EUROOPAN UNIONIN ELINTEN KÄÄNNÖSKESKUS VUODEN 2002 TOIMINTAKERTOMUS & VUODEN 2003 TYÖOHJELMA

Transkriptio

1 EUROOPAN UNIONIN ELINTEN KÄÄNNÖSKESKUS & VUODEN 2003 TYÖOHJELMA FI

2 Runsaasti lisätietoja on saatavissa Internet-sivustoltamme ( Euroopan unionin toimielinten käännöskeskus

3 EUROOPAN UNIONIN ELINTEN KÄÄNNÖSKESKUS & VUODEN 2003 TYÖOHJELMA CdT Euroopan laatujohtamissäätiön jäsen Bâtiment Nouvel Hémicycle 1 rue du Fort Thüngen L-1499 LUXEMBOURG Kirchberg Tél.: 352/ Fax: 352/ cdt@cdt.eu.int

4 YHTEENVETO ESIPUHE M. Vanden Abeele LUKU 1 LUKU 2 LUKU 3 LUKU 4 LUKU 5 LUKU 6 LUKU 7 JOHDANTO HALLINTONEUVOSTO A. Toiminta B. Päätökset ja keskustelunaiheet C. Tärkeimmät käsiteltävät asiat LAADUNHALLINTA A. Kulmakivi: EFQM-malli B. Itsearviointi, tulokset ja seurantatoimenpiteet KÄÄNTÄMINEN JA SIIHEN LIITTYVÄ TOIMINTA A. Työmäärä B. Suhteet asiakkaisiin C. Ulkopuolisilta hankitut käännöspalvelut SUHTEET MUIHIN YHTEISÖN ELIMIIN A. Toimielinten välinen toiminta B. Yhteistyönä kehitetty hanke KÄÄNNÖSKESKUKSEN TOIMINTA A. Resurssit ja välineet B. Tietotekninen ympäristö C. Viestintä TALOUSHALLINNON ANALYYSI A. Tulot B. Menot LIITTEET I LUETTELO HALLINTONEUVOSTON JÄSENISTÄ II VI TILASTOTIETOA KÄÄNNÖSTOIMINNASTA VII ASIAKASTYYTYVÄISYYS VIII IATE-HANKE: PÄÄMÄÄRÄNÄ EU:N TERMINOLOGINEN TIETOKANTA IX KÄÄNNÖSKESKUKSEN HENKILÖSTÖ X ORGANISAATIOKAAVIO XI HENKILÖSTÖÄ KOSKEVAA TILASTOTIETOA XII KAAVIO TIETOTEKNIIKAN KEHITYKSESTÄ XIII KÄÄNNÖSKESKUKSEN TÄRKEIMMÄT LUVUT VUOSINA XIV VUODEN 2002 TILINPÄÄTÖS 2

5 TYÖOHJELMA 2003 LUKU 1 JOHDANTO LUKU 2 TAVOITTEET JA STRATEGIA A. Käännöskeskuksen tehtävät B. Käännöskeskuksen toiminta ja Euroopan unionin laajentuminen C. Laadunhallinta LUKU 3 VOIMAVAROJEN HALLINTA A. Henkilöstö ja hallinto B. Varainhoito ja sopimusten hallinta C. Tekniset voimavarat LUKU 4 NÄKYMÄT KESKIPITKÄLLÄ AIKAVÄLILLÄ LIITTEET A. Toiminta B. Voimavarat I KÄÄNNÖSTEN SIVUMÄÄRÄ VUOSINA II MAKSUOSUUDET EUROINA VUOSINA III TARJOUSKILPAILUT IV HENKILÖSTÖSUUNNITELMA VUOSILLE V KÄÄNNÖSKESKUKSEN TOIMINTAA VUOSINA KUVAAVAT TÄRKEIMMÄT LUVUT 3

6 ESIPUHE Euroopan komission lokakuussa 2002 käännöskeskuksen hallintoneuvoston puheenjohtajaksi nimittämän olen ottanut tehtävän vastaan B. McCluskeyltä, joka on hoitanut tätä tehtävää suurimman osan alkuvuotta. Viimeksi kuluneiden vuosien aikana käännöskeskus on kasvanut nopeasti. Vuonna 2002 koettu notkahdus alaspäin yhteisön tavaramerkkien kysynnässä näyttäytyy poikkeamana kasvukehityksessä. Toimintavuoden tulos on kuitenkin tilastojen perusteella tyydyttävä. Tässä kehitystilanteessa käännöskeskus on kyennyt osoittamaan kykynsä vastata haasteisiin oikeanlaisten toimien avulla. Yhteisön uusien erityiselinten perustamishankkeet sekä Euroopan unionin pian toteutuva laajentuminen avaavat käännöskeskukselle uusia kehitysnäkymiä. Käsillä oleva laajentuminen merkitsee virallisten kielten lukumäärän kasvua lähes kaksinkertaiseksi, mikä asettaa käännöskeskukselle todellisen haasteen. Vuodet 2003 ja 2004 ovatkin sopeutumisen aikaa. Uusien kielten tulo vaatii tuntuvia toimia perustekijöihin (toimitilat), henkilöstövoimavaroihin (uusien kääntäjien työhönotto) sekä tekniseen varusteluun (tieto- ja viestintätekniikka, terminologiatyö jne.). Vuoden 2001 lopusta alkaen käännöskeskus on soveltanut eurooppalaista EFQM - laadunhallintamallia. Parantamista löytyy kolmelta eri alueelta: laatustrategian selkeyttäminen, menettelyjen määrittely ja formulointi, suoritusten tasoa mittaavien osoitinten käyttöönotto. Käännöskeskuksen koko henkilöstö on ollut aktiivisesti mukana kaikissa kehitysvaiheissa. Haluan lausua kaikille kiitokseni. Tarvitaan kuitenkin vielä monia lisäponnistuksia. Vaikka kyseessä onkin melkoinen haaste, olen vakuuttunut siitä, että käännöskeskus pystyy päättäväisesti toimien ja voimavarojaan oikein käyttäen laajentamaan toimintaansa ja parantamaan laatua. Toivon, että tämä kertomus valaisee omalta osaltaan sekä niitä käännöskeskuksen palveluita, joita se tuottaa yhteisön hajautettujen erillisvirastojen tarpeisiin, että sen osuutta toimielinten välisen käännös- ja tulkkauskomitean työssä, jonka puheenjohtajana minulla on kunnia myös toimia. M. Vanden Abeele Hallintoneuvoston puheenjohtaja 4

7 LUKU 1 JOHDANTO Vuosi 2002 oli Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen vielä lyhyessä historiassa poikkeuksellinen. Ensimmäistä kertaa sen jälkeen, kun käännöskeskus perustettiin vuonna 1994, sen työmäärä väheni edelliseen vuoteen verrattuna. Tämän toimintakertomuksen luvussa 4 mainitaan, että käännettyjen sivujen kokonaismäärä oli vuoden 2002 aikana , mikä vastaa vuoteen 2001 verrattuna noin 20 prosentin vähennystä. Vuoteen 2000 verrattuna vähennys oli lähes 13 prosenttia. Kun näitä lukuja analysoidaan yksityiskohtaisesti tämän toimintakertomuksen liitteissä II ja VI olevien tilastojen avulla, voidaan havaita, että tämä lasku kokonaisuudessaan johtuu sisämarkkinoiden harmonisointivirastolle (Alicante) käännettävien yhteisön tavaramerkkien käännösten vähenemisestä. Tarkemmin ilmaistuna käännettyjen tavaramerkkien määrä oli sivua vuonna 2002, kun se vuonna 2001 oli sivua. Vähennystä on siis sivua. Se on enemmän kuin käännösten kokonaismäärän lasku, joka on noin sivua. Asiakirjakäännösten määrä on siis noussut sivusta vuonna sivuun vuonna Tavaramerkkikäännösten vähenemisen syynä on sisämarkkinoiden harmonisointiviraston saamien yhteisön tavaramerkkiä koskevien hakemusten määrän väheneminen, mikä johtuu epäilemättä yli kaksi vuotta kestäneestä maailmanlaajuisesta taloudellisesta kriisistä. Sisämarkkinoiden harmonisointiviraston kanssa luomiemme hyvien viestintäyhteyksien ansiosta olemme kuitenkin saaneet jokseenkin nopeasti tietoja, joiden mukaan olemme voineet mukauttaa rakenteitamme lyhyessä ajassa. Niinpä olemme jättäneet toteuttamatta joitakin henkilöstön määrän lisäyksiä, jotka oli suunniteltu silloin, kun kriisiä pidettiin vielä ohimenevänä. Olemme myös onnistuneet välttämään yleisten kulujemme lisääntymisen ja toimimaan niin, että varainhoitovuoden tulos ei ole negatiivinen. Näin vältyimme haitallisilta seurauksilta talousarvioon ja säilytimme käännöskeskuksen taloudellisen tasapainon pitkällä aikavälillä. Varainhoitovuoden 2002 taloushallintoon liittyvät yksityiskohtaiset tiedot on esitetty luvussa 7. Lukuun ottamatta yleisen taloudellisen kriisin vaikutuksia toimintaamme vuonna 2002 tapahtui myös myönteisiä asioita, joista seuraavassa on esimerkkejä. Asiakirjakäännösten määrä lisääntyi vuoden 2001 lyhytaikaisen laskun jälkeen: Toiminnan laji % asiak. käänn. 27,6 30,3 26,5 35,3 % tavaramerkit 72,4 69,7 73,5 64,7 YHTEENSÄ

8 Yhteistyösopimukset, joiden voimassaolo päättyi, uusittiin tai niistä neuvoteltiin uudelleen. Joissakin tapauksissa niitä täytyi mukauttaa asiakkaittemme muuttuneisiin tarpeisiin. Kyseessä ovat erityisesti Euroopan keskuspankki (Frankfurt), Euroopan unionin neuvosto, Euroopan komission käännöspalvelu, Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskus (Wien), Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskus (Lissabon), Europol (Haag), Euroopan ympäristökeskus (Kööpenhamina), Euroopan työturvallisuus- ja työterveysvirasto (Bilbao), yhteisön kasvilajikevirasto (Angers), Euroopan koulutussäätiö (Torino) ja sisämarkkinoiden harmonisointivirasto (Alicante). Sopimukset, jotka on tehty tilintarkastustuomioistuimen (Luxemburg), Euroopan investointipankin (Luxemburg), Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen (Luxemburg), Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen (Thessaloniki) ja Alueiden komitean (Bryssel) kanssa, uusiutuivat ilman eri toimenpiteitä. Vuoden 2002 aikana neuvottelut uusien asiakkaiden kanssa saatiin tyydyttävästi päätökseen, ja yhteisstyösopimukset allekirjoitettiin. Kyseessä ovat Euroopan jälleenrakennusvirasto (Thessaloniki), Euroopan elintarviketurvallisuusviranomainen (Bryssel) ja Eurojust (Haag). Toimielinten välisessä käännösalan yhteistyössä käännöskeskus osallistui vuonna 2002 edelleen aktiivisesti toimielinten välisen käännöskomitean työhön, jota laajennettiin sisältämään myös tulkkaukseen liittyvä toimielinten välinen yhteistyö. Käännöskeskus toimi uutta teknologiaa käsittelevän alakomitean puheenjohtajana ja koordinoi sen toimintaa sekä osallistui aktiivisesti IATE-hankkeeseen, jonka avulla luodaan kaikkien Euroopan unionin toimielinten yhteinen termitietokanta. Tästä tärkeästä hankkeesta kerrotaan enemmän tämän toimintakertomuksen luvussa 5. Lopuksi haluan käännöskeskuksen päivittäisestä toiminnasta vastaavana ilmaista kiitollisuuteni hallintoneuvostoamme kohtaan. Sen ansiosta olemme voineet johtaa käännöskeskusta tasapainoisesti ja suuntautua tulevaisuuteen huolimatta niistä suurista vaikeuksista, joita olemme kohdanneet vuoden 2002 aikana. Kiitän myös asiakkaitamme luottamuksesta meitä kohtaan, ulkopuolisia yhteistyökumppaneitamme ammattitaidosta, joka on tarjonnut meille arvokasta apua, ja ennen kaikkea käännöskeskuksen henkilöstöä, jonka työlleen omistautumisen ja innostuksen ansiosta olemme selvinneet vuonna 2002 kohtaamistamme vaikeuksista. F. DE VICENTE Johtaja 6

9 LUKU 2 HALLINTONEUVOSTO A. TOIMINNAN PUITTEET Käännöskeskuksen valvontaelimessä eli hallintoneuvostossa on yksi edustaja kustakin jäsenvaltiosta ja käännöskeskuksen kanssa sopimuksen tehneistä erillisvirastoista/toimielimistä sekä kaksi edustajaa Euroopan komissiosta. Hallintoneuvostossa on nyt edustettuina yhteensä 37 virastoa ja jäsenvaltiota, kun kolme uutta kumppanuussopimusta on allekirjoitettu. Hallintoneuvosto kokoontui kaksi kertaa: 14. maaliskuuta ja 24. lokakuuta. Viime kokouksessa oli uutena puheenjohtajana Euroopan komission ehdottama M. Vanden Abeele, komission käännöspalvelun pääjohtaja. Hallintoneuvoston sihteeristö järjesti 16. ja 17. kokouksen, päivitti asiakirjakokonaisuuksia, huolehti arkistoista ja julkaisuista ja seurasi jäsenten nimityksiä (36% varsinaisista jäsenistä ja varajäsenistä joko nimitettiin tehtäväänsä tai heidän kautensa uusittiin vuonna 2002). Sihteeristö toimitti myös kaksi kirjallista menettelyä kaikkien jäsenten kesken. Ensimmäinen niistä koski tietojen vaihtoa, jotta käännöskeskus voisi tehdä analyysin Euroopan unionin tulevan laajentumisen vaikutuksesta kunkin asiakkaansa käännösmäärärahoihin. Toisen kirjallisen menettelyn tarkoituksena oli saada hyödyllisiä ehdotuksia hallintoneuvoston työjärjestyksen muuttamiseksi, jonka luonnoksen laatimisen käännöskeskus on saanut tehtäväkseen. B. PÄÄTÖKSET JA KESKUSTELUNAIHEET Keskustelujen aiheet ja päätökset: 1. Rahoitus- ja talousarvioasiat Vuoden 2002 talousarvion toteutusta koskevan vastuuvapauden myöntäminen johtajalle. Korjaavan lisätalousarvion hyväksyminen vuodelle 2002, mikä johtui tarpeesta mukauttaa menot käännöskeskuksen todellisen toiminnan tasolle. Kyseessä on 13 prosentin vähennys käännösmäärässä alkuperäiseen talousarvioon verrattuna. Vuoden 2003 talousarvion hyväksyminen. Sen mukaan käännösten kokonaismäärä on sivua ja sivun keskihinta 77,5 euroa, menot jakautuvat siten, että henkilöstön osuus on 52 %, alihankintakäännösten 30 %, toiminnan 13 % ja varamäärärahojen 5 %. Henkilöstötaulukossa on 138 tilapäistä ja 20 vakinaista tointa. Käännöskeskuksen varainhoitosääntöjen muutoksen tilanne. Muutos perustuu neuvoston 25 päivänä kesäkuuta 2002 Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta antaman asetuksen (EY, Euratom) n:o 1605/2002 (EYVL n:o L 248, ) 185 artiklaan. Hallintoneuvosto on todennut ongelmat, jotka liittyvät lainsäädäntötyön etenemiseen laadittaessa puitevarainhoitoasetusta yhteisön luomia elimiä varten ja muutettaessa niiden perustamisasetuksia. Tämä lainsäädäntötyö edellyttää, että 7

10 hallintoneuvosto antaa lausuntonsa käännöskeskuksen laatimasta luonnoksesta. Hallintoneuvosto havaitsi olevan pelättävissä, että kaikki erillisvirastoja koskevat säännökset eivät olisi valmiina 1. tammikuuta 2003, joka on yleisen varainhoitoasetuksen voimaantulon päivämäärä. Tämän seurauksena olisi hallintoneuvoston mukaan riski, että yhteisön elinten perustamissäädökset ja yleinen varainhoitoasetus eivät pidä yhtä, jolloin voi syntyä lainopillisia ongelmia. Näin ollen käännöskeskusta kuten kaikkia muitakin erillisvirastoja varten on luotava väliaikainen ratkaisu, jota toimivaltaisten viranomaisten on vielä analysoitava. 2. Yleiset toimintaohjeet Vuoden 2001 toimintakertomus ja vuoden 2002 työohjelma hyväksyttiin käännöskeskuksen johtajan esittämien luonnosten pohjalta. Ehdotus käännöskeskuksen hankintoja ja sopimuksia käsittelevää neuvoa-antavaa komiteaa koskevien sääntöjen muuttamisesta hyväksyttiin. C. KESKEISET ASIAT 1. Toimitilat Käännöskeskuksen lopullisia toimitiloja koskevasta erittäin tärkeästä kysymyksestä todettakoon, että hallintoneuvosto tutustui Luxemburgin hallituksen esittämään suunnitelmaan Hammiin rakennettavasta talosta. Luxemburgin hallitus toimitti ensimmäiset asiaan liittyvät tiedot, jotka koskivat paikallisten viranomaisten luovutusehtoja, kiinteistöliisaukseen perustuvaa kustannusarviota, rakennuskapasiteettia ja -normeja sekä töiden suunnittelua. Ottaen huomioon tämän hankkeen suuret vaikutukset käännöskeskukseen hallintoneuvosto katsoi, että olisi vielä saatava lisätietoja ja neuvoteltava asiasta sekä taloudelliselta kannalta että paikan laadun ja mahdollisuuksien osalta, jotta hallintoneuvosto voisi ilmaista kantansa asiaan siihen täysin perehtyneenä. Se päätti hankkia ulkopuolisen asiantuntijalausunnon vakuuttuakseen siitä, että hinta ja tekniset ehdot vastaavat hankkeen tavoitteita. Hallintoneuvosto pyysi myös puheenjohtajaansa jatkamaan keskusteluja Luxemburgin viranomaisten kanssa, jotta asiaan saataisiin nopeasti enemmän selvyyttä. Maaliskuussa 2003 pidettävää kokousta varten on tarkoitus laatia raportti, johon sisältyy tietoja rahoitusta koskevista ministerien välisistä neuvotteluista. Ensimmäinen raportti suunnitelmista käännöskeskuksen muuttamiseksi Hammiin on jo saatu valmiiksi, ja se toimitettiin jäsenille vuoden 2002 lopulla. 2. Ulkopuolisesta arvioinnista tehdyn raportin seuranta Vuoden 2000 maaliskuussa hallintoneuvosto aloitti keskustelut käännöskeskuksen toimintatapojen mahdollisesta tarkistuksesta, josta säädetään perustamisasetuksen 19 artiklassa. Niinpä käännöskeskuksesta teetettiin ulkopuolinen arviointi (vuoden 2001 maaliskuussa). Hallintoneuvosto päätti, että analyysi tehdään kahdesta näkökulmasta, yhtäältä käännöskeskuksen säädöskehyksen kannalta ja toisaalta sen sisäisen organisaation kannalta. Tämän lähestymistavan tuloksena saatiin päätelmiä, jotka koskivat pääasiassa käännöskeskuksen toimintaa (sen roolin selventäminen toimielinten välisessä yhteistyössä ja tämän rahoitus, käännöskeskuksen tehtävien laajentaminen kaikkiin julkisiin elimiin, joiden toiminta liittyy Euroopan 8

11 unioniin), ja suosituksia, jotka koskivat käännöskeskuksen sisäistä hallintoa (käännöskeskuksen monivuotisen toimintasuunnitelman laatiminen vuosille ). Hallintoneuvoston puheenjohtaja toimitti nämä päätelmät Euroopan komissiolle. Käännöskeskus esitti lokakuussa pidetyn kokouksen jälkeen monivuotisen toimintasuunnitelman. Se liittyy lokakuussa 2001 ehdotettujen toimenpiteiden jatkamiseen ulkopuolisessa arvioinnissa esitettyjen suositusten mukaisesti. Sen etenemisestä tiedotettiin jäsenille vuoden 2002 huhtikuussa. Toimintasuunnitelma heijastaa erityisesti käännöskeskuksen päätöstä ryhtyä kokonaisvaltaiseen laadunvarmistukseen EFQM-mallin (European Foundation for Quality Management) mukaisesti. Vuoden 2002 maaliskuussa käännöskeskus pyysi, että EFQM vahvistaisi sen sitoutuneen erinomaiseen laatuun pyrkimiseen (taso Committed to Excellence). Käännöskeskuksella on sopiva rakenne tällaista suunnittelun, toiminnan, arvioinnin ja tarkastamisen jatkuvaa kiertoa varten. Hallintoneuvosto suhtautuu hyvin myönteisesti ehdotettuun monivuotiseen toimintasuunnitelmaan. 3. Hallintoneuvoston työjärjestyksen uudistus Hallintoneuvosto antoi 16. kokouksessaan käännöskeskukselle tehtäväksi laatia luonnos työjärjestyksen uudistamiseksi. Tämä toimeksianto johtui sekä tarpeesta selventää tiettyjä säännöksiä että tarkistaa toimintamenetelmiä toiminnan tehokkuuden parantamiseksi. Käännöskeskus esitti lokakuun kokouksessa tiedoksi luonnoksen, joka pohjautui analyysiin selvennettävistä/täydennettävistä kohdista, erillisvirastojen voimassa olevista tai luonnosvaiheessa olevista säännöistä sekä ehdotuksista, joita jäsenet olivat antaneet kohdassa A mainitussa kirjallisessa menettelyssä. Nopean mielipiteiden vaihdon jälkeen hallintoneuvosto päätti liittää tämän tekstin maaliskuun 2003 kokouksen esityslistaan hyväksyttäväksi. 9

12 LUKU 3 LAADUNHALLINTA Vuonna 2001 käännöskeskus päätti ottaa käyttöön kokonaisvaltaisen lähestymistavan laadunhallintaan. Se tutki eri vaihtoehtoja, esitteli ne kaikille henkilöstön jäsenille ja sai heidän mielipiteitään asiasta elektronisen keskustelufoorumin (Quality Forum) välityksellä. Päätös käyttää EFQM-mallia tehtiin saman vuoden lopussa. A. KULMAKIVI: EFQM-MALLI 1. Johdanto 14 eurooppalaista yritystä perusti vuonna 1988 EFQM:n (European Foundation for Quality Management), jonka tarkoituksena on edistää kestävää laadunvarmistusta Euroopassa. Koska oli tarpeen luoda puitteet laadun kehittämisen mittaamiseksi ja ohjaamiseksi, se laati EFQMlaadunhallintamallin. Tätä mallia käyttävät nyt tuhannet organisaatiot eri puolilla maailmaa. Se tarjoaa niille yhteisen kielen ja johtamisvälineen ja helpottaa siten hyvien käytännön ratkaisujen jakamista eri toiminta-aloilla. 2. Hyvän laadun peruskäsitteet EFQM-malli pohjautuu kahdeksaan peruskäsitteeseen: tuloksiin suuntautuminen; asiakkaiden tarpeet; johtajuus ja tavoitteiden johdonmukaisuus; prosessijohtaminen ja tosiasioihin nojautuminen; henkilöstön kehittäminen ja sen osallistuminen; jatkuva koulutus, innovaatiot ja parannukset; kumppanuuksien kehittäminen ja vastuu yhteisöön nähden. 3. Laadunhallintamallin rakenne ja soveltaminen EFQM-mallin mukaan organisaation on hyvään laatuun pyrkiessään ensinnäkin tiedettävä, mitkä sen vahvat puolet ovat ja millä alueilla sen olisi tehtävä parannuksia, ja sen olisi suoritettava itsearviointi, jotta menettely olisi tehokas. Tätä varten EFQM-mallissa ehdotetaan hyvien käytännön ratkaisujen kehystä, joka on koottu yhdeksän kriteerin perusteella: johtajuus, toimintaperiaatteet ja strategia, henkilöstö, kumppanuudet ja resurssit, prosessit, asiakastulokset, henkilöstötulokset, yhteiskunnalliset tulokset ja keskeiset suorituskykytulokset. Viisi ensimmäistä kriteeriä ( tekijät ) liittyvät organisaation toimintaan ja neljä muuta ( tulokset ) sen saavutuksiin. Kutakin kriteeriä vastaa sarja kysymyksiä, joiden tarkoituksena on määrittää organisaation suoritus kullakin alueella. Loogisesti katsoen tulokset riippuvat tekijöistä. Malli ei ole kuitenkaan yksisuuntainen, vaan on aivan yhtä tärkeää, että organisaation johtajat kehittävät ja mukauttavat tekijöitä saatujen tulosten mukaisesti. 10

13 4. EFQM-mallin mukaiset laadun tasot EFQM-mallissa on laadun eri tasoja. Taso Committed to Excellence osoittaa, että organisaatio on saavuttanut ensimmäisen vaiheen sitoutumisessa laadun parantamiseen. Nyt maaliskuussa käännöskeskus on tehnyt EFQM:lle pyynnön, että EFQM vahvistaisi sen saavuttaneen tämän vaiheen. Tämä sitoutuminen tarkoittaa, että käännöskeskus suorittaa sisäisen arvioinnin kaikista johtamisensa ja toimintansa näkökohdista, havaitsee yleiset alueet, joilla sen on syytä tehdä parannuksia ja määrittelee kolme parannustoimenpidettä, jotka toteutetaan määrätyn ajan kuluessa (9 kuukautta). Ennen tämän määräajan loppua käännöskeskuksen on kyettävä osoittamaan, että parannustoimenpiteet on todella toteutettu. EFQM:n edustajan on todennettava tämä tulos. Taso Recognised for Excellence merkitsee hyvin johdettua organisaatiota, joka on tiellä erinomaiseen laatuun organisatorisessa mielessä. Tason European Quality Award Level ovat saavuttaneet organisaatiot, jotka haluavat olla Euroopan tai maailman parhaita laadun suhteen. Tähän luokkaan kuuluvat loppukilpailuun päässeet ja palkinnon saaneet organisaatiot. B. ITSEARVIOINTI, TULOKSET JA SEURANTATOIMENPITEET 1. Itsearviointityöryhmä Käännöskeskus suoritti ensimmäisen itsearviointinsa 27. ja 28. kesäkuuta. Se suoritettiin työpajan muodossa, johon osallistuivat osastopäälliköt, jotkut jaostopäälliköt ja yksi henkilöstökomitean jäsen. Ryhmä käsitteli kaikkiaan 90 kysymystä, jotka pohjautuivat EFQM-malliin, ja määritteli ensisijaisiksi kahdeksan parannustoimenpidettä, joista kolme ensimmäistä EFQM:n on määrä vahvistaa: käännöskeskuksen strategian selventäminen prosessien määrittely ja niiden muodon määrittäminen tärkeimpien indikaattorien määrittäminen suoritusten ja käännöskeskuksesta vallitsevien käsitysten mittaamiseen käännöskeskuksen arvojen määrittely ja soveltaminen johtamistyylien määrittely ja toteuttaminen tunnustuksen antamisen ja kannustamisen järjestelmän kehittäminen käännöskeskuksen sisäisen viestintäpolitiikan arviointi ja tarkistus (sekä tiedotus että vuoropuhelu) käännöskeskuksen ulkoisen viestintäpolitiikan arviointi ja tarkistus. Ensimmäisestä parannustoimenpiteestä eli strategian selventämisestä käytiin keskusteluja syyskuusta marraskuuhun, ja tuloksena oli visioluonnos. Se tulee olemaan panoksena strategian parissa vuonna 2003 tehtävään työhön. Toinen hyväksytty aloite koskee prosessien määrittelemistä ja muodon antamista niille. Konsulttipalvelujen hankkimiseksi johdon tueksi julkaistiin tarjouspyyntö, ja ensimmäinen kokous ulkopuolisen konsultin kanssa pidettiin 11

14 joulukuussa. Kolmas toimenpide eli suoritusta ja käännöskeskuksesta vallitsevia käsityksiä mittaavat indikaattorit on tarkoitus toteuttaa vuonna 2003; tämä edellyttää selkeän vision ja strategian määrittelemistä. 2. Kysely henkilöstön keskuudessa Henkilöstön keskuudessa suoritetulla kyselyllä on ollut hyvin tärkeä osa käännöskeskuksen itsearvioinnissa. Kaikille henkilöstön jäsenille toimitettiin kyselylomake, joka koski heidän mielipiteitään käännöskeskuksen toiminnasta. Kyselylomake kattoi laajan kirjon alueita mukaan lukien johtaminen, käännöskeskuksen politiikka ja strategia, tapa, jolla henkilöstöä ja muita resursseja hallinnoidaan, sisäinen viestintä ja vuoropuhelu, koulutus, se, kokeeko henkilöstö itseään arvostettavan, henkilöstön käsitys asiakkaiden tarpeista ja erilaisten sisäisten prosessien limittäisyys. Kaikkiaan 143 henkilöstä 102 (71,3 %) vastasi kyselyyn. Tulosten kirjaaminen oli huomattava tehtävä, sillä kyselylomakkeessa oli 56 kysymystä, joissa oli monta vastausvaihtoehtoa, 4 kysymystä, joihin vastattiin vapaamuotoisesti, sekä huomautuksia varten varattu kohta. Laadunhallintajaosto kirjasi vastausta kysymyksiin, joissa oli monta vastausvaihtoehtoa, 306 avovastausta, prioriteettien yhdistelmää ja suuren määrän huomautuksia. Tulokset osoittivat, että joitakin alueita on syytä pohtia: viestintä, käännöskeskuksen politiikan ja strategian ymmärtäminen, kannustus parannuksiin, tunnustuksen antaminen ja toiminta. Täydennyksenä osastojen välisiin keskusteluihin kaikkien yksiköiden vastaaville järjestettiin 2. joulukuuta seminaari aiheesta johtajuus. Kukin yksikkö laati sitten luettelon ehdotuksistaan. Tämän seurantaprosessin päätyttyä laaditaan toimintasuunnitelma ja prioriteetit (vuoden 2003 alussa). 3. Päätelmät EFQM-mallin etuna on, että siinä käytetään pitkän tähtäyksen aikaväliä ja että se kattaa organisaation toiminnan kaikki näkökohdat. Se varmistaa osaltaan, että ei unohdeta niitäkään johtajuuden elementtejä, jotka eivät ole konkreettisia, ja se ohjaa organisaatiota kestävään laatuun. Koska malli on kokonaisvaltainen, itsearvioinnin prosessi tuottaa paljon mahdollisuuksia parannustoimenpiteiksi, joita ei kaikkia voida toteuttaa samanaikaisesti. Käännöskeskus on määrittänyt ensisijaiset toimenpiteensä ja on sitoutunut ensimmäiseen suunnitelmaan. 12

15 LUKU 4 KÄÄNTÄMINEN JA SIIHEN LIITTYVÄ TOIMINTA A. TYÖMÄÄRÄ 1. Toiminnan kehitys Työmäärä (asiakirjat ja yhteisön tavaramerkit) käännettyjen sivujen lukumääränä on vähentynyt. Kokonaismäärä on sivua, joten se ei saavuttanut ennakoitua sivun määrää. Tämä väheneminen liittyy oleellisesti siihen, että sisämarkkinoiden harmonisointivirasto (SMHV) on lähettänyt merkittävästi vähemmän yhteisön tavaramerkkejä käännettäviksi: niitä oli sivua, kun määrä vuonna 2001 oli sivua. Yhteisön tavaramerkkien käännökset ovat kuitenkin edelleen suurin osa eli 64,7 % koko käännöstyöstä (vuonna 2001 niiden osuus oli 73 %). Sen sijaan asiakirjatyyppisten käännösten sivumäärä on lisääntynyt (niitä oli sivua, kun vastaava määrä vuonna 2001 oli sivua). Tämä johtuu yhtäältä siitä, että käännöksiä pyydettiin enemmän Euroopan unionin jäsenyyttä hakeneiden maiden kielille ja muille yhteisöön kuulumattomille kielille (3 593 sivua, kun vastaava määrä vuonna 2001 oli sivua), ja toisaalta uusille asiakkaille tehtävistä töistä (Euroopan elintarviketurvallisuusviranomainen, Euroopan jälleenrakennusvirasto ja Eurojust) sivua käännätettiin alihankintana ja sivua sisäisesti. Seuraavasta taulukosta käy ilmi toiminnan kehitys käännöskeskuksen toiminnan aloittamisesta lähtien. VUOSI SIVUJA YHTEENSÄ MUUTOS SIVUJEN MUUTOS PROSENTTEINA LUKUMÄÄRÄNÄ , , , , , , ,9 13

16 2. Sisäisten resurssien organisointi Käännöskeskuksen tärkeimpään osastoon eli käännösosastoon kuului 31. joulukuuta kaikkiaan 85 henkilöä, joista 60 oli kääntäjiä. Työn suunnittelun jaostoon kuuluu 13 henkilöä ja freelancejaostoon 6 henkilöä. Kuusi henkilöä (sihteeristö, kirjastohenkilöstö ja tietotekniikan yhteyshenkilö) työskentelee suoraan osastopäällikön alaisuudessa. Koska kääntäjien ja tukihenkilöstön käytössä on jatkuvasti kasvava määrä tietoteknisiä apuvälineitä, on luotu tietotekniikan yhteyshenkilön toimi. Hänen päätehtävinään ovat tietoteknisten tarpeiden määrittäminen, koordinointi muiden yksiköiden kanssa ja uusien sovellusten testaus. Erityistä huomiota on kiinnitetty kääntäjien kielitaitoa koskevien tietojen päivittämiseen. Tämän ansiosta on voitu määrittää paitsi kunkin kääntäjän hankkimat uudet taidot myös heidän mieltymyksensä käännöskeskuksen eri asiakkaiden erikoisaloihin. Näin käännös- ja tarkastustyöt on voitu jakaa paremmin yksilöllisten taitojen mukaisesti. Koko osasto on myös jatkanut työmenetelmiensä ja palvelun laadun parantamista. Esimerkkeinä voidaan mainita ohjeiden laatiminen ja viiteasiakirjat ulkopuolisilla kääntäjillä teetettäviä oikeudellisten asiakirjojen käännöksiä varten sekä yleisluonteisemmat ohjeet (EU:n 11 virallisella kielellä), jotka sisältävät linkkejä käännöskeskuksen asiakkaiden ja EU:n toimielinten sivustoille. B. SUHTEET ASIAKKAISIIN 1. Vuoropuhelu Tietoja vaihdetaan säännöllisesti kaikkien asiakkaiden kanssa. Tämä on tietenkin välttämätöntä, jotta käännöskeskus olisi perillä käännösten kysynnän kehityksestä ja voisi siten mukauttaa resurssinsa työn määrän vaihteluihin ja uusiin tarpeisiin. Yhteydenpidossa asiakkaiden kanssa käännöskeskuksen koordinaattoreilla on tärkeä merkitys, koska he voivat osaltaan helpottaa työtovereittensa työtä ja vaikuttaa käännösten laadun parantamiseen erityistietojensa avulla. Erilaisia hankkeita saatiin päätökseen tällä saralla, kuten sääntöjen laatiminen bibliografioiden kääntämistä varten, ohjeet erikoistermien kääntämiseen ym. Jotkut koordinaattorit ovat lisäksi määrittäneet yhteistyössä kieliteknologian jaoston kanssa tärkeimmistä asiakirjoista poimitun perusterminologian, jonka kääntäjät ovat tarkastaneet ja joka on sitten toimitettu asiakkaalle vahvistettavaksi. Virastoihin on tehty myös vierailuja, joilla on keskusteltu yhteistyötavoista terminologian ja viiteasiakirjojen suhteen. Sisämarkkinoiden harmonisointiviraston kanssa järjestettiin vuoden loppupuoliskolla erityisiä tapaamisia. Harmonisointiviraston juristi-lingvistit ja sen käännöstyön suunnitteluyksikön jäsenet kävivät kahteen otteeseen tutustumassa käännöskeskuksen käännösosastoon. Näissä tilaisuuksissa vaihdettiin tietoja sekä määritettiin oikeudellisia tekstejä käännettäessä tarvittavaa terminologiaa ja viiteasiakirjoja. Kumpikin osapuoli piti näitä tapaamisia hyvin hyödyllisinä ja toivoi, että sellaisia järjestettäisiin säännöllisemmin. Vuoropuheluun asiakkaiden kanssa liittyvät myös lomakkeet, joilla mitataan asiakkaiden tyytyväisyyttä. Lomake lähetetään automaattisesti jokaisen toimitetun käännöksen yhteydessä. Asiakas lähettää halutessaan täytetyn lomakkeen takaisin käännöskeskukseen ja voi siten ilmoittaa käännöskeskukselle helposti ja nopeasti erityisistä termiongelmista, toivomastaan 14

17 esitystavasta ja tyylistä, myönteisistä arvioistaan ym. Liitteessä VII on esitetty tulokset. Valitettavasti palautteen määrä, joka oli jo alhainen vuonna 2001, (1,5 % kaikista käännöksistä) laski edelleen vuonna 2002 (1,29 %). On kuitenkin myönteistä, että kielteisen palautteen osuus käännösten kokonaismäärästä laski 0,78 prosentista vuonna ,62 prosenttiin vuonna Nämä luvut sisältävät kaikenlaisen palautteen, joskin suurin osa siitä on saatu asiakkaille käännöksen mukana toimitetuista asiakastyytyväisyyttä koskevista lomakkeista. Näiden tulosten analysointi osoittaa, että yleisin ongelma asiakkaiden mielestä on terminologia. Kussakin tapauksessa ongelmaa on tarkasteltu sisäisesti sen perussyyn löytämiseksi, ja asiakkaille on ilmoitettu tämän tarkastelun tuloksesta. Tarvittaessa haluttu terminologia on lisätty käännöskeskuksen tietokantaan tulevaa käyttöä varten. Lukuun ottamatta näitä tapauskohtaisia toimenpiteitä tästä palautteesta ilmenevät suuntaukset ovat kuitenkin liian vähäisiä, jotta niiden perusteella voitaisiin tehdä yleisiä päätöksiä. 2. Pyrkimykset yksinkertaistamiseen a) Työnkulku Käännöskeskuksen kaksi työnkulkujärjestelmää, Flosys (asiakirjat) ja Nemo (tavaramerkit) kehitettiin vuonna 2001, ja niitä on parannettu lisäämällä niihin erilaisia moduuleja. Tarkoituksena oli parantaa niiden suorituskykyä ja myös mukauttaa ne paremmin käyttäjien tarpeisiin ja vaatimuksiin. Flosys-järjestelmään lisättiin sen ensimmäisen käyttövuoden aikana erilaisia teknisiä ja käsitteellisiä parannuksia. Useita asiakirjojen kääntämisessä käytettäviin sovelluksiin liittyviä moduuleja kehitettiin ja lisättiin siihen (Excel TRADOS TWB:tä varten, Powerpoint TRADOS TWB:tä varten, HTML TRADOS Tag Editoria varten ja XML TRADOS Tag Editoria varten). Tämän ansiosta melkein kaikki asiakkailta elektronisesti tulevat alkuperäiset tekstit voidaan nyt käsitellä kokonaan Flosys-järjestelmässä käännöksen apuvälineitä käyttäen. Myös työ, joka liittyy moduulin "viiteasiakirjat" yhdistämiseen tähän järjestelmään, on saatettu loppuun. Tämän moduulin ansiosta kääntäjille ja käännösten tarkastajille sekä myös freelancekääntäjille voidaan siirtää nopeammin ja varmemmin heidän tarvitsemansa tiedot viiteasiakirjoista Lotus Notes -järjestelmässä, joka on yhdistetty työnkulkuun. Se saataneen toimintavalmiiksi vuoden 2003 aikana. Flosys Web -moduuli, joka esiteltiin asiakkaille huhtikuussa pidetyssä kokouksessa, on kehitetty kokonaan valmiiksi, ja sitä testattiin heinäkuun ja joulukuun välisenä aikana. Sen käyttöönoton ajankohdaksi määrättiin 1. tammikuuta Tämän järjestelmän ansiosta käännöskeskuksen eri asiakkaat voivat itse kirjata käännöspyyntönsä suojatulle Internetsivustolle. Näin käännöstilausta koskevan lomakkeen tiedot käsitellään elektronisesti koko työnkulun ajan asiakkaan suorittamasta koodauksesta lähtien. NEMO-järjestelmää on parannettu ottamalla käyttöön kaksi uutta sisäistä versiota, toinen keväällä ja toinen alkusyksystä. Muutokset merkitsivät uusien toimintojen lisäämistä käännösja tarkastusliittymiin sekä palvelinta koskevia monimutkaisempia mukautuksia. Vuoden lopussa ulkopuolisille kääntäjille toimitettiin toinen, parannettu versio. Käännöskeskuksessa suoritettiin sisäinen kysely käyttäjien tyytyväisyydestä. Se osoitti, että järjestelmään oltiin yleisesti ottaen 15

18 tyytyväisiä. Kyselyn ansiosta saatiin myös hyvin arvokkaita ehdotuksia järjestelmän parantamiseksi, ja se osoitti, että sovellusta kehitettiin oikeaan suuntaan. Seurantatoimenpiteinä on otettu käyttöön joitakin väliaikaisia ja joitakin pysyviä ratkaisuja. Vuoden 2003 kuluessa lisätään asteittain uusia muutoksia. b) Translator s Workbench -ohjelma Translator s Workbench (TWB) ryhmä keskittyi neljään aihekokonaisuuteen: Erilaisten käännösmoduulien kehittäminen TWB:n kanssa (Excel TRADOS TWB:tä varten, Powerpoint TRADOS TWB:tä varten, HTML TRADOS Tag Editoria varten ja XML TRADOS Tag Editoria varten). Eri muistien ylläpito (tietokannat, jotka koostuvat lähtökielestä kohdekieleen käännetyistä lauseista). Tässä on syytä täsmentää, että hallinta-alueiden määrää on vähennetty 16:sta 14:ään ja että muistien määrää on vähennetty 180:een. Syötettyjen lausekokonaisuuksien (lauseiden ja niiden käännösten) kokonaismäärä on noin EUROPOL-muisteja on nyt 38, ja niissä on hakukokonaisuutta. Linjaukset, jotka ovat käännöstyön pohjana TWB:ssä. TWB-järjestelmien teknisten ongelmien ratkaiseminen. Lisäksi ryhmä on osallistunut hyvin erikoistuneisiin teknisen alan kokouksiin ja seminaareihin saadakseen lisätietoa alan viimeisimmistä uutuuksista. c) Viiteasiakirjat Viiteasiakirjayksikkö on ollut toiminnassa vähän yli vuoden. Sen tehtävänä on ollut tehdä valmistelutyötä 1300 asiakirjaa varten hallinnon tai juridiikan alalta tai erikoistuneemmilta aloilta kuten esimerkiksi työterveys ja työturvallisuus, rotusyrjintä ja muukalaisviha, yhteisön tavaramerkit ja mallit jne. Tähän työhön liittyi noin 4000 asiakirjaa paperimuodossa, elektronisessa muodossa ja Internetissä. Lisäksi laadittiin tietokanta, joka sisältää kaikki käännöskeskuksen OHMI:lle kääntämät riitaasioihin liittyvät oikeudelliset asiakirjat. Siinä on nyt jo hakumahdollisuutta ja sitä saatetaan ajan tasalle päivittäin. Yksikkö on myös tehnyt huomattavan määrän asiakirjahakuja Internetistä ja muista lähteistä tulevien jäsenvaltioiden osalta. Näin se voi vastata tulevien virallisten kielten erityisiin käännöstarpeisiin ja myöskin perustaa asiakirjapankin (perustamisasetukset, täytäntöönpanoasetukset ym.), joka on tarpeen tässä laajentumista edeltävässä vaiheessa. 3. Uusi terminologiaa koskeva strategia Vuoden 2001 lopulla tehtiin ulkopuolisten kääntäjien tyytyväisyyttä mittaava kyselytutkimus. Heitä pyydettiin kertomaan mielipiteensä käännöskeskuksen heidän käyttöönsä toimittamista terminologisista resursseista. Vastaajista 36 prosenttia piti käännettävien tekstien mukana lähetettyjä sanalistoja usein sopivina ja 25 prosenttia joskus sopivina. Freelance-sivustolta Internetistä ladattavat terminologiset tiedot olivat 44 prosentin mielestä usein sopivia ja 19 prosentin mielestä joskus sopivia. Asiakkaiden tyytyväisyyttä mittaavat lomakkeet, jotka seuraavat automaattisesti jokaisen lähetetyn käännöksen mukana, osoittavat, että suurin osa kielteisestä palautteesta koskee termiongelmia 16

19 (ks. liite VII). Ne voidaan jakaa kahteen kategoriaan: lähtötekstin termien kattaminen vain osittain ja sellaisten oikeiden termien puuttuminen, joita olisi saatavilla asiakasta koskevista lähteistä. Näiden tietojen pohjalta käännöskeskus on kehittänyt lähestymistavan, jonka avulla näitä kahta asiaa voidaan käsitellä järjestelmällisesti. Se koostuu neljästä osasta: Erityisten asiakirjaresurssien luominen Alkuvaiheessa, ennen kuin päästään kehittyneempään järjestelmään, sanalistoja laaditaan tietyntyyppisiä asiakirjoja ja tiettyjä asiakkaita varten, esimerkiksi vuosikertomuksia tai tiedotteita varten. Nykyisten resurssien käyttäminen hyväksi Käännöskeskuksen aiemmin kääntämät tekstit ovat huomattava kielellinen resurssi. Monien markkinoilla olevien ohjelmien avulla voidaan poimia termejä puoliautomaattisesti monikielisistä tekstikokoelmista. Näiden järjestelmien ansiosta yksikielisiä tai linjaustoiminnolla käsiteltyjä kaksikielisiä tekstejä voidaan käydä läpi ja saada mahdollisesti sopivia termilistoja ja niiden käännöksiä uusien termisanastojen laatimiseksi. Termiresurssien vahvistaminen ja korjaaminen Käännöskeskuksen termiresurssien vahvistaminen on tärkeää työtä laadunvarmistuksen kannalta. Jos virastot tai kansallisten viranomaisten asiantuntijat vahvistaisivat selkeästi sanalistat, virastot voisivat vaatia käännöskeskusta käyttämään näitä sanalistoja käännöksissään. Käännöskeskuksen termitietokanta (EUROTERMS) Vuonna 2002 EUROTERMS-tietokannan hakusanojen määrä kasvoi huomattavasti (yhteensä sanalla). Määrä kasvoi eniten Euroopan ympäristökeskuksen terminologian osalta (noin 6850 hakusanaa), ja toisena oli Euroopan lääkearviointivirasto (1000 hakusanaa). Tietokannassa on nyt hakusanaa. Käännöskeskuksen kääntäjät ovat lisänneet uusia hakusanoja, ja termityöryhmä on kerännyt ulkopuolisia sanalistoja ja lisännyt ne tietokantaan. C. ALIHANKINTAKÄÄNNÖKSET 1. Sopimuspolitiikka Käännöskeskus järjesti yksitoista tarjouskilpailua puitesopimusten tekemiseksi teknisten tekstien kääntämisestä teollis-/immateriaalioikeuksien alalla kaikille Euroopan unionin virallisille kielille. Käännösten kokonaismääräksi on ennakoitu noin sivua vuodessa (kaikki tarjouspyynnöt yhteensä). Näiden tarjouspyyntöjen perusteella tehdyt sopimukset tulevat voimaan vuonna Käännöskeskus julkaisi lisäksi huhtikuussa kiinnostuksenilmaisupyynnön, joka koski alihankintakäännöksiä englannista portugaliksi, islanniksi ja norjaksi. Sen perusteella laadittiin kolme ehdokasluetteloa mainittujen kieliyhdistelmien osalta. Luettelot ovat voimassa vuoden 2004 loppuun asti. Kuten aikaisempinakin vuosina, käännöskeskus julkaisi nämä pyynnöt sekä Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä että myös omalla Internet-sivustollaan. Kaikki tarjouksen esittämisessä tarvittavat asiakirjat ovat siis saatavissa elektronisesti. Näin hakijat voivat myös ilmaista kiinnostuksensa tarjouspyyntöä kohtaan elektronisella lomakkeella, jonka kopio kirjautuu 17

20 automaattisesti käännöskeskuksen Internet-palvelimelle. Elektronisen lomakkeen tietoja käytetään niiden todentamisen jälkeen tietokantaa varten, jolla voidaan seurata koko menettelyä kirjaamisesta lähtien sopimuksen tekemiseen ja sen jälkeenkin, sillä samaa tietokantaa käytetään jaettaessa käännöstöitä ja se on sovitettu yhteen taloushallinnon järjestelmän kanssa. Tietojen saatavuus elektronisessa muodossa jo menettelyn alusta lähtien on selvästi hyödyllistä, koska se säästää aikaa, vähentää menettelyyn tarvittavan henkilöstön, materiaalin ja välineiden (paperi, kirjekuoret, tulostimet ym.) tarvetta, vähentää postituskuluja ja helpottaa hallinnointia siten, että tietokanta voidaan ladata ennakolta. SOPIMUKSIA KOSKEVAT TIEDOT TM AMI EN >PT/IS/NO Ilmoitusten julkaiseminen 16. ja 19. elokuuta huhtikuuta 2002 Sopimusten voimaantulo 6. tammikuuta 2003 Vain luettelo Kiinnostuksenilmaisujen/kirjausten määrä (Internet-sivusto) Saatujen tarjousten/ehdokkaiden lukumäärä Hyväksyttyjen tarjousten/ehdokkaiden lukumäärä Luetteloihin merkittyjen yritysten lukumäärä Sopimusosapuolten hallinnointi ja tiedottaminen Freelance-jaosto osallistui aktiivisesti monenlaiseen tiedottamiseen ulkopuolisille kääntäjille. Helmikuussa vahvistettiin uudet talousteksteihin liittyvät luettelot (talouden alan tekstien kääntäminen englannista ja ranskasta kaikkiin unionin virallisiin kieliin) ja uudet ympäristöteksteihin liittyvät luettelot (ympäristöasioita koskevat tekstit englannista kaikkiin unionin virallisiin kieliin sekä norjaan ja islantiin). Kaikille sopimuksen saaneille lähetettiin kirje, jossa heitä kehotettiin kirjautumaan Internetin rajoitetulle freelance-sivustolle, jolta he saisivat tietoa työtavoista, laskutuksesta, asemastaan luettelossa, käännöskeskuksen termimuisteista ym. asioista. Tämä tiedotusmenettely uusille toimeksisaajille järjestetään vastedes automaattisesti kaikkien uusien luetteloiden vahvistamisen yhteydessä. Kaikkia erillisvirastojen viiteasiakirjoja on ryhdytty järjestämään uudelleen ja luetteloimaan. Tätä laajamittaista työtä ei voida toteuttaa ilman arvokasta yhteistyötä käännöskeskuksen asiakkaiden koordinaattorien kanssa. Tämä vaihe suoritetaan ennen kuin viiteasiakirjat lisätään Internetin freelance-sivuston kohtaan Translation Help, josta ulkopuoliset kääntäjät saavat ne käyttöönsä ennen käännöstyön aloittamista. Lisäksi työnkulkujärjestelmästä (Flosys) voidaan nyt liittää automaattisesti viiteasiakirjoja ulkopuolisille kääntäjille lähetettäviin viesteihin. Tämä merkitsee kiistämättä ajansäästöä sekä pienentää niiden virheiden riskiä, joita voi aiheutua saman tiedon syöttämisestä moneen kertaan. Ulkopuoliset kääntäjät saavat siis luotettavat viiteasiakirjat, jotka liittyvät useinkin vaikeaan ja hankalaan käännöstyöhön. Tiedotusta hoidetaan myös Newsletter-tiedotteilla. Ne keskittyvät sellaisiin aiheisiin kuin käännöskeskuksen sisäinen arviointikomitea ja ulkopuolisille kääntäjille tehty kysely tyytyväisyydestä. 18