden saannin turvaamiseksi. Ateriat tulee pakata läpinäkyvään, helposti avattavaan rasiaan, joka on valmistettu kierrätyskelpoisesta materiaalista. Pakkauksessa on oltava selkeällä tekstillä tuoteseloste sekä viimeinen käyttöpäivä. Säilytys- ja kuljetuslämpötilan on oltava alle +4 astetta. Näissä olosuhteissa aterioiden on säilyttävä toimituspäivästä laskettuna vähintään seitsemän (7) päivää, mikä edellyttää suojakaasupakkaamista. Säilyvyys tulee olla testattu laboratoriotestein. Palvelun tuottajan omavalvonnan tulee kattaa koko prosessi valmistuksesta toimitukseen saakka.

3 3 Aterioiden koostumus: Tarjoajalla on oltava kiertävä lista, joka on vähintään neljä (4) viikkoa On toivottavaa, että ruokalistalla on vaihtoehtoisia ruokalajeja. Laadunvertailussa tarjoajalle annetaan laatupisteitä siitä, että se tarjoaa päivittäin useampia vaihtoehtoja. Ruokalajien tulee olla vaihtelevia lajityypiltään (esim. kaksi kertaa viikossa keittoruoka, 2* viikossa kastikeruoka, 2* viikossa vuokaruoka, 1* viikossa kappaleruoka) ja raaka-aineiltaan (minimisään yksi kerta viikossa kalaruokaa, maksimissaan yksi kertaa viikossa makkararuokaa) Tarjoaja antaa tarjouksessaan hinnat ns. kalliimmalle (pääraakaainevalinnoiltaan laadukkaampi) ja edullisemmalle aterialle. Aterian tilaajalla tulee olla mahdollisuus valita joko edullisempia tai kalliimpia ruokalajeja omaan tilaukseensa. Vaihtoehtojen tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Hankittavat ateriat eivät sisällä leipiä, ravintorasvoja ja juomia, eikä tuorelisäkettä Ikäihmisten makumieltymykset ja ravitsemussuositukset on huomioitava (Ravitsemushoito ja ruokailu, 2009 mukaisesti) Juhlapyhät, (vähintään itsenäisyyspäivä, pääsiäinen, vappu, juhannus ja joulu) on huomioitava siten, että ruokalistalla on juhlapyhinä arjesta poikkeava juhlavampi ateria peruslounasvaihtoehtonakin. Annoskoko Yhden lounasaterian tulee painaa keskimäärin 380 g, jälkiruoka tuotteesta riippuen g. Leivonnaiset voivat painaa vähemmän, g. Perusruokavalio Perusruokavaliolla tarkoitetaan kotihoidon asiakkaille soveltuvaa ikäihmisten ravitsemussuositusten mukaista, tavanomaisista, pääosin perusraaka-aineista valmistettuja aterioita. Sekä perus- että keittolounaaseen tulee voida valita kasvis-, eettisen vakaumuksen tai uskonnon vaatima ruokavalio ja pehmeä ruokavalio. Erityisruokavalio Erityisruokavaliolla tarkoitetaan sairauden vaatimaa ruokavaliota. Ruokavalioiden tarve määräytyy kullakin hetkellä hoidossa olevien asiakkaiden mukaan. Tilaaja ja tuottaja toimivat yhteistyössä siten, että erityisruokavalioiden tilausmäärä pysyy pienenä. Ruuan tulee olla laktoositonta. Kihti- ja sappipotilaille valitaan mahdollisuuksien mukaan heille yksilöllisesti soveltuva ruokalaji vaihtoehtoruuista. Koostumukseltaan kaikki ruoka on helposti syötävää. Tilaaja ja tuottaja pyrkivät siihen, että jokainen

4 4 asiakas voi niin pitkään kuin suinkin syödä aterioita ilman tuotteiden soseuttamista. Erityisruokavaliomaksun voi periä erikseen tehtävistä yksilöllisistä erityisruokavalioista (esim kihtipotilas) ja rakennemuunnetuista aterioista (esim sose). Aterioiden tulee soveltua myös ns. tehostettuun ruokavalioon, jolloin erityisruokavaliomaksu voidaan veloittaa. Tilaaja voi halutessaan myös tilata asiakkaille ylimääräisiä jälkiruokia välipaloiksi tehostetun ruokavalion sijasta. Tilaus Tilaukset tehdään hankintayksikön toimesta viimeistään seitsemän päivää ennen toimituspäivää ja tilaukset lähetetään tilaajan sähköisen tilausohjelman kautta. Palvelutarjoaja vastaa tilausohjelman kustannuksista sekä tilaajan henkilökunnan perehdyttämisestä ohjelman käyttöön sekä siitä, että ohjelma täyttää tietoturvallisuusmääräykset Kuljetusta koskevat laatuvaatimukset Ateriat toimitetaan asiakkaalle kahdesti viikossa. Aikataulut sovitaan sopimusneuvotteluissa. Muutoksista ja poikkeustapauksista tulee aina neuvotella sopijaosapuolten kesken. Asiakkaille ilmoitetaan aika, jolloin ateriat tuodaan. Mikäli toimitus viivästyy sovitusta yli 2 h, on siitä aina ilmoitettava välittömästi asiakkaalle ja tilaajalle. Toimittaja kerää toimitusvarmuudesta ja reklamaatioista tilastoa. Ateriat on kuljetettava asianmukaisesti pakattuna. Elintarvikkeiden kuljetus on järjestettävä siten, että tuotteiden lämpötilat pysyvät vaatimusten mukaisina. Elintarvikkeet eivät saa jäätyä. Kuljetuksen ajalta on oltava lämpötilaseuranta. Seuranta voi olla automaattinen tai manuaalinen. Kuljetuskaluston tulee soveltua elintarvikkeiden kuljetukseen ja sen tulee täyttää kulloinkin voimassa olevan elintarvikelainsäädännön ja sen nojalla annettujen asetusten ja viranomaismääräysten asettamat vaatimukset. Ruokakuljetusten aikana ei saa tupakoida. Kuljetusauton varustetaso: kuljetustilan tulee olla umpikori kuljetustilan tulee olla sisältä päällystetty kovapintaisella, sileällä, helposti puhtaana pidettävällä materiaalilla kuten lasikuidulla tai muulla vastaavalla aineella ovissa tulee olla hyvät tiivisteet

5 5 kuljetustiloissa ei saa säilyttää mitään palveluun kuulumattomia tarvikkeita kuljetustila tulee olla ohjaamosta eristetty puhdistusvälineille tulee olla oma säilytystila kuljetustila tulee päivittäin perusteellisesti puhdistaa Kuljetushenkilöstön on puhuttava suomea sekä oltava rehellistä, palvelualtista ja ikäihmisten palveluun tottuneita. Kuljettajilla tulee olla erilliset työhön soveltuvat työvaatteet sekä kuvallinen henkilökortti esillä asiakkaan kotona asioidessa. Ateriat viedään jääkaappiin. Kuljettajat ilmoittavat kotihoitoon, jos syömättömiä aterioita kertyy asiakkaan jääkaappiin. Kuljettajilla ei tarvitse olla terveyden- ja sairaanhoidon koulutusta. Selvyyden vuoksi todetaan, että kuljettajien asiakkaan tilassa havaitut kotipalvelulle kertomat muutokset eivät perustu lääketieteelliseen arviointiin. Kuljettajat kertovat kuitenkin tähdelliset havainnot kotipalveluun sekä ilmoittavat, ellei asiakas avaa ovea. Osa asiakkaista on antanut ateriapalvelun käyttöön kotinsa avaimet. Yrityksellä tulee olla vastuuvakuutusturva avainten katoamisen varalta. Avaimia tulee kuitenkin käsitellä huolellisesti ja siten, ettei mikään avaimista ole yhdistettävissä asiakkaaseen. Avainten saanti vahvistetaan kuittauksella, jonka jälkeen avaimet ovat yrittäjän vastuulla. Niitä on säilytettävä lukollisessa turvallisessa paikassa kuljetusten välillä, ei autossa. Palvelun tuottajan vastuulla on toimittamiensa elintarvikkeiden turvallisuus ja laatu. Elintarvikelainsäädännön vaatimusten mukaisesti koko elintarvikkeiden käsittelyketjun raaka-aineiden hankinnasta ruoan valmistukseen, kuljetukseen, tarjoiluun ja astiahuoltoon asti tulee olla hygieniaosaamisvaatimusten ja dokumentoidun omavalvontajärjestelmän mukaisesti tehtynä Toimitustakuu ja varatoimitusjärjestelmä Palvelua tulee tarjota keskeytymättä koko sopimuskauden ajan sovitun mukaisessa laajuudessa. Palveluntuottajalla tulee olla resurssit toimittaa tilaajalle ateriat vähintään kaksi (2) kertaa viikossa. Lisäresursseista sovitaan erikseen. Aterioiden toimitusaikataulut sovitaan sopimusneuvotteluissa. Tarjoajille tulee lisäksi olla varajärjestelmä, jolla varmistetaan katkeamaton sopimusvelvoitteiden täyttyminen Vastuut ja valitustilanteet Asiakkaalta saadun valituksen johdosta palveluntuottajan tulee huolehtia asian selvittämisestä palvelun tuottamiseen osallistuvien toimittajien ja oman toimintansa osalta sekä laatia kirjallinen selvitys tilaajalle.

6 6 Tilaaja on velvollinen reklamoimaan palvelussa havaitsemastaan virheellisyydestä tai laiminlyönnistä ja vaatimaan virheen tai laiminlyönnin korjaamista kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun hän on saanut tiedon virheellisestä menettelystä tai laiminlyönnistä Vaitiolovelvollisuus 3.5. Tiedottaminen Kaikkien palvelun tuottamiseen osallistuvien henkilöiden tulee allekirjoittaa vaitiolositoumus asiakas- ja potilastietojen salassapitoon sekä tietojärjestelmien käyttöön liittyen. Palveluntuottaja sitoutuu vaatimaan työntekijöiltään vaitiolositoumuksen. Palvelun tuottajan salassapitovelvollisuus on yhtä laaja kuin Perusturvakuntayhtymä Akselin virassa tai työsuhteessa olevalla henkilöllä. Palveluntuottajan tulee nimetä yhteyshenkilö, joka palveluntuottajan puolella vastaa yhteistyöstä ja toiminnan käytännön järjestelyistä palvelun tilaajan kanssa. Henkilö tulee nimetä viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista Palvelun tuottajaa koskevat vaatimukset Palvelun tuottajan on sitouduttava tuottamaan ateriapalvelut riittävällä ja ammattitaitoisella henkilökunnalla. Palveluntuottajalla on oltava riittävä kokemus vastaavasta ruokapalvelujen järjestämisestä. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään yhden vuoden kokemusta kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana. Palvelun tuottajalla tulee olla valmiudet ateriapalvelujen toimittamiseen kaikissa olosuhteissa ja erityistilanteissa. Palvelun tuottajan tulee tästä syystä varata riittävät resurssit ja varajärjestelmät ruokapalvelujen toimitusten turvaamiseksi myös normaalioloista poikkeavissa tilanteissa ilman erillistä kustannusta. Palvelun tuottaja vastaa ateria- ja ruokasuunnittelusta, perusruoan ja erityisruokavalioiden ruoanvalmistuksesta sekä jakelusta ja astiahuollosta. Lisäksi palvelun tuottaja vastaa laadunhallinnasta ja seurannasta yhteistyössä tilaajan kanssa. Asiakastyytyväisyyden selvittämiseksi palvelun tuottajan tulee tehdä asiakastyytyväisyys-kysely asiakkailleen vuosittain omalla kustannuksellaan. Palvelun tilaaja vastaa aterioiden tilauksen tekemiseen liittyvistä kustannuksista. Palveluntuottaja vastaa kuitenkin tilausjärjestelmästä ja sen toiminnasta liittyvistä kustannuksista. Palveluntuottaja vastaa tilaukseen perustuvasta laskutuksesta ja tilausten perumisen huomioimisesta laskutuksessa. Ikäihmisten palvelulinjajohtajalla ja avopalveluiden päälliköllä on valvontaoikeus ja oikeus pyytää selvityksiä ateriapalveluihin liittyvistä tapahtumista harkintansa mukaan. Palveluntuottaja vastaa työntekijöidensä ammattitaidon ylläpitämisestä ja kehittämiseksi tarvittavasta koulutuksesta.