BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 1/ PL 56 (Viikinkaari 5) HELSINGIN YLIOPISTO

Transkriptio

1 BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 1/ HALLITUKSEN KOKOUS Aika klo Paikka Kerhohuone, huone 1802, Biokeskus 3, Viikinkaari 1, Helsinki Kokousvirkailijat Laura Laiho Heidi Annala puheenjohtaja sihteeri Läsnä Laura Laiho Heidi Annala Roosa Saarreharju Maritta Räisänen Jason Rissanen Anette Markula Ilari Heikkinen Maria Hämäläinen Veronica Ahonen Laura Fontell saapui kohdassa 7 Jenni Tommila saapui kohdassa Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin kutsutuksi koolle sääntöjen määräämällä tavalla ja päätösvaltaiseksi. 3. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi 3.1 Lisättiin kohta 14.2 Welcome Fair Lisättiin kohta 14.3 Finland survivor passi

2 BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 1/ Lisättiin kohta 20.6 Kokouskäytäntökoulutus 3.4 Lisättiin kohta 20.7 Suomi Night 3.5 Lisättiin kohta 19.2 Vuoden 2016 vuosijuhlien edustusbudjetti Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi ylläolevin muutoksin. 4. Edellisten pöytäkirjojen hyväksyminen 4.1 Pöytäkirjan 25/2015 hyväksyminen Hallitus hyväksyi pöytäkirjan 25/ Ilmoitusasiat 5.1 Valintalautakuntahaku on päättynyt Anna Lehtonen valitsee ja ilmoittaa Biosfäärin edustajan 6. Menneet tapahtumat ja osallistumiset Siirryttiin kohtaan 9 7. Posti 6.1 Ei käsiteltäviä asioita 7.1 Kutsu Matlun vuosijuhliin Biosfääri ei sponsoroi juhliin hallituksen edustajaa. Palataan asiaan myös seuraavassa kokouksessa 8. Talous ja raha asiat 8.1 Ajankohtainen taloustilanne Tilillä 1191 Vuoden 2015 tilinpäätös on työn alla 5 vuotiscoctailtilaisuudesta on vielä korvauksia saamatta 8.2 Rahahakemusten hyväksyminen Ei hakemuksia 8.3 Muutetaan tilinkäyttöoikeudet Poistetaan Laura Fontellia lukuun ottamatta oikeudet kaikilta aiemmilta haltijoilta, annetaan tilinkäyttöoikeudet Laura Laiholle. 8.4 BiTa:n tilinpäätös

3 BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 1/ Työn alla Aamiaiskorvaus puuttuu vielä 9. Ainejärjestöt 9.1 Symbioosi Virkailijavaihto Lammilla tulossa 9.2 Helix Virkailijavaihto tulossa 9.3 Myy Vuosijuhlat loka marraskuussa 9.4 Natura Ei käsiteltäviä asioita 9.5 SvNK Ei käsiteltäviä asioita 10. Tiedekunta ja yliopisto 11. HYY Siirryttiin kohtaan Faculty of Life Sciences Käsitellään seuraavassa kokouksessa 11.1 Ei käsiteltäviä asioita 12. Opintoasiat ja hallopedit 12.1 Maisteriohjelmien muutokset Ei uutta tietoa 12.2 Opintoiltama Ei uutta tietoa 12.3 Opiskelijajäsenpyynnöt tiedekunnan toimielimiin Deadline tulossa pian, Jason tiedottaa vielä aiheesta 12.4 Opintoasia sähköpostilista

4 BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 1/ Siirryttiin kohtaan Työelämäasiat 14. KV asiat Siirryttiin kohtaan 21 Käsitellään seuraavassa kokouksessa 13.1 Opiskelija ja vastavalmistunut työelämässä kiertue Viikissä 27.1 Aiheesta on tiedotettu sähköpostilistoilla, ei vaadi toimia Biosfääriltä 14.1 Biosfäärin esittely uusille vaihto opiskelijoille Anette ja Laura L. edustavat Heräsi kysymys ovatko kevään KV tuutorit samat kuin syksyn, Anette selvittää 14.2 Welcome fair 14.1 Deadline mennyt jo, Biosfääri ei osallistu 14.3 Finland survivor passi Laura L. lähettää Heidille tulostettavaksi Jaetaan uusille vaihto opiskelijoille Nettisivut ja tiedotus 15.1 Hallituskuvat Roosa kuvaa seuraavassa hallituksen kokouksessa 15.2 Kuukausitiedote Tammikuussa ei enää tarvitse tehdä 15.3 Biosfäärin Instragram tili Varmistetaan tunnukset Anni Kankaalta ja jaetaan ne hallitukselle 15.4 Biosfäärin nettisivut Työn alla, tarkoitus oli valmistua kokousta edeltävänä päivänä, odotetaan tietoa lopullisesta valmistumispäivästä 16. Fuksit ja tuutorit 16.1 Ei käsiteltäviä asioita 17. Tilat ja tilatoimikunta

5 BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 1/ Turvallisen tilanperiaatteet Biosfäärin tiloihin Turvallisen tilan periaatteet Viikki klusterille valmisteltu 2015, käyttöönotto käsitellään seuraavassa puheenjohtajakokouksessa Periaatteet tullaan laatimaan myös muille Biosfäärin tiloille Odotetaan lisätietoa Annalta 18. Biosfäärin kehitystoiminta 18.1 Palautekysely 22 palautetta vastaanotettu kokoukseen mennessä Sulkeutuu 10.1, Jason rohkaisee sosiaalisessa mediassa vielä osallistumaan Laura L. ja Roosa käyvät vastaukset läpi 12.1 Roosa ostaa 7.1 kaksi leffalippua palkinnoiksi Muillekin hallituksen jäsenille järjestetään mahdollisuus lukea palautteet 18.2 Y tunnuksen hankinta Aloitetaan hakuprosessi Käsiteltävät asiat 19.1 Biosfäärin tavoitteet vuonna 2016 Pyritään parantamaan Biosfäärin asemaa tiedekuntajärjestönä Pyritään tiivistämään yhteistyötä ainejärjestöjen kanssa ja niiden välillä Pyritään organisoimaan jäsenjärjestöjen toimijoiden kanssa enemmän erityisesti opinto ja työelämäasioita. Vahvistetaan Biosfäärin asemaa opiskelijoiden edunvalvojana 19.2 Toimintasuunnitelma 2016 Valmistuu helmikuun loppuun mennessä, Laura L. valmistelee pohjan jota muut hallituksen jäsenet omalta kohdaltaan muokkaavat, deadline 29.2 Pohja jaetaan hallituksen facebook ryhmään viimeistään kokousta seuraavalla viikolla 19.3 Nimenkirjoitusoikeuden muuttaminen Puheenjohtaja Laura Laiholle ja apulaispuheenjohtaja Anna Lehtoselle nimenkirjoitusoikeus yksin Varapuheenjohtaja Roosa Saarreharjulle, taloudenhoitaja Laura Fontellille ja sihteeri Heidi Annalalle annetaan nimenkirjoitusoikeus kahdelle yhdessä 19.4 Biosfäärin hallituksen kokoustiheys Likimäärin kahden viikon välein

6 BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 1/ Ennen jokaista kokousta tulee hallituksen saataville Doodle kysely seuraavan kokouksen päivämäärästä niin, että tulokset saadaan aina edellisen kokouksen pöytäkirjaan 19.5 Avaimet Hallituksen jäseniä kehotettiin hankkimaan magneettiavaimet biokeskuksiin 2 ja 3 sekä neuvottiin hakumenettelyssä Biosfäärin omaisuuden sisältävän kaapin avaimet jaetaan puheenjohtajalle, apulais ja varapuheenjohtajalle, taloudenhoitajalle, sihteerille ja tapahtumavastaaville mahdollisimman pian Biosfäärillä on Viikki klusterille ja klusterin kaapille kullekin 3 avainta, joista kaksi annetaan tilatoimikunnalle ja yhtä säilytetään Biosfäärin kaapissa 19.6 Pöytäkirjat intraan Päätettiin jatkossa ladata kokousten pöytäkirjat intraan 19.7 Tulostuksen muuttuminen maksulliseksi Päätettiin ostaa Biosfäärille tulostussaldoa, Heidi selvittää mahdollisuuksia Heidi tulostaa kertsille valmiiksi kulukorvaushakemuksia joita hakijat voivat näin veloituksetta käyttää 19.8 Kurssipalaute tietokanta Päätettiin perustaa tietokanta Keskustellaan Anu Leppäsen kanssa yksityiskohdista seuraavassa puheenjohtajakokouksessa Jatketaan aiheesta seuraavassa kokouksessa 19.9 Flaijeri opiskelijoiden tiedotuksen parantamiseksi Suunnattu tiedekunnalle edistämään Biosfäärin aseman tuntemusta ja sitä kautta informaation kulkua opiskelijoille oikeita kanavia pitkin Pohja on jo valmiina, Laura L. kehittää sisältöä edelleen Jatketaan aiheesta seuraavassa kokouksessa Biokeskus 2 home epäily Käsitellään seuraavassa kokouksessa BiTan ylimääräisistä tarjoiluista luopuminen Sovittiin ylimäärä luovutettavan Symbioosi Ry:n käyttöön Vuoden 2016 vuosijuhlien edustusbudjetti Päätettiin sponsoroida Myy:n vuosijuhliin joko yhdelle hallituksen jäsenelle koko illalliskortti tai kahdelle jäsenelle puolet illalliskortista kummallekin Sponsorointia muihin tilaisuuksiin voidaan erityistapauksissa erikseen harkita

7 BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 1/ Siirryttiin kohtaan Tulevat tapahtumat ja osallistumiset Palattiin kohtaan Hallituskaronkka Sunnuntaina 10.1 klo 18.00, tilasta tieto viimeistään 8.1 aamuna Budjetiksi sovittiin 60, jolla ostetaan tarjoiluja ja lahja edelliselle hallitukselle Ruokia hankkimaan Roosa, Laura L. ja Heidi 20.2 Laskuhumala Tilattu 1000 haalarimerkkiä Tapahtumatiimi jatkaa lipunmyynnin järjestämisellä 20.3 Poikkitieteelliset sitsit Alina saliin on varattu vuoro 25.3 Conduksen kiinnostusta yhteistyöhön tiedustellaan Palataan aiheeseen seuraavassa kokouksessa 20.4 BiTa Päätettiin varata 70 hengen bussi, Jenni on yhteydessä parhaan tarjouksen tehneeseen firmaan välittömästi 20.5 Vappu Biosfääri voi olla kiinnostunut osallistumaan Luonnontieteilijöiden Vappuun, mikäli jokin yhteistyöjärjestöistä tekee aloitteen 20.6 Kokouskäytäntökoulutus Päätettiin pitää ainejärjestöiden uusille virkailijoille toistaiseksi määräämättömänä päivänä, Roosa on yhteydessä HYY:hyn Jatketaan asian käsittelyä seuraavassa kokouksessa 20.7 Suomi Night Anette alkaa aktivoida muiden järjestöjen KV vastaavia 21. Hallituksen kokouksen TOP 3 lista 1. Hallitus kokousti ensimmäistä kertaa tänä vuonna, suunniteltiin tulevan vuoden tavoitteita 2. Palautekyselyn deadline lähestyy

8 BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 1/ Helmikuulle suunnitellaan kokouskäytäntökoulutusta erityisesti ainejärjestöjen uusille toimijoille 22. Muut esille tulevat asiat Ei muita aiheita 23. Seuraavan kokouksen ajankohta Päätettiin seuraavan kokouksen ajankohdaksi keskiviikko 20.1 klo Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo VAKUUDEKSI Laura Laiho puheenjohtaja Heidi Annala sihteeri