TUHAT-tutkimustietojärjestelmä Helsingin yliopisto Tutkimusasioiden yksikkö. TUHAT-tutkimustietojärjestelmän käyttöohje

Transkriptio

1 TUHAT-tutkimustietojärjestelmä Helsingin yliopisto Tutkimusasioiden yksikkö TUHAT-tutkimustietojärjestelmän käyttöohje Versiot: Ensimmäinen julkaisu : Korjattu vastuullisen tutkijan aseman hakeminen s : Korjattu henkilön lisääminen ja henkilöhakemuksen käsittely : Poistettu indikaattoreihin viittaavat tekstit; ohjeistus vuosiraportointia on erikseen : Päivitetty järjestelmäversion 4.8. ominaisuudet. Uudet toiminnallisuudet on otsikkoon tekstillä (UUSI) ja oranssilla neliöllä Päivitetty järjestelmäversion 4.9 muutokset 1 (89)

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 Yleistä Linkit Kuvaus Toimintatavat Mikä muuttuu Kaavio järjestelmästä Tuhat ja muut tietojärjestelmät Tuhat-tietomalli Käyttöönotto ja koulutukset Koulutukset ja tallennussessiot Peruskoulutuksen sisältö Ohjeet Yksi tietojärjestelmä tutkimuksen tuloksen ja resurssien raportointiin ja analysointiin Työnjako Portaalin sisältö; tutkijalla ja yksiköllä on automaattisesti oma kotisivu; Tietojen tallentaminen ja käsittely Tulosteet (raportit) Pikaohje tiedekunnille, laitoksille ja erillisille laitoksille sekä näiden alayksiköille Tiedekunta, laitos ja erillinen laitos vastaavat omien tietojensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta Tulosyksiköt ja alayksiköt Tutkijoiden linkittäminen yksikköön Nimen ja yhteystietojen päivittäminen Kuvailutietojen lisääminen Julkaisujen, aktiviteettien ja projektien ylläpito Pikaohje tutkijalle Tuhat on tutkijan oma kotisivu ja raportointiväline Julkinen sivusto Valikoidut julkaisut, aktiviteetit ja projektit (Highlighted publications/activities/projects) Tietojen tallentaminen Julkaisujen automaattisen haun aktivointi (UUSI) Julkaisujen, projektien, aktiviteettien päivittäminen Raporttien tulostaminen Yhteystiedot Pikaohje vastuulliselle tutkijalle Hakemus Pikaohje julkaisujen käsittelijälle Yksikkö vastaa omien tietojensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta Julkaisut linkitetään henkilöihin ja yksiköihin Julkaisun kulku järjestelmässä Julkaisujen tallennustavat kopio julkaisusta käytettävissä Julkaisun tallentaminen käsin Julkaisujen automaattisen haun aktivointi (UUSI) Julkaisun importointi viitetietokannasta Julkaisun importointi viitteidenhallintaohjelmasta Julkaisujen haravointi viitetietokannoista Julkaisuduplikaattien hallinta Käyttöoikeudet ja sisäänkirjautuminen Käyttöoikeudet Tutkijan käyttöoikeudet Hallinnon ja kirjaston henkilöstön mahdolliset käyttöoikeudet Sisäänkirjautuminen HY-käyttäjätunnuksella Sisäänkirjautuminen muulla kuin HY-käyttäjätunnuksella Käyttäjäasetuksiin liittyvät valinnat ensimmäisellä kirjautumiskerralla Omien asetusten hallinnointi ensimmäisen sisäänkirjautumisen jälkeen Kieliasetukset (Language settings) Ensisijaisen tallennuskieli (89)

3 7.5.3 Sähköpostiasetukset ( settings) Omien tietojesi käsittelyn delegointi toiselle henkilölle (Trusted users) Järjestelmän käyttöliittymä ja yleinen toiminnallisuus Käyttöliittymän yleiskuva Käyttöohjeet, tukipalvelu ja aputekstit Käyttöohje (Help) Aputekstit keltaisissa laatikoissa (info) Omien oikeuksien delegointi Toisen henkilön tietojen käsittely Uuden tiedon lisääminen järjestelmään Tietojen yhdistäminen Jos henkilöä ei löydy järjestelmästä Tietojen poisto ja järjestyksen muuttaminen Tietojen näkyvyys Suodattimien käyttö Suodattimen poistaminen Suodattimen lisääminen Raportti: Julkaisu, aktiviteetti- tai projektiluettelon tulostaminen Laaja raportti: tietoja yhdistelevät raportit Julkinen portaali ja tietojen linkittäminen omille www-sivuille RSS-syötteet Webservice Sähköpostin lähettäminen yksikön tutkijoille Kommenttien lähettäminen julkaisun käsittelijöille Henkilöt Henkilön tiedot järjestelmässä Henkilön lisääminen HY:n opetus- ja tutkimushenkilöstö (palvelussuhde) HY:n jatko-opiskelijat ja muu henkilöstö HY:n ulkopuoliset henkilöt Henkilöprofiilin käsittely (henkilötiedot, julkaisujen automaattinen importointi) Henkilötietojen päivittäminen Henkilöprofiilin muut välilehdet Vastuulliset tutkijat Vastuullisen tutkijan aseman hakeminen Vastuullisen tutkijan hakemuksen käsittely Vastuullisen tutkijan linkittäminen useaan laitokseen Vastuullisen tutkijan laitoslinkityksen korjaaminen Vastuullisen tutkijan linkittäminen täydentävän rahoituksen projekteihin (tulossa) Tutkimusryhmän tietojen käsittely, tutkimusryhmän kokoaminen Julkaisut Tutkimusryhmän kuvailutiedot Type Yksikön tiedot (Organisation information) Osoite (Address) Sähköinen osoite (Electronic Address) Yksikön elinkaari (Life cycle of the organisation) Sijainti organisaatiohierarkiassa (Place in hierarchy) Tutkimusalat (Keyword) Näkyvyys (Visibility) Henkilöiden linkittäminen tutkimusryhmään Tutkimusyksiköt (Organisations) Tutkimusyksiköiden lisääminen Tutkimusyksikön tietojen käsittely Julkaisut Tutkijan, yksikön ja kirjaston roolit julkaisujen käsittelyssä Yksikön oikeudet (Administrator of Publications, Publication Editor) Kirjaston oikeudet (Publication Editor) Julkaisun käsittelyvaiheet Aiemmin tallennetut julkaisut (89)

4 12.4 Julkaisujen automaattinen haku viitetietokannoista (UUSI) Julkaisun lisääminen viitetietokannasta Julkaisun tila (Publication state) UUSI Julkaisun tiedot (Publication information) Abstrakti, tieteenalat ja erikoisalat (Abstract and Keywords) Tekijät (Authors), organisaatiot ja käsittely-yksikkö: Lehti (Journal) haetaan ISSN:llä, älä lisää lehtiä Kokoteksti muut tiedostot ja linkit (Fulltext, other documents and links) Linkki Relations Bibliographical note: Tyyppi (ulkopuolinen/sisäinen((type (external/internal)): Näkyvyys (Visibility): Julkaisun vaihe (Status) (UUSI) Julkaisutyypin / julkaisun tallennuslomakkeen vaihtaminen Julkaisulomakkeen muut välilehdet Julkaisun lisääminen käsin Julkaisun importoiminen tiedostosta Julkaisujen duplikaattien hallinta Julkaisujen hyväksyminen HY:n julkaisurekisteriin Tarkistettavat asiat Julkaisusarjojen ja kustantajien käsittely Projektit Projektityypit Projektin näkyminen muille käyttäjille HY:ssä hallinnoitavan täydentävän rahoituksen projektin käsittely Projektin lisääminen Projektin tyyppi Projektin tiedot (Information) Projektin ajanjakso ja tila (Project period and status) Projektin rahoitus (Financing) Participants Tutkimusalat (Keywords) Relaatiot (Relations) Näkyvyys Tallenna Aktiviteetit muu tieteellinen ja yhteiskunnallinen toiminta Aktiviteettilomakkeet Aktiviteettien tallentaminen CV-työkalu ja valikoidut julkaisut/aktiviteetit/projektit omaan julkiseen profiiliin (UUSI) CV:n luominen Valitse julkaisuja, aktiviteetteja ja projekteja portaaliin etusivullesi (89)

5 1 Yleistä 1.1 Linkit Tietojen tallennus, analysointi ja valmisraportit: HY käyttäjätunnus HY:n ulkopuolisille käyttäjille erillinen ohje, kysy lisätietoja Julkinen portaali Ohjeet: Kuvaus TUHAT-tutkimustietojärjestelmän tavoitteena on lisätä yliopiston tutkimuksen näkyvyyttä ja antaa tutkijoille ja yksiköille työkaluja tutkimuksen raportointiin, analysointiin ja arviointiin. TUHAT sisältää tiedot tutkimuksen resursseista (tutkijat; vastuulliset tutkijat; yksiköt - tiedekunnat ja laitokset sekä näiden alayksiköt; rahoitus) ja tuloksesta (julkaisut, muu tieteellinen ja yhteiskunnallinen toiminta) yhdistettynä tieteenaloihin. TUHATin kautta tallennetaan HY:n digitaaliseen arkistoon tieteellisten artikkelien kokotekstit. Muita toiminnallisuuksia ovat mm. vastuullisen tutkijan aseman hakeminen, tutkimusryhmän toiminnan esittely, mahdollisuus linkittää tutkimusprojekti julkaisuun ja raporttien tulostaminen. TUHATiin tallennetut tiedot ovat automaattisesti ja ajantasaisesti julkiset ja tiedot voidaan järjestelmän oman ulkoisen portaalin lisäksi myös linkittää yksiköiden omille kotisivuille. Tietojen käsittelyä varten järjestelmässä on useita eri käyttäjärooleja. Tutkijalla on automaattisesti oikeudet omien tietojen tallentamiseen. Yksiköiden ja kirjaston henkilöstölle annetaan oikeudet tarpeen mukaan. Tutkimustietojärjestelmä TUHATin omistaja on Helsingin yliopiston tutkimus- ja opintoasiat. TUHAT on otettu käyttöön toukokuussa 2010 ja se on korvannut osaamistietokannat ASTI, MUTI, YHTI, TUHTI, JULKI sekä vapaan sivistystyön asiantuntijarekisterin. 1.3 Toimintatavat Tiedekunnat, laitokset ja erillislaitokset vastaavat omien tietojensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Kirjasto avustaa ja tukee julkaisujen tallentamista ja käsittelyä rehtorin kanssa tehdyn tavoiteohjelman mukaisesti. TUHAT-koordinaatioryhmä (rehtorin päätös 7/2010) kehittää järjestelmää tukijoiden ja yksiköiden antaman palautteen perusteella. Rehtorin kanslian tutkimusasioiden yksikkö vastaa järjestelmän toiminnasta, tiedonsiirroista HY:n muiden järjestelmien välillä ja käyttäjäkoulutuksesta. 1.4 Mikä muuttuu Tiedot HY:n tutkimuksesta yhdessä järjestelmässä, jossa myös mahdollista tulostaa ja analysoida tietoja. Julkaisut ja muu tieteellinen toiminta linkitetään HY:ssä toimiviin tutkijoihin ja yksiköihin Kaikkiin tietoihin voidaan liittää yksi tai useampi tieteenala. Tutkijalla ja yksiköllä on automaattisesti oma kotisivu. Tutkija ja yksikkö voivat itse tallentaa ja käsitellä tietoja, vaikka julkaisuja voidaan edelleenkin lähettää kirjaston tallennettavaksi; kysy lisätietoja kampuskirjastosta. 5 (89)

6 Julkaisuja voi käsin tallentamisen lisäksi importoida viitetietokannoista tai viitteidenhallintaohjelmista. Julkaisun viitetietoihin voidaan liitää artikkelin kokoteksti, joka siirretään automaattisesti HY:n digitaaliseen arkistoon HELDA. Yksittäiseen julkaisuun liitetään tieteenala. Myös henkilöllä, organisaatiolla, projektilla ja aktiviteetilla voi olla tieteenala. Tutkimushankkeet kuvataan pitkän aikavälin tutkimusintresseinä. Rahoitusprojektit siirretään automaattisesti kirjanpidosta. Järjestelmään voi myös lisätä ei-rahoitettuja projekteja. 1.5 Kaavio järjestelmästä Tuhat ja muut tietojärjestelmät Tuhat-tietomalli 6 (89)

7 2 Käyttöönotto ja koulutukset Tuhat-tutkimustietojärjestelmän käyttöönotto on alkanut toukokuussa Julkinen sivusto Tuhat-portaali on avattu joulukuussa Portaali linkitetään HY:n ulkoisiin www-sivuihin loppuvuoden 2011 aikana. a Koulutukset ja tallennussessiot Koulutukset on luetteloitu Tuhat-infon Alma-sivulla ja henkilöstökoulutuksen kalenterissa Mene Almaan sivulle Klikkaa linkkiä HENKKA KOULUTUSKALENTERI Valitse vasemmalta Koulutusohjelma -> Koulutusohjelma Kirjoita kohtaan Kurssin nimi tuhat ja paina Hae kurssit (klikkaa myös kohtaa Toteutusaika, jos haluat koulutukset aikajärjestykseen). Valitse sinulle sopiva tilaisuus ja klikkaa sen linkkiä niin pääset esittelyyn. Paina esittelysivun alareunasta "Ilmoittaudu kurssille"-linkkiä. Mikäli sinulla ei ole henkilöstökoulutuksen kalenterin käyttöoikeuksia, voit ilmoittautua osoitteeseen Yksiköt voivat tilata koulutuksia numerosta Peruskoulutuksen sisältö Ohjeet Yksi tietojärjestelmä tutkimuksen tuloksen ja resurssien raportointiin ja analysointiin Julkinen portaali: Tietojen tallennus, analysointi ja valmisraportit: Työnjako Tiedekunnat, laitokset ja erillislaitokset vastaavat omien tietojensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Tutkija ja yksikkö voivat itse tallentaa ja käsitellä tietoja. Kirjasto avustaa ja tukee julkaisujen tallentamista ja käsittelyä rehtorin kanssa tehdyn tavoiteohjelman mukaisesti. TUHAT-koordinaatioryhmä (rehtorin päätös 7/2010) kehittää järjestelmää tukijoiden ja yksiköiden antaman palautteen perusteella. Rehtorin kanslian tutkimusasioiden yksikkö vastaa järjestelmän toiminnasta, tiedonsiirroista HY:n muiden järjestelmien välillä ja käyttäjäkoulutuksesta Portaalin sisältö; tutkijalla ja yksiköllä on automaattisesti oma kotisivu; kuvaus tutkimustoiminnasta tutkijalla myös CV ja kuva julkaisuluettelot tiedot muusta tieteellisestä toiminnasta projektit 7 (89)

8 2.2.5 Tietojen tallentaminen ja käsittely Henkilöt: Yksiköt Miten henkilö päätyy Tuhatiin tutkijaksi HY:n opetus- ja tutkimushenkilöstö siirretään kerran vuorokaudessa henkilötietojärjestelmästä Myös jatko-opiskelijat ja muu henkilöstö voidaan liittää Tuhatin käyttäjäksi, -> pyyntö HY:n ulkopuoliset on myös mahdollista liittää TUHATin käyttäjäksi: 1) laitos hankkii HY-käyttöluvan (suositeltavaa mikäli ulkopuolinen henkilö toimii toisinaan tai tulevaisuudessa HY:n palvelussuhteessa) tai 2) henkilö hakee järjestelmän käyttöoikeutta erillisellä lomakkeella. Henkilön tietoja voi käsitellä henkilö itse tai hänen puolestaan laitoksella joku muu Miten yksikkö päätyy Tuhatiin tiedekunnat, laitokset, erillislaitokset siirretään automaattisesti Yksiköt joihin on tallennettu julkaisuja tai joihin nykyisinkin liittyy projekteja, siirretään automaattisesti Tuhatiin voidaan lisäksi liittää tarpeen mukaan edellä mainittujen yksiköiden lisäksi osastoja, tutkimusohjelmia, oppiaineita tms. -> pyyntö Yksikön tietojen käsittelyyn on omat käyttöoikeudet Julkaisut ja muu tieteellinen toiminta liitetään HY:n tutkijoihin <-> tutkija on HY:lle julkaiseva henkilö Miten julkaisu päätyy Tuhatiin Yksikkö tallentaa julkaisun (joko tutkija tai hallinto) Kirjaston tallennuspalvelu tallentaa julkaisun Julkaisuja voi käsin tallentamisen lisäksi importoida viitetietokannoista tai viitteidenhallintaohjelmista. Julkaisujen viitetietoihin voidaan liitää artikkelin kokoteksti joka siirretään automaattisesti HY:n digitaaliseen arkistoon HELDA. Tutkimushankkeet kuvataan pitkän aikavälin tutkimusintresseinä. Rahoitusprojektit siirretään automaattisesti kirjanpidosta Tulosteet (raportit) Valmisraportit Räätälöitävät raportit 8 (89)

9 3 Pikaohje tiedekunnille, laitoksille ja erillisille laitoksille sekä näiden alayksiköille Tuhat-tutkimustietojärjestelmä on työkalu tutkimuksen raportointiin, arviointiin ja analysointiin. Portaali Tallennuslomakkeet Käyttöohjeet Tiedekunta, laitos ja erillinen laitos vastaavat omien tietojensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta Tuhatissa ylläpidettävät tiedot ovat tutkimusyksiköt, tutkijat ja vastuullisen tutkijan asema, julkaisut, projektit sekä muu tieteellinen ja yhteiskunnallinen toiminta. 3.2 Tulosyksiköt ja alayksiköt Tuhatissa on valmiina tiedekunnat, laitokset ja erilliset laitokset sekä sellaiset yksiköt, joihin liittyy täydentävän rahoituksen projekteja tai julkaisuja. Nämä siirretään kerran vuorokaudessa HY:n organisaatiorekisteristä päättyneet organisaatiot ovat järjestelmässä mukana ja ne on linkitetty uusiin alkaneisiin organisaatioihin. Mikäli uudessa organisaatiossa on tarpeen seurata yksikön tutkimustoimintaa tarkemmalla tasolla (esim. osasto, oppiaine, tutkimusohjelma), voidaan nämä yksiköt lisätä Tuhatiin. Tällöin voidaan myös linkittää oppiaineet vanhoihin päättyneisiin organisaatioihin. Ilmoita lisättävän organisaation nimi, mahdollinen tulosyksikön numero ja vastaava vanhan organisaation nimi ja vastuualue 3.3 Tutkijoiden linkittäminen yksikköön Tuhatissa voivat olla mukana yksikön kaikki tutkijat palkanmaksajasta riippumatta. Tuhatissa on valmiina palvelussuhteen sijoitusyksikön mukainen opetus- ja tutkimushenkilöstö. Nämä tiedot päivittyvät kerran vuorokaudessa HY:n henkilöstö- ja käyttöluparekisteristä. Korjaukset ja lisäykset Tutkijat, joilla ei ole HY:n käyttäjätunnusta voivat myös käyttää järjestelmää. Ensisijaisesti laitoksen kannattaa hankkia näille henkilöille HY:n käyttäjätunnus. Vaihtoehtoisesti henkilö voi ehdottaa käyttöoikeuden myöntämistä ja luoda itselleen oman tunnuksen erillisellä kirjautumislomakkeella; laitos hyväksyy hakemuksen. 3.4 Nimen ja yhteystietojen päivittäminen Yksikön nimi ja yhteystiedot siirretään kerran vuorokaudessa HY:n organisaatiorekisteristä. Korjaukset ja lisäykset 3.5 Kuvailutietojen lisääminen Yksikön tietojen käsittely on mahdollista Organisation Editor oikeuksilla Klikkaa 1) Master Data -> 2) Organisations -> 3) Tutkimusyksikön nimi -> 4) Lomake avautuu uuteen ikkunaan -> 5) Liitä teksti kohtaan Description 6) Tallenna. 9 (89)

10 3.5.1 Julkaisujen, aktiviteettien ja projektien ylläpito Tulosyksiköt (tiedekunta, laitos tai erillinen laitos) vastaavat henkilö-, julkaisu-, aktiviteetti-, projektitietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Tietojen ylläpito voidaan yksiköissä jakaa eri tavoin. Tietojen käsittelyä voivat tehdä niin tutkija, hallintohenkilöstö, yksikön johto kuin kirjaston henkilökunta. Käyttöoikeudet pyydetään osoitteesta Tutkijalla on automaattisesti omien tietojensa käsittelyoikeudet (Personal User) Vastuullisella tutkijalla on automaattisesti tutkimusryhmän ja sen jäsenten tietojen käsittelyoikeudet (Research Group Team Editor) Yksikön tietojen käsittelyoikeudet (käyttäjärooli Organisation Editor ) haetaan tuhatinfo@helsinki.fi. Muita oikeuksia kuten tutkijoiden tietojen tai julkaisujen käsittelyn oikeuksia haetaan tuhat-info@helsinki.fi. 10 (89)

11 4 Pikaohje tutkijalle 4.1 Tuhat on tutkijan oma kotisivu ja raportointiväline. Tuhat on rakennettu palvelemaan tutkijaa oman tutkimustoiminnan esille tuomisessa ja tutkimuksen raportoinnissa. Tutkijalle Tuhat tarjoaa automaattisesti oman kotisivun ja mahdollisuuden ylläpitää omaa julkaisuluetteloa. Tuhatiin tallennettuja tietoja käytetään myös HY:n ja OPM:n raportoinnissa. Julkinen sivusto: Tietojen tallennus ja analysointi: Julkinen sivusto ja tallennuslomakkeet ovat tanskalaisen Atira A/S:n sovellus Pure Julkinen sivusto Tuhat-portaali on julkinen näkymä järjestelmän tietosisältöön. Minkä tahansa tietoelementin (henkilö, organisaatio, julkaisu, aktiviteetti tai projekti), voi piilottaa portaalista. Tutkijan omalla kotisivulla on valmiina tutkijan nimi, yhteystiedot, affiliaatiot HY:ssä, tallennetut julkaisut ja piilotettuna HY:n täydentävän rahoituksen projektit Valikoidut julkaisut, aktiviteetit ja projektit (Highlighted publications/activities/projects). Omassa käyttöliittymässä tutkija voi valita, mitkä julkaisut, aktiviteetit tai projektit julkaistaan portaalin etusivulla. Mikäli valintaa ei tee, portaalin omalla etusivulla näkyvät viimeksi lisätyt julkaisut, aktiviteetit, projektit. Valikoidut julkaisut, aktiviteetit tai projektit valitaan Personal/Tutkijan näkymä välilehdellä Highlight content/määrittele tiedot painikkeen takaa. Hae julkaisu korostettavaksi Add publication painikkeen takaa avautuvassa hakuikkunassa. Lisää julkaisu listaan klikkaamalla sitä. Tallenna muutokset lopuksi oikeasta yläkulmasta. 4.2 Tietojen tallentaminen HY:n tutkijoilla on automaattisesti omien tietojensa käsittelyoikeudet. Tutkijan tietojen käsittelyoikeuksia voidaan antaa myös muille. Lisätietoja yksiköstä. Tutkijan tietoja voi tallentaa i) tutkija itse, ii) tutkijan puolesta toinen henkilö iii) yksikön osastosihteeri/amanuenssi, mikäli yksikössä on näin sovittu, iv) julkaisuja voi tallentaa myös kirjaston henkilökunta. Tallennuslomakkeilla omalle kotisivulle voi lisätä oman kuvan, tieteenalat, kuvauksen tutkimus- ja opetustoiminnasta sekä CV:n tekstinä tai tiedostona julkaisuja, aktiviteetteja (muu tieteellinen ja yhteiskunnallinen toiminta), projekteja 11 (89)

12 1) Klikkaa Edit profile 2) Käsittele tiedot. 3) Tallenna Voit päivittää: Kutsumanimi Avainsanat (valitse tieteenala valikosta ja täydennä vapailla avainsanoilla) Tutkimuksen ja opetuksen kuvailu Ansioluettelo tekstinä tai liitetiedostona Kuva Yhteystiedot affiliaatioihin o Affiliaatiotietojen korjaukset tehdään keskitetysti tuhat-info@helsinki.fi (tiedot on synkroinoitu HY:n muiden tietojärjetelmien kanssa) Julkaisujen automaattisen haun aktivointi (UUSI) Järjestelmä voi hakea automaattisesti sinun nimelläsi julkaisuja Web of Scienceja ArXiv-tetokannoista. Haku kohdistuu kahteen viime vuoteen ja niihin julkaisuihin joissa on osoitteena University of Helsinki tai Helsinki University Central Hospital (tai joku näiden organisaatioiden nimivariaatioista). Tätä hakulomaketta käytetään nykyisin myös julkaisuissa käytettävien nimivaihtoehtojen tallentamiseen. Haku tehdään seitsemän päivän välein. Hakutulokset näkyvät omassa käyttöliittymässäsi oikeassa palkissa kohdassa Keskeneräiset tehtävät. Mene kanavalle Personal Klikkaa Edit profile, uusi ikkuna aukeaa Valitse henkilöprofiilissa välilehti Julkaisujen automaattinen importointi (Setup scan for publications.) 12 (89)

13 Valitse tietokanta Valitse lähetetäänkö julkaisukandidaateista sähköpostia Valitse millä nimillä haku tehdään. Tallenna Haku tehdään seitsemän päivän välein käyttämällä henkilön nimeä + annettuja nimivariantteja sekä affiliaatioita University of Helsinki ja Helsinki University Central Hospital. Julkaisuja haetaan tästä hetkesstä kaksi vuotta taaksepäin Julkaisujen, projektien, aktiviteettien päivittäminen 1) Klikkaa Lisää julkaisu, aktiviteetti, projekti (Add publication, activity, project) 2) Valitse lisättävä tieto ja julkaisuissa myös tallennustapa (esim. importoi viitetietokannasta). Lisää viitetiedot. Tallenna Julkaisuista: Oletuksena on, että julkaisu on vaiheessa Julkaistu Published. Tämän voit tarvittaessa vaihtaa (Esim. Submitted). Lisää julkaisun nimi Linkitä julkaisu henkilöihin. Merkitse jokaiselle HY:n kirjoittajalle se yksikkö, johon kirjoittaja viittaa julkaisussa. Mikäli yksikkötietoa ei ole tai julkaisussa on viitattu olemattomaan yksikköön, käytä henkilön kotilaitosta. Valitse julkaisulle käsittely-yksikkö ( Set placement ), joka on julkaisua myöhemmin käsittelevä yksikkö. Lisää viitetiedot. Tarkista lehti; tarvittaessa hae oikea lehti ISSN-numerolla. Lisää sivunumerot, DOI Lisää kokoteksti Siirrä julkaisu kirjastolle tallentamalla julkaisu vaiheeseen Ehdolla rekisteriin ( For Approval ). Tallenna. Jos olet käyttänyt viitetietokantahakua, järjestelmä palaa tietokantahaun tuloksiin. Projekteina voit lisätä pitkän aikavälin tutkimusintressit. Näihin voit myös linkittää täydentävän rahoituksen projekteja, jotka siirretään kerran vuorokaudessa HY:n projektinavauslomakkeelta. Aktiviteetteina raportoidaan muun tieteellisen ja yhteiskunnallisen toiminnan tietoja. 13 (89)

14 4.3 Raporttien tulostaminen Tutkija voi tulostaa julkaisu-, projekti- ja aktiviteettiluetteloita word, html ja pdf - tiedostoihin. Katso välilehti Editor ( Tallennetut tiedot ). 1) Valitse välilehti julkaisut, projektit tai aktiviteetit, jolloin järjestelmä näyttää oletuksena omat tietosi. 2) Listan yläpuolella on hakulaatikko 3) ja suodattimia, joilla rajataan näytettäviä tietoja. Suodattimien pudotusvalikon saat auki klikkaamalla julkaisulistan yläpuolella olevaa suppilokuvaketta. Tee suodattimeen liittyviä valintoja, esim. valitse julkaisutyyppi tai vuosi. Voit poimia tietoja useammalla suodattimella samanaikaisesti, esimerkiksi sekä julkaisutyypin että vuoden mukaan. 4) valitse tiedostomuoto 5) Valitse tulostusmuoto 6) Avaa tiedosto, tallenna omalle koneelle. 4.4 Yhteystiedot Tutkijoita avustaa järjestelmän käytössä ensisijaisesti yksikkö ja kirjasto Yhteyshenkilöt laitoksilla ja kirjastossa Rehtorin kanslia tuhat-info@helsinki.fi, puhelin (89)

15 5 Pikaohje vastuulliselle tutkijalle 5.1 Hakemus Vastuullisen tutkijan aseman hakemus tehdään kanavalla Personal ( Tutkijan näkymä )-> Personal overview 1) Klikkaa Edit profile 2) Valitse välilehti Principal Investigator ( Vastuullinen tutkija ) 3) Rastita I would like to submit a Principal Investigator Application 4) Valitse nykyinen yksikkö (järjestelmä näyttää henkilön kaikki affiliaatiot; myöhemmin tutkijalle voidaan lisätä muita organisaatioita). Kirjoita lyhyt vapaamuotoinen hakemus, jossa kerrot mahdolliset muut affiliaatiot. Järjestelmä lisää hakemukseen tutkijan CV:n ja kuvauksen tutkimustoiminnasta. 5) Tallenna, jolloin hakemus lähtee hakemuksessa valittuun yksikön käsiteltäväksi. >>>>> 15 (89)

16 Tutkimusryhmän kokoaminen Vastuullisella tutkijalla näkyy mustassa yläpalkissa välilehti Master data ja oletuksena avautuu näkymä Overview ( Kaikki tiedot ) 1) Klikkaa keskipalstalta Vastuullinen tutkija tai vasemmasta sivupalkista Yksiköt 2) Klikkaa vastuullisen tutkijan nimeä, jolloin 3) Avautuu tietojen käsittelyä varten uusi ikkuna. 4) Valitse välilehti Research Group Members (suom. Tutkimusryhmän jäsenet). Klikkaa Add member (suom. Lisää jäsen), jolloin aukeaa uusi ikkuna. Hae lisättävää henkilöä suku-ja etunimellä. Valitse henkilö klikkaamalla tämän nimeä. Kun olet lisännyt haluamasi henkilöt, paina lopuksi vasemmassa alakulmassa olevaa Close (suom. Sulje) painiketta, jolloin Lisää jäsen ( Add Member ) ikkuna sulkeutuu ja palaat tietojen käsittelylomakkeelle 5) Tallenna 16 (89)

17 6 Pikaohje julkaisujen käsittelijälle TUHAT-tutkimustietojärjestelmä on työkalu tutkimuksen raportointiin, arviointiin ja analysointiin. Portaali, tallennuslomakkeet ja käyttöohjeet Yksikkö vastaa omien tietojensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta TUHATissa ylläpidettävät tiedot ovat tutkimusyksiköt, tutkijat ja vastuullisen tutkijan asema, julkaisut, projektit sekä muu tieteellinen ja yhteiskunnallinen toiminta. Tiedekunnat, laitokset ja erillislaitokset vastaavat omien tietojensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Kirjasto avustaa ja tukee julkaisujen tallentamista ja käsittelyä rehtorin kanssa tehdyn tavoiteohjelman mukaisesti. TUHAT-koordinaatioryhmä (rehtorin päätös 7/2010) kehittää järjestelmää tukijoiden ja yksiköiden antaman palautteen perusteella. Rehtorin kanslian tutkimusasioiden yksikkö vastaa järjestelmän toiminnasta, tiedonsiirroista HY:n muiden järjestelmien välillä ja käyttäjäkoulutuksesta. 6.2 Julkaisut linkitetään henkilöihin ja yksiköihin Julkaisu linkitetään henkilöön. TUHATissa ovat henkilöinä yksikön kaikki tutkijat palkanmaksajasta riippumatta. Järjestelmässä on valmiina palvelussuhteen sijoitusyksikön mukainen opetus- ja tutkimushenkilöstö. Lisäksi järjestelmään voidaan lisätä HY:n muuta henkilöstöä, jatko-opiskelijoita tai HY:n ulkopuolisia henkilöitä. Henkilöille pyritään aina antamaan järjestelmän käyttöoikeudet. Mikäli henkilö halutaan lisätä järjestelmään siten, että hänelle ei anneta käyttöoikeuksia, on yksikössä nimettävä henkilön tiedoille ylläpitäjä. Mikäli julkaisun kirjoittajaa ei ole järjestelmässä henkilönä, voi julkaisun käsittelijä 1) palauttaa julkaisun takaisin yksikköön puuttuvan henkilön takia tai 2) tallentaa julkaisun ilman henkilöön tehtävää linkkiä silloin kun julkaisussa on myös muita kirjoittajia; yksikkö tai kirjasto voi linkittää julkaisun henkilöön myös myöhemmin. Julkaisu liitetään kirjoittajan julkaisussa ilmoittamaan yksikköön. TUHATissa on valmiina tulosyksiköt (tiedekunnat, laitokset ja erilliset laitokset) sekä sellaiset yksiköt, joihin liittyy täydentävän rahoituksen projekteja tai julkaisuja. Nämä siirretään kerran vuorokaudessa HY:n organisaatiorekisteristä päättyneet organisaatiot ovat järjestelmässä mukana ja ne on linkitetty uusiin alkaneisiin organisaatioihin. Mikäli uudessa organisaatiossa on tarpeen seurata yksikön tutkimustoimintaa tarkemmalla tasolla (esim. osasto, oppiaine, tutkimusohjelma), voidaan nämä yksiköt lisätä TUHATiin. Tällöin voidaan myös linkittää oppiaineet vanhoihin päättyneisiin organisaatioihin. Julkaisu voidaan lisätä HY julkaisurekisteriin, mikäli julkaisussa on kirjoittajan yksikkönä Helsingin yliopisto. Mikäli tämä tieto puuttuu julkaisusta voidaan julkaisu tallentaa HY julkaisurekisteriin esim. palvelussuhteen perusteella (kts. OPM julkaisukäsikirja) Mikäli henkilö on julkaisussa viitannut yksikköön, jota ei järjestelmässä ole, voi julkaisun käsittelijä siirtää julkaisun takaisin yksikköön kommentoimalla puuttuvaa yksikköä, jolloin yksikkö päättää jatkotoimenpiteistä. Mikäli yksikköä ei lisätä järjestelmään, julkaisu tallennetaan kirjoittajan kotilaitokselle. Tavoitteena on että tutkijat viittaisivat julkaisuissaan aina laitokseen. 6.3 Julkaisun kulku järjestelmässä Julkaisu voidaan lisätä TUHATiin tutkijan tarpeen mukaan julkaisun eri vaiheissa. TUHATissa näitä vaiheita kutsutaan Tiloiksi (State; kts. julkaisun käsittelylomakkeen ylälaidan pudotusvalikko): Submitted, Accepted, In Press, E-pub ahead of Print ja Published. Lisäksi julkaisulle on Tuhatissa Käsittelyvaihe, joka tarkoittaa sen tilannetta järjestelmässä. 17 (89)

18 Käsittelyvaiheet ovat Created (Luotu eli luonnos), For Approval (Ehdolla rekisteriin) ja Approved (Rekisterissä) Julkaisun tallentaja (Personal user, Administrator of publications) voi käsitellä julkaisua vaiheeseen Ehdolla rekisteriin. Tämän jälkeen julkaisu siirtyy kirjaston käsiteltäväksi. Julkaisun käsittelijä Publication editor voi lisäksi käsitellä julkaisua vaiheessa Rekisterissä. 6.4 Julkaisujen tallennustavat kopio julkaisusta käytettävissä Julkaisun tallentaminen käsin Klikkaa Lisää julkaisu, aktiviteetti, projekti (oikeassa palstassa), valitse julkaisu, valitse Tallenna manuaalisesti, valitse julkaisutyyppiluokka Tallenna viitetiedot, lisää kokoteksti ja linkit. Valitse lomakkeen alalaidan mustasta palkista käsittelyvaihe ja tallenna Julkaisujen automaattisen haun aktivointi (UUSI) Mene kanavalle Personal Klikkaa Edit profile, uusi ikkuna aukeaa Valitse henkilöprofiilissa välilehti Julkaisujen automaattinen importointi (Setup scan for publications.) Valitse tietokanta Valitse lähetetäänkö julkaisukandidaateista (=nimihaulla löydetyistä hakutuloksista) sähköpostia Valitse millä nimillä haku tehdään. Tallenna Haku tehdään seitsemän päivän välein käyttämällä henkilön nimeä + annettuja nimivariantteja sekä affiliaatioita University of Helsinki ja Helsinki University Central Hospital. Julkaisuja haetaan tästä hetkestä kaksi vuotta taaksepäin Julkaisun importointi viitetietokannasta Klikkaa Lisää julkaisu, aktiviteetti, projekti (oikeassa palstassa), valitse julkaisu, valitse Importoi viitetietokannasta, valitse tietokanta (ensisijaisesti Web of Science) Lisää hakukriteerit (WoSista haettaessa sukunimi ilman ääkkösiä), klikkaa Hae, valitse hakutuloksista yksi julkaisu painamalla Importoi. Mappaa julkaisun kirjoittajat ja Tuhatissa olevat henkilöt. Kiinnitä erityistä huomiota henkilön nimen perässä oleviin tarkenteisiin. Lisää henkilövaihtoehtoja löydät oikealla olevasta pudotusvalikosta. Mappaa myös WoS affiliaatiot ja järjestelmän yksiköt sekä WoS lehti ja järjestelmän lehdet Valitse julkaisutyyppi Tarkista julkaisun tila ja viitetiedot, täydennä tarvittaessa, lisää kokoteksti ja linkit. Huomaa, että kokotekstin tallennukseen liittyen lomakkeella kerrotaan, minkä kokotekstiversion kustantaja sallii tallennettavaksi. Tiedot näytetään sellaisille lehdille, joiden kustantajan Open Access politiikka saadaan siirrettyä automaattisesti Tuhatiin. Huomaa myös, että eri versioiden julkaisemiseen liittyvät yksityiskohdat löytyvät alaspäin osoittavan nuolen takaa. Valitse lomakkeen alalaidan mustasta palkista käsittelyvaihe ja tallenna. 18 (89)

19 6.4.4 Julkaisun importointi viitteidenhallintaohjelmasta Eksportoi RefWorks- tai EndNote-ohjelmista julkaisuluettelo. Valitse RefWorksissa eksportoitaessa vaihtoehto Bibliographic Software (EndNote,Reference Manager,ProCite). Tallenna tiedosto omalle koneeellesi. Siirry TUHATiin. Klikkaa Lisää julkaisu, aktiviteetti, projekti (oikeassa palstassa), valitse julkaisu, valitse Importoi tiedostosta, valitse tiedostomuoto RIS Hae importoiva tiedosto koneeltasi tai kopio tekstinä Mappaa kirjoittajat ja järjestelmän henkilöt, WoS affiliaatiot ja järjestelmän yksiköt, WoS lehti ja järjestelmän lehdet Valitse julkaisutyyppi Tarkista viitetiedot, täydennä, lisää kokoteksti ja linkit Valitse lomakkeen alalaidan mustasta palkista käsittelyvaihe ja tallenna. 6.5 Julkaisujen haravointi viitetietokannoista Julkaisujen käsittelijä voi hakea julkaisuja viitetietokannoista ja luoda niitä järjestelmään luonnoksina, jotka lähetetään kirjoittajan/yksikön tarkastettavaksi. Järjestelmä ei näytä luonnos-vaiheen julkaisuja portaalissa. Toiminto on käytettävissä myöhemmin. 6.6 Julkaisuduplikaattien hallinta Julkaisun kirjoittajalla on oikeus deletoida julkaisuja vaiheissa Created ja For Approval. Publication Editorilla (yleensä kirjastossa) on oikeus deletoida julkaisuja myös vaiheessa Approved Publication deduplicator voi yhdistää julkaisuja, lehtiä ja kustantajatietoja. 19 (89)

20 7 Käyttöoikeudet ja sisäänkirjautuminen 7.1 Käyttöoikeudet Käyttäjä toimii TUHATissa omien käyttäjäoikeuksiensa puitteissa. Järjestelmässä on useita erilaisia rooleja, joita yhdistelemällä voidaan muodostaa yksikön (tiedekunta, laitos, osasto, oppiaine jne.) tarpeisiin soveltuvat tietojen käsittelyoikeudet Tutkijan käyttöoikeudet Personal user: Tutkijalla on automaattisesti Personal user -oikeudet, joilla tutkija voi muokata omaa profiiliaan ja lisätä julkaisuja, projekteja ja aktiviteetteja itselleen. Personal user oikeuksilla voi myös hakea vastuullisen tutkijan asemaa. Principal Investigator Team Editor: Käsittelee vastuullisen tutkijan tutkimusryhmän tietoja, lisää henkilöitä tutkimusryhmään. Oikeudet on automaattisesti vastuullisen tutkijan asemassa toimivilla henkilöillä Hallinnon ja kirjaston henkilöstön mahdolliset käyttöoikeudet Yksikkö voi hakea muulle henkilöstölle käyttöoikeuksia sähköpostitse (myöhemmin sähköinen lomake) Person Editor: Tutkijan tietojen käsittely (esim. amanuenssi, osastosihteeri) Organisation Editor: Yksikön tietojen käsittely (esim. amanuenssi, osastosihteeri) Principal Investigator application approver: Vastuullisen tutkijan hakemuksen käsittely (esim. tiedekunnan tiedesihteeri) Publication Editor: Käsittelee julkaisuja ja lisää julkaisuja HY julkaisurekisteriin. (esim. kirjaston henkilöstö) Publication deduplicator: Käsittelee julkaisuihin, julkaisusarjoihin ja kustantajiin liittyviä dublikaatteja. (kirjaston henkilöstö) 7.2 Sisäänkirjautuminen HY-käyttäjätunnuksella Julkisella sivustolla voi tietoja selailla vapaasti tuhat.halvi.helsinki.fi/portal/. Tietojen tallentaminen ja analysointi on rajattu henkilökohtaisin käyttöoikeuksin erilliselle lomakkeistolle osoitteessa HY:n opetus- ja tutkimushenkilöstöllä on TUHATin käyttöoikeus automaattisesti. HY:n muun henkilöstön ja jatko-opiskelijoiden HY-käyttäjätunnus aktivoidaan TUHATiin pyynnöstä (yhteys: 20 (89)

21 7.3 Sisäänkirjautuminen muulla kuin HY-käyttäjätunnuksella Mikäli sinulla ei ole HY-käyttäjätunnusta mutta toimit tutkijana HY:ssä, voit hakea järjestelmän käyttöoikeutta erillisellä lomakkeella, jossa sinut tunnistetaan joko verkkopankkitunnuksilla tai poliisin myöntämällä henkilökortilla. Lomakkeella valitsemasi kotilaitos hyväksyy tai hylkää käyttöoikeudet. Lisätietoja: kotilaitos puhelin Käyttäjäasetuksiin liittyvät valinnat ensimmäisellä kirjautumiskerralla Tietojen tallennus- ja käyttöliittymän kieli. Voit valita englanti, suomi, ruotsi. Järjestelmän lomakkeet ovat tällöin englanniksi ja järjestelmä olettaa, että tallennat tiedot aina englanniksi. Suosittelemme englannin kielen käyttämistä. Asetukset voi vaihtaa myöhemmin (kts seuraava luku 7.5) Sähköpostien lähetystiheys. Järjestelmä voi halutessasi lähettää sinulle sähköpostia uusista julkaisuista. 21 (89)

22 7.5 Omien asetusten hallinnointi ensimmäisen sisäänkirjautumisen jälkeen Käyttöliittymässä voit muokata omia asetuksia. Klikkaa sinisestä yläpalkista omaa käyttäjätunnustasi, jolloin avautuu lomake Kieliasetukset (Language settings) Käyttöliittymän kieli =millä kielellä tallennuslomakkeiston ohjeet ja tekstit ovat). Suositus: Valitse tallennuskieleksi englanti ja tarvittaessa käännä tekstit suomeksi ja ruotsiksi Ensisijaisen tallennuskieli (= mihin kieliversioon ensisijaisesti tiedot tallennetaan). Kieliversioiduissa kentissä on käytetty tallennuskieli merkitty maalipulla. Käännettävä teksti ei näyt portaalin eri kieliversioissa, mikäli käännös puuttuu. Käännös tehdään "Translation" välilehdellä (kts kuva) paitsi joissain teksteissä käännöskentät ovat samassa yhteydessä kuin alkuperäinen teksti Sähköpostiasetukset ( settings) TUHAT voi lähettää käyttäjälle sähköpostia uusista käyttäjään liittyvistä tapahtumista (esim. käyttäjään on liitetty julkaisu). Käyttäjä voi itse valita kuinka usein näitä viestejä sähköpostiin tulee Omien tietojesi käsittelyn delegointi toiselle henkilölle (Trusted users) Add user painikkeen jälkeen voi hakea järjestelmän käyttäjäluettelosta toisen henkilön, jolle tällä valinnalla annat täydet oikeudet käyttää järjestelmää sinun oikeuksillasi. Vastuu tietojen käsittelystä on edelleen sinulla. 22 (89)

23 8 Järjestelmän käyttöliittymä ja yleinen toiminnallisuus 8.1 Käyttöliittymän yleiskuva Käyttäjällä on omien käyttöoikeuksiensa mukainen käyttöliittymä. Tämä ero tulee parhaiten esille käyttöliittymän kanavilla ( Workspaces ; musta palkki), jossa tutkijalla (Personal user) näkyy kanavat Editor ja Personal. Vastuullisella tutkijalla näkyy kanavat Editor, Master data ja Personal. Organisaation tietojen käsittelijälle näkyy kanavat Editor ja Master data 23 (89)

24 8.2 Käyttöohjeet, tukipalvelu ja aputekstit Käyttöohje (Help) Järjestelmän Help-dokumentti on käyttöliittymässä vasemmassa alakulmassa. Liu uta hiirtä Tukipalvelu-sanan yläpuolella, niin näet valittavissa olevat vaihtoehdot. Käyttöohjeet on lista ohjeita. Lisäksi järjestelmässä on useita eri videoita perustoiminnallisuudesta. Tätä osiota kehitetään edelleen siten, että siihen kuuluu haku ja ohjeiden näkyminen rajataan käyttöoikeuksien mukaan. 1. Liu uta hiirtä sana Tukipalvelu (Hepl and support) yläpuolella 2. Valitse käyttöohjeet, käyttöohjevideot tai sähköpostiyhteydenotto. 24 (89)

25 8.2.2 Aputekstit keltaisissa laatikoissa (info) Lomakkeella olevaa pientä (i)-logoa klikkaamalla saat näkyviin kenttäkohtaisen ohjeistuksen. 8.3 Omien oikeuksien delegointi Kuka tahansa järjestelmän käyttäjä voi delegoida omat käyttöoikeutensa toiselle henkilölle. 1. Klikkaa omaa käyttäjätunnustasi (sininen palkki). 2. Klikkaa Delegoidut käyttäjät otsikon alta Lisää käyttäjä (Add user). 3. Hae järjestelmän käyttäjistä henkilö ja klikkaa oikean henkilön nimeä. 4. Valittu henkilö näkyy sinisellä tekstillä lomakkeella, Sulje ikkuna (Close). 25 (89)

26 8.4 Toisen henkilön tietojen käsittely Mikäli järjestelmän käyttäjä (esim. tutkija) on delegoinut sinulle omat käyttöoikeutensa (kts. luku 8.3), voit vaihtaa käyttäjätiliä ja käyttää järjestelmää tämän toisen henkilön puolesta. 1. Valitse Vaihda käyttäjää (Switch User). 2. Hae henkilö, jonka puolesta haluat järjestelmää käyttää. 3. Valitse hakutuloksista oikea henkilö. 4. Voit nyt käyttää järjestelmää tänä toisena henkilönä. Palaa omaan käyttäjätiliisi painamalla punaista laatikkoa Käyttäjän vaihto (User Switch). 26 (89)

27 8.5 Uuden tiedon lisääminen järjestelmään 1. Uudet tiedot lisätään oikean palstan (Task area) vihreästä nappulasta. Tämän jälkeen valitaan, tallennetaanko julkaisu, aktiviteetti vai projekti. 27 (89)

28 8.6 Tietojen yhdistäminen Järjestelmän tietosisältöjä voi yhdistellä toisiinsa. Tässä kuvataan yhdistettävän tiedon (esim. henkilön) hakeminen ja lisääminen uuteen tietoon (esim. julkaisu). Aloitus: Tiedon (esim. julkaisun) käsittelylomake on avattu. 1. Klikkaa julkaisun tallennuslomakkeen kohtaa Add person 2. Henkilön hakulomake avautuu 2. Syötä hakukenttään henkilön nimi. Mustaan laatikkoon alkaa ilmestyä hakusanaa vastaavia tuloksia. Kun olet löytänyt etsimäsi henkilön, klikkaa tämän henkilön nimeä mustassa laatikossa 4. Henkilön nimen klikkaaminen (edellinen vaihe) lisää henkilön tiedot lomakkeelle (tämä näkyy harmaan laatikon takana (kts ympyröity kohta kuvassa) 5. Valitse henkilölle organisaatio. Järjestelmä ehdottaa henkilön nykyisiä ja vanhoja organisaatioita. Voit myös hakea muun organisaation. 6. Klikkaa lopuksi sinistä Update-painiketta. 28 (89)

29 8.6.1 Jos henkilöä ei löydy järjestelmästä 1. Klikkaa ensin Add person 2. Henkilön hakuloamake avautuu, valitse hakukentän yläpuolelta kohdan oikean puoleinen välilehti Create external person 3. Täytä tarvittavat kentät ja paina lopuksi sinistä Create-painiketta Henkilö lisätään lomakkeelle. 8.7 Tietojen poisto ja järjestyksen muuttaminen Lomakkeella olevia rivejä voi poistaa miinus-painikkeista: Lomakkeella olevien rivien järjestystä voi muuttaa nuoli-painikkeista: 29 (89)

30 8.8 Tietojen näkyvyys Tietojen näkyvyyttä voi säätää lomakkeen alareunan kohdasta Visibility. Oletuksena on, että tiedot näkyvät julkisesti kaikille (=Publicly available). Voit säätää näkyvyyttä seuraavasti: Publicly available = tiedot näkyvät avoimesti portaalissa Campus (IP adress) = tiedot näkyvät portaalissa vain HY:n verkosta käsin Restricted to PURE users = tiedot eivät näy portaalissa, vaan ainoastaan TUHATjärjestelmään kirjautuneille henkilöille 30 (89)

31 8.9 Suodattimien käyttö Käyttäjä voi käyttöliittymässä rajata, mitä julkaisuja, aktiviteetteja tai projekteja järjestelmä näyttää. Tämä tehdään suodattimilla (Filter). Suodattimien pudotusvalikko on näytön yläosassa, hakulaatikon alapuolella näkyvä suppilokuvake. Järjestelmä näyttää oletuksena käyttäjälle aina tiedot, joita käyttäjä voi muokata (Content I can edit) tai johon hänet on linkitetty (Content I m associated with). Käytössä olevat suodattimet näkyvät listanäkymän yläreunassa: Suodattimen poistaminen Suodattimen saa pois käytöstä klikkaamalla suodatinta ja poistamalla siinä olevat merkinnät. Uusi hakutulos päivittyy reaaliaikaisesti taustalle: Suodattimen lisääminen Suodattimen voi lisätä 1) valitsemalla suodattimen pudotusvalikosta ja 2) rastittamalla tai valitsemalla (+)-merkistä ne kohdat, jotka haluaa sisältyvän hakuun: 31 (89)

32 8.10 Raportti: Julkaisu, aktiviteetti- tai projektiluettelon tulostaminen Klikkaa välilehti Tallennetut tiedot (Editor) 1. Valitse vasemmasta sivupalkista raporttiin tulostettavat tiedot; joko julkaisut, aktiviteetit tai projektit. Oletuksena järjestelmä näyttää ne julkaisut, joita voit itse muokata. 2. Tarvittaessa voit tarkentaa listaa haulla (kirjoita hakukriteeri tekstikenttään ja klikkaa Hae (Search)) 3. Listaa voi myös tarkentaa suodattimilla (katso suodattimien käyttö luku 0). Suodattimen voi tallentaa Oma sisältö-suodattimen vieressä olevaa kuvaketta painamalla. Järjestelmä tallentaa suodattimen vasempaan sivupalkkiin myöhempää käyttöä varten. 4. Listan tulostaminen valitaan sivun alalaidan painikkeilla. Julkaisuluettelon voi tulostaa PDF-, Word-, Excel-, HTML-, RIS (RefMan)- ja BibTeX muodoissa Aktiviteetit ja projektit voi tulostaa PDF-, Word-, Excel- ja HTML muodoissa 5. Julkaisujen PDF- ja Word-tulosteissa valitaan myös tulostustyyli; APA, Author, Harvard, Standard, Vancouver, lyhyt, pitkä. Julkaisun käsittelylomakkeella on välilehti Show, jossa näkee yksittäisen julkaisun kohdalla nämä eri esitystavat. 6. Tulosta tai tallenna Laaja raportti: tietoja yhdistelevät raportit Tuhatin raporttityökalulla voidaan tuottaa raportteja eri tietotyypeistä erikseen (julkaisut tai aktiviteetit) tai yhdistellen (esimerkiksi yksikön tai henkilöryhmän julkaisut ja aktiviteetit samassa raportissa). Raportin määrittelyn vaiheet ovat pääpiirteissään seuraavat: - Vie hiiri välilehden Master data päälle, valitse Report definitions (Raporttipohjat) > New (Lisää). - kohdassa New report module layout (Uusi raporttimoduuli layout) paina Try new version (Kokeile uutta versiota) - Valitse klikkaamalla mitä tietosisältöjä haluat raporttiin, esim. julkaisut. - Valitse raportin ulkoasu: matriisi, taulukko, lista tai kaavio - Suodata sisältö, eli valitse millä perusteella aineisto poimitaan raportille. Ensimmäinen suodatin on Organisation and person (Yksikkö ja henkilö). Määrittele yksikkö tai henkilö Edit (Muokkaa)-painikkeen takaa. Lisää muita suodattimia painamalla Add filter (Lisää suodatin). - Kohdassa Layout content (Layout sisältö) määritellään raportin ulkoasu. Tiedon ryhmittely ja formaatti eli viitetietojen muoto valitaan tässä kohdassa. Ryhmittelyt 32 (89)

33 määrittävät, missä järjestyksessä tiedot raportilla esitetään. Viitetietojen formaatit ovat Finnish Harvard, APA, Author, BibTex, Harvard, lyhyt muoto, pitkä muoto, RIS, Standardi ja Vancouver. - Valitse alareunasta tiedostomuoto, paina Generate (Luo). - Avaa raportti. - Esimerkkiraportti: Yksikköön linkitetyt tietyn vuoden/tiettyejn vuosien julkaisut julkaisutyypin mukaisesti jaoteltuna, lukumäärät tyypeittäin ja julkaisulista. 1. Aloita raportin määrittely liu uttamalla hiirtä Master data-välilehdellä, valitse Report definitions (Raporttipohjat) -> New (Uusi). (Valitse Try new version/kokeile uutta versiota). Valitse tietotyypiksi Publications (Julkaisut). Valitse Table (analysis) (Taulukko (analyysi)). 2. Suodata raporttia yksiköllä: klikkaa Edit (Muokkaa) kohdasta Organisation and person (Yksiköt ja henkilöt). Paina Select organisations (Valitse yksiköt) tai vaihda välilehdelle Persons (Henkilöt) ja paina Add person (Lisää henkilö). Hae oikea yksikkö yläreunan hakulaatikon avulla tai avaamalla organisaatiohierarkiaa pienistä nuolista ja klikkaamalla rasti vasemmalla olevaan valintaruutuun. Henkilö haetaan kirjoittamalla henkilön nimi yläreunassa olevaan hakulaatikkoon ja valitsemalla oikea henkilö mustalla pohjalla olevasta valintalistasta. 3. Suodata raporttia julkaisuvuodella: klikkaa Add filter (Lisää suodatin) ja valitse avautuvasta listasta Publication year (Julkaisuvuosi). Valitse vuosi, esim. Current year (2011) tai Interval eli ajanjakso, esim Suodata raporttia julkaisun tilalla (state): klikkaa Add filter (Lisää suodatin) ja valitse Publication status: Laita rasti kohtaan Published (Julkaistu). Näin raportista jäävät pois virallisesti julkaisemattomat julkaisut (tilassa submitted, accepted, in press tai e- pub-ahead of print olevat). 5. Mikäli olet valinnut ensimmäiseksi suodattimeksi henkilön (ei yksikköä), suodata julkaisuja vielä sen mukaan, ovatko ne HY:n sisäisiä vai ulkopuolisia julkaisuja. Klikkaa Add filter ja valitse External/internal publication (HY:n sisäinen/ulkopuolinen julkaisu). Valitse pudotusvalikosta Internal publication. 6. Siirry kohtaan Layout content -> Groupings, klikkaa Add grouping. Valitse Publication type. 7. Siirry kohtaan Functions ja paina Add function, valitse Count 8. Lisää raporttiin listamuotoinen esitys painamalla Add layout content. Valitse Listing. Lisää myös tässä Groupings-kohtaan Publication type, jotta lista järjestyy samoin kuin ylempänä määritelty taulukko. 9. Siirry kohtaan Output format, klikkaa Add output format, valitse formaatti, esimerkiksi Harvard 10. Valitse alareunasta raportin tiedostomuoto, paina Generate. Avaa raportti. 33 (89)

34 Voit palata muotoilemaan raportin määrityksiä, esimerkiksi muuttamaan formaattia sulkemalla raportin ja palaamalla määritysnäytölle. Mikäli halutaan julkaisutiedot esimerkiksi useamman vuoden ajalta ja tyypeittäin lajiteltuna, on kohdassa 1 valittava layoutiksi taulukon sijaan Matrix (analysis) (Matriisi (analyysi)). Kohdassa 3 valitaan halutut julkaisuvuodet, esim Matriisille on määriteltävä myös y- ja x-akselin arvot, eli ohjeen kohdassa 6 kerrotaan, että julkaisutyyppi on y-akselin arvo ja vuosi x-akselin arvo. Raportti määritellään muilta osin kuten yllä on kuvattu. Raporttimääritykset voidaan tallentaa (Save) ja raportti ajaa uudelleen toisena ajankohtana. Raportti voidaan myös ajastaa ja lähettää automaattisesti sähköpostiin esimerkiksi kerran viikossa Julkinen portaali ja tietojen linkittäminen omille www-sivuille Tuhatin tietosisältö on automaattisesti yleisön käytettävissä julkisessa portaalissa RSS-syötteet Portaalissa on mahdollisuus hakujen tulostamiseen RSS-syötteenä, joka voidaan edelleen liittää laitoksen omille sivuille. Tarkemmat ohjeet: tuhat-info@helsinki.fi 34 (89)

35 Webservice Webservice on auki. Tiedekuntien ja laitosten kotisivujen ylläpitäjät voivat pyytää ohjeita 8.13 Sähköpostin lähettäminen yksikön tutkijoille Hae kohdejoukko, tulosta lista ekselissä, poimi sähköpostiosoitteet, liitä osoitteet sähköpostin osoitekenttään. Lähetä meili Kommenttien lähettäminen julkaisun käsittelijöille. Julkaisun käsittelylomakkeen välilehdeltä History and Comments voi lähettää kommentteja julkaisun kirjoittajille (kaikille tai yksittäin) tai julkaisun käsittelijöille (kaikille tai yksittäin). Käyttäjät saavat viestit omien käyttäjäprofiilin sähköpostiasetusten mukaisessa aikataulussa. 35 (89)

36 9 Henkilöt Tuhat-järjestelmässä henkilö (person) viittaa Helsingin yliopiston tutkimuksen piirissä toimivaan henkilöön, joka julkaisee tieteellisiä julkaisuja. Tutkijan työtehtävä voidaan sijoittaa opetus- ja tutkimushenkilöstön 4-portaiseen uramalliin. Tutkijalla ei välttämättä ole palvelussuhdetta Helsingin yliopistoon. HY:n tutkimuksen piirissä toimivia tukijoita voivat olla i) HY tutkimus- ja opetushenkilöstö ii) Jatko-opiskelijat ja iii) HY:lle julkaisevat mutta muussa organisaatiossa päätoimisesti toimivat tutkijat. Henkilöiksi voidaan Tuhat-järjestelmään lisätä myös HY:n palkkajärjestelmässä merkinnällä muu henkilöstö toimivat henkilöt, mikäli heidän on tarpeen raportoida omia julkaisujaan tai muun tieteellisen toiminnan tietoja HY:lle. HUOM: HY vuosiraportointiin liittyvä julkaisujen tiedonkeruu uudistuu 2010 alkaen siten, että tiedonkeruu kohdentuu niihin julkaisuihin, joiden tekijään korkeakoululla on jokin yhteys (palkka, tilat, ohjaus). Julkaisusta on käytävä ilmi kirjoittajan affiliaatio korkeakouluun. 36 (89)

37 9.1 Henkilön tiedot järjestelmässä Vasemmalla on valittuna välilehti Personal overview. 1. Kooste omista tiedoista 2. Julkaisulista 3. Aktiviteettilista 4. Projektilista 5. CV-työkalu, ks. ohjevideo. 6. Omien henkilötietojen muokkaaminen 7. Listaus uusimmista julkaisuista/aktiviteeteista/projekteista, jotka on lisännyt järjestelmään 8. Tietosisällön korostus julkisen näkymän etusivulla, Esiinnostettavat tiedot 9. Käyttäjäasetukset: käyttöliittymä- ja tallennuskielen vaihto, sähköpostiasetukset, käyttöoikeuksien delegointi 10. Järjestelmän lähettämät uudet viestit 11. Käyttöohjeet ja ohjevideot, tukipalvelun yhteystiedot 12. Uuden julkaisun, aktiviteetin tai projektin lisääminen 13. Henkilökohtaiset tehtävät, esimerkiksi keskeneräiset julkaisut 14. Pikalinkki suosikkisisältöihin (Suosikit merkitään esimerkiksi julkaisuluettelossa klikkaamalla oikean reunan tähtisymbolia) 37 (89)

38 9.2 Henkilön lisääminen Henkilöt tallennetaan Tuhat-järjestelmän eri reittiä riippuen palvelussuhteesta ja tarvitaanko henkilölle omien tietojen käsittelyoikeudet HY:n opetus- ja tutkimushenkilöstö (palvelussuhde) Tuhat-järjestelmä siirtää automaattisesti järjestelmään ne henkilöt, jotka toimivat HY:n palvelussuhteessa opetus- ja tutkimushenkilöstönä. Järjestelmä määrittää henkilön laitokseksi automaattisesti työsopimuksessa määritellyn sijoitusyksikön. Yleensä tämä on täysin oikein, mutta usein tarvitaan täydentävää informaatiota, kuten muu laitosaffiliaatio tai tarkempi oppiainetason affiliaatio. Muu laitosaffiliaatio: Pyydä nykyistä laitosta lisäämään sinulle toissijainen affiliaatio. Oppiaineet: Vuonna 2010 HY:n palvelussuhteet on määritelty laitos- tai tiedekuntatasolle. Oppiaine- tai yksikkötason tietoja ei vuoden 2010 palkkatiedoissa ole käytettävissä. Tämä tarkoittaa, että henkilöistä ei HY:n palvelussuhteen perusteella tiedetä, mihin oppiaineeseen hän kuuluu. Tätä puutosta ollaan korjaamassa siten, että opetus- ja tutkimushenkilöstölle lisätään affiliaatiot oppiaineisiin. Laitos ottaa yhteyttä tuhat-infoon ja ilmoittaa kuka henkilö sijoitetaan mihin oppiaineeseen. Tuhat-järjestelmä luo henkilölle automaattisesti järjestelmän käyttöoikeudet ja oman profiilin, joka Tuhat-järjestelmän julkisessa näkymässä (portaalissa) näkyy omanan kotisivuna HY:n jatko-opiskelijat ja muu henkilöstö HY:n jatko-opiskelijat ja muu henkilöstö voidaan laitoksen pyynnöstä aktivoida Tuhatjärjestelmän henkilöiksi. Ilmoita sähkäpostitse henkilön etunimi, sukunimi, HY:n käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite. Tuhat-info lisää henkilön Tuhat-järjestelmän käyttäjäksi. Lisäys pyritään tekemään mahdollisimman nopeasti mutta toisinaan käsittelyaika voi olla parikin viikkoa HY:n ulkopuoliset henkilöt Henkilöt, joilla ei ole palvelussuhdetta tai opinto-oikeutta eikä siten myöskään HY:n käyttäjätunnusta, voivat myös olla Tuhat-järjestelmässä henkilöinä. Jatkuu>> 38 (89)

39 A. Henkilö hakee itse Tuhat-järjestelmän käyttöoikeuksia Tuhat-tutkimustietojärjestelmässä hallinnoidaan tietoja HY:n tutkimuksen piirissä toimivista henkilöistä ja yksiköistä sekä näiden tutkimustoiminnasta ja sen tuloksista. HY:n ulkopuolinen henkilö voi hakea HY:n tutkimusaffiliaatiota ja Tuhat-järjestelmän käyttöoikeutta tällä lomakkeella 1. Mene osoitteeseen ja anna nimesi, sähköpostiosoitteesi ja sosiaaliturvatunnus, jonka avulla tarkistetaan, onko sinulla jo HY:n käyttäjätunnus. Jos on, ota yhteyttä selvittääksesi käyttäjätunnukset. 2. Jos sinulle ei ole HY:n käyttäjätunnusta, voit edetä Kansalaisen tunnistuspalveluun. 3. Valitse joko pankki tai henkilökortti ja etene lomakkeiden ohjeiden mukaisesti. Tällä tarkistuksella pyrimme välttämään uteliaat sivulliset. 4. Tunnistamisen jälkeen täytä henkilölomake. Joudut tässä vaiheessa antamaan nimi- ja sähköpostitietosi uudelleen. Tämä on järjestelmän virhe ja korjaamme sen vuoden 2011 aikana. Tallenna. 5. Hakemus siirtyy yksikön käsittelyyn. Katso ohjeet hakemuksen käsittelyyn seuraavalta sivulta, ohje B. Laitos lisää henkilön. 6. Järjestelmä ilmoittaa käyttäjätunnusten aktivoimisesta sähköpostiisi. Voit aloittaa järjestelmän käytön osoitteessa 39 (89)

40 B. Laitos lisää henkilön ja antaa henkilölle käyttöoikeudet manuaalisesti. Henkilö voidaan lisätä Tuhat-järjestelmään käsin, mikäli on varmaa, että henkilöä ei löydy HY:n tietojärjestelmistä. Laitoksella tarvittavat käyttöoikeudet ovat Anonymous Person Applicant, jotka annetaan osastosihteereille ja muille hallintohenkilöille automaattisesti. 1. Mene Master data 2. Valitse otsikon Henkilöhakemukset alta Lisää uusi. 3. Lisää tiedot. 4. Hyväksy hakemus ja tallenna. Hakemuksen hyväksyminen luo henkilölle henkilöprofiilin ja antaa järjestelmän käyttöoikeudet. Järjestelmä lähettää käyttäjätunnukset henkilön sähköpostiin. Käyttäjätunnus on henkilön hakemuksessa antama sähköpostiosoite. 40 (89)

41 C. Laitos voi lisätä henkilön ja huolehtii itse henkilön tietojen käsittelystä. Tämä on suositeltava tapa, mikäli on varmaa, että henkilöä ei löydy HY:n tietojärjestelmistä eikä henkilö tule käyttämään järjestelmää itse. Laitos lisää Tuhat-järjestelmään henkilön, mutta henkilölle ei lisätä lainkaan järjestelmän käyttöoikeuksia. 1. Mene Master data 2. Valitse otsikon Henkilöt alta Lisää uusi. 3. Lisää tiedot 4. Tallenna. Henkilölle ei luoda käyttöoikeuksia. 41 (89)

42 9.3 Henkilöprofiilin käsittely (henkilötiedot, julkaisujen automaattinen importointi) Tutkijan profiilia voi käsitellä tutkija itse Valitse välilehdeltä Personal -> klikkaa Edit profile (1) -> Henkilölomake on avattu toinen henkilö jolle tutkija on delegoinut omien tietojen käsittelyn tai yksikön hyväksymä henkilö Valitse Master Data -> Henkilöt -> Valitse henkilö -> Henkilölomake on avattu 1) Mene välilehdelle Persons 2) Tee haku 3) Valitse henkilö 4) Avaa henkilölomake klikkaamalla henkilön nimeä 42 (89)

43 9.3.1 Henkilötietojen päivittäminen Olet henkilölomakkeella (Valitse välilehdeltä Personal -> klikkaa Edit profile (1) -> Henkilölomake on avattu) 1) Olet välilehdellä Metadata 2) Tee muutokset/korjaukset. (kts seuraava osio Basic information ) 3) Tallenna. Basic information (tämä kuva on sama lomake kuin yllä olevassa kuvassa) Henkilönumero (Person ID) siirretään HY:n henkilötietojärjestelmästä Etunimi, Sukunimi (First Name Last Name) siirretään HY:n henkilötietojärjestelmästä Etunimi (Kutsumanimi (engl. Call name), Sukunimi (Kutsumanimi)(Last Name, Call Name), joka näkyy julkisessa portaalissa ja on oletuksena, kun tutkija lisätään esim. julkaisun tekijäksi. Muokataan tarvittaessa. 43 (89)

44 Nimivaihtoehdot (julkaisuissa käytetyt nimet) tallennetaan välilehdellä Julkaisujen automaattinen importointi viitetietokannoista (tämä sama pop-up -ikkuna, mutta eri välilehti) Sukupuoli ja syntymäaika siirretään henkilötietojärjestelmästä. Nämä tiedot ovat järjestelmän kautta johdon raporttien käytettävissä, mutta niitä ei käytetä julkisessa portaalissa. Koulutustieto siirretään henkilötietojärjestelmästä. HY:llä on käytettävissä koulutuksista yleensä vain suomenkieliset versiot, joten englanninkieliseen käyttöliittymää varten voit kääntää koulutuksesi. Käyttäjätunnus on henkilön HY käyttäjätunnus Tutkijarooli (Research role) on henkilön sijoittuminen OKM:n uraportaille (numero 1-4) nimikkeen perusteella (uraporras, nimike) Aloituspvä HY:llä on se päivä, jolloin aloitit HY:n tutkimuksen piirissä. Jos tieto on väärin, korjaa. Lisätietoja HY:N affiliaatiosta on vapaamuotoinen tekstikenttä. Voit täyttää tähän tiedon esim. johtotehtävistä (Dekaani, laitosjohtaja ) tai tutkijatohtori SA:n projektissa, tms Ansioluettelo tekstinä ja tutkimuksen kuvaus. Tässä kohdassa voit lisätä julkiseen profiiliin omalle etusivullesi ansioluettelon tekstinä sekä kuvaukset tutkimus-ja opetustoiminnasta. 1. Valitse kohdasta Curriculum vitae and Description of research and teaching (suom. Ansioluettelo sekä opetuksen ja tutkimuksen kuvaus) painike Add profile information (suom. Lisää profiilitiedot). 2. Valitse pudotusvalikosta tallennettava tietotyyppi (esim. ansioluettelo tai tutkimuksen kuvaus ), ja kirjoita tai kopioi teksti eri kieliversioihin. Kohdista "Symbol" ja "Format" voit lisätä erikoismerkkejä ja tyylitehosteita. 2. Paina lopuksi sinistä (suom. Tallenna) -painiketta. 44 (89)

45 Tutkimusalat ja erikoisalat 1. Klikkaa Lisää avainsana (Add keyword) 2. Valitse tutkimusala 3. Lisää erikoisaloja tai asiasanoja tekstikenttään. Erikoisaloja voi lisätä vapaavalintaisen määrän. Erikoisalojen käännöksiä voi lisätä vasemman reunan kohdasta Translation (suom. Käännökset) tai klikkaamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa lippua. Tiedostot (Files) 1. Klikkaa Lisää kuva Add profile photo 2. Lisää omalta koneeltasi kuva tai dokumentti (esim. ansioluettelo). Profiilikuvan koolle ei tällä hetkellä ole ylärajaa, mutta kovin suurta (> 1MB) ei suositella käytettävän, sillä tämä latautuu hitaasti henkilön profiilissa julkisilla sivuilla. 3. Klikkaa Tallenna Create 4. Lataa tiedosto koneeltasi ja paina sinistä (suom. Tallenna) -painiketta. Yksiköt (Organisations) Henkilö on linkitetty yksiköihin työsopimuksen sijoitusyksikön perusteella eikä tutkija voi itse näitä tietoja muuttaa. Virheelliset affiliaatiot korjataan keskitetysti Voit kuitenkin päivittää yhteystietojasi. 45 (89)

46 1. Klikkaa yksikön nimen vieressä Edit 2. Korjaa tiedot 3. Tallenna Omien tietojen julkisuus. Omat profiilitietosi näkyvät oletuksena julkisesti. Profiilissa ei näytetä sukupuolta eikä syntymäaikaa Mikäli et halua, että tietosi ovat julkisia, valitse kohdasta Visibility (suom. Näkyvyys) vaihtoehto Restricted to Pure users (suom. Tuhat-käyttäjät). 46 (89)

47 9.3.2 Henkilöprofiilin muut välilehdet Henkilöä vastaava käyttäjä (Associated user) Käännökset (Translations) Merge Hallinnon käytössä henkilöiden yhdistämistä varten 47 (89)

48 Julkaisujen automaattinen haku viitetietokannoista (Setup Scan for publications in online sources) Katso ohjeet luku Vastuullinen tutkija (Principal Investigator) Relaatiot. Tällä sivulla kerrotaan mihin muihin järjestelmän tietoihin tämä henkilö on liitetty. 48 (89)

49 49 (89)

50 Yhteenveto Tällä välilehdellä näytetään henkilön tiedot näkyvät samalla tavalla kuin eri tulostusmuodoissa esim. julkisessa portaalissa. Historiatietoja ja kommentit. Tällä välilehdelle näytetään, kuka on tietoja käsitellyt. Välilehdellä voi myös lähettää sähköpostia tietojen käsittelijöille. 50 (89)

51 10 Vastuulliset tutkijat Tyypillisesti vastuullinen tutkija on i) tutkimusta itsenäisesti suuntaava ja johtava henkilö, ii) suorittanut soveltuvan tohtorintutkinnon ja pätevöitynyt itsenäiseksi tutkijaksi, iii) hänellä on käytössään riittävät resurssit (tilat, rahoitus, laitteet) itsenäisen tutkimustyön suorittamiseen, iv) hän ohjaa tohtorikoulutettavia ja/tai mentoroi tutkijatohtoreita sekä soveltuvilla tutkimusaloilla johtaa tutkimusryhmää, ja v) sijoittuu tutkijanuran kolmannelle tai neljännelle portaalle. Lisätietoja: Vastuullisen tutkijan asema kuvataan tietojärjestelmässä yksinkertaisen toteutuksen takia organisaationa. Näin ollen vastuulliset tutkijat löytyvät TUHATista sekä tutkijoina (researcher) että vastuullisina tutkijoina (Research group) Vastuullisen tutkijan aseman hakeminen Vastuullisen tutkijan aseman hakemus tehdään kanavalla Personal ( Tutkijan näkymä )-> Personal overview 1) Klikkaa Edit profile 2) Valitse välilehti Principal Investigator ( Vastuullinen tutkija ) 3) Rastita I would like to submit a Principal Investigator Application 4) Valitse nykyinen yksikkö (järjestelmä näyttää henkilön kaikki affiliaatiot; myöhemmin tutkijalle voidaan lisätä muita organisaatioita). Kirjoita lyhyt vapaamuotoinen hakemuksen, jossa kerrot mahdolliset muut affiliaatiot. Järjestelmä lisää hakemukseen tutkijan CV:n ja kuvauksen tutkimustoiminnasta. 5) Tallenna, jolloin hakemus lähtee hakemuksessa valittuun yksikön käsiteltäväksi. 51 (89)

52 10.2 Vastuullisen tutkijan hakemuksen käsittely Vastuullisen tutkijan aseman käsittelee tyypillisesti tiedekunnan tiedesihteeri tai tutkimushallinnon yliopistolehtori. Hakemuksen arvioinnin ja mahdollisten päätösprosessien jälkeen päätös tallennetaan TUHATiin. Hakemukset löytyvät kanavalta Editor -> välilehti Principal Investigator, avaa hakemus klikkaamalla tekstiä Application <hakijan nimi> 1. Päätösprosessin jälkeen päivitä päivämäärät ja tallenna.. Päättymispäivä jätetään tyhjäksi, ja täytetään kun henkilö ei enää ole HY:n vastuullinen tutkija. 2. Mikäli vastuullisella tutkijalla on useita affiliaatioita, ota yhteyttä muiden affiliaatioiden lisäämiseksi. Myöhemmin voit lisätä affiliaatiot myös itse Vastuullisen tutkijan linkittäminen useaan laitokseen Osa vastuullisista tutkijoista toimii useammalla laitoksella. Vastuullisen tutkijan asema annetaan ensin yhteen yksikköön ja tämän jälkeen vastuulliselle tutkijalla voidaan lisätä muita yksiköitä. Muut yksiköt lisätään kanavalta Master data - > välilehti Organisations 1) Hae vastuullisen tutkijan tiedot 2) Avaa tiedot (uusi ikkuna) ja selaa lomakkeen alalaitaan Place in hierarchy (Sijainti organisaatiossa). 52 (89)

53 3) Klikkaa Add parent organisation ja hae lisättävä organisaatio 4) Klikkaa organisaation nimeä jolloin järjestelmä lisää yksikön vastuullisen tutkijan tietoihin. 5) Sulje ikkuna Close jolloin palaat käsittelylomakkeelle ja näet uuden lisätyn organisaation Vastuullisen tutkijan laitoslinkityksen korjaaminen Vastuullisella tutkijalla voi TUHATissa olla väärä tai vanhentunut laitostieto. Korjaus tehdään siten, että ensin vastuulliselle tutkijalle lisätään oikea yksikkö ja tämän jälkeen poistetaan väärä yksikkö. Korjaus tehdään kuten edellä laitoksen lisääminen kanavalta Master data - > välilehti Organisations 1) Hae vastuullisen tutkijan tiedot 2) Avaa tiedot (uusi ikkuna) ja selaa lomakkeen alalaitaan Place in hierarchy (Sijainti organisaatiossa). 53 (89)

54 3) Klikkaa Add parent organisation ja hae oikea organisaatio (tässä esimerkissä Kliininen laitos) 4) Klikkaa organisaation nimeä jolloin järjestelmä lisää yksikön vastuullisen tutkijan tietoihin. Sulje musta ikkuna. 5) Mikäli uusi laitos on kotilaitos, a) klikkaa uuden organisaation kohdalla Primary, ja vasta tämän jälkeen b) poista - merkistä väärä laitos. a) b) 10.5 Vastuullisen tutkijan linkittäminen täydentävän rahoituksen projekteihin (tulossa) Tämä toiminnallisuus on vielä keskeneräinen. Projektinavauslomakkeella ei vielä ole käytettävissä kaikkien vastuullisten tutkijoiden tietoja. Periaate: TUHAT siirtää kerran vuorokaudessa HY-Tietovarastoon (DAWA) tiedon henkilön asemasta vastuullisena tutkijana. HY-Tietovarastossa vastuullisen tutkijan asema on edelleen muiden HY:n järjestelmien käytettävissä.hy:n projektinavauslomakkeella kampuspalvelukeskus liittää rahoitusprojektit vastuulliseen tutkijaan. Mikäli rahoitusprojekti on tarpeen liittää useampaan vastuulliseen tutkijaan, projektin vastuututkija pyytää kvestuuria pilkkomaan rahoitusprojektin osaprojekteiksi. 54 (89)

55 10.6 Tutkimusryhmän tietojen käsittely, tutkimusryhmän kokoaminen Vastuullisen tutkijan asema kuvataan tietojärjestelmässä tutkimusryhminä. Näin ollen vastuulliset tutkijat löytyvät Tuhatista sekä tutkijoina (researcher) että vastuullisina tutkijoina (Research group) Julkaisut Tutkimusryhmän julkaisut ovat samat kuin vastuullisen tutkijan asemassa toimivan henkilön julkaisut. Katso julkaisujen käsittely luku Tutkimusryhmän kuvailutiedot Vastuullisen tutkijan aseman myöntämisen jälkeen vastuullisen tutkijan käyttöliittymässä näkyy alue Master Data. Klikkaa keskipalstalta auki linkki Principal Investigator Seuraavalta sivulta klikkaa auki oman tutkimusryhmäsi, kts keskimmäinen palsta Type Vastuullinen tutkija kuvataan järjestelmässä organisaationa. Tätä ei tarvitse muuttaa Yksikön tiedot (Organisation information) Tutkimusryhmien nimi on kaikille sama <Principal Investigator name> / Research Group, vaikka tutkimusryhmä ei ole kaikilla HY:n tieteenaloilla relevantti tapa. Lyhyt nimi (Short name) on yksiköstä käytettävä lyhenne Yksikön ID (Organisation ID) on HY muissa tietojärjestelmissä yksiköstä käytetty viite. Linkit (Link identifiers) ovat viitteitä ulkoisiin tietokantoihin. Tutkimustoiminnan kuvaus (Organisation profile) kieliversioineen on vapaa tekstikenttä, joka näkyy tutkimusryhmän etusivulla. Tekstin kirjoittamisen/kopioinnin yhteydessä laatikoissa näkyy yläkulmassa tekstit "Symbol" ja "Format" joista voit lisätä erikoismerkkejä ja tyylitehosteita. 55 (89)

56 Osoite (Address) Korjaa/täydennä Sähköinen osoite (Electronic Address) Korjaa/täydennä Yksikön elinkaari (Life cycle of the organisation) Vastuullisen tutkijan asema arvioidaan neljän vuoden välein Sijainti organisaatiohierarkiassa (Place in hierarchy) Laitoksia (Parent organisations) voi tutkimusryhmällä olla useita. Näistä kotilaitos valitaan hakemusta lähetettäessä, hakemuksessa kerrotaan mihin muihin yksiköihin vastuullisen tutkijan asema liittyy. Hakemuksen hyväksymisen yhteydessä tiedekunta tallentaa muut affiliaatiot. Affiiaatiotietojen korjaaminen tehdään myös tiedekunnassa. Korvaava yksikkö (Organisation taken over by). Mikäli tutkimusryhmä yhdistyy toiseen yksikköön, kerrotaan tässä uuden yksikön nimi Tutkimusalat (Keyword) Tutkimusalojen ja erikoisalojen lisääminen on kannatettavaa. 1. Valitse valikosta ensin pääala ja 2. sitten sen alta oikea tieteenala. 3. Tarvittaessa voit lisätä vapaita avainsanoja Näkyvyys (Visibility) Tällä valinnalla rajoitetaan ryhmän näkymistä portaalissa. 56 (89)

57 10.7 Henkilöiden linkittäminen tutkimusryhmään Vastuullisella tutkijalla näkyy mustassa yläpalkissa välilehti Master data ja oletuksena avautuu näkymä Overview ( Kaikki tiedot ) 1) Klikkaa keskipalstalta Vastuullinen tutkija tai vasemmasta sivupalkista Yksiköt 2) Klikkaa vastuullisen tutkijan nimeä, jolloin 3) Avautuu tietojen käsittelyä varten uusi ikkuna. 4) Valitse välilehti Research Group Members (suom. Tutkimusryhmän jäsenet). Klikkaa Add member (suom. Lisää jäsen), jolloin aukeaa uusi ikkuna. Hae lisättävää henkilöä sukuja etunimellä. Valitse henkilö klikkaamalla tämän nimeä. Kun olet lisännyt haluamasi henkilöt, paina lopuksi vasemmassa alakulmassa olevaa Close (suom. Sulje) painiketta, jolloin Lisää jäsen ( Add Member ) ikkuna sulkeutuu ja palaat tietojen käsittelylomakkeelle 5) Tallenna 57 (89)

58 11 Tutkimusyksiköt (Organisations) Tutkimusyksiköitä ovat Helsingin yliopiston tutkimuksen piirissä toimivat tiedekunnat, laitokset ja erilliset laitokset sekä näiden alaiset osastot, yksiköt, oppiaineet, tutkimusohjelmat ja verkostot. Tutkimusyksikkö ei välttämättä ole pelkästään HY:n sisäinen yksikkö eikä talousvastuullinen tulosyksikkö. Myös vastuulliset tutkijat ovat järjestelmässä yksikköinä. Tutkimusyksikköluetteloa ylläpidetään keskitetysti HY-Tietovarastossa (DAWA), josta tiedot siirretään kerran vuorokaudessa TUHATiin. TUHATissa on myös HY:n päättyneet organisaatiot, mikä mahdollistaa julkaisujen raportoinnin myös takautuvasti Tutkimusyksiköiden lisääminen Uudet tutkimusyksiköt lisätään keskitetysti, yhteys 11.2 Tutkimusyksikön tietojen käsittely Tutkimusyksikön tietojen käsittely vaatii Organisation Editor käyttöoikeudet. Klikkaa Master Data -> Organisations 1. Hae yksikkö ja klikkaa sen nimeä, jolloin yksikön tiedot avautuvat uuteen ikkunaan. 2. Lisää tarvittaessa Nimivariantit Thomson Reutersin Web of Science tietokannassa käyttämät lyhenteet yksiköstä. Kirjoita lyhenne kenttään, jolloin järjestelmä automaattisesti lisää uusia rivejä. 3. Lisää yksikön kuvailutiedot, tarvittaessa eri kielillä. 4. Tallenna 58 (89)

59 12 Julkaisut Tuhatissa ylläpidetään Helsingin yliopistossa tehtyjen julkaisujen viitetietoja ja tutkijan niin halutessa myös muussa korkeakoulussa tehtyjen julkaisujen viitetietoja. Opetusministeriö on valmistellut julkaisujen raportoinnista kansalliseen käyttöön käsikirjan (liite 1), joka sisältää uuden 2010 käyttöönotetun julkaisutyyppiluokittelun. Tieteellisissä vertaisarvioiduissa julkaisusarjoissa julkaistavista HY:n artikkeleista (OKM:n julkaisutyyppi A) voidaan arkistoida viitetietojen lisäksi myös artikkeli kokonaisuudessaan (kokotekstin viimeinen vertaisarvioitu versio; "final draft") silloin, kun artikkelin tallentaminen ei loukkaa kolmannen osapuolen oikeuksia. Mikäli artikkeli on 12 kuukauden kuluttua julkaisuajankohdasta saatavilla toisessa verkkotiedonlähteessä, HY arkistoinnin sijasta riittää linkki kokotekstiversion verkkotiedonlähteeseen. Lisätietoja Tiedot kustantajien Open Access politiikasta saadaan Tuhatiin SherpaRoMEO-tietokannasta. Kustantajan Open Access -politiikka näytetään julkaisun lomakkeella järjestelmässä aina silloin, kun se on saatavilla Tutkijan, yksikön ja kirjaston roolit julkaisujen käsittelyssä Tutkijan oikeudet (Personal User) Tutkija voi lisätä itselleen julkaisuja joko tallentamalla käsin tai importoimalla viitetietokannoista. Tutkija voi pyytää toista henkilöä lisäämään julkaisun. Lisätietoja yksikön Tuhatyhdyshenkilöltä. Tutkija voi täydentää ja korjata rekisteriin hyväksyttyä julkaisua. Tästä kuitenkin seuraa julkaisun uudelleen tarkastus yksikössä tai kirjastossa. Esimerkki julkaisun tallennusprosessista käsin tallennettaessa Yksikön oikeudet (Administrator of Publications, Publication Editor) Yksikkössä toimivalle Tuhat-käyttäjälle voidaan antaa oikeudet lisätä julkaisuja järjestelmään. Oikeus voi olla pelkästään julkaisujen lisääminen (Administrator of Publications) tai lisäksi julkaisujen hyväksyminen HY-julkaisurekisteriin (Publication Editor). Näistä siis Publication Editor on vahvempi rooli Kirjaston oikeudet (Publication Editor) Kampuskirjastossa toimiville Tuhat-käyttäjille voidaan antaa oikeudet lisätä järjestelmään julkaisuja ja hyväksyä julkaisuja HY-julkaisurekisteriin (Publication Editor). 59 (89)

60 Publication Editor voi käsitellä tutkijan tai yksikön lisäämiä julkaisuja Hakea aktiivisesti viitetietokannoista julkaisuja jolloin tutkija tai yksikkö tarkistaa julkaisun. Tallentaa yksikön lähettämien artikkelikopioiden perusteella julkaisuja järjestelmään. Julkaisuun pitää liittää tiedot kirjoittajien henkilöllisyyksistä (esim. laitos ja sähköpostiosoite) Esimerkki julkaisujen importoinnista kirjasto->yksikkö->kirjasto ( Scanning tool käytössä kesällä 2010) 12.2 Julkaisun käsittelyvaiheet Julkaisuja voidaan lisätä heti julkaisun jälkeen tai tarvittaessa myös julkaisuprosessin aiemmissa vaiheissa. Taulukossa on esitetty kustantajan ja rekisteröintiprosessin eri vaiheet. Vaiheet Tutkija Yksikkö Kirjasto Kustantajan vaiheet Submitted x x x Accepted x x x In Press x x x E-pub ahead of Print x x x Published x x x TUHAT rekisteröinti prosessi Created x x x For Approval x x x Approved (x) x Koska tutkija ei hyväksy julkaisuja HY:n julkaisurekisteriin, hänen näkymästään puuttuu viimeinen vaihe Approved (kts- kuva). 60 (89)

61 12.3 Aiemmin tallennetut julkaisut Tuhatiin jo aiemmin tallennetut julkaisut näkyvät kanavalta Personal ja sieltä välilehti Publications. Oletuksena järjestelmä hakee näkyviin ne julkaisut, joita käyttäjä voi itse muokata. Vasemmalla on valittuna välilehti Publications. 1. Pikalinkki: lista julkaisuista, joita voit muokata 2. Pikalinkki: lista julkaisuista, joissa olet tekijänä 3. Hakukenttä 4. Suodattimet-valikko 5. Suodatin, joka on päällä 6. Kriteeri, jonka mukaan lista on järjestetty 7. Näkyvillä olevan listan tallennus pikalinkiksi 8. Listanäkymä 9. Taulukkonäkymä 10. Julkaisun tila 11. Suosikki/Ei-suosikki 12. Julkaisun näkyvyys (tyhjä pallo = näkyy portaalissa, musta pallo = ei näy portaalissa) 61 (89)

62 12.4 Julkaisujen automaattinen haku viitetietokannoista (UUSI) Voit asettaa järjestelmän tekemään automaattihakuja Web of Science, ARTO-, Fennica, CabAbstracts tai ArXiv tietokantoihin. Asetukset tehdään henkilöprofiilissa. Järjestelmä luo haun perusteella julkaisukandidaatteja, jotka pitää sitten erikseen käydä tallentamassa järjestelmään. Haku tehdään joka toinen päivä. Haku kohdistuu julkaisuihin, joiden affiliaatio on University of Helsinki tai Helsinki University Central Hospital. 1) Mene kanavalle Personal 2) Klikkaa Edit profile 3)Valitse välilehti Setup scan for publications in online sources 4) Valitse lähettääkö järjestelmä sinulle sähköpostia julkaisukandidaateista 5) Valitse tietokanta ja aseta nimivariantit. Web of Science hakuun merkittyjä nimivariantteja käytetään myös self-import moduulissa Arto-, Fennica- ja Scopus tietokannoista importoitaessa. 6) Voit esikatsella hakutulosta. 5) Tallenna. Hakutulosten selailu Hakutulokset näkyvät käyttöliittymän oikeassa sivupalkissa (kts kuvassa punainen nuoli). 62 (89)

63 1) Klikkaa linkkiä Candidates in WoS (Ehdokkaat WoS) 2) WoS hakutulosluettelo avautuu 3) Valitse julkaisu ja importoi (kts tarkemmat ohjeet kohdasta Julkaisut) 12.5 Julkaisun lisääminen viitetietokannasta 1. Valitse oikeasta sivupalkista Add Publication, Activity, Project, valitse edelleen Publication ja klikkaa Import from Online Source (toinen linkki otsikon Publication alapuolella) 2. valitse tietokannaksi Web of Science. 63 (89)

64 3. Lisää hakukriteerit; esim. sukunimi (ilman skandinaavisia aakkosia!), organisaatioksi Univ Helsinki ja vuodeksi Hakua kannattaa rajata juuri tuolla organisaatiolla ja vuodella, jolloin haku ei kestä niin pitkään. HUOM: Tämän haun toiminnallisuus on rajoitetumpi kuin ISI web of Knowledge palvelussa, mikä johtuu HY:n käyttämästä tietokantarajapinnasta. 4. Klikkaa Search 5. Hakutuloksena saat Web of Science tietokannasta hakukriteereitä vastaavat julkaisut. 6. Valitse julkaisu käsittelyyn klikkaamalla Import. Remove poistaa julkaisun näistä hakutuloksista. Jos hakutuloksen ei löytynyt yhtään tulosta, näyttää sivu tältä 64 (89)

65 7. Valitse alustavasti WoS-tiedoille vastineet järjestelmän tiedoista. Vasemmassa palstassa on WoS-tiedot ja oikeassa palstassa Pure-tiedot. Kirjoittajien tunnistamisessa Pure toimii henkilön nimivaihtoehtojen (Name Variants) perusteella Vaihtoehdot näet oikealla olevasta nuolesta avautuvasta alasvetovalikosta. Mikäli kirjoittajalle ei löydy vastaavaa henkilöä HY:stä Valitse nimilistasta vaihtoehto Will be created as a new external author. Julkaisu voidaan myöhemmin liittää kyseiseen henkilöön, tai keskeytä julkaisun käsittely ja pyydä laitosta tai tuhat-info@helsinki.fi selvittämään, miksi henkilö puuttuu. 8. Valitse julkaisun WoS-affiliaatioille vastaava organisaatio 9. Valitse julkaisun WoS-julkaisusarjalle järjestelmän julkaisusarja 10. Klikkaa Importoi (Import) 11. Valitse julkaisutyyppi: Valitse ensi pääluokka (A-I) 65 (89)

66 ja sitten alaluokka (Esim. A1, A2, A3 tai A4). Julkaisutyypin valinnan jälkeen aukeaa julkaisun käsittelylomake, kts. seuraava luku. 66 (89)

67 Julkaisun tila (Publication state) UUSI Julkaisun tila kuvaa julkaisuvaihetta; lähetetty kustantajalle, hyväksytty julkaistavaksi, painossa, e-pub ahead of print tai julkaistu. Oletuksena julkaisu on Julkaistu. Mikäli julkaisusi ei vielä ole julkaistu, vaihda puhdotusvalikosta oikea käsittelyvaihe. Aiemmin tämä valinta oli käsittelylomakkeen alalaidan mustassa palkissa Julkaisun tiedot (Publication information) 1. Alkuperäinen kieli on oletuksena englanti. Tämän voit vaihtaa pudotusvalikosta. 2. Alkuperäinen otsikko kirjoitetaan julkaisun alkuperäisellä kielellä (Original language). Lisäksi järjestelmään tallennetaan otsikko ja alaotsikko suomeksi, englanniksi ja/tai ruotsiksi. 3. Päivämäärä ilmoitetaan vuoden, kuukauden tai päivämäärän tarkkuudella. 67 (89)

68 Abstrakti, tieteenalat ja erikoisalat (Abstract and Keywords) 1. Abstrakti, mikäli kirjoittajalla on abstraktin tekijänoikeudet. 2. Tieteenala lisätään kaikille julkaisuille. Klikkaa Add Keyword, valitse tieteenala listasta klikkaamalla. Tieteenalaa voit tarvittaessa tarkentaa vapailla avainsanoilla. Valitse ensin tieteenala ja sitten tarkenna vapaat avainsanat Free keywords 68 (89)

69 Tekijät (Authors), organisaatiot ja käsittely-yksikkö: Tekijä (Author) Julkaisun yksiköksi merkitään aina kirjoittajakohtaisesti julkaisussa mainittu yksikkö. Mikäli julkaisussa mainittua yksikköä ei järjestelmässä ole, on ensisijaisesti selvitettävä yksikön lisääminen TUHATiin. Mikäli yksikköä ei lisätä järjestelmään, merkitään julkaisu kirjoittajan kotilaitokselle. Julkaisun kirjoittajat ovat joko HY.ssä toimivia henkilöitä (Internal) tai ulkopuolisia (External). Klikkaa kirjoittajan nimen kohdalla Edit, jolloin avautuu Edit person ikkuna. 1. Kirjoittajan nimi on oletuksena henkilön järjestelmässä oleva kutsumanimi. Tätä voi muokata. 2. Affiliaatio Web of Sciencessa sisältää yhtenä rimpsuna kaikki kirjoittajan julkaisuissa viittaamat organisaatiot. (kts. Myös organisaation tietojen käsittely) 3. Kirjoittajan rooli julkaisussa on oletuksena kirjoittaja (author), tarvittaessa valitse muu rooli. 4. Julkaisu liitetään siihen yksikköön, mihin kirjoittaja on viitannut julkaisussa. Tämä on helppo lukea Web Of Science affiliaatio-kentästä ja lisäksi järjestelmä osaa osittain tehdä näitä valintoja valmiiksi. Valitse organisaatio henkilön nykyisistä tai vanhoista organisaatioista tai lisää Add organisation nappulasta muu organisaatio. Tätä voidaan käyttää silloin, kun nykyisistä ja vanhoista organisaatioista ei löydy tarvittavaa vaihtoehtoa. 5. Ei HY-henkilö (Make External) poistaa linkin tähän henkilöön. Jos julkaisun kirjoittaja ei olekaan tämä nyt linkitetty henkilö, klikkaa Ei HY-henkilö (Make External), jolloin henkilö merkitään järjestelmän ulkopuoliseksi kirjoittajaksi. Tämä voidaan myöhemmin vaihtaa ja kirjoittaja voidaan jälleen linkittää järjestelmästä löytyvään henkilöön. 6. Korvaa vaihtaa tämän kirjoittajan linkityksen toiseen henkilöön. Mikäli kirjoittaja on yhdistetty väärään henkilöön, klikkaa Replace ja hae oikea henkilö järjestelmästä. Tarvittaessa korjaa henkilön nimeä. 69 (89)

70 Lisää henkilö (Add author) Viitetietokannasta importoitaessa ei yleensä ole tarpeen lisätä kirjoittajia käsin, koska kaikki viitetiedot on jo importoitu ja kirjoittajien tietoja käsitellään Edit -nappulan kautta. Jos kuitenkin on tarpeen lisätä kirjoittajia käsin: 1) klikkaa Add author, jolloin avautuu hakulomake 2) hae järjestelmästä HY:ssä toimiva henkilö. Mikäli julkaisuun on lisättävä HY:ssä toimiva henkilö, jota ei löydy hakutoiminnolla, ota yhteyttä 3) Tarkista/affiliaatiot sen mukaan mitä julkaisussa on ilmoitettu. Jos julkaisussa ei ole ilmoitettu affiliaatiota, mutta julkaisu on tehty HY:ssä, valitse kotilaitos. Tarvittaessa voit lisätä muitakin yksiköitä, kuin mihin henkilö on affilioitunut. Klikkaa tällöin Lisää yksikkö. 4) Tallenna. HY:n ulkopuolisen kirjoittajan lisääminen Huomaa, että Add author toiminnon toinen välilehti Create external person on HY:n ulkopuoliseen henkilön lisääminen tähän julkaisuun (ei tee HY:llä tutkimusta). Tämä toiminto ei lisää henkilöä TUHATin henkilöluetteloon, ainoastaan kirjoittajaksi tähän yhteen julkaisuun. Vuoden 2011 julkaisujen raportoinnissa tallennetaan KAIKKI kirjoittajat. 1) Klikkaa Lisää henkilö 2) Valitse välilehti Lisää henkilö(ei HY) 2) Täydennä tiedot 4) Tallenna Työryhmä kirjoittajana (Group Authors) Ryhmäkirjoittajan voi lisätä itsenäisenä tietona. Tarvittaessa tiedon voi yhdistää kirjoittajaluetteloon valitsemalla, kenen kirjoittajan nimi näkyy listassa. Jos julkaisussa on kymmeniä tai satoja kirjoittajia, voidaan esim. HY:n kirjoittajanimet jättää näkvyviin ja muut piilottaa. 70 (89)

71 Julkaisun käsittelyksikkö Julkaisun käsittely-yksikkö (Placement) määrittelee, kenellä on oikeudet käsitellä julkaisua tallentamisen jälkeen. 1) Klikkaa Set Placement halutun yksikön kohdalla. Voit valita sellaisen yksikön placementiksi, johon olet itse affilioitunut / johon sinulla on käyttöoikeudet. Lisää yksikkö (Add organisation) nappulaa ei tarvitse käyttää Julkaisuun ei tarvitse erikseen lisätä yksiköitä. Kaikki yksiköt tehdään kirjoittaja-lomakkeen (Lisää henkilö) kautta Lehti (Journal) haetaan ISSN:llä, älä lisää lehtiä (Journal): Julkaisun emolehti tai kustantaja, volyymi, sivunumerot, sivumäärä. Kirjasto ylläpitää lehti-ja kustantajaluetteloa. Ensisijaisesti valitse lehti järjestelmästä: Klikkaa Add journal tai kirjojen kohdalla Add publisher. Hae lehden ISSN:llä. Mikäli olet täydellisen varma, että lehteä/kustantajaa ei löydy, voit lisätä uuden Create new välilehdellä. Kirjasto käsittelee ehdotetut uudet lehdet ja kustantajat Kokoteksti muut tiedostot ja linkit (Fulltext, other documents and links) 71 (89)

72 Kohdassa Kokoteksti ja muut linkit näkyy SherpaRoMEO-tietokannasta saatavat tiedot siitä, minkä kokotekstiversion kustantaja sallii arkistoitavaksi. Tieto näkyy lomakkeella vain jos julkaisuun liittyvään lehteen on saatu ko. tieto SherpaRoMEO-tietokannasta. Kustantajan politiikkaan kannattaa perehtyä ennen kokotekstin liittämistä, yksityiskohdat saa nähtäville klikkaamalla pientä nuolta tekstin RoMEO-väri vieressä. Liitetiedoston lisääminen tähän järjestelmään edellyttää sekä muiden kirjoittajien että kustantajien lupaa. Kirjasto avustaa julkaisulupien selvittämisessä Klikkaa Lisää tiedosto (Add document ), jolloin aukeaa käsittelynäkymä (Edit). Lisää julkaisulle myös tieteenala, jotta kokoteksti siirretään oikeaan kokoelmaan HY:n digitaalisessa arkistssa (HELDA). 1. Liitetiedosto haetaan omalta koneelta (Browse) 2. Tiedoston nimeksi on hyvä antaa yksilöivä nimi 3. Näkyvyys (Visibility) asettaa tiedoston näkyvyyden järjestelmän sisäiseksi, HY:n verkkoon tai julkiseksi. Oletuksena tiedosto näkyy vain järjestelmän sisäisenä, jotta HY ei tämän palvelun kautta epähuomiossa julkaise verkossa esim. kustantajan materiaalia. 4. Tyyppi (Type) on tiedoston tyyppi. 5. Tiedoston versio (Document version) voi olla kirjoittajan tai kustantajan versio. 6. Julkaisu estetty (Embargo until) päivämäärän jälkeen tiedoston saa asettaa julkisesti saataville. Lomakkeella on myös joitain kysymyksiä HY-Open Access mandaatista, joihin käyttäjien ei tässä vaiheessa tarvitse reagoida. 72 (89)

73 Linkki Julkaisuun voi lisätä myös linkkejä muihin tietolähteisiin. Klikkaa Lisää linkki (Add link), jolloin voit lisätä julkaisuun liittyvän linkin, esim. kustantajan palveluun tai omille kotisivuillesi. Linkkiin voi myös lisätä kuvauksen Relations Tarvittaessa lisää rahoitusprojekti Bibliographical note: Lisätietoja kenttään lisätään julkaisuun liittyvät kommentit. Kommentit ovat julkisia 73 (89)

74 Tyyppi (ulkopuolinen/sisäinen((type (external/internal)): Oletuksena kaikki järjestelmään tallennettavat julkaisut kuuluvat HY:n julkaisurekisteriin (sisäinen(internal)). Muussa korkeakoulussa tehdyt julkaisut voidaan tallentaa järjestelmään, mutta ne merkitään ulkopuolisiksi (ulkopuolinen (External)). Tämä merkintä voidaan antaa julkaisulle silloin kun julkaisussa on vain yksi järjestelmästä löytyvä kirjoittaja. 1) Valitse Merkitse ulkopuoliseksi julkaisuksi (Convert to external publication) 2) Selain näyttää tallennuslomakkeen yläosassa kysymyksen Are you sure you want to change the publication to internal/external, valitsemalla OK siirrät julkaisun ulkopuoliseksi. Ulkopuoliset-julkaisut eivät ole mukana HY-julkaisuraportissa. 3) Huomaat, että tallennuslomakkeen alaosa on muuttunut; julkaisuvaihe (Status puuttuu ja voit vain tallentaa julkaisun. Julkaisu tallennetaan järjestelmään ilman tarkistusvaiheita eli ulkopuolisia julkaisuja ei kukaan tarkista Näkyvyys (Visibility): Julkaisun näkyvyys voidaan rajata joko järjestelmän sisäiseksi (Backend; näkyy sisäänkirjautuneille käyttäjille), HY-sisäiseksi (rajattu HY IP:llä) tai julkinen (Public) Julkaisun vaihe (Status) (UUSI) Julkaisun vaihe kuvaa julkaisun etenemistä Tuhatin tallennusprosessissa. Luotu (Created)=luonnos: julkaisu on lisätty järjestelmään. Luotu-tilaan tallennetaan kustantajan prosessissa olevat julkaisut, jotka eivät ole vielä virallisesti ilmestyneet. For Approval: Julkaisu virallisesti ilmestynyt jatallennus tutkijan/yksikön puolesta valmis HY julkaisurekisteriin. Approved: Julkaisu on HY julkaisurekisterissä Julkaisu voidaan korjauksia varten palauttaa julkaisurekisteristä (Approved-vaihe) käsittelyyn (mikä tahansa edeltävistä vaiheista). 74 (89)

75 Julkaisun voi hyväksyä julkaisurekisteriin joko yksikössä tai kirjastossa toimiva henkilö ( Editor of Publications oikeudet). Yksikkö vastaa tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Julkaisuvaiheen muutoksesta järjestelmä lähettää kaikille kirjoittajille sähköpostia. Julkaisun käsittelijä voi myös lisätä sähköpostiin kommentteja. jotka ovat seuraavan käsittelijän luettavissa, tekstilaatikko on lomakkeen vasemmassa sivupalkissa Julkaisutyypin / julkaisun tallennuslomakkeen vaihtaminen Julkaisutyypin voi vaihtaa lomakkeen oikeasta yläkulmasta Vaihda tallennuslomaketta Change Template. 1. Klikkaa vaihda tallennuslomaketta Change Template, mikä avaa julkaisutyyppinäkymän. 2. ) Valitse uusi julkaisutyyppi. Jos et tee muutoksia. sulje ikkuna Close Julkaisulomakkeen muut välilehdet Bibliometriikka (Bibliometrics) 75 (89)

76 Käännökset (Translations) 76 (89)

77 1.1 Julkaisun lisääminen käsin Valitse oikeasta sivupalkista Add Publication, Activity, Project, valitse edelleen Publication 1. Klikkaa Tallenna manuaalisesti (Create from Template) 2. Valitse pääjulkaisutyyppi 3. Valitse alajulkaisutyyppi 4. Tallenna viitetiedot, kts ohjeet edellinen kappale Valitse käsittelyvaihe ja tallenna Julkaisun importoiminen tiedostosta 1. Eksportoi RefWorks- tai EndNote-ohjelmista julkaisuluettelo. Valitse RefWorksissa eksportoitaessa vaihtoehto Bibliographic Software (EndNote,Reference Manager,ProCite). 2. Tallenna tiedosto omalle koneeellesi. Siirry TUHATiin. 3. Klikkaa Lisää julkaisu, aktiviteetti, projekti (oikeassa palstassa), valitse julkaisu, valitse Importoi tiedostosta, valitse tiedostomuoto RIS 4. Hae importoiva tiedosto koneeltasi tai kopio tekstinä 77 (89)

78 5. Mappaa kirjoittajat ja järjestelmän henkilöt, WoS affiliaatiot ja järjestelmän yksiköt, WoS lehti ja järjestelmän lehdet 6. Valitse julkaisutyyppi 7. Tarkista/täydennä viitetiedot (muista tieteenala!), lisää kokoteksti ja linkit Valitse lomakkeen alalaidan mustasta palkista käsittelyvaihe ja tallenna Julkaisujen duplikaattien hallinta Julkaisujen duplikaatteja voi käsitellä henkilö, jolla on käyttöoikeus Julkaisujen duplikaattien käsittelijä (Dedublicator of publications). Roolilla on oikeudet käsitellä kaikkia järjestelmän julkaisuja (globaali rooli) Välilehdellä Tallennetut tiedot (Editor) on julkaisujen duplikaatit listattu 78 (89)

79 12.8 Julkaisujen hyväksyminen HY:n julkaisurekisteriin Julkaisu on hyväksytty HY julkaisurekisteriin silloin kun sen vaiheeksi on määritelty Approved. Julkaisut voi siirtää vaiheeseen Approved käyttäjä, jolla on Editor of Publications tai administraattorin oikeudet. 1. Käsiteltävät julkaisut löytyvät helpoiten oikeasta sivupalkista. Klikkaa otsikon Keskeneräiset tehtävät alta Julkaisut. Numero kertoo kuinka monta keskeneräistä tehtävää on jäljellä. 2. Seuraavaksi avautuu luettelo julkaisuista jotka ovat vaiheessa Ehdolla rekisteriin. 3. Vaihtoehtoinen tapa katsella julkaisuja avautuu matriisi-ikonista (ruudukko nro 3 alla) 4. Matriisinäkymässä käsiteltävät julkaisut näkyvät käsittelyvaiheen ja yksikön mukaan. 5. Matriisinäkymän voi avata koko näytön kokoiseksi Full screen -painikkeesta, joka tulee näkyviin yläreunaan kun hiirtä liikuttaa matriisinäkymän yllä. 79 (89)

80 Tarkistettavat asiat 1. Julkaisu on liitetty henkilötasolla kuluvan vuoden organisaatioihin 2. Julkaisulle on merkitty tieteenala 3. Kokotekstin julkaisuoikeudet on tutkijalla 4. Tee tarvittavat muutokset. Voit myös palauttaa julkaisun takaisin edelliselle käsittelijälle. 5. Siirrä tarkistettu julkaisu HY julkaisurekisteriin valitsemalla Status Approved ja paina Save 6. Palaa hakutuloksiin ja käsittele seuraava julkaisu 80 (89)

81 12.9 Julkaisusarjojen ja kustantajien käsittely Julkaisusarjoja ja kustantajatietoja ylläpidetään keskitetysti. Todennäköisesti oman artikkelisi lehti on jo järjestelmässä. Lehtiä ei pääsääntöisesti tarvitse lisätä. Lehti- ja kustantajatietojen ylläpitoon annetaan erillinen koulutus. 81 (89)

82 13 Projektit Projekteilla kuvataan sekä tutkimustoiminnan tavoitteita että yksittäisiä rahoitusprojekteja. Projekteja voidaan käyttää tutkimuksen pitemmän aikavälin tutkimusintressien (Research interests) tai yksittäisten projektien (Funded or non-funded project) kuvailuun. Järjestelmän muu tietosisältö kuten julkaisut voidaan linkittää projekteihin. Projektilomakkeella projekteja voi myös linkittää hierarkisesti pääprojektiin (Parent project), alaprojektiin (child project) tai rinnakkaiseen projektiin (Related project) 13.1 Projektityypit Projekteja voi tallentaa kahteen projektityyppiin. Tutkimusintressit (Research interests) Rahoitetut ja ei-rahoitetut projektit (Funded and non-funded projects). HY:ssä hallinnoidut projektit siirretään Tuhat-järjestelmään kerran vuorokaudessa. Tällä hetkellä siirretään projekteista ainoastaan julkisia tietoja Projektin näkyminen muille käyttäjille Muut sisäänkirjautuneet käyttäjät näkevät järjestelmässä projektin nimen sekä keneen tutkijaan projekti liittyy. Tutkija voi halutesssaan julkaista projektin portaalissa (näkyvyys (Visibility) 13.3 HY:ssä hallinnoitavan täydentävän rahoituksen projektin käsittely HY:ssä hallinnoidut täydentävän rahoituksen projektit päivitetään projektinavauksen tietokannasta kerran vuorokaudessa. Näiden projektien tietoja voi päivittää siltä osin kuin tiedot halutaan käytettäväksi vain Tuhatissa. Esimerkiksi projektien nimien muutokset tehdään lähdejärjestelmään -> ota yhteys taloussihteeriin. Aloitus: kanava Personal, välilehti Projects, 1. Hae projekti. 2. Klikkaa projektin nimeä, jolloin projektin käsittelyikkuna avautuu 2. Käsittele tietoja Voit tallentaa abstraktin tähän järjestelmään Päätä julkaisetko projektin portaalissa ja onko rahoitustiedot julkisia vai eivät. Muut tiedot kannattaa korjata HY kirjanpidon järjestelmään 3. Tallenna 82 (89)

83 13.4 Projektin lisääminen HY:n kirjanpidossa hallinnoitavat projektit siirretään järjestelmään automaattisesti kerran vuorokaudessa. Näitä projekteja ei saa tallentaa järjestelmään käsin. Mikäli projekteissa on virheitä, esim. projekti on laitosjohtajan nimissä ja se on siksi siirretty laitosjohtajalle, vaikka tosiasiassa projekti kuuluu toisen henkilön tutkimustietoihin, ota yhteyttä Katso luku Klikkaa oikean yläkulman vihreää painiketta Lisää julkaisu, aktiviteetti tai projekti (Add publication, activity, or project). 2. Valitse avautuvan ikkunan vasemmasta reunasta Projekti (Project). Valitse keskipalstasta vaihtoehto Project (suom. Projekti), ja oikeasta palstasta soveltuva projektityyppi. 3. Projektin käsittelylomakkeella täytä tiedot. Lisää oma nimesi sekä muiden projektin osallistujien nimet kohtaan Related project participants (Projektiin liittyvät henkilöt) Projektin tyyppi Tämän valinnan teit edellisessä vaiheessa. Voit tarvittaessa vaihtaa projektityypin Projektin tiedot (Information) Otsikko (Title) on pakollinen; hyvä otsikko on erottuva ja kuvaileva. Lisäksi voi tallentaa kuvauksen, linkin (URL) ja antaa projektille jonkin tunnisteen Projektin ajanjakso ja tila (Project period and status) Aloituspäivä on pakollinen. Lisäksi voit tallentaa suunnitellun päättymispäivän sekä todellisen päättymispäivän. Muistiinpanot (Notes) eivät näy julkisessa portaalissa. Projektin vaihe (Status) kertoo, onko projekti haettu, käynnissä vai päättynyt Projektin rahoitus (Financing) Jos tallennat tutkimusintressiä (Research interest), tämä kohta jätetään tyhjäksi ja rahoitus ilmoitetaan linkittämällä tämä tutkimusintressi rahoitusprojektiin. Mikäli kyseessä on HY.n ulkopuolinen rahoitus, tässä kohdassa ilmoitetaan kokonaisrahoituksen (total budget) ja valuutta Currency) Lisää rahoitus (Add financing) painikkeesta lisätään rahoitus vuositasolla. Jos projekti näytetään portaalissa (kts visibility), mutta rahoitustietojen näkyminen halutaan estää, rastitetaan kohta Exclude project funding from portals Participants Tässä lisätään projektiin osallistuvat henkilöt ja näiden yksiköt painikkeesta Add person. Lisää myös oma nimesi henkilölistaan, muuten projekti ei linkity sinuun etkä pääse muokkaamaan projektia myöhemmin. Mikäli on tarpeen liittää projekti pelkästään yksikköön, tämä tehdään painikkeella Add organisation. Käsittely-yksikkö (Placement) Yksi yksikkö valitaan käsittely-yksiköksi, jolloin tämä yksikkö voi tarvittaessa käsitellä projektin tietoja. 83 (89)

84 Tutkimusalat (Keywords) Tutkimusalan lisääminen parantaa projektin löydettävyyttä portaalissa. Tiedostot ja linkit (Files and links). Voit lisätä julkisia dokumentteja Relaatiot (Relations) Projektin voi linkittää seuraaviin tietoihin: Rinnakkaiset projektit (Related projects) Pääprojekti (Parent project) Julkaisut Valitse painike, hae projekti/julkaisu (haku kohdistuu kaikkiin järjestelmän projekteihin), tallenna Näkyvyys Oletuksena projektin näkyminen on rajattu sisäänkirjautuneille käyttäjille Tallenna 84 (89)

85 14 Aktiviteetit muu tieteellinen ja yhteiskunnallinen toiminta Tutkimukseen ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyvän toiminnan tiedot kuvaavat julkaisujen ohella toiminnan tuloksellisuutta. Näitä käytetään sekä OKM:n että HY:n indikaattoreina. Tiedot tallennetaan Tuhatiin ja siirretään automaattisesti toiminnanohjauksen ja tutkimuksen arvioinnin käyttöön. Aktiviteetteja voidaan tulostaa myös tutkijan omaan tai yksikön käyttöön raportteja Aktiviteettilomakkeet Palkinnot ja kunnianosoitukset Kansainvälinen liikkuvuus (vierailut ulkomaille) Kansainvälinen liikkuvuus (isännöidyt vierailut) Toimitustyö tai vertaisarviointi Konferensseihin, kursseille ja seminaareihin osallistuminen ja näiden järjestäminen Osallistuminen toimikuntiin, hallituksiin ja verkostoihin (mukana lausunnot virantäytöissä) Opinnäytetyön ohjaus, mentorointi ja tarkastus Julkiset esiintymiset Muut aktiviteetit 85 (89)

86 14.2 Aktiviteettien tallentaminen Alkutilanne: Olet kirjautunut sisään järjestelmään. 1. Klikaa oikeassa palkissa painiketta Lisää julkaisu aktiviteetti tai projekti (Add publication, activity, project) 2. Valitse avautuvan ikkunan vasemmasta reunasta Activity (suom. Aktiviteetti). 3. Valitse aktiviteetille päätyyppi ja alatyyppi 4. Käsittele tallennuslomake: Aktiviteetin tyyppi Aktiviteettityyppi kuvaa toimintaa. Valitse soveltuva tyyppi. Mikäli oikeaa tyyppiä ei ole listassa, ota yhteyttä laitoksen Tuhat-yhteyshenkilöön tai Aktiviteetin kuvaus Lisää/täydennä aktiviteetin tiedot. Aktiviteetin otsikon (Title) on hyvä olla mahdollisimman kuvaava mutta tiivis esitys aktiviteetin sisällöstä. Henkilö ja ajankohta 86 (89)

87 5. Lisää aktiviteettiin osallistunut henkilö klikkaamalla Lisää henkilö (Add person). Tämä avaa näytölle laatikon, jossa tarkennetaan henkilön osalta osallistumistiedot. Nämä tiedot vaihtelevat aktiviteettityypeittäin. Tee muutokset Sulje ikkuna. Organisaatiot ja käsittely-yksikkö 6. Järjestelmä lisää aktiviteetille automaattisesti henkilön yksiköt. Käsittele tietoja tarvittaessa. Valitse tiedoille käsittely-yksikkö, joka voi käsitellä (muuttaa) tallennettuja tietoja, esim. kotilaitos. Tiedostot ja linkit Aktiviteettiin liittyvän aineiston ja linkkejä voi lisätä tarvittaessa. Näkyvyys Valitse, missä haluat tallennetun tiedon näkyvän. Vaihtoehdot ovat: Tallenna Publicly available (avoimesti näkyvillä) UH network (HY sisäverkko) Restricted to PURE users (TUHAT-käyttäjät) 87 (89)

88 15 CV-työkalu ja valikoidut julkaisut/aktiviteetit/projektit omaan julkiseen profiiliin (UUSI) CV-työkalulla voit tehdä staattisen tai dynaamisen CV:n. Staattinen CV on luettelo, johon valitset joitain julkaisuja, aktiviteetteja tai projekteja. Voit myös kirjoittaa vapaata tekstiä. Dynaaminen CV on päivittyvä luettelo, jossa on joillain kriteereillä valittuja julkaisuja, aktiviteetteja tai projekteja. Voit myös kirjoittaa vapaata tekstiä. CV-tiedostoja voi tehdä useamman CV:n luominen Katso ohjeet näistä linkeistä: Valitse julkaisuja, aktiviteetteja ja projekteja portaaliin etusivullesi Tutkija voi valita portaaliin julkaisuja, aktiviteetteja ja projekteja. 1) Klikkaa vaalean sinisessä laatikossa Määrittele tiedot... (Highlight content) 2) Valitse tietoja, voit myös muokata niiden järjestystä; katso videot yllä kohdassa olevista linkeistä 3) Voit myös tulostaa luettelot pdf- tai word-tiedostona 4) Tallenna 88 (89)

89 Lopputuloksena valikoidut julkaisut näkyvät henkilön etusivulla portaalissa. Nykyisin luettelot tulostuvat sivun pohjalle (kts portaali Ehkä olisi parempi, että tiedot näkyisivät oikeassa sivupalkissa. HUOM: Tällä hetkellä nämä tiedot näkyvät Overview-sivun alalaidassa, mutta tämä tullaan korjaamaan siten, että nämä tiedot näkyvät oikeassa sivupalkissa (katso luonnos alla). Nykytilanne: Luonnos henkilösivusta, jossa henkilön viimeisimmät julkaisut näkyvät oikeassa sivupalkissa. (huomaathan myös että tässä LUONNOKSESSA on osa mallina käytetyn henkilön oikeaa dataa ja viimeisimmät julkaisut on napattu jonkin yksikön sivuilta). 89 (89)