Artikla 13 menojen varmentaminen rakennerahastohankkeissa Art 13 työkokous Oulu

Transkriptio

1 Artikla 13 menojen varmentaminen rakennerahastohankkeissa Art 13 työkokous Oulu TEM Alueiden kehittämisyksikkö Ylitarkastaja Eliisa Hujala

2 Hallinto- ja valvontajärjestelmän luotettavuus Luottamus ohjelmatasolla Sulkemisen tarkastuslausuma Komission tarkastukset Vuotuiset tarkastuskertomukset Menojen todentaminen (komission asetus 1828/2006 Art 13 varmennukset) Ohjelman toimeenpanovaihe VVC:n lausuma Ohjelmaneuvottelut FI-komissio

3 Rahoituspäätöksestä maksatuspäätökseen Päätös on perusta maksatuksen yhteydessä tehtävälle tukikelpoisuusharkinnalle (art 13) Vakiomuotoiset päätöslomakkeet tietojärjestelmissä Projektisuunnitelmaan tehtyjen kirjausten yksityiskohtaisuus Kansallisen tukilainsäädännön edellyttämien erityisehtojen kirjaaminen päätösvaiheessa Päätökseen otettujen erityisehtojen tarkastaminen vakiomuotoiset tarkastuslistat toimiiko? Toiminnan pysyvyyden varmistaminen tukiajan jälkeen - toimiiko? Rahoittajille työkokoukset maaliskuussa 2011 Helsinki Tampere Kuopio Oulu

4 13 artikla (1828/2006, muut.) Rahoittajan tehtävät välittävässä toimielimessä: varmistettava, että tuensaajille tiedotetaan erityisistä edellytyksistä, jotka koskevat osana toimea toimitettavia tuotteita tai suoritettavia palveluja, rahoitussuunnitelmaa, toteuttamiselle asetettua aikarajoitusta sekä säilytettäviä ja välitettäviä taloudellisia ja muita tietoja. varmistettava ennen hyväksymispäätöksen tekemistä, että tuensaaja kykenee täyttämään nämä edellytykset. Maksajan tehtävät välittävässä toimielimessä: Tarkastusten, on tarvittaessa katettava toimien hallinnolliset, taloudelliset, tekniset ja fyysiset näkökohdat. Tarkastuksilla on varmistettava, että ilmoitetut menot vastaavat todellisuutta, että tuotteet on toimitettu tai palvelut on suoritettu hyväksymispäätöksen mukaisesti, että tuensaajan esittämät korvaushakemukset ovat oikeellisia ja että toimet ja menot ovat yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaisia. Niiden on sisällettävä menettelyt, joilla vältetään menojen rahoittaminen kahteen kertaan muista yhteisön hankkeista tai kansallisista hankkeista sekä muilla ohjelmakausilla.

5 Art 60 yleisasetus + Art 13 komission asetus = varmistuminen siitä, että toiminta on säädösten mukaista Maksatustarkastus (maksatusjakso): (rahoittajan esitarkastus +) hallinnollinen tarkastus (asiakirjojen perusteella, kohdistuu ao. maksatusjaksoon) Paikan päällä tarkastus (koko hanke): Tarkastuksissa on tarkastettava sekä yhteisön että kansallisten sääntöjen mukaisuus. Tarkastus kohdistuu koko tarkastettavaa hanketta koskevan lainsäädännön ja päätösehtojen noudattaminen - >Neuvoston yleisasetuksen 1083/ artiklan 5 kohdan mukaan hankkeiden on oltava EY:n perustamissopimuksen määräysten ja sen nojalla annettujen säädösten mukaisia. Komission suuntaviivat COCOF 08/0020/04-EN artikla 13 mukaista tarkastuksista edellyttävät, että sääntöjen toteutumista seurataan yksityiskohtaisten ja määrämuotoisten tarkistusten perusteella. Komission tarkastushavainnot ohjelmakaudella: puutteita toimien pysyvyyden tarkastamisessa, hankinnoissa, muissa horisontaaliperiaatteissa kuka ohjaa ao. tukijärjestelmää, on toimivaltainen viranomainen Suomessa vs. HVO:n yleinen valvontavastuu?

6 Sovellettavista säännöistä EU-osarahoitteisia menoja tarkastettaessa Rahastojen tukea koskevat säännöt annettu osittain yhteisölainsäädännössä, osittain kansallisessa lainsäädännössä ml. hallinnolliset menettelyt Jos yhteisösääntelyä ei ole, kansalliset normit pätevät Jos kansallinen sääntely on tiukempaa, sovelletaan sitä Ohjelmanmukaisuus (komission päätökset Manner-Suomen ohjelmista) EAKR 3-6 artiklat asetuksessa (EY) No 1080/2006 ESR 3 artikla asetuksessa (EY) No 1081/2006 Maantieteellinen - > PS täytäntöönpano ohjelma-alueella ja hyöty ohjelma-alueelle Asiallinen - > onko ao. menolaji tukikelpoinen (mihin kustannuksiin tukea ei myönnetä) Ajallinen ulottuvuus - > vain tiettynä aikana syntyneet kustannukset (rahoituspäätöksen mukainen toteutusaika) Menon huomioon ottaminen hankkeen kustannuksena -> tarkastelutaso tai tapahtuma, jonka nojalla meno hyväksytään hankkeelle (PS tuensaajan tosiasiallisesti maksamat), oltava todennettavissa & asiakirjat säilytettävä määräajan

7 Kustannusten tukikelpoisuutta säätelevät EY:n perussopimus ja sen nojalla annetut säädökset Neuvoston ja parlamentin ns. yleisasetus (EY) N:o 1083/2006 (YA) Neuvoston rahastokohtaiset asetukset: EAKR asetus (EY) N:o 1080/2006 ja ESR asetus (EY) N:o 1081/2006 Komission täytäntöönpanoasetus (EY) N:o 1828/2006 (mm. tarkemmat tiedotus- ja viestintävelvoitteet) Komission jäsenvaltiota sitova päätös EAKR/ESR ohjelmasta Ohjelman seurantakomitean vahvistamat perusteet (hankkeiden valintakriteerit; YA art.) Kansallinen lainsäädäntö (tukijärjestelmät, hankintalainsäädäntö jne.) esim. TEM-rahoituslaki (1652/2009) ja asetus (1695/2009) Kansallinen tukikelpoisuusasetus 1079/2007 Hallintoviranomaisen määräykset ja ohjeet, tukilainsäädäntöä koskevat ohjeet ja määräykset Välittävän toimielimen rahoituspäätöksen ehdot tuensaajalle

8 Lainsäädäntö- ja hvo-ohjeistusmuutokset annettuun ohjeeseen on tehty voimaan tulleesta aluehallintouudistuksesta johtuvia muutoksia. alueiden kehittämislaki (602/2002) ja VN:n asetus alueiden kehittämistoimenpiteiden rahoittamisesta (1225/2002) on kumottu , joista laki on korvattu uudella lailla alueiden kehittämisestä (1651/2009) ja asetus TEMin rahoituslailla (1652/2009) ja VN:n asetuksella (1695/2009). Viimeksi mainitut säädökset koskevat maakunnan liittojen kaikkia rakennerahastohankkeita ja TEMin ja ELYkeskusten ESR-hankkeita. Ennen myönnettyyn tukeen sovelletaan tuen myöntämisaikana voimassa olleita säännöksiä, kuten esimerkiksi alueiden kehittämislain (602/2002) 22 :ää. HVO-ohjeen liitteeseen 1 on kerätty kansallinen tukilainsäädäntö, jonka perusteella ESR- ja EAKR-osarahoitteiset rahoituspäätökset tehdään EURA 2007 järjestelmässä. HVO-ohjeeseen on uusittu tuloja ja pysyvyyttä koskeva kohta 3.4. Merkittävä muutos on mm. hakemuksen vireille tulo, silloin kun se on jätetty tietojärjestelmään tilaan jätetty viranomaiskäsittelyyn. ns. pienhankinnan euromääräistä rajaa on nostettu euroon käytettäväksi silloin, kun organisaatiossa ei ole omaa hankintaohjetta.

9 Tukikelpoisuusasetus (1079/2007) 3 Menojen tulee olla - ohjelman ja tukipäätöksen mukaisen hankkeen toteuttamisesta aiheutuneita; (tukikelvottomuusluokat 3 ja 1) - tukipäätöksessä hyväksyttynä toteutusaikana syntyneitä; (luokka 2) - tuensaajan tosiasiallisesti maksamia (osoitettava maksukuittien tai todistusarvoltaan vastaavien kirjapitotositteiden avulla), poikkeuksena luontoissuoritukset, poistot ja yleiskustannukset; (luokka 9) - tarpeellisia hankkeen toteuttamiseksi; (luokka 1) - määrältään kohtuullisia; (luokka 8) - tuensaajan ei-tavanomaisia menoja (tavanomaisena ei pidetä erillisenä hankkeena toteutettavaa tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa); sekä (luokka 1) - ei-korvattavissa muulla rahoituksella. (luokka 4)

10 Hallinnon lainalaisuuden periaate Perustuslain mukaan julkisen vallan käytön tulee perustua lakiin. - julkisen vallan käyttäjällä on aina oltava toimivaltaperuste, joka on viime kädessä palautettavissa eduskuntalakiin. Kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia. - koko oikeusjärjestyksen kokonaisuutta sis. EU-aquis ja eduskuntalakia alemmanasteiset säädökset Vaikka kyse on harkinnanvaraisesta valtionavustuksesta, harkinta ei ole vapaata. Oikeusharkinta/tarkoituksenmukaisuusharkinta dikotomia? Viranomaisen harkinta on aina lakiin sidottua: Normit Menettelyt Yleiset hallinto-oikeudelliset periaatteet (sikäli kuin lakiin kirjaamattomia, EU-hallinto-oikeus) Oikeuskäytäntö

11 Yleistä hallintopäätöksestä Hallintopäätöksen on perustuttava viranomaisen toimivaltaan ratkaista asia. - > PS tuen myöntänyt välittävä toimielin vastaa tuen myöntämisestä, maksusta, valvonnasta ja takaisinperinnästä siten kuin muualla laissa (= valtionavustuslaissa ja erityislainsäädännössä, esim. TEM-rahoituslaissa 1695/2009 säädetään) Hyvän hallinnon perusteet (hallintolain 2 luku,6 ) Hallinnon oikeusperiaatteet : yhdenvertaisuus (tasapuolinen kohtelu) tarkoitussidonnaisuuden periaate objektiviteettiperiaate suhteellisuusperiaate ja luottamuksensuojaperiaate.

12 Oikeussuoja Keinot, joilla pyritään ennakolta estämään henkilön oikeusasemaan liittyvät virheelliset virkatoimet taikka joilla korjataan tehdyt virheet. Tavoitteena virheellisten päätösten tekemisen estäminen Perustuslain 21 :n 2 momentin mukaan julkisella vallalla on velvollisuus turvata lailla säädetyt hyvän hallinnon takeet. Hyvän hallinnon takeita ovat oikeus tulla kuulluksi, saada perusteltu päätös ja hakea muutosta. Ennakolliset oikeussuojakeinot (hallintolaki ja muut menettelyä ohjaavat normit, ks edellinen kalvo) Ennakolliset oikeussuojatekijät lainsäädännön selkeys ja virkamiesten ja työntekijöiden koulutus ja määrän riittävyys Muiden resurssien tarkoituksenmukaisuus ja riittävyys (tietojärjestelmät, muut työvälineet) Organisaation toiminnan laatu (vastuusuhteet, päätöksentekomenettelyt)

13 Oikeussuoja? Pätemättömyysperusteita Oikeusvaikutuksia Toimivalta (alueellinen, asiallinen, asteellinen) Harkintavallan väärinkäyttö Virheellinen lain soveltaminen Tosiasiat eivät pidä paikkansa (Lainvastainen sisältö) Menettelyvirhe, esim. päätöksen perusteluvelvollisuus [Mitättömyys] Kumottavuus Virheen korjaaminen/ korjaantuminen/ vaikutuksettomuus

14 Päätöksen perusteleminen Päätös kumottavissa myös jos vakava menettelyvirhe, kuten esim: Asianosaisen kuulematta jättäminen Puutteellinen selvitys Esteellisyys Perustelujen puutteellisuus. Päätös voidaan kumota myös yksinomaan perusteluiden puutteellisuuden vuoksi KHO / Opetusministeriön päätöksestä, jossa oli asian lopputuloksen lisäksi mainittu ainoastaan valtion liikuntaneuvoston antaneen asiasta lausunnon ja liikuntalain 7 :n 4 momentti, ei ollut todettavissa, millä tavoin ministeriö oli käyttänyt harkintavaltaansa asiassa. Tämän vuoksi päätös oli riittämättömästi perusteltuna lainvastaisena kumottava ja asia palautettava opetus- ja kulttuuriministeriölle uudelleen käsiteltäväksi.

15 Kustannusten hylkääminen asianmukaisissa tapauksissa maksatuspäätöksellä (tai jos jo ehditty maksaa, takaisinperintäpäätöksellä) Hallintopäätös, jota koskee mitä yleisesti asiasta kansallisesti säädetty (hallintolaki 434/2003 muutoksineen). Päätöksessä on ilmoitettava yksilöidysti, mihin asianosainen on oikeutettu tai velvoitettu taikka miten asia on muutoin ratkaistu. Päätös on perusteltava: 1. sovelletut lainkohdat 2. hankkeen faktat 3. miten 1-kohdan normeja sovellettu 2-kohdan faktoihin ja päädytty kulloiseenkin ratkaisuun Perustelut voidaan ottaa myös päätöksen liitteeksi. (esim. jos ei tila tietojärjestelmässä riittäisi) Viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä.

16 Muutoksenhaku Varsinainen muutoksenhaku (valitus) päätökseen jolla asia on ratkaistu Mahdollinen valituskielto, oikaisuvaatimus, josta annettavaan päätökseen voi vasta hakea muutosta valittamalla Hallintolakiin uusi 7a luku oikaisuvaatimuksesta ( /581), voimaan Muutoksenhakuosoitus Kun varsinaisen muutoksenhaun määräaika on umpeutunut ts. valitusaika päättynyt - > lainvoimainen päätös Ylimääräiset muutoksenhakumenettelyt

17 Art 13 tarkastushavainnot mitä kirjataan? Objektiivinen havainto asioiden tilasta Asiaan sovellettavat normit Mikä merkitys havaitulle seikalle on annettava tukikelpoisuuden kannalta Kvantifiointi euromääräiseksi (arvio) - ppt-pöytäkirjassa alustava arvio Kvalifiointi tukikelvottomuuden mukaan (luokat 1 13). Johtopäätös perusteluineen Kustannusten hylkääminen asianmukaisissa tapauksissa maksatuspäätöksellä (tai jos jo ehditty maksaa, takaisinperintäpäätöksellä)

18 Tukikelvottomuusluokat 1. Kustannus ei liity hankkeeseen 2. Kustannus ei ole syntynyt tukikelpoisena aikana 3. Hankkeen tuotos poikkeaa olennaisesti rahoituspäätöksestä 4. Kustannukseen kohdistuvaa tuloa/korvausta ei ole asianmukaisesti vähennetty 5. ALVia ei ole asianmukaisesti vähennetty kustannuksesta 6. Hankinnassa on rikottu olennaisesti hankintalainsäädäntöä ( -seuraamus) 7. Tuella hankittu /kone/laite jne. ei ole enää tuensaajan käytössä 8. Kustannus on kohtuuton 9. Kustannusta ei voitu todentaa (korvaus sisältää kustannuksen, jonka maksun perusteeksi ei ole esittää laskua tai muuta vastaavaa todentavaa asiakirjaa) 10. Kustannus on laskettu virheellisesti (kustannus on esitetty hakemuksessa korvattavaksi virheellisellä määrällä) 11. Tiedotus toimenpiteessä ei ole mainittu EU:n osallistumista hankkeen rahoitukseen 12. Hankinnassa on rikottu hankintalainsäädäntöä (vähäinen laatuvirhe, ei - vaikutusta menojen tukikelpoisuuteen) 13. Muu tukikelvottomuusperuste (selvitys huomautuksia kohdassa)

19 Luokka 13 Muu tukikelvottomuusperuste Esim. Jätetään käsittelemättä? Periaate yksi maksatushakemus/maksatusjakso, josta annetaan ratkaisu Asian riittävä selvittämisvelvollisuus viranomaisella Tuensaajalla velvollisuus esittää oikeat ja riittävät tiedot Jos tuensaajalle varataan ensin tilaisuus antaa puuttuvat lisätiedot määräajassa, eikä tarvittavaa lisäselvitystä saada - > asia ratkaistaan niiden tietojen perusteella, jotka käytettävissä Jos kustannuksen tukikelpoisuudesta ei voida varmistua -> hylättävä päätöksellä, jolla asia ratkaistaan (ei ole tarkoitus jättää vireille osaa maksatushakemuksesta voi hakea maksuun myöhemmin tms.) Tuensaajan oikeusturvakeinona mahdollisuus hakea määräajassa oikaisua ao. päätökseen. Mahdollinen lisäselvitys ja muut perusteet vaatimukselle voidaan ottaa huomioon oikaisuvaatimusta ratkaistaessa + mahdollisuus asiavirheen korjaamiseen tuensaajan eduksi (ks. HE 226/2000)

20 Tukikelvottomuusluokitteluharjoitus Lähde: Esimerkkejä yleisimmistä virheistä, Kajaani VVC:n havainnot Loma-ajan palkka kertynyt ennen hankkeen alkamista Rahoitettu tavanomaista toimintaa (yleisavustuksen luonteinen tuki = > koko hanke tukikelvoton Rahoituspäätöksen vastainen meno (ennen hankkeen alkua palkattujen henkilöiden palkkakustannus) Toiselle projektille kuuluvia matkakustannuksia Tuensaajan sisäinen kate Kohtuuttoman suuri kirjanpitopalvelun kilpailuttamaton kustannus EU-kynnysarvon ylittävä hankinta ilmoitettu Hilmassa kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana Tiedotusmateriaalista puuttuvat EU-logot

21 VVC:n tarkastushavainnot; euromääräisiä virheitä Todentamattomia menoja (matkakortin käyttö) Tuensaajan sisäinen kate Osa-aikaisesti hankkeelle työskentelevien palkkakustannusten laskentavirheet Hanke on tuensaajan tavanomaista toiminnan rahoittamista EU-kynnysarvon ylittänyt hankinta luokiteltu kansalliseksi hankinnaksi Hilmassa Lomapalkkaa kertynyt ennen hankkeen aloitusta Hankkeeseen kuulumattomia kustannuksia Rahoituspäätöksessä rajattu olemassa olevan henkilöstön palkat eitukikelpoisiksi Kustannuksiin sitouduttu ennen hankehakemuksen jättämistä - > -tukikelvottomuusvaikutus hankkeessa ilmoitettuihin menoihin

22 Jäljitysketjun vaatimus Tarkastuslistojen kysymykset 4. Vastaavatko maksatushakemuksella haettavat kustannuserät kirjanpidon otteita ja muita esitettyjä tositteita hankkeen tuloksen vaikutus huomioon ottaen? 5.A.1. Tuensaaja on järjestänyt projektin kirjanpidon asianmukaisesti ml. riittävän jäljitysketjun toteutuminen

23 Jäljitysketju Rahoituspäätöksen vakiomuotoisten ehtojen mukaan: projektista on pidettävä kirjanpitolain (1336/1997) velvoitteet täyttävää erillistä kirjanpitoa. Erillistä kirjanpitovelvollisuutta ei ole, jos projektin kulut ja tulot voidaan esittää rahoituksen saajan kirjanpidossa omalla kustannuspaikallaan tai omilla tileillä niin, että tilinpidon ja tositteiden tarkastaminen on vaivatta mahdollista. Maksatushakemukseen aina pakollista liittää maksutositteet tai viralliset kirjanpidon otteet, josta tukikelpoisuusasetuksen 1079/ :n mukaisesti käy ilmi aukoton jäljitysketju, tarkemmat ehdot asetetaan rahoituspäätöksessä: on osoitettava maksukuittien tai jos tämä ei ole mahdollista, todistusarvoltaan vastaavien kirjanpitotositteiden avulla Meno jota ei voida todentaa, on tukikelvoton (tukikelvottomuusluokka 9)

24 A1828/ artikla Kirjanpitoaineisto ja sen sijainti? 1. Asetuksen (EY) N:o 1083/ artiklan c alakohdassa tarkoitettujen toimia koskevan kirjanpitoaineiston ja täytäntöönpanoa koskevien tietojen on sisällettävä tämän asetuksen liitteessä III määritetyt tiedot, mm: - yksityiskohtaisten tositteiden sijainti (jos muu kuin tuensaajan tilat)

25 Jäljitysketju Asiakirjojen säilytysaika ainakin vuoden 2020 loppuun saakka ja vähintään kolme vuotta Euroopan komission hyväksymän toimenpideohjelman loppuerän maksamisesta, minkä lisäksi muualla laissa säädettyä pidempää säilytysaikaa on aina noudatettava (kuten valtiontukisääntöjen edellyttämät tiedot myönnetystä de minimis tuesta, ks. 1998/2006). YA 90 art Tositteiden sähköisessä säilyttämisessä on noudatettava kansallista lainsäädäntöä ja ryhdyttävä tarvittaessa projektikirjanpidon osalta erityistoimenpiteisiin yllä määritellyn säilytysaikavelvoitteen noudattamiseksi. Tuensaajan on ilmoitettava ensimmäisen maksatushakemuksen jättämisen yhteydessä ja projektin päättyessä rahoittajaviranomaiselle asiakirjojen säilytyspaikka, mikäli se on eri kuin tuensaajan projektisuunnitelmassa ilmoitettu toimipaikka. MINNE KIRJATAAN?

26 Esimerkki TEM-rahoitusasetus 1695/ Tuen myöntämisen ehtona on, että tuen saaja pitää tuettavan hankkeen osalta erillistä kirjanpitoa. Erillistä kirjanpitovelvollisuutta ei ole, jos hankkeen menot ja tulot voidaan esittää tuensaajan kirjanpitolain (1336/1997) mukaisessa kirjanpidossa luotettavasti omalla kustannuspaikalla tai omilla tileillä niin, että tilinpidon ja tositteiden tarkastaminen on vaikeuksitta mahdollista. Kirjanpito ja siihen liittyvä aineisto on säilytettävä siten kuin kirjanpitolaissa säädetään. Euroopan yhteisön rakennerahastovaroista rahoitettavien tukien osalta kirjanpito, muistiinpanot, tositteet ja muut hankkeen toteuttamiseen liittyvät asiakirjat on kuitenkin säilytettävä ainakin siihen saakka, kun kolme vuotta on kulunut ajankohdasta, jolloin Euroopan yhteisöjen komissio on suorittanut ohjelman loppumaksun. (= paperitulosteet hankemappiin) Kirjanpito ja siihen liittyvä aineisto sekä muut hankkeen toteuttamiseen liittyvät asiakirjat on säilytettävä niin, että ne ovat vaikeudetta tarkastettavissa.

27 Esimerkki Toteuttaja toimitti ESR-maksatushakemuksen liitelomakkeen 6a) osallistujien palkkakustannuksista. Hyväksytään projektipäällikön allekirjoittaman selvityksen mukaisesti. Allekirjoituksen mukaan erikseen raportoitavien kustannusten tuntipalkan peruste on henkilön ennakonpidätyksen alainen tuntipalkka lakisääteisine sivukuluineen. Yrittäjillä tuntihinta lasketaan YEL-vakuutuksen ansiotulon perusteella. Alkuperäiset palkkatositteet tulee säilyttää projektia hallinnoivan päätoteuttajan tai osallistujien työnantajien arkistossa. Jos alkuperäiset palkkatositteet säilytetään työnantajalla, projektia hallinnoivalla päätoteuttajalla tulee olla kaikkien tässä lomakkeessa ilmoitettujen kustannuserien osalta osallistujan työnantajan (palkanlaskijan, kirjanpitäjän tai nimenkirjoitusoikeuden omaavan henkilön allekirjoittama) todistus palkkakustannuksista sivukuluineen kyseiseltä ajalta. Kaikki edellä mainitut asiakirjat tulee säilyttää vähintään saakka. (S10517)

28 5.A.2. Hanketta on toteutettu hyväksytyn rahoituspäätöksen mukaisesti Rahoituspäätöksessä yksilöity, mihin kustannuksiin tuki on myönnetty Tuki ehdollinen, edellyttää lakien ja päätösehtojen noudattamista Maksetaan jälkikäteen, jos tuensaaja voi hakemuksessaan osoittaa riittävän tositeaineiston perusteella, ja että kustannus on aiheutunut rahoituspäätöksen mukaisista hyväksytyistä kustannuksista Ainoastaan rahoituspäätöksessä yksilöidyistä tuensaajan toimenpiteistä (tuotteet ja palvelut) aiheutuneet kustannukset ovat hankkeen tukikelpoisia kustannuksia ei yleistä toiminnan tukea Rahoituspäätöksen vakiomuotoisten ehtojen mukaan tuensaajan on tehtävä viivytyksettä ilmoitus, mikäli hanketta ei voida toteuttaa päätöksen mukaisesti. tukils erityismääräykset

29 5.A.3.Hanke on edennyt rahoituspäätöksen mukaisessa aikataulussa Kustannukset, jotka ovat aiheutuneet ja tuensaajan hankkeen toteutusaikana maksamia, ovat tukikelpoisuusasetuksen 1079/ :n mukaan tukikelpoisia kustannuksia. Esimerkki tukilainsäädännön määräyksistä TEM-rahoitusasetus 1695/2009, 34 : Tuen myöntäneen viranomaisen on seurattava hankkeen toteuttamista ja ryhdyttävä tarvittaviin toimenpiteisiin, jos hanke ei etene tukipäätöksen ehtojen mukaisesti. Rahoituspäätöksessä määrätty hankkeen hyväksytty toteutusaika sitoo Tuensaajan on tarvittaessa tehtävä hakemus hankkeen toteutuksen jatkoajasta rahoittajalle ennen tukipäätöksen mukaista toteutusajan päättymistä - >rahoituspäätöksen muutoshakemus vireille ajoissa (tästä vireilletulosta voi alkaa muutetun päätöksen mukaisten kustannusten tukikelpoisuus aikaisintaan)

30 Esimerkkejä Julkaisun tekstissä on mainittu, että Musiikkiala 2009" -selvitys on osa "Musiikinviennin liiketoiminnan strateginen kehittäminen 2009" - projektia. Projektilta saadun selvityksen mukaan "Musiikkiala 2009" aihepiiri on jätetty Express-projektin ulkopuolelle rahoituspäätösvaiheessa. Hakija on saanut rahoitusta selvityksen tekemiseen OPM:n "toimintalinja 3:sta "jatkoaikaprojektina", jossa rahoitus kohdennettiin sellaisiin toimenpiteisiin, jotka on rajattu jo käynnissäolevan uuden kauden hankkeiden ulkopuolelle. Hakijan ilmoituksen mukaan kustannukset on kohdistettu Express-projektille, koska "painokuluja ei pystytty sisällyttämään jatkoaikaprojektin maksatukseen aikataulusyistä. Selvitys saatiin painokuntoon vasta jatkoaikahankkeiden maksatuksen jälkeen". Julkaisuun liittyvät kustannukset ovat tukikelvottomia, koska ne on jo rahoituspäätöksellä rajattu pois Finnish Music Express- projektista (S10157)

31 3. Ovatko kustannukset syntyneet hankkeelle rahoituspäätöksessä vahvistettuna toteutusaikana ja kohdistuvatko kustannukset maksatushakemuksen ajanjaksolle Hakija on hakenut maksuun Sicmatic Oy:n domain rekisteröinti (mospa.fi) maksu ajalta yhteensä 90. Koska hankkeen toteuttamisaika on , hyväksytään rekisteröinti maksua yhteensä 57,50 (30 ajalta ja 27,50 ajalta ). (S11234) Esimerkki: Vuoteen 2008 liittyvien maksatusten maksatuskauden merkinnässä epätarkkuutta verrattuna pääkirjan päivämäärien merkintään: tarkistettiin, ettei ole päällekkäisiä kustannuksia. (paikan päällä tarkastus A30007)

32 VIIMEISESSÄ MAKSATUKSESSA TARKISTETTAVA: 12. Onko hanke saavuttanut tavoitteensa? Kyllä/Ei Suunnitelmallisuus ja varautuminen hyvissä ajoin -> toimenpiteet loppuun tuki-/rahoituspäätöksessä määritellyn ajan sisällä Tulosten dokumentointi, arviointi ja levittäminen sekä käyttö uuteen kehittämiseen organisaatiossa tai muualla (esim. TEM-rahoitusasetus 30 Ennen viimeisen erän maksamista myös PS selvitys siitä, miten tuettua toimintaa on tarkoitus jatkaa) Uusi kohta hakemukseen 8.4? Viimeinen maksatuspyyntö ja raportointi välittävälle toimielimelle (4 kk, vakiomuotoisen päätöksen ehdoissa) Esim. TEM-rahoitusasetus 1695/ : loppuerän maksamista on haettava 4 kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä----viimeisen erän maksamisen edellytyksenä on, että tuen myöntäneelle viranomaiselle on toimitettu hyväksyttävä selvitys hankkeen toteuttamisesta, saavutetuista tuloksista ja varojen käytöstä sekä rahoituksen toteutumisesta tukipäätöksen ehtojen mukaisesti.

33 13. Onko loppumaksatushakemus toimitettu määräajassa? Hankkeen toteutusaika ja viimeisen maksatushakemuksen määräaika? Esimerkki tukikelvottomuusperusteesta: Loppumaksatushakemus toimitettu Satakuntaliittoon 6 kk hankkeen päättymisestä eli 2 kk myöhässä.(s30057) NN on työajanseurannan mukaan kirjoittanut ,5 h Metallin osaajat -hankkeen loppuraporttia. Kyseessä ei ole tämän hankkeen työ. Hylätään 3,5 h palkan osuus 73,85. Osuus on laskettu jakamalla palkkakortin mukainen kokonaispalkka kesäkuun 2008 työtunneilla. (tukikelpoisuusasetus 1079/2007, 3 ). S10566

34 6. Sisältyykö esitettyihin palkkakustannuksiin lomapalkkavarauksia, joita ei vielä ole tosiasiallisesti maksettu? HVO-ohjeet 2/2010: Lomapalkkavaraus ja lomarahavaraus ovat tukikelpoisia. Lomapalkkavarauksella tarkoitetaan hankkeen aikana ansaitun vuosiloma-ajan palkkaa, jota ei vielä ole maksettu. Edellä tarkoitetut varaukset, joiden maksaminen perustuu Suomessa lakiin, ovat tukikelpoisia ja rinnastettavissa asetuksen 3 :n 1 momentissa ja yleisasetuksen 56 artiklan 2 kappaleen b-kohdassa tarkoitettuihin tositteisiin pakollisina, lakiin perustuvina menoina. Ohjelman sulkeminen ja YA 56 art.? (onko merkitystä jääkö kp:oon varaukseksi vai puretaanko?)

35 6. Lomapalkkavaraukset - esimerkkejä Hylätään kokonaan, koska lomapalkkavarauksia ei voitu todentaa projektin pääkirjasta. Viitaten päätökseen 3. Projektin hyväksymisen, rahoittamisen ja maksamisen ehdot 3.9 Rahoituksen maksaminen ja 4. Muut ehdot Kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä on, että ne ovat projektisuunnitelmassa hvyäksytystä toiminnasta aiheutuneita toteutuneita, todennettavissa olevia ja projektille tarpeellisia tukikelpoisia kustannuksia. Maksatushakemuksella maksettavaksi haettujen kustannusten on kokonaisuudessaan käytävä ilmi pääkirjaotteesta. S10899 Hylätään laskennallinen lomarahavaraus 43,78 euroa. Lomarahat voi hakea maksuun silloin, kun ne on tosiasiallisesti maksettu. S10566 Hylätään lomapalkkavarausten sivukulut 546,09e. Projektin aikana hyväksytään vain projektin toteutuksen aikana ansaittujen maksettujen lomapalkkojen sivukulut. Hylätään 1.538,05e. Ansaittua lomarahaa ei ole maksettu, vaan se pidetään vapaana (ei vielä pidetty). S10672 Hakija ilmoittanut, että lomapalkkavarauksia ei haeta projektin kustannuksena alkaen. Hylätään 1010,75 eur. (S10112) S10112 Hakija ilmoittanut, että alkaen lomapalkkavarauksia ei ilmoiteta projektin kustannuksena, koska niiden todentaminen lomien toteutumisen jälkeen on kaksinkertaista työtä. Projektihenkilöiden loma-ajan palkka ja lomaraha voidaan ilmoittaa projektin kustannuksena siinä vaiheessa, kun hlö todellisuudessa pitää lomansa. Loma-ajat jyvitetään lomanmääräytymiskauden ajalta projektille tehdyn työajan suhteessa kokonaistyöaikaan.

36 Henkilöstökustannukset, esimerkkejä Kirjanpidon tili 5108 tositteet , ja KuEL eläkemenoperusteista maksua ei hyväksytä tukikelpoisena menona, koska kulua ei voida aiheuttamisperusteen mukaan hyvittää. Kyseiset maksut eivät ole projektin kustannuksia, koska eläkemenoperusteisen maksun perusteeksi tulevaa eläkettä ei kartu jälkeen tehdystä työstä, joten se ei ole kyseisen ajan jälkeen tehdyn työn sivukustannus. Eläkemenoperusteinen maksu ei myöskään aiheudu jostakin tietystä palkkatapahtumasta eikä siis ole erilliskustannus. Tukikelpoisuuden edellytyksenähän on myös se, että kustannus on syntynyt projektin aikana. A30767 Hylätään tukikelvoton eläkemenoperusteinen eläkevakuutusmaksu. Maksu ei ole tuensaajan hankkeeseen tekemästä ja hankkeen edellyttämästä työstä aiheutunut lakisääteinen kustannus. VN:n asetus 1079/ , 4. (S10291)

37 Henkilöstökulut, esimerkkejä Henkilöstökuluhin on kirjattu työnantajan maksamaa vapaaehtoista vapaa-ajan tapaturmavakuutusta. ESRrahoituksessa tukikelpoisia henkilöstökustannuksia on vain lakisääteiset sivukulut. Näin ollen NN:n osalta tukikelvoton vapaa-ajan tapaturmavakuutus on yhteensä 6,78. (S10744) Stipendit eivät ole tukikelpoisia, koska eivät hankehenkilöstölle maksettavia palkkoja eikä lakisääteisiä palkanosia. (Hallintoviranomaisen ohjeet II osa liitteet s.12 ja rahoituspäätöksen ehdot kohta 2 rahoituksen myöntäminen). A30259 Hylätään sairaslomapalkkavaraus 2,3 %, koska vain lakisääteiset sivukulut ovat tukikelpoisia. Hylätään sairaslomien kustannukset, koska ne eivät ole aiheutuneet projektin toiminnasta. (A30411)

38 Osa-aikaisen työntekijän työn todentaminen (työajanseuranta)? Tukikelpoisuusasetus 1079/ mom: Jos hankkeen hyväksi tehtävä työ käsittää vain osan henkilön työpanoksesta, palkkamenojen tukikelpoisiksi hyväksymisen edellytyksenä on, että työstä on pidetty työaikakirjanpitoa, josta ilmenee hankkeelle tehty työ ja henkilön hankkeen toteuttamisaikana tekemän muun työn kokonaismäärä. HVO-ohjeistus: Jos vain osa henkilön työpanoksesta liittyy hankkeeseen, on palkan tukikelpoisuuden ehtona asianmukainen työaikakirjanpito. Siitä on selvittävä myös kokonaistyöaika sen varmistamiseksi, ettei työpanosta korvata useampaan kertaan. Henkilöstökulut perustuvat pääsääntöisesti normaaliin työaikaan (VES, TES, työaikalaki). Ylityö voi olla tukikelpoista vain poikkeuksellisesti ja sen tulee perustua organisaation käytännön mukaisesti annettuun ylityömääräyksen. Tukikelpoisuutta arvioitaessa rahoittajan on arvioitava, onko ylityömääräys asianmukainen ja perusteltu.

39 Esim. työajanseuranta, riittävä taso? 2.1. Vähennetään saadun selvityksen mukaisesti hankkeelle kuulumaton palkka /8h = 307,38 KAIKILTA HENKILÖILTÄ ON LIITTEENÄ SEKÄ TYÖAJANSEURANNAT ETTÄ SELVITYS MAKSETUSTA PALKASTA. SELITE MERKITTY VAIN NIIDEN HENKILÖIDEN KOHDALLE, JOISTA KYSYTTY TARKENNUKSIA. * * Kysytty: 2.1. NN:n työajanseuranta: Jatkossa tulee merkitä mm. seuraavat työajanselitykset tarkemmin (suluissa pari esimerkkiä, ohjeita), päivän päätehtävien merkintä riittää. Nämä nykyiset selitteet ovat liian tulkinnanvaraisia, ovatko yhdistettävissä nimenomaan tälle hankkeelle. toimistotyö (seurantaraportin valmistelu, väliraportin valmistelu), suunnittelukokous/-palaveri : (tarkennus, mitä suunniteltu), projektin suunnittelua : (tarkennus, mitä osaa projektista suunniteltu, projektisuunnitelmahan on jo olemassa). Tämä on suora lainaus 5-8/09 maksatuksen selvityspyynnöstä. >selvitys saatu, ok (S10838)

40 Matkustaminen Matkakulun tukikelpoisuuden perusteena on, että matkapäivä on merkitty kokonaistyöaikaseurantaan hankkeen työpäiväksi. NN:n työaikaseurannan mukaan hän ei ole tehnyt työtä hankkeelle , joten tälle päivälle kirjattu matkakustannus on tukikelvoton 4,50. (S10707) Hylätään paikoituskuluja 4,10e (alv 0%) /tosite 455/ Valtion matkustussäännön mukaan ei korvata muita pysäköintimaksuja kuin lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä auton seisontapaikkamaksu kolmelta päivältä kutakin matkaa kohden (S11047) myös Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä autosta perittävä seisontapaikkamaksu korvataan tositteen mukaisesti, kuitenkin enintään kolmelta päivältä kutakin matkaa kohden. Muita auton seisontapaikkamaksuja ei korvata. (KVTES s. 228) (A30251) Saadun lisäselvityksen mukaan osa kännykkämatkalipuista ei kuulu tälle projektille, hylätään 9,26 euroa. (S10356)