YTHS Potke. Alustava toiminnallinen vaatimusmäärittely Deloitte & Touche Oy, Group of Companies

Transkriptio

1 YTHS Potke Alustava toiminnallinen vaatimusmäärittely Deloitte & Touche Oy, Group of Companies

2 Sisällysluettelo Sivu Johdanto Potilastietojärjestelmähankkeen tausta Palvelun kehittämisen tavoitteet ja liiketoiminnalliset vaatimukset Palvelun toiminnallinen kattavuus ja käyttäjäkunnan laajuus Määrittelyjen tunnistamisen työtapa... 6 Yleinen kuvaus Prosessikuvaus Strateginen johtaminen Opiskelijaterveyden ja hyvinvoinnin edistäminen Hoitoprosessit Yhteisöterveyden edistäminen Ydinprosesseja tukevat sisäiset prosessit Tukiprosessit Toiminnallinen laajuus Arkkitehtuuri / järjestelmäkartta....4 Käyttäjäryhmät ja oikeudet....5 Riippuvuudet Palvelun rajaukset... 8 TOIMINNALLISET VAATIMUKSET Toiminnallisuuskartta Yleiset toiminnalliset vaatimukset Yhteydenotto ja hoidon tarpeen arviointi Yhteydenotto ja hoidon tarpeen arviointi puhelimessa ja potilastoimistossa Ajanvaraus verkossa Ajan peruuttaminen tai muuttaminen puhelimessa Ajan peruuttaminen tai muuttaminen verkossa Muita ajanvaraustoiminnallisuuteen liittyviä vaatimuksia Hoitokäynti Yleisterveyden ja suunterveydenhoidon hoitokäynti Mielenterveysongelmaisen opiskelijan tutkimusjakso Muut hoitokäynnit Sähköiset hoidon prosessit... 6

3 7. Sähköinen terveyskysely Opiskelijan oma portaali Ydinprosesseja tukevat sisäiset prosessit Laboratorio Kuvantaminen Kuulontutkimus Laskutus ja reskontra Vaihtoehto A: Maksuautomaatti Vaihtoehto B: Tulostettava lasku Muut toiminnallisuudet Raportointi Työajan suunnittelu ja seuranta Koontinäkymät Yhteisöterveys Ostopalvelu

4 Johdanto Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS) tarjoaa terveyden- ja sairaanhoidon, mielenterveystyön sekä suun terveydenhuollon palveluja yliopistojen ja tiede- ja taidekorkeakoulujen opiskelijoille. YTHS on valtakunnallinen organisaatio, jolla on toimipisteitä 5 paikkakunnalla. YTHS toimii aktiivisesti yhteistyössä mm. opiskelijajärjestöjen, yliopistojen sekä muiden terveydenhuollon alan järjestöjen kanssa. Säätiön kokonaismenot ovat noin 4 miljoonaa euroa. Toimintaa rahoittavat opiskelijat, Kansaneläkelaitos, yliopistokaupungit ja opetus- ja kulttuuriministeriö. Noin viidennes tuloista kertyy opiskelijoiden maksamista terveydenhoitoja käyntimaksuista. Opiskelijat maksavat vuosittaisen terveydenhoitomaksun ylioppilaskunnalle, joka tilittää sen YTHS:lle. Samalla toimialalla YTHS:n kanssa toimivat osittain julkinen terveydenhuolto ja muu yksityinen terveydenhuolto. Vuotuisen terveydenhoitomaksun maksettuaan yliopisto-opiskelijoilla on oikeus käyttää mitä tahansa säätiön toimipistettä. Lisäksi opiskelijalla on oikeus käyttää oman kotikuntansa julkisia terveydenhuollon palveluja.. Potilastietojärjestelmähankkeen tausta YTHS on lähtenyt uusimaan potilastietojärjestelmäänsä, koska sen nykyisin käyttämä järjestelmä on elinkaarensa loppuvaiheessa. Nykyinen järjestelmä ei enää pysty vastaamaan lainsäädännön uusiin vaatimuksiin eikä toiminnan tuleviin tarpeisiin. Säätiön johtoryhmä käynnisti potilastietojärjestelmän hankinnan selvitystyön alkuvuonna 0. Selvitystyö käynnistettiin, koska säätiössä käytettävän Medicus-Helmi potilastietojärjestelmän kehittämismahdollisuudet lainsäädännön vaatimuksia vastaavaksi nähtiin epävarmoiksi, eikä järjestelmä nykyisellään mahdollista rakenteista kirjaamista. YTHS laati loka-marraskuussa 0 potilastietojärjestelmän hankintastrategian. YTHS:n potilastietojärjestelmähanke käynnistyi vuoden 03 alusta ja se sai nimekseen Potke-hanke. Tämä dokumentti kuvaa Potke-hankekokonaisuuden toiminnallisen määrittelyn. Dokumentin tavoitteena on tukea YTHS:ää arvioimaan hankintavaiheessa potilastietojärjestelmän mahdollisten toimittajien työmääräarvioita ja toiminnallista kattavuutta. Lisäksi YTHS voi dokumentin avulla sisäisesti kuvata ratkaisuun liittyvät vaatimuksensa eri sidosryhmille.. Palvelun kehittämisen tavoitteet ja liiketoiminnalliset vaatimukset Toimiva potilastietojärjestelmä on yksi palvelutoiminnan tehokkuuden kulmakivistä. Ratkaisun tavoitteena on sopia yhteen valtakunnallisen verkoston kanssa. Keskeisiä valtakunnallisia ratkaisuja ja ohjeistuksia potilastietojärjestelmän kehittämisen kannalta ovat Kanta-hanke, sähköinen lääkemääräys (eresepti), rakenteisen kirjaamisen ohjeistukset, avoterveydenhuollon hoitoilmoitus (AvoHilmo) sekä kansallinen palveluväyläkonsepti. YTHS:n oman toiminnan ja palvelun kehittämisen tavoitteet on tunnistettu neljästä lähtökohdasta: Asiakkaaseen kohdistuvat Toimintaan kohdistuvat Henkilöstöön kohdistuvat Talouteen ja rahoitukseen kohdistuvat 4

5 YTHS tavoittelee potilastietojärjestelmänhankkeella seuraavia hyötyjä: Asiakkaalle Asiakas- ja potilasturvallisuus paranevat Palvelut ovat tasalaatuisia ja vaikuttavia Asiointi ei ole aikaan ja paikkaan sidottua Järjestelmä tukee opiskeluterveydenhuollon kokonaisuutta Toiminnalle Järjestelmä tukee moniammatillista yhteistyötä Toimintatapojen yhtenäistämisen ja toiminnan ohjauksen avulla palvelujen laatu ja tuottavuus paranevat Innovatiivinen toiminnan kehittäminen tulee mahdolliseksi Palvelutuotantomallien käyttö ja arviointi on läpinäkyvää Henkilöstölle Potilasasiakirjamerkinnät täsmentyvät ilman kohtuutonta ajankäyttöä Toiminnan ohjaus tukee kliinikon työtä Hyvä käytettävyys ja käyttäjätuki, työ ei ole aikaan ja paikkaan sidottua Toiminnan ohjaus tukee esimiehen työtä Taloudelle ja rahoitukselle Parempi näkyvyys toimintaan Toiminta ja talous yhdistyvät suunnittelussa ja seurannassa Kustannusten hallinta helpottuu Parempi näkyvyys opiskelijan terveyteen ja hoidon tarpeeseen.3 Palvelun toiminnallinen kattavuus ja käyttäjäkunnan laajuus Yliopistojen ja korkeakoulujen sivutoimipistepaikkakunnilla YTHS:n palvelut tuotetaan ostopalveluina. Toimipiiriin kuuluu yhteensä noin opiskelijaa. Vastaanottotoiminnan lisäksi YTHS tekee monipuolista työtä opiskelijoiden terveyden edistämiseksi. YTHS:n palveluksessa työskentelee yli 600 terveydenhuollon ammattilaista, muun muassa yleis- ja erikoislääkäreitä, terveydenhoitajia, sairaanhoitajia, perushoitajia, hammaslääkäreitä, suuhygienistejä, hammashoitajia, psykiatreja ja psykologeja. 5

6 .4 Määrittelyjen tunnistamisen työtapa Jokaiselle toiminnalliselle kokonaisuudelle nimitettiin YTHS:n päämäärittelijä, joka hyväksyi alueen määrittelyt. Määrittelytyö toteutettiin huhti-kesäkuussa 03 päämäärittelijöiden ja Deloitten johdolla työpajoissa, pienryhmätapaamisissa ja haastatteluissa. Yleinen kuvaus Tässä kappaleessa kuvataan YTHS:n toiminnan laajuus prosessikartan avulla sekä rajataan uudistettava toiminnallinen kokonaisuus. Potilastietojärjestelmän laajuuteen kuuluvat prosessit on avattu tarkemmin toiminnallisen määrittelyn osiossa, kappaleissa Prosessikuvaus YTHS:n hoitoprosesseja toteutetaan monimuotoisilla tavoilla. Prosesseissa korostuu moniammatillinen yhteistyö. Ostopalveluita käytetään monipuolisesti tarpeen mukaan sekä hoitokokonaisuuksien osien että kokonaisten hoitokokonaisuuksien toteutuksessa. Palveluita käyttävillä opiskelijoilla on tyypillisesti rinnakkain menossa useita eri hoitokokonaisuuksia. Potilastietojärjestelmässä on tärkeää voida muodostaa samaan hoitokokonaisuuteen liittyvistä palvelutapahtumista yksinkertaisesti seurattavia hoitoepisodeja. Palvelutapahtuma (esim. vastaanottokäynti, ryhmävastaanottokäynti, puhelu tai sähköinen asiointikerta) tulee voida liittää yhteen tai useampaan episodiin. YTHS:n päätason toiminnalliset prosessit on esitelty kuvassa. Toiminnallisia prosesseja ovat: Strateginen johtaminen Opiskelijaterveyden ja hyvinvoinnin edistäminen (ydinprosessi) Hoitoprosessit (ydinprosessi) Yhteisöterveyden edistäminen (ydinprosessi) Ydinprosesseja tukevat sisäiset prosessit Tukiprosessit 6

7 Kuva : Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön prosessikartta.. Strateginen johtaminen Strateginen johtaminen pitää sisällään palvelutoiminnan johtamisen, tietohallinnon, henkilöstöjohtamisen, talousjohtamisen ja viestinnän. Strategista johtamista tukevat raportointi (vaatimukset kuvattu tarkemmin kappaleessa 9) ja asiakaspalaute. Palvelutoiminnan johtaminen on kunkin YTHS:n sektorin toiminnan ohjausta, suunnittelua, kehittämistä sekä toimintojen yhdenmukaistamista. Potilastietojärjestelmäuudistuksen tavoitteena on tukea kaikkia näitä johtamisen osa-alueita palvelun kehittämisen tavoitteiden kautta. Tietohallinto käsittää koko YTHS:n tietohallinnon johtamisen ja kehittämisen prosessit. Tietohallinnon perustehtävänä on edistää terveydenhuollon ydinprosessien, yleisterveyden, mielenterveyden ja suunterveyden, sekä muiden säätiön perustehtävien toimivuutta sekä niihin liittyvien tavoitteiden saavuttamista. Henkilöstöjohtaminen palvelee säätiön toimintaa vastaamalla henkilöstön työsuhteisiin liittyvistä tehtävistä. Henkilöstöhallinnon prosesseja ovat rekrytointi, perehdyttäminen, palkkahallinto, kehityskeskustelut, osaamisen kehittäminen, henkilöstösuunnittelu, sekä yhteistoiminta ja työympäristö. Potilastietojärjestelmäuudistuksen osalta keskeisimmät vaatimukset kohdistuvat palkkahallintoon, henkilöstösuunnitteluun ja työajansuunnitteluun ja seurantaan liittyviin prosesseihin. Nämä vaatimukset on kuvattu tarkemmin kappaleessa 9.. 7

8 Talousjohtamisen keskeisiä prosesseja ovat talouden ja toiminnan suunnittelu ja seuranta sekä hankintamenettelyt. Potilastietojärjestelmäuudistuksen osalta keskeisimmät vaatimukset kohdistuvat raportointiin ja laskutukseen. Nämä vaatimukset on kuvattu tarkemmin kappaleissa 9. ja 8.3. Viestintä käsittää sekä YTHS:n sisäisen että ulkoisen viestinnän. Viestinnän keskeisiä prosesseja ovat viestinnän suunnittelu, ohjaus ja koordinointi säätiössä... Opiskelijaterveyden ja hyvinvoinnin edistäminen Opiskeluterveyden ja hyvinvoinnin prosessit kuuluvat osittain uudistettavan potilastietojärjestelmän toiminnalliseen kokonaisuuteen. Prosesseista keskeisin on sähköinen terveyskysely, joka on kuvattu kappaleessa 7.. Opiskelijan itsehoitoa tuetaan erilaisilla yths.fi verkkosivujen toiminnoilla kuten videoilla ja nettitesteillä. Muutoin vaatimukset noudattelevat kappaleissa 5 ja 6 kuvattuja prosesseja...3 Hoitoprosessit Hoitoprosessit kuuluvat kokonaisuudessaan uudistettavan potilastietojärjestelmän toiminnalliseen kokonaisuuteen. Yksilöllisen terveysneuvonnan apuna vastaanotoilla käytetään sähköistä terveydenedistämismateriaalia kuten potilasohjeita ja erilasia oppaita. Yksilöllinen terveyden edistäminen on osa jokaista hoitoprosessia. Prosessit ja niihin liittyvät vaatimukset on kuvattu tarkemmin kappaleissa 5-7. YTHS toteuttaa hoitoprosessit itse tai ostaa niiden toteutuksen ulkopuoliselta palveluntarjoajalta (ostopalvelut)...4 Yhteisöterveyden edistäminen Yhteisöterveyden keskeisiä prosesseja ovat opiskeluympäristön terveellisyyden ja turvallisuuden varmistaminen ja edistäminen sekä opiskeluyhteisötyö. Opiskeluyhteisöjen terveyden edistäminen on tiimityötä, jossa tärkeimmät toimijat ovat YTHS, yliopistot ja ylioppilaskunnat. Yhteisöterveyteen liittyvät vaatimukset on kuvattu tarkemmin kappaleessa Ydinprosesseja tukevat sisäiset prosessit Ydinprosesseja tukevat sisäiset prosessit ovat laboratorio, kuvantaminen, kuulontutkimus, välinehuolto, palveluiden ja materiaalin hankinta- ja logistiikkapalvelut, sekä laskutus. Prosessit ja niihin liittyvät vaatimukset on kuvattu tarkemmin kappaleessa Tukiprosessit Tukiprosesseja ovat asian- ja asiakirjanhallinta, turvallisuus ja laatu, oikeusopillinen asiantuntemus, IT tuki ja ylläpito sekä kiinteistöt ja tilat. Nämä prosessit eivät ole potilastietojärjestelmäuudistuksen laajuudessa lukuun ottamatta tukeen ja ylläpitoon liittyviä vaatimuksia, jotka on kuvattu teknisessä määrittelyssä sekä kappaleen 3 toiminnallisuuskartan kautta. 8

9 . Toiminnallinen laajuus Kuva : Toiminnallinen laajuus Uudistettavan potilastietojärjestelmäkokonaisuuden tulee kattaa yllä olevan kuvan vihreät toiminnallisuuskokonaisuudet. Uudistettavan kokonaisuuden tulee olla sisäisesti täysin integroitu, sekä olla käyttöliittymältään ja uskoasultaan yhtenäinen läpi koko kokonaisuuden. Uudistettavan kokonaisuuden ominaisuudet ja vaatimukset on eritelty tarkemmin tämän kappaleen taulukossa sekä muualla vaatimusmäärittelydokumentaatiossa. Sinivioletti väri kuvaa potilastietojärjestelmähankinnan yhteydessä mahdollisesti hankittavaa kokonaisuutta. Keltaisella on merkitty ne keskeiset olemassa olevat erillisjärjestelmät, joihin potilastietojärjestelmän on integroiduttava. Integroitavien erillisjärjestelmien lista ei tässä yhteydessä ole kattava, vaan on esitelty tarkemmin Teknisessä määrittelyssä. Sininen väri kuvaa erillisjärjestelmiä, jotka YTHS mahdollisesti hankkii erillishankinta hankkeen aikana tai sen jälkeen. Harmaa väri kuvaa vaatimusmäärittelyissä esille tulleita kehitysehdotuksia, jotka mahdollisesti toteutetaan myöhemmin. Valkoinen väri kuvaa tällä hetkellä käytössä olevaa järjestelmää, joka on keskeinen toiminnallisuuden kannalta ja säilyy toistaiseksi. Toiminnallinen kokonais uus yths.fi Kuvaus YTHS:n verkkosivut sisältävät hyödyllistä tietoa opiskelijoille mm. hoitoon hakeutumisesta ja terveyden edistämisestä. Sivustoa ei itsessään integroida potilastietojärjestelmään. 9

10 Tunnistautuminen (asiakkaan) Sähköinen hoidon tarpeen arviointi (ehta) Sähköinen terveyskysely (Sätky) Opiskelijan oma portaali Puhelinjärjestelmä SAP BCM Sähköiset hoidon prosessit Sairaskertomus Käytössä oleva palvelu, joka mahdollistaa opiskelijan VETUMA-tunnistamisen. Tunnistuksessa käytettävä pääsynhallinta tarkistaa oikeuden verkkosovelluksiin. Nykyistä tunnistautumispalvelua halutaan käyttää myös jatkossa. Portaali, turvallinen viestintä ja sähköiset palvelut tulee integroida siihen. Opiskelija voi varata tietyntyyppisiä vastaanottoaikoja tekemällä sähköisen hoidon tarpeen arvioinnin (ehta), mikäli täyttyvät ajanvaraukseen oikeuttavat kriteerit. Lopputulemana ehta-prosessista voi olla myös esim. lääkemääräyksen uusimisherätteen välittyminen opiskelijan hoidosta vastaavalle lääkärille. Opiskelija ohjautuu ehta-prosessiin yths.fi verkkosivujen kautta. Nykyinen ehta-prosessi ei ole integroitu Medicus-potilastietojärjestelmään, mutta tavoite on potilastietojärjestelmähankinnan yhteydessä integroida nykyinen tai uusi ehta-prosessi hankittavaan potilastietojärjestelmään mm. ajanvarauksen ja esitietojen saamiseksi ehtakyselyistä potilastietojärjestelmään kliinikon käyttöön. Jatkossa (vaiheessa ) on tarkoitus kehittää uusi ehtatoiminnallisuus osaksi opiskelijan omaa portaalia. Jo käytössä oleva YTHS-mallin mukainen sähköinen terveyskysely (Sätky) on tarkoitus kehittää osaksi opiskelijan omaa portaalia. Kyselylomakkeen ja palautteen välittämisessä opiskelijan ja terveydenhuollon ammattihenkilön välillä on huomioitava turvallisen viestinnän toteutuminen. Opiskelijan omalla portaalilla tarkoitetaan vahvalla tunnistautumisella suojattua palvelua, jossa opiskelija voi esimerkiksi. tarkistaa ja ylläpitää omia perustietojaan. varata, muokata ja peruuttaa omia aikojaan 3. tarkistaa laskutustietojaan 4. antaa esitietoja hoitokäyntiä varten 5. käydä dialogia terveydenhuollon ammattihenkilön kanssa Opiskelijan oma portaali toteutetaan osana potilastietojärjestelmähankintaa. Toteutuksen vaiheistuksessa hyödynnetään kappaleessa 7. tehtyä priorisointia. Puhelinjärjestelmät eivät nykyisellään ole integroituja potilastietojärjestelmään. Integraatiot on kuitenkin tarkoitus toteuttaa uuteen potilastietojärjestelmään. Sähköiset hoidon prosessit on tarkoitus toteuttaa vasta potilastietojärjestelmähankinnan toisessa vaiheessa. Näitä voivat olla esim. videoneuvottelut, nettiryhmät tai nettiterapiat. Potilastietojärjestelmän ydintoimintoja. ks. vaatimus TK- 0

11 Asiakasrekisteri Suunterveyden erityistyökalut Potilastietojärjestelmän ydintoimintoja ks. vaatimus TK- Potilastietojärjestelmän ydintoimintoja ks. vaatimus TK- 5 Ajanvaraus Potilastietojärjestelmän ydintoimintoja ks. kappale 5 Ptj-raportointi Muut työkalut Ylläpito Laskutus ja reskontra Laboratorio Kuvantaminen ja kuva-arkisto Henkilöstöhallinta Raportointi DW Integraatioalusta Uudesta potilastietojärjestelmästä on saatava yksinkertaisella tavalla kulloinkin voimassa olevien viranomaismääräysten mukaiset raportit sekä raportit järjestelmään rakenteisesti syötetyistä tiedoista. Raportoinnin vaatimukset on kuvattu kappaleessa 9.. Toiminnallisissa määrittelyissä luetellut muut työkalut ovat chat, digisanelu, hakukone, fraasipankki, turvallinen viestintä, hälytykset ja muistutukset, koontinäkymät, lääkeinteraktiot, päätöksenteon tuki, puheentunnistus. Potilastietojärjestelmän on tarjottava prioriteetin ja työkalut ks. kappale 3 Toiminnallisuuskartta Potilastietojärjestelmän on tarjottava kattavat ylläpitomahdollisuudet konfiguroinnin ja parametrisoinnin kautta. Esim. lomakkeita ja näkymiä on voitava muokata itse ilman ohjelmointitaitoja. Potilastietojärjestelmän tulee sisältää laskutuksen ja reskontran toiminnallisuudet. Reskontra on optio hankinnan laajuudelle ja se voidaan hankkia tarvittaessa myös erillishankintana. Ensisijaisesti potilastietojärjestelmän tulisi sisältää laboratoriotoiminnallisuudet. Mikäli näin ei ole, tulee erillinen laboratorio-ohjelma integroida potilastietojärjestelmään. Nykyinen laboratorio-ohjelma tulee korvata uudella tai päivittää nykyisen ohjelman versio. Nykyiset kuvantamisen järjestelmät ja kuva-arkistot on integroitava potilastietojärjestelmään. Henkilöstöhallinnan käyttämät järjestelmät Populus ja Titania on integroitava potilastietojärjestelmään. Muu kuin potilastietojärjestelmästä saatava raportointi tehdään erikseen hankittavassa tietovarastotyökalussa. Potilastietojärjestelmän on integroiduttava raportointityökaluun. YTHS:n järjestelmien integroiminen tehdään hankittavan integraatioalustan kautta. Hankinta voi olla joko erillishankinta tai osana potilastietojärjestelmähankintaa.

12 .3 Arkkitehtuuri / järjestelmäkartta YTHS:n sovellusarkkitehtuuri koostuu yhteensä noin 40 potilastyöhön liittyvästä sovelluksesta. Sovelluksia hyödynnetään kaikilla prosessialueilla, joskin suurin osa sovelluksista on käytössä Hoitoprosessit-alueella. Käytössä on suuri määrä räätälöityjä sovelluksia, mutta YTHS:n tavoitteena on valmisohjelmistojen hyödyntämisen lisääminen. Integraatioarkkitehtuuri koostuu pääasiassa YTHS:lle räätälöidyistä point-to-point integraatioista YTHS:n järjestelmien välillä. Sisäisiä integraatioita on tuotantokäytössä noin 0. Integraatioita ulkoisiin toimijoihin on tällä hetkellä kolme lisäksi tunnistautumiseen ja pääsynhallintaan on oma palveluna hankittu ratkaisu. Sisäisten ja ulkoisten integraatioiden lukumäärää on kuitenkin tarvetta lisätä sekä operatiivisista että lainsäädännöllisistä syistä. Esim. toiminnallisesta näkökulmasta uusia ulkoisia integraatiotarpeita on tällä hetkellä tunnistettu kappaletta, ja näihin voi liittyä vielä suurempi määrä ulkoisia toimijoita. Lisäksi YTHS:llä on tunnistettu tarve kehittää integraatioarkkitehtuuria edelleen mm. avointen rajapintojen ja keskitetyn integraatioratkaisun hyödyntämisen muodossa. YTHS:n arkkitehtuuriperiaatteita on kuvattu tarkemmin erillisessä asiakirjassa Potke tekninen määrittely..4 Käyttäjäryhmät ja oikeudet Hyvän käytettävyyden takaamiseksi ohjelman oletusnäkymät on voitava muokata käyttäjäroolien mukaisesti siten, että kullakin käyttäjällä on selkeä perusnäkymä työssään tarvitsemiinsa järjestelmän osiin ja työkaluihin. Sairauskertomuksen osana on erikoisalakohtaisia näkymiä, jotka helpottavat sisältöjen rakenteista kirjaamista ja hyvien yhteenvetojen saamista. Oikeudet sairauskertomus-, liite-, laskutus- ja ajanvaraustietoihin annetaan käyttäjäroolien ja erikoisalojen mukaan. Jokaisella potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvalla työntekijällä on oikeus käsitellä potilaan tietoja siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa sitä edellyttävät. Potilastietojärjestelmän tulee mahdollistaa arkaluonteisten tietojen suojaaminen (esim. mielenterveys), esimerkiksi siten, että tietojen automaattinen näkyminen on sidottu roolipohjaisuuteen tai erikoisalaan. Arkaluonteiseksi luokiteltu tieto ei saa siirtyä koostenäkymiin, lomakkeille tms. jollei näin erikseen valita. Tutkimus- ja hoitojaksoon liittyvät kirjaukset on kootusti nähtävissä kaikille ko. hoitoprosessiin osallistuville työntekijöille ammattiryhmästä ja arkaluonteisuudesta riippumatta. Myös muilla työntekijöillä tulee olla käytettävissään työtehtäviensä edellyttämät sairauskertomustiedot niin, että arkaluonteisten tietojenkin katsominen on mahdollista. Mikäli työntekijä ei ole osallinen potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin, vaaditaan lokikirjaus. Jos sairauskertomustietojen avaamisen yhteydessä ei tehdä sairauskertomusmerkintää tai hoitojaksoon liittyy arkaluonteisia tietoja, kysytään ennen hoitojakson koontinäkymän avaamista katselun syytä (esim. hoitojaksoon, hoitoprosessiin tai esimiestehtäviin liittyvät) ja se merkitään lokiin. Kuvauksissa (taulukko ) käytetyt käyttäjäroolit perustuvat nykyisiin roolipohjaisiin oikeuksiin, ja näitä tulee voida muuttaa tarpeen mukaan.

13 Taulukko : Kuvauksissa käytetyt käyttäjäroolit. Yhteydenotto- ja käyntitietojen kirjauksessa edellytetään viranomaisvaatimusten täyttämistä. Käyttäjäroolit Yts potilastoimisto (palvelusihteeri, lähihoitaja) Roolin lyhyt kuvaus Ajanvaraus hoitoaikaa odottaville hta-jonon potilaille, aikojen peruminen ja siirrot. Näkee omalla sektorilla pyydetyt tutkimustulokset laboratorio, ekg, spirometria, papa, kuvantaminen (röntgen, uä, mrg, ct) sekä lähetteet (sairaala, ostopalvelut) ja lausunnot (terveystodistus ajokorttia tai opiskelua varten, Kela mm. SvA, SvB, SvB, C, E). Erityishuomio: Ostopalvelu-/sanelukäyntien ja tutkimusten kirjaaminen potilaskertomukseen, dokumenttien liittäminen osaksi potilaskertomusta ja yhteenvetojen/lähetteiden/todistusten toimittaminen organisaatioille/potilaille itselleen. Yhteydenotto ja käyntitietojen kirjauksessa käytettävät koodistot ovat SPAT ja ICPC. Yts terveydenhoitaja (terveydenhoitaja, sairaanhoitaja) Laskutustoiminnot liittyvät virheellisesti muodostuneiden maksurivien selvittämiseen ja poistamiseen tai puuttuvien lisäämiseen. Puhelimitse ja/tai kasvokkain tehtävä hoidontarpeen arviointi yleisterveyden ja mielenterveyden sektoreilla. Akuuttivastaanotto, vastuujaon mukaiset seuranta- ja neuvontakäynnit (mm. ravitsemus, seksuaali, matkailu, pef, rr), yleisterveysneuvonta ja sairausvastaanotto. Näkee omalla sektorilla pyydetyt tutkimustulokset laboratorio, ekg, spirometria, papa, kuvantaminen (röntgen, uä, mrg, ct), lähetteet (sairaala, ostopalvelut) ja lausunnot (terveystodistus ajokorttia tai opiskelua varten, Kela mm. SvA, SvB, SvB, C, E). Erityisalueena ryhmätoiminta jossa varataan 5-0 kerran sarja-aikoja ja kirjataan joka kerrasta jokaisen ryhmätoimintaan osallistuneen opiskelijan potilaskertomukseen käyntimerkintä. Yhteydenotto ja käyntitietojen kirjauksessa käytettävät koodistot ovat SPAT ja ICPC. Laskutustoiminnot liittyvät poisjäänteihin. 3

14 Yts lääkäri (yleislääkäri, gynekologi, ihotautilääkäri, kurkku-, nenäja korvalääkäri, radiologi, sisätautilääkäri, kirurgi, ortopedi, fysiatri) Kiireellinen ja ei-kiireellinen vastaanottotyö, tutkimustilaukset, seuranta- ja kontrollikäynnit, käynnin jälkeisten tulosten välittäminen. Ensikontakti erikoislääkäreille muiden vastaanottajien lähetteellä / ohjauksesta yli sektorirajojen. Erityisoikeudet lääkemääräykseen, tutkimustilaukseen ja niistä tulevaan tulokseen (röntgenkuvantaminen, uä, mrg, ct, laboratorio, ekg, spirometria, papa), lähete (Sairaala, ostopalvelut), lausunnot (terveystodistus ajokorttia tai opiskelua varten, Kela mm. SvA, SvB, SvB, C, E). Käyntitietojen kirjauksessa käytettävät koodistot ovat ICD0, ICPC ja SPAT. Yts fysioterapeutti (fysioterapeutti) Laskutustoiminnot liittyvät määriteltyihin todistuksiin ja poisjäänteihin. Näkee omalla sektorilla pyydetyt kuvantamisen tutkimustulokset (röntgen, uä, mrg, ct). Erityisalueena ryhmätoiminta, jossa varataan 5-0 kerran sarja-aikoja ja kirjataan joka kerrasta jokaisen ryhmätoimintaan osallistuneen opiskelijan potilaskertomukseen käyntimerkintä. Yhteydenotto ja käyntitietojen kirjauksessa käytettävät koodistot ovat SPAT ja ICPC. Laskutustoiminnot liittyvät poisjäänteihin. Yts muu vastaanottaja (puheterapeutti, ravitsemusterapeutti) Ensikontakti muiden vastaanottajien lähetteellä / ohjauksesta yli sektorirajojen. Näkee omalla sektorilla pyydetyt tutkimustulokset laboratorio, ekg, spirometria, papa, kuvantaminen (röntgen, uä, mrg, ct), lähetteet (sairaala, ostopalvelut) ja lausunnot (terveystodistus ajokorttia tai opiskelua varten, Kela mm. SvA, SvB, SvB, C, E). Yhteydenotto ja käyntitietojen kirjauksessa käytettävät koodistot ovat SPAT ja ICPC. Laboratoriohoitaja (laboratoriohoitaja, pienten toimipisteiden terveydenhoitajat) Röntgenhoitaja (röntgenhoitaja) Laskutustoiminnot liittyvät poisjäänteihin. Näkee kaikkien vastaanottajien pyytämät laboratorio-, ekg-, papa-, pad-tutkimukset ja kirjaa ne suoritetuksi. Näkee kaikkien vastaanottajien pyydetyt ja vastatut kuvantamistutkimukset ja kirjaa suoritetut tutkimukset kuvantamisen pad, ja ekg:n osalta. 4

15 Sts potilastoimisto (toimistosihteeri, palvelusihteeri) Ajanvaraus hoitoaikaa odottaville hta-jonon kautta tai recall-potilaille, aikojen peruminen ja siirrot. Näkee omalla sektorilla pyydetyt kuvantamistutkimusten tulokset, tutkimus- ja hoitomääräykset (suuhygienistille, erikoishammaslääkärille, ostopalvelut), lausunnot (vakuutusyhtiö, SvA) ja hoito- ja omahoitosuunnitelmat. Erityishuomio: Ostopalvelukäyntien ja tutkimusten kirjaaminen potilaskertomukseen, dokumenttien liittäminen osaksi potilaskertomusta ja yhteenvetojen/lähetteiden/ todistusten toimittaminen organisaatioille/potilaille itselleen. Laskutustoiminnot liittyvät virheellisesti muodostuneiden maksurivien selvittämiseen ja poistamiseen tai puuttuvien lisäämiseen. Sts hammaslääkäri (hammaslääkäri, oikojahammaslääkäri, hammaskirurgi, parodontologi, muu erikoishammaslääkäri) Kiireellinen ja ei kiireellinen vastaanottotyö, tutkimustilaukset, seuranta- ja kontrollikäynnit, käynnin jälkeisten tulosten välittäminen. Toimenpidekirjausten lisäksi kirjaus ja seuranta graafisiin statuksiin (paron, tarkastus) ja muihin statuksiin (perusja oikomisstatus). Erikoishammaslääkäreille ensikontakti muiden vastaanottajien lähetteellä / ohjauksesta. Erityisoikeudet lääkemääräykseen, tutkimustilaukseen ja niistä tulevaan tulokseen (kuvantaminen, UÄ, mrg, ct, laboratorio), tutkimus- ja hoitomääräys (suuhygienistille, erikoishammaslääkärille, ostopalvelut), lausunnot (vakuutusyhtiö, SvA). Hoito- ja omahoitosuunnitelma tarkastuksen yhteydessä. Laskutustoiminnot liittyvät maksullisiin vastaanottokäynteihin, määriteltyihin todistuksiin ja poisjäänteihin. Käyntitietojen kirjauksessa käytettävät koodistot ovat ICD-0 ja THL-toimenpidekoodit sekä SPAT. 5

16 Sts suuhygienisti (suuhygienisti) Puhelimitse ja/tai kasvokkain tehtävä hoidontarpeen arviointi suunterveyden sektorilla. Kirjaus ja seuranta toimenpiteiden lisäksi yleisstatukseen ja graafiseen paronstatukseen sekä muiden statusten seuranta. Osa potilaista muiden vastaanottajien lähetteellä/ohjauksesta. Muiden statusten seuranta, osin akuuttivastaanotto. Näkee omalla sektorilla pyydetyt kuvantamistutkimusten tulokset, tutkimus- ja hoitomääräykset (suuhygienistille, erikoishammaslääkärille, ostopalvelut), lausunnot (vakuutusyhtiö, SvA) ja hoito- ja omahoitosuunnitelmat. Käyntitietojen kirjauksessa käytettävät koodistot ovat THL-toimenpidekoodit ja SPAT. Laskutustoiminnot liittyvät poisjäänteihin. Sts hammashoitaja (hammashoitaja) Ajanvaraus hoitoaikaa odottaville hta-jonon kautta tai recall-potilaille, aikojen peruminen ja siirrot. Puhelimitse ja/tai kasvokkain tehtävä hoidon tarpeen arviointi suunterveyden sektorilla. Kirjaukset statuksiin, omat toimenpidekirjaukset myös mahdollisia. Intraoraalikuvien vienti ohjelmiin. Osalla hammashoitajista OPTG-kuvausajat kalenterissa. Näkee omalla sektorilla pyydetyt kuvantamistutkimusten tulokset, tutkimus- ja hoitomääräykset (suuhygienistille, erikoishammaslääkärille, ostopalvelut), lausunnot (vakuutusyhtiö, SvA) ja hoito- ja omahoitosuunnitelmat. Erityishuomio: ostopalvelukäyntien ja tutkimusten kirjaaminen potilaskertomukseen, dokumenttien liittäminen osaksi potilaskertomusta ja yhteenvetojen/todistusten toimittaminen organisaatioille/potilaille itselleen. Mts potilastoimisto (toimistosihteeri, palvelusihteeri) Laskutustoiminnot liittyvät virheellisesti muodostuneiden maksurivien selvittämiseen ja poistamiseen tai puuttuvien lisäämiseen. Ne voivat liittyä myös poisjäänteihin. Ajanvaraus hoitoaikaa odottaville hta-jonon potilaille, aikojen peruminen ja siirrot. Näkee omalla sektorilla pyydetyt (laboratorio, ekg), lähete (Sairaala, ostopalvelut), lausunnot (Opiskelun viivästyminen, Kela mm. SvA, SvB, SvB, C, E). Erityishuomio: Ostopalvelu- / sanelukäyntien ja tutkimusten kirjaaminen potilaskertomukseen, dokumenttien liittäminen osaksi potilaskertomusta ja yhteenvetojen/lähetteiden/todistusten toimittaminen organisaatioille/potilaille itselleen. Laskutustoiminnot liittyvät virheellisesti muodostuneiden maksurivien selvittämiseen ja poistamiseen tai puuttuvien lisäämiseen. 6

17 Mts psykiatri (psykiatri) Psykiatrille ensikontakti muiden vastaanottajien lähetteellä / ohjauksesta yli sektorirajojen. Erityisoikeudet lääkemääräykseen, tutkimustilaukseen ja niistä tulevaan tulokseen (laboratorio, ekg), lähete (Sairaala, ostopalvelut), lausunnot (Opiskelun viivästyminen, Kela mm. SvA, SvB, SvB, C, E). Käyntitietojen kirjauksessa käytettävät koodistot ovat ICD0, ICPC ja SPAT. Mts psykologi (neuvontapsykologi, terapiapsykologi) Laskutustoiminnot liittyvät määriteltyihin todistuksiin ja poisjäänteihin. Vastaanottotoiminta jonka erityisosana kirjaukset aloitetaan -5 kerran tutkimusjaksolla jossa hoidontarve määritellään tarkemmin. Mahdollinen hoitojakso alkaa tehdyn hoitosuunnitelman jälkeen Näkee omalla sektorilla pyydetyt (laboratorio, ekg), lähete (Sairaala, ostopalvelut), lausunnot (Opiskelun viivästyminen, Kela mm. SvA, SvB, SvB, C, E). Erityisalueena ryhmätoiminta jossa varataan 5-0 kerran sarja-aikoja ja kirjataan joka kerrasta jokaisen ryhmätoimintaan osallistuneen opiskelijan potilaskertomukseen käyntimerkintä. Käyntitietojen kirjauksessa käytettävät koodistot ovat ICD0, ICPC ja SPAT. Laskutustoiminnot liittyvät määriteltyihin todistuksiin ja poisjäänteihin. MTS Muu vastaanottaja (psykiatrinen erikoissairaanhoitaja, sosiaalityöntekijä, psykoterapeutti) Puhelimitse ja/tai kasvokkain tehtävä hoidontarpeen arviointi mielenterveyssektorilla ja vastaanottotoimintaa, joka aloitetaan -5 kerran tutkimusjaksolla, jossa hoidontarve määritellään tarkemmin. Mahdollinen hoitojakso alkaa tehdyn hoitosuunnitelman jälkeen. Näkee omalla sektorilla pyydetyt (laboratorio, ekg), lähete (Sairaala, ostopalvelut), lausunnot (Opiskelun viivästyminen, Kela mm. SvA, SvB, SvB, C, E). Käyntitietojen kirjauksessa käytettävät koodistot ovat ICD0, ICPC ja SPAT. Hallinto (Muu kuin potilastyötä tekevä hallinnon työntekijä) Ulkopuolinen palveluntoimittaja (ostopalvelu) Laskutustoiminnot liittyvät poisjäänteihin. Potilaskertomustietoihin mihinkään hoidon sisällöstä liittyvään ei saa olla pääsyä. Tarve on ainoastaan nähdä opiskelijoiden yhteystiedot ja muodostuneet laskurivit. Jos laskutus/reskontra osio sisältyy potilaskertomusohjelmistoon niin tarkemmat roolit määritellään erikseen Käyttäjäroolin mukaiset käyttöoikeudet ja -näkymät. Voi tehdä kirjauksia, mutta suppea lukuoikeus. Toteutettu kevyellä liittymällä tai integraatiolla. 7

18 .5 Riippuvuudet Potilastietojärjestelmä integroituu useisiin YTHS:n sisäisiin ja ulkopuolisiin järjestelmiin. Integraatioon liittyvät vaatimukset on kuvattu tarkemmin teknisessä määrittelyssä..6 Palvelun rajaukset Potilastietojärjestelmän hankinta käynnistetään laajalla kokonaisuudella, ja hankintamenettelyn aikana tarkennetaan ensivaiheen hankinnan kohdealue pienempään ns. ydinkokonaisuuteen. Kokonaisuutta täydentävät osat hankitaan lisähankintoina ja tarvittaessa kilpailutetaan erikseen myöhemmin. Alustava arvio uudistettavasta toiminnallisesta kokonaisuudesta on muodostettu kevään ja kesän 03 aikana tehtyjen määrittelyiden ja toimittajille kohdistetun tietopyynnön myötä. 8

19 TOIMINNALLISET VAATIMUKSET Toiminnalliset vaatimukset määrittelevät sen, mitä järjestelmällä voidaan tehdä. Toiminnallisten vaatimusten tarkkuudessa pyritään siihen, että niiden perusteella voidaan arvioida järjestelmätoimittajien tarjoamien valmisratkaisujen soveltuvuus YTHS:n tarpeisiin.. Prosessikuvaukset Määrittelyissä käytetään lähinnä prosessikuvauksia. Prosessi on sarja toisiinsa loogisesti liittyviä, usein osasto- ja funktiorajat ylittäviä, niiden poikki kulkevia vaiheita, joka lähtee liikkeelle ulkoisen tai sisäisen asiakkaan tarpeesta ja jossa resurssien avulla tuotetaan asiakkaalle tai markkinoille jokin tulos ts. tuote tai palvelu. Lisäksi prosessikuvauksia voidaan tehdä eri näkökulmista.. Tarkentavat vaatimukset Prosessikuvausten yhteyteen kirjoitetaan täsmentäviä vaatimuksia. Lisäksi yleiset kaikkiin prosesseihin liittyvät vaatimukset kerätään omaksi kokonaisuudeksi. Vaatimukset priorisoitiin neljään ryhmään joista ryhmä yksi on tärkein ja ryhmä neljä vähiten tärkeä:. Kriittinen vaatimus, joka on pakollinen järjestelmän käyttöönoton kannalta. Normaali vaatimus, tarpeellinen toiminnallisuus joka ei kuitenkaan estä käyttöönottoa mikäli kiertotie olemassa. Kiertotie on korvattava pysyvällä ratkaisulla hankkeen aikana. 3. Hyödyllinen lisätoiminnallisuus, joka on toteutettavissa lyhyellä aikavälillä 4. Hyödyllinen lisätoiminnallisuus, joka voidaan toteuttaa ajan kanssa 9

20 3 Toiminnallisuuskartta Toiminnallisuuskartan avulla kuvataan keskeisimpiä potilastietojärjestelmältä vaadittavia toiminnallisuuksia. Toiminnallisuuksien sisältö on avattu tarkemmin taulukossa. Toiminnallisuuskartan toiminnallisuudet täydentävät kappaleissa 5-9 kuvattuja prosesseja, sekä kappaleessa 4 kuvattuja yleisiä vaatimuksia. Potilaan perustiedot Työkalut Hoitokäyntiin liittyvät tiedot Asiakasrekisteri Sisäinen chat Sähköinen allekirjoitus Ulkoinen chat Digisanelu Rakenteinen sairaskertomus Tietovarasto Laskutus Käyntitiedot Tutkimukset Reseptit Rakenteinen hoitosuunnitelma Diagnoosi Esitiedot Toimenpiteet Lääkitys Konsultaatiot Ohjeet Tutkimusmittarit Seuraavaa käyntiä koskevat tiedot Lähetteet ja palautteet Recall / hoitoväli Hoitoyhteenveto Potilaan oma portaali Turvallinen viestintä Lomakkeiden luonti Sähköinen ajanvaraus Lääkeinteraktiot Päätöksenteon tuki Suunterveys: suukartta Päihdetyö Seksuaaliterveys Ryhmätoiminta Laboratorio Ihon terveys Itsehoidot Matkailulääketiede Ostopalveluiden hallinta Suunterveys: paradontologia Erikoisalojen toiminnallisuudet Gynekologia Puheentunnistus Rokotukset Suunterveys: oikominen Kuvantaminen Tukipalvelujen toiminnnallisuudet Toimittajarekisteri Apuvälineseuranta Suunterveys: purentafysiologia Fysioterapia Mielenterveys Raportointi Hakukone Fraasipankki Sähköinen ilmoittautuminen Hälytykset ja muistutukset Henkilökohtainen työjono Sähköinen terveyskysely Sisäinen muistilappu Muut potilaskyselyt Sähköinen rokotuskartoitus Työajansuunnittelu Sähköinen ilmoittautuminen Koontinäkymät Asiakaspalaute Kuva 3: Toiminnallisuuskartta Taulukko : Potilastietojärjestelmän keskeiset toiminnallisuudet Id Toiminnallis uus Kuvaus Prioriteetti 0

21 TK- Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Asiakasrekisteri YTHS haluaa ylläpitää yhtä asiakasrekisteriä opiskelijoista, jota hyödynnetään mm. potilaan sairaskertomusta ja laskutusta varten. Järjestelmään voi lisätä uusia asiakkaita väliaikaisella henkilötunnuksella ja muuttaa/yhdistää kertyneet hoito-, lasku-, ja liitetiedot kun pysyvä henkilötunnus tulee voimaan. Asiakasrekisteriä pitää voida katsoa ilman, että näkee sairaskertomuksen esim. laskutusta varten. Asiakasrekisteristä tulee ilmetä miten opiskelijaan saa olla yhteydessä turvallisen viestinnän keinoin eri asiayhteydessä (tutkimustulokset, laskut, terveystiedon välitys...). Lupahallinta tulee olla asiakkaan käytössä myös portaalissa. TK- Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Rakenteinen sairaskertomus Rakenteinen sairaskertomus on tietorakenteena erillinen suhteessa asiakasrekisteriin, vaikkakin terveydenhuollon ammattilaisella tulee olla yhtenäinen näkymä molempiin tietoihin. Sairaskertomuksen tiedot ovat tietosuojasyistä rajoitettu vain terveydenhuollon ammattilaisille näkyviksi. TK-3 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Käyntitiedot Kaikki yksittäiseen hoitokäyntiin (palvelutapahtumaan) liittyvät tiedot kirjataan hoitokäynnin yhteydessä vähintään kehitteillä olevien ja muuttuvien viranomaisvaatimusten mukaisesti sekä avohilmo seurannan että KANTA-hankkeen edellyttämän rakenteisen kirjaamisen vaatimusten mukaisesti. TK-4 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Tutkimukset Tiedot opiskelijalle tehdyistä tutkimuksista ja niiden tuloksista. Tiedoista ilmenevät viranomaisen (THL) vaatimat Suomalaisen perusterveydenhuollon avohoidon toimenpideluokituksen (SPAT) koodit. Potilas tietojärjes telmän pitää tukea vähintään s euraavien kuvien ja tulos ten tallentamis ta ja es ittämis tä digi-ekg, - s pirometria, pef, audiogrammi, röntgen, ultraääni, gas tro s kopia, kolonos kopia, kolpos kopia ja valokuvat

22 TK-5 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Reseptit Opiskelijalle kirjoitetut reseptit. Mahdollisuus kirjoittaa niin paperille tulostettava kuin sähköinen resepti (viranomaisen hyväksymä eresepti). ereseptin tietojen tulee siirtyä automaattisesti lääkelistaan. Lopetettujen ja päättyneiden lääkitysten tulee erottua voimassa olevista lääkityksistä. eresepti on voitava kirjoittaa kauppanimellä, vaikuttavalla aineella (ns. geneerinen lääkemääräys) ja vaikuttavien aineiden yhdistelmänä (ns. ex tempore -lääkemääräykset, esim. voidesekoitus). TK-6 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Rakenteinen hoitosuunnitelma Potilastietojärjestelmän hoitosuunnitelman kirjaamistavan tulee noudattaa viranomaismääräyksiä (THL:n julkaisemaa Rakenteinen terveys- ja hoitosuunnitelma ). Rakenteisen hoitosuunnitelman kirjaamistavan tulee olla päivitettävissä viranomaisohjeistuksen muuttuessa. Rakenteisen kirjaamisen ohjeistus tulee täydentymään. TK-7 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Diagnoosi Potilastietojärjestelmän tulee tukea kirjaamista niin ICD0 kuin ICPC diagnoosi- /käynninsyykoodistoilla. ICD0-koodit tulee kääntää lisäksi ICPC- koodeiksi automaattisesti. Suunterveydessä tulee sisältää ICD-0 ja THL-toimenpidekoodiston automaattisen käännöksen. TK-8 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Esitiedot Opiskelijan sähköisesti portaaliin täyttämät esitiedot tulevat automaattisesti potilastietojärjestelmään. Tiedot tallentuvat potilastietojärjestelmään, kun terveydenhuollon ammattihenkilö on ne hyväksynyt. Esimerkkejä esitiedoista ovat YTHS-mallin mukainen sähköinen terveyskysely, fysioterapian kipupiirros ja VAS-jana, mielenterveyden oiremittarit (esim. BDI, BAI), ongelmien luonteeseen ja toimintakykyyn liittyvät kyselylomakkeet (esim. CORE, SOFAS), gynekologian esitietolomake sekä sähköinen ruokapäiväkirja. Sovittaessa tietojärjes telmän toimittajan tulee huolehtia käyttöoikeuks ien s opimis es ta tekijänoikeus s uojattujen lomakkeiden os alta.

23 TK-9 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Recall / hoitoväli Opiskelijalle on voitava suunnitella hänen seuraavan arviointi-/hoitokäynnin toteutumisen aikaväli (= henkilökohtainen hoitoväli tai sarja), jota ennen järjestelmän on mahdollista automaattisesti muistuttaa opiskelijaa varaamaan käyntiaika. Järjestelmä antaa opiskelijalle oikeuden varata itsepalveluna suunnitelman mukaisen määrän käyntiaikoja ammattihenkilön määrittelemälle aikavälille. TK-0 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Toimenpiteet Palvelutapahtumassa (esim. vastaanotto- tai ryhmävastaanottokäynti) toteutuneet hoitotoimenpiteet kirjataan viranomaisen (THL) määrittelemillä SPAT-koodeilla ja toiminnan sisältöä kuvaavilla toimenpide- ja prosessikoodeilla. Kirurgiset toimenpiteet on voitava kirjata standardien mukaisilla koodeilla. TK- Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Lääkitys Potilaan ajantas ais et lääkitys tiedot oltava tallennettavis s a. Opis kelijan voimas s a oleva lääkitys voidaan tarkis taa ja päivittää helpos ti os ana hoitokäynnin rakenteis ta kirjaamis ta s en lis äks i että lääkitys tiedot päivittyvät automaattis es ti lääkemääräys ten hallinnan kautta. TK- Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Konsultaatiot Työntekijän on voitava kirjata konsultaatiopyyntö organisaation toiselle nimetylle työntekijälle ja työntekijää nimeämättä määrätyn ammattiryhmän edustajalle kiinteänä osana rakenteista kirjaamista. Konsultaatiovastauksen tulee kirjautua loogiseksi kokonaisuudeksi konsultaatiopyynnön kanssa. Konsultaatiota tukevat välineet: konsultaatiopyyntö (organisaation sisäinen lähete) ja vastauspohja, chat-työkalu reaaliaikaisesti tapahtuvaan konsultaation sekä asiakkaaseen yhdistyvät muistilaput, jotka voidaan siirtää konsultoitavan ammattihenkilön työjonoon ja näihin muistilappuihin voidaan vastata muistilapulla. TK-3 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Ohjeet Mahdollisuus kirjata opiskelijalle annettavat hoito-ohjeet, sekä lähettää ne tietoturvallisesti suoraan käyntitiedoista opiskelijalle joko asiointitilille tai sähköiseen portaaliin. Ohjeiden kirjaaminen käyntitietoihin ja lähettäminen opiskelijalle onnistuvat kertakirjauksella. 3

24 TK-4 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Tutkimusmittarit Mahdollisuus tallentaa eri mittareilla kerättävää tietoa suoraan potilastietojärjestelmään. YTHS:llä käytetään mm. terveyskäyttäytymiseen liittyviä mittareita (esim. AUDIT), oire- ja suorituskykymittareita (esim. BDI, BAI ja PEF), toimintakykymittareita (esim. SOFAS), hoidon tuloksellisuuden arviointiin käytettäviä mittareita (esim, Clinical Outcomes in Routine Evaluation eli CORE), suunterveyden indeksejä (esim. terveysindeksit D, DMF ja CPI, hampaiden lukumäärä DMF-indeksin M- osa ja purentaluokituksia (esim. Angle, horisontaalinen ylipurenta eli HYP ja vertikaalinen ylipurenta eli VYP). Osa mittareista (esim. AUDIT, BDI ja PEF) voidaan määritellä sellaisiksi, että opiskelija pystyy antamaan mittareilla kerättävät tiedot tietoturvallisesti esim. opiskelijan portaalin kautta. Opiskelijan antamat tiedot tulevat osaksi opiskelijan rakenteellisia kertomustietoja, kun terveydenhuollon ammattihenkilö vahvistaa ne. Järjestelmä tuottaa mittaritiedoista kertomukseen potilaskohtaisen dynaamisesti päivittyvän kuvaajan ajan funktiona. Mahdollisesti myös suunterveyden indeksit: bleeding index eli BI ja International Caries Detection & Assesment System eli ICDAS) 4 TK-5 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Lähetteet ja palautteet Mahdollisuus kirjata organisaation sisäisiä ja organisaation ulkopuolelle tietoturvallisesti sähköisesti siirtyviä lähetteitä sekä vastaanottaa näihin liittyvät palautteet sähköisesti. Sisäisten lähetteiden ja lausuntojen/palautteiden tulee siirtyä aina automaattisesti ja reaaliaikaisesti oikeaan työjonoon. 4

25 TK-6 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Hälytykset ja muistutukset Vähintään seuraavissa tilanteissa: Hälytys potilastietoja käsitellessä jos turvallisen viestinnän tapaa eri asiayhteyksiin ei ole määritelty () -3 Hälytys potilastietoja käsitellessä jos oikeutta YTHS palveluiden käyttämiselle ei ole () Sähköisen terveyskyselyn vastausten perusteella järjestelmä hälyttää, mikäli opiskelija pitäisi kutsua vastaanotolle.() Hälytys mikäli opiskelija ei ole täyttänyt sähköistä terveyskyselyä () Opiskelijan muistutukset hoitoajoista () Määrättäviin lääkkeisiin ja jo käytössä oleviin lääkkeisiin / luontaistuotteisiin liittyvät interaktio riskit () Uusia hälytys- ja muistutustyyppejä sekä niiden varoaikoja tulee olla helppo lisätä ja muokata (3) Hälytykset, kun varattavissa olevat ajat ovat loppumassa (3) Hälytys mikäli opiskelijalla on maksamattomia laskuja (3) Automaattinen viesti (psykologille), että tarvitaan lääkärin arvio perustuen tutkimuskäynteihin (esim. viidennen käynnin kohdalla) (3) Mikäli opiskelija ei täytä pakollisia esitietoja ajoissa, järjestelmä hälyttää henkilökuntaa ja muistuttaa opiskelijaa (3) Hälytys sähköisen terveyskyselyn lähettäneelle terveydenhuollon ammattihenkilölle ja opiskelijalle, mikäli opiskelija ei ole lukenut sähköisesti annettua palautetta terveyskyselyyn liittyen (3) TK-7 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Hoitoyhteenveto Automaattinen yhteenveto rakenteisen kirjaamisen mukaan tehtyjen merkintöjen pohjalta. TK-8 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Seuraavaa käyntiä koskevat tiedot Opiskelijan seuraavaa palvelutilannetta (esim. vastaanotto) koskevat tiedot näkyvät oletusarvoisesti selkeällä tavalla niin ajanvaraus- kuin vastaanottotilanteiden näytöissä. Tällaisia tietoja ovat: palvelun ajankohta, palvelulle varatun ajan pituus sekä palvelun antavan ammattihenkilön nimi ja ammattinimike. TK-9 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Ajanvaraus ks. kappale 5 yhteydenotto ja hoidon tarpeen arviointi 5

26 TK-0 Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Hoidon tarpeen arviointi ks. kappale 5 yhteydenotto ja hoidon tarpeen arviointi TK- Hoitokäyntiin liittyvät tiedot: Kriittiset tiedot ks. kappale 9.3 koontinäkymät TK- Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Fysioterapian kipupiirros Fysioterapiassa käytetään ns. kipupiirrosta kipukohtien merkitsemistä varten. Kipupiirros on kaksipuolinen kehonkartta (ihmisvartalon kuva edestä ja takaa katsottuna), johon voi merkitä opiskelijan kokemien kiputuntemusten sijainnit. Kipupiirros voidaan täyttää joko potilaan toimesta esitietona ennen vastaanottokäyntiä tai fysioterapeutti täyttää lomakkeen vastaanotolla. TK-3 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Fysioterapian VASjana Fysioterapiassa käytetään ns. VAS-janaa (Visual Analogic Scale) potilaan subjektiivisen kivun voimakkuuden arvioimiseen. VAS-janaa voidaan käyttää joko potilaan toimesta opiskelijan portaalissa annettavana esitietona ennen vastaanottokäyntiä tai fysioterapeutti täyttää lomakkeen vastaanotolla. TK-4 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Puheterapia Puheterapeutin hoitokäyntien tueksi potilastietojärjestelmään tulee voida tallentaa korkealaatuisia äänitiedostoja ks. hoitokäyntiin liittyvä vaatimus HK-7 3 TK-5 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Ravitsemusterapia Ravitsemusterapeutin hoitokäyntien tueksi potilastietojärjestelmässä tulee voida rakentaa rakenteisesti opiskelijan kanssa yhdessä sovittava ruokavaliosuunnitelma, joka voidaan tulostaa ja/tai toimittaa opiskelijalle tietoturvallisesti asiointitilin tai opiskelijan portaalin kautta. 3 6

27 TK-6 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Gynekologian kirjaukset Gynekologian hoitokäynnillä kirjataan potilastietojärjestelmään tyypillisesti seuraavat asiat: 3 kuukautisten alkamisaika (alkamisikä) kuukautisten säännöllisyys (säännöllinen tai epäsäännöllinen) kuukautiskierron pituus (vuodon alkamisesta seuraavan vuodon alkamiseen) vuodon kesto viimeisten kuukautisten ajankohta raskaudet aikaisemmat papa-näytteet (normaalit vai ei) milloin viimeinen papa-näyte on otettu Opiskelijan on voitava antaa nämä rakenteiset esitiedot opiskelijan portaalin kautta ja työntekijän on voitava täydentää niitä kertomuksen kautta. Rakenteisia esitietolomakkeita on voitava luoda, muokata ja poistaa helposti omassa organisaatiossa. Esitietolomakkeesta on voitava määritellä suoraan osaksi rakenteista kertomusta siirtyvät osat niin lomakkeen taustamäärittelyissä kuin terveydenhuollon ammattihenkilön valinnalla. TK-7 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Gynekologian toiminnallisuudet Gynekologian erikoisalalla sairaskertomukseen on tarpeen voida lisätä kohdunkuva (piirros kohdista, joissa muutoksia havaittu) kolposkopia-kuva sekä ultraäänitutkimuksen tulokset sähköisessä muodossa TK-8 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Suunterveyden erityistyökalut Suunterveyteen liittyvät toiminnallisuudet kuten suukartta tarkastus- ja työstatuksen yhteydessä. CPI, DMF ja D tiedot oltava helposti näkyvissä suukarttaa katsoessa. CPI ja DMF tietojen tulee päivittyä automaattisesti tarkastusta tehdessä. () suukameran kuvien integrointi järjestelmään. (3) TK-9 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Suunterveyden paradontologia Suunterveyden paradontologiaan liittyvät toiminnallisuudet kuten ientaskukartta ja mittaustulosten merkintä TK-30 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Suunterveyden oikomisen toiminnallisuudet Suunterveyden oikomiseen liittyvät toiminnallisuudet kuten erityismerkinnät ja piirto-ohjelman integraatio kallolateraaliröntgenkuviin 7

28 TK-3 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Suunterveyden purentafysiologia uunterveyden purentafysiologiaan liittyvät toiminnallisuudet kuten erityismerkinnät esim. kivun lokalisaatio ja useus, liikerajoitukset, maksimaalinen avaus, alaleuan liikkeet (deviaatiot), puremalihasten ja leukanivelten liikkeet TK-3 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Laboratorio Potilastietojärjestelmän on tuettava erikoisalan toiminnallisuuksia. ks. kappale 8.. TK-33 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Kuvantaminen Potilastietojärjestelmän on tuettava erikoisalan toiminnallisuuksia. ks. kappale 8.. TK-34 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Mielenterveys Potilastietojärjestelmän on tuettava erikoisalan toiminnallisuuksia. ks. kappale 6.. TK-35 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Päihdetyö Potilastietojärjestelmän on tuettava erikoisalan toiminnallisuuksia. Tarkennetaan myöhemmin. TK-36 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Ryhmätoiminta Potilastietojärjestelmän tai opiskelijan oman portaalin on tuettava tavanomaista ryhmätoimintaa tukevaa verkkoryhmätoimintaa ks. kappale 7. opiskelijan oma portaali. Ryhmätoimintaa on voitava tarkastella niin ryhmään osallistuneen opiskelijan yksilönäkökulmasta kuin järjestetyn ryhmän arvioinnin ja raportoinnin näkökulmasta (ks. Kappale 9.4; vaatimus YHT-) TK-37 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Itsehoidot Opiskelijan on voitava kirjata portaalin kautta itse tekemiensä terveysmittausten (esim. verenpaine, PEF ja verensokeri) tuloksia, jotka hoidosta tai seurannasta vastaava terveydenhuollon ammattihenkilö voi hyväksyä jatkuvassa kertomuksessa näkyväksi opiskelijan ilmoittamaksi tiedoksi. TK-38 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Ihon terveys Ihotautien erikoisala tarvitsee potilastietojärjestelmältä seuraavanlaiset erikoistoiminnallisuudet: kaksipuolinen kehonkartta (ihmisvartalo edestä ja takaa katsottuna), johon voi merkitä ihooireiden ja niihin liittyvien löydösten sijainnin ja laadun mahdollisuus liittää kehonkarttaan tiettyyn sijaintiin liittyviä valokuvia, valokuvien liittäminen sairauskertomukseen ja kahden kuvan vertaamismahdollisuus keskenään (samanaikainen esittäminen) 8

29 TK-39 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Seksuaaliterveys Opis kelijan portaalis s a täyttämä s eks uaaliterveyteen liittyvä es itietolomake s iirtyy järjes telmäs s ä terveydenhuollon ammattihenkilön arvioitavaks i ja on mahdollis ta liittää ammattihenkilön hyväks ynnällä os aks i potilas tietojärjes telmän tietoja. TK-40 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Rokotukset Järjes telmäs s ä on rokotus kortti, johon kirjattavat rakenteis et tiedot vas taavat viranomais vaatimuks ia rokotus ten kirjaamis es ta. Rokotus merkinnät kirjataan rakenteis es ti AvoHilmo määrityks et huomioiden. Lis äks i on oltava mahdollis uus rokotus s uunnitelman tekemis een. Suunniteltujen rokotus ten os alta recall kuts u ja hälytys jos toteuttamatta. TK-4 Erikoisalojen ja erityispalvelujen toiminnallisuudet: Matkailulääketiede (rokotussuunnitelma) Opis kelijan portaalis s a täyttämä matkas uunnitelma s iirtyy järjes telmäs s ä terveydenhuollon ammattihenkilön arvioitavaks i ja on mahdo llis ta liittää ammattihenkilön hyväks ynnällä os aks i opis kelijan jatkuvaa kertomus ta. Terveydenhuollon ammattihenkilö kirjaa matkan vaatimuks en mukais en rokotus - ja lääkitys s uunnitelman rakenteis elle matkailulääketieteen s uunnitelmalle. Opis kelijan matkas uunnitelman arvioinnin ja rokotus - ja lääkitys s uunnitelman laatimis en yhteydes s ä on mahdollis uus käyttää matkailulääketietees ee n liittyviä lähdeaineis toja. TK-4 Työkalut: Sähköinen rokotuskartoitus Opiskelija antaa tietoturvallisesti esim. opiskelijan portaalin kautta tiedot hänelle aiemmin annetuista rokotuksista (mikä rokote, milloin annettu, missä annettu, mihin saakka voimassa). Terveydenhuollon ammattihenkilö voi hyväksynnällään siirtää opiskelijan antamat tiedot osaksi potilaskertomusta. TK-43 Työkalut: Sähköinen matkailijan kysely Opiskelija antaa tietoturvallisesti esim. opiskelijan portaalin kautta tiedot suunnittelemastaan matkasta (lähtöpäivä, kohteet eriteltyinä aikatauluineen). Terveydenhuollon ammattihenkilölle suunnitelma näkyy sellaisena, että siihen voidaan täydentää matkaan liittyvä rokotus- ja lääkityssuunnitelma, joka voidaan välittää opiskelijalle tietoturvallisesti asiointitilille tai opiskelijan portaaliin. 9

30 TK-44 Työkalut: Sisäinen chat Sisäinen keskustelutyökalu (chat) nopeaa terveydenhuollon ammattihenkilöiden välistä kommunikaatiota varten. TK-45 Työkalut: Ulkoinen chat Tietoturvallinen pikaviestintämahdollisuus YTHS:n ulkopuolelle. Voidaan käyttää esim. terveydenhuollon ammattihenkilön ja opiskelijan välillä seksuaali- ja matkailuneuvontaan liittyen tai nettiterapioihin liittyvään viestintään ulkoisen palvelutuottajan kanssa. 3 TK-46 Työkalut: Sähköinen allekirjoitus Mahdollisuus varmentaa sähköisten viestien lähettäjä ja lähetettävien asiakirjojen aitous. TK-47 Työkalut: Digisanelu Potilastietojärjestelmään integroitu digitaalinen sanelu. TK-48 Työkalut: Puheentunnistus Digitaalisesti sanellun viestin automaattinen purku. 4 TK-49 Työkalut: Laskutus ks. kappale 8.3 TK-50 Työkalut: Tietovarasto Keskitetyt tiedot raportointia varten. Kaikkien potilastietojärjestelmään tallennettujen tietojen tulee olla tarvittavilta osin käytettävissä joko järjestelmän sisäistä tai ulkoista (ulkoinen tietovarasto) raportointia varten. Ks. kappale 9. Raportointi TK-5 Työkalut: Sähköinen ajanvaraus Opiskelijan tulee voida tehdä ajanvaraus sähköisesti, jos hänellä on lähete/lupa tehdä ajanvarauksia. Luvan saa esim. kun hammaslääkärin kanssa sovittu recall on ajankohtainen tai hänellä on lähete laboratorioon TK-5 Työkalu: Sähköinen ilmoittautumien Opiskelija voi ilmoittautua sähköisesti, kun saapuu toimipisteeseen. Ilmoittautuminen tapahtuu ilmoittautumisaulassa sijaitsevalla päätelaitteella tai opiskelijan omalla päätelaitteella (esim. älypuhelin). Sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä opiskelijalle kerrotaan mm. oikea vastaanottohuone. TK-53 Työkalut: Potilaan omat tiedot portaali Turvallinen portaali, jossa potilas voi ylläpitää omia tietojaan, nähdä laskutustietonsa, täyttää esitietoja, mittareita yms. 30

31 TK-54 Työkalut: Ostopalvelu Ulkopuolis en palveluntarjoajan on voitava kirjata YTHS:n potilas tietojärjes telmään omas ta toimipis tees tään käs in kaikki olennais et opis kelijan hoitoon liittyvät tiedot (hoitos uunnitelma, hoitoyhteenveto, viranomais en vaatimat tiedot, käytetty aika, tehdyt toimenpiteet ja las kutuks een liittyvät tiedot). TK-55 Työkalut: Lääkeinteraktiot ks työkalut: päätöksenteon tuki TK-56 Työkalut: Turvallinen viestintä Turvallinen viestintäkanava terveydenhuollon ammattihenkilön ja opiskelijan välillä vrt. Asiointitili TK-57 Työkalut: Päätöksenteon tuki Päätöksenteon tueksi käytetään seuraavanlaisia työkaluja: Terveysportti Terveyskirjasto Kansalliset käypähoitosuositukset YTHS:n omat opiskeluterveydenhuoltoon liittyvät hoitosuositukset Lääkerekisterin (Pharmaca Fennica) Lääkeinteraktiot: Varoitus mikäli lääkkeiden yhteisvaikutuksellisia riskejä (Sfinx) () Hälytys ras kauden aikana vaarallis is ta lääkityks is tä. Diagnoosiin liittyvät muistutukset (esim. eroosio, syömishäiriöt jne.) Diagnoosin tai suukartan tietojen perusteella järjestelmä ehdottaa hoitosuunnitelmaa, jota voi helposti muokata (erikoisalasta riippuen näyttävät erilaisilta) Kaikkien päätöksenteon tukivälineiden tulee olla näkymän kannalta yhtenäisiä ja helposti saavutettavissa tai tilanteesta riippuen tarpeettomina helposti ohitettavissa. TK-58 Työkalut: Fraasipankki Es itietojen, s tatus lö ydös ten/havaintojen ja toimenpiteiden kirjaamis ta helpottava ennakoiva konteks tis idonnainen fraas ipankki, jonka käyttäjä voi halutes s aan kytkeä pois päältä. Ylläpito s ektori- ja s uorittajakohtais ta. TK-59 Työkalut: Lomakkeiden luonti Mahdollisuus luoda ja helposti ylläpitää YTHS:n tarvitsemia sähköisiä lomakkeita järjestelmään. Virallisten mm. Kelalomakkeiden päivitys ja ajan tasalla pitäminen on järjestelmätoimittajan vastuulla. 3

32 TK-60 Työkalut: Henkilökohtainen työjono Työntekijälle tarvitaan henkilökohtainen työjono, jota itse hallinnoidaan eri tila-tiedoin. Työjonosta on päästävä yksittäisen jonotapahtuman lisäksi myös potilaan sairauskertomustietoihin ja turvallisen viestin lähettämiseen. Vasta kuitattu jonotapahtuma poistuu työjonosta. Työjono on pystyttävä siirtämään tai tarvittaessa muuten katsomaan sekä hallinnoimaan myös toisen samaan ammattiryhmään kuuluvan toimesta. Työjonossa näkyvät ammattilaisen pyytämät ja hänelle osoitetut palautteet vähintään, mutta ei kuitenkaan näihin pelkästään rajoittuen: TK-6 Työkalut: Raportointi ks. kappale 9. laboratoriotulokset () kuvantamislausunnot () ulkopuolelta tulleet epikriisit / hoitopalautteet () konsultaatiopyynnöt () keskeneräiset kirjaukset () viranomaisraportit () muut raportit () - TK-6 Työkalut: Sähköinen terveyskysely ks. kappale 7. TK-63 Työkalut: Hakukone Potilaan tietoja (es im. tutkimus tuloks ia) pitää voida hakea käyttäen hakukriteerinä mitä tahans a perus tietoja (es im. hetu, nimi, opis kelijanumero). Hakua pitää voida rajata merkkijonolla, lyhenteillä, o mat potilaat -rajauks ella jne. TK-64 Työkalut: Koontinäkymät Koontinäkymät on kuvattu tarkemmin kappaleessa 9.3. TK-65 Työkalut: Sisäinen muistilappu / konsultointikanava Sähköinen konsultaatio: Erikoisosaamista vaativissa tapauksissa on voitava konsultoida omassa organisaatiossa työskenteleviä muita terveydenhuollon ammattihenkilöitä. Sisäinen muistilappu tallennetaan potilaan tietojen mukana, mutta se ei kuulu varsinaiseen rakenteiseen kertomukseen. On oltava mahdollisuus liittää konsultaatiopyyntöön myös kuva tai video. 3

33 TK-66 Työkalut: Työajansuunnittelu Osan työntekijöistä on tarvittaessa oltava mahdollisuus antaa aikansa itse. Työntekijöiden tulee voida profiloida itsensä esim. vastaanottoaikojen, aikatyyppien ja työaikatoiveiden suhteen. Mielenterveyden erityistyöntekijöillä on mahdollisuus antaa tutkimus- ja hoitojaksoihin liittyvät potilasaikansa itse henkilökohtaiseen kalenteriin liittyvän ajanvarauksen tulee toimia mahdollisimman yksinkertaisesti ja sujuvasti myös vastanottotyötä tekevän ammattilaisen kannalta TK-67 Tekniset toiminnallisuudet: Tietoturva ks. Tekninen määrittely - TK-68 Tekniset toiminnallisuudet: Käyttövaltuushallinta ks. Tekninen määrittely - TK-69 Tekniset toiminnallisuudet: Arkistointi Potilastietojärjestelmän on tuettava mahdollisuutta arkistoida tietoja vähintään lain vaatimukset täyttäen. TK-70 Tekniset toiminnallisuudet: Lokitus ks. Tekninen määrittely TK-7 Tekniset toiminnallisuudet: Avoimet rajapinnat ks. Tekninen määrittely - TK-7 Tukipalvelujen toiminnallisuudet: Ostopalveluiden hallinta Mahdollisuus hallinnoida ostopalveluina tuotettavia palveluita. Ostopalvelutuottajien toiminnasta kirjataan ja raportoidaan samat tiedot kuin omasta toiminnasta. TK-73 Tukipalvelujen toiminnallisuudet: Toimittajarekisteri Kootut tiedot palveluntuottajista. TK-74 Tukipalvelujen toiminnallisuudet: Apuvälineseuranta Apuvälineiden varastoarvojen ja sijainnin hallinta ja seurantamahdollisuus. 3 33

34 4 Yleiset toiminnalliset vaatimukset Vaatimuks et # Vaatimuks en kuvaus Prioriteetti YTV- YTV- YTV-3 Potilas tietojärjes telmää käyttävien henkilöiden tulee voida kirjata työaikans a järjes telmän avulla niin että työaikatiedot s iirtyvät henkilös töhallinnon järjes telmiin. Sekä organis aation s is äis ten että ulkois ten lähetteiden ja palautteiden s ekä epikriis ien liikenteen tulee olla s ähköis tä Mikäli potilas tietojärjes telmä ei yks inään pys ty kattamaan kaikkia kuvattuja vaatimuks ia tulee kirjautuminen eri järjes telmiin olla yhteinen (s ingle s ignon). Tämä tarkoittaa es imerkiks i s itä, että kirjautumis en potilas tietojärjes telmään tulee s amalla kertaa avata pääs y mm. erillis iin s ähköis en res eptin, kuvantamis en ja laboratorion järjes telmiin. Terveydenhuollon ammattihenkilön tulee voida työ päiväns ä aikana liikkua käyttämiens ä järjes telmien välillä ilman järjes telmiin eriks een kirjautumis ta, kun hän on kirjautunut työpäiväns ä aluks i potilas tietojärjes telmään. Mahdollis es ti erillis is tä järjes telmis tä koos tuvan kokonais uuden tulee näyttäytyä terveydenhuollon ammattihenkilölle yhtenä yhtenäis enä kokonais uutena. YTV-4 Hoitotakuumerkinnät tehdään ja raportoidaan lain edellyttämällä tavalla YTV-5 Saman as ian käs ittelyyn ja hoitojaks oon liittyvät tapahtumakerrat on voitava poimia epis odina. Sama tapahtumakerta on voitava yhdis tää us eampaan eri epis odiin: es imerkiks i yleis lääkärin yhdellä vas taanottokäynnillä s aatetaan käs itellä mas ennus lääkityks en hoitotas apainoa, ihottumaa ja koholla olevaa verens okeria, jois ta jokainen liittyy omaan epis odiins a ja käynti on voitava liittää kuulumaan kuhunkin kolmeen eri epis odiin. Vas taanottokäyntien lis äks i epis odeihin yhdis tettäviä tapahtumakertoja voivat olla mm. hoitopuhelut ja s ähköis en as ioinnin tapahtumakerrat. Kun epis odi valitaan näytettäväks i s airaus kertomuks es s a, epis odiin liitetyt tapahtumakerrat näytetään jatkumona. Ilman näytettäväks i valintaa, epis odeihin liitetyt tapahtumakerrat näkyvät kronologis ella paikallaan jatkuvas s a s airaus kertomuks es s a. YTV-6 Hoidon tarpeen arviointi tehdään ja kirjataan lain edellyttämällä tavalla. YTV-7 YTV-8 Potilastietojärjestelmän hoitosuunnitelman kirjaamistavan tulee noudattaa viranomaismääräyksiä (THL:n julkaisemaa Rakenteinen terveys- ja hoitosuunnitelma ). Rakenteisen kirjaamisen ohjeistus täydentyy myöhemmin. Diagnoos iluokituks en ICD0 ja käynnins yyluokituks en ICPC on oltava käytettävis s ä, yhteen s ovitettavis s a (mäpättävis s ä) ja päivitettävis s ä automaattis es ti THL:n koodis topalvelimelta. YTV-9 Kanta hanke--valmius lakis ääteis en aikataulun mukais es ti YTV-0 eres epti --valmius YTV- YTV- Suomalais en perus terveydenhuollon avohoidon toimenpideluokituks en (SPAT) on oltava päivittyväs ti käytettävis s ä. SPAT-koodien kirjautumis en kunkin tapahtumakerran yhteydes s ä tulee pääo s in tapahtua automaattis es ti s en perus teella, mitä muuta rakenteis ta tietoa tapahtumakerran o s alta kirjataan. Perus terveydenhuollon avohoidon hoitoilmoituks en (Avo -HILMO) vaatimien tietojen tulee täydentyä pääos in automaattis es ti terveydenhuollon 34

35 ammattihenkilön kirjaus ten perus teella s iten, että käyttäjä vain hyväks yy AvoHILMO-tiedot ja tarvittaes s a muokkaa. YTV-3 YTV-4 YTV-5 YTV-6 YTV-7 YTV-8 YTV-9 YTV-0 YTV- Suunterveydenhuollon THL:n toimenpidekoodien ja ICD0 luokituks en muuntomahdollis uus (yhteen s ovitettavuus ) Järjes telmä mahdollis taa vähintään kaikkien Kelan vaatimien kaavakkeiden täyttämis en s ähköis es ti niin että opis kelijan ja vas taanottajan perus tiedot ovat täytettynä automaattis es ti. Mahdollis uus kerätä ammatti- tai käyttäjäryhmän yhteis et tärkeät linkit tai kirjamerkit es im. traumao hje. Lis äks i vois i tallentaa omia linkkejä tai kirjamerkkejä. Virallis ta THL ja Kela hyväks yntää vaativien lomakkeiden tilaa järjes telmätoimittaja s euraa, päivittää ja ylläpitää niin että viimeis in vers io o n aina käytettävis s ä. Kelan lomakkeiden lis äks i käytetään mm. terveys /lääkärintarkas tus lomaketta, ajokorttilomaketta s ekä oppilaitoks elle ja opintotukilautakunnalle laadittavia lomakkeita. YTHS:n on voitava luoda järjes telmään omia myös las kentaa toteuttavia lomakkeitaan helpo s ti. Kelan ja muiden YTHS:n ulkopuolis ten tahojen luomis ta lomakkeis ta on oltava käytös s ä viimeis in vers io viipymättä. Mahdollis uus es ittää intranetis s ä ylläpidettäviä tietoja potilas järjes telmän kautta. Tiedot es im. ajankohtais is ta ryhmis tä, nettiterapiois ta, tapahtumis ta, infotilais uuks is ta, Kelan kuntoutus kurs s eis ta jne. jotka s opivat potilaiden tarpeis iin helpos ti nähtävis s ä. Järjes telmä mahdollis taa us eamman potilaan tietojen aukipitämis een yhtäaikais es ti ilman tietojen s ekoittamis en ris kiä. Sama as ia tulee huomioiduks i kaikkialla järjes telmäs s ä kertakirjauks ella. On erityis en tärkeää, ettei terveydenhuollon ammattihenkilö joudu tekemään es im. viranomais ilmoitus ten (AvoHILMO) ja earkis ton vaatimus ten takia ylimääräis iä kirjauks ia. Järjes telmän tulee tukea moniammatillis ta yhteis työtä eli tiedon s iirtymis tä ammattihenkilöiden välillä es im. kons ultaatiotyökalujen, herätteiden ja muis tutus ten avulla. Järjes telmään on voitava rakentaa käyttäjäo rganis aatios s a YTHS:n hoitopolkujen ja --pro s es s ien, hoidon tarpeen arviointi pros es s ien ja muiden ohjeiden toteutumis ta edis täviä rakenteita (es im. järjes telmä tarjoaa valitun pros es s in mukais ta rakenteis ta kirjaamis polkua). Järjes telmään on voitava viedä YTHS:s s ä s ovittuja ohjeita, hoitopolkuja, hoitopros es s eja ja hoidon tarpeen arvio innin pros es s eja ja näiden dokumenttien on oltava helpos ti terveydenhuollon ammattihenkilön käytettävis s ä potilas kertomuks en käytön yhteydes s ä. Ho itopolkuja tulee voida liittää kirjattavaan aikatyyppiin vas taanottajaryhmäkohtais es ti

36 5 Yhteydenotto ja hoidon tarpeen arviointi Tässä kappaleessa kuvataan yhteydenottoon ja hoidon tarpeen arviointiin liittyvät prosessit ja vaatimukset. Kuva 4: Yhteydenotto ja hoidon tarpeen arviointi Opiskelijat voivat ottaa YTHS:ään yhteyttä verkossa, puhelimitse tai saapumalla potilastoimistoon. Hoitoon ohjaus tapahtuu hoidontarpeen arvioinnin perusteella lääketieteellisen hoidon kiireellisyyden mukaan. Hoidontarpeen arviointi tarkoittaa terveydenhuollon ammattihenkilön tekemää arviointia, jossa selvitetään yhteydenoton syy, sairauden oireet ja niiden vaikeusaste sekä kiireellisyys yhteydenottajan kertomien esitietojen tai lähetteen perusteella. YTHS:llä hoidon tarvetta arvioivat: palvelusihteeri, perushoitaja, lähihoitaja, hammashoitaja, terveydenhoitaja, laboratoriohoitaja, suuhygienisti, fysioterapeutti, lääkäri, hammaslääkäri, erikoishammaslääkäri, suuhygienisti, psykologi, psykiatrinen sairaanhoitaja ja psykiatrinen sosiaalityöntekijä. Hoidon tarve luokitellaan yleisterveyden ja mielenterveyden sektoreilla kiireellisyyden perusteella seuraavaan kolmeen ryhmään:. Välitön hoidon tarve hoito aloitettava kahden tunnin sisällä. Päivystyksellinen hoito ei sisälly YTHS:n palvelutarjontaan.. Kiireellinen hoidon tarve hoito aloitettava vuorokauden sisällä 3. Ei kiireellinen hoidon aloitus voi odottaa yli vuorokauden a. YTHS subakuutti -7 vuorokautta b. YTHS muu yli 7 vuorokautta Huom. Avoterveydenhuollon hoitoilmoituksessa (AvoHILMO) kohdat 3 a ja b kirjataan samalla tavalla. Suunterveyden sektorilla on käytettävissä seuraavat hoidon tarpeen luokitukset:. Kiireellinen hoidon tarve hoito aloitettava vuorokauden kuluessa. Päivystyksellinen hoito ei sisälly YTHS:n palvelutarjontaan.. Ei kiireellinen hoidon tarve: a) Potilas, jolla oireita - hoito aloitettava kolmen vuorokauden kuluessa (päivystykselliset tilanteet ohjataan talon ulkopuolelle) 36

37 b) Potilas, jolla lieviä oireita - hoito aloitettava kolmen viikon kuluessa c) Potilas, jolla sairauden epäily - hoito aloitettava kolmen kuukauden kuluessa d) Oireettomat potilaat - hoito aloitettava kolmen kuukauden kuluessa, potilaan tilan salliessa viimeistään kuuden kuukauden kuluessa Hoitoon pääsyn turvaamiseksi on säätiötasoisesti sovittu, että mielenterveysongelmien vuoksi kiireellistä ( -7 vrk) tutkimusta ja hoitoa tarvitsevat opiskelijat ohjataan ensisijaisesti yleisterveyden terveydenhoitajien ja yleislääkärien vastaanotoille, jotka tarvittaessa ohjaavat opiskelijan eteenpäin. YTHS:n määrittelemän kiireettömän hoidon osalta perusperiaatteena on, että alle 3-vuotiaiden hoidontarpeen arviointi ja alkuvaiheen tutkimus- ja hoitojaksot toteutetaan ensisijaisesti mielenterveyssektorilla ja 3 vuotta täyttäneiden yleisterveyden puolella. YTHS:n tavoitteena on tehdä mahdollisimman paljon yhteydenottoon ja hoidon tarpeen arviointiin liittyviä asioita jatkossa sähköisesti. Tavoitteena on, että YTHS:n kaikki ajanvaraukset tehdään samassa järjestelmässä. Järjestelmän on tuettava mahdollisuutta jatkossa toteuttaa esim. alueellisesti keskitettyä hoidon tarpeen arviointia ja ajanvarausta. 37

38 5. Yhteydenotto ja hoidon tarpeen arviointi puhelimessa ja potilastoimistossa Yhteydenotto ja hoidontarpeen arviointi ovat puhelimitse ja potilastoimistossa samantyyppisiä ja seuraavat alla kuvattua prosessia. Kuva 5: Yhteydenotto ja hoidon tarpeen arviointi 38

39 #As kel As keleen kuvaus Opis kelija ottaa yhteyttä ajanvarauks een Yhteydenotto voi tapahtua puhelimits e tai kas votus ten potilas toimis tos s a Vas tataanko puhelimeen? Kyllä: kohtaan 3 Ei: kohtaan 0 (puhelinjärjes telmä automaattis es ti laittaa opis kelijan takais ins oittojonoon) 3 Onko opis kelijalla oikeus YTHS:n palveluihin? Palvelus ihteeri tarkis taa onko opis kelijalla oikeus käyttää YTHS:n palveluita. (Hän on maks anut ylioppilas kunnan maks un). Tieto opis keluoikeudes ta voidaan s yöttää käs in potilas tietojärjes telmään, jos opis kelijalla on es ittää todis te. 4 Onko oikeus YTHS:n palveluihin? Kyllä: kohtaan 5 Ei: kohtaan Palvelus ihteeri tiedottaa opis kelijaa, että hän ei kuulu YTHS:n piiriin ja neuvoo, mis tä hän s aa apua. 5 Tarkis ta opis kelijan tiedo t järjes telmäs tä Palvelus ihteeri tarkis taa, että opis kelijan perus tiedot löytyvät järjes telmäs tä ja, että ne ovat ajan tas alla 6 Löytyvätkö ja ovatko ne ajan tas alla Kyllä: kohtaan 7 Ei: kohtaan Lis ää/päivitä opis kelijan perus tiedot järjes telmään 7 Ajanvarauks es s a työs kentelevä terveydenhuollon ammattihenkilö tekee hoidontarpeen arvioinnin. Ajanvarauks es s a työs kentelevä terveydenhuollon ammattihenkilö arvioi vaatiiko opis kelijan kuvaama oire takais ins oittoa (terveydenhuollon ammattihenkilöltä) vai voidaanko opis kelijalle antaa aika terveydenhuollon ammattihenkilölle. Ho idontarpeen arviointia helpottamaan järjes telmäs s ä on s is äänrakennettu päätöks entekoa tukeva helppokäyttöinen polku/rakente inen kirjaamis tapa. 8 Vaatiko opis kelijan kuvaama oire takais ins oittoa to is en alan terveydenhuollon ammattihenkilöltä vai voidaanko opis kelijalle antaa aika? Kyllä: Jo s opis kelijan kuvaama oire vaatii takais ins oittoa, potilaalle ilmoitetaan, että terveydenhuollon ammattihenkilö s o ittaa takais in ja opis kelijan tiedot lis ätään s ekto ri- tai ammattiryhmäkohtais een takais ins oittojonoon (kohta 9) (Ei: Jos opis kelijan kuvaama oire ei vaadi takais ins oittoa palvelus ihteeri arvioi, tarvitaanko hoitoa (kohta 8.)) 8. Arvioi hoidon tarve 9 Lis ää opis kelija oikeaan takais ins oittojonoon Palvelus ihteeri laittaa opis kelijan oikean terveydenhoidon ammattihenkilön takais ins oittojonoon. Opis kelijaa voidaan s iirtää myöhemmin takais ins oittojonos ta tois een, mikäli tarpeen. 0 Soita opis kelijalle ja tee hoidon tarpeen arvio inti Terveydenhuollon ammattihenkilö s oittaa potilaalle ja kirjaa hoidon tarpeen arvioinnin potilas tietojärjes telmäs s ä olevan rakenteis en kirjaamis tavan/polun mukais es ti 39

40 Tarvitaanko hoitoa? Kyllä: Mikäli on tarvetta hoidolle arvioidaan s euraavaks i kiireellis yys (kohta ) Ei: Ohjaa opis kelija o ikean tiedon lähteelle (kohta.) Jos potilaalle on määritelty yks ilöllinen hoitoväli (recall-potilas ) potilaalle annetaan aika s uoraan merkinnän mukais es ti.. Ohjaa its ehoitoihin tai oikean tiedon lähteelle. Opis kelija s aa tiedon Arvioi hoidontarpeen luo nne ja kiireellis yys Terveydenhuollon ammattihenkilö arvioi hoidon tarpeen luonteen ja kiireellis yyden. Kiireellis yyden kriteerit kuvataan kappalees s a. 3 Onko päivys tyks ellinen tilanne? Kyllä (kohtaan 3.) Ei (kohtaan 4) 3. Ohjaa opis kelija ulkopuolis iin palveluihin Opis kelija ohjataan YTHS:n ulkopuolis iin palveluihin 3. Opis kelija s aa tiedon 4 Tarkis ta onko vapaita kiireellis yys as tetta ja hoidon luonnetta vas taavia aikoja Järjes telmäs tä on helpos ti nähtävis s ä yhdellä näkymällä kaikki kriteerit täyttävät vapaat ajat. Ajanvaraus ta tekevä henkilö voi helpos ti hakea tietyn tyyppis iä, tietyn vas taanottajan tai tietyn erikois alan vapaita aikoja. 5 Onko vapaita aikoja? Kyllä (kohtaan 6) Ei (kohtaan 5.) 5. Anna opis kelijalle paikka hoitojonos ta (tai ohjaa opis kelija ulkopuolelle) ja tiedota opis kelijaa 5. Opis kelija vas taanottaa kuts un hoitokäynnille ja pyynnön täyttää es itietolomake 6 Varaa opis kelijalle aika, tiedota häntä ja pyydä täyttämään es itiedot 7 Opis kelija vas taanottaa vahvis tuks en ajanvarauks es ta ja es itietolomakkeen täytettäväks i Vahvis tuks es ta ilmenee hoitavan henkilön nimi, hoidon ajankohta, paikka ja valmis tautumis ohjeet. Lis äks i opis kelijaa pyydetään täyttämään s ähköis es ti es itietolomaketta opis kelijan oma portaalis s a. Tieto menee teks tivies tillä s ekä s iirtyy myös as iointitilille jos s ellainen on. 8 Opis kelija täyttää es itietolomakkeen Es itietolomake on täytettävis s ä s ähköis es ti as iointitilin tai opis kelijoiden portaalin välityks ellä. Opis kelijan täyttämät es itiedot s iirtyvät as iointitililtä tai portaalis ta potilas tietojärjes telmään ja hoitohenkilökunta s aa tiedon, että es itiedot on täytetty. Yleis et vaatimuks et # Vaatimuks en kuvaus Prioriteetti HTA- Potilas tietojärjes telmä ehdottaa opis kelijan perus tietoja automaattis es ti s oittajan puhelinnumeron perus teella 3 40

41 HTA- HTA-3 HTA-4 HTA-5 Opis kelijan pitää voida puhelimella yhteyttä ottaes s aan valita haluamans a palvelutyyppi, jotta oikea terveydenhuollon ammattihenkilö vo i s oittaa hänelle takais in. Opis kelijan numeron pitää tallentua vain kerran takais ins oittolis talle vaikka hän s oittais i us eamman kerran. Terveydenhuollon ammattihenkilön tulee voida s iirtää väärällä takais ins oittolis talla oleva s oittopyyntö tois elle takais ins oittolis talle. Ajanvarauks es ta tulee jäädä leima järjes telmään vaikka aika peruttais iin myöhemmin. HTA-6 Soitetus ta numeros ta on jäätävä heti merkintä takais ins oittolis talle. HTA-7 HTA-8 HTA-9 HTA-0 HTA- Järjes telmäs s ä tulee o lla mahdollis uus merkitä potilaan äidinkieli, jotta oikeankielinen henkilö vo i s oittaa takais in. Tunnis tautumis es s a (puhelimes s a, verkos s a ja potilas toimis tos s a) tulee olla mahdollis uus käyttää opis kelijanumeroa. On oltava mahdollis uus määritellä vas taanottoaikojen s äilytys aika järjes telmäs s ä. Säilytys ajan täytyttyä tapahtumat arkis toidaan automaattis es ti. Rakenteis en kirjaamis en tulee täyttää avoterveydenhuollon hoitoilmoituks en (AvoHILMO) vaatimus ten mukais et kirjaamis vaatimuks et (es im. s yy, ongelma, s airauden kuvaus ) Potilas tietojärjes telmäs s ä tulee olla polku, joka tukee päätöks entekoa hoidon tarpeen arvio innis s a. Polkuun pitää pääs tä helpos ti, heti kun puhelu alkaa. Polku ohjaa työntekijöitä kirjaamaan tapauks en kiireellis yyden. HTA- Polku ohjaa kiireellis yyden kirjaus ta (es im. akuutti, kiireellinen, kiireetön) HTA-3 HTA-4 HTA-5 HTA-6 HTA-7 HTA-8 HTA-9 HTA-0 Polku auttaa ohjaamaan opis kelijat henkilös tön määrän mukais es ti o ikeis iin paikkoihin. Opis kelijan halutes s a palvelun on lähetettävä tietoturvallinen s ähköinen muis tutus varatus ta ajas ta opis kelijan as iointitilille ja/tai opis kelijan portaaliin. Palvelun on lähetettävä varatus ta ajas ta teks tivies ti opis kelijalle ja muis tutettava opis kelijaa ajan lähes tymis es tä. Opis kelija voi s iirtää muis tutuks en helpos ti ja tietoturvallis es ti s ähköis een kalenteriins a (es im. Outlook). Ajanvaraus tilantees s a ajan antajan on voitava hakea vaivattomas ti ja nopeas ti potilaan res kontratilanne. Potilaan tiedot pitää s aada auki järjes telmäs tä ilman odottelua ja niiden tulee näkyä s elkeäs ti. Järjes telmään on voitava perus taa tarvittava määrä ammattiryhmä- ja palvelukohtais ia jonoja (es im. jonot ps ykologille, ps ykiatris elle s airaanhoitajalle, ps ykiatris elle s os iaalityöntekijälle, painonhallintaryhmään, fys ioterapeutille jne), joihin jonottajien (opis kelijoiden) lis ääminen ja jonon hoitaminen voidaan haluttaes s a rajata tietyille järjes telmän käyttäjille. Kullekin yks ikölle, toiminnolle ja palvelulle on oltava kons ultaatiojono, joho n opis kelija voidaan arvioinnin tuloks ena lis ätä. On voitava its e määritellä uus ia lomakkeita ja ohjeita s ekä päättää, mitä niis tä lähetetään as iointitilin ja/tai opis kelijan portaalin kautta täytettäviks i

42 5. Ajanvaraus verkossa Kuva 6: Ajanvaraus verkossa #As kel As keleen kuvaus Opis kelija tulee YTHS:n verkkopalveluun Hän on aikeis s a tehdä ajanvarauks en Onko opis kelijalla tiketti ajanvarauks een? Tiketillä tarkoitetaan oikeutta varata aika (es im. lähete tai recall-aika) Kyllä: kohtaan 3 Ei: kohtaan.. Järjes telmä näyttää ajanvarauks en piiris s ä olevat hoitopolut. Löytyykö omaa tarvetta vas taavaa s ähköis en ajanvarauks en piiris s ä olevaa hoitopolkua? Tällä hetkellä s ähköis en ajanvarauks en hoitopolut ovat ehkäis ypotilas, s yömis häiriöpotilas ja lohkeamapotilas Kyllä: kohtaan.3 Ei: kohtaan.. 4

43 .. Verkkos ivut ohjaavat opis kelijan s oittamaan YTHS:n puhelinpalveluun.3 Opis kelija läpikäy s ähköis en hoidontarpeen arvioinnin.4 Sähköinen järjes telmä arvioi hoidon tarpeen vas taus ten perus teella Opis kelijalla on oikeus varata aika (kohtaan.5) Opis kelijalla ei ole oikeutta varata aikaa (.4.) Opis kelijan hoidon tarve ei YTHS:n palveluiden piiris s ä (.4.).5 Opis kelija ohjataan s ähköis een ajanvarauks een 3 Opis kelija kirjautuu verkkopalveluun Tunnis tautuminen tapahtuu vahvalla tunnis tautumis ella 4 Opis kelijaa varaa its elleen s opivan ajan Opis kelija näkee vain hänen tikettins ä perus teella varattavis s a olevat aikatyypit. Opis kelija voi tehdä s ähköis en ajanvarauks en, mikäli hänellä on käytös s ään ajanvarauks een oikeuttava tiketti. Opis kelija s aa tiketin hoitokontaktis s a terveydenhuollon ammattihenkilöltä. Potilas tietojärjes telmä generoi tiketin terveydenhuollon ammattihenkilön aloittees ta. Menettely kos kee mm. s ähköis en terveys kys elyn perus teella s uos iteltavia ajanvarauks ia, jatkohoito/kontrolliaikoja (es im. s uun terveydes s ä. tutkimuks es s a YTHS:llä käyneet, joiden hoitoväli o n määritelty). Tietyis s ä tilanteis s a ehtapros es s i voi johtaa tiketin generoimis een. (as keleet. --.5) 5 Ajanvaraus tilanne päivittyy ja automaattinen vies ti ajanvarauks es ta lähtee o pis kelijalle Vies ti ajanvarauks es ta lähtee es im. teks tivies tillä 6 Opis kelija vas taanottaa tiedon ajanvarauks es ta Tietyn tyyppis is s ä ajois s a pyydetään automaattis es ti tiettyjä es itietoja täytettäviks i. Yleis et vaatimuks et # Vaatimuks en kuvaus Prioriteetti AVE- Opis kelijan on voitava tehdä ajanvaraus verkkopalvelun kautta, jos järjes telmän tunnis tama oikeus (lähete, tiketti, määritelty ajanvarauks en ajanjaks o jne) ajanvarauks en tekemis een löytyy. Es imerkkejä verkos s a varattavis ta ajois ta o vat: laboratorio aika (jo s on lähete) () kontrolliaika (jos lupa myönnetty) () ehkäis evä gynekologin käynti (3) aika s uuhygienis tin s eulo ntatutkimuks een () puhelinaika (3) Recall-merkinnän perus teella varattava aika eri s uo rittajille () terveys tapaaminen s ähköis en terveys kys elyn perus teella () -3 AVE- On oltava mahdollis uus tehdä ajan tarkis tus verkos s a AVE-3 On oltava mahdollis uus tehdä ajan s iirto verkos s a. AVE-4 On oltava mahdollis uus tulos taa ajanvaraus its elle verkos ta. AVE-5 Potilaan halutes s a palvelun on lähetettävä tietoturvallinen s ähköinen muis tutus varatus ta ajas ta opis kelijan valits eman turvallis en vies tinnän keinoin. Es im. as io intitili, opis kelijan portaali tai teks tivies tits e. AVE-6 Palvelun on lähetettävä varatus ta ajas ta teks tivies ti opis kelijalle 43

44 AVE-7 Muis tutuks en s aa s iirrettyä helpos ti opis kelijan s ähköis een kalenteriin 4 AVE-8 Järjes telmän on tuettava pankkitunnis tautumis ta ja mobiilivarmennetta AVE-9 AVE-0 Järjes telmän on tunnis tettava es im. opis kelijalle määritellys tä tiketis tä mitä es itietoja hänen tulee täyttää ja mitä valmis tautumis ohjeita hänelle lähetetään. Verkos s a varattavis s a olevat ajat o vat tiketteihin perus tuvia. Tiketillä tarkoitetaan, että opis kelija s aa oikeuden varata its elleen tietyntyyppis en ajan Ajan peruuttaminen tai muuttaminen puhelimessa Kuva 7: Ajan peruuttaminen tai muuttaminen puhelimessa #As kel As keleen kuvaus Opis kelija s oittaa ajanvarauks een ja peruuttaa tai muuttaa hänelle varatun ajan Onko maks ullinen ajan muuttaminen tai peruminen? Peruuttamattoman käynnin s akkomaks u (5e) veloitetaan käyttämättä jätetys tä vas taanotto -, ryhmä- ja tutkimus käynnis tä. -> jos opis kelija peruuttaa käyntins ä ennalta ilmoitettuun määräaikaan mennes s ä, peruutus on aina maks uton. Mikäli kys ees s ä on hoitos arja tulee huomauttaa potilas ta, että hoitos arjan yhden ajan peruminen peruu koko s arjan. Pyydetään ottamaan yhteyttä ajanvarauks een uuden hoitos arjan varaamis eks i. 3 Lähetä las ku ajan perumis es ta Tieto ajanvarauks en perumis es ta lähtee opis kelijan valits eman turvallis en vies tinnän keinoin. es im. teks tivies ti 4 Päivitä ajanvaraus tilanne Varaus tilanne näkyy järjes telmäs tä helpos ti ja uus i aika on helpos ti varattavis s a. Ajanvaraus peruu tai muuttaa aikaa opis kelijan toivomalla tavalla ja päivittää ajanvaraus tilannetta. Järjes telmään tulee jäädä merkintä peruuttamis en tai muutoks en tekemis es tä (kuka tehnyt muutoks en, miks i). Peruuttamis en s yyks i voidaan valitaan Opis kelija, YTHS tai Teknis en virheen välillä 44

45 5 Opis kelija s aa tiedon ajan peruuttamis es ta tai muuttamis es ta Opis kelija s aa halutes s aan tiedon perumis es ta valits emallaan turvallis en vies tinnän tavalla. Lis äks i opis kelija s aa peruutus maks un s uuruis en las kun, mikäli s en ehdot ovat täyttyneet Yleis et vaatimuks et # Vaatimuks en kuvaus Prioriteetti APP- Ajan peruuttamis es ta tulee ilmetä kuka ajan on perunut, perumis en s yy ja kos ka aika on peruutettu 5.4 Ajan peruuttaminen tai muuttaminen verkossa Kuva 8: Ajan peruuttaminen tai muuttaminen verkossa #As kel As keleen kuvaus Opis kelija kirjautuu verkkopalveluun Tunnis tautuminen tapahtuu YTHS käytös s ä olevalla palvelulla ja pääs ynvalvonta YTHS käyttöoikeuden tarkis tuks ella. Opis kelija peruu tai muuttaa ajan Peruuttaminen ja ajan muuttaminen on mahdollis ta vas taanottoa edeltävänä päivänä klo mennes s ä Opis kelija näkee vapaat ajat järjes telmäs tä helpos ti 3 Onko maks ullinen ajan muuttaminen tai peruminen? 4 Las kuta as iakas ta ks. las kutus pro s es s i kappale Tiedota opis kelijaa ajan peruuttamis es ta tai muuttamis es ta Opis kelija s aa halutes s aan tiedon perumis es ta valits emallaan turvallis en vies tinnän tavalla. 45

46 # Vaatimuks en kuvaus APV- Yleis et vaatimuks et Ajan peruuttamis es ta tulee ilmetä kuka ajan on perunut, perumis en s yy ja kos ka aika on peruutettu APV- Järjes telmään on voitava määritellä, mitä aikoja opis kelija voi perua netis s ä. APV-3 Verkos s a on voitava perua myös puhelimits e varattuja aikoja 5.5 Muita ajanvaraustoiminnallisuuteen liittyviä vaatimuksia Yleis et vaatimuks et # Vaatimuks en kuvaus Prioriteetti MAV- MAV- MAV-3 MAV-4 Terveydenhuollon ammattihenkilö voi tehdä ajanvarauks en hoitokäynnin yhteydes s ä es im. laboratorioon. Ajanvarauks en tekemis es tä pääs ee helpo s ti palaamaan hoitokäynnin perus kulkuun. Järjes telmäs s ä on voitava varata helpos ti hoidon tai palvelun edellyttämä määrä aikoja (es im. ryhmätoiminnas s a käytettävien 5-0 ajan s arjan tai s uunterveyden yks ilöllis es ti määritellyn hoitos arjan varaaminen). Sarja - aikojen varaamis en tulee olla s elkeäs ti yks inkertais empaa kuin s arjaan kuuluvien aikojen varaaminen yks ittäis inä ajanvarauks ina. Hoitos arjan aikojen tulee erottua ajanvaraus näkymäs s ä. Vapaat-ajat os io, jos s a varattavis s a olevia aikoja voi ets iä vähintään toimipis tekohtais es ti aikatyypin vas taanottajan, tai erikois alan mukaan. Ets ittyjen vapaiden aikojen lis tauks es ta pys tyy tekemään varauks en loppuun ja kirjaamaan tarvittavat hoidon tarpeen arvioinnin tiedot ja lopputuloks en. Näkymä, jolla es itetään vapaat puhelinajat ja niiden pituudet 46

47 6 Hoitokäynti Hoitokäynnillä tarkoitetaan opiskelijan käyntiä terveydenhuollon ammattilaisen vastaanotolla. Hoitokäynneiksi luetaan ensikäynti, tutkimuskäynti ja hoitokäynti. Ensikäynnillä tarkoitetaan opiskelijan ensimmäistä käyntiä kyseisellä palveluntuottajalla uuden asian tai ongelman vuoksi. Ensi käynnin jälkeisiä saman hoitojakson käyntejä kutsutaan uusintakäynneiksi. Kappaleessa 6. kuvataan yleisterveyden ja suunterveyden hoitokäyntiä. Myös erikoisalojen kuten gynekologian, ihotautien ja erikoishammaslääketieteen vastaanottokäynnit noudattavat pääpiirteissään yleisterveyden ja suunterveyden hoitokäyntiprosessia. Kuhunkin erikoisalaan kohdistuvat erityisvaatimukset ovat kuvattu kappaleessa 3. Terapiavastaanottojen hoitoprosessia on kuvattu kappaleessa 6.3. Kuva 9: Hoitokäynti 6. Yleisterveyden ja suunterveydenhoidon hoitokäynti Yleisterveyden ja suunterveyden hoitoprosessi voi myös kestää useita hoitokäyntejä jolloin prosessissa kuvattuja tehtäviä suoritetaan eri käynneillä mutta prosessi muutoin etenee samoin. Esimerkiksi potilas voi käydä toisella lääkärillä konsultaatiokäynnillä tai laboratoriossa. Tässä kappaleessa kuvataan YTHS:ssä tapahtuvaa terveydenhoitajan, yleislääkärin, erikoislääkärin, hammaslääkärin, erikoishammaslääkärin ja suuhygienistin vastaanottokäyntiä. 47