Liiketoiminnan hallintaratkaisu pienille ja keskisuurille yrityksille. SAP Business One -ratkaisun yleiskatsaus

Transkriptio

1 Liiketoiminnan hallintaratkaisu pienille ja keskisuurille yrityksille SAP Business One -ratkaisun yleiskatsaus

2 Sisällys Johdanto 3 SAP Business One -ratkaisu: Keskeiset tekijät 4 Liiiketoimintaedut 5 Toimintojen yleiskatsaus 6 Talous 8 SAP Business One -ratkaisun talousominaisuudet 11 Integroitu asiakkuudenhallinta (CRM) 12 Myynti 13 Osto 14 Tarvesuunnittelu (MRP) 15 Varastonohjaus 16 Palvelujen hallinta 18 Microsoft Office -integraatio 19 Älykäs liiketoimintapäätös ja ohjaus 20 Integroitu Business Intelligence 22 Mobiiliratkaisu 23 Arkkitehtuuri IT-päälliköille 24 Käyttäjän määrittämä yksilöinti ja konfigurointi 26 SAP Business One Software Development Kit 27 SAP Business One Sivu 2

3 Johdanto Tietoja SAP:stä SAP auttaa kaikenkokoisia yrityksiä ja toimialoja toimimaan paremmin. Tukitoiminnoista kulmahuoneeseen, varastosta myymälään, pöytäkoneesta mobiililaitteeseen SAP antaa ihmisille ja organisaatioille mahdollisuuden toimia yhdessä tehokkaammin ja hyödyntää liiketoimintatietämystä paremmin, mikä auttaa pysymään edellä kilpailijoita. Tarjoamme ratkaisua asennettuna asiakkaan tiloihin tai pilviratkaisuna (SAP OnDemand). Ratkaisua voi käyttää myös mobiililaitteilta. SAP:n ratkaisuilla löydät ongelmat liiketoiminnan prosesseista ja voit muuttaa ne kilpailueduiksi. Voit myös tunnistaa uudet mahdollisuudet jo ennalta ja reagoida niihin nopeasti. Lisäksi saat käyttöösi järjestelmäominaisuuksia, joiden avulla voit optimoida liiketoimintasi, sekä resurssit, joiden avulla voit ulottaa parhaat käytännöt koko arvoketjuusi. SAP on liiketoimintaohjelmistojen markkinajohtaja, jolla on huomattava innovaation ja kasvun historia. SAP-sovellukset ja -palvelut auttavat yli asiakasta yli 120 maassa toimimaan kannattavammin, mukautumaan jatkuvasti ja kasvamaan kestävästi. Yhteenveto SAP Business One ratkaisu on edullinen, helposti käyttöönotettava ja monipuolinen liiketoiminnan hallintaratkaisu. Se on suunniteltu erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille. SAP Business One ratkaisu auttaa yritystä kasvamaan, lisäämään kannattavuutta sekä automatisoimaan liiketoimintaprosesseja. SAP Business One ratkaisu sisältää kaikki liiketoiminnassa tarvittavat ydintoiminnot, kuten taloushallinnon, hankintaprosessin, asiakkuudenhallinnan, varaston- ja tuotannonohjauksen sekä raportoinnin. Tietoja voidaan käsitellä tehokkaammin, mikä auttaa yritysjohtoa tekemään parempia päätöksiä. Yritysten omistajat ja johtajat saavat käsityksen koko organisaation kriittisistä, ajanmukaisista liiketoimintatiedoista yhden ainoan järjestelmän kautta. SAP Business One Maintenance -ylläpito-ohjelman avulla yritys saa automaattisesti käyttöön uudet toiminnot tuotteen kehittyessä. Jos yritys on SAP-toiminnanohjausratkaisua käyttävän globaalin organisaation tytäryhtiö, asiakas tai toimittaja, yritys voi hyödyntää esikonfiguroitua integraatiota. Tämä tarkoittaa esimerkiksi perustietojen harmonisointia (nimikkeet, asiakkaat ja toimittajat), tilikarttaa, taloustietojen konsolidointia ja sisäistä kauppaa. Suosittelen SAP Business One -ratkaisua kaikille samankokoisille yrityksille. Monet arkailevat luullen SAP:tä vain suurten yritysten ratkaisuksi. Mutta ratkaisu ei ole kallis, vaan kattava liiketoiminnan työkalu kaikille niille yrityksille, jotka todella haluavat ymmärtää toimintaansa. Philip Delaney, Managing Director, Dairyglen SAP Business One Sivu 3

4 SAP Business One -ratkaisu: Keskeiset tekijät SAP Business One ratkaisu on liiketoiminnan hallintaohjelmistojen läpimurto, joka on kehitetty kasvaville pienille ja keskisuurille yrityksille. Yksilöidyt työpisteet Yksilöllisesti mukautettavat työpisteet kaikille käyttäjille, jotka auttavat käyttämään dashboard-raportteja pääsemään yhteisiin resursseihin yhdellä napsautuksella liittämään yksilöityjä web-sivuja integroimaan Microsoft Outlook -sähköpostin helposti käyttämällä vedä ja pudota -toimintoa Integroitu asiakkuudenhallinta (CRM) SAP Business One on ainoa ratkaisu, joka sisältää pienille ja keskisuurille yrityksille suunnatun, integroidun asiakkuudenhallinnan (CRM). Sen avulla käyttäjät voivat hallita myyntimahdollisuuksiaan ja tehdä myynnin pipelineanalyyseja seurata asiakkaiden ja toimittajien profiileja, yhteystietoja ja tilien saldoja tukea sopimushallintaa ja palveluiden suunnittelua toteuttaa tehokkaan asiakastuen Tehokkaat raportointityökalut ja analyysit SAP Crystal Reports -ohjelmistoon täysin integroidut kyselyja raportointityökalut takaavat, että lähes minkä tahansa raporttirivin napsauttaminen tuo näkyviin kaikki tarvittavat lisätiedot. SAP Business One -ratkaisu tarjoaa kaikentasoisille käyttäjille työkalut, joilla päästään tärkeisiin tietoihin. Ekosysteemi SAP Business One ratkaisu tarjoaa joustavan liiketoimintaalustan, jonka avulla saat täyden hyödyn ekosysteemistä. Ratkaisun avulla yritys voi integroida kaikki liiketoiminnan osaalueet käyttämällä SAP Business One Integration Technology integrointitekniikkaa, olipa sitten kyse asiakkaista ja toimittajista tai kumppaniyrityksistä. Yrityksen ekosysteemin hallinta SAP Business One Sivu 4

5 Liiketoimintaedut SAP Business One ratkaisu on kasvavalle yritykselle luokkansa paras ratkaisu oikeaan hintaan. Se voi auttaa yritystä parantamaan tuottavuutta, leikkaamaan kustannuksia, tarttumaan tilaisuuksiin ja ennakoimaan haasteita aivan uudella tavalla. Lisää tuottoja Nopea ja helppo pääsy koko järjestelmän reaaliaikaisiin tietoihin auttaa tunnistamaan uusia myyntimahdollisuuksia, tuomaan uusia tuotteita markkinoille nopeasti ja tarjoamaan liiketoimintaa edistävää asiakastukea ja -palvelua. Vähemmän kustannuksia Uusien toimintojen lisääminen ei vaadi kalliita, useita päivityksiä ja toistuvia mukautusvaiheita järjestelmän yhdenmukaisuuden säilyttämiseksi. Liiketoiminnan hallinta vain yhdellä ratkaisulla SAP Business One ratkaisu sisältää mm. seuraavat integroidut komponentit: taloushallinto, asiakkuudenhallinta (CRM), osto, myynti, tuotannon- ja varastonohjaus. Asiakassuhteiden parantaminen Integroitu asiakkuudenhallinta tarjoaa tiimille keskeiset tiedot koko myynnin edistämiseksi ja tuen asiakastyytyväisyyden parantamiseksi. IT-ratkaisun ylläpitäminen yrityksen kasvaessa SAP Business One ratkaisu kasvaa yrityksesi mukana. Voit jättää hyvästit hitaille ohjelmille, vanhentuneille tiedoille ja tietojen tallennuksen rajoituksille. Selkeät, reaaliaikaiset dashboard-näkymät Ajanmukaiset dashboard-näkymät antavat hyödyllisiä tilannekatsauksia tunnusluvuista, jolloin taataan vertaansa vailla oleva päivittäinen liiketoimintatapahtumien hallinta. Ennakoivat hälytykset liiketoiminnan kannalta kriittisistä seikoista SAP Business One -ratkaisussa on tehokas ennakoiva liiketoiminnan hälytysjärjestelmä. Parempi tehokkuus Yksi keskitetty tietohakemisto parantaa tehokkuutta huomattavasti tarjoamalla juuri oikeat tiedot oikeille käyttäjille ja poistaa ylimääräiset tietojen kirjaukset. Paikallinen tuki Osaavien kumppaniemme verkosto tarjoaa asiantuntevan paikallisen tuen. Nopea käyttöönotto Testatut parhaiden käytäntöjen mukaiset liiketoimintaprosessit helpottavat käyttöönottoa ja lyhentävät käyttöönottoprosessin jopa muutamaan viikkoon. Valuuttatapahtumien tuki Liiketapahtumia voi kirjata ja raportoida eri valuutoin. Monikielisyyden tuki Saatavissa 27 kielellä, tukee paikallista lainsäädäntöä ja asetuksia 40 maassa ja käytössä 34 muussa maassa. SAP Business One -ratkaisun integrointi Microsoft Officeen SAP Business One ratkaisu on täysin integroitu Microsoft Office -tuotevalikoiman kanssa (Microsoft Outlook mukaan lukien). Se mahdollistaa saumattoman viestinnän, joka voi kattaa koko organisaation ja kaikki liiketoiminnan toiminnot. Osastot voivat jakaa keskenään kontakteja, tapaamisia ja tehtäviä. SAP Business One -ratkaisun integrointi SAP Business Suite -ratkaisuun SAP Business One ratkaisu on integroitu saumattomasti SAP Business Suite -ratkaisuihin. Avoimen arkkitehtuuriin ansiosta sen voi helposti integroida myös muiden ohjelmistotoimittajien ratkaisuihin. Avoimen arkkitehtuurin avulla voi hyötyä kaikista SAP-ohjelmiston mittavista eduista. SAP Business One Sivu 5

6 Toimintojen yleiskatsaus Toimintoalueiden yleiskatsaus SAP Business One ratkaisu on kattava ja monipuolinen liiketoiminnan hallintaratkaisu, joka tarjoaa helppokäyttöisen käyttöliittymän ja yrityksen ensisijaisen toiminnanohjaussovelluksen. Ratkaisu sisältää kaikki hallintatoiminnot, joiden avulla voi mukauttaa ja varmuuskopioida tietoja, määrittää valuutta kursseja, määrittää käyttöoikeuksia ja hälytyksiä sekä hyödyntää myös muiden kuin SAP-ohjelmistojen tietoja. Sen lisäksi ratkaisussa on 11 toimintoaluetta, joiden avulla voidaan virtaviivaistaa yrityksen liiketoimintaprosessit. Toimintoalueita ovat: Talous Hallitsee kaikki taloushallinnon tapahtumat, kuten pääkirjan, tilien määrityksen ja ylläpidon, päiväkirjakirjaukset, valuuttaerot ja budjetoinnin. Pankkitapahtumat Huolehtii talouskäsittelystä, kuten kassaanmaksuista, shekkien kirjoittamisesta, tilisiirroista, talletuksista, ennakkomaksuista, luottokorttimaksuista ja täsmäytyksistä. Sisäinen laskenta Moniulotteisten kustannuspaikkojen ja jakosääntöjen määrittämisen avulla kustannuksia voi kohdentaa ja liiketoimintaa analysoida kustannuspaikoittain. Myynti Auttaa luomaan tarjouksia, kirjaamaan myyntitilauksia, määrittämään toimituksia, päivittämään varastomääriä sekä hallitsemaan kaikkia laskuja ja myyntireskontraa. Osto Hallitsee ja ylläpitää toimittajatapahtumia, kuten toimittajan tarjousten ja tilausten tekemistä, varastomäärien päivittämistä, tuontitavaroiden hankintahintojen laskemista sekä palautusten, hyvitysten ja maksujen käsittelemistä. Integroitu asiakkuudenhallinta Hallitsee kaikkia asiakkaiden, jälleenmyyjien ja toimittajien tietoja sekä profiileja, kontaktien yhteenvetoja, tilien saldoja ja myynnin pipeline-analyyseja. Voimme toteuttaa samoja menettelytapoja jokaisessa maassa. SAP Business One -ratkaisun raportointitoiminnot ovat erittäin hyviä. Nyt voin esimerkiksi tehdä raportin toimitusajoista koko Euroopan alueelta vain yhdellä painikkeen napsautuksella. Tarvittavat tiedot ja raportit saadaan nopeasti ja helposti. Michael Spatny, General Manager, Anritsu EMEA SAP Business One Sivu 6

7 SAP BUSINESS ONE -OMINAISUUKSIEN YLEISKATSAUS* Raportointi- ja tietonavigointiominaisuudet Perustana olevat SAP-tekniikat (Vedä ja yhdistä, hälytykset ja käyttöliittymän mukautus) Taloushallinto Myynti Palvelu Osto Varasto Tuotanto tilikartta mahdollisuuksien palvelusopimusten toimittajan tarjoukset tuotehallinta rakenne tilisegmentit ja pipelinen hallinta hallinta ostotilaukset tuotekyselyt tuotantotilaukset päiväkirjakirjaukset kontaktien hallinta palveluiden ostojen toimitus hinnastot ennusteet ennakkokirjatut tositteet tarjoukset suunnittelu ostojen palautukset saapuminen materiaaliresurssien toistuvat tapahtumat tilaukset useiden asiakas- ostohyvitykset varastoon suunnitteluavustaja vaihtokurssit useina laskut kontaktien seuranta tavaran vapautus varastosta suositusraportit valuuttoina toimitukset tietämyskanta hankintahinnat varastotapahtumat talousraportit palautukset palvelupyyntöjen varastosiirrot budjettikustannuspaikat hinnastot useina hallinta sarjanumeroiden alv-laskelmat valuuttoina seuranta useat toimintajaksot asiakashallinta erähallinta talletukset katelaskenta keräily ja pakkaus shekit Microsoft Office sarjan koonti hyvitykset -integraatio kuitit lykätyt maksut Software Development Kit ja SAP Business One -integraatiotekniikka Varastonohjaus Hallitsee varastosaldoja, tuotehallintaa, hinnastoja, erikoishintoja, varastosiirtoja ja varastotapahtumia. Tarvesuunnittelu (MRP) SAP Business One ratkaisu tarjoaa yksinkertaisen, mutta tehokkaan suunnittelujärjestelmän, joka auttaa tuotannonsuunnittelijoita tai ostajia suunnittelemaan ja hallitsemaan tuotteita tuotantoa tai ostoa varten eri perusteiden mukaan. Palvelusyklien hallinta Optimoi palveluosastojen potentiaalin tarjoamalla tuen palvelutoiminnalle, palvelusopimusten hallinnalle, palveluiden suunnittelulle, asiakaskontaktien seurannalle, asiakastuelle ja myyntimahdollisuuksien hallinnalle. Työntekijäprofiilit Tarjoaa henkilöstön hallintaominaisuudet, joihin sisältyvät työntekijöiden lisätiedot, yhteystiedot ja poissaoloraportit. Raportointi Tehokkaita raportteja lähes jokaisesta liiketoiminnan näkökulmasta. Raportoitavia kohteita voivat olla esimerkiksi asiakkaan ja toimittajan saatavat, myynti, kassavirta, asiakaskontaktien yhteenvedot, kirjanpito, varastosaldot, tilinpäätökset, hinnoittelu, asiakaskontaktit ja paljon muuta (valmiiden raporttien tai käyttäjän määrittämisen kyselyiden avulla). Integroitu SAP Crystal Reports tarjoaa lisää yksityiskohtaisia analyyseja ja graafisen raportoinnin. * Tämä ei ole täydellinen luettelo SAP Business One Sivu 7

8 Kansainvälisten tilinpäätösstandardien käsittely (IFRS) IFRS yleistyy pienissä ja keskisuurissa yrityksissä, joten käyttäjät tarvitsevat yksinkertaisia tapoja rinnakkaisten pääkirjatilien käyttämiseen. Tällä tuetaan raportointia sekä paikallisten että IFRS-standardien mukaisesti. SAP Business One -ratkaisu tarjoaa rinnakkaisissa pääkirjatileissä tarvittavien tallennusja raportointitapahtumien tuen sekä raportit, joita tarvitaan tilinpäätösten tekemiseen IFRS-vaatimusten mukaisesti. Moniulotteiset kustannuspaikat SAP Business One -ratkaisun avulla kustannuspaikkoja voidaan hallita moniulotteisesti ja taloustietoja voidaan analysoida yrityksen tarvitsemalla tavalla. Yritykset voivat helposti luoda hierarkkisen kustannuspaikkarakenteen kehittynyttä ja tarkkaa raportointia varten. Ulkoinen laskenta SAP Business One -ratkaisussa on valmiina maakohtainen tilikartta, jota voi mukauttaa yrityksen vaatimusten mukaan. Tarvittaessa tilikartta voidaan määrittää yrityskohtaisesti. Päiväkirjakirjaukset Käyttäjät voivat luoda uusia päiväkirjakirjauksia ja hakea olemassa olevia kirjauksia. Valtaosa päiväkirjakirjauksista luodaan automaattisesti myynti-, osto- ja pankkitapahtumien perusteella. Sen lisäksi kunkin tapahtuman voi kohdistaa automaattisesti projektille tai kustannuspaikalle. Toistuvat kirjaukset Käyttäjät voivat määrittää, miten omat kirjaukset suoritetaan säännöllisesti ulkoisessa laskennassa. He voivat myös määrittää jokaisen toistuvan kirjauksen suoritustiheyden. Tällöin ratkaisu muistuttaa automaattisesti kirjausten syöttämisestä. Päiväkirjakirjausten peruuttaminen Kuukauden lopun jaksotuksen kirjauksia voi peruuttaa automaattisesti. Määritettyjen kirjausten peruutus tapahtuu oletusarvoisesti seuraavan kalenterikuukauden ensimmäisenä päivänä, mutta kullekin kirjaukselle voi tarvittaessa määrittää myös muun peruutuspäivämäärän. Vaihtokurssierot Kausittain voidaan arvioida avoimia eriä ulkomaanvaluuttoina, tunnistaa erot ja valita asianmukaisen oikaisutavan. Talousraporttimallit Käyttäjät voivat luoda nopeasti ja helposti rajattoman määrän talousraporttimalleja. Malleja voidaan luoda mihin tahansa tarkoitukseen, kuten lisätuloslaskelmia varten. Ennakkokirjatut tositteet Käyttäjät voivat tallentaa useita päiväkirjakirjauksia eräksi ja käsitellä niitä samanaikaisesti. Siten kirjaukset voidaan tarkistaa ja koota ennen niiden syöttämistä pääkirjaan. Kirjausmallit Käyttäjät voivat määrittää pääkirjatilin tiliöintimallit, mikä säästää aikaa ja auttaa välttämään virheitä päiväkirjakirjausten manuaalisessa kirjaamisessa. Täydellinen tilikartta SAP Business One Sivu 8

9 SAP Business One on erittäin vakaa järjestelmä, joka antaa haluamamme aikakehyksen raportointia varten. Kuukauden lopun tehtävät valmistuvat kolme kertaa nopeammin ja pienemmällä työpanoksella. Kuukausitilinpäätökseen kului ennen 17 päivää. Nyt se vaatii vain viisi päivää. Sen lisäksi raportointityökalut ja dokumentointi ovat entistä parempia. Stephen Trillo, IT Manager, Lotte Chemical (UK) Ltd. Asiakassaatavien erääntymisanalyysin kojetaulu Budjetit Budjetteja voidaan määrittää ja hallita tilikohtaisesti. Käyttäjät voivat konfiguroida budjettikohdistusmenetelmiä, määrittää budjettimääriä kaikkissa valuuttoissa (paikallisena, ulkomaan tai kumpanakin valuuttana) sekä näyttää budjettiyhteenvetoraportin, joka vertailee toteutuneita ja suunniteltuja määriä. Sen lisäksi online-hälytyksen voi määrittää ilmoittamaan tapahtumasta, joka on ylittämässä kuukausi- tai vuosibudjettia. Kustannuspaikan määritys Käyttäjät voivat määrittää eri kustannuspaikkoja tai osastoja. Vastaavat tuotto- ja kulutilit voidaan kohdistaa ennalta määritettyyn kustannuspaikkaan tilikartassa. Jakosääntöjen määritys Määritettyjen kustannusten ja kokemuksen perusteella eri jakosääntöjä voidaan määrittää eri liiketoiminta-aspekteja varten ja kohdistaa sen jälkeen tuotto- tai kulutiliä vastaavaan jakosääntöön. Kustannuspaikkojen ja jakosääntöjen taulu Kustannuspaikat ja jakosäännöt voidaan näyttää taulumuodossa. Kaikki luvut esitetään selkeästi ja niitä voidaan mukauttaa tarpeen mukaan. Myös lisäkustannuspaikkoja ja -jakosääntöjä voi määrittää. Kun kaikki kustannuskertoimet on määritetty, järjestelmä kohdistaa ne automaattisesti yksittäisiin kustannuspaikkoihin jokaisessa tapahtumassa, joten yksityiskohtaiset kustannustiedot ovat nopeasti käytettävissä. Kustannuspaikkaraportti Tämä tuloslaskelma perustuu sekä suoriin että epäsuoriin tuottoihin ja kustannuksiin jakosääntöjen määritysten mukaisesti. Sen voi suorittaa mille tahansa kustannuspaikalle. Käyttäjät voivat valita vuosi- tai kuukausinäytön ja vertailla tuloksia edelliskauden lukuihin. SAP Business One Sivu 9

10 SAP Business One Sivu 10

11 SAP Business One -ratkaisun talousominaisuudet Reaaliaikainen kirjanpito Täysin integroidut taloustoiminnot SAP Business One -ratkaisussa on täysin integroidut talous- ja pankkikäsittelytoiminnot. Kun tapahtumat kirjataan, ohjelmisto luo pääkirjaan päiväkirjakirjauksen. SAP Business One -ratkaisu automatisoi kaikki keskeiset tapahtumat. Manuaalista kirjaamista tai eräkäsittelyä ei tarvita. Erittäin nopea porautuminen Kirjaustason tietoihin voi porautua helposti. Esimerkiksi myyntitapahtumaa liittyvästä päiväkirjakirjauksesta voi porautua tilikartan tietoihin. Täydellinen tilikartta Tilikartassa voi porautua saldokenttään, josta näkee kyseisen saldon muodostavat tapahtumat. Tilinpäätös Monitasoiset raportit Monitasoista raportointia voi tehostaa tilikarttojen ja moniulotteisten kustannuspaikkojen joustavalla konfiguroinnilla. Integroidut raportit SAP Business One ratkaisu tarjoaa kattavan valikoiman integroituja raportointityökaluja yrityksen, kirjanpidon, varastonhallinnan ja talousraporttien sekä tiliotteiden laatimiseen. Raportteja voi siirtää erimuotoisiin tiedostoihin, kuten Microsoft Excel -, Microsoft Word - ja PDF-tiedostoihin. XL Reporter -työkalu XL Reporter -työkalu tarjoaa SAP Business One -ratkaisun tosiaikaiset tietonäkymät yhdessä Microsoft Excel -raporttimuotojen kanssa. Kuukausitilinpäätös Nopeutetut tilinpäätösominaisuudet SAP Business One ratkaisu auttaa nopeuttamaan kuukausitilinpäätöstä. Toimintoikkunassa voi määrittää tehtäviä henkilöille tai tehdä muistutuksia tiettyjen tilinpäätökseen liittyvien seikkojen toteuttamiseksi. Täsmäytystilien määrittäminen SAP Business One ratkaisu voi määrittää tilejä täsmäytystileiksi. Täsmäytystilejä voi määrittää oletuskirjaustileiksi asiakas- tai toimittajasaldojen lisäämistä tai vähentämistä varten. Siten taataan pääkirjan ja apukirjan välinen synkronointi. Kirjausmallit Kirjausmallien avulla kustannuksia tai tapahtumia voi kohdistaa useille osastoille kiinteiden prosenttiosuuksien perusteella. Toistuvien kirjausten avulla voidaan luoda kiinteäsummaisia tapahtumia. Peruutustapahtumia käyttämällä peruutuspäivämäärän oletusarvoksi voi määrittää seuraavan kuukauden ensimmäisen päivän tai kyseisen päivämäärän voi myös halutessaan ohittaa. SAP Business One Sivu 11

12 Integroitu asiakkuudenhallinta (CRM) Täydellinen myynnin ja palveluiden hallinta SAP Business One ratkaisu sisältää täysin integroidut CRM-toiminnot. Ne takaavat asiakashankinnan, asiakkaan sitouttamisen, asiakasuskollisuuden ja liiketoiminnan kannattavuuden täydellisen hallinnan. Saumattomasti integroidut ominaisuudet markkinoinnin, myynnin ja palveluiden alueella tekevät koko asiakassuhteen elinkaaren näkyväksi. SAP Business One -ratkaisu: CRM-myynti SAP Business One ratkaisun CRM-myyntisyklin hallintatoiminnot tallentavat jokaisen myyntimahdollisuuden koko asiakassuhteen elinkaaren aikana liidin tunnistamisesta löytämiseen, luokitukseen, päättämiseen ja lopulta jälkimarkkinointiin ja tukeen asti. Integroidun CRM:n avulla voi syöttää mahdollisuuden tiedot, kuten lähteen, potentiaalisen kaupan koon, päätöspäivämäärän, kilpailijat ja toiminnot. Keskeiset ominaisuudet ja toiminnot Myynti (myyntireskontra): auttaa luomaan tarjouksia, syöttämään myyntitilauksia, määrittämään toimituksia, päivittämään varastomääriä sekä hallitsemaan kaikkia laskuja ja myyntisaamisia. Osto (Ostoreskontra): hallitsee ja ylläpitää toimittajatapahtumia, kuten toimittajan tarjouksien ja tilausten tekemistä, varastomäärien päivittämistä, tuontitavaroiden hankintahintojen laskemista sekä palautusten, hyvitysten ja maksujen käsittelemistä. Liikekumppanit: hallitsee kaikkia asiakkaiden, jälleenmyyjien ja toimittajien tietoja, kuten sähköpostiosoitteita, profiileja, myyntiraportteja, liikekumppanien kanssa tehtäviä toimintoja ja tilien saldoja. Sen lisäksi käyttäjän toimintokalenterissa voi etsiä tarvittavan kohteen hakutoiminnolla. Raportit ovat erittäin tärkeä osa CRM:n toimintoja. Niiden avulla voi analysoida mahdollisuuksia liidin lähteen, alueen, toimialan, asiakkaan ja tuotteen mukaan. Raportteja voi käyttää ennusteiden tekemiseen ja ennakoidun liikevaihdon näyttämiseen eri aikaväleillä, kuten kuukauden ja vuosineljänneksen mukaan. Liidien jakautumisen näkee lähteen mukaan tietyllä aikavälillä. Siten voi tunnistaa kannattavimmat liidit. Graafinen raportointi Tehokas graafinen raportointi takaa johdolle täydellisen näkyvyyden. Esimiehet voivat tarkastella koko pipelinea tai suodattaa raportista yksittäiset myyjät, asiakkaat, liidit, myyntisyklin vaiheet ja paljon muuta. SAP Business One Sivu 12

13 Myynti SAP Business One ratkaisu on joustava työkalu tarjousten sisällön tai minkä tahansa tositteen luomiseen. Ratkaisu tukee erilaisia rivityyppejä, jolloin välisummia voi luoda edeltävistä riveistä. Vapaamuotoista tekstiä voi lisätä mihin tahansa tositteeseen sekä tuoda näkyviin suositeltavia vaihtoehtotuotteita. Vakiohuomautuksia voi tallentaa ja käyttää uudelleen. Myös ylä- ja alatunnisteen tekstin voi määrittää erikseen kullekin tositteelle. Katteen voi laskea jokaisen tarjouksen osalta. Asiakkaalle viimeksi tarjotut myyntihinnat saa helposti näkyviin. Kun tarjous on luotu, se voi viedä Microsoft Word -ohjelmaan yhdellä hiiren napsautuksella. Tilaus Tämä ominaisuus yksinkertaistaa myyntitilauksen rekisteröintiä tarjoamalla vajauksen ilmetessä tilauksen tekijälle täydellisen näkymän tuotteen varastotilanteesta useassa varastossa. Saatavuustarkistustoiminnon avulla tilauksen tekijä voi tehdä tilauksen vaihtoehtotuotteiden luettelosta tai sallia tuotteen osatoimituksen. Käyttäjät voivat luoda tilauksia, joissa jokaiselle riville voi määrittää eri toimituspäivämäärän ja toimitusosoitteen. Ostotilauksia voi luoda automaattisesti myyntitilauksesta ja toimittaa niitä suoraan asiakkaan toimipisteeseen. Toimitus Toimitustoiminnon avulla lähetysosasto voi luoda tarvittavan pakkausluettelon kaikille asiakkaalle lähettäville tavaroille. Integroitu pakkausprosessi mahdollistaa tuotteiden "virtuaalisen" lisäämisen eri paketteihin toimituksen aikana. Lähetyksen seurantanumeron voi tallentaa. Lähetyslistassa olevan lähetyksen tilan voi tarkistaa yhdellä hiiren napsautuksella. Varastomäärät päivitetään automaattisesti, kun toimitus on tehty. Palautukset Palautuksia voi käsitellä helposti ilman hyvityksiä tai palautuksia voi korjata palautustositteella. Myyntilasku Lasku luo automaattisesti vastaavan päiväkirjakirjauksen. Sen tuloksena voi luoda automaattisen kuitin, jos asiakas maksaa osan laskusta välittömästi. Myyntilasku ja maksu Laskun ja kuitin voi luoda yhdellä kertaa käyttämällä samaa tositetta. Keskeisiä myyntianalyysitietoja vuorovaikutteisten dashboard-rapottien kautta Myynnin hyvityslasku Kun asiakkaalle luodaan hyvityslasku esimerkiksi tavaranpalautuksen vuoksi, tarvittavat tiedot voi tuoda helposti alkuperäisestä laskusta tai mistä tahansa muusta myyntitositteesta. Tositteen tulostus Kaikki myynti- ja ostotositteet voi tulostaa. Valintaperusteena voi käyttää kautta, tositenumeroa ja tositelajia. Tositteenluontiavustaja Olemassa olevat myyntitositteet voi koota yhdeksi laskuksi. Avustaja on erityisen hyödyllinen silloin, kun kuukauden aikana luodaan erilaisia tilauksia ja lähetyslistoja, mutta kullekin asiakkaalle tarvitaan yksi koontilasku kuukauden lopussa. Tositeluonnokset Kaikkia luonnoksiksi tallennettuja tositteita voi tulostaa, muokata ja hallita. Perintäavustaja Tämä tehokas avustaja käsittelee useita asiakaskohtaisia kehotuskirjeitä ja ylläpitää perintähistoriaa jokaiselle asiakkaalle. Avustajan avulla asiakkaan avoimet laskut voi tarkistaa säännöllisin väliajoin, esimerkiksi kuukausittain tai viikoittain. Eri perintätasoilla voi lähettää kehotuskirjeitä ennalta määritetyin aikavälein. Sen lisäksi käyttäjät voivat määrittää korkojen ja perintäkulujen laskentamenetelmän. Toimitamme tuotteita maailmanlaajuisesti. Jokaisella lähetyksellä on oltava juuri oikea dokumentaatio. Aiemmin kaikki tositteet oli luotu manuaalisesti. Nyt ne saadaan aikaa ja työtä säästäen suoraan SAP Business One -ratkaisusta. Mark Johnson, Managing Director, Tacktick Limited SAP Business One Sivu 13

14 Osto Tarjouspyyntö SAP Business One ratkaisu tarjoaa yritykselle työkalut hankintaprosessin käsittelyyn. Avustaja opastaa tarjouspyyntöjen tekemisessä verkon kautta ennen toimittajien vastauksia ja varsinaista päätöstä. Ostotilaus SAP Business One -ratkaisun avulla käyttäjät voivat tilata tuotteita ja palveluita toimittajilta. Tilaukset päivittävät tilattujen nimikkeiden saatavissa olevan määrän ja ilmoittavat varastopäällikölle arvioidusta toimituspäivämäärästä. Käyttäjät voivat jakaa yhden ostotilauksen useisiin osiin esimerkiksi silloin, kun nimikkeitä täytyy lähettää useisiin varastoihin. Jakoa tai muokkauksia tarvitaan jos kullekin lähetykselle voidaan luoda eri pakkausluettelot ja lähetyslistat. Jokainen ostotilauksen tai ostoreskontratositteen rivi voidaan kohdistaa eri varastoon. Tavaranvastaanotto Toimituksen voi vastaanottaa varastoon tai toimitukset voi kohdistaa useisiin varastoihin. Tavaranvastaanoton voi linkittää ostotilaukseen, ja ostotilausmäärän voi muuttaa todellisen vastaanotetun määrään mukaan. Oston hyvityslasku Käyttäjät voivat tehdä toimittajalle hyvityslaskun palautetuista tavaroista. Tarvittavat tiedot voi helposti siirtää alkuperäisestä laskusta, samoin kuin minkä tahansa muunkin myynti- ja ostotositteen kohdalla. Tavaran hankintahinnat Käyttäjät voivat laskea tuotujen tavaroiden ostohinnan. He voivat kohdistaa erilaisia aiheutuneita hankintakustannuslajeja (esim. rahti-, vakuutus- ja tullimaksut) jokaisen tuotteen FOBkustannuksiin, mikä päivittää toteutuneen varastoarvon. Tositeluonnokset Kaikkia luonnoksiksi tallennettuja ostotositteita voi tulostaa, muokata ja hallita. Tositteen tulostus Kaikki myynti- ja ostotositteet voi tulostaa. Valintaperusteena voidaan käyttää kautta, tositenumeroa tai tositelajia. Palautukset Palautustositteen avulla voi käsitellä toimittajalle palauksen. Ostolasku Toimittajalaskuja käsiteltäessä SAP Business One ratkaisu luo myös päiväkirjakirjauksen. Näitä tietoja voi käyttää seuraavien maksujen käsittelyyn. Ostotilauksen luonti SAP Business One -ratkaisussa luodut ostotilaukset voidaan tulostaa, faksata tai lähettää sähköpostilla suoraan tavaran toimittajalle. SAP Business One Sivu 14

15 Tarvesuunnittelu (MRP) MRP Avustaja auttaa suunnittelemaan ja optimoimaan tulevat materiaalitarpeet sekä hallitsemaan ja suorittamaan osto- ja tuotantosuosituksia ja poikkeuksia. MRP-avustaja auttaa vähentämään kustannuksia ottamalla huomioon minimitilausmäärät ja moninkertaiset tilaukset, jolloin käyttäjät voivat esimerkiksi hyödyntää ostohinnanalennuksia tai vakiotuotantoeräkokoja. SAP Business One ratkaisu tarjoaa tehokkaan suunnittelujärjestelmän, joka auttaa tuotannonsuunnittelijoita tai ostajia suunnittelemaan ja hallitsemaan tuotteita tuotantoa tai ostoa varten eri perusteiden mukaan. Ennusteiden määritys Tarvetta voi ennakoida ennusteiden perusteella. Enää ei tarvitse turvautua vain vastaanotettuihin tilauksiin. Ennustelaskelmien avulla voi ennakoida tuotteen tulevaa tarvetta ja mukauttaa tarvesuunnittelua vastaavasti. Tarve-ennusteita voi käyttää MRP-avustajassa. Suunnitteluavustaja Suunnitteluavustaja ohjaa suunnitteluskenaarioiden luomista viidessä helpossa vaiheessa. Käyttäjät määrittävät suunnitteluhorisontin, jonka voi näyttää viikkoina tai päivinä. He voivat myös halutessaan jättää vapaapäivät pois tuotannon- ja ostosuunnittelusta. Skenaarioita voi suorittaa erilaisille tuotteille tai tuoteryhmille. Käyttäjä valitsee skenaarioon haluamansa perusteet, kuten olemassa olevat varastosaldot, avoimet ostotilaukset, myyntitilaukset, työtilaukset ja minimitason saavuttanen varaston sekä ennalta määritetyt myyntiennusteet. Kun skenaario on suoritettu, ratkaisu esittää tuotteiden tuotanto- tai ostosuosituksen suositusraportissa. Suunnittelijat voivat valita erilaisista porautumisvaihtoehtoja, joilla he pääsevät tarkastelemaan bruttotarpeita ohjaavia nettotarvelaskelmia ja toteumatositteita. Käytettävissä on myös poikkeusvaroituksia ja visuaalisia kyselyitä. Ne auttavat käyttäjiä tunnistamaan tilauksia, joita täytyy kiirehtiä. Suunnitteluskenaarioita voi myös tallentaa simulaatioina, jolloin käyttäjät voivat suorittaa sarjan mitä-jos -skenaarioita, jotka eivät vaikuta suositusraporttiin. Tilaussuositusraportti Suositusraportista käsin suunnittelijat voivat automaattisesti valita suositeltuja tuotantotilauksia ja ostotilauksia automaattista luontia varten. Jos tuotetta tilataan toimittajalta, järjestelmän avulla suunnittelijat voivat helposti muuntaa tuotantotilauksen ostotilaukseksi. Saman toimittajan ostotilaukset voi haluttaessa yhdistää yhdeksi tilaukseksi, mikä yksinkertaistaa ostoprosessia. Olemme käyttäneet erillisiä järjestelmiä, mutta nyt kiitos SAP Business One -ratkaisun meillä on kattava näkyvyys kaikkiin tuotteisiin tilausten rekisteröinnistä tuotantoon, sovittamiseen, muutoksiin ja toimitukseen asti. Luotettava ja läpinäkyvä järjestelmä lisää luottamusta kumppanien ja lääkärien keskuudessa sekä vähentää potilaiden stressiä. Olive Gunning, Chief Operating Officer, Trulife SAP Business One Sivu 15

16 Varastonohjaus Varastotoiminnot SAP Business One -ratkaisun varastotoiminnoilla voi hallita tuoteperustietoja ja ylläpitää sarja- ja eränumeroita sekä hinnastoja. Käyttäjät voivat myös määrittää vaihtoehtotuotteita, tehdä varaston lisäys- tai vähennyskirjauksia, arvioida uudelleen varastoarvoja nykyisten markkina-arvojen perusteella ja tehdä kiertävää inventointia sekä luoda keräilyluetteloita avoimille myyntitilauksille. Tuoteperustiedot Tämän ominaisuuden avulla käyttäjät voivat määrittää valmistettavia, ostettavia tai ei-varastotuotteita, joita ovat esimerkiksi työ, matkustus tai käyttöomaisuus. Tuoteperustiedoissa ylläpidetään oletustietoja, kuten toimittajaa, oston ja myynnin mittayksikköä sekä tuotteen verokäsittelyä. Varastoituja tuotteita voi ylläpitää useissa varastoissa ja ratkaisu voi myös ylläpitää kunkin tuotteen kustannuksia kussakin varastossa. SAP Business One ratkaisu tukee myös eri varaston arvostusmenetelmiä tuotekohtaisesti. Tällä hetkellä tuettuja menetelmiä ovat standardikustannukset, painotettu liukuva keskiarvo ja FIFO. Myös suunnittelutietoja ylläpidetään tuoteperustiedoissa. Käyttäjät voivat määrittää hankintamenetelmän (kuten valmistuksen tai oston) sekä tilausvälit (esim. kuukausittain, viikoittain tai päivittäin). Myös hankittavien tuotteiden eräkoot sekä minimitilausmäärän ja keskimääräisen läpimenoajan voi määrittää. Sarjanumerot Sarjanumerot voidaan luoda automaattisesti mallien perusteella. Ne voidaan myös luoda manuaalisesti ja määrittää vain vapautettaessa tuote varastosta tai vaihtoehtoisesti jokaisen tapahtuman yhteydessä. Erät Tuotteille voi määrittää eriä ja luokitella niitä kelpoisuusajan tai minkä tahansa muun vapaasti määritettävän määritteen mukaan. Näille tuotteille voidaan sen jälkeen määrittää erät myyntitilauksissa, lähetyslistoissa ja varastotapahtumissa. Korvaavat tuotteet Käyttäjät voivat luoda tuoteluettelon, jota voi ehdottaa asiakkaalle vaihtoehtona jos haluttua tuotetta ei ole saatavissa. Korvaavat tuotteet voi asettaa järjestykseen vastaavuuden, hinnan tai määrän perusteella. SAP Business One -ratkaisu on nyt keskeinen osa liike toimintaamme. Sen avulla olemme kasvavana pk-yrityksenä saaneet itseluottamusta käydä kauppaa suurien kansallisten jälleenmyyntiketjujen kanssa, ostaa kansainvälisiltä toimittajilta ja suunnitella varastoamme luotettavasti. Järjestelmän raportoinnin ja käyttöoikeuksien joustavuus on auttanut meitä sovittamaan ohjelmiston oman liiketoimintamme mukaan sen sijaan, että olisimme räätälöineet liiketoimintamme ohjelmiston mukaan. Duncan Pratt-Thompson Director: Scott Brothers SAP Business One Sivu 16

17 Keräilyn ja pakkauksen hallinta Kattavat porautumistoiminnot asiakastietoihin, tuoteperustietoihin ja alkuperäisen tositteen tietoihin. Toimittajan tuotenumeron määritys Tämä toiminto ylläpitää ristiviitetaulua toimittajan tuotenumeroista omiin tuotenumeroihin. Toimittajan tuotenumeroita voi käyttää ostotositteissa omien tuotenumeroiden sijaan. Varastomenetelmän päivitys Erilaiset tilanteet tai markkinoiden olosuhteet voivat aiheuttaa muutoksia varaston arvostusmenetelmään. Varastomenetelmän päivitysraportin avulla voi helposti valita tuotteita luettelosta ja muuttaa senhetkisen arvostusmenetelmän vaihtoehtoiseksi menetelmäksi. Tavaranvastaanotto ja varastostaotto Näiden kahden toiminnon avulla voi tallentaa tavaranvastaanottoja ja varastostaottoja, jotka eivät suoraan liity myynti- tai ostotositteeseen. Varastosiirto Tämän toiminnon avulla voi siirtää tuotteita varastosta toiseen. Varastokirjaus Tämän toiminnon avulla voi rekisteröidä varastoitavien tuotteiden alkusaldoja päivittää varastotietoja järjestelmään. Kiertävän inventoinnin järjestelmä Suurissa varastoissa varastosaldon laskeminen on usein jatkuva prosessi. Tämä toiminto virtaviivaistaa prosessin tunnistamalla, milloin kukin varastossa olevan tuotteen saldo on laskettava. Hälytykset ja valmiit raportit varmistavat, että eri tärkeysasteen tuotteet lasketaan tarvittavan usein. Nimikkeen uudelleenarvostus Tämän toiminnon avulla käyttäjät voivat muuttaa olemassa olevia varastohintoja. Se voi olla tarpeen, kun nimikkeen nykyinen hinta ei täsmää todellisen markkinahinnan kanssa. Tällöin hintaa mukautetaan ja kirjataan se kirjanpidon varastotilille muutoksena. Hinnastot Käyttäjät voivat määrittää tarvittavan määrän hinnastoja ja linkittää ne asiakkaisiin tai toimittajiin. Sen lisäksi he voivat luoda hinnastojen välille dynaamisia linkkejä nopeasti ja helposti, jolloin linkit päivittyvät automaattisesti aina, kun ensisijainen hinnasto muuttuu. Erikoishinnat Käyttäjät voivat määrittää erikoishintoja yksittäisille asiakkaille tai toimittajille. He voivat myös määrittää määräkohtaisia hintoja, jotka ovat yhteydessä tilausvolyymiin, ja voimassaolojakson jokaiselle hinnastolle. Voimassaolojaksoa mukautetaan automaattisesti, kun tiedot muuttuvat. Sen lisäksi käyttäjät voivat jopa määrittää alennuksia eri maksuehtojen perusteella. Keräilyn ja pakkauksen hallinta Keräilyn ja pakkauksen hallintaominaisuuksien avulla käyttäjät voivat hallita keräilyä ja pakkausta kolmessa eri työjonossa. Kun myyntitilauksia syötetään, ne näkyvät "avoimessa" jonossa. Määriä voi merkitä kokonaan tai osittain vapautetuksi keräilyä varten. "Vapautetussa" jonossa näytetään kaikki keräilyä varten vapautetut tilaukset. Sen voi merkitä kokonaan tai osittain keräillyksi. "Avoimessa" tai "vapautetussa" jonossa käyttäjät voivat automaattisesti luoda keräilyluetteloita tilauskohtaisesti tai tietylle tilausvälille. "Keräillyssä" jonossa näytetään keräillyksi merkityt tilaukset, jotka valitaan pakkaamista varten. Keräilyn ja pakkauksen hallinnassa on erilaisia lajitteluvaihtoehtoja ja se on joustava työkalu yrityksen keräily- ja pakkausprosesseihin. SAP Business One Sivu 17

18 Palveluiden hallinta Palvelumonitori Avoimia ja viivästyneitä palvelupyyntöjä voi valvoa käyttämällä dynaamista graafista raporttia. Ohjelmisto hälyttää, kun palvelupyyntö saavuttaa avoimen tai viivästyneen palvelupyynnön rajan. Pyyntöjen kirjaus, seuranta ja hallinta Kun palvelupyyntöjä otetaan vastaan, asiakaspalvelutyöntekijä voi hakea asiakkaita tuote- tai sarjanumerolla. Mukautettavien avattavien luetteloiden avulla voi seurata ongelmatyyppejä ja palvelupyyntötyyppejä sekä niiden alkuperiä. Täydellinen palveluiden hallinta SAP Business One ratkaisu tarjoaa integroidut CRMtoiminnot kokonaisratkaisun osana. Saumattomasti integroidut ominaisuudet markkinoinnin, myynnin ja palveluiden alueella tekevät koko asiakassuhteen elinkaaren näkyväksi. Integroidut CRM-toiminnot takaavat yritykselle asiakashankinnan, asiakkaan sitouttamisen, asiakasuskollisuuden ja liiketoiminnan kannattavuuden täydellisen hallinnan. SAP Business One -ratkaisu: CRM-palvelu Palveluiden hallintaominaisuudet auttavat palveluosastoja tarjoamalla tuen palvelutoiminnalle, palvelusopimusten hallinnalle, palveluiden suunnittelulle, asiakaskontaktien seurannalle ja asiakastuelle. Keskeiset ominaisuudet ja toiminnot Palvelusopimus: tämän toiminnon avulla voi luoda vakiomallisia tuki- tai takuusopimuksia myydyille tuotteille tai palveluille. Sopimukseen on merkitty sopimuksen alkamisja päättymispäivämäärät sekä erityisehdot, kuten luvatut reagointi- tai ratkaisuajat. Asiakkaan laitteen perustiedot: tämän toiminnon avulla huoltoteknikot saavat yksityiskohtaisia tietoja asiakkaalle myydystä tuotteesta, kuten valmistajan sarjanumeron, korvaavan tuotteen sarjanumeron ja koko palvelupyyntöhistorian. Se listaa myös tuotteelle määritetyt palvelusopimukset. Asiakkaan laitteen raportti: näyttää kaikki tietylle asiakkaalle tai asiakasjoukolle myydyt laitteet ja vastaavat sarjanumerot. Palvelupyynnöt: käyttäjät voivat tarkastella kaikkia järjestelmään rekisteröityjä palvelupyyntöjä, jotka on luotu, ratkaistu tai päätetty tiettynä päivänä tai tietyllä ajanjaksolla. Raportin voi rajata näyttämään palvelupyynnöt vain tietyn työjonon, teknikon, ongelmatyypin, prioriteetin, tuotteen tai pyynnön tilan mukaan. Käyttäjät voivat myös halutessaan tarkastella vain viivästyneitä palvelupyyntöjä. Palvelupyynnöt jonon mukaan: seuraa kaikkia avoimia palvelupyyntöjä jonossa. Ylläpitää tiettyyn tapahtumaan liittyvää pyyntöhistoriaa. Erilaisia pyynnön tiloja voi valvoa, ja pyyntöjä voi kohdistaa yksittäisille teknikoille tai ylläpitää tiimin jonossa. Reagointiaika vastuuhenkilön mukaan: käyttäjät voivat seurata asiakkaan ja palvelun välistä vuorovaikutusta sekä tallentaa yhteen palvelupyyntöön tarvittavan reagointiajan. SAP Business One Sivu 18

19 Microsoft Office integraatio Microsoft Outlook Microsoft Outlookin ja SAP Business One -ratkaisun integrointi auttaa käyttäjiä vaihtamaan ja jakamaan tietoja SAP Business One -ratkaisun ja Microsoft Outlookin välillä, jolloin kaikki tiimin jäsenet pysyvät ajan tasalla tilien kehitysvaiheista ja voivat reagoida ennakoivasti liiketoimintamahdollisuuksiin. Ominaisuudet: Tietojen synkronointi Seuraavat tietotyypit voi synkronoida SAP Business One -ratkaisussa ja Microsoft Outlookissa: kalenteritapaamiset kontaktit tehtävät Käyttäjät voivat ajoittaa automaattisia synkronointiajoja ja ratkaista kahden järjestelmän välisiä ongelmakohtia. Tilannevedoksia voi luoda SAP Business One -tiedoista, ja niitä voi yhdistää Microsoft Outlook -kontakteihin. Sähköposti-integraatio Microsoft Outlook -integraation avulla voi tallentaa Microsoft Outlook -sähköpostiviestin toimintona SAP Business One -ratkaisussa tallentaa alkuperäisen sähköpostiviestin tekstin ja liitteet toimintoon SAP Business One -ratkaisussa määrittää toiminnolle jatkotoiminto- ja muistutusasetuksia Yhteys Microsoft Wordiin ja Microsoft Exceliin Microsoft Outlook -integraation avulla voi muodostaa yhteyden SAP Business One -ratkaisuun Microsoft Wordin kautta ja tallentaa Microsoft Word -asiakirjan toimintona SAP Business Onessa. Sama toiminto on käytettävissä myös Microsoft Excelin osalta. Työkirjoja voi tallentaa liikekumppaniin tai yhteyshenkilöön liittyvinä toimintoina SAP Business Onessa. Tarjoukset Käyttäjät voivat siirtää tarjouksia SAP Business One -ratkaisusta Microsoft Outlook -ohjelmaan ja sen jälkeen näyttää, muokata ja lähettää niitä sähköpostiviesteinä. Käyttäjät voivat myös luoda uusia tarjouksia Microsoft Outlookissa ja tallentaa niitä automaattisesti SAP Business One -ratkaisuun. Sähköposti-integraatio Toimintoja voi luoda helposti SAP Business Oneen sähköpostiviestejä vetämällä ja pudottamalla SAP Business One -ratkaisun avulla voimme käsitellä tilimme erittäin nopeasti kuukauden lopun jälkeen. Olemme myös rajoittaneet tietojen syöttämistä manuaalisesti, ja ratkaisun linkit Excelin kaltaisiin Microsoft-tuotteisiin nopeuttavat raporttien tekemistä huomattavasti. Paul Rakkar, Group Financial Director, Time Out Ltd SAP Business One Sivu 19

20 Älykäs liiketoimintapäätös ja ohjaus Älykäs liiketoimintapäätös ja ohjaus Vastuulliset henkilöt saavat hälytyksiä, jotka kohdistavat huomion tiettyyn liiketapahtumaan ja käynnistävät asianohjausprosesseja automaattista toimintaa varten. Hälytyksillä ilmoitetaan käyttäjälle organisaatiossa valvottavista sisäisistä poikkeamista tai tapahtumista. Hälytykset voivat välittää sisäisiä (online-) tietoja työntekijän roolin mukaan. Aina kun kynnys ylitetään, ilmoituksen pyytänyt käyttäjä saa hälytyksen tosiaikaisesti. Hälytyksen yksityiskohtiin porautumalla näkee välittömästi hälytyksen aiheuttaneen syyn, mikä tukee paremmin päätöksentekoa. Yksilöllisten asianohjausprosessien, kuten automaattisesti käynnistetyn hyväksynnän, menettelyjen ja vaiheiden avulla päälliköt voivat heti reagoida tapahtumaan. Ennakoiva hallinta poikkeusten avulla SAP Business One -ratkaisun avulla tärkeistä liiketapahtumista voi ilmoittaa ja niihin voi reagoida välittömästi käyttäjän määrittämillä, asianohjaukseen pohjautuvilla hälytyksillä. Järjestelmän avulla käyttäjät voi määrittää seurattavat toiminnot ja hyväksyttävän vaihteluvälin. Kun vaihteluvälin rajat ylittyvät, käyttäjä (tai muu määritetty henkilö) saa ilmoituksen ja voi siten reagoida välittömästi tapahtumaan. Ennalta määritetyistä liiketoimintamenettelyistä poikkeaminen aiheuttaa välittömästi ilmoituksen päällikölle ja käynnistää asianohjausprosessin tapahtuman hallitsemiseksi. Vakio- ja ad-hoc -raporttien nopea laatiminen tosiaikaisten tietojen perusteella XL Reporter -ohjelman avulla voi nopeasti luoda ad-hoc -raportteja. Intuitiivinen raportin laatiminen tarjoaa hyvän lähtökohdan raporttien luomiseen vedä ja pudota -toiminnoilla. Raportin luontiavustaja tekee raportin luomisesta todella helppoa. SAP Business One -tiedoista voi tehdä yksilöllisiä asiakaskyselyjä vain muutamalla hiiren napsautuksella. Kun järjestelmä on generoinut raportit, kaikkiin tietoihin voi porautua ja tarkastella niiden perustana olevia tapahtumia. Sen lisäksi kyselyiden luonnin aikana voi tarkastella ja päivittää tosiaikaisia tietoja. Raporttien organisointi XL Reporterin avulla voi hallita ja organisoida raporttimäärityksiä, suoritettuja raportteja ja raporttikirjoja. Raporttien organisointitoimintojen avulla kaikki raportit voi päivittää ajoitetusti. Raportteja voi näyttää ja suorittaa SAP Business One -päävalikosta käsin, mikä yksinkertaistaa raportin luontia. Raportteja voi jakaa pakkaamalla ne raporttikirjoiksi. Hallinta poikkeuksen avulla SAP Business Onen käyttäjän määrittämät, asianohjaukseen pohjautuvat hälytykset ilmoittavat tärkeistä liiketapahtumista, jolloin niihin voi reagoida välittömästi. SAP Business One Sivu 20