AutoFutur Pro. Kokonaisratkaisu varaosa- ja teknisen kaupan yrityksille. FuturSoft OHJELMISTO. AutoFutur Pro. Sähköinen taloushallinto

Transkriptio

1 Sähköinen taloushallinto OHJELMISTO Sähköiset varaosaluettelot Sähköinen työinformaatio AutoFutur Pro Sähköiset hinnastot Yhteydet omiin jälleenmyyjiin Sähköiset tilausjärjestelmät AutoFutur Pro OHJELMISTO Kokonaisratkaisu varaosa- ja teknisen kaupan yrityksille FuturSoft

2 Kokonaisratkaisu varaosa- ja teknisen kaupan tiedonhallintaan AutoFutur ohjelmisto on kehitetty varaosa- ja teknisen kaupan sekä korjaamotoiminnan tarpeisiin. Varaosakaupassa ja autokorjaamoissa käsitellään suurempaa ja monimutkaisempaa tuotevalikoimaa kuin juuri millään muulla alalla. Tehokkuusvaatimukset ovat kovat, ja toimitusten pitää tapahtua usein saman päivän aikana. Hinnat ja tuotekoodit muuttuvat jatkuvasti tuotteet pitää myydä päivän hinnalla ja huomioida usean tyyppiset hinnoittelutavat. Monesti varaosaliike harjoittaa sekä vähittäismyyntiä että tukkumyyntiä korjaamoille. Hinnoittelu ja toimintatavat asettavat ohjelmalle sen vuoksi kovia haasteita. Autoalan lähtökohdista suunnitellun AutoFutur- järjestelmän tehtävänä onkin mahdollistaa tehokas työskentely satojen tuhansien tuotenimikkeiden kanssa. Korjaamotoiminnassa tämä yhdistyy korjausinformaation hallintaan. Ohjelmisto on toteutettu autoalan ja tietotekniikan ammattilaisten yhteistyönä. Aikaisempien tekstipohjaisten ohjelmistojen toiminnot ovat olleet minimivaatimuksina. Niiden perustalle on rakennettu tämän päivän mahdollisuudet hyödyntävä ohjelmisto, jossa tieto liikkuu internetin kautta, ja varaosainformaatiota saadaan toimittajien sähköisistä tuoteluetteloista. Taloushallinnossa lisäkuluja aiheuttavat välivaiheet voidaan eliminoida suorien liittymien avulla. Esimerkiksi laskut voidaan lähettää asiakkaille sähköisesti verkkolaskuina tai ekirjeinä. Kirjanpitäjä voi saada ohjelman aineistot sähköisessä muodossa, vähentäen kirjanpitokustannuksia. Ohjelmisto kehitettiin 2000-luvun vaihteessa korvaamaan kolme varaosakaupan ja korjaamoiden silloista johtavaa merkkipohjaista ohjelmistoa (Kassava, Mauvo ja JET). Jo tällöin asetettujen tiukkojen vaatimusten vuoksi ohjelmisto on hyvin monipuolinen ja käyttövarma. Modernin teknologian ansiosta ohjelmisto tarjoaa hyvän laajennettavuuden, ja sitä kehitetään jatkuvasti eteenpäin toimialan ja käyttäjien tarpeiden mukaisesti. Autoalan yhteiset ja yrityskohtaiset tarpeet yhdessä Ohjelmiston runko on suunniteltu autoalan vaatimusten mukaan. Esimerkiksi tuotekortisto ei ole perusmuotoinen tuotekortisto, vaan se koostuu varaosakortistosta ja korjaamon työkortistosta. Varaosien tiedontarpeet, vastaavuudet ja tuoterakenteet on suunniteltu alusta alkaen varaosakaupan toimintatapojen ja tiedontarpeiden mukaan. Kaikille käyttäjäyrityksille yhteisiin tietoiin kuuluvat samoin mm. ajoneuvojen ja varaosatilausten käsittely. Oli yritys korjaamo, varaosaliike tai tukkuliike, se käsittelee yleensä samoja varaosia ohjelmassa niiden tiedot liikkuvat saumattomasti läpi koko toimitusketjun maahantuojalta korjaamolle.

3 Yhteisen ohjelmarungon perustalle on rakennettu erityyppisissä yrityksissä tarvittavat toiminnot. Tukkukaupassa ja korjaamotoiminnassa logistiikka hoidetaan eri tavalla. Siksi useat ohjelman tiedot, joita ei kulloinkin tarvita, voidaan saada pois näkyvistä ja tehostaa ruutujen käyttöä. Ohjelmisto on toteutettu soveltuvaksi erikokoisiin yrityksiin. Järjestelmässä voi olla tietokoneita yhdestä kymmeniin. Järjestelmä voi koostua useista toimipisteistä jotka ovat reaaliaikaisessa yhteydessä. Jotta sama ohjelmisto soveltuu erikokoisiin tarpeisiin, se on rakennettu perustuen luotettavaan SQL- tietokantaan. Tämä tietokanta osaa käsitellä lukuisia samanaikaisia käyttäjiä. Tietokanta mahdollistaa myös satojen tuhansien varaosien ja muiden suurten tietomassojen nopean käsittelyn. Sujuvaa tietojen käsittelyä yritysten välillä Jotta autokorjaamo voi toimia tehokkaasti ja keskittyä laskutettavaan työhön, varaosatoimitusten tulee sujua. Tätä varten korjaamo tarvitsee jatkuvasti ajan tasalla olevat hinnastot. Nämä voidaan sekä ajaa ohjelmalla sisään että tehdä omille asiakkaille. Sähköisen varaosaluettelon avulla korjaamo osaa myös hakea oikeat varaosat automalliin. AutoFutur puolestaan mahdollistaa tuotteiden tilaamisen sähköisesti. Ennen tilausta voidaan myös kysyä tuotteen saatavuus internetin kautta AutoFuturia käyttävältä varaosaliikkeeltä tai vaihtoehtoisesti maahantuojalta. Varaosaliike pystyy kehittämään omaa toimintaansa kun asiakaskorjaamot pystyvät katsomaan varasto- ja hintatietoja omalta koneeltaan. Myymälätoimintaa ja varaston käsittelyä voidaan tehostaa kun aikaa vapautuu. FuturSoft toimii tiiviissä yhteistyössä maahantuojien kanssa, jotta liitännät ovat aina ajan tasalla niin sähköisiin varaosaluetteloihin kuin tilausyhteyksiinkin. FuturSoftin ylläpitopalvelut pitävät yllä ajantasaista ohjeistusta, jolla maahantuojien erilaisten hinnastojen ja kampanjojen ajo onnistuu ohjelmaan. AutoFutur- ohjelmien laaja käyttäjäkunta mahdollistaa ohjelman jatkuvan kehittymisen, mm. kehitysehdotusten avulla. Ohjelmistosta on saatavina myös kevyempiä versioita rajoitetuimmilla ominaisuuksilla. Tämän myötä kaiken kokoiset korjaamot voivat saada valmiudet näihin sähköisiin yhteyksiin. Toimintatavat helpommiksi ja varmemmiksi Ohjelma tarjoaa monia mahdollisuuksia työrutiinien automatisoimiseksi. Tässä muutamia esimerkkejä: Varaosat voidaan hakea elektronisesti ruudulta paperiluetteloiden sijaan Kustannusarviolle voidaan hakea työhön kuluva aika suoraan autovalmistajien ohjeajoista Hinta- ja tuotetiedot päivitetään varaosatoimittajilta sähköisesti Tilaus voidaan lähettää sähköisessä muodossa ilman paperia Tilausvahvistus ja toimittajan lasku voidaan hakea sähköisesti ja päivittää tiedot näiden mukaisiksi Varastopuutteita ei tarvitse tarkistaa, vaan ohjelma voi ehdottaa varastotäydennykset annettujen tietojen mukaisesti, jopa suoraan edullisimmalta toimittajalta Ohjelma sisältää myös itsessään paljon valmiita tietoja joita käyttäjän ei tarvitse itse etsiä ja syöttää. Paitsi että siihen saadaan varaosamaahantuojien hinnastot suoraan, voidaan ottaa käyttöön myös valmiita tuotteiden välisiä vertailuja. Myös yleisimmät maahantuojat ja näiden tuoteryhmätiedot tulevat valmiina ohjelman toimituksen mukana, riittää että omat alennukset, varastosaldot ja asiakkaat syötetään ohjelmaan ja käyttö voidaan aloittaa. Ohjelmiston osiot Vakiona ohjelmistoon kuuluvat aina seuraavat toiminnot: Tietojen hallintatoiminnot: mm. tuotteet, asiakkaat, toimittajat, tuoteryhmät, vastaavat tuotteet Myyntitoiminnot, sisältäen kassamyyntitoiminnot Tarjoukset ja asiakastilaukset Laskutus, myös koontilaskutus Myyntireskontra, karhukirjeiden teko, korkolaskutus Hinnastopäivitysten teko ja tuotevertailujen luenta Ostotilaustoiminnot ja varastonvalvonta Raportointi. Raportit ovat muokattavissa ja lisättävissä, valmiita raportteja yli 150 Asiakaspostitus toiminnot Korjaamotoiminnot (korjaamoversiossa vakiona, varaosaliike- versiossa lisäosiona) Yleisimmistä lisäosioista on tietoa tämän esitteen takakannessa.

4 Myynti- ja kassatoiminnot Ohjelman tehtävä varaosamyynnissä on myyntityön nopeuttaminen. Se perustuu siihen, että oikea tieto on käytettävissä oikeassa tilanteessa. Esimerkiksi kun haetaan tuote, nähdään heti tämän tärkeät tiedot ja ohjelma huomauttaa tarvittavista asioista. Esimerkiksi jos asiakkaalle on sovittu erikoishinta, hänellä on toimittamattomia tilauksia tai varastosaldo on ylitetty. Hinnoittelu on ohjelmassa erittäin monipuolinen, ja mahdollistaa että myyjän ei tarvitse itse huomioida asiakkaalle sovittuja erikoishintoja, voimassaolevia kampanjoita tai muita hinnoitteluasioita. Varaosakaupassa on monta tapaa suorittaa myyntitapahtuma. Nopein tapa on itsepalvelutilanne jossa asiakas noutaa tuotteen hyllystä ja maksaa myyntitiskille. Tällöin voidaan käyttää viivakoodeja. Kuitin teko on silloin helppoa paria näppäintä käyttämällä. Varaosien myyntitapahtuma alkaa yleensä siitä, että varaosamyyjä etsii sopivan varaosan sähköisestä tai paperituoteluettelosta. Tällöin tuote voidaan hakea myyntiruutuun sähköisestä luettelosta parilla hiiren napsautuksella. Ohjelma osaa näyttää kyseisen tuotteen vastaavat tuotteet eri toimittajilta, jolloin yhden toimittajan tuoteluetteloilla voidaan hakea kaikki tarjolla olevat vaihtoehdot. Ohjelmaan voidaan syöttää yrityksen hinnoittelu ja alennuspolitiikka täydellisesti, jolloin jokainen asiakas ja asiakasryhmä saa sovitut alennukset ja hinnat. Ohjelma voi myös suorittaa hinnoittelun katepohjaisesti omien nettohintojen pohjalta. Ohjelma siis hallitsee tuotteista sekä tukkuhinnoittelun että kuluttajahinnoittelun. Tavoitteena on, ettei myyntitilanteessa tarvitse enää muuttaa hintoja. Näin asiakas saa aina samat hinnat jokaiselta myyjältä. Ohjelma antaa tämän toteuttamiseen monipuoliset vaihtoehdot. Nopeaa toimintaa myyntitiskillä Asiakaspalvelussa nopeus on aina tärkeää, pienen tarvikkeen ostamiseen ei saa kulua hetkeä pidempään. Asiakas ei jaksa odottaa, että tuotetta etsitään koneelta ennen kuin se voidaan myydä. Kassatoiminnot on tehty nopeuden ehdoilla, ja esimerkiksi kortilla maksu voidaan ottaa vastaan parissa sekunnissa. Laskutusasiakkaille saadaan puolestaan muutamalla näppäilyllä lähete. Asiakaskohtaiset tulostusvalinnat on helppo tallentaa muistiin, jolloin ohjelma tulostaa tulosteet aina asiakkaan haluamalla tavalla, esimerkkeinä hintojen verollisuus tai alennusten esittämistapa. Kassamyynnissä käytetään yleensä ohjelmaan liitettävää kuittikirjoitinta, kassalaatikkoa ja viivakoodinlukijaa. Varaosakaupan tarpeisiin kuuluu tarjousten tekeminen tuotteista, sekä tilaustuotteiden käsittely, joita ei ole varastossa. Ohjelmassa on mahdollisuus tallentaa tehty tarjouslaskelma. Tämä on helppo hakea myöhemmin myyntiin. Myös keskeneräiset kaupat on helppo tallentaa muistiin jos kassalla on ruuhkaa, ja avata ne vaikka toisella koneella. Ruudun tiedot monipuolisesti määrättävissä Myyntiruudulla näkyvät tiedot voidaan valita monista vaihtoehdoista. Esimerkiksi nettohinnat, cd-luettelot ja lisätoiminnot ovat sellaisia, jotka saadaan näkyviin tai pois tarpeen mukaan. Monet toiminnot löytyvät tarvittaessa hiiren oikean näppäimen takaa avautuvista valikoista.

5 Tilaustuotteet luotettavasti asiakkaalle Varaosakaupassa suuri osa tuotteista on tilaustuotteita jotka tilataan maahantuojalta, ja joiden luotettava toimitus on avainasia. Luotettavuus tarkoittaa tuotteen toimittamista varmuudella sovittuna aikana ja sovitulla hinnalla. Myös ilmoitus tavaran saapumisesta voi olla tärkeää asiakkaalle. Koska tuotteita ei ole aina saatavissa maahantuojalta, on tarvittaessa pystyttävä järjestämään asiakkaalle vastaava tuote toiselta toimittajalta. Ellei ohjelmaa ole käytettävissä, valitettavan monta vaihetta jää inhimillisten virheiden varaan. Ohjelman käyttö mahdollistaa, että kun tilaus syötetään ohjelmaan, siitä syntyy tilauskuitti, ja ohjelma varmistaa tuotteen käsittelyn siitä eteenpäin. Tuote siirtyy ostotilaukselle, josta se siirtyy kyseisen toimittajan seuraavalle tilaukselle. Tilaava henkilö näkee, kenelle asiakkaalle tuote on tilattuna ja koska sen toimitus on sovittu. Tilaustuotteiden nouto helpoksi Kun asiakas tulee noutamaan tuotetta, tuote löytyy valmiiksi koneelta, jolloin se on nopea toimittaa. Tarvittaessa ohjelman saa lähettämään tekstiviestin kun asiakkaan tilaamat tuotteet ovat saapuneet. Ohjelma ottaa myös huomioon, ettei asiakas välttämättä noudakaan tuotetta. Näissä tapauksissa tuotteen palautus toimittajalle on tehty helpoksi. Tuotteen saapuessa varastoon, tuotteen mukaan voidaan tulostaa tuloste, kenelle se on menossa. Siitä nähdään, että ellei asiakas nouda tuotetta tietyn ajan sisällä, se voidaan palauttaa, sen sijaan että se jäisi epäkurantiksi tuotteeksi. Tulosteeseen saadaan toimittajan oma lähetenumero, ja ohjelman Plus-toimintona on saatavissa myös automatisoitu palautuksen käsittely suoraan toimittajalle aina siihen asti kun toimittaja on maksanut hyvityksen tuotteista. Tilauksesta voidaan myös veloittaa ennakkomaksu, jonka ohjelma hyvittää toimitusvaiheessa. Usein tilanne on, että esimerkiksi puhelimessa tilattaessa osa tuotteista löytyy varastosta ja osa tilataan. Tilauksella voidaan käsitellä joustavasti varastosta varattuja sekä tilattavia tuotteita. Varattuja tuotteita ei sen jälkeen vahingossa myydä muualle. Muita myynnissä hyödyllisiä ominaisuuksia Useimmat toiminnot myyntiruudussa on tehtävissä myös näppäinkomennoilla, ilman hiirtä Tuotteiden haku sähköisistä varaosaluetteloista, kuten Osalinkki, Koivunen, TecDoc, AD-Tuote, Bosch, Örumnet Asiakkaiden alennukset voidaan määritellä lukuisilla eri tavoilla Yrityksen oma logo voidaan tulostaa lomakkeille Lomakkeille saadaan runsaasti vapaamuotoista tekstiä, ja ulkoasu on monella tapaa määriteltävissä Kiinteiden hintojen lisäksi voidaan käsitellä kampanjahintoja Asiakkaan tuotteesta maksama ennakkomaksu voidaan käsitellä joustavasti Maksutavat voidaan määritellä monipuolisesti ja asiakaskohtaisesti Laskutus voidaan suorittaa joko koontilaskutuksena tai suoralaskuna Esim. maksutapa, asiakas ja myyjä voidaan vaihtaa sujuvasti kesken myynnin, eli toiminta on joustavaa Myyntiruudussa voidaan tehdä lähes kaikki myyntitoiminnassa tarvittava, poistumatta myyntiruudulta Myös asiakkaan ja tuotteen myyntihistorioita ja myyntilukuja voidaan tarkastella myynnissä Asiakkaan ja tuotteen tietoja voidaan paitsi katsella, myös muuttaa suoraan myyntiruudulta Tuotteita ja asiakkaita joita ei haluta perustaa kortistoon, voidaan käsitellä tilapäisinä

6 Laskutus ja myyntireskontra Myynti luottoasiakkaille tapahtuu useimmiten lähetteiden avulla. Asiakkaalle tehdään lähete, jonka hän kuittaa. Laskutus lähetteistä tehdään esimerkiksi viikoittain. Toiset yritykset puolestaan tekevät laskun heti asiakkaalle mukaan. Ohjelma tulee sekä lähetteistä tehtävää koontilaskutusta, että suorien laskujen tekemistä. Lähetteiden teko Lähetteet kirjataan ohjelmaan joko toimitusvaiheessa, tai aiemmin tehdyn tilauksen tai laskelman pohjalta. Asiakkaille tulee aina heidän kanssaan sovitut alennukset ja erikoishinnat tuotteista. Alennukset määritellään yleensä tuoteryhmittäin. Tulosteet voidaan ottaa joko A4- kokoon tai kuittikirjoittimelle. Lähete on mahdollista jättää tilapäisesti laskutuskieltoon, ja hintoja on tarpeen vaatiessa mahdollista korjata helposti vielä ennen laskutusta. Lähetteiden käsittelyä voidaan käyttää sekä varaosamyynnissä että korjaamomyynnissä. Samalle laskulle voidaan saada sekä varaosalähetteitä että tehtyjä työmääräyksiä. Lähete soveltuu monenlaisiin tarpeisiin Lähetteelle voidaan tulostaa hinnat monella eri tavalla. Korjaamoasiakkaat haluavat yleensä näkyviin pelkät tuotteiden normaalihinnat. Vaihtoehtoisesti se saadaan ilman hintoja tai varustettuna alennuksilla. Hintojen näkyminen voidaan määritellä myös asiakaskohtaisesti, jolloin tulosteet ovat joka kerralla samanlaisia. Hinnat voidaan ottaa tarpeen mukaan koko verollisin tai verottomin hinnoin. Alennus on mahdollista myös koodata lähetteelle alennuskoodiksi. Laskutus ulos vaikka yhdellä napilla Suoraan myyntiruudussa voidaan tehdä asiakkaille ns. suoralaskuja. Tämän teko on yhtä helppoa kuin käteiskuitinkin. Yleisempi tapa suorittaa laskutus on kuitenkin koontilaskutus, jolloin asiakas allekirjoittaa lähetteen, ja laskutus hoidetaan erillisenä toimenpiteenään. Koontilaskutus on erittäin helppo tapa laskuttaa lähetteet. Laskutusruudulla voidaan laskuttaa yhdellä napilla kaikki asiakkaat. Laskutus voidaan rajata tehtäväksi vain tietyn rajan ylittäville summille, tai laskutusryhmittäin. Kun asiakkaalle määrätään laskutusryhmä, ei laskuttajan tarvitse huolehtia siitä, mitkä asiakkaat kulloinkin laskutetaan. Mikäli halutaan käyttää laskutuslisiä, ohjelma lisää nämä. Kätevää laskutustoiminnossa on, että lähetteen tietoja voidaan vielä korjata tässä vaiheessa samalta ruudulta käsin. Reskontran seuranta ja suoritusten käsittely Kun asiakas on laskutettu, saatavat siirtyvät myyntireskontraan käsiteltäväksi. Avoimesta reskontrasta saadaan tarvittavat raportit kirjanpitoon ja avointa tilannetta voidaan seurata monilla toiminnoilla. Lasku poistuu reskontrasta kun sille kirjataan suoritus joko pankkiohjelmasta tai suorituksena kassalla. Pankkiohjelmaan tulevat suoritukset ajetaan ohjelmaan yleensä joka päivä, jolloin reskontra on päivittäin ajan tasalla. Ohjelma antaa suorituksista raportin josta ilmenevät jos jokin asiakas on maksanut väärällä summalla. Suorituksissa voidaan huomioida myös usean laskun suoritukset kerralla sekä liikasuoritukset. Tarvittaessa liikasuorituksia voidaan käsitellä ohjelmassa myös ennakkoina, jotka voidaan vähentää seuraavista laskuista.

7 Karhut ja korkolaskut Erääntyneistä laskuista voidaan tulostaa helposti karhulaskut. Myöhässä maksetuista laskuista voidaan myös tehdä koontiperiaatteella korkolaskut. Näissä toimenpiteissä voidaan valita ruudulta monipuolisesti kenelle nämä tulostetaan, ja myös laskun tarkkuudella mitkä halutaan mukaan näkyviin. Kaikki toimenpiteet tapahtuvat koontiperiaatteella, jolloin asiakas saa yhden selkeän tulosteen tilanteestaan. Viivästysmaksujen laskuttamisessa on monipuoliset mahdollisuudet. Yritys voi halutessaan veloittaa jo karhukirjeen yhteydessä myös huomautusmaksun. Muita laskutuksen ominaisuuksia Laskuille voidaan saada yrityksen logo Asiakkaat voidaan jaotella laskutusryhmiin, automatisoimaan laskutusta Laskutettavat asiakkaat voidaan rajata avoimien lähetteiden minimisummalla Asiakkaan tietoihin voidaan määritellä monia asioita koskien laskujen tulostamista, esimerkiksi tulostetaanko hinnat arvonlisäverollisin, vai verottomin hinnoin Suoritukset voidaan tehdä koontisuorituksina useilta laskuilta kerralla sekä tulostaa usean laskun suorituksesta koontitosite Viitesuoritusten luenta standardeista pankkiohjelmista Laskujen käteis- tai korttisuoritus voidaan ottaa vastaan suoraan myyntiruudusta käsin Asiakkaiden maksamia liikasuorituksia voidaan käsitellä ennakkoina, jotka hyvitetään seuraavista laskuista Luottotappioiden ja selvittelytilin käyttö Voidaan määritellä omia kirjanpidon tilejä, joille suoritukset kohdistetaan Laskutuksen ja myynnin aineistot voidaan viedä sähköisessä muodossa Econet kirjanpitoon (optio) Korttisuoritukset voidaan ottaa vastaan myös integroidulla maksupääteohjelmalla (optio) Optiona laskujen lähettäminen asiakkaille sähköisesti verkkolaskuna tai postin ekirje- palvelun kautta. ekirje- laskuille tulostuu myös pankkiviivakoodi

8 Ostotilaustoiminnot Eroon paperisista tilausvihkoista Ostotilaustoiminnot kattavat toiminnan aina ostotarpeen määrittämisestä laskuntarkistukseen. Toiminnot on suunniteltu varaosakaupan tarpeisiin, jossa tavaraa tilataan päivittäin monilta toimittajilta. Samoin tilausrytmi on varaosissa nopea, ja samoja tuotteita saadaan useammilta vaihtoehtoisilta toimittajilta. Tilaukset voidaan jakaa myös päivä-, viikko- ja kuukausitilauksiin sen mukaan kuinka kiire tuotteilla on kausitilauksista voi saada merkittäviä alennuksia. Koska samaa tavaraa on saatavissa monilta toimittajilta, on tehokas valinta näiden välillä tärkeää. Ohjelma yhdistää asiakkaille tilatut tuotteet ja varastotäydennykset tilausehdotukselle. Tilaaja voi katsoa tuotteiden myyntihistorian ja vaihtoehtoiset tuotteet, ja lähettää tilauksen esimerkiksi kun riittävä määrä tilattavaa on kertynyt. Tuotteita on myös helppo siirtää vaihtoehtoisille toimittajille, ja nähdä tuotteiden ostohinnat ja voimassaolevat ostotarjoukset. Runsaasti tietoa tilauksen teon pohjaksi Ostotilausta tehtäessä ensimmäinen päätös on yleensä tilattava määrä ja sen jälkeen toimittajan valinta. Ohjelma auttaa näiden seikkojen määrittämisessä. Kun selataan tilattavia tuotteita, nähdään miten niiden menekki on kehittynyt. Vastaavien tuotteiden näkeminen on tällöin yhden näppäimen takana. Tuotteen tarkka osto- ja myyntihistoria on myös nähtävissä kyseisen tuotteen kohdalta. Ohjelmalla voidaan antaa tuotteille ABC-koodi niiden kierron mukaan. Toiminto jakaa tuotteille joko A, B tai C kirjaimen, joka voidaan huomioida tilausvaiheessa. Tuotteista voidaan tehdä myös reaaliaikaisia saatavuuskyselyitä toimittajilta, jos toimittajalle on suora yhteys. Näitä on saatavissa monille toimittajille. Tarvittaessa saatavuuskysely voidaan tehdä myös kerralla kaikille tuotteen vaihtoehtoisille toimittajille. Tilaus sähköisen nopeasti toimittajalle Tilaukset voidaan toimittaa suurimmille varaosamaahantuojille sähköisesti. Näin työtä säästyy molemmissa päissä, ja virheiltä vältytään. Lähettäminen on mahdollista Autolinkki-järjestelmän kautta, sekä monien yritysten kuten Motoral, Örum, Bosch sekä Varta, sähköisiin tilausjärjestelmiin. Kiinteät internet-yhteydet mahdollistavat että saatavuuskyselyt ja muut toimenpiteet tapahtuvat ilman viiveitä. Maahantuojien lisäksi samalla internetyhteydellä voidaan hoitaa myös yhteys Webbisivut ja sähköposti Yhteydet tukkureihin Autolinkillä Oman verkkokaupan pito Internet AutoFutur Pro käyttäjä Yhteydet Oman yrityksen sivuliikkeisiin Pankkiyhteys ja maksupääteyhteys pankkeihin, ohjelman tukipalveluihin ja mahdollisesti sivuliikkeisiin. Sähköpostin avulla puolestaan voidaan vaikkapa lähettää kirjanpitoaineistot ohjelmasta tilitoimistoon, sekä tarjoukset sähköisessä muodossa asiakkaille.

9 Sähköiset tilausliittymät Sähköiset tilausjärjestelmät ovat käytössä suurimmalle osalle varaosamaahantuojista. Hankkimalla nämä käyttöön joko Autolinkki- tilausjärjestelmän kautta tai maahantuojakohtaisilla tilausjärjestelmien kautta, saa käyttöön seuraavat toiminnot ohjelmassa: Tilauksen lähettäminen ja tilausvahvistusten noutaminen Saatavuuskysely Hinnastojen noutaminen Ohjelma ehdottaa varastoon tulovaiheessa saapuneeksi vain niitä tuotteita, jotka toimittaja on vahvistanut Joiltakin toimittajilta saadaan myös sähköiset laskut, jotka voidaan tarkistaa automaattisesti. Tällöin ohjelma tulostaa tarkistusraportin. Laskut voidaan vastaanottaa tilausvahvistusten yhteydessä. Hinnat kohdalleen laskuntarkistuksen avulla Toimittajan laskut voidaan tarkastaa laskuntarkastustoiminnon avulla. Tällä ohjelmalla saadaan ruudulle tiedot, millä hinnoilla ja määrillä kyseiset tilaukset on kirjattu itse varastoon. Näin voidaan tarkistaa, että omat tiedot vastaavat laskua. Näin katteita pystytään seuraamaan hyvin tarkasti, ja tuotteet myydään eteenpäin oikeilla hinnoilla. Toiminto varmistaa myös, että varastosaldot tulevat kirjattua oikein koneelle, eikä synny virheitä varastosaldoihin. Muita ominaisuuksia ostotilaustoiminnoissa Tuotteet kerääntyvät tilausehdotuksille asiakastilauksilta sekä varastopuutteista. Lisäksi erikseen tilaukseen haluttavat voidaan lisätä mm. myyntiruudulta. Näin paperilappuja ei tarvita, ja tuotteet tulevat tilattua ajallaan. Tilausehdotuksia voidaan käsitellä joustavasti ennen tilauksen hyväksymistä Tilaukset voidaan hyväksymisen jälkeen paitsi tulostaa ja faxata, myös lähettää sähköisesti (optio) Ennen tilausta voidaan tehdä saatavuuskysely toimittajalta (optio) Vastaavat tuotteet voidaan ohjata joko edullisimmalle toimittajalle, tai ennalta priorisoidussa järjestyksessä Toimittajille voidaan kerätä ja hallita erillisiä päivä-, viikko- ja kuukausitilauksia Voidaan määrittää päivä, jolloin kyseinen tilaus tulee lähettää Avointen tilausehdotusten selailu on helppoa nähdään mitä tuotteita on tilattavana miltäkin toimittajalta Tilaukset voidaan käydä läpi ja valita tuote kerrallaan, miltä toimittajalta kukin tuote tilataan Voidaan tulostaa hintalaput suoraan tuotteiden saapuneille määrille Jälkitoimitusten käsittely ja seuranta Tehtyjä tilauksia voi selata jälkeenpäin ja ottaa esim. jälkituloste. Tilauksia voi etsiä monella kriteerillä, jota tarvitaan esim. palautusten teossa tavarantoimittajille. Tuotteen varastoontulon voi korjata myös jälkikäteen niin, että keskihinta ja varastosaldo korjataan Ostoista voidaan saada monipuolisia raportteja Tekstiviestin lähettäminen, kun asiakastilauksen kaikki tuotteet on kirjattu saapuneeksi (optio) Tuontikaupassa tarvittavat toiminnot saatavissa erikseen optiona

10 Korjaamotoiminnot Korjaamotoiminnot on suunniteltu soveltuvaksi monen tyyppisiin autokorjaamoihin, pienemmistä suurempiin. Toiminnot soveltuvat aina yhden asentajan korjaamosta yli kymmenen asentajan korjaamoihin asti. Korjaamot ja huoltopisteet toimivat usein hyvinkin eri toimintatavalla, jonka vuoksi käyttömahdollisuuksia on mahdollisuus määritellä monin tavoin. Keskeistä on että ohjelma toimii yhdessä korjaamon käyttämiin muihin ohjelmiin: Ohjeaika- ja korjausinformaatio- ohjelmat Sähköiset varaosaluettelot Korjaamotoimintojen pääruutu on oheinen työmääräyslista, josta nähdään korjaamon avoimet työt ja käsitellään niitä. Korjaamotoiminnot voidaan hoitaa myös ajanvarausnäkymän kautta käyttämällä ohjelmaan saatavaa työkalenteria joka on optio. Sen avulla työt ovat koko ajan kalenterinäkymässä. Työn vastaanottaminen Työn tilausta voi edeltää kustannusarvion teko asiakkaalle. Kustannusarvio tai työn kirjaaminen sisään voidaan tehdä käyttäen ohjelmaan syötettyjä työvaiheita, työpaketteja tai ohjeaikoja. Työaikalaskelmat voidaan hakea Autodatasta, Bosch ESI:stä tai Osalinkistä. Tehtävään työmääräykseen kirjataan ajoneuvoon tehtävät korjauskohteet sekä vikaselostukset. Määräykseen voidaan saada myös vapaasti määritettävät työehdot näkyviin ja ottaa asiakkaalta kuittaus työtilaukseen. Varaosien lisääminen ja työaikojen kuittaaminen Kun työmääräys on perustettu, sen tietoja voidaan täydentää työn edistyessä. Sille lisätään käytetyt varaosat ja tarvikkeet. Nämä on nopea kirjata ja hinnoitella, jos ohjelmaan on ajettu sisään hinnastot. Osat voidaan myös hakea suoraan sähköisistä luetteloista käsin. Kun työ kuitataan valmiiksi, siitä on helppo lähettää samalla asiakkaalle tekstiviesti. Työmääräyksen laskuttaminen tai käteismyynti Kun asiakas noutaa auton, työmääräys voidaan veloittaa nopeasti joko kassamyyntinä tai siirtymällä se laskutukseen. Jos käytössä on maksupääteohjelma, käy veloitus kortilla ja mahdollinen katevarmennuksen teko nopeasti. Työmääräysten ja työaikojen seuranta sekä raportointi Ajoneuvoista hyvin monipuoliset tiedot. Ajoneuvotietoja voidaan myös hakea AKE:lta erillisen palvelun kautta Työt ja varaosat selkeästi eritelty eri kohdissa, ruudulla ja tulosteissa Kiinteähintaisten työpakettien määrittely ja käyttö Varaosien haku elektronisista varaosaluetteloista Ohjeaikojen haku ohjeaikaohjelmista, Autodata, Osalinkki ja Bosch ESI Viivakoodinlukijan käyttö eli tuotteiden haku viivakoodilla määräykselle Tilapäistuotteiden käsittely, eli sellaisten tuotteiden helppo myynti, joita ei ole perustettu tuotteiksi Automaattinen tilaukseen vienti tuotteille joita ei varastossa Työaikojen seuranta: asentajat kuittaavat työn aloituksen ja lopetuksen. Käytetyn työajan laskutus ja seuranta Paljon raportteja korjaamotoiminnasta, mm. asentajittain, automerkeittäin, työvaiheittain Mahdollisuus käyttää työmääräyksissä ajanvarausta (optio)

11 Monipuolinen laajennettavuus Takakannessa on kerrottu ohjelmiston yleisimmät lisäosiot jotka voidaan valita yrityksen tarpeiden mukaan. Näiden lisäksi ohjelmaa voidaan laajentaa seuraavilla toiminnoilla. Sähköinen laskutus Sähköisellä laskutuksella voidaan automatisoida laskutusrutiinit. Laskut voidaan lähettää joko Finvoice- verkkolaskuina tai postin ekirje- palvelun kautta normaaleina paperilaskuina. ekirje palvelussa postin palvelu tulostaa laskut, suorittaa niiden kuorituksen ja postituksen asiakkaille. Ohjelmasta painetaan vain lähetyspainiketta. Palvelu säästää joka laskutuksessa merkittävästi työaikaa ja vaivaa, sekä kustannuksia. Lue lisää sähköisen laskutuksen esitteestä. Taloushallinnon liitännät Ohjelmassa on vakiona liitäntä kaikkiin suomalaisiin pankkiohjelmiin, jotka tuottavat pankkistandardin mukaisen aineiston viitesuorituksista. Pankkiin maksetut suoritukset voidaan kuitata tällöin suoritetuiksi automaattisesti. Lisäksi laskuntarkistuksen avulla hyväksytyt ostolaskut on mahdollista siirtää yhteensopiviin ostoreskontra- ohjelmiin. Lisämahdollisuutena on saatavissa toiminto jolla ohjelma muodostaa myynti- ja suoritusaineistoista konekielisen aineiston joka voidaan siirtää kirjanpito-ohjelmiin. Kysy lisää saatavissa olevista liitännöistä myyjältä. Tekstiviestien lähetystoiminnot Tekstiviestitoiminnoilla voidaan lähettää asiakkaalle tekstiviesti, kun asiakkaalle tilattu tuote saapuu varastoon. Jos käytössä on korjaamotoiminnot, viesti voidaan lähettää kun työ merkitään valmiiksi. Tämä auttaa nostamaan toiminnan laatua, koska ilmoitukset eivät unohdu kiireessä, ja vapautuu työaikaa. Tekstiviesteistä maksetaan vain käytön mukaan, kiinteää investointia ei tarvita. Langaton tiedonkeruu Ohjelmassa on valmis liitäntä langattomalle tiedonkeruupäätteelle, jolla tuotteita voidaan inventoida varastossa ja kerätä esimerkiksi tilausta. Tämä vastaa samaa kuin tiedot kirjoittaisi varastossa ensin paperille, ja sen jälkeen tieto syötettäisi manuaalisesti tietokoneelle. Keruupäätteeltä kerätyt tuotteet ja määrät siirtyvät parilla näppäilyllä suoraan ruudulle. Tämä nopeuttaa esimerkiksi inventointia tai kerättyjen tuotteiden tilaamista hyvin paljon. Takuu- ja palautuskäsittely maahantuojille Maahantuojapalautusten käsittely mahdollistaa palautusten teon ilman takuuanomusten tai muiden lomakkeiden kirjoittamista käsin. Sillä voidaan kirjata esimerkiksi takuutapauksissa tuotteen vika suoraan ohjelmaan, jolloin takuutapausten raportointi ja tuotteiden palauttaminen nopeutuu. Ohjelma hakee yleisimmät tiedot suoraan ohjelmasta, kuten tuotenimikkeet, koska tuote on ostettu sisään, sekä asiakkaan tiedot. Koska takuuanomuksen tila nähdään ohjelmasta, mahdollistaa se paremman asiakaspalvelun takuutapausten hoitamisessa. Rahtikirjojen tulostustoiminnot Esimerkiksi maahantuontia harjoittavat yritykset lähettävät tuotteet useimmiten rahdilla tai postilla. Tätä varten on olemassa rahtikirjojen tulostustoiminto, joka tulostaa osoitekortit suoraan laskun tai lähetteen tiedoilla. Postin lähetyksiin voidaan tulostaa osoitekortit integroidun Prinetti- liitännän avulla. Tällöin AutoFuturin tiedot siirtyvät Prinettiin, joka tulostaa lähetykseen viivakoodatut tarrat, ja lähettää tiedot internetin kautta Postille. Maahantuontikaupan toiminnot Maahantuontitoimintojen avulla yritys voi ostaa tuotteita sisään useilla tilauskoodeilla, ja myydä ne omilla myyntikoodeilla. Tuotteille voidaan myös määritellä ostohinnat eri valuutoissa, ja ohjelma suorittaa valuuttakäännökset ostovaiheessa. Tällöin saadaan myös Intrastat- raportit tullia varten. Näitä varten ohjelmaan voidaan määritellä tuotekohtaisesti tullinimikkeet, tuotteiden painot ja muut tarvittavat tiedot. Varastoon tulovaiheessa ostohinnoissa voidaan huomioida myös rahdit, tullit ja muut kulut. Tuotenimikkeille on mahdollista myös syöttää käännöstekstit.

12 AutoFutur Pro OHJELMISTO Vakiotoiminnot Tarjousten teko Asiakastilausten käsittely ja tilausvahvistukset Myynti- ja kassatoiminnot Laskutus, koontilaskutus ja myyntireskontra Karhu- ja korkolaskutus Sähköisten varaosahinnastojen päivittäminen Liitännät sähköisiin varaosaluetteloihin Monipuoliset varaston hallintatoiminnot Ostotilausten käsittely Monipuoliset alennus- ja hinnoittelukäsittelyt Katepohjainen omahinnoittelu mahdollisuus Asiakkaiden seuranta- ja postitustoiminnot Muokattavat raporttipohjat ja lähes 200 vakioraporttia Tietokantana luotettava SQL-tietokanta Järjestelmään liitettäviä lisälaitteita: Kuittikirjoitin Kassalaatikko Viivakoodinlukija Langaton tiedonkeruupääte Kortinlukija Tarrakirjoitin Asiakasnäyttö Lisäksi varmuuskopiointi, virransuojaus ja palomuuri. Lisäosat Tuotetarrojen tulostus Viivakoodilla ja monipuolisilla tuotetiedoilla Suoraan varastoon saapumisvaiheessa oikeille määrille Myös hyllypaikka- ja vapaat tekstitarrat Yhteydet maahantuojien järjestelmiin Sähköiset tilaukset yli 10 maahantuojan järjestelmään Sähköisten tilausvahvistusten ja laskujen käsittely Useilta reaaliaikaiset varastokyselyt myynti- ja ostoruuduilta Maksupääteohjelmisto Korttimaksun veloittaminen pari näppäilyllä EMV-valmius: sirukorttien käyttö On-Line toiminnot Asiakas voi katsoa järjestelmästä varasto- ja tuotetietoja Suora tilauksen teko järjestelmään ja tilausvahvistus Omien hinnastojen teko asiakkaille Monimyymälätoiminnot Tietojen hallinta ja laskutus keskitetysti yhdestä paikasta Kaikkien toimipisteiden varastot näkyvissä yhdellä kertaa Kaikkien toimipisteiden tiedot nähtävissä reaaliajassa Korjaamotoiminnot Mahdollisuus tekstiviestien lähettämiseen Ajoneuvotietojen haku AKE:n tietokannasta Lue lisää erillisestä korjaamoesitteestä Ajanvaraustoiminnot Varausten hallinta graafisen kalenterin avulla Integroitu suoraan töiden hallintaan Verkkoversio Ohjelmasta on yhden koneen versio ja verkkoversio. Verkkoversiona järjestelmää voidaan käyttää esimerkiksi seuraavalla tavalla. Myymälä kassatoiminnot tilaukset ja tarjoukset asiakaspalvelu Varasto tavaran saapuminen inventointi keräily Toimisto laskutus taloushallinto raportointi FuturSoft FuturSoft Oy Vanhaistentie Helsinki Puh. (09) Fax (09) Lue lisää: Ota yhteyttä: aspalvelu@futursoft.fi