Talouden tasapainotusohjelma

Transkriptio

1 Talouden tasapainotusohjelma Eteva kuntayhtymä Yhtymähallitus Yhtymähallitus Pta-liite 17 Yhtymäkokous Pta-liite 5

2 Sisältö 1 Johdanto Toiminnan kuvaus Toimeksianto Ohjelman valmistelu Taloudellinen tilanne ja taloussuunnitelma Kuntatalouden kehitys Etevan taloudellinen tilanne Investoinnit ja korkokulujen kehitys Ohjelman keskeiset linjaukset ja uudistamishankkeet Henkilöstölinjaukset Vastuualuekohtaiset toimenpiteet Asumispalvelut Päiväaikainen toiminta Erityispalvelut Tukipalvelut Kiinteistöpalvelut Talouden tasapainottamisohjelman seuranta Vastuualuekohtaiset säästökohteet... 23

3 3 1 Johdanto 1.1 Toiminnan kuvaus Eteva kuntayhtymä on muodostunut kahden eri kuntayhtymän Uudenmaan erityispalvelut kuntayhtymä ja Pääjärven kuntayhtymä - fuusiosta Perussopimuksen mukaisesti Eteva kuntayhtymän tehtävänä on järjestää ja tuottaa voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti vammaispalveluja ja muita jäsenkuntien kuntayhtymältä tilaamia ja toimialaan soveltuvia sosiaali- ja kuntoutusalan ja erityisopetuksen palveluja. Kuntayhtymä huolehtii sille laissa määrätyistä tehtävistä, kuten erityishuoltopiirien lakisääteisistä tehtävistä. Lisäksi kuntayhtymä huolehtii niistä kuntayhtymän toimialaan kuuluvista tehtävistä, jotka laissa on mahdollisesti määrätty sairaanhoitopiirien kuntayhtymien tehtäväksi, ja joiden hoitamisesta kuntayhtymä ja sairaanhoitopiirin kuntayhtymä ovat sopineet. Kuntayhtymä voi tuottaa toimialaansa kuuluvia tai sitä tukevia palveluita myös muiden kuin jäsenkuntien tilauksesta. Kuntayhtymällä voi olla yhtymäkokouksen perustamia liikelaitoksia ja se voi olla osakkaana osakeyhtiöissä ja jäsenenä muissa yhteisöissä, joiden toiminnalla edistetään kuntayhtymän tehtäväalaa. Asiakaspalvelu Etevan asiakkaille suunnatut palvelutuotteet muodostuvat kolmesta palvelukokonaisuudesta: asumispalvelut, päiväaikainen toiminta ja erityispalvelut. Asumispalveluissa pyritään edistämään kehitysvammaisten ihmisten hyvän ja yksilöllisen elämän toteutumista. Tavoitteena on edistää kehitysvammaisen ihmisen osallisuutta vahvistaen hänen rooliaan oman elämänsä suunnittelussa sekä omien palvelujensa tarpeen määrittelyssä YKSmenetelmää käyttäen. Jotta jokaiselle asiakkaalle voidaan turvata hänen tarpeistaan lähtevä asumisympäristö, on asumispalveluissa tarjolla useita erilaisia asumismuotoja: kerrostalo, rivitalo, omakotitalo ja maatila. Etevan omien asumisyksiköiden lisäksi on käytettävissä myös perhehoitomahdollisuus. Päiväaikaisella toiminnalla pyritään edistämään asiakkaiden osallistumista yhteiskuntaan sekä tukemaan heidän itsenäistä elämäänsä. Työkokeilun (avotyön) ja tuetun työllistymisen tavoitteena on työskentely avoimilla työmarkkinoilla yksilöllisen tuen turvin. Kuntouttava työtoiminta ja työhönvalmennus tukevat koko- tai osa-aikaista työllistymistä ja työssä pysymistä, oman elämän hallintaa sekä harjaannuttavat työelämän taitoja. Päivätoiminta on asiakkaan yksilöllisten tarpeiden ja toiveiden mukaan suunniteltua kuntoutuksellista ja virikkeellistä toimintaa. Toiminta tapahtuu pääsääntöisesti ryhmässä, ryhmäkokoon vaikuttaa asiakkaiden tuen tarve. Sen tavoitteena on rytmittää asiakkaan arkea mielekkäällä tavalla, opetella erilaisia arkeen liittyviä asioita, ylläpitää toimintakykyä, tukea kommunikaatiota sekä avustaa asiakasta osallistumaan ryhmätoimintaan ja yhteiskuntaan mahdollisimman normaalissa ympäristössä. Erityispalvelujen tavoitteena on turvata asiantuntija- ja erityisosaaminen koko Etevan palvelutuotannossa. Erityispalvelut muodostuu kolmesta vastuuyksiköstä. Palveluratkaisuyksikkö vastaa palveluratkaisun suunnittelusta ja tuoteratkaisusta asiakkaille. Erityispalvelujen asiantuntijat ovat palveluprosessin toteutuksessa tukena tukitiimitoiminnan kautta. Erityispalvelut vastaavat myös kriisija intensiivijaksojen toteutuksesta, vastentahtoisen hoidon tutkimuksista ja toteutuksesta sekä pitkäkestoisesta kuntoutuksesta kolmessa kehitysvammapsykiatrisessa yksikössä. Kehitysvammapsykiatrian konsultaatiotoiminta on aloitettu yhteistyössä HYKSin neuropsykiatrisen yksikön kanssa kolmen sairaanhoitopiirin alueella Erityispalveluilla on lisäksi aktiivinen rooli erityishuoltopiirin lakisääteisten tehtävien toteutuksessa. Laitoshoidon purkaminen on lisännyt erityishuoltoohjelmien valmisteluntarvetta uudesta näkökulmasta ja yksilöllisten palveluratkaisujen osalta. Rää-

4 4 tälöityjen, yksilöllisten tuotteiden määrä on kasvussa, vuonna 2013 tehtiin 14 yksilöllistä päätöstä. Samoin vastentahtoisen erityishuollon tarve on lisääntynyt. Tukipalvelut Tukipalvelut muodostuvat henkilöstötoimesta ja taloushallinnosta. Henkilöstötoimi tuottaa yhtymän henkilöstöhallinnolliset ja palkanmaksatukseen liittyvät palvelut sekä valmistelee ja toteuttaa sovitusti riskienhallintaan, turvallisuuteen, työsuojeluun, työkykyasioihin, osaamisen johtamiseen ja kehittämiseen sekä henkilöstön saatavuuteen liittyvät palvelut. Taloushallinto vastaa ulkoisesta ja sisäisestä laskentatoimesta, hallinto- ja päätöksentekomenettelyyn liittyvistä tehtävistä sekä tietohallinnosta. Taloushallinnon tehtävänä on auttaa ja tukea palvelutoimintoja niiden omassa työssä laadukkaan asiakaspalvelun tuottamiseksi. Kiinteistöpalvelut Kiinteistöjen omistus ja hallinta on irrotettu ydintoiminnasta omiksi kiinteistöosakeyhtiöiksi (Uudenmaan Vammaispalvelut Oy ja Pääjärven Kiinteistöpalvelut Oy) jo ennen kuntayhtymien fuusiota. Yhtiöiden tehtävänä on omistaa, tuottaa, hallita sekä ylläpitää vammaisten asumiseen ja palvelutoimintaan tarkoitettuja kiinteistöjä ja osakehuoneistoja sekä vuokrata niitä edelleen vammaisten asuin- ja palvelukäyttöön konsernin toiminta-alueella. 1.2 Toimeksianto Kuntayhtymän vuosille laaditun taloussuunnitelman ja vuoden 2014 talousarvion hyväksymisen yhteydessä yhtymäkokous edellytti, että vuoden 2014 maaliskuun loppuun mennessä Eteva kuntayhtymä laatii talouden tasapainotusohjelman vuosille sisältäen toimenpiteet talouden tasapainottamiseksi vuosille sekä vuoden 2014 talousarviossa pysymiseksi. Suunnitelmasta tulee ilmetä toimenpiteet talouden tasapainottamiseksi kustannusvaikutuksineen ja aikataulutettuna. Suunnitelmassa tulee esittää selkeästi myös Etevan rahoitustilanne ja sen riittävyys. Eteva kuntayhtymän yhtymähallituksen tulee raportoida maaliskuun loppuun mennessä jäsenkunnille ja kevään yhtymäkokoukselle vuoden 2014 talousarvion toteutumisesta ja suunniteltujen toimenpiteiden käynnistymisestä. 1.3 Ohjelman valmistelu Yhtymäkokouksen edellyttämän talouden tasapainotusohjelman valmistelu on jatkoa niille toimenpiteille, joihin kuntayhtymässä on ryhdytty vuosien 2012 ja 2013 aikana. Operatiivinen johto on toteuttanut toiminnallisia uudistuksia ja aloittanut rakenteellisten uudistusten suunnittelun. Toiminnan tehostamiseen ja palveluiden laadukkuuteen suuntaavat toimenpiteet paransivatkin vuoden 2013 tulosta aiempiin vuosiin verrattuna (kaavio 3). Johtoryhmä on työstänyt talouden tasapainotusohjelmaa uuden toimitusjohtajan johdolla. Tavoitteena on tasapainotussohjelma, jonka avulla pyritään turvaamaan kuntayhtymän samanaikaisesti laadukas ja taloudellisesti kannattava toiminta sekä jäsenkuntien tasapuolinen kohtelu. Tasapainotusohjelmassa etsitään sekä säästökohteita että korjataan hinnoittelussa havaittuja virheitä. Henki-

5 löstökulujen osuus (sisältäen henkilöstöpalvelujen oston) on 74 % toimintamenoista, joten tasapainotusohjelmassa tarkastellaan omana kokonaisuutenaan henkilöstökuluihin vaikuttavia toimenpiteitä vastuualuekohtaisten toimenpiteiden lisäksi. Vuoden 2014 talousarvion valmistelussa huomioitiin jo aiemmin aloitettujen toimenpiteiden lisäksi uusia säästökohteita (kaavio 6). Edellisten lisäksi kaikki vastuualueet ovat tarkastelleet toimintaansa kriittisesti ja etsineet mahdollisia säästötoimenpidekohteita, joihin voidaan ryhtyä, mikäli tuloskehitys ei ole yhtymäkokouksen hyväksymän talousarvion mukainen (kaavio 7). Huomioitavaa on, että jälkimmäisistä toimenpiteistä jotkut saattavat vaikuttaa palveluiden laatuun ja toiminnan kehittämiseen kielteisesti. Käynnissä olevat kunta- ja sote-uudistukset vaikuttavat kuntayhtymän asemaan, organisointimalliin ja tehtäviin viimeistään vuoden 2017 alusta lähtien. Tulevia muutoksia on alettu ennakoida ja niihin valmistautua yhteistyössä muiden alan toimijoiden, Kuntaliiton ja valtionhallinnon kanssa. Tarpeelliset rakenteelliset muutokset toteutetaan, kun viralliset linjaukset ja lainsäädäntö ovat valmistuneet, jotta Eteva on valmis toimimaan uudessa kokonaisuudessa. 5 2 Taloudellinen tilanne ja taloussuunnitelma Kuntatalouden kehitys Eteva kuntayhtymä on riippuvainen jäsenkuntiensa talouden kehittymisestä ja toiminnan suunnittelussa on kyettävä vastaamaan koko kuntasektoria kohdanneisiin taloudellisiin haasteisiin luvun loppupuolella kuntien ja kuntayhtymien verorahoitus ylitti toimintamenot. Käännekohta oli vuosi 2002, jonka jälkeen toimintamenot ovat olleet verorahoitusta suuremmat, mistä on seurannut kuntatalouden tulo- ja menokehityksen epätasapaino. Kaavio 1: Kuntien ja kuntayhtymien toimintamenojen muutos prosentteina vuosina

6 6 Tilastokeskuksen ennusteen mukaan kuntien ja kuntayhtymien toimintamenot kasvavat vuoteen 2017 asti 3,4 % vuodessa. Kuntaliitto on julkaissut ennakkoarvion vuoden 2013 kuntatalouden kehityksestä: Vuoden 2013 tilinpäätösten ennakkotietojen mukaan kuntien yhteenlaskettu tulos oli noin 300 miljoonaa euroa positiivinen. Tulos parani edellisestä vuodesta noin 600 miljoonaa euroa. Taustalla ovat toimintakulujen kasvun puolittuminen ja verotuksen kertaeristä johtunut verotulojen kasvu. Vuosikate oli negatiivinen viime vuonna yhteensä 36 kunnalla. Vuonna 2012 vastaava luku oli yli kaksinkertainen. Kuntien verotulot kasvoivat 6,8 prosenttia edellisvuodesta. Viime vuoden tuloksen syntymiseen vaikuttanut, tulosta vahvistava seikka oli kuntien toimintojen tehostaminen, josta ainakin 400 miljoonaa euroa toteutui KT Kuntatyönantajien selvityksen mukaan henkilöstömenosäästöinä. Lisäksi tulosta kohensivat verotuksen kertaerät 400 miljoonalla eurolla sekä tulo- ja kiinteistöveroprosenttien korotukset noin 170 miljoonalla eurolla. Tulokseen heikentävästi vaikuttaneita tekijöitä olivat puolestaan valtionosuusleikkaukset, sekä kuntien tehtävien kasvu ja palveluiden kysynnän lisäys. Osaltaan kuntien positiivista tulosta selittää kuntien toimintojen yhtiöittäminen, mikä ei toimenpiteenä sellaisenaan tuo lisää rahaa kunnille. Tilinpäätösten vuoden 2013 ennakkotietoja tarkasteltaessa on huomioitava, että vuosi 2012 oli kuntatalouden heikoin sitten vuoden Näin ollen tilanteen parantuminen suhteessa edellisvuoteen ei merkitse talouspaineiden katoamista, vaan tuo kuntatalouden väliaikaisesti suunnilleen keskimääräiselle tiukalle tasolle, muistuttaa Mäki-Lohiluoma. Vaikka tilanne parantui edellisvuodesta, kuntien talouden sopeuttamispaineet eivät ole poistuneet. Vuoden 2014 osalta on odotettavissa kuntien tulopohjan kasvuvauhdin merkittävää hidastumista, muun muassa valtionosuudet pienenevät suoritettujen leikkausten johdosta noin 100 miljoonaa euroa. Verotulojen kasvun arvioidaan hidastuvan viime vuoden 6,8 prosentista alle kolmannekseen, eli 2,1 prosenttiin tänä vuonna. Tämä johtaa paineisiin korottaa kunnallisveroprosentteja, ennakoi Kari-Pekka Mäki-Lohiluoma. Etevan keskeiset ulkoiset riskit ja epävarmuudet liittyvät julkisen talouden, erityisesti kuntien talouden kehitykseen. Palvelujen kasvava kysyntä ja tarve sekä julkisen talouden rahoituspohjan samanaikainen heikkeneminen edellyttävät myös Etevan toiminnalta uudistumiskykyä sekä yhä tehokkaampia toimintamalleja ja ratkaisuja. Nykytilanteessa kunnat tekevät Etevaa koskevia ratkaisuja jokainen omista taloudellisista ja toiminnallisista lähtökohdistaan eivätkä yhdessä Etevan jäsen- ja omistajakuntina kuntayhtymän strategisen kehittämisen lähtökohdista. Kuntien hankintapolitiikan muuttuvat linjaukset voivat myös vaikuttaa Etevan palvelujen kysyntään.

7 7 2.3 Etevan taloudellinen tilanne Etevan vuosittainen tulos on ollut alijäämäinen kuntayhtymän perustamisesta alkaen. Kahden kuntayhtymän toimintojen yhdistämisestä on aiheutunut päällekkäiskustannuksia erityisesti henkilöstön ja tilojen osalta. Yhdistymisvaiheessa kuntayhtymän palvelukseen siirtynyttä henkilöstöä on koskenut viiden vuoden irtisanomissuoja, joten henkilöstömenojen sopeuttaminen toiminnan muutoksiin on voinut tapahtua vain luonnollisten poistumien ja tehtävien uudelleen järjestelyiden kautta. Kahden eri kuntayhtymän yhdistyminen on vaatinut myös tehtäväkohtaisten palkkojen harmonisoinnin, mikä on omalta osaltaan kasvattanut selkeästi henkilöstömenoja. Laitoshuollon purun toteutus on aloitettu melko pian kuntayhtymien yhdistymisen jälkeen. Asukkaiden siirtäminen laitosympäristöstä muihin asumismuotoihin on vaatinut sekä uusien asumisyksiköiden rakentamista että olemassa olevien laajentamista ja teknisiä muutoksia. Tiloista aiheutui päällekkäiskustannuksia vuoden 2013 kesäkuuhun asti, jolloin Ronnin laitosalueen rakennukset saatiin myytyä. Laitosympäristössä tarvittava henkilökunnan määrä asukasta kohden on pienempi kuin yksilöllisissä asumisvaihtoehdoissa. Tämä on omalta osaltaan kasvattanut kuntayhtymän henkilöstömenoja. Kun asiakkaat ovat siirtyneet laitoksesta uusiin asumismuotoihin, uudet palvelutuotteet eivät kaikkien osalta ole hinnaltaan vastanneet toiminnan kustannuksia, mutta näitä hinnoitteluvirheitä ei ole oikaistu osana hinnoitteluprosessia. Yksityisen sektorin kilpailijoihin verrattuna Etevaa rasittaa eläkemenoperusteinen eläkemaksu, joka vuonna 2013 oli 2,9 % toimintamenoista ja 5,3 % palkoista. Kyseinen maksu vääristää kuntayhtymän vertailtavuutta yksityisiin toimijoihin ja heikentää näin kilpailuasemaa. Yhtymäkokous päätti kokouksessaan edellyttää, että Eteva kuntayhtymä asettaa jäsenkuntien edustajista koostuvan työryhmän valmistelemaan eläkemenoperusteisten eläkemaksujen maksuvastuita. Työryhmässä olivat edustettuina seuraavat jäsenkunnat: Espoo, Forssa, Hyvinkää, Hämeenlinna, Lahti, Lohja, Riihimäki ja Vantaa. Työryhmä aloitti työskentelynsä ja kokoontui kaikkiaan neljä kertaa. Viimeisessä kokouksessaan työryhmä valmisteli yhtymähallitukselle esityksen Eteva kuntayhtymän perussopimuksen muuttamisesta siten, että eläkemenoperusteiset eläkemaksut siirtyisivät suoraan jäsenkuntien vastuulle ja KEVA laskuttaisi ne jatkossa suoraan jäsenkunnilta. Yhtymähallitus päätti kokouksessaan tehdä Etevan perussopimukseen edellä kuvatun muutoksen ja lähettää näin muutetun perussopimuksen jäsenkuntien valtuustojen päätettäväksi. Muutettu perussopimus toimitettiin jäsenkuntien käsittelyyn tammikuun 2014 alussa ja valtuustokäsittelyn takarajaksi asetettiin Riittävä enemmistö jäsenkunnista on hyväksynyt perussopimuksen muutoksen jo ennen asetettua takarajaa. Yhtymähallitus on käsitellyt kokouksessaan vuoden 2013 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen ja esittää sen hyväksymistä yhtymäkokouskäsittelyssä , joten seuraavassa esitetyt vuoden 2013 tiedot ovat vielä vailla yhtymäkokouksen hyväksyntää. Eteva kuntayhtymän tulos vuonna 2013 oli -0,2 milj. euroa (2012-1,1 milj. euroa) ja vuosikate 0,4 milj. euroa (2012-0,8 milj. euroa). Toimintatuotot kattoivat vuonna 2013 lähes 100 % toimintakuluista, mutta ne sisälsivät hankerahoitusta 0,2 milj. euroa. Vuodelle 2014 ei ole myönnetty vastaavia avustuksia, joten kehittämistyön kustannukset jäävät täysimääräisesti Etevan toimintamenoihin. Vuoden 2013 vuosikate sisälsi 0,4 milj. euroa Evantia Oy:ltä saatuja osinkotuottoja. Nämä osakkeet myytiin vuonna 2013, joten rahoitustuotot putoavat vuonna 2014 oleellisesti. Eteva kuntayhtymän omavaraisuusaste on kohtuullinen (48,6 % vuonna 2013).

8 8 Eteva-konsernin tulos vuonna 2013 oli -1,1 milj. euroa (2012-3,3 milj. euroa) ja vuosikate 1,6 milj. euroa (2012 0,6 milj. euroa). Konsernin toimintatuotot kattavat toimintakulut. Vuosikate kattaa 70 % suunnitelman mukaisista poistoista. Konsernitaseen loppusumma oli 61,7 milj. euroa ( ,3 milj. euroa), josta lainat olivat 39,2 milj. euroa ( ,6 milj. euroa). Tytäryhtiöistä Uudenmaan Vammaispalvelut Oy:n tulos oli -0,2 milj. euroa (2012 0,1 milj. euroa), Pääjärven Kiinteistöpalvelut Oy:n tulos -0,3 milj. euroa (2012-2,5 milj. euroa) ja Kiinteistö Oy Virvelinranta Oy:n tulos 0,07 milj.euroa (2012-0,006 milj. euroa). Konsernin omavaraisuusaste on heikompi kuin Etevan, koska asumisyksiköt ja toimintakeskukset rakennetaan velkarahoituksella, joka on pääosin korkosuojattua (ARA). Vieraan pääoman takaisinmaksuun kuluisi yli puolet vuoden toimintatuotoista. Verrattuna kuntien ja kuntayhtymien toimintamenojen yleiseen kehitykseen (keskimäärin 5,3 % vuosina ) Eteva on pystynyt tehostamaan toimintaansa ja pitämään toimintamenojen kasvun hallinnassa. Kaavio 2: Eteva kuntayhtymän toimintatuottojen ja menojen muutos vuosina TA Eteva kuntayhtymän toimintamenojen ja -tuottojen muutos, %, vuosina TA 8,0 6,8 6,8 6,0 4,0 2,0 0,0-2,0-4,0-6,0 2,2 2,2 1,5 1,5 0,9-0,9-2,4-2,1-4,1-5, Toimintamenot Toimintatuotot

9 9 Kaavio 3: Eteva kuntayhtymän käyttötalous TA TA 2014 TP 2013 TP 2012 TOIMINTATUOTOT Myyntituotot Maksutuotot Tuet ja avustukset Muut toimintatuotot TOIMINTATUOTOT TOIMINTAKULUT Henkilöstökulut Palveluiden ostot Aineet, tarvikkeet, tavarat Avustuskulut Muut toimintakulut TOIMINTAKULUT TOIMINTAKATE RAHOITUSTUOTOT JA -KULUT VUOSIKATE POISTOT JA ARVONALENTUMISET SATUNNAISET TUOTOT JA KULUT TILIKAUDEN TULOS TILIKAUDEN YLIJÄÄMÄ / ALIJÄÄMÄ

10 10 Eteva kuntayhtymän toiminnan rahavirta oli vuonna 2013 positiivinen, mutta aiempien vuosien alijäämäisyyden vuoksi Etevan perustamisvaiheen rahavarat on käytetty. Myös konsernin toiminnan rahavirta oli 2013 positiivinen, investoinneista 50 % katettiin tulorahoituksella ja lainanlyhennyksistä vastaavasti 35 %. Lainanhoitokate osoittaa, että konsernin tulorahoitus riitti lainakorkojen ja -lyhennysten hoitoon. Lainanhoitokyky oli puolestaan tyydyttävä. Eteva-konsernissa otettiin käyttöön vuonna 2011 konsernitilipalvelu, jossa ovat mukana Eteva kuntayhtymä, Uudenmaan Vammaispalvelut Oy ja Pääjärven Kiinteistöpalvelut Oy. Uudenmaan Vammaispalvelut Oy:n erilliset ARA-lainoituksiin liittyvät pankkitilit eivät sisälly konsernitilisopimukseen. Eteva kuntayhtymän ja konsernin likviditeetti on parantunut vuoden 2013 aikana. Kuukausien sisällä vaihtelu on kuitenkin suurta kerran kuukaudessa tapahtuvan laskutuksen johdosta. Toimintamenoista merkittävin osa eli palkkakustannukset maksetaan kunkin kuukauden aikana, mutta tulot kotiutuvat vasta jälkikäteen seuraavan kuukauden jälkimmäisellä puoliskolla. Toimintaa joudutaankin osa kuukaudesta rahoittamaan konsernitiliin kytketyllä 5,5 milj. euron luottolimiitillä. Tämän hetken korkotasolla kustannusvaikutus ei ole merkittävä, mutta korkojen lähtiessä nousuun talletuskorko ei kasvane samassa suhteessa velkakoron kanssa, jolloin nettokorot jäävät selkeästi alijäämäisiksi. Miten kassatilanne saadaan hallintaan? Palvelutuotteiden hintojen nosto ylijäämäisiin tuloksiin pääsemiseksi ei ole varmaankaan omistajien näkökulmasta mahdollinen vaihtoehto. Pääomittaminen ei myöskään saane omistajien kannatusta. Kiinteistöomaisuuden realisointi on yksi vaihtoehto, mutta tuolloin on huomioitava niitä vastaavat pitkäaikaiset lainat, jotka ovat vuodesta 2009 alkaen pääsääntöisesti Kuntarahoituksen korkotukilainoja. Kaavio 4: Eteva kuntayhtymän ja konsernitilin saldo per ja sekä vuosineljänneksittäin alhaisin ja korkein tilisaldo vuonna 2013 Eteva Konserni alin ylin alin ylin Q Q Q Q

11 Investoinnit ja korkokulujen kehitys Kuntayhtymän investoinnit ovat olleet vähäisiä auto-, kalusto- ja lisenssihankintoja. Vuonna 2013 ne olivat yhteisarvoltaan 363 tuhatta euroa. Etevan ajoneuvokanta on erittäin vanhaa ja huonokuntoista, joten lähivuosina on turvallisuusriskin pienentämiseksi uusittava ajoneuvokantaa. Investointitarvetta kasvattaa lähivuosina myös uusien sähköisten palveluiden käyttöönotto, jota tarvitaan toimintojen tehostamiseksi. Kiinteistöyhtiöiden vuosittaiset investoinnit ovat uudis- ja korjausrakentamista, ja arvoltaan merkittäviä. Uudisrakentamisen kokonaisarvo suunnittelukaudella on noin 16 milj. euroa. Rahoitus tapahtuu pääasiassa ARAn erityisryhmien avustuksella ja korkotuella, mikä takaa kohtuullisen vuokratason asukkaille. ARA voi myöntää erityisryhmien asuntohankkeille korkotukilainaa ja investointiavustusta. Avustuksen suuruus on enimmillään 40 %. ARAssa hankkeiden valinnan lähtökohtana on ollut tukea siirtymistä laitoshoidosta avohoitoon. Etusijalla ovat olleet kaikkein vaikeimmassa asuntotilanteessa olevat. Näitä ovat pitkäaikaisasunnottomat, kehitysvammaiset, mielenterveyskuntoutujat ja muistisairaat vanhukset. ARAn investointiavustusta haetaan enemmän kuin sitä on mahdollista myöntää. Vuoden 2014 alun hakukierroksella käytettävissä oleva rahoitus riitti 46 prosenttiin haetusta kokonaisrahamäärästä. Uudenmaan Vammaispalvelut Oy:n suunnitteilla oleviin uusiin kohteisiin ei tällä kierroksella myönnetty avustusta. ARAn mukaan ensisijaisia avustuksen saajia olivat laitoshajautusta tekevät yhteisöt ja kotoa muuttavat asunnon tarvitsijat. Tärkeää oli myös kunnan selkeä tilaus ja tarve. Korvaavat kohteet, joita Uudenmaan Vammaispalveluidenkin hankkeet edustivat, eivät olleet ensisijaisia. Kiinteistöyhtiöiden on muutettava rakennuttamisen rahoitusstrategiaa, mikäli ARAn investointiavustusten määrä supistuu tai niiden saaminen loppuu. Korjausinvestointien tavoiteltu kokonaisarvo suunnittelukaudella on yli 5,0 milj. euroa. Korjausinvestoinnit rahoitetaan kassaperusteisesti. Kiinteistöyhtiöiden lainat ovat pääosin ARAn korkotukilainoja, joiden korkokatto on 3,4 %. Muilta rahoitusyhtiöiltä otettujen lainojen korkoriski on eliminoitu johdannaissopimuksilla. Tällä hetkellä lainojen keskimääräinen korko on 1,2 %, mikä tarkoittaa vuositasolla noin 1,0 milj. euron lainanhoitokustannuksia. Mikäli keskimääräinen korkotaso kaksinkertaistuisi, lainanhoitokustannukset nousisivat tämän seurauksena 1,4 milj. euroon. Etevan palvelujen käyttöasteen heikkeneminen voi myös aiheuttaa kiinteistöjen rahoitusriskin. 3 Ohjelman keskeiset linjaukset ja uudistamishankkeet Strategian uudistaminen Yhtymähallitus ja operatiivinen johto ovat käynnistäneet strategian uudistamisprosessin, jossa valmistaudutaan muun muassa sote- ja kuntarakenneuudistusten sekä kiristyvän kilpailun vaikutuksiin Etevan toiminnalle. Strategian keskeisenä tavoitteena tulee olemaan laadukkaan ja asiakaslähtöisen palvelutuotannon turvaaminen toimintaa uudistamalla ja tehostamalla sekä työhyvinvointiin panostamalla. Etevan tulee kirkastaa strategiset tavoitteensa sekä määritellä strategiset osaamisalueensa ja palvelutuotannon laajuutensa. Kiinteistötoiminnasta huolehtivien tytäryhtiöiden strategian ja tavoitteiden täytyy tukea konsernin strategiaa ja tavoitteita.

12 12 Eteva kuntayhtymä ei tyydy sopeuttamaan toimintaansa ulkoa tulevien muutosten myötä vaan näkee strategisen johtamisen tulevaisuuden tekemisenä. Etevassa ennakoidaan tulevaa muutosta uudistamalla rakenteita ja toimintatapoja vastaamaan menestysmahdollisuuksia tulevaisuudessa. Erityishuoltopiirin lakisääteiset tehtävät Erityishuolto-ohjelmien (EHO) laatimisesta ja vasten tahtoa annettavan erityishuollon valmistelusta aiheutuvia kustannuksia ei nykyisin veloiteta erikseen kunnilta. Kyseisen toiminnan erilliskustannukset selvitetään vuoden 2014 aikana tavoitteena kuntien tasapuolinen maksuosuus. Osa kunnista tekee erityishuolto-ohjelmat itse, osa teettää ne Etevalla. Kunnat, jotka tekevät erityishuolto-ohjelmat itse maksavat saman palveluhinnan kuin kunnat, jotka teettävät työn Etevalla. Tältä osin laskutus ei ole tasapuolista jäsenkuntien kesken. Vastentahtoisen hoidon valmistelu on erityishuoltopiirin lakisääteinen tehtävä, jota yksityiset toimijat eivät tee. Kunnilta tulevien valmistelupyyntöjen määrä on ollut kasvussa viime aikoina. Osa tutkimusjakson kustannuksista voidaan kohdentaa kehitysvammapsykiatrisen jakson hintaan, mutta kehitysvammapsykiatrisen kriisipäivän hinta on alhainen eikä kata kaikkia kustannuksia, jolloin valmistelutyö jää kokonaisuudessaan veloittamatta. Omakustannusperusteinen hinnoittelu edellyttää edellä mainittujen tehtävien tuotteistamista. Vuoden 2015 alusta alkaen kyseiset tehtävät veloitetaan erikseen tilaajakunnilta. Toiminnan kehittäminen Muuhun kehittämistyöhön kytkeytyy kiinteästi Etevan palvelutuoteluettelon uudistaminen. Uudistuksen tavoitteena on lisätä palvelutuotannon asiakaslähtöisyyttä ja läpinäkyvyyttä sekä varmistaa tuotteiden oikea, omakustannusperusteinen hinnoittelu, jäsenkuntien tasapuolinen kohtelu ja asiakkaiden sijoittuminen oikeille tuotteille. Samalla tarkastellaan kriittisesti ja uudistetaan tarvittavilta osin budjetointi- ja sopimusohjausprosessia. Etevassa on käynnistetty ja ollaan käynnistämässä vuoden 2014 aikana useita toiminnan kehittämisja uudistamishankkeita, joiden tulokset näkyvät tulevina vuosina kuntayhtymän toiminnan tehostumisena. Myös taloudelliset vaikutukset ovat kokonaisuutena merkittävät, mutta tarkkoja euromääräisiä arvioita ei pystytä tässä vaiheessa vielä antamaan. Uudistamishankkeet Erityishuoltopiirin lakisääteisten tehtävien tarkentaminen ja tuotteistaminen (käynnissä) Sopimusohjausprosessin tehostaminen (käynnissä) Budjetointiprosessin kehittäminen (käynnissä) Sisäisten vyörytysten periaatteiden läpikäynti ja uudistaminen tarpeellisilta osin Palkkatoimen selvitys ja uudistaminen tarpeellisilta osin (käynnissä) Sähköisen asiakirjahallinnan ja arkistoinnin käyttöönotto Rekrytoinnin kehittäminen: sähköiset hakemukset ja rekrytoinnin osittainen keskittäminen, sijaishankinnan selvitys (käynnissä) Sähköisten asiointipalveluiden laajentaminen (käynnissä) Elintarvikkeiden, ateriapalveluiden ja niihin liittyvien kuljetusten kilpailutus (käynnissä) Ajoneuvojen hankinnan ja hallinnan uudistaminen Seuraavassa on esitetty vastuualueittain ja erikseen henkilöstön osalta yhteenveto neljännessä luvussa esitetyistä talouden sopeuttamistoimenpiteistä.

13 13 Henkilöstö Johtamisen ja esimiestyön kehittäminen Rekrytointiprosessin osittainen keskittäminen Osaamisen kehittäminen Sairauspoissaolojen hallinta Työssä jatkamisen toimenpiteet Riskienhallinta Henkilöstön sisäinen liikkuvuus Henkilöstömitoituksen kehittäminen Työaikasuunnittelun täsmentäminen Ylitöiden rajoittaminen Henkilöstösuunnitelma toiminta- ja taloussuunnitelman osaksi Asumispalvelut Esimiesuudistus Henkilöstörakenteen uudistaminen Uusien asumismuotojen suunnittelu Moniammatillisten tiimien käyttö Perhepalveluiden kehittäminen Päiväaikainen toiminta Sijaishankinnan hallinta Toimintatilojen tarkastelu Kuljetusten järkeistäminen Tuotteistuksen kehittäminen Erityispalvelut Asiantuntijaosaamisen kehittäminen Kehitysvammapsykiatrisen palvelun tuotteistuksen ja hinnoittelun uudistaminen Kehitysvammapsykiatrian kehittäminen yhteistyössä sairaanhoitopiirien kanssa Asiantuntijaosaamisen kohdentaminen sisäiseen palvelutuotantoon Ulkoisen myynnin lisääminen Asiakasprosessin uudistaminen ja tehostaminen Palveluratkaisun toimintamallin käyttöönotto kaikissa Etevan yksiköissä Yksilöllisten palvelutuotteiden kehittäminen Tukipalvelut Palkkatoimen uudistaminen Toimintojen sähköistäminen Järjestelmien käytön tehostaminen Kiinteistöpalvelut Kiinteistöjen käytön kustannustehokkuus Rakennuskannan ylläpitäminen Palvelutoimintojen tarpeiden tunnistaminen Turvallisuuden varmistaminen Mahdollinen omaisuuden realisointi

14 14 4 Henkilöstölinjaukset Palvelutuotannossa henkilöstö on organisaation suurin voimavara, työvoimavaltaisella alalla henkilöstökustannukset ovat aina merkittävät. Tuottava toiminta edellyttää työantajalta suunnitelmallista henkilöstöpolitiikkaa. Eteva on valmistellut vuonna 2013 Henkilöstöohjelman , jonka yhtymähallitus on hyväksynyt vuoden 2014 helmikuussa. Henkilöstöohjelman painopistealueet on nostettu vuonna 2013 toteutetusta hyvinvoinnin strateginen johtaminen -hankkeesta, kaikissa yksiköissä tehdystä henkilöstöriskien arvioinnin tuloksista sekä Etevan tavoitteista. Painopisteissä on otettu huomioon Etevan toimintaympäristön tuomat haasteet. Sosiaali- ja terveysalan sekä kuntasektorin kehitys vaikuttavat Etevassa tehtävän työn suunnitteluun ja toteuttamiseen. Hyvä johtaminen ja esimiestyö, hyvä työkyky ja työmotivaatio sekä osaamisen kehittäminen varmistavat henkilöstön työhyvinvoinnin ja työn tuottavuuden tavoitteellisen kehittymisen. Kaavio 5: Henkilöstöohjelman painopistealueet Sairauspoissaolot ovat vammais- ja vanhuspalveluissa muita toimialoja keskimääräistä korkeammat. Työterveyspalvelut keskitettiin vuonna 2013 ja niiden tuottamisesta vastaa yksi toimija. Näin varmistetaan palvelujen tasalaatuisuus ja ohjattavuus. Kilpailutuksen voittaneen Suomen Terveystalo Oy:n kanssa on voimassaoleva sopimus asti. Hankintasopimukseen sisältyy optiona mahdollisuus jatkaa sopimusta vuosille Sairauspoissaoloja pyritään ennaltaehkäisemään muun muassa esimiestyön kehittämisellä ja turvallisuusriskien vähentämisellä. Varhaisen tuen mallin käytöllä vähennetään sairauspoissaoloja sekä lyhennetään niiden pituutta. Työhön paluuta edistetään osasairaspäivärahan avulla. Toimenpiteiden myötä sairauspoissaolopäivät laskivat vuonna 2013 noin 10 % ja olivat 20 päivää per työntekijä.

15 Uhka- ja väkivaltatilanteet aiheuttavat sairauspoissaoloja ja pahimmillaan ennenaikaisen eläköitymisen. Riskienhallintayksikkö käynnistää työsuojelun tai osaamisen kehittymiseen tähtääviä toimenpiteitä sen mukaisesti, mitä uhka-ja väkivaltatilanteiden analysoinnit osoittavat. Uhka- ja väkivaltatilanteiden syntyyn voidaan vaikuttaa ennakolta. Työssä sattuneet tapaturmat aiheuttavat haittaa työntekijälle ja työyhteisölle, työkyvyttömyyseläkkeet vaikuttavat varhemaksujen kasvuun. Osatyökykyisten uudelleen sijoittamisella työkykyään vastaaviin tehtäviin voidaan vähentää ennenaikaisten eläköitymisten määrää ja niistä syntyviä varhemaksuja. Sijaistarve on ohjeistettu kriittisesti tarkasteltavaksi jokaisessa tilanteessa. Sijaistarve tulee ensisijaisesti täyttää henkilöstön sisäisen liikkuvuuden avulla. Henkilöstön sisäinen liikkuvuus -hanke on osoittanut, että tutusta kotiyksiköstä lähteminen vaikuttaa osaamisen lisäksi työmotivaatioon. Liikkuvuudella saavutetaan siten säästöjen lisäksi myös hyvinvointia. Sijaishankinnan kokonaisselvitys toteutetaan vuoden 2014 aikana. Henkilöstösuunnitelma, mikä sisältää taloussuunnitelmakauden aikana perustettavat ja lakkautettavat vakanssit, valmistellaan osana toiminta- ja taloussuunnitelmaa. Suunnitelmaan sisältymättömiä uusia virkoja ja toimia voidaan esittää perustettavaksi ainoastaan silloin, kun esitys perustuu merkittäviin toiminnallisiin muutoksiin tai tilaaja-asiakas sitoutuu maksamaan syntyvät kustannukset. Henkilöstön vaihtuvuus on vähentynyt. Vaihtuvuusprosentti oli vuonna ,6 % ja vuonna ,3 %. Alle 10 %:n vaihtuvuus on hallittavissa hyvällä rekrytointi- ja perehdytystoiminnalla sekä työhyvinvoinnista huolehtimalla. Liian suuri henkilöstön vaihtuvuus vaikeuttaa varsinkin asiakastyötä, mutta sillä on vaikutusta myös työyhteisön toimivuuteen. Vaihtuvuutta voidaan osaltaan vähentää osaavalla rekrytoinnilla. Sähköinen hakemusten jättäminen, hakemusten analysointi ensivaiheessa sähköisesti, hakijoiden yhdenmukainen haastattelu ja hakuprosessin lyhyt toteutus ovat esimerkkejä rekrytointiosaamisesta, jotka on asetettu Etevan tavoitteiksi. Henkilöstön saatavuutta voidaan puolestaan edistää muun muassa yhteistyöllä oppilaitosten kanssa ja oppisopimuskoulutuksella. Osaamisen kehittäminen on strategialähtöistä ja keskitetysti toteutettua toimintaa. Lyhyen työkokemuksen omaavan henkilöstön suuri osuus on toisaalta osaamis- ja turvallisuusriski ja toisaalta mahdollisuus uusien toimintatapojen käyttöönottamisessa. Osaamisen ja turvallisuuden varmistamiseen vaikutetaan muun muassa perehdytyksellä ja sisäisellä täydennyskoulutuksella. Tarvittaessa ulkoisiin koulutuksiin osallistumista rajoitetaan, mutta pitkällä tähtäimellä tällä voi olla haitallisia vaikutuksia työhyvinvointiin, osaamisen kehittymiseen ja sitä kautta palvelutuotannon laatuun. Henkilöstömitoituksen kehittäminen on aloitettu viime vuoden loppupuolella. Oikean henkilöstömitoituksen ja täsmennetyn työaikasuunnittelun kautta toimintaa saadaan tehostettua ja sitä kautta syntyy myös säästöjä. HRM-järjestelmän edelleen kehittämisen kautta saadaan vapautettua esimiesten työaikaa rutiinitehtävistä. Taloustilanteen sitä edellyttäessä rajoitetaan ylitöiden määrää sekä karsitaan työnantajan tarjoamia vapaaehtoisia henkilöstöetuja. Seuraavat toimenpiteet vaativat kuntayhtymän hallituksen päätöksen ja yhteistoimintalain mukaisen neuvottelumenettelyn tai paikallisen sopimisen: tuotannollisin ja taloudellisin perustein tapahtuvat osa-aikaistamiset, lomautukset ja irtisanomiset, harmonisointipäätöksiä korkeampien tehtäväkohtaisten palkkausten muuttaminen, päivärahakorvauksista luopuminen koulutuspäivien osalta ja koulutuksiin käytettävän työajan laskutavan muuttaminen. 15

16 16 5 Vastuualuekohtaiset toimenpiteet 5.1 Asumispalvelut Talouden tasapainotusohjelmassa esitetyt euromääräiset säästöt eivät ole merkittäviä, mutta näillä toimenpiteillä varmistetaan, että toiminta vastaa sitä, mitä tilaaja-asiakkaat meiltä odottavat, ja että toimintamme on laadukasta ja luotettavaa ja sitä kautta kustannusvaikuttavaa. Keskeisessä asemassa on johtamisjärjestelmän vahvistaminen, jota edustaa muun muassa yhteinen laajennettu asumisen johtoryhmä (palvelujohtaja, palveluvastaavat, palvelupäälliköt, palvelukehittäjät ja laitoshuollon päällikkö). Näin varmistetaan vastavuoroisuus ja viestintähissin toimivuus. Esimiesuudistus Käynnissä olevan esimiesuudistuksen tavoitteena on laajentaa esimieskohtaista aluetta ja samalla vapauttaa esimies pois päivittäisistä rutiineista todelliseen esimiestyöhön, kuten henkilöstöhallinto, osaamisen kehittäminen, taloudenohjaus, toiminnan kehittäminen, YKS:n johtaminen ja sidosryhmäyhteistyö (Palveluratkaisut, Kehitysvammapsykiatriset yksiköt, omaiset ja kunnat). Asumispalveluiden nykyiset 36 esimiesvirkaa muutetaan 25 palveluvastaavan viraksi ja yksiköihin perustetaan lisäksi vastaavan ohjaajan toimet käytännön työn ohjaamiseksi. Kaikilta palveluvastaavilta edellytetään esimiesvalmennuksen suorittamista. Välillisiä kustannussäästöjä syntyy myös kilometrikorvausten vähenemisestä, koska palveluvastaavien määrä vähenee, ja lisäksi palveluvastaaville ja - kehittäjille myönnetään etätyömahdollisuus. Uudistuksessa huomioidaan myös asumisyksiköiden ja toimintakeskusten maantieteellinen läheisyys yhdistämällä molemmat toiminnot saman palveluvastaavan alaisuuteen. Osassa yksiköitä muutos on jo toteutettu. Henkilöstö Henkilöstörakennetta ja henkilöstön käyttöä uudistetaan monin tavoin. Jokaisen vapautuvan toimen yhteydessä tarkistetaan yksikön resurssitarve vastaamaan asukastarpeita (psykiatrinen sairaanhoito, sosionomi, nuoriso-ohjaaja jne.). Vuoden 2014 alussa yksi konsultoivista sairaanhoitajista on irtisanoutunut. Tointa ei täytetä, vaan asumisyksiköissä työskentelevät sairaanhoitajat kartoitetaan ja vahvistetaan heidän roolejaan laajemmin toteutettavassa hoitotyössä, kuten esimerkiksi palveluvastaavan kaikissa yksiköissä, joissa esiintyy sairaanhoidollista tarvetta. Osa vakansseista muutetaan laitoshuoltajiksi, jotka nykyistä laajemmalla alueella vastaavat asumisyksiköiden siisteydestä. Näin turvataan tilojen säilyminen asianmukaisessa kunnossa sekä saadaan ohjaajien työpanos kohdentumaan oikein. Osa vakansseista muutetaan avustajan tehtäviksi, mikäli se on yksikön henkilöstörakenteen kannalta tarkoituksenmukaista. Henkilöstön monipuoliseen ja yksikön tarpeiden mukaiseen osaamiseen panostetaan. Oikeanlaisella osaamisella turvataan laadukas palvelu sekä motivoidaan henkilökuntaa. Henkilöstön sisäistä liikkuvuutta lisätään projektista saadun hyvän palautteen perusteella. Samalla saadaan sijaisvälityksen tarvetta vähennettyä. Taloudellisen toiminnan kannalta on oleellista, että henkilöstö on siellä, missä asiakkaat heitä tarvitsevat. Työvuorosuunnittelun tarkentamisella päästään asiakastarpeesta lähtevään työajan hallintaan. Yksiköissä otetaan soveltuvin osin käyttöön koneellinen lääkkeiden annosjakelu, millä saavutetaan työajan säästöä ja sen kohdentumista ohjaustyöhön.

17 17 Asumismuodot Asuntorakentamisessa huomioidaan valtakunnalliset suositukset. Uusia ryhmäkoteja on rakennettu, kun asiakkaat ovat muuttaneet pois laitoksesta, mutta tulevaisuudessa tulee parantaa asuntoryhmissä sijaitsevien asuntojen sekä omien asuntojen saatavuutta asiakkaille. Nykyiset omakotitalot ryhmäkoteina ovat tulleet tiensä päähän. Ne ovat kunnoltaan sellaisia, että tarvitaan paljon remontoimista eikä niiden laatua silti saada vastaamaan nykyvaatimuksia. Asukkaiden toimintakykyä vahvistetaan henkilöstön osaamisen ja yksilöllisen elämän suunnittelun avulla, jolloin voidaan rakentaa polkuja ryhmäkodeista asuntoryhmiin ja omiin asuntoihin. Neuvottelut kuntien rakennuttamisesta vastuussa olevien tahojen kanssa ovat välttämättömiä, jotta tulevaisuuden tarpeita vastaavia asumismuotoja voidaan toteuttaa. Muut toimenpiteet Yhtymähallitus on vuonna 2013 hyväksynyt Tukiryhmä-projektin vuoden 2014 loppuun asti. Tukiryhmä-toiminnassa panostetaan haastavien asiakkaiden ohjaukseen omassa yksikössä, jolloin asiakkaiden arkea voidaan tukea ja mahdollisilta siirroilta kehitysvammapsykiatrisiin yksiköihin voidaan välttyä. Tavoitteena on lisätä osaamista asumisyksiköissä sekä vapauttaa kehitysvammapsykiatristen yksiköiden asiakaspaikkoja kehitysvammapsykiatriseen tarpeeseen. Vuoden 2014 lopussa yhtymähallitukselle raportoidaan projektin tuloksista ja päätetään Tukiryhmän jatkosta. Kun asiakas muuttaa esimerkiksi kehitysvammapsykiatrisesta yksiköstä ryhmäkotiin, on tärkeää huomioida uusien yksiköiden (ryhmäkotien) hyvä ja hallittu suunnittelu sekä yksilölliset ratkaisut (esim. eriyttäminen). Myös asuntoryhmien hankinnassa tulee huomioida yksilölliset tarpeet sekä asiakkaiden yhteensopivuus, jotta voidaan taata yhteisöllisetkin toiminnat. Kun asiakas muuttaa uuteen kotiin, hän tarvitsee hyvän muuttovalmennuksen. Erityispalvelujen moniammatillinen tiimi (psykologi, toimintaterapeutti, puheterapeutti ja autismikuntoutusohjaaja) toteuttaa muuttovalmennuksen yhteistyössä asumisyksikön henkilökunnan kanssa. Muuttovalmennus toteutetaan asiakkaan tarpeista lähtien, jotta asumisen muutoksesta tulee asiakkaalle positiivinen kokemus, jolla tuetaan asiakkaan hyvää arkea ja elämää. Näin vältetään hallitsemattomista kriiseistä syntyviä lisäkustannuksia. Perhepalveluita kehitetään vastaamaan vanhempien toiveita nykyistä monimuotoisemmista lasten tilapäishoitomahdollisuuksista. Vuoden 2014 alussa on aloitettu viikonloppuisin lasten ja nuorten päiväaikainen tilapäishoito Hyvinkään ja Järvenpään toimintakeskuksissa kaksi vuotta kestävänä projektina. Palvelun tarjonnassa hyödynnetään olemassa olevia henkilöstö- ja tilaresursseja. Projektin loputtua päätetään palvelun jatkosta. 5.2 Päiväaikainen toiminta Henkilöstö Uusien rekrytointien kohdalla harkitaan aina tehtävän mahdollinen osa-aikaisuus sekä kartoitetaan asiakaslähtöisesti yksikön osaamisrakenne, jotta tehtävään haetaan juuri oikeanlaista asiantuntijuutta. Henkilöstön sisäistä liikkuvuutta lisätään projektista saadun hyvän palautteen perusteella. Taloudellisen toiminnan kannalta on oleellista, että henkilöstö on siellä, missä asiakkaat heitä tarvitsevat. Liikkuvuutta voi olla sekä toimintakeskusten että asumisen ja päiväaikaisen toiminnan välillä. Samalla saadaan vähennettyä sijaisvälityksen tarvetta. Sijaishankinnassa on ollut keväästä 2013 voimassa sääntö, jonka mukaan sijaisen saa ottaa vain, jos 30 % henkilöstöstä on yhtä aikaa poissa.

18 18 Töiden uudelleen organisoinnin tavoitteena on nykyistä parempi ja tehokkaampi johtaminen: palveluvastaavan vastuulla on entistä isompi toimintakokonaisuus ja hän jakaa johtamisvastuun yhdessä vastaavan ohjaajan kanssa tavoitteena tehokas toiminta, toimintamallien yhteneväisyys ja lähiesimiehen läsnäolo, joka on tärkeää yksiköissä. Vuokrat ja toimintatilat Vuokrat ovat keskimäärin 14,5 % toimintakeskusten toimintakuluista. Vaihtelu yksiköiden välillä on suurta (5-25 /neliö) keskivuokran ollessa 11,55 /neliö. Vuokratason suuri vaihtelu heikentää yksiköiden taloudellista vertailtavuutta. Osa vuokrista tulisi neuvotella uudelleen tai vaihtoehtoisesti etsiä uusia tiloja. Toimintatiloja valittaessa on olennaista ottaa huomioon asiakasmäärä, asiakkaiden vaativuus ja henkilöstöresurssien tehokas käyttö. Useimmiten paras ratkaisu on yksi yhtenäinen tila, jota voi jakaa ja joka sijaitsee ensimmäisessä kerroksessa. Lisäksi on huomioitava sijainti vuokratason kannalta ja asiakaskuljetusten näkökulmasta. Kuljetukset Kuljetuskustannukset ovat joillakin toimintakeskuksilla merkittävä kuluerä: enimmillään 27,4 % ja keskimäärin 6,8 %. Toimintakeskusten tulisi sijaita lähellä asiakkaiden kotia, jotta pitkiltä kuljetusmatkoilta vältyttäisiin. Kuljetukset ovat joillekin asiakkaille erittäin haasteellisia ja näissä tilanteissa kuljetustilanne vaatii kuljettajan lisäksi toisen työntekijän valvomaan tilanteen pysymistä rauhallisena. Näin ollen osa kuljetuksista on joka tapauksessa hoidettava itse. Uusia vaihtoehtoisia tapoja kuljetusten järjestämiseksi kuitenkin selvitetään. Eteva kuntayhtymällä on kuljetusten järjestämisvastuu, mutta kuntien tasapuolisen kohtelun kannalta tulee ainakin pitkistä matkoista veloittaa kustannukset erikseen tilaajakunnalta. Muut toimenpiteet Päiväaikaisen toiminnan monipuolistaminen ja yhteiskunnan tarjoamien palveluiden hyödyntäminen toiminnassa lisääntyy. Näin asiakkaille voidaan tarjota heidän tarpeidensa mukaisia palveluita ja samalla säästetään tilakuluissa. Integroitumalla enenevässä määrin yhteiskuntaan palveluita voidaan tarjota nykyistä suuremmalle asiakasmäärälle ilman uusia tilahankintoja. Yhtymähallitus hyväksyi uuden palvelutuotteen: Osallisuutta tukeva päiväaikainen toiminta, kaiken kattava tuki. Päiväaikaisessa toiminnassa palvelua toteutetaan pääsääntöisesti ryhmässä, mutta Etevassa on enenevässä määrin asiakkaita, joilla on tarvetta yksilölliselle ohjaustyölle ja/tai oman ohjaajan tukeen koko päiväaikaisen toiminnan ajan. Palvelua toteutetaan jo usealle asiakkaalle yhden ohjaajan toimesta, vaikka nykyinen palvelutuote ja hinta eivät tätä vastaa.

19 Erityispalvelut Toiminnan kehittäminen Erityispalvelut tuottaa myös valtakunnallisesti merkittävää palvelua Etevassa. Johtamista, esimiestyötä ja palveluprosessia on kehitetty määrätietoisesti vuosien aikana, ja Erityispalvelujen organisaatiorakenne uudistettiin alkaen osaamisen johtamisen varmistamiseksi. Tehdyt muutokset näkyvät muun muassa Erityispalveluiden asiantuntijaosaamisen oikeana kohdentamisena asiakasprosessin eri vaiheissa sekä kehitysvammapsykiatristen palvelujen lisääntymisenä. Etevatasolla käynnissä oleva tuoteluettelon, hinnoittelun, sopimusohjauksen ja budjetoinnin uudistamisprosessi tulee vaikuttamaan positiivisesti yksikön talouden kehitykseen. Etevan asiakkaaksi tuloprosessin uudistaminen on ollut erityispalvelujen vastuulla ja myös tässä on saatu aikaan parannuksia. Tavoitetilassa asiakkaat ovat oikeilla tuotteilla ja palveluratkaisu on läpinäkyvä sekä yhteisesti kuntatilaajan kanssa mitoitettu. Lisäksi kehitysvammapsykiatriset yksiköt toteuttavat uudenlaista, yksilökeskeistä palveluratkaisua. Tällä mallilla on mahdollisuus nopeuttaa palveluprosessia, mutta jatkokehittäminen vaatinee uudentyyppisiä asumisyksiköitä, jotka pystyvät ottamaan vastaan haastavia asiakkaita. Henkilöstö Vuosien aikana on toteutettu henkilöstörakenteen muutoksia, joiden kustannusvaikutus on yli 20 % henkilöstökuluista. Myös nimikemuutoksia on tehty palvelutarpeen mukaisesti. Tämän lisäksi Erityispalvelut on tehnyt merkittäviä säästöehdotuksia henkilöstökulujen osalta talouden tasapainotusohjelmaa varten. Jokaisen toimen ja viran täyttämisessä tarkastellaan asiakas- ja palvelutarve kriittisesti. Toisaalta sosiaalityön henkilöstön vajaus aiheuttaa taloudellista riskiä Etevan tulovirran suhteen. Psyko- ja seksuaaliterapiapalveluita ei enää tuoteta itse, koska virat on jätetty täyttämättä. Palveluratkaisut-yksikön matkakulut ovat korkeat työn luonteesta johtuen. Tähän pyritään vaikuttamaan vuoden 2014 alussa käynnistetyllä sosiaalityöntekijöiden vastuulla olevien kuntien kuntajaon uudistuksella. Kehitysvammapsykiatria Kehitysvammapsykiatriset yksiköt (entiset tukikeskukset) ovat kehittäneet toimintaansa määrätietoisesti erityisesti vuoden 2013 aikana. Johtamisjärjestelmää on uudistettu ja se on selkeästi tuonut tulosta. Henkilöstösuunnittelu on kriittistä, mutta asiakastarpeesta lähtevää. Koulutustasoa on nostettu suunnitelmallisesti laadukkaan palvelun turvaamiseksi. Lisäksi lääketieteellinen osaaminen kehitysvammapsykiatrisissa yksiköissä on valtakunnan huipputasoa. Yhteistyö yliopistollisen sairaanhoitopiirin kanssa takaa lääketieteellisen palvelun jatkuvan kehittämisen ja tutkitun tiedon mahdollisuudet asiakkaiden parhaaksi. Kehitysvammapsykiatrisissa yksiköissä on tarkennettu henkilöstöstö- ja työvuorosuunnittelua. Etevan tasolla kehitetty henkilöstösuunnittelun ja mitoituksen malli otetaan mahdollisimman pian käyttöön kaikissa kehitysvammapsykiatrisissa yksiköissä. Kehitysvammapsykiatristen tuotteiden sisällön uudistaminen on aloitettu vuoden 2014 alussa osana Eteva-tasoista tuoteuudistusta. Etevan asumispalveluja tulisi kehittää vaativien asiakkaiden asumisratkaisujen osalta, jotta kehitysvammapsykiatristen yksiköiden toimintaa saadaan toteutettua kustannustehokkaasti.

20 Tukipalvelut Henkilöstötoimi Henkilöstötoimi vastaa keskitettyjen henkilöstötyön toimintojen tuottamisesta, joita on kehitetty prosessien mallintamisen ja sähköistämisen avulla. Esimerkkeinä prosesseista ovat henkilöstösuunnittelu, osaamisen kehittäminen, harjoittelupaikkojen varaus ja rekrytointi. Palvelussuhdeneuvonta ja henkilöstöasioihin liittyvien ohjeiden valmistelu hoidetaan keskitetysti. Kaikki henkilöstöhallinnolliset päätökset on tehty vuodesta 2012 alkaen sähköisessä järjestelmässä (HRM), mikä selkeyttää ja nopeuttaa asioiden käsittelyä. Määrällinen henkilöstösuunnittelu perustuu olemassa oleviin vakansseihin ja niiden täyttämiseen täyttölupamenettelyä käyttäen. Sähköinen henkilöstötietojärjestelmä mahdollistaa sen, että henkilöstöön liittyviä asioita voidaan seurata ja raportoida helposti, tarkasti ja luotettavasti sekä reagoida tarvittaessa muutoksiin mahdollisimman pian. Jokainen esimies voi reaaliaikaisesti seurata henkilöstönsä määrää, palvelussuhteen luonnetta, sairauspoissaolojen määrää ja koulutuksiin osallistumisia. Neljännesvuosittain johtoryhmälle tuotetaan seuranta ja ennuste ostopalvelujen, oman sijaishankinnan ja sairauspoissaolojen määristä ja kustannuksista sekä uhka- ja väkivaltatilanteista. Henkilöstöohjelman toteutukseen liittyviä henkilöstötoimen tehtäviä ovat: esimiesten 360-arvioinnin toteutuksen valmistelu (syksy 2015) ohjaajan tehtävän osaamiskartoituksen valmistelu (2014) työkykyarvioinnin kehittäminen yhdessä työterveyden kanssa esimiesten perehdyttäminen työssä jatkamisen toimintamallien käyttöön (2014) henkilöstösuunnittelun prosessien kehittäminen: henkilöstömitoituksen käynnistäminen, työajan käytön tehostaminen, joustavien työaikaratkaisujen käyttöönottojen valmistelu sosiaali- ja terveysalan palkkatason seuranta henkilöstötutkimuksen toteuttaminen (2014 ja 2016) tukipalvelujen asiakaspalvelua mittaavan kyselyn valmistelu (toteutus 2015) Palkanlaskentatoimintoon liittyvät ratkaisuesitykset valmistellaan kevään 2014 aikana. Nykyisen palkanlaskentajärjestelmän toimittaja on ilmoittanut luopuvansa ohjelman ylläpidosta. Vaihtoehtoisia ratkaisuja ovat uuden palkanlaskentajärjestelmän hankinta, järjestelmän vuokraus tai toiminnon ulkoistaminen. Työajan suunnitteluun ja seurantaan tarkoitetun järjestelmän kehittäminen on välttämätöntä joustavien työaikaratkaisujen mahdollistamiseksi. Henkilöstöön liittyviä supistustoimia on toteutettu jo aiempina vuosina. Etevan käynnistyessä palkanlaskentayksikön henkilöstömäärä oli kahdeksan, kun se tällä hetkellä on 5,5 henkilöä. Kahden henkilöstötietojärjestelmien kehittämiseen liittyvän tehtävän täyttämisestä luovuttiin vuonna Taloushallinto Taloushallinto vastaa taloustoiminnoista, tietohallinnosta ja hallinnollisista tehtävistä. Henkilöstömäärää sopeutettiin vuonna 2013 luonnollisen poistuman kautta. Kolmen eläköityneen henkilön tilalle ei rekrytoitu uusia työntekijöitä, vaan tehtävien jakoa muutettiin ja tehostettiin järjestelmien käyttöä. Henkilöstön määrä väheni tätä kautta 15 %. Vuonna 2013 saatiin valmiiksi tukipalveluissa työskentelevien TVA-määritykset, joissa huomioitiin tehtävien uudelleen jako toiminnan tehostamiseksi. Vuonna 2013 järjestelmien olemassa olevia ominaisuuksia otettiin tehokkaammin käyttöön (esim. web-raportointi) ja osa toiminnoista siirrettiin sähköisesti toteutettaviksi (esim. talousarvion laadin-

21 ta), jotta rutiineihin käytettyä työaikaa saadaan kohdistettua varsinaista ammattitaitoa vaativiin tehtäviin. Samalla saadaan vähennettyä inhimillisten virheiden määrää sekä lisättyä henkilöstön työmotivaatiota. Järjestelmien ominaisuuksien laajempaa käyttöönottoa jatketaan sekä sähköistetään toimintoja. Sovellustuki organisoitiin uudelleen vuonna 2013 siten, että tietohallinto vastaa keskitetysti sovellustuesta lukuun ottamatta henkilöstötoimen järjestelmiä. Keskittämisellä mahdollistetaan entistä korkeampi osaaminen sekä taataan tuen saatavuus myös loma- ja muina poissaoloaikoina. Etevan merkittävin järjestelmä on Effica-asiakastietojärjestelmä, jonka ominaisuuksien hyödyntämistä lisätään muun muassa asiakasprosessien tehostamiseksi. Nykyisten ominaisuuksien käyttöä lisätään myös järjestämällä sisäistä koulutusta. Käytettävissä olevien, mutta toistaiseksi hyödyntämättömien ominaisuuksien soveltumista palvelutoimintojen erilaisten prosessien sähköistämiseen ja tehostamiseen selvitetään yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa. Järjestelmän nykyistä tehokkaammalla käytöllä voidaan mahdollistaa automaattinen raportointi ja valvonta (esim. tyhjät asiakaspaikat tai jonotilanne). Vuonna 2013 aloitettiin sähköinen asiointipalvelu (SPA) hanke, jonka ensimmäisen vaiheen käyttöönotto tapahtuu vuoden 2014 huhtikuun alussa. Asiointipalvelun avulla voidaan sähköistää rutiininomaisia prosesseja, jolloin ne nopeutuvat ja henkilökunnan aika on käytettävissä varsinaista ammattitaitoa vaativaan työhön. Tavoitteena on palvelujen tarjoaminen ajasta ja paikasta riippumatta, asiakaspalveluiden tilaaminen ja yhteydenpito joustavasti, palveluiden käytön ajantasainen seuranta (ml. tilaaja-asiakkaat), monipuolinen raportointi sekä asiakkaan yksilöllisen palveluratkaisun määrittäminen yhteistyössä kunnan kanssa joustavasti ja nopeasti. Mikäli kuntayhtymän tuloskehitys vuonna 2014 ei toteudu talousarvion mukaisesti, karsitaan hankinnoissa, kuten kaluston korvaus. Työvuorosuunnittelujärjestelmän kehittäminen on mahdollista siirtää tulevaisuuteen, mikä kuitenkin vähentää työvuorosuunnittelun tehostamisen mahdollisuuksia. Nykyisen intranetin korvaamiseen etsitään ratkaisua olemassa olevista järjestelmistä, jotta kehityshanke saataisiin toteutettua mahdollisimman pienin kustannuksin Kiinteistöpalvelut Ennen kiinteistöyhtiöiden (Uudenmaan Vammaispalvelut Oy ja Pääjärven Kiinteistöpalvelut Oy) perustamista kiinteisöjen hallintaan ja ylläpitoon liittyvät tehtävät hoidettiin hajautetulla organisaatiolla. Myös päätöksentekijöitä oli useita. Kiinteistömassan kasvaessa tämä johti toimintatapojen ja - mallien kirjavuuteen sekä kustannustehottomuuteen. Korjaustoiminta oli keskittynyt lähinnä vain välttämättömiin tarpeisiin eikä ongelmien ennaltaehkäisyyn. Korjausinvestoinnit ja uudishankkeet eivät välttämättä olleet johdonmukaisia ja suunniteltuja. Yhtiöitetyn toiminnan tavoitteena on, että kiinteistöihin liittyvien asioiden valmistelu ja kiinteistöjen käyttö on hallittua ja kustannustehokasta sekä palvelutarpeisiin pohjautuvaa. Rakennuskannan kunnon turvaaminen on tärkeää. Kiinteistöjen korjaus- ja kunnossapitotöitä tehdään erillissuunnitelman (PTS) mukaisesti laajoista perusparannustöistä lähtien aina pieniin remontteihin. Myös lainsäädännön kautta syntyy peruskorjaustarpeita (esim. sprinklaus), jotka aiheuttavat lisäkustannuksia. Sosiaalitekniikan uudistamisella pyritään edistämään Etevan palvelutuotannon laadukkuutta mukaan lukien ennaltaehkäisevä toiminta. Sosiaalitekniikka tukee asukkaan itsenäisyyttä sekä auttaa vammaisia ja ikäihmisiä selviytymään arkielämässä. Sosiaalitekniikka ei voi olla erillään muusta hoitoteknisestä kehityksestä, joka on viime vuosina voimakkaasti painottunut tietotekniikan hyväksikäyttöön.