Uusi kuntalaki sihteerille

Transkriptio

1 Tuuli Tarukannel Uusi kuntalaki sihteerille

2 Esittely Tervehdys Tuuli Tarukannel Erityisasiantuntija, HTM Kokenut kouluttaja Verkkokouluttaja, videokouluttaja Kunnassa keskushallinnossa Koulutuspäällikkö, hallinto- ja lakiasiat, FCG Kuntaliitto, lakiyksikkö, lakiasioiden erityisasiantuntija Valtionhallinnossa, mm. oikeusministeriön lainvalmisteluosasto, julkisoikeuden yksikkö Pitkään luottamushenkilönä kunnassa 2

3 Keskeistä sihteerityössä huomioitavaa

4 Tuuli Tarukannel Käytännön uudistettavat ja aikataulut Uudesta kuntalaista: - Uusi hallintosääntö: Uusi kuntastrategia: Uusi konserniohje : Uusi johtajasopimus : Kuntalain johtajasopimusta koskevaa 42 :ää sovelletaan alkaen tulee jokaisessa kunnassa ja kuntayhtymässä olla hyväksyttynä kuntajohtajan johtajasopimus. Jos johtajasopimus on hyväksytty hallituksessa kuntalain voimaantulon jälkeen ja sopimuksessa on sovittu erokorvauksesta, on sopimus hyvä viedä valtuuston hyväksyttäväksi. - Sidonnaisuusrekisteri: Kuntalain (410/2015) mukaan tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava julkisesti sidonnaisuuksistaan. Säännöstä sovelletaan alkaen. -> Vaikuttavat oleellisesti toisiinsa eli uudistus päällekkäin

5 Uusi kuntastrategia Kuntastrategia on valtuuston lakisääteinen ohjausväline Strategia sisältää kunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteet, siinä tulee ottaa huomioon kunnan asukkaiden hyvinvoinnin edistäminen; palvelujen järjestäminen ja tuottaminen; kunnan tehtäviä koskevissa laeissa säädetyt palvelutavoitteet; omistajapolitiikka; henkilöstöpolitiikka; kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet; sekä elinympäristön ja alueen elinvoiman kehittäminen. Perustuttava arvioon kunnan nykytilanteesta tulevista toimintaympäristön muutoksista ja niiden vaikutuksista kunnan tehtävien toteuttamiseen.

6 Uusi kuntastrategia Kuntastrategian luonne on tulevaisuudessa vahvempi kuin ennen: Konkreettisuus, realistisuus, ohjausvaikutus, mitattavuus, seurattavuus Strategioiden ja suunnitelmien yhteensovittaminen, erillisistä julistuksista luopuminen Otettava huomioon taloudelliset realiteetit ja kehitysnäkymät (realistiset, todelliset, mahdolliset ) Kuntaa johdetaan kokonaisuutena, lähtökohtana johtamisessa kuntastrategia (uutta strategista johtamistaitoa tarvitaan) Myös omistajaohjaus perustuu kuntastrategian tavoitteisiin Strategia ohjaa päätösvalmistelua ja päätöksentekoa, mutta ei ole valituskelpoinen

7 1 Hallintosääntö Ainoa pakollinen, kokoava johtosääntö 90 :ssä luettelo sisällöstä Hallintosäännön lisäksi voi toki tehdä ohjeita ym. mutta on vain yksi hallintosääntö Hallintosäännössä määräykset muun muassa hallinnon ja toiminnan järjestäminen päätöksenteko- ja hallintomenettely valtuuston toiminta kielellisten oikeuksien huomioon ottaminen kunnan hallinnossa Hallintosäännön määräysten sisältö on valtuuston harkinnassa, mutta päätöksenteon käytännöissä ei kuntien välillä ole juurikaan eroja. Kuntaliiton hallintosääntömalli on hyvä.

8 1 Tulee kuntalaista: hallintosääntö 90 Hallintosääntö Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset ainakin: 1) hallinnon ja toiminnan järjestämiseen liittyvistä seuraavista asioista: a) toimielimistä ja johtamisesta; b) kunnanhallituksen puheenjohtajan tehtävistä; c) henkilöstöorganisaatiosta; d) taloudenhoidosta; e) hallinnon ja talouden tarkastuksesta; f) sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta; 2) päätöksenteko- ja hallintomenettelyyn liittyvistä seuraavista asioista: a) toimivallan siirtämisestä; b) toimielinten kokoontumisesta;

9 1 Tulee kuntalaista: hallintosääntö 90 c) varajäsenten kutsumisesta; d) toimielimen puheenjohtajan tehtävistä; e) kokouksen tilapäisestä puheenjohtajasta; f) kunnanhallituksen edustajan ja kunnanjohtajan tai pormestarin läsnäolosta ja puheoikeudesta muiden toimielinten kokouksissa; g) muiden kuin jäsenten läsnäolosta ja puheoikeudesta toimielinten kokouksissa; h) toimielinten päätöksentekotavoista sekä siitä, miten kunta huolehtii, että sähköiseen kokoukseen ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn osallistumiseen tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä; i) esittelystä; j) pöytäkirjan laatimisesta, tarkastamisesta ja tiedoksi antamisesta; k) asiakirjojen allekirjoittamisesta; l) asiakirjahallinnon järjestämisestä; m) asiakirjoista tai tiedon antamisesta perittävistä maksuista;

10 1 Tulee kuntalaista: hallintosääntö 90 n) 23 :ssä tarkoitetun aloitteen käsittelystä ja aloitteen tekijälle annettavista tiedoista; o) viestinnän periaatteista; p) menettelystä otettaessa asia ylemmän toimielimen käsiteltäväksi; 3) valtuuston toimintaan liittyvistä seuraavista asioista: a) valtuuston kokousmenettelystä; b) varavaltuutetun kutsumisesta valtuutetun tilalle; c) valtuutetun aloitteen käsittelystä; d) valtuutettujen valtuustotyöskentelyä varten muodostamista valtuustoryhmistä; e) kokouksiin osallistumisesta ja kokouskutsun lähettämisestä sähköisesti; f) valtuutettujen puheenvuorojen pituudesta yksittäisissä asioissa, jos ne ovat tarpeen kokouksen kulun turvaamiseksi. Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset, joilla turvataan kielilaissa (423/2003) ja muualla laissa säädettyjen kielellisten oikeuksien toteutuminen kunnan hallinnossa.

11 Sidonnaisuusilmoitukset Kunnan päätöksenteon ja valmistelun kannalta keskeisillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus tehdä sidonnaisuusilmoitus: Kunnanhallituksen ja kaavoitusasioita hoitavan toimielimen jäsenet Valtuuston ja lautakuntien puheenjohtajisto Pormestari, apulaispormestari Kunnanjohtaja, kunnanhallituksen ja lautakuntien esittelijät Ilmoitus pitää tehdä: johtotehtävistä ja luottamustoimista elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä omaisuudesta sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa Ilmoitus on tehtävä 2 kuukauden kuluessa valinnasta, myös muutoksista ilmoitettava Ilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle ja tarkastuslautakunta saattaa tiedoksi valtuustolle Sidonnaisuusrekisteri on pidettävä yleisessä tietoverkossa (=netti) ja pitää ottaa huomioon salassapito 11

12 Sidonnaisuusilmoitus Tuuli Tarukannel Tällä lomakkeella tehdään kuntalain 84 :ssä tarkoitettu sidonnaisuusilmoitus tarkastuslautakunnalle. Tarkastuslautakunta valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Sidonnaisuusrekisteri julkaistaan yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tutustu sidonnaisuusrekisterin rekisteriselosteeseen: xxxx Ilmoittajan henkilötiedot Sukunimi: Etunimi: Luottamustehtävä tai virkatehtävä: Johto- ja luottamustehtävät elinkeinotoimintaa harjoittavissa yhteisöissä (Yhteisön nimi, toimiala, tehtävä) Kunnan nimeämänä edustajana: Muut tehtävät: Merkittävä varallisuus Muu sidonnaisuus, jolla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävän hoidossa P

13 Pyritään huomioimaan muuttuva maailma Hyvä hallinto: valmistelun luotettavuus, objektiivisuus, ym. (hyvän hallinnon periaatteet) Uusi hyvä hallinto? Parempi hallinto? TAVOITTEITA: Avoimuus Tavoite: kaikki tieto heti saataville kaikille (netissä kaikille?) Osallisuus Tavoite: osallistaa useammassa eri päätöksenteon vaiheessa, esim. välttää valituksia osallistamalla ja sitouttamalla aikaisessa vaiheessa Hallinto halutaan nähdä mahdollistavana asiana, ei rajoittavana Haasteita: - Sopivien välineiden ja kanavien valinta - Mitkä ovat hyvät tavat resurssien näkökulmasta? - Uudet haasteet: esim. kun valtuutettu käyttää Periscopea muiden tietämättä. 13

14 Osallistuminen ja vaikuttaminen Asukkaiden ja palvelun käyttäjien oikeus osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan Valtuustolla on vastuu monipuolisista ja vaikuttavista osallistumisen mahdollisuuksista. Edelleen vanhan kuntalain tavoin kunnalla on laaja harkintavalta toteuttamistavoissa Kuntalaki luo edellytyksiä ja kannustaa osallistamiseen Laissa on esimerkkiluettelo osallistumisen ja vaikuttamisen keinoista: Keskustelu- ja kuulemistilaisuudet, kuntalaisraadit Käyttäjien edustajien nimeäminen kunnan toimielimiin Mahdollisuudet osallistua kunnan talouden suunnitteluun (esim. osallistuva budjetointi) Käyttäjälähtöisen vaikuttamisen keinot, esim yhteinen suunnittelu ja palvelumuotoilu Asukkaiden, järjestöjen, muiden yhteisöjen toiminnan tukeminen

15 1 Valmisteluun mukaan uudet ns. vaikuttamistoimielimet Kunnanhallituksen pitää asettaa seuraavat: Nuorisovaltuusto, vanhusneuvosto, vammaisneuvosto Voivat olla myös kuntien yhteisiä, toimintatavat, kokoonpano, valinta kunnan päätettävissä Kunnanhallitus huolehtii toimintaedellytyksistä Ei kunnan virallisia toimielimiä, vaan edustamansa ryhmän vaikuttamis- ja kuulemiskanavia Vaikuttavat edustamansa ryhmän asioita koskevaan suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan. Ei tee muutoksenhakukelpoisia hallintopäätöksiä. Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset muiden kuin jäsenten läsnäolo- ja puheoikeudesta toimielinten kokouksissa. Läsnäolo- ja puheoikeuden antaminen ainakin valtuuston ja lautakuntien kokouksiin parantaisi tiedonkulkua ja vaikuttamismahdollisuuksia.

16 Hyvä kielenkäyttö Hallintolaki: viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä sellainen ilmaisutapa, jonka perusteella hallinnon asiakkaan voidaan olettaa yksiselitteisesti ymmärtävän asian sisällön ja saavan siitä asian laatuun nähden riittävästi tietoa vaatimus hyvästä kielenkäytöstä koskee kirjallista ja suullista ilmaisutapaa päätös ja muut viranomaisen laatimat asiakirjat, tiedotteet ja ohjeet laaditaan hyvällä ja ymmärrettävällä kielellä keskustelussa ei käytetä asiakkaaseen kohdistuvia epäasiallisia ilmaisuja Uusi kuntalaki: Säädetään selkeästä ja ymmärrettävästä kielestä sekä kunnan eri asukasryhmien tarpeiden huomioon ottamisesta. Hyvä viestintämateriaali on selkeää ja vastaanottajan tarpeista lähtevää. Tekstien tulisi olla rakenteeltaan johdonmukaisia ja sisällöltään helposti ymmärrettäviä kokonaisuuksia.

17 1 Hyvä kielenkäyttö Oikeusasiamies: "Virheettömyysvaatimuksen näkökulmasta pidän tällaisia subjektiiviseen käsitykseen perustuvia luonnehdintoja jossain määrin ongelmallisina" "hyväntahtoinen mutta saattaa kiivastua leppyäkseen nopeasti", "ihastuttava ekonomitäti", "fiksu päämies, vaikka muistaakseni DI", "symppis", "muuten ok heppu", "selvänä erittäin asiallinen, päissään hankala jähnääjä", "fyysisesti iso mies ja henkisesti pieni poika", "osaa olla hankala ja tarpeen vaatiessa tosi hankala", "jollakin lailla ketku kaveri", "ei sylkäise lasiin", "aika harmiton tätsykkä", "reppana" ja "rankasti ylipainoa". Euroopan oikeusasiamies Emily O Reilly: Viranomaisten ei kannata hioa vain suuren huomion saavia tekstejä, sillä maine on pitkälti jokapäiväisten viestien varassa. Vastuun hyvästä kielenkäytöstä pitää kaikissa hallinnon yksiköissä kuulua riittävän korkean esimiehen tehtäviin. Jos jokapäiväiset tekstit tehdään vaikeaselkoisella kielellä, seuraus on kansalaisten vieraantuminen hallinnosta. 17

18 1 Päätöksenteko Mikä muuttuu: Toimielinten päätöksenteossa sähköinen kokous ja sähköinen päätöksentekomenettely ( ) Kuntaa koskevat tiedot saataville kunnan verkkosivuille (109 ) Kunnan ilmoitukset verkkosivuille (108 ) Toimielimen päätökset tiedoksi julkaisemalla pöytäkirja verkkosivuilla (140 ) Ilmoitus hallinto-oikeuden päätöksestä verkkosivuille (142 2mom.) Tavoitteena Ajasta ja paikasta riippumattoman päätöksenteon mahdollistaminen Sähköisten kokousten lainsäädännön esteiden poistaminen Välineneutraalisuus Kuntalakiuudistuksen tavoitteena on edistää sähköisten toimintamallien hyödyntämistä kunnallisessa päätöksenteossa. Esitys lisää kuntien harkintavaltaa erilaisten toimintamallien ja teknologioiden hyödyntämisessä sekä poistaa sähköisen hallinnon kehittämisen rajoitteita. Kunnissa tehtävien päätösten myötä uusi kuntalaki tulee vaikuttamaan siihen, että enenevässä määrin kunnallinen päätöksenteko sekä kunnan ja kuntalaisten vuorovaikutus siirtyy verkkoon.

19 1 Mitkä ovat jatkossa eri päätöksentekotavat? Hallintosääntöön tulee kirjoittaa tarvittavat määräykset eri päätöksentekotavoista. Toimielimen päätöksentekotavat: 1. Perinteinen kokous kokouspaikalla 2. Sähköinen kokous Kokoukseen osallistutaan sähköisen yhteyden avulla osallistujan valitsemasta paikasta ja osallistujien on oltava keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä Yleisöllä on oltava mahdollisuus seurata julkista kokousta Kunta päättää, mihin toimielimiin sovelletaan 3. Sähköinen päätöksentekomenettely Mahdollinen muissa kokouksissa paitsi valtuustossa eikä julkisissa kokouksissa Päätös tehdään ennen toimielimen kokousta Sähköisesti käsiteltävä asia yksilöidään kokouskutsussa ja annetaan määräaika käsittelylle Siirretään käsittelyyn kokouksessa, jos yksikin vaatii Soveltuu ns. rutiiniasioihin Tarvitaan soveltuva tietojärjestelmä

20 Sähköinen päätöksentekomenettely Sähköinen päätöksentekomenettely on ajasta ja paikasta riippumaton suljettu päätöksentekoa ennen toimielimen kokousta. Voidaan käyttää kaikissa muissa toimielimissä paitsi valtuustossa ja julkisissa kokouksissa. Sähköisesti käsiteltävät asiat tulee yksilöidä kokouskutsussa ja mainita, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Asia on käsitelty, kun kaikki toimielimen jäsenet on ilmaisseet kantansa asiaan ja käsittelyyn kulunut määräaika on päättynyt. Asia siirtyy kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii tai on jättänyt kantansa ilmoittamatta. Sähköinen päätöksenteko on pääsääntöisesti tarkoitettu ns. rutiiniluonteisten asioiden käsittelyyn. Kunnan harkinnassa on, mitkä asiat ovat tällaisia asioita ja asiat voidaan käsitellä sähköisessä päätöksenteossa.

21 KUNTALIITON HALLINTOSÄÄNTÖMALLI: 125 Sähköinen kokous Tuuli Tarukannel Vaihtoehto 1 Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti. Vaihtoehto 2 Toimielin pitää kokouksen pääsääntöisesti sähköisesti. Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä. Huomioitavaa: Kuntalain 98 :n mukaan sähköisessä kokouksessa ja sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, että salassa pidettävät tiedot eivät ole ulkopuolisen saatavissa. Käytännössä tietoturvallisuus tulee ottaa huomioon jo siinä vaiheessa, kun sähköisiä kokousmenettely- ja päätöksentekojärjestelmiä suunnitellaan ja hankitaan.

22 Tuuli Tarukannel KUNTALIITON HALLINTOSÄÄNTÖMALLI: 126 Sähköinen päätöksentekomenettely Vaihtoehto 1 Toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 :n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin. Vaihtoehto 2 Toimielimen kokouksia edeltää kuntalain 100 :n mukainen sähköinen päätöksentekomenettely. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

23 Suositus tietoturvasta Tuuli Tarukannel Laissa tai lain perusteluissa ei ole tarkemmin määritelty mitä tarkoitetaan tarvittavilla teknisillä yhteyksillä ja välineillä. Vaatimus voi täyttyä esimerkiksi siten, että kunta huolehtii, että luottamushenkilöillä on käytössään luottamukselliseen viestintään soveltuvat laitteet ja tietoliikenneyhteydet. Käytännössä monessa kunnassa on hankittu luottamushenkilöille tietokoneet tai tabletit, joilla he pystyvät lukemaan ja kommentoimaan sähköisiä asiakirjoja. Riittävän tietoturvan ja tietosuojan takaavat verkkoyhteydet voidaan toteuttaa esimerkiksi käyttämällä suojattua sähköpostiyhteyttä tai erilaisilla extranet-ratkaisuilla, joissa luottamushenkilö pääsee suojattuun tilaan lukemaan asiakirjoja.

24 Kuntien sähköistyminen ja uusi kuntalaki - varautuminen Kuntien tietojärjestelmissä ilmenneet ongelmat ovat johtuneet muun muassa: määrittelyjen keskeneräisyydestä, puutteellisesta laadunvarmistuksesta, järjestelmän toteutuksessa ilmenneistä osaamispuutteista, loppukäyttäjien koulutuksen puutteesta, riskienhallinnan pettämisestä, tietoturvallisuuden hallinnan pettämisestä, keskeneräisen ohjelmiston käyttöönotosta sekä ohjelmiston hankintaa koskevista osaamisongelmista. Ongelmat syntyvät hallinnon uudistuksen toteutusvaiheessa, seurauksena voi syntyä oikeudellisestikin hyvän hallinnon toteutumisen ja yksilön oikeusturvan vaarantava tietojärjestelmä. Syinä laajojen uudistusten epäonnistumisiin ovat esim. liian kireät aikataulut, hallinnon henkilöresurssien puute sekä asiakkaiden näkökulman riittämätön arviointi. 24

25 Uusi kuntalaki ja kokoukset Muutama uudistus / tärkeä huomioitava: Yleisöllä on oltava mahdollisuus seurata toimielimen julkista kokousta myös siltä osin kuin kokoukseen osallistutaan sähköisesti. Puheenjohtaja johtaa asioiden käsittelyä ja pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Jos kokouksessa läsnä oleva henkilö käytöksellään häiritsee kokouksen kulkua, puheenjohtajan tulee kehottaa häntä käyttäytymään asianmukaisesti. Jos kehotusta ei noudateta, puheenjohtaja voi määrätä henkilön poistumaan. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. Toimielimen jäsenellä on puheoikeus käsiteltävänä olevassa asiassa. Jäsenen on puheessaan pysyttävä asiassa. Jos puhuja poikkeaa asiasta, puheenjohtajan on kehotettava häntä palaamaan asiaan. Jos puhuja ei noudata kehotusta, puheenjohtaja voi kieltää häntä jatkamasta puhetta. Jos puhuja ilmeisen tarpeettomasti pitkittää puhettaan, puheenjohtaja voi asiasta huomautettuaan kieltää häntä jatkamasta puhettaan.

26 Uusi kuntalaki ja kokoukset Muutama uudistus / tärkeä huomioitava: Valtuusto on päätösvaltainen, kun vähintään kaksi kolmasosaa valtuutetuista on läsnä. Muu toimielin kuin valtuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Läsnä oleviksi katsotaan myös toimielimen jäsenet, jotka osallistuvat kokoukseen sähköisesti. Koskee valtuuston kokouksia: Kokouskutsu on lähetettävä vähintään neljä päivää ennen kokousta. Samassa ajassa on kokouksesta tiedotettava yleisessä tietoverkossa. Kokouskutsu voidaan lähettää sähköisesti, jos kunta huolehtii, että tähän tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä.

27 Uusi kuntalaki ja viestintä tietojen saatavuus yleisessä tietoverkossa Toimielimien esityslistat ja liitteet Toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tiedot yleisessä tietoverkossa Salassa pidettäviä tietoja ei yleiseen tietoverkkoon Huolehdittava siitä, että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu Onko henkilötietojen vieminen yleiseen tietoverkkoon tarpeellista, kun huomioidaan kunnan viestintävelvoitteet (julkisuuslaki. Kuntalaki)? Valmistelun avaaminen ja henkilötietojen käsittely perusteltua erityisesti koskien kunnan yhteisiä asioita tai kun päätöksenteolla yleinen vaikutus asukkaiden elämään tai elinympäristöön. Henkilötiedot yleisessä tietoverkossa vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman ajan Hallintosääntöön keskeiset periaatteet ja tarkemmat määräykset tietosuojasta kunnan verkkoviestinnässä Kunnanhallituksen ohjeet

28 Listat ja pöytäkirjat netissä Näitä tietoja ei olisi pitänyt julkistaa netissä, vaikka ne eivät olleet riidatta salassa pidettäviä: toimeentulotukea (mm. AOKA , 168/1/04) työttömyyttä, sairausaikaa (AOKA ,145/1/02) juorukirjoitusta viranhaltijan vapaa-ajan käytöstä (EAOA ,941/4/01) henkilöiden korvaus- ja muiden hakemusten sisältöä (EOA , 44/2/05) pankkitilin numeroa (AOKA , 294/1/04) yksityishenkilöitä koskevien kunnan saatavien poistamista (EAOA , 1835/2/99 ja 2200/4/99) Kuntaliitto: Tulkintaongelmien välttämiseksi olemme pitäneet perusteltuna, että kunnissa katsotaan esimerkiksi henkilön sairauspoissaoloa, vanhempainlomaa, äitiyslomaa, adoptiota, hoitovapaata, työkyvyttömyyseläkettä ja muunkin eläkkeen perustetta ja pankkitilin numeroa koskevat tiedot salassa pidettäviksi. Myös nimeltä mainittujen oppilaiden koulupaikka- ja koulukuljetushakemuksien sekä henkilöiden vahingonkorvaushakemuksien sisältämiä tietoja on vastaavasta syystä perusteltua käsitellä salassa pidettävinä. Myös tiedot henkilöiden vapaa-ajan piiriin kuuluvista asioista on syytä katsoa salassa pidettäviksi

29 1 KUNTALIITON HALLINTOSÄÄNTÖMALLISSA 130 Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan Verkkosivuilla Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit. 29

30 1 KUNTALIITON HALLINTOSÄÄNTÖMALLISSA Perustelut: Määräyksellä toteutetaan kuntalain 29 :ssä säädettyjä viestintävelvoitteita. Esityslistojen ja liiteaineistojen helppo saatavuus kunnan verkkosivuilla lisää valmistelun avoimuutta. Valmistelun avaaminen ja henkilötietojen käsittely internetissä on perusteltua erityisesti silloin, kun esityslistalla selostetaan sellaisen asian valmistelua, joka koskee kunnan yhteisten asioiden järjestämistä tai päätöksenteolla on yleistä vaikutusta kunnan asukkaiden elämään tai elinympäristöön. Verkkoviestinnällä edistetään tällöin kuntalaisten mahdollisuuksia osallistua ja vaikuttaa sekä mahdollisuuksia valvoa kunnan viranomaisten toimintaa ja päätöksentekoa Esityslistoja ja liiteaineistoja ei voi kuitenkaan viedä kunnan verkkosivuille sellaisenaan, vaan asiakirjat on käytävä huolellisestiläpi ja verkkosivuille vietävästä versiosta on poistettava salassa pidettävät tiedot. Lisäksi tulee tapauskohtaisesti arvioida, onko kyseisten henkilötietojen käsittely kunnan verkkosivuilla tarpeellista kunnan viestinnän tarkoituksen kannalta. Esimerkiksi hankinta- tai sopimusasian valmistelun turvaaminen voi vaatia, että asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. 30

31 1 Pöytäkirja, uusi kuntalaki 107 Toimielimen päätöksistä pidetään pöytäkirjaa. Luottamushenkilön ja viranhaltijan päätöksistä pidetään pöytäkirjaa, jollei se päätöksen luonteen johdosta ole tarpeetonta. Hallituksen esitys: Jos päätöksistä laaditaan tai siitä tehdään jokin muu asiakirja, josta päätös käy selville. Tarkemmat määräykset pöytäkirjaa koskevista vaatimuksista otetaan hallintosääntöön. Pöytäkirja voi muodostua myös sähköisen päätöksenteon päätösten koonnista. Pöytäkirjan muoto voi vaihdella teknisen toteutustavan mukaan. Pöytäkirjan päätökset voi olla myös rakenteisessa muodossa, joka mahdollistaa niiden jatkokäytön (ns. avoin data). Tällöinkin kuntien olisi huolehdittava tietosuojaan liittyvistä näkökohdista. Pöytäkirjan arkistointi suoritetaan arkistolainsäädännön mukaisesti, eikä kuntalain säännöksellä poiketa arkistolain mukaisista velvoitteista. 31

32 1 Pöytäkirja, uusi kuntalaki Uusi kuntalaki: 100 : Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja voidaan tarkastaa ennen kokousta. Hallituksen esitys: Pääsääntöisesti sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehdyt päätökset tarkastettaisiin normaaliin tapaan seuraavassa kokouksessa, mutta momentissa mahdollistettaisiin se, että päätökset olisi mahdollista tarkastaa jo ennen kokousta. Sähköisessä päätöksenteossa syntyneet päätökset voitaisiin tarkastaa esimerkiksi samassa suljetussa tietojärjestelmässä, jossa ne on tehty tai muutoin sähköisesti tavanomaista pöytäkirjan tarkastamista vastaavasti. 32

33 1 KUNTALIITON HALLINTOSÄÄNTÖMALLISSA 148 Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta. 33

34 1 Tietojen käsittely osana pöytäkirjaa Päätöksenteon perustana hyvä hallinto, hyvä tiedonhallintatapa ja julkisuusperiaate. Päätöksentekoa ohjaavat lainsäädäntö ja hallintosääntö Päätöksentekoprosessi: vireille tulo, rekisteröinti, valmistelu, päätöksenteko, täytäntöönpano ja valvonta à asian käsittelyn ja asiakirjan elinkaaren hallinta Yhtenäiset käytännöt seuraaviin: Kokouskutsun menettelyt Esityslista/pöytäkirja pidon perusteet (ml. salassapidettävät tiedot) Pöytäkirjan ulkoasu ja luettavuus Pöytäkirjan sisältö Oheismateriaali/liitteet Esityslistan ja pöytäkirjan julkisuus Pöytäkirjanotteet Pöytäkirjan korjaaminen Pöytäkirjan sitominen ja arkistointi Päätöksistä tiedottaminen 34

35 1 Käytännöt muuttuu, hyödynnä tilaisuus - liitteet ja oheismateriaali Hyvin valmistellussa päätösesityksessä (esityslistassa) ei ole liitteitä, on vain esityslistan mukana jaettavaa lisäinformaatiota (= oheismateriaalia) Oheismateriaalia ei säilytetä pöytäkirjan päätösliitteenä, vaan omassa kohdassaan Päätösliitteet ovat niitä asiakirjoja, joihin viitataan päätöksessä ja jotka esittelevät, selventävät tai täsmentävät päätöstä. Pääsääntö: vain sellaiset asiakirjat, joiden tietoja ei voida ottaa pykälän tekstiosaan, voidaan ottaa päätösliitteeksi. 35

36 Tiedoksianto Päätöksen tiedoksianto tapahtuu kunnan jäsenelle tapahtuu jatkossa asettamalla pöytäkirja nähtäville yleiseen tietoverkkoon (= nettiin ) Huomioi: salassa pidettäviä tietoja ei saa laittaa yleiseen tietoverkkoon Henkilötiedot on poistettava netistä määräajassa Tiedoksianto kunnan jäsenelle tapahtuu: pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa Tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen 7. päivänä nähtäville asettamisesta Kokonaan salassa pidettävät asiat: oltava selkeä maininta tällaisen asian käsittelystä ja salassapitoperusteesta Henkilötietojen käsittelyssä otettava huomioon yksityisyyden suoja - > ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot julkaistaan ja henkilötiedot poistetaan valitusajan kuluttua

37 Tiedoksianto hallintolaissa Kuntalakiin otettiin viittaukset hallintolakiin ja sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettuun lakiin: Tavallinen tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle. Vastaanottajan katsotaan saaneen tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä. Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain mukaan asiakirja voidaan antaa asianosaiselle tiedoksi sähköisenä viestinä hänen suostumuksellaan. Tällöin asiakirja katsotaan annetuksi tiedoksi kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

38 1 KUNTALIITON HALLINTOSÄÄNTÖMALLISSA 149 Päätösten tiedoksianto kunnan jäsenelle Kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 :ssä tarkemmin säädetään. Muun viranomaisen pöytäkirjaannetaan vastaavalla tavalla tiedoksi kunnan jäsenille, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Kunnanhallitus antaa ohjeet salassapito- ja tietosuojavelvoitteiden huomioon ottamisesta annettaessa päätöksiä tiedoksi yleisessä tietoverkossa. Lautakunta voi antaa tarkentavaa ohjeistusta omalla toimialallaan. 38

39 1 KUNTALIITON HALLINTOSÄÄNTÖMALLISSA Perustelut: Kuntalain 140 :n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä. Kunnan muun kuin 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. 39

40 Kunnan ilmoitukset Kunnan ilmoitukset julkaistaan yleisessä tietoverkossa. (108 ) Huomioitavaa: jollei salassa pidettäviä tarpeen vaatiessa myös muulla kunnan päättämällä tavalla 14 vuorokautta yleisessä tietoverkossa henkilötiedot on poistettava määräajassa Huomioitavana kuitenkin erityislainsäädäntö virallista_ilmoitustaulua_ei_voita_ mikaan/

41 1 Ratkaise: miten viestit ja tiedotat? Kunnalla on laaja harkintavalta, miten viestintä käytännössä toteutetaan. Tiedotettava kunnan toiminnasta asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan annettava riittävästi tietoa seuraavista asioista: Kunnan järjestämistä palveluista Kunnan taloudesta Valmistelussa olevista asioista ja niitä koskevista suunnitelmista Asioiden käsittelystä, päätöksistä, päätösten vaikutuksista Osallistumis- ja vaikuttamiskeinoista

42 Uusi kuntalaki tietojen saatavuus yleisessä tietoverkossa Velvoite viedä yleiseen tietoverkkoon kunnan järjestämiä palveluja sekä kunnan toimintaa koskevat keskeiset tiedot. Yleisessä tietoverkossa oltava saatavilla ainakin: 1) kuntastrategia; 2) hallintosääntö; 3) talousarvio- ja suunnitelma; 4) tilinpäätös; 5) tarkastuslautakunnan arviointikertomus; 6) kuntien yhteistoimintaa koskevat sopimukset; 7) konserniohjeet; 8) luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset; 9) luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten perusteet; sekä 10) palveluista perittävät maksut. 42

43 Kuntaliiton Kuntaviestinnän opas (2016) Kuntaviestinna n opas (2016): Ohjeet kunnan ja kuntapalveluja tuottavan yhteiso n viestintaä n ja markkinointiin 43

44 Kuntaviestinna n opas (2016): Ohjeet kunnan ja kuntapalveluja tuottavan yhteiso n viestintaä n ja markkinointiin 44

45 45

46 Yhteystiedot Kiitos! Tuuli Tarukannel Erityisasiantuntija, HTM Hallintoakatemia löytyy: Facebookista SlideSharesta