SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1 ( 18 ) KIRKKONEUVOSTO /2010. Paikka Hautausmaat, Olavin toimintakeskus, Kokoustila Katiska, Uotintie 7

Transkriptio

1 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1 ( 18 ) Aika Torstai klo Paikka Hautausmaat, Olavin toimintakeskus, Kokoustila Katiska, Uotintie 7 Läsnä Petri Tervo puheenjohtaja Hannu Hyttinen Hannu Jolula Päivi Järvelä Antero Liimatainen Tuula Saarisen varajäsen Merja Virtanen Muut Lauri Kirves Martti Komu kirkkovaltuuston puheenjohtaja talouspäällikkö Poissa Raija Hörkkö Matti Kurvinen Olavi Rantanen Tuula Saarinen Kauko Lampinen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä Petri Tervo Martti Komu LAILLISUUS JA PÄÄ- TÖSVALTAISUUS Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 50 KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytään. Sysmässä / 2010 Hannu Hyttinen Hannu Jolula PÖYTÄKIRJA YLEI- Pöytäkirja on ollut nähtävänä ajalla Olavin SESTI NÄHTÄVÄNÄ toimintakeskuksessa seurakunnan toimistotiloissa. Talouspäällikkö Martti Komu

2 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 2 ( 18 ) 50 KOKOUKSEN AVAUS JA ALKUHARTAUS SEKÄ LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Puheenjohtaja avasi kokouksen ja piti alkuhartauden sekä totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 51 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJAT Kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Hannu Hyttinen ja Hannu Jolula. 52 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslista. Muissa asioissa käsitellään pöydälle jaetut esitykset.

3 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 3 ( 18 ) KIRKKONEUVOSTO 4 / HAUTAUSMAAKATSELMUS Hautausmaakatselmus suoritetaan vuosittain. Kirkkoherra esittää: Ennen kokousta kirkkoneuvosto suorittaa hautausmaakatselmuksen kaikilla seurakunnan hautausmailla alkaen Kirkkomaalta klo 16. Kirkkoneuvosto merkitsee katselmuksessa esille tulevat asiat tiedokseen. Tarkastus

4 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 4 ( 18 ) 54 PÄIJÄT-HÄMEEN SEURAKUNTIEN KESKUSREKISTERIN SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN Lahden seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan (7/2005,113 ) tehdä aloitteen yhteisen keskusrekisterin muodostamisesta. Kirkkohallitus antoi myönteisen lausunnon Lahden alueen seurakuntien keskusrekisterin perustamisesta Sopimus Päijät-Hämeen seurakuntien keskusrekisterin toiminnasta hyväksyttiin Sysmän seurakunnan kirkkoneuvostossa. Päijät-Hämeen seurakuntien keskusrekisterin toiminta alkoi Sopimus esityslistan liitteinä nro Sopimuksen mukaa: Lahden seurakuntayhtymä sekä Asikkalan, Hartolan, Hollolan, Hämeenkosken, Kärkölän, Lammin, Nastolan, Rengon, Sysmän ja Tuuloksen seurakunnat perustavat yhteisen keskusrekisterin kirkonkirjojen pitämistä varten siten kuin kirkkolaki ja kirkkojärjestys määräävät. Perustetussa keskusrekisterissä ylläpidetään sopijaseurakuntien atk-pohjaista jäsenrekisteriä, johon seurakunnat toimittavat tarpeelliset muutostiedot. Alussa rajataan sukuselvitys ja sukututkimus yhteisen rekisterin ulkopuolelle. Niiden mahdollisesta liittämisestä mukaan sovitaan myöhemmin erikseen. Sukuselvitysten ja sukututkimukseen liittyvien todistusten antaminen rajattiin sopimuksen ulkopuolelle, koska tähän ei tuolloin ollut valmiuksia. Kirkonkirjojen materiaalista vain osa oli mikrokuvattu, mutta mitään ei ollut skannattuna digitaaliseen muotoon. Rekisterin johdolla on toteutettu mittava kirkonkirjojen kuvausprojekti. Viimeiset materiaalit saadaan kuvattua vuoden 2010 lopulla. Kirkonkirjojen kuvaaminen digitaaliseen muotoon mahdollistaa rekisterin toiminnan laajentamisen sopimuksen ulkopuolelle rajattuun osa-alueeseen. Sopimuksen laajentamisesta on käyty neuvotteluja Asikkalan, Hartolan, Hollolan, Kärkölän, Lammin, Nastolan, Sysmän ja Tuuloksen seurakuntien kanssa. Rengon seurakunta ilmoitti, ettei se osallistu neuvotteluihin, koska se tulee vuoden 2011 alusta liittymään Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaan. Kustannusten jaossa on neuvotteluissa päädytty samaan malliin, joka on ollut käytössä koko rekisterin toiminnan ajan. Hankkeessa mukana olevat seurakunnat jakavat keskusrekisteritoiminnasta tulevat kustannukset keskenään läsnä olevan väestön suhteessa. Päijät-Hämeen seurakuntien keskusrekisterin kokonaiskustannukset arvioidaan vuodelle 2011 olevan euroa ja tuloja arvioidaan kertyvän euroa. Seurakuntien kesken jaettava nettokustannus on euroa., josta Sysmän seurakunnan osuuden arvioidaan olevan euroa. Kustannukset/seurakunnan jäsen on arvioitu olevan 4,35 euroa. Rekisterin työt tehdään sekä Lahdessa että mukana olevissa seurakunnissa. Työt jaetaan keskusrekisterin johtajan johdolla eri seurakuntien kesken. Muualla kuin Lahden seurakuntayhtymässä työskentelevien työntekijöiden rekisterin töihin käyttämästä ajasta maksetaan kyseiselle seurakunnalle työtuntikorvaus. Korvauksen suuruudesta päätetään vuosittain talousarvion teon yhteydessä. Lahden ulkopuolella tehtävien työtuntien määräksi on vuodelle 2011 arvioitu 115 tuntia/viikko. Sysmälle korvaus vuonna 2011 on alustavan arvion mukaan euroa. jatkuu

5 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5 ( 18 ) KIRKKONEUVOSTO 4 / jatkuu Yhteisessä keskusrekisterissä mukana olevien seurakuntien tulee tehdä päätös asiasta viimeistään alkusyksyn 2010 kuluessa. Lahden seurakuntayhtymä on omalta osaltaan käsitellyt asian yhteisessä kirkkoneuvostossa Tavoitteena on, että keskusrekisteri voisi aloittaa laajennetun toimintansa vuoden 2011 alussa. Sopimukset allekirjoitettaisiin viimeistään marraskuussa Sopimuslisäyksen luonnos on esityslistan liitteenä. Kirkkoherra esittää: - että hyväksytään Päijät-Hämeen seurakuntien keskusrekisterin sopimuksen laajentaminen ja allekirjoitetaan kahdenvälinen sopimuslisäys Lahden seurakuntayhtymän kanssa; - että annetaan talouspäällikölle toimivalta tehdä sopimuslisäykseen merkitykseltään vähäisiä tai teknisiä muutoksia. Tarkastus

6 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6 ( 18 ) 55 TULOVEROPROSENTIN MÄÄRÄÄMINEN VUODELLE 2011 Seurakunnan jäsenten tulee osallistua varojen hankkimiseen, joita tarvitaan seurakunnan tehtävien toteuttamiseen. Se määrä, mikä kirkkovaltuuston vuosittain hyväksymän talousarvion mukaan muiden tulojen lisäksi tarvitaan menojen suorittamiseen, kootaan varainhoitovuoden kirkollisverona. Kirkkovaltuusto vahvistaa tuloveroprosentin Tuloveroprosentti vahvistetaan lähimpään 0,05 prosenttiyksikköön. Sysmän seurakunnan kokonaisäyrit ansiotuloista ja yhteisöäyrit: Verovuosi kokonaisäyrit yhteisöäyrit kasvu % ansiotuloista , , , , , , , , , , , , Seurakunnan on ilmoitettava verohallitukselle talousarviovuonna sovellettavaveroprosentti viimeistään verovuotta edeltävän marraskuun 17. päivänä. Veroprosentti joudutaan päättämään ennakolta arvioiden mukaan. Veroprosenttia ei voida ilmoittamisen jälkeen muuttaa. Talouspäällikkö esittää: kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle veroprosentin vahvistamista 1,75 prosentiksi vuonna 2011.

7 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 7 ( 18 ) KIRKKONEUVOSTO 4 / KOLEHTISUUNNITELMA Seurakunnassa tulee laatia kolehtisuunnitelma vuoden aikana koottavista kirkkokolehdeista. Suunnitelman pohjana on Kirkkohallitukselta tuleva suunnitelma vuosittain koottavista kolehdeista, jotka on kerättävä vuoden aikana. Myös hiippakunnan tuomiokapituli määrää muutamia kolehteja, joiden tuotto ohjataan hiippakunnalliseen toimintaan. Kirkkoneuvoston vahvistaa suunnitelman päiväjumalanpalveluksissa kannettavista kohteista työkausittain. Kirkkoherra esittää: Kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä olevan kolehtisuunnitelman Tarkastus

8 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8 ( 18 ) 57 KANTTORI JAAK LUTSIN VAPAA-AIKASUUNNITELMA Kirkkoneuvosto hyväksyy kanttorin vapaa-aikasuunnitelman työkausittain. Kirkkoherra esittää: Kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä olevan kanttori Jaak Lutsin vapaaaikasuunnitelman ajalle Kanttorin sijaiselle maksetaan neuvoston hyväksymät toimituspalkkiot kulloistenkin työtehtävien mukaan.

9 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 9 ( 18 ) KIRKKONEUVOSTO 4 / PAPISTON VAPAA-AIKASUUNNITELMA Papiston vapaa-aikasuunnitelma ajalle on toimitettava lääninrovastille mennessä. Kirkkoherra esittää: Kirkkoneuvosto merkitsee liitteenä olevan suunnitelman tiedoksi. Tarkastus

10 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 10 ( 18 ) 59 ASSETMASTER LEASINGSOPIMUS Hollolassa pidetyssä talouspäälliköiden kokouksessa Nordea pankin edustaja Kimmo Nupponen selvitti seurakuntien ICT hankintojen (tietokoneet, kopiokoneet, tykit yms.) tulevaisuuden Lahden IT alueella. Nordea toimii seurakuntien rahoittajana. Nupponen on lähettänyt sähköpostin, jossa ehdottanut limiittien suuruuden seurakunnittain. Limiittiä ei ole pakko käyttää, mutta se on seurakunnan itse ehdottama varaus. Rahoituskorko tulee olemaan keskimäärin 1,7 % nykyisellä korkotasolla. Tietokoneiden elinkaareksi on esitetty 4 vuotta. Uusissa koneissa on käyttöjärjestelmänä WIN 7, sekä Microsoft Office Vuosittainen koneiden vaihtotarve lienee 1-2 konetta. Kopiokoneen uusiminen toteutetaan puolen vuoden sisällä nykyisen sopimuksen päätyessä. Talouspäällikkö esittää: Kirkkoneuvosto päättää limiitin suuruudeksi ,00.

11 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11 ( 18 ) KIRKKONEUVOSTO 4 / VAKUUTUSTEN KILPAILUTUS Viime vuonna Kirkkohallitus ja KL-kuntahankinnat tekivät sopimuksen vakuutusten kilpailuttamisesta. Se koskee kuitenkin vain sopimuksia, jotka sisältävät vakuutusmeklaripalvelut. Kirkkoneuvosto on tehnyt aikaisemmin periaatepäätöksen, ettei seurakunta osta vakuutusmeklaripalveluita. Tammikuussa ilmeni, että Sysmän kunta kilpailuttaa vakuutukset vuoden 2010 aikana niin, että uusi sopimus astuisi voimaan Sysmän seurakunnalla olisi mahdollisuus päästä yhteiskilpailutukseen kunnan kanssa. Talouspäällikkö esittää: Tehdään kunnan kanssa esikartoitus kummankin vakuutustarpeista, jonka jälkeen tarjouspyyntö vakuutuksista ilmoitetaan HILMAssa. Kun tarjoukset vakuutukissta on saatu, talouspäällikkö tuo tarjoukset Kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Uusi vakuutussopimus tulee hyväksyä viimeistään Sysmän kunta ja Sysmän seurakunta kilpailuttivat itsenäisesti omat vakuutuksensa HILMAssa ja kumpikin tekee itsenäisesti päätöksensä omista vakuutuksistaan. Sysmän seurakunta ilmoitti kilpailusta HILMAssa Määräaikaan mennessä jätettiin neljä tarjousta: IF, Pohjantähti, Tapiola ja Pohjola, jossa seurakunnan vakuutukset nykyään ovat. Tarjousten kokonaishinnat, joista on poistettu pakolliset ryhmähenkivakuutukset ja työttömyysvakuutusmaksut, sekä tarjouksessa mainitut optiot paremmuusjärjestyksessä: Pohjantähti ,52 Pohjola ,60 IF ,00 Tapiola ,62 Talouspäällikkö esittää: Tarjouspyynnössä valintakriteeriksi mainittiin ainoastaan edullisin hinta. Päätetään hankkia kaikki Sysmän seurakunnan vakuutukset Pohjantähden kautta lukien. Tarkastus

12 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 12 ( 18 ) 61 HAUTAPAIKAN LUOVUTUS Leila Walldén käydyn toimistosihteerin kanssa käydyn puhelinkeskustelun perusteella hallinnassaan olevan hautapaikan Nuoramoisten hautausmaan osasto 7 rivi 1, paikka 8 tarpeettomana. Talouspäällikkö esittää: Otetaan Nuoramoisten hautausmaan paikka 7 / 1/ 8 uudelleen käyttöä varten. Kiven voi siirtää pois.

13 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 13 ( 18 ) KIRKKONEUVOSTO 4 / HAUTAPAIKAN LUOVUTUS Johan Henrik Lautaportin omaiset haluavat siirtää Kirkkomaalla (paikka 3/ 19/ 1) sijaitsevan hautakiven Otamossa hallussaan olevalle sukuhaudalle osastolle 3 vanhempiensa ja sisarustensa muistokiven viereen. Paikalla on tilaa kivelle. Samalla omaiset luovuttavat Johan Henrik Lautaportin hautapaikan seurakunnalle. Talouspäällikkö esittää: Otetaan Kirkkomaalla oleva hautapaikka 3/ 19/ 1 seurakunnan haltuun ja annetaan omaisille lupa siirtää hautakivi Otamossa omistuksessaan olevalle hautapaikalle. Tarkastus

14 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 14 ( 18 ) 63 OHJEET TALOUSARVION LAADINTAAN Työmuodot jättävät talouspäällikölle mennessä talousarvioehdotuksensa ja toimintasuunnitelmansa vuodelle 2011 sekä taloussuunnitelmansa vuosille Tämän jälkeen esitykset käydään läpi vielä työntekijäkokouksessa, jolloin voidaan tehdä pieniä korjauksia mahdollisiin päällekkäisyyksiin. Kirkkoneuvosto tekee talouspäällikön esityksen pohjalta oman esityksensä kirkkovaltuustolle Kirkkovaltuusto hyväksyy vuoden 2011 talousarvion ja toimintasuunnitelman sekä taloussuunnitelman vuosille Seurakuntaseminaarissa keväällä 2009 sovittiin painopistealueiksi vuosille talouden tasapainottaminen, maallikkotoiminnan lisääminen ja perhetyön organisointi uudeksi tehtäväalueeksi. Talousarvio laaditaan edelleen tiukalla budjettiraamilla. Nykyinen kolmivuotinen sopimuskausi nostaa palkkoja pari prosenttia nykyisen ja kahden seuraavan vuoden aikana. Määrärahoja ei seuraavalla kolmivuotiskaudella saa korottaa kuin painavista syistä. Hankinnoissa on onnistuttu saavuttamaan pientä säästöä ilman, että toiminta olisi siitä kärsinyt. Samaa malttia edellytetään jatkossakin. Seurakunnan tulopuolta kohennetaan lisäämällä Olavinrannan vuokraamista ulkopuolisille. Talouspäällikkö antaa työntekijöille lisää ohjeita talousarvion ja toimintasuunnitelman laatimiseksi. Kirkkoherra esittää: Hyväksytään budjetti-aikataulu ja todetaan, että Sysmän seurakunnan painopistealueina jatkavat edelleen talouden tasapainottaminen, maallikkotoiminnan lisääminen ja perhetyön organisointi uudeksi tehtäväalueeksi.

15 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 15 ( 18 ) KIRKKONEUVOSTO 4 / TOIMISTOSIHTEERIN VIRAN OSA-AIKAISTAMINEN Sysmän seurakunnan kirkkoherranvirastossa on kaksi kokoaikaista toimistosihteeriä, joista toinen on viranhaltija ja toinen on työsuhteinen. Toimistosihteerit ovat työskennelleet kirkkoherranviraston lisäksi talouspäällikön alaisina. Viime vuosina kirkkoherranviraston työt ovat vähentyneet merkittävästi. Tulevaisuudessa työt vähentyvät entisestään osan talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävistä siirtyessä Kirkkohallituksen alaisiin keskuksiin. Kirkkovaltuusto on linjannut yhdeksi panopistealueista talouden tasapainottamisen vv Kirkkoherra, talouspäällikkö ja toimistosihteerit ovat pitäneet virastopalaverin , jossa työajan lyhennyksestä on neuvoteltu. Lisäksi asiasta on keskusteltu työpaikkakokouksessa. Toimistosihteerit eivät ole vastustaneet työajan lyhentämistä. Kirkkoherra esittää: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että Sysmän seurakunnan toimistosihteerin kokoaikainen virka muutetaan 80 % viraksi alkaen. Työajan määrittelee kirkkoherra yhdessä toimistosihteerien kanssa. Tarvittaessa kirkkoherra tai talouspäällikkö voi antaa lisätyömääräyksen. Tarkastus

16 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 16 ( 18 ) 65 TYÖSUHTEISEN TOIMISTOSIHTEERIN TYÖAJAN LYHENNYS Sysmän seurakunnan kirkkoherranvirastossa on kaksi kokoaikaista toimistosihteeriä, joista toinen on viranhaltija ja toinen on työsuhteinen. Toimistosihteerit ovat työskennelleet kirkkoherranviraston lisäksi talouspäällikön alaisina. Viime vuosina kirkkoherranviraston työt ovat vähentyneet merkittävästi. Tulevaisuudessa työt vähentyvät entisestään osan talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävistä siirtyessä Kirkkohallituksen alaisiin keskuksiin. Kirkkovaltuusto on linjannut yhdeksi panopistealueista talouden tasapainottamisen vv Kirkkoherra, talouspäällikkö ja toimistosihteerit ovat pitäneet virastopalaverin , jossa työajan lyhennyksestä on neuvoteltu. Lisäksi asiasta on keskusteltu työpaikkakokouksessa. Toimistosihteerit eivät ole vastustaneet työajan lyhentämistä. Kirkkoherra esittää: Muutetaan kirkkoherranviraston kokoaikainen toimistosihteerin työsuhde 80 % työsuhteeksi alkaen. Työajan määrittelee kirkkoherra yhdessä toimistosihteerien kanssa. Tarvittaessa kirkkoherra tai talouspäällikkö voi antaa lisätyömääräyksen.

17 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 17 ( 18 ) KIRKKONEUVOSTO 4 / VUOKRASOPIMUS OLAVINRANNAN LEIRIKESKUKSESTA Sysmän seurakunta ja kunta ovat käyneet neuvottelut, joissa tutkitaan mahdollisuutta vuokrata kesäisin Olavinrannan leirikeskusta sekä pitää yhteisiä nuorisotoimen leirejä. Vuokratessa leirikeskusta kunnalle, seurakunta luovuttaisi kunnan käyttöön tilat ilman työntekijöitä. Yhteistyössä kunnalta ja seurakunnalta tulisi omat työntekijät leirille ja osallistujat maksaisivat hinnaston mukaisen majoituskorvauksen. Talouspäällikkö esittää: Hyväksytään liitteenä oleva vuokrasopimus, joka tulee voimaan Seurakunnan puolelta sopimuksen allekirjoittaa talouspäällikkö. Tarkastus

18 SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 18 ( 18 ) 67 ILMOITUSASIAT - Seurakunta on myynyt allekirjoitetulla kauppakirjalla Pasi Uurasmaalle sekä Jaakko ja Pirkko Nevalle määräalan Kuppikallio-tilasta. Kirkkoherran päätökset: 14/2010 Ylityön etukäteismääräys Lahja Palvaselle 15/2010 Ylityövapaan myöntäminen lastenohjaaja Lahja Palvaselle 16/2010 Ylityövapaan myöntäminen lastenohjaaja Lahja Palvaselle 17/2010 Ylityövapaan myöntäminen lastenohjaaja Lahja Palvaselle 18/2010 Ylityövapaan myöntäminen lastenohjaaja Lahja Palvaselle 19/2010 Ylityövapaan myöntäminen talouspäällikkö Martti Komulle 20/2010 Virkavapaan myöntäminen nuorisotyönohjaaja Erja Pesulle 21/2010 Palkattoman työvapaan myöntäminen lastenohjaaja Lahja Palvaselle 22/2010 Sari Silvennoisen siirtäminen seurakuntamestarin sijaiseksi 23/2010 Jari Haimin palkkaaminen hautausmaan työntekijäksi Talouspäällikön päätökset: 22/ 2010 Hautausmaan lähiesimiehen tehtävien delegointi 23/ 2010 Pankkiyhteysohjelman päivitys 24/ 2010 Seurakunnan kiinteistöjen pelastussuunnitelmien päivitys 25/ 2010 Päivi Nurmen ylityövapaa-anomus 26/ 2010 Muutos päätökseen 15/ / 2010 Anne Jokisen työloma-anomus Kirkkoherra esittää: Merkitään tiedoksi 68 MUUTOKSENHAKU JA KOKOUKSEN PÄÄTÖS Puheenjohtaja antaa kirkkolain mukaisen valitusosoituksen ja oikaisuvaatimusohjeen. Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja antoi kirkkolain mukaisen valitusosoituksen ja oikaisuvaatimusohjeen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo