Tekninen lautakunta päättää että se:

Transkriptio

1 Tekninen lautakunta Kunnanhallitus Tekninen lautakunta Tekninen lautakunta Kunnanhallitus Jääkiekkokaukalon kattaminen 152/ /2016 Tekn.ltk Kunnanvaltuuston hyväksymään investointiohjelmaan v v.2018 sisältyy investointihanke "8412 Katettu kaukalo, jossa si säl tö nä on nykyisen koulualueen kaukalon kattaminen ke vyt ra ken tei sel la teräsrunkoisella PVC-katteella. Suunnitteilla on, että katettu kaukalo-hanke toteutetaan yh teis työs sä kunnan, yritysten, seurojen ja yksityisten juukalaisten yh teis hank kee na. Käytännön vetovastuun ottaa Juuan Palloseura ry. Seuran kanssa on laadittava vielä erillinen sopimus tehtävien jaosta ennen rakentamiseen ryhtymistä. Investointiohjelmassa on hankeelle varattu määrärahaa vuodelle 2016 yhteensä , alv 0%. Hankkeeseen on oletettu saatavan investointiavustuksia seu raa vas ti: EU 45 % ja Valtio 25 %, eli Avus tuksia on haettu, mutta pää tök siä ei ole vielä saatu. Lisäksi hankkeelle kerätään sponsorirahaa yksityisiltä ihmisiltä sekä yrityksiltä. Hanke on kilpailutettu KVR-urakkana Hilmassa ajalla Määräaikaan mennessä saatiin 5 urakkatarjousta. Hal vim man hyväksyttävän tarjouksen on jättänyt Janus Oy hintaan (alv 0%). Myönnetty Investointimääräraha ei ole riittävä, joten lisämäärärahaa tarvitaan väh Urakkatarjouksen selonottotilaisuus pidetään halvimman tarjouksen jättäneen yrityksen kanssa ennen teknisen lautakunnan kokousta. Tjoht Päätösesitys kokouksessa. Urakkatarjouksen selonottotilaisuus on pidetty halvimman tarjouksen jättäneen yrityksen kanssa Tilaisuudessa ei tullut esille mitään sellaista asiaa joka vaikuttaisi urakan hyväksymiseen. Lisäksi rakentamiskustannuksiin on lisättävä hallin runkorakenteen ja pressun ankkuroitiin tarvittava asfalttikaistan rakentaminen. Arvioitu kustannus on n Tekninen lautakunta päättää että se:

2 1. Esittää kunnanhallitukselle, sekä edelleen valtuustolle, että vuo den 2016 investointiosaan myönnetään lisämäärärahaa koh teel le katettu kaukalo Esittää kunnanhallitukselle, että se pyytää Juuan Palloseura ry:tä nimeämään vastuuhenkilöt hankkeeseen. Seuran kanssa on laadittava erillinen sopimus tehtävienjaosta ennen rakentamiseen ryhtymistä 3. Hylkää Besthall Oy:n ja Parnea Oy:n tarjoukset tar jous pyyn nön vastaisina. 4. Hyväksyy KVR-urakoitsijaksi Janus Oy:n hintaan , alv 0% edellyttäen, että valtuusto myöntää lisämäärärahan hank keel le ja arvioidut avustusmäärärahat toteutuvat. Päätös Hyväksyttiin klo 9:25. 9:37 Khall Liina Muttik-Nevalainen poistui tämän pykälän käsittelyn aikana Jaakko Ruokolainen poistui tämän pykälän käsittelyn jälkeen klo Kunnallisen avoimen ja hyvän hallinnon toiminnan näkökulmasta in ves tointien toteuttaminen vaatii tarkan ja tietoon perustuvan val mis te lun, jotta hankkeelle voidaan saada tarvittava vastuiden ja ko, osaaminen ja rahoitus. Perinteisesti prosessi jakautuu seu raa viin vaiheisiin: 1. Yleissuunnitelma 2. Tarveselvitysvaihe 3. Hankesuunnitteluvaihe 4. Toteutussuunnitteluvaihe 5. Rakentamisvaihe 6. Vastaanottovaihe 7. Käyttövaihe Valtuusto on hyväksynyt katetun kaukalon investointiohjelmaan euron määrärahan. Lisäksi erilaisia rahoituskanavia on tar koi tus hakea eri tahoilta. Katetun kaukalon osalta ei ole vielä tehty päätöstä siitä, kuka on hank keen päätoteuttaja, eli onko se kunta vai kolmannen sektorin toi mi ja. Näin ollen hankkeen valmistelussa ei ole nimetty vas tuu hen ki löi tä (suunnittelu, toteutus, valvonta, rahoitus) ja kuinka yh teis työ hoidetaan. Ensin tarvitaan päätös siitä, kuka ottaa hank keen kokonaisvastuun ja kuka vastaa toteutuksesta. Käytännön to teut ta mis vas tuu on ajateltu Juuan palloseuralle. Vastuiden nä kö kul mas ta hankkeessa tulee olla kuvattuna todelliset vastuut eri osa-alueis ta.

3 Tällä hetkellä tarvemäärittelyssä on sisältönä nykyisen kou lu kau ka lon kattaminen PVC-katteella ja tähän tekninen lautakunta tar jous ten perusteella esittää lisämäärärahaa. Hankkeen ko ko nai suu des ta puuttuu kuitenkin tarvemäärittely ja hankesuunnitelma, jos sa saataisiin kokonaiskuva hallin kaikista kustannuksista. Hank kee seen on saatu lupauksia erilaisesta talkootyöstä ja lah joi tuk sis ta, mutta kokonaisvastuut näiltä osa-alueilta on tois tai sek si sopimatta. Yhteistyö on erityisen hienoa ja kunnan nä kö kul mas ta olennaista onkin tietää, mitkä vastuut toteutuvat lah joi tus ten kautta. Kokonaisuuteen kuuluvat mm. valaistus, sähköistys, ilman vaih to ja katsomokysymykset. Esitetty määräraha riittää ko ro tet tu na kin pelkkään katteeseen, joten ilman yhteistyötä hallia ei saa da käyttökuntoon. Jotta Juukaan saadaan jääurheiluun paremmat olosuhteet ja ko ko nai suus saadaan toteutettua nopeasti ja kustannustehokkaasti, hank keen valmistelua tulisi jatkaa edelleen lautakuntatasolla. Lau ta kun nan valmistelussa tulisi huomioida ainakin seuraavat asiat: 1. Hankesuunnittelu kokonaisuutena 2. Kustannusarvio kokonaisuudesta - Kustannusarviovaiheessa kerätään lahjoitus- ja talkootyönä suunnitellut tiedot 3. Selkeät sopimukset toteutuksen osalta siitä, kuka huolehtii min kä kin osion toteutuksesta ja/tai hankinnoista. Tässä tulisi olla ni met ty nä vastuuhenkilöt 4. Miten rahoitus järjestetään? (Alustavat tiedot AVI, Ely, SJL, muut toimijat) Kokonaisuuden selvittyä kunnanhallitus voi käsitellä asian ja esit tää valtuustolle hankkeen vaatiman lisämäärärahan. In ves toin ti hank keen menoihin pitää olla varaus koko bruttosummalle ja tu lo puo lel le esitetään varaus arvioiduista avustuksista. Lisäksi on eri tyi sen tärkeää selvittää ja kirjata ylös, kuinka hoidetaan katoksen tar vit se mat tukitoiminnot, joita on suunniteltu hoidettavan yri tys yh teis työl lä. Kjoht esitys Khall päätös Kunnanhallitus palauttaa hankkeen valmisteluun tekniseen lau ta kun taan yllä olevin saattein. Hyväksyttiin. LIITTEET Tekn.ltk Tarjousten avauspöytäkirja Kunnanhallitus on palauttanut asian uudelleen valmisteltavaksi tekniseen lautakuntaan. Tekninen lautakunta jatkaa asian käsittelyä. Kilpailutuksen jälkeen on todettu, että valtuuston hankkeelle määrittelemä määräraha ei riitä. Juuan kunta oli varannut investointiohjelmassa Katettu kaukalo hankkeelle

4 Koska hankkeen määräraha ei ole riittävä, niin tällöin hankinta on keskeytettävä. Kunnanhallituksen vaatimien selvitysten jälkeen hanke tullaan kilpailuttamaan uudelleen siten, että se voidaan toteuttaa varatun määrärahan puitteissa hankkeen toteutussisältöä muuttamalla. tjoht Tekninen lautakunta päättää keskeyttää Katettu kaukalo hankinnan ja aloittaa hankinnan valmistelun uudelleen siten, että se voidaan toteuttaa varatun määrärahan puitteissa hankkeen toteutussisältöä muuttamalla. Päätös Tekn.ltk Hyväksyttiin Tekninen lautakunta jatkaa asian käsittelyä. Tekninen palvelualue on laatinut katettu kaukalo - hank keel le luon nok set han ke suun ni tel masta, kus tan nus ar viosta, vas tuun ja ko so pi muk ses ta ja tarjous pyyn nöstä uudelleen kilpailuttamisista var ten. Juuan palloseura on hankkinut sponsorisopimuksia ja hakenut avus tuk sia Leader-rahoituksesta sekä AVI:lta. Ra hoi tus suun ni tel ma avustuksien ja sponsorisopimusten osalta ei ole vielä val mis tu nut. Hanke ei saa jul ki sista avus tus ta AVI:lta. Hankkeen ko ko nais kus tan nus ar vio on Hankkeen asia kir jat tarkentuvat lopulliseen muotoon kunhan ra hoi tus uun ni tel ma varmistuu. Hankkeesta päätettäessa on lisäksi huomioitava, että mah dol li sen lakimuutosten myötä kaasumoottorikäytöisten jään hoi to ko nei den käyttöä tullaan rajoittamaan suljetuissa jäähalleissa. Em. la ki muu tos edellyttää akkukäyttöisen jäänhoitokoneen hankintaa ka te tun kaukalon hoidossa. Käytetyn koneen hankintahinta on n ja koneen vaatima varastorakennuksen kustannus on n Kustannukset eivät sisälly katetun kaukalon kus tan nus ar vi oon. Jos em. hankinta tulee ajankohtaiseksi kunta ostaa jään hoi to ko neen ja rakentaa sille tarvittavat varastotilat. Hallin pystytys tapahtuu talkoilla: Juuan palloseura ottaa ko ko nais vas tuun hallin pystytyksestä ja vastaa myös takuuaikana (2 vuot ta) pystytystyöstä, hallin valmistajaa koskee ma te ri aa li ta kuu. Rakentamisen jälkeen halli siirtyy kunnan omistukseen ja kunta vas taa hallin kaikista ylläpitokustannuksista (sähkö, vesi, va kuu tuk set, kiinteistönhuolto jne.). Hallin ylläpitokustannuksia ei ole ar vioi tu, mutta voidaan olettaa, että käyttökulut ovat ainakin samaa luok kaa kuin avoimessa kaukalossa. Kaukalon aurauksessa voi tulla sääs tö jä, mutta vastaavasti hallin ulkopuolella on poistumistiet pi det tä vä huolellisesti auki. Lisäksi katteen materiaalit kaipaavat huoltotoimenpiteitä.

5 tjoht Tekninen lautakunta hyväksyy luonnokset hankesuunnitelmasta, kus tannus ar vios ta, tar jous pyyn tö asiakirjasta ja vas tuun ja ko so pi muk ses ta. Hallin kilpailutusta materiaalitoimituksen osalta jat ke taan mikäli Juu an palloseu raa sitova rahoitussuunnitelma kattaa hankkeen ko ko nais kus tannus ar vion siten, että kunnan rahoitusosuus ( ) ei kas va budjetoitua suu rem mak si. Hankkeen 100 %:nen rahoitus on vielä auki. Jotta hanke saataisiin valmiiksi vuoden 2016 kuluessa on kokonaisrahoitus ratkaistava pikaisesti. Hallin kilpailutusta materiaalitoimituksen osalta voidaan jatkaa mikäli Juu an Palloseu ra ry toimittaa kunnalle kirjalliset sitoumukset eri osapuolten antamina siten, että rahoitussuunnitelma kattaa hankkeen ko ko nais kus tannus ar vion. Rahoitussuunnitelmassa kunnan rahoitusosuus on maksimissaan kunnanvaltuuston päätöksen mukaisesti. Toinen vaihtoehto on, että kunta varaa puuttuvan lisämää rä ra han ( ) hankkeen loppuunsaattamiseksi. Teknisen johtajan muutosesitys kokouksessa: Tekninen lautakunta hyväksyy luonnokset hankesuunnitelmasta, tar jouspyyn tö asiakirjasta ja vas tuun ja ko so pi muk ses ta. Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle, että se hyväksyy hankkeen kustannusarvioksi Lisäksi Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle ja edel leen val tuustol le, että katettu kaukalo hankkeeseen myönnetään vuodelle 2016 lisämää rä ra haa hankkeen loppuunsaattamiseksi. Ehtona lisämäärärahan käytölle on, että Juuan Palloseura ry antaa sitovan takauksen puuttuvan rahoitusosuuden ( ) kattamisesta vuoden 2017 loppuun mennessä. Päätös Pete Nykänen esitti, että asia jätetään pöydälle. Esitys ei saanut kannatusta. Tekninen lautakunta päätti teknisen johtajan muutosesityksen mukaisesti Khall Pete Nykänen jätti asiasta eriävän mielipiteen. Tekninen lautakunta on käsitellyt jälleen kaukalon kattamiseen tähtäävää hanketta. Kunta on saanut AVI:sta hankkeelle kielteisen rahoituspäätöksen. Lisäksi hankkeeseen on haettu LEADER-rahoitusta, jota ei myönnetä vuodelle Mikäli rahoitusta hankkeeseen tulee LEADER-rahoituksesta, se tulee vuoden 2017 talousarvioon. Näin ollen vuoden 2016 osalta kunnanvaltuuston talousarviossa osoittama määräraha hankkeeseen toteutuu juuri sen kokoisena talousarviotasolla,

6 sillä vuoden 2016 tuloihin ei voida kirjata avustuksia ja tuloutuksia vuodelta Teknisen lautakunnan tekemän hankesuunnitelman mukaisesti hankkeen talousarvio on e. Kuntaa sitova määrärahataso on talousarvion taso, e. Näin ollen hankkeen jatkamisen näkökulmasta on kaksi vaihtoehtoa: 1. Kunnanvaltuustolta haetaan hankkeeseen lisämäärärahaa e, jolloin varmistetaan kokonaisrahoituksen toteuma 2. Lisämäärärahaa ei haeta, vaan Juuan palloseura sitoutuu kattamaan hankesuunnitelmassa esitetyt osiot kaikissa tilanteissa siten, että Juuan kunnan taloudellinen osuus ei kasva suunnitellusta e:sta. Juuan kuntaan on saapunut Juuan palloseuran johtokunnan sitoumus hankkeeseen. Johtokunnan päätöksen mukaisesti Juuan palloseura sitoutuu hoitamaan e ylittävän osuuden hankesuunnitelman mukaisesti. Näin ollen hankkeen vastuut jakautuvat lyhyesti alla olevalla tavalla. (Vastuun jako tarkemmin liitteessä) Kunnanvaltuusto on talousarviossaan osoittanut tahtotilansa kaukalon kattamiselle myöntämällä siihen euron määrärahan. Juuan palloseura on sitoutunut vastaamaan puuttuvasta eurosta, jolloin valtuustolta ei lisämäärärahaa tarvita. Tekninen toimi voi siis jatkaa hankkeen toteuttamista määrärahan puitteissa. Juuan palloseuran

7 johtokunta on antanut sitoumuksen, mutta tarkempi sopimus sisältäen yksityiskohtaiset vastuut on syytä allekirjoittaa yhdistyksen ja palloseuran välillä teknisen lautakunnan aiemman liitteen mukaisesti. Tarkemmassa operatiivisen vastuun jaossa tulee ottaa huomioon erityisesti hankkeen turvallisuusnäkökohdat. Lainsäädäntö ohjaa voimakkaasti turvallisuustyötä, ja on asettanut velvoitteita. Teknisen toimen ja Juuan palloseuran on varmistettava, että kaikissa olosuhteissa työmaalla työskentelevien henkilöiden työturvallisuus on vähintään lain vaatimalla tasolla. Toteutuksessa on huomioitavaa, että kunnan osuus rajoittuu juuri hallin perusrakenteisiin, joka hankitaan kilpailutuksella tarjouskilpailun voittaneelta toimittajalta. Näin ollen hallin perustamiseen liittyvät muut mahdolliset yllättävät kustannukset ovat Juuan palloseuran vastuulla, mikäli ne liittyvät hallin rakentamiseen liittyviin asioihin. Nämä tulee tarkemmassa operatiivisessa sopimuksessa sopia. Esitys: Kjoht Kunnanjohtajan päätösehdotus kokouksessa: Kunnanhallitus: 1. Hyväksyy hankkeen kustannusarvioiksi euroa 2. Toteaa Juuan palloseuran sitoutumisen hankkeeseen euroa ylittävältä osalta 3. Palauttaa asian teknisen lautakunnan alueelle operatiivisen toiminnan toteuttamisen osalta 4. Edellyttää teknistä johtajaa valmistelemaan operatiivisen toiminnan osalta tarkan toteuttamissopimuksen, jossa erityisesti johtamis- ja turvallisuusvastuut on huomioitu Khall päätös Anne Eskelinen poistui esteellisenä kokouksesta tämän asian käsittelyn ajaksi. Anne Eskelisen sijaan tämän asian ajaksi kokoukseen saapui varajäsen Tiina Pitkänen. Päätösehdotus hyväksyttiin.