Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 51/2008

Transkriptio

1 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 51/2008 gg

2

3 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 51/2008 Tiehallinto Helsinki2008

4 VERSIOHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus Leena Sälejoki-Hiekkanen Sisäisiä julkaisuja 1/ Tom Warras Sisäisiä julkaisuja 14/ Seppo Oinonen Sisäisiä julkaisuja 51/2008 ISSN TIEH TIEH v Verkkojulkaisu pdf ( Helsinki 2008 TIEHALLINTO Keskushallinto Opastinsilta 12 A PL HELSINKI Puhelin

5 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje Helsinki Tiehallinto, Keskushallinto. Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 51/2008, 29 s. + liitt. 15 s. ISSN , TIEH v. Asiasanat: Projektit, ohjeet, kehittäminen Aiheluokka: 01 TIIVISTELMÄ Tiehallinnon toimintastrategiassa tutkimus- ja kehittämistoiminta jaetaan operatiiviseen toimintaan liittyvään kehittämistyöhön, tienpidon T&Ktoimintaan sekä Tiehallinnon toiminnan kehittämiseen. Toiminnan kehittäminen jakaantuu prosessien kehittämiseen ja tiedonhallinnan kehittämiseen. Kehittämisohjelmat suunnitellaan ja toteutetaan pääsääntöisesti hankekokonaisuuksina. T&K-ohjelman hankekokonaisuuksia kutsutaan yleensä T&Kteemoiksi. Kehittämisohjelmat sisältyvät Tiehallinnon toiminta- ja taloussuunnitelmaan, ja ne koostuvat joko hankekokonaisuuksista (ryhmä hankkeita) sekä erikseen nimetyistä hankkeista tai projekteista. Hankkeet jakaantuvat projekteihin ja projektit on jaettavissa toimenpiteisiin. Tiehallinnon johto hyväksyy ohjelmat ja hankekokonaisuudet sekä asettaa niille vetäjät. Hankkeiden vetäjät vastaavat hankkeiden projektoinnista. Hanke ja projekti ovat kehittämisohjelmien toimeenpanevia tasoja ja projektin asettamiselle, toteuttamiselle ja lopettamiselle on tässä projektiohjeessa annettu muoto. Projektiin sisältyy useimmiten yksi tai useampi toimeksianto tai tilaus. Usean rahoittajan projektissa päävastuu voi olla joko Tiehallinnolla tai jollakin muulla organisaatiolla, ja projektiohjetta tulee käyttää soveltuvin osin Tiehallinnon vastuulla olevaan osuuteen. Projekti asetetaan eli hyväksytään käynnistettäväksi käyttäen ns. projektikorttia. Projektin vetäjänä on projektipäällikkö. Projektinhallinta on projektiorganisaation vastuulla kunnes projekti valmistuu ja (hallinnollinen) loppuraportti hyväksytään. Kehittämisprojektit toteutetaan tässä projektiohjeessa esitetyn projektivaiheistuksen mukaisesti, siten että kohdat 2 7 kuuluvat varsinaiseen projektivaiheeseen: 1 Projektiesitys 2 Projektin suunnittelu 3 Projektissa tehtävät hankinnat 4 Projektin toteutuksen aloitus 5 Projektin toteutus 6 Tulosten käyttöönotto 7 Projektin lopetus 8 Jälkiseuranta. Projektiohjeessa on apuneuvoja projektin eri vaiheisiin. Projektin ja projektisalkun hallinnan kannalta välttämättömiä dokumentteja ovat projektikortti, väliraportit ja hallinnollinen loppuraportti, tulosten käyttöönottosuunnitelma sekä muodolliset hankintapäätökset, jotka tehdään hankintaprosessin ohjeistuksen mukaan. Projektien tuloksellisuutta seurataan väliraportoinnissa mittareilla. Jos tehdään pienempiä selvityksiä, jotka eivät ole projekteja, projektiohjetta käytetään soveltaen.

6

7 ESIPUHE Tämä ohje on Tiehallinnon yhtenäinen kehittämisprojektien hallintamalli. Projektiohje koskee kaikkia kehittämistoimintaan kuuluvia kehittämisprojekteja ja sitä voidaan soveltaa myös muihin projektiluonteisiin tehtäviin, kuten esimerkiksi ohjeiden ja laatuvaatimusten kehittämiseen ja ylläpitoon. Projektiohje on tullut voimaan vuoden 2006 alussa ja sen pohjana ovat osittain vanhentuneet ja päällekkäiset T&K-projektiohje vuodelta 1995 ja tiedonhallinnan kehittämishankkeiden hallinnan ohje vuodelta Kehittämisprojektien ohjeessa esitetään projektien hallintaan yhtenäinen menettely. Ohje soveltuu kaikkiin Tiehallinnon kehittämisprojekteihin. Sisältö perustuu kahdeksaan projektivaiheeseen, jotka on kuvattu samansisältöisinä Tiehallinnon Toimintajärjestelmän osassa Kehittäminen. Tämä ohje tukee Tiehallinnon toimintajärjestelmässä olevaa kehittämisprojektien osaa. Tiehallinnon kehittämisprojektien ohjeen laadinta oli Asiantuntijapalvelutyksikön työryhmän vastuulla ja siihen kuuluivat Leena Sälejoki-Hiekkanen projektipäällikkönä, sekä Marja Koski, Antti Rytkönen, Seppo Leppäniemi ja Olli Haavisto. Päivitysversion 2.0 toteutti työryhmä, johon kuuluivat Tom Warras, Marja Koski, Seppo Leppäniemi ja Leena Sälejoki-Hiekkanen. Työryhmään, joka toteutti päivitysversion 3.0, kuului edellisten lisäksi Seppo Oinonen. Projektiohjeen päivitysversiossa 3.0 on otettu huomioon kokemukset ja kommentit kahden ensimmäisen käyttövuoden ajalta. Oleellisia tarkennuksia on tehty yhteistyöprojektien toimintatapoja kuvaaviin kappaleisiin 1.4 ja 2.4. sekä kehitetty riskienhallinnan suunnittelua (liite 6) ja tulosten käyttöönottoa koskevia osia. Terminologian osalta on tarkistettu, ettei se ole ristiriidassa käynnissä olevan toiminnanohjauksen kehittämisprojektin (Sampo) kanssa. Sampo -kehitystyön myötä tulee hankkeistukseen perustuvan suunnittelun ja seurannan merkitys lisääntymään sekä menettelyt yhdenmukaistumaan. Samalla saadaan käyttöön tehokkaat suunnittelun ja seurannan työvälineet. Projektimainen toimintatapa vaatii jatkuvaa kehittämistä ja ohjeen käyttäjiltä odotetaan palautetta ja aktiivista otetta projektinhallinnan kehittämisessä. Helsinki syyskuu 2008 Tiehallinto Asiantuntijapalvelut

8

9 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje Sisältö 1 KEHITTÄMISTOIMINNAN KOKONAISUUS Hankekokonaisuudet Hankekokonaisuuden organisointi ja päätösvalta Kehittämisprojektien asettaminen Yhteistyöprojektit 11 2 KEHITTÄMISPROJEKTIEN OHJAUS Projektiorganisaatio Kehittämisprojektin ohjausryhmä Raportointi Muun organisaation vetämän projektin ohjaus ja seuranta 14 3 PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS Projektiesitys Projektin suunnittelu Projektissa tehtävät hankinnat Projektin toteutuksen aloitus Projektin toteutus Tulosten käyttöönotto Projektin lopetus Jälkiseuranta 27 4 LIITTEET 29

10

11 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje KEHITTÄMISTOIMINNAN KOKONAISUUS 1 KEHITTÄMISTOIMINNAN KOKONAISUUS Tiehallinnon kehittämistoiminta jaetaan tienpidon T&K-toimintaan, Tiehallinnon toiminnan kehittämiseen ja operatiiviseen toimintaan liittyvään kehittämistyöhön. Toiminnan kehittäminen jakaantuu prosessien kehittämiseen ja tiedonhallinnan kehittämiseen. Tienpitoon liittyvää tutkimus- ja kehittämistä toteutetaan T&K-ohjelmalla. Toiminnan kehittämisen painopisteinä ovat prosessit ja tiedonhallinta, joita toteutetaan prosessien kehittämisohjelmilla sekä tiedonhallinnan kehittämisohjelmalla. Myös operatiiviseen toimintaan liittyvä kehittämistyö tehdään tavallisesti projektina. Projektiohjetta noudatetaan näissä kehittämisprojekteissa. 1.1 Hankekokonaisuudet Kehittämisohjelmat suunnitellaan ja toteutetaan pääsääntöisesti hankekokonaisuuksina. Tiedonhallinnan kehittämisohjelmassa jäävät hankekokonaisuuksien ulkopuolelle ns. erilliskohteet. T&K-ohjelman hankekokonaisuuksia kutsutaan yleensä T&K-teemoiksi. Tiehallinnon johto vastaa kehittämistoiminnan painotuksista ja linjauksista sekä kehittämisohjelmien valmistelusta. Ohjelmiin sisältyvät hankekokonaisuudet määritetään tehtyjen strategisten linjausten pohjalta. Hankekokonaisuuksien valmistelu tehdään johdon valitseman vastuuhenkilön johdolla, kullekin hankekokonaisuudelle ominaisen valmisteluryhmän avulla. Sisällön määrittelyyn osallistuvat prosessinomistajat tukenaan kehittämisryhmät, asiantuntijaverkot sekä tulosten tulevat käyttäjät. Hankekokonaisuuksien käynnistämispäätökset tehdään Tiehallinnon johtoryhmässä. Samalla hyväksytään kokonaisuuden aikajänne ja monivuotinen rahoituskehys. Kuva 1 Hankekokonaisuudet ja projektointi.

12 10 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 KEHITTÄMISTOIMINNAN KOKONAISUUS 1.2 Hankekokonaisuuden organisointi ja päätösvalta Kehittämisohjelmista vastaavat johtajat nimittävät hankekokonaisuuksien ohjausryhmät, ohjausryhmien puheenjohtajat ja hankekokonaisuuksien vetäjät. Eri kehittämisohjelmissa on vastuujako järjestetty hiukan eri lailla: - T&K-ohjelmassa hankekokonaisuuksia ovat T&K-teemat. Hankekokonaisuuden vetäjälle eli teemavastaavalle on delegoitu toimeenpanovalta teeman toteutuksessa. - Prosessien ja tiedonhallinnan kehittämisohjelmat on jaettu hankekokonaisuuksiin. Ohjausryhmän puheenjohtajalle on delegoitu toimeenpanovalta hankekokonaisuuden toteutuksessa. Hankekokonaisuuden vetäjä eli hankevastaava vastaa hankekokonaisuuden etenemisestä. Hankekokonaisuuden vetäjän tehtävänä on projektien asettaminen. Tämän ohjeen alueella hän on siis projektien omistaja. Hänellä on valtuudet hankekokonaisuudelle myönnetyn rahoituksen kohdentamisesta projekteille. Hän asettaa ohjausryhmää kuunneltuaan hankekokonaisuuden projektit ja niille projektipäälliköt, varmistaa projektien toteutuskelpoisuuden sekä seuraa projektin onnistumista. Jos projekti asetetaan niin, että siihen sisältyy projektiorganisaatiosta riippumattomia päätöksentekopisteitä projektin aikana, projektin omistaja vastaa päätöksentekopisteistä ja niiden edellyttämästä päätöksentekovalmiudesta projektiorganisaation ulkopuolella esim. linjaorganisaatiossa. Hankekokonaisuus saattaa jakautua hankkeisiin, jolloin projektit on ryhmitelty niiden alle. Projektin omistajalla on vastuu projektien toteutuksen valvonnasta. 1.3 Kehittämisprojektien asettaminen Hankekokonaisuuden toiminta koostuu projekteista. Projektit valmistellaan ohjausryhmän päättämin painotuksin ja tarvittaessa ohjausryhmää kuullen. Projektien valmistelussa on tärkeää muodostaa projektit hyvin niin tavoitteiltaan kuin vaikutuksiltaan. Projektien tulee olla sopivan kokoisia ja kestoisia ja harkinnan mukaan tarpeeksi laajoja tai tarpeeksi fokusoituja. Tulosten käyttäjät tulee ottaa projektin valmisteluun mukaan. Kehittämisprojektien projektointi tehdään hankekokonaisuuden sisällä. Hankekokonaisuus suunnitellaan ja muodostetaan projektit niin, että se parhaiten palvelee hankekokonaisuuden tavoitetta. Projekti on kehittämisohjelmien toimeenpaneva taso ja projektin asettamiselle, toteuttamiselle ja lopettamiselle on tässä projektiohjeessa annettu muoto. Projektiin sisältyy useimmiten yksi tai useampi sopimus ja toimeksianto tai tilaus. Yksittäisen projektin hallinta mahdollistaa hankekokonaisuuksien hallinnan ja sitä kautta kehittämisohjelmien (projektisalkun) hallinnan.

13 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje KEHITTÄMISTOIMINNAN KOKONAISUUS Kuva 2 Kehittämisohjelmien ja projektien hierarkia. 1.4 Yhteistyöprojektit Yhteistyöprojekteiksi kutsutaan projekteja, joissa on useita rahoittajia. Usean rahoittajan projektissa päävastuu (vetovastuu) voi olla joko Tiehallinnolla tai jollakin muulla organisaatiolla, ja projektiohjetta tulee käyttää soveltuvin osin Tiehallinnon vastuulla olevaan osuuteen. Projekteissa, joiden vetovastuu on Tiehallinnolla, noudatetaan projektiohjeessa kuvattua prosessia. Projekteissa, joiden vetovastuu on muulla organisaatiolla, on päätettävä onko kysymyksessä rahoittavan hankekokonaisuuden kannalta niin merkittävä rahoitus ja muu panostus, että Tiehallinto käsittelee sitä kehittämisprojektina. Tällaisen projektin ohjaus ja seuranta on esitetty kohdassa 2.4.

14 12 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 KEHITTÄMISPROJEKTIEN OHJAUS 2 KEHITTÄMISPROJEKTIEN OHJAUS 2.1 Projektiorganisaatio Projektin valmisteluvaiheessa tehdään esisuunnittelua, jonka tuloksena syntyy esitys projektin käynnistämisestä. Valmistelu voi viedä aikaa, ja on projektiohjeen mukaista valmistella kehitysprojektit huolella. Kun projekti on asetettu eli käynnistetty, projektiorganisaatio perustetaan. Vetäjänä on projektipäällikkö. Projektinhallinta on projektiorganisaation vastuulla kunnes projekti valmistuu ja loppuraportti hyväksytään. Kuva 3 Projektiorganisaation vastuulla oleva osa projektin vaiheista. Projektipäällikkö vastaa projektista kokonaisuutena: projekti toteutetaan annetussa aikataulussa, annetuin henkilöresurssein ja rahoitusresurssein, ja projektin tavoite saavutetaan. Projektipäällikkö raportoi etenemisestä hankekokonaisuudelle siten kuin kussakin hankekokonaisuudessa on sovittu. Projektin omistaja tekee toimivaltaa edellyttävät hallinnolliset päätökset kuten hankintapäätökset ja tilaukset. Projektipäällikkö toimii esittelijänä projektia koskevissa päätöksissä.

15 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje KEHITTÄMISPROJEKTIEN OHJAUS 2.2 Kehittämisprojektin ohjausryhmä Kehittämisprojektin valmistelussa keskeinen asiakirja on hankekokonaisuuden sisältösuunnitelma, ja vetäjä ja hankekokonaisuuden ohjausryhmä ovat vaikuttamassa projektin tavoitteeseen ja projektointiin. Kun projekti käynnistyy, projektin ohjauksen vastuu siirtyy projektin ohjausryhmälle. Minimissään projektin ohjausryhmä on yhden hengen ryhmä eli projektin omistaja. Tiedonhallinnan hankkeissa hankekokonaisuuden ohjausryhmä on yleensä toiminut myös siihen kuuluvien projektien ohjausryhmänä. Projektin ohjausryhmä ohjaa ja valvoo projektin toteutusta ja sen tulosten käyttöönottoa. Ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman ja siihen myöhemmin tehtävät muutokset. Ohjausryhmä käsittelee projektin väliraportit, ja kohdassa 3.5 ja 3.7 mainitut hallinnolliset väli- ja loppuraporttien hyväksymiset tehdään ohjausryhmän kannan perusteella. Ohjausryhmä hyväksyy projektin tulokset ja varmistaa vastuun siirron projektilta linjaorganisaatiolle. Projektin päättymisaikataulua ja kustannuksia koskevat muutokset käsitellään ja hyväksytään projektin ohjausryhmässä. Projektipäällikkö voi kutsua ja perustaa projektiryhmän ja muitakin ryhmiä kuten yhteistyöryhmän. Ulkopuolisen palvelun toimittajan kanssa tehtyä sopimusta valvomaan voidaan perustaa seurantaryhmä, jossa ovat edustettuina molemmat osapuolet. Kuva 4 Tiehallinnon ja projektitoimittajan suhde.

16 14 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 KEHITTÄMISPROJEKTIEN OHJAUS 2.3 Raportointi Projektipäälliköt raportoivat omille hankekokonaisuuksien vetäjille väliraporttien ja loppuraporttien avulla käyttäen tämän ohjeen lomakkeita. Raportoinnin laajuudesta ja ajankohdista päätetään projektin käynnistyksen yhteydessä. Tiehallintotason ja hankekokonaisuustason raportointia kokoavat myös T&K-koordinaatio ja tiedonhallinnan koordinaatio. Nämä sekä esim. tiedonhallinnan kehittämisen laaturyhmä rytmittävät ja ohjeistavat raportointia ja tiedon keräystä projektitasolta. Projektipäälliköt hoitavat oman osansa raportoinnista ja tiedon tuottamisesta projektikortin, väli- ja loppuraporttien, sekä hankinnan asiakirjojen yhteydessä, sekä tallentamalla projektin asiakirjat ohjeistuksen mukaan. Seurattavia ja tuloksellisuuden mittaamiseen vaikuttavia asioita ovat (Liite 2): - budjetin toteutuminen (raha) - aikataulun pitävyys (aika) - työskentelymenetelmät, projektin vaiheistus (laatu) - asetettujen tavoitteiden saavuttaminen (tulokset ja niiden käyttöönotto) ja - hankintapäätökset. Tämän ohjeen tarkoittamassa projektiraportoinnissa kerrotaan projektin taloudesta sanallisesti ja pisteytystä käyttäen. Kustannusten euromääräinen seuranta ja kustannusarvioennusteet tehdään erillisten ohjeiden mukaan. Hankinnan toteutuminen raportoidaan erikseen hankintojen yhteydessä. Lisäksi projektia voi esitellä ja siitä voi kertoa vapaamuotoisesti esim. hankekokonaisuuden ohjausryhmän kokouksissa. Raportointiin liittyen katso myös kulloinkin voimassa oleva Tiehallinnon raportointiohje. Vuosittain päivitettävässä ohjeessa kerrotaan, miten usein kehittämisprojektien tilanne raportoidaan Tiehallinnon johtoryhmälle ja miten raportointi vaikuttaa projektipäällikköjen ja teemavastaavien toimintaan. Tiehallinnon raportointiohje löytyy dokumenttien hallintajärjestelmästä nimellä "Tiehallinnon raportointiohje vvvv" (vvvv=vuosiluku) ja myös tästä linkistä: Tiehallinnon raportointiohje. 2.4 Muun organisaation vetämän projektin ohjaus ja seuranta Tiehallinnon kehittämisohjelmien tavoitteita voidaan savuttaa myös yhteistyöprojektien avulla, ja se on vaihtoehto omien kehittämisprojektien käynnistämiselle. Muun organisaation vetämään yhteistyöprojektiin osallistumista ohjaavat hankeen tavoitteet ja suunnitelmat. Vetäjä ja hankekokonaisuuden ohjausryhmä ovat vaikuttamassa yhteistyöprojektin tavoitteeseen ja projektointiin. Tiehallinnon rahoituksen avulla yhteistyöprojektin tavoitteita voidaan ohjata Tiehallinnon toivomaan suuntaan. Muun organisaation vetämään projektiin osallistuminen kirjataan osallistumispäätöksellä käyttäen projektikorttia. Hankekokonaisuuden vetäjä valmistelee tämän osallistumispäätöksen ja hän vastaa Tiehallinnon tavoitteiden toteutumisesta projektissa. Tiehallinto nimeää tarvittaessa jäsenen projektin

17 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje KEHITTÄMISPROJEKTIEN OHJAUS johtoryhmään ja mahdolliset muut yhteistyöprojektiin osallistuvat tiehallintolaiset. Hankekokonaisuuden vetäjä tai hänen nimeämänsä henkilö huolehtii siitä, että tieto yhteistyöprojektin käynnistymisestä, etenemisestä, päättymisestä ja Tiehallintoa hyödyttävistä tuloksista saadaan osaksi hankekokonaisuuden seurantaa. Minimissään tämä tarkoittaa projektikortin ja hallinnollisen loppuraportin tuottamista. Loppuraportti tehdään ja hyväksytään, kun projektin tulokset Tiehallinnon kannalta on saavutettu. Muun organisaation vetämässä projektissa hallinnollinen loppuraportti on avainasemassa kun tarkastellaan projektin tuloksia Tiehallinnon kannalta ja kun ryhdytään toimenpiteisiin niiden käyttöön ottamiseksi.

18 16 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS 3 PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS Kehittämisprojektit perustetaan seuraaville periaatteille - projekteille asetettu tavoite saavutetaan - työ kyetään tekemään sovitussa aikataulussa - työ tehdään annettujen resurssien puitteissa - projektin aikaisia muutoksia hallitaan - projektien tilan, tulosten ja vaikuttavuuden raportointi on selkeästi määritelty - työ vaiheistetaan hallittaviin osakokonaisuuksiin - syntyneet tulokset, asiakirjat, seuranta-arviot ja palautteet dokumentoidaan - varmistetaan tulosten käyttöönotto - työn tuloksista ja tulosten käyttöönotosta tiedotetaan vaiheiden tulokset varmistetaan tarkistuspisteissä. Tiehallinnon vetämät kehittämisprojektit toteutetaan oheisen projektivaiheistuksen mukaisesti. Pienemmissä selvityksissä projektiohjetta käytetään soveltaen. Kehittämishanke tehdään yleensä useampana projektina, esim. määrittely- ja toteutusprojektina. Tämä projektimalli ja projektin vaiheistus toistuu jokaisessa projektissa. Projektin vaiheet ovat 1 Projektiesitys 2 Projektin suunnittelu 3 Projektissa tehtävät hankinnat 4 Projektin toteutuksen aloitus 5 Projektin toteutus 6 Tulosten käyttöönotto 7 Projektin lopetus 8 Jälkiseuranta. Vaihe 1 (Projektiesitys) ajoittuu ennen projektia ja vaihe 8 (Jälkiseuranta) ajoittuu projektin jälkeen. Käyttöönoton valmistelu aloitetaan jo kohdassa 5 (Projektin toteutus). Kuva 5 Kehittämisprojektin vaiheet ja päätökset.

19 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS 3.1 Projektiesitys Ennen vaihetta Kehityskohteet tunnistetaan linjaorganisaation tai hankekokonaisuuksien valmisteluryhmissä pohjautuen eri aloitteisiin omassa keskuudessa, aloitteisiin Tiehallinnon sisältä tai ulkopuolisiin aloitteisiin. Hankekokonaisuuksien suunnitelmissa tai tutkimusohjelmissa saattaa olla valmiita projektiaihioita. Aina projektiesitystä valmisteltaessa on tärkeää varmistua siitä, onko aihetta tutkittu muualla aikaisemmin, onko aihealueelta projekteja käynnissä tai käynnistymässä (vrt. ns. Ruotsin malli). Aloitteiden perusteella on valittu valmisteltavat aihiot johdon antamien suuntaviivojen ja kommenttien perusteella ja niistä on ryhdytty valmistelemaan projektiesitystä. Jos projekti on jonkin edeltävän projektin jatko, sen valmistelusta on voitu tehdä päätös edeltävässä projektissa. Hankekokonaisuuden vetäjä on tehnyt ehdotuksen esitysvaiheen valmistelijasta ja kyseisen yksikön päällikkö / tiimin vetäjä on nimennyt valmistelijan. Vastuuyksikössä on huolehdittu, että valmistelijalla on projektiesityksen valmisteluun tarvittava aika. Yhteistyöohjelmissa projekti valmistellaan ohjelman oman käytännön mukaan. Jos yhteistyöprojektin vetäminen ei tule Tiehallinnon vastuulle, Tiehallinnon tehtävät liittyvät rahoitukseen ja tulosten hyödyntämiseen ja niistä vastaavat hankekokonaisuuden vetäjä tai hänen nimeämänsä yhdyshenkilö. Jos yhteistyöprojektin vetäminen tulee Tiehallinnon vastuulle, noudatetaan samaa menettelyä kuin omissa kehitysprojekteissa Tehtävät Valmistelija valmistelee projektiesityksen ja se tehdään projektikortin muotoon. Siinä kuvataan projekti ja perustellaan sen tarpeellisuus sekä tehdään esitys projektipäälliköksi. Työvaihe vaatii tiivistä yhteistyötä projektinasettajan kanssa. Myös muun organisaation vetämissä yhteistyöprojekteissa tehdään projektikortti, jolla päätös projektin rahoituksesta ja osallistumisen perustelu kirjataan. T&K-projektin käynnistämispäätöksen tekee teemavastaava (hankekokonaisuuden vetäjä), tarvittaessa kuultuaan hankekokonaisuuden ohjausryhmää tai sen puheenjohtajaa. Tiedonhallinnan hankekokonaisuuteen kuuluvan projektin käynnistämispäätöksen tekee kyseisen hankekokonaisuuden ohjausryhmän puheenjohtaja. Erillishankkeiden käynnistämispäätöksen tekee tietojohtaja.

20 18 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS Hankekokonaisuuden vetäjä vastaa siitä, että talousassistentti avaa sopimuskokonaisuuden hankintojen hallintajärjestelmässä (HHJ) ja huolehtii, että projektikortti on dokumentoitu ja arkistoitu asianmukaisesti. Hankekokonaisuuden vetäjä vastaa siitä, että valmistelu tehdään asettajan ja muun organisaation (mm. prosessinomistajat ja palveluvastaavat) kanssa yhteistyössä ja että projektin käynnistyminen tulee koordinaation tietoon (T&Kkoordinaattori, tiedonhallinnan projektikoordinaattori) ja projektille perustetaan harkinnan mukaan projektisivu Sinettiin. Tulokset Päätökset A - Projektikortti, projektin käynnistyspäätös. - Henkilöresurssivaraukset. - Sopimuskokonaisuuden avaus HHJ:ssä projektin kustannusarvion suuruisena tilausvaltuutena (tili- ja kustannustunnukset). - Projektin yksilöintitiedot sekä diaari- ja arkistointitunnukset. - Projektitieto koordinaation tietokannassa (taulukossa) ja harkinnan mukaan Sinetissä. Kehittämisprojektin käynnistämispäätös (päätös A) tehdään hankekokonaisuudessa sovittujen valtuuksien puitteissa. Valmistelija toimii esittelijänä. HUOM. Projektin käynnistysesitys voidaan myös hylätä. Nimetään projektille projektipäällikkö ja projektin ohjausryhmä, joka minimissään on yhden hengen ryhmä eli projektin omistaja. Muun organisaation vetämissä yhteistyöprojekteissa projektipäällikölle kuuluvista tehtävistä vastaa hankekokonaisuuden vetäjä ja hänen nimeämänsä yhdyshenkilö. Työkalut Tekijät Tuki ja laadunvarmistus Projektikortin pohja - Projektin valmistelija - Hankekokonaisuuden puitteissa sovittu toimivallan omistaja - Hankekokonaisuuden vetäjä (sama tai eri kuin ed. mainittu) - Yhteistyöprojektin yhdyshenkilö - Talousassistentti (HHJ tietojen perustaminen) - Koordinaattorit (T&K-koordinaattori, tiedonhallinnan projektikoordinaattori) T&K-koordinaatio, T&K-teemavastaavien ryhmä ja pääkonttorin T&K-vastuuhenkilö tukevat T&K-projektien valmisteluvaihetta sovittavalla tavalla. T&K-teeman ohjausryhmä, teemavastaava ja T&K-koordinaatio varmistavat projektiesitysten valmistelun laadun ja tukevat projektin perustietojen perustamisessa, asiakirjojen hallinnan sekä raportoinnin suunnittelussa.

21 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS Prosessinomistajat ja prosessien kehittämisryhmät tukevat tiedonhallinnan projektien valmisteluvaihetta ja varmistavat projektiesityksen valmistelun laadun. Tiedonhallinnan kehittämisen laaturyhmä ja projektikoordinaattori tarkistavat projektikortin ja ottavat projektin koordinaation ja laadunvarmistuksen piiriin. 3.2 Projektin suunnittelu Ennen vaihetta Tehtävät Projektin suunnittelun alkaessa on tehty projektikortti, saatu käynnistyslupa ja nimetty vastuullinen projektipäällikkö ja projektin ohjausryhmä. Projektipäällikkö muodostaa projektiorganisaation, joka voi täydentyä suunnittelun edetessä. Hankekokonaisuuden ulkoinen sihteeri tai ulkoinen koordinaattori voi avustaa projektia ja kuulua projektiryhmään. Projektipäällikkö apunaan projektiryhmä tarkentaa projektiesityksen projektisuunnitelmaksi. Suunnitelman laajuus ja sisältö päätetään ottaen huomioon projektin koko ja vaativuus projektinjohtamisen kannalta. Projekti voi jättää projektisuunnitelman teknisen sisällön tai muita yksityiskohtia avoimiksi ja hakea niihin sisältöä hankintavaiheessa. Projektisuunnitelmaa täydennetään tällöin esimerkiksi konsultin laatimalla toteutusvaiheen projekti/työsuunnitelmalla. T&K-projektisuunnitelman laajuutta suunnitellessaan projektipäällikkö arvioi projektin vaativuutta käyttäen projektipäällikön tarkistuslistaa. Projektisuunnitelmassa kuvataan projektin tehtävät, vaiheet, aikataulu ja tarvittavat resurssit tarvittavassa laajuudessa projektin hankintaa varten. Suunnitelmassa arvioidaan projektin tuottavuus- ja muita vaikutuksia sekä valmiuksia projektin toteutukseen. Projektin tulosten käyttöönoton valmistelu alkaa jo suunnitteluvaiheessa ja siksi projektisuunnitelmaan liittyvässä käyttöönottosuunnitelmassa kuvataan projektin tulos ja miten se otetaan käyttöön. Riskienhallintasuunnitelma tehdään osana projektisuunnitelmaa. Riskienhallinnalla varmistetaan projektin suunnitelman mukainen eteneminen ennaltaehkäisemällä projektia uhkaavien riskien toteutuminen. Lisäksi tehdään viestintäsuunnitelma, jossa kuvataan erikseen tiedottaminen ja markkinointitoimenpiteet. Projektin kustannusarvio tarkennetaan. Hankekokonaisuuden käytännön mukaan tehdään investointilaskelma, jossa myös oman toiminnan kustannukset arvioidaan.

22 20 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS Projektisuunnitelmassa sovitaan mittarit ja raportointi, joilla seurataan projektin onnistumista. Projektipäällikkö sopii ja tekee tarvittavat työaikavaraukset henkilöresursseista vastuuyksikön ja muiden yksiköiden kanssa niiden lisäksi, jotka on tehty käynnistyksen yhteydessä. Projektisuunnitelmassa esitetään ulkoisten työpanosten hankintamenettely, jos projekti on luonteeltaan sellainen, että Tiehallinto hankkii ulkoiset resurssit. Tulokset Muun organisaation vetämissä yhteistyöprojekteissa Tiehallinto ei tee erillistä omaa projektisuunnitelmaa. Projektisuunnitelma, johon sisältyy käyttöönottosuunnitelma, riskienhallintasuunnitelma ja viestintäsuunnitelma. Projektiorganisaatio (vetäjä, ohjausryhmä, projektiryhmä) on perustettu. Projektin kohteen hankinta- ja toteutustapa on määritelty. Päätökset B Työkalut Tekijät Projektin ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman kaikkine osineen ja liitteineen. Päätetään projektin ulkoisten työpanosten hankintamenettely (päätös B). Tämä voidaan tehdä ohjausryhmän kokouksen pöytäkirjamerkintänä. Projektipäällikön tarkistuslista Projektisuunnitelman sisältö Käyttöönottosuunnitelman sisältö Riskienhallintasuunnitelman sisältö Viestintäsuunnitelman sisältö Projektin suunnitteluvaiheen työtä tukevat projektin ohjausryhmän jäsenet, koordinaatio sekä hankintaprosessin asiantuntijat. Projektin omistaja ja linjaorganisaatio auttavat projektin organisoinnissa. Tiedonhallinnan projekteissa kehittämisen laaturyhmä tarkistaa projektisuunnitelman ja palvelun arkkitehtuurinmukaisuuden. Tuki ja laadunvarmistus Projektin suunnitteluvaiheen työtä tukevat projektin ohjausryhmän jäsenet, koordinaatio sekä hankintaprosessin asiantuntijat. Projektin omistaja ja linjaorganisaatio auttavat projektin organisoinnissa.

23 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS Tiedonhallinnan projekteissa kehittämisen laaturyhmä tarkistaa projektisuunnitelman ja palvelun arkkitehtuurinmukaisuuden. 3.3 Projektissa tehtävät hankinnat Ennen vaihetta Projektisuunnitelmassa on määritelty hankittavat kokonaisuudet ja tässä kohdassa kuvattu hankinta sisältyy niihin. Hankintamenettelystä on tehty päätös. Hankinnan kaikille vaiheille on projektisuunnitelmassa varattu tarpeeksi aikaa. Muun organisaation vetämissä yhteistyöprojekteissa tehtävät hankinnat toteutetaan kyseisen organisaation toimintatavalla. Tehtävät Hankinta toteutetaan Toimintajärjestelmässä esitetyllä tavalla: - hankinnan valmistelu - hankinnasta ilmoittaminen ja tarjoajien valinta - tarjousten pyytäminen - tarjousten käsittely - hankintapäätös ja tuloksesta ilmoittaminen - sopimuksen solmiminen. Projektin ohjausryhmä päättää missä laajuudessa se osallistuu hankintaan. Ohjausryhmälle voidaan esitellä hankintaesitys ennen hankintapäätöstä. Vaihtoehtoisesti ohjausryhmä voi osallistua hankintaesityksen tekoon, mutta hankintaesitys on aina projektipäällikön vastuulla. Hankintapäätös ja muut hankinnan asiakirjat saatetaan koordinaation tietoon. Koordinaatio varmistaa hankintaan liittyvien tietojen kirjaamisesta seurantajärjestelmiin (esim. hankinnan mittarit). Tulokset Päätökset C Päätös hankinnasta Sopimus palvelun toimittajan kanssa Päätös hankinnasta (päätös C) tehdään jollakin seuraavista tavoista. Kilpailuttamisen tapauksessa hankintapäätös tehdään hankekokonaisuuden valtuuksien puitteissa ja projektipäällikön esittelystä. Päätöstä tehtäessä huomioidaan projektin budjetti (rahoituskehys) ja sen vuosijakauma. Jos hankinta toteutetaan suorahankintana, projektipäällikkö tekee tästä esityksen. Projektin omistaja hyväksyy, että hankinta tehdään toimittajalta NN suorahankintana. Puitejärjestelyn voimassa ollessa hankinta tehdään siinä määritellyllä tavalla.

24 22 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS Työkalut Tarjouspyyntö- ja sopimusmallit ja muut hankintaohjeet, hankinnan ohjeistus toimintajärjestelmässä. Tekijät - projektipäällikkö - projektiryhmä - muu tukiryhmä - hankekokonaisuuden ulkoinen sihteeri - Tiehallinnon hankinta-asiantuntijat - Tiehallinnon hankintajuristit - projektin omistaja (päätös C) Tuki ja laadunvarmistus Tekijöinä luetellut henkilöt ja ryhmät toimivat hankinnassa projektipäällikön tukena. Toimintajärjestelmän mukaiset asiakirja- ja toimintamallit auttavat hankinnan oikeaan toteuttamiseen. Tiedonhallinnan projekteissa Tiedonhallinnan kehittämisen laaturyhmä tarkistaa tarjouspyynnön ja sen liitteenä olevat asiakirjat sekä tarjouksen sopivuuden Tiehallinnon arkkitehtuureihin. 3.4 Projektin toteutuksen aloitus Ennen vaihetta Tehtävät Ennen toteutuksen aloittamista on selvinnyt mitä tehdään omana työnä ja mitä hankitaan ulkoa. Ulkoisista hankinnoista solmitaan sopimus projektin toimittajan tai toimittajien kanssa. Projektipäällikkö täydentää projektiorganisaation ja yhteistyö mahdollisen toimittajan kanssa käynnistetään. Sisäisten yhteistyötahojen kanssa sovitaan käsiteltävät asiat ja etenemisjärjestys. Ulkopuolisen palvelun toimittajan kanssa tehtyä sopimusta valvomaan voidaan perustaa seurantaryhmä, jossa ovat edustettuina molemmat osapuolet. Projektisuunnitelma tarkennetaan, kun projektin toteutusresurssit ovat selvillä: työsuunnitelma täsmennetään, tehtäväluettelo muodostetaan. Varmistetaan, että projektin sopimukset, asiakirjat ja rahoitus ja sen seuranta ovat hallinnassa. Projektiryhmä perehdytetään ja yhteinen aloituskokous (tavoitteet, ohjeet) pidetään. Tulokset Päätökset Työkalut Projektin tarkennettu suunnitelma ja palvelun toimittajan (konsultin) työsuunnitelma. Projektikokousten aikataulu. Projektin ohjausryhmä hyväksyy tarkennetun projektisuunnitelman ja projektin organisaation tarkennukset. Projektipäällikön tarkistuslista Aloitustilaisuudet, projektin Sinetti-sivut.

25 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS Tekijät Tuki ja laadunvarmistus Projektipäällikkö Projektiryhmä Projektin konsultti (palvelun toimittaja) Projektin ohjausryhmä (tarkennetun suunnitelman hyväksyntä) Hankekokonaisuuden vetäjä varmistaa, että projektipäällikkö tuntee projektityössä tarvittavan ohjeiston ja noudattaa sovittuja menettelyjä. Tiedonhallinnan projekteissa Tiedonhallinnan kehittämisen laaturyhmä tarkistaa tarkennetun projektisuunnitelman. Ulkopuoliselta toimittajalta tilatusta projektista varmistetaan sen osuus kokonaissuunnitelmasta (mitä tekee toimittaja ja mitä jää tilaajan tehtäväksi). Sovitaan katselmointipisteet ja laadunvarmistusmenettelyt. 3.5 Projektin toteutus Ennen vaihetta Projektin toteutus perustuu tarkennettuun projektisuunnitelmaan ja työsuunnitelmaan. Projektiin voi sisältyä ulkopuoliselta toimittajalta tilattu suoritus (tai useampia). Työsuunnitelmassa on kuvattu sekä sisäinen että ulkoinen työ. Yhteistyöprojektien osalta Tiehallinnon yhdyshenkilö seuraa projektin etenemistä ja tulosten saavuttamista tehtyjen sopimusten mukaisesti. Tiehallinnon yhdyshenkilö on projektin ohjaus- tai tukiryhmän jäsen, jos näin on sovittu, ja hän vaikuttaa projektin toteutukseen ryhmän kautta. Tehtävät Suoritetaan projektisuunnitelman tehtävät ja saadaan toteutetuksi projektin tulokset. Varmistetaan tulosten käyttöönottokelpoisuus. Projektipäällikkö vastaa projektin läpiviennistä ja hänellä on kokonaisvastuu toteutuksen aikataulusta, kustannuksista ja tuloksista. Projektipäällikkö valvoo toteuttavien konsulttien toimintaa ja sopimusten toteutumista. Projektipäällikkö vastaa projektin kustannusohjauksesta ja huolehtii sisäisten henkilöresurssien tehokkaasta käytöstä. Projektipäällikkö huolehtii toteutuksen aikaisten dokumenttien ja projektin lopputuloksen dokumenttien tallentamisesta dokumenttien hallintajärjestelmään yhtenäisin kuvailutiedon. Projektipäällikkö valmistelee projektin ohjausryhmän kokoukset ja tarvittavat ohjauspäätökset. Ohjausryhmä tukee projektia ja valvoo, että projektin kaikki vaiheet tehdään ja projekti noudattaa sovittuja menettelytapoja. Projektipäällikkö raportoi projektin etenemisestä projektisuunnitelman mukaisesti hankekokonaisuuden vetäjälle. Raportointi annetaan koordinaattorille tiedoksi.

26 24 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS Riskien hallintasuunnitelman mukaan ylläpidetään riskiluetteloa ja toteutetaan riskien toteutumista estävät toimenpiteet. Projekti viestii viestintäsuunnitelman mukaan toteutuksen etenemisestä. Projektin muutokset toteutetaan projektisuunnitelmassa päätetyllä tavalla. Merkittävät muutokset esitetään projektin ohjausryhmän päätettäväksi. Tulokset Päätökset D Työkalut Projektin tavoitteen mukaiset tulokset. Hankekokonaisuuden vetäjä (T&K-teemavastaava) hyväksyy väliraportit. Projektipäällikkö toimii väliraporttien esittelijänä. Ohjausryhmä hyväksyy projektin väli- ja lopputulokset. Väliraportin pohja Projektin toteutusvaiheessa tukeudutaan projektisuunnitelmaan, käyttöönottosuunnitelmaan, riskienhallintasuunnitelmaan, viestintäsuunnitelmaan ja projektin Sinetti-sivuihin. Tekijät - Projektipäällikkö - Projektiryhmä ja muut projektiin osallistuvat - Ulkopuolinen toimittaja - Projektin ohjausryhmä Tuki ja laadunvarmistus Projektin omistaja, prosessinomistajat, prosessien kehittämisryhmät, koordinaattorit ja asiantuntijat linjaorganisaatiossa tukevat projektin toteutusta. Varmistetaan, että työssä noudatetaan annettuja ohjeita ja linjauksia. Tiedonhallinnan projekteissa Tiedonhallinnan kehittämisen laaturyhmä tarkistaa projektin väli- ja lopputulokset omalta osaltaan. Projektin viimeinen tarkistuspiste on lopputuloksen viimeistely ja hyväksyminen ja jatkotoimenpiteistä sopiminen. Varmistetaan, että projektin tuotos vastaa tavoitetta.

27 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS 3.6 Tulosten käyttöönotto Ennen vaihetta Projektin tulosten käyttöönottoa edeltää projektisuunnitelman mukainen projektin lopputulos ja käyttöönottosuunnitelman tarkentaminen. Käyttöönottoon liittyvät tehtävät limittyvät usein toteutuksen kanssa, jolloin tulosten käyttöönotto alkaa joiltakin osin ennen kaikkien projektin tulosten valmistumista. On myös huomattava, että strategisluonteisten projektien tulosten käyttöönotto on useita vuosia kestävä työvaihe ja vaatii oman projektisuunnitelmansa. Tehtävät Projektipäällikkö varaa riittävät henkilö- ja muut resurssit tulosten käyttöönottoon tarkennetun käyttöönottosuunnitelman mukaisesti. Projektin aikana pohjustetaan käyttöönottoa kertomalla välituloksista linjaorganisaatiolle ja lopputulosten tuleville käyttäjille. Käyttöönottosuunnitelmassa määritellyt tulokset koskevat tyypillisesti Tiehallinnon tulosyksiköitä, joko yksin tai yhdessä muiden organisaatioiden kanssa. Mahdollisuuksien mukaan tulevat käyttäjät otetaan mukaan projektiryhmän työhön. Linjaorganisaation (taho jolle vastuu projektin tuloksista siirtyy) kanssa sovitaan projektin tulosten käyttöönottamisen toimenpiteet. Linjaorganisaatio ottaa Tiehallinnon osalta vastuun lopputuloksesta ja nimeää vastuuhenkilöt. Laaditaan tarvittavat sopimukset (esim. ylläpito-, tuki- ja käyttösopimukset). Projektin tuloksen käyttöönotosta viestitään viestintäsuunnitelman mukaisesti. Projektiorganisaatio kouluttaa tuloksen käyttäjät käyttöönottosuunnitelman mukaisesti. Muun organisaation vetämissä yhteistyöprojekteissa hankekokonaisuuden vetäjä tai hänen nimeämänsä henkilö huolehtii tulosten käyttökelpoisuudesta Tiehallinnon kannalta. Tulokset Päätökset Projektin tulos (kuten uusi toimintatapa, tietojärjestelmä, raportti tai ohje) on otettu käyttöön. Ohjausryhmä valvoo käyttöönoton toteutusta ja tekee tarvittavat päätökset käyttöönoton vaiheista ja ajoituksesta linjaorganisaation kanssa sovitulla tavalla. Linjaorganisaatio tekee tässä vaiheessa käyttöönottopäätöksen, joka ottaa huomioon projektin tuloksen valmistumisajankohdan ja jossa sovitaan vastuuhenkilöt ja kuvataan muuttunut toiminta.

28 26 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS Projektin lopettamispäätöksessä (kohta 3.7) tulosten käyttöönoton toteutus on oleellinen laatutekijä. Työkalut Väliraportin pohja Projektin käyttöönottovaiheessa tukeudutaan projektisuunnitelmaan, käyttöönottosuunnitelmaan, viestintäsuunnitelmaan ja projektin Sinetti-sivuihin. Viestintäsuunnitelman sisältö Käyttöönottosuunnitelman sisältö Tekijät - Projektipäällikkö - Linjaorganisaatio - Projektiryhmä - Projektin konsultti (palvelun toimittaja) - Projektin ohjausryhmä (väliraportti) - Uuden tuotteen, palvelun, toiminnan tai työtavan käyttäjät - Tietojärjestelmän tai menetelmän (tulevat) käyttäjät - Tilaaja (järjestelmän omistaja) ja tietohallinto. - Käyttöpalvelutoimittaja (teknisissä tietojärjestelmien käyttöönottoprojektin tehtävissä) Käyttöönottovaiheeseen osallistuu usein joukko eri alan asiantuntijoita; he eivät kuitenkaan ole projektiryhmän jäseniä. Tuki ja laadunvarmistus Projektin omistaja, prosessinomistajat, prosessien kehittämisryhmät, T&K-koordinaattorit ja linjaorganisaatio, jonka vastuulle tulokset siirtyvät, tukevat tulosten / palvelun käyttöönotossa. Tiedonhallinnan projekteissa Tiedonhallinnan kehittämisen laaturyhmä varmistaa, että käyttöönottovaiheen kaikki tehtävät tulee tehtyä ja että etenkin uuden palvelun omistajuus ja vastuut on sovittu. 3.7 Projektin lopetus Ennen vaihetta Projektin tavoite on saavutettu ja tulos on valmistunut. Voi myös olla todettu, että projekti on sisäisistä tai ulkoisista tekijöistä johtuen syytä keskeyttää tai organisoidaan uudelleen. Projektin lopputulokset on otettu käyttöön onnistuneesti käyttöönottosuunnitelmassa määrätyssä laajuudessa ja kaikki vaiheet on dokumentoitu. Tehtävät Projektipäällikkö laatii projektin hallinnollisen loppuraportin. Ohjausryhmä varmistaa, että linjaorganisaation vastuuhenkilöiden kanssa on sovittu jatkotoimenpiteistä. Projektiorganisaatio puretaan ja projektin tulokset siirretään linjaorganisaation vastuulle.

29 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS Projektin päättämisestä viestitään, vähintään projektin omilla Sinetti- ja internet-sivuilla. Muun organisaation vetämissä yhteistyöprojekteissa nämä toimenpiteet toteutuvat soveltaen. Projektin päättymisestä ilmoitetaan lähettämällä koordinaatiolle hallinnollinen loppuraportti. Tulokset Päätökset Hyväksytty hallinnollinen loppuraportti. Päivitetyt projektin Sinetti- ja internet-sivut. Projektin ohjausryhmä käsittelee hallinnollisen loppuraportin ja projektin omistaja hyväksyy sen ja päättää projektin. (Päätös E) Työkalut Loppuraporttipohja, projektin Sinetti-sivut. Tekijät - Projektipäällikkö - Linjaorganisaatio (tulosten käyttöönottaja) - Projektin ohjausryhmä - Projektin omistaja Tuki ja laadunvarmistus Varmistetaan, että projektiorganisaatio saadaan purettua, projektille annetut tehtävät on tehty ja jatkotoimenpiteistä on sovittu. Merkittävissä projekteissa tehdään projektin välitön projektitoiminnan jälkiarviointi, jossa arvioidaan projektin läpivientiä, työskentelytapaa, onnistumista ja epäonnistumista. Projektin tulosten arviointi on osa jälkiseurantaa ja tehdään myöhemmin (kohta 3.8). 3.8 Jälkiseuranta Ennen vaihetta Tehtävät Linjaorganisaatio käyttää projektin tuloksia. Jälkiseurannassa arvioidaan projektin tulosten käyttökelpoisuutta. Mahdollisesti projektin päätöskokouksessa sovitusti tai johtuen muusta tarpeesta seurata kehittämistyön tuloksia, voidaan jonkin ajan jälkeen projektin päättymisestä kokoontua arvioimaan saavutettuja hyötyjä sekä keräämään palaute ja parannusehdotukset. Selvitys- ja määrittelyprojektien jälkeen valvotaan, johtiko saatu tulos jatkotoimenpiteisiin: käsiteltiinkö jatkotoimenpideehdotukset, tehtiinkö jatkopäätös ja aiheuttiko se toimenpiteitä.

30 28 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 PROJEKTIN VALMISTELU JA TOTEUTUS Jos projektin tuloksena syntyy raportti, jonka halutaan ohjaavan toimintaa (esim. ohje, toimintastrategia tms.), niin käyttöönottopäätöksessä sovittu valvoja valvoo, että sitä myös noudatetaan. Järjestelmän toteutusprojektin jälkeen seurataan järjestelmän käyttöä ja sen toimivuutta. Tulokset Päätökset Työkalut Tekijät Seurantaraportti ja korjaavat toimenpiteet. Päätökset korjaavista toimenpiteistä. - projektin tulosten käyttäjät - järjestelmävastuuhenkilö - projektin tulosten omistaja / prosessinomistaja - koordinaatio. Projektin tulosten käyttämisen ja vaikutusten arvioinnin vastuu on linjaorganisaatiolla. Tuki ja laadunvarmistus Linjaorganisaatio. Kehittämisohjelmien johto ja laadunvarmistajat.

31 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje LIITTEET 4 LIITTEET Liite 1 Projektisanastoa Liite 2 Projektikortin pohja Projektin seuranta ja tuloksellisuuden mittaaminen Liite 3 Projektipäällikön tarkistuslista Liite 4 Projektisuunnitelman sisältö Liite 5 Riskienhallintasuunnitelman sisältö Liite 6 Viestintäsuunnitelman sisältö Liite 7 Väliraporttipohja Liite 8 Hallinnollisen loppuraportin pohja Liite 9 Sinetin projektisivun pohja

32 Liite 1 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 LIITTEET Projektisanastoa Kehittämisohjelma Projektisalkku Hankekokonaisuus T&K-teema Hanke Projekti Toimenpide Yhteistyöprojekti Projektin omistaja Linjaorganisaatio Hankekokonaisuuden vetäjä Projektipäällikkö Koordinaatio Toimittaja Sopimus Tiehallinnon toimintastrategian kehittämisohjelmia ovat: tienpidon kehittämisohjelma (T&K-ohjelma), tiedonhallinnan kehittämisohjelma ja prosessien kehittämisohjelmat. Aktiivisena olevien projektien joukko. Projektisalkkuja voi olla useita. Projektisalkun hallinta tarkoittaa toimintamallia ja -tapoja, joilla arvioidaan projekteja sekä tasapainotetaan ja seurataan projektisalkkua. Laajempi projektikokonaisuus, jossa on useampia hankkeita ja/tai projekteja. Hankekokonaisuus kuuluu johonkin kehittämisohjelmaan. T&K-ohjelmassa oleva hankekokonaisuus. Hankekokonaisuuden osa, jolle on asetettu tavoitteet. Hanke koostuu useasta projektista. Selvästi määritelty tehtäväkokonaisuus, jolla on selkeä tavoite, aikataulu, budjetti ja oma organisaatio. Projekti koostuu toimenpiteistä eli tehtävistä, joilla tulos saadaan aikaan (vrt. työsuunnitelman kohteet). Projekti, jota rahoittaa Tiehallinnon lisäksi yksi tai useampi organisaatio. Henkilö, joka asettaa projektin ja hyväksyy projektin tuloksen. Hän on hankekokonaisuudesta vastaava päättäjä ja toimivallan omistaja. Yksikkö, joka vastaa kohteena olevan toiminnon kehittämisestä ja toiminnon hallinnasta. Hankekokonaisuudesta vastaava: T&K:ssa teemavastaava, tiedonhallinnassa hankevastaava. Projektipäällikkö vastaa projektista, projektin vetäjä. T&K-kehittämisohjelmalla ja tiedonhallinnan kehittämisohjelmalla on omat projektikoordinaattorinsa, joiden tehtävät liittyvät kehittämisohjelman hallinnointiin. Ulkopuolinen palvelun tarjoaja, konsultti. Toimittajan kanssa laadittava hankinta-asiakirja, johon perustuen tilaukset tehdään.

33 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 Liite 2 (1/4) LIITTEET Projektikortin pohja PROJEKTIKORTTI Projektin nimi ja lyhenne Hankekokonaisuus Julkaistava kuvaus projektista <Kirjoita tähän> Tavoite ja lopputulos <Kirjoita tähän> Tausta ja projektin käynnistysesityksen perustelu <Kirjoita tähän> Aloituspäivämäärä <Kirjoita tähän> Päättymispäivämäärä <Kirjoita tähän> Kirjoita vuosiluku ensimmäiseen sarakkeeseen. Sen jälkeen päivitä muut vuosiluvut seuraavalla tavalla: Valitse kameleon-työkaluriviltä Muut toiminnot > Päivitä kentät Yhteensä Projektin kokonaiskustannukset [ ] 0,00 Esitetty rahoitus Tiehallinnolta [ ] 0,00 Sisäinen henkilöresurssitarve [htkk] 0,0 Projektin rahoitusyhteistyö ja projektin omistaja jos muu kuin Tiehallinto <Kirjoita tähän> Allekirjoitukset Päivämäärä <Kirjoita tähän> Päivämäärä <Kirjoita tähän> Esittelijä Hyväksyjä <Kirjoita nimi> <Kirjoita nimi>

34 Liite 2 (2/4) Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 LIITTEET PROJEKTIKORTTI Sisällön kuvaus Projektin sisältö, osaprojektit ja tehtävät. Projektin tulos ja sen uutuusarvo. Projektissa kehitettävä osaaminen. <Kirjoita tähän> Tulosten käyttöönotto ja hyödyntäminen Projektin tulosten käyttäjät ja hyödyn saajat sekä suunniteltu projektityön tulosten käyttöön otto ja sen vaiheistus (päätöksentekopisteet). Käyttöön ottava yksikkö. <Kirjoita tähän> Vaikutukset Projektin vaikutukset tienpitoon, vaikutukset koko liikennejärjestelmässä tai vaikutukset alan osaamisen kehittymiseen tai vaikutukset Tiehallinnon toimintaan tai julkiseen hallintoon laajemmin. <Kirjoita tähän> Toteutusorganisaatio a. Kuvataan millainen toteutusorganisaatio projektille on ajateltu ("suunnitteluyritys" tms. tai mainitaan nimi, jos on tiedossa). b. Tiehallinnon henkilöstön tarve projektityöhön (minkä tyyppisiä henkilöitä ja kuinka paljon, tai nimiä). Projektipäällikkö ja projektiryhmä merkitään, jos päätetty. (Henkilötyökuukaudet etusivun taulukkoon.) <Kirjoita tähän> Projektin perustiedot ja seuranta Kuvataan tietojärjestelmissä käytettävät projektin perustiedot sekä sovitut seurantakohteet. Seurantakohteet sovitaan hankepäällikön ja koordinaattorin kanssa työn käynnistyessä. <Kirjoita tähän> (solu kasvaa pystysuunnassa) Projektin rahoitusorganisaatiot (yhteistyökumppanit) LVM Väylävirastot (RHK, AKE, MKL) Tutkimuslaitos tai yliopisto tai korkeakoulu Tekes Muu julkinen organisaatio (paitsi mainitut) Tiehallinnot tai tielaitokset muissa maissa tai Euroopan komissio Konsultti-, ohjelmisto ja muu palveluyritys ja niiden järjestöt Urakoitsija ja muu fyysisen palvelun tarjoaja ja niiden järjestöt Muu yksityisoikeudellinen organisaatio (Oy, liikelaitos, tms.)

35 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 Liite 2 (3/4) LIITTEET Projektikortin luominen dokumenttien hallintajärjestelmää varten (doku) Toiminto valitaan valikosta Diaarinumero Otsikko jätetään tyhjäksi Hankekokonaisuus valitaan valikosta (siirtyy DOKUssa kenttään "Projekti tai hanke") Projektin nimi ja lyhenne (siirtyy DOKUssa sekä kenttään "Nimi tai otsikko" että kenttään "Projekti tai hanke") Kuva 6 T&K-projektit kohdistetaan toiminnolle 24 (Tiedonhallinnan projektit toiminnolle 43). Asiatunnuksen (diaarinumero) projektille sitä perustettaessa saa yksikön sihteeriltä (jatkossa se toimii projektin diaarinumerona ja lisättäessä uusia asiakirjoja diaariin vain viimeinen numero, joka on juokseva, muuttuu). Asiatunnuksella diaariin rekisteröidään mm. asiakirjat, jotka liittyvät hankintoihin, sopimuksiin, muille riittää dokumenttien hallintajärjestelmään tallentaminen. Huomaa, että "Projekti tai hanke" -kenttään talletettava projektin nimi toimii dokumenttien hallintajärjestelmässä (doku) hakukriteerinä, esim. haulla METKA* löydetään METKA -projektille dokuun talletetut asiakirjat.

36 Liite 2 (4/4) Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 LIITTEET Projektin seuranta ja tuloksellisuuden mittaaminen Hankkeista ja projekteista kerätään tietoja toiminnan suunnittelua ja seurantaa varten eri tahoille. Tietoja tarvitaan mm. Tiehallinnon tulosohjauksen, T&K -toiminnan ja hankintojen hallinnan sekä kehittämisen tarpeisiin. Projektin käynnistämisen yhteydessä - annetaan projektille nimi - määritellään asiakirjojen tallentamiseen dokumenttien hallintajärjestelmään (Doku) ja diariointiin (projektin virallinen kirjeenvaihto ja päätökset) tarvittavat tunnukset. Dokussa tunnisteena käytetään projektin yksikäsitteistä lyhennettä, ja se annetaan projektin kaikille asiakirjoille. - liitetään projekti hankekokonaisuuteen (HHJ -seuranta) - määritellään kustannuspaikka - määritellään tilausvaltuuden seurannassa ja määrärahojen käytön seurannassa ja laskujen kohdistamisessa tarvittavat tunnisteet ja viitetiedot - sovitaan ja kirjataan raportointi/yhteydenpitomenettelyt (prosessit ja palveluvastaavat) - sovitaan seurantakohteista - sovitaan raportoinnista - Tämä vaihe tehdään yhdessä koordinaation kanssa. Hankintamenettely Projektiin liittyvä hankintapäätös diarioidaan. Hankintapäätös toimitetaan tiedoksi koordinaatiolle, joka ylläpitää seurantatietoja. Projektin seuranta Hankekokonaisuuden vetäjä ohjeistaa raportointiaikataulun. Ohjeen mukaiset väliraportit tehdään pääsääntöisesti vuosineljänneksittäin. Hallinnollinen raportti tehdään projektin lopussa. Projektin onnistumista arvioidaan asteikolla 5-1. Asteikossa tavoitteen mukainen tulos on 3, tavoitetta parempi tulos 4 tai 5. Kun tavoitetta ei saavuteta, on arvosana 2 tai 1. Arviointikohteina ovat: - Raha. Arvioidaan budjetissa pysymistä. Budjetin ylittyessä arvosana on 2 tai 1. - Aika. Arvioidaan asetetun aikataulun toteutumista. Arvosanaksi tulee 2 tai 1, kun aikataulu on ylitetty. - Laatu. Vastaako laatu projektiohjeessa suositeltuja menettelytapoja. Onko projektin organisointi onnistunut ja tarvittavat laadunvarmistukset tehty. Jos havaitaan laatupuutteita, arvosanaksi tulee 2 tai 1. - Tulokset ja niiden käyttöönotto. Arvioidaan väli- ja koko projektia koskevien tavoitteiden saavuttamista ja saadaanko tulokset otettua käyttöön. Projektin alkuvaiheessa arvioidaan suunnitelmia (onko käyttöönottosuunnitelma tehty) ja lopussa niiden toteutumista (miten käyttöönottosuunnitelmassa suunnitellut toimenpiteet ovat edenneet, ovatko suunnitellut tulokset valmistuneet ja saatu otettua käyttöön). Tavoitteen mukaisesta etenemisestä arvosana on 3.

37 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 Liite 3 (1/2) LIITTEET Projektipäällikön tarkistuslista

38 Liite 3 (2/2) Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 2008 LIITTEET