Version 1.1. Readiris 14 Windows. Käyttöopas. 10/29/2012 I.R.I.S. Products & Technologies dgi

Transkriptio

1 Version 1.1 Readiris 14 Windows Käyttöopas 10/29/2012 I.R.I.S. Products & Technologies dgi

2 Readiris TM 14 - Käyttöopas Sisällysluettelo Readiris-sovelluksen esittely... 1 Uusimmat ominaisuudet Readiris 14 -sovelluksessa... 3 Oikeudelliset huomautukset... 7 Osio 1: Asentaminen ja aktivoiminen... 9 Järjestelmävaatimukset... 9 Readiris-sovelluksen asentaminen... 9 Readiris-sovelluksen aktivoiminen Ohjelmiston rekisteröiminen Päivitysten tarkistaminen Readiris-sovelluksen asennuksen poistaminen Tekninen tuki Osio 2: Aloitusopas Readiris-sovelluksen käyttäminen ensimmäistä kertaa Käyttöliittymän katseleminen Käyttöliittymän muokkaaminen Käyttöliittymän kielen vaihtaminen Skannerin määrittäminen Osio 3: Asiakirjan peruskäsittely Asiakirjan peruskäsittely Asiakirjojen käsittely iii

3 Sisällysluettelo Käsittelyasetusten tallentaminen Asetusten lataaminen: Tehdasasetusten palauttaminen: Ohjatun toiminnon käyttäminen Älykkäiden toimintojen käyttäminen Osio 4: Kokoonpanoasetusten valitseminen Kokoonpanoasetukset Kierron valinnat Sivun suoristaminen Sivuanalyysi Sivun kokoonpanomääritysten muokkaaminen Osio 5: Tunnistusvalintojen valitseminen Tunnistusvalinnat Pääkieli Muut tunnistusvalinnat (Readiris Pro + Corporate) Muut tunnistusvalinnat (vain Readiris Corporate) Tunnistuksen lisävalinnat Osio 6: Asiakirjojen skannaaminen ja avaaminen Skanneriasetusten valitseminen Skannerimalli Asiakirjojen skannaaminen eräajona Kuvatiedostojen avaaminen iv

4 Readiris TM 14 - Käyttöopas Avausvalinnat Muita tapoja avata kuvatiedostoja Kuvatiedostojen käsitteleminen eräajona Osio 7: Kuvanlaadun säätäminen Osio 8: Tunnistusalueiden muokkaaminen Johdanto Automaattisen sivuanalyysin muokkaaminen Muokkaus- ja asetteluvalinnat Aluemääritysmallien käyttäminen Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen Tiedosto-ominaisuuksien lisääminen asiakirjoihin Skannattujen asiakirjojen tallentaminen kuvatiedostoina 99 Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen Asetteluvalinnat Yleiset valinnat SpreadsheetML-valinnat Paperikoko Kuvat PDF-valintojen määrittäminen PDF-valinnat PDF-asiakirjojen pakkaaminen v

5 Sisällysluettelo PDF-asiakirjojen suojaaminen salasanalla PDF-asiakirjojen digitaalinen allekirjoittaminen XPS-valintojen määrittäminen XPS-valinnat XPS-asiakirjojen pakkaaminen Osio 10: Asiakirjojen lähettäminen pilveen Indeksoitujen asiakirjojen lähettäminen pilveen Ohjeita Skannerin asetusten määrittäminen Readiris-sovelluksessa 133 Tunnistustuloksien parantaminen Useiden asiakirjojen skannaaminen Digitaalikameran kuvien käsitteleminen Vihjeitä kuvien ottamiseen digitaalikameralla: Viivakoodien tunnistaminen Tietyn viivakoodin tunnistaminen Asiakirjaerien erotteleminen Paperiasiakirjojen erotteleminen Tunnistusvalinnat Indeksointivaihtoehdot Kuvatiedostoerien erotteleminen Lomakkeiden tunnistaminen vi

6 Readiris TM 14 - Käyttöopas Pienitarkkuuksisten kuvien käsittely vii

7

8 Readiris TM 14 - Käyttöopas RI_14_dgi_ Tervetuloa Readiris-sovelluksen käyttöohjeisiin. Näiden käyttöohjeiden tavoitteena on opettaa käyttäjä Readiris-sovelluksen käyttöön. Ohjeet kattavat Readiris-sovelluksen asentamisen ja muokkausasetukset, peruskäyttövaiheet sekä sovelluksen komennot ja toiminta-alueet. Ohjeiden lopussa on Miten Readiris-sovellusta käytetään -osio, joka sisältää asiaa koskevia erityiskysymyksiä. Tässä ohjeessa kuvatut toiminnot perustuvat Windows 7 - käyttöjärjestelmään. Ohjeissa oletetaan, että käyttäjä tuntee Microsoft Windows - käyttöympäristön perustoiminnot. Ohjeita Windowsin käytöstä löytyy tarvittaessa sen käyttöohjeista, jos käyttäjä ei ole tottunut käyttämään valikkokomentoja, valintaikkunoita, avattavia luetteloruutuja, Windowsin telakointia ja vastaavia toimintoja. Näiden ohjeiden tiedot voivat vaihdella ilman ennalta tapahtunutta ilmoitusta. READIRIS-SOVELLUKSEN ESITTELY Readiris on I.R.I.S:n johtava asiakirjojen tunnistussovellus. Readirisin avulla käyttäjä voi skannata paperimuotoisia asiakirjoja, avata kuvatiedostoja ja digitaalisella kameralla otettuja kuvia ja muuntaa ne täysin muokattaviksi tekstiasiakirjoiksi ja tekstihaun mahdollistaviksi PDF-tiedostoiksi, jotka voi tallentaa, jakaa ja lähettää edelleen pilveen. Readiris tukee suurta määrää kohdetiedostomuotoja, joista tärkeimmät ovat Microsoft Word, Microsoft Excel ja PDF. Readiris-sovelluksen luomat asiakirjat voidaan joko tallentaa tietokoneelle, lähettää suoraan sähköpostilla tai viedä pilvisovelluksiin, kuten Evernoteen, Dropboxiin, GoogleDocsiin ja 1

9 Readiris-sovelluksen esittely Boxiin. Readiris Corporate -versiolla asiakirjoja voidaan lähettää myös SharePointiin ja Thereforeen. Readiris tunnistaa asiakirjoja 137 eri kielellä. Kaikki amerikkalaiset ja eurooppalaiset kielet, mukaan lukien keskieurooppalaiset, balttilaiset ja kyrilliset kielet sekä kreikka ja turkki, kuuluvat tuen piiriin. Readiris tunnistaa myös arabian, farsin ja heprean sekä neljä Aasian kieltä: japanin, yksinkertaistetun ja perinteisen kiinan ja korean. Tunnistamisen ohella Readiris tarjoaa tehokkaat pakkausmahdollisuudet PDF- ja XPS-tiedostomuodoiksi I.R.I.S:n ihqc-pakkausteknologian ansiosta. 2

10 Readiris TM 14 - Käyttöopas UUSIMMAT OMINAISUUDET READIRIS 14 - SOVELLUKSESSA Täysin uusi käyttöliittymä Uusi OCR-moottori Uusi ihqc-moottori Monisäieprosessointi Kohdemuodot.DOCX ja.xlsx Vienti pilveen PDF-tiedostojen helppo Web-katselu Täysin uusi käyttöliittymä Jos olet milloinkaan käyttänyt Readis-ohjelman aikaisempaa versiota, huomaat välittömästi, että Readiris 14 näyttää täysin erilaiselta. Valikot ja työkalurivit on korvattu valintanauhalla. Valintanauha sisältää kaikki komennot, joita tarvitaan prosessoimaan tiedostoja ja toteuttamaan OCR-tehtävät. Komennot on luokiteltu ryhmittäin. Ryhmät on puolestaan kerätty välilehtien alle. Jokainen välilehti on tarkoitettu erityisesti tietyn tyypin toiminnolle, kuten asiakirjojen skannaukselle tai asiakirjojen viennille. Vihje: lisätietoja uudesta käyttöliittymästä on luettavissa kohdasta Käyttöliittymän katseleminen. 3

11 Readiris-sovelluksen esittely Uusi OCR-moottori Readiris 14:ssä käytetään I.R.I.S:in uutta DRS 15 OCR-moottoria, joka lisää järjestelmän tunnistustarkkuutta. Uusi ihqc-moottori Readiris 14:ssä käytettävä uusi ihqc-moottori on nyt yhteensopiva Apple ios:n ja Mac OS 10.7:n Preview-sovelluksen kanssa. Monisäieprosessointi Readiris käyttää monisäieprosessointia, jos käyttäjän tietokone on varustettu moniydinprosessorilla. Readirisin monisäieprosessoinnin arkkitehtuurin ansiosta prosessointinopeus on merkittävästi parantunut. Miten monisäieprosessointi toimii Readirisissä? Kun asiakirja avataan tai skannataan, Readiris tekee useita muunnostoimenpiteitä - tai säikeitä - dokumentin tunnistamiseksi. Säikeiden määrä, jotka Readiris voi ajaa samanaikaisesti, on riippuvainen tietokoneen ytimistä. Kuvitellaan, että tietokone on varustettu neliydinprosessorilla. Siinä tapauksessa Readiris pystyy ajamaan neljää säiettä neljällä eri sivulla. Heti, kun yksi säie on valmis sivulla, Readiris käynnistää välittömästi seuraavan. 4

12 Readiris TM 14 - Käyttöopas Kohdemuodot.DOCX ja.xlsx Readiris tukee nyt kohdemuotoina uuden standardin mukaista Microsoft Wordin.docx-tiedostomuotoa ja Microsoft Excelin.xlsxtiedostomuotoa. Vienti pilveen Readirisillä prosessoitavat asiakirjat voidaan lähettää useisiin pilvisovelluksiin. Readiris Pro lähettää asiakirjat Evernote, Dropbox GoogleDocs ja Box -pilvisovelluksiin. Readiris Corporate lähettää asiakirjat myös Microsoft SharePoint 2011:een, SharePoint Online:een, Therefore 2011:een ja Therefore Online:een. PDF-tiedostojen helppo Web-katselu Readiris luo nyt myös linearisoituja PDF-tiedostoja, mikä mahdollistaa aikaisempaa nopeamman Web-katselun. Tämä toiminto on erityisen käytännöllinen katseltaessa asiakirjoja, jotka on tallennettu Web-palvelimelle. 5

13

14 Readiris TM 14 - Käyttöopas OIKEUDELLISET HUOMAUTUKSET Tekijänoikeudet Tekijänoikeudet I.R.I.S. Kaikki oikeudet pidätetään. I.R.I.S. omistaa tekijänoikeudet Readiris-ohjelmistoon, sen onlineohjejärjestelmään ja tähän julkaisuun. Tämän asiakirjan sisältämä informaatio on I.R.I.S.-yhtiön omaisuutta. Asiakirjan sisältöä voidaan muuttaa ilman erillistä ilmoitusta, eikä asiakirja edusta mitään sitoumusta I.R.I.S.-yhtiön osalta. Asiakirjassa kuvattu ohjelmisto ja sen käyttö ovat käyttöoikeussopimuksen alaisia. Ohjelmiston käyttö tai kopioiminen on sallittu vain tämän käyttöoikeussopimuksen mukaisilla tavoilla. Tämän julkaisun mitään osaa ei saa jäljentää, levittää, säilöä tiedonhakujärjestelmässä tai kääntää muulle kielelle ilman I.R.I.S.-yhtiöltä etukäteen hankittua kirjallista lupaa. Tämä ohje sisältää keksittyjä nimiä esimerkkitapauksina. Viittaukset todellisiin henkilöihin, yrityksiin tai organisaatioihin ovat täysin satunnaisia. Tavaramerkit Readiris-logo ja Readiris ovat Image Recognition Integrated Systems S.A. -yhtiön tavaramerkkejä. Tekstintunnistus (OCR) ja viivakooditekniikka ovat I.R.I.S.-yhtiön kehittämää teknologiaa. Automaattinen muotoilu- ja lingvistinen tekniikka ovat I.R.I.S.- yhtiön kehittämiä. Käyntikorttien luku- ja kenttäanalyysiteknologia on I.R.I.S.-yhtiön kehittämää ihqc-pakkausteknologia on I.R.I.S.-yhtiön kehittämää. 7

15 Oikeudelliset huomautukset Windows on Microsoft Corporation'in Yhdysvalloissa ja muissa maissa rekisteröity tavaramerkki. Kaikki muut tässä käyttöohjeessa mainitut tuotteet ovat omistajiensa tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä. Patentit ihqc TM patentoitu. US-patentti nro 8,068,684. 8

16 Readiris TM 14 - Käyttöopas OSIO 1: ASENTAMINEN JA AKTIVOIMINEN JÄRJESTELMÄVAATIMUKSET Vähimmäisjärjestelmävaatimukset Readiris-sovelluksen asentamiseksi ovat: 1GHz:n CPU tai nopeampi. Moniydinprosessori on suositeltava. Huomautus: kun tietokone on varustettu moniydinprosessorilla, Readiris-sovelluksen Corporate-versio käyttää monisäikeisyyttä nopeamman prosessoinnin saavuttamiseksi. 1 Gt RAM-muistia. 2 Gt RAM-muistia on suositeltava määrä. 200 Mt vapaata levytilaa. 1 Gt vapaata levytilaa on suositeltava määrä. Käyttöjärjestelmä Microsoft Windows XP (Service Pack 2), Windows Vista (32 ja 64 bit), Windows 7 (32 ja 64 bit). READIRIS-SOVELLUKSEN ASENTAMINEN Ennen kuin yrität asentaa Readiris-sovellusta, varmista että sinulla on tarvittavat järjestelmänvalvojan oikeudet asentaa sovelluksia tietokoneellesi. 9

17 Osio 1: Asentaminen ja aktivoiminen Readiris-sovelluksen asentaminen: Laita Readiris CD-ROM-levy tietokoneesi levyasemaan. Kun näytölle tulee AutoRun-ikkuna, käynnistä ohjattu asennus napsauttamalla kohtaa Readiris. Jos AutoRun-ikkuna ei avaudu näytölle (Windows-asetuksista riippuvasti), toimi seuraavasti: o Valitse Oma tietokone > CD-ROM-asema. o Käynnistä ohjattu asennustoiminto kaksoisnapsauttamalla DCD-aseman kuvaketta ja sen jälkeen kohtaa setup.exe. Valitse asennuskieli ja napsauta OK. Hyväksy käyttöoikeussopimuksen ehdot. Ohjelma tarjoaa täydellistä ohjelman asennusta. Jos olet kokenut käyttäjä, voit valita myös vaihtoehdon Mukautettu ja asentaa vain tarvitsemasi ohjelman osat. Napsauta Jatka-painiketta ja noudata näytöllä näkyviä ohjeita. Päätä asennus napsauttamalla Lopeta. Asennusohjelma luo automaattisesti IRIS > Readiris-alivalikon Windowsin Ohjelmat-valikkoon. Lisäksi asennusohjelma luo Readiris-sovelluksen pikakuvakkeen Windowsin työpöydälle. 10

18 Readiris TM 14 - Käyttöopas READIRIS-SOVELLUKSEN AKTIVOIMINEN Asennuksen jälkeen Readiris-sovellus on aktivoitava. Aktivoimattomia Readiris-kopioita on mahdollista käyttää vain 10 päivän ajan. Readiris-sovelluksen aktivoiminen: Käynnistä Readiris-sovellus napsauttamalla sen pikakuvaketta työpöydällä. Ohjelma pyytää aktivoimaan Readiris-sovelluksen. Tee aktivointi napsauttamalla Kyllä. Huomaa, että Readiris-sovelluksen aktivoimiseen tarvitaan Internet-yhteys. Syötä aktivointikoodi, joka löytyy tarrasta DVD-kotelon sisällä. Huomautus: jos olet ladannut ESD-version, aktivointikoodi on lähetetty sinulle sähköpostilla. Päätä aktivointi napsauttamalla OK. Vihje: jos aktivointitapahtuman aikana tapahtuu virhe, voit tehdä aktivoinnin myös manuaalisesti. Jos virheet jatkuvat, joudut ehkä pysäyttämään palomuuriohjelman ja yrittämään uudelleen. Etsi tarvittaessa apua Windows- 11

19 Osio 1: Asentaminen ja aktivoiminen ohjetiedostoista. Tämä tapahtuu napsauttamalla f1-painiketta ollessasi Windowsin työpöytänäkymässä. OHJELMISTON REKISTERÖIMINEN Ohjelman aktivoimisen jälkeen se voidaan myös rekisteröidä. Rekisteröinti on edellytyksenä Teknisen tuen saamiselle. Rekisteröinti tarjoaa myös muita etuja, kuten vapaat päivitykset, vapaat kokeiluversioiden lataukset, opetusvideot, alennuksen uusista tuotteista ja muuta vastaavaa. Readiris-sovelluksen rekisteröiminen: Napsauta Readiris-painiketta käyttöliittymän vasemmassa yläkulmassa ja valitse sitten vaihtoehto Readiris: rekisteröinti. Täytä rekisteröintilomake ja napsauta kohtaa Rekisteröi nyt. Huomaa, että rekisteröitymiseen tarvitaan Internet-yhteys. 12

20 Readiris TM 14 - Käyttöopas PÄIVITYSTEN TARKISTAMINEN Rekisteröimällä Readiris-sovelluksen ohjelmakopion käyttäjä on oikeutettu ilmaisiin ohjelmistopäivityksiin. Päivitysten saatavuuden tarkistaminen: Napsauta Readiris-painiketta näytön vasemmassa yläkulmassa. Valitse sen jälkeen vaihtoehto Etsi päivityksiä. Huomautus: Readiris tarkistaa automaattisesti päivitysten saatavuuden 30 päivän välein. 13

21 Osio 1: Asentaminen ja aktivoiminen READIRIS-SOVELLUKSEN ASENNUKSEN POISTAMINEN Haluttaessa poistaa Readiris-sovellus tietokoneelta menetellään alla olevien ohjeiden mukaisesti. Sovelluksen poistaminen: Sulje Readiris. Siirry Windowsin Käynnistä-valikosta kohtaan Ohjauspaneeli. Napsauta kohtaa Ohjelmat ja toiminnot. Valitse sen jälkeen näkyvästä luettelosta Readiris ja napsauta vaihtoehtoa Poista. 14

22 Readiris TM 14 - Käyttöopas TEKNINEN TUKI Rekisteröimällä Readiris-sovelluksen ohjelmakopion käyttäjä on oikeutettu ilmaiseen tekniseen tukeen. Web-sivustomme Technical Support -sivulta osoitteessa löytyy kohta F.A.Q.'s (frequently asked questions), opetusvideoita ja runsaasti muuta tietoa yleisten ongelmien ratkaisemiseksi. Jos vastausta kysymykseen ei edelleenkään löytynyt, napsauta kohtaa Technical Support Contact ja täytä Webyhteydenottolomake. Vihje: kannattaa myös tarkistaa sivuston kohdasta User Guides, että käytössäsi on käyttäjäoppaan uusin versio. 15

23

24 Readiris TM 14 - Käyttöopas OSIO 2: ALOITUSOPAS READIRIS-SOVELLUKSEN KÄYTTÄMINEN ENSIMMÄISTÄ KERTAA Readiris-sovelluksen käynnistäminen: Kaksoisnapsauta Readiris-sovelluksen kuvaketta työpöydällä. Vaihtoehtoisesti voit käynnistää Readiris-sovelluksen Windowsin Ohjelmat-luettelosta: Napsauta Käynnistä > Kaikki ohjelmat > IRIS > Readiris. 17

25 Osio 2: Aloitusopas KÄYTTÖLIITTYMÄN KATSELEMINEN Readiris-sovelluksen uusi käyttöliittymä näyttää tällaiselta: Käyttöliittymä koostuu seuraavista komponenteista ja paneeleista: 1. Valintanauha Valintanauha on ehdottomasti Readiris-sovelluksen tärkein työkalu. Se sisältää kaikki asiakirjojen käsittelyssä tarvittavat komennot. Komennot on luokiteltu ryhmittäin. Ryhmät on puolestaan kerätty välilehtien alle. Valintanauhalla näkyvät numerot osoittavat työvaiheiden järjestystä. 1. Skannaa asiakirja tai avaa kuva Tiedostosta. 2. Valitse kohdemuoto ja kohde. Vihje: on suositeltavaa määrittää kieli- ja kokoonpanoasetukset ennen asiakirjojen skannaamista tai avaamista. 18

26 Readiris TM 14 - Käyttöopas Vihje: siirtämällä kursori eri komentojen päälle saadaan näkyviin niiden työkaluvihjeet. Työkaluvihjeet kertovat, mitä kukin komento tekee. 2. Sivut-paneeli Jokaisella sivulla, joka skannataan tai avataan Readirissovelluksessa, on oma pikkukuvansa Sivut-paneelissa. Sivujen käsittely tapahtuu järjestyksessä ylhäältä alas. Sivujen järjestystä voidaan muuttaa vetämällä sivu sijainnista toiseen. Sivuja voidaan myös siirtää ylös- ja alaspäin, tai niitä voidaan poistaa napsauttamalla niitä hiiren vaihtonäppäimellä ja valitsemalla haluttu toiminto. 19

27 Osio 2: Aloitusopas 3. Toiminto-paneeli Toiminto-paneelissa näkyvät tehtävät, joita Readiris käsittelee. Jokaisessa kentässä näkyy tehtävän kuvaus ja sivu, jolla käsittely tapahtuu. Huomautus: mitä useampia ytimiä tietokoneessa on, sitä nopeammin se käsittelee tehtäviä. 4. Ominaisuudet-paneeli Ominaisuudet-paneelissa näkyvät jokaisen sivun ominaisuustiedot, kuten skannausaika, OCR-aika, skannaustiheys jne. 5. Älykkäät toiminnot / Skannattu kuva Jos Readiris-sovelluksessa ei ole skannattu tai avattu yhtään kuvaa, näytöllä näkyy älykkäiden toimintojen kojelauta. Älykkäiden 20

28 Readiris TM 14 - Käyttöopas toimintojen avulla on mahdollista tehdä Readiris-sovelluksen yleisimmät skannaamis- ja konvertointitoimenpiteet. Ohjeita älykkäiden toimintojen oletusasetusten muuttamisesta on osiossa Älykkäiden toimintojen käyttäminen. Kun asiakirja skannataan tai avataan Readiris-sovellukseen, sen kuva tulee näkyviin. Näytössä näkyvät myös asiakirjojen eri tunnistusalueet. Ohjeita tunnistusalueen muokkaamiseksi on osiossa Tunnistusalueiden muokkaaminen. 21

29 Osio 2: Aloitusopas Huomaa, että yllä kuvattujen komponenttien ja paneelien ilmiasu voidaan muokata toivomustesi mukaiseksi. KÄYTTÖLIITTYMÄN MUOKKAAMINEN Käyttöliittymää voidaan muokata monilla tavoin: Kannattaa huomata, että Sivut-paneelia ei ole mahdollista piilottaa tai siirtää toiseen sijaintiin. Paneelien piilottaminen automaattisesti Paneelit voidaan piilottaa automaattisesti tilan säästämiseksi Readiris-sovelluksen käyttöliittymässä. Piilottaminen tapahtuu napsauttamalla paneelissa olevaa Auto Hide -kuvaketta. Kun paneeli on piilotettu, sen nimi näkyy pystysuuntaisena vasemmassa tai oikeassa sivupalkissa. Paneeli tulee näkyviin siirtämällä kursori nimen päälle. Automaattinen piilotus poistetaan käytöstä napsauttamalla uudelleen Auto Hide -kuvaketta. 22

30 Readiris TM 14 - Käyttöopas Paneelien piilottaminen Paneelien piilottaminen pysyvästi: Napsauta Katselu-valikkoa. Poista valinnat ruuduista, joita vastaavat paneelit haluat piilottaa. Paneelien siirtäminen Paneeleilla ei ole kiinteitä sijainteja. Ne voidaan sijoittaa mihin tahansa Readiris-käyttöliittymässä. Paneelin siirtäminen: Kaksoisnapsauta paneelin otsikkoriviä. Paneeli tulee näkyviin pienennetyn kokoisena käyttöliittymän keskelle. 23

31 Osio 2: Aloitusopas Sitä voidaan nyt vetää toiseen paikkaan ja laajentaa sen kokoa. Paneelin palauttaminen sen alkuperäiseen sijaintiin tapahtuu kaksoisnapsauttamalla sen otsikkoriviä uudelleen. Valintanauhan pienentäminen Valintanauha voidaan pienentää tilan säästämiseksi Readirisin käyttöliittymässä. Valintanauhan pienentäminen tapahtuu napsauttamalla hiiren vaihtonäppäimellä jotakin kohtaa valintanauhan alueella ja napsauttamalla sen jälkeen esiin tullutta valintaa Pienennä valintanauha. 24

32 Readiris TM 14 - Käyttöopas Sen jälkeen valintanauha näyttää seuraavanlaiselta: Vaihtoehdot saadaan näkyviin napsauttamalla välilehteä. KÄYTTÖLIITTYMÄN KIELEN VAIHTAMINEN Readiris-sovellus aukeaa oletusarvoisesti englanninkielisenä. Jos haluat vaihtaa käyttöliittymän kielen, toimi seuraavasti: Napsauta Readiris-painiketta näytön vasemmassa yläkulmassa ja vallitse sen jälkeen Käyttöliittymän kieli. Valitse haluamasi kieli näytölle avautuneesta Kieliluetteloruudusta ja napsauta sen jälkeen OK. 25

33 Osio 2: Aloitusopas Huomautus: jos valitsit erehdyksessä väärän kielen, käytä Readirissovelluksen sisällä näppäinyhdistelmää Ctrl+U. Languageluetteloruutu avautuu, ja voit valita luettelosta toisen kielen. SKANNERIN MÄÄRITTÄMINEN Jotta asiakirjojen skannaaminen onnistuisi, skannerin on oltava määritetty oikein. Toimenpiteet ennen skannerin määritysten tekemistä Readirissovelluksessa: 1. Varmista, että skanneri on liitetty tietokoneeseen ja kytketty käyntiin. Huomautus: skannerin on oltava fyysisesti liitetty tietokoneeseen USB-kaapelilla. Myös ethernet- tai langatonta yhteyttä voidaan käyttää, jos valmistajan toimittama Twainohjain on varustettu tällä mahdollisuudella. 2. Kannattaa varmistaa, että skannerille on asennettu uusin käytössä oleva Twain-ohjain. Yleensä ohjaimia löytyy skannerin valmistajan Web-sivulta. I.R.I.S ei toimita ohjaimia. Kannattaa huomata, että jotkut skanneriohjaimet eivät ehkä toimi uusimmissa Windowsversioissa. Tutustu skannerisi mukana toimitettuun dokumentaatioon saadaksesi selville, mitä käyttöympäristöjä tuetaan. Ota tarvittaessa yhteyttä skannerin valmistajaan. Kokoonpano Napsauta valintanauhan Skannaa-kuvakkeen alapuolella olevaa nuolta. Napsauta sen jälkeen Asetukset-valintaa. 26

34 Readiris TM 14 - Käyttöopas Kun tämä tehdään ensimmäistä kertaa, Skannerimalli-luettelo avautuu näyttöön automaattisesti.. Tästä luettelosta valitaan käytettävän skannerin profiili. Skanneriprofiilit mahdollistavat koneeseen kytketyn skannerin erityisominaisuuksien käytön. Esimerkkinä tällaisesta on kaksipuolinen skannaus. Vaikka oma skannerisi ei näkyisikään listalla, se ei haittaa, sillä kaikilla skannereilla ei ole erityisiä profiileita. Tärkeä huomautus: jollei täsmälleen samaa profiilia löydy, älä valitse profiilia, joka muistuttaa sitä. Valitse sen sijaan yleinen Twain-profiili. Valittavana on erilaisia Twain-profiileja: Valitse <Twain><OTHER MODELS>, kun käytät tavallista tasoskanneria. Valitse <Twain><OTHER MODELS>(User interface), jos haluat käyttää oman skannerisi käyttöliittymää Readirisin käyttöliittymän sijasta. Valitse <Twain><OTHER MODELS with duplex feeder>, kun käytät kaksipuolista skanneria, joka skannaa automaattisesti sekä sivun etu-, että takapuolen. 27

35 Osio 2: Aloitusopas Skannerin mallin valitsemisen jälkeen skannerin ohjain on konfiguroitava. Valitse skannerin ajuri napsauttamalla Määritä...-painiketta. Jos tietokoneeseen kytketty skanneri ei näy Valitse lähde - ikkunassa, skanneriohjaimen asennus ei ole onnistunut oikein. Tällöin skanneriohjain tulee asentaa uudelleen ennen kuin yritetään muokata Readiris-sovelluksen skanneriasetuksia. Skanneriohjain löytyy usein skannerin valmistajan Web-sivuilta. Kun skanneri on määritetty, skannaus voidaan aloittaa käyttämällä skannerin oletusasetuksia. Lisätietoja erilaisista skanneriasetuksista ja niiden muuttamisesta on osiossa Skanneriasetusten valitseminen. 28

36 Readiris TM 14 - Käyttöopas OSIO 3: ASIAKIRJAN PERUSKÄSITTELY ASIAKIRJAN PERUSKÄSITTELY Asiakirjojen käsittely Readiris-sovelluksella on melko yksinkertaista käytettäessä asiakirjan peruskäsittelymäärityksiä. Tässä osiossa käsitellään toimenpiteitä, joita tarvitaan asiakirjan peruskäsittelymäärityksiä tehtäessä. Lisätietoja määrityksen vaiheista on osioissa 4 ja 10. Ennen kuin aloitat: 1. Valitse asiakirjan pääkieli Kielet-välilehdeltä. Oikean kielen valinta on olennaista hyvien tunnistustulosten saavuttamiseksi Readiris-sovelluksessa. Oletuskieli on määritetty kieleksi, joka valittiin ohjelmaa asennettaessa. Huomautus: on aina mahdollista muuttaa asiakirjan kieli sen avaamisen jälkeen, mutta sen jälkeen Readiris-sovelluksen on tehtävä tunnistus uudelleen koko asiakirjalle. Tämä hidastaa tietenkin toimenpidettä. 29

37 Osio 3: Asiakirjan peruskäsittely 2. Valitse Kokoonpanoasetukset-välilehdellä haluamasi sivun kokoonpanomääritykset: Sivuanalyysi on valittuna oletusarvoisesti. Tämä valinta jakaa asiakirjat tunnistusalueisiin. Readiris-sovellus ei osaa käsitellä asiakirjoja ilman tunnistusalueita. Jos tämä toiminto poistetaan käytöstä, käyttäjän on piirrettävä asiakirjojen tunnistusalueet käsin. Readiris voi suoristaa ja kiertää avattavia asiakirjoja. Asiakirjojen käsittely Vaihe 1: Asiakirjojen skannaaminen tai avaaminen. Skannaa paperiasiakirjoja skannerilla valitsemalla Skannaa. Jotta asiakirjojen skannaaminen onnistuisi, skannerin on oltava oikein määritetty. Katso tarvittaessa lisätietoja osiosta Skannerin määrittäminen tai avaa olemassa olevia kuvatiedostoja napsauttamalla Tiedostostavalintaa. 30

38 Readiris TM 14 - Käyttöopas Kuvat näkyvät käyttöliittymässä. Tunnistusalueita voidaan tarvittaessa muokata. Asiaa koskevia yksityiskohtaisia tietoja on osiossa Tunnistusalueiden muokkaaminen. Vaihe 2: Kohdemuodon ja kohteen valitseminen Napsauta Kohdemuoto-luetteloa. Valitse sen jälkeen luettelosta haluttu kohdemuoto. Asiakirjat voidaan tallentaa esimerkiksi Word-tiedostoiksi, jolloin niitä voidaan muokata, tai ne voidaan tallentaa PDFtiedostoiksi säilytystä varten. Lisätietoja erilaisista kohdemuodoista ja erilaisista muotoiluvaihtoehdoista löytyy osioista Asiakirjojen tallentaminen ja Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen. 31

39 Osio 3: Asiakirjan peruskäsittely Toisessa luettelossa valitaan asiakirjojen kohde. o Tallenna asiakirjat paikallisesti tietokoneellesi tai siirrettävälle tallennuslaitteelle valitsemalla vaihtoehto Tallenna tiedostona. o Lähetä asiakirjat sähköpostilla valitsemalla vaihtoehto Sähköposti. o Vaihtoehtoisesti voit lähettää tiedostot pilveen valitsemalla Pilvisovellus-vaihtoehdon. Jotta vienti pilvipalveluihin onnistuisi, palvelujen on oltava oikein määritettyjä. Lisätietoja pilvipalveluihin viennistä on osiossa Asiakirjojen lähettäminen pilveen. 32

40 Readiris TM 14 - Käyttöopas Kun nämä vaiheet on käyty läpi, asiakirjojen käsittely aloitetaan napsauttamalla Lähetä-painiketta. Vihjeitä: Lisäopastusta Readiris-sovelluksen asetusten määrittämisestä on saatavana käyttämällä Ohjattua toimintoa. Ohjattu toiminto opastaa käyttäjää määrityksen kaikissa vaiheissa. Lisätietoja jokaisesta vaiheesta on osiossa Ohjatun toiminnon käyttäminen. Toinen tapa saavuttaa nopeita tuloksia Readiris-sovelluksella on käyttää älykkäitä toimintoja. Ne sisältävät esimääritettyjä komentoja ja mahdollistavat asiakirjojen käsittelyn vain muutamalla hiiren napsautuksella. Asiaa koskevia lisätietoja on kohdassa Älykkäiden toimintojen käyttäminen. Käsittelyasetusten tallentaminen Kannattaa huomata, että Readiris tallentaa käsittelyasetukset automaattisesti, kun sovellus suljetaan. Seuraavan kerran käynnistettäessä Readiris käyttää samoja asetuksia. Erityisen asetusprofiilin tallentaminen: Napsauta Readiris-painiketta. Anna sen jälkeen asetustiedostolle nimi napsauttamalla kohtaa Tallenna asetukset. 33

41 Osio 3: Asiakirjan peruskäsittely Asetusten lataaminen: Napsauta Readiris-painiketta. Valitse sen jälkeen tallentamasi asetustiedosto napsauttamalla kohtaa Asetusten lataaminen. Tehdasasetusten palauttaminen: Napsauta Readiris-painiketta. Napsauta sen jälkeen kohtaa Palauta asetukset. OHJATUN TOIMINNON KÄYTTÄMINEN Ohjattu toiminto opastaa kaikkien asetusten tekemisen vaihe vaiheelta. Kun vaiheet on käyty läpi, automaattinen Readirisprosessi käynnistyy napsauttamalla Aloita-painiketta. Ohjatun toiminnon käynnistäminen: Napsauta Readiris-painiketta ja napsauta sen jälkeen vaihtoehtoa Ohjattu tekstintunnistustoiminto. 34

42 Readiris TM 14 - Käyttöopas Ohjatun toiminnon vaiheet Vaihe 1: Kuvalähteen valitseminen Asiakirjojen skannaamiseen voidaan käyttää skanneria tai tietokoneella jo olevat kuvatiedostot voidaan avata edelleen käsittelyä varten. Tässä ensimmäisessä vaiheessa käyttäjä määrittää myös kierron asetukset. Jos asiakirjat on skannattu vinoon ja haluat suoristaa ne, ota käyttöön valinta Sivun suoristaminen. Kuva vaiheesta 1 Vaihe 2: Skannerin valitseminen (Huomautus: jos valitsit vaihtoehdon Kuvatiedostot edellisessä vaiheessa, siirry vaiheeseen 3.) Jos skannerin määritykset on jo tehty, käytössä olevan skannerin malli näkyy tässä. Jos määrityksiä ei vielä ole, näkyviin tulee skannerimallien luettelo. Valitse täsmälleen sama skannerimalli kuin käytössä oleva, ja määritä sen jälkeen ajuri napsauttamalla Määritä-painiketta. 35

43 Osio 3: Asiakirjan peruskäsittely Lisätietoja skannerin määritysten tekemisestä on osiossa Skannerin määrittäminen. Lisätietoa skannerin asetuksista on osiossa Skanneriasetusten valitseminen. Kuva vaiheesta 2 Vaihe 3: Valitse Asiakirjan kieli skannattaville asiakirjoille. Asiakirjan oletuskieleksi on määritetty kieli, joka valittiin ohjelmaa asennettaessa. Valitse toinen kieli napsauttamalla Muuta...- painiketta. Huomautus: oikean kielen valitseminen on äärimmäisen tärkeää hyvien tunnistustulosten saavuttamiseksi. Kuva vaiheesta 3 36

44 Readiris TM 14 - Käyttöopas Vaihe 4: Valitse kohdemuoto ja (pilvi) kohde. Asiakirjat tallennetaan oletusarvoisesti Microsoft Word - tiedostoiksi. Vaihtaminen toiseen kohdemuotoon tai kohdesovellukseen tapahtuu napsauttamalla Muuta...-painiketta. Lisätietoja erilaisista kohdemuodoista ja niiden valintavaihtoehdoista löytyy osioista Asiakirjojen tallentaminen ja Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen. Kuva vaiheesta 4 Kun kaikki asetusten määritykset on tehty, käynnistä asiakirjojen käsittely napsauttamalla painiketta Seuraava ja sen jälkeen painiketta Aloita. ÄLYKKÄIDEN TOIMINTOJEN KÄYTTÄMINEN Älykkäiden toimintojen kojelauta on yksi nopeimmista tavoista käyttää Readiris-sovellusta. Se sisältää esimääritettyjä komentoja, jotka mahdollistavat asiakirjojen skannaamisen, käsittelyn ja lähettämisen vain muutamalla hiiren napsautuksella. Jos skanneri on oikein määritetty Readiris-sovelluksessa, asiakirjojen käsittely voidaan aloittaa oletusasetuksin 37

45 Osio 3: Asiakirjan peruskäsittely napsauttamalla yhtä älykkäistä toiminnoista. Jos skannerin määrityksiä on vielä muokattava, katso ensin kohtaa Skannerin määrittäminen. Älykkäiden toimintojen oletusasetusten muuttaminen: Napsauta älykkään toiminnon kuvaketta hiiren kakkospainikkeella tai kaksoisnapsauta valitsemaasi kuvaketta. Valitse vaihtoehto Skanneri, jos haluat skannata paperiasiakirjoja tai valitse Kuvatiedostot ladataksesi olemassa olevia kuvatiedostoja tietokoneeltasi. Napsauta sitten Määritä-vaihtoehtoa, jolla määritetään tiedoston kohdemuoto, sen muotoiluvalinnat ja kaikki pilvikohteet. Muotoiluvalinnat ja vaihtoehdot vaihtelevat käytettävän älykkään toiminnon mukaan. Yksityiskohtaisia tietoja erilaisista kohdemuodoista ja niiden muotoiluvalinnoista on kohdissa Asiakirjojen tallentaminen, Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen ja Asiakirjojen lähettäminen pilveen. Kun älykkäiden toimintojen asetusten muokkaus on valmis, aloita asiakirjojen käsittely napsauttamalla haluamasi toiminnon kuvaketta. 38

46 Readiris TM 14 - Käyttöopas Jos valitsit vaihtoehdon Skanneri, Readiris aloittaa asiakirjojen skannauksen. Jos valitsit vaihtoehdon Kuvatiedostot, näyttöön avautuu tiedostoikkuna, josta halutut kuvatiedostot voidaan valita. Kun Readiris on lopettanut tiedostojen käsittelyn, näytölle avautuu Kohdetiedosto-ikkuna. Anna kohdetiedostolle nimi ja valitse, mihin haluat tallentaa sen. Käytettäessä Lähetä sähköpostiin -toimintoa näytölle avautuu tietokoneen oletussähköpostiohjelma. Käytettäessä Lähetä pilveen -toimintoa asiakirjat lähetetään määritettyyn pilvisovellukseen. Lisätietoja Asiakirjojen erottelu -toiminnoista on kohdassa Asiakirjaerien erotteleminen. 39

47

48 Readiris TM 14 - Käyttöopas OSIO 4: KOKOONPANOASETUSTEN VALITSEMINEN KOKOONPANOASETUKSET Ennen asiakirjojen skannaamista tai avaamista Readirissovelluksessa on mahdollista määrittää joukko kokoonpanoasetuksia. Nämä valinnat auttavat parantamaan tunnistustuloksia, ja ne toteutetaan asiakirjojen skannaamisen/avaamisen aikana. Kokoonpanoasetukset sijaitsevat Kokoonpano-välilehdellä. Kierron valinnat Asiakirjoja voidaan Readiris-sovelluksessa kiertää 90 myötäpäivään, 180 ja 90 vastapäivään. Käsiteltäessä asiakirjapinoa, jonka asiakirjat eivät ole samansuuntaisia, voidaan valita vaihtoehto Automaattinen. Tällöin Readiris kiertää asiakirjoja automaattisesti oikeaan suuntaan. 41

49 Osio 4: Kokoonpanoasetusten valitseminen Huomautus: kannattaa varmistaa, että asiakirjat ovat skannerissa oikein päin - mikä tarkoittaa, että teksti on skannauspintaa vasten. Muussa tapauksessa Readiris ei kykene kiertämään asiakirjoja. Sivun suoristaminen Tämä vaihtoehto valitaan, kun on tarpeen suoristaa asiakirjoja, jotka on skannattu vinoon. Sivuanalyysi Tämä vaihtoehto on oletusarvoisesti aktivoituna. Se jakaa jokaisen sivun tunnistusalueiksi. Readiris analysoi koko sivun ja kertoo, mitkä alueet sisältävät tekstiä, kuvia ja taulukoita. Nämä tunnistusalueet ovat tarpeellisia asiakirjojen käsittelemiseksi. Jos asiakirjat eivät sisällä mitään tunnistusalueita, Readiris-sovellus ei voi käsitellä niitä. Lisätietoja tunnistusalueista ja niiden muuttamisesta tarpeen mukaan on osiossa Tunnistusalueiden muokkaaminen. 42

50 Readiris TM 14 - Käyttöopas Seuraavat vaiheet Kun vaihtoehtoiset valinnat on tehty, voit skannata asiakirjat valitsemalla Skannaa tai avata olemassa olevia tiedostoja valitsemalla Tiedostosta. Napsauta Sivut-paneelissa olevia pikkukuvia ja tarkista, onko valinnat toteutettu oikein. Ellei näin ole, valintoja on mahdollista muokata käsin valintanauhan Sivu-kohdasta. 43

51 Osio 4: Kokoonpanoasetusten valitseminen Sivun kokoonpanomääritysten muokkaaminen Jos valitut sivun kokoonpanoasetukset eivät tuota haluttuja tuloksia, niitä voidaan muuttaa manuaalisesti asiakirjojen skannaamisen/avaamisen jälkeen. Valintojen muokkaaminen: Valitse muutettava sivu Sivut-paneelista. Napsauta sen jälkeen Sivu-välilehteä. Tässä kohdassa on mahdollista muuttaa suoristuksen ja kierron asetuksia. Siirry muille sivuille käyttämällä Järjestä-ryhmän nuolipainikkeita. Vihje: jos haluat muokata tunnistusalueita, napsauta Alueet-välilehteä. Asiaa koskevia lisätietoja on osiossa Tunnistusalueiden muokkaaminen. 44

52 Readiris TM 14 - Käyttöopas OSIO 5: TUNNISTUSVALINTOJEN VALITSEMINEN TUNNISTUSVALINNAT Readiris muuntaa skannatut kuvat, kuvatiedostot ja PDF-tiedostot muokattaviksi tekstiasiakirjoiksi ja tekstihaun mahdollistaviksi PDF-asiakirjoiksi. Jotta Readiris voisi tunnistaa kuvissa olevat tekstit, oikeat tunnistusvalinnat on aktivoitava. Vihje: on suositeltavaa määrittää asiakirjan tunnistusasetukset ennen asiakirjojen skannaamista tai avaamista Readiris-sovelluksessa. Syy tähän on, että Readiris tekee asiakirjan tunnistuksen samanaikaisesti useiden sivujen avaamisen tai skannaamisen kanssa. Tunnistusvaihtoehdot sijaitsevat Kielet-ryhmässä. Tunnistuksen lisävalinnat saadaan näkyviin napsauttamalla Kokoonpano-ryhmän laajennusnuolta. Alla on luettelo eri vaihtoehdoista. Pääkieli Pääkieli on ehdottomasti tärkein tunnistusvalinnoista. Asiakirjan tunnistuksen laatu on suuresti riippuvainen oikein valitusta 45

53 Osio 5: Tunnistusvalintojen valitseminen tunnistuskielestä. Tunnistuskieli on määritetty kieleksi, joka valittiin ohjelmaa asennettaessa. Eri kielen valitseminen: Napsauta nuolta alaspäin Pää-luetteloruudun oikeassa reunassa ja valitse haluamasi kieli. Muut tunnistusvalinnat (Readiris Pro + Corporate) Numeeristen asiakirjojen tunnistaminen Käsiteltäessä asiakirjoja, jotka sisältävät vain numeroita ja hyvin vähän tai ei lainkaan tekstiä, on suositeltavaa valita vaihtoehdoksi Numeerinen. Tämän vaihtoehdon ollessa valittuna Readiris tunnistaa vain numerot 0-9 ja seuraavat symbolisarjat: 46

54 Readiris TM 14 - Käyttöopas + * / %, plusmerkki tähti kauttaviiva prosenttimerkki pilkku. ( ) - = piste avaussulkumerkki lopetussulkumerkki väliviiva yhtä kuin - merkki $ dollarin symboli punnan symboli euron symboli jenin symboli Länsimaisten sanojen tunnistaminen kyrillisissä ja slaavilaisissa kielissä ja kreikan kielessä Käsiteltäessä kyrillisiä, slaavilaisia tai kreikkalaisia asiakirjoja, jotka sisältävät myös latinalaisilla aakkosilla kirjoitettuja "länsimaisia" sanoja - kuten erisnimiä - on suositeltavaa valita yksi käytettävissä olevista Kielipareista. Kieliparit on aina liitetty englannin kieleen ja niitä on venäjäksi, valkovenäjäksi, ukrainaksi, serbiaksi, makedoniaksi, bulgariaksi ja kreikaksi. Kieliparin valitseminen: Napsauta Pää-luetteloruudun oikeassa reunassa olevaa nuolta. Valitse sitten haluttu kielipari. 47

55 Osio 5: Tunnistusvalintojen valitseminen Esimerkki Nopeus vs. tarkkuus Readiris Corporate -sovelluksessa voit valita, asetetaanko etusijalle tunnistuksen nopeus vai tarkkuus. Vihje: heikkolaatuisia kuvia käsiteltäessä on suositeltavaa asettaa tunnistuksessa etusijalle tarkkuus. Tämä tuottaa selvästi parempia tuloksia. Nopeus vs. tarkkuus -vaihtoehdon valitseminen: Napsauta laajennusnuolta Kielet-ryhmässä. Siirrä liukusäädin kohtaan Nopeus käsittelyn nopeuttamiseksi. Tai vaihtoehtoisesti siirrä liukusäädin kohtaan Tarkkuus paremman tunnistuksen painottamiseksi. 48

56 Readiris TM 14 - Käyttöopas Muut tunnistusvalinnat (vain Readiris Corporate) Toissijaisten kielten tunnistaminen yksittäisen asiakirjan sisällä Kun asiakirjat sisältävät usean kielistä tekstiä, on suositeltavaa valita tunnistuksen pääkieli ja sen täydennykseksi useita toissijaisia kieliä. Toissijaisia kieliä voi valita kaikkiaan neljä kappaletta: Napsauta Toissijainen -luettelon oikealla puolella olevaa nuolta ja valitse haluttuja kieliä edustavat ruudut. Toissijaiset kielet, jotka eivät ole käytettävissä valitun pääkielen kanssa, näkyvät harmaina. Arabiankielisten asiakirjojen tunnistaminen Tunnistettaessa arabiankielisiä asiakirjoja Readiris Corporate - sovelluksessa on mahdollista valita, mitä tunnistusmoottoria käytetään: Omnifontia vai Multifontia. Oletusarvoisesti Readiris käyttää Omnifont-moottoria, joka tunnistaa kaikki fontit. Parhaiden tunnistustulosten saavuttamiseksi on suositeltavaa käyttää Multifont-moottoria. Silloin on mahdollista valita asiakirjoissa käytetyt fontit. Napsauta laajennusnuolta Kielet-ryhmässä. Valitse sen jälkeen Arabia luetteloruudun Pääkielten luettelosta. Ikkunassa näkyy nyt Fontit-painike. 49

57 Osio 5: Tunnistusvalintojen valitseminen Napsauta Fontit-painiketta ja napsauta sitten Käytä multifonttiohjelmaa-ruutu valituksi. Valitse tunnistettavaksi haluamasi fontit vasemmanpuoleisesta ikkunasta ja siirrä ne oikeanpuoleiseen ikkunaan napsauttamalla nuolta oikealle. Vihje: jos tunnistuksen tulokset ovat epätyydyttäviä, vaikka tunnistusvalinnat ovat oikein, asiakirjojen kuvanlaatu on todennäköisesti riittämätön. Kohdasta Kuvanlaadun säätäminen löytyy tietoja ongelman ratkaisemiseksi. 50

58 Readiris TM 14 - Käyttöopas TUNNISTUKSEN LISÄVALINNAT Asiakirjan kielen lisäksi myös muut asiakirjan ominaispiirteet, kuten fonttityyppi ja merkkiväli ovat tärkeä osa asiakirjojen käsittelyä. Tunnistuksen lisävalintoihin päästään napsauttamalla Kokoonpanoryhmän laajennusnuolta tai valitsemalla Readiris-painikkeen painamisen jälkeen vaihtoehto Lisäasetukset. Fonttityyppi Readiris tekee eron "tavallisten" ja pistematriisitulostettujen asiakirjojen välillä. Pistematriisitulostimet ovat tulostimia, jotka luovat asiakirjoihin tekstiä pienistä yksittäisistä pisteistä. Pistematriisiasiakirjojen tunnistaminen edellyttää erityisiä segmentointi- ja tunnistustekniikoita, jotka on aktivoitava. Fonttityypin valitseminen: Napsauta Readiris-painiketta ja napsauta sen jälkeen vaihtoehtoa Lisäasetukset. Napsauta Fonttityyppi-välilehteä. Oletusarvoisesti fonttityypiksi on asetettu Automaattinen. 51

59 Osio 5: Tunnistusvalintojen valitseminen Tätä asetusta käyttäen Readiris tunnistaa "24-neulaiset" tai "NLQ" (Near Letter Quality) -pistematriisitulosteet tai muut "normaalit" tulosteet. Jos haluat tunnistaa vain pistematriisitulostimella tulostettuja asiakirjoja, valitse vaihtoehdoksi Pistematriisi. Readiris tunnistaa niin kutsutut "luonnos"- eli "9-neulaisella" pistematriisitulostimella tulostetut asiakirjat. Merkkitiheys Merkkitiheys tarkoittaa merkkien määrää tuumaa kohti tietyssä fontissa. Merkkitiheys voi olla joko kiinteä, jolloin kaikki merkit ovat samanlevyisiä, tai suhteellinen, jolloin merkkien leveys vaihtelee. Merkkitiheyden valitseminen: Napsauta Readiris-painiketta ja napsauta sen jälkeen vaihtoehtoa Lisäasetukset. Napsauta Fonttityyppi-välilehteä. Oletusarvoisesti fonttityypiksi on asetettu Automaattinen. Valitse vaihtoehto Kiinteä, jos fontin kaikkien merkkien leveys on sama. Tämä pitää usein paikkansa vanhojen, kirjoituskoneella tuotettujen asiakirjojen kohdalla. Valitse vaihtoehto Suhteellinen, jos fontin merkkien leveys vaihtelee. Lähes kaikki sanomalehdissä, aikakauslehdissä ja kirjoissa käytetyt fontit ovat suhteellisia. Tärkeää: nämä asiakirjan ominaispiirteet eivät päde aasialaisiin, hepreankielisiin tai arabiankielisiin asiakirjoihin. 52

60 Readiris TM 14 - Käyttöopas OSIO 6: ASIAKIRJOJEN SKANNAAMINEN JA AVAAMINEN Ennen kuin aloitat: varmista, että skanneri on liitetty tietokoneeseen ja konfiguroitu oikein. Tarvittaessa lisätietoja löytyy kohdasta Skannerin määrittäminen. Readiris on Twain-yhteensopiva. Se tukee lähes jokaista taso- ja arkinsyöttölaitteella varustettua skanneria, "all-in-one"-laitetta, digitaalikameraa ja tällä hetkellä käytössä olevaa skanneria. Yksityiskohtaisia tietoja Readiris-sovelluksessa olevista skanneriasetuksista on kohdassa Skanneriasetusten valitseminen. Tärkeä huomautus: Readiris Pro -sovelluksella on mahdollista skannata 50 sivua kerrallaan. Yksittäisessä Readiris-projektissa ei ole mahdollista skannata tai avata enempää kuin 50 sivua. Readiris Corporate -sovellus voi avata rajattoman määrän sivuja yksittäisessä projektissa. SKANNERIASETUSTEN VALITSEMINEN Tässä kohdassa annetaan yleiskuva kaikista Readiris-sovelluksessa olevista skanneriasetuksista. Pääsy skanneriasetuksiin: Napsauta alanuolta Skannaa-painikkeen alapuolella ja napsauta sen jälkeen kohtaa Asetukset. 53

61 Osio 6: Asiakirjojen skannaaminen ja avaaminen Skanneri-ikkuna tulee näyttöön. Alla on yleiskatsaus kaikkiin käytettävissä oleviin skanneriasetuksiin. Skannerimalli Valitse haluamasi skanneriprofiili näytölle avautuvasta luettelosta napsauttamalla Skannerimalli...-painiketta. Skanneriprofiili mahdollistaa koneeseen kytketyn skannerin erityisominaisuuksien käytön. Esimerkkinä tällaisesta on kaksipuolinen skannaus (ADF). Asetukset, jotka eivät ole käytettävissä koneeseen kytketyssä skannerissa, eivät ole näkyvissä tai näkyvät harmaina. 54

62 Readiris TM 14 - Käyttöopas Vaikka oma skannerisi ei näkyisikään listalla, se ei haittaa, sillä kaikilla skannereilla ei ole erityisiä profiileita. Jos koneeseen ei ole kytketty täsmälleen samaa skanneria kuin luettelossa, älä valitse samantapaista profiilia. Valitse sen sijaan yleinen Twain-profiili. Valittavana on erilaisia Twain-profiileja: Valitse <Twain><OTHER MODELS>, kun käytät tavallista tasoskanneria. Valitse <Twain><OTHER MODELS>(User interface), jos haluat käyttää oman skannerisi käyttöliittymää Readirisin käyttöliittymän sijasta. Valitse <Twain><OTHER MODELS with duplex feeder>, kun käytät kaksipuolista skanneria, joka skannaa automaattisesti sekä sivun etu-, että takapuolen. Määritä... Valitse skannerin ajuri napsauttamalla Määritä...-painiketta. Oikean skanneriajurin valinta on tarpeen, jotta Readiris-sovellus voisi vaihtaa tietoja skannerin kanssa. Jos tietokoneeseen kytketty skanneri ei näy Valitse lähde - ikkunassa, skanneriohjaimen asennus ei ole onnistunut oikein. Tällöin skanneriohjain tulee asentaa uudelleen ennen kuin yritetään 55

63 Osio 6: Asiakirjojen skannaaminen ja avaaminen muokata Readiris-sovelluksen skanneriasetuksia. Skanneriohjain löytyy usein skannerin valmistajan Web-sivuilta. Kontrasti Heikkolaatuisia asiakirjoja skannattaessa kontrastin tason säätäminen on joskus tarpeen optimaalisen skannaustuloksen saavuttamiseksi. Kontrastin lisääminen taustan ja tekstin välille tapahtuu siirtämällä Kontrasti-liukusäädintä oikealle. Kontrastin vähentämiseksi sitä siirretään vasemmalle. Huomautus: kun vaihtoehto Automaattinen valotus on valittuna, Kirkkaus-liukusäädin ei ole käytettävissä. Kontrastiasetukset määräytyvät tällöin automaattisesti. Kirkkaus Skannattaessa tummia, epäteräviä kuvia tai erittäin vaaleita kuvia, voi olla tarpeellista säätää Kirkkaus-asetuksia. Skannausten kirkkaus lisääntyy siirtämällä Kirkkaus-liukusäädintä oikealle. Kirkkauden vähentämiseksi sitä siirretään vasemmalle. Huomautus: kun vaihtoehto Automaattinen valotus on valittuna Kirkkaus-liukusäädin ei ole käytettävissä. Kirkkauden asetukset määräytyvät tällöin automaattisesti. 56

64 Readiris TM 14 - Käyttöopas Optimoi tekstintunnistuksen tarkkuus Tämä vaihtoehto säätää sellaisten kuvien tarkkuutta, jotka on skannattu liian suurella tarkkuudella (yli 600 dpi). Kun tämä vaihtoehto on valittuna, Readiris pienentää tarkkuutta sopivalle tasolle. Huomaa, että tämä asetus ei lisää sellaisten kuvien tarkkuutta, jotka on skannattu liian alhaisella tarkkuudella. Aika sivujen skannauksen välillä Tämä vaihtoehto on käyttökelpoinen skannattaessa useita sivuja tasoskannerilla. Se antaa käyttäjälle mahdollisuuden päättää, miten monen sekunnin kuluttua Readiris aloittaa seuraavan sivun skannauksen. Tällä tavoin käyttäjällä on aikaa vaihtaa sivut skannerilla Readiris-sovelluksen skannatessa niitä automaattisesti. Enää ei ole tarpeen palata Readiris-sovellukseen napsauttamaan Skannaa-painiketta joka kerran kun käyttäjä haluaa skannata uuden sivun. Ylä- ja alanuolia käyttämällä käyttäjä määrittää, miten monen sekunnin kuluttua Readiris skannaa uuden sivun. Muoto Skannattavien asiakirjojen sivukoon määrittäminen tapahtuu napsauttamalla haluttua kokoa Muoto-luetteloruudussa. Vihje: Yhdysvalloissa Letter ja Legal ovat kaksi yleisintä kokoa. Kansainvälisesti A4 on vakiokoko. Tarkkuus Valitse tarkkuus, jolla kuvat halutaan skannata. Suositeltava tarkkuus on 300 dpi (dots per inch, pistettä tuumalla). 57

65 Osio 6: Asiakirjojen skannaaminen ja avaaminen Skannattaessa hyvin pientä tekstiä tai Aasian kieliä suositeltava tarkkuus on 400 dpi. Väritila Readiris voi skannata asiakirjoja, joiden väritilana on värillinen, mustavalkoinen tai harmaasävy. Harmaasävy- ja värikuvat antavat parhaat OCR-tulokset. Vaakasuora Skannattaessa vaakasuuntaisia kuvia pystysuuntaisten sijasta napsautetaan Vaakasuora-ruutu valituksi. Kun tämä vaihtoehto on valittuna, Readiris näyttää asiakirjat käyttöliittymässä vaakasuuntaisina. Automaattinen valotus Joitakin skannereita käytettäessä Automaattinen valotus -asetus on valittuna automaattisesti. Tämä valinta säätää kontrasti- ja kirkkausasetuksia automaattisesti. Hyvä kontrasti on tarpeen optimaalisten tunnistustulosten saavuttamiseksi. Huomautus: kun tämän vaihtoehto on valittuna, Kontrasti- ja Kirkkaus-liukusäätimet eivät ole käytettävissä. 58

66 Readiris TM 14 - Käyttöopas ADF Lyhenne ADF merkitsee automaattista arkinsyöttöä (Automatic Document Feeder). Tämä valinta on käytettävissä, kun skanneri on varustettu automaattisella arkinsyötöllä. Vaihtoehtoa käytetään, kun halutaan skannata asiakirjapinoja samalla kertaa. Käänteinen Joskus Twain-skannerit näyttävät valkoista tekstiä mustalla pohjalla, kun skannattavat asiakirjat ovat mustavalkoisia. Tekstin/taustan värien kääntäminen vastakohtaisiksi tapahtuu napsauttamalla valintaruutu Käänteinen valituksi. Digitaalikamera Käytettäessä Twain-yhteensopivaa digitaalikameraa sitä voidaan käyttää suoraan skannauslähteenä. Tämä tapahtuu napsauttamalla valintaruutu Digitaalikamera valituksi. Readiris käyttää tällöin erityistä tunnistusmenetelmää digitaalikameran kuvien käsittelemiseen. Kohdassa Digitaalikameran kuvien käsitteleminen on vinkkejä digitaalikameran käyttämiseksi skannauslähteenä. Käsittele 300 dpi:n tarkkuudella Napsauta valintaruutu Käsittele 300 dpi:n tarkkuudella valituksi, jos käsittelet kuvia, joiden tarkkuus on väärä tai tuntematon. Kuvat käsitellään tällöin ikään kuin niiden tarkkuus olisi 300 dpi:tä. Pehmennä värikuvat Tämä vaihtoehto on oletusarvoisesti valittuna. Se parantaa väri- ja harmaasävykuvien laatua asiakirjoissa. 59

67 Osio 6: Asiakirjojen skannaaminen ja avaaminen Huomautus: joissakin skannereissa kuvien pehmennys on tarpeen, jotta väri- ja harmaasävykuvat tunnistettaisiin automaattisesti. Kaksipuolinen Käytettäessä duplex-skanneria eli skanneria, joka pystyy skannaamaan sekä asiakirjan etu- että takapuolen, vaihtoehto Kaksipuolinen skannaus on käytettävissä. Tämä vaihtoehto kannattaa valita, jos Readiris-sovelluksen halutaan skannaavan asiakirjojen etu- ja takapuoli. Nopea binarisointi (vain Readiris Corporate -versiossa) Suurinopeuksista skanneria käytettäessä on suositeltavaa napsauttaa valintaruutu Nopea binarisointi valituksi. Tämä valinta lisää käsittelynopeutta huomattavasti. Vihje: tätä valintaa tulisi kuitenkin välttää skannattaessa hyvin heikkolaatuisia asiakirjoja. ASIAKIRJOJEN SKANNAAMINEN ERÄAJONA (Tämä osa liittyy vain Readiris-sovelluksen Corporate-versioon). IMPORTANT NOTE: see the separate Technical Note for information on the new Watched Folders features. This note can be found in the installation folder. By default, the installation folder is C:\Program Files\Readiris Corporate 14\Manual. Or C:\Program Files (x86)\readiris Corporate 14\Manual. Jos on tarpeen skannata dokumentteja eräajona, käytettävissä on Readiris-sovelluksen tarkkailtavan kansion erityistoiminto. Tällä tavoin kaikki asiakirjat voidaan skannata tiettyyn kansioon, jota Readiris tarkkailee. Kun Readiris havaitsee uuden asiakirjan 60

68 Readiris TM 14 - Käyttöopas tarkkailtavassa kansiossa, sovellus käsittelee asiakirjan ja lähettää sen kohdekansioon. Tärkeä huomautus: Readiris-sovelluksen tarkkailtavaa kansioratkaisua käytettäessä Readiristä ei voi käyttää samanaikaisesti skannaussovelluksena. Tarkkailtavan kansion määrittäminen: Napsauta nuolta alaspäin Tiedostosta-painikkeen alapuolella. Valitse sitten vaihtoehto Tarkkailtava kansio... Huomaa, että Tarkkailtava kansio... -vaihtoehto on käytettävissä vain, kun yhtään asiakirjaa ei ole avattu Readirissovelluksessa. Selaa esiin syötekansio, johon asiakirjat skannataan. Jos haluat käsitellä tarkkailtavan kansion alikansioita, valitse vaihtoehto Käsittele alikansiot. Selaa sitten esiin kohdekansio, johon käsitellyt asiakirjat tallennetaan. Tärkeä huomautus: älä valitse kohdekansioksi kansiota, jota käytetään myös tarkkailtavana kansiona. 61

69 Osio 6: Asiakirjojen skannaaminen ja avaaminen Valitse haluttu kohdemuoto ja muotoilumääritykset napsauttamalla Valitse kohdemuoto-painiketta. Vihje: kohdissa Asiakirjojen tallentaminen ja Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen on asiaa koskevia lisätietoja. Kun kaikki valinnat on tehty, napsauta OK-painiketta, jolloin Readiris alkaa seurata tarkkailtavaa kansiota. Readiris käsittelee kaikki kuvat, jotka se havaitsee kansiossa. Asiakirjojen lisääminen tarkkailtavaan kansioon kun se on Readiris-sovelluksen tarkkailtavana tapahtuu seuraavasti: Skannaa asiakirjat käyttämällä skannerin käyttöliittymää tai Siirrä olemassa olevat kuvatiedostot tarkkailtavaan kansioon. 62

70 Readiris TM 14 - Käyttöopas KUVATIEDOSTOJEN AVAAMINEN Asiakirjojen skannaamisen lisäksi käyttäjä voi myös avata kuvatiedostoja ja PDF-tiedostoja Readiris-sovelluksen avulla. Tärkeä huomautus: Readiris Pro -versio voi avata enintään 50 monisivuista kuvatiedostoa. Yksittäisessä Readiris-projektissa ei ole mahdollista avata enempää kuin 50 sivua. Jos yksittäisessä projektissa on tarpeen käsitellä useampia sivuja, kannattaa vaihtaa Readiris Corporate -versioon. Readiris tukee seuraavia kuvatiedostomuotoja: Kuvatiedostomuoto Adobe PDF DCX-faksi DjVu-kuvat JPEG-kuvat JPEG kuvat Portable Network Graphics (Pakatut ja monisivuiset) TIFF-kuvat Pakkaamattomat sekä LZW-, PackBits-, Group 3-, Group 4- ja JPEG-pakatut kuvat Windows-bittikartat ZSoft Paintbrush -kuvat Tiedostotunniste *.pdf *.dcx *.djv, *.djvu *.jpg, *.jpeg *.j2c, *.j2k, *.jp2 *.png *.tif, *.tiff *.bmp *.pcx 63

71 Osio 6: Asiakirjojen skannaaminen ja avaaminen Olemassa olevien kuvatiedostojen avaaminen: Napsauta Tiedostosta-painiketta. Valitse sen jälkeen kuvatiedostot, joita haluat käsitellä, ja napsauta Avaa. Huomautus: Jos kuvatiedosto on skannattu alhaisella tai tuntemattomalla tiheydellä, Readiris näyttää seuraavan varoituksen: 64

72 Readiris TM 14 - Käyttöopas Jatka kuvan käsittelyä valitsemalla vaihtoehto Avaa silti. Vihje: napsauttamalla Ohje-painiketta päästään kohtiin, joissa kerrotaan, miten matalatiheyksisten kuvien kanssa saavutetaan parhaat mahdolliset tulokset. Avausvalinnat Kuvatiedostoja avattaessa käytettävissä on useita valintavaihtoehtoja: PDF-asiakirjojen lataaminen värillisinä Tämä valinta tekee täsmälleen sen mitä sen kuvaus edellyttää: se avaa PDF-asiakirjoja värillisinä. Tämä valinta on poistettava käytöstä, jos PDF-tiedostot halutaan avata mustavalkoisina avausprosessin nopeuttamiseksi. Pehmennä värikuvat Tämä vaihtoehto on oletusarvoisesti valittuna. Se parantaa väri- ja harmaasävykuvien laatua asiakirjoissa. Huomautus: joissakin skannereissa kuvien pehmennys on tarpeen, jotta väri- ja harmaasävykuvat tunnistettaisiin automaattisesti. 65

73 Osio 6: Asiakirjojen skannaaminen ja avaaminen Käsittele 300 dpi:n tarkkuudella Valitse Käsittele 300 dpi:n tarkkuudella -vaihtoehto, jos käsittelet kuvia, joiden tarkkuus on väärä tai tuntematon. Kuvat käsitellään tällöin ikään kuin niiden tarkkuus olisi 300 dpi:tä. Nopea binarisointi (Readiris Corporate) Avattaessa useita kuvatiedostoja samanaikaisesti on suositeltavaa ottaa käyttöön valinta Nopea binarisointi. Tämä valinta lisää käsittelynopeutta huomattavasti. Sivualue Vihje: tätä valintaa tulisi kuitenkin välttää skannattaessa hyvin heikkolaatuisia asiakirjoja. Tätä valintaa kannattaa käyttää, kun halutaan avata varmasti monisivuisia TIFF- tai PDF-tiedostoja sisältävä osio. Avaa koko asiakirja (enintään 50 sivua Readiris Pro -versiossa) valitsemalla vaihtoehto Kaikki sivut. Vaihtoehtoisesti voit valita kohdan Sivut ja ilmoittaa sivujen määrän. Muita tapoja avata kuvatiedostoja Tiedostosta-painikkeen käyttämisen ohella voit avata kuvatiedostoja myös vetämällä ne Readiris-käyttöliittymään. 66

74 Readiris TM 14 - Käyttöopas KUVATIEDOSTOJEN KÄSITTELEMINEN ERÄAJONA (Tämä osa liittyy vain Readiris-sovelluksen Corporate-versioon). Käsiteltäessä kokonaisia kuvatiedostojen eräajoja on mahdollista käyttää Readiris-sovelluksen Erätekstitunnistus-kansiota. Napsauta nuolta alaspäin Tiedostosta-painikkeen alapuolella. Napsauta sen jälkeen kohtaa Erätekstitunnistus. Huomaa, että Erätekstitunnistus -vaihtoehto on käytettävissä vain, kun yhtään asiakirjaa ei ole avattu Readiris-sovelluksessa. Selaa syötekansiota, johon kuvatiedostot on sijoitettu. Selaa sitten esiin kohdekansio, johon käsitellyt asiakirjat tallennetaan. 67

75 Osio 6: Asiakirjojen skannaaminen ja avaaminen Valitse sitten käsittelyvaihtoehdot: o Käsittele alikansiot käsittelee kaikki syötekansion alikansiot. o Korvaa kohdetiedostot korvaa kaikki tulostuskansiossa olevat samannimiset kohdetiedostot. o Poista skannatut tiedostot tunnistuksen jälkeen poistaa alkuperäiset syötekuvat sen jälkeen, kun ne on käsitelty. Valitse haluttu kohdemuoto ja muotoilumääritykset napsauttamalla Valitse kohdemuoto-painiketta. Vihje: kohdissa Asiakirjojen tallentaminen ja Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen on asiaa koskevia lisätietoja. Aloita asiakirjojen prosessointi napsauttamalla OK, kun valinnat on tehty. 68

76 Readiris TM 14 - Käyttöopas OSIO 7: KUVANLAADUN SÄÄTÄMINEN Tunnistuksen tulokset ovat suuresti riippuvaisia asiakirjojen kuvanlaadusta. Jos skannattavat asiakirjat ovat hyvin heikkolaatuisia, Readiris ei pysty tunnistamaan niitä riittävästi. Tämä johtuu siitä, että Readiris konvertoi tekstimerkkien kuvat todellisiksi tekstimerkeiksi. Jos asiakirjat ovat liian tummia, merkit yhdistyvät toisiinsa ja synnyttävät mustia alueita. Jos asiakirjat ovat liian vaaleita, tekstimerkit saattavat olla rikki. Siitä syystä Readiris ei kykene tunnistamaan niitä. Esimerkki 1: teksti on liian tummaa Tässä kirjainten muodot alkavat täyttyä ja muuttua epäteräviksi. Kirjaimet, kuten a, e ja o ovat lähes täysin sumeita. 69

77 Osio 7: Kuvanlaadun säätäminen Esimerkki 2: teksti on liian kirkasta Tässä kirjainten muodossa alkaa esiintyä aukkoja ja epätäydellisiä muotoja. Tunnistustuloksien parantaminen: Tarkista Skannerin asetukset ja varmista, että asiakirjat on skannattu 300 dpi :n tiheydellä ja harmaasävyisinä. Katso tarvittaessa lisätietoja osiosta Skanneriasetusten valitseminen. Jos tiheys ei ole edellä kuvattu, skannaa kuvat uudelleen käyttäen kyseisiä asetuksia. Mene kuvan säätövaihtoehtoihin: Napsauta Katselu-välilehteä. Poista valinta Näytä asiakirja värillisenä. Napsauta sen jälkeen valintaa Koko > 100 %. 70

78 Readiris TM 14 - Käyttöopas Tämä suurentaa kuvaa ja mahdollistaa tekstimerkkien tarkastamisen. Merkit eivät saa koskettaa toisiaan, olla täyttyneitä, haalentuneita tai rikkinäisiä. Napsauta nyt Sivu-välilehteä ja aloita kuvan säätäminen napsauttamalla Säädä-kuvaketta. 71

79 Osio 7: Kuvanlaadun säätäminen Värikuvan pehmennys Tämä vaihtoehto on oletusarvoisesti valittuna. Se pehmentää eroja värien voimakkuudessa luoden suuremmat kontrastit tekstin ja taustan välille. Joskus pehmentäminen on ainoa tapa erottaa teksti värillisestä taustasta. Kirkkaus Asiakirjojen kirkkautta voidaan lisätä tai vähentää siirtämällä liukusäädintä. Esimerkki 1: kuva on liian tumma Alla oleva kuva on liian tumma ja seurauksena on pelkkä musta kuva. Tunnistettavaa tekstiä ei ole. Tässä tapauksessa kuvaa on tehtävä kirkkaammaksi, jotta teksti voisi näkyä. 72

80 Readiris TM 14 - Käyttöopas Esimerkki 2: kuva on liian kirkas Alla oleva kuva on liian vaalea ja seurauksena on rikkinäisiä merkkejä. Teksti on tuskin luettavaa. Tässä tapauksessa kuvaa on tummennettava tyydyttäviin tuloksiin pääsemiseksi. Kontrasti Tekstin ja taustan välistä kontrastia voidaan lisätä tai vähentää siirtämällä liukusäädintä. Esimerkki Alla olevassa kuvassa seurauksena on rikkinäisiä tekstimerkkejä. 73

81 Osio 7: Kuvanlaadun säätäminen Tässä tapauksessa kontrastia on lisättävä tyydyttäviin tuloksiin pääsemiseksi. Rakeisuuden poistaminen Joskus asiakirjat sisältävät runsaasti "hälyä" - pieniä mustia pisteitä, joita esiintyy skannattaessa heikkolaatuisia asiakirjoja tai käytettäessä vääriä skanneriasetuksia. Näiden pienten mustien pisteiden poistaminen tapahtuu käyttämällä Rakeisuuden poisto-liukusäädintä. Mitä enemmän säädintä siirretään oikealle, sitä suuremmat pisteet poistetaan. Kun kuvan laadun säätö on valmis: Voit esikatsella tuloksia napsauttamalla Käytä. Jos olet tyytyväinen tuloksiin, napsauta OK. Jos et ole tyytyväinen, muuta asetuksia. 74

82 Readiris TM 14 - Käyttöopas OSIO 8: TUNNISTUSALUEIDEN MUOKKAAMINEN Johdanto Kun asiakirja skannataan tai avataan Readiris-sovelluksessa, jokainen sivu jaetaan automaattisesti tunnistusalueiksi. Readiris käyttää näitä alueita apuna ratkaistessaan, miten asiakirjojen jokainen osa on muunnettava. Asiakirjan tunnistusta ei voida tehdä, jos asiakirja ei sisällä yhtään aluetta. Readiris Pro -versiossa on kolmenlaisia tunnistusalueita. Käytettävissä on tekstialueita, kuva-alueita ja taulukkoalueita. Readiris Corporate -versiossa voi olla myös neljäs aluetyyppi, viivakoodialueet. Huomaa, että jokaisella aluetyypillä on oma värinsä. Tekstialueet Kuva-alueet Taulukkoalueet *Viivakoodialueet Oranssi Purppura Vaaleanpunainen Vihreä *Vain Readiris Corporate -versiossa. Alueet on myös numeroitu jokaisen alueen vasemmassa yläkulmassa olevalla numerolla. Numeroiden järjestys on ylhäältä 75

83 Osio 8: Tunnistusalueiden muokkaaminen alas ja vasemmalta oikealle*. Numerot kertovat järjestyksen, jossa alueiden tunnistus tapahtuu. *Huomautus: arabiankielisiä asiakirjoja käsiteltäessä numerojärjestys on oikealta vasemmalle, jos arabia on valittu pääkieleksi. Esimerkki tunnistusalueista Automaattisen sivuanalyysin muokkaaminen Edellä käsitellyt alueet luodaan automaattisesti valinnalla nimeltään Sivuanalyysi. Tämän automaattisen sivuanalyysin asetukset eivät kuitenkaan ole kiinteät. Asetuksia voidaan muokata monin tavoin. On esimerkiksi mahdollista luoda manuaalisesti uusia alueita, 76

84 Readiris TM 14 - Käyttöopas muuttaa olemassa olevien alueiden aluetta, laajentaa ja pienentää alueiden kokoa, muuttaa lajittelujärjestystä ja niin edelleen. Kannattaa kuitenkin huomata, että Readiris-sovelluksessa ei ole mahdollista tehdä minkäänlaista tekstin muokkausta. Sellainen muokkaus on tehtävä kohdesovelluksessa, esim. Microsoft Wordissa, Excelissä jne. Pääsy muokkaus- ja asetteluvalintoihin: Skannaa tai avaa asiakirja Readiris-sovelluksessa. Napsauta Alueet-välilehteä. Muokkaus- ja asetteluvalinnat Alla on yleiskatsaus Readiris-sovelluksen muokkaus- ja asennusvalinnoista. Huomautus: minkä tahansa asetteluun tehdyn muutoksen jälkeen Readiris tekee tunnistuksen uudelleen koko sivulle. Alueiden piirtäminen manuaalisesti Jos Readiris ei löytänyt jotakin tunnistusaluetta, se voidaan piirtää manuaalisesti. Kannattaa huomata, että viivakoodialueet on aina piirrettävä käsin. Sivuanalyysi-toiminto ei luo niitä automaattisesti. 77

85 Osio 8: Tunnistusalueiden muokkaaminen Alueiden piirtäminen: Napsauta Muokkaus-ryhmässä sitä aluetyyppiä, jollaisen haluat luoda. Pidä sitten vasemmanpuoleista hiiripainiketta alas painettuna ja piirrä kehys sen alueen ympärille, jonka haluat tunnistettavaksi. Alla olevaan kuvaan on piirretty uusi taulukkoalue (vaaleanpunainen kehys). Aluetyypin muuttaminen Skannattaessa heikkolaatuisia asiakirjoja saattaa tapahtua niin, että Readiris ei määritä aluetyyppejä oikein. Jos näin tapahtuu, aluetyypit voidaan muuttaa manuaalisesti toimimalla seuraavasti: Napsauta hiiren kakkospainikkeella aluetta, jonka haluat muuttaa. Siirrä kursori kohtaan Alue > Tyyppi ja napsauta sitten valitsemaasi aluetyyppiä. 78

86 Readiris TM 14 - Käyttöopas Tärkeä huomautus: heikkolaatuisia kuvia käsiteltäessä Readiris-sovelluksella on todennäköisesti vaikeuksia tunnistaa ne oikein. Kohdassa Kuvanlaadun säätäminen on ohjeita tällaisten ongelmien välttämiseksi. Aluetyypin muuttaminen useisiin alueisiin samanaikaisesti Skannattaessa heikkolaatuisia asiakirjoja saattaa tapahtua niin, että Readiris ei määritä aluetyyppejä oikein. Jos näin tapahtuu, aluetyypit voidaan muuttaa manuaalisesti toimimalla seuraavasti: Napsauta Muokkaus-ryhmän Valitse alue-kuvaketta. Pidä vaihtonäppäintä alas painettuna ja napsauta alueita, joita haluat muokata. Pitäen sitten vaihtonäppäintä edelleen alas painettuna, napsauta hiiren kakkospainikkeella valittua aluetta, siirrä kursori kohtaan Alue > Tyyppi ja napsauta haluamaasi aluetyyppiä. 79

87 Osio 8: Tunnistusalueiden muokkaaminen Tärkeä huomautus: heikkolaatuisia kuvia käsiteltäessä Readiris-sovelluksella on todennäköisesti vaikeuksia tunnistaa ne oikein. Kohdassa Kuvanlaadun säätäminen on ohjeita tällaisten ongelmien välttämiseksi. Alueiden laajentaminen tai supistaminen Napsauta Muokkaus-ryhmän Valitse alue-kuvaketta. Napsauta sen jälkeen aluetta, jota haluat supistaa tai laajentaa. Napsauta ja pidä alas painettuna yhtä kehyksen luettelomerkeistä ja laajenna tai supista aluetta vetämällä kehystä haluttuun suuntaan. 80

88 Readiris TM 14 - Käyttöopas Alueiden lajittelujärjestyksen muuttaminen Alueiden numerojärjestys määrittää järjestyksen, jonka mukaisesti alueet sisällytetään kohdeasiakirjoihin. Järjestyksen muuttaminen: Napsauta Muokkaus-ryhmän Valitse alue-kuvaketta. Napsauta sen jälkeen Lajittele-painiketta. Numerot poistuvat nyt alueista. Napsauta nyt tunnistusalueita yksitellen siinä järjestyksessä johon haluat järjestää ne. Alueiden siirtäminen Napsauta Muokkaus-ryhmän Valitse alue-kuvaketta. Napsauta sen jälkeen aluetta, jonka haluat siirtää, pidä vasemmanpuoleinen hiiripainike alas painettuna ja vedä kehys haluamaasi sijaintiin. Alueiden yhdistäminen Oletetaan, että sinulla on kaksi tekstialuetta, jotka kuuluvat yhteen ja jotka haluat muuttaa yhdeksi tekstialueeksi. Menettele tällöin seuraavasti: 81

89 Osio 8: Tunnistusalueiden muokkaaminen Napsauta Muokkaus-ryhmän Teksti-kuvaketta. Liitä sitten kaksi aluetta toisiinsa piirtämällä tekstialue näiden alueiden väliin. Näin kyseiset kaksi aluetta yhdistyvät toisiinsa. Huomaa, että vain saman aluetyypin alueita voidaan yhdistää toisiinsa. Alueiden poistaminen Alueiden poistaminen tunnistuksesta: Napsauta Muokkaus-ryhmän Valitse alue-kuvaketta. 82

90 Readiris TM 14 - Käyttöopas Pidä sen jälkeen vaihtonäppäintä alas painettuna ja valitse alueet, jotka haluat poistaa tunnistuksesta. Napsauta yhtä valituista alueista hiiren kakkospainikkeella, vie kursori kohtaan Alue ja napsauta Poista-painiketta. Pienten alueiden poistaminen Joskus asiakirjat sisältävät runsaasti "hälyä" - pieniä mustia pisteitä, joita esiintyy skannattaessa heikkolaatuisia asiakirjoja tai käytettäessä vääriä skanneriasetuksia. Tällaisessa tapauksessa Readiris saattaa yrittää merkitä hälyä sisältävät alueet tunnistusalueiksi, vaikka niissä ei ole mitään käyttökelpoista sisältöä. Hälyä sisältävien alueiden poistaminen tunnistuksesta: Napsauta vaihtoehtoa Poista pienet alueet. Tämä valinta poistaa kaikki ikkunat, joiden koko on alle 1,27 cm, ja lajittelee jäljelle jäävät alueet uudelleen. 83

91 Osio 8: Tunnistusalueiden muokkaaminen Tunnistusalueiden ohittaminen sivujen reunoilla Kun skanneri luo mustat kehykset asiakirjojen ympärille, Readiris saattaa yrittää merkitä hälyä sisältävät alueet tunnistusalueiksi, vaikka niissä ei ole mitään käyttökelpoista sisältöä. Sellaisissa tapauksissa on suositeltavaa käyttää valintaa Älä tunnista alueita sivujen reunoilla. Silloin sivujen reuna-alueet jäävät pois tunnistuksesta. Tietyn alueen ohittaminen Jos asiakirjassa on sisältöä vain tietyllä sivun alueella, sivun jäännösala voidaan jättää pois tunnistuksesta käyttämällä Ohitavalintaa. Napsauta Asettelu-ryhmän Ohita-kuvaketta. Piirrä sen jälkeen kehys tietoa sisältävän vyöhykkeen ympärille. Kaikki kehyksen ulkopuolella oleva jätetään pois tunnistuksesta. Huomautus: tätä valintaa voi käyttää myös aluemääritysmallien luomiseen, jos kaikkien asiakirjojen 84

92 Readiris TM 14 - Käyttöopas asettelu on samanlainen. Lisätietoja on osiossa Aluemääritysmallien käyttäminen. Tietyn alueen sisällön tunnistaminen Mikäli halutaan tunnistaa vain tietyn tekstialueen sisältö, ja täysin muunnettu kohdeasiakirja ei ole tarpeen, voidaan käyttää Kopioi tekstinä -valintaa. Napsauta hiiren kakkospainikkeella aluetta, jonka haluat tunnistaa. Napsauta sitten vaihtoehtoa Kopioi tekstinä. Tulokset kopioidaan leikepöydälle perustekstinä. Ne voidaan nyt liittää toisiin sovelluksiin. Sivuanalyysin tekeminen uudelleen Jos tehdyt muutokset eivät tyydytä, automaattinen sivujen analysointi voidaan aina tehdä uudelleen. Tämä tapahtuu napsauttamalla Analysoi-komentoa. 85

93 Osio 8: Tunnistusalueiden muokkaaminen Automaattisen sivuanalyysin poistaminen käytöstä kokonaan: Napsauta Koti-välilehteä. Poista Sivuanalyysi-valinta käytöstä. Tässä tapauksessa tunnistusalueet on määritettävä manuaalisesti. Asiakirjan tunnistusta ei voida tehdä, jos asiakirja ei sisällä tunnistusalueita. ALUEMÄÄRITYSMALLIEN KÄYTTÄMINEN Jos halutaan skannata useita samalta näyttäviä asiakirjoja, kannattaa ehkä käyttää aluemääritysmalleja sen sijaan, että tunnistusalueet muokattaisiin erikseen joka kerta. Aluemääritysmallissa kerrotaan, miltä asiakirjat näyttävät, sekä missä teksti, kuvituksen alue tai taulukkoalueet sijaitsevat. Tällä tavoin menetellen Readiris etsii tunnistettavat osat vain ilmoitetuista alueista, mikä säästää huomattavasti aikaa. Aluemääritysmallin luonti: Skannaa ensimmäinen asiakirja. Muokkaa alueet haluamasi mukaisiksi napsauttamalla Alueetvälilehteä. Asiaa koskevia lisätietoja on osiossa Tunnistusalueiden muokkaaminen. Tallenna aluemääritysmalli napsauttamalla Tallenna-painiketta. 86

94 Readiris TM 14 - Käyttöopas Aluemääritysmallin käyttö: Poista ensin Sivuanalyysi käytöstä Kokoonpano-välilehdellä. Skannaa tai avaa sen jälkeen asiakirjat Readiris-sovelluksessa. Napsauta Avaa-kuvaketta Alueet-välilehdellä. Ohjelma pyytää lataamaan aluemääritysmallin joko nykyiselle sivulle tai kaikille jo avatuille sivuille. 87

95

96 Readiris TM 14 - Käyttöopas OSIO 9: ASIAKIRJOJEN TALLENTAMINEN Readiris-sovelluksella käsitettävät asiakirjat voidaan tallentaa lukuisiksi eri tiedostomuodoiksi, tekstitiedostoista täysin muotoiltuihin Word- ja Excel-tiedostoihin ja myös PDF- ja XPSmuotoisiksi tiedostoiksi. Readiris-sovelluksella on myös mahdollista muuntaa PDFkuvatiedostoja - joista ei voi valita tai kopioida mitään tekstiä - täydellisen tekstihaun mahdollistaviksi PDF-tiedostoiksi. Sama koskee myös XPS-kuvatiedostopohjaisia asiakirjoja. Alla on luettelo tuetuista kohdetiedostomuodoista. PDF Lyhenne PDF tarkoittaa "Portable Document Format". Se on Adobe System Inc:n asiakirjojen vaihdon helpottamiseksi kehittämä tiedostomuoto. PDF-tiedostot ovat laitteisto- ja resoluutiosta riippumattomia, ja ne voidaan avata missä tahansa käyttöjärjestelmässä (Windows, Mac OS, Linux, ios, Android jne). PDF-tiedostoja käytetään enimmäkseen tallennustarkoituksiin. PDF-tiedostojen sisältöä ei (ainakaan helposti) voi muokata. Readiris-sovelluksella voidaan tuottaa neljäntyyppisiä PDFtiedostoja: PDF Image-Text (= PDF Searchable Image). Tämä tiedostotyyppi on yleisimmin käytetty. Se sisältää kaksi kerrosta: tunnistettava teksti ja alkuperäiskuva tekstin päällä. Tällä tavoin tiedoston katselijalla on sekä pääsy 89

97 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen tunnistettavaan tekstiin että mahdollisuus nähdä alkuperäiskuva. Huomautus: koska kuva peittää tekstin, mitkään tunnistusvirheet eivät tule näkyviin. PDF - teksti/kuva Tämä tiedostotyyppi on PDF Image-Text (kuva/teksti) -tiedostotyypin vastakohta. Se sisältää alkuperäiskuvan taustalla ja tunnistettavan tekstin kuvan päällä. Huomautus: kaikki tunnistusvirheet ovat näkyvissä tässä tiedostomuodossa. PDF - teksti. Tämä tiedostotyyppi sisältää tunnistettavan tekstin, mutta se ei sisällä lähdeasiakirjan alkuperäistä kuvaa. Kaikki alkuperäisen asiakirjan kuvat on sisällytetty grafiikkana PDF-tiedostoon. PDF - kuva. Jos tämä tiedostotyyppi on valittuna, Readirissovellus ei tee kyseiselle asiakirjalle tekstintunnistusta. Tällaisessa PDF-tiedostossa ei voi tehdä tekstin hakua. Tiedosto sisältää vain kuvan alkuperäisestä tiedostosta. Huomautus: PDF-tiedostoille on käytettävissä monenlaisia vaihtoehtoisia asetuksia. Readiris voi tuottaa erittäin tehokkaasti pakattuja PDF-tiedostoja, salasanalla suojattuja PDF-tiedostoja, PDF-tiedostoja ja PDF/A-yhteensopivia PDF-tiedostoja. Asiaa koskevia lisätietoja on kohdassa PDFvalintojen määrittäminen. Vihje: Readiris-sovelluksen avulla on myös mahdollista muuntaa PDF-kuvatiedostot tekstihaun mahdollistaviksi PDF-tiedostoiksi. XPS Lyhenne XPS merkitsee tiedostomuotoa XML Paper Specification. Se on Microsoft Inc:n suunnittelema kiinteän muotoinen asiakirjamuoto, joka säilyttää asiakirjan ulkoasun. XPS-tiedostoja - 90

98 Readiris TM 14 - Käyttöopas aivan kuten PDF-tiedostojakin - käytetään enimmäkseen tallennustarkoituksiin. Kannattaa huomata, että XPS-tiedostojen sisältöä ei (ainakaan helposti) voi muokata. Readiris-sovelluksella voidaan tuottaa neljäntyyppisiä XPStiedostoja: XPS - kuva/teksti. Tämä tiedostotyyppi on yleisimmin käytetty. Se sisältää kaksi kerrosta: tunnistettava teksti ja alkuperäiskuva tekstin päällä. Tällä tavoin tiedoston katselijalla on sekä pääsy tunnistettavaan tekstiin että mahdollisuus nähdä alkuperäiskuva. Huomautus: koska kuva peittää tekstin, mitkään tunnistusvirheet eivät tule näkyviin. XPS - teksti/kuva. Tämä tiedostotyyppi on XPS Image-Text (kuva/teksti) -tiedostotyypin vastakohta. Se sisältää alkuperäiskuvan taustalla ja tunnistettavan tekstin kuvan päällä. Huomautus: kaikki tunnistusvirheet ovat näkyvissä tässä tiedostomuodossa. XPS - teksti. Tämä tiedostotyyppi sisältää tunnistettavan tekstin, mutta se ei sisällä lähdeasiakirjan alkuperäistä kuvaa. Kaikki alkuperäisen asiakirjan kuvat on sisällytetty grafiikkana XPS-tiedostoon. XPS - kuva. Jos tämä tiedostotyyppi on valittuna, Readirissovellus ei tee kyseiselle asiakirjalle tekstintunnistusta. Tällaisessa XPS-tiedostossa ei voi tehdä tekstin hakua. Tiedosto sisältää vain kuvan alkuperäisestä tiedostosta. Huomautus: Readiris voi tuottaa erittäin tehokkaasti pakattuja XPS-asiakirjoja. Asiaa koskevia lisätietoja on kohdassa XPS-valintojen määrittäminen. 91

99 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen RTF RTF on lyhennys sanoista "Rich Text Formatting" (Laajasti muotoiltu teksti). Se on Microsoft Inc:n asiakirjojen vaihdon helpottamiseksi kehittämä avoin tiedostomuoto. Useimmat tekstinkäsittelyohjelmat kykenevät lukemaan ja kirjoittamaan RTFasiakirjoja. Esimerkkejä tällaisista ohjelmista ovat Microsoft Word 97, 2000, 2002 ja Myös tässä tapauksessa käytössä on useita asetteluratkaisuja. Asiaa koskevia lisätietoja on kohdassa Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen. DOCX DOCX on uusi tekstinkäsittelyohjelmien tiedostomuoto, jota käyttävät Microsoft Word 2007 ja Tämä tiedostomuoto perustuu XML (extensible markup language) -rakenteelle. Käytössä ovat samat muotoiluvaihtoehdot kuin DOC- ja RTFtiedostoilla. Asiaa koskevia lisätietoja on kohdassa Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen. DOC Doc on vakiotiedostomuoto, jota käytetään sovelluksissa Microsoft Word 97, 2000, 2002 ja Se on yksi tekstinkäsittelyohjelmien vakiotiedostomuodoista. Kannattaa huomata, että.doc-tiedostoille on olemassa useita muotoilutasoja. Asiaa koskevia lisätietoja on kohdassa Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen. On myös syytä huomata, että Microsoft Word -ohjelman täytyy olla asennettu tietokoneelle, jotta sillä voitaisiin tuottaa DOC-tiedostoja. 92

100 Readiris TM 14 - Käyttöopas ODT ODT on lyhennys sanoista "Open DocumentText" (Avoin tekstiasiakirja). Se on avoimen lähdekoodin tiedostomuoto. ODT-tiedostoja voidaan avata millä tahansa OpenOffice-ohjelman kanssa yhteensopivalla tekstinkäsittelyohjelmalla. Käytettävissä olevia muotoiluvaihtoehtoja koskevia lisätietoja on kohdassa Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen. Spreadsheet ML (xml) SpreadsheetML on Microsoft Inc:n kehittämä XML-murre. Se on Microsoft Excel 2003:n vakiomuotoinen taulukkolaskentaohjelman tiedostomuoto. Tämä muoto on käyttökelpoinen, kun käsitellään runsaasti taulukoita ja kuvioita sisältäviä asiakirjoja. SpreadsheetML:lle on olemassa erityisiä muotoiluvaihtoehtoja. Asiaa koskevia lisätietoja on kohdassa SpreadsheetML-valinnat. XLSX XLSX on uusi vakiomuotoinen taulukkolaskentaohjelmien tiedostomuoto Microsoft Excel ja 2010-ohjelmissa. XLSXtiedostojen luonti tapahtuu avoimen XML-standardin mukaisesti. Jokaisella XLSX-tiedoston solulla voi olla muista poikkeava muotoilu. Käytettävissä olevia muotoiluvaihtoehtoja koskevia lisätietoja on kohdassa Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen. CSV CSV on lyhenne sanoista "Comma Separated Value" (Pilkulla erotettu arvo). Se on taulukkomuotoisen tiedon tallennukseen tarkoitettu tekstitiedostomuoto. CSV-tiedostossa pilkkuja käytetään erottamaan lukuarvoja toisistaan. Tämä tiedostomuoto on yleensä totuttu yhdistämään Microsoft Exceliin Windows-tietokoneissa. 93

101 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen TXT TXT-tiedosto on vakiomuotoinen tekstitiedosto, joka sisältää muotoilematonta tekstiä. TXT-tiedostot voidaan avata millä tahansa tekstin muokkaukseen tai tekstinkäsittelyyn tarkoitetulla sovelluksella. TXT-tiedostoissa ei ole mahdollista muotoilla sisällön ulkoasua. HTML HTML on lyhenne sanoista "Hypertext Markup Language". HTML on Web-sivuilla vallitseva sivunkuvauskieli. Se mahdollistaa asiakirjan sisältämän tekstipohjaisen tiedon rakenteen ja muodon kuvaamisen. Tämän muotoinen tiedosto voidaan avata Microsoft Exceliin, Web-selaimiin kuten Internet Exploreriin ja Web-sivujen muokkausohjelmiin kuten Adobe Dreamweaveriin. Muotoiluvaihtoehtoja koskevia lisätietoja on kohdassa Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen. TIF TIF on lyhenne sanoista "Tagged Image File" (Merkitty kuvatiedosto). Se on korkealaatuinen graafinen tiedostomuoto, jota usein käytetään moniväristen kuvien tallennukseen. Tämä tiedostomuoto kannattaa valita, jos halutaan Readirissovelluksen muuntavan tiedostoja kuvatiedostoiksi. Asiakirjoille ei tehdä minkäänlaista tekstintunnistusta. Huomautus: myös useille vanhemmille tiedostomuodoille löytyy tuki. Huomautus: Readiris-sovelluksen luomia RTF-tiedostoja voidaan avata myös verkkopohjaisissa toimistosovelluksissa, kuten AjaxWrite, ThinkFree, Zoho Writer ja Google Writely. Näitä sovelluksia käytettäessä kannattaa varmistaa, että asetteluvaihtoehdoksi valitaan Säilytä tekstin ja kappaleen muotoilu. 94

102 Readiris TM 14 - Käyttöopas Asiakirjojen tallentaminen: Napsauta laajennusnuolta Tulostus-ryhmässä. Tämä avaa Tulostus-valintaikkunan. Valitse haluamasi tiedostomuoto ensimmäisestä avattavasta luettelosta. Valitse vaihtoehto Avaa tallentamisen jälkeen, jos haluat vastaavan sovelluksen avautuvan, kun Readiris on käsitellyt asiakirjat. Jotta tämä vaihtoehto toimisi, kyseisen sovelluksen täytyy olla asennettuna tietokoneelle. Pidä vaihtoehto Tallenna muodossa valittuna toisessa avattavassa luettelossa. Valitse tarvittaessa kaikki muotoiluvaihtoehdot. Asiaa koskevia lisätietoja on kohdassa Muotoiluvaihtoehtojen valitseminen. Sulje Tulostus-ikkuna napsauttamalla OK-vaihtoehtoa. Muunna ja tallenna asiakirjat napsauttamalla kohtaa Lähetä. 95

103 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen Kun Readiris on muuntanut ja tallentanut asiakirjat, näytölle avautuu Kohdetiedosto-ikkuna. Anna nyt kohdetiedostolle nimi. Huomautus: Readiris tallentaa oletusarvoisesti kaikki sivut yhteen kohdetiedostoon. Valitse vaihtoehto Luo yksi tiedosto sivua kohti, jos haluat luoda yhden tiedoston jokaista sivua kohti. Huomautus: kun olet tallentanut asiakirjasi, ne eivät automaattisesti poistu Readiris-käyttöliittymästä. Tällä tavoin sinulla on mahdollisuus tarvittaessa muuttaa asetuksia ja tallentaa asiakirjasi myös muiksi tiedostomuodoiksi. Uuden projektin käynnistäminen Readiris-sovelluksessa tapahtuu seuraavasti: Napsauta Roskakori-painiketta Sivut-paneelin alaosassa. 96

104 Readiris TM 14 - Käyttöopas Tämä komento poistaa asiakirjan Readiris-sovelluksesta, mikä mahdollistaa uuden projektin aloittamisen. TIEDOSTO-OMINAISUUKSIEN LISÄÄMINEN ASIAKIRJOIHIN Käsiteltäviä tiedostoja voidaan täydentää ominaisuuksia koskevilla tiedoilla. Tämä merkitsee sitä, että asiakirjoihin voidaan lisätä tärkeitä tunnisteita, kuten tekijä, asiakirjan tyyppi, skannauspäivämäärä jne. Tällä tavoin niitä on mahdollisuus hakea helposti sen jälkeen, kun ne on tallennettu. Ominaisuuksien lisääminen asiakirjoihin: Skannaa tai avaa asiakirjat Readiris-sovellukseen. Valitse haluttu kohdemuoto ja varmista, että vaihtoehto Tallenna tiedostona on valittuna. Tallenna asiakirjat napsauttamalla Lähetä-painiketta. Lisää tiedostoon ominaisuuksia napsauttamalla näkyviin tulevassa Tallenna nimellä-ikkunassa valintaa Ominaisuudet. 97

105 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen Syötä halutut ominaisuudet ja tallenna ne sitten napsauttamalla OK. 98

106 Readiris TM 14 - Käyttöopas SKANNATTUJEN ASIAKIRJOJEN TALLENTAMINEN KUVATIEDOSTOINA Skannattavia asiakirjoja ei välttämättä tarvitse muuntaa tekstikohdetiedostoiksi. Ne voidaan tallentaa myös optimoituina kuvatiedostoina. Toimi seuraavasti: Skannaa tai avaa asiakirjat Readiris-sovelluksessa. Määritä tarvittavat Sivun kokoonpanon määritykset, kuten suoristaminen ja kierto. Napsauta sen jälkeen Sivu-välilehteä: o Tallenna vain kuvitusalueet kuvatiedostoon valitsemalla Tallenna kuvat. o Tallenna nykyinen sivu kuvatiedostona napsauttamalla vaihtoehtoa Tallenna koko sivu kuvana tai o tallenna kaikki sivut Readiris-sovellukseen kuvatiedostoina napsauttamalla vaihtoehtoa Tallenna kaikki sivut kuvana. 99

107 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen Huomautus: tämän kolmannen vaihtoehdon avulla voit tallentaa kaikki sivut monisivuisiksi kuvatiedostoiksi tai tallentaa jokaisen sivun erikseen erillisiin kuvatiedostoihin. Anna asiakirjalle nimi ja valitse, millaisena kuvatyyppinä haluat tallentaa sen. Valitsemastasi kuvatyypistä riippuvasti JPEG-kuvanlaatua määrittävä liukusäädin saattaa olla näkyvissä. Tällä säätimellä on mahdollista määrittää kuvatiedostojen laatutaso. 100

108 Readiris TM 14 - Käyttöopas MUOTOILUVAIHTOEHTOJEN VALITSEMINEN Erilaisia muotoiluvaihtoehtoja on käytettävissä siitä riippuvasti, millainen kohdemuoto valitaan Tulos-ikkunassa. Alla on lyhyt kuvaus jokaisesta valintavaihtoehtojen ryhmästä. Yksityiskohtaisia tietoja löytyy alla olevista kohdista. Asetteluvalinnat Vaihtoehdolla Asetteluvalinnat on suuri merkitys luotaessa tekstinkäsittelyasiakirjoja, taulukkolaskenta-asiakirjoja ja Websivun muotoisia asiakirjoja. Ne määrittävät suurelta osin lopullisen asiakirjan ulkoasun. 101

109 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen Yleiset valinnat Vaihtoehto Yleiset valinnat on käytettävissä kaikille kohdemuodoille, joille Readiris tekee tekstintunnistuksen. Kun kohdemuodoksi on valittu kuva, kuten esimerkiksi PDF-kuva tai TIF, yleiset valinnat eivät ole käytettävissä. Yleiset valinnat täydentävät asetteluvalintoja ja määrittävät muun muassa sen, säilytetäänkö värit ja grafiikka kohdetiedostoissa. SpreadsheetML-valinnat Tuotettaessa SpreadsheetML-asiakirjoja Microsoft Exceltiedostoiksi (2002, 2003, 2007 ja 2010), käytettävissä on erityisiä SpreadsheetML-valintoja Asettelunja Yleisten valintojen lisäksi. SpreadsheetML-valinnat määrittävät, miten laskentataulukot muotoillaan Excel-tiedostossa. PDF-valinnat PDF-asiakirjoja tuotettaessa vain erityiset PDF-valinnat ovat käytettävissä. Näihin kuuluvat kirjanmerkit, ihqc-pakkaaminen, salasanasuojaus ja digitaalinen allekirjoitus. XPS-valinnat XPS-asiakirjoja tuotettaessa vain erityiset XPS-valinnat ovat käytettävissä. Näihin kuuluvat kirjanmerkit ja ihqc-pakkaaminen. Paperikoko Paperikoko-valinnat tekevät mahdolliseksi määrittää, mihin paperikokoon (esim. A4, Letter, Legal) kohdeasiakirjat tuotetaan. Nämä valinnat ovat mahdollisia useimmille RTF-kohdemuodoille. 102

110 Readiris TM 14 - Käyttöopas Kuvat Kuvavalinnat määrittävät, miten kuvat näkyvät kohdeasiakirjoissa, esim. mustavalkoiset kuvat tai värikuvat. Asetuksilla määritetään myös kuvien tiheys. Huomautus: kun valittuna on kohdemuoto tai sovellus, joka ei tue kuvia, Kuvavalinnat eivät ole käytettävissä Readiris-sovelluksessa. ASETTELUVALINNAT Asetteluvalinnoilla on suuri merkitys luotaessa tekstinkäsittelyasiakirjoja (.doc,.docx,.rtf,.odt), taulukkolaskentaasiakirjoja (.xml,.xlsx) ja Web-sivun muotoisia asiakirjoja (.htm). Ne määrittävät suurelta osin lopullisten asiakirjojen ulkoasun. Alla on kuvaus jokaisen muotoiluvaihtoehdon toiminnasta ja esimerkkejä todellisista asiakirjoista. Huomaa myös pikkukuva ikkunan oikealla puolella. Se antaa yleiskuvan asiakirjan ulkoasusta, joka pohjautuu valituille muotoiluvaihtoehdoille. Huomautus: Asetteluvaihtoehdot-välilehti ei tietenkään ole käytettävissä valittaessa kohdetiedostomuodoksi PDF, XPS tai TIF. PDF ja XPS ovat asettelultaan kiinteitä tiedostomuotoja, jotka oletusarvoisesti noudattavat asiakirjan alkuperäistä ulkoasua. TIF puolestaan on kuvatiedostomuoto, jolle ei tehdä minkäänlaista tunnistusta. Huomautus: jos jokin asetteluvaihtoehto ei ole käytettävissä valitulle kohdetiedostomuodolle, kyseessä olevaa valintaa ei asianomaisen tiedoston osalta tueta. 103

111 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen Luo perusteksti -valinta synnyttää jatkuvan, juoksevan tekstiketjun. Tuloksena on täysin muotoilematon asiakirja. Muotoilu on tehtävä manuaalisesti, käyttäjän toimesta. Esimerkki perustekstistä Valinta Säilytä tekstin ja kappaleen muotoilu säilyttää skannatun asiakirjan yleisen muotorakenteen. Fonttityyppi, koko ja tyyli säilytetään tunnistusprosessin yhteydessä. Kunkin lohkon sarkainten käyttö ja tasaus luodaan uudelleen. Tekstilohkoja ja palstoja ei luoda uudelleen; kappaleet yksinkertaisesti seuraavat toisiaan. Taulukot säilytetään alkuperäisessä muodossaan. Kuvia ei oteta mukaan. 104

112 Readiris TM 14 - Käyttöopas Esimerkki tekstin ja kappaleen muotoilusta Valinta Luo lähdeasiakirja uudelleen yrittää säilyttää alkuperäisen muotoilun niin tarkoin kuin mahdollista. Tekstilohkot, taulukot ja kuvat luodaan uudelleen samaan paikkaan kuin alkuperäisasiakirjassa. Tekstin ja kappaleiden muotoilut säilytetään Myös hyperlinkit luodaan uudelleen. Esimerkki uudelleen luodusta lähdeasiakirjasta 105

113 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen o Valinta Käytä palstoja kehysten sijasta luo tekstikehysten sijasta sarakkeita sivulla olevan tiedon sijoittamiseksi. Palstoitettujen tekstien muokkaaminen on helpompaa kuin asiakirjojen, jotka sisältävät paljon kehyksiä: teksti juoksee luonnollisesti yhdestä palstasta seuraavaan. Huomautus: jos Readiris ei kykene havaitsemaan sarakkeita alkuperäisessä asiakirjassa, tekstikehyksiä käytetään kuitenkin korvaavana ratkaisuna. Vihje: tätä valintaa kannattaa käyttää luotaessa Word-asiakirjoja. o Lisää palstanvaihdot -valinta lisää pakotetun palstanvaihdon jokaisen palstan loppuun, mikä säilyttää tekstin muotoilun. Kaikki muokattu, lisätty tai poistettu teksti, pysyy oman palstansa sisällä; se ei siis juokse automaattisesti palstanvaihdon yli. Vihje: poista tämä valinta (Lisää palstanvaihdot) käytöstä, kun perusteksti sisältää sarakkeita. Näin varmistetaan tekstin luonnollinen juokseminen yhdestä palstasta seuraavaan. o Lisää kuva sivun taustana -valinta sijoittaa skannatun kuvan sivun taustaksi tunnistetun tekstin alle. Huomautus: tämä valinta kasvattaa kuitenkin merkittävästi kohdetiedostojen tiedostokokoa. PDF - teksti/kuva-muoto muokkaa PDF-tiedostoja samalla periaatteella. Edellä käsitellyn tiedostojen koon kasvun välttämiseksi kannattaa ottaa käyttöön Valinnat-välilehden valinta Säilytä taustan värit. Tämä tarjoaa samanlaisen mutta vaatimattomamman, vähemmän tilaa vievän vaihtoehdon. YLEISET VALINNAT Vaihtoehto Yleiset valinnat on käytettävissä kaikille kohdemuodoille, joille Readiris tekee tekstintunnistuksen. Kun 106

114 Readiris TM 14 - Käyttöopas kohdemuodoksi on valittu kuva, kuten esimerkiksi PDF-kuva tai TIF, yleiset valinnat eivät ole käytettävissä. Yleiset valinnat täydentävät muita valintoja, kuten esimerkiksi Asettelu- ja SpreadsheetML-valintoja. Kannattaa kuitenkin huomata, että jotkut yleiset valinnat eivät ole käytettävissä siitä riippuvasti, mitä muita muotoiluvalintoja on tehty. Alla on kuvaus jokaisen vaihtoehdon toiminnasta ja esimerkkejä todellisista asiakirjoista. Valinta Sulauta rivit kappaleiksi mahdollistaa automaattisen kappaleiden tunnistamisen. Readiris rivittää tunnistetun tekstin uuden kappaleen alkuun saakka ja liimaa tavutetut sanat uudelleen rivin lopussa. Valinta Sisällytä kuvat tekee täsmälleen sen, mitä väittääkin: se sisällyttää kuvat kohdeasiakirjoihin. Poista tämä valinta käytöstä, jos tarvitset vain asettelun mukaisen tekstin. Valinta Säilytä tekstin värit säilyttää tekstin alkuperäisen värin lähdeasiakirjoissa. Valinta Säilytä taustan värit luo jokaisen asiakirjan taustan värin uudelleen. 107

115 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen Huomautus: taulukkolaskentasovelluksessa tämä valinta luo uudelleen jokaisen solun taustavärin. SPREADSHEETML-VALINNAT Kun valitset kohdemuodoksi Microsoft Excel 2002, 2003, 2007, 2010 (SpreadsheetML), erityiset SpreadsheetML-valinnat ovat mahdollisia. Alla on kuvaus jokaisen vaihtoehdon toiminnasta ja esimerkkejä todellisista asiakirjoista. 108

116 Readiris TM 14 - Käyttöopas Ohita kaikki taulukoiden ulkopuolinen teksti -valinta tallentaa taulukot ja ohittaa kaikki muut tunnistustulokset. Kaikki taulukoiden sisältämä tieto otetaan talteen; kaikki taulukoiden ulkopuolinen tieto hylätään. Esimerkkikuva Muunna luvut numeroiksi -valinta koodaa tunnistetut luvut numeroiksi. Tämän ansiosta voit suorittaa aritmeettisia laskutoimituksia näissä soluissa. Tekstisolut missä tahansa taulukossa pysyvät tekstinä. Huomaa, että vain luvut taulukoiden sisällä koodataan numeroiksi. Luo yksi laskentataulukko sivua kohti -valinta huolehtii siitä, että kutakin skannattua sivua kohti luodaan yksi laskentataulukko. Jos sivu sisältää taulukkoja ja tekstiä, kaikki tiedot sijoitetaan samaan laskentataulukkoon. Luo yksi laskentataulukko taulukkoa kohti -valinta sijoittaa kunkin taulukon erilliseen laskentataulukkoon ja sisällyttää mukaan tunnistetun (taulukoiden ulkopuolisen) tekstin toiseen laskentataulukkoon. Jos käsiteltävä asiakirja sisältää enemmän kuin yhden sivun, jokainen sivu käsitellään samalla tavalla. Tämä vaihtoehto on käyttökelpoinen käsiteltäessä eri kokoisia ja erilaisilla otsikoilla varustettuja taulukoita. 109

117 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen PAPERIKOKO Paperikoko-valinnat antavat mahdollisuuden määrittää, mihin paperikokoon (esim. A4, Letter, Legal) kohdeasiakirjat luodaan. Nämä valinnat ovat mahdollisia useimmille RTF-kohdemuodoille. Napsauta Paperikoko-välilehteä ja käytä nuolinäppäimiä paperikokojen valitsemiseksi tai pois jättämiseksi. Readiris käy läpi aktiiviset paperikoot ilmaistussa käyttäjän määrittämässä järjestyksessä ja käyttää sitten ensimmäistä paperikokoa, joka on riittävän suuri skannattua asiakirjaa varten. Huomautus: oletuspaperikoot vaihtelevat käyttöjärjestelmästä riippuvasti. KUVAT Kuvavalinnat määrittävät, miten kuvat näkyvät kohdeasiakirjoissa, esim. mustavalkoiset kuvat tai värikuvat. Asetuksilla määritetään myös kuvien tiheys. 110

118 Readiris TM 14 - Käyttöopas Huomautus: kun valittuna on kohdemuoto tai sovellus, joka ei tue kuvia, kuvavalinnat eivät ole käytettävissä Readiris-sovelluksessa. Alla on kuvaus siitä, mihin eri valinnat vaikuttavat. Mustavalkoiset kuvat Oletusarvoisesti Readiris tallentaa kuvat värillisinä. Valitse tämä vaihtoehto kuvien luomiseksi mustavalkoisina. Asiakirjojen sisällä olevien tekstien värit voidaan silti säilyttää. Säilytä skannaustarkkuus Tämä vaihtoehto on oletusarvoisesti aktivoituna. Readiris luo kohdeasiakirjat samalla tiheydellä kuin skannatut asiakirjatkin ovat. Tarkista skanneriasetukset määrittääksesi, millä tiheydellä asiakirjat on skannattu. Vaihtoehtoisesti voit tarkistaa kuvan ominaisuudet käyttöliittymässä. Tarkkuuden vähentäminen: Jollet halua säilyttää alkuperäistä skannaustiheyttä, valitse vaihtoehto Vähennä tarkkuus täksi asetukseksi ja ilmoita, mille tiheydelle haluat määrittää kuvat. Huomautus: on suositeltavaa käyttää vähintään 72 dpi:n tiheyttä. 111

119 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen JPEG-laatu PDF-, XPS-, Word- ja RTF-tiedostojen osana tallennetut kuvat tallennetaan JPEG-muodossa. Voit säätää JPEG-laatua liukusäätimen avulla. JPEG pakkaus Tallennettaessa tiedostoja PDF- tai XPS-muodossa Readiris voi käyttää JPEG pakkausta näihin tiedostoihin sisältyviin väri- ja harmaasävykuviin. PDF-VALINTOJEN MÄÄRITTÄMINEN Readiris-sovelluksella käsiteltävät asiakirjat voidaan tallentaa PDFasiakirjoiksi. Tietoa PDF-asiakirjoista Lyhenne PDF tarkoittaa "Portable Document Format". Se on Adobe System Inc:n asiakirjojen vaihdon helpottamiseksi kehittämä tiedostomuoto. PDF-tiedostot ovat laitteisto- ja resoluutiosta riippumattomia, ja ne voidaan avata missä tahansa käyttöjärjestelmässä (Windows, Mac OS, Linux, ios, Android jne). PDF-tiedostoja käytetään enimmäkseen tallennustarkoituksiin. PDF-tiedostojen sisältöä ei (ainakaan helposti) voi muokata. Asiakirjojen tallentaminen PDF-asiakirjoiksi: Napsauta Muoto-painiketta Tulos-ryhmässä. 112

120 Readiris TM 14 - Käyttöopas Valitse avattavassa luetteloruudussa PDF-tyypiksi: PDF - kuva/teksti (=PDF etsittävissä oleva kuva).tämä tiedostotyyppi on yleisimmin käytetty. Se sisältää kaksi kerrosta: tunnistettava teksti ja alkuperäiskuva tekstin päällä. Tällä tavoin tiedoston katselijalla on sekä pääsy tunnistettavaan tekstiin että mahdollisuus nähdä alkuperäiskuva. Huomautus: koska kuva peittää tekstin, mitkään tunnistusvirheet eivät tule näkyviin. PDF - teksti/kuva Tämä tiedostotyyppi on PDF Image-Text (kuva/teksti) -tiedostotyypin vastakohta. Se sisältää alkuperäiskuvan taustalla ja tunnistettavan tekstin kuvan päällä. Huomautus: kaikki tunnistusvirheet ovat näkyvissä tässä tiedostomuodossa. PDF - teksti. Tämä tiedostotyyppi sisältää tunnistettavan tekstin, mutta se ei sisällä lähdeasiakirjan alkuperäistä kuvaa. Kaikki alkuperäisen asiakirjan kuvat on sisällytetty grafiikkana PDFtiedostoon. 113

121 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen PDF - kuva. Jos tämä tiedostotyyppi on valittuna, Readirissovellus ei tee kyseiselle asiakirjalle tekstintunnistusta. Tällaisessa PDF-tiedostossa ei voi tehdä tekstin hakua. Tiedosto sisältää vain kuvan alkuperäisestä tiedostosta. PDF-valinnat Luo kirjanmerkit Kirjanmerkit ovat PDF-asiakirjan sisäisiä linkkityyppejä, jotka sisältävät tietoja osiosta, johon ne on linkitetty. Kirjanmerkit luovat rakenteen PDF-asiakirjoille. Ne on ryhmitetty Kirjanmerkitpaneelin Navigointi-ruutuun. Readiris-sovelluksessa valinta Luo kirjanmerkit luo kirjanmerkin jokaiselle tekstialueelle, kuvitusalueelle ja taulukkoalueella PDFtiedoston sisällä. 114

122 Readiris TM 14 - Käyttöopas Esimerkki kirjanmerkeistä Upota fontit Valinta Upota fontit upottaa - tai sisällyttää - asiakirjojen alkuperäiset fontit PDF-tiedostoon. Tällä tavoin muut käyttäjät näkevät myös asiakirjat alkuperäisillä fonteilla varustettuina omalla tietokoneellaan, vaikka heillä ei olisikaan tiettyä alkuperäisessä asiakirjassa käytettyä fonttia asennettuna tietokoneelleen. Kannattaa huomata, että fonttien upottaminen kasvattaa kohdeasiakirjan tiedostokokoa. Luo täysin PDF/A-yhteensopivia tiedostoja (Readiris Corporate) Tämä valinta luo PDF-tiedostot, jotka soveltuvat pitkäaikaiseen arkistointiin. Lyhenne PDF/A tarkoittaa "Portable Document Format Archivable" eli "Arkistoitava PDF-tiedosto". PDF/Atiedostot sisältävät vain kaikkein välttämättömimmät osat niiden avaamiseen ja katseluun. 115

123 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen Nopea verkkonäkymä Valinta Nopea verkkonäkymä uudistaa PDF-tiedoston rakenteen sellaiseksi, että se lautautuu sivu kerrallaan Web-palvelimilta. Tämä valinta on käyttökelpoinen haettaessa asiakirjoja, jotka on lähetetty pilveen. PDF-versio Tässä avattavassa luetteloruudussa voidaan valita luotavaksi tarkoitettu PDF-versio. Jokaisen version takana mainitaan Acrobatversio, joka tarvitaan mainittujen PDF'ien avaamiseen. PDF - intelligent High Quality Compression Readiris-sovelluksessa on myös mahdollista pakata PDF-tiedostoja. Lisätietoja pakkaamisesta on erillisessä osiossa PDF-asiakirjojen pakkaaminen. Vihje: katso myös kohdat PDF-asiakirjojen suojaaminen salasanalla ja PDF-asiakirjojen digitaalinen allekirjoittaminen. PDF-ASIAKIRJOJEN PAKKAAMINEN Readiris-sovelluksella luotavat PDF-asiakirjat voidaan pakata erittäin tehokkaasti ihqc-pakkauksen avulla. ihcq on lyhenne sanoista intelligent High-Quality Compression (älykäs korkealaatuinen pakkaaminen). Se on I.R.I.S.-yhtiön patentoima 116

124 Readiris TM 14 - Käyttöopas tehokas pakkaustekniikka, jonka merkitys kuvatiedostoille on samankaltainen kuin MP3-muodon merkitys musiikille tai DivXmuodon elokuville. Pakattujen PDF-tiedostojen luominen: Napsauta Muoto-painiketta Tulos-ryhmässä. Valitse haluttu PDF-tyyppi avattavassa luetteloruudussa. Huomaa, että ihqc-pakkaus ei ole käytettävissä PDF teksti- ja PDF teksti/kuva -tyypin tiedostoille. Halutun pakkaustason valitseminen: Käytettävissä on kolme pakkaustasoa. Jokaisella tasolla on valittavissa kaksi pakkaustyyppiä: hyvä koko ja hyvä laatu. Hyvä koko tarjoaa parhaan pakkauksen, jossa kuvan laatu heikkenee pienimmän mahdollisen määrän. Hyvä laatu tuottaa hieman suurempia kohdetiedostoja, joissa kuvan laatu on edellistä parempi. 117

125 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen Huomautuksia: Readiris Pro -versiossa on mahdollista valita Taso I - hyvä koko ja Taso I - hyvä laatu. Readiris Corporate -versiossa käytössä on kaikki ihqc:n tasot. Yksilöllinen pakkaus (Readiris Corporate) Readiris Corporate -versiossa on mahdollista valita myös Yksilöllinen pakkaus. Valitessaan tämän vaihtoehdon käyttäjä voi itse päättää koko/laatu-suhteen liukusäätimen avulla. Valinta Pakkaa symbolit on oletusarvoisesti valittuna. Tämä valinta pakkaa asiakirjojen sisällä olevan tekstin. Myös valinta Aallokepakkaus on oletusarvoisesti valittuna. Tämä valinta pakkaa asiakirjojen sisällä olevat kuvat. 118

126 Readiris TM 14 - Käyttöopas PDF-ASIAKIRJOJEN SUOJAAMINEN SALASANALLA (Tämä osa liittyy vain Readiris-sovelluksen Corporate-versioon). Readiris-sovelluksella tuotettavat PDF-asiakirjat voidaan suojata salasanalla. Salasana voidaan määrittää asiakirjojen avaamiseen ja toinen salasana rajoittamaan asiakirjojen muokkaamista. PDF-asiakirjojen suojaaminen salasanalla: Napsauta Muoto-painiketta Tulos-ryhmässä. Valitse haluttu PDF-tyyppi avattavassa luetteloruudussa. Napsauta sen jälkeen Salasana-välilehteä. Kun määrität asiakirjan avaussalasanan, järjestelmä vaatii tämän salasanan PDF-kohdetiedoston avaamiseen. 119

127 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen Kun määrität käyttöoikeussalasanan, käyttäjä pystyy suorittamaan vain suojausasetuksissa määritetyt toiminnot. Jos haluat muuttaa näitä asetuksia, järjestelmä vaatii käyttöoikeussalasanan. Readiris-suojausasetukset ovat samankaltaisia kuin Adobe Acrobat - sovelluksen tarjoamat normaalit suojausominaisuudet. Huomaa, että Readiris-sovelluksessa asiakirjan avaussalasana ja käyttöoikeussalasana eivät voi olla samoja. PDF-ASIAKIRJOJEN DIGITAALINEN ALLEKIRJOITTAMINEN (Tämä osa liittyy vain Readiris-sovelluksen Corporate-versioon). Readiris-sovelluksella tuotettavat asiakirjat voidaan allekirjoittaa digitaalisesti. Digitaalinen allekirjoitus yksilöi PDF-asiakirjan luoneen henkilön. Digitaalisia allekirjoituksia voidaan käyttää vahvistamaan tekijän henkilöllisyys, sertifioimaan asiakirjoja ja estämään ei-toivottujen muutosten tekeminen PDF-asiakirjoihin. Kannattaa kuitenkin huomata, että Readiris ei luo digitaalisia allekirjoituksia. Jotta Readiris-sovelluksella voisi luoda digitaalisesti allekirjoitettuja asiakirjoja, käyttäjällä on tarpeen olla digitaalinen allekirjoitus käytössään. Digitaalisia allekirjoituksia voi luoda Adobe Acrobatilla tai sellaisen voi saada VeriSignin kaltaisilta yrityksiltä. Digitaalisesti allekirjoitettujen asiakirjojen luominen: Napsauta Muoto-painiketta päätyökalurivillä. Valitse haluttu PDF-tyyppi avattavassa luetteloruudussa. 120

128 Readiris TM 14 - Käyttöopas Napsauttamalla Allekirjoitus-välilehteä saat näkyviin allekirjoitusvaihtoehdot. Valitse vaihtoehto Käytä tätä allekirjoitusta ja selaa sen jälkeen näkyviin haluamasi allekirjoitus. Vihjeitä: Jos luettelossa ei näy yhtään allekirjoitusta, napsauta Hallinta...-painiketta. Valitse sen jälkeen Tuo ja noudata Certificate Import Wizard -toiminnon ohjeita. Voit myös käyttää Hallinta...-painikkeen takana olevia vaihtoehtoja tietokoneellasi olevien digitaalisten allekirjoitusten muokkaamiseen, poistamiseen tai viemiseen. Tiedot-painikkeen napsauttaminen esittää kaikki tämänhetkisen allekirjoituksen käytettävissä olevat tiedot. Lisätietoja varmenteista saat Adobe-sovelluksen dokumentaatiosta. Digitaalista allekirjoitusta käytettäessä se näkyy Adobe Acrobatin ja Adobe Readerin Allekirjoitukset-välilehdessä. 121

129 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen XPS-VALINTOJEN MÄÄRITTÄMINEN Readiris-sovelluksella käsiteltävät asiakirjat voidaan tallentaa XPSasiakirjoiksi. Tietoa XPS-asiakirjoista Lyhenne XPS merkitsee tiedostomuotoa XML Paper Specification. Se on Microsoft Inc:n suunnittelema kiinteän muotoinen asiakirjamuoto, joka säilyttää asiakirjan ulkoasun. XPS-tiedostoja - aivan kuten PDF-tiedostojakin - käytetään enimmäkseen tallennustarkoituksiin. Kannattaa huomata, että XPS-tiedostojen sisältöä ei (ainakaan helposti) voi muokata. Asiakirjojen tallentaminen XPS-asiakirjoiksi: Napsauta Muoto-painiketta Tulos-ryhmässä. Valitse avattavassa luetteloruudussa XPS-tyypiksi: 122

130 Readiris TM 14 - Käyttöopas XPS - kuva/teksti. Tämä tiedostotyyppi on yleisimmin käytetty. Se sisältää kaksi kerrosta: tunnistettava teksti ja alkuperäiskuva tekstin päällä. Tällä tavoin tiedoston katselijalla on sekä pääsy tunnistettavaan tekstiin että mahdollisuus nähdä alkuperäiskuva. Huomautus: koska kuva peittää tekstin, mitkään tunnistusvirheet eivät tule näkyviin. XPS - teksti/kuva. Tämä tiedostotyyppi on XPS Image-Text (kuva/teksti) -tiedostotyypin vastakohta. Se sisältää alkuperäiskuvan taustalla ja tunnistettavan tekstin kuvan päällä. Huomautus: kaikki tunnistusvirheet ovat näkyvissä tässä tiedostomuodossa. XPS - teksti. Tämä tiedostotyyppi sisältää tunnistettavan tekstin, mutta se ei sisällä lähdeasiakirjan alkuperäistä kuvaa. Kaikki alkuperäisen asiakirjan kuvat on sisällytetty grafiikkana XPStiedostoon. XPS - kuva. Jos tämä tiedostotyyppi on valittuna, Readirissovellus ei tee kyseiselle asiakirjalle tekstintunnistusta. Tällaisessa XPS-tiedostossa ei voi tehdä tekstin hakua. Tiedosto sisältää vain kuvan alkuperäisestä tiedostosta. XPS-valinnat 123

131 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen Luo kirjanmerkit Kirjanmerkit ovat XPS-asiakirjan sisäisiä linkkityyppejä, jotka sisältävät tietoja osiosta, johon ne on linkitetty. Kirjanmerkit luovat rakenteen XPS-asiakirjoille. Readiris-sovelluksessa valinta Luo kirjanmerkit luo kirjanmerkin jokaiselle tekstialueelle, kuvitusalueelle ja taulukkoalueella XPStiedoston sisällä. XPS - intelligent High Quality Compression Readiris-sovelluksessa on myös mahdollista pakata XPS-tiedostoja. Lisätietoja pakkaamisesta on erillisessä osiossa XPS-asiakirjojen pakkaaminen. 124

132 Readiris TM 14 - Käyttöopas XPS-ASIAKIRJOJEN PAKKAAMINEN Readiris-sovelluksella luotavat XPS-asiakirjat voidaan pakata erittäin tehokkaasti ihqc-pakkauksen avulla. ihcq on lyhenne sanoista intelligent High-Quality Compression (älykäs korkealaatuinen pakkaaminen). Se on I.R.I.S.-yhtiön patentoima tehokas pakkaustekniikka, jonka merkitys kuvatiedostoille on samankaltainen kuin MP3-muodon merkitys musiikille tai DivXmuodon elokuville. Pakattujen XPS-tiedostojen luominen: Napsauta Muoto-painiketta Tulos-ryhmässä. Valitse haluttu XPS-tyyppi avattavassa luetteloruudussa. Huomaa, että ihqc-pakkaus ei ole käytettävissä XPS teksti- ja XPS teksti/kuva -tyypin tiedostoille. 125

133 Osio 9: Asiakirjojen tallentaminen Halutun pakkaustason valitseminen: Tasolla I on valittavissa kaksi pakkaustyyppiä: hyvä koko ja hyvä laatu. Hyvä koko tarjoaa parhaan pakkauksen, jossa kuvan laatu heikkenee pienimmän mahdollisen määrän. Hyvä laatu tuottaa hieman suurempia kohdetiedostoja, joissa kuvan laatu on edellistä parempi. Readiris Corporate -versiossa on mahdollista valita myös Yksilöllinen pakkaus. Valitessaan tämän vaihtoehdon käyttäjä voi itse päättää koko/laatu-suhteen liukusäätimen avulla. 126

134 Readiris TM 14 - Käyttöopas OSIO 10: ASIAKIRJOJEN LÄHETTÄMINEN PILVEEN Readiris-sovelluksella käsiteltävät asiakirjat voidaan lähettää erilaisiin pilvisovelluksiin. Readiris Prolla asiakirja voidaan lähettää Evernoteen, Dropboxiin, GoogleDocsiin ja Boxiin. Readiris Corporatella asiakirja voidaan lähettää myös SharePointiin ja Thereforeen. Ennen pilveen lähettämistä yhteydet on konfiguroitava. Tärkeä huomautus: ennen kuin yhteys voidaan konfiguroida, tarvitaan voimassa oleva Dropbox-, GoogleDocs-, Evernote-, Box-, SharePoint- tai Therefore-tili. Tärkeä huomautus (Readiris Corporate): päivitetty Therefore Client -asiakassovellus on asennettava ja konfiguroitava oikein tietokoneelle ennen Thereforen käyttämistä. Yhteyden konfigurointi: Napsauta Pilviasetukset-välilehteä ja sen jälkeen valitsemaasi pilvisovellusta. 127

135 Osio 10: Asiakirjojen lähettäminen pilveen Syötä käyttäjätunnus ja salasana. Mikäli tarpeellista, valitse tietty sijainti pilvijärjestelmässä napsauttamalla Selaa... Päätä kokoonpanoasetusten muokkaus napsauttamalla sen jälkeen OK. Asiakirjojen lähettäminen pilvisovellukseen: Skannaa tai avaa asiakirjat ja valitse tarvittavat käsittelyasetukset. Tärkeä huomautus: tavalliset GoogleDocs-käyttäjät eivät voi viedä kuvatiedostoja tililleen. Varmista siis, että et valitse kuvatiedostoa kohdemuodoksi Readiris-sovelluksessa. Google 128

136 Readiris TM 14 - Käyttöopas Apps Premierin asiakkaat voivat ladata minkä tahansa tyypin asiakirjoja tililleen. Valitse konfiguroimasi pilvisovellus Tulos-ryhmässä. Lähetä sen jälkeen asiakirjat pilveen napsauttamalla Lähetä. Järjestelmä pyytää nyt ilmoittamaan, mihin tarkkaan sijaintipaikkaan pilvijärjestelmässä asiakirjat täytyy viedä. Kerro sijaintipaikka ja napsauta sen jälkeen OK. Vihje: poista valinta Kysy vahvistusta ennen vientiä, jos et enää jatkossa halua ilmoittaa sijaintipaikkaa. 129

137 Osio 10: Asiakirjojen lähettäminen pilveen Sen jälkeen sinua pyydetään nimeämään asiakirja. Anna asiakirjalle nimi ja päätä vienti napsauttamalla OK. INDEKSOITUJEN ASIAKIRJOJEN LÄHETTÄMINEN PILVEEN (Tämä osa liittyy vain Readiris-sovelluksen Corporate-versioon). Lähetettäessä asiakirjoja Microsoft SharePoint'iin tai Therefore'en Readiris tunnistaa automaattisesti, onko SharePointissa tai Therefore-järjestelmässä mitään pakollisia indeksikenttiä, jotka tarvitsee täyttää. Esimerkkejä pakollisista SharePoint-kentistä Indeksoitujen asiakirjojen lähettäminen: Konfiguroi SharePoint- tai Therefore-liitin. 130

138 Readiris TM 14 - Käyttöopas Käsittele sitten asiakirjat käyttämällä valitsemiasi määrityksiä. Napsauta Ulos-ryhmästä valintaruutu Käyttäjän indeksi valituksi, jos haluat, että Readiris näyttää kaikki olemassa olevat indeksikentät SharePoint- tai Therefore-järjestelmässä asiakirjoja lähetettäessä. Jos Käyttäjän indeksi -ruutu ei ole valittuna, Readiris näyttää asiakirjoja lähetettäessä vain pakolliset indeksikentät. Lähetä asiakirjat napsauttamalla Lähetä-painiketta. (Pakolliset) indeksikentät näkyvät Indeksi-välilehdessä. Nyt voit joko täyttää indeksikentät manuaalisesti TAI käyttää Readiris-sovelluksen vetämistä ja pudotusta niiden täyttämiseksi seuraavasti: o Napsauta kenttää, jonka haluat täyttää. o Tunnista sen jälkeen tekstialueet napsauttamalla Tekstikuvaketta tai viivakoodialueet napsauttamalla Viivakoodikuvaketta. o Piirrä kehys indeksinä käytettävän alueen ympärille. Vapauttaessasi hiiripainikkeen kenttä täyttyy tekstillä. Lähetä indeksoidut asiakirjat napsauttamalla Lähetä-vaihtoehtoa tai käynnistä lähetys uudelleen napsauttamalla Hylkäävaihtoehtoa. 131

139

140 Readiris TM 14 - Käyttöopas OHJEITA SKANNERIN ASETUSTEN MÄÄRITTÄMINEN READIRIS-SOVELLUKSESSA Jotta asiakirjojen skannaaminen onnistuisi, skannerin on oltava määritetty oikein. Toimenpiteet ennen skannerin määritysten tekemistä Readirissovelluksessa: 1. Varmista, että skanneri on liitetty tietokoneeseen ja kytketty käyntiin. Huomautus: skannerin on oltava fyysisesti liitetty tietokoneeseen USB-kaapelilla. Myös ethernetyhteyttä tai langatonta yhteyttä voidaan käyttää, jos valmistajan toimittama Twain-ohjain on varustettu tällä mahdollisuudella. 2. Kannattaa varmistaa, että skannerille on asennettu uusin käytössä oleva Twain-ohjain. Yleensä ohjaimia löytyy skannerin valmistajan Web-sivulta. I.R.I.S ei toimita ohjaimia. Kannattaa huomata, että jotkut skanneriohjaimet eivät ehkä toimi uusimmissa Windows-versioissa. Tutustu skannerisi mukana toimitettuun dokumentaatioon saadaksesi selville, mitä käyttöympäristöjä tuetaan. Ota tarvittaessa yhteyttä skannerin valmistajaan. 133

141 Ohjeita Kokoonpano Napsauta valintanauhan Skannaa-kuvakkeen alapuolella olevaa nuolta. Napsauta sen jälkeen Asetukset-valintaa. Kun tämä tehdään ensimmäistä kertaa, Skannerimalli-luettelo avautuu näyttöön automaattisesti. Tästä luettelosta valitaan käytettävän skannerin profiili. Skanneriprofiilit mahdollistavat koneeseen kytketyn skannerin erityisominaisuuksien käytön. Esimerkkinä tällaisesta on kaksipuolinen skannaus. Vaikka oma skannerisi ei näkyisikään listalla, se ei haittaa, sillä kaikilla skannereilla ei ole erityisiä profiileita. Tärkeä huomautus: jollei täsmälleen samaa profiilia löydy, älä valitse profiilia, joka muistuttaa sitä. Valitse sen sijaan yleinen Twain-profiili. Valittavana on erilaisia Twain-profiileja: Valitse <Twain><OTHER MODELS>, kun käytät tavallista tasoskanneria. Valitse <Twain><OTHER MODELS>(User interface), jos haluat käyttää oman skannerisi käyttöliittymää Readirisin käyttöliittymän sijasta. 134

142 Readiris TM 14 - Käyttöopas Valitse <Twain><OTHER MODELS with duplex feeder>, kun käytät kaksipuolista skanneria, joka skannaa automaattisesti sekä sivun etu-, että takapuolen. Skannerin mallin valitsemisen jälkeen skannerin ohjain on konfiguroitava. Valitse skannerin ajuri napsauttamalla Määritä...-painiketta. Jos tietokoneeseen kytketty skanneri ei näy Valitse lähde - ikkunassa, skanneriohjaimen asennus ei ole onnistunut oikein. Tällöin skanneriohjain tulee asentaa uudelleen ennen kuin yritetään muokata Readiris-sovelluksen skanneriasetuksia. 135

143 Ohjeita Kun skanneri on määritetty, skannaus voidaan aloittaa käyttämällä skannerin oletusasetuksia. Lisätietoja erilaisista skanneriasetuksista ja niiden muuttamisesta on osiossa Skanneriasetusten valitseminen. TUNNISTUSTULOKSIEN PARANTAMINEN Tunnistustuloksien laatu on riippuvainen lukuisista tekijöistä: asiakirjan kieli Varmista, että kieliluettelosta on valittu oikea kieli. Lisätietoa on osiossa Asiakirjan tunnistusvalinnat. skannattavien asiakirjojen laatu Jos skannattavat asiakirjat ovat liian kirkkaita tai liian tummia, Readiris-sovelluksella on vaikeuksia niiden tunnistamisessa. Onneksi on olemassa toiminto, joka mahdollistaa skannattavien asiakirjojen laadun säätämisen. Lisätietoja laadun säätämisestä löytyy osiosta Kuvanlaadun säätäminen. skannerin asetukset Jos asiakirjojen skannaamiseen käytetään skanneria, kuvanlaatu liittyy myös skannerin asetuksiin. Varmista, että skannerin 136

144 Readiris TM 14 - Käyttöopas asetukset on valittu oikein, osiosta Skanneriasetusten valitseminen. Varmista, että skannaamisen resoluutioksi on määritetty 300 dpi tavallisille asiakirjoille ja 400 dpi pienelle tekstille ja Aasian kielille. USEIDEN ASIAKIRJOJEN SKANNAAMINEN Readiris-sovelluksessa on joukko ominaisuuksia, jotka mahdollistavat useiden asiakirjojen skannaamisen ja käsittelyn. Huomautus: Readiris Pro:ssa yksittäisessä projektissa käsiteltävien sivujen määrä on rajoitettu 50:ksi. Useiden asiakirjojen skannaaminen tasoskannerilla Skannerin asetuksiin päästään napsauttamalla alanuolta Skannaa-kuvakkeen alapuolella. Napsauta Skanneri-ikkunassa vaihtoehto Aika sivujen skannauksen välillä valituksi ja kerro sen jälkeen, miten monen sekunnin kuluttua seuraavan sivun skannaaminen aloitetaan. Tällä tavoin käyttäjän ei tarvitse palata tietokoneelleen napsauttamaan Skannaa-painiketta Readiris-sovelluksessa. Riittää, kun skannerille lisätään uusi skannattava sivu, minkä 137

145 Ohjeita jälkeen Readiris aloittaa skannaamisen automaattisesti ilmoitetun ajan kuluttua. Useiden asiakirjojen skannaaminen arkinsyötöllä varustetulla skannerilla Skannerin asetuksiin päästään napsauttamalla alanuolta Skannaa-kuvakkeen alapuolella. Skanneri-ikkunassa napsautetaan vaihtoehto ADF (automatic document feeder, automaattinen asiakirjan syöttö) valituksi. Tällä tavoin voidaan skannerilla skannata asiakirja toisensa jälkeen, ja Readiris valvoo toimintaa. DIGITAALIKAMERAN KUVIEN KÄSITTELEMINEN Readiris käyttää erityistä tunnistusmenetelmää digitaalikameran kuvien käsittelemiseen. Varmista, että Digitaalikamera-valinta on käytössä tällaisia kuvia käsiteltäessä. Digitaalikamera-valinnan ottaminen käyttöön: Kytke ensimmäiseksi digitaalikamera käyttöön ja liitä se tietokoneeseen USB-kaapelilla. Napsauta alanuolta Skannaa-painikkeen alapuolella ja napsauta sen jälkeen kohtaa Asetukset. 138

146 Readiris TM 14 - Käyttöopas Napsauta Skannerimalli-painiketta ja valitse luettelosta vaihtoehto <Twain><Other models>. Huomautus: jos et näe ohjaintasi Valitse lähde -luettelossa, ohjainta ei ole asennettu oikein tai kamerassasi ei ole Twainohjainta. Tutki tarvittaessa kamerasi käyttöohjetta. Napsauta sen jälkeen Määritä-painiketta ja valitse kamerasi Twain-ohjain. Palaa Skanneri-ikkunaan ja ota valinta Digitaalikamera käyttöön napsauttamalla valintaruutua. Kun nyt napsautat Skannaa-kuvaketta Readiris-sovelluksessa, kamerasi tekee skannauksen. Vihjeitä kuvien ottamiseen digitaalikameralla: Kalibroi kamera kuvaamalla valkoinen asiakirja (ennen kameran käyttämistä Readiris-sovelluksessa) Valitse aina korkein kuvatarkkuus. Ota kameran makrotila käyttöön lähikuvia varten. Ota kameran asiakirjatila käyttöön (jos kamerassa on sellainen). Käytä ainoastaan optista zoomia, ei digitaalista zoomia. Pidä kameraa suoraan sivun yläpuolella. Vältä asiakirjojen kuvaamista sivulta päin. Varmista, että kuvat ovat vakaita. Käytä tarvittaessa jalustaa. Älä käytä salamaa ottaessasi kuvia kiiltävästä paperista. Vältä kameran kuvien avaamista tiivistettyinä. 139

147 Ohjeita Säädä Readiris-sovelluksen kirkkaus ja kontrasti ympäristön mukaan (päivänvalo, lampun valo, neonvalo). Katso osiota Skanneriasetusten valitseminen. Valitse Readiris-sovelluksen väritilaksi väri tai harmaasävy. Katso myös osiota Skanneriasetusten valitseminen. VIIVAKOODIEN TUNNISTAMINEN (Tämä osa liittyy vain Readiris-sovelluksen Corporate-versioon). Readiris-sovelluksen Corporate-versiolla on mahdollista tunnistaa viivakoodeja. Viivakoodeja voidaan käyttää erottamaan asiakirjoja toisistaan asiakirjaerässä. Huomautus: Readiris tukee useimpia laajalle levinneitä 2Dviivakoodeja. Readiris tukee laser-tulostimella ja mustesuihkutulostimella tulostettuja viivakoodeja. Readiris-sovelluksen tunnistamien viivakoodien määrittäminen: Napsauta Readiris-painiketta ja napsauta sen jälkeen vaihtoehtoa Lisäasetukset. Valitse viivakoodityypit, jotka haluat Readiris-sovelluksen tunnistavan. 140

148 Readiris TM 14 - Käyttöopas Tärkeä huomautus: Readiris tunnistaa automaattisesti erillisten asiakirjojen viivakoodit, mutta viivakoodialueita itsessään ei pidetä viivakoodeina. Useimmissa tapauksissa ne tunnistetaan kuviksi. Viivakoodien tunnistaminen manuaalisesti: Skannaa tai avaa asiakirja. Napsauta Alue-välilehteä. Napsauta Viivakoodi-kuvaketta ja piirrä kehys viivakoodin ympärille 141

149 Ohjeita TAI napsauta virheellisesti kuviksi tunnistettuja viivakoodialueita hiiren kakkospainikkeella, ja siirrä sitten kursoria kohtiin Alue > Tyyppi ja valitse Viivakoodi. Tallenna tai lähetä asiakirja sen jälkeen napsauttamalla vaihtoehtoa Lähetä. Tietyn viivakoodin tunnistaminen Tietyn viivakoodin sisällön käyttäminen: Piirrä viivakoodialue viivakoodin ympärille. Napsauta sen jälkeen aluetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kopioi datana. Alueen sisältö kopioituu leikepöydälle. Se voidaan nyt liittää toisiin sovelluksiin. 142

150 Readiris TM 14 - Käyttöopas ASIAKIRJAERIEN EROTTELEMINEN (Tämä osa liittyy vain Readiris-sovelluksen Corporate-versioon). Skannattaessa kokonaisia paperipinoja - esimerkiksi skannerilla, joka on varustettu arkinsyöttölaitteella - voi olla hyödyllistä kertoa, missä yksi asiakirja päättyy ja seuraava alkaa. Niinpä Readiris voi luoda erillisen kohdetiedoston jokaiselle asiakirjalle. Tällöin ei ole tarvetta skannata vain yhtä asiakirjaa kerrallaan. Esimerkki Kuvitellaan, että skannattavana on 30-sivuinen asiakirjapino. Ensimmäiset kymmenen sivua kuuluvat asiakirjaan 1, sivut asiakirjaan 2 ja sivut asiakirjaan 3. Jos ohjelmalle kerrotaan, että paperipino koostuu tosiasiassa kolmesta asiakirjasta, Readiris luo kolme erillistä kohdetiedostoa. Paperiasiakirjojen erotteleminen Readiris-sovelluksen avulla on kaksi mahdollista tapaa erotella paperiasiakirjoja. Se voidaan tehdä käyttämällä tyhjiä sivuja Tällöin kahden paperiarkin väliin asetetaan tyhjä sivu ilmaisemaan, missä uusi asiakirja alkaa. viivakoodin sisältäviä kansilehtiä Tällöin jokaisen asiakirjan ensimmäiselle sivulle voidaan asettaa esimerkiksi viivakooditarra. 143

151 Ohjeita Pääsy asiakirjojen erotteluvalintoihin tapahtuu seuraavasti: Napsauta Readiris-painiketta ja napsauta sen jälkeen vaihtoehtoa Lisäasetukset. Napsauta Asiakirjan käsittely-välilehteä. Käytettävän erottelumallin ilmaiseminen tapahtuu napsauttamalla valituksi kohta Tunnista tyhjät sivut tai Tunnista kansilehdet, joilla on viivakoodi. Käytettäessä viivakoodeja sisältäviä kansisivuja on mahdollista kertoa, mihin kohtaan sivulla viivakoodit on sijoitettu, käyttämällä 144