Kemin kaupunki TARJOUSPYYNTÖ Sivistyspalvelukeskus/varhaiskasvatus Valtakatu Kemi

Transkriptio

1 Kemin kaupunki TARJOUSPYYNTÖ Sivistyspalvelukeskus/varhaiskasvatus Valtakatu Kemi A. KIVIKON PÄIVÄKODIN OPPIMISYMPÄRISTÖN VARUSTAMINEN B. KIVIKON PÄIVÄKODIN AV LAITTEET Pyydämme tarjoustanne Kivikon päiväkodin kalusteista ja AV laitteista. 1. Hankintayksikön perustiedot Hankintayksikkö: Kemin kaupunki Valtakatu KEMI 2. Hankinnan kohde ja kuvaus Kivikon koulun yhteyteen rakennetaan uudisrakennus Kivikon päiväkoti. Päiväkoti sijaitsee osoitteessa Sammonkatu 1, KEMI. Koulu ja päiväkotirakennukset yhdistyvät toisiinsa keittiön kohdalta. Päiväkodin kerrosala on 1914,4 m 2 ja huoneala 1798,2 m 2. Päiväkodissa on neljä kotialuetta ja neljä esiopetusluokkaa, pienryhmätiloja, ulkoutumishuoneita, pesuhuoneita, sali, yhteystiloja, ruokailutila, henkilökunnan työ ja sosiaalitilat, verstas sekä katoksia. Päiväkoti on mitoitettu 140 lapselle. Päiväkodissa työskentelee noin 25 varhaiskasvatuksen ammattilaista. Tarkka pohjapiirustus (liite 1) ja päiväkodin sisätilojen värisuunnitelma (liite 2) sekä yksilöity tilojen käyttötarkoitus (liite 3) ovat liitteinä. Hankinnan kohde on jaettu kahteen osa alueeseen: A. Kivikon päiväkodin oppimisympäristön kalusteet B. Kivikon päiväkodin AV laitteet Osiota A ja B koskevat eri pisteytysperusteet. Molemmille osa alueille on myös omat tarjouslomakkeensa. Tarjoaja voi jättää tarjouksensa koskemaan ainoastaan yhtä osa aluetta. Kalusteet ja AV laitteet tulee olla paikoilleen asennettuina mennessä.

2 Hankinnassa on kyse käänteisestä kilpailutuksesta eli niin sanotusta ranskalaisesta urakasta. Päiväkodin kalusteiden kokonaishinta, johon sisältyy kalusteiden toimitus, kokoamis ja asennuspalvelut sekä roskien poiskuljetus, on enintään (alv 0 %). Av laitteiden kokonaishinta, johon kuuluu laitteiden toimitus, ja asennuspalvelut, dokumentointi, roskien poiskuljetus sekä käytön opastus, on enintään (alv 0 %). Hintavaraumia tai muita lisiä, esim. laskutuslisiä, ei hyväksytä. 3. Hankintamenettely Hankintamenettelynä on avoin menettely Hankinnasta on julkaistu kansallinen hankintailmoitus Hilma ilmoituskanavassa. Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, jäljempänä hankintalaki ) ja lakia tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006, jäljempänä tilaajavastuulaki ). Tarjouksen tekemisestä tai menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille palkkiota. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Hankintayksiköllä on oikeus hankintalain mukaisin perustein keskeyttää hankintamenettely sopimusta tekemättä. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Hankinta toteutetaan käänteisellä kilpailutuksella eli niin sanotulla ranskalaisella urakalla. Tarjouksia arvioidaan täten ainoastaan laadun perusteella ja suurimman pistemäärän saanut tarjous voittaa. 4. Hankinnan kohteen kriteerit 4.1 Kalusteet Tarjouspyynnön liitteenä on toimitettu pohjapiirros ja kuvaus kunkin tilan käyttötarkoituksesta, jonka perusteella tarjousta pyydetään. Laadullisten kriteerien pohjalta määräytyvät pisteet on jaoteltu liitteessä 3. Kalusteiden laadulliset kriteerit: kalusteiden hyödynnettävyys tuoteturvallisuus ja ergonomisuus ekologisuus ja yhteensopivuus kestävyys ja helppohoitoisuus akustisuus

3 Kaikkien kalusteiden tulee sisältää alla olevat kriteerit. Hankintayksikkö hyväksyy vain poikkeuksellisesti pienet tarjoajan esittämät muutokset per huone/tila. Tarjoajan tulee esittää syy laatupoikkeamaan kalusteiden toteutussuunnitelmassa. Laatuun vaikuttavat kriteerit: Säilytyskalusteet massiivipuuta, vetolaatikoissa teräksiset liukukiskot Säilytyskalusteet pyörillä Säilytyskalusteiden etulevyissä mahdollisuus eri väreihin Pöytätasoissa akustinen, helposti puhdistettava ja tasainen pinta Pöydissä, tuoleissa, penkeissä runko ja jalat lakattua massiivipuuta Kalusteiden korkeus huomioiden sekä lasten että aikuisten ergonomisuus Verhoilukankaiden hankauskesto vähintään martindalea Kalusteiden helppo liikuteltavuus Kalusteiden muunneltavuus ja yhteensopivuus Kalusteilla on mahdollisuus rakentaa erilaisia oppimisympäristöjä Takuuaika Kalusteiden tulee täyttää Varhaiskasvatussuunnitelman perusteiden ja esiopetuksen opetussuunnitelman perusteiden oppimisympäristölle asetetut vaatimukset huomioiden valmisteilla oleva esiopetuksen ops Eduskunnassa on hyväksytty uusi varhaikasvatuslaki HE 341/2014 mukaisesti, joka on myös huomioitava. Tarjottavien kalusteiden tulee olla suunniteltu ko. käyttöön ja kalusteiden tulee täyttää EU lainsäädännön mukaiset määräykset laadusta ja käyttöturvallisuudesta Suomessa. Tuotteiden tulee täyttää julkitilakalusteille asetetut vaatimukset mm. paloturvallisuuteen liittyen. Julkitilan sisustuskankailta vaadittava paloturvallisuusluokitus on SL 1 tai EN Tarjouksessa on havainnollistettava tarjotut tuotteet kuvin Toimittajan on annettava kalusteille vähintään viiden (5) vuoden takuu ja kalusteiden kankaille kahden (2) vuoden takuu. Kyseiset takuuajat koskevat normaalia päiväkoti käyttöä. 4.2 AV laitteet AV laitteilta vaadittuja ominaisuuksia on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 3 Yksilöity tilojen käyttötarkoitus ja 6 vaatimusmäärittelylomake. Tarjouksen tekemiseksi tarjoajan on täytettävä paitsi Tarjouslomake 4b AV laitteet että Vaatimusmäärittelylomake (tarjouspyynnön liite 6). AV laitteiden osalta laitteilla on oltava vähintään kolmen (3) vuoden takuu. Tarjoajan tulee antaa selvitys tuotteisiinsa liittyvistä huoltopalveluista vasteaikoineen. 5. Tarjouksen tekeminen ja voimassaoloaika

4 Tarjoaja jättää tarjouksensa täyttämällä joko tarjouslomakkeen 4a tai 4b ja liittämällä siihen vaaditut liitteet ja selvitykset. Tarjoajan huomiota kiinnitetään siihen, että tarjoaja valitsee tarjouslomakkeen sen mukaisesti tarjoaako tarjoaja kalusteita vai AV laitteita. Alla olevasta liiteluettelossa on myös eritelty ne asiakirjat, jotka eroavat kalusteiden ja AV laitteiden hankinnassa. Tarjous on oltava voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta tarjouksien viimeisestä jättöpäivästä ja siitä tulee ilmetä toimitus, maksu ja muut ehdot sekä takuuajat 6. Tarjouksen valintaperusteet Valintaperusteena on tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt kriteerit ja pisteytys. Suurimman pistemäärän saanut tarjoaja voittaa kilpailutuksen. Osa alueen A Kalusteet maksimipistemäärä ilman lisäpisteitä on 314. Selvyyden vuoksi todettakoon, että tarjoajalla on mahdollisuus saada pisteitä enemmän kuin edellä mainitut maksimipistemäärät, mikäli tarjoaja myöntää takuuajan vähimmäisaikaa pidemmäksi ajaksi (kts. pisteytys takuun osalta tarjouslomakkeen kohta III 7). AV laitteiston osalta tarjoajan on täytettävä kaikki tarjouspyynnön liitteissä mainitut vähimmäisvaatimukset. Tarjoaja voi lisäksi saada lisäpisteitä vähimmäisvaatimukset ylittävistä ominaisuuksista ja takuuajasta. Tilaajan edustajista koottu asiantuntijaryhmä tulee pisteyttämään tarjoukset. Osa alueen A asiantuntijaryhmään kuuluu päiväkodin johtajia, koulutoimenjohtaja, erityislastentarhanopettaja, lastentarhanopettaja ja hoitaja. Osa alueen B asiantuntijaryhmään kuuluu ICT asiantuntija, päiväkodin johtaja ja mikrotukihenkilö. Päätöksen hankinnasta tekee Kemin koulutuslautakunta. 7. Hylkäämisperusteet Hankintayksiköllä on oikeus hylätä saadut tarjoukset hankintalain mukaisin perustein. Tarjous hylätään, mikäli se ei vastaa tarjouspyyntöä tai mikäli se on toimitettu myöhässä. Lisäksi suljetaan pois ne tarjoajat, joiden ei juridisesti, taloudellisesti, toiminnallisesti tai muut seikat huomioon ottaen voida arvioida selviytyvän tarjouspyynnön mukaisista velvoitteista. 8. Lisäkysymysten esittäminen

5 Tarjoajilla on mahdollisuus tutustua Kivikon päiväkotiin perjantaina kello Samassa yhteydessä voi esittää lisäkysymyksiä. Kysymykset ja niihin annettavat vastaukset kirjataan. Lisäkysymyksiä voi esittää myös sähköpostitse kaisa.rauvala@kemi.fi kello 12 mennessä. Aihekenttään merkintä Kivikon päiväkoti. Kysymykset ja vastaukset ovat luettavissa Kemin kaupungin internetsivuilla osoitteessa hankinnat/ Tarjoajilla on velvollisuus käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. 9. Tarjouksen jättäminen Tarjousasiakirjojen on oltava suomenkielisiä. Sitova tarjous on toimitettava Hankintayksiköllä kahtena (2) kappaleena suljetussa kuoressa viimeistään kello 12 osoitteeseen: Kemin kaupunki Sivistyspalvelukeskus/varhaiskasvatus Valtakatu Kemi Kuoreen merkintä: Tarjous/Kivikon päiväkodin oppimisympäristön varustaminen tai Tarjous/Kivikon päiväkodin av laitteet riippuen siitä kumpia tuotteita tarjoaja tarjoaa. Tarjouksessa tulee ilmoittaa yhteyshenkilö ja yrityksen sähköpostiosoite yhteydenpitoa varten. Hankintapäätös ilmoitetaan tähän annettuun sähköpostiosoitteeseen päätöksen jälkeen. 10. Laskutus ja maksuehdot Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutussuunnitelma: 75 % tilauksen hinnasta

6 kun tilaaja on vastaanottanut hyväksyttävän sopimuksenmukaisen tavaran paikoilleen asennettuna. 25 % tilauksen hinnasta kun tilaaja on tarkistanut ja hyväksynyt tilauksen kokonaisuudessaan sopimuksenmukaiseksi. Mahdollisista jälkitoimituksista ei hyväksytä toimituslisiä. 11. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta asiakirjojen julkisuutta sääntelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat siltä osin, kun ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa. 12. Tarjousten avaaminen ja käsittely Tarjoukset avataan välittömästi tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuudessa ovat läsnä hankintayksikön edustajat. Avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjoajien soveltuvuus tarkastetaan seuraavasti: Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, joita koskee hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön tarjoajan soveltuvuudelle asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava hankintalain 56 :n mukaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus tarkastetaan. Hankintayksikön on hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset. Soveltuvien tarjoajien tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset otetaan mukaan tarjousten vertailuun. 13. Muut ehdot Kalusteiden hankinnassa noudatetaan JYSE 2014 TAVARAT sopimusehtoa. AV laitteiden hankinnassa noudatetaan Julkisen hallinnon IT hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2007). 14. Hankintasopimuksen laatiminen

7 Valitun toimittajan kanssa tehdään lisäksi kirjallinen hankintasopimus (liite 5a tai 5b). Kemissä, Kaisa Rauvala päivähoidon johtaja LIITTEET Liite 1 Pohjapiirustus Liite 2 Päiväkodin sisätilojen lattiat ja sisäovien värit Liite 2a Kiintokalusteiden värit Liite 3 Yksilöity tilojen käyttötarkoitus Liite 4a Tarjouslomake (kalusteet) Liite 4b Tarjouslomake (AV laitteet) Liite 5a Sopimusmalli (kalusteet) Liite 5b Sopimusmalli (AV laitteet) Liite 6 Vaatimusmäärittelylomake (AV laitteet)