SOTE-MAKU esiselvitysraportti

Transkriptio

1 Esiselvitys

2 SOTE-MAKU esiselvitysraportti Strategiset tukipalvelut - Johtamisjärjestelmä - Asiakirjahallinto -työryhmä

3 Esiselvityksen vaiheet Asiakirjahallinto -työryhmä Työryhmä kokoontui 2017: 15.2., 8.3., 28.3., 20.4., 18.5., (7.6.) Työryhmän jäsenet: Jonna Lintala EPSHP (pj) Jukka Nyyssönen EPSHP (siht.) Tarja Ritari Seinäjoen kaupunki sekä Pelastuslaitos Leena Koskela JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Reijo Ritakorpi Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Maarit Koskela Etelä-Pohjanmaan liitto Eini Mäkelä Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Päivi Rajala KEHA-keskus Esiselvityksen pohjaksi laadittiin nykytilakartoitus Kuntaliiton organisaatiomuutosoppaan valmiilta pohjalta Kartoitus suunnattiin suoraan ky:iden/kuntien arkistotoimesta vastaaville. Kartoitusten pohjalta laadittiin tämä ppt-esitys sekä erillinen kirjallinen raportti Nykytilakartoituksen lisäksi työryhmä keskusteli mm. tulevasta organisaatiorakenteesta, asiakirjahallinnon järjestämisestä, asianhallinnan käyttöönotossa huomioitavista seikoista, tilakysymyksistä

4 Selvityksen teema, tarkoitus ja kohde Muutamia periaatteita nykytilakartoituksen laadinnassa: Pyrittiin tekemään yleistason kartoitukset, joita voidaan matkan varrella vielä tarkentaa. Myös maakunnan jo toimiessa voidaan selvittää edelleen esim. vanhojen arkistojen tilannetta. Varsinainen selvitys on syntynyt työryhmän keskusteluissa kirjallisten selvitysten pohjalta Selvitys on pyritty tekemään yleisellä tasolla eikä esim. Sote-puolen asiakirjahallinnon erityispiirteitä olla tässä vaiheessa avattu enempää kuin on esim. arkistokokonaisuuksien tai henkilöresurssien erittelyssä ollut tarpeen. Lisäksi Sote-lainsäädäntö on vielä keskeneräinen, eikä lopullisia kannanottoja sen suhteen tehty tässä vaiheessa esim. rekisterinpitäjyyteen

5 Esiselvityksen sisältö Kuvataan Asiakirjahallinnon toiminnan käynnistämiseen tarvittavat toimenpiteet; miten ja missä ko. hallinnonala tulee organisaatiossa määritellä Kuvataan lyhyesti ja organisaatioriippumattomasti Asiakirjahallinnon tehtäväkenttä Kuvataan tämänhetkiset henkilöstöresurssit Kuvataan tehtäväluokituksen ja ohjeistuksen tilanne (tarkemmin erillinen raportti) Kuvataan tämänhetkinen järjestelmätilanne (kuvattu myös 2016 Sote ICT-työryhmän toimesta, tässä tilannekatsaus) Kuvataan arkistotilojen ja arkistoaineistojen tilanne (tarkemmin erillinen raportti) Annetaan selvitys tässä vaiheessa linjausta vaativista sekä tiedoksi annettavista, erityistä huomiota vaativista asioista Määritellään jatkotyöskentelyn suuntaviivat

6 Asiakirjahallinnon määrittely organisaatiossa Todennäköisesti myös tulevassa Maakunnassa Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista (Arkistolaki 9 ) Asiakirjahallinnon järjestäminen tulee määritellä Hallintosäännössä (Kuntalaki 90 ) Kuntaliiton malli: 7 Asiakirjahallinnon järjestäminen Asiakirjahallinnon oma johtosääntö, ts. toimintaohje organisaation johtamismallin, vastuiden ja valvonnan kuvaamiseksi Otettava huomioon Maakunnan johtamisjärjestelmän organisoinnissa

7 Asiakirjahallinnon tehtäväkenttä Kehittämistehtävät Suorittavat tehtävät Johtaminen, päätöksenteko, valvonta arkistotoimen johtaminen ja vastuu kehittämisestä ArkL, virka-asema TOS ja johdannaiset ohjeet; hyväksyminen asiakirjoja koskeva sopimusosaaminen Kehittäminen, suunnittelu, koulutus Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) asianhallinta toimintaohjeet, konserniohjaus mallit ja standardit tietopalvelun prosessit tiedonohjaus, sähköisen elinkaaren suunnittelu (mm. asianhallintajärjestelmä, sähköinen arkistointi) järjestelmäkehitys, tietoarkkitehtuuri Kirjaamotoiminnot rekisteröinti,valmistelu,päätöksenteko, toimeenpano, tiedoksianto, seuranta asianhallinnan ja päätöksenteon tuki Tietopalvelun järjestäminen tietopyyntöjen käsittely skannaus Arkistonhoito järjestäminen, luettelointi, siirrot seulonta, hävittäminen fyysiset ja sähköiset aineistot digitointi

8 Nykyiset henkilöstöresurssit Nykyisistä asiakirjahallinnon henkilöresursseista ei voida täysin erotella sote:n/maakunnalle siirtyvää osuutta (kunnat, KEHA-keskus) Oto:na asiakirjahallinnon alan tehtäviä tekee hyvin laaja joukko, kirjaamo- ja arkistovastaavan tehtävissä. Tämän työmäärän arviointi vaatisi vielä tarkastelua, jos halutaan tarkkoja lukuja. Toisaalta kehittämis- ja suorittavat tehtävät saattavat olla vain yhden henkilön takana. Jaottelu ja arvio siis kaiken kaikkiaan hankala tehdä. Sote-organisaatioissa sekoittuvat potilasasiakirjoihin sekä hallinnollisiin asiakirjoihin liittyvät tehtävät, ajankäyttö haasteena. Lakkaavissa lakisääteisissä kuntayhtymissä (edellisessä diassa esitetyn tehtävien jaottelun mukaisesti, hlömäärät noin): 4 hlöä johtamis- ja kehittämistehtävissä, 14 hlöä suorittavissa tehtävissä, osittain oto:na Vapaaehtoisissa kuntayhtymissä luvut ovat: 3 hlöä ja 39 hlöä, jotka oto:na Kunnissa (Seinäjoki) 5 hlöä ja 60 hlöä oto:na KEHA-keskuksessa kolmen maakunnan kirjaamotehtävissä yht. 4,5 hlöä, josta E-P:n osuutta ei voi erotella Tulevassa organisaatiossa on tunnettava ensin organisaatiorakenne, jotta vastuuttaminen ja tiimit voidaan suunnitella. Konsernissa johtaminen ja kehittäminen.

9 Järjestelmien tilanne Sote ICT työryhmä on kartoittanut käytössä olevat järjestelmät aihepiireillä Tiedonhallinta, Päätöksenteko, Asianhallinta. Jonna Lintala on mukana tämän työryhmän työskentelyssä. Asianhallintajärjestelmiä on käytössä Triplanin Tweb/Kuntatoimisto (8 kpl) ja Innofactorin Dynasty (2 kpl) Lisäksi EPSHP:llä on ollut käytössä M-Files dokumenttienhallintajärjestelmä ja Avaintecin X-Archive sähköinen pitkäaikaisarkisto Kuntatoimistot siirtyvät historiaan Maakunnan aloittaessa. Lakkaavien kuntayhtymien kannat jäävät katselukannoiksi Maakunnan vastuulle. Suunniteltava erilliset vanhojen tietojen siirrot sähköiseen pitkäaikaisarkistoon Kuntien käytössä olleet asianhallintajärjestelmät jäävät sellaisenaan kuntien vastuulle. Tietopalvelulla tai rajatuilla katseluyhteyksillä toteutetaan vanhojen tietojen käyttö. Tämä käytäntö myös silloin, jos kuntayhtymä on käyttänyt kunnan järjestelmiä.

10 Linjausta vaativat asiat - Arkistojen päättäminen Lakisääteisten kuntayhtymien toiminnan loppuessa arkistonmuodostus päättyy. Yleisen käytännön mukaisesti Kotipaikan pitäisi ottaa vastaan arkiston hallinnointi. Tarkoituksenmukaisempaa, että hallintointivastuu siirtyy Maakunnalle. Henkilökunta, osaajat siirtyvät aineiston mukana Arkistotilat siirtyvät maakunnalle suoraan Vapaaehtoisten kuntayhtymien kohdalla kaksi etenemistapaa: Jos toiminta jatkuu, ky vastaa edelleen arkistoistaan myös päättyneen toiminnan osalta. Jos toiminta päättyy, sekä pysyvästi että määräajan säilytettävä aineisto kotipaikan mukaisesti kunnan arkistovastuulle. Kuntien valmius vastaanottaa!? = koskee hallinnollista aineistoa Terveydenhuollon tiedot siirtyvät toiminnan mukana uuden rekisterinpitäjän vastuulle Sosiaalihuollon kohdalla siirtyvät käynnissä olevat ja uudelleen käynnistyvät asiakkuudet Ratkaistava toiminnan tarpeisiin sopeuttaen, onko tarpeen ja voidaanko toteuttaa tarvittaessa asiakirjalainoja tai kopiointeja. Tällä hetkellä arvio, että tietopalvelun organisointi kuntiin riittää.

11 Arkistonmuodostajat ja arkistojen päättäminen Lailla muodostunut kuntayhtymä, jonka toiminta päättyy ja siirtyy kokonaan maakunnalle. Vapaaehtoinen kuntayhtymä, jonka sote- & mahd. ymp. Huolto toiminnot siirtyvät maakunnalle, ky jatkaa tai ei jatka Toiminta päättyy osittain ja siirtyy Maku-Soteen, muu organisaation toiminta jatkuu Arkistonmuodostus päättyy. Päättynyt arkisto siirtyy maakunnalle. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Toiminta päättyy -Arkistonmuodostus päättyy. Päättynyt arkisto siirtyy kotipaikan mukaiselle kunnalle. Toiminta jatkuu osittain - Päättynyt arkisto jää kuntayhtymään. JIK peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Toiminnon arkistonmuodostus päättyy. Päättynyt arkisto säilyy kunnassa. Seinäjoen kaupunki Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä? Lapuan kaupunki Etelä-Pohjanmaan liitto Kuusiokuntien sosiaali- ja terveyskuntayhtymä Ely-keskus ja TE-toimisto(KEHAkeskus) (Maakuntaan siirtyvien toimintojen osalta) Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Pelastuslaitos (liikelaitos siirtyy liikelaitokseksi maakuntaan)

12 Linjausta vaativat asiat - Väliaikaishallinnon asianhallinta Ratkaistava väliaikaishallinnon sähköposti- ja asiointiosoitteet, asiakirjapohjat - kenen tehtävä? Esitetään käytettäväksi E-P:n liiton asianhallintajärjestelmää, TWeb v 5.2. sp 4, Arkki Linjattava tehtäväluokituksen tarve? Jos tehtäviä on useita ja pyritään kaikissa laajaan sähköiseen valmisteluun = tarvitaan oma TOS Jos lähinnä käytössä kokoushallinta ja kokouksiin liittyvä valmistelu, viranhaltijapäätökset, muutama substanssitehtävä mahdollisesti = voitaisiin käyttää liiton tehtäväluokitusta ja TOS:ia pohjana Käyttäjät? Jos rajattu määrä; riittää, että käytetään liiton ympäristössä Jos tarve laajemmalle moniorganisaatiokäytölle, mahdollinen siirto shp:n palvelimille Kirjaamotoiminta ja käyttäjätuki? Riittääkö liiton resurssi vai tarvitaanko hajautettu kirjaamo (käyttäjälkm, asioiden määrä ratkaisee). Mahdollisesti aloitus liiton sihteerien tuella. Järjestelmäkehitys? Jos Maakunnan toiminta aloitetaan Twebin tuella, on tehtävä erinäisiä järjestelmäuudistuksia, -lisäpalikkahankintoja, -päivityksiä. Samoin kehittämiseen ja käyttäjäkoulutukseen varattava aikaa

13 Linjausta vaativat asiat Mm. seuraavista on sovittava Maakunnan suunnittelun tulevissa vaiheissa: Tehtävien nimikkeet, vastuut ja osaamisvaatimukset Järjestelmäarkkitehtuuri 2019 ja myöhemmin Kirjaamotoiminnan hajauttaminen organisaatiossa Arkistonhoidosta sopiminen arkiston sijainnin mukaan toimipaikkakohtaisesti tarvittaessa Valtiolta siirtyvien toimintojen päättyvien arkistojen toimittaminen Kansallisarkistolle; aikataulu, kun siirrot taas jatkuvat (ei voi jäädä Maakunnan vastuulle) Priorisoinnit arkistojen järjestämisessä ja päättämisessä, asianhallinnan kysymyksissä Tilakysymysten tarkastelu kokonaisuutena

14 Erityisesti huomioitavaa Osaaminen Asiakirjahallinto ei ole ulkoistettava toiminto. Osaaminen on nykyisissä organisaatioissa. Tehtävä edellyttää uuden organisaation toiminnan ja prosessien tuntemusta alusta saakka. Arkistotilat Maakunnalle siirtyvät (sote-)arkistot, jotka kunnan kiinteistöissä. Huomioitava vuokrasopimuksissa mahdollinen tilatarpeen jatkuminen. 3+1 vuotta mallin jälkeinen elämä ja jatkosuunnitelmat. Arkistokokonaisuudet Toiminnan yhteyteen arkistoidut kokonaisuudet voivat sisältää sekalaista aineistoa (sote/hallinnollinen). Arkistovastuu saattaa vaihdella jatkossa hyllyittäin. Sopiminen arkistonhoidosta kunta/maakunta/palveluntuottaja? välillä Seulonta on joka organisaatiossa kesken, luettelointi vaillinainen. Resurssien varaus jatkossa, erityisesti Maakuntaan siirtyvissä aineistossa, mutta kunnissa yhtä lailla, tietopalvelua helpottamaan.

15 Erityisesti huomioitavaa Nykytilakartoituksessa ja muussa Maku-suunnittelussa esiin tullutta: Sopimukset Shp:llä arkistoinnista sopimuksia, siirtyvät Makulle/puretaan. Mm. tutkimusaineistojen arkistointi, arkistotilan vuokraus. Ylimenovaiheen riskit Kirjaamotoiminnan jatkumon, tiedoksisaantien varmistaminen Suunnitteluvaihe Yhteistyö muiden työryhmien kanssa Asianhallintaa hyödyntäviä prosesseja maakunnalle suunnittelevat valmistelijat ja työryhmät: kannanottoja tarvitaan, mitä kehitystarpeita on, jotta osataan priorisoida ja ottaa työn alle asiakirjahallinnon työryhmässä

16 Esitys jatkotoimenpiteiksi Esitetään, että työryhmä jatkaa työskentelyään 2018 loppuun. Kokoonpanoa voidaan muuttaa tarvittaessa sekä perustaa tiimejä pohtimaan erityiskysymyksiä. Työryhmän työlistalla tulee syksyllä olemaan mm.: Asianhallinnan suunnittelu, mm. järjestelmät, toimintamallit Terminologian ja tehtävänimikkeiden yhtenäistäminen TOS, arkistosääntö Arkistojen päättäminen yhtenäisin periaattein ohjeistus ja resurssisuunnittelu kuntiin Mietittävä priorisointi, mitä oltava alkuvaiheessa valmiina, mitä voi suunnitella tehtäväksi tulevaisuudessa Uuden organisaation rakenne, toiminnot, tietotarpeet on tunnettava paremmin, jotta asiakirjahallinnon järjestämistä, tiedonohjausta, tietopalvelua voi suunnitella Tarvitaan tiivis yhteistyö muuhun hallinnon suunnitteluun Asiakirjahallintoa ei voi luoda tyhjästä, olemattomalle organisaatiolle. Toiminta edellä suunnittelu!

17 Liitteet 1-n